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Comunicacin Intermedio
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Mdulo 1
Hablar en pblico
Cmo hablar en pblico
Mucha gente indicar que hablar en pblico es una de las actividades que ms temen. Es fcil ver por qu. Cuando la gente
habla en pblico se estn exponiendo a posibles crticas de los dems que son impredecibles, por lo menos hasta cierto
punto. Para afrontar el reto de enfrentarse a una audiencia tendr que pasar tiempo para planificar lo que va a decir y hacer.
Lo que sigue es un conjunto de variables que se deben tener en cuenta para comunicarse en pblico.
Familiarizacin con el tema: La mayor parte del trabajo implcito a un discurso pblico se lleva a cabo mucho antes del da
en s. Hablar en pblico es slo la punta del iceberg. Lo que realmente forma parte del trabajo de crear un discurso no se ve,
y si esta parte no est bien construida todo puede convertirse en un desastre.
La organizacin y secuenciacin de su informacin: Usted debe decidir qu partes de la informacin va a utilizar. Toda la
informacin no es de igual valor y su valor depende de la finalidad a la que se destina el discurso. Asimismo, el orden de la
informacin que se presente depender del tema en concreto del que se habla. Algunos temas requieren que la informacin
sea presentada en un orden establecido, mientras que otros podran presentarse de diversas maneras. En la mayora de los
casos usted ser capaz de ver un orden lgico, pero tambin se puede utilizar: una historia, una demostracin, ayudas
audiovisuales, juegos de rol o ejemplos. Independientemente de los mtodos que usted elija, estos deben ser apropiados
para el tema y el pblico, y el mensaje debe ser claro y fcil de entender por el pblico. Por lo tanto, evite el uso de palabras
que el pblico no va a entender.
Crear relaciones con el pblico: Con el fin de asegurarse de que su discurso sea interesante y atractivo, usted necesitar
conocer un poco a la audiencia. Tendr que averiguar sus inquietudes, en que se centra su inters por estar ah y lo que
quieren obtener al salir. Ser capaz de construir una relacin con el pblico al comienzo de su discurso es importante, ya que
establece el tono de la voz. Esta relacin facilita una conexin entre usted y la audiencia. Esto le ayudar a sentirse ms
cmodo y le ayudar a ganar la atencin y el inters del pblico. No hay nada ms aburrido que escuchar a alguien leer un
pedazo de papel sin tratar directamente al pblico o incluso hacer contacto visual. Es una de las estrategias para construir
esta conexin que se utiliza para romper el hielo, para ganar la atencin y el inters de la audiencia. La forma de romper el
hielo utilizada le ser proporcionada por el pblico, la formalidad de la ocasin, el tiempo que tiene disponible, el tamao de
su audiencia y el propsito de su presentacin. Algunos ejemplos son: los juegos o actividades, el saludo de bienvenida, un
cuento que se relaciona con su pblico, contando una broma, el uso de imgenes o audio, la introduccin de uno mismo.
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La retroalimentacin de la audiencia: Es posible que desee comentar con su pblico sobre experiencias anteriores
en discursos en pblico, formacin o enseanza. La participacin del pblico proporciona a las personas la oportunidad de
conocer algunas de sus necesidades y mejora su conexin con el grupo. Tambin proporciona oportunidades para que los
miembros de la audiencia puedan aclarar su comprensin y ofrecer diferentes perspectivas. La participacin del pblico puede
ser estimulada de las siguientes maneras: haciendo preguntas, ejemplos, comentarios, organizacin de actividades que
involucren a la audiencia.
Respete a su audiencia y a otros ponentes: respete el tiempo asignado, planifique por adelantado del tiempo del discurso,
la estimacin de las interrupciones y el tiempo para los ruegos y preguntas. Extralimitarse en su tiempo puede ser muy
molesto para la audiencia y otros ponentes. Por otra parte, trate a otros con respeto, no hay preguntas ni respuestas
tontas. Participando en discursos pblicos est representando a ciertos grupos u organizaciones, puede haber polticas o
protocolos que usted necesita tener en cuenta, por lo tanto, usted debe seguir los protocolos pertinentes de la organizacin
para hablar en pblico.
