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ACTIVIDAD: PLANIFICACIN Y PREPARACIN DE AUDITORAS

1. Diseo del programa de auditoras: el programa de auditora que disee debe


contener lo siguiente:


A.OBJETIVOS Y ALCANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORA.

OBJETIVO

Proporcionar metodologa para realizar las auditoras internas con el fin de verificar si el
sistema de gestin institucional y el sistema de gestin de la calidad se est ejecutando
adecuadamente, si se mantiene actualizado y est acorde con las polticas
administrativas y legales, para asegurar el control dl cumplimiento de las actividades de la
alcalda de Piedecuesta, realizando recomendaciones imparciales sobre la base de las
evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y
procesos, como tambin oportunidades de mejora a la operacin de las actividades;
apoyando a la alta direccin en la toma de decisiones para corregir las desviaciones
presentadas.

ALCANCE

Contempla desde la planificacin, programacin, ejecucin y documentacin, as como el
seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditoras
internas del cumplimiento de la gestin y sistema de gestin de la calidad en la alcalda de
Piedecuesta en el periodo fiscal vigente.









B. CRONOGRAMA DE LAS AUDITORAS A REALIZAR EN EL AO.


C. CRITERIOS DE AUDITORA.




D. AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS.


E. RECURSOS NECESARIOS.

RECURSOS HUMANOS: Profesionales de la oficina de control interno Auditores
de calidad de la entidad FINANCIEROS Viticos Papelera y tiles.

TECNOLOGICOS HARDWARE: equipos de cmputo e impresoras Software:
internet, aplicativos, office.

INFRAEXTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el
trabajo de los auditores en la oficina de control interno.

F. IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORA.



2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee debe contener lo
siguiente:
A. OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORA.

Ejercer el control de gestin sobre la informacin de la gestin disciplinaria de la
Procuradura Regional Santander

ALCANCE: Ejecucin presupuestal correspondiente a la vigencia 2014 por el concepto de
gastos generales, del nivel central.

B. PROCESOS A SER AUDITADOS.

Procesos estratgicos:
Planeacin estratgica
Desarrollo del plan estratgico
Desarrollo de planes operativos anuales
Procesos misionales:
Proceso preventivo
Proceso de intervencin
Proceso disciplinario
Procesos de apoyo conexos:
Proceso de relatora
Proceso centro atencin al publico
Proceso de registro de sanciones e inhabilidades
Tramite de acciones jurdicas
Procesos de apoyo:
Proceso estratgico
Proceso de contratacin
Proceso financiero
Proceso de gestin humana
Proceso de seleccin y carrera
Procesos administrativos
Procesos de evaluacin y control:
MECI
Sistema de gestin de calidad
C. CRITERIOS DE AUDITORA Y DOCUMENTACIN DE REFERENCIA.

a. Elaborar el Plan de Visita de Auditora. Precisar los detalles de la auditora tales como:

Determinacin del tipo de auditoria
Determinacin de equipos y medios de almacenamiento electrnico a utilizar
Consideracin y definicin de fechas, inicio y terminacin, actividades in situ
preparacin y entrega de informe
Asignacin de tareas al equipo auditor

Definir:

Objetivos
Alcance
Antecedentes

b. Someter el Plan de Visita de Auditora a aprobacin del Jefe de la Oficina de
Control Interno.

c. Generar comunicaciones necesarias.

d. Abrir archivo documental de la auditoria


D. UBICACIN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIN DE LAS ACTIVIDADES DE
AUDITORA.

Cronograma

Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.
Siguiendo la Norma Tcnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices para la Auditora
de los Sistemas de Gestin de la Calidad, as como por las buenas prcticas institucionales
se considera que la secuencia adecuada sera la siguiente:

Preparacin del Plan de Auditora
Asignacin de las tareas al equipo auditor
Preparacin de los documentos de trabajo
Realizacin de la reunin de apertura. Fecha prevista para su celebracin.
Recopilacin y verificacin de la informacin
Generacin de hallazgos de la auditora
Preparacin de las conclusiones de la auditora
Realizacin de la reunin de cierre. Fecha prevista para su celebracin.
Preparacin del informe de auditora
Aprobacin y distribucin del informe de auditora

E. MTODOS DE AUDITORA A UTILIZAR.

Para aplicar el mtodo deductivo a la auditora se necesita:

Formulacin de objetivos generales o especficos del examen a realizar
Una declaracin de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios
de contabilidad de general aceptacin.
Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
Aplicacin de normas generales a situaciones especficas
Formulacin de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto


F. ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR.

Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito asignado,
en coordinacin con las unidades administrativas correspondientes.

Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados,
tomando en cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las condiciones
tcnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.

Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales como
el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero de auditores
por equipo y las instrucciones especficas, entre otros.

Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito de
lograr el objetivo general propuesto para la auditora especfica.

Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del trabajo, la
asistencia tcnica necesaria para que stos cumplan eficientemente con sus
obligaciones.

Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la planificacin
especfica previa a la ejecucin del trabajo y examen de reas crticas.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo
de esta actividad.

En el desarrollo de las auditoras es fundamental establecer una excelente comunicacin
entre el auditor lder, la alta gerencia y el personal auditado, manteniendo un buen clima
en el desarrollo de la misma y logrando la mxima cooperacin de ambas partes, sin que
con ello se deteriore la calidad de la misma.

Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos internos de
la empresa, sino tambin los requisitos externos y su interiorizacin en la organizacin,
tales como normas ambientales, regulacin de empaques, normas fitosanitarias. El no
tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo
ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una auditora sera y eficiente
debera ir ms all de lo interno a la organizacin.

El mejoramiento continuo ha de ser una filosofa dentro de la organizacin y no una
imposicin de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratacin