21/9/2014 Come scrivere Email

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EMAIL,INDISPENSABILE
PER L'IMMAGINE
L'email contribuisce a creare la nostra immagine professionale, almeno quanto
il modo di vestirsi, di parlare, di rapportarsi. Perci vale la pena di
scrivere email curate e di inviarle nel modo giusto.
>Scrivo come parlo?
>Cosa scrivo nell'oggetto?
>Come inizio?
>Sputa il rospo!
>Hai molte informazioni? Mettile in ordine!
>Non so come chiudere
>La firma, la metto? E come?
>Prima di cliccare su "Invia"...
> Un po' di galateo: la netiquette
>Vietate le catene di Sant'Antonio
>Sai archiviare le email?
Le voci in blu saranno presto attive. Torna a visitare questa pagina!
Scrivo come parlo?
L'email pi simpatica del foglio di carta. Parte e arriva velocemente, pu
andare in copia a pi persone, se scriviamo anche solo una riga non
brutta...E, in quanto parte del miracoloso mondo del web, ha diritto a uno
stile di comunicazione pi snello e moderno. Per, teniamo presente queste
riflessioni:
Bando ai formalismi! Alcune formalit si possono evitare, anzi
decisamente meglio lasciar perdere quel fraseggio un po' altisonante un
po' burocratico che si usa per le lettere. Del tipo: "Sono a comunicarle"
"con la mia del..." " a far data da", "rimetto in allegato alla presente"
"alla cortese attenzione" "porgiamo distinti saluti", "con riferimento
all'argomento in oggetto" e via cos.
S allo stile formale! Questa affermazione non in contrasto con la
precedente. Se l'email ci consente di usare un linguaggio pi fresco e
vicino alla lingua quotidiana, non vuol dire che possiamo scrivere come
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parliamo, cio con modi troppo colloquiali.
Comunque della posta elettronica rimane traccia scritta, e pi facilmente
della carta le nostre email possono essere inoltrate, stampate in pi
copie, archiviate. Quindi attenzione ai refusi, alle ripetizioni, al
gergo, alla sintassi traballante, alla punteggiatura corretta. Valgono le
regole di scrittura che trovate in pi sezioni di questo sito, o nei buoni
manuali di stile.
Informatica? Yes, please! Non usiamo i programmi di posta elettronica come
fossero una macchina da scrivere. Sono software sofisticati e hanno
(poche) regole che bisogna conoscere. Quanti usi impropri dell"Inoltra",
"Rispondi a tutti", allegati sbagliati, destinatari in copia visibili, si
potrebbero evitare! Semplicemente facendosi spiegare poche cose
fondamentali sul funzionamento del programma di posta. Vedi anche:un po'
di galateo.
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Cosa scrivo nell'oggetto?
La riga dell'oggetto deve essere compilata tenendo presente che quasi tutti
ormai ricevono decine (qualcuno centinaia) di email al giorno e che la
schermata "posta in arrivo" del programma di posta sempre affollata.
Quindi l'oggetto deve far riconoscere al volo il nostro messaggio per quello
che contiene veramente,deve essere gi un messaggio in miniatura. No dunque
alle parole generiche e alle espressioni vaghe.
Esempi:
No: recapiti - S :indirizzi fornitori area Veneto
No: riunione - S: riunione capi area domani ore 12.00
No: file allegato - S: invio relazione di bilancio 2004
No: bozza - S: bozza comunicato stampa
No: riflessioni - S: ultimo organigramma: riparliamone
Insomma, senza fare un romanzo, cercate di essere dettagliati e di non far
perdere la vostra email nel calderone della posta in arrivo (o, peggio, di
quella indesiderata).
Alcuni scrivono (confesso, talvolta lo faccio anche io) nella riga dell'oggetto
la prima parte della fraseche poi continua nel testo della mail. Esempio:
[oggetto] Ti interessa un invito... [testo mail] "...al Salone di Francoforte?
Un mio amico ne ha un paio disponibili e se vuoi possiamo viaggiare
insieme...eccetera".
Non lo nego, la cosa accattivante, per secondo me bisogna usare questa
modalit con parsimonia, solo verso le persone con le quali abbiamo una certa
confidenza.