Comunicando con su cuerpo: La gente suele pensar que los mensajes son en su mayora comunicados a travs de palabras
y el tono de su voz. Sin embargo, lo que la gente hace con su cuerpo mientras hablan con frecuencia comunica mucho ms, y
realmente hace la diferencia en el discurso pblico.
Use su voz con eficacia: Alguna vez se ha visto obligado a escuchar una presentacin sobre algo que pensamos que sera
muy interesante, pero tuvo problemas para mantenerse despierto? El modo de usar su voz puede estimular una audiencia o
puede hacer que se caiga dormido. Hay variables que pueden marcar la diferencia a la hora de realizar un discurso, tales
como: ritmo (a menudo un discurso puede parecer aburrido, ya que se est volviendo demasiado lento o est tomando
demasiado tiempo del que necesita realmente para dar su discurso, o va demasiado rpido para mantener el inters de la
audiencia, o no tan rpido que la audiencia tiene problemas para entender lo que est diciendo).
El tono y su intensidad: el uso de un mismo tono durante todo el tiempo es una buena manera de inducir al sueo, mientras
que la alteracin de su tono con demasiada frecuencia puede ser demasiado estimulante. El tono utilizado debe coincidir con
el contenido de su discurso y la retroalimentacin de su audiencia.
El volumen y la claridad: asegrese de que su equipo de sonido funciona correctamente, ya que acertar con el volumen
correcto desde el principio y hablar con claridad evitar que experimenten las quejas de su audiencia pidiendo que hable
ms alto.
Entusiasmo: los presentadores entusiastas crean un pblico entusiasta. Si usted parece estar realmente interesado en un
tema el pblico va a pensar que es un tema que merece la pena ser escuchado.
Mdulo 2
La comunicacin con las organizaciones externas
La importancia de la comunicacin externa con las ONG
Mantener una comunicacin externa eficaz es esencial para todas las actividades sin nimo de lucro. Pero para tener xito en
este aspecto, en primer lugar, necesitar determinar su estrategia de comunicacin, cual es una definicin clara de lo que
somos y lo que ofrecemos. Nada ms y nada menos.
Con la fuerte competencia en el mercado actual, las organizaciones sin nimo de lucro se encuentran cada vez
ms encaminados a desarrollar sus enfoques de comunicacin para asegurar sus metas. stos son algunos consejos para
fortalecer su enfoque de comunicacin:
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Identifquese. Indique palabras y frases que caracterizan a su organizacin. Qu dice su marca de identidad actual sobre
usted? Qu temas surgen? Recuerde que su marca es algo ms que un logo, es la relacin que tiene con sus audiencias
clave, e incluye todos los atributos que definen la esencia de la organizacin y todo el importante trabajo que hace.

Cree su mensaje. En primer lugar quiere transmitir el mensaje e identificar la esencia de su ONG, es decir, su mensaje debe
transmitir su misin y visin. Las palabras y frases que se utilizan para hablar de su organizacin son fundamentales para su
xito. Destacar los beneficios y minimizar los problemas reales y que puedan ser percibidos por el pblico. Usted tambin
puede querer reformular su misin y visin en cuanto a este mensaje.
