ORGANIZACIN

UNIDAD:

NUMERO:

1 / 18
APROBADO EN RESOLUCION
Nmero:

492-86

AMBULATORIO TIPO II Y III

PAGINA:

Acta N:

17

Fecha:

30-04-86

RATIFICADO SEGN RESOLUCIN

Nmero:

991

Acta N:

16

Fecha:

01-11-05

CONTENIDO

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
OBJETIVO
FUNCIONES

ELABORADO POR:

AUTORIZADO POR:

Divisin de Desarrollo Institucional

Direccin General de Salud

MANUAL ABULATORIO

DDI/11/07

ORGANIZACIN:

AMBULATORIO TIPO II Y III

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

PGINA:

2 / 18

ORGANIZACIN:

PGINA:

AMBULATORIO TIPO II Y III

3 / 18

DIRECCIN
OBJETIVO:
Dirigir, coordinar y controlar las actividades mdicas, tcnicas y administrativas del
ambulatorio para una mejor prestacin de los servicios mdicos a la poblacin asegurada(o) y
beneficiaria(o).
FUNCIONES:
Evaluar el funcionamiento del ambulatorio, a fin de establecer los correctivos necesarios.
Velar por el cumplimiento de Leyes, Reglamentos, Resoluciones y Normas establecidas en
Contratos y Convenios y dems disposiciones legales que se relacionan con las actividades
mdico-asistenciales y administrativas que realiza el ambulatorio.
Supervisar que la atencin mdica se realice de manera eficiente.
Mantener comunicacin con la Coordinacin de Centros y Hospitales de la Direccin General
de Salud, en todo lo relacionado con el rea de su competencia.
Controlar la administracin de los Fondos de Necesidades Emergentes y de Caja Chica
asignada al ambulatorio.
Elaborar conjuntamente con la Administracin, el Anteproyecto de Presupuesto Anual de
Gastos del Ambulatorio.
Presentar para su aprobacin el Anteproyecto de Presupuesto Anual de Gastos del
Ambulatorio a las autoridades competentes, as como vigilar y controlar su ejecucin.
Tramitar ante la Coordinacin de Centros y Hospitales del rea adscrita a la Direccin General
de Salud, aquellos asuntos que no pueden ser resueltos por la Direccin.
Gestionar ante la Direccin General de Recursos Humanos y Administracin de Personal y la
Coordinacin de Centros y Hospitales, los asuntos relacionados con la administracin de los
recursos humanos.
Elaborar y presentar a la Coordinacin de Centros y Hospitales del rea, la Memoria y Cuenta
de la gestin cumplida en cada ejercicio fiscal.
Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Coordinacin de Centros y
Hospitales del rea.

ORGANIZACIN:

AMBULATORIO TIPO II Y III

PGINA:

4 / 18

SUPERVISIN DE ENFERMERA
OBJETIVO:
Planificar, coordinar y supervisar las actividades de enfermera de los servicios mdicos que
integran el ambulatorio.
FUNCIONES:
Visitar peridicamente los distintos servicios ambulatorios, a fin de verificar si el personal de
enfermera cumple con las normas establecidas.
Velar por el cumplimiento de las normas y reglamentos establecidos que rigen las actividades
de enfermera.
Mantener estrecha relacin con la Supervisin Nacional de Enfermera de la Direccin
General de Salud, en todo lo relacionado con el rea de su competencia.
Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Direccin del ambulatorio.

ORGANIZACIN:

AMBULATORIO TIPO II Y III

PGINA:

5 / 18

UNIDAD DE ESTADSTICAS
OBJETIVO:
Recopilar, tabular y analizar los datos estadsticos del movimiento mdico-asistencial y
econmico, a fin de dar a conocer la incidencia de stos sobre el funcionamiento del
ambulatorio.
FUNCIONES:
Mantener comunicacin con la Divisin de Estadstica de la Direccin General de
Planificacin, Programacin y Presupuesto, en todo lo relacionado con su rea de
competencia.
Recopilar y tabular diariamente los datos estadsticos de los diferentes servicios mdicoasistenciales que integran el ambulatorio.
Recopilar y tabular los datos relacionados con el movimiento econmico del ambulatorio.

