Este documento se proporciona "tal cual". La informacin y opiniones expresadas en este documento, incluidas las direcciones URL y otras referencias a sitios web de Internet, podran cambiar sin previo aviso. Algunos de los ejemplos incluidos aqu se proporcionan nicamente con fines ilustrativos y son ficticios. No tienen asociacin ni conexin alguna con la realidad. Este documento no le proporciona ningn derecho legal sobre la propiedad intelectual de ninguno de los productos de Microsoft. Puede copiar y usar este documento para su referencia interna. Los vdeos y los libros electrnicos solo estn en ingls. Adems, si hace clic en los vnculos, es posible que se redirija a un sitio web de EE.UU. cuyo contenido est en ingls. 2014 Microsoft Corporation. Todos los derechos reservados. Microsoft, Active Directory, ActiveX, Azure, BizTalk, JScript, Microsoft Dynamics, Outlook, SharePoint, SQL Server, Visual Basic, Visual Studio, Windows, Windows Server y Windows Vista son marcas comerciales del grupo de compaas Microsoft. Todas las dems marcas comerciales son propiedad de sus respectivos propietarios.
Contenido Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online 5 Send us your comments about this document ............................................................................. 6 Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM 2013 y CRM Online ................. 6 Install product updates ................................................................................................................. 9 Despus de actualizar a CRM 2013 -- pasos siguientes para el xito ...................................... 14 Introduccin ................................................................................................................................ 17 Exploradores web y dispositivos mviles admitidos ............................................................... 17 Tareas de preparacin y configuracin de claves .................................................................. 19 Configurar una organizacin de CRM .................................................................................... 25 Crear unidades de negocio ................................................................................................. 25 Eliminacin de unidades de negocio ................................................................................... 26 Asignar una unidad de negocio o una empresa primaria diferente .................................... 27 Creacin o edicin de ubicaciones ...................................................................................... 28 Adicin de recursos a ubicaciones ...................................................................................... 29 Cambiar las opciones de configuracin regional y de idioma para la organizacin ........... 31 Instalar CRM para Outlook ..................................................................................................... 32 Instalar CRM E-mail Router .................................................................................................... 33 Configurar CRM para tablets .................................................................................................. 33 Set up CRM for phones .......................................................................................................... 55 Administrar seguridad, usuarios y equipos ................................................................................ 68 Conceptos de seguridad para Microsoft Dynamics CRM ....................................................... 69 Invitar a alguien a usar Microsoft Dynamics CRM .................................................................. 71 Controlar el acceso a los datos .............................................................................................. 73 Creacin o edicin de roles de seguridad .............................................................................. 74 Copia de roles de seguridad ................................................................................................... 79 Administrar usuarios ............................................................................................................... 80 Administrar equipos ................................................................................................................ 87 Adicin de equipos o usuarios a un perfil de seguridad de campo ........................................ 89 Sincronizacin de la informacin del usuario entre Microsoft Dynamics CRM y Active Directory .............................................................................................................................. 91 Agregar o eliminar integrantes de zona .................................................................................. 93 Administrar datos ....................................................................................................................... 94 Importar datos (todos los tipos de registro) ............................................................................ 95 Detectar datos duplicados ...................................................................................................... 96 Eliminacin de registros en masa ........................................................................................... 97 Cifrado de datos...................................................................................................................... 99 Free storage space in Microsoft Dynamics CRM ................................................................. 101 Manage your configuration data ............................................................................................... 108 Create a schema to export configuration data ...................................................................... 111
Modify a configuration data schema ..................................................................................... 118 Import configuration data ...................................................................................................... 119 Connect to Microsoft Social Listening ...................................................................................... 121 Control social data.................................................................................................................... 128 Manage Bing Maps for your organization ................................................................................ 129 Crear y editar procesos ............................................................................................................ 132 Procesos de flujo de trabajo ................................................................................................. 140 Configurar los pasos del flujo de trabajo ........................................................................... 146 Prcticas recomendadas para los procesos de flujo de trabajo ....................................... 152 Dilogos ................................................................................................................................ 153 Configurar procesos de dilogo ........................................................................................ 155 Acciones ............................................................................................................................... 164 Configurar acciones........................................................................................................... 166 Flujos de proceso de negocio ............................................................................................... 170 Configurar flujos de proceso de negocio ........................................................................... 174 Supervisar y administrar procesos ....................................................................................... 178 Administrar documentos .......................................................................................................... 180 Permisos requeridos para tareas de administracin de documentos .................................. 180 Validar y corregir direcciones URL de sitios de SharePoint ................................................. 182 Presentacin de la sincronizacin del lado del servidor .......................................................... 183 Escenarios soportados para la sincronizacin del lado del servidor .................................... 185 Error al registrar para sincronizacin del lado del servidor .................................................. 186 Deploy packages using CRM Package Deployer and Windows PowerShell .......................... 187
5 Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online El manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 contiene recursos y temas diseados para ayudarle a administrar y configurar las implementaciones locales de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online. En esta seccin Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM 2013 y CRM Online Install product updates Despus de actualizar a CRM 2013 -- pasos siguientes para el xito Introduccin Administrar seguridad, usuarios y equipos Administrar datos Manage your configuration data Connect to Microsoft Social Listening Control social data Manage Bing Maps for your organization Crear y editar procesos Administrar documentos Presentacin de la sincronizacin del lado del servidor Deploy packages using CRM Package Deployer and Windows PowerShell Secciones relacionadas Planning Guide for Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft Dynamics CRM Online Installing Guide for Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft Dynamics CRM Online Operating Guide for Microsoft Dynamics CRM 2013 (on-premises) Customization Guide for Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft Dynamics CRM Online Report Writers Guide for Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft Dynamics CRM Online Centro de clientes
6 Send us your comments about this document Si tiene alguna pregunta o comentario sobre este documento, haga clic para enviar un mensaje de correo electrnico al equipo de contenido de Microsoft Dynamics CRM. Si su pregunta se refiere a los productos de Microsoft Dynamics CRM en vez de al contenido de este libro, busque en el Centro de ayuda y soporte tcnico de Microsoft o en Microsoft Knowledge Base. Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM 2013 y CRM Online Conozca las novedades para los administradores en las ltimos versiones de Microsoft Dynamics CRM. En este tema Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM 2013 Service Pack 1 y CRM Online Primavera 2014 Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM 2013 y CRM Online Otoo 2013 Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM 2013 Service Pack 1 y CRM Online Primavera 2014 Conozca las nuevas caractersticas de esta versin: Novedades de CRM Online Primavera 2014 y CRM 2013 Service Pack 1 Una vez instalado, Microsoft Dynamics CRM 2013 Service Pack 1 no se puede desinstalar. Lea informacin importante sobre Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013 antes de implementar este Service Pack en un entorno de produccin: Obtener e instalar el Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM Detecte duplicados al crear o actualizar registros Hemos atendido a sus comentarios! En esta versin se ha restaurado la capacidad de detectar duplicados al crear o actualizar registros usando formularios o vistas de cuadrcula en la aplicacin web para entidades de la interfaz de usuario actualizadas! Una novedad de esta versin es la posibilidad de detectar duplicados cuando se usa CRM para tabletas. Ms informacin: Detectar datos duplicados Importante
7 Utilice instancias de espacio aislado para comprobar cambios en CRM antes de implementarlos en produccin Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 introduce la instancia de espacios aislados. Una instancia de espacios aislados es una instancia de no produccin en Microsoft Dynamics CRM Online. Puesto que ha aislado de produccin, use una instancia de espacios aislados para desarrollar y probar cambios en la aplicacin de forma segura. Administre las instancias de espacio aislado y produccin de CRM Online en Centro de administracin de CRM Online. Ms informacin: Manage CRM Online sandbox instances y Introduccin a las instancias de espacio aislado en CRM Online Instale actualizaciones de productos para habilitar las nuevas caractersticas para la organizacin La instalacin de actualizaciones de productos es un proceso unidireccional. Una vez instaladas, las actualizaciones del producto no se pueden desinstalar. Con esta versin, muchas caractersticas y actualizaciones nuevas se agregan a la implementacin de Microsoft Dynamics CRM. Algunas de las caractersticas estn deshabilitados de forma predeterminada para evitar la interrupcin de su experiencia de CRM. Tiene la opcin de habilitar estas caractersticas instalando las actualizaciones de productos. Ms informacin: Install product updates. Conctese a Microsoft Social Listening para aportar enfoques sociales a la organizacin Incorpore potentes enfoques sociales a su organizacin conectando CRM con Microsoft Social Listening. Esta caracterstica slo est disponible en Microsoft Dynamics CRM Online. Ms informacin: Connect to Microsoft Social Listening. Controle el flujo de datos sociales en la organizacin Puede habilitar o deshabilitar la capacidad de recibir los datos sociales en Microsoft Dynamics CRM. Ms informacin: Control social data Adicin de servicios en lnea de Office 365 Las novedades de esta versin hacen que la integracin de servicios de Office 365 como Exchange Online y SharePoint Online sea ms fcil y compatible. Ms informacin: Add Office 365 Online services Modo sin conexin: CRM para Outlook Si se desconecta con Microsoft Dynamics CRM 2013 para Outlook, faltarn algunas caractersticas de Service Pack 1 de CRM 2013 (local) o de CRM Online Primavera 2014 hasta Importante
8 que se actualice a CRM 2013 Service Pack 1 para Outlook. Ms informacin: Upgrade Microsoft Dynamics CRM for Outlook Exporte e importe los datos de configuracin de CRM Use la nueva Herramienta de migracin de la configuracin para migrar los datos de configuracin entre servidores de CRM. Ms informacin: Manage your configuration data. Implemente paquetes para instalar varias soluciones e importar datos de configuracin Use la nueva Herramienta de implementador de paquetes para agrupar varias soluciones y datos de configuracin en un "paquete" y, a continuacin, implemente el paquete en una instancia de Microsoft Dynamics CRM para instalar varias soluciones junto con datos de configuracin. Ms informacin: Deploy packages using CRM Package Deployer and Windows PowerShell. Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM 2013 y CRM Online Otoo 2013
Equipos de acceso Adems de los equipos que poseen registros, ahora puede usar un nuevo tipo de equipo, denominado equipo de acceso. Un equipo de acceso no es propietario de registros propios y no tiene los roles de seguridad asignados. Los registros se comparten con un equipo de acceso y a los integrantes del equipo se les asignan derechos de acceso sobre los registros, como Lectura, Escritura o Anexar. Los equipos de acceso pueden ser creados por el usuario o creados automticamente (administrados por el sistema). Para equipos de acceso administrados por el sistema es necesario proporcionar una plantilla de equipo que el sistema use para crear un equipo. Hay dos configuraciones de implementacin disponibles para equipos administrados por el sistema: un nmero mximo de plantillas de equipo para una entidad y un nmero mximo de entidades que puede habilitar para equipos de acceso creados automticamente. Ms informacin: Administrar equipos Bsqueda rpida en varias entidades Con la bsqueda rpida en varias entidades puede buscar registros entre las entidades de diferentes tipos, como cuentas, oportunidades y contactos. Varios valores de implementaciones estn disponibles para la bsqueda en varias entidades, como un grado de paralelismo mximo, un nmero mximo de entidades que participan en una bsqueda en varias entidades y otros. Ms informacin: Entidades de implementacin y opciones de configuracin de implementacin
9 Configuracin de implementacin de Bsqueda rpida y Yammer La nueva configuracin de implementacin se agrega a las caractersticas Bsqueda rpida (busca registros del mismo tipo) y Yammer. Ms informacin: Entidades de implementacin y opciones de configuracin de implementacin Actualizaciones de cmdlet de PowerShell Los cmdlets de Windows PowerShell para implementaciones locales de Microsoft Dynamics CRM admiten ahora la ejecucin remota de comandos para CRM 2013. Adems, hay nuevos valores y opciones para el cmdlet de configuracin de CRM 2013 para admitir las caractersticas. Ms informacin: Administer the deployment using Windows PowerShell Sincronizacin del lado del servidor Puede usar Sincronizacin del lado del servidor para integrarse con Microsoft Dynamics CRM Exchange y servidores de correo electrnico basados en POP3 o SMTP. Puede usar el sincronizacin del lado del servidor para: Habilitar sincronizacin de correo electrnico para usuarios y colas con los sistemas externos de correo electrnico. Habilite sincronizacin de correo electrnico, citas, contactos y tareas con Exchange. Sincronizacin del lado del servidor ofrece caractersticas nuevas como el uso eficiente de los recursos, el lmite de conexin, la migracin de datos, el aislamiento de servicios, los informes de errores y los nuevos contadores. Ms informacin: Presentacin de la sincronizacin del lado del servidor Vea tambin Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online What's new for customization Install product updates Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 y Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013 tienen muchas caractersticas y actualizaciones nuevas para la implementacin de CRM. Algunas de estas caractersticas estn deshabilitados de forma predeterminada para evitar la interrupcin de su experiencia de CRM. Sin embargo, tiene la opcin de habilitar estas caractersticas instalando actualizaciones de productos, en Configuracin > Administracin > Instalar actualizaciones de productos. La instalacin de actualizaciones de productos es un proceso unidireccional. Una vez instaladas, las actualizaciones del producto no se pueden desinstalar. Cuando hace clic o pulse en Instalar actualizaciones de productos, instale todas las caractersticas incluidas en las actualizaciones de productos para esta versin. Por tanto, Importante
10 asegrese de revisar cuidadosamente las nuevas caractersticas antes de habilitarlas. Pruebe los efectos de las nuevas caractersticas en la organizacin antes de implementarlas en produccin. Para probarlas, use una instancia de prueba de la organizacin si su implementacin es local, o una instancia de espacio aislado para CRM Online. Ms informacin: Establezca el entorno de prueba, Manage Microsoft Dynamics CRM Online instances. Obtenga informacin sobre las nuevas caractersticas incluidas en las actualizaciones de productos para esta versin y por qu debe actualizarse: Novedades de CRM Online Primavera 2014 y CRM 2013 Service Pack 1, Novedades de servicio al cliente y Prepararse para la prxima versin de Microsoft Dynamics CRM. Una vez instalado, Microsoft Dynamics CRM 2013 Service Pack 1 no se puede desinstalar. Lea informacin importante sobre Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013 antes de implementar este Service Pack en un entorno de produccin: Obtener e instalar el Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM. Algunas de las nuevas funciones no se agregan a las vistas no personalizadas hasta instala actualizaciones de productos. Ms informacin: Informacin de instalacin de actualizaciones de productos para la ola de Microsoft Dynamics CRM Primavera 2014. Si personaliz las vistas, los paneles, formularios, la cinta de opciones o un mapa del sitio en el sistema, las personalizaciones pueden verse afectadas al instalar actualizaciones de productos. Ms informacin: Informacin de instalacin de actualizaciones de productos para la ola de Microsoft Dynamics CRM Primavera 2014. No podr instalar actualizaciones de productos utilizando CRM para Outlook o mediante programacin. Por qu actualizarse? Las nuevas caractersticas, instaladas al hacer clic en Instalar actualizaciones de productos, son mejoras en el rea de servicio al cliente. Mejorarn la experiencia del usuario y le permitirn configurar caractersticas relacionadas con el servicio en un solo lugar. Observar la nueva funcionalidad agregada a los formularios existentes, como caso, cuenta y elemento de cola. Tambin encontrar varias nuevas entidades, como derecho, actividad social y perfil social. La entidad de derecho especifica la cantidad y el tipo de soporte que recibe. La entidad de actividad sociales sirve para convertir una publicacin social en un caso. La entidad de perfil social contiene informacin acerca de la publicacin de medios sociales y el autor de la publicacin. Obtenga ms informacin sobre las nuevas caractersticas de servicio al cliente: Novedades de servicio al cliente, Novedades de esta versin y Prepararse para la prxima versin de Microsoft Dynamics CRM. Importante
11 Gua bsica de actualizaciones de productos En el diagrama siguiente ofrece una gua bsica para instalar actualizaciones de productos.
Las actualizaciones de productos se instalan de manera predeterminada para mi organizacin? La siguiente tabla muestra si las nuevas caractersticas de servicio al cliente estn habilitadas en su organizacin de CRM.
Su organizacin de CRM Actualizaciones de productos Caractersticas incluidas en actualizaciones de productos La suscripcin de Microsoft Dynamics CRM Online de la organizacin inici despus de abril de 2014 Instalado de manera predeterminada Habilitado Su organizacin se ha actualizado a Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 Instalado por usted Habilitado Su organizacin se ha No instalado Deshabilitado
12 Su organizacin de CRM Actualizaciones de productos Caractersticas incluidas en actualizaciones de productos actualizado a Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 Ha instalado Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013 Instalado por usted Habilitado Ha instalado Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013 No instalado Deshabilitado
Instalar las actualizaciones de productos Antes de comenzar a instalar las actualizaciones de productos opcionales, tiene una oportunidad de ir a Novedades de esta versin para conocer las caractersticas nuevas que est a punto de habilitar. Para instalar actualizaciones de productos, siga los pasos: 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema o permisos equivalentes. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. En la aplicacin web de CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin. c. Haga clic o pulse en Instalar actualizaciones de productos > Actualizar. Durante la instalacin, recibir informacin actualizada sobre el progreso y se le notificar cundo termina la instalacin. Si las actualizaciones de
13 productos se instalaron anteriormente, se le notifica que ya tiene las actualizaciones ms recientes en el sistema.
Cambios en los metadatos aplicados por actualizaciones de productos Todas las entidades y atributos nuevos se agregan al sistema de CRM, independientemente del hecho de que instale las actualizaciones de productos opcionales. Las descripciones de las entidades y atributos aparecen como "Para uso interno solo" en Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 hasta que se instalan las actualizaciones de productos opcionales. Despus de instalar estas actualizaciones, las descripciones de entidad y atributo se actualizan en los metadatos. El uso de entidades y atributos que se marcan "Para uso interno solo" no se admite y puede llevar a un comportamiento inesperado. Cree una nueva organizacin sin actualizaciones de productos instaladas (solo local) De forma predeterminada, todas las nuevas organizaciones tienen las actualizaciones de productos instaladas. Sin embargo, para la evaluacin, prueba o desarrollo del sistema de CRM, es posible que no desee habilitar caractersticas adicionales para la nueva organizacin. Para implementaciones locales, puede deshabilitar el comportamiento predeterminado y evitar la instalacin de actualizaciones de productos. Para ello, ejecute el script de Windows PowerShell para establecer el valor de OptinProvisioningEnabled como 0 antes de crear la nueva organizacin. Si desea instalar las actualizaciones de productos en la nueva organizacin, ejecute el script Windows PowerShell para establecer el valor de OptinProvisioningEnabled como 1 antes de crear una nueva organizacin. Para un ejemplo completo, vea: Ejemplo: Deshabilite actualizaciones de productos para nuevas organizaciones Vea tambin Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM 2013 y CRM Online Novedades de esta versin Prepararse para la prxima versin Microsoft Dynamics CRM Caractersticas mejoradas de servicio Nota
14 Despus de actualizar a CRM 2013 -- pasos siguientes para el xito Ahora que ha actualizado a Microsoft Dynamics CRM Online Otoo 2013 o a Microsoft Dynamics CRM 2013, revise los pasos indicados abajo para garantizar que su organizacin est lista para aprovechar de las nuevas e interesantes caractersticas y herramientas.
An no se ha actualizado? Consulte la pgina Preprese. Pruebe los cambios antes de la puesta en marcha Si usa CRM Online Otoo 2013, puede aprovechar un nuevo entorno de prueba (instancia de no produccin) para comprobar el cdigo o los cambios antes de la puesta en marcha. Los suscriptores de CRM Online Otoo 2013 pueden obtener una o varias instancias de no produccin. Los suscriptores con 25 o ms usuarios tendrn derecho a una instancia de no produccin gratis (el administrador recibir una notificacin en la barra de herramientas de administracin sobre instancias de no produccin gratuitas). Todos los clientes pueden adquirir instancias de no produccin. Las instancias de no produccin no estn disponibles para los clientes de prueba. Los administradores de Microsoft Online Services pueden agregar una instancia de no produccin como un complemento del centro de administracin de Office 365. Agregue una instancia de no produccin desde el centro de administracin de Office 365
15 Conozca las nuevas caractersticas y herramientas Para que la transicin a CRM Online Otoo 2013 o CRM 2013 sea fluida, use los siguientes recursos para conocer caractersticas y herramientas nuevas para administradores: Novedades para administradores (Manual de administracin) Manual del usuario de Microsoft Dynamics CRM 2013 Defina y actualice procesos de negocio Automatice los procesos de negocio de la organizacin para controlar la coherencia en los equipos. Puede crear un nuevo proceso de negocio o usar/adaptar un proceso existente. Obtenga informacin acerca de la configuracin de procesos de negocio
Listo para obtener ms informacin sobre procesos de negocio? Lea sobre flujos de procesos de negocio (Manual de personalizacin) Actualice los formularios personalizados CRM Online Otoo 2013 and CRM 2013 presentan un cambio significativo en el aspecto y el comportamiento de los formularios principales. Despus de actualizar, deber dar algunos pasos para aprovechar plenamente la nueva interfaz de usuario. Use los siguientes recursos para comenzar: Cmo preparar la actualizacin (consulte la pgina 6) Actualice los formularios (Manual de personalizacin) Actualice CRM para Outlook Microsoft Dynamics CRM 2011 para Outlook con el Paquete acumulativo de actualizaciones 12 o posterior de CRM 2011 es compatible con CRM Online Otoo 2013 y CRM 2013. Esto proporciona a los administradores tiempo para realizar una implementacin en fases de CRM 2013 para Outlook. Sin embargo, se recomienda actualizar para aprovechar las nuevas caractersticas. Use el siguiente vnculo para empezar la actualizacin: Actualice Microsoft Dynamics CRM para Outlook (Manual de planificacin) Revise las nuevas caractersticas de movilidad Preparado para usar tecnologa mvil con CRM Online Otoo 2013 o CRM 2013? Aprenda a usar Microsoft Dynamics CRM para tabletas y telfonos inteligentes. CRM para tabletas y telfonos
16 D formacin a los usuarios Despus de familiarizarse con las novedades de CRM Online Otoo 2013 o CRM 2013, es hora de formar a los usuarios. Aproveche estos excelentes recursos: Autoayuda Resultados ms probables de introduccin Resultados ms probables de ventas Resultados ms probables de servicio Resultados ms probables de marketing Manual del usuario de Microsoft Dynamics CRM 2013 Centro-de clientesel sitio "todo en uno" con informacin completa sobre Microsoft Dynamics CRM
Aprendizaje personalizable Kit de aprendizaje y adopcin para Microsoft Dynamics CRM 2013
Aprendizaje en lnea Introduccin a Microsoft Dynamics CRM 2013 Servicio al cliente en Microsoft Dynamics CRM 2013 Administracin de ventas en Microsoft Dynamics CRM 2013 Instalacin e implementacin en Microsoft Dynamics CRM 2013 Explorar opciones sobre precios y licencias Despus de realizar la actualizacin, puede revisar los detalles de licencia de CRM Online Otoo 2013 o CRM 2013. Manual de precios y licencias de CRM Online Manual de precios y licencias de CRM 2013 Preguntas ms frecuentes Preguntas ms frecuentes Necesita ayuda adicional para sacar el mximo partido de su implementacin de CRM Online Otoo 2013 o de CRM 2013? Pngase en contacto con el asociado de Microsoft Dynamics. Si no tiene un asociado, puede encontrar uno con Microsoft Dynamics Marketplace. Desea conocer cmo las compaas estn creando asombrosas experiencias de los clientes con Microsoft Dynamics CRM 2013?
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Vea el estreno mundial de Microsoft Dynamics CRM 2013 a peticin. Introduccin Como administrador de CRM, encontrar la informacin que necesita aqu para que su organizacin pueda comenzar a usar Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online. En esta seccin Exploradores web y dispositivos mviles admitidos Tareas de preparacin y configuracin de claves
Configurar una organizacin de CRM Instalar CRM para Outlook Instalar CRM E-mail Router Configurar CRM para tablets
Secciones relacionadas Customization Guide for Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft Dynamics CRM Online
Manage Your Microsoft Dynamics CRM Online Subscription Vea tambin Kit de aprendizaje y adopcin para Microsoft Dynamics CRM Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online Administrar seguridad, usuarios y equipos Exploradores web y dispositivos mviles admitidos Los usuarios pueden tener acceso a la aplicacin web Microsoft Dynamics CRM en las versiones ms recientes de los siguientes exploradores: Internet Explorer en Windows Firefox en Windows Safari en Mac OS X Chrome en Windows o Google Nexus 10
18 Para obtener ms informacin acerca de los exploradores compatibles, consulte Microsoft Dynamics CRM 2013 web application requirements. Para un dispositivo mvil, como un iPad o un smartphone, las siguientes aplicaciones estn disponibles: Microsoft Dynamics CRM para iPad Microsoft Dynamics CRM para Windows 8 Para obtener ms informacin acerca de los telfonos y tabletas compatibles, consulte Microsoft Dynamics CRM mobile and tablet device support. Los usuarios que tratan de ver Microsoft Dynamics CRM en un explorador no admitido se pueden redirigir a CRM para telfonos. Este es un servicio bsico con funcionalidad limitada y no est pensado para servir como sustituto para el conjunto de caractersticas completo de Microsoft Dynamics CRM. Se recomienda que los usuarios elijan un explorador admitido o una aplicacin de Microsoft Dynamics CRM especfica para el dispositivo. Si ha agregado contenido a formularios o paneles en iFrame, puede que haya implementado restricciones de seguridad en torno a determinadas acciones de dicho contenido, como vnculos externos. Tenga en cuenta que en Firefox, este cdigo de restriccin de seguridad probablemente no estar admitido. Problemas conocidos al ejecutar Microsoft Dynamics CRM con algunos exploradores web En esta seccin se describen los problemas conocidos al ejecutar Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online en un explorador web. Soporte limitado de copiar y pegar en Firefox y Chrome La funcionalidad de copiar y pegar utilizando el portapapeles no es totalmente compatible en los exploradores web Firefox y Chrome; el botn Copiar un vnculo de la parte superior de la pgina puede no funcionar segn lo previsto. Recibe un error al abrir una hoja de clculo de Excel cuando usa Safari Si exporta una hoja de clculo de Microsoft Office Excel como una hoja de clculo dinmica mientras usa Safari, es posible que reciba un error al intentar abrir el archivo. Para solucionar esto, haga clic con el botn secundario en el archivo, elija Obtener informacin y, a continuacin, en Abrir con, seleccione Excel. Vea tambin Introduccin Tareas de preparacin y configuracin de claves Nota
19 Tareas de preparacin y configuracin de claves Este tema, destinado a administradores y usuarios empresariales de Microsoft Dynamics CRM, describe los parmetros de configuracin y las tareas comunes que pueden ayudar a mantener su organizacin optimizada de modo que se pueda centrar en lo ms importante. Est diseado para mejorar su experiencia general con Microsoft Dynamics CRM, incluso antes de que su empresa lo empiece a usar.
En esta pgina Parmetros de configuracin comunes para Internet Explorer Valores de configuracin de Microsoft Dynamics CRM para Outlook Configuracin de las conexiones de red Configuracin de la aplicacin antivirus o malware Mensajes de correo electrnico importantes de Microsoft Dynamics CRM Recursos disponibles para los usuarios de Microsoft Dynamics CRM Soporte tcnico de Microsoft Dynamics CRM
Parmetros de configuracin comunes para Internet Explorer Microsoft Dynamics CRM es una aplicacin basada en web y usa Internet Explorer como interfaz de usuario para ver, agregar o editar informacin que ha almacenado en la base de datos de CRM. Establezca los siguientes parmetros de configuracin comunes de Internet Explorer para optimizar su experiencia de CRM. Aumentar las sesiones de descarga simultneas De forma predeterminada, Internet Explorer 7 y versiones anteriores limitan el nmero de archivos que puede descargar de una vez a dos. Internet Explorer 8 limita el nmero de archivos que puede descargar de una vez a seis. La aplicacin de Microsoft Dynamics CRM solicita datos de forma sincrnica al y desde el centro de datos de CRM. Normalmente, puede agotar fcilmente el nmero de descargas simultneas cuando usa CRM. Para aumentar este lmite, revise el artculo KB 282402: Cmo configurar Internet Explorer para descargar ms de dos archivos a la vez. Aumentar el espacio en disco para archivos temporales de Internet Para asegurarse de que los archivos de Internet de Microsoft Dynamics CRM no se eliminan, aumente el espacio en disco para archivos temporales de Internet. 1. Abra Internet Explorer y, en el men Herramientas, haga clic o pulse en Opciones de Internet.
20 2. En la pestaa General, en la seccin Historial de exploracin, haga clic o pulse en Configuracin. 3. Establezca el campo Espacio en disco para usar en 350. El valor predeterminado es 50. 4. Haga clic o pulse en Aceptar y luego haga clic o pulse en Aceptar otra vez. Retener el historial de exploracin Para optimizar la experiencia de CRM, recomendamos que no seleccione la opcin de eliminar el historial de exploracin cuando salga del explorador. Si selecciona esta opcin, elimina todo lo marcado dentro de la configuracin de Historial de exploracin, como los archivos temporales de Internet, las cookies y el historial (de manera predeterminada, las casillas de estas opciones estn seleccionadas). La eliminacin de los archivos temporales de Internet hace que Internet Explorer almacene de nuevo los archivos y la eliminacin de cookies cierra la sesin de CRM. 1. Abra Internet Explorer y, en el men Herramientas, haga clic o pulse en Opciones de Internet. 2. Haga clic o pulse en la pestaa General y, en la seccin Historial de exploracin, asegrese de que est desactivada la casilla Eliminar el historial de exploracin al salir. Permitir ventanas emergentes para direcciones URL de Microsoft Dynamics CRM Microsoft Dynamics CRM usa ventanas emergentes cuando se abre o se crea un nuevo registro. Es posible que su explorador bloquee estas ventanas debido a la configuracin del bloqueador de ventanas emergentes. Debe configurar la configuracin del bloqueador de ventanas emergentes para permitir ventanas emergentes para los sitios web de CRM.
Valores de configuracin de Microsoft Dynamics CRM para Outlook Puede configurar los siguientes parmetros para optimizar el rendimiento de CRM para Outlook. Instale las actualizaciones recientes para CRM para Outlook Microsoft libera peridicamente actualizaciones de versiones. Normalmente, estas actualizaciones ayudan a mejorar el rendimiento o a asegurar una mayor estabilidad. Siga estos pasos en los equipos que tienen CRM para Outlook instalado. 1. Cierre el Outlook. 2. En el men Inicio, haga clic o pulse en Todos los programas y, a continuacin, en Windows Update. 3. Haga clic o pulse en Cambiar configuracin. 4. En la seccin Microsoft Update, asegrese de que est seleccionada la casilla Ofrecer actualizaciones de productos de Microsoft y comprobar si hay nuevo software opcional de Microsoft al actualizar Windows. 5. Haga clic o pulse en Aceptar. 6. Haga clic o pulse en Buscar actualizaciones. Si ve un vnculo Buscar actualizaciones en lnea desde Microsoft Update, haga clic o pulse en l para buscar actualizaciones desde los servidores de Microsoft. Si sus actualizaciones son administradas por los administradores del sistema, es posible que no
21 tenga esta opcin y tenga que solicitar que pongan a disposicin las actualizaciones de Microsoft Dynamics CRM. 7. Haga clic o pulse en Instalar actualizaciones. Para revisar las actualizaciones disponibles, haga clic o pulse en el vnculo Hay <#> actualizaciones importantes disponibles. Sincronizacin automtica para los modos con conexin y sin conexin de Outlook La habilitacin de la sincronizacin automtica permite a CRM para Outlook sincronizar sistemticamente los datos del centro de datos de Microsoft Dynamics CRM. Esto asegura que los datos locales se actualicen peridicamente. Por lo tanto, cuando se desconecta, los datos necesarios para sincronizar localmente son de un tamao administrable. 1. Abra Outlook que tiene CRM para Outlook instalado. 2. Si est usando Outlook 2010, en la pestaa Archivo, haga clic o pulse en CRM y, a continuacin, en Opciones. O bien Si est usando Outlook 2007, en el men CRM, haga clic o pulse en Opciones. 3. En la pestaa Sincronizacin, en la seccin Programar sincronizacin automtica con Outlook, asegrese de que est activada la casilla Sincronizar los elementos de CRM de mis carpetas de Outlook cada __ minutos. O bien Para la sincronizacin sin conexin, en la pestaa Datos locales, en la seccin Seleccione la frecuencia de actualizacin de los datos locales, asegrese de que est activada la casilla Actualizar los datos locales cada __ minutos. Sincronizar solo los datos esenciales para los modos con conexin y sin conexin de Outlook Al limitar los datos que sincroniza con CRM para Outlook, puede reducir el ancho de banda de red consumido por los usuarios de CRM y, por lo tanto, mejorar el rendimiento general de sus aplicaciones. Para controlar qu registros se sincronizan con Outlook, edite los filtros de Outlook. 1. Abra Outlook que tiene CRM para Outlook instalado. 2. Si est usando Outlook 2010, en la pestaa Archivo, haga clic o pulse en CRM. Haga clic o pulse en Sincronizary, a continuacin, haga clic o pulse en Filtros de Outlook. O bien Si tiene Outlook 2007 instalado, en el men CRM, haga clic o pulse en Filtros de Outlook o Filtros sin conexin. Puede cambiar la vista entre los filtros de Outlook y los filtros sin conexin en el cuadro de dilogo Filtro: Outlook. 3. Seleccione los filtros que desea deshabilitar y, en la barra de herramientas, haga clic o pulse en el botn Desactivar . O bien Nota
22 Para editar un filtro, haga clic o pulse en el nombre y agrguelo a los criterios de filtro o edite los criterios de filtro. Realizar un seguimiento de Microsoft Dynamics CRM citas del calendario en CRM para Outlook Para asegurarse de que las citas del calendario no desaparecen de CRM despus de comenzar a realizar el seguimiento de estas en CRM para Outlook, asegrese de que la direccin de correo electrnico del usuario en el registro de usuario correspondiente coincida con la direccin de correo electrnico que usa para Outlook. La direccin de correo electrnico puede variar de su Cuenta de Microsoft. Depende de las direcciones de correo electrnico que use en Outlook y del registro de usuario de CRM.
Configuracin de las conexiones de red Las conexiones de red se establecen en funcin del orden en que se enumera el dispositivo en la pestaa Adaptadores y enlaces de la ventana Conexiones de red. Por ejemplo, si tiene habilitada una red de rea local (LAN) y una conexin inalmbrica, el orden en que un dispositivo se conecta a Internet se basa en el orden en que se encuentra en la lista Adaptadores y enlaces. Si la conexin LAN est en una posicin superior en la lista, la mayora de conexiones de red se establecern usando el adaptador de LAN en lugar del adaptador inalmbrico. Para asegurarse de que las conexiones de red se optimicen, organice las conexiones segn la recomendacin del administrador de red. Para cambiar el orden de conexin de red en Windows 7 1. Presione la tecla Alt, haga clic o pulse en Avanzado y, a continuacin, haga clic o pulse en Configuracin avanzada. Es posible que se le solicite la contrasea o la confirmacin del administrador. 2. Haga clic o pulse en la pestaa Adaptadores y enlaces y, a continuacin, en Conexiones, haga clic o pulse en la conexin que desea mover en la lista, haga clic o pulse en el botn de flecha arriba o abajo y, a continuacin, haga clic o pulse en Aceptar. Para cambiar el orden de conexin de red en Windows XP 1. Haga clic o pulse en Inicio, haga clic o pulse en Ejecutar, escriba ncpa.cpl y, a continuacin, haga clic o pulse en Aceptar. Puede ver las conexiones disponibles en la seccin LAN e Internet de alta velocidad de la ventana Conexiones de red. 2. En el men Avanzado, haga clic o pulse en Configuracin avanzada y, a continuacin, haga clic o pulse en la pestaa Adaptadores y enlaces. 3. En el rea Conexiones, seleccione la conexin que desea mover ms hacia arriba en la lista. Use los botones de flecha para mover la conexin. 4. Haga clic o pulse en Aceptar. Nota
23 Configuracin de la aplicacin antivirus o malware En funcin de la configuracin de la aplicacin antivirus o malware, el anlisis antivirus puede bloquear ciertos archivos, de modo que sean inaccesibles para otras aplicaciones y provoquen un efecto adverso en el rendimiento de Microsoft Dynamics CRM. Cada entorno requiere una decisin meditada sobre qu incluir o excluir, y siempre existe la posibilidad de que la exclusin de archivos en los anlisis puede tener consecuencias no deseadas. Use la siguiente lista junto con sus directivas de administracin de TI internas bien planificadas: Compruebe que no haya ninguna interferencia de software de seguridad del escritorio. Algunos programas antivirus incluyen una caracterstica conocida como ScriptScan que puede afectar al rendimiento de CRM. La mayora de programas tienen funcionalidad para deshabilitar el anlisis en ciertos sitios web. Asegrese de que la direccin URL de CRM est agregada a esta lista. Para McAfee concretamente, vea los siguientes artculos de KB para esta configuracin: Artculo de McAfee Knowledge Base: KB65382 Artculo de Microsoft Support Knowledge Base: KB924341 Si usa otro software antivirus, asegrese de que la direccin URL del sitio web de CRM se incluye en la zona de confianza para el anlisis antivirus y deshabilite el anlisis en el momento del acceso para el sitio web de CRM. Para obtener ms informacin, consulte la documentacin de la aplicacin antivirus especfica.
