Manual de uso

KAYROS KAYROS KAYROS KAYROS

Sistema Gerenciador de Auto Escolas





www.sistemakayros.com





Contedo

Introduo Introduo Introduo Introduo 3 33 3
Um breve resumo sobre o Sistema Kayros ........................................... 3
Porque utilizar esse sistema ................................................................. 3
Primeiros passos Primeiros passos Primeiros passos Primeiros passos funcionalidades do sistema funcionalidades do sistema funcionalidades do sistema funcionalidades do sistema 4 44 4
Tela Inicial .................................................................................................. 4
Cadastros ................................................................................................... 5
Cadastros Bsicos (Documentos, Origem, Salas, Carto, Banco, ...) .... 5
Quilometragem ..................................................................................... 6
Veculos ............................................................................................... 7
Servios ............................................................................................... 8
Funcionrios ...................................................................................... 11
Ficha do Aluno .................................................................................... 13

Co Co Co Controles ntroles ntroles ntroles Turmas prticas e Tericas Turmas prticas e Tericas Turmas prticas e Tericas Turmas prticas e Tericas 18 18 18 18
Turma Terica .......................................................................................... 18
Aulas Prticas ........................................................................................... 19
Pesquisar Agendamento Prtico ............................................................... 20
Grade de Agendamento ............................................................................ 21

Financeiro Financeiro Financeiro Financeiro Despesas e Receitas Despesas e Receitas Despesas e Receitas Despesas e Receitas 22 22 22 22
Despesas .................................................................................................. 22
Receitas ................................................................................................... 22
Grupos Despesas/Receita ......................................................................... 22
Abrir Caixa ................................................................................................ 22

Relatrios Relatrios Relatrios Relatrios 23 23 23 23
Administrao Administrao Administrao Administrao 26 26 26 26
Controle de Ligaes ................................................................................ 26
Agenda ..................................................................................................... 26
Diretrios .................................................................................................. 26
Usurios ................................................................................................... 26
Perfil de Acesso ........................................................................................ 27
Contrato ................................................................................................... 27
Clusula da Agenda .................................................................................. 27
Ordem de Servio ..................................................................................... 27
Log ........................................................................................................... 27
Bloquear Sistema ...................................................................................... 27
Permisses ............................................................................................... 27
Report um Erro ......................................................................................... 27
Chat .......................................................................................................... 28

Outros Outros Outros Outros Recursos Recursos Recursos Recursos 29 29 29 29
Consideraes Finais Consideraes Finais Consideraes Finais Consideraes Finais 30 30 30 30



Introduo

O Kayros um software gerenciador de Auto Escola completo, que roda sobre uma
plataforma web, ou seja, para utiliz-lo, basta ter um navegador (Internet Explorer,
Chrome, Firefox, Opera) instalado em seu computador. Voc poder acessar o sistema
de qualquer lugar e de qualquer computador.

Porque utilizar o Kayros?
- Porque um sistema adaptvel a sua auto escola, poder ser customizado de acordo
com suas regras de negcio, se preciso for.
- Possumos formas de comunicao direta com o cliente, sejam elas presenciais (a
depender da sua cidade), facebook, whatsapp, Skype, e-mail.



Ferramentas Bsicas do Sistema Kayros:


Primeiros passos funcionalidades do sistema


Aps efetuar o login, essa a primeira tela do sistema, que mostra um resumo do que
acontece no Kayros, como as 6 prximas aulas prticas do dia, as turmas tericas do dia,
as ltimas aes do sistema (log) que informa o que cada usurio do sistema vem
fazendo (cadastro de um novo cliente, agendamento, edio no servio, enfim), como
um rastreador de aes para que voc, administrador, possa est acompanhando. Por
fim, grficos animados estatsticos e a agenda do dia.

Cadastros Bsicos

Documentos Serve para armazenar documentos diversos da empresa, com finalidade
de backup e compartilhamento.

Carto de Crdito necessrio cadastrar todos os cartes de crditos aceitos como
forma de pagamento e suas respectivas taxas de administrao para contabilizar nos
relatrios os valores de custo da operadora de carto.

Banco Se sua auto escola trabalha com boletos, necessrio cadastrar o banco e o
boleto ser gerado automaticamente.

Salas Cadastro das salas das turmas tericas, com nome e a capacidade (Qtd. Total de
alunos).

Contedo Ministrado Registro do contedo didtico aplicado pelo professor na turma
terica.

