Universidad Catlica LOS ANGELES, Chimbote INTRODUCCIN A LA AUDITORIA

Uladech Catlica CPCC. MARCO BAILA GEMIN

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LECTURA 02:
PAPELES DE TRABAJ O

PAPELES DE TRABAJO DEL
AUDITOR

Son los registros llevados por el auditor
sobre los procedimientos seguidos, las
pruebas realizadas, las informaciones
obtenidas y las conclusiones
alcanzadas relativas a su examen.
Por tanto, los papeles de trabajo pueden incluir
programas de trabajo, anlisis, memorndums,
cartas de confirmacin y salvaguarda,
resmenes de documentos del cliente, y cdulas
o comentarios preparados u obtenidos por el
auditor. Deben ser firmados por los encargados
de su elaboracin, revisin y supervisin.
Los papeles de trabajo sirven principalmente
para:
1. Ayudar al auditor en la realizacin de su
trabajo.
2. Proveer un fundamento importante para
la opini6n del auditor incluyendo su
aseveraci6n acerca del cumplimiento
con las normas de auditoria gene-
ralmente aceptadas.
Los papeles de trabajo normalmente deben
incluir documentacin que muestre:
a. Que el trabajo ha sido planeado y
supervisado adecuadamente, y adems
indicar que se ha cumplido con la primera
norma de auditoria relativa la Ejecucin del
trabajo.
b. Que el sistema de control interno ha sido
suficientemente estudiado y evaluado para
determinar si deben limitarse otros
procedimientos de auditoria, indicando el
cumplimiento de la segunda norma de
auditoria relativa a la Ejecucin del trabajo.
c. Que la certidumbre obtenida durante la
auditoria, los procedimientos de auditoria
aplicados y las pruebas realizadas han
proporcionado suficiente evidencia
comprobatoria competente para soportar el
expresar una opinin sobre bases
razonable, indicando el cumplimiento de la
tercera norma de auditoria relativa a la
Ejecucin del trabajo.
Los papeles de trabajo deben permanecer bajo
el control del auditor.

Propiedad y custodia de los papeles
de trabajo
Los papeles de trabajo son propiedad del
auditor independiente. Sin embargo, el derecho
de propiedad est sujeto a aquellas limitaciones
impuestas por la tica profesional, establecidas
para prevenir la revelacin indebida por parte
del auditor sobre asuntos confidenciales
relativos el negocio del cliente.
El auditor independiente debe adoptar
procedimientos razonables para la custodia de
sus papeles de trabajo debiendo conservarlos
por un perodo de tiempo suficiente de acuerdo
con las necesidades de su prctica y, para
satisfacer cualquier requerimiento legal con
respecto a la conservacin de los papeles.
No debe permitirse que los legajos sean
copiados irrestrictamente sino que se deber
solicitar a quien los requiera que especifique el
rea de su inters a la cual se deber limitar el
acceso. Las copias de registro de tiempo,
presupuestos de trabajo y honorarios de
auditoria, deben ser retiradas de los legajos
antes de que los mismos sean examinados por
terceros.
Cuando se permite algn tipo de acceso a los
mismos, se deber tener en cuenta lo siguiente:
Los pedidos de acceso deben ser
comunicados sin excepcin al representante
legal de la empresa Y. los legajos no deben
ser entregados sin la obtencin previa de su
autorizacin escrita.
El auditor deber asegurarse de que no
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contienen temas o comentarios con-
fidenciales que podran ser incorrectamente
interpretados por quienes puedan
requeridos. Cuando existen estos
comentarios, sera conveniente resumir la
informacin requerida en un memorndum
en lugar de proporcionar copias de los
mismos.

