1.

DIAGNSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL ORGANIZACIONAL

A LA EMPRESA MECANIZADOS INDUSTRIALES PRECISIN
LIMITADA.


Este documento tiene como fundamento realizar un diagnstico donde se califiquen los
Elementos, Componentes, Subsistemas y por ende el Sistema de Control
organizacional de la EMPRESA MECANIZADOS INDUSTRIALES PRECISIN LTDA; y
tiene como propsito orientarla hacia la implementacin y desarrollo de las polticas
adecuadas que permitan y faciliten el desarrollo de un eficiente sistema de control
organizacional; mediante el cual se determina el estado actual de la entidad. La
elaboracin del diagnstico se llev a cabo con base en informacin documental.
El presente diagnstico ser utilizado por la organizacin para formular propuestas de
diseo de acciones para garantizar la existencia de cada elemento de control y para
facilitar el proceso de diseo o mejoramiento de cada componente y/o elemento de su
Sistema de Control organizacional.
1.1. MECANIZADOS INDUSTRIALES PRECISIN LTDA DESDE LA
PERSPECTIVA DE LA TEORA GENERAL DE SISTEMAS

La Teora General de Sistemas (TGS) se presenta como una forma sistemtica y cientfica de
aproximacin y representacin de la realidad y, al mismo tiempo, como una orientacin hacia
una prctica estimulante para formas interdisciplinarias de trabajo.

La Teora de Sistemas es un conjunto de hiptesis, postulados, enunciados que tienen una
relacin lgica o semntica que pretenden explicar, predecir y comprender los fenmenos de la
realidad es por esto que se relaciona con la empresa MECANIZADOS INDUSTRIALES
PRECISION LTDA. Se dedica al diseo y fabricacin de piezas, mecanismos,
dispositivos y mquinas para la industria en general. Mantenimiento de mquinas que
requieren mecanizado. Reparacin de piezas, repuestos y componentes mecnicos
que requieren mecanizado. Fabricacin y comercializacin de piezas para la industria
en general sobre planos y/o muestras. La plataforma de Talento Humano de
Mecanizados Industriales Precisin Ltda., est enfocada en lograr la excelencia
basndose en el estricto cumplimiento de los procedimientos establecidos por la
organizacin, innovando y desarrollando productos y servicios de calidad, de manera
que les permita posicionar la marca, manteniendo la armona con el entorno y el medio
ambiente.


1.1.1. SUPRASISTEMA DE LA EMPRESA MECANIZADOS INDUSTRIALES
PRECISIN LTDA.

Como suprasistema se encuentra relacionada con las empresas productoras de piezas,
mecanismos, dispositivos y mquinas para la industria en general garantizando el
cumplimiento de los estndares tcnicos que le son propios de su actividad, y de
acuerdo a la normatividad y a los requisitos del cliente con el fin de brindar facilidad y
agilidad a quienes requieran sus servicios.
1.1.1.2. SISTEMA

La empresa Mecanizados Industriales Precisin Ltda es un sistema que tiene por
objeto diseo y fabricacin de piezas, mecanismos, dispositivos y mquinas para la
industria en general. Mantenimiento de mquinas que requieren mecanizado.
Reparacin de piezas, repuestos y componentes mecnicos que requieren
mecanizado. Fabricacin y comercializacin de piezas para la industria en general
sobre planos y/o muestras.

Segn su entitividad

Es un sistema Real, pues es una entidad material formada por partes organizadas que
interactan entre s de manera que las propiedades del conjunto, no pueden deducirse por
completo de las propiedades de las partes.

Segn su origen

Se clasifica como un sistema Artificial, ya que fue creado por la intervencin directa de la raza
humana. ste participa de manera activa en su direccin, manejo, control y operacin.

