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Resumen del tema

Este tema incluye informacin relevante sobre cmo:


Organizar el documento de acuerdo a las necesidades de sus lectores
Utilizar diversas estrategias para comenzar sus tareas de escritura
Aplicar principios de edicin y diseo para realzar el impacto de su mensaje



Mapa del tema
Descripcin general del tema
Qu hara usted?
Mapa del tema
Resumen del tema
Acerca del mentor
Utilizar el tema
Conceptos bsicos
Principios bsicos de redaccin comercial
Determinar el alcance de su proyecto
Usar estrategias de inicio
Organizar el material segn el propsito
Redactar el primer borrador
Estructurar los prrafos
Editar el contenido
Corregir el estilo
Redactar correo electrnico
Pasos
Pasos para la planeacin de su tarea de redaccin
Pasos para editar el contenido
Pasos para corregir el estilo
Consejos
Consejos para utilizar el mtodo de orden de importancia
Consejos para utilizar el mtodo de comparacin y contraste
Consejos para escribir un mensaje de correo electrnico
Consejos para redactar un memorando comercial
Consejos para redactar una carta comercial
Consejos para redactar una propuesta
Prctica
Instrucciones
Herramientas
Focus Sheet(tm)
Gua para la organizacin de documentos
Gua de referencia para un diseo que cause un impacto visual
Lista de verificacin para "ser su propio editor"
Autoevaluacin
Instrucciones
Para aprender ms
Artculos en lnea
Artculos
Libros



Acerca del mentor
Deborah Dumaine
Deborah Dumaine es la presidenta y fundadora de Better
Communications, una empresa educadora que imparte talleres de
redaccin comercial, de liderazgo, tcnica, financiera y de ventas
reconocidos a nivel mundial. Desde 1978, 86.000 estudiantes han
asistido a los talleres de Better Communications. La Sra. Dumaine es
autora de Write to the Top: Writing for Corporate Success,
recientemente actualizado y publicado por Random House, y de The Instant-Answer
Guide to Business Writing (iUniverse). Tambin ha contribuido con secciones sobre
redaccin comercial en World Book Encyclopedia. La Sra. Dumaine obtuvo los ttulos
de B.A. y M.A. en Smith College. Para obtener ms informacin, visite su sitio Web en
www.writetothetop.com.



Qu hara usted?
Normalmente, los compaeros de trabajo de Celeste ofrecan su apoyo, pero
ltimamente no estaban siguiendo sus solicitudes y ella no comprenda por qu. Hace
dos semanas, cuando envi al equipo el resumen de la conferencia por correo
electrnico, incluy una nota en la que citaba a una reunin del equipo para el viernes en
la maana. Sin embargo, el viernes slo llegaron dos personas. Una semana ms tarde,
Celeste les volvi a enviar un correo electrnico, esta vez acerca de los informes
mensuales. En su mensaje incluy una nota respecto a la visita de los ejecutivos a sus
reuniones de personal. El grupo se sorprendi cuando el vicepresidente de ventas
corporativas asisti a la siguiente reunin. Sus compaeros de equipo la estaban
ignorando? O simplemente no logr comunicarse con ellos? Qu hara usted?
Qu podra hacer?
Es posible que Celeste no se conecte con sus compaeros de equipo debido a que enva
demasiada informacin en sus correos electrnicos. Como regla general, cada mensaje
debe tratar un solo tema. Si el mensaje de correo electrnico abarca varios temas y es
largo, los lectores se confundirn y no lo leern completamente. Celeste tambin debe
dejar claro el propsito del mensaje, tanto en la lnea de asunto como al inicio del
mensaje en s. Si desea que las personas asistan a una reunin, tiene que captar su
atencin inmediatamente. E, igualmente importante, Celeste debe enviar correos
electrnicos concisos, ya que la brevedad normalmente beneficia a todos.
En este tema, aprender a organizar sus ideas, escribir un completo primer borrador y
hacer de sus correos electrnicos, memorandos e informes rutinarios algo til, lgico y
convincente. Despus de haber explorado las ideas de este tema, asegrese de hacer clic
en "Prctica" para participar en un escenario interactivo, tomar decisiones y recibir
retroalimentacin inmediata sobre sus alternativas.



Utilizar el tema
Estructura del tema
El contenido de Redaccin comercial se divide en las siguientes secciones. Los vnculos
a estas secciones aparecen en la parte superior de su pantalla.

Descripcin general del tema
Haga clic en Descripcin general del tema para obtener una introduccin al tema.
Evale una situacin hipottica, Qu hara usted?, seguida de una respuesta, Qu
podra hacer? El Mapa del tema proporciona un mapa del sitio con vnculos a
todos los elementos del tema.
Conceptos bsicos
Haga clic en Conceptos bsicos para obtener una presentacin completa de las
ideas principales del tema. Aprenda pautas que lo ayudarn a comunicar en forma
eficaz su mensaje a la audiencia. Estos principios lo ayudarn durante todo el
proceso, desde generar ideas hasta perfeccionar lo que ha escrito.
Pasos
Haga clic en Pasos para obtener procedimientos que le permitirn planear su tarea
de escritura y editar el contenido y el estilo.
Consejos
Haga clic en Consejos para obtener sugerencias sobre cmo escribir mensajes de
correo electrnico, memorandos, cartas y propuestas.
Prctica
Haga clic en Prctica para participar en un escenario interactivo, donde asuma la
funcin de un gerente, tome decisiones y reciba retroalimentacin inmediata sobre
sus alternativas.
Tools
Haga clic en Herramientas para obtener formularios que lo ayudarn a: enfocarse
en lo que necesita decir, organizar el material, aprovechar al mximo el diseo
visual y editar su documento para que sea claro, conciso y con el estilo apropiado.
Autoevaluacin
Haga clic en Autoevaluacin para ver lo que ha aprendido. Recibir
retroalimentacin inmediata sobre sus alternativas. Una pgina de resumen
proporciona vnculos a material de referencia.
Para aprender ms
Haga clic en Para aprender ms y podr leer dos artculos relacionados con el
tema. Tambin encontrar una lista de artculos con notas y otros recursos.
Exploracin del tema
Para explorar el tema, haga clic en los vnculos de la parte superior e izquierda de la
pantalla. Cuando haga clic en un vnculo en la parte superior de la pantalla, los de la
izquierda cambiarn. Para explorar el tema en forma completa y lineal, siga estos pasos:
Visite cada seccin del tema haciendo clic en los vnculos en la parte superior, de
izquierda a derecha.
Revise la informacin de cada seccin haciendo clic en los vnculos de la
izquierda, desde arriba hacia abajo.
En la seccin Prctica, haga clic en Siguiente para continuar explorando el
escenario. Cuando llegue a un punto de decisin, elija una opcin y lea la
retroalimentacin. Luego analice las otras opciones para obtener informacin
adicional. Nuevamente, haga clic en Siguiente para continuar.
En la seccin Herramientas, haga clic en un icono para abrir una herramienta.
Puede imprimir una copia de la herramienta para usarla cuando no est
conectado. Tambin puede completar la herramienta en lnea y grabarla en su
disco duro.
Para finalizar, responda la prueba de Autoevaluacin y lea los Artculos en lnea
de la seccin Para aprender ms.