LA PREPARACION DE LOS PAPELES
DE TRABAJO

Mientras se desarrolla la auditoria se debe
preparar una relacin de los puntos que estn
pendientes de resolver, a fin de que la mayora
de los problemas puedan ser aclarados en una
conferencia con el socio o gerente a cargo del
compromiso.
Algunas recomendaciones para la preparacin
de los papeles de trabajo son las siguientes:
SEA LIMPIO: Escriba a lpiz en forma
legible, use lpiz suave, use lpices de color
para marcas de cheques y smbolos, use
regla para subrayados (una lnea para sub
totales, doble lnea para totales), mantenga
las cifras en la seccin correspondiente a la
columna.
SEA EXACTO: Asegrese de que las
cantidades usadas y los totales estn
correctos.
PONGA TITULO A CADA PAPEL DE
TRABAJO: nombre del cliente, nombre del
asunto; breve descripcin del contenido,
anlisis, resumen, reconciliacin, etc. ;
perodo de tiempo cubierto.
FIRMAR Y FECHAR HOJA: esto lo debe
efectuar cada auditor que realiza el trabajo
en la hoja, debiendo indicar qu parte del
trabajo realiz. Si la cdula fue preparada
por la organizacin del cliente: coloque un
sello preparado por el cliente.



INDIQUE CLARAMENTE LA FUENTE DE LOS
DATOS: Cuentas del mayor; referencia de
los libros, el asiento original, nmero de
comprobantes, etc.; opiniones o informacin
suministrada por el cliente.
EXPLIQUE LA SIMBOLOGIA UTILIZADA: La
leyenda o clave de otros smbolos usados
deber aparecer en algn lugar de la cdula
De ser necesario la explicacin deber
consignarse en una sola hoja.
OTRAS RECOMENDACIONES:
Cuando sea necesario debe hacer
referencia cruzada a otros papeles de
trabajo
Verificar que la cifra final concuerde con la
cifra en la cdula y/o el balance de
comprobacin y hacer referencia cruzada al
respecto
Indicar el alcance de las pruebas
efectuadas Cuando el alcance del trabajo
haya sido descrito en el programa de
auditoria, no se debe repetir dicho alcance
en las cdulas de trabajo.
Coordinar con el auditor encargado del
compromiso en cuanto a la forma de la
cdula a ser preparada; el alcance del
trabajo, etc.
Utilice el anverso, nunca debe escribir en el
reverso de una hoja de trabajo.
No deje puntos o preguntas pendientes en
sus papeles de trabajo, a menos que stos
representen partidas que se hayan
preparado para discusin con el auditor
encargado.
Los puntos a las preguntas contenidas en
los papeles de trabajo no deben ser tarjados
por el simple hecho de hacerlo sino que
deben explicarse las razones.
No se deben dejar smbolos sin identificar.


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ORGANIZACIN DE LOS PAPELES
DE TRABAJO
Los papeles de trabajo son archivados en tres
files:
- File permanente
- File corriente
- File de posicin tributara

A- FILE PERMANENTE
En este file debe incluirse toda la informacin
relativa a la organizacin legal y contable de la
empresa, as como las evaluaciones practicadas
por el auditor respecto al control interno
existente.
Los documentos que deben insertarse en este
archivo son:
(a) Descripcin y breve historia de la
empresa (primera auditoria).
(b) Ultima modificacin de estatutos y
aumento de capital, fecha.
(c) Lista de funcionarios y empleados
autorizados a firmar cheques, aprobar
rdenes de compra, pagars, dar de
baja cuentas por cobrar, etc.
(d) Descripcin de todas las prcticas
contables no usuales.
(e) Listas detalladas del activo fijo.
(f) Extracto de actas.
(g) Organigrama general de la empresa.
(h) Organigrama del Departamento de
Contabilidad y Plan de cuentas.
(i) Cuestionario de Control Interno
(j) (diversas reas).
(k) Copia de la ltima carta de
recomendaciones sobre control
interno.
(l) Contratos (arrendamientos de
trabajos colectivos o individuales, con
clientes, distribuidores, proveedores,
prstamos recibidos u otorgados,
compra de propiedades, gravmenes,
etc.).