Analizar la informacin obtenida y comunicar a la Direccin del ambulatorio, la incidencia de

sta sobre su funcionamiento.
Coordinar con la Administracin, la elaboracin del Informe Mensual sobre el movimiento
econmico del ambulatorio.
Suministrar cualquier tipo de informacin estadstica que sea solicitada.
Elaborar mensualmente el informe estadstico del movimiento mdico-asistencial y
econmico, a fin de presentarlo a la Divisin de Estadstica de la Direccin General de
Planificacin, Programacin y Presupuesto.
Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Direccin del ambulatorio.

ORGANIZACIN:

AMBULATORIO TIPO II Y III

PGINA:

6 / 18

UNIDAD DE SERVICIO SOCIAL

OBJETIVO:
Realizar estudios socio-econmicos de los asegurados(as) referidos al servicio, a fin de
elaborar el informe social de la situacin encontrada para determinar la accin a tomar en
cada caso.
FUNCIONES:
Atender y orientar a los asegurados(as) sobre la utilizacin de los servicios que brinda el
Instituto, as como en los problemas socio-econmicos que les afecten.
Efectuar el diagnstico de casos mediante la interpretacin de datos obtenidos de la
investigacin.
Efectuar visitas domiciliarias a los pacientes en reposo mdico, a fin de constatar su
padecimiento.
Programar y presentar informes sociales.
Gestionar con la empresa el cambio de actividad del paciente, de acuerdo con el diagnstico
indicado por el mdico tratante.
Revisar y verificar los datos de aquellos pacientes que requieran de hospitalizacin y elaborar
el informe correspondiente.
Llevar el registro de datos estadsticos de todos los casos atendidos, as como de las
investigaciones realizadas, a fin de presentarlo a la Unidad de Estadsticas del ambulatorio.
Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Direccin del ambulatorio.

ORGANIZACIN:

AMBULATORIO TIPO II Y III

PGINA:

7 / 18

UNIDAD DE HISTORIAS MDICAS

OBJETIVO:
Realizar las actividades relacionadas con la elaboracin, resguardo y custodia de las historias
mdicas de los pacientes, as como el otorgamiento de las citas mdicas y el control de las
mismas.
FUNCIONES:
Identificar a los pacientes referidos por primera vez al ambulatorio.
Indicar al paciente el da y la hora de la consulta mdica.
Elaborar la historia mdica del paciente.
Dar citas a los pacientes y llevar el control de las mismas por especialidad.

Extraer de los archivos con anterioridad al da de la consulta, las historias mdicas, a fin de
distribuirlas a los diferentes consultorios.
Anexar los resultados de exmenes complementarios a las historias mdicas.
Orientar al asegurado(a) que acuda al ambulatorio en solicitud de informacin.

Establecer y mantener el sistema de archivo para las historias mdicas.

Elaborar y presentar a la Direccin del ambulatorio, las rdenes de trabajo para las distintas
clnicas afiliadas al Instituto, a fin de que practiquen los exmenes especiales al paciente,
cuando sea determinada su necesidad por el mdico tratante.
Archivar las historias mdicas movilizadas en el da.
Llevar diariamente el registro de los datos estadsticos de la morbilidad y elaborar el informe
sobre el movimiento de los pacientes referidos a los hospitales del Instituto.
Mantener relacin con la Supervisin Nacional de Historias Mdicas, en los asuntos de su
competencia.
Elaborar las solicitudes de admisin de los pacientes referidos a los hospitales del IVSS.

Elaborar y presentar cuenta de actividades realizadas a la Direccin del ambulatorio.

