CONCEPTOS ARCHIVISTICOS

1. Documento: es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un

hecho, situacin o circunstancia.
2. Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por
una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene
valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o
cultural y debe ser objeto de conservacin.
. Documento facilitativo: documento producido en cumplimiento de
funciones id!nticas o comunes en todas las entidades.
". Documentos sustantivos: son las que sirven a las funciones para las
cuales e#iste la institucin.
$. Archivo: %onjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad p&blica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la
persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia. 'ambi!n se puede entender como la institucin que est( al
servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la
cultura.
). Archivo !"lico: %onjunto de documentos pertenecientes a entidades
oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio p&blico
por entidades privadas.
*. Archivo rivado de inter#s !"lico: +quel que por su valor para la
historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inter!s p&blico y
declarado como tal por el legislador.
,. Archivo total: %oncepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
-. Archivamiento $e" %$e"archivin&': .roceso de recoleccin de fracciones
o partes de la /orld /ide /eb y la garanta de que la coleccin se
conserva en un archivo o sistema de informacin para futuros
investigadores, historiadores y p&blico en general.
10. Acceso a los archivos: 1erecho de los ciudadanos a consultar la
informacin que conservan los archivos p&blicos, en los t!rminos
consagrados por la 2ey.
11. Automati(aci)n: +plicacin de los medios tecnolgicos a los procesos de
almacenamiento y recuperacin de la informacin documental y de los
documentos electrnicos de archivo.
12. Documento electr)nico: 1ocumento cuyo soporte material es alg&n tipo
de dispositivo electrnico y en el que el contenido est( codificado mediante
alg&n tipo de cdigo digital que puede ser ledo o reproducido mediante el
au#ilio de detectores de magnetizacin.
1. Ciclo vital del documento: 3tapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su produccin o recepcin en los archivos de gestin y
archivos administrativos y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o
integracin a un archivo permanente.
1". Archivo de &esti)n: es aquel en donde se re&ne la documentacin en
tr(mite, en busca de solucin a los asuntos iniciados, la cual es sometida a
continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras
que la soliciten.
1$. Archivo central: unidad administrativa donde se agrupan documentos
transferidos, trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad,
una vez finalizado el tr(mite, que siguen siendo vigentes y objeto de
consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
1). Archivo hist)rico: es aquel que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservacin permanente.
1*. Documento ori&inal: 3s la fuente primaria de informacin con todos los
rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e
integridad.
1,. Re&istro: +cto por el que se adjudica a un documento un identificador
&nico en el momento de su entrada en el sistema.
1-. Ta"la de retenci)n documental4 2istado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos
20. Ta"la de valoraci)n: listado de series o asuntos a los cuales se asigna
tanto el tiempo de permanencia en el archivo central, como su disposicin
final.
21. Soorte documental: 5edios en los cuales se contiene la informacin,
seg&n los materiales o medios tecnolgicos empleados. +dem(s de los
archivos en papel e#isten los archivos audiovisuales, fotogr(ficos, flmicos,
inform(ticos, orales y sonoros.
22. *ondos acumulados: %orresponden a totalidad de los documentos que
reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se han
producido y guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional,
sin ning&n criterio archivstico de organizacin y con pocas posibilidades de
ser fuente de informacin y de consulta eficiente+
2. Archivo total: %oncepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su %iclo 6ital+
2". ,esti)n documental4 %onjunto actividades administrativas y t!cnicas
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final con el objeto de facilitar su utilizacin y %onservacin+
2$. Soorte documental: 5edios en los cuales se contiene informacin, seg&n
los materiales empleados
2). Procedencia4 %ada documento debe conservarse en el fondo documental
al que naturalmente pertenece.
2*. Orden ori&inal: 3s mantener el orden interno de cada fondo manteniendo
la estructura que tuvo durante el servicio activo.
2,. Valor rimario: 3s el que tienen los documentos a lo largo de la primera y
segunda fases del %iclo 6ital, es decir, durante la tramitacin, la vigencia y
el plazo precaucional.
2-. *ondo: totalidad de la documentacin producida y recibida por una
intitucion o persona en el desarrollo de sus funciones o actividades.
0. *ondo a"ierto: documentacin de entidades administrativamente vigentes.
78+291':'+2;
1. *ondo cerrado: documentos de entidades suprimidas 71+8;
2. Secci)n: en la estructura archivstica, unidad administrativa productora de
documentos.
. Serie o su"serie documental: conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homog!neos, emanados de un mismo rgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
especficas.
". Tio documental: unidad documental simple, que re&ne todas las
caractersticas necesarias para ser considerada como documento.
$. Valoraci)n4 .roceso permanente y continuo, que inicia desde la
planificacin de los documentos y por medio del cual se determinan sus
valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en
las diferentes fases del archivo y determinar su destino final 7eliminacin o
conservacin temporal o definitiva;.
). Disosici)n de documentos+ 8eleccin de los documentos en cualquier
etapa del archivo, con miras a su conservacin temporal, permanente o a
su eliminacin, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retencin
documental o en las tablas de valoracin documental.
*. Or&ani(aci)n+ %onjunto de operaciones t!cnicas para declarar el
documento en el sistema de gestin documental, clasificarlo, ubicarlo en el
nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.
,. Transferencia+ %onjunto de operaciones adoptadas por la entidad para
transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la
estructura, la validacin del formato de generacin, la migracin, refreshing,
emulacin o conversin, los metadatos t!cnicos de formato, los metadatos
de preservacin y los metadatos descriptivos.
-. Patrimonio documental: conjunto de documentos conservados por su
valor histrico o cultural.
"0.Consulta de documentos: 1erechos de los usuarios de la entidad
productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la
informacin contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de
los mismos.
"1.Almacenamiento de documentos: 1epsito de los documentos en
estantera, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservacin fsica y
con el fin de ser e#trados posteriormente para su utilizacin.
"2. Deuraci)n: operacin por la cual se retiran de la unidad documental los
documentos que no tienen valores primarios ni secundarios, es an(logo a la
seleccin natural.
". *oliaci)n: acto de enumerar los folios solo de su cara recta
"". E-ediente: unidad documental, formada por un conjunto de documentos
generados org(nica y funcionalmente, por una oficina productora en la
resolucin de su mismo asunto.
"$. Inventario: es el instrumento que describe la relacin sistem(tica y
detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las
series documentales. .uede ser esquem(tico, general, analtico y
preliminar.
"). Inventario documental: instrumento que describe las series del fondo.
"*. .icrofilme: fotografa en pelcula generalmente de 1) a $ milmetros,
utilizada en reproduccin de documentos.
",. .anuscrito: documento escrito a mano.
"-. Ordenaci)n documental4 ubicacin fsica de los documentos dentro de las
respectivas series en el orden previamente acordado.
$0. Pa&inar: accin de numerar p(ginas.
CI/ER,RA*IA
http4<<===.archivogeneral.gov.co<content<glosario
http4<<zarzal.univalle.edu.co<documentos<archivo<boletines<>oletin?20@o.02.pdf