Segn su ambiente
Puede establecerse que la empresa Mecanizados Industriales Precisin Ltda. Es un sistema
abierto debido a que se constituye como un conjunto de partes que interactan entre s y con
el medio en el que se desenvuelve; presentando intercambio con el ambiente, estos son los
sistemas sociales, econmicos y de gobierno con los que existe intercambio de informacin,
bienes y servicios.
Debe tenerse en cuenta que una empresa que se desenvuelve en el sector de la industria debe
implementar una teora de sistemas, pues necesita interrelacionarse con los usuarios internos y
externos de la organizacin, ya que el cumplimiento de su labor implica involucrarse en el
contexto social, cultural y ambiental que le compete, para as ser utilizada la opinin de los
clientes, proveedores y dems grupos de inters para mejorar el producto y de esta forma
volver al proceso donde se originaron (retroalimentacin).
Al ser identificada la empresa Mecanizados Industriales Precisin Ltda. como un
sistema cumple con las caractersticas planteadas en la Teora General de Sistemas:

Totalidad: Analiza el todo como un conjunto integrado e interrelacionado con las
partes que lo conforman.
Interrelacionalidad: Identifica y comprende la interaccin que existe entre los diversos
componentes que la conforman.
Bsqueda de Objetivos: Todas sus operaciones estn encaminadas a la consecucin
de objetivos.
Entradas y salidas: Hace referencia a la interaccin existente con el medio, de donde
no solo recibe sino tambin brinda resultados y beneficios.
Transformacin: Como todo sistema transforma sus entradas de informacin en
salidas claras, resumidas y concisas de informacin base para la toma de decisiones.
Jerarqua: La organizacin est conformada por subsistemas los cuales la conforman
como un todo y permiten su normal desarrollo.
Regulacin: La organizacin cuenta con un conjunto de elementos que se
interrelacionan y son interdependientes, pero que regulan las actividades propias de
esta con el fin de alcanzar los objetivos propuestos.
Diferenciacin: El sistema o la empresa como tal est desglosado en componentes
que la integran.

COMPONENTES
El sistema empresa Mecanizados Industriales Precisin Ltda cuenta con los siguientes
componentes:

Recursos
La empresa Mecanizados Industriales Precisin Ltda. cuenta con los siguientes
recursos:

Infraestructura: la empresa esta ubicada en la Calle 21B # 40 102 en la ciudad de
Duitama, cuenta con divisiones dentro de la fbrica dependiendo de la produccin de
sus productos y la zona administrativa.
Econmicos: la empresa se desenvuelve por medio de los recursos aportados por sus
socios en un inicio y por los ingresos recibidos como resultado de la venta de sus
productos.Asi como el financiamiento bancario.
Equipos: la empresa Cuenta con maquinaria de alta tecnologa, herramientas y
condiciones adecuadas que faciliten la labor, ofrece los servicios de torno C.N.C.
(control numrico computarizado), centro de mecanizado, tornos paralelos, fresadora
universal, cepillo, taladro, soldadura entre otros procesos de produccin. De esta
manera los productos son altamente competitivos y preferidos en el medio por ser
diseados y analizados en programas de tipo CAD (diseo asistido por computador).
Archivos: La empresa posee una base de datos con la informacin referente a la
empresa la cual es de fcil consulta para sus usuarios, tambin manejan un sistema de
indicadores para la medicin del desempeo y el sistema de gestin de calidad.
Sistema de informacin: La empresa cuenta con un sistema informacion CNT CONTABLE el
cual ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo /
beneficio. Sirve como soporte para el manejo de las transacciones diarias y una base de datos
donde se referencian lo correspondiente a las diferentes .procesos de produccin y sus
encargados.



Otros recursos
-Instalaciones y planta fsica apropiadas
-Personal capacitado
-Recursos financieros y capital intelectual
-Documentacin


1.2. IDENTIFICACIN DEL SISTEMA DE CONTROL ORGANIZACIONAL.
El sistema de control organizacional de la empresa mecanizados industriales, precisin
Ltda. Est basado en la teora general de sistemas bajo el cual se concibe la
interaccin de todos sus subsistemas, componentes y elementos. Generando de esta
forma una alineacin integral de los mismos que permite que se realice un control
efectivo transversalmente en toda la organizacin.
La empresa es un sistema integrado por la interrelacin de todas sus reas,
dependencias y grupos de inters; cuyo objetivo es conseguir el xito en sus
operaciones, por esta razn dicho objetivo depende de una sincronizacin total entre
cada una de esas partes, y es el sistema de control organizacional el que viene a
convertirse en el factor que le permite que se de dicha armona entre las diferentes
partes que la conforman.
1.2.1. MECANIZADOS INDUSTRIALES PRECISIN LTDA DESDE LA
PERSPECTIVA DE LA TEORA GENERAL DEL CONTROL

Esa teora se entiende como el conjunto de hiptesis, postulados, premisas que trata
de conocer, comprender, explicar; como instrumento conceptual y de anlisis derivada
de la teora de sistemas, los sistemas de control organizacional.
La Teora General del Control est elaborada para sistemas en marcha, los cuales
necesitan regular su operacin con el fin de lograr los objetivos propuestos. Bajo esta
concepcin la empresa debe ser revisada de esta forma. (Ver Grfico N2).
GRFICO N2. Estructura del Sistema de Control Organizacional.

Fuente: las autoras.

En la grfica se puede observar una estructura de control organizacional que se
encuentra transversal en toda la organizacin en busca de garantizar el cumplimiento
de su direccionamiento estratgico. Tomando como elementos claves los grupos de
inters que tiene relacin directa con todas las polticas, principios, valores y
subsistemas inherentes a la organizacin. La empresa se soporta en el entorno macro
del sistema de control representado en primer lugar por el subsistema central que se
compone a su vez por los procesos de: Planeacin, Operacin, Medicin,
Retroalimentacin, Evaluacin y Recompensa/Castigo, segundo la estructura
organizacional,; y tercero la cultura organizacional, apoyado este en las polticas y
prcticas de gobierno corporativo y responsabilidad social.
.

Grfico N 1. Direccionamiento Estratgico
Fuente: Las Autoras.

VALORES
Constancia
Responsabilidad
Honradez
Lealtad
Gratitud
Respeto
Imparcialidad
PRINCIPIOS
Sentido comn
Trabajo en equipo
Proactividad
Aprendizaje permanente
Reciprocidad
Sentido de pertenencia
Calidad humana

PROVEEDORES: dentro de los proveedores con los que cuenta la empresa
estn:

CLIENTES: los clientes con los que cuenta la empresa son los siguientes:

Diaco S.A.
Aceras Paz del Rio S.A.
Indumil Colombia S.A.
Sudamin S.A.s.
Sidenal S.A.
Refrasing S.A.s.
Perfiles Malpensa VS, S.A.
Distrito de Riego Usochicamocha
Materiales Industriales S.A.
Indusigma Ltda.
Vigitrans S en C.S.
Sociedad Tractec Ltda.
Holcim Colombia S.A.
Sika Colombia S.A.
Consoltec Ltda.
Diaz & Diaz ingenieros Ltda.
Maquinados Ltda.
Construyendo Ltda.
Metroconstrucciones S.A.S.
Consorcio O.I.T. S. en C.S.

TRABAJADORES: La empresa cuenta con 12 trabajadores, cinco de los cuales son
administrativos y los restantes operativos.

ESTADO: el control por parte del estado a la empresa se realiza a travs de las
siguientes entidades:
- DIAN
- Superintendencia de Sociedades
- Alcalda Municipal de Duitama

COMPETIDORES:

PROPIETARIOS:

Nestor Fernando Castro Gonzales
Dora de Castro



MEDIO AMBIENTE

SOCIEDAD: la empresa mecanizados indusrtiales precisin ltda, esta ubicada en una
zona empresarial, en donde tambin est en contacto con la zona urbana, la
organizacin no produce ningn tipo de contaminante, por lo tanto no genere daos
para la sociedad.

1.2.2. EL CONTROL





GRFICO N 3. SISTEMA DE CONTROL ORGANIZACIONAL.

Fuente: las Autoras.