Principios bsicos de redaccin comercial
La redaccin comercial eficaz se fundamenta en principios bsicos. Si los domina, sabr
cmo manejar las muy diversas tareas de redaccin que enfrentar.
Aclare su propsito al escribir
Al comenzar a redactar un documento comercial, lo primero que se debe preguntar es:
"Por qu estoy escribiendo este documento?" La redaccin comercial est destinada a
servir a varios propsitos, como:
Explicar o justificar acciones: "Puesto que todas las ofertas que recibimos de
nuestros actuales proveedores son altas, decidimos rechazarlas y buscar a otros".
Comunicar informacin: "La administracin desea que todos los empleados
sepan que las ventas trimestrales del nuevo producto superaron las expectativas".
Influir en el lector: "El equipo de ingeniera puede cumplir con estos plazos".
Entregar buenas o malas noticias: "Lamentablemente, el incendio del motor
que nos inform ocurri un da despus del vencimiento de la garanta".
Solicitar una accin: "El equipo de diseo debe finalizar y entregar las

especificaciones del producto a ms tardar el 1 de mayo."
Mantenga su propsito presente al comenzar a escribir. Muchos redactores, al ocuparse
de las tareas rutinarias de preparar un documento, pierden de vista su propsito. Para
mantenerse en el camino, anote el propsito al principio de su borrador como
recordatorio y vuelva a consultarlo mientras avanza. Cuando termine el borrador,
revselo para asegurarse de que cumple con su propsito inicial.
Adopte un enfoque "centrado en el lector"
Al igual que una empresa no se conectar con sus clientes si no considera sus
necesidades o aptitudes, usted no se conectar con sus lectores si no comprende sus
deseos y cmo prefieren recibir informacin.
Pensar, redactar, organizar y editar desde el punto de vista de sus lectores mejora la
claridad e impulsa la accin. Cuando los lectores comprenden qu intenta comunicarles
y cules deberan ser sus pasos siguientes, les resulta ms fcil su trabajo.
Por qu es importante adoptar un enfoque "centrado en el lector"? Considere esta
historia real de una empresa que no analiz a su audiencia al escribir lo que pareca un
simple tarjeta que anunciaba un cambio de direccin. Al no situarse en el lugar de sus
lectores, la empresa olvid incluir la informacin ms importante: la fecha del traslado.
Los clientes saban dnde ponerse en contacto con la empresa, pero no cundo deberan
usar la nueva direccin.
Consulte tambin el tema de Harvard ManageMentor Realizar una presentacin:
Preparar su presentacin.
Establezca claramente su mensaje clave
Una vez que identifique el propsito de su documento y haya considerado a su
audiencia, su prxima tarea es aislar el mensaje clave que desea que recuerden los
lectores. Este mensaje debera ser claro y conciso; por lo general slo una o dos
oraciones. Por ejemplo, "Para cumplir con el plazo de entrega a nuestro cliente, debemos
finalizar el diseo del producto a ms tardar el 1 de mayo".
En muchos casos, su mensaje clave se establecer al principio del documento o cerca de
ste, y se usar el resto del documento para desarrollar los detalles y responder la
pregunta "Por qu?" o "Cules son las repercusiones de lo que estoy proponiendo?"
Concntrese en un tema por documento para optimizar la claridad de su documento. Si
descubre que tiene dos mensajes clave que no estn relacionados, escriba dos
documentos diferentes.
Escriba un mensaje corto y simple
Los lectores ocupados agradecen los documentos concisos. De hecho, mientras ms
breve ser mejor si el documento sigue comunicando la informacin requerida. Al
mantener su documento breve se asegurar de que su mensaje clave se destaca. El
ahorro de palabras tambin ahorra a sus lectores tiempo valioso.
Considere el siguiente ejemplo:
"A sugerencia de su jefe, y con la ayuda del abogado de la empresa, Viviana
escribi una carta de disculpa a los cinco clientes contrariados que amenazaron
con interponer una demanda".
Como escritor, su desafo es saber cundo una oracin ha alcanzado su capacidad de
comunicacin ptima. En las oraciones de ejemplo anteriores, el conocimiento de la
audiencia es una gua til. Necesitan saber los lectores que el jefe de Viviana sugiri la
carta o que se hizo intervenir al abogado de la empresa? Es relevante el hecho de que
haba cinco clientes contrariados o que amenazaron con interponer una demanda? Si esta
informacin no es necesaria considere eliminarla.
Luego su oracin dira:
"Viviana escribi una carta de disculpa a los clientes contrariados".
Confirme su estrategia de entrega
Los escritores eficaces saben que incluso un documento bien escrito perder efecto si no
proviene de la persona adecuada, en el momento adecuado y en el formato adecuado.
Antes de comenzar a escribir, considere de quin debe provenir la comunicacin. Debe
provenir de usted? Su jefe? Todo el equipo? Sin duda la decisin marcar una
diferencia en el efecto en los lectores.
Adems, considere si est escribiendo el documento en forma demasiado anticipada o
demasiado tarda. Si escribe en forma demasiado anticipada, la gente no estar preparada
para concentrarse en el tema que est planteando. Si espera demasiado, perder la
oportunidad de hacer una sugerencia o evitar un problema.
Por ltimo, el formato de su redaccin tambin influir en su efecto. Considere su
propsito, su audiencia y la informacin que desea comunicar al elegir un formato. Por
ejemplo, para divulgar las conclusiones de una encuesta sobre satisfaccin del cliente,
podra enviar por correo electrnico un resumen del informe a toda la empresa y
proporcionar los detalles de cmo obtener el informe completo. Es posible que tambin
invite a la administracin y a otras partes clave a una presentacin de las conclusiones
del estudio.
Decidir sobre el formato ideal de su comunicacin requiere reflexin. Aun cuando
utilice un formato escrito, es posible que le resulte til complementar un documento con
una comunicacin verbal para lograr el mayor impacto.
Consulte tambin Focus Sheet
TM
.



Determinar el alcance de su proyecto
Antes de comenzar a escribir cualquier documento, primero debe determinar el alcance
de su proyecto. Determinar el alcance significa definir la amplitud de su tema y con qu
profundidad lo tratar. Si determina el alcance del tema en forma adecuada, evitar que
usted y su audiencia empleen innecesariamente una gran cantidad de tiempo y trabajo.
Alcance amplio versus limitado
Al considerar el alcance de cualquier proyecto, puede examinar el tema ya sea en forma
amplia o limitada. Por ejemplo, un informe con un alcance amplio sobre las debilidades
de la funcin de mercadeo de su empresa podra incluir:
Cmo el mercadeo contribuye a las metas corporativas
Desarrollo histrico del departamento de mercadeo de la empresa
Recursos humanos de mercadeo
reas de problemas especficos de desempeo
Posibles soluciones
Una versin de alcance limitado de este tema se concentrara slo en una o dos reas y
podra incluir:
Dos reas de desempeo deficiente: apoyo a los comerciantes y promociones
Soluciones sugeridas
Como escritor, debe determinar la amplitud o limitacin del alcance de su documento,
dado su propsito y su audiencia. En el caso del informe de mercadeo recin descrito,
podra adoptar un enfoque muy amplio si su propsito es proporcionar informacin a un
grupo de trabajo asignado para estudiar el departamento y las posibles soluciones. Esa
audiencia deseara obtener la mayor cantidad posible de informacin sobre el
departamento.
Por otro lado, es probable que aplique la alternativa de alcance limitado si est
informando a la administracin superior sobre las conclusiones reales del grupo de
trabajo. En este caso, su audiencia estara ms interesada en los detalles especficos de
los problemas que ha identificado y las soluciones que recomienda.



Usar estrategias de inicio
Para muchos gerentes, una de las partes ms difciles del proceso de redaccin
simplemente es comenzar. Despus de determinar el alcance del proyecto, comience por
identificar los temas que desea tratar en el documento. Existen varias estrategias para
lograr esta tarea.
Formular preguntas
Una forma de comenzar es escribir las preguntas que podran tener sus lectores sobre su
tema. Este mtodo le permite asegurarse de que su documento le informe a los lectores
sobre lo que necesitan saber. Adems, le permite anticiparse a las respuestas de los
lectores a su documento.
Por ejemplo, Gabriela tiene que escribir un memorando sobre la introduccin de una
reunin semanal interdepartamental de los empleados que colaboran en el lanzamiento
de un nuevo producto. Al tratar de anticiparse a las inquietudes de sus lectores, genera
las siguientes preguntas:
Por qu tendremos estas nuevas reuniones?
Qu habr en la agenda?
Qu debo preparar para las reuniones?
Al transformar estas preguntas en expresiones afirmativas, Gabriela puede crear la lista
de puntos que necesita tratar en su memorando. Por ejemplo: "Para la primera reunin,
vengan preparados con los planes de trabajo de su unidad".
Al usar este mtodo, considere su conocimiento de los intereses e inquietudes de la
audiencia. Si no est familiarizado con su audiencia, obtenga la ayuda de alguien que si
lo est para aumentar su lista de preguntas anticipadas.
El esquema tradicional
Otra estrategia para comenzar la redaccin es usar un esquema tradicional. Este mtodo
parece funcionar mejor para los que pueden concebir una estructura lgica para un
documento antes de escribirlo. Es especialmente til si no tiene experiencia en escribir y
necesita tratar un tema complejo.
Un esquema tradicional usa letras y nmeros romanos y arbigos para indicar los niveles
de informacin.
1. Nmero romano en maysculas, punto

