Primero te pido que imprimas este correo en papel, creo que ser ms

fcil leerlo y entenderlo as, me conozco y se que ser un poco largo al

terminar de contarte esta historia.

Giancarlo te escribo este correo como una ayuda en el reto que tienes
frente a ti y que me hubiera gustado tener cuando me dieron ese mismo
reto a mi.
Estas recomendaciones no son los pasos operativos sino son ayudas en
aquellos puntos que como conversamos ayer deben ser tratados para
tener un resultado satisfactorio.
Sirve tambin como un acta de lo que se habl por si no se entendi lo
suficiente el da de ayer.
Dado el poco tiempo de ayer no fue posible tocar todo en un solo
momento por lo que es tambin ahora la oportunidad de que lo vayas
leyendo y meditando y podamos en todo caso hablarlo la prxima vez que
est en Arequipa.

Arranca el proyecto con una reunin con todo tu equipo (kickoff
meeting) en la que les hables del reto que tendrn en sus hombros.
Hblales sobre el cliente y cmo deben tener un trabajo siempre
conjunto, la meta es una para todos, incluyendo a la supervisin y al
cliente que es que para el prximo ao nios puedan asistir a clases y
formarse con una educacin de calidad. La responsabilidad de dar un
trabajo defectuoso o lejos del alcance acordado pone en peligro el futuro
de esos nios y lo que podran ellos logran cuando sean grandes.
Para los que te conocen pdeles el apoyo para que te ayuden a hacer
bien la labor encomendada, para los que no te conocen an pdeles que
crean en ti para hacer un slo equipo y todo su compromiso para lograrlo.
Pdeles trabajo en equipo y buena comunicacin, integracin no slo
entre todos ellos sino tambin con Lima. Carlos Vega, Julio Obando y yo
estamos para ayudar en lo que sea necesario no slo a ti sino para velar
por el equipo y el resultado final que de ustedes se genere. Sin embargo
aunque la tecnologa acorta distancias nunca va a acortar un problema en
las personas que es ser lo suficientemente humildes para reconocer que
necesitan ayuda en tal o cual aspecto.
Es nuestro deber como personas en la organizacin darles las
herramientas pero tambin es su deber darnos el feedback de lo que
consideran importante que sea reforzado y que nosotros damos por
sentado que ya lo dominan.
Pdeles el reto de hacer las cosas no como las han estado haciendo en
Challapampa en este momento, pdeles que debemos despertar un poco
porque el ritmo de la obra que tendrn ahora ser mucho mayor al ritmo
de la obra en la que han estado colaborando, no slo como exigencia de
avance sino como exigencia integral en los aspectos de calidad, seguridad,
trabajo con el cliente y manejo humano de la operacin.
Tampoco que lleguen a los rendimientos de Lima, sino que piensen en
ms, en la superacin de lo que se ha obtenido en la empresa, hazlos que
comiencen a pensar que son capaces de lograr cosas que no se han
logrado en ninguna parte an, que Lima sienta que all hay mucho ms
para dar y que sern ms Lean que en donde se supone que ya se tiene
hasta una curricular universitaria que ensea eso.
Hblales que los errores pueden cometerse pero no deben esconderse
en ningn momento, de ellos deben rescatar en ese momento las causas y
corregirlas, si esconden el error perdern la oportunidad de aprender no
solamente ellos sino tambin el equipo en su conjunto y no podrn
cumplir el reto que tienen encomendado.
Que esa charla sea solamente inspiradora, ya no entres a detalle luego,
es mejor que se vayan en ese momento a digerir un poco el mensaje de
apoyo y reto que les ests dando y en la tarde o al da siguiente arrancas
con temas ms operativos.

Conversemos ahora sobre lo que hay que desarrollar
Luego tenemos ya los aspectos que se deben desarrollar, el partido lo
vas a ganar no slo con lo que hagas como residente sino en lo que logres
que la gente haga por ti durante todo el proyecto para ese mismo fin. La
responsabilidad como se te coment igual es tuya como cabeza pero de
ellos depender hacer toda la gestin operativo necesaria.
El resultado de un proyecto se logra formando al equipo en dos
aspectos, uno ms emocional y otro racional o cognitivo.
El aspecto emocional lo define la comunicacin, compromiso y
colaboracin.
El aspecto racional o cognitivo lo define las capacidades de entender el
alcance, los riesgos y el planeamiento integral del proyecto.

