CRCULOS DE CALIDAD

La idea bsica de los Crculos de Calidad consiste en crear conciencia de calidad y productividad en todos y
cada uno de los miembros de una organizacin, a travs del trabajo en equipo y el intercambio de experiencias
y conocimientos, as como el apoyo recproco. Todo ello, para el estudio y resolucin de problemas que
afecten el adecuado desempeo y la calidad de un rea de trabajo, proponiendo ideas y alternativas con un
enfoque de mejora contina.
Definiciones
Un Crculo de Calidad es un pequeo grupo de personas que se renen voluntariamente y en forma
peridica, para detectar, analizar y buscar soluciones a los problemas que se suscitan en su rea de
trabajo.
Un Crculo de Calidad est formado por pequeos grupos de empleados que se renen e intervienen a
intervalos fijos con su dirigente, para identificar y solucionar problemas relacionados con sus labores
cotidianas.
Un Crculo de Calidad est integrado por un reducido nmero de empleados de la misma rea de
trabajo y su supervisor, que se renen voluntaria y regularmente para estudiar tcnicas de
mejoramiento de control de calidad y de productividad, con el fin de aplicarlas en la identificacin y
solucin de dificultades relacionadas con problemas vinculados a sus trabajos.
El Crculo de Calidad es un grupo pequeo que desarrolla actividades de control de calidad
voluntariamente dentro de un mismo taller. Este pequeo grupo lleva a cabo continuamente, como
parte de las actividades de control de calidad en toda la empresa, autodesarrollo y desarrollo, mutuo
control y mejoramiento dentro del taller, utilizando tcnicas de control de calidad con participacin de
todos los miembros.
Un grupo pequeo de empleados que realizan tareas similares y que voluntariamente se renen con
regularidad, en horas de trabajo, para identificar las causas de los problemas de sus trabajos y proponer
soluciones a la gerencia.
Los Crculos de Calidad
La popularidad de los Crculos de Calidad, se debe a que favorecen que los propios trabajadores compartan
con la administracin la responsabilidad de definir y resolver problemas de coordinacin, productividad y por
supuesto de calidad. Adicionalmente, propician la integracin y el involucramiento del personal de la empresa
con el objetivo de mejorar, ya sea productos o procesos.
En otras palabras los Crculos de Calidad se dan cuenta de todo lo errneo que ocurre dentro de una empresa,
dan la seal de alarma y crean la exigencia de buscar soluciones en conjunto.
Los empleados de cada Crculo forman un grupo natural de trabajo, donde las actividades de sus integrantes
estn de alguna forma relacionadas como parte de un proceso o trabajo. La tarea de cada uno de ellos,
encabezada por un supervisor, consiste en estudiar cualquier problema de produccin o de servicio que se
encuentre dentro del mbito de su competencia. En la mayora de los casos, un Crculo comprende un
proyecto de estudio que puede solucionarse en tres meses aproximadamente y que no tomar arriba de un
semestre.
La misin de un Crculo pueden resumirse en:
Contribuir a mejorar y desarrollar a la empresa.
Respetar el lado humano de los individuos y edificar un ambiente agradable de trabajo y de realizacin
personal.
Propiciar la aplicacin del talento de los trabajadores para el mejoramiento continuo de las reas de la
organizacin.
El trmino Crculo de Calidad tiene dos significados. Se refiere tanto a una estructura y a un proceso como a
un grupo de personas y a las actividades que realizan. Por consiguiente, es posible hablar de un proceso de
Crculo de Calidad al igual que de la estructura del mismo.
Estructura: La estructura de un Crculo de Calidad es fundamentalmente la forma como esta integrado el
grupo y se define de acuerdo con la posicin de los miembros dentro de una organizacin empresarial. En la
prctica, los Crculos de Calidad requieren de un periodo prolongado de labores bajo la tutela de un Asesor.
Proceso: el proceso de un Crculo de Calidad est dividido en cuatro subprocesos.
1) Identificacin de problemas, estudio a fondo de las tcnicas para mejorar la calidad y la productividad, y
diseo de soluciones.