Matrias Esse cadastro de matria necessrio quando se deseja utilizar a funo da
chamada de turma terica. A matria sempre ser vinculada ao Curso Terico do Detran
(exemplo de matrias: Direo Defensiva, Legislao de Trnsito, Primeiros Socorros, ...)
e quando o instrutor terico aplica a presena ou ausncia do aluno (fazer a chamada)
desse curso, ser para cada matria cadastrada no sistema.

Origem A origem seria de onde esse aluno veio, se de alguma outra auto escola, de
algum que trabalha comissionado, atravs de alguma campanha feita no facebook,
esses so alguns exemplos possveis para origem. Na listagem das origens existir o
boto de Alunos que esto vinculados a esta origem, clicando, ser listado todos os
alunos desta origem. Tambm possvel em Relatrios Gerais resgatar todos os alunos
cadastrados num dado perodo de tempo para todas as origens cadastradas no sistema.


Quilometragem

O item Quilometragem serve para dar baixa na quilometragem do veculo aps cada aula
agendada, tambm serve para realizar a chamada (presena/ausncia).
Quando voc clicar no menu Quilometragem, iro ser listados todas as aulas
agendadas para o dia atual (dia de hoje), com a possibilidade de alterar o dia e visualizar
outras aulas agendadas.
Uma opo interessante para essa funcionalidade que essa baixa de quilometragem e
chamada pode ficar a desencargo do administrador do sistema. Como funo opcional,
os instrutores prticos podem ter um usurio e senha, de perfil Instrutor Prtico
precisando apenas que o campo CPF no cadastro de novo usurio seja exatamente igual
ao CPF cadastrado na ficha desse funcionrio.
Ou seja, se voc possui um Funcionrio chamado Diego que tem seu CPF cadastrado
como 111.222.333-44 e voc pretende que esse usurio possa dar baixa na
quilometragem do veculo depois de cada aula agendada, ento voc deve criar um novo
usurio para Diego, e marcar o campo Grupo como Instrutor Prtico e o campo CPF
como 111.222.333-44.
Quando esse novo usurio entrar no sistema, ele apenas visualizar as aulas agendadas
para ele, e poder dar baixa na quilometragem atual do veculo.

Obs.: Esse grupo de usurio permite por padro a visualizao de alguns outros mdulos
do sistema. Caso prefira que seja visualizado apenas o menu Quilometragem, ento com
seu usurio Administrador, edite o Perfil de Acesso Instrutor Prtico, que fica em
Administrao -> Perfil de Acesso, tirando as permisses indesejadas.
Existe a opo tambm de cadastrar uma Quilometragem avulsa, quando algum utiliza
o carro para uma atividade extra auto escola. Por exemplo, levar o veculo numa
garagem a 15km de distncia, sair para comprar uma pea para conserto de outro
veculo, etc. So atividades no ligadas ao aluno, voc como Administrador pode dar
baixa nessa quilometragem rodada, apenas clicando em Adicionar e ir preenchendo os
campos, ainda no menu Quilometragem.


Veculos

No menu Veculos voc ir cadastrar todos os veculos da sua auto escola.

Obs.: antes de comear a agendar aulas e comprar os servios dos alunos, necessrio
fazer todos esses cadastros iniciais, principalmente e necessariamente os cadastros de
VECULOS, FUNCIONRIOS, CARTES e SERVIOS.
Explicando alguns campos:
- Descrio do Veculo -> o campo utilizado pelo sistema em relatrios, pode ser
preenchido por exemplo, com o modelo e a cor do veculo (Uno Mille Preto ou Uno
Vivace 1.4)

- Cd. Referncia -> Um nmero de identificao e controle do veculo, muito
importante para alguns relatrios no sistema.

- Prxima troca de leo/Prxima troca filtros e fludos/Prxima Reviso Geral ->
quando o km do veculo atingir esses nmeros, o sistema alerta, ficando o texto em
negrito/vermelho na listagem de todos os veculos.

- Situao -> Se tiver desabilitado, o veculo no ser utilizado pelo sistema, apenas
ficar listado dentro do menu Veculos. Uma situao em que o sistema desabilita o
veculo quando o KM atual ultrapassa o KM da troca de leo, porm o texto fica em
destaque (negrito/vermelho) na listagem de veculos. Ento, depois de trocar o leo,
necessrio editar o novo km para troca de leo e habilitar o veculo.