Desarrollo en aspectos emocionales
Si tu te enfocas primero en tener un equipo que vaya de la mano y que
trabaje en equipo (colabore) vas a lograr un avance maysculo en tener el
objetivo al trmino del proyecto.
Trabajar en equipo no slo es dividir la tarea en partes y que cada quien
funcione como un departamento estanco, los problemas de la obra son
complejos y no pueden ser divididos en partes que puedan ser
independientemente resueltas.
Trabajar en equipo es poder sentarse como base diaria a conversar los
temas, las estrategias, los problemas y las preocupaciones sobre lo que se
tiene y lo que se vendr, de manera de tener un anlisis desde mltiples
ngulos que ayuden a ver completo el panorama.
Por eso cuando se habla que el look ahead debe ser realizado por el
equipo completo, incluyendo a los administradores, a los almaceneros y
hasta el cliente y supervisin es para poder entender la complejidad y
poder subir al carro de mantener un flujo contante a todos los
involucrados. El problema a resolver es uno y por lo tanto debe ser
compartido con todos.
Eso logra empata y con la empata mueves al equipo a no dejar a nadie
atrs nunca, a cuidar a los nuevos que vengan de Lima y a apoyar al que
necesite una mano, ya sean nuestros, del cliente o de la supervisin.

La comunicacin en el equipo es otro aspecto que debes fomentar con
bastante esmero.
Debes mirar al equipo todos los das y ver si realmente estn hablando
de manera fluida, hacerles preguntas sobre temas que no slo son de sus
funciones sino que sabiendo que pueden impactarles son responsabilidad
de otra persona, de manera que siembres el inters por conocer como
estn los otros trabajos.
Comunicacin tambin con tus brazos derechos, Costos y Planificacin
sern dos personas pero en el fondo deben ser como una por la
comunicacin fluida que deben desarrollar y el trabajo en equipo que los
debe caracterizar.
Si logras eso ests gestionando pensando en el costo. Tus estrategias
siempre sern evaluadas con el costo que estas impliquen y podrs tener
un panorama completo de lo que afectan ya sea positiva o negativamente.
Los ataques apaches los podrs medir y cuantificar mucho antes de
hacerlos y si los llegases a requerir podrs tomar una decisin sabiendo en
lo que te van a impactar, cosa que no podras tener si estas dos personas
no funcionan como una sola.
El Cliente no es el enemigo, la informacin no debe ser hecha para que
saquemos ventaja y lucremos sobremanera con l. El cliente debe estar
siempre con nosotros porque se debe transmitir un sentido de justicia en
lo que hacemos, lo que decimos y en lo que solicitamos. No queremos
lucrar ms de lo que es justamente necesario y no queremos que lucren
de nosotros hacindonos pagar cosas que no son nuestra responsabilidad.
As de simple y as de complejo.
La gente que tengas como obreros merecen ser escuchados, deja eso en
claro a todo el staff. Cuando un obrero se acerque en la hora de almuerzo
o al final de la jornada para que se le explique un tema de sus boletas
tmense el tiempo y las ganas hasta que entienda si est bien lo que se le
ha pagado y reconozcan el error en caso lo hubiera y compromtanse a
corregirlo a la semana siguiente. No mientan en esto ltimo o no le lleven
un seguimiento que si lo incumples pierdes su confianza.
Eso si establece las horas para ver estos temas, que no interrumpan el
tiempo productivo de la obra para despejar sus dudas.
En los aspectos emocionales por ltimo est el compromiso.
Recurdales diariamente que lo que se compromete uno se cumple, se
entienden los errores y los problemas si es que estos se dicen a tiempo y
con la preocupacin para corregirlos antes de que impacten. Los errores,
problemas o causas no sirven como respuesta posterior (excusas) y nunca
lo servirn deja eso en claro. Las cosas en las que cada uno se
comprometa deben ser tratadas como un pacto de caballeros. De esta
manera el resto del equipo tendr la tranquilidad de saber que cada uno
de los miembros del equipo va a hacer la parte que le fue encomendada y
que en el caso que comience a haber algn inconveniente o problema
ser hablado a tiempo para que se pueda corregir y no impacte
demasiado en el objetivo final.
Objetivo Final nuevamente es un colegio para los nios con la calidad y
seguridad que merecen tener para poder hacer el futuro.

Desarrollo en aspectos cognitivos o racionales
Ahora que ya conversamos sobre los aspectos soft que debes fomentar
en el equipo que har el proyecto, conversemos en lo que tienen que
tener en cuenta para alcanzar el xito y cumplir con esa promesa de un
colegio bueno y seguro para muchos aos en el futuro.
El alcance, El riesgo y La planificacin integral.
El costo es un cuarto punto pero es consecuencia de tomar en cuenta
los anteriores tres.
No voy a hablar de las herramientas nuevamente sino de lo que tienes
que tomar en cuenta y la causa fundamental por la que debes perseguir
siempre que esto se cumpla sobre todo los otros problemas que puedan
tener en el da a da.
Las herramientas son simples ayudas que te servirn para cumplir con lo
que es un fin ms amplio. El lpiz y un buen papel muchas veces pueden
hacer las mismas tareas que la hoja de Excel ms complicada, solo
requieres tener siempre claro el objetivo de lo que piensas hacer antes
que tener una hoja con mltiples formulas y tablas dinmicas. Y hasta a
veces da informacin de manera ms oportuna.