B- FILE CORRIENTE
En este <file se deben insertar los papeles de
trabajo relativos al perodo en revisin. Estos se
subdividen, en los siguientes archivos:
1) Borrador de informes.
2) Asuntos generales.
3) Activos.
4) Pasivos, capital contable y cuentas de
resultados.
5) Pruebas de transacciones o procedimientos.

(a) Borrador de informes
a) Estados financieros y notas, informacin
complementaria y carta de representacin
del cliente.
b) Observaciones y notas de inters.
c) Asientos de ajuste y/o redasificacin.
d) Borradores de informe corto.
e) Borradores de informe largo, y cartas de
recomendaciones.

2. Asuntos generales
(no aplicables a un rea especfica de los
estados financieros examinados).
a) Planeamiento e instrucciones.
b) Control de tiempo.
c) Balance de comprobacin.
d) Puntos para futuros exmenes, incluyendo
modelos de solicitudes de confirmaciones
especiales o importantes.
e) Lista de los funcionarios responsables
durante el ao examinado, con indicacin
de nombre, cargo y domicilio (para
empresas estatales y otros).
f) Observaciones generales del supervisor.

3. Activos
Aqu se incluye las diversas cdulas matrices
(sumarias), submatrices, analticas,
memorndums, etc., que se refieren al examen
de las cuentas del Activo.
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4. Pasivos, capital y cuentas de resultados
Incluye las diversas cdulas matrices, sub
matrices analticas, memorndums, etc. del
pasivo, capital y cuentas de resultados

5. Pruebas de transacciones y
procedimientos
En sta se deben archivar todos los papeles de
trabajo relacionados con las pruebas de
transacciones o de procedimientos realizados
en el proceso del trabajo de campo (pruebas de
ventas, compras, planillas, etc.).

C- FILE DE SITUACION
TRIBUTARIA
El auditor dentro del alcance de su trabajo debe
obtener informacin de la situacin tributaria de
la empresa frente al Estado y a otras institucio-
nes. Est particularmente interesado en obtener
informacin en cuanto a los aspectos
societarios, laborales y tributarios:

CLASES
DE PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo se pueden
clasificar en:
a. Papeles Generales
b. Papeles Especficos o Cdulas:
b.1 Cdulas Sumarias
b.2 Cdulas Analticas

a. PAPELES GENERALES: Son los que tienen
relacin con la auditoria en general pero no se
encuentran vinculados directamente con una
cuenta o rubro de los estados financieros. Ejem:
Informe de auditoria, escritura de constitucin,
estatutos, manuales, Balance de Comprobacin,
etc.

b. PAPELES ESPECIFICOS: Son conformados
principalmente por Cdulas elaboradas por el
auditor y son aquellas que se relacionan


directamente con la auditoria de los estados
financieros. A su vez, estos pueden dividirse en:
Cdulas Sumarias y Cdulas Analticas.

Cdulas Sumarias (cdula matriz): Son
las que adems de relacionarse directamente
con una cuenta o rubro de los estados
financieros, detallan las partidas o sub cuentas
que las conforman (analticas). Ejemplo.
Sumarias de Caja y Bancos, de Cuentas por
Cobrar, etc. (Ver Anexo P).

Cdulas analticas (submatrices): Se
derivan de las Cdulas sumarias y contienen
fundamentalmente los anlisis de cada una de
las subcuentas o partidas que conforman la
sumaria. En estos papeles el auditor hace
constar las pruebas de auditoria que ha aplicado
en cuanto a extensin y perodos examinados.
Ver anexo Q)




REFERENCIACION
DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Una adecuada referenciacin de los papeles de
trabajo tiene por objeto permitir a cualquier
auditor una fcil y rpida ubicacin de la
informacin bajo normas uniformes de
ordenamiento y codificacin.
El ndice de ordenamiento de los papeles de
trabajo se anota en la cubierta del respectivo
file, usando un smbolo alfabtico convencional,
seguido de la numeracin correlativa de cada
cdula.
Las cdulas del File Permanente, llevarn el
smbolo "P" seguido de la numeracin
correlativa.
Las cdulas matrices, se codificarn usando el
orden alfabtico, como sigue:



