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1.3. Dimensiones y habilidades de comunicacin
En el mbito del proyecto, con el objetivo de que todas estas etapas alcancen un nivel ptimo de efcacia, la actividad
de comunicacin se articula en torno a una serie de dimensiones que pueden abarcar, entre otras, las siguientes:
Comunicacin interna (dentro del propio proyecto) o externa (de cara al cliente, a otros proyectos de la
empresa, a los medios de comunicacin, al pblico, etctera).
Comunicacin formal (informes, instrucciones, memorandos) o informal (conversaciones ad hoc, correos
electrnicos).
Comunicacin vertical (tanto hacia arriba como hacia abajo, dentro de la organizacin) y horizontal (entre
colegas al mismo nivel).
Comunicacin ofcial (boletines, informe anual, etctera) o no ofcial (cualquier tipo de comunicaciones
extraofciales).
Comunicacin escrita (de la que quede constancia) u oral (con registros tanto verbales como no verbales:
infexiones de la voz, lenguaje corporal, etctera).
La direccin de un proyecto, al igual que la direccin general de una empresa, ha de poseer una serie de habilidades
de comunicacin imprescindibles para que todas estas dimensiones se puedan llegar a desarrollar correcta y
efcientemente:
Escucha activa y efcaz
Comprensin, a travs de la formulacin de preguntas y el sondeo de ideas
Aumento de conocimiento del equipo, a travs de la educacin, para incrementar su efcacia
Investigacin, para conseguir o confrmar informaciones
Generacin y gestin de expectativas
Persuasin de personas u organizaciones para el desarrollo de determinada accin necesaria
Negociacin de acuerdos mutuamente aceptables entre distintas partes implicadas
Resolucin de potenciales confictos y prevencin de impactos negativos
Planifcacin del proyecto mediante el resumen del trabajo hecho y la identifcacin de futuras etapas
1.4. Aspectos importantes de la gestin
1.4.1. La planifcacin de la gestin de las comunicaciones
Es importante que las comunicaciones dentro de un proyecto estn planifcadas desde un primer momento de
forma efcaz para lograr su xito fnal. Una planifcacin incorrecta puede dar lugar a problemas: mensajes entregados
tarde, transmisin de informacin a audiencias equivocadas, comunicacin insufciente que no permita una buena
interpretacin y comprensin del mensaje, etctera.
Normalmente la planifcacin se hace en etapas muy tempranas, en ocasiones de forma conjunta con el desarrollo
del plan para la direccin del proyecto. En la tercera unidad se profundizar ms detalladamente sobre este aspecto.
1.4.2. La gestin efectiva de las comunicaciones
Gestionar las comunicaciones es crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y realizar la disposicin fnal de
la informacin del proyecto segn el plan de gestin de las comunicaciones. Este procedimiento permite un fujo de
comunicaciones efcaz y efciente entre los interesados del proyecto.
El proceso va ms all de la simple distribucin de informacin relevante: se asegura de que la informacin que
se comunica a los interesados del proyecto haya sido generada adecuadamente, recibida y comprendida. Adems,
proporciona a los interesados la oportunidad de solicitar informacin adicional.
1.4.3. El control de las comunicaciones
Controlar las comunicaciones consiste en monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de
vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de informacin de los interesados del proyecto.
De esta forma se garantiza en cualquier momento un fujo ptimo de informacin entre todos los participantes de la
comunicacin.
Mediante este proceso se llevan a la prctica los procesos previos de planifcacin y gestin efectiva de las
comunicaciones, de forma continua, y se evala su funcionamiento para establecer las correcciones que sean
oportunas. Se profundizar ms sobre este aspecto en la sexta unidad.
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Objetivos especfcos
El mdulo 2 Identificacin de los interesados pretende facilitar
a los alumnos los conocimientos tericos y la capacidad de anlisis
necesaria para ayudarles a:
- Entender la importancia de la identificacin de los interesados
para el buen funcionamiento de un proyecto
- Conocer las frmulas ms habituales para la identificacin
adecuada de los interesados
2.1. Conceptos de identifcacin de los interesados
La primera etapa consiste en localizar a todas las personas u
organizaciones que lleguen a estar afectadas de alguna manera
por el proyecto, lo que incluye documentar la informacin
relevante relativa a sus intereses, participacin e impacto en el
xito del proyecto. Entre estos interesados se encuentran clientes,
patrocinadores, la organizacin ejecutante, el pblico en defnitiva,
cualquier persona o colectivo en quien la ejecucin o terminacin
del proyecto pueda repercutir tanto de manera positiva como
negativa. Asimismo, generalmente ellos tambin tendrn capacidad
de infuencia sobre el proyecto o sobre sus entregables.
