AUDITORIA OPERACIONAL.

Hoy en da las empresas, se ven fortalecidas con la asimilacin de

la calidad total, excelencia gerencial, sistemas de informacin, etc.
Nuevos enfoques orientados a optimizar la gestin empresarial en forma
cualitativa y mensurable para lograr que los consumidores, clientes y
usuarios satisfagan sus necesidades. En este contexto que el sistema de
control asume un rol relevante porque a travs de sus evaluaciones
permanentes posibilitan maximizar resultados en trminos de eficiencia,
eficacia, economa, indicadores que fortalecen el desarrollo de las
empresas. a instrumentalizacin de los sistemas de control se da a
travs de las auditorias que se aplican en las empresas dentro de un
periodo determinado para conocer sus restricciones, problemas,
deficiencias, etc como parte de la evaluacin.
a articulacin de los rganos de control, asesora, apoyo de una
organizacin social en con!unto posibilita el cumplimiento de los fines
empresariales. Este planteamiento posee singular importancia cuando se
aplican auditorias especificas debiendo e!ercitar el control posterior al
"mbito poltico, administrativo, operativo# para que los resultados
contribuyan al relanzamiento empresarial.
$%N$E&'% (E )*(+'%,+).
Es la investigacin, consulta, revisin, verificacin, comprobacin,
y evidencia aplicada a la empresa. Es el examen realizado por el
personal cualificado e independiente de acuerdo con Normas de
$ontabilidad# con el fin de esperar una opinin que muestre lo
acontecido en el negocio, requisito fundamental es la independencia.
$%N$E&'% (E )*(+'%,+) %&E,)'+-).
Es la valoracin independiente de todas las operaciones de una
empresa, en forma analtica ob!etiva y sistem"tica, para determinar si
se llevan a cabo, polticas y procedimientos aceptables# si se siguen las
normas establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y
econmica y si los ob!etivos de la organizacin se .an alcanzado para
as maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa.
%/0E'+-% % &,%&12+'%.
a auditoria operativa formula y presenta una opinin sobre los
aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo nfasis en
el grado de efectividad y eficiencia con que se .an utilizado los recursos
materiales y financieros mediante modificacin de polticas, controles
operativos y accin correctiva desarrolla la .abilidad para identificar las
causas operacionales y posteriores y explican sntomas adversos
evidente en la eficiente administracin.
El ob!etivo de la auditoria operativa es identificar las "reas de
reduccin de $ostos, me!orar los mtodos operativos e incrementar la
rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades
examinadas.
a auditoria operativa determina si la funcin o actividad ba!o
examen podra operar de manera mas eficiente, econmica y efectiva.
*no de los ob!etivos de la auditoria es el de determinar si la produccin
del departamento cumple con las especificaciones dadas# en
consecuencia se dan variados informes, presupuestos y pronsticos que
as como tambin los Estados 3inancieros.
a auditoria operativa determinar" si se .a realizado alguna
deficiencia importante de poltica, procedimientos y practicas contables
defectuosas.
a auditoria operativa las necesidades de $ompras o 4astos, que
se .ayan realizado durante el e!ercicio. (eterminar la razonabilidad de la
poltica y normas que se dan en la empresa.
,evisar la financiacin de las adquisiciones para determinar si
afectan la cantidad, calidad y las clases de $ompras si se .ubiesen
realizado.
%,+EN')$+1N.
En la auditoria operativa la informacin est" dirigida .acia el
aspecto administrativo, es decir .acia todas las operaciones de la
empresa en el presente con proyeccin al futuro y retrospeccin al
pasado cercano.
)l realizar una auditoria operativa con frecuencia se observan
condiciones deficientes las cuales muc.as veces son inevitables. &ero
mostrando la razn defectuosa y as obtener efectos que beneficien a la
organizacin, no solo al presente sino tambin al futuro.