Conozca a su pblico. A quin le habla? Quin puede ayudarle a cumplir su misin? Las audiencias pueden ser donantes,
empresas, comunidades o lderes polticos, medios de comunicacin, voluntarios, personal u otros. A veces queremos agradar
a todo el mundo que interacta con nuestra organizacin, cuando priorizar es esencial. Determine sus tres tipos de pblico
principales. Cules son sus caractersticas demogrficas, sus motivaciones? A continuacin, determine lo que quiere hacer
con cada tipo. Cules son los beneficios que reciben por colaborar con su organizacin y cmo va a llegar hasta ellos? Cree
una lista de factores clave que le ayudarn a identificar las necesidades, perspectivas y reas de mejora para su
organizacin... Cuando se trata de establecer relaciones con organizaciones externas, no hay sustituto para el contacto
personal con los responsables que pueden ayudarle a lograr su objetivo. Es recomendable programar peridicamente
reuniones cara a cara con organizaciones externas y medios de comunicacin. Llamar peridicamente a los contactos puede
ser una manera efectiva de mantener el contacto individualizado con organizaciones externas. El tiempo que uno emplea
asegurndose que las lneas de comunicacin estn abiertas entre las personas que le pueden ayudar a crear una red de
comunicacin y su ONG es siempre un tiempo bien empleado y los contactos externos tienden a permanecer fieles a su
organizacin durante muchos aos venideros.
Difunda su mensaje. Determine las mejores actividades de marketing para promocionar su empresa. Asegrese de que
ofrece el enfoque correcto a la hora de llegar sus audiencias clave en aquellos canales donde estn acostumbrados a
recoger informacin. Las actividades pueden incluir medios de difusin, la publicidad directa, patrocinio corporativo o eventos
especiales. Adems, la creacin de un boletn de noticias es una gran manera para que las partes interesadas sepan sobre
los logros ms recientes de su ONG, proyectos actuales y objetivos futuros. Tambin representa un excelente vehculo para
el reconocimiento de las contribuciones de los donantes pendientes.
La comunicacin es un deber. La fuerza de sus comunicaciones residen en los que las emiten. Asegrese de que cada
miembro de su personal y los voluntarios tienen una comprensin clara de los puntos de su mensaje, y sepan
como difundirlos. Asegrese de que cada persona tiene una idea clara de los objetivos de la comunicacin, y no
tiene ninguna pregunta o temas pendientes que no hayan sido abordados. Elabore una gua de comunicacin que pueda ser
utilizada internamente. Una vez que usted tenga una marca fuerte que pueda presentar a su audiencia, asegrese de que
todo el mundo entiende su papel en apoyar el xito de la organizacin. Ya sea en un servicio directo, recaudacin de fondos,
gestin de eventos, operaciones, o contestar el telfono, cada persona tiene ser consciente de su papel a la hora de contar
la historia de su organizacin.
Lleve a cabo sus evaluaciones y balances. Asegrese de que usted ha evaluado todos los aspectos de su marca.
Responden a las necesidades de cada pblico? Son consistentes? Asegrese de que cada pieza refuerza una plataforma
de comunicaciones consistente. Es importante evaluar los xitos y desafos de forma peridica, para asegurar que se
aborden los escollos, los xitos sean compartidos y desarrollados, y que los principales destinatarios estn comprometidos.
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Sea honesto acerca de los cambios que se necesitan hacer, y hgalos.
Cmo es la comunicacin asociativa y cmo funciona
Por comunicacin asociativa nos referimos genricamente al intercambio de informacin para expresar algo (como solicitudes,
declaraciones, etc) frente a una amplia audiencia, situacin que puede ser contrastada con la que surge del intercambio de
informacin mediante el envo de mensajes a alguna direccin especfica. Llamamos a esta forma de comunicacin
"asociativa" porque los agentes que tienen acceso a la informacin entregada estn asociados a ella si ellos poseen la
capacidad requerida para su procesamiento. Gran parte de la comunicacin que ocurre en la vida real es, en este sentido,
asociativa: discursos electorales, llamar a un taxi, reservar un vuelo a travs de una agencia de viajes, etc. En general, todas
las conversaciones humanas son asociativas, ya que, aunque el orador puede abordar a un oyente especfico, todos los
otros oyentes tambin estn expuestos a su discurso, al cual pueden reaccionar.