Mensajes de correo electrnico importantes de Microsoft Dynamics CRM Microsoft enva ocasionalmente mensajes de correo electrnico a usuarios o administradores de Microsoft Dynamics CRM. Estos mensajes proporcionan informacin sobre cmo usar CRM y tambin contienen detalles de facturacin o actualizacin importantes. Asegrese de que las siguientes direcciones de correo electrnico se agregan a la lista permitida para su aplicacin de correo electrnico: crmoln@microsoft.com. Este alias de correo electrnico enva alertas o informacin general de Microsoft Dynamics CRM. billing@microsoft.com. Este alias de correo electrnico enva informacin sobre la facturacin de CRM. msonlineservicesteam@microsoftonline.com. Este alias de correo electrnico enva mensajes de correo electrnico informativos cuando se suscribe a CRM.
Recursos disponibles para los usuarios de Microsoft Dynamics CRM Deseamos que tanto usted como su organizacin aprovechen al mximo la gran cantidad de contenido y materiales disponibles que pueden servir para que su empresa tenga ms xito mientras usa Microsoft Dynamics CRM. Para obtener una lista de recursos disponibles, incluidos
24 los materiales de aprendizaje e informacin sobre cmo ayudar a su organizacin en lnea, vea la seccin Recursos adicionales del artculo Preguntas ms frecuentes.
Soporte tcnico de Microsoft Dynamics CRM Si no puede encontrar las respuestas que necesita en los recursos mencionados anteriormente, puede enviar una solicitud de soporte tcnico al equipo de soporte tcnico de Servicios de soporte al cliente de Microsoft. Los incidentes de soporte tcnico proporcionan soporte reactivo que se centra en un problema, mensaje de error o funcionalidad especfico que no funciona como es debido. 1. Dirjase al Centro de clientes. 2. Haga clic o pulse en Soporte tcnico. 3. En Recursos de la comunidad y self-service, haga clic o pulse en Contact technical support. Aproveche al mximo la experiencia de soporte tcnico Cuando solicita ayuda por problemas o preguntas tcnicos, es importante que disponga de tanta informacin como sea posible. A continuacin se incluyen preguntas comunes que es posible que le formulen al solicitar soporte tcnico: Con qu parte de la aplicacin tiene problemas? Por ejemplo, problemas de instalacin con CRM para Outlook. Cul es el error o problema exacto que est experimentando? Proporcione informacin detallada, incluido el mensaje de error exacto que ve. Incluya una captura de pantalla si puede. Qu estaba haciendo en Microsoft Dynamics CRM cuando ocurri el error? Proporcione los pasos exactos que realiza para reproducir el error. Esto le permite al equipo de soporte tcnico analizar mejor el motivo por el cual experimenta el error. Cules son los detalles del entorno en el que est experimentando el problema? Proporcione la versin del sistema operativo, el explorador y, si corresponde, la versin de Microsoft Office en los equipos donde se produce el problema. El problema afecta a todos los usuarios o a un tipo concreto de rol de seguridad de Microsoft Dynamics CRM, o solo a ciertos usuarios? Cuando sea posible, proporcione los archivos de registro (si sabe cmo encontrarlos). Esto se aplica a aplicaciones como CRM para Outlook o Microsoft Dynamics CRM E-mail Router. La siguiente tabla enumera la ubicacin de los archivos de registro o de seguimiento de estas aplicaciones.
Registros o seguimientos Ubicacin de archivo de registro Microsoft Dynamics CRM para registros de Outlook %Perfildeusuario%\Configuracin local\Datos de programa\Microsoft\MSCRM\Registros
25 Microsoft Dynamics CRM para archivos de seguimiento de Outlook %Perfildeusuario%\Configuracin local\Datos de programa\Microsoft\MSCRM\Seguimientos Registros de Microsoft Dynamics CRM E-mail Router %Perfildeusuario%\AppData\Roaming\Microsoft\MSCRM\Registros
Configurar una organizacin de CRM En esta seccin se describe cmo configurar su organizacin de Microsoft Dynamics CRM. Aprender cmo administrar unidades de negocio y sitios, agregar recursos y seleccionar opciones de idioma. En esta seccin Crear unidades de negocio Eliminacin de unidades de negocio Asignar una unidad de negocio o una empresa primaria diferente Creacin o edicin de ubicaciones Adicin de recursos a ubicaciones Cambiar las opciones de configuracin regional y de idioma para la organizacin Secciones relacionadas Introduccin Instalar CRM para Outlook Crear unidades de negocio Si su organizacin de Microsoft Dynamics CRM est estructurada en departamentos o divisiones que tienen productos, clientes y listas de marketing independientes, es posible que desee crear unidades de negocio. Las unidades de negocio se asignan a los departamentos o las divisiones de una organizacin. Los usuarios pueden acceder de forma segura a los datos de su propia unidad de negocio, pero no pueden tener acceso a los datos de otras unidades de negocio. Los roles de seguridad y los usuarios de CRM se asocian a una unidad de negocio. Los roles de seguridad de una unidad de negocio se pueden asignar solo a los usuarios de dicha unidad de negocio. Las unidades de negocio, los roles de seguridad y los usuarios estn vinculados entre s de acuerdo con el modelo de seguridad basado en roles de Microsoft Dynamics CRM. Ms informacin: Conceptos de seguridad para Microsoft Dynamics CRM.
26 Vea tambin Configurar una organizacin de CRM Eliminacin de unidades de negocio Asignar una unidad de negocio o una empresa primaria diferente Eliminacin de unidades de negocio Puede eliminar una unidad de negocio para quitarla completamente de Microsoft Dynamics CRM. Antes de eliminar una unidad de negocio, asegrese de tener en cuenta lo siguiente: Eliminar una unidad de negocio es irreversible. Los registros propiedad de la unidad de negocio se eliminarn cuando elimine la unidad de negocio. No puede eliminar una unidad de negocio hasta que se eliminen todos los usuarios, equipos y unidades de negocio secundarias relacionados.
1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema o permisos equivalentes. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse en Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin > Unidades de negocio.
Si usa CRM para Outlook Importante
27 a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario, y luego haga clic o pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > Unidades de negocio.
3. Haga clic o pulse para seleccionar la unidad de negocio que desee eliminar. 4. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Ms acciones > Deshabilitar. 5. En el cuadro de dilogo Confirmar desactivacin, haga clic o pulse en Desactivar. 6. Con la entrada de la unidad de negocio que est eliminando todava seleccionada, en la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en el icono Eliminar . 7. En el cuadro de dilogo Confirmar eliminacin, haga clic o pulse en Eliminar. Vea tambin Configurar una organizacin de CRM Asignar una unidad de negocio o una empresa primaria diferente Puede asignar otra empresa primaria a una unidad de negocio para alojar los cambios en los requisitos de su negocio. Al reasignar una unidad de negocio, tambin se reasignarn las unidades de negocio secundarias con esta.
1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema o permisos equivalentes. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin > Unidades de
28 negocio.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario, y luego haga clic o pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > Unidades de negocio.
3. Haga clic o pulse para seleccionar la unidad de negocio cuya configuracin desee cambiar. 4. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Ms acciones > Cambiar compaa matriz. 5. En el cuadro Cambiar compaa matriz, en el cuadro texto Nueva compaa matriz, escriba todo o parte del nombre de la empresa primaria que desee asignar a la unidad de negocio y, a continuacin, haga clic o pulse en el icono Haga clic para seleccionar un valor para la nueva compaa matriz . 6. Seleccione el registro de la empresa primaria que desee asignar a la unidad de negocio y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Vea tambin Controlar el acceso a los datos Creacin o edicin de ubicaciones Puede crear un nuevo sitio para agregar la ubicacin de la oficina u otra instalacin donde se lleven a cabo operaciones de servicio. Tambin puede editar los detalles, como la direccin o el nmero de telfono, de un sitio existente.
1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema o permisos equivalentes. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
29 2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse en Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin de empresas > Sitios.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario y luego haga clic o pulse en Configuracin > Empresa > Administracin de empresas > Sitios.
3. Para crear un sitio nuevo, en la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Nuevo. O bien:
Para editar un sitio existente, en la lista de sitios, bajo Nombre, haga doble clic o pulse en la entrada del sitio cuyos detalles desea editar. 4. En General, en el cuadro de texto Nombre, especifique o edite el nombre del sitio. Tambin puede especificar o actualizar la informacin de contacto del sitio. 5. En Direccin principal, escriba o actualice los detalles de direccin. 6. En el cuadro Zona horaria, asegrese de que la zona horaria predeterminada sea adecuada para el sitio. 7. Haga clic o pulse en Guardar y cerrar.
Vea tambin Configurar una organizacin de CRM Configuracin de administracin de empresas Adicin de recursos a ubicaciones Una vez creado un sitio, puede agregarle recursos, tales como usuarios, equipamiento o instalaciones.
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1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema o permisos equivalentes. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin de empresas > Sitios.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario y luego haga clic o pulse en Configuracin > Empresa > Administracin de empresas > Sitios.
3. En la lista de sitios, en Nombre, haga doble clic o pulse en el sitio al que desea agregar recursos. 4. En el panel de navegacin, expanda Comn si es necesario y luego haga clic o pulse en Recursos. 5. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Agregar recursos. 6. En el cuadro de dilogo Buscar registros, en el cuadro de texto Buscar, escriba todo o una parte del nombre del recurso que desee agregar al sitio y, a continuacin, haga clic o pulse en el icono Iniciar bsqueda . 7. En la lista de registros, en Nombre completo, haga clic o pulse en la entrada del recurso que desee agregar al sitio y, a continuacin, haga clic o pulse en Agregar. 8. Cierre el registro del sitio.
31 Vea tambin Configurar una organizacin de CRM Cambiar las opciones de configuracin regional y de idioma para la organizacin Puede cambiar la forma en que Microsoft Dynamics CRM muestra la fecha, la hora, los nmeros y las divisas. Tambin puede seleccionar el idioma en el que CRM muestra la interfaz de usuario y la Ayuda. Si est ejecutando Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook, debe descargar uno o varios paquetes de idiomas para poder habilitar idiomas adicionales. La siguiente tabla muestra las tareas asociadas con el cambio de la configuracin regional y de idioma para la organizacin.
Tarea Descripcin Establecer el idioma base El idioma base determina la configuracin predeterminada para las opciones regional y de idioma en CRM. Una vez establecido el idioma base, no podr modificarlo. Habilitar o deshabilitar idiomas Puede habilitar o deshabilitar los idiomas disponibles en el rea Configuracin. Ms informacin: Enable or disable languages Agregar y quitar divisas Al igual que con la configuracin del idioma base, la divisa base de la organizacin se selecciona durante el proceso de compra de una suscripcin a CRM. Una vez establecida la divisa base, no podr modificarla. No obstante, si la organizacin usa ms de una divisa en el seguimiento de las transacciones financieras, puede agregar ms divisas. Desactivar o activar registros de divisas No es posible eliminar registros de divisa que se estn utilizando en otros registros, por ejemplo oportunidades o facturas. No obstante, puede desactivar los registros de divisa para que dejen de estar disponibles para futuras transacciones.
Vea tambin Configurar una organizacin de CRM Importante
32 Instalar CRM para Outlook Si los usuarios ejecutan una versin reciente de Microsoft Office Outlook, pueden usar Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook. CRM para Outlook facilita al equipo el trabajo con datos de CRM en el entorno familiar de Outlook. Antes de que usted y sus usuarios instalen CRM para Outlook, asegrese de haber completado las personalizaciones deseadas. En especial, para el mximo rendimiento, debe asegurarse de que se habiliten solo las entidades y vistas necesarias mnimos necesarios para usarlos sin conexin en CRM para Outlook. Para obtener ms informacin acerca de la personalizacin, consulte el Customization Guide for Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft Dynamics CRM Online. Para obtener ms informacin acerca de la configuracin de entidades para la sincronizacin, consulte Habilitar o deshabilitar las opciones de la entidad. Despus de instalar CRM para Outlook, se deben establecer algunas opciones para que los usuarios puedan enviar y recibir correo electrnico de CRM para Outlook y especificar los datos que se sincronizan. Cualquier usuario que inicie sesin localmente en un equipo que tenga instalado Microsoft Dynamics CRM para Outlook puede acceder potencialmente a datos de Microsoft Dynamics CRM que se almacenan en la base de datos sin conexin. No se admite el uso compartido de un equipo que ejecuta CRM para Outlook. Ms informacin: Establecimiento de las opciones de sincronizacin en Microsoft Dynamics CRM para Outlook Establecimiento de las opciones de libreta de direcciones en Microsoft Dynamics CRM para Outlook Para obtener informacin sobre actualizaciones, vea Upgrading Microsoft Dynamics CRM for Outlook. Para descargar e instalar CRM para Outlook, vea Tarea 1: Instalacin de Microsoft Dynamics CRM para Outlook. Vea tambin Upgrading Microsoft Dynamics CRM for Outlook Microsoft Dynamics CRM 2013 for Outlook Installation Instructions Configurar una organizacin de CRM Instalar CRM E-mail Router Importante Seguridad
33 Instalar CRM E-mail Router Si algn usuario o cola de su organizacin no est usando Microsoft Dynamics CRM para Outlook para enviar y recibir mensajes de correo electrnico para Microsoft Dynamics CRM, deber instalar Microsoft Dynamics CRM E-mail Router y, a continuacin, configurar los registros del usuario individual. Ms informacin: Install Microsoft Dynamics CRM Email Router. Solo debe instalarse una instancia del E-mail Router en una organizacin. Vea tambin Introduccin Configurar CRM para tablets Probablemente sus usuarios estn pidiendo Microsoft Dynamics CRM para tabletas. Aqu tiene la informacin que necesita como administrador para implementar y prestar soporte a Microsoft Dynamics CRM para tabletas - el nuevo conjunto de aplicaciones de tableta para Microsoft Dynamics CRM. Asegrese de revisar la informacin para los usuarios finales en Introduccin a CRM para tabletas. Vdeo: Microsoft Dynamics CRM 2013 para tabletas Administracin Requisitos para CRM para tabletas Para conocer los requisitos de hardware y software para CRM para tabletas, consulte Tablet support for Microsoft Dynamics CRM 2013 and CRM Online. Implementaciones CRM para tabletas puede conectar con organizaciones de Microsoft Dynamics CRM Online e implementaciones locales de Microsoft Dynamics CRM. Las organizaciones de Microsoft Dynamics CRM Online que utilizan CRM para tabletas requieren la versin de Microsoft Dynamics CRM Online Otoo 2013. Las implementaciones locales deMicrosoft Dynamics CRM 2013 requieren una implementacin con conexin a Internet (IFD) para que los usuarios tengan acceso a los datos en las tabletas. Si tiene el sitio web de Microsoft Dynamics CRM disponible a travs de Internet pero no usa la configuracin IFD de Microsoft Dynamics CRM, no se admitir. Para comprobar que la implementacin local est configurada para IFD, abra el Administrador de implementaciones de Microsoft Dynamics CRM en el Servidor de Microsoft Dynamics CRM. La seccin Resumen de autenticacin debe mostrar que Autenticacin basada en notificaciones e Implementacin con conexin a Internet estn habilitadas. Para obtener ms informacin, vea Configuracin de autenticaciones basadas en notificaciones para Microsoft Dynamics CRM 2011. Importante Importante
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Privilegios requeridos Un nuevo privilegio de seguridad se ha introducido de proporcionar acceso para usar CRM para tabletas. El privilegio se denomina Uso CRM para tabletas. Las versiones anteriores de Microsoft Dynamics CRM han incluido un privilegio denominado Usar tecnologa mvil que concede al usuario acceso para usar Microsoft Dynamics CRM desde un telfono mvil. Para evitar confusin entre el privilegio existente (para telfonos) y el nuevo privilegio de CRM para tabletas, se ha cambiado el nombre del privilegio Usar tecnologa mvil por el de CRM para telfonos. De forma predeterminada, este privilegio est incluido para los siguientes roles de seguridad predeterminados: Director general Vendedor Jefe de ventas Vicepresidente de ventas Administrador del sistema Personalizador del sistema Esto se aplica a las nuevas instalaciones de Microsoft Dynamics CRM Online o Microsoft Dynamics CRM 2013 (local), as como a los clientes que actualizan desde Microsoft Dynamics CRM 2011. Puede agregar o quitar este privilegio desde roles de seguridad personalizados o predeterminados para satisfacer sus necesidades de negocio. Si un usuario no tiene este privilegio, recibir el siguiente error:
Microsoft Dynamics CRM incluye la capacidad de auditar el acceso de usuarios. Se registran los eventos de auditora si un usuario tiene acceso a su organizacin de CRM con CRM para tabletas. Sin embargo, no hay un nuevo tipo de evento que indique que el acceso se realiz con CRM para tabletas. Los eventos de inicio de sesin de auditora apareceran como Acceso de usuario a travs de servicios web. Nota
35 Acerca de CRM para autenticacin de tabletas CRM para tabletas autentica a los usuarios mediante la autenticacin basada en explorador, lo que significa que no se almacenan credenciales en la tableta. Microsoft Dynamics CRM Online Los usuarios deCRM para tabletas que han realizado la transicin a Microsoft Dynamics CRM Online en Entorno de Microsoft Online Services (Office 365) renovarn automticamente su inicio de sesin durante un mximo de 30 das. Los usuarios conectados a Microsoft Dynamics CRM Online que an no han realizado la transicin a Entorno de Microsoft Online Services (Office 365) deben renovar su inicio de sesin cada ocho horas. Microsoft Dynamics CRM 2013 (versin local) Las conexiones deCRM para tabletas a Microsoft Dynamics CRM 2013 requieren una implementacin con conexin a Internet. Se requiere Microsoft Dynamics CRM 2013 para que los usuarios de CRM para tabletas se conecten a su organizacin de Microsoft Dynamics CRM. Las organizaciones que usan versiones anteriores de las ediciones locales de Microsoft Dynamics CRM necesitarn actualizar. Idiomas compatibles CRM para tabletas admite los siguientes idiomas: Chino (simplificado) - 2052 Chino (tradicional) - 1028 Ingls - 1033 Francs - 1036 Alemn - 1031 Italiano - 1040 Japons - 1041 Portugus (Portugal) - 2070 Espaol - 3082 Se admiten los siguientes idiomas nuevos en la versin de la aplicacin 1.0.0.98 o superior de la aplicacin de Microsoft Dynamics CRM para Windows 8 y la versin de la aplicacin 1.0.51 o superior de la aplicacin de Microsoft Dynamics CRM para iPad: 1. Chino (simplificado) - 2052 2. Chino (tradicional) - 1028 3. Japons - 1041 Para comprobar su versin de CRM para tabletas: Windows 8 Nota Nota
36 En la aplicacin de CRM para tabletas, deslice desde el borde derecho de la pantalla para abrir la barra de comandos. Presione Configuracin y luego presione Acerca de. Compruebe que la versin de la aplicacin es 1.0.0.98 o superior. Apple iPad y Android En la aplicacin de CRM para tabletas, pulse en el icono Ms comandos en la parte inferior de la pantalla para abrir la barra de comandos. Presione Configuracin y luego presione Acerca de. Compruebe que la versin de la aplicacin es 1.0.51 o superior. Cuando la aplicacin se carga por primera vez tras la instalacin, determinar el idioma del dispositivo y cargar la interfaz de usuario en ese idioma. Si el idioma del dispositivo no es uno de los idiomas compatibles, la aplicacin se cargar en ingls. Una vez que la aplicacin se ha configurado en una organizacin de Microsoft Dynamics CRM, la aplicacin se cargar en el idioma especificado en las opciones personales del usuario. Si el idioma del usuario no es uno de los idiomas compatibles, la aplicacin recurrir al idioma base de la organizacin de CRM, si est en la lista de idiomas compatibles. Si el idioma base de la organizacin no es compatible, el ingls ser el idioma de reserva si est habilitado en el servidor. Esta lgica de reserva evaluar varias opciones de idioma - como el idioma del explorador - cuando determine el idioma de reserva. En el siguiente escenario, el idioma de reserva coincidir con el idioma del explorador: Idioma del usuario = japons Idioma base de la organizacin = neerlands (establecido en Microsoft Dynamics CRM: Configuracin > Administracin > Idiomas) Idioma del explorador = ingls (establecido en el explorador) En el escenario indicado anteriormente, el ingls se utilizara como idioma de reserva. El idioma principal se tendr en cuenta. Por ejemplo, si el idioma del usuario es Espaol- Mxico (no admitido), el primer idioma de reserva ser el espaol (3082), que es uno de los idiomas admitidos. Si el servidor no tiene un idioma compatible habilitado, la configuracin de la aplicacin fallar y mostrar el siguiente mensaje de error en el idioma del dispositivo:
Qu debe hacer el administrador El primer paso para permitir el acceso del dispositivo de tableta a su cuenta de Microsoft Dynamics CRM es establecer el privilegio Usar CRM para tabletas en el rol de seguridad adecuado para los usuarios que desea que tengan acceso de dispositivos de tableta. 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Nota
37 Personalizador del sistema o permisos equivalentes. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. En la barra de navegacin, haga clic o pulse en Microsoft Dynamics CRM >Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. 3. Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin > Roles de seguridad. Seleccione el rol de seguridad para el rol de seguridad al que desee conceder acceso de tableta (por ejemplo, Comercial). A continuacin, haga clic o pulse en la pestaa Administracin de empresas. Compruebe que Usar CRM para tabletas est establecido como Organizacin. De lo contrario, haga clic o pulse en Usar CRM para tabletas. 4. Haga clic o pulse en Guardar y cerrar para guardar los cambios del rol de seguridad. 5. Enve un correo electrnico a los usuarios que usan tabletas para informarles de que pueden descargar la aplicacin mvil de la tienda de aplicaciones. Incluya la direccin URL de la organizacin y la informacin de inicio de sesin en el correo electrnico. Obtenga su implementacin local lista para CRM para tabletas Windows 8.1 Hay dos aplicaciones de CRM para tabletas en Windows Store, una para Windows 8 y una para Windows 8.1. Para implementar la aplicacin para CRM para Windows 8.1, revise los siguientes escenarios.
Escenario Accin de administracin Est utilizando Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014. Ninguno. Puede omitir los pasos en esta seccin. Solo se aplican a Microsoft Dynamics CRM local. Est utilizando una versin local de CRM que es anterior a Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013. Actualice a Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013 y luego siga los pasos de esta seccin. Su organizacin est ejecutando Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013. Siga los pasos de esta seccin.
Si necesita retardar la actualizacin a Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013, los usuarios podrn usar la aplicacin para Windows 8. Nota
38 Antes de que sus usuarios instalen la aplicacin para Windows 8.1, complete estos pasos: 1. Asegrese de que el servidor de CRM est actualizado a Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013. 2. Actualice un valor del Registro en los dispositivos mviles. Si los usuarios han instalado la aplicacin para CRM para Windows 8.1 antes de realizar estos cambios del Registro, necesitarn reiniciar la aplicacin para tableta despus de completarse los cambios. Actualice el Registro en dispositivos mviles administrados Si los dispositivos mviles estn administrados, en el control de directivas de grupo realice lo siguiente: Esta tarea contiene pasos que indican cmo modificar el Registro. Sin embargo, pueden producirse graves problemas si modifica el Registro de manera incorrecta. Por lo tanto, asegrese de que sigue estos pasos con atencin. Para la proteccin aadida, realice una copia de seguridad del Registro antes de modificarlo. A continuacin, puede restaurar el Registro si se produce un problema. Para obtener ms informacin sobre cmo realizar copias de seguridad y restauracin del Registro, haga clic en siguiente vnculo para ver el artculo de la Microsoft Knowledge Base: Cmo realizar copias de seguridad y restauracin del Registro de Windows. 1. Si tiene pensado usar la directiva de grupo para realizar una implementacin en todo el dominio del cambio del Registro requerido y el servidor no est ejecutando Windows Server 2012 R2, descargue e instale Plantillas administrativas de Windows Server. 2. Abra el Editor de administracin de directivas de grupo. 3. Seleccione una directiva existente o cree una nueva 4. Vaya a Configuracin del equipo > Directivas > Plantillas administrativas > Componentes de Windows > Tiempo de ejecucin de la aplicacin y establezca Activar reglas de URI de contenido dinmico para aplicaciones de la Tienda Windows como Habilitado. 5. Haga clic o pulse en Mostrar y agregue la direccin URL de la organizacin. Por ejemplo, https://orgname.contoso.com. 6. Cierre el editor de directivas de grupo y guarde los cambios. Ms informacin: Cmo actualizar los vnculos a pginas web externas para un entorno de empresa y Directiva de grupo Actualice el Registro en dispositivos mviles no administrados utilizando un script Si sus dispositivos mviles no estn administrados, consulte el siguiente script de ejemplo de PowerShell, que muestra cmo cambiar el Registro en cada dispositivo Windows 8.1. Nota Precaucin
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# ********************************************************* # # Copyright (c) Microsoft. All rights reserved. # This code is licensed under the Microsoft Limited Public License. # THIS CODE IS PROVIDED *AS IS* WITHOUT WARRANTY OF # ANY KIND, EITHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING ANY # IMPLIED WARRANTIES OF FITNESS FOR A PARTICULAR # PURPOSE, MERCHANTABILITY, OR NON-INFRINGEMENT. # # ********************************************************* param([string]$admin)
#Force PowerShell to relaunch in Admin mode if($admin -ne 'LaunchingAsAdminNow') { $Args = '-ExecutionPolicy Unrestricted -file "' + ((Get-Variable MyInvocation).Value.MyCommand.Path) + '" LaunchingAsAdminNow' $AdminProcess = Start-Process "$PsHome\PowerShell.exe" -Verb RunAs -ArgumentList $Args -PassThru } else { # Create Packages key if it does not exist $packages=Get-Item -Path HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages -ErrorAction SilentlyContinue if($packages -eq $null) { New-Item -Path HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies -Name Packages}
# Create Applications key if it does not exist $apps=Get-Item -Path HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages\Applications - ErrorAction SilentlyContinue
# Add or overwrite EnableDynamicContentUriRules value to 1 New-ItemProperty -Path HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages\Applications -Name EnableDynamicContentUriRules -PropertyType DWord -Value 1 -force
# Create ContentUriRules key if it does not exist $rules=Get-Item -Path HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages\Applications\ContentUri Rules -ErrorAction SilentlyContinue if($rules -eq $null) {New-Item -Path HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages\Applications -Name ContentUriRules}
# Prompt user for the domain uri $domainname = Read-Host 'Please provide the domain uri that you want to add to the allow list(such as https://*.contoso.com:444)'
# Add uri to the allow list under ContentUriRules $urls=Get-Item -Path HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages\Applications\ContentUri Rules -ErrorAction SilentlyContinue New-ItemProperty -Path HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages\Applications\ContentUri Rules -Name ($urls.ValueCount+1) -PropertyType String -Value $domainname -force }
Actualice el Registro en varios dispositivos mviles no administrados mediante el Editor del Registro Si sus dispositivos mviles no estn administrados, tambin puede cambiar el Registro en cada dispositivo Windows 8.1 con los pasos siguientes:
41 1. Inicie el Editor del Registro. 2. Antes de realizar cambios en el Registro, debe realizar una copia de seguridad. Haga clic o pulse en Archivo > Exportar y escriba sus valores. 3. Busque la siguiente subclave del Registro: HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\policies 4. Haga clic con el botn secundario o pulse en directivas, seleccione Nueva y, a continuacin, haga clic o pulse en Clave. 5. Escriba Paquetes y, a continuacin, pulse ENTRAR. 6. Haga clic con el botn secundario o pulse en Paquetes, seleccione Nuevo y, a continuacin, haga clic o pulse en Clave. 7. Escriba Aplicacionesy, a continuacin, guarde el texto. 8. Haga clic con el botn secundario o pulse en Aplicaciones, seleccione Nueva y haga clic o pulse en Valor DWORD (32 bits). 9. Escriba EnableDynamicContentUriRules y, a continuacin, guarde el texto. 10. Haga clic con el botn secundario o pulse en EnableDynamicContentUriRules y luego haga clic o pulse en Modificar. 11. Escriba 1 en el cuadro Informacin del valor y, a continuacin, haga clic o pulse en Aceptar. 12. Haga clic con el botn secundario o pulse en Aplicaciones, seleccione Nueva y, a continuacin, haga clic o pulse en Clave. 13. Escriba ContentUriRulesy, a continuacin, guarde el texto. 14. Haga clic con el botn secundario o pulse en ContentUriRules, seleccione Nueva y, a continuacin, haga clic o pulse en Valor de cadena. 15. Escriba 1y, a continuacin, guarde el texto. 16. Haga clic con el botn secundario o pulse en 1 y luego haga clic o pulse en Modificar. 17. Escriba la direccin URL de su organizacin de CRM en el cuadro Informacin del valor (por ejemplo, https://contoso.com) y, a continuacin, haga clic o pulse en Aceptar. 18. Salga del Editor del Registro. Ahora puede indicar a los usuarios la aplicacin para Windows 8.1, de modo que puedan obtener la funcionalidad agregada de la experiencia sin conexin. Ms informacin: Install the CRM for tablets app Qu deben hacerlos usuarios Vea el tema del Centro de clientes: Introduccin a CRM para tabletas Instalacin de CRM para tabletas Vea el tema del Centro de clientes: Instalar la aplicacin de CRM para tabletas
Sugerencia
42 Asegrese de ofrecer a los usuarios la direccin URL y las credenciales que necesitan para iniciar sesin. Configure CRM para tabletas Vdeo: Microsoft Dynamics CRM 2013 para tabletas - Personalizaciones Entidades y CRM para tabletas Puede habilitar un conjunto limitado de entidades para CRM para tabletas. Para ver si est habilitada una entidad o habilitar una entidad, haga clic o pulse en Configuracin > Personalizaciones > Personalizacin del sistema > Entidades. Seleccione una entidad y revise la configuracin de Outlook y Mobile. Tenga en cuenta lo siguiente: Todas las entidades personalizadas pueden habilitarse para CRM para tabletas. Puede usar la bsqueda para entidades que no estn habilitadas para CRM para tabletas de un registro que est habilitado y ver los datos. Sin embargo, la entidad no se puede editar. Entidades que son de lectura y escritura
Nombre de entidad Visible en CRM para tabletas? Propiedad de visibilidad de CRM para tabletas Propiedad de solo lectura de CRM para tabletas Cuenta S Modificable Modificable Actividad S No modificable No modificable Cita S Modificable Modificable Caso S Modificable Modificable Competidor S Modificable Modificable Conexin S No modificable Modificable Contacto S Modificable Modificable Cliente potencial S Modificable Modificable Nota S No modificable No modificable Oportunidad S Modificable Modificable Producto de oportunidad S Modificable Modificable Llamada de telfono S Modificable Modificable Elemento de cola S Modificable Modificable Actividad social S Modificable Modificable
43 Nombre de entidad Visible en CRM para tabletas? Propiedad de visibilidad de CRM para tabletas Propiedad de solo lectura de CRM para tabletas Perfil social S Modificable Modificable Tarea S Modificable Modificable
Entidades que son de solo lectura
Nombre de entidad Visible en CRM para tabletas? Propiedad de visibilidad de CRM para tabletas Propiedad de solo lectura de CRM para tabletas Correo electrnico S Modificable No modificable Datos adjuntos de correo electrnico S No modificable No modificable Derecho S No modificable No modificable Producto S Modificable No modificable Cola S Modificable No modificable Equipo S No modificable No modificable Usuario S No modificable No modificable
Panel de ventas El panel de ventas es un nuevo panel diseado para CRM para tabletas. Este panel est visible para todos los usuarios de la aplicacin web junto a otros paneles del sistema. Es posible usar la nueva posibilidad para asignar roles de seguridad a un panel para que este aparezca solo a los usuarios con determinados roles de seguridad. Para definir quien tiene acceso al panel de ventas, haga clic o pulse en Configuracin > Personalizaciones > Personalizar el sistema > Componentes > Paneles y seleccione Panel de ventas. A continuacin, haga clic o pulse en Habilitar roles de seguridad. Tenga en cuenta lo siguiente: El panel de ventas tiene el mismo lmite de seis componentes que los paneles de la aplicacin web. Puede establecer las vistas predeterminadas de los componentes incluidos. Se admiten dos componentes: grficos y listas. El diseo se establece en una vista panormica. Nota
44 Puesto que CRM para tabletas depende de este panel especfico, no se puede eliminar. Sin embargo, puede cambiar su nombre. Barra de navegacin Si hay una entidad habilitada para CRM para tabletas y aparece en la barra de navegacin (mapa del sitio) de la aplicacin web, tambin aparecer en la barra de navegacin en CRM para tabletas. La aplicacin de CRM para tabletas mostrar las entidades como lista plana. Omite todas las agrupaciones en reas de la aplicacin web. Puede agregar una entidad a varios grupos en la aplicacin web, pero CRM para tabletas muestra una lista plana y no muestra ninguna repeticin. CRM para tabletas aplica su rol de seguridad de Microsoft Dynamics CRM, por lo que no ver una entidad a menos que tenga al menos acceso de lectura a esa entidad. El orden de los elementos en la barra de navegacin en CRM para tabletas est determinado por el orden en el mapa del sitio en la aplicacin web. Si existe un duplicado, CRM para tabletas muestra solo la primera instancia. Las entidades personalizadas usan un icono de entidad personalizada fijo.
Listas sencillas Vdeo: Microsoft Dynamics CRM 2013 para tabletas Listas sencillas Las listas de registros que aparecen en el panel de ventas y dentro de un formulario aparecen como listas sencillas. Estas listas tienen un aspecto distinto al de la vista tpica de registros. Hay algunas acciones usadas con frecuencia que se pueden realizar en una lista sencilla:
45 Pulse el encabezado de una lista para tener acceso a la lista completa de la vista actual. Pulse un elemento de la lista para abrir el formulario para ese elemento. Pulse y mantenga pulsado un elemento para ver la barra de comandos. Pulse el botn de elemento nuevo (+) a la derecha del nombre de la vista para crear un nuevo registro de ese tipo. Tenga en cuenta lo que se indica a continuacin. El botn de artculo nuevo (+) aparece a la derecha del nombre de la vista para cualquier tipo de entidad que sea de lectura/escritura habilitado para CRM para tabletas. Las listas sencillas recuperan diez registros a la vez independientemente de la configuracin Registros por pgina del rea Opciones personales de la aplicacin web. Al desplazarse al final de la lista, CRM para tabletas muestra los registros adicionales. Campos mostrados Una vista tpica de registros mostrar todas las columnas de la definicin de la vista. Una lista sencilla mostrar las primeras columnas de la vista seleccionada. Las listas sencillas tambin pueden mostrar imgenes para cada registro si la entidad est habilitada para mostrar imgenes.
El nmero de campos que se muestran en la lista es diferente en funcin de si la entidad est habilitada para imgenes. Si la entidad est habilitada para imgenes, la imagen ser lo primero que aparecer. Junto a la imagen, el campo principal de la entidad se muestra en primer lugar y se ajustar hasta 2 lneas. El campo principal va seguido de las primeras 2 columnas de la vista que no son el campo principal. Estos campos aparecern cada uno en 1 lnea.