El alcance es lo primero que debes y deben tener siempre en cuenta.
El alcance implica saber siempre que es lo que hay qu hacer, cmo hay
que hacerlo y con qu hay que hacerlo.
Cuando analicen el proyecto de manera inicial fjate esa tarea, la de
entender Qu, Cmo y Con Qu.
Luego debes promover, guiar y controlar un sistema que te permita que
ese entendimiento de QU, CMO y CON QU siempre est actualizado.
El control de los planos, las memorias, Solicitudes de cambio y RFI deben
ser ordenados y manejados por tu ingeniero de oficina tcnica de manera
correcta y completa.
No simplemente teniendo los documentos en el servidor y con un uso
del formato de seguimiento sino con la comunicacin a todos los
involucrados de los cambios que estn habiendo.
Comunicacin al campo, al ingeniero de costos y a ti para que puedan ir
negociando oportunamente con el cliente los impactos y para que puedan
tener una conversacin de cuales son los impactos reales, si slo es ms
materiales y mano de obra o si implicar impactos en el plazo o en el
incremento de la complejidad y riesgo del proyecto que deban evaluarse
de una manera ms delicada y concienzuda.
Tambin debe haber comunicacin en el otro sentido para que siempre
le informen los cambios que pueden estar dndose en el campo o las
incompatibilidades que puedan ver en campo y que impidan hacer lo que
el proyecto ordena.
No te olvides el alcance es algo que puede llevarte a perder dinero muy
fcilmente, ordnalo y comunica oportunamente el detalle completo del
impacto y no lo dejes que pase tiempo sin que te lo aprueben.
Lleva actas de las reuniones en las que estn presentes y se toquen
temas que pueden o no tener relacin con el alcance, siempre tendrs con
ellas la oportunidad de llevar una causa hasta su aprobacin como
adicional y de no tenerlas te quedar el sinsabor de que pudiste hacerlas.
Revisa las actas que no hayas hecho tu para que tus palabras sean
realmente tus palabras y no la interpretacin de las otras personas. El ser
humano siempre tienda a interpretar y uno siempre debe aprender a ver
cmo las personas captan las ideas para ser lo suficientemente claras con
ellas. Por eso es bueno leer lo que vas a firmar.
Has cartas en lugar de correos electrnicos, en todo caso anexas la carta
en PDF a tu correo y luego dejas dicho que de manera paralela la vas a
entregar, es mucho ms fcil hacer el seguimiento, ordena las
comunicaciones dado que pese a que se manden por bandejas distintas en
la obra todas parten de una sola base de archivos y puedes verlas luego en
un solo sitio.
Entrgalas siempre con cargo y que este te lo firmen, no quiere decir
que acepten lo que est all sino que lo han recibido con un sello y firma
de mucho ms peso que un recibo de lectura de un correo en una bandeja
del staff.
Lleva tu file de cartas en orden y tu bitcora de cartas con el tema de
cada una para que puedas buscar de manera rpida por temas.

Luego est el riesgo.
El riesgo es como el costo un indicador de impactos. Ya sea aquellos que
ya se dieron o aquellos que pudiesen darse en caso se haga o se deje de
hacer.
El riesgo debe ser tambin gestionado, dado que todas las personas
tienen una respuesta distinta a ello y por consecuente puede ser que si no
se maneja la menor tolerancia al riesgo de un miembro del equipo pueda
ser un impacto maysculo en el resultado final.
Por eso siempre se debe trabajar en equipo y en las reuniones de look
ahead se debe fomentar esto, a fin de evaluar, homologar o promediar las
percepciones de riesgos de todos los miembros y tener una medida exacta
del peligro o impacto y con ello poder tomar las decisiones correctas en el
tiempo adecuado.
Cuando alguien deje de hacer algo o de tomar una decisin eso
cambiar tu riesgo y por lo tanto puede o no impactar en tus costos
finales o en el producto final que estn haciendo.
El riesgo tambin es algo que debe ser visto cuando analizas tus
decisiones en lo que se refiere al alcance, ya lo mencion hace un
momento, cuando no se lleva un control adecuado del alcance y cmo
este se comunica de manera efectiva a todos los miembros del equipo tu
riesgo de incurrir en un sobrecosto se eleva.
El riesgo a su vez tambin se evala cuando contratas actividades en el
proyecto, una inadecuada evaluacin comparativa a las propuestas puede
llevarte a asumir riesgos que no tenas considerados y que te pueden
impactar ya sea como incumplimiento, mala calidad, mala coordinacin o
inter relacin con el resto. Todo esto nuevamente se decanta en un
incremento del costo final de tu proyecto y por lo tanto prdida de valor
para el mismo.