CONTROLES UTILIZADOS:

Polticas reguladoras y manuales con informacin referente en cuanto a la calidad de los
procesos de operacin de la organizacin, dentro de estos procesos se encuentra:
proceso de diseo y desarrollo
proceso de gestin administrativa
proceso de gestin comercial
proceso de produccin
Polticas de calidad
Manuales de procedimientos
Supervisin
Software informticos.
Reglamento interno de trabajo.

ESTRATEGIAS UTILIZADAS
Todos los procesos operativos, de apoyo y de retroalimentan al S.G.C. suministrando
informacin acerca de su propio desempeo, mediante estrategias de evaluacin con
indicadores de desempeo y cumplimiento. con el fin de realizar el seguimiento, la
medicin y el anlisis de sus procesos se realiza un comit de calidad para tomar
decisiones,y de esta forma implementar acciones preventivas, correctivas y de
mejoramiento como garanta para alcanzar los resultados planeados.

MECANISMOS DE COMUNICACIN
Para generar un mecanismo adecuado de comunicacin interna, la alta Direccin tiene
establecido un Comit de Calidad el cual toma decisiones frente al Sistema de Gestin
de Calidad por otro lado para establecer la comunicacin en todos los niveles de la
organizacin se utilizan como medios de divulgacin carteleras informativas en cada
rea de produccin y comunicados internos escritos, y va web los cuales sern de
fcil acceso para todos los trabajadores de la empresa Mecanizados industriales
precisin Ltda. De igual manera el uso del sitio web de la empresa permite tambin la
comunicacin con todos los grupos de inters. Tambin se ha establecido una poltica
de calidad y unos objetivos de calidad de acuerdo a la norma ISO 9001:2008., los
cuales son tiles para medir el funcionamiento y propsito del Sistema de Gestin de la
Calidad.

SISTEMA DE CONTROL

COMPONENTES DE UN SISTEMA DE CONTROL


Fuente: Mantilla, Samuel Alberto. Auditora Financiera. Teora general del control.

En la empresa Mecanizados industriales precisin Ltda. No se tiene establecido formalmente
un programa de control aplicable a las actividades desarrolladas por la sociedad en cuanto a su
parte administrativa, sin embargo se cuentan con polticas claras respecto a la calidad en su
parte de produccin, por lo que se hace fcil la ejecucin de los procesos. Y al contar con
procedimientos claros en cada caso, se constituyen en prcticas indirectas de control.

Caractersticas a ser controladas:el objeto de control de este sistema son cada una
de las operaciones realizadas con el fin de asegurar que dichas acciones vayan
encaminadas al cumplimiento de la planeacin estratgica de la organizacin.

Mecanismos Sensores: Existen mecanismos de medicin que permiten saber si la se
est cumpliendo con las exigencias de los clientes por medio de indicadores de gestin
que son aplicados a todos los procesos.

Comparacin de lo presente frente a los estndares: se realiza una constante
revisin de los procesos y evaluacin del desempeo de la organizacin, en cuanto a
satisfaccin del cliente, cumplimiento de entrega, tiempos utilizados, ventas,
comparndolo con los estndares establecidos por la industria y con las expectativas
de los socios.

Accin Correctiva: La empresa Mecanizados Industriales precisin Ltda. realiza
acciones preventivas con el fin de mitigar la ocurrencia de problemas y acciones
correctivas las cuales se analizan a travs de herramientas estadsticas mediante las
cuales se prioriza la eliminacin de las causas por medio de un responsable al cual se
le asigna que ejerza su accin correctiva, despus se evala el impacto de las acciones
tomadas con el fin de rendir un informe a la gerencia.

PROBLEMAS BSICOS EN EL SISTEMA DE CONTROL ORGGANIZACIONAL.

La empresa Mecanizados Industriales Precisin Ltda. Podra presentar algunos
problemas en el desarrollo de sus actividades, tales como:

Problemas tcnicos
Dao en equipos de cmputo.
Fallas en el funcionamiento del software utilizado.
Desactualizacin en el software utilizado por la empresa.
Fallas en el funcionamiento de la maquinaria de mecanizado.