Yendo un poco ms lejos con esta definicin y aplicndola al voluntariado, podemos definir la comunicacin asociativa como
"el proceso de intercambio de la comunicacin de una actividad a travs de la difusin con el fin de crear sinergias que
satisfagan los objetivos de la asociacin y de los destinatarios" . Este proceso tiene lugar despus de lo que llamamos "el 7
es el camino". Echemos un vistazo a esto.
Identificacin: Saber lo que usted hace para decrselo a los dems. Es necesario definir claramente cules son los servicios y
productos queofrece como ONG. Tambin un anlisis FODA puede ser til en este punto, para determinar sus fortalezas,
debilidades, oportunidades y amenazas como ONG.
Investigacin: Aprender dnde encontrar informacin til y cmo organizarla. Preguntar a administraciones pblicas y partes
interesadas, otras asociaciones, estadsticas oficiales gubernamentales locales y nacionales, sus beneficiarios. Acrquese a
sus destinatarios, el pblico, los donantes, la sociedad en general y la realidad circundante, a fin de conocer sus
necesidades.
Inters: Por qu comunicar? Usted comparte un inters comn con las personas relacionadas con su ONG y estas personas
deben ser de su inters. A veces nos olvidamos de que la comunicacin debe interesar a las dems partes, no puedes
limitarte a contar tu historia ... tu historia debe ser de inters para otros.
Interlocutores: Ahora usted sabe qu decir y por qu. Ahora debemos definir a quin estamos hablando. En la comunicacin
asociativa del voluntariado hay una gran cantidad de pblico a tener en cuenta: los voluntarios, beneficiarios, promotores,
patrocinadores y donantes, simpatizantes, polticos, asociaciones y medios de comunicacin afines. Debe adaptar su mensaje
a cada uno de estos pblicos, respetando sus intereses.
Imaginacin: Use su imaginacin, cuando est comunicando asegurase que la gente recuerda la informacin que desea
compartir. Las primeras impresiones importan, as que no los pierdas.
Ideas: Algunas ideas de comunicacin para acciones de voluntariado y los materiales que podemos utilizar son: tutora
individual, reuniones informativas, participacin en actividades de voluntariado, comunicados de prensa, folletos, paneles
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informativos, informes de actividades, boletines, videos, carteles, entrevistas de radio, sitios web, blogs, presentaciones,
regalos especficos, graffitis ... usa tu imaginacin.
Internet: La World Wide Web es una gran fuente de oportunidades. Usted puede encontrar contenidos y herramientas
tiles, llegar a miles de usuarios, patrocinadores, participantes, puede comunicarse a travs de correos electrnicos y chats,
obtener informacin a travs de foros y blogs, usted puede formar a su personal a travs de cursos ... y todo esto es de
forma gratuita, as que salo!
Mdulo 3
Uso bsico de las TIC en la comunicacin
Cmo crear una pgina web ms eficaz para los propsitos del voluntariado y otras estrategias bsicas de las TIC
para difundir sus actividades
Los sitios web y otras estrategias IT no son ms que herramientas que dependen de nosotros para que sean tiles. Sus
herramientas se definen tanto por el objetivo de lo que quieren hacer, sino tambin por las personas - son herramientas
que utiliza el pblico y que les gustan? Y el contenido (es esta una plataforma o aplicacin que soporte ese tipo de
contenido?) Del mismo modo, el contenido es definido por la meta a conseguir, pero tambin por las herramientas a su
disposicin y las personas que lo utilizan. As que, cul es el contenido que quiere compartir? Quiere estar compartiendo
sus conocimientos y aprender con otros voluntarios? Quiere inspirar y reclutar a sus amigos para que sean voluntarios como
usted? O est tratando de promocionar la organizacin? Empiece con el objetivo inicial, y luego complete el crculo
identificando a la gente, las herramientas y el contenido.