46 Si la entidad no est habilitada para imgenes, el campo principal de la entidad se muestra primero. El campo principal va seguido de las primeras 3 columnas de la vista que no son el campo principal. Hay algunos tipos de lista especiales. Las listas Actividad, Partes interesantes y Equipo de ventas se describen en las secciones siguientes. Listas de actividades La lista sencilla de actividades incluye algunas funciones especiales que no estn disponibles en otras listas. Cada tipo de actividad estndar (como llamadas de telfono y tareas) incluye un icono para diferenciarlo de los otros tipos. Junto al icono, se muestra el campo principal de la actividad y se ajustar a 3 lneas. El siguiente campo para mostrar es el primer campo de la vista excepto el campo principal, Fecha de vencimiento y Tipo de actividad. Las actividades que se pueden marcar como completadas incluirn una casilla de verificacin al lado. Pulse simplemente la casilla para marcar la actividad como completada. La lista de actividades muestra las actividades que vencen hoy y las actividades que ya han vencido en un color ms oscuro. Las actividades que no vencen hoy o no han vencido aparecen en un color ms claro. Las actividades con una fecha de vencimiento mostrarn la fecha y hora en que vencen. Microsoft Dynamics CRM usa una entidad de actividad compuesta para almacenar y para recuperar los datos comunes entre diferentes tipos de actividad (como una tarea, cita, o llamada de telfono). La fecha de vencimiento para las actividades se almacena en el campo Fin real de la entidad de actividad compuesta. Las actividades de cita tienen una fecha de inicio y una fecha de finalizacin. Puesto que la fecha de vencimiento para la lista de actividades se obtiene del campo Fin real, la hora en que finaliza una cita aparece en la lista de actividades. Esto significa que una cita que empieza a la 1 p.m. y termina a las 2 p.m. mostrar una hora de 2 p.m. en el mosaico para la cita en la lista sencilla de actividad. Importante
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Tenga en cuenta lo siguiente: El campo Descripcin de los mensajes de correo electrnico no aparecer en las listas. Esto se debe a que puede contener HTML. Para las actividades, el botn de elemento nuevo (+) abre una ventana flotante de modo que pueda seleccionar el tipo de actividad para crear. Esta ventana flotante contiene una lista de todas las actividades habilitadas de lectura y escritura. Listas Partes interesadas y Equipo de ventas Las listas Partes interesadas y Equipo de ventas que aparecen en la pantalla Oportunidad muestran el campo principal y el rol. Estas dos listas de entidades tienen la posibilidad de crear y editar en lnea. Cuando se pulsa (+) en esas listas, los elementos de las listas existentes bajan y aparece una bsqueda y una lista desplegable. Ahora puede seleccionar (o crear) una entidad para agregar a la lista a travs de la bsqueda y para asignar un rol a travs de la lista desplegable.
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La edicin es tambin una experiencia en lnea. Si pulsa la flecha abajo junto al nombre del rol, aparece la lista desplegable en modo de edicin y puede modificar roles. Seleccionar vista Para cambiar la vista usada para mostrar una lista de registros, pulse y mantenga pulsado el nombre de la lista. Aparece la barra de comandos, que incluye el botn Seleccionar vista. Pulse el botn Seleccionar vista para seleccionar una vista diferente. Las vistas personalizadas se muestran antes de las vistas del sistema. No se pueden crear nuevas vistas en Microsoft Dynamics CRM. Grficos Vdeo: Microsoft Dynamics CRM 2013 para tabletas - Grficos, bsquedas y ventanas Todos los grficos que se pueden crear en el Diseador de grficos, como los grficos de barras, lneas, circulares y de embudo se pueden ver en CRM para tabletas. Tenga en cuenta lo siguiente: Abra un grfico desde el panel de ventas para obtener una pgina con un grfico y los registros usados para generar el grfico. Haga clic o pulse en las secciones del grfico para ver los registros filtrados de esa parte del grfico. Los grficos no estn disponibles cuando trabaja sin conexin con CRM para tabletas.
49 Formularios Los formularios en CRM para tabletas se basan en el principio de desarrollo de "Disear una vez e implementar en los clientes". El comportamiento de la entidad y procesos de negocio en los formularios de CRM para tabletas funcionan del mismo modo en formularios en la aplicacin web, pero con un flujo adaptado para una tableta.
Formulario de cliente potencial de ventas en aplicacin web > fic ha
Formulario de cliente potencial de ventas en CRM para tabletas
Este diagrama representa los componentes comunes que se encuentran en los formularios de entidad en la aplicacin web.
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Microsoft Dynamics CRM para tabletas toma muchos de los elementos del formulario principal y los muestra de forma optimizada para tabletas, tal como se muestra en el siguiente diagrama.
Relaciones El rea Relaciones del formulario muestra las relaciones entre entidades que estn configuradas en el rea de navegacin de un formulario. Si una relacin entre entidades se configura para que aparezca en el rea de navegacin dentro de la personalizacin de formulario y la entidad est habilitada para CRM para tabletas, la relacin entre entidades aparecer en la seccin Relaciones. La ventana de relacin Conexiones no se muestra en CRM para tabletas. La seccin de relaciones tambin muestra una ventana para representar el propietario del registro, que es un campo de bsqueda. Adems de la ventana Propietario, hay otros ejemplos de ventanas codificadas de forma rgida que representan campos de bsqueda. Por ejemplo: el formulario Contacto contiene una ventana para mostrar la cuenta primaria. No puede seleccionar campos de bsqueda adicionales para mostrar como ventanas en esta seccin.
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Personalizacin de formulario que muestra elementos de navegacin en el lado izquierdo de la pantalla
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Seccin Relaciones en un formulario
Tenga en cuenta lo siguiente: Los formularios en CRM para tabletas estn limitados a 5 pestaas (o 75 campos y 10 listas). Este lmite incluye campos ocultos. Los administradores pueden ajustar estos lmites. Vea Personalice CRM para tabletas. Las fuentes de actividades y Yammer no se admiten en CRM para tabletas. Consideraciones y procedimientos recomendados para proteger los datos de CRM en CRM para tabletas Tenga en cuenta los siguientes puntos al planificar la seguridad de CRM para tabletas. Transmisin de datos. CRM para tabletas requiere una Implementacin con conexin a Internet (IFD) de modo que cuando los dispositivos mviles de la organizacin sincronicen los datos de CRM con CRM en lnea o local, los datos se cifren mediante Capa de sockets seguros (SSL).
53 Datos almacenados en cach. CRM para tabletas solo almacena en cach los registros y las listas a las que se ha accedido recientemente dentro de la aplicacin. Para borrar los datos almacenados, los usuarios pueden cerrar sesin o reconfigurar. Ms informacin: vea "Cul es la diferencia entre cerrar sesin y reconfigurar?" en Iniciar sesin o reconfigurar CRM para tabletas Cifrar los datos almacenados en cach. Los datos almacenados en cach no se cifran. Puede usar BitLocker para cifrar el disco duro completo en un dispositivo Windows 8. Para dispositivos Apple y Android, considere Windows Intune o un producto de otra compaa para cifrar el disco duro en el dispositivo mvil. Otro caractersticas
Buscar Vdeo: Microsoft Dynamics CRM 2013 para tabletas - Grficos, bsquedas y ventanas Inicio a 2:29. La bsqueda en CRM para tabletas se realiza en varias entidades. Puede configurar hasta 10 entidades para filtrar en su bsqueda. Para seleccionar entidades para bsqueda y el orden bsqueda en CRM para tabletas, haga clic o pulse en Configuracin > Administracin > Configuracin del sistema > pestaa General. En Configurar Bsqueda rpida, haga clic o pulse en Seleccionar.
Configure las opciones de Bsqueda rpida en varias entidades
Las entidades en la lista Entidades seleccionadas de las entidades aparecern en los resultados de Bsqueda rpida en varias entidades. Puede seleccionar entidades en la lista Entidades disponibles y agregarlas a la lista Entidades seleccionadas mediante el botn Agregar. Puede seleccionar las entidades en la lista Entidades seleccionadas y usar el botn Quitar para evitar que una entidad aparezca en los resultados de la bsqueda rpida en varias entidades. Puede seleccionar entidades de la lista Entidades seleccionadas y usar los botones Subir o Bajar para cambiar el orden de las entidades que aparecen en los resultados de la bsqueda rpida en varias entidades.
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Configure qu entidades aparecen en resultados de Bsqueda rpida en varias entidades
Cuando se configura la lista de entidades de bsqueda rpida, la lista contiene todas las entidades y no se limita a las habilitadas para CRM para tabletas. Sin embargo, cuando CRM para tabletas realiza una bsqueda rpida en varias entidades, filtra las entidades que no se han habilitado para la aplicacin mvil. Guardar Los registros se guardan en CRM para tabletas basndose en cmo configur el autoguardado en la configuracin de la organizacin. Para ver la configuracin guardada, haga clic o pulse en Configuracin > Administracin > Configuracin del sistema > pestaa General. Vea la configuracin en Seleccione el modo predeterminado para guardar los formularios. Si el autoguardado est: Habilitado para la organizacin, los cambios en los formularios se guardan cuando los usuarios salen de los formularios. Deshabilitado para la organizacin, los usuarios deben usar la barra de comandos en CRM para tabletas (deslizar desde la parte inferior de la pantalla) y hacer clic o pulsar en Guardar para guardar los cambios del formulario. Nota
55 Imgenes Las imgenes, como las fotos de contactos, no se almacenan en la memoria cach del explorador. Las imgenes pueden no estar visibles cuando los usuarios trabajan sin conexin con CRM para tabletas. Vea tambin Introduccin a CRM para tabletas Troubleshooting and known issues for CRM for tablets and phones Vea vdeos de Microsoft Dynamics CRM en YouTube Introduccin Set up CRM for phones Set up CRM for phones Si usted es administrador, esta es la informacin que necesita para implementar y prestar soporte a Microsoft Dynamics CRM para telfonos, la nueva aplicacin de telfono para CRM. Adems, asegrese de revisar la informacin en CRM para telfonos: Instalacin y uso. Requisitos para CRM para telfonos Para organizaciones en lnea, se requiere Microsoft Dynamics CRM Online Otoo 2013. Para organizaciones locales, se requiere Microsoft Dynamics CRM 2013. Las organizaciones que usan versiones anteriores de ediciones locales de CRM necesitarn actualizar. Las implementaciones locales de Microsoft Dynamics CRM 2013 requieren una Implementacin con conexin a Internet (IFD) para que los usuarios tengan acceso a los datos en los telfonos. Los usuarios deben tener una conexin a Internet o a una intranet y deben instalar la aplicacin CRM para telfonos. Vea "Instalar CRM para telfonos" ms adelante en este tema. Si los usuarios no han instalado la aplicacin de CRM para telfonos, pueden tener acceso a los datos mediante el explorador de su telfono. Sin embargo, este no es el mtodo recomendado para tener acceso a datos porque pierden las ventajas de usar la aplicacin (vea CRM para telfonos: Instalacin y uso. Matriz de compatibilidad de CRM para de telfonos La siguiente tabla muestra los exploradores con los que funciona CRM para telfonos.
Explorador Versin Aplicacin CRM para telfonos Explorador CRM para telfonos Windows Phone - Internet Explorer 7.x X Nota
56 Explorador Versin Aplicacin CRM para telfonos Explorador CRM para telfonos Mobile 8.x X X Safari en iPhone iOS 5.x X 6.x X X 7.x X X Android 2.3 X 4.x X X Blackberry 6.x X 7.x X 10.x X
Permisos requeridos Microsoft Dynamics CRM 2013 introduce un nuevo privilegio de seguridad para proporcionar acceso para usar CRM para telfonos. Las versiones anteriores de Microsoft Dynamics CRM incluan un privilegio con la etiqueta Usar tecnologa mvil que conceda acceso a un usuario para usar lo que se llamaba Mobile Express, pero que ahora se llama CRM para telfonos. El privilegio de Usar tecnologa mvil ha pasado a llamarse CRM para telfonos.
De forma predeterminada, este privilegio est incluido para los siguientes roles de seguridad predeterminados: Director general Vendedor Jefe de ventas Vicepresidente de ventas Administrador del sistema Personalizador del sistema Esto se aplica a las nuevas instalaciones de Microsoft Dynamics CRM Online o Microsoft Dynamics CRM 2013 (local), as como a los clientes que actualizan desde Microsoft Dynamics CRM 2011. Puede agregar o quitar este privilegio desde roles de seguridad personalizados o predeterminados para satisfacer sus necesidades de negocio. Idiomas compatibles CRM para telfonos admite los idiomas que se muestran en la tabla siguiente.
57 Modo Idiomas Explorador CRM para telfonos Todas las versiones de idioma de Microsoft Dynamics CRM disponibles Aplicacin CRM para telfonos Windows Phone
Chino (simplificado) Chino (tradicional) Checo Dans Neerlands Ingls Fins Francs Alemn Griego Hngaro Italiano Japons Coreano Noruego Polaco Portugus (Brasil) Portugus (Portugal) Ruso Espaol Sueco Aplicacin CRM para telfonos - iPhone Chino (simplificado) Chino (tradicional) Ingls Francs Alemn Italiano Japons Portugus (Portugal) Espaol Aplicacin CRM para telfonos - Android
58 Modo Idiomas Chino (simplificado) Chino (tradicional) Ingls Francs Alemn Italiano Japons Portugus (Portugal) Espaol
Cuando la aplicacin se carga por primera vez tras la instalacin, determina el idioma del dispositivo y carga la interfaz de usuario en ese idioma. Si el idioma del dispositivo no es uno de los idiomas compatibles, la aplicacin se carga en ingls. Una vez que la aplicacin se ha configurado en una organizacin de Microsoft Dynamics CRM, la aplicacin cargar las pginas de la aplicacin en el idioma especificado en las opciones personales del usuario. Si el idioma del usuario no es uno de los idiomas compatibles, la aplicacin recurrir al idioma base de la organizacin de CRM, si est en la lista de idiomas compatibles. Si el idioma base de la organizacin no es compatible, el ingls ser el idioma de reserva si est habilitado en el servidor. Esta lgica de reserva evaluar varias opciones de idioma - como el idioma del explorador - cuando determine el idioma de reserva. En el siguiente escenario, el idioma de reserva coincidir con el idioma del explorador: Idioma del usuario = japons Idioma base de la organizacin = neerlands (establecido en Microsoft Dynamics CRM: Configuracin > Administracin > Idiomas) Idioma del explorador = ingls (establecido en el explorador) En el escenario indicado anteriormente, el ingls se utilizara como idioma de reserva. El idioma principal se tendr en cuenta. Por ejemplo, si el idioma del usuario es Espaol- Mxico, que no se admite, el primer idioma de reserva ser el espaol (3082), que es uno de los idiomas admitidos. Si el servidor no tiene un idioma compatible habilitado, la configuracin de la aplicacin fallar y mostrar el siguiente mensaje de error en el idioma del dispositivo:
Nota
59 Qu deben hacerlos administradores
Habilitar CRM para telfonos Buena noticias! CRM para telfonos est habilitado de forma predeterminada para muchas entidades. Para ver si est habilitada una entidad o para habilitar una entidad: 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en Microsoft Dynamics CRM. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse en Configuracin > Personalizaciones.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario, y luego seleccione Configuracin > Personalizaciones.
3. En la ventana Personalizacin, haga clic o pulse en Personalizacin del sistema. 4. En el panel de navegacin, expanda Entidades, y haga clic o pulse en la entidad para la que desea habilitar el acceso con CRM para telfonos. 5. En Outlook y Mobile, active la casilla CRM para tabletas . 6. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Guardar.
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Deshabilitar CRM para telfonos CRM para telfonos est habilitado de forma predeterminada para los usuarios de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online. Como administrador, usted puede controlar qu est disponible y quin puede ver CRM para telfonos mediante uno de estos mtodos. Deshabilitar CRM para telfonos para una entidad Puede impedir que los tipos de registro (entidades), por ejemplo cuentas, aparezcan en CRM para telfonos. 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en Microsoft Dynamics CRM. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
61 2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse en Configuracin > Personalizaciones.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario, y luego seleccione Configuracin > Personalizaciones.
3. En la ventana Personalizacin, haga clic o pulse en Personalizacin del sistema. 4. En el panel de navegacin, expanda Entidades, y haga clic o pulse en la entidad para la que desea impedir el acceso a los usuarios con CRM para telfonos. 5. En Outlook y Mobile, desactive la casilla CRM para telfonos . 6. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Guardar.
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Deshabilitar privilegios de CRM para telfonos Puede impedir que los usuarios con un determinado rol de seguridad (por ejemplo, representante de servicio al cliente) tengan acceso a CRM para telfonos. 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en Microsoft Dynamics CRM. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin en caso necesario y, a continuacin, seleccione Configuracin > Administracin.
3. En la ventana Administracin, haga clic o pulse en Roles de seguridad. 4. Seleccione el rol de seguridad para el que desea impedir el acceso a CRM para telfonos. 5. Seleccione la pestaa Administracin de empresas. 6. En Privilegios diversos, desactive CRM para telfonos.
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7. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Guardar y cerrar. Personalizar formularios Puede establecer qu campos aparecen o no aparecen en los formularios de Microsoft Dynamics CRM en CRM para telfonos. Para modificar formularios mviles: 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en Microsoft Dynamics CRM. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse en Configuracin > Personalizaciones.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario, y luego seleccione Configuracin > Personalizaciones.
64 3. En la ventana Personalizacin, haga clic o pulse en Personalizacin del sistema. 4. En el panel de navegacin, expanda Entidades, y seleccione una entidad y expndala. 5. Haga clic o pulse en Formularios, seleccione el formulario mvil, y despus agregue o quite atributos. 6. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Guardar y cerrar. Si cambia la disponibilidad de CRM para telfonos para una entidad - en la aplicacin web, vaya a Configuracin > Personalizaciones > Personalizar el sistema > seleccione una entidad > CRM para telfonos - una vez que haga clic o pulse en Guardar, los cambios se aplicarn. No tiene que publicar los cambios. Para obtener ms informacin, consulte Creacin y edicin de formularios mviles en el Manual de personalizacin. Instalar CRM para telfonos Qu deben hacerlos usuarios Cuando tenga los privilegios para telfono habilitados, los usuarios pueden instalar la aplicacin mvil. Usuarios de Windows Phone 8 Vaya a la Windows Phone Store e instale Microsoft Dynamics CRM. Usuarios de Apple iPhone Vaya a la tienda de aplicaciones de Apple e instale Microsoft Dynamics CRM. Usuarios de telfonos Android Vaya a Google Play Store e instale Microsoft Dynamics CRM. Despus de que los usuarios instalen la aplicacin, deben iniciar sesin con la direccin URL y las credenciales que usted les proporcione. Entidades y CRM para telfonos Puede habilitar un conjunto limitado de entidades para CRM para telfonos. Para ver si est habilitada una entidad o habilitar una entidad, haga clic o pulse en Configuracin > Personalizaciones > Personalizacin del sistema > Entidades. Seleccione una entidad y revisa la configuracin de Outlook y Mobile. Entidades disponibles de forma predeterminada Crear - Puede crear estas entidades con CRM para telfonos. Leer - Puede ver estas entidades con CRM para telfonos. Editar - Puede editar estas entidades utilizando CRM para telfonos. Eliminar - Puede eliminar estas entidades con CRM para telfonos.
Nota
65 Nombre de entidad Crear Ledo Editar Eliminar Cuenta S S S S Cita S S S S Campaa No S S No Caso S S S S Contacto S S S S Divisa No S No No Correo electrnico No S No No Instalaciones/equipamiento No S No No Cliente potencial S S S S Carta No S No No Buzn No S No No Lista de marketing No S No No Nota S S S No Oportunidad S S S S Cierre de oportunidad No S No No Producto de oportunidad No S No No Llamada de telfono S S S S Servicio No S No No Asunto No S No No Tarea S S S S Unidad No S No No Unidad de venta No S No No Usuario No S No No
Entidades disponibles despus de habilitar CRM para telfonos Crear - Puede crear estas entidades con CRM para telfonos. Leer - Puede ver estas entidades con CRM para telfonos. Editar - Puede editar estas entidades utilizando CRM para telfonos. Eliminar - Puede eliminar estas entidades con CRM para telfonos.
66 Nombre de entidad Crear Ledo Editar Eliminar Entidades personalizadas S S S S Direccin No S No No Actividad de la campaa No S No No Respuesta de campaa No S No No Competidor No S No No Contrato No S No No Lnea de contrato No S No No Descuento No S No No Lista de descuentos No S No No Fax No S No No Factura No S No No Producto de la factura No S No No Pedido No S No No Producto del pedido No S No No Lista de precios No S No No Elemento de lista de precios No S No No Producto No S No No Oferta No S No No Cierre de oferta No S No No Producto de oferta No S No No Actividad de servicio No S No No Zona de ventas No S No No
Entidades que no se pueden habilitar para CRM para telfonos
Artculo Plantilla de Unidad de Resolucin del caso Direccin de
67 artculo negocio competidor Conexin Rol de conexin Plantilla de contrato Relaciones con el cliente Asignacin de datos Ubicacin de documentos Regla de deteccin de duplicados Condicin de regla de duplicados Datos adjuntos de correo electrnico Perfil de servidor de correo electrnico Plantilla de correo electrnico Permiso de campo Perfil de seguridad de campo Filtrar Objetivo Mtrica del objetivo Direccin de Internet Direccin de cliente potencial Plantilla de combinacin de correspondencia Relacin de oportunidad Cierre de pedido Organizacin Configuracin de publicacin Configuracin de regla de publicacin Proceso Sesin de proceso lbum de perfil Editor Cola Elemento de cola Campaa rpida Cita peridica Informe Categora relacionada del informe Recurso Grupo de recursos Campo Informe Consulta de informe Documentacin de ventas Vista guardada Grupo de programacin Rol de seguridad Sitio de SharePoint Sitio Solucin Asunto Grfico del sistema Equipo Plantilla de equipo Grfico de usuario Vista Vista de muro
Acerca de la autenticacin de CRM para telfonos CRM para telfonos autentica a los usuarios que usen autenticacin basada en explorador, lo que significa que no se almacenan credenciales en el telfono. Microsoft Dynamics CRM Online Los usuarios deCRM para telfonos conectados a Microsoft Dynamics CRM Online en el Entorno de Microsoft Online Services renovarn automticamente su inicio de sesin durante un mximo de 30 das. Los usuarios conectados a Microsoft Dynamics CRM Online que an no estn en Entorno de Microsoft Online Services deben renovar su inicio de sesin cada 8 horas.
68 Microsoft Dynamics CRM 2013 (versin local) Las conexiones deCRM para telfonos a Microsoft Dynamics CRM 2013 requieren una implementacin con conexin a Internet. Solucin de problemas Para obtener informacin sobre problemas adicionales con CRM para telfonos, consulte Problemas conocidos de CRM para tabletas y telfonos. Estas son algunos puntos para intentar diagnosticar y corregir problemas. Pruebe en el explorador Para determinar si existe un problema con la aplicacin de CRM para telfonos, intente ver la organizacin en un explorador - primero en un equipo y luego en su telfono. Si el problema persiste en un explorador, entonces la aplicacin puede no ser el problema. Elimine las personalizaciones Algunas personalizaciones pueden entrar en conflicto con CRM para telfonos. Intente conectarse a otra organizacin sin personalizaciones. Adems, asegrese de que sincroniza CRM para telfonos para seleccionar los cambios de personalizacin. Es un problema de permisos? Para comprobar si el problema est relacionado con los permisos, intente obtener acceso a Microsoft Dynamics CRM con otro usuario y otro rol de seguridad. Vea tambin CRM para telfonos: Instalacin y uso CRM for tablets and CRM for phones limitations and known issues Creacin y edicin de formularios mviles Introduccin Administrar seguridad, usuarios y equipos La siguiente seccin contiene informacin acerca de los usuarios, los equipos y la seguridad de Microsoft Dynamics CRM. En esta seccin Conceptos de seguridad para Microsoft Dynamics CRM Invitar a alguien a usar Microsoft Dynamics CRM Controlar el acceso a los datos
Agregar o eliminar integrantes de zona Creacin o edicin de roles de seguridad
69 Copia de roles de seguridad Administrar usuarios Administrar equipos Adicin de equipos o usuarios a un perfil de seguridad de campo Sincronizacin de la informacin del usuario entre Microsoft Dynamics CRM y Active Directory Agregar o eliminar integrantes de zona Vea tambin Manage Your Microsoft Dynamics CRM Online Subscription Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online Conceptos de seguridad para Microsoft Dynamics CRM Puede usar el modelo de seguridad de Microsoft Dynamics CRM para proteger la integridad y la privacidad de los datos de su organizacin. Tambin admite la colaboracin y el acceso a los datos eficaces. El modelo de seguridad de Microsoft Dynamics CRM admite las prcticas de seguridad recomendadas. Los objetivos del modelo son los siguientes: Compatibilidad con un modelo de licencias para usuarios Proporcione a los usuarios acceso exclusivo a los niveles de informacin adecuados que necesitan para realizar su trabajo Establezca categoras de usuarios y equipos por rol de seguridad, y restrinja el acceso de acuerdo con esos roles. Admitir el uso compartido de datos, de forma que los usuarios puedan obtener acceso puntual a objetos cuya propiedad no tienen para un trabajo en colaboracin Evitar que un usuario tenga acceso a objetos que no son de su propiedad o no se comparten Combinar la seguridad basada en roles, la seguridad de registros y la seguridad basada en campos para definir el acceso generala la informacin que los usuarios tienen en su organizacin de Microsoft Dynamics CRM. Para obtener ms informacin acerca de temas de seguridad, vea el tema del Microsoft Dynamics CRM SDK, The Security Model of Microsoft Dynamics CRM. Seguridad basada en roles Puede usarla para agrupar conjuntos de privilegios en roles que describan las tareas que puede realizar un usuario o equipo. Microsoft Dynamics CRM incluye un conjunto de roles de seguridad predefinidos, cada uno de los cuales es un conjunto de privilegios agregados para facilitar la administracin de la seguridad. La masa de los privilegios define la capacidad de crear, leer, escribir, eliminar y compartir registros de un tipo especfico de la entidad. Cada privilegio tambin define el alcance de aplicacin del privilegio: en el nivel de usuario, la unidad de negocio, toda la jerarqua de unidades de negocio o toda la organizacin.
70 Por ejemplo, si inicia sesin como un usuario que tiene asignado el rol de comercial, tiene los permisos que lectura, escritura y uso compartido de cuentas para toda la organizacin, pero solo puede eliminar los registros de cuenta de su propiedad. Asimismo, no tiene ningn privilegio para realizar tareas de administracin del sistema, como instalar actualizaciones de productos o agregar usuarios al sistema. Un usuario que tiene asignado el rol del vicepresidente de ventas puede realizar un conjunto ms amplio de tareas (y tiene un mayor nmero de privilegios) asociadas con la vista y edicin de datos y recursos que un usuario se tenga asignado el rol de comercial. Un usuario que tenga asignado al rol de vicepresidente de ventas puede, por ejemplo, leer y asignar una cuenta a cualquier usuario del sistema, mientras que un usuario que tenga asignado el rol de comercial no puede. Hay dos roles que tienen privilegios muy amplios: administrador y personalizador del sistema. El uso de estos dos roles no debe tener ms de algunas personas en su organizacin. Cada implementacin puede personalizar los roles existentes y crear sus propios roles para satisfacer sus necesidades. Seguridad basada en registros Puede usar la seguridad basada en registros para supervisar los derechos de usuarios y equipos para realizar acciones en registros individuales. Se aplica a instancias de entidades (registros) y se consigue mediante derechos de acceso. El propietario de un registro puede compartir o conceder acceso a un registro a otro usuario o equipo. Al hacerlo, deben elegir los derechos que conceden. Por ejemplo, el propietario de un registro de cuenta puede conceder acceso de lectura a la informacin de cuentas, pero no acceso de escritura. Los derechos de acceso se aplican solo despus de que los privilegios hayan entrado en vigor. Por ejemplo, si un usuario no tiene el privilegio para ver (leer) registros de cuentas, no podr ver ninguna cuenta, independientemente de los derechos de acceso que otro usuario pueda concederle sobre una cuenta especfica a travs del uso compartido. Seguridad basada en campos Puede usar el nivel de campo para restringir el acceso a los campos personalizados de alto impacto empresarial especficos de una entidad solo a los usuarios o equipos especificados. Como la seguridad basada en registros, es aplicable despus de que los privilegios hayan surtido efecto. Por ejemplo, un usuario puede tener privilegios para leer una cuenta, pero puede tener restricciones para ver campos especficos de todas las cuentas. Seguridad en el nivel administrativo de toda la implementacin Durante la instalacin, el Programa de instalacin de Microsoft Dynamics CRM Server crea un rol especial para toda la implementacin y la asocia a la cuenta de usuario que se usa para ejecutar el programa de instalacin. El rol Administrador de implementaciones no es un rol de seguridad y, como tal, no aparece en la aplicacin web de Microsoft Dynamics CRM.
71 Los administradores de implementaciones tienen acceso completo y sin restricciones a todas las organizaciones en el Administrador de implementaciones de la implementacin. Por ejemplo, los administradores de implementaciones pueden crear nuevas organizaciones o deshabilitar una organizacin de la implementacin. Por el contrario, los integrantes del Rol de administrador del sistema solo tienen permisos en el lugar donde se ubica el usuario y el rol de seguridad. Cuando un administrador de implementaciones crea una organizacin, ese administrador debe conceder privilegios db_owner para las bases de datos de la organizacin a los dems administradores de implementaciones de modo que tambin tengan acceso completo a dichas organizaciones. Para obtener ms informacin acerca del rol Administrador de implementaciones, vea la Ayuda del Administrador de implementaciones. Vea tambin Microsoft Dynamics CRM administration best practices Controlar el acceso a los datos Creacin o edicin de roles de seguridad Copia de roles de seguridad Administrar usuarios Administrar equipos Adicin de equipos o usuarios a un perfil de seguridad de campo Modelado de seguridad escalable con Microsoft Dynamics CRM 2011 Administrar seguridad, usuarios y equipos Invitar a alguien a usar Microsoft Dynamics CRM Invitar a alguien a usar Microsoft Dynamics CRM Una vez creado un nuevo usuario en Microsoft Dynamics CRM Online, puede enviar una invitacin a la persona asociada. Un usuario que acepta una invitacin pueden iniciar sesin inmediatamente en CRM Online y empezar a usar la aplicacin. Cuando un usuario acepta una invitacin, Estado de invitacin en su registro de usuario cambia a Invitacin aceptada. Si expira la invitacin antes de que se acepte, el estado no cambiar de Invitado. Antes de enviar invitaciones, asegrese de que ha agregado a la direccin URL de la organizacin de CRM Online a la lista de sitios permitidos por el bloqueador de elementos emergentes del explorador. Importante Importante Nota
72 Cuando se invita a un nuevo usuario a Microsoft Dynamics CRM Online, se enva un correo electrnico de invitacin a dicho usuario. El usuario invitado debe aceptar la invitacin a CRM Online usando una cuenta de Microsoft que est asociada a la direccin de correo electrnico a la que se envi la invitacin.
1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en Microsoft Dynamics CRM. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse Configuracin > Administracin > Usuarios. c. En la lista de usuarios, haga clic o pulse para seleccionar el usuario o los usuarios a los que desea enviar una invitacin. d. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Ms comandos ( ) > Enviar invitacin.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin en caso necesario, y haga clic o pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > Usuarios. b. En la lista de usuarios, haga clic o pulse para seleccionar la entrada del usuario o los usuarios a los que desea enviar una invitacin. c. En la barra de la cinta de opciones, haga clic o pulse en Enviar invitacin.
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3. Haga clic o pulse en Aceptar para enviar la invitacin de correo electrnico.
Vea tambin Administrar usuarios Administrar seguridad, usuarios y equipos Controlar el acceso a los datos Controlar el acceso a los datos Para controlar el acceso a los datos, debe configurar una estructura organizativa que proteja los datos confidenciales y, a la vez, permita la colaboracin cuando resulte apropiada. Esto se realiza mediante la configuracin de unidades empresariales, roles de seguridad y perfiles de seguridad de campo. Unidades de negocio Bsicamente, una unidad de negocio es un grupo de usuarios. Las grandes organizaciones con bases de clientes diversas suelen usar varias unidades de negocio para controlar el acceso a los datos y definir roles de seguridad, de forma que los usuarios slo puedan tener acceso a los registros de su propia unidad de negocio. Ms informacin: Create business units
Roles de seguridad Un rol de seguridad define cuntos usuarios distintos como, por ejemplo, el personal de ventas, tienen acceso a diferentes tipos de registros. Para controlar el acceso a los datos, puede modificar los roles de seguridad existentes, crear nuevos roles de seguridad o cambiar cules se asignan a los usuarios. Un usuario puede tener varios roles de seguridad. Los privilegios de los roles de seguridad son acumulativos: tener ms de un rol de seguridad otorga al usuario cada privilegio disponible en cada rol. Un rol de seguridad se compone de privilegios a nivel de registro y privilegios basados en tareas. Estos privilegios determinan los registros a los que el usuario tiene acceso: Ninguno, Usuario, Unidad de negocio, Primario: unidades de negocio secundarias y Organizacin. Cada tipo de registro puede ser propiedad del usuario o propiedad de la organizacin. Los privilegios a nivel de registro definen las tareas que puede realizar un usuario con acceso al registro, como por ejemplo Lectura, Crear, Eliminar, Escritura, Asignar, Compartir, Anexar y Anexar a. Para asegurarse de que los usuarios puedan ver y obtener acceso a todas las reas de la aplicacin web, como formularios de entidad, el panel de navegacin y la cinta, todos Importante
74 los roles de seguridad de la organizacin debe incluir el privilegio prvReadWebResource sobre la entidad WebResource. Por ejemplo, sin permisos de lectura, el usuario no podr abrir un formulario que contenga un recurso web y ver un mensaje de error similar a este: "Faltan privilegios de prvReadWebResource". Para obtener ms informacin, consulte Creacin o edicin de roles de seguridad. Reemplazar roles de seguridad El propietario de un registro o una persona que tenga el privilegio Compartir en un registro pueden compartirlo con otros usuarios o equipos. Al compartir, se pueden agregar los privilegios Leer, Escribir, Eliminar, Anexar, Asignar y Compartir para registros especficos. Los equipos se usan principalmente para compartir registros a los que los miembros del equipo no podran tener acceso normalmente. Para obtener ms informacin, vea Administrar seguridad, usuarios y equipos. No es posible quitar el acceso a un registro en particular. Cualquier cambio en los privilegios de un rol de seguridad se aplica a todos los registros de ese tipo de registro.
Proteccin de campos personalizados En Microsoft Dynamics CRM, los campos de formularios pueden tener permisos de lectura, creacin o actualizacin. Para crear o cambiar permisos de campos personalizados, use la configuracin de Seguridad de campo del formulario de personalizacin de campos y establezca Perfiles de seguridad de campo. Los perfiles de seguridad de campo son similares a los roles de seguridad de Microsoft Dynamics CRM. Ambos especifican lo que los usuarios o grupos de usuarios pueden ver, modificar o crear en Microsoft Dynamics CRM. Cuando se crea un campo personalizado en un formulario, existe la opcin de usar la seguridad de campo. Si se usa la seguridad de campo para un campo, se limita el acceso al mismo en funcin del perfil de seguridad de campo del usuario. Si no se usa la seguridad de campo para un campo, las restricciones del mismo se establecen en funcin del rol de seguridad del usuario. Vea tambin Conceptos de seguridad para Microsoft Dynamics CRM Administrar seguridad, usuarios y equipos Creacin o edicin de roles de seguridad Creacin o edicin de roles de seguridad Puede crear nuevos roles de seguridad para contener los cambios en los requisitos empresariales o puede modificar los privilegios asociados con un rol de seguridad existente.
75 Si necesita hacer una copia de seguridad de los cambios del rol de seguridad o exportar los roles de seguridad para usarlos en otra implementacin de Microsoft Dynamics CRM, puede exportarlos como parte de las personalizaciones de exportacin. Ms informacin: Exportar una solucin Crear un rol de seguridad 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema o permisos equivalentes. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin > Roles de seguridad.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario, y luego haga clic o pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > Roles de seguridad.
3. En Actions toolbar, haga clic en Nuevo.
4. Establezca los privilegios en cada pestaa. Para cambiar el nivel de acceso de un privilegio, haga clic en el smbolo hasta que vea el smbolo que desee. Los posibles niveles de acceso dependen de si el tipo de registro es propiedad de la organizacin o propiedad del usuario.
76 Sugerencia Para ir pasando por los niveles de acceso, tambin puede hacer clic en el encabezado de la columna de privilegios o hacer clic en el tipo de registro varias veces. 5. Cuando termine de configurar el rol de seguridad, en la barra de herramientas, haga clic o pulse en Guardar y cerrar. Editar un rol de seguridad Antes de modificar un rol de seguridad existente, asegrese de comprender los principios de acceso a los datos. Ms informacin: Controlar el acceso a los datos No puede modificar el rol de seguridad Administrador del sistema. Para crear un rol de seguridad similar al rol de seguridad Administrador del sistema, copie ese rol de seguridad y realice cambios en el nuevo rol. 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema o permisos equivalentes. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin > Roles de seguridad.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario, y luego haga clic o pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > Roles Nota
77 de seguridad.