- Carteiras -> Esse campo fundamental seu preenchimento, para que o sistema
selecione os veculos de determinada carteira na tabela de agendamento.

Alm do controle de KM para Trocas de leo e Revises, tambm possvel cadastrar
todos os abastecimentos e todas as vezes que o veculo foi para oficina.
Na Coluna Opes, clicando no cone da engrenagem (Aes do Registro) -> Data de
Reviso ou Abastecimento. O preenchimento dos campos intuitivo, no precisando de
descries. A opo de relatrios tambm fica disponvel para esses cadastros.

Servios

O cadastro dos servios requer uma configurao mais detalhada e bastante ateno no
preenchimento, para que funcione sem problemas.

Segue abaixo o formulrio de cadastro/edio de um servio:

- Descrio: Nome do Servio, ex: Primeira Habilitao AB
- QTD. Aulas: Quantidade de aulas genrica, pode ser alterada individualmente para
cada cliente.
- Tx. Pagamento Parcelado: Para pagamentos a carto, se for cobrar juros, nesse campo
voc informe a porcentagem (Apenas o nmero).
- Cobrar Taxas a partir de: Um exemplo: Se at 3 vezes for sem juros, ento esse campo
voc preenche com o valor 4 (Apenas o nmero)
- Cobrar taxa acima no valor do servio? : Se os juros deve ser cobrado para o valor do
CFC.
- Cobrar taxas acima nas taxas da OS?: Se os juros acima deve ser cobrado para os
valores de taxas Extras, como taxa de Detran, Psicotcnico, material, alugueis, etc.
- Mostrar valor de taxas do carto na OS: Se voc deseja mostrar o valor em reais do
Juros (Carto) na Ordem de Servio do cliente.
- Ativar campo para Quantidade: Quando o servio possuir quantidade de aulas
Ex; Primeira Habilitao B -> 20 aulas, Aula Extra -> 1 aula



- Multiplicar valor por Quantidade: Usado para Aulas Extras, quando preciso
multiplicar o valor pela quantidade de aulas.
- Vincular servio as aulas prticas: Se esse servio possuir aulas prticas.
- Vincular servio as aulas tericas: Se esse servio possuir aulas tericas.
- Disponibiliza veculo para prova (+ 1 aula): Acrescenta mais 1 aula para ser agendada
na tabela de agendamento, sendo a ltima aula, a prova (Cor Roxa).
- Vincular como servio de aula extra: Quando o servio for de Aula Extra, marcar esse
campo, que deixar as reservas na cor Azul, na tabela de agendamento

Agora vamos a um exemplo prtico. Vamos supor que queremos cadastrar o servio
Primeira Habilitao AB. Obs.: valores so ilustrativos e fictcios:


Vamos as caractersticas desse exemplo:
- O servio custa R$ 880 reais, com 20 aulas (Voc consegue mudar a quantidade de
aulas para categoria A e categoria B depois de contratar o servio, mostrado
posteriormente).
- O servio quando pago a carto ser sem juros at 6 parcelas, a partir de 6 parcelas
ser cobrado juros de 10% em cima do valor da Auto Escola (880,00) e das taxas
escolhidas na Ordem de Servio.
- No ser mostrado o valor em reais desses 10% quando pago acima de 6x na Ordem
de Servio.
- Est vinculado as aulas prticas, para que o aluno que comprar esse servio, possa
agendar as aulas na tabela de horrios(mostrado posteriormente).
- Est vinculado as aulas tericas, para que o aluno possa ser includo nas turmas
tericas (mostrado posteriormente).

- Vinculado as carteiras A e B.
- Possuir 1 aula a mais para marcao da prova, nesse exemplo, o aluno com 20 aulas
ter disponvel 21 agendamentos.
Vamos a outro exemplo. Vamos supor que agora queremos cadastrar o servio Aula
Extra Carro.


Perceba as diferenas na configurao do servio de Habilitao AB e Aula Extra Carro.
Vamos citar as caractersticas desse ltimo cadastro:

- No preciso colocar Carga Horria e Vincular as aulas tericas, pois esse servio no
precisa de Aulas Tericas.
- A opo de multiplicar valor por quantidade est ativada, ou seja, se o cliente compra
4 aulas extras, por exemplo, ele pagar 4 X R$ 43,00.
- No ter pagamentos sem juros caso seja a carto, ir se cobrado mesmo se for pago
com 1 parcela, e apenas ser cobrado para o valor da auto escola.
- Apenas vinculado a carteira B (Carro)
- O servio est vinculado como aula Extra, isso faz com que as agendas de aula extra na
tabela fiquem na cor azul (ser melhor compreendido no decorrer do tutorial).