En esta etapa los miembros del Crculo de Calidad, se renen para exponer todos los problemas, enlistados
correspondientes a su rea de trabajo -es importante detectar todos los problemas que son percibidos. Una vez
que se han obtenido stos, se jerarquizan por su orden de importancia, siendo relevante que todos los
integrantes den su opinin, haciendo valer sus puntos de vista y con la coordinacin del lder.
Por consenso se elige el problema de mayor importancia, el cual pasar a ser el proyecto. Posteriormente, se
recopilan todos los datos para precisar el problema con orientacin hacia su solucin. Esta informacin se
analiza y discute. Habiendo elegido la mejor solucin o en su caso la primera y segunda alternativa, se elabora
un plan de accin correctiva o de mejoramiento.
2) Explicar, en una exposicin para la Direccin o el nivel gerencial , la solucin propuesta por el grupo, con
el fin de que los relacionados con el asunto decidan acerca de su factibilidad.
El plan de accin correctiva o de mejoramiento es expuesto a la Direccin o la Gerencia, para continuar con
un dilogo con otras reas y niveles, involucrndose stas segn lo requiera el anlisis. Si existe acuerdo se
autoriza la implantacin, pero si por alguna causa no se aprueba, se explica al grupo y se les motiva a
encontrar otra solucin ms viable.
3) Ejecucin de la solucin por parte de la organizacin general.
El plan de trabajo aprobado es puesto en marcha por los integrantes del Crculo de Calidad con el respaldo y
la asesora de los niveles superiores y en su caso de las reas involucradas.
4) Evaluacin del xito de la propuesta por parte del Crculo y de la organizacin.
Esta parte es muy importante ya que permite constatar aciertos y errores y en consecuencia instrumentar
adecuaciones de mejora.
Caractersticas de los Crculos de Calidad.
Los Crculos de Calidad son grupos pequeos. En ellos pueden participar desde cuatro hasta quince
miembros. Ocho es el nmero ideal. Se renen a intervalos fijos (generalmente una vez a la semana)
con un dirigente, para identificar y solucionar problemas relacionados con sus labores cotidianas.
Todos sus miembros deben laborar en un mismo taller o rea de trabajo. Esto le da identidad al Crculo
y sentido de pertenencia a sus integrantes.
Los integrantes deben trabajar bajo el mismo jefe o supervisor, quien a su vez es tambin integrante
del Crculo.
Por lo regular, el jefe o supervisor es tambin jefe del Crculo. Este no ordena ni toma decisiones, son
los integrantes en conjunto quienes deciden.
La participacin es voluntaria, tanto para el lder como para los miembros. De ah que la existencia de
los Crculos depende de la decisin de cada integrante.
Los Crculos se renen una vez a la semana durante las horas hbiles y reciben remuneracin adicional
por este trabajo.
Lo ideal es que las reuniones se celebren en lugares especiales alejados del area de trabajo.
Los miembros del Crculo deben recibir capacitacin especial para participar adecuadamente, tanto
previa a la creacin del Crculo, como continua durante su operacin.
Los miembros del grupo y no la gerencia son quienes eligen el problema y los proyectos sobre los
cuales habr de trabajarse.
En forma ideal el proceso de seleccin no se lleva a cabo por votacin democrtica (por mayora de
votos), sino por consenso; en esta forma todos los participantes convienen en los problemas que es
necesario resolver.
Los Crculos deben recibir asistencia o asesora para analizar un problema y decidir al respecto.
La Direccin General y los expertos tcnicos deben comprometerse a brindar su ayuda a los Crculos
de Calidad.
Los Crculos habrn de recibir el apoyo de un Asesor (interno o externo), que asistir a todas las
reuniones, pero que no es miembro del Crculo.
Las exposiciones preparadas para la Direccin sern previamente presentadas a los gerentes y los
expertos tcnicos quienes normalmente tienen la autoridad para tomar una decisin acerca de la
viabilidad de la propuesta.
La empresa debe efectuar evaluaciones peridicas para comprobar si se proporciona lo necesario para
la operacin de los Crculos de Calidad, as como para la ejecucin de las propuestas que de stos se
deriven.
Los Crculos de Calidad no son para sostenerlos durante un tiempo y luego abandonarlos, sino que hay
que mantenerlos permanentemente en operacin, procurando siempre su mejoramiento.