3. En la lista de roles de seguridad, haga doble clic o pulse en un nombre para abrir la pgina asociada con ese rol de seguridad. 4. Establezca los privilegios en cada pestaa. Para cambiar el nivel de acceso de un privilegio, haga clic en el smbolo hasta que vea el smbolo que desee. Los posibles niveles de acceso dependen de si el tipo de registro es propiedad de la organizacin o propiedad del usuario. Sugerencia Para ir pasando por los niveles de acceso, tambin puede hacer clic en el encabezado de la columna de privilegios o hacer clic en el tipo de registro varias veces. 5. Cuando termine de configurar el rol de seguridad, en la barra de herramientas, haga clic o pulse en Guardar y cerrar. Privilegios mnimos para tareas comunes Resulta til tener presentes los privilegios mnimos que se necesitan para algunas tareas comunes. Esto incluye: Al iniciar sesin en Microsoft Dynamics CRM: Para representar la pgina principal: prvReadWebResource, prvReadCustomization Para representar una cuadrcula de entidades (es decir, para ver listas de registros y otros datos): privilegio de lectura en la entidad, prvReadUserSettings, prvReadQuery Para ver entidades independientes en detalle: privilegio de lectura en la entidad, prvReadSystemForm, prvCreateUserEntityUISettings, prvReadUserEntityUISettings Al iniciar sesin en CRM para Outlook: Para representar la navegacin de Microsoft Dynamics CRM y todos los botones de Microsoft Dynamics CRM: prvReadEntity, prvReadQuery Para representar una cuadrcula de entidades: privilegio de lectura en la entidad, prvReadCustomization, prvReadWebResource, prvReadUserQuery Para representar entidades: privilegio de lectura en la entidad prvReadSystemForm, prvCreateUserEntityUISettings, prvReadUserEntityUISettings, prvWriteUserEntityUISettings Lista de privilegios para uso interno Puede ver los siguientes privilegios, pero son solamente para uso interno: Archivo de aplicacin Asignacin de unidad de negocio Actualizacin de cliente
78 Compromiso Direccin de competidor Modo de dependencia Artculo indizado Hash de correo electrnico Bsqueda de correo electrnico Plantilla de filtro Importar datos Estado de integracin Direccin interna Bloqueo entre procesos Notificacin Estadsticas de la organizacin Interfaz de usuario de organizacin Propietario principalattributeaccessmap principleobjectaccess Cdigo de tipo de objeto del privilegio Promover al usuario al rol de administrador de Microsoft Dynamics CRM Expansin de recursos Comando de la cinta de opciones Grupo contextual de la cinta de opciones Diferencia de la cinta de opciones Regla de la cinta de opciones Asignacin de pestaa de la cinta de opciones a comando Plantilla de rol Instancia de proceso de venta Pareja de mensajes de SDK Campo de solicitud de mensajes de SDK Respuesta de mensajes de SDK Campo de respuesta de mensajes de SDK Asignacin de estado Asignacin de cadena Suscripcin Clientes de suscripcin Informacin de sincronizacin de suscripcin Informacin de seguimiento de las entidades eliminadas Activacin del seguimiento Asignacin de entidad de la unidad de negocio del usuario del sistema Entidad de seguridad del usuario del sistema Direccin sin resolver Datos de instancia de entidad de usuario Cadenas de IU de entidad de usuario
79 Calendario fiscal de usuario Asistente Web Privilegio de acceso a asistente web Pgina del asistente Suscripcin en espera de flujo de trabajo. Ms informacin: Entidades de Microsoft Dynamics CRM 2013, Referencia de roles de seguridad y privilegios y Modelo de seguridad de Microsoft Dynamics CRM. Vea tambin Conceptos de seguridad para Microsoft Dynamics CRM Controlar el acceso a los datos Administrar seguridad, usuarios y equipos Copia de roles de seguridad Copia de roles de seguridad Si desea crear un rol de seguridad parecido a otro, puede copiar un rol de seguridad existente y guardarlo con un nuevo nombre. A continuacin, puede modificar los privilegios y los niveles de acceso para ajustarlos al nuevo rol de seguridad. No puede copiar un rol de seguridad en otra unidad de negocio.
1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema o permisos equivalentes. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Nota
80 Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin > Roles de seguridad.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario, y luego haga clic o pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > Roles de seguridad.
3. En la lista de roles de seguridad, en Nombre, haga clic o pulse para seleccionar el rol de seguridad que desee copiar y, en la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Ms acciones > Copiar rol. 4. En el cuadro de dilogo Copiar rol de seguridad, en el cuadro de texto Nuevo nombre del rol, escriba el nombre del nuevo rol de seguridad. 5. Para modificar el nuevo rol de seguridad despus de crear una copia, compruebe que la casilla de verificacin Abrir nuevo rol de seguridad al finalizar la copia est activada; de lo contrario, desactive la casilla. 6. Haga clic o pulse en Aceptar. Vea tambin Conceptos de seguridad para Microsoft Dynamics CRM Controlar el acceso a los datos Administrar seguridad, usuarios y equipos Administrar usuarios Administrar usuarios El modo de administrar usuarios depende de la versin de Microsoft Dynamics CRM que tenga. Administrar usuarios con suscripciones en el entorno de Microsoft Online Services Para hacerlo, vea Create Users and Assign Microsoft Dynamics CRM Online Security Roles Administrar usuarios en Microsoft Dynamics CRM 2013 (local) Con Microsoft Dynamics CRM 2013 (local) puede agregar usuarios a su organizacin uno a uno o puede agregar mltiples usuarios al mismo tiempo utilizando el Asistente para agregar usuarios.
81 Agregar un usuario 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en Microsoft Dynamics CRM. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse Configuracin > Administracin > Usuarios. c. En la barra de herramientas, haga clic o pulse en Nuevo.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin en caso necesario, y haga clic o pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > Usuarios. b. En la barra de la cinta de opciones, en la ficha Usuarios , haga clic o pulse en Nuevo.
3. En la pgina Usuario nuevo, en la seccin Informacin de la cuenta, especifique el Nombre de usuario del usuario. 4. En la seccin Informacin del usuario, especifique el Nombre completo del usuario. 5. En la seccin, Informacin de la organizacin, compruebe la Unidad de negocio del usuario. 6. Siga el paso de la tarea que est realizando: Para guardar la informacin del nuevo usuario, haga clic o pulse Guardar. Para guardar la informacin del usuario y agregar otro, haga clic o pulse en Guardar & Nuevo.
82 Para agregar otro usuario sin guardar la informacin que especific para el usuario, haga clic o pulse Nuevoy, en el cuadro Mensaje de pgina Web , haga clic o pulse en Aceptar. A continuacin, deber asignar un rol de seguridad al usuario agregado recientemente. Consulte el tema "Asignar un rol de seguridad a un usuario" ms adelante en este tema.
Agregar varios usuarios Puede agregar varios registros de usuario para el mismo conjunto de roles de seguridad mediante el asistente Agregar usuarios. Todos los usuarios que agregue deben estar en el servicio de directorios de Active Directory. 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en Microsoft Dynamics CRM. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse Configuracin > Administracin > Usuarios. c. En la barra de herramientas, haga clic o pulse en Varios usuarios nuevos. Se abrir el asistente Agregar usuarios.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin en caso necesario, y haga clic o pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > Usuarios. b. En la barra de la cinta de opciones, en la ficha Usuarios , haga clic o pulse en Varios usuarios nuevos.
83 Se abrir el asistente Agregar usuarios.
3. En la pgina Seleccionar roles de seguridad, seleccione uno o varios roles de seguridad y, a continuacin, haga clic en Siguiente. 4. En la pgina Seleccione el tipo de acceso y de licencia , en Tipo de acceso, seleccione el tipo adecuado de acceso de este conjunto de usuarios. 5. En Tipo de licencia, especifique el tipo de licencia para este conjunto de usuarios. 6. En Configuracin de acceso de correo electrnico, especifique cmo este conjunto de usuarios tendr acceso a mensajes de correo electrnico entrantes y salientes, y haga clic o pulse Siguiente. 7. En la pgina Seleccionar dominio o grupo, especifique si desea seleccionar usuarios de todos los dominios y grupos de confianza o usuarios de un dominio o grupo especfico y haga clic o pulse Siguiente. 8. En la pgina Seleccionar usuarios, escriba una parte del nombre del usuario que desea agregar a Microsoft Dynamics CRM 2013. Separe los nombres con un punto y coma. Nota Tambin puede usar la opcin Buscar para seleccionar usuarios. Ms informacin: Cmo funciona la bsqueda en lnea 9. Haga clic o pulse en Crear nuevos usuarios. 10. En la pgina Resumen, compruebe la informacin acerca de las adiciones de usuarios y, a continuacin, siga el paso de la tarea que realiza: Para cerrar el asistente Agregar usuarios, haga clic o pulse Cerrar. Si necesita agregar ms usuarios, por ejemplo con otro conjunto de roles de seguridad distinto, haga clic en Agregar ms usuarios vara volver a iniciar el asistente.
Nota Para editar un registro de usuario determinado, cierre el asistente y, a continuacin, abra el registro de usuario desde la lista. Asignar un rol de seguridad a un usuario Despus de crear usuarios, deber asignarles un rol de seguridad para usar Microsoft Dynamics CRM. Incluso aunque un usuario sea miembro de un equipo con sus propios privilegios de seguridad, no podr ver algunos datos y puede experimentar otros problemas al intentar usar el sistema. 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en Microsoft Dynamics CRM.
84 Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse Configuracin > Administracin > Usuarios.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin en caso necesario, y luego haga clic o pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > y, a continuacin, haga clic o pulse en Usuarios.
3. En la lista, seleccione el usuario o usuarios a los que desea asignar un rol de seguridad. 4. Haga clic o pulse en Ms comandos ( ) > Administrar roles. Solo se muestran los roles de seguridad disponibles para la unidad de negocio del usuario. 5. En el cuadro de dilogo Administrar roles de usuario, seleccione el rol o los roles de seguridad que desee para el usuario o usuarios y haga clic en Aceptar. Habilitar o deshabilitar usuarios 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en Microsoft Dynamics CRM. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema. Habilitar un usuario
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2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse Configuracin > Administracin > Usuarios.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin en caso necesario y, a continuacin, seleccione Configuracin > Sistema > Administracin > Usuarios.
3. En la vista de usuarios, seleccione Usuarios deshabilitados y haga clic o pulse en los registros de usuario que desea habilitar. 4. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Habilitar. 5. En el mensaje Confirmar activacin de usuario, haga clic o pulse en Activar. 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en Microsoft Dynamics CRM. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. Deshabilitar un usuario
86 b. Haga clic o pulse Configuracin > Administracin > Usuarios.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin en caso necesario y, a continuacin, seleccione Configuracin > Sistema > Administracin > Usuarios.
3. En la vista de usuarios, seleccione Usuarios habilitados y haga clic o pulse en los registros de usuario que desea deshabilitar. 4. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Deshabilitar. 5. En el mensaje Confirmar desactivacin del registro de usuario, haga clic o pulse en Desactivar. Campos del registro de usuario de CRM rellenos desde Active Director Cuando cree un usuario nuevo o actualice un usuario existente en Microsoft Dynamics CRM 2013 (local), algunos campos de los registros de usuario de CRM, como el nombre y el nmero de telfono, se rellenan con la informacin obtenida de Servicios de dominio de Active Directory (AD DS). La sincronizacin entre las cuentas de usuario de Active Directory y los registros de usuario de CRM no es automtica. Si cambia campos de usuario en Active Directory, la informacin no se difunde a CRM hasta que actualice los registros de usuario en CRM. La siguiente tabla muestra los campos que se rellenan en el formulario de usuario (registro de usuario) de CRM desde la cuenta de usuario de Active Directory:
Formulario Usuario de CRM Usuario de Active Directory Pestaa de objeto de Active Directory Nombre de usuario Nombre de inicio de sesin del usuario Cuenta Nombre de pila Nombre de pila General Apellidos Apellidos General Nmero de centralita Nmero de telfono General Correo electrnico principal Correo electrnico General *Direccin Ciudad Direccin *Direccin Estado o provincia Direccin Telfono particular Particular Telfonos
87 * El campo de direccin de CRM se compone de los valores de los campos Ciudad y Estado o provincia en Active Directory. Vea tambin Controlar el acceso a los datos Administrar seguridad, usuarios y equipos Administrar equipos Administrar equipos El uso de equipos en Microsoft Dynamics CRM es opcional. Sin embargo, los equipos proporcionan una forma sencilla de compartir objetos de negocio y le permiten colaborar con otras personas a travs de unidades de negocio. Pese a que un equipo pertenece a una sola unidad de negocio, puede incluir usuarios de otras unidades de negocio. Un usuario se puede asociar con ms de un equipo. Puede usar dos tipos de equipos: Un equipo de propietario tiene registros y roles de seguridad asignados. Los privilegios del equipo se definen mediante roles de seguridad. Adems de los privilegios proporcionados por el equipo, los miembros del equipo tienen los privilegios definidos por sus roles de seguridad individuales y por los roles de los otros equipos de los que son integrantes. Un equipo tiene derechos de acceso completo a los registros propiedad del equipo. Un equipo de acceso no es propietario de registros y no tiene los roles de seguridad asignados al equipo. Los miembros del equipo tienen privilegios definidos por sus roles de seguridad individuales y por los roles de los equipos de los que son integrantes. Los registros se comparten con un equipo de acceso y a los integrantes del equipo se les asignan derechos de acceso sobre los registros, como Lectura, Escritura o Anexar. En este tema Equipo de propietario o equipo de acceso? Acerca de los equipos de propietario Acerca de los equipos de acceso y las plantillas del equipo Valores mximos para equipos de acceso administrados por el sistema Equipo de propietario o equipo de acceso? Elegir el tipo de equipo pueden depender de los objetivos, de la naturaleza del proyecto e incluso del tamao de la organizacin. Hay algunas instrucciones que se pueden usar cuando seleccione el tipo del equipo. Cundo usar los equipos de propietario Las directivas de la organizacin requieren la capacidad de que los registros sean propiedad de entidades distintas de usuarios, como por ejemplo, la entidad equipo.
88 El nmero de equipos se conoce en el momento del diseo del sistema Microsoft Dynamics CRM. La creacin diaria de informes sobre el progreso de los equipos propietarios es obligatoria. Cundo usar los equipos de acceso Los equipos se forman y se disuelven dinmicamente. Normalmente, esto ocurre si los criterios claros para definir los equipos, como zona de ventas, producto o volumen establecidos no se proporcionan. El nmero de equipos no se conoce en el momento del diseo del sistema Microsoft Dynamics CRM. Los miembros del equipo requieren derechos de acceso diferentes para los registros. Puede compartir un registro con varios equipos de acceso, donde cada equipo proporciona distintos derechos de acceso al registro. Por ejemplo, se asigna a un equipo el derecho de acceso de lectura sobre la cuenta y a otro equipo, los derechos de acceso de lectura, escritura y uso compartido para la misma cuenta. Un nico conjunto de usuarios requiere acceso a un solo registro sin tener la propiedad del registro. Acerca de los equipos de propietario Un equipo de propietario puede poseer uno o ms registros. Para convertir un equipo en propietario del registro, debe asignar un registro al equipo. Si un equipo propietario no es propietario de registros ni tiene roles de seguridad asignados al equipo, se puede convertir en un equipo de acceso. Es una conversin unidireccional. No puede convertir al equipo de acceso de nuevo en un equipo de propietario. Durante la conversin, todos los buzones y las colas asociados con el equipo se eliminan. Cuando crea un equipo en la aplicacin Web, es necesario elegir el tipo de equipo Propietario. Ms informacin: Crear o editar un equipo, Asignar un registro a otro usuario o equipo Acerca de los equipos de acceso y las plantillas del equipo Puede crear un equipo de acceso manualmente eligiendo el tipo de equipo Acceso, o dejar que el sistema cree y administre un equipo de acceso por usted. Al crear un equipo de acceso, puede compartir varios registros con el equipo. Puede crear un equipo de acceso administrado por el sistema para un registro especfico, pero no se pueden compartir otros registros con este equipo. Para equipos administrados por el sistema es necesario proporcionar una plantilla de equipo que el sistema use para crear un equipo. En esta plantilla, defina el tipo de entidad y los derechos de acceso del registro que se asignan a los integrantes del equipo cuando crea el equipo. Una plantilla de equipo se muestra en todos los formularios de registro de la entidad especificada como lista. Cuando se agrega el primer usuario a la lista, se crea el equipo real de acceso para este registro. Puede agregar y quitar integrantes del equipo utilizando esta lista. La plantilla del equipo se aplica a los registros del tipo de entidad indicado y de entidades relacionadas, segn las reglas en cascada. Para dar a los miembros del equipo diferente acceso al registro, puede
89 suministrar varias plantillas de equipo, cada plantilla especificando derechos de acceso diferentes. Por ejemplo, puede crear una plantilla de equipo para la entidad de cuenta con el derecho de acceso de lectura, que permite que los miembros del equipo vean la cuenta especificada. Para otro equipo que requiere ms acceso a la misma cuenta, puede crear una plantilla de equipo con derechos de acceso de lectura, escritura, uso compartido y otros. Para agregarlo al equipo, el nivel de acceso mnimo que un usuario debe tener para la entidad especificada en la plantilla es el de lectura bsico (usuario). Debido a la relacin jerrquica entre la plantilla del equipo y los equipos de acceso administrados por el sistema, cuando se elimina una plantilla, todos los equipos asociados con la plantilla se eliminan segn las reglas en cascada. Si cambia los derechos de acceso de la plantilla del equipo, los cambios se aplican solo a los nuevos equipos de acceso creados automticamente (administrados por el sistema). Los equipos existentes no se ven afectados. Para ver instrucciones paso a paso sobre cmo crear una plantilla del equipo y agregarla el formulario de entidad, consulte el artculo en Create a team template and add to an entity form Valores mximos para equipos de acceso administrados por el sistema El nmero mximo de plantillas del equipo que puede crear para una entidad se especifica en el valor de la implementacin de MaxAutoCreatedAccessTeamsPerEntity. El valor predeterminado es 2. El nmero mximo de entidades que puede habilitar para equipos de acceso creados automticamente se especifica en el valor de la implementacin de MaxEntitiesEnabledForAutoCreatedAccessTeams. El valor predeterminado es 5. Ms informacin: Deployment Entities and Deployment Configuration Settings y Administer the deployment using Windows PowerShell. Vea tambin Acerca de las plantillas de equipo Administrar seguridad, usuarios y equipos Equipos de acceso con Microsoft Dynamics CRM 2013 Modelado de seguridad escalable con Microsoft Dynamics CRM 2013 Comportamiento en cascada Administrar la implementacin con Windows PowerShell Adicin de equipos o usuarios a un perfil de seguridad de campo Adicin de equipos o usuarios a un perfil de seguridad de campo Los controles de seguridad basados en roles acceden a un tipo especfico de entidad, los controles de seguridad basados en registros acceden a registros individuales y los controles de seguridad de nivel de campo tienen acceso a campos especficos. Puede usar un perfil de seguridad de campo para administrar los permisos de los usuarios para leer, crear o escribir en
90 campos protegidos. Por ejemplo, el perfil de seguridad del campo Administrador del sistema proporciona acceso completo a todos los campos protegidos en Microsoft Dynamics CRM.
1. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin.
b. Haga clic o pulse en Administracin > Perfiles de seguridad de campo.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario, y luego haga clic o pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > Perfiles de seguridad de campo.
2. Haga clic o pulse en el nombre de perfil al que desee agregar equipos o usuarios. 3. En Relacionado, haga clic o pulse en Equipos o en Usuarios. 4. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Agregar. 5. Seleccione un equipo o un usuario de la lista. Puede buscar primero un equipo o usuario. 6. Haga clic o pulse en Agregar. 7. Cierre el registro del perfil de seguridad de campo. Vea tambin Controlar el acceso a los datos Conceptos de seguridad para Microsoft Dynamics CRM Administrar seguridad, usuarios y equipos Sincronizacin de la informacin del usuario entre Microsoft Dynamics CRM y Active Directory
91 Sincronizacin de la informacin del usuario entre Microsoft Dynamics CRM y Active Directory Microsoft Dynamics CRM 2013 admite dos mtodos para autenticar a los usuarios: Autenticacin de Windows integrada Autenticacin basada en notificaciones De forma predeterminada, los clientes que adquieren Microsoft Dynamics CRM y lo implementen de forma local usan Autenticacin de Windows. Estos clientes tambin pueden configurar la autenticacin basada en notificaciones para implementaciones orientadas a Internet (IFD) del producto. Con Autenticacin de Windows integrada, cada registro de usuario en CRM 2013 debe estar asociado a una cuenta de usuario en Active Directory para habilitar el inicio sesin en CRM. Cuando se asocian los registros de usuario, CRM 2013 lee y almacena automticamente otra informacin sobre los registros de usuario (como nombre y apellidos, direccin de correo electrnico y el identificador nico global o GUID) del servicio de directorio de Active Directory. Sin embargo, los cambios en la informacin de Active Directory asociada a un usuario determinado pueden crear discrepancias con la informacin que se mantiene en CRM, lo que puede impedir que el usuario tenga acceso a CRM. Especficamente, si el valor del atributo Inicio de sesin de SamAccountName de usuario no coincide en los cambios de Active Directory de un usuario, la informacin del usuario correspondiente en CRM 2013 no coincidir y el usuario no podr iniciar sesin en CRM. Para asegurarse de que el usuario pueda iniciar sesin correctamente en CRM 2013, debe actualizar la informacin del registro de usuario de CRM de modo que coincida con la informacin en Active Directory. Antes de empezar, asegrese de registrar el valor del atributo Inicio de sesin de SamAccountName de usuario del usuario afectado antes de actualizar el registro de usuario correspondiente en CRM. Para obtener informacin sobre la sincronizacin de Microsoft Dynamics CRM Online con Active Directory, consulte la entrada de blog How to Synchronize CRM Online with your Active Directory.
1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en Microsoft Dynamics CRM. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el Nota
92 administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse Configuracin > Administracin > Usuarios.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin en caso necesario, y haga clic o pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > Usuarios.
3. En la lista de usuarios, haga clic o pulse para seleccionar el registro de usuario que desee actualizar y, a continuacin, haga clic o pulse en Editar. 4. En el cuadro de texto Nombre de usuario, escriba un nombre de usuario de Active Directory que no est siendo usado por ningn registro de usuario de CRM. Importante Si especifica un nombre de usuario que ya existe en Active Directory, CRM intentar asignar el usuario al usuario actualizado en Active Directory y, cuando busque un registro existente con el mismo GUID, la asignacin generar un error. Si todas las cuentas de usuario de Active Directory se estn usando por registros de usuario de CRM, cree una cuenta de usuario temporal de Active Directory.
5. Guarde el registro de usuario y, en el cuadro de texto Nombre de usuario, escriba el valor Inicio de sesin de SamAccountName de usuario que aparece para el usuario Active Directory, que ha registrado antes de iniciar este procedimiento. 6. Haga clic en Guardar y cerrar.
Vea tambin Administrar seguridad, usuarios y equipos
93 Agregar o eliminar integrantes de zona Agregar o eliminar integrantes de zona Para adaptar los cambios a zonas de ventas o representantes que se asignan a cada zona de ventas, puede agregar o quitar integrantes de la zona en Microsoft Dynamics CRM.
1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema o permisos equivalentes. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse en Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin de empresas > Zonas de ventas.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario y luego haga clic o pulse en Configuracin > Empresa > Administracin de empresas > Zonas de ventas.
3. En la lista de zonas de ventas, en Nombre de zona de ventas, haga doble clic o pulse en la entrada de la zona de ventas que desee agregar a usuarios o de la que desee quitar usuarios. 4. En el panel de navegacin, expanda Comn si es necesario y luego haga clic o pulse en Integrantes.
94 5. Siga los pasos de la tarea que realiza: Agregar personas a una zona de ventas a. En la cinta, haga clic o pulse en Agregar integrantes, vea el texto en el cuadro de dilogo Mensaje de pgina Web y haga clic o pulse en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. b. En el cuadro de dilogo Buscar registros, en el cuadro de texto Buscar, escriba todo o una parte del nombre del usuario que desee agregar a la zona de ventas y, a continuacin, haga clic o pulse en el icono Iniciar bsqueda . c. En la lista de registros, seleccione los usuarios que desea agregar a la zona de ventas y pulse o haga clic en Agregar.
Quitar usuarios de una zona de ventas a. En la lista de integrantes, seleccione los usuarios que desea quitar de la zona de ventas y, en la cinta de opciones, haga clic o pulse en Quitar integrantes. b. En el cuadro de dilogo Quitar integrantes, haga clic o pulse en Quitar. Nota Cuando quita un usuario de una zona de ventas, la lista actualizada de integrantes no se muestra hasta que se actualiza la pgina. Vea tambin Administrar usuarios Administrar seguridad, usuarios y equipos Administrar datos Administrar datos en Microsoft Dynamics CRM incluye importar datos en CRM, limpiar registros duplicados, eliminar datos en masa y proteger datos confidenciales con el cifrado de datos. En esta seccin Importar datos (todos los tipos de registro) Detectar datos duplicados Eliminacin de registros en masa Cifrado de datos Vea tambin Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online
95 Administrar documentos Importar datos (todos los tipos de registro) Importar datos suele ser la primera tarea importante que necesita realizar despus de instalar Microsoft Dynamics CRM. Puede importar datos de varios orgenes y sistemas de datos de CRM en los campos estndar y personalizados de la mayora de las entidades de negocio y personalizadas en Microsoft Dynamics CRM. Puede incluir datos relacionados, como notas y datos adjuntos. Para garantizar la integridad de los datos, puede habilitar la deteccin de duplicados que impide importar registros duplicados. Ms informacin: Detectar datos duplicados Los pasos previos a la importacin de los datos en CRM incluyen: 1. Preparar los archivos de datos de origen en uno de los siguientes formatos: valores separados por comas (.csv), hoja de clculo de XML 2003 (.xml) XML, comprimido (.zip) o archivos de texto. Puede importar datos de un archivo de origen o de varios archivos de origen. Un archivo de origen puede contener datos de un tipo de entidad o de varios tipos de entidad. 2. Preparar asignaciones de datos para asignar los datos contenidos en el archivo de origen a los campos de registro de CRM. Debe asignar cada columna del archivo de origen a un campo apropiado. Los datos sin asignar no se importan. Ms informacin: Seleccionar una asignacin de datos Hay varias formas de importar datos en CRM: 1. Para importar grandes volmenes de datos, se recomienda una forma programtica, como la ms eficaz. Al importar datos mediante programacin, logra funcionalidades adicionales que no estn disponibles al usar otros mtodos de importar datos. Estas capacidades avanzadas incluyen la visualizacin de datos de origen almacenados, el acceso a los registros de errores y la creacin de asignaciones de datos que incluyan la asignacin de transformaciones complejas, como concatenacin, divisin y reemplazo. Ms informacin: Importar datos. 2. Para trabajos ms pequeos de importacin, puede usar la herramienta Asistente para la importacin de datos que se incluye en la aplicacin Web CRM. Para obtener informacin acerca del Asistente para la importacin de datos o la importacin de tipos de registros especficos, vea Import accounts, leads, or other data. En el Asistente para la importacin de datos, el tamao mximo de archivo de los archivos .zip es de 32 MB; para los otros formatos de archivo, es de 8 MB. Con el Asistente para la importacin de datos, puede especificar la opcin "Asignar automticamente". El asistente asigna automticamente todos los archivos y encabezados de columna con campos y tipos de registro Microsoft Dynamics CRM si: Los nombres de archivo coinciden exactamente con el nombre para mostrar del tipo de registro. los encabezados de columna del archivo que se est importando coinciden exactamente con los nombres para mostrar de los campos del registro. Nota
96 3. Para agregar los datos de un registro individual, la forma ms rpida es usar Creacin rpida de la barra de navegacin o Nuevo del formulario de entidad. Ms informacin: Importar resultados ms probables de datos. Vea tambin Centro de clientes Administrar datos Detectar datos duplicados Detectar datos duplicados Para determinar si un registro es un posible duplicado, Microsoft Dynamics CRM usa reglas de deteccin de duplicados. Cuando se publica una regla de deteccin de duplicados, se crea un cdigo de correspondencia para cada registro existente. Tambin se crea un cdigo de correspondencia cuando se crea o actualiza un registro. Cuando un registro se encuentra en el proceso de creacin o actualizacin, su cdigo de correspondencia se puede comprobar automticamente con los cdigos de correspondencia de los registros existentes. De forma predeterminada, Microsoft Dynamics CRM tiene reglas simples de deteccin de duplicados para cuentas, contactos y clientes potenciales. Por ejemplo, puede detectar duplicados equiparando los campos del registro, como direccin de correo electrnico, nombre y apellidos. Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 y Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013 aportan la caracterstica de deteccin de duplicados a CRM para tabletas. Debe ser un administrador o personalizador del sistema para crear, habilitar y publicar reglas de deteccin de duplicados para la organizacin. Despus de publicar una regla de deteccin de duplicados, no se detecta el aumento de longitud de los campos incluidos en los criterios de deteccin de duplicados. La longitud del campo podra superar el lmite de longitud del cdigo de correspondencia y no ser comprobado; por lo tanto, es posible que existan duplicados sin detectar. Puede crear mltiples reglas de deteccin para el mismo tipo de entidad. Sin embargo, puede publicar un mximo de cinco reglas de deteccin de duplicados por tipo de entidad a la vez. Puede detectar duplicados: Al crear o actualizar registros para entidades que se habilitaron para deteccin de duplicados. Esto incluye los registros creados con CRM para Outlook y a los que se hace seguimiento en la aplicacin web de Microsoft Dynamics CRM. El dilogo de deteccin de duplicados se muestra solo para los registros creados o actualizados en la interfaz de usuario (UI) de CRM. Por ejemplo, para los registros creados por un flujo de trabajo, el dilogo de deteccin de duplicados no se muestra. Nota Importante
97 Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 y Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013 aportan la capacidad de detectar duplicados para entidades de la interfaz de usuario actualizada al crear o actualizar registros usando formularios de entidad o vistas de cuadrcula en la aplicacin web de CRM. Cuando CRM para Outlook pasa de estar sin conexin a estar en lnea. Durante la importacin de datos. Puede especificar si desea comprobar duplicados durante la importacin. Los duplicados no se pueden detectar cuando un usuario combina dos registros, convierte un cliente potencial o guarda una actividad como completada. Los duplicados tampoco se detectan cuando un usuario cambia el estado de un registro, como al activarlo o reactivarlo. Para comprobar si existen duplicados en la aplicacin Web, puede usar la caracterstica Detectar duplicados proporcionada en Ms comandos ( ) en la barra de navegacin de la cuadrcula. Los registros duplicados tambin se detectan cuando se importan datos mediante programacin o mediante el Asistente para la importacin de datos. Adems, puede comprobar si existen duplicados ejecutando trabajos programados de deteccin de duplicados. Para ver instrucciones paso a paso acerca de cmo configurar el trabajo de deteccin de duplicados, consulte Run system jobs to detect duplicates. Un trabajo de deteccin de duplicados se ejecuta en segundo plano mientras se llevan a cabo otras acciones en Microsoft Dynamics CRM. Puede solicitar recibir una notificacin de correo electrnico de CRM cuando finalice el trabajo de deteccin de duplicados. Para obtener informacin sobre cmo crear reglas de deteccin de duplicados y ejecutar la deteccin de duplicados mediante los servicios web de Microsoft Dynamics CRM (mediante programacin), vea Detect duplicate data. Vea tambin Administrar datos Importar datos (todos los tipos de registro) Bsqueda de duplicados Configurar reglas de deteccin de duplicados Ejecutar trabajos del sistema para detectar duplicados Eliminacin de registros en masa Eliminacin de registros en masa La caracterstica eliminacin en masa ayuda a mantener la calidad de los datos y a administrar el consumo de almacenamiento del sistema en Microsoft Dynamics CRM mediante la eliminacin de datos que ya no son necesarios. Nota Nota
98 Por ejemplo, puede eliminar los siguientes datos en masa: Datos obsoletos. Datos irrelevantes para el negocio. Datos de ejemplo o de prueba innecesarios. Datos que se importan incorrectamente desde otros sistemas. Con la eliminacin en masa puede realizar las operaciones siguientes: Eliminar datos en varias entidades. Eliminar registros para una entidad especificada. Recibir notificaciones por correo electrnico cuando finaliza una eliminacin en masa. Eliminar datos peridicamente. Programar la hora de inicio de una eliminacin en masa peridica. Recuperar la informacin acerca de los errores que se han producido durante una eliminacin en masa. Eliminar datos en masa 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en Microsoft Dynamics CRM. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin de datos > Eliminacin de registros en masa.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin en caso necesario, y
99 luego haga clic o pulse en Configuracin > Sistema > Administracin de datos > Eliminacin de registros en masa.
3. Haga clic o pulse en Nuevo para ejecutar Asistente para eliminacin en masa para crear un trabajo de eliminacin en masa con los registros que desee eliminar.
Para obtener ms informacin sobre cmo implementar la eliminacin en masa en cdigo, consulte Delete data in bulk. Vea tambin Administrar datos Cifrado de datos Cifrado de datos Microsoft Dynamics CRM 2013 utiliza cifrado estndar de nivel de celda SQL Server para un conjunto de atributos de entidad predeterminado que contienen informacin confidencial, como los nombres de usuario y contraseas de correo electrnico. Esta caracterstica puede ayudar a las organizaciones a mantener el cumplimiento de FIPS 140-2. Para Microsoft Dynamics CRM Online, todas las organizaciones nuevas o actualizadas usan cifrado de datos. Para las versiones locales de Microsoft Dynamics CRM 2013, el cifrado de datos no est activo de forma predeterminada para organizaciones nuevas o actualizadas. Sin embargo, el cifrado de datos se pueden activar en cualquier momento. Los usuarios de Microsoft Dynamics CRM que tengan el rol de seguridad de administrador del sistema pueden activar el cifrado de datos o cambiar la clave de cifrado cuando se habilita el cifrado de datos en el rea Configuracin > Administracin de datos > Cifrado de datos. Despus de activar el cifrado de datos, no puede desactivarlo. Para versiones locales de Microsoft Dynamics CRM: Cambiar la clave de cifrado requiere SSL configurado en el sitio web de Microsoft Dynamics CRM. Se recomienda cambiar la clave de cifrado una vez cada ao. La clave de cifrado se requiere para activar el cifrado de datos cuando importa una base de datos de la organizacin en una implementacin nueva o una implementacin en la que se ha reconstruido la base de datos de configuracin (MSCRM_CONFIG) despus de que cifrara la organizacin. Puede copiar la clave de cifrado original en el Bloc de notas y pegarla Importante
100 en el cuadro de dilogo Configuracin > Administracin de datos > Cifrado de datos una vez finalizada la importacin de la organizacin. Cuando vuelve a introducir la clave de cifrado de datos, se recomienda ejecutar la aplicacin web Microsoft Dynamics CRM con Internet Explorer para pegar la clave de cifrado en el cuadro de dilogo Cifrado de datos. Copie la clave de cifrado de datos de su organizacin Se recomienda hacer una copia de la clave de cifrado de datos. Esto es especialmente importante para implementaciones locales que necesiten reactivar el cifrado de datos despus de una recuperacin de errores o reimplementacin. 1. Inicie sesin en Microsoft Dynamics CRM como un usuario con el rol de seguridad de administrador del sistema. 2. Vaya a Configuracin > Administracin de datos > Cifrado de datos. 3. En el cuadro de dilogo Cifrado de datos, seleccione Mostrar clave de cifrado en el cuadro Clave de cifrado actual, seleccione la clave de cifrado, y cpiela en el portapapeles. Precaucin Si el sitio web de Microsoft Dynamics CRM no est configurado para HTTPS/SSL, el cuadro de dilogo Cifrado de datos no se mostrar. Para una implementacin ms segura, es recomendable que configure el sitio web para HTTPS/SSL. Sin embargo, si el sitio web no est configurado para HTTP/SSL, use una herramienta que puede usarse para modificar las tablas de base de datos de CRM, como Microsoft SQL Server Management Studio o Servicio web de implementacin, abra la base de datos de configuracin (MSCRM_CONFIG), y en la tabla DeploymentProperties, establezca DisableSSLCheckForEncryption como 1. 4. Pegue la clave de cifrado en un editor de texto como el Bloc de notas. 5. Como procedimiento recomendado, guarde el archivo de texto que contiene la clave de cifrado en un equipo en una ubicacin segura en un disco duro cifrado. Vea tambin Administrar datos Manage your records Cifrado de SQL Server Evaluacin de FIPS 140 Copie la clave de cifrado de datos de una organizacin
101 Free storage space in Microsoft Dynamics CRM These are ways to reduce the amount of storage space used by removing or deleting different types of information from Microsoft Dynamics CRM. Use one or more of these methods to control your total data storage usage with Microsoft Dynamics CRM. You can delete certain categories of data as the need arises, or you can set up bulk deletion jobs to reoccur at set intervals. The suggestions in this topic include deleting notes, attachments, import history, and other data. Before you delete data, be sure that the data is no longer needed because you cannot retrieve deleted data. There is no undo to restore your data once it has been deleted. This means it may make more sense for you to increase the amount of storage space you have with your Suscripcin a Microsoft Dynamics CRM Online instead of reducing the amount of storage space used. Except for methods 3 and 5, all these methods require that you have an administrator Microsoft Dynamics CRM security role, such as System Administrator. This gives you permission to delete records in bulk and to delete system jobs. In This Topic Method 1: Delete bulk email and workflow instances using a bulk deletion job Method 2: Evaluate and delete suspended workflows Method 3: Remove email attachments using Advanced Find Method 4: Remove email messages with attachments using a bulk deletion job Method 5: Remove notes with attachments using Advanced Find Method 6: Remove notes with attachments using a bulk deletion job Method 7: Remove bulk duplicate detection jobs and associated copies of duplicate records Method 8: Delete bulk import instances using a bulk deletion jobMethod 8: Delete bulk import instances using a bulk deletion job Method 9: Delete bulk deletion job instances using a bulk deletion job Method 10: Delete audit logs Method 1: Delete bulk email and workflow instances using a bulk deletion job If you delete this data, you will no longer be able to tell if an email was sent through bulk email or if a workflow rule ran against a record. The emails that were sent and the actions that ran against the record in the workflow will remain. Advertencia Nota Advertencia
102 1. Click or tap Microsoft Dynamics CRM > Settings > Data Management > Bulk Record Deletion. In the menu bar, click or tap New. This opens the Bulk Deletion Wizard. 2. Click or tap Next. 3. In the Look for list, select System Jobs. 4. In the search criteria area, add criteria similar to the following: System Job Type Equals Bulk E-mail; Workflow; Status Reason Equals Succeeded Completed On Older Than X Months 1 5. Group the three criteria rows: a. Click or tap the arrow next to each criteria row, and then click or tap Select Row. b. With all three rows selected, click or tap Group AND. 6. Click or tap Next. 7. In the Name text box, type a name for the bulk deletion job. 8. Select a date and time for the job start time; preferably a time when users are not in Microsoft Dynamics CRM. 9. Select the Run this job after every check box, and then in the days list, select the frequency you want the job to run. 10. If you want a notification e-mail sent, select the Send an e-mail to me (email@domain.com) when this job is finished check box. 11. Click or tap Next, review the bulk deletion job, and then click or tap Submit to create the recurring job.