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Tenendo presente inoltre, che in alcuni programmi la mail si apre direttamente
sul testo dopo l'alert, e quindi l'oggetto si visualizza solo in seguito. In
questo caso il vostro messaggio potrebbe apparire incomprensibile (provate a
rileggere l'esempio sopra senza l'oggetto).
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Come inizio?
Con che formula "appello" la persona a cui scrivo?
Se la comunicazione formale, e al destinatario diamo del "lei", pu andare
bene il modo di iniziare classico della lettera: Gentile ingegnere, Gentile
dottoressa Guidi... Da evitare, il Lei, La, Le con iniziale maiuscola in corso
di frase. Quindi scriveremo: il direttore mi ha chiesto di inviarle la
bozza... e non: il direttore mi ha chiesto di inviarLe. Lo stesso vale per Suo,
Sua. La maiuscola in corpo di frase superata. Quindi scriveremo: vorrei il
suo parere e non: vorrei il Suo parere.
Se il rapporto "lontano", ma non il caso di darsi del lei, va bene iniziare
con Gentile Luisa, Cara Luisa, oppure Caro Marchi, che ne pensi di... Pu anche
succedere che ci si scriva con il "lei" ma ci si chiami per nome. Anche in
questo caso possiamo scrivere Gentile Stefano, le chiederei di informarmi non
appena...
Se il messaggio diretto a una persona cui ci rivolgiamo con il "tu", si pu
iniziare con Salve Carlo, ecco la mia proposta per il nuovo catalogo .Bene
anche Ciao Stefania, ti invio... o semplicementeAlessandra, come mi avevi
chiesto...
Se si tratta di colleghi o amici con i quali scambiamo diverse email al giorno,
va bene iniziare in un modo qualsiasi, a patto di "sputare subito il rospo",
cio enunciare nella prima riga il contenuto del messaggio:La riunione stata
spostata a domani, stessa ora. Te pareva! Anche se c' confidenza, nessuno
vuole perdere tempo a leggere testi inutili.
Se l'email diretta a pi persone, potete iniziare con un Carissimi (se il
rapporto lo consente), Cari colleghi, oppure direttamente con il contenuto: Vi
invio le mie considerazioni sul progetto "Area2" .Personalmente eviterei un
inizio formale tipo Gentili Signori e simili.
Lo avrete capito, la formula perfetta non c'. Occorre sintonizzarsi sul
destinatario e sul tono del messaggio (inutile iniziare con Caro, se la mail
polemica; precipitoso partire con Stefano, se l'amministratore delegato ci ha
appena chiesto di passare al "tu"). Considerando che la natura dell'email ci
consente di essere un pochino pi calorosi e sinceri della lettera cartacea...
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Sputa il rospo!
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Cio scrivi subito la cosa pi importante che hai da dire. Se una delle prime
regole di chi scrive per il web quella della piramide invertita (la
definizione risale credo, a Jakob Nielsen), questa regola vale soprattutto per
la mail.
Ognuno ne riceve tantissime ogni giorno e spesso le email vengono lette da
palmari, schermi di telefoni UMTS, comunque da supporti che richiedono una
lettura veloce.
Perci bando ai preamboli, attaccate subito con l'argomento per cui state
inviando il messaggio. Il destinatario dovrebbe gi avere capito il contenuto
dall'oggetto e dalla prima frase.
Se le cose da dire occupano molte righe, probabilmente conviene metterle
nell'allegato. E se l'allegato importante, nella prima parte del testo
segnalate subito che l'email contiene un allegato.
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Hai molte informazioni? Mettile in ordine!
Se la tua email contiene molto testo, organizzalo in modo che il destinatario
lo trovi ordinato, facile da scorrere. Nessuno infatti ha voglia di leggere un
"blocco" di testo compatto.
Stacca i paragrafi di una riga. Scrivi la prima parola o la prima frase in modo
che sia gi un titolo e magari evidenziala con il grassetto. Se stai elencando
una serie di argomenti, usa la lista per punti (senza il punto e virgola alla
fine della frase) o la lista numerata.
Le formattazioni pi vivaci invece (testo colorato, variazioni di font...),
sono da riservare a un gruppo che condivide lo stesso sistema di posta, perch
da un sistema all'altro le email perdono la formattazione originaria, con
risultati a volte ridicoli.
La firma la metto? E come?