Problemas por las respuestas humanas
Ingreso de informacin errnea a los sistemas de informacin.
Mala toma de decisiones por parte de las directivas de la Empresa.
Contratacin no adecuada para la carga laboral con que cuentan los operarios.


Problemas por el tratamiento operacional
El no cumplimiento de los manuales de procesos
El no cumplimiento de funciones por parte de los directivos y dems persona

Problemas administrativos
La entrega de informacin incompleta y/o atrasada
El no cumplimiento de los programas.
Asignacin de variadas cargas laborales en una sola persona.
No formalizacin de procesos administrativos y de contratacin.

1.1.1. SISTEMAS EFECTIVOS DE CONTROL ORGANIZACIONAL

Se entiende como el proceso formal que busca influenciar la conducta de la gente que
trabajan en la organizacin, a propsito de intentar alcanzar los objetivos ms
importantes de esta.
En la empresa Mecanizados Industriales Precisin Ltda se encuentran establecidas las
polticas de calidad en sus procesos de acuerdo a la norma ISO 9001 y el Centro de
investigacin y desarrollo tecnolgico del sector elctrico en cuanto a la certificacin de
calidad en sus procesos de produccin las cuales son una prctica indirecta de control.

ELEMENTOS
El sistema de control organizacional pretende crear congruencia y alinear los objetivos
personales con los de la organizacin, estos sistemas requieren de algunos elementos
indispensables para orientar el trabajo humano hacia la congruencia como lo son:
- Motivacin
- Integracin
- Informacin
- Facilitacin

La empresa cuenta con algunas herramientas, mecanismos y/o prcticas para
garantizar que las personas involucradas en esta realicen sus actividades, con un
direccionamiento claro y especfico la consecucin de los objetivos de la entidad, como
los siguientes:

Motivacin:

La empresa Mecanizados Industriales Precisin Ltda. cuenta con elementos de
motivacin como:

Eventos de integracin entre empleados y directivos donde se celebran los cumpleaos
de los trabajadores de manera mensual y bonos extra, por el buen desempeo que
demuestren los trabajadores.

Integracin:
Para procesos de integracin, se coordina esta labor con el fin de facilitar informacin
hacia todas las reas que integran la organizacin, esta integracin se realiza en el
respectivo comit de calidad, en el cual se realiza un intercambio de ideas y
conclusiones entre todas las reas.

Facilitacin:
Se cuenta con tecnologa y herramientas necesarias para la adecuada prestacin de
servicios tales como computadores, video beam, televisores y programas necesarios,
adems de un paquete contable CNT contable.

Informacin:
los medios de informacin que utiliza la empresa son:

- correo institucional
- Circulares informativas
- Memorandos: de informacin, clarificacin, felicitacin o correciones formativas.
- Carteleras
- Llamadas telefnicas
- Encuestas

COMPONENTES

El sistema efectivo de control dentro de su entorno macro se compone de:
- El sistema Central
- La estructura Organizacional
- La cultura Organizacional

PLANEACIN

Para el cumplimiento de los objetivos de la empresa, esta define sus objetivos y
meta por medio del establecimiento de una misin y una visin definidas y el
cumplimiento de su objeto social.

la empresa Mecanizados Industriales Precisin Ltda, realiza una planeacin de
actividades, mediante la revisin gerencial, la cual se realiza en Enero de cada ao,
con la que se pretende revisar los logros del ao inmediatamente anterior y plantear
nuevas metas para el nuevo ao.

OPERACIN

Ubicacin

la empresa Mecanizados Industriales Precisin Ltda se encuentra ubicada en la
ciudad de Duitama Boyac en la Calle 21B # 40 - 102

Planta Fsica

Est compuesto por el rea administrativa la cual consta de dos oficinas, el rea de
produccin y almacenamiento que se encuentra conformada por el rea de
fabricacin y el rea de almacenaje.

Actividad Econmica














[1] Mario Bunge, Diccionario de filosofa, Mxico, Siglo XXI, 1999, p. 196