PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIN EN INGENIERA DE

MANTENIMIENTO





FACILITADOR: PARTICIPANTES:
Jos Marn Garca Gnesis, C.I. 20555700
Palomo Luisangela; C.I. 21110059
Prez Yoguis; C.I. 21110456
Vacaro Amyi, C.I. 20264623



CIUDAD BOLVAR, JUNIO DE 2014
ELEMENTOS QUE INTERVIENEN
EN EL CONTROL DE
ALMACENES
INDICE

Pg.
INTRODUCCIN3
Desarrollo:
Definiciones Bsicas

Almacn.4
Funciones de los almacenes.4
Tipos de almacenes..5
Importancia y objetivos de la gestin de almacenes..7
Objetivos y beneficios7
Aspectos involucrados en la seleccin de fuentes de abastecimiento.8
Fuentes de informacin.8
El archivo de proveedores..9
Evaluacin de los proveedores.10
Calificacin de los proveedores..11
Caractersticas de un buen proveedor.11
Necesidad de desarrollar proveedores..12
PRACTICA:

Ubicacin del almacn.13
Tamao del almacn..15
Zonas del almacn16
Proceso de Recepcin..16
Almacenamiento, reserva o stock..17
Preparacin de pedidos o picking18
Salida, verificacin o consolidacin.19
Paso, maniobra19
Oficinas.19

CONCLUSIN.............................................................................................................20

BIBLIOGRAFIA..........................................................................................................21

2
INTRODUCCION

En la realizacin del trabajo presentado a continuacin se explican
diferentes aspectos involucrados en el almacn, lo cual ayuda a conocer
como determinar la forma y manera de crear un almacn en cuanto a
ubicacin, dimensionas, espacio necesario para las maniobras, etc.

A su vez tambin se trataran las fuentes de informacin de los
almacenes, es decir fuentes pblicas y privadas. Y todas estas definiciones
bsicas para dar pie al desarrollo de la prctica de este trabajo, tomando en
cuenta los principios de los almacenes, las funciones, los tipos q forman
parte fundamental para la creacin de un almacn.

Gestionar los almacenes se liga a la gestin de stocks y se trata de la
gestin fsica de los productos almacenados. La gestin de almacenes
comprende la ubicacin de los productos en un almacn, los flujos de
materiales dentro del almacn y los mtodos para el movimiento de
productos, la trazabilidad de los productos almacenados, la preparacin de
pedidos (Picking); Entre otras cosas importantes para el cumplimiento de los
aspectos necesarios para la realizacin del almacn que se quiere
establecer.







3
DEFINICIONES BASICAS

ALMACN: rea fsica seleccionada bajo criterios y tcnicas adecuadas, y
organizada de manera lgica, ordenada y sistmica, destinada a la recepcin,
aceptacin, custodia, conservacin y distribucin o despacho de los bienes
que van a emplearse para la produccin de servicios o de bienes econmicos.

FUNCIN DE LOS ALMACENES:
Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y
deterioros.
Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias
almacenadas.
Mantienen en constante informacin al departamento de compras,
sobre las existencias reales de materia prima.
Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas
(entradas y salidas)
Vigila que no se agoten los materiales (mximos mnimos).

FUNCIN DE LAS EXISTENCIAS: Garantizar el abastecimiento e
invalidar los efectos de:
Retraso en el abastecimiento de materiales.
abastecimiento parcial
Compra o produccin en totales econmicos.
Rapidez y eficacia en atencin a las necesidades.


