NOTA

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No. de venta: S.00.XVII.15
ISBN 92-1-361198-6
Copyright Naciones Unidas, 2000
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Prefacio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi
Captulo
I. GESTIN GENERAL DE CENSOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
A. Importancia de la pertinencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
2. Pertinencia para los usuarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
3. Relaciones pblicas para conseguir una mayor sintona con las necesidades
de la poblacin en general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
4. Inters para las estrategias nacionales de alcance general. . . . . . . . . . 2
5. Inters para otros elementos del sistema nacional de estadstica . . . . . . 3
B. Planificacin del censo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2. Especificar la funcin del censo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
3. Funcin del gobierno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
4. Fijacin de objetivos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
5. Elaboracin de los planes para los proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . 10
6. Supervisin de los planes de los proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
7. Preparacin del presupuesto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
C. Garanta de calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
2. Funcin de los administradores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3. La mejora de la calidad y el censo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
D. Estructura de gestin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
2. Estructura de gestin genrica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3. Gestin de los aspectos operacionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
E. Evaluacin y adquisicin de programas y equipo para computadoras. . . . . . 34
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
2. Evaluacin de los programas informticos . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
iii
3. Adquisicin de programas informticos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
4. Desarrollo interno de aplicaciones informticas . . . . . . . . . . . . . . 37
5. Evaluacin de las necesidades de equipo para computadora . . . . . . . . 37
6. Adquisicin de equipo para computadora . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
F. Utilizacin de muestreos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2. Pruebas antes del censo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
3. Durante el censo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
4. Despus del censo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
G. Seleccin y gestin de los consultores externos y de las actividades
de subcontratacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
40
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
2. Objetivos enfrentados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
3. Especificacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
4. Supervisin de los proyectos subcontratados . . . . . . . . . . . . . . . . 41
II. PREPARATIVOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
A. Establecimiento de la base de empadronamiento . . . . . . . . . . . . . . . . 43
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
2. Responsabilidad del empadronamiento del censo. . . . . . . . . . . . . . 43
3. Metas fundamentales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
4. Partes interesadas principales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
5. Tipo de empadronamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
6. Mtodo de empadronamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
7. Cronologa del empadronamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
8. Punto de referencia cronolgica del censo . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
9. Duracin del empadronamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
10. Fechas crticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
11. Otros obstculos importantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
12. Indicadores de desempeo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
B. Estructura de personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
2. Funciones y responsabilidades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
3. Tiempo disponible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
4. Coeficientes de dotacin de personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
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C. Cartografa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
2. Clasificacin geogrfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
3. Tecnologa cartogrfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
4. Realizacin del programa cartogrfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
D. Diseo y comprobacin del cuestionario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
2. Diseo del cuestionario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
3. Comprobacin de los cuestionarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
4. Pruebas del censo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
5. Mtodos de comprobacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
E. Manuales de instruccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
2. Manual de los empadronadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
3. Manual de los supervisores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
4. Manual de los directores regionales/directores regionales adjuntos . . . . 83
F. Impresin de los cuestionarios y otros documentos . . . . . . . . . . . . . . . 86
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
2. Planificacin y gestin de la impresin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
3. Tipos de cuestionarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
4. Garanta de calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
III. OPERACIONES SOBRE EL TERRENO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
A. Publicidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
2. Preparacin de una campaa de publicidad . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
3. Aplicacin de una estrategia de publicidad . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
4. Servicios de apoyo publicitario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
5. Presupuesto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
6. Evaluacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
B. Contratacin y remuneracin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
2. Contratacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
3. Remuneracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
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C. Capacitacin del personal sobre el terreno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
2. Programa de capacitacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
3. Personal encargado de la capacitacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
4. Preparacin del material de capacitacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
5. Sesiones de capacitacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
6. Capacitacin de los directores regionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
7. Capacitacin de supervisores y empadronadores . . . . . . . . . . . . . . 116
8. Capacitacin en actividades administrativas . . . . . . . . . . . . . . . . 117
9. Capacitacin en higiene y seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
10. Capacitacin en sistemas informatizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
D. Distribucin y devolucin de los materiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
2. Insumos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
3. Material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
4. Especificaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
5. Estimacin de las cantidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
6. Empaquetado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
7. Funcin de gestin del organismo del censo . . . . . . . . . . . . . . . . 125
8. Envo y devolucin del censo por correo . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
E. Seguimiento de las operaciones sobre el terreno . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
2. Planificacin de un sistema de informacin sobre la gestin . . . . . . . . 126
3. Cmo recopilar la informacin sobre la gestin. . . . . . . . . . . . . . . 127
4. Por dnde empezar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
5. Qu tipo de informacin se debe recopilar . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
F. Garanta de calidad para las operaciones sobre el terreno . . . . . . . . . . . . 130
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
2. Funcin de los supervisores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
3. Observacin de las entrevistas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
4. Comprobacin de los hogares ya empadronados . . . . . . . . . . . . . . 135
5. Comprobacin de la cobertura de la zona de empadronamiento . . . . . . 136
6. Comprobacin de los cuestionarios del censo rellenados . . . . . . . . . . 136
G. Tecnologa y operaciones sobre el terreno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
2. Tipos de tecnologa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
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IV. PROCESAMIENTO DE LOS DATOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
A. Estrategias de procesamiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
2. Sistema de procesamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
B. Ubicacin del centro (o centros) de procesamiento . . . . . . . . . . . . . . . 144
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
2. Nmero de centros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
3. Seleccin de locales adecuados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
C. Establecimiento de la estructura de personal y contratacin . . . . . . . . . . . 147
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
2. Establecimiento de la estructura de personal . . . . . . . . . . . . . . . . 147
3. Estimacin del nmero de empleados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
4. Contratacin de administradores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
5. Contratacin de supervisores y procesadores . . . . . . . . . . . . . . . . 153
6. Contratacin de otros especialistas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
7. Calendario de la campaa de contratacin . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
8. Planificacin para casos de emergencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
9. Remuneracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
D. Operaciones de procesamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
2. Ciclo de procesamiento de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
3. Control del flujo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
4. Sistema de informacin sobre la gestin . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
E. Garanta de calidad para el procesamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
2. El concepto de gestin de la calidad total. . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
3. Marco de gestin de la calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
4. Sistema de gestin de la calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
5. Puntos de garanta de calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
6. Mejora constante de la calidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
7. Validacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
F. Cuestiones tecnolgicas relacionadas con el procesamiento. . . . . . . . . . . 171
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
2. Plataformas de procesamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
3. Mtodos de captacin de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
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4. Codificacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
5. Revisin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
6. Imputacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
7. Gestin de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
8. Comunicaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
V. PRODUCTOS DEL CENSO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
A. Amplia estrategia de difusin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
2. Difusin al por mayor o al por menor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
3. Precios de los productos del censo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
4. Oportunidad de la entrega frente a exactitud de los datos. . . . . . . . . . 184
5. Etapas en la difusin de la informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
6. Distribucin general o adaptada a necesidades especficas . . . . . . . . . 185
7. Integracin de los resultados del censo con otros productos . . . . . . . . 185
B. Proceso de consulta a los usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
2. Organizacin del proceso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
3. Instrumentos utilizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
4. Plan de actividades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
C. Desarrollo de productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
2. Planificacin de los productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
3. Estrategia de produccin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
4. Garanta de calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
5. Elaboracin y comprobacin de los procedimientos . . . . . . . . . . . . 195
6. Orientaciones sobre la presentacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
7. Cuestiones relacionadas con el almacenamiento . . . . . . . . . . . . . . 196
8. Derechos de propiedad intelectual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
D. Estrategia de comercializacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
2. La estrategia de comercializacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
3. Actividades de comercializacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
4. El plan de comercializacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
E. Estrategia de ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
1. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
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2. Estrategias de ventas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
3. Plan de ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
4. El proceso de venta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
5. Objetivos de venta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208
6. Presentacin de informes/evaluacin/indicadores de desempeo . . . . . 209
7. Organizacin del equipo de ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
8. Gestin del territorio de ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
9. Funciones y responsabilidades de la venta . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
10. Capacitacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
VI. EVALUACIN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
A. Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
B. Cuantificaciones bsicas de la calidad global . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
C. Anlisis detallado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
D. Cambios en los procesos del censo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
E. Cuestiones relacionadas con la calidad de la comunicacin . . . . . . . . . . . 217
Anexos
I. Composicin y mandato del Comit Nacional del Censo de Zambia para el censo
de 1990 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
II. Ejemplo de un modelo de calendario para un proyecto del censo . . . . . . . . . . . 223
III. Ejemplo de un modelo de grfico de Gantt para proyectos . . . . . . . . . . . . . . 233
IV. Procesamiento del censo de 1996: ejemplo prctico de estrategia de gestin
de la calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
V. Estimaciones del tiempo y el equipo necesarios para la introduccin de datos
del censo por mtodos manuales y mediante escner . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
VI. Ejemplo de ndice de un modelo de contrato para el suministro de un sistema
de procesamiento del censo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
VII. Ejemplos de formularios para cuestionarios del censo. . . . . . . . . . . . . . . . . 259
ix
Pgina
PREFACIO
A lo largo de los aos, las Naciones Unidas han pu-
blicado una serie de manuales e informes tcnicos cuyo
objetivo es ayudar a los pases a realizar los censos de
poblacin y habitacin. Estos manuales e informes se
han revisado de vez en cuando para incorporar las no-
vedades y los temas que se plantean en esta materia. La
presente publicacin forma parte de una serie de ma-
nuales cuyo objetivo es ayudar a los pases a preparar
los censos del ao 2000 y aos futuros. Adems, se es-
tn preparando los siguientes manuales:
a) Handbook on a Geographic Information System
and Digital Mapping for Population and Housing Cen-
suses (ST/ESA/STAT/SER.F/79);
b) Handbook on Population and Housing Census
Editing (ST/ESA/STAT/SER.F/82);
c) Guide for the Collection of Economic Characte-
ristics in Population Censuses (ST/ESA/STAT/SER.F/
54(Part III));
Este manual es una actualizacin y complemento del
anterior Manual de censos de poblacin y habitacin,
Parte I, Planificacin, organizacin y administracin
de los censos de poblacin y de habitacin (ST/ESA/
STAT/SER.F/54 (Parte I)), publicado en 1992
1
.
La finalidad de esta obra es ofrecer a los pases un
documento de referencia sobre los aspectos ms impor-
tantes de la gestin de censos de poblacin y habita-
cin. En particular, lo que se pretende es ofrecer orien-
tacin a los pases en relacin con los siguientes
aspectos:
a) Estructuras que deben ponerse en marcha para
gestionar la planificacin y los procesos operativos de
un censo;
b) Procesos de planificacin que es preciso tener
en cuenta al establecer un censo;
c) Procesos de control y supervisin,
d) Vnculos entre esas estructuras y procesos (y
con otros elementos del sistema de censos).
La publicacin est dividida en seis captulos. La es-
tructura se inspira lo ms posible en el ciclo de los cen-
sos. En los primeros captulos se estudian los aspectos
de gestin relativos a la planificacin y las fases prepa-
ratorias, seguidos de anlisis sobre las fases operacio-
nales (es decir, las operaciones sobre el terreno y el
procesamiento), la difusin de los resultados del censo
y, finalmente, la evaluacin.
Al preparar una publicacin sobre un tema tan im-
portante y complejo, es difcil decidir el grado de deta-
lle de la informacin que se va a presentar. Se ha inten-
tado ofrecer una visin lo ms completa posible sin
sobrecargar al lector con demasiados pormenores, pero
sin dejar de lado las prcticas actuales en este terreno.
El material est basado en las prcticas utilizadas por
los pases en el levantamiento de los censos.
No obstante, es difcil preparar un material que com-
prenda toda la variedad de experiencias nacionales.
Los pases deberan usar la informacin de esta publi-
cacin que sea de inters para su situacin concreta.
Las recomendaciones nacionales relativas a los cen-
sos estn recogidas en la publicacin Principios y reco-
mendaciones para los censos de poblacin y habita-
cin (ST/ESA/STAT/SER.M/67/Rev.1), publicada en
1998
2
. Los objetivos de los principios y recomendacio-
nes son los siguientes:
a) Ayudar a mejorar las operaciones del censo y la
utilidad de sus resultados en el plano nacional, y
b) Obtener, en la medida de lo posible, una mayor
comparabilidad internacional.
Las siguientes publicaciones de las comisiones re-
gionales contienen orientaciones tiles que pueden ser
de inters para los pases de cada regin en la realiza-
cin de sus censos:
a) Comisin Econmica para Europa, Recommen-
dations for the 2000 Censuses of Population and Hou-
sing in the ECE Region, Statistical Standards and Stu-
dies, No. 49;
b) Comisin Econmica y Social para Asia y el Pa-
cfico, Report of the Regional Working Group on the
xi
1990 World Population and Housing Census Program-
me (STAT/WPHCP/14);
c) Comisin Econmica para Amrica Latina y el
Caribe, Informe Final del Seminario sobre Contenido y
Diseo de la Boleta Censal, Ro de Janeiro (Brasil), 13
al 16 de marzo de 1989 (LC/L.508);
d) Comisin Econmica para frica, Report of the
Regional Working Group on Recommendations for the
2000 Round of Population and Housing Censuses in
Africa (ECA/STAT/WG/PHC/95/21);
e) Comisin Econmica y Social para Asia Occi-
dental, Final Report and Recommendations of the Re-
gional Seminar on Population and Housing Census in
the ESCWA Region (E/ESCWA/STAT/85/WG.1/2).
La presente publicacin ha sido preparada por las
secciones de censo, demografa y geografa y aplica-
cin de tecnologas de la Oficina de Estadstica de Aus-
tralia.
Han realizado importantes aportaciones al manual la
Oficina Central de Estadstica de Palestina, as como la
Oficina Nacional de Estadstica de Kirguistn, el Mi-
nisterio de Planificacin de Camboya, junto con el
Institucional Nacional de Estadstica, el Instituto Na-
cional de Estadstica de Mozambique y la Oficina Cen-
tral de Estadstica de Zambia.
Otros pases han ofrecido ejemplos de sus experien-
cias en la realizacin de censos, que se han incluido en
el manual.
NOTAS
1
Publicacin de las Naciones Unidas, No. de venta E.92.XVII.8.
2
Publicacin de las Naciones Unidas, No. de venta E.98.XVII.9.
xii
I. GESTIN GENERAL DE CENSOS
A. IMPORTANCIA DE LA PERTINENCIA
1. Introduccin
El censo debe producir estadsticas que sean de inte-
rs para quienes utilicen esa informacin. ste es el ob-
jetivo estadstico fundamental de la realizacin de un
censo. En ese contexto, todas y cada una de las accio-
nes deben orientarse a conseguir productos pertinentes,
que respondan a las necesidades de los usuarios. Para
ello hay que tener en cuenta varios aspectos importan-
tes, que se sealan en las secciones siguientes.
2. Pertinencia para los usuarios
Los interesados ms obvios en un censo son las per-
sonas y organizaciones que utilizan los resultados de
ste para tratar de comprender algn aspecto de la so-
ciedad a la que se refiere la informacin contenida en el
censo. Por ello, en la planificacin de ste un elemento
fundamental es tener muy en cuenta las necesidades de
esas partes interesadas.
En las consultas con los usuarios acerca del conteni-
do se recopilar abundante informacin sobre sus nece-
sidades de informacin, que se reconocern en el dise-
o del cuestionario.
Un censo es una actividad especialmente costosa y
representa una fuerte carga para los declarantes. Por
ello, es fundamental, por un lado, reducir al mnimo las
demandas de informacin no atendidas y, por el otro,
no incluir en el cuestionario temas que tengan poca de-
manda. La consulta a los usuarios de los datos censales
es una iniciativa acertada de relaciones pblicas y un
medio eficiente y transparente de determinar la deman-
da de posibles temas del censo.
El primer paso en el proceso de consulta a los usua-
rios es determinar la posicin del organismo encargado
del censo en lo que respecta al contenido del mismo.
Aunque la intencin del proceso de consulta es atender
las necesidades razonables de los usuarios, antes de
nada hay que determinar qu temas conviene incluir o
no en el censo. Al evaluar los posibles temas, podran
utilizarse como orientacin los siguientes criterios ge-
nerales:
a) Se trata de un tema de importancia nacional?
b) Se necesitan datos sobre ese tema con respecto
a los grupos pequeos de poblacin o a pequeas zonas
geogrficas?
c) Es el tema apto para su inclusin en el censo?
d) Hay suficientes recursos disponibles para reco-
pilar y elaborar los datos sobre ese tema?
e) Se trata de un tema que se presta a comparacio-
nes internacionales?
Una vez que el organismo encargado del censo ha
determinado su postura con respecto al contenido, pue-
de prepararse un documento informativo que contenga
los siguientes elementos:
a) Los temas cuya inclusin est prevista en el cen-
so prximo;
b) Los temas que se prev excluir del censo pr-
ximo;
c) Otros temas, para evaluar la demanda de los
usuarios.
Para evaluar la demanda de datos, el documento in-
formativo debe solicitar aportaciones de los usuarios
en las que indiquen qu es lo que se debe incluir en el
censo. Si es posible, la distribucin de dicho documen-
to podr respaldarse mediante la celebracin de semi-
narios con los usuarios. Estos seminarios ofrecern al
organismo responsable del censo la oportunidad de co-
nocer a esos usuarios y de indicarles, con realismo, qu
datos pueden incluirse y cules no. En la mayora de los
pases, son otros ministerios gubernamentales los prin-
cipales usuarios de los datos censales y esos seminarios
ofrecern una oportunidad de educar al personal de
esos ministerios acerca de los usos y limitaciones de los
datos.
1
No obstante, son muchos otros los elementos que de-
ben tenerse en cuenta para conseguir que el censo re-
vista el mayor inters posible para los usuarios. Los as-
pectos ms importantes son los siguientes:
a) Diseo de las zonas de empadronamiento
Un uso fundamental del censo es facilitar informa-
cin sobre regiones geogrficas de pequea dimensin,
como las zonas de empadronamiento, aldeas o regiones
de caractersticas semejantes dentro de una provincia.
La posibilidad de atender mejor o peor esta necesidad
depender, entre otras muchas cosas, del diseo de las
reas bsicas (vase la seccin C del captulo II, donde
se facilita informacin ms detallada).
b) Diseo de las tareas operacionales
Al disear las tareas operacionales que llevarn a
cabo los encargados del censo es muy importante tener
en cuenta qu es lo que interesa a los usuarios. Esto es
vlido para todo el personal, lo mismo si es un empa-
dronador que tiene que decidir qu tipo de cuestionario
deben utilizar en una vivienda que si se trata de un pro-
cesador de datos que trata de resolver un problema de
revisin.
c) Capacitacin del personal sobre el terreno
La capacitacin es especialmente importante cuando
la informacin se obtiene mediante entrevistas perso-
nales. No obstante, aun cuando se recurra al autoempa-
dronamiento, las acciones y palabras del personal sobre
el terreno pueden influir enormemente en la naturaleza
y, por lo tanto, en la pertinencia de la informacin
registrada.
d) Campaa de publicidad del censo
La necesidad de una campaa de publicidad cuando
se aproxime el momento de levantamiento del censo
con el fin de facilitar la tarea de recopilacin de datos es
un hecho ampliamente reconocido. Un componente
clave de esa campaa es explicar cmo se va a utilizar
la informacin facilitada. Para que esta campaa sea
productiva, la consonancia con las necesidades de los
usuarios debe ser clara y evidente.
e) Difusin de datos
El programa de difusin debe aportar productos y
servicios de inters para los usuarios.
3. Relaciones pblicas para conseguir una mayor
sintona con las necesidades de la poblacin en
general
Adems de las campaas de comunicacin empren-
didas en las fechas prximas al perodo de recopilacin
de la informacin, es posible utilizar otras actividades
de relaciones pblicas a lo largo de todo el perodo
transcurrido entre un censo y el siguiente. Estas campa-
as pueden orientarse expresamente a demostrar a toda
la poblacin que el censo es importante para ellos y
debe contar con su apoyo. Entre los ejemplos de esas
actividades cabra citar las siguientes:
a) Amplia distribucin de los datos de censos ante-
riores;
b) Aprovechamiento de las oportunidades de estu-
dios de casos, por ejemplo, sobre la apertura de nuevos
edificios pblicos, como escuelas y hospitales, cuando
los datos del censo hayan mostrado la necesidad de
esos edificios;
c) Difusin de la informacin del censo en sopor-
tes que sean de fcil acceso para la poblacin (por
ejemplo, resmenes y panfletos) y distribuicin de
stos en lugares donde puedan ser consultados por la
poblacin (como escuelas, bibliotecas, oficinas muni-
cipales y centros de administracin de las aldeas).
4. Inters para las estrategias nacionales
de alcance general
Adems de constituir un elemento clave de un siste-
ma nacional de estadstica, un censo puede ofrecer tam-
bin oportunidades de conseguir otros objetivos impor-
tantes para un pas. Si bien stos deben supeditarse a
los objetivos estadsticos del censo, pueden ser una
consideracin importante al evaluar los beneficios y
costos del censo para el pas. Es probable que los bene-
ficios adicionales difieran notablemente de unos pases
a otros, debido a factores como los siguientes:
a) La fase de desarrollo econmico del pas;
b) La cantidad y calidad de la infraestructura exis-
tente en el pas (por ejemplo, disponibilidad de electri-
cidad en todo el territorio);
c) Grado de dispersin de las caractersticas de la
poblacin en el conjunto del pas (por ejemplo, si hay
zonas concretas donde el desempleo de los trabajado-
res de oficina constituye un problema especial).