I.
2. Letra mayscula, punto A.
3. Nmero arbigo, punto 1.
4. Letra minscula, punto a.
5. Nmero arbigo, entre parntesis (1)
6. Letra minscula, entre parntesis (a)
7. Nmero romano en minsculas, entre parntesis (i)
Para la mayora de los documentos comerciales, tres niveles de encabezados (Nmeros
romanos, letras maysculas y nmeros arbigos) deberan ser suficientes.
Una vez que tenga un esquema, pregntese:
Estn indicados aqu todos los temas que necesito tratar?
Estn dispuestos en una secuencia lgica?
Estn claras la parte inicial, parte central y parte final?
Una vez que se encuentre satisfecho con la lgica y el flujo de su esquema, comience a
desarrollar cada lnea para crear su documento.
El esquema de lluvia de ideas
El esquema de lluvia de ideas es una tcnica de formato libre para anotar ideas en tanto
se le vienen a la mente. La libre asociacin estimulada por el esquema de lluvia de ideas
le permite impulsar la creatividad. Es un mtodo especialmente til al escribir con un
grupo, puesto que capta las ideas de todos al inicio del proceso. Para crear un esquema
de lluvia de ideas:
Dibuje un crculo en el centro de una hoja de papel.
Escriba su propsito dentro del crculo. Recuerde, su propsito es el motivo por
el cual est escribiendo el documento. Mantenga la simpleza: comience con la
palabra "para" e incluya un verbo de accin como persuadir".
Mientras piensa en ideas relacionadas con su tema, trace lneas desde el crculo,
como los rayos de una rueda, y escriba cada idea en una lnea.
Si una idea inspira otras ideas relacionadas con sta, trace ms lneas desde esa
lnea y escriba sus ideas en ellas.
Si se le ocurre una idea que es completamente diferente a las ideas que ha escrito
hasta ahora, trace una nueva lnea desde el crculo central.
Contine generando ideas, trazando lneas desde el crculo central y desde otras
lneas.

Preocpese de definir las categoras de la idea principal que salen del crculo central.
Una vez que las haya organizado, esas ideas son los temas que necesitar tratar en su
redaccin.
Escritura libre
Cuando se siente bloqueado para escribir, lo que tambin se conoce como "sndrome de
pantalla en blanco", a menudo la escritura libre es la mejor solucin. Al igual que el
esquema de lluvia de ideas, la escritura libre permite que su imaginacin divague,
facilitando as la expresin de grandes ideas, ya sea sobre el papel o la pantalla. La
norma ms importante que se debe recordar sobre la escritura libre es que no hay
normas. Para usar el mtodo de escritura libre:
Coloque el lpiz sobre el papel o los dedos sobre el teclado y deje que su mente
divague.
Anote todo lo que se le venga a la mente, aun cuando no tenga ninguna relacin
con el tema de su redaccin.
Escriba libremente por lo menos durante 10 minutos para dejar que las ideas
fluyan.
Cuando quede estancado, escrbalo tambin. No se detenga.
No edite su trabajo. Si est trabajando con su computadora, oscurecer la pantalla
podra ser til para evitar que edite prematuramente.
Cuando haya terminado la escritura libre, lea lo que anot, destacando los puntos e ideas
importantes. Luego organice esos puntos en categoras lgicas, exactamente como lo
hara en un esquema tradicional o de lluvia de ideas o su contrapartida de lluvia de ideas.
Consulte tambin el Artculo en lnea: "Ayn Rand: acerca de la escritura."



Organizar el material segn el propsito
Lo que escriba se debe organizar en forma lgica; de lo contrario, no cumplir con el
propsito previsto. Al seleccionar el mtodo de organizacin ms adecuado, puede hacer
que su mensaje resulte ms claro para el lector.
Para comenzar, considere las necesidades y preferencias de su audiencia. Seleccione un
mtodo de organizacin formulando y respondiendo preguntas como las siguientes:
Cul es mi conclusin?
Mi lector probablemente responder en forma receptiva o reacia?
Qu podra necesitar saber mi lector de inmediato?
Mtodo de orden de importancia
Los lectores con frecuencia utilizan un enfoque de "conclusin al principio" (BLOT)
para muchos documentos internos. Al colocar la informacin ms crtica al principio de
un documento, permite que los lectores ocupados vean con rapidez su mensaje ms
importante.
Consulte tambin Consejos para utilizar el mtodo de orden de importancia.
Mtodo cronolgico
El mtodo cronolgico de desarrollo describe un tema indicando eventos en el orden en
que ocurrieron. Es til para el contenido que incluye informacin, como la historia del
desarrollo de un producto.
Cuando utilice este mtodo:
Atngase a los hechos principales y trascendentales.
Use un diseo visual para destacar una informacin importante, como su mensaje
clave, que podra perderse en este mtodo de desarrollo.
Evite comenzar cada oracin con una fecha si hay ms de cinco fechas.
Mtodos de proceso y procedimiento
Los mtodos de proceso y procedimiento son tiles tanto para las instrucciones como
para los manuales de usuario.
Un proceso describe, en trminos generales, quin hace qu y qu sucede (o suceder)
en etapas. Puesto que estas etapas ocurren independientemente del lector, use la tercera
persona para describirlas. Por ejemplo: "Una factura primero se enva al departamento
que incurri en el gasto, para su aprobacin, luego se enva a contabilidad para su pago".
Un procedimiento proporciona acciones que el lector efectivamente puede seguir , en el
orden necesario para cumplir la meta. Puesto que un procedimiento es un conjunto de
pasos ordenado, presntelo en la misma forma que lo hara para una receta o para las
instrucciones de instalacin de software. Use la segunda persona para describir los pasos
y comience cada paso con un verbo de accin. Por ejemplo, "Timbre la fecha en la
factura", o "Desprenda la copia rosada para los registros de su departamento".
Al usar cualquiera de estos mtodos:
Coloque los procedimientos formales en una tabla y numere cada paso.
Presente las etapas o los pasos en un proceso o procedimiento en el orden preciso
en que se producen.
Mtodo de disposicin espacial
Este mtodo de disposicin espacial es til para los informes de viajes, descripciones de
maquinaria e informes de investigacin de ventas. Considrelo como un mapa de dos o
tres dimensiones que permite que sus lectores comprendan su mensaje llevndolos en un
viaje a travs de su tema.
Por ejemplo, para explicar el plan territorial de ventas de una empresa de EE.UU.,
primero podra describir las oportunidades en Los Angeles, luego los nuevos clientes de
Newark, y finalmente, las perspectivas del gobierno en Washington, D.C.
Cuando utilice este mtodo:
Cree un orden coherente y concreto que sea fcil de seguir, como de izquierda a
derecha, de arriba hacia abajo, o del exterior hacia el interior.
Use el detalle para crear una imagen visual para sus lectores mientras los traslada
de un espacio a otro.
Haga un esfuerzo consciente por atraer a sus lectores variando las oraciones y
reemplazando las frases excesivamente usadas por otras nuevas.
Mtodo de comparacin y contraste
El mtodo de comparacin y contraste demuestra de qu manera los conceptos son
similares o diferentes. Funciona bien para los estudios de factibilidad, resultados de
investigaciones e informes de planeacin. Es especialmente eficaz cuando necesita
evaluar las ventajas y desventajas de dos posibilidades.
Por ejemplo, para dar una recomendacin de la ubicacin de una nueva oficina en el
centro despus de estudiar dos posibilidades, podra presentar sus conclusiones en esta
secuencia:
Ventajas: Lugar A y Lugar B
Desventajas: Lugar A y Lugar B
Consulte tambin Consejos para utilizar el mtodo de comparacin y contraste.
Mtodo de especfico a general o de general a especfico
El mtodo de especfico a general o de general a especfico es til para las rdenes de
trabajo, materiales de capacitacin y cartas de servicio al cliente. La pregunta clave que
se debe plantear al adoptar cualquiera de estos enfoques es: "Cunto ya sabe mi
lector?" Una vez que haya respondido la pregunta, comience su documento con
informacin que sea familiar para el lector.
Por ejemplo, al anunciar una exigencia de que todos los directores de departamento
revisen sus presupuestos mensuales, use un mtodo de especfico a general para
desarrollar el memorando que enviar al departamento de contabilidad. Dado que el
equipo de contabilidad origin la exigencia, estructure su comunicacin primero
reformulando los detalles de las revisiones que solicitaron y luego aborde el efecto de las
revisiones a nivel de la empresa en forma ms amplia. Para todos los dems
departamentos, redacte memorandos individuales desde una descripcin de nivel
superior de la exigencia hasta los cambios especficos que cada grupo debe implementar
para proporcionar un presupuesto revisado. Asegrese de explicar los trminos clave que
puedan resultar poco familiares durante el proceso.
Cuando utilice este mtodo:
Determine cunto ya sabe su lector sobre el tema.
Comience su documento con informacin que sea familiar para el lector.
Cambie de especfico a general para los lectores familiarizados con su tema.
Cambie de general a especfico para los lectores no familiarizados con su tema.
Destaque su mensaje clave cada vez que sea posible.
Mtodo analtico
Para usar el mtodo analtico, comience por formular una hiptesis y luego pruebe
rigurosamente su validez a travs de un proceso interrogativo. Este mtodo es til para
los informes tcnicos, informes anuales y los anlisis financieros.
Cuando utilice este mtodo:
Asegrese de incluir cada aspecto de su hiptesis para evitar verse desacreditado,
o pero an, tomar una mala decisin de negocios.
Analice los datos para verificar si hay similitudes, diferencias, vnculos lgicos,
repercusiones y acciones sugeridas.
Simplifique el lenguaje tcnico para el lector no tcnico, en especial al escribir
un informe de la empresa destinado al pblico general.
Consulte tambin Gua para la organizacin de documentos.



