INSTITUCION EDUCATIVA CASD MARIA CONCEPCION LOPERENA ASISTENCIA ADMINISTRATIVA SAN JOSE DE CUCUTA 2014 TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION 3 DOCUMENTOS COMERCIALES 4 1. CONCEPTO. 2. CUAL ES SU MISION? 3. TIPOS DE DOCUMENTOS COMERCIALES. 3.1 Factura. 3.2 Orden de compra. 5 3.3 Remito. 3.4 Recibo. 6 3.5 Nota de dbito. 3.6 Nota de crdito. 3.7 Cheque. 7 3.8 Pagar. 3.9 Nota de crdito bancaria o boleto de depsito.
El siguiente trabajo tiene como objetivo el conocimiento del concepto que engloba lo que son los documentos comerciales. Posteriormente, repasaremos conceptos relacionados a su misin y algunos de los variados tipos de documentos comerciales existentes. Finalmente, ilustraremos algunos de estos conceptos ya previamente abordados tericamente.
DOCUMENTOS COMERCIALES
1. CONCEPTO
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
2. CUAL ES SU MISION?
La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente: - En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones. - Por lo anterior, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de comercio. - Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas operaciones. - Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad.
3. TIPOS DE DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales son:
3.1 Factura.
Una factura es un documento que respalda la realizacin de una operacin econmica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a travs del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial. La factura adems reemplaza a la boleta en las transacciones de una organizacin o negocio, para efectos impositivos; estas son vlidas para los organismos fiscalizadores dada la completa informacin que dan de cada transaccin, como un registro detallado de cada compra y venta.
3.2 Orden de compra.
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega.
La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una factura. Todos los artculos comprados por una compaa deben acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:
- Nombre impreso y direccin de la compaa que hace el pedido. - Nmero de orden de compra. - Nombre y direccin del proveedor. - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida. - Trminos de entrega y de pago. - Cantidad de artculos solicitados. - Nmero de catlogo. - Descripcin. - Precio unitario y total. - Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden. - Firma autorizada.
3.3 Remito.
El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o remisin al cliente de las mercaderas. La persona que recibe dichas mercaderas, mediante su firma, reconoce haber recibido las mismas segn el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar. La nota de remisin o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confeccin de la factura si la entrega de las mercaderas es previa a la facturacin.
REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O REMITO.
Los datos fundamentales de la nota de remisin son los siguientes: - Fecha de emisin. - Nmero de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos comprobantes). - Detalle de las mercaderas entregadas (sin precio). - Lugar de entrega. - Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor). - Segn la Resolucin General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los mismos datos identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la leyenda DOCUMENTO NO VLIDO COMO FACTURA. - La letra R en el recuadro central del borde superior.
3.4 Recibo.
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. Hay de diversos tipos segn el formato, si queda registrado, y otras caractersticas. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripcin de las facturas (nmeros que se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pag o realiz con la emisin de mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando tiene copias al carbn, como el caso de los vouchers de las tarjetas de crdito que tiene varias copias segn el uso de los interesados. Adems sirve para sacar cuentas de cunto dinero se ha gastado.
3.5 Nota de dbito.
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
3.6 Nota de crdito.
Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera de productos vendidos, rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para sta, y la nota crdito significa una erogacin.
3.7 Cheque.
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
Existen diferentes tipos de cheque, de acuerdo al beneficiario los cuales se pueden denominar: - Cheque a la orden. - Cheque al portador. - Cheque certificado. - Cheque de caja.
3.8 Pagare.
El pagar es uno de los elementos ms utilizados en el mbito comercial para documentar una deuda y una de las herramientas ms eficaces para garantizar su futuro cobro.
En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayora utiliza esta arma comercial tan importante, sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en forma correcta.
3.9 Nota de crdito bancaria o boleto de depsito.
La nota de crdito bancario (o boleta de depsito) es un documento que extiende el banco como constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores en calidad de depsito, para ser sumada a la cuenta del titular.
Las clases de depsitos bancarios ms comunes son: - Cuenta corriente. - Plazo fijo. - Caja de Ahorro.
Tambin hay notas de crdito bancarias por acreditacin de intereses, devolucin de gastos mal cobrados, etc. Es decir la nota de crdito bancaria es el documento que emite el banco cuando nos acredita dinero en nuestra cuenta.
4. ILUSTRACIONES
Factura.
Remito.
Recibo.
Nota de dbito.
Nota de crdito.
Cheque.
Pagar.
CONCLUSIONES
Finalizado el trabajo realizado, se vivificaron, complementaron e enriquecieron un nmero significativo de conceptos los cuales al juntarse dan forma al concepto de documentos comerciales. Tambin se entiende como todos estos distintos tipos de documentos comerciales son puestos en funcin y se adecuan, en base a capacidades y posibilidades del ser humano.
BIBLIOGRAFIA
http://orleii.blogspot.com, DOCUMENTOS COMERCIALES. GestioPolis.com, Qu son documentos comerciales y cules son los principales?. Otros conceptos y herramientas de contabilidad y finanzas.