2
Entre los ejemplos de estos otros objetivos cabe se-
alar los siguientes:
a) Oportunidad de conseguir financiamiento para
mejorar y aumentar el equipo de tecnologa de la infor-
macin dentro del pas;
b) Creacin de empleo en las zonas del pas econ-
micamente deprimidas;
c) Oportunidad de capacitar a un gran nmero de
personas en tareas como las de elaboracin de censos o
las actividades relacionadas con la recopilacin de da-
tos para el censo;
d) Mejoras en las capacidades cartogrficas del
pas, mediante la elaboracin de los mapas necesarios
para el censo.
5. Inters para otros elementos
del sistema nacional de estadstica
La informacin contenida en el censo puede aplicar-
se en muchos elementos del sistema de estadsticas de
un pas, adems de las tabulaciones producidas directa-
mente por el censo. Adems de en las dos esferas des-
critas a continuacin con mayor detalle, la informacin
del censo se puede analizar para cubrir las deficiencias
existentes en muchas series estadsticas; por ejemplo,
el empleo en los sectores de la economa no incluidos
en estudios estadsticos especficos o la informacin
sobre el alquiler pagado por la vivienda.
a) Estimaciones de la poblacin
Los resultados del censo se utilizan con frecuencia
como base para las estimaciones de la poblacin de un
pas. Estas estimaciones sern necesarias para los aos
en que no se celebre un censo y servirn tambin para
adaptar los resultados del censo y corregir algunos de
sus problemas, por ejemplo, los de falta de cobertura
del empadronamiento.
En algunos pases, se realizan amplias encuestas de-
mogrficas entre los distintos censos para actualizar las
estimaciones sobre la poblacin.
Adems de ofrecer informacin valiosa para fines
normativos y prcticos, estas estimaciones sirven con
frecuencia como puntos de referencia para los progra-
mas de encuestas de hogares.
b) Programa de encuestas de hogares
La mayor parte de los pases realizan encuestas por
muestreo intercensales en el marco de sus programas
de encuestas de hogares. Los datos de esas encuestas
suelen ser ms complejos que los datos bsicos recopi-
lados en el censo y se utilizan para obtener mayor infor-
macin sobre los temas incluidos en el censo (y alguno
ms) y para cuantificar el cambio entre un censo y el si-
guiente. Las estimaciones de la poblacin antes descri-
tas pueden servir como punto de referencia para medir
el cambio a travs del programa de encuestas.
Adems, los recuentos detallados de reas pequeas
tomados del censo pueden utilizarse directamente en el
diseo del marco de muestreo y en la seccin de las
unidades incluidas en la muestra.
Si bien el programa de encuestas puede recopilar in-
formacin diferente de la recogida en el censo, suele
haber varios temas que son comunes a ambos. Por ello,
para utilizar ms provechosamente los datos de ambas
fuentes, es importante la armonizacin de conceptos y
definiciones en los temas comunes. Entre esos datos
comunes pueden figurar la edad, el sexo, la relacin fa-
miliar, la ocupacin y otros semejantes. Debera haber
tambin definiciones comunes relativas a las referen-
cias geogrficas (por ejemplo, la definicin de sector
rural y sector urbano).
El censo puede ofrecer tambin la ventaja de desa-
rrollar la tecnologa de la informacin y otras formas de
infraestructura, y las capacidades adquiridas por el per-
sonal podrn utilizarse luego en el programa de encues-
tas de hogares.
B. PLANIFICACIN DEL CENSO
1. Introduccin
La planificacin del censo es el proceso bsico que
establece la conexin entre las diferentes fases del ciclo
censal. El diagrama siguiente es una manera de indicar
las relaciones existentes entre las grandes fases de di-
cho ciclo.
La planificacin es el ncleo del ciclo del censo, el
proceso ms decisivo para el xito del censo. En las pri-
meras fases de la planificacin se har hincapi en el
establecimiento de orientaciones estratgicas para todo
el programa del censo. Como puede observarse en el
diagrama I.1, cada fase del ciclo depende de la anterior.
La calidad del resultado de cada fase influye directa-
mente en el xito de la fase inmediatamente posterior y
de las ulteriores.
En la prctica, es probable (y conveniente) que todas
las fases estn mutuamente relacionadas mediante un
3
proceso constante de evaluacin. Por ejemplo, eso es lo
que ocurre cuando las personas que se encargan de la
fase de operaciones sobre el terreno observan algo que
influir en la interpretacin de los resultados y transmi-
ten ese conocimiento al equipo encargado de la fase de
difusin. Es una especie de plan vivo, que permite
actualizar constantemente los supuestos iniciales a lo
largo del ciclo. Se trata de una posibilidad especial-
mente importante en los pases que realizan censos
ocasionales o en forma no peridica y quiz no tengan
acceso a informes de evaluacin del censo anterior.
El objetivo del proceso de planificacin es garantizar
que cada fase no slo cuente con los debidos recursos y
organizacin sino que tenga tambin la calidad sufi-
ciente para todas las fases posteriores y que se identi-
fiquen todas las conexiones entre las distintas fases.
Debido a la larga duracin del ciclo del censo, la plani-
ficacin no deber ser esttica sino flexible, pues slo
as podr tener en cuenta los cambios ocurridos.
Hay varias cuestiones que requieren atenta conside-
racin al planificar un censo. Son las siguientes:
a) Especificar la funcin del censo;
b) Determinar el cometido de los organismos esta-
tales;
c) Establecer las metas;
d) Elaborar planes para los proyectos;
e) Supervisar los planes de los proyectos;
f ) Elaborar un presupuesto.
2. Especificar la funcin del censo
Antes de determinar la necesidad de un censo, es im-
portante llegar a comprender la funcin del censo tanto
para saber lo que se puede conseguir a travs del proce-
so de empadronamiento censal seleccionado (vase la
seccin A del captulo II) cuanto para ver de qu mane-
ra el mismo censo encaja en el marco estadstico gene-
ral del pas.
Dada la gran importancia del censo en comparacin
con otras actividades estadsticas, muchos usuarios
pueden considerar el censo bien como la nica fuente
de estadsticas o la nica fuente fiable de estadsticas
4
Diagrama I.1
El ciclo del censo
Preparacin
Evaluacin
Difusin
Planificacin
Elaboracin
Operaciones
sobre el terreno
5
Director
Nacional
Director
Ejecutivo
Director
del censo
de las prefecturas
Ayudantes
Supervisores
Jefes
de equipo
Empadronadores
Comit regional
encargado de la
campaa de
publicidad
Subcomits
para la campaa
de publicidad
Suplente
y asistentes
del
Director Ejecutivo
Personal
administrativo
de apoyo
Comit
Nacional
Comit central
de
seguridad
Subcomit
de las
prefecturas
Comit
Ejecutivo
Director
de elaboracin
de datos
Supervisores
Revisores
y
codificadores
Supervisores
de registradores
de datos
Registradores
de datos
Revisores
con
computadora
Alto
Comit
Estructura orgnica del censo en la Oficina Central de Estadstica de Palestina
sobre un tema concreto. La ventaja principal de un cen-
so en comparacin con muchas otras recopilaciones es-
tadsticas es la capacidad de facilitar datos relativos a
pequeas zonas geogrficas y a pequeos grupos de
poblacin. Cuando se desee recopilar datos no necesa-
rios para esos fines quiz sea ms eficaz en funcin de
los costos utilizar otras metodologas estadsticas.
Normalmente, la funcin principal de un censo es
presentar un recuento fiel de la poblacin total en cada
una de las regiones administrativas de un pas. Estos
recuentos son necesarios muchas veces para una distri-
bucin justa de los fondos por el Estado y para una dis-
tribucin electoral equitativa. La posibilidad de que el
censo vaya o no ms all de un simple recuento depen-
de con frecuencia de la demanda y prioridad de los da-
tos sobre temas concretos desglosados por pequeas
reas o pequeos grupos de poblacin.
Cualquiera que sea el mtodo de empadronamiento
utilizado (autoempadronamiento o empadronamiento a
travs de un entrevistador), dados los costos implica-
dos, en general las preguntas que se pueden formular en
un censo tienen que ser clara y fcilmente comprensi-
bles para la persona que rellena el cuestionario y para
un entrevistador con limitada capacitacin. Por ello, el
censo suele ser de utilidad limitada cuando se trata de
datos sobre cuestiones complejas. Eso limita los temas
que pueden tratarse provechosamente en un censo.
Hay otras metodologas que pueden utilizarse con-
juntamente con el censo o en sustitucin del mismo
para conseguir los principales objetivos de ste. Entre
ellas figuran los muestreos realizados dentro del censo
mismo (vase la seccin F, infra), las encuestas por
muestreos, los registros civiles y otras fuentes adminis-
trativas. A continuacin se analizan las ventajas de
cada una de ellas.
Las encuestas por muestreo ofrecen gran flexibilidad
en lo que se refiere a los temas. Las encuestas realiza-
das a travs de entrevistadores capacitados permiten
analizar las cuestiones en profundidad y quiz sean la
nica fuente fiable para recopilar informacin sobre
realidades complejas. Las encuestas son eficaces en
funcin de los costos y, por ello, en general pueden
aplicarse con mayor regularidad que un censo comple-
to, pero no pueden facilitar datos sobre reas y grupos
de poblacin de pequea magnitud.
Los registros de poblacin y las fuentes administrati-
vas de informacin pueden facilitar una gran abundan-
cia de datos sobre reas pequeas pero a veces presen-
tan limitaciones en cuanto a la definicin de los grupos
de poblacin pequeos. La fiabilidad de los datos to-
mados de fuentes administrativas requiere un alto nivel
de organizacin, que quiz no se d en muchos pases.
Pero hay otros problemas: los datos se recopilan con fi-
nes que no son propiamente estadsticos y quiz no se
d el grado de coherencia de las clasificaciones y pro-
cesos ni el rigor estadstico necesarios para el censo.
El organismo responsable del censo deber velar por
que estos factores sean comprendidos debidamente en
la planificacin del censo, sobre todo por parte de las
personas y organizaciones que son los usuarios de los
datos.
Partes interesadas ajenas al organismo
de estadstica
Las partes interesadas ms importantes son los usua-
rios finales de los datos del censo. Se trata de grupos de
usuarios actuales o potenciales de esos datos. Como se
ha explicado en la seccin A, las necesidades de estos
grupos determinan el concepto de pertinencia, que es
bsico en todos los temas relacionados con el censo.
Los usuarios actuales de los datos pueden tener nece-
sidades claramente expresadas y en general se encuen-
tran en una situacin que les permite influir en la direc-
cin que va a seguir el censo. No obstante, es preciso
supervisar sus peticiones para determinar si los temas
continan siendo necesarios o si el censo sigue siendo
el mtodo ms eficaz de recopilar los datos. Con mucha
frecuencia, los usuarios piden que continen incluyn-
dose en el censo algunos temas, ya que han elaborado
sus modelos de planificacin en torno a ellos. No obs-
tante, quiz existan fuentes ms indicadas que el censo
para obtener esa informacin, o es posible que stas ha-
yan dejado ya de tener alta prioridad social.
El censo es un recurso valioso que a veces no se utili-
za suficientemente y los usuarios potenciales son a los
que ms difcilmente se consigue involucrar en el pro-
ceso del censo. A diferencia de lo que ocurre con los
usuarios actuales, no se puede conseguir atraerlos con
una sola campaa. Es preciso un esfuerzo constante de
educacin y comunicacin para tener en todo momento
una comprensin cabal de la naturaleza de la toma de
decisiones y de las necesidades de datos censales para
apoyar esas decisiones. Puede utilizarse en forma con-
tinuada una serie de instrumentos como reuniones, se-
minarios y material publicitario sobre los datos censa-
les (vase la seccin A del captulo III).
6
Es probable que muchos otros bienes y servicios ne-
cesarios para que el organismo de estadstica realice el
censo (transporte, telecomunicaciones, publicidad, im-
presin, cartografa y tecnologa de la informacin es-
pecializada) se subcontraten fuera de dicho organismo.
En algunos pases, a veces constituyen la funcin bsi-
ca de otra organizacin gubernamental; en otros, esas
funciones se contratan en el mercado. En uno y otro
caso, la organizacin que desempea esas funciones
ser una de las partes interesadas en el censo.
3. Funcin del gobierno
Al planificar un censo, hay tres esferas en las que es
preciso contar con el gobierno y su administracin. Son
las siguientes:
a) Ofrecer un marco jurdico para la realizacin del
censo;
b) Aportar financiamiento para el censo;
c) Suministrar apoyo logstico para las actividades
del censo.
a) Marco jurdico
Para el levantamiento del censo se necesita alguna
forma de autoridad jurdica. Ello vara considerable-
mente de un pas a otro, pero una legislacin subsidia-
ria puede abarcar los siguientes campos:
a) Autoridad del organismo encargado del censo
para realizar las actividades pertinentes;
b) Temas que se incluirn en el censo;
c) Obligacin de las personas de facilitar informa-
cin;
d) Disposiciones sobre el carcter confidencial de
la informacin facilitada por los individuos;
e) Funcin de otras organizaciones (en especial,
los ministerios gubernamentales) en la realizacin del
censo.
Algunas de estas materias quiz estn contempladas
en la legislacin, mientras que otras quiz slo requie-
ran una aprobacin oficial del gobierno, sin necesidad
de medidas legislativas, antes de cada censo. El marco
jurdico debe entenderse con claridad e incorporarse en
la planificacin del censo. Debe preverse adecuada-
mente el considerable plazo de tiempo que podra ser
necesario para los procedimientos jurdicos.
Deber prestarse especial atencin a la fijacin de la
fecha del censo. sta se incluye normalmente en la le-
gislacin, y los organismos deberan tener plena certe-
za de que la fecha elegida es realista, en el sentido de
que todas las tareas de planificacin y preparacin pue-
dan completarse en el plazo previsto. La enmienda de
la legislacin para modificar la fecha del censo puede
resultar difcil, por no decir imposible.
En teora, el marco jurdico debera permitir un con-
siderable margen de flexibilidad operativa a fin de con-
ceder al organismo que realice el censo la capacidad de
mejorar constantemente las metodologas y ocuparse
de los problemas conforme se vayan presentando. Por
ejemplo, se puede establecer el marco jurdico para
otorgar al organismo encargado del censo la autoridad
de realizar el censo y de elegir los temas que se incor-
porarn en el cuestionario. No obstante, no se deber
imponer el diseo concreto del cuestionario ni la redac-
cin de las preguntas que aparecern en ste, para evi-
tar que los organismos competentes tengan que aceptar
un modelo concreto aun cuando la experiencia haya de-
mostrado la necesidad de modificarlo.
La cooperacin voluntaria de la sociedad es funda-
mental para el xito de un censo, por lo que se fomenta-
r con apoyo de procedimientos no legislados, por
ejemplo, una campaa de publicidad (vase la seccin
A del captulo III). No obstante, es preciso que la legis-
lacin sobre el censo imponga sanciones para los casos
de incumplimiento u obstruccin. Estas sanciones slo
deberan aplicarse de forma excepcional, y sera prefe-
7
Establecimiento de un marco jurdico
Por ejemplo, en los Principios y recomendaciones para los
censos de poblacin y habitacin
a
se afirma lo siguiente:
El censo ha de prescribirse por ley, a fin de determi-
nar el servicio de la administracin que ser su principal
responsabilidad, obtener los fondos necesarios, establecer
el alcance general y las fechas del censo y hacer que el p-
blico se vea legalmente obligado a colaborar y dar res-
puestas veraces y al empadronador a registrarlas con exac-
titud. Asimismo, en la ley del censo se estipular con la
mayor firmeza y claridad el carcter confidencial de la in-
formacin facilitada por los individuos, garantizndola
mediante sanciones adecuadas para que el pblico cola-
bore con confianza. En los pases donde no exista una au-
toridad jurdica permanente para el levantamiento peri-
dico de censos, es importante crear una autoridad
jurdica especial o, preferentemente, promulgar legisla-
cin que prevea un sistema de censos peridicos.
a
Principios y recomendaciones para los censos de poblacin y habita-
cin, Revisin 1 (publicacin de las Naciones Unidas, No. de venta:
E.98.XVII.8), prrafo I.57.
rible ocuparse de las infracciones con procedimientos
abreviados, y no con prolongados procesos judiciales.
b) Financiamiento
En la mayor parte de los pases, el gobierno aporta fi-
nanciamiento especfico para el censo. ste se distin-
gue de muchas otras actividades gubernamentales que
reciben asignaciones peridicas y relativamente previ-
sibles. El presupuesto del censo es muy cclico, con ni-
veles de gasto relativamente bajos durante las fases de
preparacin y difusin. Hay un mximo muy conside-
rable durante las fases de empadronamiento y elabora-
cin. Los gobiernos deben saber con antelacin cundo
es probable que se produzca el nivel ms alto de gasto,
para poder planificarlo.
Debido al carcter cclico de los costos del censo, los
presupuestos correspondientes se planifican con mu-
cha antelacin y comprenden todas las actividades co-
nocidas. El acuerdo del gobierno sobre el nivel de fi-
nanciamiento destinado al censo debe producirse en los
momentos iniciales del ciclo, para que puedan avanzar
los otros aspectos de la planificacin. Los responsables
del censo debern administrar los fondos y estar muy
pendientes del compromiso gubernamental con el cen-
so para tener la seguridad de que se podrn utilizar los
fondos convenidos cuando sean necesarios. Ha habido
muchos casos en que los gobiernos han aprobado ini-
cialmente cierto nivel de financiamiento y luego no han
podido cumplir sus compromisos, debido a presiones
fiscales. Ello puede tener efectos nefastos en la planifi-
cacin del censo. En algunos pases, otros ministerios
ofrecen financiamiento en relacin con temas concre-
tos (por ejemplo, el Ministerio de Trabajo financiara
los temas relativos a la mano de obra).
c) Apoyo logstico
Muchos pases recurren abundantemente a los orga-
nismos gubernamentales para la preparacin y levanta-
miento del censo. Esos organismos pueden prestar el
apoyo bien como parte de su labor habitual o con finan-
ciamiento de la institucin encargada del censo.
En muchos pases, se utiliza el personal docente para
el empadronamiento. En tales casos, es fundamental
que la organizacin del censo obtenga el compromiso y
el apoyo constante del ministerio responsable del per-
sonal docente (por ejemplo, el Ministerio de Educa-
cin) y de sus altos cargos.
Cuando el apoyo se ofrece en el marco del programa
habitual de trabajo del organismo, los responsables del
censo deben velar por que estos otros organismos ten-
gan conocimiento de los requisitos de ste. Estos orga-
nismos deberan tener planes adecuados y haber obte-
nido financiamiento para conseguir los objetivos
propuestos.
Entre los organismos gubernamentales que pueden
respaldar las actividades del censo podran citarse los
siguientes:
a) Gobiernos locales o provinciales, que pueden
autorizar o alentar al personal de sus organismos a tra-
bajar en el censo u ofrecer la infraestructura y los servi-
cios de los centros regionales;
b) Los comits directivos locales o provinciales in-
tegrados por personal de una gran diversidad de orga-
nismos gubernamentales expresamente encargados de
supervisar las actividades del censo en su regin;
c) Otros organismos gubernamentales que ofrecen
servicios especializados, por ejemplo, de impresin de
cuestionarios, cartografa, transporte o enlace con los
medios de comunicacin.
Puede verse informacin ms detallada en el anexo I,
que contiene un ejemplo del censo de Zambia de 1999,
en el que se describe claramente la composicin del
Comit Nacional del Censo y su mandato.
4. Fijacin de objetivos
Los objetivos representan un marco dentro del cual
puede realizarse la gestin habitual del censo y es posi-
ble tomar decisiones. Sin unos objetivos claros, es dif-
cil que el personal tome decisiones y asuma la respon-
sabilidad de las mismas, y es fcil que el proceso
general del censo se desve del curso inicialmente pre-
visto. Sin ellos, la toma de decisiones es centralizada y
autocrtica, lo que, debido a la magnitud y complejidad
del proceso, provocar problemas en el momento de la
ejecucin. El primer paso para fijar los objetivos es de-
terminar las partes interesadas y sus requisitos.
El trmino partes interesadas se utiliza para descri-
bir un grupo de personas que se vern afectadas por una
actividad concreta. En el caso del censo, las partes inte-
resadas ms importantes son las personas que utilizan
actualmente o podran llegar a utilizar los datos del
censo, la mayora de las cuales son ajenas al organismo
estadstico que realiza el censo. Otras partes interesa-
das pueden estar relacionadas con el levantamiento del
8
censo. En este caso, pueden ser partes interesadas ex-
ternas o internas. Dado el amplio mbito del censo, su
importancia en la planificacin y la necesidad de invo-
lucrar a una proporcin considerable de la poblacin
para completar el cuestionario del censo, la comunidad
en general es sin duda parte interesada.
a) Partes interesadas adscritas al programa
del censo
El levantamiento del censo en cualquier pas supone
el paso del cuestionario del censo (o de sus datos) a tra-
vs de una serie de fases, por ejemplos, las operaciones
sobre el terreno, el procesamiento, la difusin y la eva-
luacin. En este sentido, cada fase es parte interesada
fundamental de la precedente, y la difusin sera parte
interesada de la evaluacin, con lo que se cerrara un
crculo de calidad.