Aps cadastrar o servio, necessrio vincular os Cursos (Prtico e Terico), excees
apenas para Aulas Extras, e as matrias para os Cursos Tericos, para ser listadas na
chamada da turma terica.


Funcionrio

O cadastro dos funcionrios simples, apenas necessita de uma ateno maior na aba
Definio de Aulas. Mais ento vamos l:

- O campo Tipo importante escolher a categoria correta. Se for cadastrado como
Instrutor Prtico, ele ser usado apenas na tabela de agendamento prtico, se for
Instrutor Terico, apenas nas turmas tericas. Se for Prtico e Terico, ser utilizado
em ambos as opes.
- Na aba Detran, so os dados pertinentes a carteira de habilitao do instrutor.
- Na aba Definio de Aulas, os campos servem de parmetros para gerar a tabela de
agendamento prtico. Se no estiver preenchido ou preenchido de forma incorreta, voc
no conseguir agendar aulas para esse instrutor.
Obs.: Essa aba serve apenas para Instrutores Prticos, sendo inutilizado para as outras
categorias.

Vejamos um exemplo de cadastro:

De acordo com esse cadastro ilustrativo, esse funcionrio comea seu expediente as
08:00 e termina as 18:00, sendo que entre 12:00 as 14:00, ele estar em pausa, para
almoo ou repouso, e o tempo de aula + intervalo ser de 1 Hora. Isso faz com que sua
tabela de agendamento prtico tenha as seguintes colunas
08:00 | 09:00 | 10:00 | 11:00 | 14:00 | 15:00 | 16:00 | 17:00

Obs 1.: muito importante cadastrar esse tempo de aula corretamente, apesar de que
em 99% dos cadastros ser o valor 1.
Obs 2.: Caso no tenha intervalo de almoo, no preciso preencher os campos da
coluna direita (Hora Inicial Primeira Parada, Hora Final Primeira Parada, Hora Inicial

Segunda Parada, Hora Final Segunda Parada). O sistema automaticamente usa os
valores da primeira coluna (Horrio Inicial, Horrio Final) se a segunda ficar em branco.

Na Aba Definio de Veculos, marque a(s) categoria(s) que o instrutor dar aula, e
mantenha o valor 1 para a Quantidade de Aulas.
Para dar baixa na demisso de um funcionrio, ao invs de deletar o registro, apenas
marque o campo Data de Demisso, ele deixar de ser mostrado no sistema, apenas
quando clicar em Funcionrios Demitidos sero listados todos os funcionrios
demitidos.


Ficha do Aluno

Vamos a algumas caractersticas da Ficha do Aluno

- O cadastro do Aluno possui a opo de anexar uma foto a ficha, e tambm Adicionar
Lembretes.

- Na Aba Dados Adicionais, alguns campos so relacionados a primeira habilitao do
cliente, se caso ele possuir, se o cliente deseja contratar o servio de Primeira
Habilitao ento obviamente Cat Atual, Data da 1 Habilitao e outros no
precisam ser preenchidos.

- Curso Pretendido pode ser preenchido com o nome do Servio e outros detalhes, se
caso possua algum detalhe importante a ser armazenado, caso contrrio no precisa
preencher.

- O campo Observao fica a seu critrio.

- O preenchimento da DUA, gera relatrio financeiro, a partir das datas de pagamento e
recebimento.

- Primeiro voc cadastra o cliente, ento quando o cliente estiver na listagem de todos
os clientes, voc clica em Visualizar, na coluna Opes, e ento, poder contratar os
Servios, Gerar Contrato, Ordem de Servio, Recibos, Dar baixa na Nota do Aluno,
Aprovaes/Reprovaes, enfim...

- Voc pode gerar Certificados e cada certificado gerado ser listado na Aba Histrico
Cert., onde voc poder imprimir e deletar.


ABA SERVIOS (Contratar Novo Servio, Baixar Contrato, Visualizar e Editar o Contrato)
Esse o seu quadro financeiro para contratao de servio do cliente.
Primeiramente, escolha o servio ( necessrio pelo menos 1 servio cadastrado)
No exemplo acima estou contratando o servio Habilitao AB e j tenho 2 servios
contratados para esse cliente (Aula Extra Carro, 4 aulas e Habilitao Carro, 20 aulas)
O preenchimento dos campos intuitivo, o prprio sistema se encarrega de fazer os
clculos de desconto, subtrao do valor total pelo valor de entrada e parcelamento.