Establecimiento de los Crculos de Calidad.
Para la introduccin de los Crculos de Calidad en una empresa se requiere fundamentalmente de llevar a cabo
las siguientes fases o etapas:
1. Convencer y comprometer a la Direccin General en el proceso.
2. Establecer la organizacin necesaria para la administracin de los Crculos de Calidad, a partir de una
unidad administrativa encargada de coordinar su introduccin y operacin.
3. Comprometer al sindicato.
4. Desarrollar un plan de trabajo para la introduccin de los Crculos de Calidad, a efecto de que stos
formen parte de la operacin del negocio.
5. Reglamentar la forma de operacin de los Crculos de Calidad.
6. Desarrollar los Sistemas de Apoyo para los Crculos de Calidad.
7. Aplicar programas de capacitacin a todo el personal y niveles de la empresa, para que se tenga un
conocimiento y metodologa de trabajo homogneos.
8. Disponer de los apoyos didcticos y logsticos para las tareas de los Crculos de Calidad.
Al vender la idea de los Crculos de Calidad, es necesario proceder de arriba hacia abajo. Primero se debe de
involucrar a los ejecutivos y al sindicato, despus a los gerentes de nivel medio y, finalmente, a los
empleados.
Posteriormente, durante el establecimiento de los Crculos de Calidad, es conveniente comenzar por el nivel
medio capacitando a los gerentes con el fin de que comprendan cuales son los objetivos del programa, la
funcin que Ellos deben desempear y los beneficios que disfrutarn.
Despus se debe capacitar a los supervisores de primera lnea como jefes de los Crculos de Calidad.
Finalmente se debe ensear a los empleados las tcnicas para solucionar problemas en grupo y los mtodos
para la toma de decisiones en conjunto.
Es conveniente establecer un programa piloto, cubriendo departamento por departamento, hasta abarcar toda
la empresa. Tres Crculos es un buen nmero para empezar, se podrn atender adecuadamente y se aprender
de stos.
La Operacin de los Crculos de Calidad.
En la operacin de los Crculos de Calidad se distinguen dos etapas:
Primera Etapa.- Se ubica en el nivel de los empleados, quienes identifican un problema, lo analizan y
presentan una solucin a la gerencia mediante un planteamiento viable, estructurado y documentado.
Segunda Etapa.- Se realiza a nivel gerencial, al ser stos quienes escuchen las propuestas emanadas de los
Crculos de Calidad, las evalan y deciden -por lo general despus de dos o tres reuniones- si puede ser puesta
en prctica o no. Si la decisin es favorable, elaboran un plan para ejecutar la propuesta y lo ponen en marcha
a la mayor brevedad posible.
Posteriormente el ciclo del proceso regresa a su punto de partida, ya que los empleados tienen la
responsabilidad de controlar el buen resultado de sus propuestas de vuelta a su rea de trabajo.
Objetivos de los Crculos de Calidad.
1. Propiciar un ambiente de colaboracin y apoyo recproco en favor del mejoramiento de los procesos
operativos y de gestin.
2. Fortalecer el liderazgo de los niveles directivos y de supervisin.
3. Mejorar las relaciones humanas y el clima laboral.
4. Motivar y crear conciencia y orgullo por el trabajo bien hecho.
5. Concienciar a todo el personal sobre la necesidad de desarrollar acciones para mejorar la calidad.
6. Propiciar una mejor comunicacin entre los trabajadores y los directivos o gerentes.
7. Dar a conocer los avances y obstculos a vencer para lograr una mejora constante.
Organizacin de los Crculos de Calidad.
Una vez aprobada la decisin de iniciar la formacin de los Crculos de Calidad, debe desarrollarse la
organizacin bsica para su instalacin y operacin. Al respecto, se distinguen dos grupos determinantes del
xito del programa:
El Comit de Direccin.
La Oficina de los Crculos de Calidad.
Comit de Direccin del Proceso.- Se forma por los niveles superiores de la organizacin. Su propsito es
coordinar las actividades necesarias para la introduccin y mantenimiento en operacin de los Crculos de
Calidad. Asimismo, decide acerca de la viabilidad de las propuestas que surjan de los propios Crculos de
Calidad, y en su caso vigila su instrumentacin. Se recomienda que sus integrantes no sean ms de 13
personas.