Los interesados pueden ser internos a la organizacin, encontrndose
en distintos niveles de autoridad, o bien externos a ella, actuando
slo como observadores.
Es imprescindible para el futuro exitoso de un proyecto que los
interesados estn identifcados desde el primer momento. Deben
conocerse sus niveles de inters, expectativas, importancia e
infuencia. Estos datos condicionarn la elaboracin de estrategias
para abordar a cada uno de ellos y evaluar la manera en que
participarn, incluyendo el momento en que se contar con ellos
y su nivel de implicacin. Con esta informacin se lograr que su
infuencia sea lo ms positiva posible, reduciendo al mnimo los
potenciales efectos negativos que en determinados casos podran
tener. No obstante, la estrategia que se aplique en cada caso debe
revisarse peridicamente, con el fn de afrontar hipotticos cambios
en ellos.
Dado que todo proyecto tiene muchos interesados (en algunos
casos las cantidades son muy grandes), y que el tiempo disponible
para gestionarlo es limitado, es preciso actuar de forma efciente.
Para ello, lo ms adecuado es clasifcar a los interesados segn
su infuencia, inters y participacin, de forma que el director del
proyecto pueda concentrarse en las relaciones ms importantes de
cara a asegurar el xito fnal.
2.2. Fases de identifcacin
La etapa de identifcacin de los interesados abarca tres fases:
2.2.1. Entradas
a. Acta de constitucin del proyecto. Documento que
suministra informacin sobre las partes que participan
en el proyecto, tanto internas como externas, y que se ven
afectadas por ste. Algunos ejemplos son los patrocinadores
del proyecto, los clientes, los miembros del equipo, los grupos
y departamentos de la empresa que se ven implicados, y otras
personas u organizaciones afectadas.
Comunicacin en
los Proyectos
2. Identificacin de los
interesados
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b. Documentos de la adquisicin. til cuando un proyecto
es resultado de una compra, o si se basa en un contrato
establecido; en ese caso, las partes del contrato son los
interesados clave del proyecto. Tambin se considerar
implicados a otras partes, como los proveedores.
c. Factores ambientales de la empresa. Elementos del
entorno que pueden infuir en la identifcacin de interesados,
tales como la cultura y la estructura de la organizacin, o
las normas gubernamentales o industriales (que afecten,
por ejemplo, a regulaciones o a normas especfcas para
productos).
d. Activos de los procesos de organizacin. Plantillas de
registro de interesados, lecciones aprendidas en proyectos
anteriores, registros de interesados de proyectos anteriores,
etctera.
2.2.2. Herramientas y tcnicas
a. Anlisis de los interesados. Se debe recopilar y analizar
sistemticamente las informaciones, tanto cualitativas como
cuantitativas, con el objetivo de determinar los intereses
particulares a los que hay que prestar atencin durante el
desarrollo del proyecto. De esta manera se conocern los
intereses y expectativas de cada interesado, as como la forma
en la que pueden infuir sobre el proyecto y su fnalidad.
Adems, este proceso permite conocer las posibilidades de
creacin de alianzas y acuerdos potenciales que mejoren las
probabilidades de xito del proyecto.
Este anlisis sigue varios pasos:
1) Identifcacin de todos los posibles interesados en
el proyecto, con informacin relevante como sus roles,
departamentos, intereses, niveles de conocimiento,
expectativas e infuencia.
Los interesados clave (cualquier persona con rol de
direccin o de toma de decisiones) suelen ser fciles de
localizar, ya que se ven afectados directamente por el
resultado del proyecto: patrocinador, director del proyecto,
cliente principal.
Los dems interesados suelen determinarse mediante
entrevista a los interesados ya identifcados, ampliando
poco a poco la lista.
2) Determinacin del impacto o apoyo potencial que
podra generar cada interesado. En funcin de su valor, se
les clasifca para generar una estrategia de abordaje. Si las
comunidades de interesados son muy grandes, debe darse
prioridad a los interesados clave, con el fn de racionalizar
y hacer efcaz el esfuerzo comunicativo. Existen varios
modelos de clasifcacin:
Es imprescindible
para el futuro exitoso
de un proyecto que
los interesados estn
identifcados desde el
primer momento.