Aps Contratar um servio, este ser listado na aba Financeiro, onde voc ir dar baixa
nos pagamentos parcialmente ou no valor total, controlar as parcelas dos pagamentos a
carto, baixar os recibos ou finalizar os pagamentos de servios manualmente, se for
requerido.
Obs.: As Clusulas do contrato podem ser editadas no menu Administrao ->
Contrato, no decorrer do tutorial mostrarei como fazer isso sem causar danos ao
contrato.

Na prxima pgina mostrarei um exemplo do detalhamento desse servio contratado
para o cliente, e onde mudar alguns parmetros. Para chegar na tela do Detalhamento
do Servio, s clicar no cone Abrir (imagem de uma pasta aberta) de acordo com a
imagem acima ilustrada.




ABA SERVIO DETALHADO (Editar Contrato, Alterar Quantidade de Aulas, Fechar Servio)
Se voc precisa, por exemplo, colocar 15 aulas para a categoria A, e permanecer as 20
aulas para a categoria B, bem como fechar o servio, colocando aprovao/reprovao
nos cursos prticos e tericos, ou editar demais parmetros do contrato, clique no cone
Abrir, e faa essas alteraes, segue um exemplo da tela que ir ser aberta:


O link em vermelho Salvar Dados/Editar Dados, serve para editar alguns parmetros
depois do servio contratado, como Valor de Entrada, Observao, Data da Matrcula,
Desconto. Depois de alterar, s clicar novamente em Salvar Dados.
Para fechar esse Detalhamento, clique no boto amarelo, Voltar para Servios.

ABA ORDEM DE SERVIO (Contratar taxas extras e gerar documento de Ordem de Servio)
Quando voc contrata Servios Extras para o Servio, por exemplo, Habilitao AB, e
voc contrata Taxa do Detran AB, Material, Psicotcnico, Cortesia, o sistema soma todos
esses valores e d um valor final na Aba Financeiro para dar baixa.

Vejamos algumas caractersticas dessa tela:

- Para gerar uma OS, avulsa ou vinculada ao servio do aluno, marque a opo Deseja
Gerar Ordem de Servio?. Seno tiver marcada, no ir gerar.
- Se esse cadastro possui as taxas de Juros vinculadas para os Servios Extras, no
cadastro do Servio, ento aparecer um campo a mais com o valor da porcentagem de
parcelamento, que poder ser editado individualmente, se a opo de pagamento
escolhida for carto com a quantidade de parcelas maior que a do limite de sem juros.

- Marque a opo Marcar Servio como Extra (Avulso) quando voc no deseja somar
o valor ao contrato do aluno, por exemplo, o aluno compra 5 Cpias de Documentos
que segundo a imagem d R$ 2,50 (0,50 cada). Se est opo estiver marcada, ento a
compra estar vinculada a apenas o aluno e no ao Servio que o aluno contratou.


- O campo cdigo do servio contratado (Coluna OS, Aba financeiro) Automaticamente
trs o ID do ltimo servio contratado para esse cliente, se voc deseja contratar
servios extras para um segundo servio, voc coleta esse ID na Aba Financeiro, e cola no
lugar desse que j veio preenchido.

- Informe a quantidade de cada servio extra desejado, lembrando que esses itens, bem
como seus valores so cadastrados/editados no menu Administrao -> Ordem de
Servio.
- Por ltimo, a listagem de Ordem de Servios, geradas para esse aluno, voc pode
Editar ou Excluir cada uma, na coluna Aes. Clicando no PDF na coluna Anexo, voc
baixa o arquivo em pdf da Ordem de Servio.
ABA FINANCEIRO (Baixa no Pagamento, Contrato, Parcelas, Recibo)
Nessa aba so listados todos os Servios Contratados para baixa nos pagamentos. Os
valores totais, j so o somatrio dos valores do servio + valores das Taxas e Juros.
A baixa do pagamento pode ser feita parcialmente, ficando o valor pendente
proporcional.
ABA APROVAES

Na aba Aprovaes lista todos os resultados de cursos prticos e tericos dos servios
contratados. Lembrando que voc pode editar ou cadastrar esses resultados na aba
Servio Detalhado, clicando em Abrir Servio.