Por ltimo est el planeamiento integral del proyecto.
Cuando se habla de planeamiento integral del proyecto quiere decir que
debes gestionar con todo tu equipo para que planifiquen de manera
anticipada las labores y de esta manera puedan resolver la mayor cantidad
de inconvenientes de manera virtual y adelantada y no les impacten luego
cuando fsicamente ya se tengan que realizar las labores.
Evala la estrategia a utilizar para la ejecucin del proyecto, convrsala
con todos y una vez que sea validada comuncala a todo el personal para
que la hagan suya y la decanten hasta la ltima persona en el proyecto. De
esa manera tambin podrs tener observaciones vlidas a la misma y
poder tener de manera anticipada algunas correcciones que te lleven a
hacer las cosas mejor.
Planifica teniendo siempre en mente que el flujo no debe parar. Eso
quiere decir que debes mapear las actividades que debes realizar, sus
recursos necesarios, las restricciones que pudieran evitar que las realices y
los responsables y fechas mximas que estarn pendientes que todo se
cumpla para que el flujo del proyecto sea continuo desde el primer da
hasta el ltimo.
Planifica con tu equipo completo, no con el campo solamente,
acostmbrate a que estn en las reuniones semanales desde el ingeniero
de campo, el de Costos, oficina tcnica, administrador, capataces, cliente.
De esa manera entendern las dificultades que pueden estar pasando
en la obra y se comprometern para que estas se subsanen y pueda
lograrse el objetivo.
Hablen del PPC y de las causas de no cumplimiento de manera diaria,
vean cmo pueden atacar esas CNC de manera que no se repitan
nuevamente, all est la ventaja de tener al cliente y supervisin cercanos
a ti, de ser ellos los que pueden estar causando por sus tiempos o
inacciones un impacto se deben subir a la responsabilidad de corregir esos
impases dado que es en pro del objetivo comn que todos tienen.
Miren las curvas de produccin y acostmbrate a comentarlas da a da y
conversar de cmo y por qu se est comportando la mano de obra de esa
manera.
Trata de no ir por pacto de horas de bono desde el inicio, es preferible
medir el rendimiento con cartas de balance desde un inicio y con ello
lograr una curva de aprendizaje predecible que premiarles para que
logren algo que de por s tienen que lograr.
El premio debera ser una consecuencia de un trabajo integral y
sobresaliente y distribuir el sobre valor generado tanto a la empresa como
a los trabajadores acurdate de esto siempre cuando hagas los circuitos
fieles, si hay una prdida por el bono esto te quedar ms claro.
En todo caso ancla el bono no slo con el cumplimiento de una meta de
metrado diaria sino con un indicador de seguridad del equipo entero, un
indicador de calidad objetivo (tolerancias y # de veces de no conformidad
por semana) y que en base a eso firmen un documento de acuerdo).
Acostumbra a de manera cruzada hacer alguna medicin de
productividad general y alguna de balance de una actividad en especfico
de manera de que la gente de costos se involucre en entender el proceso
y la gente de campo vea de manera ms analtica el proyecto. Siempre
que se de una medicin sienta al equipo para conversar el resultado, que
sientan que hay un sentido para la medicin y debe haber un impacto en
cuanto a mejora cuando se discuta.
En las reuniones de planificacin escucha a los capataces tambin
cuando se plantee la estrategia, cuando se plantee una modificacin o
cuando se discuta algn problema que se est dando. Es siempre bueno y
los integras en el proceso y los haces comprometerse con el resultado y
los objetivos.
Da a da cercirate como se estn entregando los planes de trabajo
diario y cmo se comunican estos a los trabajadores.
Acurdate siempre que lo que tu puedes dar por sentado no siempre
sigue la misma lgica en otras personas y bastantes veces se dar y tienes
que aprender y ensear para que el resto aprenda esto y se acostumbren
a saber comunicar lo que tiene que hacerse.

Creo que por el momento es todo lo que tengo por decir, si me acuerdo
temas adicionales los agregar y te enviar el documento con algn
resalte de lo nuevo.

Por ltimo quedo a tu disposicin para absolver tus dudas y espero de ti
lo mejor para lograr el objetivo y reto que te estamos planteando con la
construccin del Innova Schools Tasahuayo. Gracias por tu tiempo.