ORGANIZACIN:

AMBULATORIO TIPO II Y III

PGINA:

8 / 18

UNIDAD DE PRESTACIONES
OBJETIVO:
Tramitar todo lo relacionado con el pago por concepto de indemnizaciones diarias de los
asegurados(as), generado a consecuencia de incapacidad temporal, as como llevar el control
de los mismos.
FUNCIONES:
Recibir y revisar los documentos para el pago de indemnizaciones diarias.
Informar a los asegurados en todo lo relacionado con la documentacin necesaria para la
tramitacin del pago de indemnizaciones diarias.
Elaborar la relacin de perodos y pago de indemnizaciones diarias, de acuerdo a los
certificados de incapacidad con sus respectivos anexos y presentarla a la Direccin del
ambulatorio para su correspondiente tramitacin.
Resguardar y custodiar los cheques emitidos por concepto de indemnizaciones diarias.
Archivar toda la documentacin que sustenta el pago de indemnizaciones diarias.

Registrar y controlar los certificados de incapacidad, as como los cheques recibidos y

entregados.
Velar por el cumplimiento de las normas establecidas para el control de reposos mdicos e
indemnizaciones diarias.
Mantener comunicacin con la Oficina Administrativa de la zona, a fin de gestionar los pagos
por indemnizaciones diarias.
Entregar los cheques a los asegurados, previa presentacin de la documentacin exigida.
Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Direccin del ambulatorio.

ORGANIZACIN:

PGINA:

AMBULATORIO TIPO II Y III

9 / 18

ADMINISTRACIN
OBJETIVO:
Desarrollar y controlar las actividades relacionadas con la gestin administrativa necesaria
para el buen funcionamiento del ambulatorio.
FUNCIONES:
Coordinar y controlar las actividades administrativas del ambulatorio.

Mantener comunicacin con la Direccin General de Administracin y Servicios en todo lo

relacionado con el rea de su competencia.
Revisar, conformar y tramitar los pagos de las deudas contradas para su oportuna
cancelacin.
Supervisar el registro de los bienes y materiales del ambulatorio.
Tramitar ante la Direccin del ambulatorio, las solicitudes para la adquisicin de materiales de
los diferentes servicios.
Administrar los fondos de necesidades emergentes y caja chica.

Presentar a la Direccin del ambulatorio la relacin de gastos para la reposicin de los fondos
de necesidades emergentes y de caja chica, anexndole los respectivos comprobantes de
pagos.
Supervisar la elaboracin de los registros contables y conciliaciones bancarias.

Supervisar el cumplimiento de los contratos de servicios de las empresas de limpieza,

mantenimiento y vigilancia.
Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Direccin del ambulatorio.

ORGANIZACIN:

PGINA:

AMBULATORIO TIPO II Y III

10 / 18

ADMINISTRACIN

CONTABILIDAD
OBJETIVO:
Llevar el registro contable de los ingresos, egresos, bienes y materiales del ambulatorio.
FUNCIONES:
Clasificar, revisar y codificar todos los comprobantes de pago a efectuarse, segn la cuenta
correspondiente.
Elaborar la relacin de egresos para la reposicin de los fondos de necesidades emergentes y
caja chica.
Elaborar relacin de cheques emitidos y conciliaciones bancarias de las cuentas del
ambulatorio.
Llevar el registro contable de los bienes muebles y materiales propiedad del ambulatorio.
Elaborar, controlar e investigar las tarjetas del registro de los activos fijos del ambulatorio.
Realizar la depreciacin de los activos fijos, a fin de determinar su valor real.

Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Administracin del ambulatorio.