Redactar el primer borrador
Al sentarse a escribir su primer borrador, recuerde: Es ms importante escribir que
lograr que cada detalle est correcto. El primer borrador puede ser poco riguroso en
estructura, ortografa, gramtica y puntuacin. Es slo para usted.
Escribirlo en forma de borrador tiene dos beneficios. Primero, permite que se concentre
en las ideas clave que necesitar incluir en este documento. Segundo, puesto que usted
slo habr invertido poco esfuerzo en un borrador poco riguroso, es probable que se
sienta ms cmodo si cambia el orden de su material, o incluso si lo descarta totalmente.
Comience por donde se sienta ms cmodo
No hay ninguna norma que diga que debe comenzar exactamente por el principio.
Mantenga su esquema o plan frente a usted y utilcelo para decidir dnde le acomoda
ms empezar a escribir. Los escritores con ms experiencia guardan el material
introductorio para el final; con frecuencia es ms fcil redactar un prrafo inicial
atractivo una vez que sabe cules son sus conclusiones.
Seleccione un ttulo, por ejemplo, y escriba un prrafo para ste. Cuando haya terminado
con eso, seleccione el prximo punto con el cual se sienta cmodo y as sucesivamente.
Detngase de vez en cuando para comparar su borrador con su plan.
Escriba en "categoras"
La tarea de escribir una carta importante puede parecer desalentadora si no cuenta con
un mtodo para dividirla en partes manejables. Su redaccin seguramente mejorar si la
considera como una serie de tareas ms pequeas.
Las categoras que aparecen con frecuencia en las cartas comerciales, memorandos y
correos electrnicos incluyen:
Anuncio de un cambio
Informacin bsica
Plan de implementacin
Plazo
Explicacin de un proceso
Resultados
Conclusiones
Recomendaciones
Observaciones
Acciones propuestas
Solicitudes de accin
Evaluacin
Las partes estndar de un propuesta formal incluyen:
Pgina de ttulo
Tabla de contenido
Resumen ejecutivo
Introduccin
Declaracin de las necesidades del cliente
Procedimientos propuestos (o plan tcnico)
Beneficios del plan
Impacto del plan
Plan de implementacin
Calificaciones
Anlisis de costos (o su inversin)
Declaracin de acuerdo
Apndice
Consideraciones especiales para un documento tcnico
Al redactar un documento tcnico para una audiencia no tcnica, dedique un tiempo
adicional al anlisis de sta. Asegrese de que pueda responder con exactitud la
pregunta, "Cunto ya comprende la audiencia sobre este tema?"
Un mtodo que ha resultado til para muchos escritores es utilizar dos columnas. En una
columna, escriba la informacin para un lector tcnico. En la otra, simplifique y
condense la informacin para el lector no tcnico.



Estructurar los prrafos
Los prrafos son los elementos fundamentales de cualquier documento. Introducen los
temas a los lectores y, en algunos casos, seales de que se ha iniciado otro paso en un
argumento. En ese sentido, los prrafos guan al lector y tambin a usted, como escritor,
le permiten mantener las ideas claras y concisas.
Lmite la cantidad de temas en cada prrafo
El control de los temas en todos los prrafos es fundamental para dar a sus lectores una
sensacin de coherencia y simplicidad. Por lo general, un prrafo tendr de tres a doce
oraciones. Cada una de estas oraciones tendr un tema.
Asegrese de mantener la cantidad de temas usada en un prrafo en un mnimo. Emplear
ms de tres o cuatro temas en un prrafo promedio probablemente confundir al lector.
No obstante, recuerde que si bien limitar la cantidad de temas es una buena idea,
estructurar todos los temas dentro de un prrafo exactamente de la misma manera puede
hacer que su escritura parezca demasiado simple e incluso en algunos casos,
condescendiente.
Crear transiciones fluidas
Al construir los prrafos, considere cmo cada uno se ajusta al documento en general.
Las transiciones fluidas entre los prrafos y las oraciones dentro de los prrafos pueden
permitir a los lectores percibir la relacin entre las ideas y el desarrollo de un argumento.
Considere la siguiente oracin de transicin (en cursiva):
"Los proponentes de ampliar el nmero de asientos en un restaurante no han
proporcionado ninguna estimacin de los costos de construccin, de operacin,
ni impuestos. Sin esas estimaciones, cualquier intento por evaluar la propuesta de
stos ser una prdida de tiempo.
Aun cuando los costos de construccin fueran razonables y manejables para la
operacin, seguiramos enfrentando un alto nivel de incertidumbre con respecto
a los ingresos. Nadie sabe cmo la duplicacin del nmero de asientos afectar
los ingresos anuales. Es razonable suponer que los ingresos se duplicarn, o un
75% de aumento es una cifra ms probable?"
Estos prrafos de ejemplo incluyen dos temas muy diferentes: el costo de ampliar un
restaurante existente y cmo podran aumentar los ingresos si se realiza tal ampliacin.
La afirmacin de transicin proporciona a los lectores un paso fluido entre los costos de
construccin y los temas de ingresos.
Entre las oraciones, las palabras o frases pueden efectuar el mismo tipo de conexin que
la frase anterior. Considere el siguiente ejemplo de una transicin (en cursiva):
"Nuestros gerentes de inventario han controlado estrictamente las existencias o
los productos terminados. En consecuencia, las necesidades de capital de trabajo
han disminuido en un 8%".
En este caso, el trmino, en consecuencia, establece una relacin causal entre las dos
oraciones. Entre otras transiciones tiles, se incluyen: como resultado, adems,
asimismo, entre tanto, por ejemplo, finalmente, por otro lado, por otra parte, y sin
embargo.