Turmas Tericas (Controle)

Para cadastrar uma nova turma, informe o Nome, Servio, Data de Incio e de Trmino,
Sala, Turno e Horrio.
obrigatrio cadastrar as Salas, antes de cadastrar as turmas.
Aps cadastrar a turma, clique em visualizar e adicione os alunos, atravs da lista ou do
CPF.
Se o material j ter sido entregue, marque a opo material entregue.
Na aba Realizar Chamada, marque a presena e ausncia dos alunos.
Na aba Registro de Chamadas visualize todas as chamadas feitas dessa turma.
Na listagem das turmas, existe a opo de Encerrar Turma.
Nos relatrios, possvel gerar o relatrio das chamadas, das turmas por intervalo de
tempo e das turmas que tero aula hoje.


Agendamento Prtico



Segue um exemplo de uma tabela de Agendamento Prtico.
Esse quadro de horrios formado com os parmetros do cadastro do funcionrio, na
aba Definio de Aulas, j mostrado anteriormente.
Para gerar essa tabela, primeiramente voc informa o CPF do aluno, que j precisa est
cadastrado no sistema, ento voc informa o Servio e os demais parmetros e clica em
Gerar Tabela.
A tabela ir j trazer algumas reservas, de acordo com a disponibilidade do veculo e do
veculo naquele horrio. Para liberar uma reserva, apenas clique em cima do nome do
aluno que est reservado e d OK no alerta, isto serve para remarcar aulas perdidas.
A cada agendamento o sistema vai contando e mostrando quantas aulas ainda faltam ser
agendadas. Quando chegar no limite de 0, o sistema bloqueia o agendamento.
Nos botes vermelhos, com os meses, voc pode mudar e navegar entre outros meses.
Bem como na parte superior perto do boto Gerar Tabela, s mudar o ms e gerar a
tabela novamente.
Para trocar de aluno, informe outro CPF e clique em OK (No em gerar tabela!)
Na parte mais superior tem a legenda das cores, para que voc saiba diferenci-las
dentro da tabela.
Na agenda do ms do instrutor, voc consegue gerar o relatrio do agendamento
daquele instrutor, deletar os agendamentos de cada instrutor do ms em que voc est
na tabela (no exemplo acima, em Janeiro de 2014) e Marcar Presena (da mesma forma
que pode ser feito no menu Quilometragem).
Gerar Planilha de Agendamento do Aluno

Depois de feito o agendamento do aluno, partimos para gerar o documento com essas
aulas e entregar para o cliente. Nessa mesma tela, clicando em Gerar Planilha de
Agendamento (Boto Azul, abaixo da tabela) ou no menu Controles -> Pesquisar
Agendamento Prtico ou na Ficha do aluno, clicando nas aulas da coluna Agenda.
Voc pode pesquisar essa planilha pelo CPF ou RG ou Cdigo do Aluno, seleciona o
Servio, para caso o aluno tenha mais de um servio contratado e clica em OK.
Se desejar mostrar o instrutor e o veculo nessa planilha, s marcar as opes e
desmarcar a caixa Agrupar Linhas.


Obs.: O texto abaixo da tabela no PDF pode ser editado, no menu Administrao ->
Clusula da Agenda, assim como o tamanho da fonte e da marca. O mesmo serve para o
contrato, que pode ser alterado no menu Administrao -> Contrato.
O ltimo Controle a Grade de Agendamento, que serve para agendar as visitas dos
alunos a auto escola para realizar o agendamento de suas aulas prticas.
Para colocar um agendamento na Grade, basta apenas entrar com o CPF do aluno,
informar o servio, os demais parmetros e Salvar. Abaixo ter a tabela com toda a
grade de agendamento.
Ainda possvel visualizar os agendamentos para o dia de hoje, clicando em Agenda
para Hoje ou emitir relatrios.
A opo de Agendar j monta a tabela automaticamente sem precisar preencher todos
os campos novamente para gerar tabela.


Financeiro

Essa opo do menu o controle financeiro de sua empresa, serve para cadastrar contas
de despesas e receitas.
Primeiro antes de qualquer cadastro de despesa ou receita necessrio cadastrar os
Grupos de Receita/Despesas, para organizar os registros em categorias (Grupos)
Alguns exemplos do que seriam esses grupos
- Conta de Energia (Despesa)
- Conta de gua (Despesa)
- Internet (Despesa)
- Gasolina (Despesa)
- Salrio dos Funcionrios (Despesa)
- Geral (Despesa)

- Lanchonete (Receita)
- Cpias (Receita)
- Cupons e Vale Brindes (Receita)
- Geral (Receita)

Em Financeiro -> Despesas, clique em Cadastrar. O campo descrio ser o ttulo da
despesa, como Conta de Energia, ms Nov/2013.