ORGANIZACIN:

PGINA:

AMBULATORIO TIPO II Y III

11 / 18

ADMINISTRACIN

SERVICIOS GENERALES
OBJETIVO:
Desarrollar las actividades relacionadas con la conservacin, mantenimiento, custodia y
seguridad de la estructura fsica del ambulatorio.
FUNCIONES:
Dirigir, coordinar y controlar las actividades de mantenimiento, vigilancia y limpieza del
ambulatorio.
Coordinar las rutinas de limpieza y mantenimiento bsico en las instalaciones del ambulatorio.
Controlar el consumo y existencia del material de limpieza mediante suministros racionales.
Brindar proteccin y seguridad a los trabajadores(as), asegurados(as), bienes muebles e
inmuebles, equipos y patrimonio en general del ambulatorio.
Velar por el mantenimiento de las reas de escape y su accesibilidad para casos de
emergencia, as como la existencia, ubicacin y buen funcionamiento de equipos de
prevencin y extincin de incendios.
Canalizar las solicitudes y reclamos de reparaciones e instalaciones mnimas de los servicios.

Velar por el cumplimiento de las normas establecidas relacionadas con la conservacin,

mantenimiento, custodia y seguridad de la edificacin donde funciona el ambulatorio.
Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Administracin del ambulatorio.

ORGANIZACIN:

PGINA:

AMBULATORIO TIPO II Y III

12 / 18

ADMINISTRACIN

ALMACN
OBJETIVO:
Realizar las actividades inherentes al suministro, control, custodia y manejo de los materiales
en el almacn requeridos para el funcionamiento del ambulatorio.
FUNCIONES:
Organizar la ubicacin del material depositado en el almacn, a fin de facilitar su localizacin
e inventario.
Recibir y chequear contra requisicin, los materiales que entran al almacn y verificar sus
perfectas condiciones.
Despachar contra requisiciones, los materiales solicitados y efectuar las anotaciones en
krdex para llevar el control de inventarios.
Controlar el mantenimiento de los niveles mnimos de existencia de materiales en el almacn.
Revisar los niveles mnimos de materiales, de acuerdo con su uso y desincorporar el material
de escaso movimiento.
Registrar el saldo de materiales que quedan en existencia.
Elaborar la requisicin de material para mantener las existencias adecuadas.
Llevar y mantener actualizado los registros de entrada y salida de materiales, consumo
promedios, mximos y mnimos.
Realizar y coordinar los inventarios peridicos en el almacn.

Velar por el cumplimiento de las normas y polticas establecidas relacionadas con la

conservacin, mantenimiento, resguardo, custodia y manejo de materiales en el almacn.
Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Administracin del ambulatorio.

ORGANIZACIN:

PGINA:

AMBULATORIO TIPO II Y III

13 / 18

UNIDAD DE PERSONAL
OBJETIVO:
Realizar todas las actividades necesarias para la administracin de los recursos humanos.
FUNCIONES:
Cumplir con las polticas y normas, as como la correcta aplicacin de las disposiciones
establecidas en materia de personal por las Leyes, Reglamentos, Contratos y Convenios de
Trabajo.
Elaborar y procesar todas aquellas solicitudes relacionadas con tramitacin de
nombramientos, destituciones, ascensos, sanciones y otros movimientos de personal que se
produzcan en el ambulatorio.
Revisar y procesar aquellos pagos que correspondan a los trabajadores(as) y profesionales.
Elaborar la Nmina de Personal Suplente.
Recibir, registrar y archivar la documentacin que sustentan los expedientes del personal.
Llevar registro de todo lo relacionado con la asistencia, vacaciones, permisos y reposos del
personal.
Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Direccin del ambulatorio.

ORGANIZACIN:

AMBULATORIO TIPO II Y III

PGINA:

14 / 18

SERVICIOS MDICOS (CONSULTA EXTERNA)

OBJETIVO:
Efectuar el diagnstico de la enfermedad que presenta el paciente, a fin de prescribir el
tratamiento mdico necesario para la restitucin de la salud.
FUNCIONES:
Evaluar y diagnosticar la enfermedad que presenta el paciente.
Prescribir el tratamiento mdico que debe seguir el paciente para la restitucin de su salud.
Ordenar los exmenes que requiera el paciente para apoyar o determinar el diagnstico
mdico.
Realizar el control y evaluacin mdica de la enfermedad del paciente.

Orientar al paciente sobre el tratamiento a seguir.