Method 2: Evaluate and delete suspended workflows Sometimes workflows will enter a suspended state because there is a condition that will never be met or some other reason that will not allow the workflow to continue. Some workflows will be in a suspended state because they are waiting for a condition that has not yet been met, which is expected. For example, a workflow may be waiting for a task to be completed. 1. Click or tap Advanced Find. 2. In the Look for list, select System Jobs. 3. In the search criteria area, add criteria similar to the following: System Job Type Equals Workflow Status Reason Equals Waiting 4. Group the two criteria rows: Advertencia
103 a. Click or tap the arrow next to each criteria row, and then click or tap Select Row. b. With all three rows selected, click or tap Group AND. 5. Click or tap Find. 6. In the results window, you can open each item to determine whether the workflow can be deleted.
Method 3: Remove email attachments using Advanced Find If you delete this data, the attachments will no longer be available in Microsoft Dynamics CRM. However, if you have them saved in Microsoft Office Outlook, they will still be there. 1. Click or tap Advanced Find. 2. In the Look for list, select Email Messages. 3. In the search criteria area, add criteria similar to the following: Email Attachments (Item) File Size (Bytes) Is Greater Than - In the text box, type a byte value, such as 25000. 4. Click or tap Results. 5. Under Activities, you will now have a list of email messages that have attachments that are larger than X bytes. Review the emails and delete the attachments as needed.
Method 4: Remove email messages with attachments using a bulk deletion job If you delete this data, the email messages and their associated attachments will no longer be available in Microsoft Dynamics CRM. However, if you have them saved in Microsoft Office Outlook, they will still be there. 1. Click or tap Microsoft Dynamics CRM > Settings > Data Management > Bulk Record Deletion, and then in the menu bar, click or tap New. This opens the Bulk Deletion Wizard. 2. Click or tap Next. 3. In the Look for list, select Email Messages. 4. In the search criteria area, add criteria similar to the following: Advertencia
Advertencia
104 Status Reason Equals Completed Actual End Older Than X Months 1 Email Attachments (Item) File Size (Bytes) Is Greater Than In the text box, type a byte value, such as 25000. 5. Group the first two criteria rows: a. Click or tap the arrow next to each criteria row, and then click or tap Select Row. b. With both rows selected, click or tap Group AND. 6. Click or tap Next. 7. In the Name text box, type a name for the bulk deletion job. 8. Select a date and time for the job start time; preferably a time when users are not in Microsoft Dynamics CRM. 9. Select the Run this job after every check box, and then in the days list, select the frequency you want the job to run. 10. If you want a notification e-mail sent, select the Send an email to me (email@domain.com) when this job is finished check box. 11. Click or tap Next, review the bulk deletion job, and then click or tap Submit to create the recurring job.
Method 5: Remove notes with attachments using Advanced Find If you delete this data, notes and their associated attachments will no longer be available in Microsoft Dynamics CRM. 1. Click or tap Advanced Find. 2. In the Look for list, select Notes. 3. In the search criteria area, add criteria similar to the following: File Size (Bytes) Is Greater Than In the text box, type a byte value, such as 1048576. 4. Click or tap Results. 5. You will now have a list of attachments that are larger than the size you specified. 6. Select individual or a multiple attachments, and then click or tap Delete (X).
Method 6: Remove notes with attachments using a bulk deletion job Advertencia
Advertencia
105 If you delete this data, notes and their associated attachments will no longer be available in Microsoft Dynamics CRM. 1. Click or tap Microsoft Dynamics CRM > Settings > Data Management > Bulk Record Deletion, and then in the menu bar, click or tap New. This opens the Bulk Deletion Wizard. 2. Click or tap Next. 3. In the Look for list, select Notes. 4. In the search criteria area, add criteria similar to the following: File Size (Bytes) Is Greater Than In the text box, type a byte value, such as 1048576. Created On Older Than X Months 1 5. Group the two criteria rows: a. Click or tap the arrow next to each criteria row, and then click or tap Select Row. b. With all three rows selected, click or tap Group AND. 6. Click or tap Next. 7. In the Name text box, type a name for the bulk deletion job. 8. Select a date and time for the job start time; preferably a time when users are not in Microsoft Dynamics CRM. 9. Select the Run this job after every check box, and then in the days list, select the frequency you want the job to run. 10. If you want a notification e-mail sent, select the Send an email to me (email@domain.com) when this job is finished check box. 11. Click or tap Next, review the bulk deletion job, and then click or tap Submit to create the recurring job.
Method 7: Remove bulk duplicate detection jobs and associated copies of duplicate records Every time that a duplicate detection job runs, a copy of each duplicate record is stored in the database as part of the duplicate detection job. For example, if you have 100 duplicate records, every time that you run a duplicate detection job that finds these duplicates, whether it is manual or reoccurring, those 100 duplicate records will be stored in the database under that instance of that duplicate job until the duplicates are merged or deleted, or until the instance of that duplicate detection job is deleted. 1. Click or tap Microsoft Dynamics CRM > Settings > Data Management > Duplicate Detection Jobs.
106 2. Select the duplicate detection job instances you want to delete and then click or tap Delete (X). To avoid wasting storage space, make sure duplicates are resolved promptly so that they are not reported in multiple duplicate detection jobs.
Method 8: Delete bulk import instances using a bulk deletion job Every time you perform a bulk import, there is a system job associated with that import. The system job details show which records imported successfully and which records failed. After you delete these bulk import jobs, you will not be able to see what data was imported and you cannot roll back the import. 1. Click or tap Microsoft Dynamics CRM > Settings > Data Management > Bulk Record Deletion, and then in the menu bar, click or tap New. This opens the Bulk Deletion Wizard. 2. Click or tap Next. 3. In the Look for list, select System Jobs. 4. In the search criteria area, add criteria similar to the following: System Job Type Equals Import Status Reason Equals Succeeded Completed On Older Than X Months 1 5. Group the three criteria rows: a. Click or tap the arrow next to each criteria row, and then click or tap Select Row. b. With all three rows selected, click or tap Group AND. 6. Click or tap Next. 7. In the Name text box, type a name for the bulk deletion job. 8. Select a date and time for the job start time; preferably a time when users are not in Microsoft Dynamics CRM. 9. Select the Run this job after every check box, and then in the days list, select the frequency you want the job to run. 10. If you want a notification e-mail sent, select the Send an email to me (email@domain.com) when this job is finished check box. 11. Click or tap Next, review the bulk deletion job, and then click or tap Submit to create the recurring job.
Advertencia
107 Method 9: Delete bulk deletion job instances using a bulk deletion job When you are bulk deleting data, such as in many of the methods described in this article, a bulk deletion system job is created and can be deleted. After you delete these jobs, you will lose the history of the prior bulk deletion jobs that youve run. 1. Click or tap Microsoft Dynamics CRM > Settings > Data Management > Bulk Record Deletion, and then in the menu bar, click or tap New. This opens the Bulk Deletion Wizard. 2. Click or tap Next. 3. In the Look for list, select System Jobs. 4. In the search criteria area, add criteria similar to the following: System Job Type Equals Bulk Delete Status Reason Equals Succeeded Completed On Older Than X Months 1 Nota You could also delete jobs that have failed or been canceled. 5. Group the three criteria rows: a. Click or tap the arrow next to each criteria row, and then click or tap Select Row. b. With all three rows selected, click or tap Group AND. 6. Click or tap Next. 7. In the Name text box, type a name for the bulk deletion job. 8. Select a date and time for the job start time; preferably a time when users are not in Microsoft Dynamics CRM. 9. Select the Run this job after every check box, and then in the days list, select the frequency you want the job to run. 10. If you want a notification e-mail sent, select the Send an email to me (email@domain.com) when this job is finished check box. 11. Click or tap Next, review the bulk deletion job, and then click or tap Submit to create the recurring job.
Method 10: Delete audit logs When you enable auditing, Microsoft Dynamics CRM creates audit logs to store the audit history of the records. You can delete these audit logs to free space when they are no longer needed. Advertencia
Advertencia
108 When you delete an audit log, you can no longer view the audit history for the period covered by that audit log. 1. Click or tap Microsoft Dynamics CRM > Settings > Auditing. 2. In the Audit area click or tap Audit Log Management. 3. Select the oldest audit log, then click or tap Delete Logs. 4. In the confirmation message click or tap OK. You can only delete the oldest audit log in the system. To delete more than one audit log repeat deleting the oldest available audit log until you have deleted enough logs. Vea tambin Administrar datos Cifrado de datos Manage Microsoft Dynamics CRM Online instances Manage your configuration data La Herramienta de migracin de la configuracin es una nueva herramienta para Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 y Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013 (local) que le permite mover datos de configuracin en las instancias y organizaciones de Microsoft Dynamics CRM. Los datos de configuracin se usan para definir funciones personalizadas en Microsoft Dynamics CRM y normalmente se almacenan en entidades personalizadas. Los datos de configuracin son diferentes de los datos de usuario final (cuentas, contactos, etc.). Un ejemplo tpico de datos de configuracin es lo que se define en Servicios unificados para Microsoft Dynamics CRM para configurar una aplicacin personalizada de agente de centro de atencin telefnica. Las entidades de Servicios unificados, junto con los datos de configuracin que se almacenan en las entidades, definen una aplicacin de agente. Para obtener ms informacin acerca de Servicios unificados, vea Administration Guide for Unified Service Desk for Microsoft Dynamics CRM. La Herramienta de migracin de la configuracin le permite: Seleccionar las entidades y campos de dnde desea exportar los datos de configuracin. Evitar registros duplicados en el sistema de destino definiendo una condicin de exclusividad para cada entidad basada en una combinacin de campos de la entidad, que se usa para compararlos con los valores del sistema de destino. Si no hay valores que coincidan, se crea un registro nico en el sistema de destino. Si se encuentra un registro coincidente, el registro se actualiza en el sistema de destino.
Nota Nota
109 Si no se especifica ninguna condicin de deteccin de duplicados (exclusividad) para una entidad que se est exportando, la herramienta usa el nombre del campo principal de la entidad para compararlo con los datos existentes en el sistema de destino. Deshabilite complementos antes de exportar los datos y, a continuacin, vuelva a habilitarlos en el sistema de destino despus de que la importacin finalice para todas las entidades o entidades seleccionadas. Valide el esquema para que las entidades seleccionadas se exporten para asegurarse de que todos los datos/informacin necesarios se encuentran presentes. Reutilice un esquema existente para exportar datos desde un sistema de origen. Incruste los mdulos exportados creados con esta herramienta (esquema y archivos de datos) en otros programas. Por ejemplo, puede usar los datos exportados en Implementador de paquetes de Microsoft Dynamics CRM junto a otros archivos de soluciones y datos para crear e implementar paquetes en una instancia de CRM. Ms informacin: Deploy packages using CRM Package Deployer and Windows PowerShell La Herramienta de migracin de la configuracin no admite filtrado de registros en una entidad. De forma predeterminada, se exportarn todos los registros de la entidad seleccionada. En este tema Cmo funciona la herramienta de migracin de la configuracin? Solucin de problemas de migracin de datos de configuracin utilizando archivos de registro Prcticas recomendadas para migrar los datos de configuracin utilizando la herramienta Cmo funciona la herramienta de migracin de la configuracin? El siguiente diagrama muestra cmo se usa la Herramienta de migracin de la configuracin para migrar datos de configuracin.
Importante
110 Defina el esquema de los datos de origen que se exportarn: El archivo del esquema (.xml) contiene informacin acerca de los datos que desea exportar, por ejemplo, entidades, atributos, relaciones, definicin de la exclusividad de los datos, y si los complementos deben deshabilitarse antes de exportar los datos. Ms informacin: Create a schema to export configuration data Use el esquema para exportar datos: Use el archivo de esquema para exportar los datos a un archivo .zip que contiene los datos y el esquema de los datos exportados. Ms informacin: Create a schema to export configuration data Importar los datos exportados: Use los datos exportados (archivo .zip) para importar en la instancia de destino de CRM. La importacin de datos se realiza en mltiples pasos para importar primero los datos de base mientras se sitan en cola los datos dependientes, y despus se importan los datos dependientes en las pasadas posteriores para administrar las vinculaciones o dependencias de datos. Esto asegura la importacin de datos limpios. Ms informacin: Import configuration data Solucin de problemas de migracin de datos de configuracin utilizando archivos de registro La Herramienta de migracin de la configuracin ofrece soporte de registro para obtener informacin detallada sobre los errores que pueden producirse al iniciar sesin en la instancia de CRM utilizando la herramienta, las actividades realizadas por la herramienta durante la definicin del esquema y la exportacin/importacin de los datos de configuracin, e informacin sobre los datos que se importaron usando la herramienta. La herramienta genera tres archivos de registro que estn disponibles en la siguiente ubicacin en el equipo donde se ejecuta la herramienta: c:\Users\<UserName>\AppData\Roaming\Microsoft\DataMigrationUtility\<Version>. Login_ErrorLog.log: Proporciona informacin sobre los problemas que se han producido cuando se usa la herramienta para iniciar sesin en la instancia de CRM. Si hay un problema al iniciar sesin, aparecer un mensaje en la pantalla de inicio de sesin de la herramienta con un vnculo a este archivo de registro. El mensaje indica que se ha producido un error al procesar la solicitud de inicio de sesin y el usuario puede ver el registro de error. Puede hacer clic en el vnculo del mensaje para ver este archivo de registro. El archivo de registro se crea la primera vez que se encuentran problemas de inicio de sesin en la herramienta. Despus de eso, el archivo de registro se usa para registrar informacin sobre un problema de inicio de sesin, siempre que aparece. DataMigrationUtility.log: Proporciona informacin detallada sobre cada tarea realizada en la herramienta durante la ltima ejecucin. Puede ver el archivo de registro desde la herramientas haciendo clic en el men Registros de la pantalla principal, y haciendo clic en Registro en ejecucin. ImportDataDetail.log: Proporciona informacin detallada sobre los datos importados en el ltimo trabajo de importacin utilizando la herramienta. Cada vez que ejecuta un trabajo de importacin utilizando esta herramienta, los detalles existentes del archivo de registro pasan a un archivo denominado ImportDataDetail._old.log en el mismo directorio, y el archivo ImportDataDetail.log muestra informacin sobre el ltimo trabajo de importacin realizado utilizando la herramienta. Puede ver este archivo de registro desde la herramientas haciendo
111 clic en el men Registros de la pantalla principal, y luego haciendo clic en ltimo registro de importacin. Prcticas recomendadas para migrar los datos de configuracin utilizando la herramienta Los siguientes son factores que debe tener en cuenta cuando use esta herramienta para migrar los datos de configuracin: Mientras crea el esquema de datos de la exportacin, debe definir las reglas de la exclusividad adecuadamente para cada entidad para evitar actualizaciones no intencionadas de datos en el sistema de destino. Importe los datos exportados en un entorno de preproduccin (preferiblemente una imagen reflejada del entorno de produccin) para asegurarse de que los resultados de la importacin de los datos son los deseados. Realice una copia de seguridad del entorno de produccin antes de importar los datos. Vea tambin Create a schema to export configuration data Modify a configuration data schema Import configuration data Migrate your Unified Service Desk configuration to another CRM server Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online Create a schema to export configuration data La Herramienta de migracin de la configuracin le permite crear un esquema para describir los datos de exportacin. Tambin le permite por comprobar las dependencias y las relaciones que faltan en las entidades o los campos que se exportarn para evitar un conjunto de datos incoherente. En este tema Antes de empezar Cree un esquema y exporte datos de configuracin Reutilice un esquema existente para exportar datos de configuracin Antes de empezar Descargue el Microsoft Dynamics CRM SDK y extraiga el contenido del paquete en el equipo. La Herramienta de migracin de la configuracin est disponible en la carpeta SDK\Tools\ConfgurationMigration en el paquete de SDK de CRM extrado. No es necesario que instale la Herramienta de migracin de la configuracin. Ejecute la herramienta haciendo doble clic en el archivo DataMigrationUtility.exe en la carpeta SDK\Tools\ConfgurationMigration.
112 Cree un esquema y exporte datos de configuracin
1. Inicie la Herramienta de migracin de la configuracin. 2. En la pantalla principal, haga clic en Crear esquema y haga clic en Continuar. 3. En la pantalla Iniciar sesin, proporcione los detalles de autenticacin para conectarse a la instancia de CRM desde donde desea exportar los datos. Si tiene varias organizaciones en el servidor de CRM, y desea seleccionar la organizacin desde donde exportar los datos de configuracin, active la casilla Mostrar siempre la lista de organizaciones disponibles. Haga clic en Iniciar sesin. 4. Si tiene varias organizaciones y activ la casilla Mostrar siempre la lista de organizaciones disponibles, la prxima pantalla le permitir elegir la organizacin con la que desea conectarse. Seleccione una organizacin de CRM para conectarse. 5. En la lista Seleccione la solucin, seleccione una solucin de donde desea exportar los datos: 6. En la solucin seleccionada, puede seleccionar las entidades y campos que desea exportar o exportar todas las entidades de la solucin. a. Para seleccionar las entidades y campos que desea exportar, en la lista Seleccionar entidad, seleccione la entidad para la que desea exportar los datos. La lista Campos para la entidad muestra todos los campos de la entidad seleccionada. i. Para agregar campos seleccionados de la entidad, haga clic en Agregar campos. ii. Para agregar la entidad propiamente dicha y todos los campos, haga clic en Agregar entidad. b. Para exportar todas las entidades, haga clic en Agregar todo junto a la lista Seleccionar entidad.
113
7. Puede seleccionar Mostrar las relaciones de la entidad seleccionada para ver las entidades relacionadas para la entidad seleccionada de modo que puede exportarlas tambin. 8. Se muestran las entidades seleccionadas en el cuadro Entidades y campos seleccionados. Si desea quitar una entidad, campo o relacin, haga clic para seleccionarlo, haga clic con el botn secundario y, a continuacin seleccione la opcin de quitar. Si desea quitar todos los elementos Entidades y campos seleccionados y para empezar de nuevo, haga clic en Borrar seleccin.
114
9. Para validar los datos seleccionados que se exportarn, haga clic en Herramientas > Validar esquema.
10. Aparecer un mensaje si hay dependencias que faltan. Para cerrar el mensaje, haga clic en Aceptar.
115
11. Agregue entidades que faltan y, a continuacin, realice el paso 9 de nuevo para la validacin de los datos. Se muestra un mensaje de confirmacin si no hay errores de validacin. Si la entidad que falta no est en la solucin que ha seleccionado para la exportacin, puede agregar la entidad desde Solucin predeterminada seleccionndolo de la lista Seleccione la solucin. 12. Defina la condicin de exclusividad para los datos que desea exportar. Para iniciar una nueva pantalla, haga clic en Herramientas > Configuracin parmetros de importacin. Para cada entidad que ha seleccionada para exportar, agregue el campo o los campos en los que desea comprar los registros con registros existentes en el sistema de destino durante la importacin. Seleccione un campo y haga clic en Agregar campo. Sugerencia
116
13. Para deshabilitar los complementos de todas las entidades antes de que los datos se importen en el sistema de destino, active la casilla Deshabilitar complementos en todas las entidades para la importacin. La herramienta deshabilitar todos los complementos mientras se importan datos en el servidor de destino, y los volver a habilitar despus del proceso de importacin. 14. Para guardar la configuracin y volver a la pantalla principal, haga clic en Guardar. Si desea deshacer los cambios del cuadro Configurar parmetros de importacin, deber revertir manualmente esos cambios en este cuadro de dilogo, y luego hacer clic en Guardar para guardar los cambios y, cerrar el cuadro de dilogo. 15. En la pantalla principal: a. Haga clic en Archivo > Guarde esquema para guardar solo el esquema sin exportar los datos. Se le pide que especifique el nombre y la ubicacin del archivos del esquema (.xml) para guardar. Puede usar el esquema ms adelante para exportar los datos. Ahora puede salir de la herramienta. Nota
117 b. Haga clic en Exportar datos para exportar los datos y el archivo de esquema. Se le pide que especifique el nombre y la ubicacin de archivo de esquema que desea exportar. Especifique el nombre y la ubicacin, y haga clic en Guardar. Vaya al prximo paso. c. Haga clic en Guardar y exportar para elegir si desea exportar los datos despus de guardar el archivo de esquema o no. Se le pide que especifique el nombre y la ubicacin de archivo de esquema que desea exportar. Especifique el nombre y la ubicacin, y haga clic en Guardar. Se le pide que guarde el archivo de datos: haga clic en S para exportarlo o en No para exportar ms tarde. Si hizo clic en S, vaya al prximo paso. 16. En la siguiente pantalla, especifique la ubicacin del archivo de datos que desea exportar en la casilla Guardar en archivo de datos y luego haga clic en Exportar datos. La pantalla muestra el estado de progreso de la exportacin y la ubicacin del archivo exportado en la parte inferior de la pantalla una vez terminada la exportacin.
17. Haga clic en Salir para cerrar la herramienta.
118 Reutilice un esquema existente para exportar datos de configuracin Puede volver a usar un archivo de esquema que se gener usando la Herramienta de migracin de la configuracin para exportar rpidamente los datos en las instancias de CRM sin necesidad de crear el esquema de nuevo. 1. Inicie la Herramienta de migracin de la configuracin. 2. En la pantalla principal, haga clic en Exportar datos y en Continuar. 3. En la pantalla Iniciar sesin, proporcione los detalles de autenticacin para conectarse a la instancia de CRM desde donde desea exportar los datos. Si tiene varias organizaciones en el servidor de CRM, y desea seleccionar la organizacin desde donde exportar los datos de configuracin, active la casilla Mostrar siempre la lista de organizaciones disponibles. Haga clic en Iniciar sesin. 4. Si tiene varias organizaciones y activ la casilla Mostrar siempre la lista de organizaciones disponibles, la prxima pantalla le permitir elegir la organizacin con la que desea conectarse. Seleccione una organizacin de CRM para conectarse. 5. En la siguiente pantalla, seleccione el archivo de esquema que desea usar para la exportacin de los datos. 6. Especifique el nombre y la ubicacin del archivo de datos que se exportar. 7. Haga clic en Exportar datos. La pantalla muestra el estado de progreso de la exportacin y la ubicacin del archivo exportado en la parte inferior de la pantalla una vez terminada la exportacin. 8. Haga clic en Salir para cerrar la herramienta. Vea tambin Modify a configuration data schema Manage your configuration data Import configuration data Modify a configuration data schema Puede editar un archivo de esquema existente para incluir informacin sobre nuevos datos de configuracin o actualizar la definicin de datos de configuracin existente para mejorar el proceso de exportacin de datos de configuracin. Antes de empezar Si an no ha descargado la herramienta, descargue el Microsoft Dynamics CRM SDK y extraiga el contenido del paquete en el equipo. La Herramienta de migracin de la configuracin est disponible en la carpeta SDK\Tools\ConfgurationMigration en el paquete SDK de CRM extrado. No es necesario que instale la Herramienta de migracin de la configuracin. Ejecute la herramienta haciendo doble clic en el archivo DataMigrationUtility.exe en la carpeta SDK\Tools\ConfgurationMigration. Debe tener un archivo de esquema que se cre utilizando la Herramienta de migracin de la configuracin. Ms informacin: Create a schema to export configuration data
119 Editar un archivo de esquema 1. Inicie la Herramienta de migracin de la configuracin. 2. En la pantalla principal, haga clic en Crear esquema y haga clic en Continuar. 3. En la pantalla Iniciar sesin, proporcione los detalles de autenticacin para conectarse a la instancia de CRM para la que cre originalmente el archivo del esquema de datos de exportacin. Si tiene varias organizaciones en el servidor de CRM, y desea seleccionar una organizacin, active la casilla Mostrar siempre la lista de organizaciones disponibles. Haga clic en Iniciar sesin. 4. Si tiene varias organizaciones y activ la casilla Mostrar siempre la lista de organizaciones disponibles, la prxima pantalla le permitir elegir la organizacin con la que desea conectarse. Seleccione una organizacin de CRM para conectarse. 5. En la pantalla principal, haga clic en Archivo > Cargar esquema. 6. Navegue hasta el archivo de esquema que desea editar, seleccinelo y haga clic en Abrir. 7. La definicin del esquema aparece en la Herramienta de migracin de la configuracin. Realice los cambios requeridos en el archivo de definicin de esquema. Para obtener informacin acerca de la definicin de un archivo de esquema, consulte los pasos 5-14 en Create a schema to export configuration data. 8. Guarde el archivo de esquema actualizado. 9. Haga clic en Salir para cerrar la herramienta. Vea tambin Import configuration data Create a schema to export configuration data Manage your configuration data Import configuration data Despus de exportar los datos de configuracin desde la instancia de CRM de origen, ahora est listo para importarlos a la instancia de CRM de destino. Antes de empezar Si an no ha descargado la herramienta, descargue el paquete de Microsoft Dynamics CRM SDK y extraiga el contenido del paquete en el equipo. La Herramienta de migracin de la configuracin est disponible en la carpeta SDK\Tools\ConfgurationMigration en el paquete SDK de CRM extrado. No es necesario que instale la Herramienta de migracin de la configuracin. Ejecute la herramienta haciendo doble clic en el archivo DataMigrationUtility.exe en la carpeta SDK\Tools\ConfgurationMigration. Importe datos de configuracin 1. Inicie la Herramienta de migracin de la configuracin. 2. En la pantalla principal, haga clic en Importar datos y en Continuar.
120 3. En la pantalla Iniciar sesin, proporcione los detalles de autenticacin para conectarse a la instancia de CRM desde donde desea importar los datos. Si tiene varias organizaciones en el servidor de CRM, y desea seleccionar la organizacin donde importar los datos de configuracin, active la casilla Mostrar siempre la lista de organizaciones disponibles. Haga clic en Iniciar sesin. 4. Si tiene varias organizaciones y activ la casilla Mostrar siempre la lista de organizaciones disponibles, la prxima pantalla le permitir elegir la organizacin con la que desea conectarse. Seleccione una organizacin de CRM para conectarse. 5. Proporcione el archivo de datos (.zip) que desea importar. Busque el archivo de datos, y seleccinelo. Haga clic en Importar datos. 6. Este paso es aplicable solo si los datos que est importando contienen la informacin del usuario del sistema de origen. Introduzca informacin del usuario de asignacin en el sistema destino. Puede asignar todos ellos al usuario que ejecuta el proceso de importacin o asignarlos a usuarios individuales mediante un archivo de asignacin de usuarios (.xml). Si elige esto ltimo, tendr que especificar un archivo de asignacin de usuarios existente o la herramienta puede generarlo para usted. Si genera un nuevo archivo, especifique el nombre de usuario de asignacin en el parmetro Nuevo para cada usuario en el servidor de origen. Seleccione el archivo de asignacin de usuarios en la herramienta cuando haya terminado, y haga clic en Aceptar.
121
La pantalla siguiente muestra el estado de importacin de sus registros. La importacin de datos se realiza en mltiples pasos para importar primero los datos de base mientras se sitan en cola los datos dependientes, y despus se importan los datos dependientes en las pasadas posteriores para administrar las vinculaciones o dependencias de datos. Esto asegura una importacin limpia y coherente de los datos. 7. Haga clic en Finalizar para cerrar la herramienta. Vea tambin Manage your configuration data Connect to Microsoft Social Listening Your customers and stakeholders are talking about you somewhere on Facebook, Twitter, or blogs. How do you learn about it? Well, in Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014, you can get powerful social insights by connecting Microsoft Dynamics CRM Online to Microsoft
122 Social Listening. Microsoft Social Listening collects data from social media websites and presents it to you in easy-to-consume charts and graphs that you can use to spot emerging trends in peoples comments, whether theyre positive, negative, or neutral. You can drill down into the data and see who is mentioning you, where they posted the comment, and exactly what they said. Armed with these insights, you can pinpoint what youre doing right, and address potential issues before bigger problems arise. This feature is available to you only if your organization has transitioned to the Entorno de Microsoft Online Services. Also, this feature isnt available in Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013 or earlier versions of Microsoft Dynamics CRM 2013. With social insights, you bring social media data directly into the CRM dashboards and entity forms. As an administrator, you configure the connection to Microsoft Social Listening and add the Enfoques sociales controls to the entity forms and system dashboards. You use the Enfoques sociales controls to specify what social data you want to see and in what form you want this data to be presented to you. When you set up the Enfoques sociales controls, you choose a search topic or search topic category and visuals. For the search topic you may choose your company name to listen to what is said in the social media about company or your product. Or, you may want to know about what is said about your accounts, then you choose a search topic category, Accounts. After you choose the search topic or search category, you pick the visuals. It can be a graph or chart, or some other visual representation of data. You can find a lot of interesting, useful and easy to follow information about social listening and social insights in CRM in this book: eBook: Microsoft Social Listening for CRM . Before you can set up the Social Insights controls in CRM, you have to add the search topic categories and visuals for your CRM organization in Microsoft Social Listening. However, you can add the search topics in Microsoft Social Listening or directly in CRM. Download the complete users guide: Microsoft Social Listening Users Guide Connect to Microsoft Social Listening for Social Insights To configure the connection, you need to have a subscription to Microsoft Social Listening, be an authorized Microsoft Social Listening user and have a Microsoft Social Listening instance provisioned for this CRM instance. 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en Microsoft Dynamics CRM. Check your security role a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el Nota Nota
123 administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. If using the CRM web application a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Click or tap Settings > Administration > Microsoft Social Listening Configuration.
If using CRM for Outlook a. In the Navigation Pane, expand your organization if necessary, and then click or tap Settings > System > Administration > Microsoft Social Listening Configuration.
3. Youre presented with the legal disclaimer. To accept the disclaimer, click or tap Continue. Youll then proceed to the configuration page. Nota Youre asked to accept this disclaimer once, when you connect for the first time. 4. On the Microsoft Social Listening Configuration page, in the Select the Microsoft Social Listening solution to connect to dropdown box, click or tap the Microsoft Social Listening instance to which you want to connect. Click or tap the Select button next to the dropdown box. The Select button becomes grayed out to indicate that the selection is confirmed. If you want to switch to a different Microsoft Social Listening instance, you are asked to confirm it by clicking or tapping the Confirm button. Changing the Microsoft Social Listening instance, may cause any existing Enfoques sociales controls on forms and dashboards to display error messages, because the new instance may not have matching data. All existing Enfoques sociales controls may need to be reconfigured. Also, the existing Enfoques sociales data in CRM may need to be reset to remove references to the old instance data. Advertencia Nota
124 In Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014, only one Microsoft Social Listening instance is provided for connection to the CRM instance. Reset Social Insights This action deletes all existing data in CRM for the search topics, search topic categories and visuals for Enfoques sociales. 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en Microsoft Dynamics CRM. Check your security role a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. If using the CRM web application a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Click or tap Settings > Administration > Microsoft Social Listening Configuration.
If using CRM for Outlook a. In the Navigation Pane, expand your organization if necessary, and then click or tap Settings > System > Administration > Microsoft Social Listening Configuration.
3. On the Microsoft Social Listening Configuration page, click or tap Reset Social Insights. The Reset Social Insights Confirmation message box appears, click or tap Confirm, if you want to proceed, otherwise click or tap Cancel. Advertencia
125 Add the Social Insights control to a CRM entity form To add Enfoques sociales controls to an entity (record type) form, you have to use the form editor provided in the CRM Customization area. You can position the Enfoques sociales control anywhere on the form and resize it, just like you would do with the iFrame controls. You can make the control bigger by increasing the number of rows and spanning the control over several columns. This is important if you want to make a graph or a chart in the control appear larger and be more readable. Ms informacin: Use the Form Editor. 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en Microsoft Dynamics CRM. Check your security role a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. If using the CRM web application a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Click or tap Settings > Customization > Customize the System.
If using CRM for Outlook a. In the Navigation Pane, expand your organization if necessary, and then click or tap Settings > System > Customization > Customize the System.
3. In the Navigation Pane, under Components, expand Entities. 4. Expand the entity that you want to add the Enfoques sociales control to. Double-click or tap Forms. 5. In the grid view, click or tap the entitys Main form. The entity form opens. 6. Select the Insert tab. At the top of the form, on the ribbon, click the Enfoques sociales icon. In the setup dialog box, fill out the required fields, such as the unique name of the control and the label name. Click or tap OK. The Enfoques sociales control is now added
126 to the entity form. You can resize the control or move the control to another location on the form. 7. Switch back to the Home tab. Click or tap Save and then click or tap Publish to publish the added customizations. The control called Configure Social Insights appears on all records based on this form. The search topics, search categories and visuals can be added to the control. You dont need administrator permissions to set up Enfoques sociales on the entity record. Add and set up Social Insights controls on the system dashboards You dont need administrator permissions to add and set up Enfoques sociales controls on the personal dashboard. You can add the Enfoques sociales controls to the existing system dashboards or to a new dashboard. Lets create a new dashboard and add the Enfoques sociales control to it. Well use the Set Up Enfoques sociales wizard to lead us through the setup. Shortly after the setup is finished and customizations are published, the charts and graphs with social data will appear on your dashboard. 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en Microsoft Dynamics CRM. Check your security role a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. If using the CRM web application a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Click or tap Settings > Customization > Customize the System. Nota Nota
127
If using CRM for Outlook a. In the Navigation Pane, expand your organization if necessary, and then click or tap Settings > System > Customization > Customize the System.
3. In the Navigation Pane, under Components, click or tap Dashboards. 4. Click or tap New on the command bar. Choose a layout and click or tap Create. 5. On the dashboard form, enter the name of the dashboard in the Name text box and click or tap Save. 6. To add the control, click or tap Insert Social Insights icon in the center of the section on the dashboard form, or click or tap More Commands ( ) on the command bar and then click or tap Enfoques sociales in the dropdown list. Set Up Enfoques sociales wizard appears. 7. In the Set Up Enfoques sociales wizard, click or tap Advanced. The Add Enfoques sociales dialog appears. Fill in the required fields and click or tap OK. You can also use the default values and click or tap OK or Cancel to close the dialog box. 8. In the Set Up Enfoques sociales wizard main window, click or tap Search topic or Search topic category, and then click or tap Next. 9. To pick the search topic or the search topic category, in the dropdown list, click or tap the topic or the category, depending on what you chose in the previous step and then click or tap Next. Nota You can create a new search topic, instead of choosing a search topic in the dropdown list. Click or tap Create a new search topic, fill in the required fields and click or tap Next. 10. In the visuals drop-down list, click or tap a graph or a chart you want, such as Analytics summary, Recent posts or Trends. You can add as many visuals as you want and move them up and down the list using the MOVE UP and MOVE DOWN arrows. You can also delete a visual by clicking or tapping the delete icon displayed to the right of the visual. Click or tap Finish. 11. On the command bar, click or tap Save and then click or tap Close. 12. To publish the customizations, click or tap Publish All Customizations on the command bar. After the customizations are published, you can see the social insights on your dashboard in Microsoft Dynamics CRM > Dashboards. Vea tambin Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online Control social data eBook: Social listening for Dynamic businesses
128 Microsoft Social Listening Users Guide Control social data You can enable or disable your ability to receive social data in Microsoft Dynamics CRM. This capability is introduced in Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014. Read about how to bring social data to Microsoft Dynamics CRM: Receive social data in Microsoft Dynamics CRM Enable or disable social engagement By default, social engagement is enabled and social data is received. If you disable social engagement, you can no longer create or update social data in CRM. If you try to convert a social activity to a case while social engagement is disabled, youll get an error message. The error occurs because the Convert To Case action tries to update the social activity Regarding field. The same error occurs if you try to assign a social activity record or a social profile record to another user. 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema o permisos equivalentes. Check your security role a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. If using the CRM web application a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Click or tap Settings > Administration > System Settings.