La localizacin de las partes interesadas es un punto
de partida til para establecer las relaciones bsicas de
dependencia desde la fase de planificacin. Una comu-
nicacin vlida y eficaz con esas partes interesadas es
imprescindible para garantizar que cada fase del censo
responda a las necesidades de las otras y que los recur-
sos del organismo estadstico se utilicen en la forma
ms eficaz.
La relacin entre las partes interesadas no es slo li-
neal (o circular, como en el diagrama I.1 sobre el ciclo
del censo, presentado supra); tiene tambin importan-
tes repercusiones indirectas. A continuacin se adjunta
una enumeracin ilustrativa, no exhaustiva, de las posi-
bles partes interesadas para la fase de las operaciones
sobre el terreno:
a) Evaluacin del censo. El acierto a la hora de rea-
lizar el empadronamiento censal tiene considerables
repercusiones en la calidad de los datos, que es la prin-
cipal preocupacin en la evaluacin del censo. El rea
de la evaluacin se encarga con frecuencia de analizar
los datos censales para determinar la forma ms indica-
da de mejorar su calidad. Ello comprende algunas reas
del cuestionario del censo rellenadas por los empadro-
nadores;
b) Procesamiento del censo. El procesamiento del
censo depende considerablemente de las operaciones
sobre el terreno. Algunas normas y procedimientos de
elaboracin son determinados en parte por los procedi-
mientos de empadronamiento, y es fundamental que
haya una comunicacin eficaz entre las distintas reas;
c) Difusin del censo. Desde el punto de vista de la
calidad de los datos, la difusin del censo depende de
que el empadronamiento sea completo y mantenga, e
incluso mejore, los indicadores bsicos, como las tasas
de cobertura y las de respuesta. Hay procedimientos de
empadronamiento que pueden determinar la naturaleza
y calidad de algunos datos concretos;
d) Otras reas del organismo de estadstica, en par-
ticular la responsable de las estimaciones demogrficas
intercensales.
Cada fase tiene tambin partes interesadas inter-
nas. Por ejemplo, dentro de la fase de operaciones so-
bre el terreno, el embalaje y transporte de los materia-
les es parte interesada del proceso de impresin. La
contratacin del personal sobre el terreno es parte inte-
resada del mecanismo para determinar los niveles sala-
riales, y as sucesivamente.
b) Otras partes interesadas dentro del organismo
de estadstica
En muchos pases el organismo de estadstica tiene
oficinas regionales distribuidas en todo el territorio na-
cional. En tales casos, las oficinas regionales son una
parte interesada fundamental, ya que desempean un
papel decisivo de apoyo a la fase de operaciones sobre
el terreno en su regin concreta.
Evidentemente, habr problemas de delimitacin, ya
que algunos pases incluyen en el programa censal to-
das las actividades relacionadas con el censo, mientras
que otros tienen dentro del organismo de estadstica
unidades independientes que realizan funciones en
nombre de la dependencia del censo.
Es previsible que estas funciones hagan hincapi en
las especializaciones en las que no resulta econmico
contratar personal distinto para el proyecto del censo.
Como ejemplo de esas funciones cabra sealar las si-
guientes:
a) Metodologa estadstica (diseo de las muestras
de seguimiento, asesoramiento sobre las tasas de mues-
treo de supervisin de la calidad, etc.);
b) Tecnologa de la informacin (evaluacin de los
sistemas de procesamiento, mantenimiento del equipo
y los programas informticos);
c) Relaciones pblicas (capacitacin y asesora-
miento sobre las estrategias de relaciones pblicas y las
campaas de publicidad).
9
Dentro del organismo de estadstica habr tambin
partes interesadas que utilicen los resultados del censo
en sus actividades. Cabra mencionar las siguientes:
a) Analistas estadsticos que preparan el material
mediante ulterior anlisis de los resultados del censo.
Dentro de estos grupos podran figurar los contadores
nacionales que incorporan en las cuentas la informa-
cin sobre los ingresos de los hogares y el patrimonio
inmobiliario;
b) Dependencias de servicio a los clientes, ventas y
comercializacin que tratan de determinar y atender las
necesidades de los clientes;
c) El rea responsable de las encuestas de hogares
en que se utilizan los recuentos de zonas pequeas para
actualizar la configuracin del muestreo.
c) La comunidad
Es posible que el inters de la comunidad general por el
censo sea slo espordico, con un mximo en torno a la
fecha en que se realiza o en que se difunden sus datos. Las
informaciones ofrecidas a la opinin pblica en el mo-
mento del empadronamiento para destacar los beneficios
del censo y las que dan gran publicidad a los resultados
importantes una vez conocidos los datos son procedi-
mientos eficaces para interesar a la opinin pblica.
Si bien la comunidad en general no interviene direc-
tamente en la planificacin del censo, la necesidad de
su cooperacin constante deber tenerse presente a lo
largo de todo el proceso. Los mbitos principales de in-
ters pblico son los relacionados con el derecho a la
intimidad y la confidencialidad, el carcter delicado de
algunas preguntas concretas y el tiempo necesario para
registrar la informacin en el cuestionario del censo o
comunicrsela al empadronador correspondiente.
En teora, el carcter confidencial de la informacin
personal contenida en el censo debe estar protegida por
la ley. Los registros del censo debern utilizarse nica-
mente para fines estadsticos y no para la administra-
cin general. Ello significa que otros organismos gu-
bernamentales no debern tener acceso a los registros
individuales y que stos no pueden ser examinados por
los tribunales ni otras instancias judiciales.
Las preguntas del censo deben ser claramente justi-
ficables y evitar as el intrusismo. Es posible que los
individuos se resistan a ofrecer respuestas sinceras o
sencillamente no respondan si no se ven los posibles
beneficios. Lo mismo ocurre con las preguntas que pue-
den considerarse como una injerencia excesiva en la
vida privada.
La calidad de los datos disminuye conforme aumenta
el tiempo necesario para completar el cuestionario.
Quiz no sea fcil determinar ese tiempo cuando se ha-
cen entrevistas, pero el tamao del cuestionario puede
constituir un disuasor inmediato en los censos basados
en el autoempadronamiento.
Las necesidades y requisitos de las partes interesadas
deben utilizarse para establecer los objetivos del censo.
Las necesidades de los usuarios de los datos revisten la
mxima prioridad. No obstante, hay que tener tambin en
cuenta el costo, la calidad de los datos y los aspectos lo-
gsticos de la realizacin del censo evaluados por el per-
sonal de operaciones, y lo que sea necesario para mante-
ner la cooperacin y confianza de la opinin pblica.
Los objetivos del censo giran en general en torno a
los siguientes aspectos:
a) Temas que se van a tratar;
b) Carcter confidencial;
c) Oportunidad de la difusin de los datos;
d) Calidad de los datos;
e) ndole del producto;
f ) Solucin de compromiso entre los temas que se
van abordar y los costos;
g) Costo total del censo.
Estos objetivos se relacionan mutuamente, por lo que
es preciso indicar dnde se encuentran las prioridades.
Por ejemplo, quiz haya que buscar una solucin de
compromiso entre los temas que pueden tratarse y los
costos correspondientes.
Una vez que se han establecido los objetivos del cen-
so, deben comunicarse al personal, a quien se alentar
tambin a formular objetivos y estrategias compatibles
con los objetivos generales para la parte del censo en la
que estn trabajando. Por ejemplo, el objetivo funda-
mental de mantener la confidencialidad de la informa-
cin suministrada por los individuos requerir estrate-
gias especficas en casi todas las fases del censo, desde
el empadronamiento hasta la difusin.
5. Elaboracin de los planes para los proyectos
Una vez que se han establecido los objetivos y se han
identificado las estrategias para su consecucin, co-
mienza una planificacin ms detallada. La realizacin
de un censo puede considerarse como un solo proyecto.
No obstante, dada la magnitud y complejidad del cen-
so, puede dividirse en una serie de proyectos afines y
10
mutuamente dependientes (vase el cuadro I.1). Para
conseguir una lista completa de proyectos, deber esta-
blecerse un marco sencillo en que se puedan enumerar
y clasificar las tareas. Este marco debe ser jerrquico, y
en la mayor parte de los textos o programas informti-
cos de gestin de proyectos se encontrar algo seme-
jante. En el presente manual se utiliza la siguiente es-
tructura bsica:
a) Proyectos: conjunto total de tareas necesarias
para alcanzar un objetivo especfico;
b) Fases: principales componentes del proyecto;
c) Actividades: componentes de la fase;
d) Tareas: actividad mnima que puede identifi-
carse y puede dar lugar a resultados concretos;
e) Hitos: momentos concretos en que se prev que
se van a producir los resultados y que cuantifican el
progreso de un proyecto.
Dado este marco bsico, lo que hay que hacer es
identificar cada nivel, comenzando por arriba. Muchas
veces se requerirn varias iteraciones para llegar a la
solucin adecuada. Por ejemplo, algo puede identifi-
carse inicialmente como una actividad pero luego se
convierte en una fase bien porque se analiza el proyecto
con mayor detalle o porque adquiere mayor prioridad o
complejidad una vez que se aclaran los planes. En la
mayor parte de los casos, el plan del proyecto original
cambia debido a circunstancias imprevistas.
A medida que los distintos niveles se van desarro-
llando con mayor detalle, es posible asignar responsa-
bilidades entre las personas y establecer mecanismos
de informacin y examen. Esta asignacin de responsa-
bilidades constituye el primer paso para lograr que el
personal se identifique con el proceso.
a) Proyectos
La identificacin y programacin de los distintos
proyectos del ciclo total del censo constituye la base
para la planificacin. Inicialmente, esto deber llevar-
se a cabo en el nivel ms alto del ciclo (por ejemplo,
planificacin, preparacin, empadronamiento, proce-
samiento, difusin y evaluacin) y luego dividirse en
las diferentes fases que integrarn cada uno de estos
proyectos. Esas fases se podrn descomponer luego
en actividades y finalmente en tareas para establecer
estimaciones de los recursos, asignar tareas y responsa-
bilidades y confirmar las relaciones de dependencia y
la cronologa de las tareas mutuamente relacionadas.
b) Fases
Por ejemplo, el proyecto 3, Operaciones sobre el te-
rreno, del cuadro I.1, puede descomponerse en varias
fases. En el cuadro I.2 se presenta una posible lista de
fases, de carcter meramente indicativo. Los detalles
cambiarn de unos pases a otros, segn el tipo de cen-
so, tamao, etc.
Una vez que se han determinado y aprobado las fases
pertinentes, se confiere a alguien la responsabilidad de
cada una de ellas. Una persona puede ser responsable
de varias fases: lo importante es que cada una de las
grandes fases est representada dentro de la estructura
de gestin del censo.
Tambin es til establecer el calendario general de
cada fase. Ello ayuda a aclarar las relaciones mutuas
ellas pero sirve tambin como orientacin al identificar
y programar las actividades y luego las tareas.
Los hitos sealados (vase la seccin e), infra) son
tiles para establecer las fechas tope de las distintas fa-
ses. Por ejemplo, si se sabe que la impresin debe estar
terminada en una fecha determinada para tener tiempo
suficiente para distribuir los materiales, esa fecha sera
tambin al plazo mximo para la fase 3.07. Materiales,
del cuadro I.2.
Las fases se superponen, y lo mismo ocurrir con las
fechas de comienzo y fin en este nivel. Se recomienda
la utilizacin de tcnicas como la elaboracin de orga-
11
Cuadro I.1
Definicin de los proyectos
Proyecto Comprende
1. Planificacin Establecimiento de direcciones estratgicas para
todo el programa del censo y elaboracin de
planes para los proyectos.
2. Preparacin Establecimiento de la base de empadrona-
miento, diseo y comprobacin del cuestiona-
rio, cartografa e impresin de los cuestiona-
rios.
3. Operaciones
sobre el terreno
Contratacin y capacitacin del personal sobre
el terreno, campaas de relaciones pblicas,
distribucin y devolucin de cuestionarios.
4. Procesamiento
de datos
Contratacin y capacitacin de procesadores
de datos, seleccin y organizacin de los loca-
les, procesamiento de los cuestionarios.
5. Difusin Estrategias de consulta a los usuarios, desarro-
llo de productos, comercializacin y venta.
6. Evaluacin Todos los planes y procesos de evaluacin.
nigramas sencillos para ver en forma grfica las distin-
tas fases y las relaciones de dependencia mutuas. Estas
tcnicas son preferibles a la adopcin de complejas tc-
nicas de gestin de proyectos como el anlisis en red,
ya que el gasto general de mantener y administrar di-
chas redes puede ser sumamente elevado.
c) Actividades
Una vez identificadas y aprobadas las fases, el siguien-
te paso consiste en desglosar cada fase en las actividades
que la integran. Es un proceso semejante al de identifica-
cin de las fases, pero con mayor detalle. Se necesitara
menos personal y deberan tenerse ms en cuenta aspec-
tos como el calendario, los recursos, las partes interesadas
y los productos.
En el cuadro I.3, basado en el ejemplo anterior, se in-
dican las actividades que pueden identificarse en la
fase 3.03. Cartografa de campo.
Cada actividad identificada se asigna a un jefe de ac-
tividad, encargado de determinar todas las tareas que
sta supone, de establecer contactos con otros jefes de
actividad, en caso necesario, y de preparar calendarios
y planes detallados.
d) Tareas
El ltimo paso es determinar las tareas especficas.
Al llegar a esta fase, muchas de las tareas se habrn
identificado ya en la preparacin de las fases y activi-
dades, y lo que ahora se debe hacer es encajar las tareas
en la actividad correspondiente.
No obstante, conviene realizar un proceso semejante
al emprendido con las fases y actividades para compro-
12
Cuadro I.2
Definicin de las fases
No. Fase Comprende
3.01 Mtodos y procedimiento Elaboracin de todos los procedimientos administrativos y de empadronamiento. Para ello habr que de-
terminar de qu manera realizarn el censo los empadronadores y supervisores, as como los procedimien-
tos de contratacin y remuneracin del personal sobre el terreno contratado temporalmente.
3.02 Comprobacin Elaboracin y aplicacin de todas las pruebas. Esta importante actividad agrupa todos los aspectos del
empadronamiento, en pequea escala, y puede actuar eficazmente como medida de garanta de calidad en
la operacin adems de contribuir a los objetivos especficos de cada prueba.
3.03 Cartografa Diseo de las zonas de empadronamiento y preparacin de los mapas.
3.04 Sistemas de empadrona-
miento sobre el terreno
Todos los sistemas informticos y/o cuestionarios, libros de control, etc. que se utilizan para organizar el
empadronamiento sobre el terreno. Se incluye el sistema de informacin sobre la gestin.
En otras palabras, consiste en tomar los resultados de la fase Mtodos y procedimiento y aplicarlos para
organizar el empadronamiento.
3.05 Documentacin Elaboracin y redaccin de toda la documentacin asociada con el empadronamiento: manual para los
empadronadores, manual para los supervisores, etc.
3.06 Capacitacin Preparacin de programas de capacitacin para cada nivel de personal.
3.07 Materiales Elaboracin de especificaciones y contratos para adquirir todos los materiales que se van a utilizar sobre el
terreno. El ejemplo ms claro es la impresin de los cuestionarios.
Comprende la preparacin de manuales y materiales de capacitacin, etc.
3.08 Distribucin y devolucin Se incluyen todas las actividades asociadas con la distribucin de cuestionarios y materiales al por mayor
sobre el terreno y la devolucin de los materiales al centro de procesamiento.
3.09 Evaluacin Todos los planes y procesos de evaluacin.
Cuadro I.3
Lista de actividades
No. Fase Actividad
3.03 Cartografa
de campo
3.03.01 Diseo de la zona de empadro-
namiento
3.03.02 Archivo de la zona de empadro-
namiento
3.03.03 Diseo del rea de gestin
3.03.04 Elaboracin del mapa
3.03.05 Preparacin del libro de registro
del empadronador
bar que se han identificado todas las tareas pertinentes,
y de esa manera evitar posibles sorpresas ms adelante.
Utilizando el mismo ejemplo de antes, en el cuadro
I.4 se indican las tareas que podran identificarse para
la actividad Diseo de la zona de empadronamiento en
la fase Cartografa.
Esta lista no es exhaustiva, pero se utiliza para ilustrar
la idea de desglosar las actividades en tareas. Habra que
indicar quin es el responsable de cada tarea y especificar
algunos extremos, como las fechas de comienzo y fin, los
recursos y los productos previstos (por ejemplo, un ma-
nual o un proceso de computadora).
Puede verse un modelo ms detallado y completo en
el anexo II, que contiene un calendario de proyecto fa-
cilitado por la Oficina de Estadstica de Australia.
No es posible identificar y programar las tareas (es
decir, completar ese marco general con informacin
ms detallada) en forma improvisada. Se necesita un
proceso de planificacin para asegurar que todas las ta-
reas se identifican de manera ordenada y compatible
con la gestin general del censo. El uso de un marco
como el descrito supra ofrece una buena base metodo-
lgica para conseguir ese objetivo.
Como ya se ha indicado, cada proyecto, fase, activi-
dad y tarea debera contar con un responsable. No obs-
tante, se necesita tambin coordinacin y comunica-
cin entre las distintas actividades y, en este sentido, la
identificacin y programacin de las tareas estn vin-
culadas con la estructura de gestin del censo (vase la
seccin D de este mismo captulo). El equipo encarga-
do de la gestin del censo debe ponerse de acuerdo en
la forma de comunicar los progresos conseguidos en
cada una de las grandes actividades y hasta qu punto
debe ser detallada la informacin de los distintos comi-
ts directivos y/o de planificacin que se han establecido
para ofrecer asesoramiento sobre los diversos aspectos
de la gestin del censo (vase la seccin D, infra).
En los distintos proyectos y tareas, los jefes de pro-
yecto deben velar por que sus mutuas relaciones y efec-
tos sean bien conocidos y establecer los contactos per-
tinentes. Por ejemplo, no conviene tener claramente
identificadas y programadas las tareas cartogrficas an-
tes mencionadas si la elaboracin de mapas se va a atra-
sar tanto que los mapas no van a poder enviarse sobre el
terreno.
e) Hitos
Un hito es un punto cronolgico que indica cundo
se deberan conseguir algunos componentes importan-
tes del proyecto. Pueden fijarse hitos para cualquier
parte del proyecto, pero en general se asocian con la
conclusin de un conjunto de resultados concretos del
proyecto. Podra considerarse como un hito la termina-
cin de las tareas de una actividad o la conclusin de
una fase completa. El uso de estos hitos ofrece al equi-
po del proyecto unas fechas de referencia.
f ) Cuestiones
Hay algunas cuestiones asociadas con cada actividad
y tarea que deben tenerse en cuenta en la planificacin
de los proyectos. Entre las ms obvias figuran la crono-
loga y los recursos. Otras menos evidentes son la ges-
tin de riesgos y los objetivos. Dentro del proceso de
planificacin, es conveniente identificar las cuestiones
asociadas con las actividades y adoptar un plantea-
miento coherente para enumerarlas en todas las activi-
dades. Los diferentes planteamientos de la gestin de
13
Cuadro I.4
Definicin de las tareas
No. Actividad Tareas
3.03.01 Diseo de la zona de empadrona-
miento
3.03.01.01 Examinar los mtodos, procedimientos y resultados de los censos anteriores.
3.03.01.02 Establecer o examinar los principios y criterios para el diseo de la zona de em-
padronamiento.
3.03.01.03 Preparar un manual para el diseo de la zona de empadronamiento.
3.03.01.04 Establecer mtodos, procedimientos y procesos para actualizar la zona de empa-
dronamiento.
3.03.01.05 Comprobar los procesos de diseo de la zona de empadronamiento.
3.03.01.06 Aplicar y supervisar el diseo de la zona de empadronamiento.
proyectos ofrecern diferentes maneras de conseguir
ese objetivo.
Un mtodo es utilizar un cuadro de cuestiones, que se
preparar para cada actividad. En l se enumeran sencilla-
mente una serie de cuestiones genricas que cada jefe de
actividad considera en relacin con su propia actividad.
El objetivo de este cuadro es evitar que se olviden cues-
tiones como la evaluacin y comprobacin y ofrecer un
conjunto bsico y uniforme de informacin sobre el pro-
yecto al que pueda recurrir todo el personal.
En el cuadro I.5 se describe el tipo de informacin
que podra registrarse. La ltima columna es una enu-
meracin de las preguntas que un jefe de proyecto po-
dra formularse sobre un tema concreto en relacin con
su proyecto. El cuadro puede presentarse en papel o en
soporte informtico. En algunos casos, la informacin
14
Cuadro I.5
Cuestiones relacionadas con una actividad
No. Tema Descripcin Preguntas
1. Panorama general Presentacin de informacin bsica suficiente sobre la actividad
para que se pueda comprender rpidamente dnde se encuadra.
Cmo describira esta actividad en dos o
tres frases?
2. Aprobacin Indicacin de si ha habido o deber haber una aprobacin oficial
de esta actividad.
Debe ser aprobada por alguien esta acti-
vidad?