Referir aquellos pacientes que requieren de hospitalizacin, a fin que se les practique
tratamiento especial.

ORGANIZACIN:

AMBULATORIO TIPO II Y III

PGINA:

15 / 18

SERVICIO DE ODONTOLOGA
OBJETIVO:
Efectuar estudios odontolgicos que requieran los pacientes referidos al servicio, a fin de
aplicar el tratamiento necesario.
FUNCIONES:
Elaborar la Historia Clnica Odontolgica del paciente.
Dar cita al paciente que acude al servicio y llevar el control de las mismas.
Tomar radiografas e interpretarlas para dar diagnstico apropiado.

Realizar los tratamientos especializados que requiera el paciente, de acuerdo al diagnstico

clnico.
Mantener comunicacin con la Direccin de Odontologa de la Direccin General de Salud en
asuntos relacionados con el rea de su competencia.
Efectuar cualquier intervencin bucal a los pacientes que lo ameriten.
Llevar el control y registro de los pacientes atendidos, as como el trabajo efectuado, con el
objeto de presentarlos a la Unidad de Estadsticas del ambulatorio.
Elaborar y tramitar la requisicin del material necesario para el funcionamiento del servicio.

Velar por el cumplimiento de las normas establecidas para los servicios de odontologa del
Instituto.
Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Direccin del ambulatorio.

ORGANIZACIN:

AMBULATORIO TIPO II Y III

PGINA:

16 / 18

SERVICIO DE LABORATORIO
OBJETIVO:
Realizar los exmenes de laboratorio para apoyar el diagnstico mdico que presenta el
paciente.
FUNCIONES:
Recibir del paciente las solicitudes de exmenes de laboratorio.
Indicar al paciente el da y la hora en que se practican los exmenes.
Instruir al paciente sobre las indicaciones a seguir para realizar los exmenes.

Mantener comunicacin con la Direccin de Bioanlisis de la Direccin General de Salud, en

los asuntos de su competencia.
Obtener, clasificar e identificar las muestras de humanos necesarios para efectuar los
exmenes solicitados.
Efectuar los estudios de laboratorio de aquellos pacientes que lo requieran, a solicitud del
mdico tratante.
Referir aquellos pacientes que requieran de exmenes especializados a otro centro de salud.
Indicar los resultados de los exmenes de las planillas correspondientes, a fin de suministrarlo
al paciente respectivo.
Llevar diariamente el registro de los pacientes atendidos, as como de los exmenes
practicados, a fin de presentarlos a la Unidad de Estadsticas del ambulatorio.
Cumplir con la limpieza, mantenimiento y esterilizacin del material y equipos de laboratorio.

Elaborar y tramitar la requisicin del material necesario para el funcionamiento del servicio.
Mantener relacin con los mdicos del ambulatorio sobre los resultados obtenidos en los
exmenes solicitados.
Velar por el cumplimiento de las normas establecidas para los servicios de laboratorio.

Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Direccin del ambulatorio.

ORGANIZACIN:

AMBULATORIO TIPO II Y III

PGINA:

17 / 18

SERVICIO DE RADIOLOGA
OBJETIVO:
Realizar los exmenes radiolgicos para apoyar el diagnstico mdico que presenta el
paciente.
FUNCIONES:
Efectuar los estudios radiolgicos de aquellos pacientes que lo requieran a solicitud del
mdico tratante.
Instruir al paciente en todo lo relacionado con las indicaciones que deben seguirse para la
toma de radiografa.
Instruir al paciente sobre las indicaciones a seguir para realizar los exmenes.
Mantener comunicacin con del Departamento de Radiologa-Direccin de Servicios Tcnicos
Asistenciales de la Direccin General de Salud, en los asuntos de su competencia.
Elaborar y presentar al mdico tratante del paciente, el informe de los resultados obtenidos en
los exmenes practicados.
Elaborar y mantener registros de identificacin de las placas, lminas y pelculas de rayos X.
Revelar pelculas radiogrficas tomadas al paciente, de acuerdo al procedimiento establecido.