Editar el contenido
Al escribir su primer borrador, su meta es asegurarse de que ha expuesto todas sus ideas
clave de manera lgica. Una vez finalizado ese borrador, su siguiente tarea es editar su
contenido. La primera etapa de edicin es finalizar la estructura, la lgica y el mensaje
de su documento.
Concntrese en su mensaje.
Los escritores pierden la concentracin porque no tienen claro lo que desean decir. Si un
escritor es poco claro, cmo se puede esperar que los lectores comprendan? Otro error
comn que cometen muchos escritores es concentrarse en sus propias agendas y
descuidar las necesidades de los lectores.
Para evitar estos problemas comunes, revise su primer borrador y pregntese:
Establec claramente mi mensaje clave?
Inclu toda la informacin que mis lectores necesitarn para comprender lo que
deben hacer?
Si la respuesta a alguna de estas preguntas es no, revise lo que ya ha identificado como
su propsito, audiencia y conclusin. Edite su documento para abordar las necesidades
de su audiencia y para establecer claramente su mensaje clave.
Revise si est claro
Al leer el primer borrador, considere si su propsito es fcil de encontrar y comprender.
Adems, revise la precisin y el alcance del contenido.
Al editar para obtener claridad, formlese estas preguntas:
Mi informacin es precisa?
Mi informacin es completa?
Indiqu las solicitudes de accin y los plazos de manera que resulten evidentes
para el lector?
Destaqu los pasos siguientes?
Establezca una secuencia estratgica para su mensaje clave.
Otro elemento que debe observar en su borrador es la ubicacin del mensaje clave. Qu
es lo que usted desea que su lector recuerde? En muchos casos, necesita ubicar esta
informacin al principio de su documento. Cuando el mensaje clave est oculto, es
probable que su lector slo le d un vistazo.
Si ha determinado que es probable que lector se muestre poco receptivo a sus ideas,
ubique el mensaje clave en una posicin estratgica: en un lugar donde sin duda lo lean
y tomen en cuenta. Quizs descubra que tiene ms sentido crear un contexto para el
mensaje clave antes de presentarlo.
Responda a la pregunta de sus lectores: "Por qu?"
Su documento no slo debe exponer el mensaje clave, sino tambin debe explicar al
lector por qu es importante. Por ejemplo, si su mensaje clave es que necesita ms
tiempo para finalizar el trabajo en un proyecto, no se detenga simplemente una vez que
haya explicado su necesidad. Responda la pregunta "Por qu?" mediante las siguientes
afirmaciones:
Qu suceder si no obtiene el tiempo adicional
A quin afectar su extensin
Cmo afectar una extensin a otros proyectos en que est trabajando
Cmo su lector o lectores se vern afectados
Al escribir su documento, asegrese de incluir una afirmacin clara del impacto de su
mensaje clave en trminos adecuados para su audiencia. Por ejemplo, en lugar de
simplemente afirmar: "La Opcin A es mejor que la Opcin B", escriba: "La Opcin A
es mejor que la Opcin B porque nos permitir ahorrar un 30% de nuestros costos
generales anuales".



Corregir el estilo
Una vez que est convencido de que tiene toda la materia prima para un mensaje eficaz
y orientado hacia la accin, concntrese en perfeccionar y energizar su documento de
entrega.
Disear para causar un impacto visual
La redaccin clara, precisa y coherente por s sola no es suficiente. Es necesario que un
lector pueda mirar su documento y encontrar las ideas clave sin buscar a travs de una
redaccin muy complicada. Cuando un documento es fcil de leer y los puntos clave
emergen, tiene impacto visual.
Tmese el tiempo para crear una estructura visual que atraiga a su audiencia. Usar
mejoras visuales puede hacer que un mensaje se destaque entre los cientos de mensajes
que un lector recibe con regularidad. Pero sea cuidadoso al usar el correo electrnico o
cualquier otro documento electrnico, puesto que es posible que su lector no tenga las
capacidades o programas de formato necesarios para abrir el documento en el formato
en que lo cre, o incluso ni siquiera abrirlo.
Los siguientes son ejemplos de mejoras visuales:
Encabezados que destaquen los puntos ms importantes
Oraciones que no tengan ms de 20 palabras de extensin
Prrafos cortos y grupos de oraciones de 5 a 6 lneas como mximo
Espacio en blanco suficiente
Tipos de letra negrita y cursiva que destaquen la informacin importante
Vietas o nmeros para las listas, incluso dentro de las oraciones
Tablas para organizar la informacin en grupos
Ajuste su tono a la audiencia
El tono que utiliza al escribir afectar la forma en que el lector recibe lo que usted tiene
que decir. Por ejemplo, un tono informal puede ser adecuado para un colega que conoce
bien, pero no lo es para un cliente o supervisor.
El tipo de lenguaje que use en su mensaje tambin afectar la comprensin de sus
lectores. Muchos escritores utilizan lenguaje confuso o anticuado porque piensan que los
hace sonar ms inteligentes. Por el mismo motivo, muchos escritores seleccionan la
palabra o la frase ms larga y complicada en lugar de la ms corta y simple.
No hay nada malo en desear parecer inteligente. Pero la claridad y la simplicidad, no el
lenguaje rimbombante, cumplirn mejor con su objetivo. Por ejemplo, en lugar de
escribir:
"Convocaremos a una reunin de planeacin anticipada, de breve duracin, para
consolidar el trabajo asignado al comit de Nora antes de que prosigan."
Escriba:
"Nos reuniremos brevemente para consolidar el trabajo del comit de Nora antes
de que el grupo contine".
Verifique que sea conciso.
As como su tono debe ser directo, la estructura de las oraciones y prrafos debe ser
concisa.
Al verificar si es conciso, formlese estas preguntas:
Limit mis prrafos a 6 lneas?
Concentr mis prrafos en slo un pensamiento?
Limit mis oraciones entre 15 y 20 palabras?
Elimin todas las palabras innecesarias posibles?
Consulte tambin el Artculo en lnea: "Cinco maneras rpidas de sintetizar su
redaccin".
Utilice la voz activa
Considere la siguiente oracin: "La voz pasiva es utilizada por demasiados escritores".
Qu sucede con sta? Est escrita en la voz pasiva. Una oracin con mayor impacto
dira: "Demasiados escritores utilizan la voz pasiva".
La diferencia esencial entre las oraciones activas y pasivas consiste en que las activas
incluyen un participante que realiza algo. Por lo general, puede detectar una oracin
pasiva al identificar su verbo: las oraciones pasivas siempre contienen alguna forma del
verbo "ser" ms otro verbo. Por ejemplo, "La reunin es realizada en la sala de
conferencias grande".
Edite para obtener precisin.
Un documento exacto emplea gramtica, puntuacin y ortografa correctas. Evite
depender exclusivamente de la funcin de correccin de ortografa de su computadora,
puesto que no detectar los errores como usar hay en lugar de ah o afecto en lugar de
efecto. Solicite a un colega que tenga buena redaccin que revise los documentos
importantes.