*na evaluacin de la efectividad de los procedimientos y pr"cticas
requiere de cierta revisin o estudio preliminar con el fin de conocer
como funcionan dic.os procedimientos y practicas para formarse una
idea con respecto a su efectividad y utilidad. /as"ndose en dic.as
revisiones es posible identificar asuntos especificos como "reas
problema y deficiencias que requieren de mas estudio, todo esto
obviamente a dado lugar a profundos rea!ustes institucionales en la
organizacin de las actividades de los organismos p5blicos en la
planificacin, formacin de presupuesto, $ontabilidad y control. *na
aplicacin mas selectiva de los recursos de auditoria se .ace necesario,
excepto para cualquier actividad o aspecto que debe ser examinado por
un requisito legal, los requisitos de auditoria deben ser normalmente
dirigidos a aquellas actividades y aspectos que parecen ofrecer el mas
grande potencial para el me!oramiento constructivo.
6E'%(%%47).
No existe aun una metodologa que aplique un auditor operativo
en la realizacin de su labor# el auditor operativo utilizara su criterio de
acuerdo a su experiencia como auditor.
/"sicamente se aplican cuatro caractersticas de la auditoria
operativa8
3)6++),+9)$+1N.
os auditores deben conocer cuales son los ob!etivos de la
actividad, como van a lograrse y como van a determinar los resultados.
-E,+3+$)$+1N.
,equiere que los auditores examinen en detalle una muestra
selecta de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo
estadstico# el tama:o de esta depender" de su propio criterio basado en
el grado de confianza que sea necesario para que represente
razonablemente la poblacin de la cual se seleccion. )l realizar la
verificacin los auditores usualmente est"n interesados en tres temas8
$alidad, &eriodo correcto y $osto.
E-)*)$+%NE2 ; ,E$%6EN()$+1N.
as recomendaciones deben .acerse solamente cuando el auditor
est" totalmente seguro# como resultado de su examen.
+N3%,6), (E %2 ,E2*')(%2 ) ) (+,E$$+1N.
El auditor debe reservarse para la conclusin del examen, los
auditores proporcionan un me!or servicio a la 4erencia y mantienen
me!ores relaciones con la direccin departamental cuando comentan los
.ec.os que .an encontrado. $ualquier informe formal que le muestre a
la 4erencia que todas las diferencias se corrigieron antes de que se
emitiese, encontrar" una aceptacin amistosa tanto por parte de la
direccin 4eneral como de la %perativa.
6E(+$+%N.
El examen y evaluacin en una auditoria operativa se indica que se
.an efectuado de acuerdo con los principios y normas de administracin
y los requerimientos propios de la naturaleza de las actividades, "reas,
sistemas, etc.
2i la gerencia como parte de sus sistemas de control, .a
desarrollado tcnicas para medir o evaluar el rendimiento frente a
ob!etivos a criterios pre<determinados# el auditor deber" inquirir con
respecto a dic.as tcnicas para ver si el puede aplicarlas en su labor# sin
embargo no deber" utilizarlos ciegamente, deber" convertirse de su
lgica y validez como base para la evaluacin del rendimiento.
En estas circunstancias debe de intentar medir el rendimiento con
normas precisas, el auditor deber" tratar de determinar si existe
desperdicio o si existe una manera menos costosa o quizas efectiva de
e!ecutar las operaciones ba!os examen.
os auditores actuales tienen muc.as tcnicas sofisticadas para
ayudar a los directores. as tcnicas de desarrollo de las operaciones, el
proceso electrnico de datos, la inferencia estadstica y la medicin del
traba!o indirecto son solo algunas, seg5n sea la amplitud con la que se
demuestre a la direccin la .abilidad de los auditores para realizar un
servicio en cualquier sector de la Empresa, ser" mayor la aceptacin que
tendr"n por parte de la direccin y podr"n me!orar su estatus en la
Empresa y en la profesin.
El auditor puede aplicar adem"s tcnicas de an"lisis financiero a
las estadsticas operativas que podran sugerir "reas, problemas o
condiciones que e!ercen influencia sobre un rendimiento desfavorable de
las inversiones operativas.
4,)(% (E (+3+$*')(.
En la auditoria operativa durante el desarrollo del examen existen
muc.as dificultades al redactar el examen de auditoria# por ser cada
examen un caso 5nico# cada actividad requiere de una clase de
explicacin distinta, debido a que para cada una de ellas existen
diferentes lectores con conocimientos y necesidades que difieren# y
requiere del auditor elevado criterio, capacidad y competencia# si el
informe del auditor va a ser leido tambin por la direccin 4eneral debe
ser comprensible para cualquier lector inteligente, sin importar sus
conocimientos especificos.
El auditor operativo debe ser por lo tanto un productor experto del
lengua!e tcnico y de los conceptos comple!os, que conllevan la
obtencin de resultados efectivos y 5tiles a la empresa. (ebido a que su
traba!o del auditor lo lleva a conocer todas las "reas de una
organizacin debe sentirse cmodo en los distintos entornos,
encontrando dificultades en la adopcin r"pida y f"cilmente a las formas
y lengua!e de los diferentes departamentos de una organizacin.
2e considera al auditor operativo como un rival o crtico de
aquellos con los que trata, debido a los errores internos en las que
pudieran encontrarse las diferentes "reas# siendo su inters del auditor
operativo me!orar la operatividad del negocio en lugar de recibir
felicitaciones por descubrir errores consider"ndose como due:o del
negocio.
%&%,'*N+()( (E +N3%,6)$+1N.
a auditoria operativa por su propia naturaleza est" orientada
.acia el futuro la !ustificacin de su existir, se basa en las
recomendaciones y planteamientos que .ace para un futuro m"s
saludable para la empresa, a travs del logro de una mayor eficiencia,
eficacia y economa empresarial.
os informes escritos por auditoria operativa no son muy distintos
de los emitidos en otros tipos de auditoria, pues aplican las mismas
reglas, el informe debe ser realista, claro, conciso, contacto y
persuasivo. 2u contenido puede ser relacionado con cualquier aspecto
significativo de la administracin y gestin a la entidad. &udiendo o no
presentar sus Estados 3inancieros. )lguno de los beneficios a derivarse
de la auditoria operativa incluye la oportunidad de8
- ,educir los $ostos
- +ncrementar los ingresos
- $rear una poltica para llenar un vaco que a causa de la
ausencia de poltica afecta adversamente al organismo
- 6odificar una poltica que no satisface las necesidades del
organismo
- -olver a definir los ob!etivos de unidades cuando .ayan de!ado
de integrarse o ser compatible con las metas de largo plazo del
organismo.
)*(+'%,+) %&E,)'+-) =,E4)2>
2e define por estas reglas8
&rimero8 los auditores deben de realizar su traba!o personalmente
como lo .ara un gerente si dispusiera de tiempo.
2egundo8 los auditores deben suponer que ellos son los due:os
del negocio, que son due:os de los beneficios y antes de recomendar un
cambio o criticar una operacin, deben de preguntarse que .aran si el
negocio fuese realmente suyo.
a auditoria operativa es una forma a travs de la cual los
auditores internos enfocan sus traba!os, analizan los asuntos de su
competencia y consideran los resultados# para ello deben adoptar las
tcnicas y enfoques desde la perspectiva de un director.
+N'E,E2 % *2*),+%2.
El auditor independiente es delegado por el conse!o de
administracin como responsable de informar a los accionistas, a la
direccin y al p5blico de la adecuacin de las manifestaciones de la
direccin sobre la condicin financiera de los negocios y de los
resultados financieros de operaciones por un periodo especifico, siendo
ellos los principales interesados en conocer los ob!etivos logrados y
metas alcanzadas.
as revisiones de los auditores de operaciones tienen muc.o
inters para el auditor independiente, pues sabe que la mayora de las
cosas que ocurren dentro de una empresa tienen alg5n defecto sobre los
libros de $ontabilidad y sobre los Estados 3inancieros. ) travs del
traba!o del auditor de operaciones, el independiente puede asegurarse
de la adecuacin y efectividad de los aspectos de operaciones de los
sistemas de control. El inters de la colectividad por todo lo que
significa, bienes de produccin economa del esfuerzo .umano y
aprovec.amiento de recursos exigir" con mayor fuerza en el futuro.
EN3%?*E.
Es una caracterstica eminentemente positiva, dirigido a la
obtencin de mayores resultados de la 4estin Empresarial.
Existen dos enfoques b"sicos de auditoria operativa8
EN3%?*E (E %,4)N+9)$+1N.
a aplicacin de este enfoque est" basado en la administracin de
un departamento u otra unidad de mando. Examina adem"s de las
funciones o actividades dentro de una organizacin la administracin de
la misma, considera su sistema, su personal, sus mtodos de
informacin, sus mtodos de evaluacin de personal, sus presupuestos y
el lugar que ocupa en el plan general de la empresa. &uede tambin
realizar una descripcin microscpica de la estructura de la empresa,
estudiar su forma desde numerosos angulos.
EN3%?*E 3*N$+%N).
2e ocupa del seguimiento de una o varias actividades desde su
principio .asta su conclusin# preferencia todas las funciones a travs de
las unidades implicadas en ellas, est"n menos pendientes de las
actividades de la administracin general# dentro de las unidades que de
su afecto de las funciones que revisan. as auditorias funcionales son
con frecuencia muy difciles por que realiza un experimento largo e
indirecto en una empresa pudiendo frustrar tremendamente a quin
trate de entender los muc.os aspectos del flu!o de traba!o.
@?*+ANE2 % ,E)+9)NB
a auditoria operativa es efectuada por un equipo de profesionales
de diversas disciplinas seg5n la situacin a presentarse. a mayora de
estos miembros ser"n $ontadores &5blicos $olegiados =$&$> a ley del
$ontador &5blico No. CDEFD dispone que efectuar y autorizar toda clase
de operaciones de auditoria, corresponde a los $ontadores &5blicos.
a auditoria operativa puede ser realizada por el personal de la
empresa, o por personas a!enas, el traba!o en equipo est" conformado
por )uditores, $ontadores &5blicos profesionales, y profesional de
entrenamiento pr"ctico y formal de la profesin contable, sumandose a
este equipo polivalente de auditoria personal, tcnicos profesionales de
otras disciplinas como son8 ingenieros, economistas, matem"ticos,
abogados, especialistas en sistemas electrnicos, administradores de
empresas, etc. $ada uno es responsable de colaborar en su "rea de
pericia. os auditores deben realizar sus traba!os personalmente como
lo .ara un gerente si dispusiera de tiempo, tambin debe suponer que
ellos son due:os del negocio, que son due:os de los beneficios y antes
de criticar un cambio o criticar una operacin deben preguntarse que
.aran si el negocio fuese realmente suyo.
El auditor de operaciones tiene la responsabilidad de ayudar tanto
a la direccin operativa como a la general, a los directores operativos
debe ofrecerles recomendaciones. os auditores tienen la
responsabilidad de observar las normas internacionales de auditoria,
principios de $ontabilidad 4eneralmente aceptados, etc, todo concierne
a la claridad, adecuacin y e!ecucin del traba!o para elaboracin del
informe respectivo realizado.
&,%(*$'%2 ; 2*/&,%(*$'%2 % ,E2*')(% (E )
)*(+'%,+).
El resultado de la auditoria operativa se pretende determinar si el
personal en la Empresa est" realmente cumpliendo con stas normas. El
informe final explica las bases de la auditoria, las normas que se
cumplieron y las que no# cuando estas no se .an cumplido el
rendimiento se considera deficiente y se requiere una accin correctiva.
Evaluado el rendimiento, el auditor generalmente dirige .acia si mismo
la informacin cuantitativa que contiene para medir la eficiencia, eficacia
y economa con la que el traba!o se .a efectuado, se ocupa del
rendimiento en "reas como personal, traba!o, productividad y calidad
del traba!o y $osto, considerando aspectos que le interesaron como8
&E,2%N)8
os auditores aplican medidas cuantitativas a muc.os aspectos
significativos de la fuerza del traba!o, incluye el n5mero de empleados#
relacin del personal, total de .oras traba!adas. ,egulares y
extraordinarias y empleados directos o indirectos.
$),4)2 (E ',)/)0%8
El auditor aplica medidas cuantitativas de rendimientos a asuntos
como el volumen nuevo, volumen de traba!o completo, etc.