Realizar las exploraciones con medio de contraste, como cualquier exploracin que implique
riesgo para el paciente en presencia del mdico radilogo.
Controlar el consumo del material radiolgico, as como el buen estado de los equipos y
accesorios del mismo.
Elaborar y tramitar la requisicin del material necesario para el funcionamiento del servicio.
Llevar diariamente el registro de pacientes atendidos por el servicio, a fin de presentarlo a la
Unidad de Estadsticas del ambulatorio.
Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Direccin del ambulatorio.

ORGANIZACIN:

PGINA:

AMBULATORIO TIPO II Y III

18 / 18

SERVICIO DE FARMACIA
OBJETIVO:
Realizar las actividades relacionadas con el despacho, control, registro, conservacin y
manejo de los medicamentos y otros productos farmacuticos necesarios para la restitucin
de la salud de los pacientes.
FUNCIONES:
Recibir y verificar los pedidos de medicinas, productos farmacuticos, drogas y miscelneos
que ingresan al depsito de la farmacia y comprobar sus perfectas condiciones.
Despachar las medicinas y productos farmacuticos mediante rcipes mdicos.

Verificar el estado fsico-qumico de los medicamentos y su fecha de vencimiento, a fin de

desincorporarlos del depsito, cuando sus condiciones as lo requieran.
Llevar y registrar los movimientos de entrada y salida, consumo promedio, niveles mximos y
mnimos de las medicinas y otros productos farmacuticos.
Llevar el registro del movimiento de entrada y salida de las sustancias de estupefacientes y
psicotrpicos e indicar el nombre del paciente a quien se le aplica dicha sustancia, as como
el nombre y clave del mdico que hace la prescripcin.
Elaborar y presentar mensualmente a la Divisin de Drogas del Ministerio de Salud y
Desarrollo Social, la relacin del movimiento de las sustancias de estupefacientes y
psicotrpicos.
Presentar mensualmente al Ministerio de Salud y Desarrollo Social, la nmina del personal
que labora en la farmacia.
Controlar y revisar el mantenimiento de los niveles mnimos de existencia de las medicinas y
productos farmacuticos de acuerdo a su uso.
Elaborar peridicamente el inventario fsico de las existencias de los medicamentos y
productos farmacuticos.
Llevar y mantener actualizado el krdex de los productos farmacuticos.
Elaborar y presentar informes peridicos a la Direccin del ambulatorio, sobre los inventarios
y movimientos de las medicinas y productos farmacuticos.
Elaborar la requisicin de las medicinas y productos farmacuticos para mantener las
existencias adecuadas y presentarla ante la Direccin del ambulatorio para su
correspondiente tramitacin.
Realizar muestreos de frmacos y enviarlos al Instituto Nacional de Higiene para verificar su
composicin cualitativa.
Mantener estrecha relacin con el personal mdico, en lo concerniente sobre cualquier accin
indeseable a causa de los frmacos del ambulatorio.
Velar por el cumplimiento de las normas que rigen el funcionamiento del Servicio de Farmacia,
as como la correcta aplicacin de las disposiciones legales y sanitarias pertinentes a la
prescripcin, despacho, control y registro de medicamentos, sustancias qumicas,
preparaciones farmacuticas, estupefactivas y psicotrpicas, establecidas por las Leyes,
Reglamentos y Resoluciones.
Llevar diariamente los registros de los datos estadsticos relacionados con la cantidad de
rcipes despachados por servicio y costos promedios, a fin de presentarlo a la Unidad de
Estadsticas del ambulatorio y la Direccin Frmaco-Teraputica del Instituto.
Elaborar y presentar cuenta de las actividades realizadas a la Direccin del ambulatorio, as

ORGANIZACIN:

AMBULATORIO TIPO II Y III

como a la Direccin Frmaco-Teraputica del IVSS.

PGINA:

19 / 18