La risposta alla prima domanda ovviamente: s. Anche se appare chiaro chi
il mittente del messaggio, la firma va messa. Come?
Se il messaggio rientra nelle occasioni di lavoro, la firma pu essere
quella digitale. Cio quella specie di biglietto da visita che ogni
programma di posta permette di inserire alla fine del testo, anche in
automatico. Ad esempio nell'Outlook la firma si crea entrando in
"Strumenti - Opzioni - Formato posta - Firme".
Potete crearne anche pi di una, da usare in diverse occasioni.
L'importante aggiungere i recapiti utili ed evitare i titoli accademici
(non scrivete dott. o ing., ma solo nome e cognome seguiti dalla
qualifica).
Se il messaggio appartiene alla sfera personale, va bene chiudere con il
solo nome. Nome e cognome sono invece necessari se la mail comunque
ufficiale (esempi: ordini, proteste, richiesta informazioni...).
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Prima di cliccare su "invia"...
Segui questi consigli:
Se sei arrabbiato con qualcuno, scrivi pure la tua risposta, ma non
inviarla! Metti tutto nelle bozze e rileggi la mail dopo qualche ora,
quanto sar tornata la calma. Le mail sembrano avere l'immediatezza della
conversazione, invece sono scritte e quindi scripta manent.
Controlla che non ci siano errori ortografici. Se scrivi a un amico, un
errore non far molti danni. Ma in ambito professionale, i refusi e gli
errori ortografici danno di noi una pessima immagine.
I destinatari in copia:sei sicuro di aver messo gli indirizzi opportuni?
Inviare in copia o inoltrare (il famoso forward) la cosa pi semplice
del mondo. Ma anche facile fare una gaffe o inviare informazioni
riservate alla persona sbagliata.
La tua email sar pubblicata sul giornale! E' questo che si deve pensare
quando si scrive. Ci che hai scritto nella mail pu essere letto da tutti
senza problemi? Offende qualcuno? Ti pu mettere in imbarazzo con i
familiari? Rifletti: la mail deve essere cos "pulita" da essere
pubblicata sul giornale e lasciare intatta la tua reputazione.
Un po' di galateo: la netiquette
La net etiquette l'etichetta della Rete. Come tutti i fenomeni dilaganti
(cellulare, sms eccetera) anche la posta elettronica pu essere strumento di
uso improprio, per non dire maleducato (in effetti la mail disturba meno).
Proviamo allora a imparare qualcosa su questo "galateo" del web:
Acronimi e sigle
Ci sono quelli ufficiali e quelli inventati sul momento da chi scrive.
Giorni fa ho ricevuto un'email che diceva "Eccoti il PO per il corporate book".
Poi c' l'AD, il CDA, il BP, l'ASAP, i pi noti B2B e B2C e cos via. Ma, per
favore, a meno che non siamo certissimi che il destinatario conosca queste
sigle, evitiamole! Non vero che fanno risparmiare tempo, portano con s solo
il compiacimento di usare un gergo da iniziati e tanti rischi di fare
confusione.
L'email ha il pregio fantastico di aiutare la comunicazione in azienda, non
togliamole uno dei principali benefici, cio la chiarezza.
Allegati
L'email perfetta per inviare documenti in pochi secondi, per controlliamo:
la dimensione dell'allegato. Anche le connessioni pi veloci si piantano
quando arriva un allegato da 15 mega (succede!). Se i documenti sono
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tanti, conviene zipparli. Comunque, se si invia un documento "pesante",
meglio accertarsi del tipo di connessione del destinatario.
l'estensione del file. Bisogna che i file abbiano un formato leggibile dai
programmi pi comuni. Se non si sicuri di questo, meglio ricorrere al
.pdf, visto che Acrobat Reader disponibile in quasi tutti i computer e
si pu scaricare dalla Rete con facilit.
il nome dei file. Il destinatario deve poter vedere nella riga "allegati "
dei nomi di file che lo guidino nella lettura. Se invio (confesso che a
volte l'ho fatto) quattro file che si chiamano Bozza1, Bozza2,
Bozza3 eccetera, il poveretto che li riceve non sa cosa contengono e come
debba utilizzarli. Meglio dare ai file dei nomi "parlanti".