$)+()(8
El auditor aplica medidas de calidad para determinar como se .a
realizado el traba!o pudiendo ser el n5mero de reclamaciones recibidas
de clientes, el n5mero de que!as del sindicato, el n5mero de errores de
facturacin producido entre otros.
&,%(*$'% +(E)8
El auditor aplica medidas cuantitativas para determinar la relacin
entre las unidades de traba!o, teniendo como informacin facturas de
clientes, talones de nomina preparados por .oras traba!adas, pedidos de
compra emitidos por da de traba!o, etc.
E2',*$'*,) (E $%6+'A, $%6&%2+$+1N ; %&E,$)$+%N.
os comits deber"n establecerse para proporcionar una
orientacin en la direccin y polticas sobre controles de desastres y
seguridad de la empresa a auditar. El con!unto de organizaciones
colaboradoras que son responsables de las operaciones deben ser
adecuadamente representadas en los comits.
as actividades del comit deben realizarse con la filosofa de un
negocio, incluyendo la planificacin anticipada de las reuniones, las
provisin para las agencias detalladas, el registro, la evaluacin y
solucin de las partidas y la preparacin y distribucin de las actas.
NE$E2+()( (E ) )*(+'%,+) %&E,)'+-).
a auditoria operativa es opcional, por ello es la necesidad de .acer una
auditoria teniendo en cuenta los siguientes factores8
&or competencia# para que una empresa pueda ser competitiva en
el "mbito comercial debe .acerse una auditoria m"s especfica para que
pueda ubicar o detectar sus .abilidades y amenazas y as estas poderlas
superar mediante la informacin del auditor indicando recomendaciones
y as .acer que esta empresa tenga muc.as oportunidades y sea
competente frente a las otras empresas y tenga una fortaleza para
satisfacer sus necesidades individuales.
&or alta direccin empresarial# teniendo la alta direccin de la
empresa la necesidad de determina "reas de mayor sensibilidad y
contribuir a una mayor eficiencia de las operaciones, cuyo fin es de
asegurar el cumplimiento eficiente, efectivo y econmico de los
ob!etivos empresariales.
) +6&%,')N$+) (E ) )*(+'%,+) %&E,)'+-).
a auditoria operativa es importante por que es el instrumento de
control posterior sobre la administracin en general. 'iene un significado
m"s importante para el sector p5blico ya que normalmente el sector
privado tiene un instrumento autom"tico que determina su eficiencia y
efectividad. Este instrumento es la medicin de la *tilidad Neta, los
ingresos y 4astos de la empresa est"n ntimamente relacionados, si la
empresa produce efectividad es eficiente, de lo contrario se tomar"n
medidas correctivas.
En el sector p5blico los intereses de una entidad normalmente
vienen del sector p5blico y no son producidos en relacin con sus gastos
de operacin. &or este motivo la auditoria operativa es importante en el
gobierno, y .ay creciente inters en su aplicacin por los del organismo
superior de control. a auditoria operativa con la finalidad de prestar un
servicio de car"cter gerencial, ya no content"ndose de obtener una
opinin sobre la razonabilidad de los Estados 3inancieros y la eficiencia
del control interno, tuvo la necesidad de conocerlas deficiencias e
irregularidades existentes que atentaban contra la eficiencia, economa y
efectividad. a importancia de la auditoria operativa de!a el olvido la
imagen del auditor que solo se concentraba en la revisin de cuentas y a
determinar los responsables de desfalcos, fraudes, malversaciones de
fondos y otras irregularidades se convierte en un elemento pensante,
creativo y con gran imaginacin y sentido com5n para e!ercer en me!or
forma sus funciones que pudiesen evaluar la e!ecucin y valorizar los
resultados obtenidos.
a auditoria operativa permite acelerar el desarrollo de las
entidades .acia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento
continuo de los planes de accin y procedimientos, para lo cual es
indispensable que todos los profesionales que e!ecuten acciones de
control tomen conciencia de la importancia de la auditoria operativa en
m"s breve plazo posible, por los valiosos beneficios que ella reporta.
3,E$*EN$+) (E )*(+'%,+) %&E,)'+-).