Redactar correo electrnico
Es fcil enviar un correo electrnico que a veces parece no haber sido redactado en
absoluto. Pero el correo electrnico es una forma de correspondencia que requiere el
mismo tipo de atencin que las cartas comerciales, los memorandos y los informes que
se reciben.
Problemas comunes
En una cantidad creciente de empresas, el correo electrnico se ha convertido en el
mtodo predominante de comunicacin porque es rpido, fcil y poco costoso.
Desafortunadamente, la rapidez y facilidad del correo electrnico tambin ha creado
algunos problemas para los redactores comerciales y sus empresas, como:
Los empleados envan y reciben mensajes innecesarios que hacen perder el
tiempo.
Muchos correos electrnicos se escriben en forma deficiente y precipitada.
Los escritores a veces envan mensajes que son emocionales o inadecuados para
un entorno de negocios.
En ocasiones, los mensajes se dirigen incorrectamente o se envan a destinatarios
no previstos, a veces, con consecuencias negativas.
A menudo, los correos electrnicos se leen en forma tan rpida que los
destinatarios pasan por alto detalles importantes.
Con frecuencia, se pueden evitar estos problemas aplicando el sentido comn y algunos
slidos principios de redaccin.
Comience por la lnea de asunto
La lnea de asunto es el encabezado de su mensaje, el atractivo que hace que su lector se
interese e involucre. Tmese el tiempo para escribir una lnea de asunto que:
Contenga el mensaje clave (por ejemplo, "Reunin de ventas reprogramada para
el viernes a las 3 p.m.")
Incluya la accin o respuesta deseada (por ejemplo, "Comentarios requeridos
hasta las 4 p.m. de hoy")
Sea especfica pero no demasiada extensa (por ejemplo, "Almuerzo maana?")
Permita a su lector archivar y recuperar el mensaje fcilmente (por ejemplo,
"Informe global de la empresa de Juan")
Si la lnea de asunto es demasiado general o vaga, el lector podra pasarlo por alto. Si la
lnea de asunto est en blanco, el lector podra eliminarlo. Recuerde: La gente ocupada
con frecuencia recibe entre 50 a 100 mensajes de correo electrnico al da. Para
asegurarse de que el suyo se abra y lea, debe destacarse.
Aborde un tema por correo electrnico
Trate cada correo electrnico como un paquete de informacin coherente: para plantear
una pregunta, comunicar su opinin, informar noticias, etc. Para lograr la coherencia,
limite cada correo electrnico a slo un mensaje. Este enfoque tiene dos ventajas
principales:
Los destinatarios pueden asimilar y responder un solo mensaje con mayor
facilidad.
Permite al destinatario reenviar el mensaje a otra parte sin arrastrar otros
mensajes, lo que podra ser muy inadecuado para esa audiencia.
Deje en claro el propsito del mensaje
Comunique su propsito al lector de inmediato, en la lnea de asunto y al inicio del
mensaje. Informe a su lector si es un llamado a la accin, una solicitud de informacin,
una transmisin de informacin o una recomendacin.
Sea conciso y utilice archivos adjuntos
Los mensajes de correo electrnico largos requieren mucho desplazamiento molesto a
travs de la pantalla por parte del destinatario. De modo que escriba mensajes cortos.
Cuando tenga que enviar un mensaje extenso, envelo como un archivo adjunto en lugar
de texto de correo electrnico. Use el mensaje de correo electrnico para informar al
lector de qu se trata el archivo adjunto y lo que debe hacer el lector con l.
Recuerde su audiencia
Al escribir a sus colegas y amigos, puede ser todo lo informal que desee. Al escribir a un
superior o a un cliente, procure que su correo electrnico luzca como un breve
memorando profesional. Adapte su tono y lenguaje al lector.
Mantenga su formato simple
En el entorno del correo electrnico, no puede controlar cmo aparecer un mensaje en
la pantalla del destinatario, de modo que no espere que un formato extravagante se
mantenga despus de la transferencia. Para los encabezados o nfasis, use maysculas en
todas las letras (sin embargo, no enve todo el mensaje en maysculas, puesto que se
considera como gritar). Use espacio en blanco para que el lector pueda comprender el
mensaje con rapidez, demasiado texto junto se hace difcil de leer.
Revise la poltica de correo electrnico de su empresa.
A pesar de su conveniencia para los negocios, el correo electrnico podra dejar a una
empresa vulnerable a acciones legales por acoso y difamacin. Como resultado, muchas
empresas tienen una poltica que claramente resume cmo se debe usar el correo
electrnico en el trabajo. Averige si su empresa tiene esa poltica, de modo de estar
seguro de cumplir con ella.
Sepa cundo no enviar un correo electrnico
El correo electrnico puede ser la forma de comunicacin preferida en muchas
organizaciones actuales, pero no siempre es el mtodo ms eficaz o adecuado. Adems
de cumplir con las polticas de correo electrnico de su empresa, considere las siguientes
sugerencias:
Evite enviar mensajes privados a travs del correo electrnico. Llame o renase
con alguien para tratar asuntos personales o confidenciales.
Organice una reunin personal cuando los mensajes de correo electrnico
parecen no estar funcionando con eficacia. Si mantiene el intercambio de
mensajes sin llegar a una solucin, ya sea durante un perodo de horas o varias
semanas, tome el telfono y acuerde una reunin. Una pauta general es limitar
los intercambios de correo electrnico a no ms de cuatro.
Elimine los correos masivos; no los reenve.
Tenga especial cuidado al expresar emociones en un correo electrnico. El humor puede
no comprenderse, la crtica podra malinterpretarse y los sentimientos de rabia se pueden
exaltar an ms. Si no est seguro si se comprender su intencin, reconsidere enviar el
mensaje. Una reunin personal o una llamada telefnica podra ser una mejor opcin.



Pasos para la planeacin de su tarea de redaccin
1. Aclare su propsito al escribir.
Piense cuidadosamente en la respuesta que deseara recibir de sus lectores. Cul
es su propsito al escribir? Quizs desee:
o Explicar
o Informar
o Influir
o Entregar
o Solicitar
Considere aclarar an ms su propsito al combinar uno de los verbos de accin
anteriores con informacin detallada.
2. Analice a su audiencia.

Hgase las siguientes preguntas sobre su audiencia:
o Respondern mis lectores en forma receptiva, indiferente o intolerante a
mi propuesta?
o Qu saben mis lectores acerca del tema?
o Cunta informacin tcnica comprenden mis lectores?
o Cul es el estilo de mis lectores y cmo puedo ajustarme a l?
o Cul es el aporte para mis lectores?
3. Asle y perfeccione su conclusin.
La conclusin es el mensaje clave que usted desea que sus lectores recuerden.
Mientras ms pronto pueda expresar su mensaje clave en una o dos oraciones,
ms fcil le resultar escribir el documento. Si descubre que tiene dos mensajes
clave que no estn relacionados, escriba dos documentos. Concntrese en un
tema por documento para obtener resultados ptimos de su lector.
4. Planee su estrategia para escribir.
Mientras piensa en su estrategia, hgase las siguientes preguntas:
o Soy la persona adecuada para comunicar esta informacin?
o Tengo que incluir una carta explicativa junto al documento?
o Qu mtodo de transmisin debera usar? Correo electrnico?
Courier?
o Es muy pronto o demasiado tarde para enviar el mensaje?


Pasos para editar el contenido
1. Asegrese de que su mensaje est enfocado en la audiencia.
Uno de los errores ms comunes es enfocarse en su propia agenda y no abordar
las necesidades de los lectores. Revise cuidadosamente los documentos para
asegurarse de que los mensajes tomen en cuenta las necesidades del lector.
2. Revise si est claro.
Haga que su propsito sea fcil de descubrir y comprender, en especial las
acciones o plazos que el lector debe cumplir. Asegrese tambin de que su
redaccin sea precisa y que el alcance del contenido abordado sea manejable.
3. Establezca una secuencia estratgica para su mensaje.
Para lectores receptivos, coloque la conclusin o mensaje clave en la parte
superior del documento. Si cree que el lector puede mostrarse poco receptivo a
sus ideas, ubique el mensaje clave en una posicin estratgica: en un lugar donde
sin duda lo lean y lo tomen en cuenta. Quizs descubra que tiene ms sentido
crear un contexto para el mensaje clave antes de presentarlo.
4. Asegrese de contestar los "por qu?" No ignore esta pregunta, ya que es clave
para su credibilidad. Asegrese de que su documento explique exactamente por
qu el mensaje clave es importante en trminos que el lector pueda entender.