El Comit de Direccin tiene como misin:
Institucionalizar el apoyo permanente y amplio a los Crculos de calidad.
Promover la colaboracin de todas las reas de la empresa.
Apoyar las labores de capacitacin para la operacin de los Crculos de Calidad.
Supervisar el programa de induccin y las actividades de la Oficina de los Crculos de Calidad.
Constituirse en un ejemplo del compromiso de la mejora continua.
Oficina de los Crculos de Calidad.- Es la encargada de la administracin del programa. Debe elaborar el
plan de introduccin, vigilar su ejecucin; tambin es responsable de la contratacin de la asesora externa que
se requiera e instructores. Controla e informa de los avances al Comit de Direccin.
Durante las primeras etapas de introduccin del programa no es conveniente utilizar demasiado personal en la
Oficina de los Crculos de Calidad. Una sola persona, puede fungir como el administrador del programa y
desarrollar la planeacin.
Cuando llega el momento de comenzar la capacitacin, es necesario contar con otra persona que quiz puede
actuar a la vez como instructor y asesor. Con el tiempo, a medida que aumenta el nmero de crculos, se
requerir de ms personal.
Por otra parte, existen personajes encargados del desarrollo de los Crculos de Calidad:
El Facilitador.
El Lder del Crculo de Calidad.
El instructor.
El experto.
El Facilitador.- El o ella, es el responsable para dirigir las actividades de los Crculos y atender sus juntas.
Siendo tambin miembro de la Oficina de los Crculos de Calidad sirve como un enlace o va entre los
Crculos y el resto de la compaa y reporta a una alta autoridad que apoya la idea de los crculos de control de
calidad.
Otras responsabilidades incluyen el entrenamiento de lderes y la formacin de otros crculos dentro de la
organizacin. Consigue asistencia tcnica externa cuando se requiera.
El Lder del Crculo de Calidad.- El supervisor es el jefe natural del grupo de trabajo y a la vez el smbolo
del respaldo de la gerencia. Su ausencia de los Crculos de Calidad, de una u otra forma, es siempre
perjudicial para el proceso. Con el tiempo, los integrantes del Crculo de Calidad elegirn al lder que mas
prefieran segn sus acuerdos; mientras tanto y hasta que esto suceda, el supervisor ser el generalmente
elegido.
Ms adelante despus y durante, los supervisores empezarn a comprender el Crculo y no tomarn el
liderazgo de otro como una agresin personal, ya que entendern que la operacin y el progreso del Crculo es
en mucho su trabajo.
Las actividades del lder comprenden:
Crear un ambiente en las reuniones que aliente la participacin.
Utilizar tcnicas de interaccin que dan a cada uno la oportunidad de hablar a fin de que se escuchen
todos los puntos de vista.
Trabajar con el equipo para ayudarles a tomar decisiones sin conflictos.
Asegurar que alguien se encargue de llevar a cabo las decisiones y acuerdos tomados por el Crculo de
Calidad.
Dar seguimiento a las propuestas y resoluciones tomadas.
Instructor.- Organiza y realiza los cursos de capacitacin para gerentes, supervisores y jefes de los crculos,
as como para los empleados miembros de los crculos y asesores. Inicialmente, los cursos estn dirigidos a
explicar las funciones de cada quien debe desempear dentro del proceso, despus la capacitacin se orienta al
manejo de herramientas y tcnicas para la identificacin y resolucin de problemas.
Asesor.- Aconseja a los Crculos y en particular a los lderes, sobre la manera como deben de manejarse las
reuniones, solucionar los problemas y hacer la presentacin de los casos a la gerencia. El asesor asiste a todas
las reuniones de los Crculos que le han sido asignados, se rene en privado con sus lderes antes y despus de
cada reunin con el propsito de ayudarles a organizar y evaluar su progreso, y brinda su apoyo en lo que se
refiere a material de estudio.