If using CRM for Outlook Nota
129 a. In the Navigation Pane, expand your organization if necessary, and then click or tap Settings > System > Administration > System Settings.
3. Under Disable Social Engagement, select Yes to stop receiving social data in CRM. To receive data, select No. 4. Click or tap OK. Vea tambin Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online Connect to Microsoft Social Listening Receive social data in Microsoft Dynamics CRM Manage Bing Maps for your organization Aprenda a administrar Mapas de Bing para toda la organizacin de CRM. Cuando se activa Mapas de Bing, las personas ven un mapa de la ubicacin de un cliente cuando consultan contactos, clientes potenciales, o cuentas. Las organizaciones deMicrosoft Dynamics CRM (local) es posible que deban especificar una clave de empresa de Mapas de Bing para usar la caracterstica de mapas. Vaya a la pgina de licencias de Mapas de Bing para obtener informacin sobre cmo obtener una clave. Especifique la clave de licencia de Mapas de Bing (solo local) Las organizaciones deMicrosoft Dynamics CRM (local) necesitan especificar una clave de licencia de Mapas de Bing. Vaya a la pgina de licencias de Mapas de Bing para obtener informacin sobre cmo obtener una clave. 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema o permisos equivalentes. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
Importante
130
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. b. Haga clic o pulse en Configuracin del sistema. c. En la pestaa General , desplcese hasta > Habilitar los Mapas de Bing > Escriba la clave de Mapas de Bing, y escriba la clave de licencia. d. Haga clic o pulse en Aceptar.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, haga clic o pulse en Configuracin > Sistema > Administracin. b. Haga clic o pulse en Configuracin del sistema. c. En la pestaa General , desplcese hasta > Habilitar los Mapas de Bing > Escriba la clave de Mapas de Bing, y escriba la clave de licencia. d. Haga clic o pulse en Aceptar. Active o desactive Mapas de Bing para la organizacin 1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema o permisos equivalentes. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. b. Haga clic o pulse en Configuracin del sistema.
131 c. En la pestaa General, desplcese hasta > Habilitar los Mapas de Bing > Mostrar Mapas de Bing en los formularios y seleccione S o No. d. Haga clic o pulse en Aceptar.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, haga clic o pulse en Configuracin > Sistema > Administracin. b. Haga clic o pulse en Configuracin del sistema. c. En la pestaa General, desplcese hasta > Habilitar los Mapas de Bing > Mostrar Mapas de Bing en los formularios y seleccione S o No. d. Haga clic o pulse en Aceptar. Idiomas admitidos en Microsoft Dynamics CRM para ver mapas de Bing La siguiente tabla contiene una lista de todos los idiomas admitidos en CRM para ver los mapas de Bing. Si aparece el idioma, el mapa de Bing aparece en el formulario, como cuenta, contacto o cliente potencial, en su idioma. Si el idioma no aparece, el mapa no aparece en el formulario. En su lugar, el vnculo Haga clic aqu para ver el mapa se incluye en el formulario. Cuando hace clic o pulsa en este vnculo, pasa directamente a los Mapas de Bing. Mapas de Bing no estn disponibles en todos pases, reas, o idiomas. Es posible que no pueda ver el mapa en su idioma, si no es compatible con Mapas de Bing. Para obtener una lista de idiomas, pases y regiones admitidos, vea la documentacin de Mapas de Bing.
Idioma Cdigo de cultura Checo cs-CZ Dans da-DK Neerlands (Pases Bajos) nl-BE Neerlands (Pases Bajos) nl-NL Ingls (Australia) en-AU Canad (ingls) en-CA Ingls (India) en-IN Ingls (Reino Unido) en-GB Ingls (Estados Unidos) es-ES Fins fi-FI
Vea tambin Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online Utilizar los mapas de Bing para ver una ubicacin Crear y editar procesos Definir y forzar procesos de negocio coherentes es una de las principales razones por las que los usuarios utilizan Microsoft Dynamics CRM. Los procesos son un grupo de caractersticas que puede usar para definir y forzar procesos coherentes para la organizacin. Estos procesos coherentes garantizan a los usuarios que usan el sistema que puedan concentrarse en su trabajo y no en recordar realizar un conjunto de pasos manuales. Los procesos se pueden ser sencillos o complejos y pueden cambiar con el tiempo. Los procesos estn diseados para que los utilizan personas que no son programadores. Las reglas que se definen en procesos contienen una lgica similar que un programador puede aplicar mediante cdigo, pero no necesita llamar a un desarrollador cada vez que desee cambiar las reglas. Sin embargo, debe tener un entendimiento claro de la lgica de las reglas y comprender las capacidades de cada tipo de proceso. An es necesario aplicar los procesos con atencin y verificar los resultados para asegurarse de que se obtiene el resultado deseado. La siguiente tabla ofrece informacin general sobre cundo usar cada categora del proceso.
133 Categora del proceso Descripcin Flujo de trabajo Use flujos de trabajo para automatizar los procesos de negocio en segundo plano. Los flujos de trabajo suelen iniciarlos eventos del sistema para que el usuario no tenga que estar pendiente de si se ejecutan, pero tambin pueden configurarse para que los usuarios los inicien manualmente. Los flujos de trabajo pueden funcionar en segundo plano (asincrnicamente) o en tiempo real (de forma sincrnica). Se hace referencia a estos por separado como flujos de trabajo en segundo plano o flujos de trabajo en tiempo real. Dilogos Use los dilogos para crear una interfaz de usuario que gue a los usuarios a travs de un script para la interaccin con el cliente o un asistente para realizar acciones complejas de forma fluida. Acciones Use acciones para expandir el vocabulario disponible para que los desarrolladores expresen procesos de negocio. Los verbos bsicos como crear, actualizar, eliminar y asignar que proporciona el sistema, una accin los utiliza para crear verbos ms expresivos como aprobar, escalar, distribuir o programar. Si la definicin de un proceso de negocio cambia, los usuarios que no son programadores pueden editar la accin para que el cdigo no se tenga que cambiar. Flujos de proceso de negocio Use flujos de proceso de negocio para definir los pasos en que los usuarios deban proporcionar datos para lograr un resultado. Los flujos de proceso de negocio agregan un control al principio de un formulario que muestra a los usuarios los datos que deben especificar para avanzar a la siguiente fase y en definitiva para completar un proceso de negocio. Un flujo de proceso de negocio puede abarcar varias entidades.
134 Los flujos de proceso de negocio son diferentes de otros tipos de procesos. Todos los procesos usan la misma tecnologa subyacente y la informacin sobre estos se almacena en la entidad Process. Los flujos de proceso de negocio tienen una experiencia de configuracin y un comportamiento diferentes comparados con otros tipos de procesos. Ms informacin: Flujos de proceso de negocio En este tema Quin puede crear procesos? Dnde se encuentra los procesos? Qu pueden hacer los procesos? Estn activos los procesos cuando se importan? Quin puede crear procesos? Solo los administradores del sistema, los personalizadores del sistema o los usuarios con roles de seguridad de director general pueden crear procesos que se apliquen a toda la organizacin. Otras personas con los siguientes roles de seguridad pueden crear procesos con un nivel de acceso limitado. Por ejemplo, los usuarios con el nivel de acceso de usuario pueden crear flujos de trabajo para uso personal con registros de su propiedad. Mientras que los usuarios pueden crear flujos de proceso de negocio, flujos de trabajo en tiempo real o procesos de accin, debern tener los privilegios Activar flujos de proceso de negocio o Activar procesos en tiempo real para poder activarlos. La siguiente tabla muestra el nivel de acceso de procesos basados en roles de seguridad predeterminados.
Rol de seguridad Nivel de acceso Director general Organizacin Administrador del sistema Organizacin Personalizador del sistema Organizacin Vicepresidente de marketing Primario: unidades de negocio secundarias Vicepresidente de ventas Primario: unidades de negocio secundarias Jefe de representante de servicio al cliente Unidad de negocio Jefe marketing Unidad de negocio Jefe de ventas Unidad de negocio Administrador de programacin Unidad de negocio Nota
135 Rol de seguridad Nivel de acceso Representante de servicio al cliente Usuario Profesional de marketing Usuario Vendedor Usuario Programador Usuario
Dnde se encuentra los procesos? Hay dos rutas de acceso para navegar a los procesos en CRM: Configuracin > Procesos Esta es la ruta ms fcil para obtener acceso y permite usar vistas definidas para la entidad Process, incluidas las vistas personalizadas.
Configuracin > Personalizaciones > Personalizar el sistema > Componentes > Procesos Esta ruta proporciona un acceso conveniente cuando se realiza otro trabajo de personalizacin en las herramientas de personalizacin.
Los flujos individuales de proceso de negocio tambin se pueden editar con el botn Editar proceso en la barra de comandos para el formulario donde est activo el flujo de proceso de negocio. Qu pueden hacer los procesos? Los flujos de proceso de negocio son diferentes de los otros tipos de procesos. Ms informacin: Qu pueden hacer los flujos de proceso de negocio? Procesos que son propiedad del usuario, como cuentas y contactos. Las acciones que puede realizar el proceso dependen a veces de los privilegios del usuario propietario del proceso y se basa en ocasiones en el contexto de la persona que inicia el flujo de trabajo. Los procesos pueden comprobar condiciones, aplicar lgica de bifurcacin y realizar acciones. Realizan estas acciones en una serie de pasos. Los flujos de proceso de negocio contienen fases y controlan el avance por las fases, pero no proporcionan ninguna otra capacidad. La siguiente tabla describe los pasos disponibles en los procesos de flujo de trabajo, dilogo y accin. Para obtener ms detalles, consulte los temas para cada tipo de proceso.
Nota
136 Paso Tipo de proceso Descripcin Fase Flujo de trabajo, dilogo, accin Las fases simplifican la lectura de la lgica del flujo de trabajo y la explican. Sin embargo, las fases no afectan a la lgica ni al comportamiento de los flujos de trabajo. Si un proceso tiene fases, todos los pasos del proceso deben estar incluidos en una fase. Condicin de comprobacin Flujo de trabajo, dilogo, accin Una instruccin lgica "if- <condicin> then". Puede comprobar los valores del registro en el que se ejecuta el flujo de trabajo, cualquiera de los registros vinculados a ese registro en una relacin N:1 o cualquier registro creado por pasos anteriores. Segn esos valores puede definir pasos adicionales cuando la condicin se cumpla (cuando sea true). Rama condicional Flujo de trabajo, dilogo, accin Una instruccin lgica de tipo "else-if-then", el editor utiliza el texto "De lo contrario, si <condicin> entonces:" Seleccione una condicin de comprobacin que haya definido anteriormente y podr agregar una rama condicional para definir pasos adicionales cuando la condicin de comprobacin devuelva false. Accin predeterminada Flujo de trabajo, dilogo, accin Una instruccin lgica de tipo "else". El editor utiliza el texto "De lo contrario:" Seleccione una condicin de comprobacin, rama condicional, condicin de espera o rama de espera paralela que haya definido
137 Paso Tipo de proceso Descripcin anteriormente y podr usar una accin predeterminada para definir los pasos para todos los casos que no cumplan los criterios definidos en elementos de condicin o de rama. Condicin de espera Flujo de trabajo en segundo plano solo Habilita un flujo de trabajo en segundo plano para que se ponga en pausa hasta que se hayan cumplido los criterios definidos por la condicin. El flujo de trabajo se vuelve a iniciar automticamente cuando cumple los criterios en la condicin de espera. Rama de espera paralela Flujo de trabajo en segundo plano solo Define una condicin de espera alternativa para un flujo de trabajo en segundo plano con un conjunto correspondiente de pasos adicionales que se realizan solo cuando se cumple el criterio inicial. Puede usar ramas de espera paralelas para crear lmites de tiempo en la lgica del flujo de trabajo. Ayudan a evitar que el flujo de trabajo espere indefinidamente hasta que se hayan cumplido los criterios definidos en una condicin de espera. Asignar valor Dilogo, accin Define un valor en una variable o un parmetro de salida del proceso. Crear registro Flujo de trabajo, dilogo, accin Crea un nuevo registro para una entidad y asigna valores a los atributos. Actualizar registro Flujo de trabajo, dilogo, accin Puede actualizar el registro en el que se ejecuta el flujo de trabajo, cualquiera de los registros
138 Paso Tipo de proceso Descripcin vinculados a ese registro en una relacin N:1 o cualquier registro creado por pasos anteriores. Asignar registro Flujo de trabajo, dilogo, accin Puede asignar el registro en el que se ejecuta el flujo de trabajo, cualquiera de los registros vinculados a ese registro con una relacin N:1 o cualquier registro creado por pasos anteriores. Enviar correo electrnico Flujo de trabajo, dilogo, accin Enva un mensaje de correo electrnico. Puede elegir crear un nuevo mensaje de correo electrnico o usar una plantilla de correo electrnico configurada para la entidad de registro en la que se ejecuta el flujo de trabajo o cualquier entidad que tenga una relacin N:1 con la entidad o la entidad de los registros creados por pasos anteriores. Iniciar flujo de trabajo secundario Flujo de trabajo, dilogo, accin Inicia un proceso de flujo de trabajo que se ha configurado como un flujo de trabajo secundario. Cambiar estado Flujo de trabajo, dilogo, accin Cambia el estado del registro en el que se ejecuta el proceso, cualquiera de los registros vinculados a ese registro con una relacin N:1 o cualquier registro creado por pasos anteriores. Detener flujo de trabajo/Detener dilogo Flujo de trabajo, dilogo, accin Detiene el flujo de trabajo, el dilogo o la accin actual. Puede establecer un estado Correcto o Cancelado y especificar un mensaje de estado. Pgina Dilogo Contenedor de pasos de mensaje y respuesta en un dilogo. Mensaje y respuesta Dilogo Muestra un mensaje en la pgina
139 Paso Tipo de proceso Descripcin de un dilogo y puede ofrecer un campo para capturar datos de una respuesta. Consultar de datos de CRM Dilogo Define una consulta que devuelve datos para proporcionar las opciones de una respuesta en un paso de mensaje y respuesta de un dilogo. Vincular dilogo secundario Dilogo Inicia un proceso de dilogo que se ha configurado como un dilogo secundario. Paso personalizado Flujo de trabajo, dilogo, accin Proporciona extensiones a los elementos lgicos disponibles de forma predeterminada en CRM. Los pasos pueden incluir condiciones, acciones, otros pasos o una combinacin de estos elementos. Los desarrolladores pueden crear pasos del flujo de trabajo personalizados. No hay pasos personalizados disponibles en CRM de forma predeterminada. Para obtener ms informacin para desarrolladores, vea el tema del Microsoft Dynamics CRM SDK Custom workflow activities (workflow assemblies).
Estn activos los procesos cuando se importan? Los procesos funcionan despus de activarlos. Normalmente, cuando importa una solucin que crea un nuevo proceso en la organizacin, el estado de ese proceso en su organizacin depende del estado del proceso cuando se cre la solucin. Esto se aplica a todas las soluciones que se exportaron desde una organizacin de Microsoft Dynamics CRM 2013 o de Microsoft Dynamics CRM Online despus de la publicacin de Microsoft Dynamics CRM Online Otoo 2013. Si la solucin se cre con una organizacin de Microsoft Dynamics CRM 2011 o de Microsoft
140 Dynamics CRM Online antes de Microsoft Dynamics CRM Online Otoo 2013, la solucin se activar al instalar la solucin. En algunos casos debe volver a instalar una solucin o instalar una actualizacin a una solucin que contiene procesos. En este caso, el estado del proceso de su organizacin no cambiar. Vea tambin Acciones Flujos de proceso de negocio Procesos de flujo de trabajo Dilogos Supervisar y administrar procesos Acciones Create and edit business rules [Cust Guide] Procesos de flujo de trabajo Los flujos de trabajo automatizan los procesos de negocio sin una interfaz de usuario. Los usuarios suelen utilizar procesos de flujo de trabajo para iniciar tareas de automatizacin que no requieren ninguna interaccin del usuario. Cada proceso de flujo de trabajo est asociado a una sola entidad. Al configurar flujos de trabajo tiene cuatro reas principales a tener en cuenta: Cundo comenzarlos? Deben ejecutarse como un flujo de trabajo en tiempo real o un flujo de trabajo en segundo plano? Qu acciones deben realizar? En qu condiciones deben llevarse a cabo las acciones? Este tema introduce cmo buscar procesos de flujo de trabajo, y describe cundo iniciarlos y si deben ejecutarse en tiempo real o en segundo plano. Para obtener ms informacin acerca de las acciones que deben realizar y las condiciones, consulte Configurar los pasos del flujo de trabajo. En este tema Dnde se personalizan los procesos de flujo de trabajo? Propiedades de flujo de trabajo Contexto de seguridad de los procesos de flujo de trabajo Activar un flujo de trabajo
141 Dnde se personalizan los procesos de flujo de trabajo? Para ver los flujos de trabajo de su organizacin abra el nodo Procesos en la solucin predeterminada y filtre por los procesos con la Categora establecida en Flujo de trabajo.
Puede crear o modificar flujos de trabajo con la aplicacin web. Los desarrolladores pueden crear flujos de trabajo con la informacin del SDK de Microsoft Dynamics CRM 2013 y las soluciones que adquiera pueden incluir flujos de trabajo que se puedan modificar. Propiedades de flujo de trabajo En el explorador de soluciones, seleccione Procesos y haga clic en Nuevo. Al crear un flujo de trabajo, el dilogo Crear proceso requiere que establezca tres propiedades que todos los procesos tienen:
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Nombre del proceso El nombre del proceso de flujo de trabajo no necesita ser nico, pero si esperaba tener muchos flujos de trabajo, quizs desee usar una convencin de nomenclatura para distinguir claramente los procesos. Es posible que desee aplicar prefijos estndar al nombre del flujo de trabajo. El prefijo puede describir la funcin del flujo de trabajo o el departamento dentro de la empresa. Esto le ayudar a agrupar elementos similares en la lista de flujos de trabajo.
Categora Esta propiedad establece que se trata de un proceso de flujo de trabajo.
Entidad Cada proceso de flujo de trabajo debe establecerse en una entidad nica. No puede cambiar la entidad una vez creado el proceso de flujo de trabajo.
Ejecutar este flujo de trabajo en segundo plano (recomendado) Esta opcin aparece cuando se selecciona el flujo de trabajo como la categora. Este valor determina si el flujo de trabajo es un flujo de trabajo de tiempo real o en segundo
143 plano. Los flujos de trabajo en tiempo real se ejecutan inmediatamente (forma sincrnica) y flujos de trabajo en segundo plano se ejecutan asincrnicamente. Las opciones de configuracin disponibles dependen de la opcin que se elija para este valor. Los flujos de trabajo en segundo plano permiten condiciones de espera que no estn disponibles para los flujos de trabajo en tiempo real. Aunque no use las condiciones de espera, posteriormente puede convertir los flujos de trabajo en segundo plano en flujos de trabajo en tiempo real y los flujos de trabajo en tiempo real en flujos de trabajo en segundo plano. Para obtener ms informacin sobre las condiciones de espera, vea Configurar las condiciones de las acciones de flujo de trabajo.
Tambin tiene la opcin Tipo para especificar si desea crear un nuevo flujo de trabajo desde cero o comenzar a partir de una plantilla existente. Si elige Proceso nuevo a partir de una plantilla existente (seleccione desde la lista) puede elegir entre los procesos de flujo de trabajo disponibles que se guardaron anteriormente como una plantilla de proceso. Tras crear el flujo de trabajo o si modifica uno existente, tendr las siguientes propiedades adicionales:
Activar como Puede elegir Plantilla de procesos para crear un punto de partida avanzado para otras plantillas. Si selecciona esta opcin, el flujo de trabajo no se aplicar despus de activarlo, pero en su lugar, estar disponible seleccionar en el dilogo Crear proceso si selecciona Tipo: Proceso nuevo a partir de una plantilla existente (seleccione desde la lista) Las plantillas de proceso son convenientes cuando tiene varios procesos similares de flujo de trabajo y desea definirlos sin duplicar la misma lgica. Nota Editar una plantilla de procesos no cambia los comportamientos de otras procesos de flujo de
144 trabajo que ha creado previamente usando dicha plantilla. Un nuevo flujo de trabajo creado con una plantilla es una copia del contenido de la plantilla.
Disponible para ejecutarse Esta seccin contiene las opciones que describen la disponibilidad del flujo de trabajo para su ejecucin. Ejecutar este flujo de trabajo en segundo plano (recomendado) Esta casilla refleja la opcin seleccionada al crear el flujo de trabajo. Esta opcin est deshabilitada, pero es posible cambiarla en el men Acciones eligiendo Convertir en flujo de trabajo en tiempo real o Convertir en flujo de trabajo en segundo plano.
Como un proceso a peticin Seleccione esta opcin si desea permitir que los usuarios ejecuten este flujo de trabajo desde el comando Ejecutar flujo de trabajo.
Como un proceso secundario Seleccione esta opcin si desea permitir que el flujo de trabajo est disponible para iniciarse desde otro flujo de trabajo.
mbito Para entidades propiedad del usuario, las opciones son Organizacin, Principal: Unidades de negocio secundarias, Unidad de negocio o Usuario. Para entidades que pertenecen a la organizacin, la nica opcin es Organizacin. Si el mbito es Organizacin, la lgica del flujo de trabajo se puede aplicar a cualquier registro de la organizacin. De lo contrario, el flujo de trabajo solo se puede aplicar a un subconjunto de registros dentro de dicho mbito. Nota El valor de mbito predeterminado es Usuario. Asegrese de comprobar que el valor de mbito sea adecuado antes de activar el flujo de trabajo.
Iniciar al Use las opciones de esta seccin para especificar cundo un flujo de trabajo debe iniciarse automticamente. Puede configurar un flujo de trabajo en tiempo real para ejecutarse antes de determinados eventos. Esta es una caracterstica muy eficaz
145 porque el flujo de trabajo puede detener la accin antes de que se produzca. Ms informacin: Usar flujos de trabajo en tiempo real. Las opciones son: Registro creado Cambios de estado de registro Registro asignado Cambio en los campos de registro Registro eliminado
Nota Tenga en cuenta que las acciones y las condiciones que se definen para el flujo de trabajo no se tienen en cuenta al ejecutar el flujo de trabajo. Por ejemplo, si define un flujo de trabajo para actualizar el registro, esta accin no la puede realizar un flujo de trabajo en tiempo real antes de crear el registro. Un registro que no existe no se puede actualizar. De forma similar, un flujo de trabajo en segundo plano no puede actualizar un registro que se ha eliminado, aunque podra definir esta accin para el flujo de trabajo. Si configura un flujo de trabajo para realizar una accin que no se puede realizar, se producir un error y el flujo de trabajo completo generar un error.
Ejecutar como Esta opcin solo est disponible si deseleccion la opcin Ejecutar este flujo de trabajo en segundo plano (recomendado) al crear el flujo de trabajo o si convirti posteriormente un flujo de trabajo en segundo plano en un flujo de trabajo en tiempo real.
Contexto de seguridad de los procesos de flujo de trabajo Cuando un flujo de trabajo en segundo plano se configura como un proceso a peticin, y un usuario lo inicia mediante el comando Ejecutar flujo de trabajo, las acciones que el flujo de trabajo puede realizar se limitan a las que el usuario poda realizar en funcin de los privilegios y los niveles de acceso definidos por los roles de seguridad establecidos para su cuenta de usuario. Cuando un flujo de trabajo en segundo plano se inicia en funcin de un evento, el flujo de trabajo opera en el contexto del usuario que es el propietario, normalmente la persona que cre el flujo de trabajo. Para flujos de trabajo en tiempo real tiene la opcin Ejecutar como y puede elegir si el flujo de trabajo debe aplicar el contexto de seguridad del propietario del flujo de trabajo o del usuario que realiz cambios en el registro. Si el flujo de trabajo incluye acciones que todos los usuarios no podran realizar segn las restricciones de seguridad, debe optar ejecutar el flujo de trabajo como propietario del flujo de trabajo.
146 Activar un flujo de trabajo Los flujos de trabajo pueden editarse solo mientras estn desactivados. Antes de que un flujo de trabajo se pueda usar manualmente o aplicarse debido a eventos tiene que estar activado. Antes de que un flujo de trabajo se pueda activar debe tener al menos un paso. Para obtener informacin sobre la configuracin de pasos, consulte Configurar los pasos del flujo de trabajo Un flujo de trabajo solo lo puede activar o desactivar el propietario del flujo de trabajo o alguien con el privilegio Actuar en nombre de otro usuario como el administrador del sistema. La razn de esto es que un usuario malintencionada podra modificar el flujo de trabajo de otro usuario sin que este estuviese al corriente del cambio. Puede volver a asignar un flujo de trabajo cambiando el propietario. Este campo se encuentra en la pestaa Administracin. Si no es el administrador del sistema y es necesario editar un flujo de trabajo que tenga que pertenecer a otro usuario, necesita que lo desactiven y se lo asignen. Una vez que haya terminado de modificar el flujo de trabajo, puede volver a asignrselo y este deber activarlo. Los flujos de trabajo en tiempo real requieren que el usuario tenga el privilegio Activar procesos en tiempo real. Debido a que los flujos de trabajo en tiempo real tienen un mayor riesgo de afectar al rendimiento del sistema, solo los usuarios que puedan evaluar el riesgo potencial deben obtener este privilegio. Los flujos de trabajo se guardan cuando se activan, por lo que no es necesario guardarlos antes de activarlos. Vea tambin Crear y editar procesos Configurar los pasos del flujo de trabajo Supervisar y administrar procesos Prcticas recomendadas para los procesos de flujo de trabajo Configurar los pasos del flujo de trabajo Al configurar flujos de trabajo tiene cuatro reas principales a tener en cuenta: Cundo comenzarlos? Deben ejecutarse como un flujo de trabajo en tiempo real o un flujo de trabajo en segundo plano? Qu acciones deben realizar? En qu condiciones deben llevarse a cabo las acciones? El tema Procesos de flujo de trabajo introduca cmo buscar procesos de flujo de trabajo, cuando comenzarlos y si deban ejecutarse como procesos en tiempo real o en segundo plano. Este tema se centra en especificar las acciones que los flujos de trabajo pueden realizar las condiciones para realizar estas acciones. En este tema Fases y pasos del flujo de trabajo
147 Acciones que los procesos del flujo de trabajo pueden realizar Configurar las condiciones de las acciones de flujo de trabajo Usar flujos de trabajo en tiempo real Fases y pasos del flujo de trabajo Cuando disee flujos de trabajo tiene la opcin de incluir la lgica que desea utilizar en fases y pasos. Fases Las fases simplifican la lectura de la lgica del flujo de trabajo y la explican. Sin embargo, las fases no afectan a la lgica ni al comportamiento de los flujos de trabajo. Si un proceso tiene fases, todos los pasos del proceso deben estar incluidos en una fase.
Pasos Los pasos son una unidad de lgica de negocios en un flujo de trabajo. Los pasos pueden incluir condiciones, acciones, otros pasos o una combinacin de estos elementos.
Acciones que los procesos del flujo de trabajo pueden realizar Los procesos de flujo de trabajo pueden realizar las acciones que aparecen en la tabla siguiente.
Para Descripcin Crear registro Crea un nuevo registro de una entidad de su eleccin y asigna valores de su eleccin a los atributos. Actualizar registro Puede actualizar el registro en el que se ejecuta el flujo de trabajo, cualquiera de los registros vinculados a ese registro en una relacin N:1 o cualquier registro creado por pasos anteriores. Asignar registro Puede asignar el registro en el que se ejecuta el flujo de trabajo, cualquiera de los registros vinculados a ese registro con una relacin N:1 o cualquier registro creado por pasos anteriores. Enviar correo electrnico Enva un mensaje de correo electrnico. Puede elegir crear un nuevo mensaje de correo electrnico o usar una plantilla de correo
148 Para Descripcin electrnico configurada para la entidad de registro en la que se ejecuta el flujo de trabajo o cualquier entidad que tenga una relacin N:1 con la entidad o la entidad de los registros creados por pasos anteriores. Iniciar flujo de trabajo secundario Inicia un proceso de flujo de trabajo que se ha configurado como un flujo de trabajo secundario. Cambiar estado Cambia el estado del registro en el que se ejecuta el proceso, cualquiera de los registros vinculados a ese registro con una relacin N:1 o cualquier registro creado por pasos anteriores. Detener flujo de trabajo Detiene el flujo de trabajo actual. Puede establecer un estado Correcto o Cancelado y especificar un mensaje de estado. Cuando los flujos de trabajo en tiempo real se configuran para un evento, detener un flujo de trabajo con el estado de cancelado impide que la accin de evento se complete. Para obtener ms informacin, vea Usar flujos de trabajo en tiempo real. Paso personalizado Los desarrolladores pueden crear pasos del flujo de trabajo personalizados que definan acciones. No hay pasos personalizados disponibles en Microsoft Dynamics CRM de forma predeterminada.
Establecer valores de registro Cuando se crea un registro se pueden establecer valores para el registro. Cuando se actualiza un registro, se pueden establecer, anexar, aumentar, disminuir, multiplicar o desactivar los valores. Al hacer clic en Establecer propiedades, se abre de un dilogo que muestra el formulario predeterminado para la entidad. En la parte inferior del dilogo puede ver una lista de campos adicionales no presentes en el formulario. Para un campo, puede establecer un valor esttico y este ser definido por el flujo de trabajo.
149 A la derecha del dilogo, el Asistente de formulario permite establecer o anexar valores dinmicos desde el contexto del registro actual. Esto incluye valores de los registros relacionados a los que se puede acceder desde las relaciones N:1 (varios a uno) para la entidad. Las opciones disponibles en el Asistente de formulario dependen del campo que ha seleccionado en el formulario. Si establece un valor dinmico, ver un marcador amarillo denominado "campo de datos dinmico" que muestra donde se incluirn los datos dinmicos. Si desea quitar el valor, simplemente seleccione el campo de datos dinmico y elimnelo. Para los campos de texto, puede usar la combinacin de datos estticos y dinmicos. Con valores dinmicos no sabe seguro que un campo o una entidad relacionada tenga el valor que desea establecer. Puede establecer realmente varios campos para probar y establecer el valor, y clasificarlos en orden mediante las flechas verdes. Si el primer campo no tiene datos, se probar el segundo campo y as sucesivamente. Si ninguno de los campos tiene datos, puede especificar un valor predeterminado para usarlo. Configurar las condiciones de las acciones de flujo de trabajo Las acciones que se aplicarn a menudo dependen de condiciones. Los procesos de flujo de trabajo proporcionan varias maneras de definir condiciones y crear una lgica de bifurcacin para obtener los resultados deseados. Puede comprobar los valores del registro con el que el proceso de flujo de trabajo se est ejecutando, los registros vinculados a dicho registro con una relacin N:1 o los valores dentro del propio proceso
Tipo de condicin Descripcin Condicin de comprobacin Una instruccin lgica "if-<condicin> then". Puede comprobar los valores del registro en el que se ejecuta el flujo de trabajo, cualquiera de los registros vinculados a ese registro en una relacin N:1 o cualquier registro creado por pasos anteriores. Segn esos valores puede definir pasos adicionales cuando la condicin se cumpla. Rama condicional Una instruccin lgica de tipo "else-if-then", el editor utiliza el texto "De lo contrario, si <condicin> entonces:" Seleccione una condicin de comprobacin que haya definido anteriormente y podr agregar una rama condicional para definir pasos adicionales cuando la condicin de comprobacin devuelva false. Accin predeterminada Una instruccin lgica de tipo "else". El editor utiliza el texto "De lo contrario:" Seleccione una condicin de comprobacin,
150 Tipo de condicin Descripcin rama condicional, condicin de espera o rama de espera paralela que haya definido anteriormente y podr usar una accin predeterminada para definir los pasos para todos los casos que no cumplan los criterios definidos en elementos de condicin o de rama. Condicin de espera Habilita un flujo de trabajo en segundo plano para que se ponga en pausa hasta que se hayan cumplido los criterios definidos por la condicin. El flujo de trabajo se vuelve a iniciar automticamente cuando cumple los criterios en la condicin de espera. Los flujos de trabajo en tiempo real no pueden usar condiciones de espera. Rama de espera paralela Define una condicin de espera alternativa para un flujo de trabajo en segundo plano con un conjunto correspondiente de pasos adicionales que se realizan solo cuando se cumple el criterio inicial. Puede usar ramas de espera paralelas para crear lmites de tiempo en la lgica del flujo de trabajo. Ayudan a evitar que el flujo de trabajo espere indefinidamente hasta que se hayan cumplido los criterios definidos en una condicin de espera. Paso personalizado Los desarrolladores pueden crear pasos del flujo de trabajo personalizados que definan condiciones. No hay pasos personalizados disponibles en Microsoft Dynamics CRM de forma predeterminada.
Usar flujos de trabajo en tiempo real Con Microsoft Dynamics CRM 2013 puede configurar flujos de trabajo en tiempo real pero debe usarlos con cuidado. Los flujos de trabajo en segundo plano se recomiendan normalmente porque permiten que el sistema los aplique a medida que los recursos estn disponibles en el servidor. Esto ayuda a allanar el trabajo que el servidor debe realizar y ayuda a mantener el mximo rendimiento para todas aquellas personas que usen el sistema. La desventaja es que las acciones definidas por flujos de trabajo en segundo plano no son inmediatas. No puede predecir cuando se aplicarn, pero tardarn normalmente unos minutos. Para la mayora de los procesos
151 de automatizacin de negocios resulta adecuado porque las personas que usan el sistema no tienen que saber que el proceso se est ejecutando. Use los flujos de trabajo en tiempo real cuando un proceso de negocio requiera que alguien vea inmediatamente los resultados del proceso o si desea poder cancelar una operacin. Por ejemplo, es posible que desee establecer algunos valores predeterminados para un registro la primera vez que se guarde, o asegurarse de que algunos registros no se eliminarn. Convertir entre los flujos de trabajo en tiempo real y en segundo plano Para cambiar un flujo de trabajo en tiempo real a un flujo de trabajo en segundo plano, elija Convertir en flujo de trabajo en segundo plano en la barra de herramientas. Para cambiar un flujo de trabajo en segundo plano a un flujo de trabajo en tiempo real, elija Convertir en flujo de trabajo en tiempo real en la barra de herramientas. Si el flujo de trabajo en segundo plano usa condiciones de espera se convertir en no vlido y no podr activarlo hasta que quite la condicin de espera. Iniciar flujos de trabajo en tiempo real antes o despus del cambio de estado Cuando se configura Opciones para procesos automticos para flujos de trabajo en tiempo real, las opciones Iniciar al para el evento de cambios de estado permiten seleccionar Despus o Antes para cuando cambie el estado. La opcin predeterminada es Despus. Al seleccionar Antes est diciendo que desea que la lgica del flujo de trabajo se aplique antes de que se guarden los datos que cambian el estado. Esto proporciona la capacidad de comprobar los valores antes de que otra lgica se aplique despus de la operacin e impide que se ejecute otra lgica. Por ejemplo, puede tener lgica adicional en una accin de complemento o de flujo de trabajo personalizado que podra emprender acciones en otro sistema. Al detener el procesamiento posterior puede evitar los casos en que los sistemas externos se vean afectados. La aplicacin de flujos de trabajo en tiempo real antes de este evento tambin significa que otras acciones de flujo de trabajo o complemento en Microsoft Dynamics CRM que haya podido guardar datos no necesitan "revertirse" cuando la operacin se cancela. Usar la accin Detener flujo de trabajo con flujos de trabajo en tiempo real Cuando aplica una accin Detener flujo de trabajo en un flujo de trabajo tiene la opcin de especificar una condicin de estado que puede ser Correcto o Cancelado. Cuando establece el estado en cancelado, se impide la operacin. Un mensaje de error que contiene el texto del mensaje de estado de la accin de detencin se muestra el usuario con el ttulo Error de proceso empresarial. Vea tambin Crear y editar procesos Procesos de flujo de trabajo Supervisar y administrar procesos Prcticas recomendadas para los procesos de flujo de trabajo
152 Prcticas recomendadas para los procesos de flujo de trabajo Este tema contiene las prcticas recomendadas para crear y administrar procesos de flujo de trabajo. En este tema Evitar bucles sin fin Usar plantillas de flujo de trabajo Usar flujos de trabajo secundarios Mantener menos registros Usar Notas para realizar un seguimiento de cambios Evitar bucles sin fin Es posible crear lgica en un flujo de trabajo que inicie un bucle sin fin, que consuma recursos de servidor y que afecte al rendimiento. La situacin tpica en que puede producirse un bucle sin fin es si tiene un flujo de trabajo configurado para iniciarse cuando se actualice un atributo y dicho atributo se actualice en la lgica del flujo de trabajo. La accin de actualizacin desencadena el mismo flujo de trabajo que actualiza el registro, y desencadena el flujo de trabajo una y otra vez.