Pasos para corregir el estilo
1. Utilice un diseo que cause un impacto visual.
Tmese el tiempo para crear una estructura visual que atraiga a los lectores.
Lograr un impacto visual adecuado puede permitir que un mensaje se destaque
entre los cientos de mensajes que un lector recibe con regularidad.
Ayude a sus lectores a procesar el documento empleando encabezados,
columnas, tablas, fuente en negrita y cursiva, listas con vietas y numeradas y
bastante espacio libre.
2. Ajuste su tono a la audiencia.
El tono que utiliza al escribir afectar la forma en que el lector recibe lo que
usted tiene que decir. Un tono informal puede ser adecuado para un colega que
conoce bien, pero no lo es para un cliente o supervisor.
Adems, el tipo de lenguaje que use para su mensaje afectar la forma en que lo
entienden sus lectores. Escoja palabras que aclaren el mensaje y no que lo
compliquen.
3. Verifique que sea conciso. Escriba un mensaje breve pero completo.
4. Utilice la voz activa.
Siempre que pueda, use la voz activa para crear afirmaciones enrgicas que
generen acciones. La diferencia esencial entre las oraciones activas y pasivas
consiste en que las activas incluyen un "participante" que realiza activamente
algo. Por ejemplo, en lugar de escribir: "El software fue diseado por el
ingeniero en jefe", escriba: "El ingeniero en jefe dise el software".
5. Edite para lograr mayor precisin. Revise cuidadosamente para asegurarse de no
cometer errores de gramtica, puntuacin u ortografa.




Consejos para utilizar el mtodo de orden de importancia


Cuando escriba para dos lectores o ms, tenga en cuenta la reaccin probable del
lector ms importante, generalmente el encargado de tomar las decisiones. Organice
el documento de acuerdo a esto.

Para los lectores receptivos, ubique su mensaje al principio.

Para lectores poco receptivos o resistentes, deber proporcionar ms contexto y
antecedentes antes de plantear su mensaje clave. Utilice el principio del documento
para convencer al lector de que su recomendacin es buena.




Consejos para utilizar el mtodo de comparacin y contraste


Cuando compare dos temas, mencione primero el ms familiar.

Use grficos o tablas para comparar informacin tcnica.

Evite mezclar declaraciones sobre ventajas y desventajas en la misma seccin.

Sea coherente en las comparaciones al usar frases clave como: "por una parte" y "por
otra parte"; "el primero" y "el ltimo"; y "al igual que" y "al contrario de".




Consejos para escribir un mensaje de correo electrnico


Ponga el mensaje clave en la lnea de asunto para asegurarse de que el lector no lo
elimine.


Escriba un mensaje corto. Intente incluir toda la informacin importante en la
primera pantalla.

Aborde slo un tema por mensaje.

Edite y revise la ortografa del mensaje antes de enviarlo.

Nunca enve un mensaje cuando est enojado. Una buena prueba es preguntarse si le
dira personalmente lo que est pensando. Si la respuesta es no, evite hacerlo por va
electrnica.

Cuando reenve un mensaje, revise la lnea de asunto original. Entender el tema el
lector nuevo? Si no es as, modifique lo que sea necesario.

Incluya un conclusin. Para lectores externos, use algo simple como "Atentamente"
o "Saludos". Para mensajes internos, siga las pautas de su organizacin.

Escriba la direccin del remitente slo antes de hacer clic en "Enviar". Esto reduce la
posibilidad de enviar mensajes inconclusos o a la persona equivocada.

Enve mensajes de correo electrnico solamente a las personas que necesitan
recibirlos.




Consejos para redactar un memorando comercial


Aborde slo un tema por memorando.

Escriba una lnea de asunto especfica.

Use ttulos claros y especficos para destacar los plazos y las solicitudes de accin.

Agrupe las ideas relacionadas en categoras.

Disee su memorando de manera que cause un impacto visual.

Use la voz activa siempre que sea posible.

Si conoce a sus lectores, el tono debera ser ms amigable y menos formal que el de
una carta comercial.




Consejos para redactar una carta comercial


Comience con una nota personal.

Capte la atencin de sus lectores en la primera oracin con su mensaje clave.

Escriba oraciones de alrededor de 20 palabras.

Use espacios en blanco para facilitar la bsqueda. Mantenga la longitud de los
prrafos en 5 6 lneas aproximadamente.

Prefiera el uso de la voz activa en lugar de la voz pasiva.

Adopte un tono positivo. Por ejemplo, use palabras como inversin en lugar de
pagos o costos.

D formato a su carta para que cause un impacto visual.

Antes del final, resuma los puntos principales o sugiera los prximos pasos para sus
lectores.

No mencione los documentos adjuntos en su oracin inicial. Si enva documentos
adjuntos con su carta, mencinelos despus, en el cuerpo del mensaje.

Evite usar un estilo demasiado formal.

Si es apropiado, incluya una breve nota amistosa o un toque personal en la
despedida.




Consejos para redactar una propuesta


Antes de comenzar, solicite una reunin para planear la propuesta con el
destinatario, a fin de conocer mejor las necesidades de la empresa

Enfoque su propuesta en el cliente. Indique a sus lectores de qu manera el producto
o servicio cumplir sus necesidades. No mencione todas las caractersticas de su
producto o servicio, ms bien haga coincidir las necesidades del cliente con los
beneficios de su producto y el impacto que tendr en las actividades del cliente.

Responda los "Por qu?".

Sea especfico: mientras ms concreta es la informacin, ms real y factible parece
su solucin.

Disee su propuesta de manera que cause un impacto visual.





Prctica
La prctica es una actividad en lnea basada en escenario que le da la oportunidad de
participar en un escenario interactivo, donde asume la funcin de un gerente, toma
decisiones y recibe retroalimentacin inmediata sobre sus alternativas. Para obtener ms
informacin, visite esta actividad en lnea.




















Autoevaluacin

Para cul de los siguientes temas sera ms adecuado un informe de amplio alcance?




Informar a un grupo de trabajo recin constituido sobre los problemas de precios que
enfrenta su empresa.
En este caso, su objetivo es que los lectores estn informados sobre los problemas.
Probablemente la audiencia desee saber lo ms posible sobre el tema, ya que el grupo
de trabajo revisar el problema en detalle. Como escritor, debe determinar la amplitud
del alcance de su documento segn el objetivo y la audiencia; en este caso, un alcance
amplio dar a los lectores los antecedentes que necesitan.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Determinar el alcance de
su proyecto



Qu significa la frase "redaccin centrada en el lector"?




"Redaccin centrada en el lector" significa tomar en cuenta las necesidades del lector
en todos los pasos del proceso de redaccin.
Redaccin centrada en el lector significa tomar en cuenta las necesidades de los
lectores en todos los pasos del proceso de redaccin o, en otras palabras, escribir desde
el punto de vista de los lectores. Imaginar que usted es uno de los lectores le ayudar a
anticipar los tipos de pregunta que pueden tener sobre su tema. Pensar desde la
perspectiva de los lectores le permite, adems, evitar la principal queja que tienen los
lectores de documentos comerciales: no saber qu espera el escritor de ellos.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Redaccin comercial
bsica



Cul de las siguientes es una estrategia recomendada para escribir un primer
borrador?




Divida el documento en categoras y trabaje en cada una a su propio ritmo.
La tarea de escribir un documento importante puede parecer desalentadora si no cuenta
con un mtodo para dividirla en partes manejables. Su redaccin seguramente mejorar
cuando comience a verla como una serie de tareas ms pequeas y trabaje en cada una
de ellas a su propio ritmo.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Redactar el primer
borrador



Cul de las siguientes afirmaciones es un ejemplo de un error de estilo comn en que
incurren muchos escritores?




"Es fundamental que usted tenga en mente que esta solucin fue diseada y
desarrollada por el ingeniero en jefe."
Esta oracin presenta dos ejemplos de uso excesivo de la voz pasiva. La afirmacin
tendra mayor impacto si dijera simplemente: "Considere que el ingeniero en jefe
dise y desarroll esta solucin".
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Corregir el estilo



Las oraciones largas pueden ser engorrosas o provocar que el lector no entienda el
mensaje clave. Cul es una buena pauta para la longitud de las oraciones?




Alrededor de 20 palabras.
Es buena idea limitar las oraciones a aproximadamente 20 palabras y los prrafos a 6
lneas. Aunque pueda parecer poco, si revisa su primer borrador ver que no es difcil
dividir una oracin en dos y agregar un espacio cada cinco o seis lneas.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Corregir el estilo



Cul de las siguientes no es una estrategia de inicio recomendada?