El contenido y la estructura que elija para su sitio web debe tener en cuenta 3 criterios muy importantes, a saber: facilidad
de uso, entorno amigable y accesibilidad. No hace falta decir que su sitio web debe reflejar su imagen de marca, y siempre es
interesante utilizar buenas fotos y videos de las actividades de su ONG en lugar de fotos de stock, porque son portadores de
la "realidad" de los mensajes.
En cuanto a la comunicacin en general, tambin en su sitio web tiene que definir claramente cules son su misin y visin,
cules son sus servicios, productos y mensajes. Los usuarios no deben perderse. Y cuando hablamos acerca de los usuarios,
nos referimos a todos ellos: los benefactores, donantes, instituciones, medios de comunicacin, etc. A veces vale la pena
gastar un poco de tiempo antes de nada pensando en lo que quiere lograr con su sitio web , a los que se dirige, cules son
los mensajes, de lo contrario el resultado suele ser improductivo y no es efectivo. Puede ser que inteligente incluir contenidos
diferentes segn el pblico al que se dirige, pero sin embargo todos los contactos (correo electrnico, nmeros de telfono,
fax, direccin, persona de contacto, contacto skype, facebook, youtube) y los mens deben estar siempre disponibles
durante la navegacin para cualquier usuario, ya que podra ser un donante y un voluntario al mismo tiempo. Hgalo fcil
para ellos.
Se est volviendo cada vez ms popular para las organizaciones no lucrativas publicar una seccin especial para los
voluntarios en sus sitios web. Con la creacin y mantenimiento de un centro de comunicacin voluntario en la pgina web de
su grupo puede crear una manera fcil de mantenerse al da con lo que est pasando en la organizacin. El sitio web puede
incluir oportunidades de voluntariado, reuniones futuras del Comit, los avances que se han producido en las busca de los
objetivos de recaudacin de fondos, y mucho ms. Dependiendo de lo sofisticado que sea su sitio web, usted tambin puede
ofrecer oportunidades para los voluntarios de subir documentos, incluir el registro de horas trabajadas y ver los materiales
de formacin para los voluntarios.
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Es interesante incluir encuestas, blogs y un foro en su sitio web, ya que son los lugares donde las ideas y la
retroalimentacin pueden ser recogidos ms fcilmente. Descubrir que la mayora de sitios web no tienen un foro de
usuarios - un lugar donde los usuarios pueden hablar de temas relacionados con el voluntariado, hacer preguntas, compartir
consejos, etc No es aconsejable que una organizacin no ofrezca esta posibilidad. Es la cosa ms sencilla del mundo de
instalar - slo tiene que utilizar Google Groups o Grupos de Yahoo para crear un grupo privado donde slo los usuarios
actuales pueden unirse y donde todos los mensajes son revisados antes de su publicacin. Pero tenga cuidado, ya que
requieren una gran cantidad de trabajo en trminos de seguimiento y respuestas a los comentarios.
Los sitios web no son slo vitrinas, son herramientas, y como tales deben ser "rentables", es necesario usarlos para obtener
resultados (y si son de carcter econmico, mejor todava). As que asegrese de incluir una seccin de donaciones, o una
seccin "quiero colaborar". O bien, puede incluir una seccin de formacin, una seccin de tutora, una seccin de auto-
ayuda, y as sucesivamente.
Es importante que su sitio web se actualice constantemente y est "viva", de lo contrario la gente pensar que su ONG no
est realmente "activa". En este sentido, es interesante incluir una seccin de noticias y agenda donde puedas subir noticias
sobre sus actividades y sobre las actividades de otras asociaciones con el fin de estimular la cooperacin.