4
TIPOS DE ALMACENES:
Almacn de productos terminados: El almacn de productos
terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y
controlando las existencias hasta el momento de despachar los
productos a los clientes.
Almacn de materia prima y partes componentes: Este almacn
tiene como funcin principal el abastecimiento oportuno de materias
primas o partes componentes a los departamentos de produccin.
Almacn de materias auxiliares: Los materiales auxiliares son todos
aquellos que no son componentes de un producto pero que se
requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los
lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.
Almacn de productos en proceso: Si los materiales en proceso o
artculos semi-terminados son guardados bajo custodia y control,
intencionalmente previstos por la programacin, se puede decir que
estn en un almacn de materiales en proceso.
Almacn de herramientas: Un almacn de herramientas y equipo,
bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas
herramientas, equipo y tiles que se prestan a los distintos
departamentos y operarios de produccin o de mantenimiento. Cabe
mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc.
Almacn de materiales de desperdicio:





5
Los productos partes o materiales rechazados por el departamento
de control y calidad y que no tienen salvamento o reparacin, deben
tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado
del departamento mismo.
Almacn de materiales obsoletos: Los materiales obsoletos son los
que han sido descontinuados en la programacin de la produccin por
falta de ventas, por deterioro, por descomposicin o por haberse
vencido el plazo de caducidad. La razn de tener un almacn especial
para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben
ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo
actual.
Almacn de devoluciones: Aqu llegan las devoluciones de los
clientes, en el se separan y clasifican los productos para reproceso,
desperdicio y/o entrada a almacn.

Gestin de almacenes: se define como el proceso de la funcin logstica que
trata la recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo
almacn hasta el punto de consumo de cualquier material materias primas,
semi-elaborados, terminados, as como el tratamiento e informacin de los
datos generados. La gestin de almacenes tiene como objetivo optimizar un
rea logstica funcional que acta en dos etapas de flujo como lo son el
abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo por ende la gestin de
una de las actividades ms importantes para el funcionamiento de una
organizacin.



6
IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIN DE ALMACENES
Describir la importancia y los objetivos de una gestin dependen
directamente de los fundamentos y principios que enmarcan la razn de ser
de la misma, sin embargo tal como lo observamos en la grfica anterior
sobre el "debe ser almacenado" quien formula las cuestiones de fundamento
y principio es la gestin de inventario o existencia, y en estas se basa la
gestin de almacenes para tener una gran importancia y unos claros
objetivos.
Los objetivos que debe plantearse una gestin de almacenes son:
OBJETIVOS
Rapidez de entregas
Fiabilidad
Reduccin de costes
Maximizacin del volumen disponible
Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte

Los beneficios (que justifican su importancia) son:
BENEFICIOS
Reduccin de tareas administrativas
Agilidad del desarrollo del resto de procesos logsticos
Optimizacin de la gestin del nivel de inversin del circulante
Mejora de la calidad del producto
Optimizacin de costes
Reduccin de tiempos de proceso
Nivel de satisfaccin del cliente
7

Abastecimiento: es la actividad econmica encaminada a cubrir las
necesidades de consumo de una unidad econmica en tiempo, forma y
calidad, como puede ser una familia, una empresa, aplicndose muy
especialmente cuando ese sujeto econmico es una ciudad. Cuando es un
ejrcito se le suele aplicar el nombre de intendencia.

ASPECTOS INVOLUCRADOS EN LA SELECCIN DE FUENTES
DE ABASTECIMIENTO

FUENTES DE INFORMACION PBLICAS Y PRIVADAS:
Son las que realizan las unidades de compras de las diferentes
empresas, para recabar o recoger informacin de proveedores y las cuales
pueden ser:

Publicas: Comprenden publicaciones y revistas especializadas n el rea
(catlogos) suministrados por los fabricantes y distribuidores
constituyndose en fuentes importantes de informacin acerca de
proveedores potenciales.

Privadas: Las fuentes de informacin privada por excelencia lo
constituye el Registro de Proveedores, el cual suministra informacin
acerca de cuales son y donde se encuentran ubicadas las fuentes
confiables de abastecimiento, tanto regionales, nacionales e
internacionales.

8
La seleccin de fuentes es el proceso de escoger de entre una lista
de proveedores potenciales y reducirlas a unos pocos. Este proceso consiste
en seleccionar el nmero deseado de proveedores, de acuerdo con las guas
establecidas, de quienes se solicitarn las cotizaciones.