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HOJAS DE TRABAJO:
ESTADOS FINANCIEROS:
ACTIVO B/G - 1
PASIVO Y PATRIMONIO B/G - 2
GANANCIAS Y PERDIDAS G/P

ACTIVO
A = Efectivo en caja y bancos
B = Cuentas por cobrar
C = Existencias

PASIVO
AA = Cuentas por pagar comerciales
BB = Otras cuentas por pagar
EE = Impuestos por pagar
..
INGRESOS Y GASTOS
Las cdulas matrices para las cuentas de
Ingresos y de gastos se pueden referenciar con
dgitos:
Ventas y/o ingresos de operacin = 10
Costo de Ventas = 20
Gastos de administracin = 40
etc.

CODIFICACION DE LAS CEDULAS
(a) Cdula sumaria (matriz):
A = Caja y Bancos
B = Valores negociables
C = Cuentas por cobrar comerciales
D = Otras cuentas por cobrar
E = Existencias
F = Gastos pagados por anticipado
G = Inversiones en Valores
H = Activos Fijos y depreciaciones
I = Otros activos
AA = Sobregiros bancarios
BB = Cuentas por pagar comerciales
CC = Otras cuentas por pagar
DD = Otros pasivos
EE = Provisiones para Benef. Sociales
FF = Ganancias diferidas
W = Patrimonio


(b) Cdulas analticas (cdulas submatrices,
auxiliares)

A 1 = Caja

A 2 = Fondo fijo


A 2 = Dinero en efectivo
1

A 2 = Relacin de vales
2


A 4 = Bancos cuentas corrientes

A - 4 = Banco Crdito
1

A - 4 = Banco Continental
2



MARCAS DE AUDITORIA
Son signos o smbolos utilizados para identificar
y explicar los procedimientos de auditoria
realizados en el examen de los componentes de
los estados financieros.

Las marcas de auditoria se consignan
principalmente en los papeles de trabajo del
auditor as como en los registros y documentos
revisados, anotndose con lpiz de color rojo
para facilitar la supervisin del trabajo de los
auditores o asistentes; siendo recomendable
que se coloquen a la derecha o debajo de la
cifra verificada; tambin puede usarse delante
de las partidas cuando se trate de clculo,
documentacin sustentatoria, etc.

CLASES: Las marcas bsicas de auditoria son
de dos clases:


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(a) CON SIGNIFICADO UNIFORME Son
aquellas cuyo concepto se emplea
frecuentemente en cualquier auditoria.
(b) CON SIGNIFICADO PARTICULAR O CON
LEYENDA: Son las que se elaboran a
criterio del auditor, es decir sin un
significado convencional. Se utilizan
describiendo obligatoriamente su
significado en las cdulas respectivas.

A continuacin se exponen algunas marcas de
auditoria de uso frecuente:

Marca
o smbolo Significado
Suma conforme
Suma inconforme
C Circularizado
Confirmado
Chequeado
Revisado
Con deficiencia
No se pudo verificar
Arqueado
Clculo
Autorizado
Inspeccin fsica
Conciliacin conforme
~ Cruzado con libros
Rastreado el pase del diario
Documentacin sustentatoria
















BIBLIOGRAFIA:

a) Mario Vergara Barreto, Olga Vergara Silva,
Mario
Vergara Silva: 200 TEMAS DE AUDITORIA
MODERNA
Editorial: Instituto de Investigaciones
contables y financieras
Lima, Per 2,002

b) Hober Estrella Crdenas y Ronald Munive
Flores
ORGANIZACIN DE PAPELES DE TRABAJO
Editorial: Jenny Calcina Sotelo
Lima, Per 2,004

c) Pedro Antonio Yarasca Ramos
AUDITORIA, fundamentos con un enfoque
moderno
s/e Lima, Per.