3. Metas/objetivos Describir los objetivos de la actividad. Cul es la finalidad de esta actividad?
Est justificada? Qu es lo que se consi-
gue con ella?
4. Productos concretos Cul es el resultado final de la actividad? Puede ser un docu-
mento de especificaciones, un manual, un sistema informtico,
etc. Pueden ser tambin aportaciones a otras actividades.
Qu es lo que produce realmente esta ac-
tividad?
5. Calendario/fechas Fechas de comienzo y final, as como fechas clave intermedias.
Podra ser sencillamente un archivo en el que se registran los pro-
gresos o un documento independiente.
Qu es lo que la gente debe saber acerca
de la cronologa o calendario de esta acti-
vidad? Hay alguna fecha especialmente
importante?
6. Partes interesadas Relaciones humanas. Las personas y las zonas, incluidas las que
no son competencia del organismo, son importantes para esta ac-
tividad. Pueden depender de esta actividad, o viceversa.
Con quin tendramos que contar en la
planificacin, formulacin y realizacin
de esta actividad? Quin es el cliente?
7. Relaciones de depen-
dencia
Relaciones de procesos. Algunas actividades o tareas, con inclu-
sin de otras reas, dependen de esta actividad, o viceversa.
Qu aportaciones necesito? Cul es el
destino de los productos de esta actividad?
8. Tareas clave Describir las tareas principales que integran esta actividad. Qu tareas tienen que realizarse para po-
der dar por terminada esta actividad?
9. Riesgos Describir los posibles riesgos, su grado de probabilidad y los pla-
nes de emergencia.
Qu puede salir mal y cul es el grado de
probabilidad? Cules son los factores cla-
ve para el xito?
10. Especificaciones Pueden ser especificaciones tcnicas, por ejemplo, para una tec-
nologa de la informacin, o la descripcin de lo que supone esa
actividad. Depender en gran parte del carcter de la actividad.
Qu tengo que especificar para que se
realice la actividad? Qu tendra que de-
cir a alguien sobre la manera de proceder?
11. Recursos Dotacin de personal, presupuestos, costos, etc. Los costos de
personal son los correspondientes a las personas que trabajan en
esta actividad; no tienen que ser exactos.
Cunto cuesta esta actividad en personas
y dinero?
12. Capacitacin Capacitacin necesaria para que pueda realizarse esta actividad. Qu conocimientos se necesitaran para
realizar esta actividad? Por ejemplo, pro-
gramas de computadora (PageMaker,
Freelance, etc.), pruebas de aceptacin,
negociacin y adquisicin.
13. Medidas de desem-
peo
Indicadores de rendimiento para medir el xito de esta actividad. Cmo podr saber si esta actividad ha
sido un xito?
14. Informacin sobre la
gestin
Informacin que pueda extraerse de la actividad para informar
sobre los progresos realizados, etc., y tambin para facilitar datos
para el anlisis (nmero de personas pagadas, nmero de zonas
de empadronamiento urbanas, etc.).
Qu informacin de esta actividad ayu-
dar a conocer cmo van las cosas o a ana-
lizar la actividad posteriormente?
sobre cada tema puede registrarse en el cuadro mismo.
Otra posibilidad es utilizar ste para indicar a los lecto-
res dnde puede encontrarse la informacin acerca de
ese tema. En esto puede haber cierta flexibilidad.
La realizacin de un cuadro de actividad para cada
una de las actividades es algo que se hace una sola vez.
El conjunto completo de cuadros de actividad sirve
como referencia para toda la operacin, y como gua
para saber dnde se puede encontrar informacin ms
detallada.
g) Gestin de riesgos
Los riesgos son acontecimientos que pueden produ-
cirse y representar un obstculo para el xito del censo.
Un ejemplo sera la imposibilidad de contratar un n-
mero suficiente de empadronadores para una zona geo-
grfica concreta. Es posible que este riesgo no se haga
realidad, pero los riesgos bastante probables deben pre-
verse expresamente elaborando con todo detalle planes
paralelos al plan del censo, para el caso de que el riesgo
se haga realidad. Puede haber muchos planes paralelos
para un riesgo concreto, segn el momento en que pue-
da producirse.
La gestin de riesgos es imprescindible, debido a la
importancia del censo y al hecho de que es una activi-
dad poco frecuente. El xito y/o el fracaso del censo
puede depender de la aplicacin de los planes asocia-
dos con estos riesgos, si se hacen realidad.
6. Supervisin de los planes de los proyectos
La supervisin de los planes de los proyectos del
censo en la forma descrita supra y la gestin de las co-
rrientes de informacin forman parte importante de la
planificacin del censo. Es fundamental que el plan ge-
neral de los proyectos se supervise atentamente y que
se faciliten observaciones adecuadas sobre los resulta-
dos en todos los niveles de gestin. En la mayora de
los casos el plan original cambiar debido a circunstan-
cias imprevistas (por ejemplo, retrasos en la llegada de
equipo y dificultades tcnicas) o a la identificacin de
tareas adicionales.
Por ello, es importante que se establezca un circuito
de informacin que compare los resultados con las pre-
visiones y evale los efectos de las posibles desviacio-
nes en las fechas y costos. Es muy importante que estos
mecanismos de informacin se basen en prcticas acep-
tables de comunicacin.
Los resultados debern examinarse en forma peri-
dica. Conviene tener en cuenta, por un lado, que, si es-
tos exmenes se realizan con demasiada frecuencia, el
gasto general resulta muy elevado, y, por el otro, que, si
15
Cuadro I.5 (continuacin)
No. Tema Descripcin Preguntas
15. Comprobacin Plan de comprobacin para la actividad. Cmo comprobar esta actividad para te-
ner la seguridad de que funcionar o de
que se conseguirn los resultados apeteci-
dos?
16. Evaluacin Plan de evaluacin para la actividad. Cmo se evaluar esta actividad? Cmo
contribuirn a la evaluacin los dems ele-
mentos de este cuadro? Qu se ha hecho
con los comentarios recibidos en ocasio-
nes anteriores?
17. Presentacin de in-
formes
Informacin acerca del nivel y detalle de los informes sobre esta
actividad. Nombre y ubicacin del correspondiente archivo in-
formtico sobre la gestin del proyecto.
De qu tengo que informar, y con cunta
frecuencia, para que se pueda saber en qu
estado se encuentra esta actividad?
18. Documentacin Describir qu documentacin hay sobre esta actividad. Pueden
ser otros elementos del cuadro, como especificaciones, etc.
Qu aconsejara leer a alguien interesado
en informarse sobre esta actividad?
19. Acuerdo de servicio Detalles de cualquier acuerdo de servicio asociado con esta acti-
vidad.
Si otras personas me estn ayudando en
esta actividad, qu acuerdo debera con-
certar con ellas?
20. Cierre Indicar cmo se concluye esta actividad y qu ocurre una vez que
ha finalizado.
Cmo puedo saber cundo se ha acabado
esta actividad? A quin hay que comuni-
crselo?
no se hacen con suficiente frecuencia, quiz no puedan
adoptarse medidas correctivas en el momento oportuno.
Como se ha indicado anteriormente, los planes de los
proyectos comprenden proyectos, fases, actividades,
tareas e hitos.
Los componentes ms importantes que deben ser ob-
jeto de supervisin son los siguientes:
a) Calendario para la terminacin de una tarea;
b) Utilizacin de recursos por tarea;
c) Costo por tarea;
d) Hitos.
En este sentido, puede resultar interesante utilizar un
grfico de Gantt en el que se reproduzca grficamente
la informacin relacionada con el calendario. En un
grfico tpico de Gantt las actividades u otros elemen-
tos del proyecto se enumeran verticalmente en la parte
izquierda, las fechas aparecen en la parte superior de la
pgina y la duracin de las actividades se indica en for-
ma de barras horizontales que corresponden con las fe-
chas. En el mercado hay varios programas informticos
que se pueden utilizar para elaborar grficos de Gantt.
En la figura I.2 puede verse un ejemplo.
Puede verse un ejemplo ms ilustrativo de grfico de
Gantt para un proyecto de censo, con informacin deta-
llada sobre todos los pasos de inters que se pueden
adoptar para garantizar una supervisin eficaz del pro-
yecto del censo, en el anexo III, en el que se presenta un
ejemplo de grfico de Gantt tomado de la Oficina de
Estadstica de Australia.
a) Qu se debe examinar
i) Informacin sobre la situacin
La informacin sobre la situacin se registra normal-
mente en reuniones peridicas con todos los partici-
pantes principales en el proyecto. La informacin in-
cluye en general los siguientes aspectos:
a) Situacin de las tareas (no comenzadas, comen-
zadas o terminadas);
b) Situacin de los hitos importantes;
c) Progresos (porcentaje terminado o, preferible-
mente, tiempo estimado hasta la terminacin);
d) Fechas efectivas de comienzo y conclusin.
ii) Anlisis de las variaciones
Despus de registrar la informacin sobre la situa-
cin, debera analizarse la repercusin de las posibles
desviaciones en el calendario, costos y recursos del
proyecto. En particular, deber prestarse atencin a los
siguientes elementos:
a) Desviacin de las tareas crticas que conducen a
los hitos;
16
Seleccin del personal
Contratacin de empadronadores
b
Diagrama I.2
Grfico de Gantt
Nombre de la tarea
2000
Colocacin de anuncios
Capacitacin de empadronadores
Prep. de manuales de capacitacin
Capacitacin de personal docente
Capacitacin del personal
Etctera.
Empadronamiento
a
Julio Agosto Septiembre Junio Abril Mayo
2000
Marzo Febrero Enero
a
Fase.
b
Actividad.
c
Tarea-hito.
2000
Preparacin de anuncios
c
b) Grave retraso de algunas tareas, en cuyo caso el
tiempo estimado hasta la terminacin sera ms largo
del inicialmente previsto;
c) Compromiso excesivo de recursos en el resto
del proyecto;
d) Demasiadas tareas que aparecen como casi ter-
minadas, que es lo que se conoce tambin con el nom-
bre de sndrome del 99 por ciento completo. Los
administradores deber ser capaces de estimar con rea-
lismo el tiempo que queda hasta la terminacin;
e) Revisin del punto de referencia. Si se estima
que no es posible respetar el plazo previsto para la con-
clusin de una tarea, habr que establecer una prrroga
en el grfico de Gantt y en el resto de la documenta-
cin. Debe tratarse de un proceso muy notorio, de ma-
nera que la reprogramacin de las tareas sea claramente
visible en el grfico de Gantt. Debera seguir constando
tambin en el grfico la fecha de terminacin inicial-
mente prevista.
b) De qu se debe informar y a quin
El grfico de Gantt, que suele ser un medio claro de
comunicacin, puede utilizarse como vehculo princi-
pal para transmitir la informacin. Los diferentes nive-
les de gestin requerirn informacin ms o menos de-
tallada sobre los planes del proyecto. En la seccin D
del presente captulo puede verse una estructura gen-
rica de gestin. A continuacin se sealan algunos de
los niveles mencionados en dicha seccin y el grado de
detalle de la informacin que deben recibir sobre los
planes de los proyectos.
Equipo del proyecto
El equipo del proyecto se encarga de realizar las ta-
reas del proyecto dentro de un calendario convenido y
con una calidad aceptable. Por ello, necesitarn infor-
mes sumamente detallados en los que se indique el pro-
greso de cada tarea concreta. El equipo del proyecto
deber ponerse de acuerdo en qu es lo que debe super-
visarse y la frecuencia de los exmenes que debern
realizarse mediante reuniones peridicas. Estas pueden
constituir un mecanismo oficial para esos exmenes.
No obstante, es importante que el equipo del proyecto
no recurra nicamente a esas reuniones para supervisar
los progresos. El mantenimiento de contactos peridi-
cos y de cauces de comunicacin abiertos en sus activi-
dades cotidianas con todas las partes interesadas en su
propio equipo, y en otros equipos de proyecto depen-
dientes, es fundamental para una supervisin eficaz.
Jefe de proyecto
Los jefes de proyecto son, en ltimo trmino, respon-
sables de todas las tareas definidas en los planes del
proyecto y deben dar cuenta de la realizacin de los ob-
jetivos establecidos y cumplir el calendario de ejecu-
cin y mantenerse dentro de los lmites previstos en el
presupuesto. Por ello, necesitarn informes en todos
los niveles de los planes del proyecto (es decir, fases,
actividades y tareas). En general utilizarn los informes
para las distintas fases y actividades y la gestin coti-
diana del proyecto, pero, en caso necesario, deberan
ser capaces de descender hasta el nivel de las tareas.
Oficial ejecutivo
Una de las funciones de los oficiales ejecutivos es su-
pervisar el programa hasta la generacin de los resulta-
dos propuestos como meta. Por ello, quiz slo estn
interesados en los datos en un nivel ms elevado que la
tarea o la actividad y slo necesiten breves informes de
situacin en los que se d respuesta a las siguientes pre-
guntas: Estamos adelantados o retrasados con res-
pecto al calendario aprobado? Cul es el margen de
adelanto o retraso?. Los oficiales ejecutivos necesitan
informacin clara y breve en que se indique slo la si-
tuacin en que se encuentra el proyecto y, en su caso,
qu medidas deben adoptar.
7. Preparacin del presupuesto
Como ya se ha indicado, el presupuesto total para las
operaciones del censo debe establecerse desde el prin-
cipio para que pueda procederse al resto de la planifica-
cin. El censo tiene carcter claramente cclico: la ne-
cesidad de recursos tiene un mximo en los aos de
empadronamiento y procesamiento. Adems, los pa-
ses con ciclos censales breves (por ejemplo, cada cinco
aos) quiz tengan algunas fases (por ejemplo, evalua-
cin del censo actual y planificacin del siguiente) que
se superponen en algunos aos, y debern asignarse re-
cursos de presupuestos correspondientes a diferentes
censos. En el diagrama I.3 puede verse un ejemplo de
lo que podra ser el ciclo presupuestario del censo.
En este ejemplo concreto, el censo se celebra en el
2000/01, con un gasto mximo correspondiente sobre
todo a los costos salariales de los empadronadores y
procesadores de datos. El aumento del ao anterior se
debe sobre todo al costo de impresin de los cuestiona-
rios y a las adquisiciones de equipo. No obstante, con-
viene sealar que en los otros aos hay un gasto recu-
rrente de planificacin, preparacin y difusin.
17
Al elaborar el presupuesto del censo, deben asignar-
se recursos suficientes a cada una de las diferentes fa-
ses (planificacin, preparacin, operaciones sobre el
terreno, procesamiento, difusin y evaluacin). La
asignacin y utilizacin eficaz de los fondos en activi-
dades de planificacin y preparacin permitir ahorrar
en las operaciones de empadronamiento y procesa-
miento, que sern ms eficientes. Las necesidades de
recursos para la fase de difusin deben evaluarse con
realismo y no estar a merced de lo que ocurra con otras
operaciones. Cualquiera que sea la eficacia de las ope-
raciones de empadronamiento y procesamiento, los
usuarios juzgarn el censo en funcin de su capacidad
de difundir los datos. Si stos no se distribuyen a tiem-
po y en la forma deseada por los usuarios, ello repercu-
tir en el programa del censo en general.
Hay varias formas de estimar los presupuestos:
a) Los presupuestos pueden estar basados en las
mismas asignaciones recibidas para el censo anterior,
previo ajuste de los precios en funcin de las siguientes
consideraciones:
i) Coeficientes de inflacin, para el aumento
de los costos (por ejemplo, subidas sala-
riales);
ii) Coeficientes de deflacin, para los aumen-
tos de eficiencia (por ejemplo, aplicacin
de nueva tecnologa);
iii) Cambios en las polticas;
iv) Crecimiento demogrfico;
b) Los presupuestos pueden estar basados en la
pauta de gasto anterior, ajustada tambin en la misma
forma indicada;
c) Los presupuestos pueden ser de base cero, utili-
zando modelos de costos para establecer las necesida-
des de cada una de las fases.
Normalmente, el componente principal del presu-
puesto del censo son los costos salariales. Los corres-
pondientes a los empadronadores sobre el terreno y el
personal encargado del procesamiento de datos repre-
sentan una proporcin significativa del total de los cos-
tos salariales. Por ello, deber prestarse especial aten-
cin al clculo de los costos asociados a esas dos
actividades. Los mtodos para calcularlos se analizan
con mayor detalle en la seccin B del captulo III (em-
padronadores) y en la seccin C del captulo IV (proce-
sadores de datos).
Una vez establecido el presupuesto, deben asignarse
los fondos de los ejercicios econmicos concretos den-
18
0
20
40
60
80
100
Diagrama I.3
Ciclo presupuestario del censo: pautas de gasto previstas
1995/96 1996/97 1997/98 1998/99 1999/00 2000/01 2001/02 2002/03 2003/04 2004/05
120
Aos
C
o
s
t
o
tro del ciclo del censo. Las cifras debern desglosarse
por proyectos del programa general del censo (por
ejemplo, planificacin, empadronamiento y procesa-
miento) y distribuirse por categoras de gasto.
Supervisin del presupuesto
Una vez recibido el financiamiento, es necesario su-
pervisar los gastos y compararlos con los recursos reci-
bidos para el ejercicio actual y los sucesivos. Si bien es
cierto que los presupuestos pueden compilarse con pe-
riodicidad anual, conviene supervisarlos cada trimestre
o cada mes, teniendo en cuenta las proyecciones del
gasto total para el ejercicio econmico en curso.
Deber supervisarse el resultado de cada proyecto te-
niendo en cuenta los fondos presupuestados. Para cada
proyecto deberan prepararse informes mensuales, en
los que se indiquen el presupuesto anual, los gastos
efectuados hasta la fecha y las estimaciones de gastos
para el resto del ejercicio econmico en curso y para los
aos futuros en el ciclo del censo.
Es importante que la estimacin de los gastos en los
aos futuros se realice de forma peridica. De esa ma-
nera se dispone de un foro en el que los encargados del
proyecto pueden examinar los planes para el ao actual
y el resto del ciclo y solicitar cambios en la cuanta de
los recursos.
Se recomienda la preparacin de estimaciones pre-
vias, que se examinarn anualmente durante todo el ci-
clo y se sometern a la consideracin de la junta encar-
gada del proyecto. Al preparar estas estimaciones, los
jefes de proyecto debern examinar con detalle las pre-
visiones de gastos y justificar por completo las posibles
variaciones que soliciten.
El proceso de estimaciones previas es un instrumen-
to gracias al cual se pueden conseguir los siguientes ob-
jetivos:
a) Los administradores pueden solicitar aumentos
o manifestar los ahorros conseguidos en los recursos a
lo largo del tiempo y/o reasignar los gastos entre dife-
rentes ejercicios econmicos o partidas;
b) Las propuestas pueden ser consideradas por la
administracin superior del censo, que examinar de
una sola vez todas las solicitudes para todos los aos.
Las estimaciones representan un mecanismo formal
para que la administracin superior tome conciencia de
los dficit o supervit registrados en el financiamiento
y para que los administradores consideren la posibili-
dad de introducir cambios significativos en la utiliza-
cin prevista de los recursos.
En el cuadro I.6 se presenta un ejemplo de las parti-
das que se pueden incluir en un presupuesto para el
censo.
En la mayora de los pases, los gastos ms conside-
rables del censo son los asociados con la actividad de
empadronamiento y los salarios para el personal de
procesamiento de los datos. En el cuadro I.7 puede ver-
se el desglose aproximado de los costos por partidas
principales. Este desglose vara segn los pases y de-
pende de factores como los costos de la mano de obra,
pero se adjunta aqu para que los administradores pue-
19
Como se indica en Principios y recomendaciones
a
,
La organizacin de las finanzas pblicas es tan diferente en los distintos pases que no se puede sugerir un sistema
universal para el presupuesto y el control de los gastos del censo. Pueden, en cambio, sealarse algunos principios gene-
ralmente aceptados. No se pueden planificar y controlar con eficacia las diversas operaciones del censo sin una cuidadosa
estimacin previa del costo de cada operacin, incluidos todos sus componentes, por pequeos que sean.

Al aplicar el plan del censo se modificarn inevitablemente algunos aspectos respecto de los clculos originales, por lo
que no debe esperarse una correspondencia perfecta entre las estimaciones y los gastos finales. Desde luego, el desarrollo
del censo suele ser un proceso gradual por el que las estimaciones iniciales poco aproximadas se sustituyen por exposicio-
nes ms detalladas y precisas de los recursos necesarios. Durante todo el perodo ulterior del levantamiento del censo y de
recopilacin de sus resultados, habr que examinar de nuevo el presupuesto y comparar el rendimiento con los planes. Si
se dispone de informacin ms detallada sobre los gastos, el gobierno y las autoridades censales podrn ejercer un mayor
control sobre el desarrollo de las operaciones dentro del presupuesto, as como evaluar y controlar la eficacia y eficiencia
de esas operaciones. Adems, esta informacin es muy til para estudiar las mejoras que podran introducirse en las tc-
nicas y metodologa del censo.
a
Principios y recomendaciones para los censos de poblacin y habitacin..., prrafos 1.59 y 1.63.
20
Cuadro I.6
Partidas incluidas en un presupuesto del censo
Partida Aspectos comprendidos
Salarios Salarios para el personal permanente del organismo encargado del censo y para el personal
temporal que realiza las operaciones sobre el terreno y el procesamiento de datos. Los salarios
se calculan por separado y aparecen normalmente como partidas independientes en las hojas
de datos. Debern incluir todas las previsiones de horas extraordinarias y/o pagos en concepto
de jubilacin, en su caso.