Microsoft Dynamics CRM incluye lgica para detectar y detener bucles sin fin. Si un proceso de flujo de trabajo se ejecuta ms de un nmero de veces determinado en un registro especfico en un perodo de tiempo corto, el proceso produce el siguiente error: Esta tarea de flujo de trabajo se cancel porque el flujo de trabajo que la inici inclua un bucle infinito. Corrija la lgica del flujo de trabajo e intntelo de nuevo. Para Microsoft Dynamics CRM Online, el lmite de veces es 16. Para implementaciones locales de CRM, el lmite es 8. Usar plantillas de flujo de trabajo Si tiene flujos de trabajo que sean similares y prev crear ms flujos de trabajo que sigan el mismo patrn, guarde el flujo de trabajo como una plantilla de flujo de trabajo. De esta manera, la prxima vez que necesite crear un flujo de trabajo similar, podr hacerlo mediante la plantilla y evitar tener que especificar todas las condiciones y acciones desde cero. En el dilogo Crear proceso, elija Proceso nuevo a partir de una plantilla existente (seleccione desde la lista). Usar flujos de trabajo secundarios Si aplica la misma lgica en diferentes flujos de trabajo o en ramas condicionales, defina dicha lgica como un flujo de trabajo secundario para que no tenga que replicarla manualmente en cada flujo de trabajo o rama condicional. Esto facilita el mantenimiento de los flujos de trabajo. En lugar de explorar muchos flujos de trabajo que puedan aplicar la misma lgica, solo puede actualizar un flujo de trabajo.
153 Mantener menos registros Para ahorrar espacio en disco, desactive la casilla de verificacin Mantener registros de las tareas de flujo de trabajo que encuentran errores si no necesita mantener estos datos. Usar Notas para realizar un seguimiento de cambios Cuando edita flujos de trabajo, debe usar la ficha Notas y escribir lo que ha hecho y por qu. Esto permite que otro usuario comprenda los cambios que ha realizado. Vea tambin Crear y editar procesos Procesos de flujo de trabajo Configurar los pasos del flujo de trabajo Supervisar y administrar procesos Dilogos Los dilogos son un tipo de proceso en Microsoft Dynamics CRM que muestra los formularios de entrada y los datos que un usuario necesita en cada paso mientras interacta con un cliente o sigue un procedimiento complejo. Un dilogo puede tener lgica de bifurcacin basada en la entrada del usuario que sigue un caso, una llamada de telfono u otra interaccin de cliente. Los dilogos con frecuencia se usan en centros de llamadas para proporcionar scripts que permitan al cliente que trata con personal aplicar interacciones fluidas con los clientes. Tambin puede usar dilogos para proporcionar un tipo de interfaz de usuario de "asistente" para que las personas realicen procedimientos complejos de forma fluida. Los dilogos proporcionan: Interacciones coherentes con los clientes y tareas de usuario interactivas. Entrada de informacin coherente en la base de datos de la organizacin. Una manera de que las personas de la organizacin puedan centrarse en el crecimiento de su negocio en lugar de realizar tareas repetitivas. Los dilogos muestran una serie de pantallas en funcin de las respuestas que se especifiquen en los mensajes de cada pantalla. Los dilogos pueden proporcionar un conjunto distinto de pantallas en funcin de las respuestas que escribe. Despus de completar el dilogo, los datos se guardan y se pueden revisar ms adelante. A diferencia de los procesos de flujo de trabajo, un dilogo se puede aplicar solo a un solo registro a la vez. Dnde debo personalizar los procesos de dilogo? Puede ver los dilogos de la organizacin navegando a Configuracin > Procesos y filtrando por los procesos de la categora Dilogo. Tambin puede ver los dilogos de la organizacin abriendo el nodo Procesos en la solucin predeterminada y filtrando por los procesos de la categora Dilogo.
154 Propiedades de los dilogos Cada dilogo debe tener las siguientes propiedades establecidas: Nombre El nombre del proceso de dilogo no necesita ser nico, pero si esperaba tener muchos dilogos, quizs desee usar una convencin de nomenclatura para distinguir claramente los procesos. Es posible que desee aplicar prefijos estndar al nombre del dilogo. El prefijo puede describir la funcin del flujo de trabajo o el departamento dentro de la empresa. Esto le ayudar a agrupar elementos similares en la lista de dilogos.
Entidad Cada proceso de dilogo debe establecerse en una entidad nica. No puede cambiar la entidad una vez creado el dilogo.
Categora Esta propiedad establece que se trata de un proceso de dilogo.
A diferencia de los procesos de flujo de trabajo, los dilogos no tienen mbito. Estn disponibles para toda la organizacin. Si un usuario ejecuta un dilogo que crea o actualiza un registro, el usuario debe tener privilegios para realizar estas acciones fuera del dilogo. Cada dilogo crear un registro de la sesin de dilogo y el usuario debe tener privilegios para crear y actualizar los registros. Activar dilogos Para poder usar un dilogo, debe activarlo. Un dilogo solo lo puede activar o desactivar el propietario del dilogo. Puede volver a asignar un dilogo cambiando el propietario. En la pestaa Administracin, puede realizar esta accin. Los dilogos pueden editarse solo mientras estn desactivados. Si necesita editar un dilogo que pertenece a otro usuario, haga que lo desactiven y se lo asignen a usted. Vea tambin Configurar procesos de dilogo Acciones Flujos de proceso de negocio Procesos de flujo de trabajo Acciones
155 Configurar procesos de dilogo Los dilogos proporcionan una interfaz de usuario a las personas que los usan. Debe familiarizarse con las posibilidades en esta interfaz de usuario a medida que configura dilogos para satisfacer su requisitos empresariales. En este tema Componentes de un cuadro de dilogo Pasos disponibles para los dilogos Vincular dilogo secundario Componentes de un cuadro de dilogo Resulta til ver cmo se muestra un dilogo a las personas que lo usan antes de empezar a configurar el primero. Al abrir un proceso de dilogo para usarlo ver una ventana como la que se muestra en la captura de pantalla siguiente:
Un dilogo tendr los siguientes componentes: Encabezado: incluye el nombre del dilogo y el nombre de la pgina actual. Mensaje y respuesta: muestra todos los mensajes y respuestas agregados a la pgina. Los mensajes indican al usuario qu hacer o decir, y las respuestas proporcionan un lugar para
156 introducir datos que se pueden usar para configurar un valor en un registro de CRM o simplemente para controlar el flujo del dilogo. Las respuestas son opcionales. Sugerencia: proporciona informacin adicional que no se incluye en el mensaje. La sugerencia muestra los cambios en funcin del mensaje seleccionado. Comentarios: use los comentarios para capturar la informacin que permanecer disponible mientras progresa a travs del dilogo. Es posible que desee escribir notas en esta seccin de comentarios para proporcionar detalles adicionales no capturados en las respuestas. Ayuda: abra el tema de la ayuda de la aplicacin Microsoft Dynamics CRM para los dilogos. Resumen: abra la sesin del dilogo. La sesin del dilogo muestra los datos capturados por el dilogo. Mientras usa un dilogo, la sesin mostrar el conjunto de datos de las pginas anteriores. Anterior: despus de la primera pgina del dilogo, puede usar este botn para ir a pginas anteriores. Siguiente: avanza a la siguiente pgina del dilogo. Finalizar: despus de la ltima pgina del dilogo, este botn cerrar el dilogo con el estado completado. Cancelar: cierra el cuadro de dilogo con un estado cancelado. No es posible reanudar un dilogo cancelado. Para configurar un dilogo una vez creado, ver una pgina como la siguiente pantalla que contiene datos de una Pgina que contiene datos de Mensaje y respuesta.
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Como en otros procesos, puede cambiar el nombre, activarlo como una plantilla de proceso y configurar el proceso para que se ejecute como un proceso a peticin o como un proceso secundario. Si deja ambas opciones de Disponible para ejecutarse desactivadas cuando activa el cuadro de dilogo, se configurar como un proceso a peticin. Argumentos de entrada solo se usa para los procesos que se configuran para utilizarse como un proceso secundario. Para obtener ms informacin, vea Vincular dilogo secundario. Use Variables para establecer valores almacenados en el proceso del dilogo. Las variables son tiles cuando un proceso recopila datos a travs de varias pginas y estos datos puede usarse para realizar clculos. Por ejemplo, un dilogo se puede usar para calcular un valor de clasificacin estndar en funcin de las respuestas a varias consultas. Pasos disponibles para los dilogos La mayora de los pasos disponibles para los dilogos son los mismos que los comunes para los procesos, a excepcin de Pgina, Mensaje y respuesta, Vincular dilogo secundario y Consultar datos de CRM. Vea Fases y pasos del flujo de trabajo para obtener detalles sobre otros pasos. Mensaje y respuesta Pgina es un contenedor para los pasos de Mensaje y respuesta. Debe incluir una Pgina para poder agregar datos de Mensaje y respuesta.
158 Las propiedades del paso Mensaje y respuesta son las partes ms importantes del dilogo. Debe agregar al menos un paso de pregunta y respuesta para poder activar el dilogo. No agregue demasiados pasos de Mensaje y respuesta a una sola pgina, ya que el usuario tendra que desplazarse hacia abajo por la pgina. Es mejor agregar pginas adicionales para que los usuarios puedan hacer clic en las pginas sin tener que desplazarse. Despus de agregar un paso de mensaje y respuesta, haga clic en Establecer propiedades para abrir el cuadro de dilogo Definir seleccin dinmica y respuesta.
Un paso Mensaje y respuesta tiene las siguientes propiedades: Etiqueta de instruccin La etiqueta de instrucciones debe proporcionar un encabezado apropiado para el texto del mensaje. Etiqueta de instruccin est visible en la sesin del dilogo al visualizar el resumen durante o despus de completar el dilogo.
Texto del mensaje El texto del mensaje puede representar algo que la persona que usa el dilogo debe decir al cliente o podra incluir instrucciones sobre cmo completar un paso de un procedimiento complejo. Sugerencia
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Texto de sugerencia El texto de sugerencia proporciona informacin adicional para admitir el texto del mensaje.
Tipo de respuesta Seleccione uno de los siguientes tipos de respuesta: Ninguno Puede agregar un mensaje sin respuesta.
Lnea nica Una sola lnea puede representar un texto, un entero o datos flotantes mediante la configuracin de Tipo de datos.
Conjunto de opciones (botones de radio) Los resultados se muestran como conjunto de botones de opcin. Use esta opcin cuando solo haya un nmero pequeo de opciones para elegir. Los datos seleccionados se pueden establecer en texto, entero o datos flotantes mediante la definicin de Tipo de datos. Puede elegir definir valores estticos o consultar datos de CRM para proporcionar una lista de opciones. Para obtener ms informacin, vea Consultar datos de CRM.
Conjunto de opciones (lista desplegable) Esta opcin es exactamente igual que Conjunto de opciones (botones de radio), pero las opciones se muestran como una lista. Use esta opcin cuando haya un gran nmero de opciones para elegir.
Lneas mltiples (solo texto) Proporciona un rea para escribir texto con lneas mltiples.
Fecha y hora Proporciona un control para definir una fecha y una hora.
Solo fecha
160 Proporciona un control para definir una fecha.
Bsqueda Esta opcin mostrar uno de los campos de bsqueda usados en la aplicacin. Al seleccionar esta opcin aparecen los siguientes campos y debe proporcionar valores para ellos: Entidad de referencia: entidad que contiene la bsqueda que desea usar Campo de referencia: bsqueda especfica en la entidad de referencia que desea usar. Sugerencia Si desea obtener una lista de una entidad sin relaciones de entidad de varios a uno, puede crear una entidad personalizada y despus crear una relacin de uno a varios entre esta y la entidad que desea que aparezca en la lista. Puesto que esta entidad personalizada no tiene ningn otro fin que permitir esta bsqueda, asegrese de configurarla de modo que no sea visible en la aplicacin y establezca la descripcin de la entidad para indicar el objetivo de la entidad.
Tipo de datos Al seleccionar un Tipo de respuesta de Lnea nica, Conjunto de opciones (botones de radio) o Conjunto de opciones (lista desplegable), puede elegir que el conjunto de datos del control se exprese mediante uno de los siguientes tipos de datos: Texto Entero Flotante
Al seleccionar un Tipo de respuesta de Bsqueda, el campo Tipo de datos se reemplaza por el campo Entidad de referencia.
Registrar respuesta Si elige no registrar respuestas, seguir disponiendo de acceso a las respuestas como variables en el dilogo, pero los datos de la respuesta no se guardarn con la sesin del dilogo. Esta una caracterstica de seguridad. Piense si tiene un dilogo que requiera la introduccin y el procesamiento de algunos datos personales. Si la respuesta no se registra no se guardar con el registro de la sesin del dilogo que contiene los datos del resumen del dilogo.
161 Valor predeterminado Use el valor predeterminado para configurar un valor para indicar que los datos de respuesta no se han proporcionado o representan una respuesta muy comn que solo debera editarse si fuese diferente.
Consultar datos de CRM Si el dilogo depende de la capacidad de mostrar algunos datos que se recuperan de CRM, debe agregar un paso Consultar datos de CRM antes de que necesite ver estos datos como uno de los tipos de respuesta de conjunto de opciones. Al definir una consulta se muestran una pantalla basada en la pgina Bsqueda avanzada. Puede definir una nueva consulta o usar una de las vistas existentes. Cuando alguna de las consultas requiere la configuracin de un valor especfico, dicho valor se considera una variable. Por ejemplo, puede crear una consulta que muestre a todos los registros de casos donde una cuenta especfica sea el cliente. Para que la consulta funcione, debe especificar un registro de cuenta para usar como marcador. Posteriormente, al seleccionar la ficha Modifique variables de consulta ver la representacin FetchXML de la consulta con una variable generada donde haba especificado una cuenta especfica en su consulta. Debe usar el Asistente de formulario para establecer un campo de datos dinmico para representar el registro de cuenta que es el contexto de un dilogo definido para la entidad de cuenta.
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Cuando termine puede guardar y cerrar la consulta. Si hace clic en la ficha Disear nueva en este punto, el valor dinmico definido para esta consulta se quitar y deber agregarlo de nuevo. Puede tener una consulta con variables y no usar un valor dinmico, pero los resultados que se mostrarn sern los mismos con cada dilogo. Usar variables de consulta Una vez que haya definido una variable de consulta, la usar normalmente en una respuesta con el tipo de respuesta Conjunto de opciones (lista desplegable). Puede especificar las columnas de la consulta que desea mostrar y algn texto para separar los valores que se muestran en la lista.
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El resultado el aquel del dilogo que los usuarios pueden seleccionar de los resultados.
Vincular dilogo secundario De la misma forma que utilizara flujos de trabajo secundarios, tambin puede definir dilogos secundarios para crear dilogos reutilizables que se puedan volver a utilizar de otros dilogos. Si el dilogo secundario tiene parmetros de entrada, cuando llame al dilogo secundario, deber asignar las variables o respuestas disponibles a las variables de entrada definidas para el dilogo secundario. Configurar argumentos de entrada para un proceso secundario Si intenta especificar argumentos de entrada para un proceso configurado como un proceso a peticin, se le solicitar que cambie el valor de Disponible para ejecutarse por Como un proceso secundario. Tras escribir argumentos de entrada, no podr establecer el proceso para que sea un proceso a peticin hasta que se hayan quitado todos los argumentos de entrada. Los argumentos de entrada pueden ser de los siguientes tipos: Lnea nica de texto Nmero entero Nmero de punto flotante Fecha y hora Slo fecha Bsqueda
164 Con cada tipo, puede configurar un valor predeterminado que se usar si el cuadro de dilogo de llamada no ofrece datos para el argumento de entrada. Vea tambin Dilogos Acciones Acciones Las acciones son un tipo de proceso que se ejecuta con el cdigo personalizado que usa los servicios web de Microsoft Dynamics CRM. Si no es programador, o si no ha instalado alguna solucin que usa acciones, no podr hacer nada con las acciones en Microsoft Dynamics CRM 2013. No puede llamar a la accin desde otro proceso excepto indirectamente a travs de una actividad de flujo de trabajo o un complemento personalizado que contenga el cdigo para llamar a la accin. Sin embargo, si instala una solucin que use acciones o si trabaja con un programador que puede escribir cdigo para una, ver que las acciones son una caracterstica muy eficaz. Los desarrolladores pueden obtener ms informacin en este Microsoft Dynamics CRM SDKtema: Create your own actions. En este tema Por qu utilizar acciones? Mensajes configurables Mensajes globales Limitaciones de las acciones Por qu utilizar acciones? Las acciones abren un abanico de posibilidades para programadores y usuarios que conforman la lgica empresarial. Antes de acciones, la forma en que los desarrolladores podan implementar procesos de negocio se limitada a los complementos o los flujos de trabajo personalizados. Con estos elementos, los desarrolladores pueden realizar operaciones integradas por verbos como crear, actualizar, eliminar, asignar y definir estado. Los programadores hacen referencia a estas acciones como "mensajes". Cada uno de estos mensajes se basa en las acciones realizadas en una instancia de entidad. Tanto si el objetivo de un proceso es crear un registro y, a continuacin, actualizarlo y asignarlo, hay tres pasos independientes. Cada paso est definido por las capacidades de la entidad, no necesariamente el proceso de negocio. Las acciones ofrecen la capacidad de definir un solo verbo (o mensaje) que corresponda a una operacin que debe realizar para su negocio. Estos nuevos mensajes se controlan mediante un proceso o comportamiento en lugar de por las acciones que se pueden realizar con una entidad. Estos mensajes pueden corresponder a verbos como escalar, convertir, programar, enrutar o
165 aprobar, segn sus necesidades. La adicin de estos verbos ayuda a proporciona un vocabulario ms rico para poder definir con fluidez los procesos de negocio. Puede aplicar este vocabulario ms rico desde clientes o integraciones en lugar de tener que escribir la accin dentro de clientes. Esto tambin facilitar el proceso porque puede administrar y registrar el xito o error de la accin completa como una sola unidad. Mensajes configurables Una vez que se define y se activa una accin, un programador puede usar el mensaje como un de los dems mensajes proporcionados por la plataforma Microsoft Dynamics CRM. Sin embargo, una diferencia importante es que ahora un usuario que no sea programador puede aplicar cambios en el proceso a realizar al usar el mensaje. Puede configurar la accin para editar los pasos a medida que los procesos de negocio cambian. Ningn cdigo personalizado que use el mensaje necesita cambiarse, ya que los argumentos de procesos no cambian. Los procesos del flujo de trabajo y los complementos continan proporcionando capacidades similares para definir la automatizacin. Los procesos de flujo de trabajo siguen ofreciendo la caracterstica para que un usuario que no sea desarrollador aplique cambios. Pero la diferencia se encuentra en la composicin de los procesos de negocio y en la forma en que un programador puede escribir su cdigo. Una accin es un mensaje que funciona en el mismo nivel que cualquiera de los mensajes proporcionados por la plataforma Microsoft Dynamics CRM. Los desarrolladores tambin pueden crear complementos de acciones. Mensajes globales A diferencia de los procesos del flujo de trabajo o los complementos, una accin no tiene que asociarse con una entidad especfica. Puede definir acciones "globales" que pueden llamarse a s mismas. Limitaciones de las acciones Para Microsoft Dynamics CRM 2013, las acciones se pueden llamar solo desde cdigo. No puede llamar a una accin desde un flujo de trabajo o desde otro proceso. Por ahora, las formas ms comunes de invocar acciones son: Desde cdigo que se ejecuta en un flujo de trabajo o complemento personalizado. Desde un comando que se incluye en la aplicacin y ejecuta la operacin con el cdigo JavaScript. Desde una integracin con otro sistema que usa los servicios web de Microsoft Dynamics CRM. Desde una aplicacin cliente personalizada que usa los servicios web de Microsoft Dynamics CRM. Vea tambin Cree acciones propias Configurar acciones
166 Flujos de proceso de negocio Procesos de flujo de trabajo Dilogos Configurar acciones Puede que necesite crear una accin para que un desarrollador la use en cdigo o puede necesitar editar una accin que estaba definida anteriormente. Como procesos de flujo de trabajo, tenga en cuenta lo siguiente: Qu acciones deben realizar? En qu condiciones deben llevarse a cabo las acciones? A diferencia de los procesos de flujo de trabajo, no necesita establecer las opciones siguientes: Iniciar al: las acciones se inician si el cdigo llama al mensaje generado para ellas. mbito: las acciones se ejecutan siempre en el contexto del usuario que llama. Ejecutar en segundo plano: las acciones son siempre flujos de trabajo en tiempo real. Una accin tambin tiene algo que no tienen los procesos de flujo de trabajo: argumentos de entrada y salida. Ms informacin: Definir argumentos de procesos Crear acciones Si est creando una accin que se incluir como parte de una solucin que se va a distribuir, crela en el contexto de la solucin. Vaya a Configuracin > Soluciones y busque la solucin no administrada de la que formar parte esta accin. A continuacin, en la barra de men, seleccione Nuevo > Proceso. De este modo, se asegurar de que el prefijo de personalizacin asociado con el nombre de la accin ser coherente con otros componentes de la solucin. Despus de crear la accin, no puede cambiar el prefijo. Como los procesos de flujo de trabajo, las acciones tienen las siguientes propiedades en el dilogo Crear proceso. Nombre del proceso Esta propiedad se usa para generar un Nombre nico quitando espacios o cualquier carcter especial del Nombre del proceso.
Categora Esta propiedad establece que se trata de un proceso de accin. No se puede cambiar una vez guardado el proceso.
Entidad Con los procesos de acciones, puede seleccionar una entidad para proporcionar Importante
167 contexto para el flujo de trabajo igual que con otros tipos de procesos, pero tambin tiene la opcin de elegir Ninguno (global). Use esta opcin si la accin no requiere el contexto de una entidad especfica. No se puede cambiar una vez guardado el proceso.
Tipo Puede usar esta propiedad para elegir entre crear una nueva accin desde cero o partir de una plantilla existente.
Editar acciones Debe desactivar los procesos para poder modificarlas. Puede editar un proceso de accin que se cre como parte de una solucin no administrada o se incluy en una solucin instalada en la organizacin. Si la solucin es una solucin administrada, es posible que no pueda editarla. El editor de soluciones puede modificar las propiedades administradas para que la accin instalada con una solucin administrada no se pueda editar. Cuando se guarda una accin, se genera un Nombre nico basndose en el Nombre del proceso. Este nombre nico tiene el prefijo de personalizacin agregado desde el editor de soluciones. Este es el nombre del mensaje que un desarrollador usar en el cdigo. Una vez activada la accin y el cdigo est escrito para usar un nombre nico, el nombre nico no se debe cambiar sin cambiar tambin el cdigo que le hace referencia. Al editar una accin tiene las siguientes opciones: Nombre del proceso Una vez creado el proceso y generado el nombre nico a partir del nombre del proceso, puede modificar el nombre del proceso. Es posible que quiera implementar una convencin de nomenclatura para que sea ms fcil encontrar procesos especficos.
Nombre nico Cuando se guarda una accin, se genera un nombre nico basndose en el nombre del proceso. Este nombre nico tiene el prefijo de personalizacin de editor de soluciones agregado. Este es el nombre del mensaje que un desarrollador usar en el cdigo. No cambie este nombre nico si el proceso se ha activado y el cdigo existe en espera de llamar a la accin con este nombre.
En transaccin Generalmente, los procesos que admiten transacciones "desharn" (o revertirn) la operacin completa si alguna parte falla. Hay algunas excepciones a esto. Algunas Importante
168 acciones que los desarrolladores pueden hacer en el cdigo iniciado por la accin podran no ser compatibles con las transacciones. Por ejemplo, si el cdigo realiza acciones en otros sistemas que estn fuera del mbito de la transaccin. Estas pueden revertirse ejecutando la accin en Microsoft Dynamics CRM. Algunos mensajes de la plataforma CRM no admiten transacciones. No obstante, todo lo que puede realizar con la interfaz de usuario de la accin admitir transacciones. Todas las acciones que forman parte de un flujo de trabajo en tiempo real se consideran en la transaccin, pero con las acciones tiene la opcin de descartar esto. Debera consultar con el programador que usar este mensaje para determinar si debe estar en la transaccin o no. Normalmente, una accin debe estar en la transaccin si las acciones realizadas por el proceso de negocio no tienen sentido, a menos que todas se completen correctamente. El ejemplo clsico consiste en transferir fondos entre dos cuentas bancarias. Si se retiran fondos de una cuenta debe depositarlos en la otra. Si una accin falla, deben fallar ambas.
Activar como Como todos los procesos, puede activar el proceso como una plantilla y usarlo como punto de partida avanzado para los procesos que sigan un modelo similar.
Definir argumentos de procesos En esta rea, especificar los datos que la accin prev iniciar y los datos que se omitirn de la accin. Ms informacin: Definir argumentos de procesos
Agregar fases, condiciones y acciones Como otros procesos, especifique las acciones que se van a realizar y cundo. Ms informacin: Agregar fases y pasos
Definir argumentos de procesos Cuando un desarrollador usa un mensaje puede empezar con algunos datos que se pueden transferir al mensaje y usar. Por ejemplo, si desea crear un nuevo registro de caso, puede tener el valor de ttulo de caso que se transferir como un argumento. Este sera un argumento de entrada. Cuando finalice el mensaje, el programador puede necesitar pasar algunos datos que han cambiado o se han generado con el mensaje a otra operacin en su cdigo. Estos deben definirse como argumento de salida. Los argumentos de entrada y de salida deben tener un nombre, un tipo y determinada informacin sobre si el argumento siempre es obligatorio. Tambin puede proporcionar una descripcin.
169 El nombre del mensaje y la informacin de todos los argumentos de proceso representan la "firma" del mensaje. Despus de activar una accin y de empezarla a usar en cdigo, la firma no debe cambiar. Cambiar este firma producira fallos del cdigo que usa el mensaje. La nica excepcin a esto sera cambiar uno de los parmetros para que no sea siempre obligatorio. Cambiar el orden de los argumentos clasificndolos o movindolos arriba o abajo no causara ninguna diferencia porque los argumentos se identifican por el nombre, no por el orden. Cambiar la descripcin no interrumpir el cdigo que utiliza el mensaje. Tipos de argumento de proceso de accin La siguiente tabla describe los tipos de argumento de proceso de accin.
Tipo Descripcin Boolean Un valor true o false. DateTime Un valor que almacena la informacin de fecha y hora. Decimal Un valor numrico con precisin decimal. Se usa cuando la precisin es extremadamente importante. Entity Un registro de CRM para la entidad especificada. Al seleccionar Entity, la lista desplegable se activa y permite seleccionar el tipo de entidad. EntityCollection Una recopilacin de registros de la entidad. EntityReference Un objeto que contiene el nombre, el identificador y el tipo de registro de una entidad que lo identifica de forma nica. Al seleccionar EntityReference, la lista desplegable se activa y permite seleccionar el tipo de entidad. Float Un valor numrico con precisin decimal. Se utiliza cuando los datos vienen de una medida que no es absolutamente exacta. Integer Un nmero entero. Money Un valor que almacena los datos sobre una cantidad de dinero. Picklist Un valor que representa una opcin de un atributo OptionSet. String Un valor de texto.
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Los valores de argumento EntityCollection no se pueden definir en la interfaz de usuario para las condiciones o acciones. Estos se proporcionan para que los usen los programadores en cdigo personalizado. Ms informacin: Create your own actions Agregar fases y pasos Las acciones son un tipo de proceso muy similar a los flujos de trabajo en tiempo real. Todos los pasos que se pueden usar en flujos de trabajo en tiempo real se pueden usar en acciones. Para obtener ms informacin acerca de los pasos que se pueden usar en los flujos de trabajo en tiempo real y las acciones, consulte Fases y pasos del flujo de trabajo. Adems de los pasos que se pueden usar para los flujos de trabajo en tiempo real, acciones tambin tienen el paso Asignar valor, que es similar al que se usa para definir variables o argumentos de entrada en dilogos. En las acciones, solo se pueden usar para definir argumentos de salida. Puede usar el asistente de formulario para establecer argumentos de salida en valores especficos o, ms probablemente, en valores del registro en el que se ejecuta la accin, registros relacionados con dicho registro con relaciones de varios a uno, registros creados en un paso anterior o valores que forman parte del propio proceso. Vea tambin Acciones Controlar los flujos de trabajo y acciones en tiempo real Crear y editar procesos Procesos de flujo de trabajo Dilogos Flujos de proceso de negocio Supervisar y administrar procesos Create your own actions Flujos de proceso de negocio Flujos de procesos de negocio son una nueva caracterstica de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online. Los flujos de proceso de negocio usan la misma tecnologa subyacente que otros procesos, pero las funciones que proporcionan son muy diferentes de otras caractersticas que usan los procesos. En este tema Motivos para usar flujos de proceso de negocio Qu pueden hacer los flujos de proceso de negocio? Varias entidades en flujos de proceso de negocio Varios flujos de proceso de negocio estn disponibles por entidad Nota
171 Limitaciones de los flujos de proceso de negocio Motivos para usar flujos de proceso de negocio Los flujos de proceso de negocio proporcionan una gua para que la gente realice el trabajo. Proporcionan una experiencia de usuario simplificada que gua a los usuarios por los procesos que su organizacin ha definido para las interacciones que deben avanzarse a una conclusin de algn tipo. Esta experiencia del usuario se puede adaptar para que la gente con diferentes roles de seguridad pueda tener una experiencia que se adapte mejor al trabajo que hacen con Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online. Use flujos de proceso de negocio para definir un conjunto de pasos para que la gente siga para obtener el resultado deseado. Estos pasos proporcionan un mensaje visual que indica a los usuarios dnde se encuentran en el proceso de negocio. Los flujos de proceso de negocio reducen la necesidad de aprendizaje porque los nuevos usuarios no tienen que concentrarse en qu entidades deben usar. Pueden dejar que el proceso les gue. Puede configurar los flujos de proceso de negocio para respaldar aspectos comunes de ventas que pueden ayudar a los grupos de ventas a obtener mejores resultados. Para los grupos de servicios, los flujos de proceso de negocio pueden ayudar al nuevo personal a adaptarse al ritmo ms rpido y a evitar errores que pueden provocar clientes insatisfechos. Qu pueden hacer los flujos de proceso de negocio? Con los flujos de proceso de negocio, puede definir un conjunto de fases y pasos que se mostrarn a continuacin en un control en la parte superior del formulario.
Cada fase contiene un grupo de pasos. Cada paso representa un campo donde pueden introducirse los datos. Los usuarios avanzan a la siguiente fase con el botn Fase siguiente. Puede crear un paso necesario para que la gente deba especificar los datos en el campo correspondiente para poder pasar a la siguiente fase. Esto habitualmente se denomina "puerta de fase". Los flujos de proceso de negocio parecen relativamente simples comparado con otros tipos de procesos porque no se ofrecen ninguna lgica de negocio condicional o automatizacin adems de ofrecer la experiencia simplificada de entrada de datos y el control de la entrada en las fases. Sin embargo, cuando se combinan con otros procesos y personalizaciones, pueden tener un rol importante para ahorrar tiempo a los usuarios, reducir costos de aprendizaje y aumentar la adopcin por parte del usuario.
172 Flujos de proceso de negocio integrados con otras personalizaciones Cuando usted o el usuario especifican datos mediante flujos de proceso de negocio, los cambios de los datos tambin se aplican a los campos de formulario para aplicar una automatizacin que suministra reglas de negocio o scripts de formularios inmediatamente. Los pasos pueden agregarse a los valores definidos para los campos que no se encuentran presentes en el formulario y estos campos se agregarn al modelo de objetos Xrm.Page usado para scripts de formularios. Cualquier flujo de trabajo que est iniciado por los cambios en los campos incluidos en un flujo de proceso de negocio se aplicar cuando se guarden datos en el formulario. Si la automatizacin la aplica un flujo de trabajo en tiempo real, los cambios sern visibles inmediatamente para el usuario cuando los datos del formulario se actualicen despus de guardar el registro. Aunque el control del flujo de proceso de negocio del formulario no proporciona ninguna programabilidad de cliente directa, los cambios que se aplican por reglas de negocio o scripts de formularios se aplican automticamente a los controles del flujo de proceso de negocio. Si oculta un campo del formulario, ese campo tambin se ocultar en el control del flujo de proceso de negocio. Si establece un valor mediante reglas de negocio o scripts de formularios, el valor se establecer en el flujo de proceso de negocio. Flujos de proceso de negocio del sistema Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online incluye tres flujos de proceso de negocio. Para comprender cmo funcionan los flujos de procesos de negocio, revise estos flujos de procesos de negocio del sistema: Proceso de ventas de cliente potencial a oportunidad Proceso de ventas de oportunidad Proceso de telfono a caso Se proporcionan estos flujos de procesos de negocio para que las personas que usan Microsoft Dynamics CRM Online y que utilizaron los procesos publicados con Actualizacin de servicio de diciembre de 2012 de Microsoft Dynamics CRM puedan actualizar y seguir usando los procesos. Los procesos incluidos en Actualizacin de servicio de diciembre de 2012 de Microsoft Dynamics CRM estaban codificados de forma rgida e incluan algunas caractersticas que no se encuentran en flujos de procesos de negocio que puede crear. Varias entidades en flujos de proceso de negocio Puede usar un flujo de proceso de negocio para una sola entidad o abarcar varias entidades. Por ejemplo, puede tener un proceso que empiece con una oportunidad, contine a una oferta, un pedido y despus a una factura, para acabar volviendo a cerrar la oportunidad. Puede disear flujos de proceso de negocio que relacionen los registros de hasta cinco entidades distintas en un solo proceso para que las personas que usan Microsoft CRM puedan concentrarse en el flujo del proceso en lugar de en la entidad en la que trabajan. Pueden desplazarse ms fcilmente entre los registros relacionados de la entidad.
173 Varios flujos de proceso de negocio estn disponibles por entidad No todos los usuarios de una organizacin pueden seguir el mismo proceso y varias condiciones pueden requerir que se aplique otro proceso. Puede tener hasta 10 flujos de proceso de negocio activos por entidad para proporcionar los procesos adecuados para diferentes situaciones. Controlar el flujo de proceso de negocio que se aplicar Puede asociar los flujos de procesos de negocio con roles de seguridad para que solo los usuarios con esos roles de seguridad puedan consultarlos o usarlos. Tambin puede establecer el orden de los flujos de proceso de negocio de modo que pueda controlar el flujo de proceso de negocio que se establecer de forma predeterminada. Esto funciona de la misma forma en que se definen los formularios mltiples para una entidad. Cuando alguien crea un nuevo registro de entidad, la lista de flujos de proceso de negocio habilitados disponibles se compara con los flujos de procesos de negocio que el rol de seguridad de la persona les muestre. El primer flujo de proceso de negocio habilitado en la lista es la que se aplicar de forma predeterminada. Si ms de un flujo de proceso de negocio activo est disponible, los usuarios pueden seleccionar Cambiar proceso de la barra de comandos para aplicar otro proceso. Siempre que un usuario cambie los procesos, la fase del proceso actual ser la primera fase del nuevo flujo de proceso de negocio aplicado. Cada registro puede tener un solo flujo de proceso de negocio a la vez. Cuando un usuario aplica un proceso diferente, dicho proceso es el que ver el usuario siguiente que vea el registro. Si los roles de seguridad de un usuario no permiten que se use un flujo de proceso de negocio especfico, el flujo de proceso de negocio actual ser visible, pero deshabilitado. Limitaciones de los flujos de proceso de negocio Puede definir flujos de proceso de negocio solo para esas entidades que las admitan. Tambin debe conocer los lmites de nmero de procesos, fases y paso que se pueden agregar. Entidades que usan flujos de proceso de negocio nicamente las entidades que usan los formularios actualizados pueden usar los flujos de proceso de negocio. Esto incluye las entidades personalizadas y las siguientes entidades del sistema:
Cuenta Cita Campaa Actividad de la campaa Respuesta de campaa Competidor Contacto Correo electrnico Fax Caso Factura Cliente potencial Carta Lista de marketing Oportunidad Llamada de telfono Producto Elemento de lista de precios Oferta Cita peridica
174 Documentacin de ventas Pedido Usuario Tarea Equipo
Para habilitar una entidad personalizada para flujos de procesos de negocio, active la casilla Flujos de proceso de negocio (se crearn campos) en la definicin de la entidad. No se puede deshacer esta accin. Nmero mximo de procesos, fases y pasos Para garantizar un rendimiento aceptable y la capacidad de uso de la interfaz de usuario, hay algunas limitaciones que debe conocer cuando planee usar flujos de proceso de negocio: No puede haber ms de 10 procesos de flujo de proceso de negocio habilitados por entidad. Cada proceso puede contener 30 fases como mximo. Los procesos de mltiples entidades no pueden contener ms de cinco entidades. Vea tambin Configurar flujos de proceso de negocio Procesos de flujo de trabajo Dilogos Acciones Configurar flujos de proceso de negocio Los flujos de proceso de negocio usan la misma tecnologa que otros tipos de procesos. El proceso para crearlos es similar, pero su configuracin es muy diferente. Crear flujos de proceso de negocio Como otros procesos, los flujos de procesos negocio tienen las siguientes propiedades en el dilogo Crear proceso: Nombre del proceso El nombre del proceso no necesita ser nico, pero debe ser descriptivo para los usuarios que necesiten elegir un proceso. Puede cambiarlo ms adelante.