*na auditoria operativa no necesariamente se realiza en un tiempo
determinado especfico, sino m"s bien se da cuando la gerencia o
directivos de una organizacin lo requieran o lo consideren necesario,
pero puede darse el caso de realizarlo al final de cada e!ercicio si las
polticas de la organizacin as lo establecen. En el caso de existir
carencia de polticas o la no<comprensin de las mismas y el significado
de sus directivas como elementos de control en las principales "reas de
importancia, la insuficiencia de los controles administrativos, el grado de
incumplimiento en las "reas funcionales y de los controles operativos,
as como las carencia de controles administrativos u operativos en "reas
significativas y de las recomendaciones de adoptar y modificar tales
controles dan a lugar a la realizacin de una auditoria operativa donde el
auditor podr" desarrollar los antecedentes del cliente, los cuales influyen
por e!emplo8
El .istorial de ganancias, el rendimiento de las inversiones, las
principales clases de producto, los canales usuales de distribucin,
control de la produccin y la poltica de inventario, as como la
inspeccin de otros servicios o se:ales de otros problemas.
4,)(% (E +N(E&EN(EN$+) (E )*(+'%,.
a importancia de la independencia y ob!etividad de un auditor no
pueden ser exageradas. El debe sentirse libre por poner de manifiesto
cualquiera de las conclusiones que sean !ustificadas. &ara que el auditor
operativo obtenga la m"xima independencia de llevar a cabo sus
revisiones deber" estar situado dentro de la organizacin de tal modo
que pueda informar al nivel m"s real pr"ctico de la empresa. 2u
efectividad se ver" disminuida en aquellas "reas de las cuales la
responsabilidad operacional es de los funcionarios a cargo del auditor.
Es importante que el auditor operativo proceda con cuidado
desarrollando su programa lento y firmemente para as poder evitar
serios obst"culos# el desarrollo debe ser gradual y construido sobre la
experiencia adquirida.
&ara el personal operativo sin .istorial es difcil distinguir entre el
traba!o del auditor interno de operaciones y el del auditor
independiente, se aclara que ambos utilizan tcnicas similares para
aprobar# comprobar la fiabilidad de los registros y la adecuacin de los
controles protectores. El auditor es delegado por el conse!o de
administracin como responsable de informar a los accionistas, a la
direccin y al p5blico sobre la adecuacin de las manifestaciones de la
direccin sobre la condicin financiera de los negocios y a los resultados
financieros de operaciones de un perodo especfico.
os auditores internos de operaciones son responsables ante la
direccin general de la adecuacin y efectividad del sistema en control a
toda la organizacin# se ocupan de los registros financieros y su traba!o
est" dirigido generalmente .acia la manera en la que estos sirven a la
direccin para tener operaciones con beneficios.
H+2'%,+) (E ) )*(+'%,+) %&E,)'+-).
a auditoria operativa naci por la necesidad que tena la alta
direccin o gerencia de estar de acuerdo tanto con la adecuacin y
validez de los informes operativos como de los informes financieros.
El termino G%peracionesH surge como la designacin de actividades
y funciones no financieras que aparecen en la declaracin de las
responsabilidades de los auditores internos, publicada por el +nstituto de
)uditores +nternos. En los 5ltimos DI a:os .a surgido la necesidad de
contar con otro tipo de auditoria llamada G)uditoria %perativaH que tiene
en consideracin el r"pido conocimiento de la comple!idad empresarial y
el incremento de la atencin que las organizaciones .acen de su
administracin.
a necesidad de la auditoria operacional fue anticipada por Jilliam
&. eonard, de Estados *nidos de Norteamrica, quin defini a esta
tcnica como Gexamen comprensivo y constructivo de una estructura
organizacional de una empresaH, o cualquier componente de las mismas,
tales como una divisin o departamento, as como de sus planes y
ob!etivos, sus mtodos de operacin y la utilizacin de los recursos
fisicos y .umanos. $onforme se van creando diversas ciencias, tcnicas,
metodos, principios, actividades y dem"s lineas de conocimiento, que
sirvan de apoyo la gestin eficaz de las empresas, se da en el pas el
establecimiento de la auditoria operativa con el propsito de coactivar el
logro eficiente de los ob!etivos que las organizaciones se proponen.