d) Federacin Internacional de Contadores :
Normas Internacionales de Auditoria
s/e, Edicin Mayo.-
Lima, Per 2,000

e) Torres, L :
Auditora Financiera I
Sistema de Educacin Abierta ULADECH
Chimbote, 2005


WEBGRAFIA:
http://www.ifac.org/Committees/IAPC
Comit Internacional de Prcticas de Auditoria


















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Modelo de Cdula sumaria

MEMBRETE FIRMA AUDITORA

Ca. Productos Marinos S.A.
CEDULA SUMARIA: CUENTA 10. CAJA Y BANCOS
PERIODO: DICIEMBRE 2,0011

Saldos Saldos Saldos
Cuenta Denominacin
seg.
Empresa
seg.
Empresa Reclasificac Ajustes Auditados
Ref Contable de la cuenta
al
31/12/2010
al
31/12/2011
al
31/12/2011
10 CAJA Y BANCOS 97,000 125,000 8,000 133,000

A - 1 101 CAJA 12,000 15,000 15,000
A - 2 102 FONDOS FIJOS 10,000 10,000 10,000
A - 3 104 CUENTAS CORRIENTES 25,000 40,000 8,000 48,000
A - 4 106 DEPOSITOS A PLAZO 50,000 60,000 60,000

Procedimiento aplicado:
Informacin extraida del balance de Comprobacin y saldos al 31/12/2011
Marcas utilizadas
Sumas conforme

Chequeado con cuenta del mayor general, conforme
Chequeado con el balance general, conforme
Conclusiones

El resultado del examen determina la razonabilidad de la existencia de los
Fondos al 31/12/2007 no habiendo excepciones de importancia.
Los saldos de Caja y Bancos se presentan de acuerdo a principios contables

A
Preparado por:
Fecha
Revisado por:
Fecha










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Modelo de Cdula analtica
MEMBRETE FIRMA AUDITORA

Ca. Productos Marinos S.A.
CEDULA
ANALITICA: ARQUEO DE FONDO FIJO CAJERO: Jorge Castillo Perales
FECHA: 31/12/2011
HORA: 08.00 a.m.
RELACION DE VALES PROVISIONALES A LA FECHA

Fecha N Beneficiario Concepto Importe Autorizado

23/10/2011 321 Carlos Beltrn Reyes Compra tiles oficina 150 Contador
22/12/2011 378 Manuel Rivasplata Tello Adelanto de sueldo 600
sin
autorizacin
27/12/2011 382 Andrea Castro Villar "a regularizar" 420 Contador
1,170


Marcas y Procedimientos realizados
Suma conforme
Documentacin sustentatoria conforme en cuanto a autoridad, propiedad y autenticidad
Documentacin sustentatoria no autorizada. Se hizo autorizar por el contador
Confirmado con el beneficiario

Observaciones
1- Existe un vale pendiente de liquidar por ms de dos meses debido a falta de exigencia por
el cajero
2- Se ha encontrado un vale sin autorizacin por el contador debido a que este funcionario
no asisti a trabajar
3- Existen dos vales que exceden el lmite individual de gastos de S/. 300 establecido por la
admnistracin en el Memo. N 012-GF/07
4- El vale por S/. 420 no define el concepto de gasto
Recomendaciones
Que la Gerencia financiera elabore una directiva interna que contenga normas y proce-
dimientos para el manejo y control del fondo fijo, la misma que deber ser aprobada por
la Gerencia General y contendr entre otros aspectos : naturaleza del fondo, lmite del
gasto, funcionarios facultados para autorizar gastos, plazo mximo de rendicin de
cuenta de vales provisionales.

A-2 Preparado por: MBG
2 Fecha 31/12/2011
Revisado por: GIB
Fecha 31/12/2011