Categora Esta propiedad establece que se trata de un proceso de flujo de proceso de negocio. No se puede cambiar una vez guardado el proceso.
Visual C++
175 Entidad Seleccione una de las entidades de la lista de entidades habilitadas para proceso de negocio. Si no encuentra la entidad que espera, asegrese de que la entidad tiene el conjunto de opciones Flujos de proceso de negocio (se crearn campos) en la definicin de la entidad. No se puede cambiar una vez guardado el proceso.
Los flujos de proceso de negocio tienen una forma simplificada de volver a usar los flujos de proceso de negocio existentes como punto de partida avanzado para los nuevos flujos de proceso de negocio. Si selecciona Flujo de proceso de negocio como la Categora, no hay ninguna opcin disponible para establecer el valor Tipo como puede para otros tipos de procesos. En su lugar, cuando abra un flujo de proceso de negocio existente, encontrar un botn Guardar como en la barra de comandos. Esto crear un nuevo flujo de proceso de negocio que ser igual al existente, pero el texto (Copia) deber anexarse al nombre. Despus de crear un nuevo flujo de proceso de negocio, el cuadro de dilogo Crear proceso se cerrar y deber encontrar el nuevo proceso en la lista y abrirlo. Editar flujos de proceso de negocio Una vez que haya abierto un flujo de proceso de negocio para modificarlo, ver la siguiente pgina:
Nota
176 Si desea cambiar el nombre del proceso o agregar una descripcin, debe hacer clic o pulsar en el botn de alternancia Expandir para ver estas propiedades. Al definir la lgica de un flujo de proceso de negocio, modificar las fases y los pasos, y agregar entidades adicionales. Editar fases Los flujos de proceso de negocio pueden tener hasta 30 fases. Para agregar una fase, haga clic o pulse en el icono (+) cerca de la columna Fases. Para quitar una fase, seleccinela y haga clic o pulse en el icono X en el borde derecho de la fase. Las fases tienen una etiqueta que puede establecer. El texto de la etiqueta siempre est en mayscula. Las fases tambin tienen una Categora de fase. Este paso es opcional. Categora de fase resulta til para los informes que agruparn registros segn la fase en la que se encuentran. Las opciones de la categora de fase provienen del conjunto de opciones globales Categora de fase. Puede agregar opciones adicionales a este conjunto de opciones globales y cambiar las etiquetas de las opciones existentes si lo desea. Tambin puede eliminar estas opciones si lo desea, pero se recomienda que mantenga las opciones existentes. No podr agregar la misma opcin exacta una vez eliminada. Si no desea que se utilicen, cambie la etiqueta por "No usar".
Editar pasos Cuando haya seleccionado una fase, haga clic o pulse en el icono (+) cerca de la columna Pasos para crear un nuevo paso. Para quitar un paso, seleccinelo y haga clic o pulse en el icono X en el borde derecho del paso. Cada paso cuenta con una etiqueta definida en Nuevo paso cuando lo crea. Al establecer el campo para el paso, si no ha modificado la etiqueta, la etiqueta del paso cambiar para coincidir con la etiqueta del campo. Normalmente, desea que la etiqueta del paso coincida con la etiqueta del campo. Una vez que modifique la etiqueta, esta no cambiar al cambiar el campo.
Agregar entidades adicionales En el rea Entidades incluidas, puede seleccionar Opciones para ver las opciones disponibles de Agregar entidad o Cerrar ciclo de proceso Puede agregar las entidades que desee que tengan relaciones de uno a varios con la entidad seleccionada para el proceso. Despus de agregar una entidad, puede seleccionar cualquiera de las entidades con una relacin de uno a varios con dicha entidad. Puede agregar hasta cinco entidades, pero cada entidad que agregue puede continuar solo en una de las entidades que tienen una relacin de uno a varios con la entidad anterior. Si una entidad no dispone de relaciones de uno a varios, la nica opcin es cerrar el ciclo del proceso. El cierre del ciclo de proceso siempre es la ltima fase del flujo. Puede cerrar el ciclo
177 usando cualquiera de las entidades del ciclo. Este suele ser un paso para cambiar el estado de la entidad original, pero puede elegir otra entidad.
Quitar entidades adicionales Tras agregar una entidad adicional en Opciones, ver una nueva opcin Eliminar ltima entidad. Dado que cada entidad que se agrega depende de la entidad anterior, cuando hay varias entidades, deben quitarse en el orden inverso al que se agregaron.
Para que un flujo de proceso de negocio est disponibles para que lo utilicen los usuarios, debe ordenar el flujo de proceso, habilita los roles de seguridad y activarlo. Establecer orden Si tiene ms de un flujo de proceso de negocio para una entidad, necesita determinar el orden en que se deben evaluar para su uso de forma predeterminada. Para abrir un cuadro de dilogo donde pueda mover flujos de proceso de negocio arriba o abajo, en la barra de comandos, seleccione Ordenar flujo de proceso. Para los nuevos registros o los registros que todava no tienen un flujo de proceso asociado, el primer flujo de proceso de negocio al que un usuario tiene acceso es el que se usar.
Habilitar roles de seguridad Los usuarios solo podrn usar flujos de proceso de negocio que estn asociados a roles de seguridad que estn asociados a la cuenta de usuario de alguien. De forma predeterminada, solo los roles de seguridad Administrador del sistema y Personalizador del sistema pueden ver un nuevo flujo de proceso de negocio. Para establecer estos roles, en la barra de comandos, seleccione Habilitar roles de seguridad. Puede elegir las opciones Habilitar para todos o Habilitar solo para los roles de seguridad seleccionados. Si elige Habilitar solo para los roles de seguridad seleccionados, puede seleccionar los roles de seguridad que permitirn el acceso al flujo de proceso de negocio.
Activar Antes de que un usuario pueda usar el flujo de proceso de negocio, debe activarlo. En la barra de comandos, seleccione Activar para abrir el cuadro de dilogo Confirmacin de activacin de proceso. Tras confirmar la activacin, el flujo de proceso de negocio est preparado para usar. Si un flujo de proceso de negocio tiene errores, no podr activarlo hasta que se corrijan los errores.
Vea tambin Flujos de proceso de negocio
178 Supervisar y administrar procesos Supervisar y administrar procesos Para supervisar y administrar los procesos, debe buscar el proceso, evaluar el estado y realizar las acciones necesarias para corregir problemas. En este tema Supervisar flujos de trabajo en segundo plano Controlar los flujos de trabajo y acciones en tiempo real Supervisar dilogos Estado de los procesos de flujo de trabajo Supervisar flujos de trabajo en segundo plano Los flujos de trabajo en segundo plano generan registros del trabajo del sistema para realizar un seguimiento de su estado. Puede obtener acceso a la informacin acerca de estos trabajos del sistema en varios lugares dentro de la aplicacin: Configuracin > Trabajos del sistema Se incluyen todos los tipos de trabajos del sistema. Necesitar filtrar los registros a aquellos donde Tipo de trabajo del sistema sea Flujo de trabajo.
Desde el proceso de flujo de trabajo Abra la definicin del flujo de trabajo en segundo plano y dirjase a la ficha Sesin de proceso. Esto solo mostrar los trabajos del sistema para este flujo de trabajo en segundo plano.
Desde el registro Puede modificar el formulario de la entidad para que la navegacin incluya la relacin Procesos en segundo plano. Esta accin le mostrar todos los trabajos del sistema que se han iniciado en el contexto del registro.
Acciones para flujos de trabajo en segundo plano en ejecucin Mientras un flujo de trabajo en segundo plano se ejecuta, tiene opciones para Cancelar, Pausa o Posponer el flujo de trabajo. Si anteriormente paus un flujo de trabajo, puede reanudarlo con Reanudar.
179 Controlar los flujos de trabajo y acciones en tiempo real Los flujos de trabajo y las acciones en tiempo real no usan los registros del trabajo del sistema porque se producen inmediatamente. Los errores que se produzcan se mostrarn el usuario en la aplicacin con el encabezado Error de proceso empresarial. No hay ningn registro para las operaciones que se realizan correctamente. Puede habilitar el registro de errores activando la opcin Mantiene registros para las tareas del flujo de trabajo que encontraron errores en el rea Retencin de registro del flujo de trabajo en la parte inferior de la ficha Administracin del proceso. Para ver el registro de errores de un proceso especfico, abra la definicin del flujo de trabajo o la accin en tiempo real y vaya a la ficha Sesin de proceso. Esto solo mostrar los errores registrados para este proceso. Si desea una vista de todos los errores de cualquier proceso, vaya a Bsqueda avanzada y cree una vista que muestre los errores en la entidad de la sesin de proceso. Supervisar dilogos Cada dilogo que se ejecuta crea un registro de sesin de proceso. Este registro proporciona un resumen de la interaccin en el dilogo. Puede ver las sesiones de proceso de un dilogo especfico mediante el rea Sesiones de proceso de ese dilogo, o puede usar Bsqueda avanzada para crear una consulta donde la Categora de Proceso relacionada sea Dilogo. Estado de los procesos de flujo de trabajo Al ver una lista de los procesos de flujo de trabajo, cualquier proceso individual puede tener uno de los siguientes valores de Estado y Razn para el estado:
Estado Razn para el estado Preparado Esperando recursos Suspendida En espera Bloqueado En curso Pausando Cancelando Finalizado Correcto Error Cancelado
Vea tambin Crear y editar procesos Procesos de flujo de trabajo
180 Configurar los pasos del flujo de trabajo Prcticas recomendadas para los procesos de flujo de trabajo Administrar documentos Con Microsoft Dynamics CRM, puede configurar las carpetas para guardar y administrar los documentos, especificar permisos para administrar tareas y garantizar que las direcciones URL del sitio de SharePoint sean correctas. En esta seccin SharePoint Document Management software requirements for Microsoft Dynamics CRM 2013 Permisos requeridos para tareas de administracin de documentos Validar y corregir direcciones URL de sitios de SharePoint Install the Microsoft Dynamics CRM List component Vea tambin Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online Permisos requeridos para tareas de administracin de documentos La siguiente tabla muestra los roles de seguridad predeterminados u otros permisos necesarios para realizar cada tarea de administracin de documentos. Si usa Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook, no puede realizar ninguna de estas tareas mientras est desconectado.
Tareas relacionadas con la administracin de documentos Rol de seguridad mnimo u otro permiso requerido Habilitacin o deshabilitacin de la administracin de documentos
Roles de seguridad: Administrador del sistema o Personalizador del sistema. Privilegios: Leer, Escribir en todos los tipos de registros personalizables. Sitio de SharePoint: Crear, Leer, Escribir, Anexar, Anexar a Creacin o edicin de registros de ubicaciones
Roles de seguridad: Administrador del sistema o Personalizador del sistema. Sitio de SharePoint Crear, Leer, Escribir, Importante
181 Tareas relacionadas con la administracin de documentos Rol de seguridad mnimo u otro permiso requerido Anexar, Anexar a Creacin o edicin de un registro de ubicacin de documentos Roles de seguridad: Comercial Sitio de SharePoint: Leer, Anexar a Ubicacin del documento: Crear, Leer, Escribir, Anexar, Anexar a Instalar Componente de lista de Microsoft Dynamics CRM Roles de seguridad: Ningn rol de seguridad de Microsoft Dynamics CRM necesario. Sitio de SharePoint: Administrador de la coleccin de sitios Hacer un sitio el predeterminado
Roles de seguridad: Administrador del sistema o Personalizador del sistema Sitio de SharePoint: Leer, Escribir Validar sitios
Roles de seguridad: Administrador del sistema o Personalizador del sistema. Sitio de SharePoint: Leer, Escribir Agregar o editar la ubicacin de un documento desde un registro Roles de seguridad: cualquiera Sitio de SharePoint: Leer, Anexar a Ubicacin del documento: Crear, Leer, Escribir, Anexar, Anexar a Reparar una ubicacin rota Roles de seguridad: cualquiera Sitio de SharePoint: Ubicacin de documento: Leer, Escribir Administrar documentos Roles de seguridad: cualquiera Sitio de SharePoint: Ubicacin de documento: Leer, Escribir
Vea tambin Set Up Document Management Administrar documentos Validar y corregir direcciones URL de sitios de SharePoint Install the Microsoft Dynamics CRM List Component Presentacin de la sincronizacin del lado del servidor
182 Validar y corregir direcciones URL de sitios de SharePoint En Microsoft Dynamics CRM, los registros de ubicacin de documentos y sitios de SharePoint contienen vnculos a colecciones de sitios, sitios, bibliotecas de documentos o carpetas en SharePoint. Estos registros de ubicacin de documentos y sitios estn asociados con registros de CRM, por lo que los documentos para los registros de CRM se pueden almacenar en SharePoint. Cuando los vnculos entre Microsoft Dynamics CRM y SharePoint se interrumpen, debe validarlos y repararlos de modo que los registros de CRM sigan sealando las bibliotecas de documentos y carpetas correctas para la administracin de documentos.
1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en Microsoft Dynamics CRM. Compruebe su rol de seguridad a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario. b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del sistema.
2. Siga los pasos para la aplicacin que est usando. Si usa la aplicacin web CRM a. En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin. Configuracin aparece en la barra de navegacin. b. Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin de documentos. c. Haga clic en SharePoint Sitios. d. Seleccione las direcciones URL que desea validar, haga clic o pulse en Ms comandos y haga clic o pulse en Validar.
Si usa CRM para Outlook a. En el panel de navegacin, haga clic o pulse en Configuracin > Sistema > Administracin de documentos. b. Haga clic o pulse en Sitios de SharePoint. c. Seleccione las direcciones URL que desea validar y, a continuacin, en el grupo Acciones, haga clic o pulse en Validar.
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3. Microsoft Dynamics CRM valida todas las direcciones URL seleccionadas y las direcciones URL de bibliotecas de documentos y de sitios inmediatamente subordinados. Despus muestra los resultados en Validacin de sitios. 4. Para reparar una direccin URL, abra el registro del sitio e introduzca la direccin URL correcta. Ms informacin: Creacin o edicin de registros de ubicaciones 5. Haga clic en Guardar y cerrar. Vea tambin Creacin o edicin de registros de ubicaciones Administrar documentos Install the Microsoft Dynamics CRM List component Set Up Document Management Presentacin de la sincronizacin del lado del servidor Sincronizacin del lado del servidor es un componente en Microsoft Dynamics CRM que se usa para integrar Microsoft Dynamics CRM con Exchange y POP3 o servidores de correo electrnico basados en SMTP. Aprovecha la infraestructura de roles de servidor asincrnicos en el servidor de Microsoft Dynamics CRM 2013. Para obtener ms informacin acerca de la matriz de soporte tcnico aplicable para sincronizacin del lado del servidor y escenarios que no son compatibles con sincronizacin del lado del servidor, consulte Escenarios soportados para la sincronizacin del lado del servidor. Si usted es administrador, puede usar sincronizacin del lado del servidor para: Habilitar sincronizacin de correo electrnico para usuarios y colas con los sistemas externos de correo electrnico. Habilitar sincronizacin de correo electrnico, citas, contactos y tareas desde Exchange. Puede configurar y administrar sincronizacin del lado del servidor desde Microsoft Dynamics CRM. En la barra de navegacin, haga clic o pulse en Microsoft Dynamics CRM > Configuracin > Configuracin de correo electrnico y, a continuacin, haga clic o pulse en Opciones de configuracin de correo electrnico. Ms informacin: Configurar correo electrnico mediante sincronizacin del lado del servidor Nuevas caractersticas que ofrece la sincronizacin del lado del servidor Algunas caractersticas nuevas que ofrece la sincronizacin del lado del servidor son las siguientes:
184 Uso eficaz de recursos. Sincronizacin del lado del servidor proporciona administracin integrada del buzn. Puede deshabilitar los buzones inactivos con errores permanentes. Impide el consumo excesivo de recursos aplicando un lmite superior sobre la capacidad asignada y estableciendo tiempos de espera a las solicitudes. Lmite de conexiones. Sincronizacin del lado del servidor proporciona una forma de controlar el nmero de conexiones en paralelo abiertas en un servidor de correo electrnico para evitar sobrecargar dicho servidor. Migracin de datos Sincronizacin del lado del servidor admite la migracin de datos de configuracin desde E-mail Router hasta sincronizacin del lado del servidor empleando el asistente para migracin. Ms informacin: Migre datos desde E-mail Router hasta sincronizacin del lado del servidor, Combine perfiles de servidor de correo electrnico para migracin Aislamiento de servicios. Sincronizacin del lado del servidor tiene opciones de administracin de colas y configuracin separadas para operaciones asincrnicas, actividades salientes y buzones. Se basa en la arquitectura asincrnica de servicio y puede compartir el mismo proceso. En todos los casos, administra recursos de servidor mientras mantiene el aislamiento con el servicio asincrnico. Informes de errores para usuarios y administradores. Sincronizacin del lado del servidor admite registro y generacin de informes de errores especficos de un correo electrnico o uno o varios buzones. Ms informacin: Error al registrar para sincronizacin del lado del servidor. Nuevos contadores. Se han agregado nuevos contadores a la actividad y la cola del buzn para servicio asincrnico y sincronizacin del lado del servidor. Ms informacin:Contadores de servicio asincrnico de Microsoft Dynamics CRM, Contadores de sincronizacin del lado del servidor de Microsoft Dynamics CRM. En Microsoft Dynamics CRM 2011, solo se puede usar Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook para realizar la sincronizacin de Outlook. En Microsoft Dynamics CRM 2013, puede sincronizar correos electrnicos con CRM para Outlook o sincronizacin del lado del servidor. Si selecciona sincronizacin del lado del servidor, la sincronizacin no requiere ejecutar CRM para Outlook. No obstante, necesitar el cliente de Outlook para promocionar un elemento de Outlook a CRM. Sincronizacin del lado del servidor solo es compatible para las implementaciones locales de CRM y Microsoft Exchange.
Vea tambin Error al registrar para sincronizacin del lado del servidor Escenarios soportados para la sincronizacin del lado del servidor Nota
185 Escenarios soportados para la sincronizacin del lado del servidor En funcin de su instalacin de Microsoft Dynamics CRM, puede decidir entre usar sincronizacin del lado del servidor o la sincronizacin de E-mail Router/Outlook. En la tabla siguiente se muestra qu es compatible con la sincronizacin del lado del servidor para cada tipo de instalacin. Ms adelante en este tema, puede leer acerca de los escenarios que no son compatibles con sincronizacin del lado del servidor.
Implementacin de CRM Sistema de correo electrnico Sincronizacin de correo electrnico Sincronizacin de citas, contactos y tareas Protocolo CRM (local) Exchange Server 2010 Exchange Server 2013 S S Servicios Web Exchange CRM (local) Gmail MSN Outlook.com Windows Live Mail Yahoo! Correo S No POP3/SMTP
Escenarios no compatibles Sincronizacin del lado del servidor no admite los siguientes escenarios: Microsoft Dynamics CRM Online con Microsoft Exchange Online Implementaciones hbridas: Microsoft Dynamics CRM Online con Exchange (local) Microsoft Dynamics CRM (local) con Exchange Online Combinacin de Exchange/SMTP y POP3/Exchange Creacin de campaas de marketing de correo electrnico masivo Escenarios de extensibilidad como extensin de protocolos EWS/POP3/SMTP y creacin de proveedores de correo electrnico personalizados Exchange Server 2003 y Exchange Server 2007 Recomendamos no usar una configuracin mixta de sincronizacin de sincronizacin del lado del servidor y Outlook para citas, contactos y tareas en la misma organizacin, ya que puede provocar que los datos actualizados de CRM no se sincronicen para todos los asistentes. Nota
186 Vea tambin Presentacin de la sincronizacin del lado del servidor Error al registrar para sincronizacin del lado del servidor Error al registrar para sincronizacin del lado del servidor En este tema, entender las tareas del registro de errores realizadas por sincronizacin del lado del servidor. Sincronizacin del lado del servidor genera alertas si se produce un error al procesar correo electrnico. El error se clasifica segn la naturaleza del error y el objeto en que se encontr el error. La siguiente tabla muestra la clasificacin de errores en funcin de la naturaleza de errores.
Errores transitorios Errores permanentes Los errores son de naturaleza temporal y pueden solucionarse automticamente despus de algunos intentos. Si el error persistente despus de alcanzar el nmero de reintentos configurado, se registra un nuevo error (sin cambiar el cdigo de error) como error permanente. Estos errores no requieren la accin correctora directa de un usuario de CRM, pero el administrador debe buscar cualquier problema de fiabilidad o limitacin. Todos los errores aparecen en la seccin Advertencia del muro de alerta del administrador y del usuario. Estos son de naturaleza permanente y aparecen sobre todo si los errores transitorios siguen sin resolverse despus de varios intentos. Los errores permanentes tambin se pueden desencadenar directamente sin errores transitorios (por ejemplo: contrasea expirada). Cuando se producen estos errores, se detiene el procesamiento de correo electrnico para los buzones afectados. Requieren una accin correctora del propietario del buzn o de un administrador de CRM. Todos los errores permanentes aparecen en la seccin Error del muro de alerta del administrador y del usuario.
Los errores tambin se clasifican en funcin del objeto en que se encuentra el error: Errores a nivel de correo electrnico. Errores que son especficos de un correo electrnico y evitan el procesamiento de un correo electrnico individual sin afectar al procesamiento de otros correos electrnicos. Las alertas de error se muestran en la seccin Alertas del formulario de correo electrnico. Errores a nivel de buzn. Errores que son especficos de un buzn y evitan el procesamiento de todos los correos electrnicos en un buzn y requieren la accin correctora del propietario del buzn correspondiente. Las alertas de error se muestran en la seccin de alertas del formulario de correo electrnico, el muro de alertas del propietario del buzn y el formulario del buzn.
187 Errores a nivel de perfil. Errores que impiden el procesamiento de todos los correos electrnicos en uno o varios buzones y requieren la accin correctora del propietario del perfil de servidor de correo electrnico asociado. Las alertas de error se muestran en la seccin de alertas del formulario del perfil de servidor de correo electrnico, el muro de alertas del propietario del perfil de servidor de correo electrnico y muros de alertas de los propietarios de los buzones afectados (aunque no se requiere ninguna accin de ellos). Para saber cmo ver las alertas y las acciones que puede realizar con estas alertas, consulte Controla los errores de procesamiento de correo electrnico en Microsoft Dynamics CRM. Para probar la configuracin de correo electrnico para el correo electrnico entrante y saliente, o para todos los buzones asociados con un perfil de servidor de correo electrnico, vea Probar configuracin de correo electrnico de buzones. Vea tambin Presentacin de la sincronizacin del lado del servidor Deploy packages using CRM Package Deployer and Windows PowerShell Implementador de paquetes de Microsoft Dynamics CRM es una nueva herramienta para Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 y Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013 (local) que permite que a los administradores implementar paquetes en una instancia o una organizacin de Microsoft Dynamics CRM. Un "paquete" puede estar compuesto por cualquiera de estos elementos o por todos ellos: Uno o varios archivos de solucin de CRM. Archivos sin formato o archivos de datos exportados de Herramienta de migracin de la configuracin. Para obtener ms informacin acerca de la Herramienta de migracin de la configuracin, consulte Manage your configuration data. El cdigo personalizado que puede ejecutarse durante o despus del paquete se implementa en el servidor de Microsoft Dynamics CRM Server. Contenido HTML especfico del paquete que mostrarse al principio y al final del proceso de implementacin del paquete. Puede resultar til para proporcionar una descripcin de las soluciones y los archivos que se implementan en el paquete. Los programadores crean los paquetes utilizando la plantilla de implementacin de paquete en Microsoft Visual Studio. Ms informacin: Creacin de un paquete para la herramienta Implementador de paquetes Una vez creado el paquete, puede implementarlo ejecutando Implementador de paquetes de CRM o con los cmdlets de Windows PowerShell para la herramienta. En este tema Utilice la herramienta Implementador de paquetes de CRM para implementar paquetes Utilice Windows PowerShell para implementar paquetes
188 Solucione problemas de implementacin de paquetes utilizando archivos de registro Recomendaciones para implementar paquetes Utilice la herramienta Implementador de paquetes de CRM para implementar paquetes La Herramienta de implementador de paquetes solo puede procesar un paquete cada vez. Sin embargo, proporciona a los usuarios la capacidad de seleccionar un paquete para implementar desde varios paquetes disponibles en el directorio de Herramienta de implementador de paquetes. Algunas de las pantallas y acciones de la herramienta difieren en funcin de la definicin del paquete. No es necesario que instale la Herramienta de implementador de paquetes. Slo descrguela y ejectela. 1. Obtenga el paquete que se va a implementar. Un paquete es una coleccin de archivos y carpetas que se crea en la carpeta del proyecto de Visual Studio (<Project>\Bin\Debug) al generar el proyecto en Visual Studio. Copie el contenido completo de la carpeta de depuracin del proyecto en la carpeta PackageDeployer. Para obtener informacin detallada sobre la generacin de un paquete utilizando Visual Studio, vea Crear un paquete para la herramienta Implementador de paquetes. Para este tema, supondremos que todo el contenido de la carpeta de depuracin del proyecto de Visual Studio se copia en la carpeta c: \DeployPackage. 2. Descargue el archivo del paquete descarga SDK de Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013 y ejecute el archivo ejecutable descargado para extraer el contenido del paquete. 3. Busque la carpeta SDK\Tools\PackageDeployer, y copie todo el contenido de c: \DeployPackage en la carpeta SDK\Tools\PackageDeployer. El sistema le pedir que reemplace algunos archivos. Acepte para reemplazar los archivos en la carpeta SDK\Tools\PackageDeployer. 4. Una vez copiados los archivos, ejecute la herramienta haciendo doble clic en el archivo PackageDeployer.exe en la carpeta SDK\Tools\PackageDeployer. 5. Haga clic en Continuar en la pantalla principal de la herramienta. 6. En la pantalla Conectarse a Microsoft Dynamics CRM, proporcione los detalles de autenticacin para conectarse al servidor de CRM donde desea implementar el paquete. Si tiene varias organizaciones, y desea seleccionar la organizacin donde desea implementar el paquete, active la casilla Mostrar siempre la lista de organizaciones disponibles. Haga clic en Iniciar sesin. 7. Si tiene varias organizaciones en el servidor de CRM y activ la casilla Mostrar siempre la lista de organizaciones disponibles, la prxima pantalla le permitir elegir la organizacin con la que desea conectarse. Seleccione una organizacin de CRM para conectarse. 8. La siguiente pantalla le pedir que seleccione un paquete para implementar. Seleccione el nombre del paquete, y haga clic en Siguiente.
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9. Siga las instrucciones de las pantallas posteriores para completar la implementacin del paquete. Las pantallas aparecen segn la definicin del paquete que seleccion para implementacin. Para una implementacin del paquete de extremo a extremo que use Herramienta de implementador de paquetes, vea el tema acerca de la implementacin de paquetes de Servicios unificados: Deploy sample Unified Service Desk applications to CRM Server using Package Deployer Utilice Windows PowerShell para implementar paquetes La Herramienta de implementador de paquetes tambin proporciona soporte de Windows PowerShell para implementar paquetes. Se requiere Windows PowerShell 3.0 o posterior para implementar un paquete utilizando PowerShell. Para comprobar su versin de PowerShell, ejecute una ventana de PowerShell y luego ejecute el siguiente comando: $Host. Realice los siguientes pasos para usar cmdlets de PowerShell para implementar paquetes: Registro de los cmdlets Use el cmdlet para recuperar paquetes Use el cmdlet para conectarse al servidor de CRM Use el cmdlet para implementar paquetes Obtenga ayuda detallada sobre cmdlets
190 Registro de los cmdlets Debe registrar los cmdlets de Windows PowerShell para la Herramienta de implementador de paquetes para poder usarlos. Para registrar los cmdlets: 1. Si an no lo ha hecho, descargue el paquete SDK de CRM del Centro de descarga de Microsoft, y ejecute el archivo del paquete para extraer el contenido del paquete. Supongamos que extrajo el paquete en la carpeta c: \CRM de su equipo. El Herramienta de implementador de paquetes y los dems archivos necesarios pasan a estar disponibles en la siguiente ubicacin: c: \CRM\SDK\Tools\PackageDeployer. 2. Inicie Windows PowerShell en el equipo con los privilegios elevados (ejecute como administrador). 3. En el mensaje de la ventana de Windows PowerShell, cambie el directorio a la carpeta de Windows PowerShell en la carpeta PackageDeployer. En este caso: cd c:\CRM\SDK\Tools\PackageDeployer\PowerShell 4. Ejecute el script RegisterXRMTooling.ps1 para registrar el ensamblado (dll) de Windows PowerShell del Implementador de paquetes, e instale el complemento de Windows PowerShell para la Herramienta de implementador de paquetes. Para ello, escriba el siguiente comando, y presione ENTRAR: .\RegisterXRMTooling.ps1 5. Agregue el complemento de Windows PowerShell para tiles de XRM. Esto registrar los cmdlets siguientes: Get-CrmConnection y Get-CrmOrganizations. Add-PSSnapin Microsoft.Xrm.Tooling.Connector 6. Agregue el complemento de Windows PowerShell para Implementador de paquetes. Esto registrar los cmdlets siguientes: Get-CrmPackages y Import-CrmPackage. Add-PSSnapin Microsoft.Xrm.Tooling.PackageDeployment Ahora est listo para usar estos cmdlets de Windows PowerShell. Para mostrar los cmdlets que registr, ejecute el comando siguiente en el smbolo en la ventana de Windows PowerShell: Get-Help Crm Use el cmdlet para recuperar paquetes Para poder usar el cmdlet, asegrese de haber copiado el paquete en la carpeta PackageDeployer (en este caso, c:\CRM\SDK\Tools\PackageDeployer). Un paquete es una coleccin de archivos y carpetas que se crea en la carpeta del proyecto de Visual Studio (<Project>\Bin\Debug) al generar el proyecto en Visual Studio. Copie el contenido completo de la carpeta de depuracin del proyecto en la carpeta PackageDeployer. Para obtener informacin detallada sobre la generacin de un paquete utilizando Visual Studio, vea Crear un paquete para la herramienta Implementador de paquetes.
191 1. En la ventana de PowerShell, use el siguiente cmdlet para devolver una lista de paquetes disponibles para importacin en el directorio especificado (en este caso, c:\CRM\SDK\Tools\PackageDeployer): Get-CrmPackages PackageDirectory c:\CRM\SDK\Tools\PackageDeployer 2. Si desea obtener informacin acerca de un paquete en un directorio, puede usar el cmdlet Get-CrmPackages junto con el parmetro - PackageName para especificar el nombre del ensamblado en el directorio que contiene la definicin del paquete. Get-CrmPackages PackageDirectory c:\CRM\SDK\Tools\PackageDeployer PackageName SampleCRMPackage.dll
Use el cmdlet para conectarse al servidor de CRM 1. Especifique las credenciales para conectarse a la instancia de Microsoft Dynamics CRM Online o de Microsoft Dynamics CRM (local). Si ejecuta el siguiente comando se le pedir que escriba su nombre de usuario y contrasea para conectarse a la instancia CRM y la almacenaremos en la variable $Cred, y la usaremos ms adelante para conectarse al servidor de CRM. $Cred = Get-Credential 2. Use el siguiente comando para obtener una conexin a la instancia de Microsoft Dynamics CRM Online o de Microsoft Dynamics CRM (local). Almacenaremos la informacin de conexin en la variable $CRMConn: Si va a conectarse a la instancia de Microsoft Dynamics CRM (local): $CRMConn = Get-CrmConnection -ServerUrl http://<your_CRM_Server> -OrganizationName <your_Org_Name> - Credential $Cred Si va a conectarse al servidor de Microsoft Dynamics CRM Online: $CRMConn = Get-CrmConnection -DeploymentRegion NorthAmerica OnlineType Office365 OrganizationName <your_Org_Name> - Credential $Cred Nota Para el parmetro DeploymentRegion, los valores vlidos son NorthAmerica, EMEA y APAC. Para el parmetro OnlineType, los valores vlidos son Office365 y LiveID. 3. Sus credenciales suministradas se validan al ejecutar el comando en el paso 2.
192 Use el cmdlet para implementar paquetes A continuacin, use la informacin de conexin de CRM almacenada en la variable $CRMConn para implementar paquetes en la instancia de CRM. Ejecute el siguiente comando para implementar el paquete: Import-CrmPackage CrmConnection $CRMConn PackageDirectory c:\CRM\SDK\Tools\PackageDeployer PackageName SampleCRMPackage.dll UnpackFilesDirectory c:\UnpackedFiles -Verbose Los parmetros CrmConnection, PackageDirectory y PackageName son obligatorios. Para el parmetro PackageName, tiene que especificar el nombre del ensamblado que contiene la definicin del paquete. No necesita especificar el parmetro UnpackFilesDirectory si el paquete no desempaqueta archivos durante la implementacin del paquete. Cuando define un paquete en Visual Studio, especifique si desempaqueta archivos con el parmetro agentdesktopzipfile en el archivo ImportConfig.xml. Ms informacin: Creacin de un paquete para la herramienta Implementador de paquetes El parmetro de Verbose es opcional, y se usa para mostrar un registro detallado de las actividades realizadas durante el proceso de implementacin del paquete. Obtenga ayuda detallada sobre cmdlets En la ventana de PowerShell, use el cmdlet Get-Help con un nombre de cmdlet para ver una ayuda detallada del cmdlet. Por ejemplo, para obtener ayuda detallada para el cmdlet Import- CrmPackage: Get-Help Import-CrmPackage -full Solucione problemas de implementacin de paquetes utilizando archivos de registro La Herramienta de implementador de paquetes proporciona soporte de registro para obtener informacin detallada sobre los errores que se puedan producir cuando un usuario inicia sesin en la instancia de Microsoft Dynamics CRM utilizando la herramienta e implementando paquetes. La herramienta genera tres archivos de registro que estn disponibles en la siguiente ubicacin en el equipo donde se ejecuta la herramienta: c:\Users\<UserName>\AppData\Roaming\Microsoft\PackageDeployer\<Version>. Login_ErrorLog.log: Proporciona informacin sobre los problemas que se han producido cuando se usa la herramienta para iniciar sesin en la instancia de CRM. Si hay un problema al iniciar sesin, aparecer un mensaje en la pantalla de inicio de sesin de la herramienta con un vnculo a este archivo de registro. El mensaje indica que se ha producido un error al procesar la solicitud de inicio de sesin y el usuario puede ver el registro de error. Puede hacer clic en el vnculo del mensaje para ver este archivo de registro. El archivo de registro se crea la primera vez que se encuentran problemas de inicio de sesin en la herramienta. Nota
193 Despus de eso, el archivo de registro se usa para registrar informacin sobre un problema de inicio de sesin, siempre que aparece. PackageDeployer.log: Proporciona informacin detallada sobre cada tarea realizada en la herramienta durante la implementacin de paquetes. Puede ver el archivo de registro desde la herramienta haciendo clic en el vnculo Ver registro en la parte inferior de la pantalla. ComplexImportDetail.log: Proporciona informacin detallada sobre los datos importados en la ltima implementacin utilizando la herramienta. Cada vez que implementa un paquete utilizando esta herramienta, los detalles existentes del archivo de registro pasan a un archivo denominado ComplexImportDetail._old.log en el mismo directorio, y el archivo ComplexImportDetail.log muestra informacin sobre la ltima importacin realizada utilizando la herramienta. Recomendaciones para implementar paquetes Mientras implementa paquetes, los administradores de CRM deben: Insistir en un ensamblado de paquete firmado de modo que pueda realizar el seguimiento de un ensamblado hasta su origen. Comprobar el paquete en una instancia de preproduccin (preferiblemente una imagen reflejada de la instancia de produccin) antes de ejecutarlo en un servidor de produccin. Realizar una copia de seguridad de la instancia de produccin antes de implementar un paquete. Vea tambin Crear un paquete para la herramienta Implementador de paquetes