Se a despesa j tiver paga, ento marque a opo Lanamento Pago.
Caso seja uma conta parcelada, voc pode marcar a Periodicidade, se mensal,
semestral, enfim..., e a quantidade de parcelas, e o sistema gera tudo automtico. Se o
valor informado for o total dividido entre essas parcelas, ento marque a opo
Dividir Valor?, que o sistema faz essa diviso entre as parcelas.
Nessa listagem ser mostrado todas as despesas cadastrados misturadas, se deseja ver
apenas a do ms atual, clique na opo Despesas do Ms ##/####.
A opo Abrir Caixa, serve para voc informar quanto de dinheiro voc possui no seu
caixa no momento em que est comeando seu expediente. Essa informao serve para
mostrar no caixa do dia o valor resultante das :
(entradas de pagamento de alunos a dinheiro os valores pagos das despesas + o
somatrio do que tinha no caixa quando foi aberto).


Relatrios

- Relatrios Gerais
- Relatrio de Alunos: Traz os alunos cadastrados num dado perodo de tempo.
Pesquisa do Financeiro dos alunos
Aniversariantes do dia
- Relatrio de Turmas Tericas: Traz as turmas cadastradas num dado perodo de
tempo.
- Relatrio Aulas Prticas: Traz os agendamentos prticas num dado perodo de tempo
- Relatrio Grade de Agendamento: Traz as grades de agendamento num dado perodo
de tempo
- Relatrio de Instrutores: Traz os funcionrios do tipo Instrutor cadastrados num dado
perodo de tempo

- Relatrio de Veculos: Traz os veculos que precisam trocar o leo
Traz a quilometragem dos veculos, ou s de um veculo
Traz o abastecimento dos veculos, ou s de um veculo
Traz as revises dos veculos, ou s de um veculo
- Relatrio Instrutores com Carteira Vencida: Traz todos os instrutores onde a data de
validade da CNH est vencida.

- Relatrio de Aprovados/Reprovados: Traz todos os alunos aprovados e/ou
reprovados num dado perodo de tempo.

- Relatrio de Chamada: Traz os registros das chamadas feitas, se teve falta ou
presena nas aulas tericas num dado dia.
- Relatrio de Provas: Traz todas as provas prticas agendadas. (Agendamentos de cor
roxa na tabela).
- Relatrio Prtico/Terico Hoje: Traz as aulas prticas e as turmas tericas para o dia
atual.




- Relatrio Aulas Prticas Hoje: Traz todas as aulas prticas do dia atual, separado por
instrutor, para ser impressa e entregue a cada instrutor, afim de registrar a assinatura do
cliente
- Relatrio Origem do Cliente: Traz os clientes num dado perodo de tempo de uma
dada Origem, sejam esses registros alunos ou ligaes (mostrados no decorrer do
tutorial)

- Relatrios Financeiro
- Relatrio Contas a Pagar: Traz as despesas no pagas num dado perodo de tempo e
separadas ou no pelos grupos.
- Relatrio Contas Pagas: Traz as despesas pagas num dado perodo de tempo e
separadas ou no pelos grupos.
- Relatrio Receita: Traz as receitas cadastradas no financeiro e tambm as receitas
dos servios dos alunos, num dado perodo de tempo, separadas ou no pelos grupos de
despesas/receitas.
- Relatrio DUA: Traz as taxas de DUA num dado perodo de tempo vinculado ao aluno.
- Relatrio Pagamento de Alunos: Traz os pagamentos dos servios dos alunos num
dado perodo de tempo, separado por forma de pagamento.


- Relatrio Caixa do Dia: Traz toda a movimentao e fluxo de caixa do dia. Esse
relatrio possui alguns detalhes melhor explicados na imagem abaixo:



- Relatrio Livro Caixa: Traz todos os caixas do ms, j somados com receita e
subtrados com despesas pagas e valores separados por cartes de crdito (Visa,
Master).
- Relatrio Balano Anual: Traz toda o fechamento de caixa, numa perspectiva mensal,
meses mais lucrativos, valores totais de arrecadao em cada ms.