Los compradores consultan muchas fuentes de informacin durante
esta etapa de transaccin de la compra. Revisan registros de cumplimientos
del proveedor, pueden visitar e inspeccionar la planta del proveedor en
perspectiva; hablan con los vendedores del proveedor, y tal vez comprueben
con los agentes de compras que hayan tenido tratos con el proveedor que se
investiga. Los procedimientos de los departamentos de compras industriales
y gubernamentales son diferentes en este punto. En la mayora de los casos,
los compradores gubernamentales son obligados por la Ley o por los
reglamentos respectivos a otorgar a todos los proveedores calificados a una
oportunidad de hacer sus propuestas para el negocio. Los compradores del
sector privado escogen entre los muchos proveedores slo aquellos con que
desean negociar.

EL ARCHIVO DE PROVEEDORES: CONDICIONES EXIGIDAS POR LAS
EMPRESAS PARA SER PROVEEDORES:

El Archivo de Proveedores, es un registro que se lleva principalmente
para que sirva de ayuda al empleado que mecanografa el pedido. Es una lista
de todos los proveedores y sus respectivas direcciones postales completas.
Este archivo sirve para simplificar el trabajo del comprador, quien anota en
las requisiciones de compras el nombre del vendedor que recibir el pedido,

9
as como del empleado que lleva los pedidos, quien anota los datos
suplementarios que copia del archivo. Tambin se debe anotar en eses
archivo los siguientes datos: giro a que se dedica, si es fabricante o
distribuidor, nombres de los representantes, funciones, etc.

En cuanto a las condiciones exigidas por las empresas para ser
proveedoras estas son referentes a: Condiciones de entrega, es decir el
lugar donde llegar la mercanca, el tiempo en que las entregarn, etc.; de
pago, es decir a crdito o de contado; calidad; cantidad; garanta de los
materiales, etc.

EVALUACION DE LOS PROVEEDORES:

Capacidad Tcnica: Es aqu donde la persona o las personas
encargadas del Departamento de Compras mediante un proceso de
estimacin consideran las condiciones o los mtodos utilizados o que
clase de tecnologa manejan en el procesamiento de la materia prima
en la elaboracin de los productos necesitados por los compradores.

Capacidad Financiera: Tambin es importante conocer con que
cantidad de recursos financieros cuenta la empresa, y esto ms que
todo es importante para la estabilidad de la inversin hecha por los
compradores, es decir si los proveedores estn lo suficientemente
estables econmicamente hablando asegurando as el bien de los
compradores.


10
Capacidad de Produccin: En esta parte evalan la produccin en
cuanto a calidad, cantidad, tiempo y precio de los suministros pedidos
o necesitados por la empresa compradora, esto sirve para hacer
comparaciones entre proveedores y establecer cual es o cuales son
los que ms les convienen a la Empresa.

CALIFICACION DE LOS PROVEEDORES:

Calificar a un proveedor es determinar de manera real y objetiva, a
travs de un puntaje expresado en una escala establecida, su potencial
tanto legal, financiero y tcnico para suplir un requerimiento de compra.

CARACTERISTICAS DE UN BUEN PROVEEDOR:

Deben actuar de forma responsable y consciente ante sus
compradores.

Deben saber que es lo ltimo en el mercado y que es lo que le gusta a
las personas tanto naturales como jurdicas.

Deben ofrecer bajos precios y con buena calidad.

Deben tratar de cumplir lo ms rpidamente con los compromisos
adquiridos con los compradores.

Capaz de ajustarse a las necesidades imprevistas.

11
Toma iniciativa para sugerir modos ms adecuados a la clientela.

Notifica con anticipacin los cambios latentes en el mercado que
pueden afectar las operaciones del comprador.

Brindan asesora tcnica y de cualquier otra ndole que necesite el
comprador.

Estas entre otras caractersticas tanto ticas como profesionales
que deben poseer los proveedores.