Viajes y subsistencia Todos los gastos de viaje y dietas de subsistencia.
Vehculos Costo de la adquisicin y/o alquiler de automviles, embarcaciones o aeronaves.
Material fungible de oficina Material de escritorio, carpetas, lpices, etc.
Impresin del cuestionario Todos los costos de impresin (papel, imprenta) asociados con el cuestionario del censo.
Manuales Todos los manuales de instruccin.
Cartografa
Mantenimiento de datos Costos asociados con el mantenimiento y actualizacin de los datos cartogrficos.
Equipo Computadoras, etc.
Desarrollo Costo de desarrollo de los programas informticos.
Impresin Impresin de mapas.
Empaquetado y transporte de los cuestio-
narios
Distribucin y devolucin de los cuestionarios del censo y material asociado para las opera-
ciones sobre el terreno.
Equipo para los empadronadores Carteras, lpices, portapapeles.
Relaciones pblicas Gastos de publicidad (por ejemplo, panfletos, murales).
Capacitacin Produccin de equipo de capacitacin (por ejemplo, vdeos).
Consultores/contratistas Costo de los consultores externos que ofrecen asesoramiento y/o servicios.
Publicaciones Impresin y costos de preparacin de publicaciones que contengan los resultados del censo.
Elaboracin de productos Costos de elaboracin de productos con los resultados del censo.
Telfono y correo Gastos corrientes de telfono y correo.
Almacenamiento Costos de almacenamiento de los cuestionarios y mapas del censo.
Seguridad Costos asociados con la seguridad de los cuestionarios y datos del censo.
Impuestos Impuestos estatales aplicables.
Mobiliario Mobiliario de oficina.
Adquisiciones de equipo
Maquinaria de oficina Faxes, fotocopiadoras, etc.
Computadoras Computadoras necesarias para la recopilacin de datos y para el personal del organismo que
realiza el censo.
Licencias de programas informticos Costo de adquisicin de programas informticos disponibles en el mercado.
Desarrollo de programas informticos Costo de desarrollo de programas informticos especficos para el censo.
Arrendamiento de locales de oficina Posibles costos de arrendamiento de edificios necesarios para el procesamiento de los datos,
etctera.
Costos de administracin de oficinas Combustible, electricidad, limpieza, etc.
Gastos en equipo de oficina Costo de equipamiento de las oficinas.
Viajes Costos relacionados con viajes del personal del censo.
dan hacerse una idea aproximada de cules pueden ser
las principales partidas de costos.
C. GARANTA DE CALIDAD
1. Introduccin
En el contexto del censo, la garanta de la calidad
debe tener en cuenta cuatro atributos:
a) Pertinencia;
b) Costo;
c) Oportunidad;
d) Calidad (o exactitud) de los datos.
El atributo fundamental pertinencia del resultado
del censo y la forma de conseguirlo se han examina-
do ya en la seccin A. Sin duda, conseguir los objetivos
relacionados con los costos, la oportunidad y la exacti-
tud no servirn de nada si los resultados obtenidos no
guardan relacin con el inters nacional. Esos tres as-
pectos (costo, oportunidad y exactitud slo podrn con-
seguirse si se est dispuesto a llegar a una solucin de
compromiso. Para conseguir una mayor exactitud qui-
z haya que contraer mayores gastos y quiz haya que
renunciar en parte a la puntualidad. La calidad es relati-
va, y en ltimo trmino est basada en lo que es acepta-
ble o en lo que puede servir para los objetivos previs-
tos, ms que en un concepto de perfeccin absoluta.
La calidad es resultado de los procesos, y las defi-
ciencias de calidad (por ejemplo, los retrasos en el pro-
cesamiento) son normalmente resultado de deficien-
cias en el proceso ms que en las acciones de las perso-
nas individuales que trabajan en el mismo. La clave
para garantizar y mejorar la calidad es poder cuantifi-
car peridicamente el costo, oportunidad y exactitud de
un determinado proceso de tal manera que ste pueda
mejorar cuando se observa un descenso de la calidad.
El objetivo principal de la garanta de calidad es evitar
que se repitan los errores, detectar stos fcilmente e
informar al trabajador para evitar que continen. Este
sencillo crculo de intercambio de informacin se pre-
senta en el diagrama I.4.
Por ser iterativo, el crculo de calidad es especial-
mente aplicable a las tareas que son muy repetitivas,
como la fase de procesamiento del censo. No obstante,
el principio general es vlido para todos los procesos.
Por ejemplo, hay menos oportunidades de evaluar los
resultados, identificar los problemas y adoptar medidas
correctoras en fases como en el empadronamiento, de-
bido a los problemas de tiempo, a que algunos procesos
slo se realizan una vez y a dificultades de comunica-
cin. No obstante, es algo que se puede conseguir con
una planificacin esmerada y una documentacin por
adelantado del censo.
Es importante efectuar una evaluacin completa de
las tareas al final de cada fase del censo. Ello deber ha-
cerse en particular en fases como el empadronamiento,
para que el aprendizaje institucional implcito en el
crculo de calidad se transmita al siguiente censo.
Como las personas desempean un papel fundamen-
tal en la mayor parte de los procesos del censo, estn en
21
Cuadro I.7
Porcentaje de los gastos efectuados en las distintas partidas
Partida Australia Kirguistn Kazajstn Camboya
Salarios de los empadronadores 24 16,3 29,06
Personal de procesamiento de datos 15 4,8 2,45
Personal del organismo del censo 14 15,5 2,95 25,3 (para los procesadores de
datos y los empadronadores)
Equipo y programas informticos para
el procesamiento de datos
6 34,6 2,05 26,3
Impresin de cuestionarios 3 6 5,38
Cartografa 3 2,8 1,17 2,6
Equipo de oficina 3 3,5 0,86 1,3
Costos de edificios 3 1,5
Transporte y viticos 12,8 19,9 6
Otros costos 29 2,2 36,2 38,5
buena situacin para identificar los problemas de cali-
dad y ofrecer soluciones. Por ello, la calidad no es slo
el resultado de aplicaciones mecnicas de medidas pre-
determinadas sino que depende de una combinacin de
los siguientes elementos:
a) Procesos establecidos y documentados;
b) Sistemas para supervisar los resultados de estos
procesos;
c) Aliento activo por parte de la gestin para con-
seguir que el personal encargado de los procesos parti-
cipe en la identificacin y resolucin de los problemas
de calidad.
Si bien los elementos del crculo de calidad, como
los mecanismos de supervisin utilizados, pueden te-
ner un parecido superficial con alguno de los elementos
de los conceptos tradicionales de concepto de la cali-
dad, en realidad son muy diferentes. El sistema tradi-
cional est basado en la correccin de los errores una
vez producidos, mientras que en el crculo de calidad se
hace hincapi en mejorar el proceso que provoc el
error que puede consistir en que uno de los atribu-
tos de costo, oportunidad y exactitud no ha alcanzado
los niveles especificados. Un proceso elemental de co-
rreccin de errores puede presentar uno de los siguien-
tes inconvenientes:
a) Aumenta significativamente el costo de la ope-
racin;
b) Los errores en el proceso de inspeccin pueden
no detectar los verdaderos errores o sealar como error
lo que no lo es;
c) El proceso de correccin puede introducir erro-
res en los datos;
d) Los operadores se responsabilizan menos de la
calidad de su trabajo por creer que sta es responsabili-
dad de los inspectores;
e) Cuando se inspecciona una muestra de unida-
des, la calidad de los datos slo est garantizada en
relacin con las unidades que han sido objeto de ins-
peccin.
Lo importante no es corregir el proceso sino mejorar-
lo. Por ello, la correccin de los errores detectados a
travs del proceso de supervisin de la calidad no es ne-
cesariamente importante, a no ser que se trate de erro-
res graves o de aplicacin general. Por ejemplo, un
error de aplicacin general podra ser un error de los
sistemas que identifique errneamente el cdigo de un
acontecimiento que se produce con frecuencia. Es me-
jor concentrar los recursos en mejorar los procesos y,
de esa manera, la calidad general. En el anexo IV se
presenta un ejemplo de cmo se puede aplicar al censo
la garanta de calidad; en concreto, se especifican los
pasos adoptados por la Oficina de Estadstica de Aus-
tralia para aplicar una estrategia de gestin de la cali-
dad al censo de 1996.
22
Cuantificar
la calidad
Localizar el problema
de calidad ms
importante
Aplicar
medidas
correctoras
Localizar las causas
bsicas
del problema
Diagrama I.4
Crculo de la garanta de calidad
2. Funcin de los administradores
Los administradores deben contribuir en forma deci-
siva al establecimiento de la calidad. El mayor proble-
ma que se les presenta es, en primer lugar, establecer en
el organismo que se encarga del censo una cultura que
favorezca la bsqueda de la calidad y un compromiso
del personal por progresar en ese sentido. Al mismo
tiempo, los administradores deben ser conscientes de
que para alcanzar una calidad elevada deben otorgar al
personal la responsabilidad de lograr los resultados pre-
vistos. Para los administradores que no delegan respon-
sabilidades ser difcil, por no decir imposible, estable-
cer equipos que se esfuercen por mejorar la calidad.
Los administradores deben velar por que el personal
comprenda la filosofa en que se basa este concepto.
Como ya se ha indicado antes, la participacin del per-
sonal es fundamental, por lo que es preciso establecer
un entorno en que se cuente con las aportaciones del
personal.
La segunda parte de su labor consiste en conseguir
que se conozcan las expectativas de los clientes y que
esas expectativas se incorporen en los objetivos de pla-
nificacin y en los sistemas correspondientes.
En tercer lugar, los procesos deben estar documenta-
dos y ser comprendidos por el personal encargado de su
realizacin. Es preciso tambin documentar y poner en
prctica sistemas y procesos para la realizacin del
crculo de calidad. Hay que buscar respuesta a inte-
rrogantes como los siguientes: cmo cuantificar la ca-
lidad, quin va a identificar las causas bsicas de los
problemas de calidad y cmo se van a mejorar los pro-
cesos. La respuesta depender en buena medida del ca-
rcter del proceso. Las tcnicas adecuadas de garanta
de calidad en cada una de las fases del censo se descri-
ben brevemente a continuacin y se tratan con mayor
detalle en otras secciones del presente manual.
La mayor prueba del compromiso de los administra-
dores con un verdadero progreso de la calidad es la ac-
titud que adoptan para la resolucin de los problemas.
El personal suele estar muy atento al comportamiento
de los administradores cuando se encuentran con ese
tipo de problemas, y luego tratan de imitarles. En su
comportamiento tienen ms en cuenta lo que hacen los
administradores que lo que puedan decir.
Los administradores que reaccionan siempre ante los
problemas echando a alguien la culpa, o que establecen
sistemas que prestan una atencin excesiva a los acier-
tos y desaciertos de los individuos a expensas del equi-
po, estn diciendo con sus hechos que no estn de acuer-
do con este concepto de mejora de la calidad. Un entor-
no en que se haga hincapi en la bsqueda de los erro-
res, ms que en encontrar la solucin a los problemas, o
en que haya una competencia excesiva, contribuir a
que el personal deje de formar parte de la solucin y se
convierta en parte del problema. Los administradores
deben asumir la responsabilidad de los problemas, ya
que son en definitiva los responsables de los sistemas
que los han causado. Lo que no deben hacer es transfe-
rir los problemas al personal de rango inferior.
No obstante, hasta en los procesos mejor administra-
dos, hay circunstancias en que est justificado el atri-
buir el deterioro de la calidad al comportamiento de
personas concretas. stas pueden ser individuos inca-
paces de cumplir sus obligaciones, que menosprecien
deliberadamente los procedimientos o incluso traten de
sabotear deliberadamente el proceso. La administra-
cin debe ocuparse de estas personas y, en algunas cir-
cunstancias, rescindir su contrato. Los administradores
deben actuar rpidamente y de forma sistemtica. De
esta manera, demostrarn a todo el personal su compro-
miso por la calidad.
Para triunfar en este terreno, es necesario crear una
cultura en la que todos tengan la oportunidad de contri-
buir a mejorar la calidad. La mayor parte del personal
relacionado con las operaciones del censo realizan ta-
reas rutinarias, y la administracin debe ayudarles a
comprender la situacin general, motivarlos y alentar-
les a identificarse con su tarea. Para ello, lo mejor es
promover un compromiso por mejorar la calidad y
adoptar un sistema de gestin coherente.
3. La mejora de la calidad y el censo
El crculo de calidad puede aplicarse a todo el crculo
del censo con los siguientes resultados:
a) El desempeo de la fase anterior se evala con el
grado de detalle que se desee;
b) Los problemas de calidad se clasifican en orden
de importancia;
c) Se identifican las causas bsicas y se aplican
medidas correctoras.
En el diagrama I.5 pueden verse las relaciones de de-
pendencia dentro del ciclo del censo:
Conviene sealar que es perfectamente posible in-
vertir todas las flechas del diagrama y leerlas en orden
inverso sin que cambie significativamente el resultado
23
en lo que se refiere a la calidad. Adems, es posible co-
menzar por cualquier punto del diagrama y llegar al
mismo resultado.
En las siguientes secciones se estudia de qu manera
el concepto de crculo de calidad puede superponerse
sobre el ciclo del censo. Gran parte del anlisis sobre el
diseo del cuestionario, el empadronamiento, el proce-
samiento y la difusin se hace desde el punto de vista
de la pertinencia y la exactitud. No obstante, hay pro-
blemas de tiempo y costos que se pueden determinar
antes de comenzar el ciclo del censo. Esta cuestin se
analiza brevemente a continuacin y con mayor deta-
lles en las secciones correspondientes del presente ma-
nual.
a) Seleccin de temas
El primer paso para mejorar la calidad del producto
(es decir, las estadsticas que se van a presentar) es con-
seguir que el producto sea pertinente. El proceso funda-
mental es una amplia consulta con los usuarios efecti-
vos y potenciales de la informacin del censo. El factor
ms decisivo en este proceso es una comunicacin
completa, franca y abierta con los usuarios y con las
reas relacionadas con el censo (en particular, los ex-
pertos en clasificacin y en materias concretas).
Como es lgico, los usuarios se resisten a manifestar
qu es lo que necesitan en un censo futuro mientras no
hayan podido evaluar hasta qu punto se han tenido en
cuenta sus necesidades actuales en los resultados del
censo anterior. Se trata, en otras palabras, de un proce-
so de evaluacin que contribuye al ciclo actual: el pri-
mer paso hacia la gestin de la calidad.
b) Diseo y comprobacin del cuestionario
La prxima tarea de la gestin de la calidad es la
comprobacin de cada una de las preguntas del censo y
del diseo del cuestionario. Una vez ms se utiliza el
concepto de crculo de calidad, y los resultados de cada
una de las pruebas son analizados y evaluados antes de
incorporarlos en las actividades ulteriores de diseo y
comprobacin.
Las reas siguientes son las principales partes intere-
sadas internas del proceso de diseo del cuestionario,
por lo que es preciso tener en cuenta sus necesidades.
Estas partes interesadas son las siguientes:
24
Diagrama I.5
Grfico de relaciones de dependencia del crculo de calidad
Evaluacin
1. Calidad de los datos
2. Procesos
3. Productos/servicios
Difusin
Procesamiento
de datos
Seleccin
de tema
Especialistas
en clasificacin
y en materias
Diseo
y comprobacin
del cuestionario
Operaciones
sobre
el terreno
a) El equipo encargado de la difusin, para garanti-
zar que las preguntas formuladas permiten obtener los
datos que necesitan los usuarios;
b) El equipo de especialistas en materias concre-
tas;
c) El equipo encargado de elaborar el sistema de
procesamiento. Por ejemplo, la distribucin del texto y
de los espacios reservados para las respuestas depende-
r de la metodologa de compilacin y procesamiento
de los datos que se vaya a adoptar. Es fundamental que
haya una coordinacin constante entre el diseo del
cuestionario y las reas de procesamiento;
d) El equipo de operaciones sobre el terreno, que
se encarga de capacitar al personal de empadronamien-
to y de imprimir el cuestionario.
c) Operaciones sobre el terreno
El proceso de gestin de la calidad contina durante
todo el diseo de las operaciones sobre el terreno. stas
se comprueban, en la medida de lo posible, al mismo
tiempo que los diseos del cuestionario.
El cliente interno fundamental de las operaciones so-
bre el terreno es el procesamiento. No obstante, las
operaciones sobre el terreno pueden repercutir tambin
en otras reas, como la difusin y clasificacin y en al-
gunas materias en que se aplican determinados concep-
tos por ejemplo, qu es lo que constituye una vivien-
da durante la fase de operaciones sobre el terreno.
Varios componentes de las operaciones sobre el te-
rreno pueden estar sometidos a mecanismos especfi-
cos del crculo de calidad, ya que es probable que tar-
den cierto tiempo y que supongan procesos iterativos.
Entre esos componentes figuran los siguientes:
a) Demarcacin de las zonas de empadronamiento;
b) Elaboracin de mapas;
c) Impresin de cuestionarios, que supone la com-
probacin rigurosa de una muestra de cuestionarios
para comprobar que se atienen a las normas.
La supervisin de la calidad deber establecerse en
cada uno de estos componentes y mecanismos aplica-
dos para garantizar que los resultados de la supervisin
se utilicen para mejorar los procesos.
Es ms difcil aplicar el crculo de calidad durante la
fase real de empadronamiento, debido a las fuertes li-
mitaciones de tiempo. No obstante, para obviar el pro-
blema existen los siguientes medios:
a) Establecer claramente los objetivos de la fase de
operaciones sobre el terreno;
b) Aplicar procedimientos plenamente documen-
tados;
c) Comprobar que los empadronadores compren-
den su labor, para lo cual se organizarn actividades
adecuadas de capacitacin y de inspeccin de los cues-
tionarios invlidos;
d) Ofrecer oportunidades para poder observar al
personal mientras acta sobre el terreno para poder co-
mentar su actuacin y, si es necesario, organizar nue-
vas actividades de capacitacin.
No obstante, hay que reconocer que durante la reali-
zacin efectiva del empadronamiento este sistema sir-
ve para localizar a los empadronadores problemti-
cos ms que para detectar los errores sistmicos o de
proceso. Ello significa que la evaluacin que tiene lu-
gar despus de la recopilacin reviste importancia fun-
damental. Esta evaluacin deber tratar de recoger las
experiencias y sugerencias de distintos empadronado-
res y otros agentes sobre el terreno de manera que se
puedan introducir mejoras en el censo siguiente.
Es posible obtener una visin general de la calidad
del empadronamiento por los siguientes medios:
a) Uso de tcnicas como las encuestas posteriores
al empadronamiento para calibrar hasta qu punto ha
sido insuficiente el empadronamiento de personas y vi-
viendas;
b) Comentarios del personal sobre el terreno;
c) Cuantificacin de la calidad de las actividades
de codificacin realizadas por el personal sobre el te-
rreno;
d) Mecanismos que se puedan poner en prctica
para atender las consultas del pblico.
La eficacia de la estrategia de comunicacin pblica
puede evaluarse teniendo en cuenta la cobertura (posi-
tiva y negativa) que se ha dado al censo en los medios
de comunicacin y las encuestas de seguimiento para
comprobar la reaccin ante campaas concretas de pu-
blicidad.
d) Procesamiento
Los clientes fundamentales del procesamiento son
las reas de difusin y las del organismo estadstico del
pas responsable de mantener las clasificaciones unifi-
cadas y las que tienen conocimientos especializados en
determinadas materias.
25
El rea de la difusin depende del equipo de elabora-
cin para obtener datos en un formato convenido y
compilados de acuerdo con unas normas de calidad
previamente establecidas. Este requisito es necesario
para que los datos puedan utilizarse en los sistemas de
difusin.
Como el censo forma parte de un sistema nacional de
estadsticas de alcance general, es probable que los da-
tos del censo se utilicen conjuntamente con los proce-
dentes de otras compilaciones. As, las reas de espe-
cialistas en materias y clasificacin, que se encargan de
esas otras compilaciones, deben estar de acuerdo en
que en los procesos de codificacin, revisin y trans-
formacin de datos en general son tericamente vli-
dos y ofrecen datos de calidad aceptable.
Antes del censo hay que llevar a cabo una amplia
comprobacin de los sistemas de procesamiento. Es
preciso preparar y comprobar programas de capacita-
cin y procesos de codificacin utilizando el tipo de
personal que participar probablemente en las opera-
ciones. La fase de procesamiento permite utilizar al
mximo las tcnicas de mejora de la calidad, ya que
muchos de los procesos de esta fase son repetitivos y
necesitan un tiempo razonable. Ello hace posible que el
crculo de calidad registre una intensa iteracin. Es fun-
damental establecer estructuras no slo para supervisar
la calidad sino tambin para involucrar al personal de
procesamiento en la identificacin de los problemas de
calidad y en la propuesta de soluciones.
