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Aula N 7 Padronizao
Objetivos da aula:
Na aula anterior, voc conheceu o PDCA - poderoso mtodo gerencial
para se conseguir a manuteno e melhoria contnua dos processos.
Veremos, agora, como garantir que, ao girar o PDCA, os processos sejam
executados sempre da mesma forma e exatamente como planejados,
utilizando a padronizao.
PDCA
O planejamento, quando executado e com bons resultados, deve ser
padronizado. Nesse caso, voc no precisaria planejar novamente. Bastaria
seguir o plano padronizado.
J vimos que podemos fazer a gesto dos processos utilizando o ciclo
PDCA, girando-o sistematicamente. A cada volta, deve-se planejar, executar,
checar e agir.
Agora, pense. Na primeira volta, zemos um
planejamento em que denimos metas e
mtodos para alcan-las. Se, na execuo,
todo o planejamento ocorreu de forma
certa, por que iremos planejar, novamente,
na segunda volta, se o plano j existe e est
correto?
Qual a alternativa para isso?
A resposta : PADRONIZAO
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Outro ponto a ser observado que a primeira parte da fase de execuo
educar e treinar. Se a cada giro do PDCA fssemos treinar os operadores
para executar uma tarefa que j havia sido feita anteriormente com bons
resultados, perderamos tempo e os operrios no cariam satisfeitos. Com
a padronizao, basta trein-los uma vez e reciclar periodicamente. A cada
volta do ciclo, ao executar as tarefas, deve-se apenas cumprir o padro.
Caso na vericao (C) encontrarmos um problema, devemos agir (A)
para corrigir os desvios e, depois, revisar os padres com as correes
necessrias. Com isso, estamos garantindo que os erros no sero repetidos
e que o processo funcionar melhor que no ciclo anterior.
O ciclo, em algumas literaturas, quando girando somente com padres,
pode ser encontrado como SDCA, sendo o S proveniente de Standard
Padro.
PADRONIZAO
Vimos que a padronizao um elemento bsico para se obter controle
de processo.
Vimos, tambm, que o padro tem vrias funes:
Padronizar a maneira de trabalhar que contribui para a estabilizao
do processo.
Servir como material didtico para o treinamento do empregado
em sua nova funo garantindo que o novo empregado saiba,
rapidamente, o que fazer e a forma correta.
Servir como sistema de informaes da empresa preservando o
conhecimento, garantindo que ser aplicado pelos empregados.

C
S
A
D
S Standard Padro/
Procedimento
Figura 3 Ciclos SDCA.
Fonte: SHIBA, 1997.
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De acordo com Campos (1990, p.161), os padres podem permitir
ganhos de produtividade se conseguirmos comunicar de modo simples
o conhecimento tcnico e gerencial s pessoas que executam as tarefas
(operador).
Nesse conceito, os padres devem ser simples e de fcil acesso. Padres
de vrias pginas devem ser evitados. Como o padro faz parte do P do
PDCA, ele deve ser sempre pensado como parte inseparvel do controle.
Vimos, nas aulas 4 e 5, como levantar informaes dos processos. Uma das
formas utilizar o uxograma associado ao 5W2H. Esse caso, reapresentado
na gura 4, j denota parte de um padro do processo.
Para se tornar um padro de processo, precisaria apenas algumas
informaes no cabealho, indicando:
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Qual o processo.
A que unidade da empresa ou macroprocesso ele pertence.
O nmero do documento.
A data de elaborao.
O nmero de reviso e a data da ltima reviso.
Quem aprovou o documento.
Todo sistema de padronizao deve garantir que somente as ltimas
verses estejam disponveis para uso dos operadores, a m de evitar a
utilizao no intencional de documentos obsoletos. Por isso, o nmero
da reviso e a data so importantes para garantir que o empregado esteja
usando a verso correta do procedimento.
A aprovao do documento assegura que somente os documentos
aprovados sejam considerados procedimentos vlidos.
Como dissemos anteriormente, a coluna Como do padro de processo
(gura 4) recebe as instrues de como executar a tarefa da linha.
Se a quantidade de atividades for muito grande, podemos criar um
procedimento operacional com as atividades e indicar o nome ou nmero
do procedimento nessa coluna.
Veremos, agora, como elaborar um procedimento operacional.
PROCEDIMENTO OPERACIONAL
Os procedimentos operacionais, que chamaremos de POP, devem ser
documentos muito simples para facilitar a vida do operador.
Usaremos a ferramenta 5W2H associada com o mtodo PDCA para a
criao de um POP.
Para um POP, devemos ter:
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Qual a tarefa;
Quem vai executar as atividades da tarefa;
Quando a tarefa ser executada;
Onde a tarefa ser executada;
Como ser executada.
Observe duas informaes importantes:
1 - S utilizamos 4W1H, Qual (What), Quem (Who), Quando (When),
Onde (Where) e Como (How) porque no precisamos das outras.
2 - Os 4W correspondem fase P (planejamento) do PDCA e o 1H
corresponde ao D (execuo) do PDCA, portanto, para complementar o
PDCA, precisaremos do C e do A.
Para o C, colocaremos as condies de vericao para o operador saber
se executou corretamente a tarefa.
Para o A, colocaremos a condio de caso ele no tenha executado
corretamente a tarefa, o que ele tem que fazer para corrigir.
Nosso procedimento operacional car assim:
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A ttulo de exemplo, vamos apresentar, no procedimento do caf, a
primeira tarefa preenchida e sua respectiva POP.
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Sntese
Vimos, nesta aula, a importncia da padronizao e a utilizao das
ferramentas uxograma, 5W2H e mtodo PDCA para a elaborao de padro
de processo e procedimento operacional. Vimos, tambm, exemplos dos
dois principais padres utilizados para a gesto dos processos.
Na prxima aula, prosseguiremos girando o nosso ciclo PDCA com as
ferramentas da qualidade.
At breve.
Referncias
Associao Brasileira de Normas Tcnicas. NBR ISO 9000: sistemas de
gesto da qualidade fundamentos e vocabulrio. Rio de Janeiro,
2000.
CAMPOS, Vicente F. Controle da Qualidade Total (no estilo japons). Rio
de Janeiro:Bloch , 1992.
______. Gerncia da Qualidade Total: estratgia para aumentar a
competitividade da empresa brasileira. Rio de Janeiro: Bloch, 1990.
MARSHALL Jr., Isnard. et al. Gesto da Qualidade. 8. ed. Rio de Janeiro:
FGV, 2006.
SHIBA, Shoji. TQM:quatro revolues na gesto da qualidade. Porto
Alegre: Artes Mdicas, 1997.