NECESIDAD DE DESARROLLAR PROVEEDORES:
Esto se refiere a los casos cuando empresas radicadas en el pas se
ven en la necesidad de solicitarle a algn proveedor en particular que
fabrique o produzca en el pas determinado producto, que por supuesto no
se encuentra en la produccin normal de la empresa, ya que de esa forma se
ahorrara los gastos de importacin del mismo y su adquisicin sera ms
econmica.
CREAR UN SISTEMA DE ALMACN TOMANDO LOS SIGUIENTES
ASPECTOS:

El almacn que se ha creado para el desarrollo de este trabajo
prctico se encarga de guardar y mantener la materia prima necesaria para
el proceso de fabricacin de bloques




12
Ubicacin del almacn:

La ubicacin en la que se encuentra el almacn es en Ciudad Bolvar,
Avenida perimetral, terreno s/n y la empresa del misma esta ubicada en la
Urb. Los prceres calle 1.

Donde se ubica el almacn es una zona en la que los costos no le son
excesivos y esto ms bien beneficia a la empresa en la que se encuentra el
almacn, esto porque los proveedores que se encargan de abastecer el
almacn estn en la misma regin, es decir no se encuentran a gran distancia
por lo que el gasto en transporte para el traslado no afecta a la empresa.

De acuerdo a los aspectos necesarios para la ubicacin del almacn se
seleccion un proceso de fabricacin de bloques el cual se determina la
ubicacin del almacn de la siguiente forma:
Primero se determina que la ubicacin del almacn es almacenaje interno y
almacenaje externo o al aire libre.
Interno: Debido a que se necesita un espacio para guardar los cementos y
mantenerlos seguros de agentes atmosfrico como el sol y el agua.
Externo: por que los materiales utilizados para el proceso de fabricacin de
bloques no necesitan de proteccin contra agentes atmosfricos.
Cabe agregar que no implicara ningn inconveniente mantener ubicado el
almacn en la misma regin de la empresa esto traer ventajas favorables
ya que no se necesitaran ningn transporte extra para el traslado de la
materia prima.
13
A continuacin se mostrara la ubicacin del almacn:



Cemento








Urb Los proceres Contrucasa




14
Avenida. Perimetral Cuidad Bolvar
rea del
galpn
almacenaje
interno
rea de
oficinas,
despacho
y papelera
rea de almacenaje externo
[Escriba una cita del documento o
del resumen de un punto
interesante. Puede situar el
cuadro de texto en cualquier
lugar del documento. Utilice la
ficha Herramientas de cuadro de
texto para cambiar el formato del
cuadro de texto de la cita.]
[Escriba una cita del documento o
del resumen de un punto
interesante. Puede situar el
cuadro de texto en cualquier
lugar del documento. Utilice la
ficha Herramientas de cuadro de
texto para cambiar el formato del
cuadro de texto de la cita.]
Entrada
Salida
Tamao del almacn:
El tamao del almacn esta compuesto por las siguientes
dimensiones:











De acuerdo a los datos antes establecidos el total de dimensin del
almacn es de 1265 m2 aproximadamente es un lugar bastante amplio
debido a la cantidad de materia prima que se guarda para su dicha
distribucin.





15
reas M2
Despacho 42,165
rea de servicio 45
Implementos de seguridad
industrial
472,32
Papelera 180
Recepcin 165,6
rea de oficinas 360
Zonas del almacn :


Proceso de Recepcin :

1-El Proveedor presenta al Almacn los materiales solicitados por
Contrucasa Orden de Comprarespectiva, adjuntando la Gua de
Remisin (Original, y Copias de las facturas)
2- El encargado del almacn en presencia del proveedor, retira de su
archivo de rdenes de Compra Pendientes de Atencin la Orden de
Compra correspondiente y procede a efectuar la recepcin documentaria
del bien, comparando el contenido de la Orden de Compra con la Gua de
Remisin del Proveedor.

16
3- Procede a la recepcin fsica del bien mediante la verificacin y control
cualitativo y cuantitativo del material, teniendo en cuenta las
especificaciones tcnicas e informacin consignada en la Orden de Compra y
Gua de Remisin.
4- Requiere la presencia del usuario solicitante del material para que d
conformidad a los productos adquiridos.