Generalmente no es posible que el procesamiento me-
jore la exactitud de los datos del censo. Como mximo,
algunos procesos, como el de revisin, pueden reducir
ciertas contradicciones entre los datos. No obstante, en
definitiva, los datos que proceden del sistema de proce-
samiento no sern de mejor calidad que la informacin
contenida en los cuestionarios del censo. Aveces se rea-
lizan notables esfuerzos por corregir aparentes contra-
dicciones o imprecisiones del censo, sin que ello sig-
nifique que stos sean ms vlidos para conseguir los
objetivos previstos. Quiz sea mejor educar a los usua-
rios a aceptar ligeras contradicciones en los datos del
censo, en vez de elaborar procedimientos sumamente
complejos que pueden introducir otros errores y supo-
ner grandes costos en forma de retraso en la distribu-
cin de los datos y de gastos para la comunidad.
e) Difusin
La difusin del censo pasa fcilmente desapercibida
en la cadena de componentes orientados a ofrecer un
resultado de calidad para el censo, ya que la atencin
de los administradores se desva hacia las costosas y
arriesgadas operaciones de empadronamiento y proce-
samiento. El rea de la difusin se encarga de distribuir
oportunamente los productos y servicios entre los usua-
rios de los datos del censo. Por ello, la falta de planifi-
cacin y de recursos para esta fase puede provocar un
retraso en la distribucin de los datos y, de esa manera,
poner en peligro el logro global de los objetivos del
censo. La fase de difusin deber considerarse tam-
bin como un proceso continuado que atender las ne-
cesidades de los usuarios durante un largo perodo de
tiempo.
La gestin de la calidad en la difusin del censo debe
tener en cuenta las siguientes consideraciones: a) ofre-
cer productos y servicios pertinentes al mismo tiempo
que b) se mantiene la exactitud de los datos y c) la opor-
tunidad y previsibilidad de la distribucin de datos sin
superar los costos convenidos.
El primero de estos objetivos es suministrar los pro-
ductos y servicios pertinentes. Ello slo puede conse-
guirse examinando lo ocurrido con productos y servi-
cios de censos anteriores y los procesos de consulta de
los usuarios con los usuarios actuales y potenciales de
los datos del censo.
El segundo objetivo es conseguir que los datos sumi-
nistrados gracias al sistema de procesamiento se reco-
jan debidamente en productos finales. Es preciso ela-
borar y aplicar una estrategia de garanta de calidad
para conseguir que las tabulaciones y transformaciones
de datos se lleven a cabo con exactitud. En estos proce-
sos se debe aplicar el concepto de crculo de calidad e
identificar y corregir las deficiencias mediante nume-
rosas comprobaciones antes del censo y una mejora
constante del proceso durante la fase de difusin.
El tercer objetivo de calidad para la difusin es la di-
vulgacin oportuna y previsible de datos del censo. Si
bien sta es responsabilidad de todas las fases del pro-
grama del censo, el rea de la difusin tiene obligacin
especial en este sentido. El rea de la difusin debe cal-
cular con realismo las fechas de difusin y velar por
que stas se comuniquen puntualmente a los clientes
para orientar sus expectativas. Se recomienda que,
cuando sea posible, al determinar estas fechas se cuente
con el personal que participa realmente en la fase de di-
fusin. Los sistemas y procedimientos de difusin de-
ben ser accesibles, documentados y comprobados antes
de la entrega de datos procedentes de la fase de proce-
samiento.
26
f ) Evaluacin
En este captulo, la evaluacin se ha considerado
como la ltima fase del ciclo del censo. No obstante, es
posible considerar tambin la evaluacin de un ciclo
del censo como el primer paso para el ciclo siguiente.
De la misma manera, la evaluacin de un proceso den-
tro de un ciclo puede ser la primera fase del proceso si-
guiente del mismo ciclo. Deben evaluarse todos los as-
pectos del programa del censo. Es preciso determinar
todas las ventajas e inconvenientes de cada tarea y pro-
poner medidas de accin para los futuros administrado-
res del censo.
La evaluacin de la exactitud de los datos del censo
debe llevarse a cabo, en la medida de lo posible, com-
parando los resultados del censo con datos semejantes
de otra procedencia. Estas fuentes pueden ser encuestas
realizadas en un marco cronolgico semejante o los re-
sultados de censos anteriores. El objetivo de evaluar la
exactitud de los datos es informar a los usuarios sobre
la calidad de los datos del censo actual y ayudar a intro-
ducir mejoras en el futuro. Estas mejoras futuras pue-
den conseguirse a) mejorando los procesos y b) esta-
bleciendo puntos de referencia de los resultados con los
cuales comparar la calidad de los datos de los censos
subsiguientes.
La evaluacin de la exactitud de los datos puede te-
ner dos partes. Una evaluacin preliminar permitir
identificar las posibles reas problemticas que no se
han detectado previamente mediante los procesos de
gestin de la calidad durante fases anteriores del cen-
so. Se llevar a cabo una evaluacin ms detenida so-
bre los datos en que se hayan identificado problemas o
cuando se hayan planteado nuevas cuestiones o pro-
cesos.
Los resultados de las evaluaciones debern distri-
buirse entre los usuarios de los datos del censo.
D. ESTRUCTURA DE GESTIN
1. Introduccin
En la mayor parte de los pases, el rea responsable
del censo forma parte del organismo oficial de estads-
tica. Por ello, las estructuras de gestin que se pueden
establecer para el censo dependen en buena medida de
las establecidas en el organismo de estadstica. Hay
muchas referencias disponibles sobre este tema y, en
un manual como ste, es imposible examinar todas las
opciones disponibles. Por eso, a continuacin se exa-
minar una estructura genrica que los pases pueden
adaptar de acuerdo con sus circunstancias concretas.
2. Estructura de gestin genrica
Los censos de poblacin de un pas no se llevan a
cabo con frecuencia. De hecho, en muchos pases se
hacen una vez cada 10 aos. En consecuencia, se ne-
cesita un proceso de gestin bien desarrollado para ga-
rantizar que la informacin adquirida en un censo se
utilice al mximo en los censos futuros. Adems, hay
algunos problemas de gestin que son especficos de
un proyecto con un ciclo tan largo. Al abordar esas difi-
cultades, es de prever que el equipo de gestin que se
encarga del levantamiento de un censo cambie a lo lar-
go de las fases de planificacin y preparacin que inte-
gran el proceso de elaboracin del censo (vase una
descripcin del ciclo del censo en la seccin B).
En la fase inicial, la principal actividad es identificar
las posibles opciones para los diferentes aspectos del
levantamiento del censo. Es de prever que a estas altu-
ras la estructura del equipo est basada en un pequeo
grupo de personal experimentado y de rango relativa-
mente elevado. El equipo deber estar dirigido por una
persona con experiencia en cuestiones estratgicas y en
las materias relacionadas con el censo.
En los diagramas I.6 a I.8 se puede observar la es-
tructura genrica del rea responsable del censo. Se
examinan tambin las funciones y responsabilidades
de cada nivel de esta estructura genrica.
El nmero de personas empleadas en cada rea del
diagrama I.6 vara segn el ciclo del censo, ya que en
cada fase se establecen equipos de proyecto diferentes.
Adems, el nmero de niveles en la estructura de ges-
tin puede cambiar tambin a lo largo del ciclo. Por
ejemplo, puede ocurrir que haya un solo director de
proyecto encargado del procesamiento y la difusin en
las primeras fases de planificacin.
No obstante, una observacin importante que con-
viene sealar es que cada fase del ciclo del censo (tal
como se define en la seccin B) est representada en la
estructura de gestin.
Habr otras reas dentro del organismo de estadstica
que contribuirn al proyecto del censo y que no estn
representadas en el diagrama I.6. Entre ellas figuraran,
por ejemplo, las reas responsables de la tecnologa de
la informacin y las clasificaciones, o las oficinas re-
gionales, donde existan.
27
a) Oficial ejecutivo del organismo del censo
El oficial ejecutivo es la persona encargada del censo
dentro de la estructura ejecutiva del organismo de esta-
dstica. Esta persona tiene la responsabilidad directiva
ltima para todos los aspectos del censo y es responsa-
ble de la consecucin final de las metas establecidas. El
oficial ejecutivo rinde informes normalmente al ejecu-
tivo del organismo de estadstica.
Las responsabilidades del oficial ejecutivo pueden
definirse como sigue:
a) Establecimiento de orientaciones estratgicas
para el programa del censo;
b) Fijacin de expectativas y resultados;
c) Asuncin de la responsabilidad de evaluar y ra-
tificar la viabilidad del programa del censo y el logro de
los resultados;
d) Adopcin de medidas para conseguir que en el
programa del censo se tengan en cuenta las necesidades
de las partes interesadas;
e) Ofrecer asesoramiento sobre las cuestiones es-
tratgicas a quienes estn directamente involucrados
en el censo;
f ) Adopcin de las medidas necesarias para que
los esfuerzos y gastos sean proporcionales a las expec-
tativas de las partes interesadas;
g) Mantenimiento bajo control del alcance del pro-
grama del censo cuando las nuevas cuestiones obliguen
a considerar la posibilidad de introducir cambios;
h) Conciliacin de las diferencias de opinin y en-
foque entre las partes interesadas y resolucin de los
conflictos que se puedan derivar de ello;
i) Comunicacin de las expectativas y decisiones
crticas a la gestin ejecutiva del organismo de estads-
tica;
j) Asignacin de los recursos del proyecto;
k) Consideracin de las cuestiones que puedan tener
repercusiones importantes en el programa del censo.
28
Diagrama I.6
Estructura superior de gestin
Director ejecutivo
del organismo
de estadstica
Oficial ejecutivo
del organismo
del censo
Junta del proyecto
Oficial ejecutivo
adjunto
Comits
de asesoramiento
Oficial ejecutivo
adjunto
Jefe de proyecto
Planificacin
y Administracin
Jefe de proyecto
Procesamiento
Jefe de proyecto
Preparacin
Jefe de proyecto
Difusin
Jefe de proyecto
Operaciones sobre
el terreno
Jefe de proyecto
Evaluacin
b) Oficiales ejecutivos adjuntos
El numero de empleados en este nivel depende en
gran parte de las circunstancias concretas de los pases
y del volumen del proyecto del censo. Estos oficiales
rinden informes directamente al oficial ejecutivo y
pueden encargarse de varias de las fases del ciclo del
censo.
Sus responsabilidades consisten, sobre todo, en ayu-
dar al oficial ejecutivo en todas las funciones mencio-
nadas en la lista precedente. Los oficiales ejecutivos
adjuntos son un eslabn fundamental en la cadena de
comunicaciones entre los jefes de proyecto y el ejecuti-
vo del organismo del censo y otras reas dentro del or-
ganismo de estadstica. Su labor es ms prctica que
la del oficial ejecutivo y estn ms estrechamente invo-
lucrados con las actividades cotidianas de los equipos
de proyecto.
c) Jefes de proyecto
En esta estructura, cada una de las fases del censo se
ha asignado a un jefe de proyecto. Los jefes de proyec-
to se encargan de varios equipos establecidos en rela-
cin con cada fase. Tienen que programar y supervisar
todas las actividades de los miembros del equipo y de-
ben estar identificados por separado en el plan de tra-
bajo.
Las responsabilidades de los jefes de proyecto pue-
den definirse como siguen.
a) Elaborar y mantener los planes de los proyectos;
b) Administrar y supervisar la actividad de los pro-
yectos mediante el uso de planes y calendarios detalla-
dos;
c) Rendir informes a los oficiales ejecutivos adjun-
tos, segn convenga;
d) Atender las expectativas de las partes interesa-
das;
e) Hacer de enlace con las partes interesadas de los
proyectos;
f ) Fomentar la comunicacin entre todas las partes
interesadas de los proyectos;
g) Negociar la resolucin de las cuestiones tcni-
cas;
h) Completar el proyecto a tiempo y dentro del pre-
supuesto;
i) Garantizar la calidad de los productos previstos.
d) Equipos de proyecto
Al establecer las opciones para las distintas cuestio-
nes estratgicas, debe matizarse la estructura de gestin
de tal manera que la serie de equipos de proyectos se
establezca en forma paralela, para que cada uno de
ellos se ocupe de un rea de responsabilidad amplia.
El diagrama de estructura de gestin superior antes
presentado puede desglosarse con mayor detalle por je-
fes de proyecto, como se observa en el diagrama I.7.
Cada equipo de proyecto debe encargarse de mante-
ner contactos, en los niveles adecuados, con las partes
interesadas externas, incluidas otras reas del equipo
del censo o del organismo nacional de estadstica y las
partes interesadas externas al organismo (por ejemplo,
otros organismos gubernamentales).
Los equipos de proyecto deben asumir las siguientes
responsabilidades:
29
Diagrama I.7
Estructura del equipo de proyecto
Director de proyecto
Operaciones sobre
el terreno
Equipo de proyecto
Cartografa
Equipo de proyecto
Envo y devolucin
Equipo de proyecto
Contratacin
Equipo de proyecto
Capacitacin
a) Conclusin de las tareas del proyecto de acuer-
do con el calendario convenido;
b) Conclusin de las tareas del proyecto con los ni-
veles de calidad previamente convenidos y aceptados;
c) Examen de los resultados del proyecto llevado a
cabo por grupos homlogos.
Para garantizar el mximo margen posible de coordi-
nacin de las actividades entre los diversos equipos de
proyecto, se recomienda que stos estn emparejados.
Si no es posible por alguna razn (por ejemplo, porque
las partes interesadas con determinadas especialidades
o que renen ciertos requisitos estn alejadas del lugar
principal de la operacin del censo), debern preverse
instrumentos suficientes de comunicacin y reuniones
cara a cara entre los miembros de los diversos equipos
de proyecto.
A medida que avanza el proceso de elaboracin, es
de prever que los equipos de proyecto aumenten de
tamao, ya que cada vez se requerir un trabajo ms
detallado. Con el tiempo, es probable que esos grupos
formen el esqueleto de los equipos de gestin bsica
encargados de los aspectos operacionales del censo, y
la estructura de los equipos de proyecto deber incor-
porar un elemento para facilitar esta evolucin.
e) Junta del proyecto
La Junta es un grupo de alto nivel, integrado por re-
presentantes de las principales partes interesadas en el
programa del censo y otras reas dentro del organismo
de estadstica. La junta del proyecto puede estar presi-
dida por el oficial ejecutivo del organismo encargado
del censo.
La junta del proyecto debe concebirse como organis-
mo de asesoramiento, que orienta al oficial ejecutivo
sobre las direcciones y cuestiones estratgicas. En las
fases iniciales de planificacin del censo, es fundamen-
tal coordinar las diversas actividades del programa y
reconocer sus mutuas dependencias. Esto se puede fa-
cilitar notablemente con la formacin de un organismo
de examen semejante a esta junta del proyecto.
Los representantes de otras reas del organismo de
estadstica en la junta pueden ofrecer tambin asesora-
miento especializado de alto nivel al oficial ejecutivo.
Estos representantes pueden ser de reas especializa-
das, como la tecnologa de la informacin.
Una vez comenzadas las operaciones, la funcin de
la junta del proyecto estar en gran parte terminada. No
obstante, la junta puede continuar su labor de identifi-
cacin de orientaciones estratgicas para el prximo
censo.
f ) Uso de comits de asesoramiento
La junta del proyecto es slo uno de los distintos me-
canismos que los administradores de un censo pueden
utilizar para obtener acceso, mediante un proceso ofi-
cial, a conocimientos especializados y experiencias
que enriquezcan las del equipo. Conviene sealar que
sta es la funcin principal de dichos comits. No de-
ben entenderse como una forma de liberar a los admi-
nistradores del censo de su responsabilidad de gestio-
nar las operaciones.
En muchos casos, la metodologa de desarrollo de
sistemas formales adoptada por el organismo indicar a
las juntas de examen y asesoramiento que deben inter-
venir. Los grupos siguientes son fundamentales para
garantizar que en el proceso de desarrollo se tengan en
cuenta todas las cuestiones fundamentales:
a) Grupo de examen de tecnologa de la informa-
cin, para garantizar la utilizacin ms eficaz de la tec-
nologa sin necesidad de que el equipo de desarrollo
est plenamente familiarizado con todos los aspectos
de esta rea.
b) Uno o ms grupos de examen de usuarios de sis-
temas, para garantizar que se tengan en cuenta las opi-
niones de las personas que aplicarn el sistema;
c) Uno o ms grupos de asesoramiento a los clien-
tes, para que asesoren acerca de la necesidad de pro-
ductos estadsticos en reas especficas. Estos grupos
son especialmente tiles para ocuparse de las nuevas
reas que pueden ser motivo de preocupacin;
d) Otros grupos de asesoramiento tcnico, en caso
necesario (por ejemplo, un grupo de especialistas en
metodologa puede ser til para determinar las tasas de
muestreo; un grupo de especialista en condiciones de
empleo puede resultar muy valioso cuando hay proble-
mas complejos relativos a la remuneracin y a las con-
diciones de empleo).
Tambin en este caso deber recurrirse lo ms posi-
ble a estos comits en la planificacin y preparacin y
no una vez iniciadas las operaciones. Ello se debe a que
su funcin principal es asesorar acerca de las cuestio-
nes estratgicas o temas tcnicos concretos. No es pro-
bable que estos comits puedan responder con la sufi-
ciente rapidez para resolver cuestiones concretas que
se puedan presentar durante la breve e intensa etapa
operacional del censo.
30
g) Diferencias entre las fases de desarrollo
y las de operaciones
Si bien la estructura de gestin de mximo nivel se
establece en principio para todo el ciclo del censo, el
establecimiento efectivo de todas las partes de la es-
tructura variar en gran medida a lo largo del ciclo. Es
importante sealar que las estructuras y planteamien-
tos de gestin de las fases operacionales del censo se-
rn muy distintas de las utilizadas en las fases de desa-
rrollo.
Las fases de desarrollo comprenden la planificacin
y preparacin y en ellas resulta adecuada una estructura
de gestin detallada. Las fases operacionales compren-
den las operaciones sobre el terreno, el procesamiento
y la difusin. stas requieren un concepto de gestin
diferente, ya que la naturaleza de los recursos humanos
y de las tareas realizadas por ellos es muy distinta,
como se ver en las siguientes secciones.
3. Gestin de los aspectos operacionales
Durante la fase operacional, el programa del censo se
ocupa de la gestin operacional, que depende de los
productos obtenidos de los sistemas de supervisin es-
tablecidos en la fase de desarrollo.
Durante la fase operacional, la estructura genrica se
ampliar para poder ocuparse de la gestin de estas
operaciones. Por ejemplo, podra ampliarse la estructu-
ra de gestin de las operaciones sobre el terreno, como
se observa en el diagrama I.8.
La informacin detallada sobre la gestin de las tres
fases operacionales principales del censo (a saber, ope-
raciones sobre el terreno, procesamiento y difusin)
puede consultarse en los captulos correspondientes de
esta publicacin. No obstante, conviene considerar a
grandes rasgos los elementos bsicos de las estructuras
especficas necesarias.
a) Fase de operaciones sobre el terreno
Un elemento bsico de la estructura de gestin de las
operaciones sobre el terreno es su dispersin geogrfi-
ca. sta es consecuencia inevitable de la necesidad de
aportar los conocimientos locales necesarios para ga-
rantizar un empadronamiento de alta calidad y conse-
guir que los empadronadores tengan fcil acceso a ase-
soramiento y supervisin en materia de gestin.
No es posible dictar normas sobre la forma de conse-
guirlo, ya que los recursos disponibles en cada pas di-
fieren enormemente. Segn cules sean los servicios de
comunicacin y la infraestructura disponible en gene-
ral en un pas, suele ocurrir que la estructura de gestin
bsica cuenta con tres o cuatro estratos de gestin en la
fuerza de trabajo que se dedica a las operaciones sobre
el terreno. Son las siguientes:
a) Jefe regional;
b) Jefe regional adjunto;
c) Supervisor;
d) Empadronador.
El primero y el segundo nivel pueden fusionarse, si
es posible obtener los objetivos logsticos y de comuni-
caciones con tres grupos. Conviene reducir en lo posi-
ble el nmero de niveles verticales de la jerarqua, tal
como se ha descrito antes, a fin de facilitar la comuni-
cacin directa entre el personal encargado del empa-
dronamiento y los administradores superiores y conse-
guir que cada nivel de personal se sienta estimulado a
aceptar la responsabilidad de su propio trabajo en vez
31
Diagrama I.8
Estructura de gestin de las operaciones
sobre el terreno
Jefe de proyecto
Operaciones
sobre el terreno
Oficina regional
Gestin de operaciones
Jefes regionales/
jefes regionales
adjuntos
Otros miembros
del personal
de la oficina regional
Supervisores
Empadronadores
de dejar que los distintos estratos de personal de super-
visin se encarguen de corregir los errores. Es igual-
mente importante fomentar al mximo la comunica-
cin entre las unidades de gestin para conseguir una
adopcin coherente de las prcticas ptimas en todas
las reas.
Normalmente, el personal encargado de las activida-
des sobre el terreno estar integrado sobre todo por per-
sonas dedicadas a la labor especfica de que se trate.
Para conseguir los objetivos debern contar con apoyo
gerencial del personal permanente del organismo del
censo. Este elemento de gestin puede ofrecerse efi-
cazmente a travs de las oficinas regionales, si existen.
En otros casos, quiz se puedan utilizar otras estructu-
ras de gestin (por ejemplo, las del departamento de
educacin, cuando se considere que la utilizacin del
personal docente como empadronadores puede contri-
buir al logro de los objetivos nacionales).