El asesor lleva registro minucioso sobre el progreso de cada uno de los Crculos y sirve tambin como
mediador para tratar de solucionar cualquier problema que pueda surgir dentro de ellos, o entre ellos y el resto
de la empresa. En otras palabras, el asesor es el eje de accin dentro del proceso de introduccin de los
Crculos de calidad. Un asesor puede trabajar aproximadamente con un mximo de quince Crculos.
El asesor cumple con tres funciones esenciales:
Vela por que los miembros pongan en prctica lo que han aprendido durante su capacitacin y porque
reciban la instruccin necesaria "dentro del Crculo" para poder solucionar los diferentes problemas.
Esto conlleva igualmente la deteccin de necesidades de capacitacin.
Controla las actividades del Crculo con el fin de garantizar que los miembros cumplan con las reglas
del proceso y no distorsionen su propsito.
Garantiza que el supervisor no domine y reprima a los dems miembros del Crculo. En cierto sentido,
acta como rbitro dispuesto a intervenir si el supervisor trata de dirigir al grupo en forma tradicional y
autoritaria. Por otra parte, acta como contrapeso, como otro jefe que en trminos de estructura,
representa otra autoridad, evitando as que el supervisor o lder del Crculo llegue a monopolizar al
grupo.
El experto.- Es aqul que por su conocimiento cientfico o tcnico est facultado para dictaminar la
factibilidad de la solucin o medida propuesta por el Crculo de Calidad.
El Jefe de la Oficina de los Crculos de Calidad (Administrador del Programa) y el Asesor trabajan mejor si
sus funciones son independientes. A pesar de ser diferentes, se complementan.
El Jefe de la Oficina de los Crculos de Calidad est orientado hacia las relaciones con el "Alto Mando" a
travs del Comit de Direccin; tambin debe cuidar que la Oficina cuente con fondos suficientes para operar.
Por su parte, el Asesor debe tener un estrecho vnculo con los lderes y miembros de los Crculos. Su funcin
est dirigida a mantenerse en contacto directo con los empleados.
El Jefe de la Oficina de los Crculos de Calidad necesita del Asesor en su calidad de compaero en quien
confan los miembros del Crculo. El Asesor, a su vez, necesita del Jefe de la Oficina de los Crculos de
Calidad en su calidad de mxima autoridad en lo que se refiere a las polticas del programa, y como mediador
con los niveles administrativos superiores.
Capacitacin
Las primeras acciones de capacitacin deben dirigirse al facilitador y los gerentes. El facilitador a su vez
entrena a los lderes, quienes a su vez entrenarn a los miembros del Crculo.
El facilitador necesita al menos dos cursos de 40 horas; el lder necesita un curso de 24 horas y los primeros
15 a 30 minutos de cada junta de cada Crculo pueden ser utilizados para entrenar a sus miembros.
Los temas en los cuales los miembros son instruidos incluyen principios de tcnicas de solucin de problemas,
tormenta de ideas, anlisis de problemas, toma de decisiones, diagramas de Ishikawa, diagramas de Pareto,
histogramas, cartas de control de procesos, hojas de revisin, tcnicas de muestreo, presentacin de resultados
y casos de estudio, entre otras.
El programa de capacitacin para los Crculos de Calidad est dirigido a habilitar al personal que formar
parte de los stos, enfatizando en las funciones principales de cada integrante:
El miembro de Crculo. El Jefe de Crculo. . El del Experto, El Asesor.
Objetivos de la Capacitacin:
Dar a conocer a los participantes el proceso de los Crculos de Calidad y sensibilizarlos de las ventajas
que conlleva tanto para ellos como para la empresa.
Despejar cualquier temor o duda que pueda tenerse acerca de los Crculos de Calidad.
Convencer a los participantes para que colaboren voluntariamente.
Prepararlos para desempear su papel como miembros de un Crculo de Calidad.
Habilitarlos en el manejo de las tcnicas para solucionar problemas en grupo.
Estimularlos para que asuman su compromiso como responsables de la organizacin y sostenimiento
del Crculo.
Tiempo Mnimo de Capacitacin:
10 hrs. Una vez a la semana durante las sesiones ordinarias, o una sola sesin en mismo da fuera del sitio de
trabajo. Dictado por el asesor y el jefe del Crculo (supervisor).