Almacenamiento reserva o stock :
En cuanto al almacenamiento es importante tener en cuenta que dentro
del mismo se deben cumplir ciertos reglamentos y tener claro que no se
pueden mezclar los productos con diferentes naturalezas en este caso el
cemento es en polvo y no debe mezclarse con productos como el agua o
qumicos utilizados en la fabricacin de los bloques.
Igualmente hay una serie de factores que intervienen en la planificacin del
uso del espacio, como por ejemplo:
Similitud y cantidad: Como el producto es del mismo tipo y nicamente el
cemento va ubicado en la misma rea; Sin embargo se debe evitar guardar
de formar desordenada los productos por lo tanto se deben evitar mltiples
ubicaciones.
Demanda: Son los productos requeridos con ms frecuencia; en este caso
el cemento por lo tanto va ubicado en un rea accesible del almacn.

17
Medida y peso: cuanto ms grandes y pesados sean los bultos, menos
altura de apilado podrn tener, es recomendable que como son bultos de
cemento cada hilera sea de 8 sacos mximo.
Caractersticas: tener en cuenta las particularidades de los productos
(sensibilidad, peligrosidad, fragilidad, vencimiento, etc.).

Preparacin de pedidos o picking:

En este proceso el producto es agrupado de acuerdo al pedido realizado
una vez ordenado debidamente se traslada del almacn a la empresa donde
posteriormente es expedido hacia el cliente. Cabe sealar que esta es una
de las actividades realizadas dentro del almacn que poseen un valor
elevado debido al grado de responsabilidad de la misma dado que es el
reflejo fsico de los deseos de los clientes.





18
Salida, verificacin o consolidacin:

En esta fase se realiza un monitoreo de la mercanca de salida el cual se
realiza a travs de ordenes de trabajo para verificar e inspeccionar que sea
el pedido correcto y evitar inconvenientes como extravos que ocasionaran
perdidas para la empresa. Cabe destacar de cada factura que llega, esta
debe de tener una orden de compra Local, la cual sirve parar e imprimirlas
dependiendo del tipo de cada una de estas, ya sean materiales consumibles,
rotables, de herramientas, etc.

Paso, maniobra:
En este proceso el espacio para el movimiento de personas y maquinarias
es amplio y no existen dificultades en cuanto a estas zonas ya que las
mismas cuentan con los pasillos y un terreno amplio para lograr un
desenvolvimiento sin inconvenientes.

Oficinas:
Las oficinas ubicadas en el almacn estn representadas por la
papelera donde se realizan la entrega de facturas y se reciben las rdenes
de trabajo y ordenes de retiro de material y materia prima. Forma parte
tambin el rea de despacho la cual es el rea donde se firma se sella y se
da cumplimiento a la entrega del material. Es importante resaltar que el
almacn posee tambin un espacio donde se encuentran los implementos de
seguridad como cascos, botas, guantes, entre otros.

19
Conclusiones

El abastecimiento es una de las funciones comunes bsicas de
cualquier organizacin, puesto que cada una de ellas depende en mayor o
menor grado de los materiales y suministros de otras empresas. Ninguna
organizacin es autosuficiente.
Adicionalmente, el responsable del abastecimiento deber tener muy
clara la funcin que cumple un elemento de compra para realizar una
adquisicin adecuada. Otro aspecto fundamental es la seleccin de los
proveedores y para ello es recomendable contar con polticas claras y, sobre
todo, objetivas. Por tratar de favorecer a alguien se puede estar poniendo
en riesgo la continuidad de las operaciones. Finalmente, est claro que el
rea de abastecimiento de cualquier empresa juega un rol importante y que,
sobre todo, influye de manera relevante en los costos de la misma y por
consiguiente en los precios; lo cual, a su vez, repercute en la capacidad de
mantenerse en el mercado y competir. El xito de una empresa, creada para
ofrecer productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda
lograr una combinacin razonable de la cantidad, calidad, oportunidad y
costo de los bienes o servicios que produce.







20
Bibliografa

www.google.co.ve
http://ingenierosindustriales.jimdo.com/herramientas-para-el-ingeniero-
industrial/gesti%C3%B3n-de-almacenes/
www.google.co.ve
http://www.monografias.com/trabajos16/gestion-almacenes/gestion-
almacenes.shtml
AIDIMA
Departamento logstica y procesos
2009













21