En la mayor parte de los pases hay tambin subgru-
pos especiales de la poblacin que requieren medidas
de gestin particular para garantizar un empadrona-
miento eficaz. Por ejemplo, esos colectivos compren-
den a veces miembros de un grupo cultural especfico
(por ejemplo, una minora indgena) o personas con al-
guna forma de discapacidad (por ejemplo, discapaci-
dad visual o problemas de lectura) o que viven en situa-
ciones especficas (por ejemplo, un grupo minoritario
nmada). En cada uno de estos casos, se necesitar una
estrategia especfica que incorpore las estructuras de
gestin necesarias.
b) Fase de procesamiento
El xito de la fase de procesamiento del censo depen-
de en gran medida de las estructuras establecidas para
gestionar la operacin. En la seccin C del captulo IV
se analizan las estructuras que pueden crearse en cada
centro de procesamiento.
No obstante, si el procesamiento se va a realizar en
varios lugares descentralizados, se necesitar un estra-
to de gestin adicional. En un escenario descentraliza-
do, es imperiosa la necesidad de coordinacin nacional
general de los aspecto s operacionales y de garanta de
calidad vinculados a la tarea de procesamiento. Por
ello, debern contratarse administradores nacionales
que se encarguen de estos dos aspectos del procesa-
miento.
c) Fase de difusin
Son varias las opciones posibles para la estructura de
gestin encargada de esta fase de difusin del censo.
Los requisitos principales son los siguientes:
a) Prestar gran atencin a la coordinacin con los
sistemas de empadronamiento y procesamiento;
b) Tratar de utilizar clasificaciones uniformes para
todos los productos;
c) Establecer un proceso basado en un conjunto de
objetivos de los usuarios claramente establecido;
d) Introducir instrumentos de gestin del proyecto
para gestionar los calendarios y otros productos con-
cretos.
Se recomienda que, al sealar los productos finales,
se establezcan equipos a los que se confe la responsa-
bilidad de elaborar productos concretos durante todo el
ciclo. El otro planteamiento, no recomendable, es un
proceso de lnea de montaje en el que diferentes equi-
pos se encargan de diferentes aspectos del desarrollo de
los productos.
El planteamiento recomendado, basado en equipos,
permitir a los integrantes de stos identificarse con los
productos y ofrecer un planteamiento coherente en el
desarrollo de los productos concretos. Al delimitar las
responsabilidades de un equipo es conveniente hacerlo
teniendo en cuenta el nivel de complejidad de los pro-
ductos previstos. El planteamiento podra ser distinto
en los pases donde la mayor parte de los usuarios care-
cen de acceso a computadoras o donde se concede gran
importancia a los productos para los grupos locales, a
diferencia de los pases con sistemas avanzados de ma-
nipulacin de datos, donde la mayor parte de la infor-
macin se trasmite electrnicamente (por ejemplo, a
travs de la Internet o con disco compacto).
Cuando los productos necesarios son relativamente
sencillos, el planteamiento aconsejado es estructurar
los equipos en funcin de los temas principales cubier-
tos por cada uno de ellos. Por ejemplo, un equipo po-
dra encargarse de los productos de demografa bsica
y otro de los relacionados con la mano de obra, etc.
Si los productos son relativamente complejos o re-
quieren un uso ms avanzado de tecnologa, podra ser
ms adecuado establecer los equipos en funcin de pro-
ductos concretos o de lneas de productos. As, un equi-
po podra dedicarse a las publicaciones impresas y otro
a los productos electrnicos.
32
33
Estructura de gestin del censo
Grfico correspondiente al Censo de Camboya de 1998
Comit Nacional para el Censo
General de Poblacin de Camboya
Ministerio de Planificacin
Comit Tcnico
Director del censo
Oficina del censo
Phom Penh
Regin/Actividades
sobre el terreno
Comit provincial
del censo
Oficial regional
Oficial regional
adjunto
Director provincial
Oficial del censo provincial
Jefe de distrito
Oficial del censo de distrito
Jefe de comuna
Oficial del censo de comuna
Supervisor
(1 por 4 empadronadores)
Empadronador
1. Divisin administrativa
2. Divisin de planificacin
y supervisin
3. Divisin de cartografa
4. Divisin de logstica
5. Divisin de impresin
6. Divisin de anlisis
e investigacin
7. Divisin de
procesamiento de datos
E. EVALUACIN Y ADQUISICIN DE PROGRAMAS
Y EQUIPO PARA COMPUTADORAS
1. Introduccin
Un requisito fundamental para la adquisicin de
equipo y programas para computadoras es comprender
cul es su objetivo y cmo encaja ste en el plan gene-
ral del censo. La plena comprensin de las necesidades
del sistema facilitar la decisin sobre las adquisicio-
nes y permitir llegar a una solucin de compromiso
ms acertada entre funcionalidad y costos.
Por ejemplo, al elaborar el sistema de procesamiento
de datos, es preciso tomar decisiones sobre factores
como el mtodo de recopilacin de datos que se va a
utilizar, qu sistema de revisin y procesamiento se
aplicar a los datos y cmo se van a almacenar y difun-
dir esos datos. Estas decisiones deben hacerse con sufi-
ciente antelacin para que luego quede tiempo disponi-
ble para la evaluacin y adquisicin de programas y
equipo informticos.
El presupuesto disponible para el proyecto es tam-
bin un factor fundamental para tomar decisiones acer-
ca del equipo y los programas. Los costos de contrata-
cin del personal encargado de la introduccin de datos
y el nivel de la infraestructura informtica son tambin
consideraciones importantes. Cuando el proyecto es de
presupuesto bajo, quiz no sea viable adquirir y utilizar
equipo de vanguardia, pero el uso de una tecnologa de
la informacin menos ambiciosa puede permitir aho-
rros generales adems de aumentar enormemente la
utilidad de los productos del censo.
Antes de que los organismos inicien los procesos ofi-
ciales de evaluacin y adquisicin de programas y
equipo para computadoras, deberan tener la oportuni-
dad de considerar e investigar las experiencias de otras
organizaciones con sistemas semejantes. Durante este
perodo, quiz sea posible adquirir versiones de progra-
mas y/o equipo que se puedan utilizar para realizar las
comprobaciones pertinentes. Ello permitir a los orga-
nismos familiarizarse con las ventajas y/o limitaciones
de los sistemas concretos, y comprenderlos mejor. Esta
experiencia puede ser de gran valor al elaborar los cri-
terios de evaluacin, como se indica en las secciones si-
guientes.
2. Evaluacin de los programas informticos
Antes de adquirir e instalar los programas informti-
cos, es preciso considerar muchas cuestiones y evaluar
dichos programas con respecto a unos criterios deter-
minados. La importancia relativa de los criterios
depender de los programas informticos utilizados y
de la complejidad de la funcin y de los programas. El
criterio ms importante es conseguir que se elabore una
aplicacin que rena las especificaciones requeridas.
Otros criterios son los siguientes:
a) Si los programas informticos son fciles de
aprender y utilizar;
b) Si constituyen un instrumento integrado que
permite un planteamiento comn;
c) Si hay un entorno de desarrollo fcil para los in-
tercambios con los usuarios;
d) Si hay un entorno de desarrollo de programas de
fcil uso, con inclusin de servicios de gestin, com-
probacin y eliminacin de errores de la configuracin
en los que se incorporen puntos crticos y capacidades
de avance;
e) Si los programas tienen la capacidad de reprodu-
cir los objetos requeridos, por ejemplo, imgenes del
cuestionario, si procede;
f ) Si los programas informticos tienen valor es-
tratgico para la organizacin responsable del censo, u
otros elementos de la infraestructura nacional de tecno-
loga de la informacin;
g) Si los programas son compatibles con las actua-
les tendencias del sector;
h) Si hay personal especializado en el producto en
la organizacin o en el exterior:
i) Hay fcil acceso al personal interno o ex-
terno con experiencia en estos productos?
ii) Qu nivel de capacitacin y apoyo se ne-
cesita?
iii) Qu apoyo ofrece el abastecedor?
i) Si hay pruebas de las actuales ventajas y de la
viabilidad a largo plazo del abastecedor;
j) Si los programas informticos se subcontratarn
dentro del pas o en el exterior;
k) Si se trata de una empresa de renombre y utiliza-
da con productos bien conocidos:
i) Es el producto compatible con las tenden-
cias actuales del sector?
ii) Se trata de un abastecedor financieramen-
te seguro?
El proceso de comprobacin para evaluar los progra-
mas informticos deber incluir al menos los siguientes
pasos:
34
a) Obtener copias de prueba;
b) Elaborar prototipos de comprobacin, y verifi-
car los paquetes de datos para confirmar si el programa
informtico puede cumplir los requisitos claves de fun-
cionalidad;
c) Especificar con detalle las consecuencias para el
entorno informtico de la organizacin;
d) Conseguir acceso a los lugares de referencia y
demostracin relacionados con el abastecedor y sus
productos y calibrar la satisfaccin de los usuarios; esto
se puede incrementar mediante el acceso a los lugares
de debate y carteleras electrnicas, si se dispone de la
Internet;
e) Si se trata de un producto estratgico, compro-
bar que hay un mecanismo de apoyo disponible y que la
calidad de la informacin y la capacidad de adaptacin
son aceptables;
f ) Realizar pruebas con los criterios previamente
establecidos;
g) Evaluar y documentar la poltica de introduc-
cin de versiones actualizadas;
h) Determinar el costo total;
i) Preparar un informe sobre el proceso de evalua-
cin.
3. Adquisicin de programas informticos
Los programas informticos que se van a utilizar en
el censo en asociacin con un determinado equipo pue-
den adquirirse de numerosas formas, entre otras las si-
guientes:
a) Adquisicin de programas completos disponi-
bles en el mercado, que pueden utilizarse directamente
sin adaptacin ulterior;
b) Adquisicin de conjuntos de programas que se
pueden acomodar luego a las actividades especficas
del censo;
c) Contratacin de determinadas prestaciones fun-
cionales para algunas partes de los sistemas;
d) Contratacin de programas desarrollados exter-
namente y vlidos para sistemas completos;
e) Obtencin de programas informticos gratuitos,
como el IMPS (vase infra).
Otra alternativa sera elaborar internamente aplica-
ciones informticas, como se describe luego en la sec-
cin 4.
Los pases deben ser tambin conscientes de que hay
una gran variedad de programas informticos destina-
dos especficamente al censo, elaborados por los orga-
nismos de estadstica y que pueden aplicarse en estas
actividades. Entre ellos figuran programas como el
IMPS, elaborado por la Oficina del Censo de los Esta-
dos Unidos y cuya distribucin es financiada conjunta-
35
Por qu utilizar el sistema integrado
para el procesamiento mediante
microcomputadoras?
Durante el censo de 1997, la Oficina Central de Esta-
dstica de Palestina decidi utilizar el sistema integrado
para el procesamiento mediante microcomputadoras. La
decisin estuvo basada en los siguientes criterios:
a) Se trataba de un programa ampliamente compro-
bado en otros censos;
b) El programa se haba concebido fundamental-
mente para el procesamiento de datos del censo, pero po-
dra utilizarse en otras materias;
c) Se haba comprobado frecuentemente y utilizado
en varios censos;
d) El organismo responsable lo estaba mejorando
constantemente;
e) Se dispona de apoyo tcnico;
f ) Era recomendado por las Naciones Unidas;
g) Podra utilizarse para la introduccin de datos, re-
visin mediante computadora, bsqueda de cuestiona-
rios y tabulacin;
h) Era capaz de insertar comprobaciones y controles
en los sistemas de procesamiento de datos;
i) Se dispona de documentacin sobre el programa;
j) Los datos podan transportarse con facilidad;
k) Era de fcil uso.
Planteamiento regional del procesamiento
de los datos del censo
Con el fin de compartir el personal especializado dis-
ponible en un grupo de pases y facilitar un sistema de
capacitacin ms eficaz en funcin de los costos, varios
pases podran adoptar un planteamiento comn para el
tratamiento de los datos del censo si su experiencia en
este sentido es semejante. En la ronda de censos del ao
2000, los pequeos Estados insulares del Pacfico han
adoptado un planteamiento de este tipo. Han decidido
utilizar el sistema integrado para el procesamiento me-
diante microcomputadoras (IMPS). Ello ha dado lugar
al desarrollo de una red regional para facilitar la capaci-
tacin y el intercambio de personal especializado entre los
distintos pases.
mente por la Oficina del Censo y el Organismo de De-
sarrollo Internacional de los Estados Unidos (USAID).
Conviene sealar que el IMPS est siendo ahora objeto
de revisin.
En el cuadro I.8 se observa un ejemplo de algunas de
las aplicaciones informticas que se pueden utilizar
para el procesamiento de los datos censales. Estos pro-
gramas se han evaluado teniendo en cuenta sus resulta-
dos de acuerdo con los siguientes criterios:
a) Tamao del pas;
b) Introduccin de datos;
c) Revisin;
d) Tabulacin rpida
e) Tabulacin
f ) Disponibilidad para su reproduccin fotogr-
fica.
a) Paquetes de programas
La utilizacin de paquetes de programas, en vez de
elaborar programas informticos destinados a tareas
especficas, se ha convertido en prctica comn en mu-
chas reas del sector de sistemas de la informacin. Las
principales razones son las siguientes:
a) Reduccin de riesgos, costos y tiempo gracias a
la aplicacin de soluciones ya comprobadas a necesi-
dades reconocidas;
b) Reduccin del costo general que supone el man-
tenimiento del sistema resultante gracias a la posibili-
dad de comprar paquetes de programas a proveedores
que se encargan de su mantenimiento habitual.
Aunque las razones para utilizar estos paquetes de
programas son claras, muchos organismos se han visto
decepcionados al comprobar los resultados prcticos.
Los problemas ms frecuentes son los siguientes:
a) Desajuste entre la funcionalidad de los progra-
mas y las necesidades del organismo;
b) Nivel de adaptacin necesario para conseguir
una aplicacin eficaz;
c) Inflexibilidad de los programas para adaptarse a
las nuevas necesidades del organismo;
36
Cuadro I.8
Evaluacin de programas informticos para el procesamiento de los datos del censo
Programa Tamao del pas
Introduccin
de datos Revisin
Tabulacin
rpida Tabulacin
Posibilidad
de reproduccin
fotogrfica
IMPS
a
Pequeo, mediano o
grande
Excelente Excelente, pero ne-
cesita personal espe-
cializado en inform-
tica
Excelente Excelente, pero necesita
personal especializado en
informtica
Excelente
XTABLE/P
CEDIT
Pequeo, mediano o
grande
Buena Aceptable Excelente Buena Aceptable
BLAISE
b
Pequeo o mediano Excelente, pero
sin doble entra-
da
Excelente Excelente Buena Mala
ISSA
c
Pequea o mediana Excelente Excelente Buena Buena Mala
EPI-INFO
d
Pequeo Buena Aceptable Buena No se aplica Mala
WinR+
e
Pequeo o mediano No se aplica No se aplica Excelente Buena Inexistente
PC-AXIS Pequeo, mediano o
grande
No se aplica No se aplica Excelente Buena Buena
FUENTE: C. Ellis, Census data processing strategies, Seminar on Strategies for the 2000 Round of Census in the Pacific, Nadi (Fiji), 8 a 12 de diciembre de
1997 (PAC/SEM/97/6).
a
Integrated Microcomputer Processing System.
b
Survey Processing System.
c
Integrated System for Survey Analysis.
d
Epidemiology Computer Software.
e
Windows Retrieval of Data for Small Areas by Microcomputer.
d) Nivel de mantenimiento necesario;
e) Nivel insuficiente de apoyo del proveedor;
f ) Error en la eleccin del proveedor;
g) Esfuerzo necesario para interconectar un con-
junto de programas con los sistemas ya existentes.
Los problemas citados son casi siempre atribuibles a
un anlisis insuficiente de las necesidades econmicas,
o a procedimientos inadecuados para evaluar y selec-
cionar los programas, o a ambas cosas a la vez.
Los programas que se pueden adquirir directamente
en el mercado deberan adquirirse, por norma general,
mediante negociacin directa con los abastecedores,
previo estudio de evaluacin para comprobar que los
productos cumplen realmente lo que prometen. Es pre-
ciso tener en cuenta si se requiere una licencia de ex-
plotacin global o sera ms adecuado obtener licencias
individuales. En la adquisicin de programas inform-
ticos suele haber cierto margen de negociacin, y cuan-
do las compras son voluminosas es posible obtener des-
cuentos. Deber considerarse la posibilidad de adoptar
un mecanismo de licencias vlidas simultneamente
para muchos usuarios, ya que esto constituye normal-
mente una alternativa ms econmica, pues el nmero
de licencias que habra que comprar es menor que el
nmero total de posibles usuarios. Hay otras variantes
que conviene indagar, como los precios diferenciales:
licencias limitadas para los programadores y licencias
ilimitadas para el acceso al uso de las computadoras.
b) Subcontratacin de funciones especficas
para algunas partes de los sistemas
Los programas con aplicaciones especficas elabora-
dos en el exterior deben especificarse, desarrollarse y
controlarse rigurosamente y, por lo mismo, deben estar
sujetos a condiciones contractuales estrechamente su-
pervisadas. Normalmente ello se hace mediante una
peticin formal de licitacin o una declaracin de re-
quisitos y puede hacerse paralelamente a la adquisicin
del equipo informtico. Es tambin fundamental intro-
ducir prcticas adecuadas de administracin de contra-
tos, pues de lo contrario muchos de los beneficios esta-
blecidos en los procesos de planificacin se perdern
en el proceso de ejecucin.
c) Subcontratacin de sistemas informticos
completos
Un mtodo ms sencillo pero quiz ms costoso con-
siste en subcontratar funciones concretas para progra-
mas especializados. Podran formularse requisitos de
carcter amplio, por ejemplo la necesidad de trasmitir
los datos compilados de todos los cuestionarios, lo
que significa que son los propios contratistas quienes
se encargarn de adquirir y desarrollar los programas.
Si bien este mtodo es ms sencillo para la organiza-
cin, probablemente resultar ms costoso y, en conse-
cuencia, la comunicacin con el contratista debe ser ex-
celente para que las especificaciones sean detalladas y
correctas. Ello significa tambin que la organizacin
tiene menos control sobre el proceso.
4. Desarrollo interno
de aplicaciones informticas
Si no hay programas informticos adecuados en el
mercado, quiz sea posible elaborar los programas ne-
cesarios dentro de la misma institucin. La decisin de
optar por esta frmula depender, entre otros, de los si-
guientes factores:
a) El presupuesto disponible;
b) El personal especializado existente en la organi-
zacin y la capacidad de retenerlo (problema cada vez
mayor en el sector de la tecnologa de la informacin);
c) Calendario para la elaboracin;
d) Complejidad del programa requerido.
Independientemente de que los programas se elabo-
ren en el interior o se contraten fuera, es preciso mante-
ner siempre el mismo control estricto sobre la cuestio-
nes relacionadas con la elaboracin de los programas
(por ejemplo, normas, instrumentos utilizados, capaci-
tacin del personal y cumplimiento del calendario).
5. Evaluacin de las necesidades de equipo
para computadora
Las necesidades en lo que respecta a la evaluacin
del equipo para computadoras depender del carcter
de ste, de su complejidad y de los posibles vnculos
con el equipo y los programas informticos existentes.
Es preciso formular criterios de evaluacin estrictos
antes de adquirir el equipo para su evaluacin. Muchos
de estos criterios sern los mismos establecidos supra,
en la seccin 2. Antes de que tenga lugar la evaluacin,
deben formularse especificaciones en las que se descri-
ban claramente los requisitos y adquirir el equipo ade-
cuado mediante licitacin o compra directa, si hay un
solo abastecedor posible.
37
Deber establecerse un grupo encargado de llevar a
cabo la evaluacin. El nmero de personas integrantes
del grupo depender de la complejidad del material, del
nmero de diferentes configuraciones que se van a eva-
luar y de los recursos disponibles. Los miembros del
grupo de evaluacin debern tener el conocimiento
necesario para poder efectuar una evaluacin vlida,
coherente y objetiva del material tanto por su compe-
tencia tcnica como por su capacidad de organizar un
proceso de evaluacin objetiva a lo largo del tiempo.
La tecnologa cambia con frecuencia a ritmo acelerado
y existe la posibilidad de que aparezcan productos ac-
tualizados o nuevos despus de haberse llevado a cabo
la evaluacin. Es importante recordar que, a pesar de
los resultados prometidos por los proveedores, toda de-
cisin de aplicar este nuevo equipo debe basarse en una
evaluacin completa. No se puede dar por descontado
que el equipo actualizado sea necesariamente mejor ni
que se adapte mejor a la aplicacin concreta del censo.
La evaluacin debe englobar una serie de fases para
asegurar que el equipo se evala a fondo, y es impor-
tante comprobar el funcionamiento del equipo en el en-
torno en que se debe utilizar, con lo que se garantizar
su funcionamiento adecuado en un contexto real de
produccin.
Los costos iniciales de capital son slo una parte del
costo total que el equipo representa para el organismo.
Es slo uno de los factores, pero no el nico, ni necesa-
riamente el ms importante al evaluar el equipo. Existe
una relacin entre ahorro y riesgo, que significa que el
equipo ms barato puede costar ms a la larga si no se
tienen en cuenta las necesidades de los usuarios o si el
equipo debe sustituirse antes de que haya realizado la
tarea que se espera de l.