Muchas organizaciones sin nimo de lucro envian un boletn a organizaciones externas, as como a los donantes, los
organismos de financiacin, fuentes de referencia de consumo, los voluntarios y otros grupos de una manera mensual o
trimestral. Los boletines electrnicos tienden a ser menos costosos que los boletines impresos que tienen que ser enviados
por correo. Sin embargo, si los voluntarios son personas que no puedan leer un documento electrnico, este mtodo no
puede satisfacer sus necesidades con eficacia. Sin embargo, si las personas a los que est intentando llegar conocen
Internet y verifican frecuentemente sus cuentas de correo electrnico, la versin electrnica puede ser muy eficaz.
Cuando se crea un sitio web, su objetivo principal es llegar a miles de personas, pero tambin hay muchos otros medios que
debe utilizar en su plan de comunicacin que alcanzan el mismo objetivo y son gratuitos, slo tienes que crearlos de acuerdo
con su filosofa corporativa.
Aqu tenemos algunos ejemplos:
Redes sociales y comunidades online: Las redes sociales conectan a la gente con intereses similares, y que se conocen entre
s. Organizaciones de Caridad estn empezando a experimentar con estas redes en lnea como una manera de encontrar
una nueva generacin de seguidores y defensores. No se tiene nada que perder formando parte de estas redes y podra
llegar a ser la mejor manera de comprometerse con una nueva generacin de voluntarios. Difunda el mensaje sobre las
oportunidades de voluntariado que ofrece. Pida a sus voluntarios actuales que participen en conversaciones en lnea con
otros sobre el trabajo de voluntario que hacen para su organizacin. Dele a la gente las herramientas e informacin que
necesitan para involucrarse. Comparta sus experiencias de voluntariado e inspire a otros a hacer lo mismo. Estas redes
pueden ayudarle a llegar hasta comunidades de "difcil acceso". As que cree su propio perfil como ONG en redes sociales
como Facebook, LinkedIn o Twitter.
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En Twitter, busque hashtags que utilice su comunidad y sgalas para estar al tanto de las conversaciones. Asegrese de
utilizar hashtags relevantes (pero no spam!) en sus mensajes para conectarlos con temas relacionados.
En Facebook, usted puede crear su pgina, eventos, establecer relaciones interesantes, slo asegrese de que usted
interacta de acuerdo a su imagen corporativa ... evite trivialidades, su ONG est siendo evaluada.
En LinkedIn, considere la creacin o el uso de la funcionalidad de subgrupos para que usted pueda gestionar un grupo de
voluntarios o compaeros en un subgrupo dentro del grupo principal de la organizacin. Esto le ayudar a mostrar su
afiliacin, pero le proporcionarn un grupo ms pequeo, ms ntimo y definido para aquellos que deseen participar con
usted. Al compartir mensajes, utilice las opciones de filtrado de LinkedIn para la localizacin, y el campo empleo para afinar la
lista de destinatarios a los que le pueda interesar ms. Si aloja u organiza actividades, ya sean grandes conferencias o
pequeos proyectos de voluntariado de fin de semana, considere la creacin de eventos de LinkedIn para promocionarlos de
modo que la gente pueda confirmar su asistencia y mostrar desde su perfil personal que tienen previsto participar.
Youtube y Flickr son sitios populares donde se pueden subir, ver y compartir clips de vdeo (youtube) y fotos (Flickr),
creando su propio canal. Utilice las descripciones y palabras clave para difundir sus mensajes.
Los tablones de anuncios y foros en lnea: Estas plataformas han demostrado ser especialmente populares entre las
organizaciones benficas sanitarias, creando redes de personas que se pertenecen al voluntariado. Se pueden utilizar para
obtener consejos, buscar experiencias de apoyo, chatear y compartir experiencias.
Comunicados de prensa: hay un montn de sitios web donde puede subir su nota de prensa de forma gratuita con el fin de
ayudar a la difusin de su presencia en Internet y popularidad. Asegrese de incluir un enlace a su web en toda
comunicacin pblica que enve.
Directorios: Hay miles de directorios gratuitos, asegrese de que sus datos de contacto de la ONG figuren en la categora
correcta para que los usuarios puedan encontrarla.