Administrao

- Controle de Ligaes: Essa ferramenta serve para registrar as ligaes recebidas na
auto escola e repassar para outros usurios.
Por Exemplo:
O funcionrio Pablo recebeu uma ligao da aluna Rose que gostaria de falar com o
instrutor Diego, ento Pablo deve registrar essa ligao no sistema e vincular ao usurio
de Diego.

ou algum do Detran ligou e falou com o atendente Cristian. Este atendente deve
registrar essa ligao, para que o administrador do sistema acompanhe tudo o que
acontece na auto escola.
- Agenda: Agenda de compromissos (Calendrio semanal com quadro de horrios) de
cada usurio do sistema, para controle pessoal.
- Diretrios: Os diretrios do sistema so:
-> Documentos
-> Contratos
-> Ordem de Servio
-> Relatrios
-> Recibos
-> Agendamentos
-> Imagens dos Clientes
Voc pode visualizar cada documento gerado por pastas, baixar tudo num arquivo
zipado ou ir deletando os documentos que no te serve mais.
- Usurios: Cadastre novos usurios para acessar o sistema. Para controlar o que cada
usurio deve utilizar e manusear no sistema, voc edita as permisses no Perfil de
Acesso (Grupo).

Obs.: O Grupo Administrador ter permisses totais no sistema


- Perfil de Acesso: So os grupos de usurios, onde voc editar as permisses de cada
grupo.
- Contrato: Edite as clusulas dos contratos, tamanho da fonte e altura da marca nessa
opo.
Mais preste bastante ateno nas Variveis do Contrato. Elas servem para ser
substitudas pelos dados dinmicos que vm do banco de dados, como por exemplo, o
nome do aluno, o valor do servio, o valor pendente.
Em azul, existem todas as variveis do contrato listadas, como catlogo. Ento quando
for alterado o ttulo e o corpo, necessrio no apagar tudo e copiar por cima, e sim, ir
fazendo aos poucos com cuidado para no apagar essas variveis.
- Clusulas da Agenda: o texto presente na planilha de agendamento dos alunos.
- Ordem de Servio: Aqui so cadastradas todas as taxas extras e seus respectivos
valores. Por padro o sistema j possui algumas taxas cadastradas que precisam ser
editar com os valores pertinentes a cada auto escola. Essas so as taxas mostradas
na Aba Ordem de Servio na ficha dos alunos.
- Logs: Todas as aes do sistema, como Cadastrar um novo usurio, Deletar uma
Agenda, Editar um funcionrio, so registradas em logs para acompanhamento dos
usurios administradores. Assim tudo que ocorre no sistema est sendo rastreado.
Nessa opo, esto listado tudo que acontece no sistema.
Bloquear Sistema: Essa a opo de trava manual do sistema, para que nenhum usurio
mais, a no ser o prprio que travou, consiga acessar o Kayros. Para liberar essa trava,
apenas o usurio que travou, consegue acessar e liberar o sistema para os outros.
Reporte um erro: Caso o sistema venha a apresentar alguma instabilidade ou erro, esse
formulrio envia um e-mail direto para o administrador tcnico do Kayros, sendo
apurado em poucos minutos ou horas.


Chat

O Chat a sala de bate papo para sua auto escola, para melhor integrar seus
funcionrios e agilizar o atendimento. Qualquer usurio cadastrado no sistema estar
disponvel no chat, apenas preciso que o e-mail esteja cadastrado na ficha do usurio.


Outros Recursos

Alguns outros recursos j esto sendo desenvolvidos para melhorar ainda mais sua
usabilidade no sistema.

Novas ferramentas e funcionalidades j esto em homologao, como a biometria e o
mdulo para o simulador virtual.
Outra novidade importante o aplicativo para Celulares Android e IOS do Kayros, com a
sua logomarca, aparecendo no smartphone de seu cliente como uma aplicativo de sua
auto escola.
Voc pode baixar esse tutorial no prprio sistema, existe um link visvel em todas as
pginas do Kayros.


Consideraes Finais

Solicite agora mesmo uma demonstrao do Kayros, abaixo segue os contatos da
administrao do programa.
Entre em contato tambm se deseja tirar alguma dvida ou dar sugestes. Estamos
prontos a te atender.
E-mail: diego.tauchert@gmail.com
Skype: diegotauchert
WhatsApp: 79 9955-2853
Facebook: www.facebook.com/diego.tauchert

Aguardo seu contato!




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