Cc: destinatari in copia
Cc significa Copia Carbone: il campo nel quale inserire altri destinatari che
riceveranno una copia del messaggio che stiamo inviando al destinatario
principale.
Se stiamo scrivendo a un gruppo di lavoro che condivide lo stesso progetto, e
quindi bene che ognuno sappia che tutti gli altri hanno avuto lo stesso
messaggio, tutto ok.
Ma se stiamo scrivendo a una mailing list eterogenea (esempio, clienti e
fornitori), composta cio di persone che non si conoscono tra di loro, la
netiquette sconsiglia vivamente di mostrare tutti gli indirizzi in chiaro!
Il proprio indirizzo email considerato da ognuno un dato riservato. Quindi
nessuno vuole vederlo "schiaffato in copertina", cio comunicato a gente che
non conosce. Tutti i programmi di posta consentono di inserire nella riga dei
destinatari il testoundisclosed recipient che significa destinatario nascosto,
non rivelato, basta cercare l'argomento nella guida. Altrimenti si possono
mettere tutti gli indirizzi nel campo Ccn (Copia Carbone Nascosta). Ci
risparmieremo una figuraccia, garantito.
Emoticon
Sono quelle faccine che si possono comporre usando punti, virgole, parentesi e
lettere della tastiera. Si leggono in orizzontale, cio la faccina ruotata di
90 gradi a sinistra. Sono utili per "scaldare" il contenuto della mail che
avendo solo parole scritte, ci priva di quegli elementi non verbali come il
tono di voce o le espressioni facciali. Meglio usare quelli pi semplici e
lasciare quelli complicati ai giovanissimi. I pi usati: :-) ;-D :-( :-| di
facile lettura, cio, rispettivamente: sorriso, occhiolino, tristezza,
stupore...
L'interpretazione comune della parola che sia originata da emotion + icon.
Una piccola guida agli emoticon la trovate su digilander.
Fondini
Anche questi, lasciamoli agli adolescenti. Bolle di sapone, cieli azzurri,
edera e fiori non si addicono al mondo del lavoro. Oltratutto, molti sistemi di
posta li presentano come allegati. E il destinatario sar restio ad aprire una
mail con allegati sospetti...
Grappoli
Sarebbero tutte le puntate del romanzo, costituito da mail e risposte
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successive. Se la cosa si fa troppo lunga, tagliamo almeno i testi pi vecchi.
Se poi mettiamo a conoscenza una terza persona del romanzo epistolare, bisogna
avere cura di includere solo le puntate davvero utili, altrimenti gli
infliggeremo un supplizio. Non carino...
Risposta? Sempre
S, a una mail bisogna sempre rispondere. A meno che non sia un invio o un
inoltro per conoscenza, e dunque il mittente gi a posto sapendo che abbiamo
ricevuto il messaggio in copia. Altrimenti, magari una riga ma rispondere!
Scelta del media mix
E' innegabile, la mail meravigliosa e ci semplifica la vita. Per non pu
sostituire del tutto le altre forme di comunicazione. Facciamo una riflessione
sincera e valutiamo, volta per volta, se il caso di fare una telefonata o di
cercare un incontro. Non facciamo che la posta elettronica alimenti la
pigrizia.
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Vietate le catene di Sant'Antonio
Ci siamo cascati un po' tutti.
Mi capitato di ricevere anche ultimamente una molto lacrimevole richiesta di
inoltro a tutta la mailing list, per aiutare una bambina leucemica di 10 anni.
Il mittente era un illustre personaggio del mondo della Sanit, stimatissimo
medico e manager. Ahim, aveva "beccato" anche lui.
E il caso di Amina, la donna africana a rischio di lapidazione? E' libera da
anni, ma ancora giungono appelli strazianti.
Diciamolo una volta per tutte: sono bufale, che sfruttano i nostri sensi di
colpa di sazi occidentali benestanti. Ormai inoltrare questi messaggi ai nostri
amici come ammettere che siamo dei veri analfabeti della Rete.
Perci, fermiamo questa seccatura, cestinando le mail pietose al grido di:
"vietate le catene di Sant'Antonio!".
Se per vi coglie il dubbio, guardate questo sito antibufala. Molto carina
l'analisi psicologica del "perch tutti abboccano". Semmai, potete sempre
inoltrare questo link invece della bufala.