Crear una excelente oracin inicial.
Emplear tiempo en crear una excelente oracin inicial no es una estrategia
recomendada. Tiene ms sentido usar una estrategia que permita elaborar una
estructura para el documento. Las cuatro estrategias recomendadas son: (1) el esquema
tradicional, (2) un esquema de lluvia de ideas, (3) imaginarse a s mismo en el lugar del
lector y contestar las preguntas que hara y (4) escritura libre.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Usar estrategias de inicio



Debido a que el correo electrnico es tan comn y fcil de usar, no es difcil caer en la
trampa de intercambiar mensajes una y otra vez con un miembro del equipo para
resolver un problema en lugar de hacer el esfuerzo de comunicarse verbalmente. En
qu momento debe dejar de enviar mensajes de correo electrnico y comenzar a
comunicarse personalmente, o al menos por telfono?




En general, no ms de cuatro intercambios de mensajes.
Si descubre que ha estado intercambiando mensajes varias veces con un colega o
miembro del equipo, puede ser una seal de que est evitando llegar a una solucin o
tomar una decisin. Discuta el problema personalmente o por telfono.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Redactar correo
electrnico



Se est preparando para escribir un prrafo de una longitud promedio. Cuntos temas
debe incluir?



Entre dos y cuatro.
Los escritores eficaces incluyen entre dos y cuatro temas en un prrafo de longitud
promedio. Incluir ms de cuatro temas en un prrafo promedio probablemente
confundir al lector. Aunque limitar la cantidad de temas es una buena idea, estructurar
todos los temas de los prrafos de la misma manera puede provocar que su escritura
parezca demasiado simple.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Estructurar los prrafos


Se le ha solicitado que redacte un memorando que describa el flujo de informacin
durante el ciclo de revisin de un nuevo proyecto. Qu mtodo de organizacin sera
ms adecuado para su propsito: procedimiento o proceso?




Proceso, describir quin hace qu y lo que sucede.
Al examinar la tarea solicitada se puede descubrir por qu el proceso es la mejor
opcin. La solicitud era describir un flujo de informacin, en lugar de cmo realizar un
trabajo. Un procedimiento es apropiado cuando necesita escribir un conjunto de pasos
en secuencia para explicar cmo realizar una tarea determinada.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Organizar el material
segn el propsito



Juana est escribiendo un memorando en que solicitar a sus lectores quedarse ms
tarde para una reunin de trabajo la prxima semana. Sabe que la mayora de las
personas que recibir este memorando se resistirn a su solicitud. En qu parte debe
incluir el mensaje clave?




En el medio del documento y usar el principio para crear el contexto de su solicitud.
No ubicar el mensaje clave al inicio es la opcin recomendada para un memorando al
que los lectores se pueden resistir.

Cuando sabe que habr resistencia por parte de los lectores, elabore un contexto para la
accin que necesita. En este caso, Juana debe usar el principio del memorando para
describir la situacin. Despus de convencer a sus lectores de la importancia de realizar
una reunin la semana siguiente y de los problemas de organizacin que no permiten
llevarla a cabo durante las horas de trabajo, debe solicitar la asistencia de los
participantes.
Consulte tambin Redaccin comercial: Conceptos bsicos, Organizar el material

segn el propsito







Para ver los artculos en lnea, visite la seccin Para aprender ms del tema.


Artculos en lnea

John Clayton. "Cinco maneras rpidas de mejorar su redaccin". Harvard Management
Communication Letter, abril de 2003.

Theodore Kinni. "Ayn Rand y la redaccin". Harvard Management Communication
Letter, enero de 2003.


Artculos

Kristen B. Donahue. "Misused Words and Other Writing Gaffes: A Manager's Primer."
Harvard Management Communication Letter, November 2001.
Los gerentes son valorados por su liderazgo, destrezas de administracin y
visin, no por su respeto a las reglas de gramtica o puntuacin. Aun as, la
capacidad para comunicarse a travs de la palabra escrita es fundamental. Los
errores gramaticales, la redaccin forzada y los descuidos pueden hacer que su
mensaje sea confuso y socave su credibilidad. Conozca algunos de los errores
ms comunes al redactar y cmo puede evitarlos para mejorar sus destrezas de
escritura y comunicacin.
Kathy Henning. "Brevity isn't Enough-You Need to Write Tight." Harvard Management
Communication Letter, February 2003.
Eliminar palabras al escribir no garantiza claridad. Lo que debera hacer es
eliminar las palabras que sobran. Si no comprende la diferencia, lea consejos de
expertos para aprender a escribir de manera concisa. Usted necesita claridad,
precisin, relevancia, sinceridad, transparencia y coherencia para que su escritura
sea concisa y, en general, mejor.

Nick Morgan. "Writing Well When Time is Tight." Harvard Management
Communication Letter, May 2002.
Presentar en forma clara y convincente sus ideas es ms fcil de lo que parece,
incluso si usted no es un orador elocuente y enfrenta un plazo inminente. En este
artculo se explica cmo usted, usando principios organizacionales bsicos,
puede escribir sus ideas de manera organizada y persuasiva.
Harvard Business School Publishing. "The Ten Commandments of Writing." Harvard
Management Communication Letter, November 2000.
Ayude a su equipo a lograr una redaccin efectiva y emocionante con estas 10
reglas comprobadas.


Libros

Deborah Dumaine. Vest-Pocket Guide to Business Writing. Englewood Cliffs, NJ:
Prentice-Hall, 1997.
Ordenada de la A a la Z, esta gua porttil incluye ejemplos de la vida real sobre
redaccin comercial eficaz. Las entradas abarcan todo, desde dar formato a los
documentos hasta redactar propuestas de venta ganadoras. Los lectores se
beneficiarn de los 20 aos de carrera de Dumaine entrenando a gente de
negocios en todo el mundo.
Harvard Business School Publishing. The Manager's Guide to Effective Business
Writing. Harvard Management Communication Letter Collection. Boston: Harvard
Business School Publishing, 2000.
Esta completa coleccin de Harvard Management Communication Letter ofrece
ocho artculos sobre redaccin comercial eficaz.
University of Chicago Press Staff. The Chicago Manual of Style: The Essential Guide
for Writers, Editors, and Publishers. 15th ed. Chicago: University of Chicago Press,
2003.
Esta referencia clsica es una herramienta invaluable para todos los escritores.
Entrega pautas detalladas y coherentes, como tambin muchos ejemplos de
gramtica y uso correctos.
Kenneth W. Houp, Thomas E. Pearsall, Elizabeth Tebeaux, and Sam Dragga. Reporting
Technical Information. 10th ed. New York: Oxford University Press, 2002.
Los temas tratados incluyen correspondencia comercial, bsqueda de empleo,
informes, instrucciones, propuestas, informes de avance e informes verbales. Los
autores practican lo que predican, ya que esta gran cantidad de informacin
tcnica se presenta en un formato de fcil lectura.




Notas de fuente
Conceptos bsicos
Tony Buzan, with Barry Buzan. The Mind Map: How to Use Radiant Thinking to
Maximize Your Brain's Untapped Potential. Paris: Plume, 1996.
Deborah Dumaine. Vest-Pocket Guide to Business Writing. Englewood Cliffs, NJ:
Prentice-Hall, 1997.
Deborah Dumaine. Write to the Top: Writing for Corporate Success. New York:
Random House, 1989.
Harvard Business School Publishing. Business Communication. Boston: Harvard
Business School Press, 2004.
Pasos
Deborah Dumaine. Vest-Pocket Guide to Business Writing. Englewood Cliffs, NJ:
Prentice-Hall, 1997.
Deborah Dumaine. Write to the Top: Writing for Corporate Success. New York:
Random House, 1989.
Consejos
Deborah Dumaine. Vest-Pocket Guide to Business Writing. Englewood Cliffs, NJ:
Prentice-Hall, 1997.
Deborah Dumaine. Write to the Top: Writing for Corporate Success. New York:
Random House, 1989.
Herramientas
Deborah Dumaine. Vest-Pocket Guide to Business Writing. Englewood Cliffs, NJ:
Prentice-Hall, 1997.
Deborah Dumaine. Write to the Top: Writing for Corporate Success. New York:
Random House, 1989.

Versin 4.0.20070221 2006 Harvard Business School Publishing. Reservados todos los derechos.