Otro tema importante es la calidad del producto.
Algunos sistemas de equipos para computadora pueden
agruparse utilizando diferentes componentes disponi-
bles en el mercado, pero para ello se requieren numero-
sas comprobaciones, entre otras cosas para determinar
la integracin de los sistemas en que intervienen todos
los componentes, y hay que contar con la seguridad de
que el suministro de productos semejantes puede estar
garantizado a lo largo del tiempo.
Es imprescindible el establecimiento del conjunto de
normas para los productos previstos y un riguroso pro-
ceso de gestin del cambio, independientemente de si
hay un solo abastecedor con un compartimento ex-
clusivo si el sistema est construido de forma modular.
Una consideracin importante al evaluar el equipo es
el perodo de garanta ofrecido por el proveedor. Con-
viene que la garanta abarque el tiempo necesario para
la realizacin del censo.
6. Adquisicin de equipo para computadora
La adquisicin del equipo suele hacerse en forma se-
mejante a la de los programas informticos. Cuando el
equipo es una nueva tecnologa para la organizacin,
normalmente habr un proceso de licitacin para com-
probar que este equipo constituye la mejor solucin,
desde el punto de vista tecnolgico y financiero. La
licitacin deber prepararse atentamente, teniendo en
cuenta los requisitos jurdicos de la organizacin y las
polticas gubernamentales, sin olvidar la necesidad de
integridad ni las consideraciones ticas. Si hay un siste-
ma de grupos de abastecedores para determinados tipos
de equipo y stos estn en consonancia con las necesi-
dades de la organizacin, debera recurrirse a ellos para
comprar o arrendar el equipo necesario. Las cuestiones
ticas y de integridad son de importancia trascendental
en todo el proceso de adquisicin y, si no se tienen en
cuenta debidamente, pueden provocar retrasos u otros
problemas. Antes de publicar el documento de licita-
cin o de entrar en contacto con los abastecedores habi-
tuales es preciso especificar detalladamente los requi-
sitos. Esta especificacin deber constituir la base de
los criterios de evaluacin (vase la seccin 5, supra).
Es importante evaluar los requisitos reales de la or-
ganizacin y adquirir equipo que permita realizar la
labor a que se destina. Puede haber presiones para com-
prar tecnologa ms antigua con el fin de ahorrar recur-
sos, pero ello puede ser contraproducente si hay necesi-
dad de actualizar otros componentes. Por otro lado, es
importante no pagar demasiado para comprar equipo
que ofrezca ms prestaciones y funciones de las nece-
sarias. Se requiere una planificacin atenta para conse-
guir los mayores beneficios posibles con el equipo ad-
quirido.
Hay algunas normas bsicas que deben tenerse en
cuenta en las adquisiciones. Son las siguientes:
a) Utilizar solicitudes de propuestas o de licitacin
para controlar el proceso;
b) Tratar de simplificar las propuestas;
c) Adquirir slo lo que se necesita, pero lo ms po-
sible para mejorar la competitividad en el proceso de
evaluacin;
38
d) Reducir sin contemplaciones la lista de posibles
candidatos, buscando slo la mejor solucin tcnica y
la mejor relacin calidad/precio;
e) Negociar el perodo de garanta;
f ) Negociar la capacitacin gratuita que ofrecer el
proveedor;
g) Considerar el nivel de apoyo al mantenimiento
local disponible;
h) Considerar las ventajas y desventajas de adqui-
rir en el interior o en exterior;
i) Evitar contraer obligaciones con los proveedores;
j) Tener en cuenta en todas las etapas las conside-
raciones ticas y la integridad.
En el anexo V se presenta un marco que puede utili-
zarse para obtener una estimacin precisa del equipo y
la mano de obra necesarios para recopilar y procesar la
informacin del censo mediante la utilizacin de siste-
mas manuales de introduccin de datos y la tecnologa
del escner.
F. UTILIZACIN DE MUESTREOS
1. Introduccin
Los muestreos pueden utilizarse en las siguientes fa-
ses del censo:
a) En las pruebas llevadas a cabo antes del censo
(por ejemplo, comprobaciones previas y pruebas pi-
loto);
b) Durante el censo mismo (por ejemplo, utilizan-
do cuestionarios breves y largos);
c) En las operaciones de control de calidad, por
ejemplo en la impresin y examen de los cuestionarios;
d) Despus del censo, para obtener estimaciones
preliminares antes de preparar las tabulaciones y en la
encuesta posterior al empadronamiento.
La utilizacin de metodologas de muestreo correc-
tas es fundamental para todas las actividades antes men-
cionadas. No es competencia de este manual exami-
nar detalladamente las metodologas que podran adop-
tarse con este fin. Los pases que utilizan sistemas de
muestreo deben tratar de conseguir asesoramiento es-
pecializado sobre las metodologas que se habrn de
utilizar.
No obstante, a continuacin se examinan algunas
cuestiones generales que los administradores podran
tener en cuenta con relacin al muestreo.
2. Pruebas antes del censo
En general, el programa de pruebas antes del censo
supondr la realizacin de muestreos en reas concre-
tas y en una parte de zonas de empadronamiento inclui-
das en ellas. En la mayora de las pruebas, es impor-
tante que, de ser posible, la muestra seleccionada sea
representativa del pas en general. Ello significa, por
ejemplo, que deben elegirse reas situadas en medios
tanto urbanos como rurales. Las pruebas que se reali-
zan con fines especficos (por ejemplo, para comprobar
los procedimientos de empadronamiento en grupos de
poblacin determinados) necesitarn un muestreo se-
leccionado que contenga una elevada proporcin de
personas de ese grupo de poblacin concreto.
3. Durante el censo
El muestreo durante el censo se lleva a cabo cuando
conviene reducir los costos del censo. En general, ello
se consigue formulando una serie reducida de pregun-
tas a toda la poblacin (normalmente las cuestiones
demogrficas bsicas contenidas en el cuestionario
breve), mientras que la lista completa de preguntas
(cuestionario largo) se presentara slo a una parte de
los hogares (en general, en torno al 10 por ciento). Du-
rante los tres ltimos censos llevados a cabo en los
Estados Unidos de Amrica, la tasa de muestreo ha va-
riado entre el 15 y el 20 por ciento. En el censo de 1980
fue del 17 por ciento, y en el de 1990 del 20 por ciento.
En general, el ahorro conseguido no es superior al 20
por ciento del costo total del censo, ya que el costo
principal es encontrar los hogares, y los hogares que se
encuentran dentro de las zonas de empadronamiento.
El mayor ahorro corresponde a los salarios para el per-
sonal de procesamiento. En un censo basado en entre-
vistas, pueden introducirse tambin ahorros en los cos-
tos de empadronamiento, debido al menor tiempo
necesario para entrevistar a la mayora de los hogares.
No obstante, hay que reflexionar atentamente antes
de optar por un cuestionario breve o largo. El objetivo
fundamental de la realizacin del censo es facilitar da-
tos sobre las reas geogrficas ms pequeas y sobre
los grupos de poblacin reducidos; el muestreo dentro
de un censo normalmente slo se plantea cuando la de-
manda de datos por muestreo se refiere sobre todo a las
regiones geogrficas de mayor amplitud. Por ejemplo,
la Oficina del Censo de los Estados Unidos lo hace para
los grupos de bloques, lo que representa un rea relati-
39
vamente pequea. Estos ahorros marginales deben so-
pesarse atentamente para comprobar si compensan la
prdida de datos fiables.
Se recomienda que los pases con poblaciones menos
numerosas eviten este sistema de cuestionarios breves
y largos.
4. Despus del censo
El muestreo puede utilizarse despus del censo para
obtener estimaciones preliminares antes de preparar las
tabulaciones y en la encuesta posterior al empadrona-
miento.
Algunos pases han elaborado inicialmente una mues-
tra de zonas de empadronamiento para poder obtener
resultados preliminares antes de llevar a cabo el grueso
del procesamiento. Si bien este mtodo permitir una
difusin temprana de los datos, supone complicaciones
innecesarias para el procesamiento de los datos y obli-
ga a desviar recursos que deberan destinarse a la ob-
tencin de los datos finales (vase la seccin A del ca-
ptulo V).
La encuesta posterior al empadronamiento debe ser
representativa de todo el pas y de todos los grupos de
poblacin (vase el captulo VI). La muestra seleccio-
nada puede variar: una muestra pequea podra arrojar
una cifra nacional subestimada y una muestra mayor
permitira calcular una cifra subestimada por regin. El
tamao de la muestra seleccionada depender en buena
medida de los recursos a disposicin del organismo del
censo.
G. SELECCIN Y GESTIN DE LOS CONSULTORES
EXTERNOS Y DE LAS ACTIVIDADES DE SUBCON-
TRATACIN
1. Introduccin
En muchos pases, el uso de consultores externos (in-
cluidos los consultores ofrecidos a travs de programas
internacionales de desarrollo) y la subcontratacin han
aumentado enormemente en los ltimos aos. El uso de
este planteamiento para los censos podra considerarse
como parte posible del desarrollo total de los sistemas y
servicios utilizados en los censos. Tradicionalmente,
algunos pases han utilizado otros organismos guber-
namentales para imprimir los cuestionarios y para los
servicios cartogrficos.
No obstante, la subcontratacin a otros organismos
gubernamentales y/o proveedores privados en los pro-
yectos de tecnologa de la informacin y de otro tipo ha
aumentado, as como el uso de consultores externos.
Los principios para la gestin de estos consultores ex-
ternos o la subcontratacin de proveedores son los mis-
mos en todos los casos independientemente de que sean
organismos gubernamentales o proveedores privados.
Tanto en los proyectos de tecnologa de la informacin
como en los dems, el resultado deseado es el mismo,
es decir, que el censo d los resultados apetecidos, con
la condicin de que se cumplan todos los requisitos
dentro del costo convenido y en el plazo acordado.
El recurso a consultores externos y/o a la subcontra-
tacin depende de los requisitos de la organizacin (por
ejemplo, en materia de confidencialidad y seguridad),
de si se dispone del personal capacitado suficiente den-
tro de la organizacin y de si es posible subcontratar los
proyectos de manera eficaz en funcin de los costos.
Las decisiones de subcontratacin debern efectuarse
en el contexto de un plan institucional de mayor ampli-
tud en el que se determinen las preferencias entre con-
tratacin y capacitacin del personal o la utilizacin de
proveedores externos para aumentar o sustituir los re-
cursos en proyectos concretos. No hay una distincin
clara entre contratacin de consultores, utilizacin de
proveedores de servicios externos o subcontratacin;
en muchos casos, un sistema contiene elementos de to-
das esas opciones que colaboran con personal interno.
A veces, los organismos tienen escaso personal cali-
ficado del tipo necesario para la aplicacin de un siste-
ma especializado concreto o la tecnologa de la infor-
macin quiz no forme parte integrante de su actividad.
En tal caso, debera considerarse la posibilidad de
adoptar una solucin en que una proporcin mayor de
la labor recaiga sobre recursos ajenos al organismo del
censo. En vez de limitarse a adquirir equipo y progra-
mas informticos con los que montar un sistema de
procesamiento, se buscara una solucin total, en que el
licitante que consiguiera la adjudicacin se encargara
de todos los aspectos del sistema de procesamiento re-
lacionados con la tecnologa de la informacin.
En muchos pases, los acuerdos bilaterales permiten
utilizar consultores internacionales como asesores tc-
nicos. En tales casos, los administradores del censo de-
bern aprovechar la oportunidad de contribuir al desa-
rrollo de la capacidad dentro del organismo del censo.
En algunos pases, se han formado comits de licita-
ciones, integrados por el Ministerio de Hacienda y una
asociacin general de control, as como por la Oficina
de Estadstica. El comit se encarga normalmente de
40
convocar las licitaciones, establecer los requisitos y
condiciones, evaluar las ofertas y seleccionar las ms
adecuadas.
2. Objetivos enfrentados
Es inevitable que todo proveedor de recursos exter-
nos tenga objetivos distintos de los del organismo en-
cargado del censo. Por ejemplo:
a) Un proveedor especializado en servicios carto-
grficos puede estar ms interesado en producir mapas
de la mxima calidad que en ofrecer un servicio que
permita a los empadronadores localizar eficazmente las
viviendas;
b) Una empresa privada se siente presionada a
ofrecer una rentabilidad elevada a los accionistas ms
que a atender las necesidades de las polticas pblicas,
que son la fuerza que impulsa a los organismos guber-
namentales.
Como consecuencia de estos objetivos encontrados,
en todos los casos en que se contratan recursos externos
es preciso ejercer un control estricto para que el pro-
veedor ofrezca una solucin eficaz en funcin de los
costos que responda a las necesidades del organismo
del censo. El uso de proveedores externos deber estar
sometido a un proceso de atenta especificacin, planifi-
cacin y supervisin.
3. Especificacin
La subcontratacin requiere que el organismo del
censo tenga una idea clara de los requisitos, ya que s-
tos deben especificarse de forma inequvoca a los pro-
veedores de los servicios. Si el organismo no puede
manifestar sus expectativas y prioridades con claridad,
los proveedores de servicios no podrn alcanzarlas.
Adems, hay que procurar que todos los documentos
jurdicos (por ejemplo, condiciones de licitacin) sean
comprendidos perfectamente por todas las partes.
La forma de trasmitir las especificaciones a los pro-
veedores externos depender, hasta cierto punto, de las
normas, leyes y procedimientos vigentes en un pas. No
obstante, debera establecerse una especificacin deta-
llada y por escrito que sirva como punto de referencia
para cuantificar posteriormente los resultados.
En el anexo VI puede verse el ndice de un contrato
modelo de la Oficina de Estadstica de Australia en el
que se observan las cuestiones que pueden tratarse al
redactar un contrato.
Preparacin de las especificaciones
Durante la preparacin de las especificaciones para
la subcontratacin o la provisin de servicios externos,
aproximadamente la mitad del tiempo debera destinar-
se a establecer los objetivos del proyecto, los resultados
que se desea conseguir y los procedimientos que se se-
guirn para conseguirlos. Debern especificarse tam-
bin los criterios para determinar si se han conseguido
o no los resultados (por ejemplo, en una operacin de
introduccin de datos, podra especificarse la propor-
cin admisible de pulsaciones errneas).
La segunda actividad que ms tiempo debera acapa-
rar es la documentacin del precio exacto y las condi-
ciones de pago (cundo deben adquirirse bienes y/o
servicios).
Las especificaciones deben formularse de tal manera
que sea posible cambiar los requisitos a lo largo de la
duracin del proyecto. Por ello, deber preverse un m-
todo claro para que el organismo del censo y el provee-
dor de los servicios puedan negociar y aprobar los cam-
bios
Dentro del marco general, las especificaciones de-
bern:
a) Indicar claramente el alcance del proyecto;
b) Identificar los productos previstos y el calenda-
rio correspondiente para la realizacin de cada uno de
ellos (es decir, los hitos);
c) Identificar el personal clave por nombre y com-
petencias, y establecer las normas para su sustitucin,
en caso necesario;
d) Indicar claramente los sistemas de facturacin y
pago, as como el marco cronolgico y los mtodos del
pago de las sanciones;
e) Fijar los requisitos en materia de documentacin
y programas de capacitacin.
4. Supervisin de los proyectos subcontratados
Es importante que los proyectos subcontratados se
supervisen atentamente para comprobar si se atienen a
las especificaciones. Esta supervisin debe incluir una
identificacin temprana de los problemas (los hitos son
importantes en este proceso).
Deber prestarse especial atencin a que la labor
subcontratada se prepare y/o se lleve a cabo en un lugar
alejado de la oficina del censo.
Las reuniones peridicas (u otras formas de comuni-
cacin, por ejemplo, las conferencias telefnicas o las
41
videoconferencias) entre el organismo del censo y el
personal del proveedor de los servicios son fundamen-
tales para organizar las relaciones externas y garantizar
el logro de los resultados previstos. El cumplimiento
del calendario previsto deber especificarse entre los
requisitos del contrato, en el cual se enumerarn tam-
bin los principales participantes de todas la partes es-
pecificadas en el contrato. Deber indicarse la frecuen-
cia de las reuniones as como la responsabilidad de
hacer constar en acta y publicar las decisiones adopta-
das o los temas convenidos.
Se considera esencial el establecimiento de un siste-
ma de reuniones en cascada, en que el personal del
equipo del proyecto se rena con sus homlogos fre-
cuentemente para proceder a una supervisin rutinaria.
En las reuniones menos frecuentes del personal de ran-
go superior, se presentaran informes con carcter ex-
cepcional (es decir, nicamente cuando se trate de
cuestiones importantes sobre las que ha habido que to-
mar alguna decisin).
Esta rea, de gran transcendencia, podra quedar re-
legada al olvido si no se tuviera en cuenta con suficien-
te antelacin en los procedimientos. Aun cuando los re-
quisitos estn claramente especificados, es posible que
surjan problemas en el proceso de ejecucin, lo que sig-
nificara que los resultados podran llegar tarde o no
conseguirse en absoluto.
Un factor imprescindible para el xito en este ele-
mento de gestin del censo es un sistema claro y abierto
de comunicacin. Deben adoptarse medidas para ga-
rantizar que todas las negociaciones con los proveedo-
res externos se hagan teniendo en cuenta las exigencias
del sentido comn y considerando todos los puntos de
vista y obstculos, y previa preparacin rigurosa de los
contratos.
Si bien en muchos casos las especificaciones inclui-
rn sanciones por incumplimiento de los plazos o de las
normas de calidad, stas no suelen ser eficaces en el
contexto del censo. Lo que interesa conseguir es un
censo realizado en forma satisfactoria en una fecha es-
pecificada varios meses o, en muchos casos, varios
aos antes, no los fondos que se puedan acumular con
el pago de las sanciones. La atencin al detalle en los
documentos de especificacin es un paso importante
para lograr ese fin. Es tambin fundamental establecer
y mantener una buena relacin de trabajo entre los pro-
veedores de servicios y el organismo encargado del
censo.
42
II. PREPARATIVOS
A. ESTABLECIMIENTO DE LA BASE
DE EMPADRONAMIENTO
1. Introduccin
El establecimiento de la base del empadronamiento
ofrece un marco para avanzar con una planificacin
ms detallada de las operaciones sobre el terreno. Entre
las cuestiones bsicas que se deben abordar figuran las
siguientes:
a) Responsabilidad del empadronamiento;
b) Metas principales;
c) Partes interesadas principales;
d) Tipo de empadronamiento (incluida la pobla-
cin que se debe empadronar)
e) Mtodo de empadronamiento;
f ) Cronologa del empadronamiento;
g) Tiempo de referencia del censo;
h) Duracin del empadronamiento;
i) Fechas crticas;
j) Otros obstculos importantes;
k) Indicadores de desempeo.
En las secciones siguientes se analizan con detalles
estos temas.
2. Responsabilidad del empadronamiento
del censo
La responsabilidad del empadronamiento debe de-
terminarse dentro de la fase de planificacin del censo.
Las evaluaciones y recomendaciones relativas al censo
anterior debern examinarse al determinar las respon-
sabilidades del empadronamiento.
En la mayor parte de los pases, la oficina de estads-
tica se encarga del levantamiento del censo y establece,
dentro de dicha oficina, un organismo encargado del
censo.
En cambio, en otros pases, se establece un organis-
mo independiente y se nombra un director del censo,
que rinde informes directamente a un ministro (por
ejemplo, el de planificacin). Puede establecerse tam-
bin un comit interinstitucional de alto nivel encarga-
do de coordinar las actividades de los distintos organis-
mos gubernamentales. En muchos pases, la estructura
administrativa establecida, tanto en el gobierno central
como en las regiones, se utiliza tambin para coordinar
y realizar el empadronamiento.
En un organismo del censo, la gestin del empadro-
namiento tendr normalmente dos estructuras. Una es
interna, perteneciente al mismo organismo del censo,
mientras que la otra es una estructura temporal estable-
cida nicamente para las operaciones sobre el terreno.
Es preciso tener en cuenta la funcin y responsabilida-
des de cada una de ellas y la forma en que se relacionan
y comunican mutuamente.
Los factores principales que se deben considerar al
establecer las funciones y responsabilidad de dichas es-
tructuras son las siguientes:
a) Estructura integrada en el organismo del censo.
Centralizada o descentralizada? Una oficina o va-
rias? Qu relacin hay entre estas oficinas y cmo se
relacionan con la geografa estadstica del pas? (vase
la seccin C, infra);
b) Qu organismo se encargar del empadrona-
miento? Por ejemplo, podra ser el organismo del censo
o un organismo gubernamental distinto que se encuen-
tre mejor situado, con personal experimentado y/o una
infraestructura ya establecida;
c) Nmero del personal permanente del organismo
de estadstica que participar en la fase de empadrona-
miento y con qu criterio. Como mnimo (y teniendo en
cuenta el tamao de la oficina), debera haber una uni-
dad permanente del censo, con personal encargado del
empadronamiento, establecido al menos tres aos antes
del censo. Quiz sea necesario contratar personal adi-
cional, adems del personal temporal sobre el terreno,
43
para el organismo del censo mientras dure la fase de
empadronamiento.
En la mayora de los pases, hay una oficina central
de estadstica y oficinas regionales distribuidas por
todo el territorio nacional. La relacin entre estas ofici-
nas y sus funciones varan de unos pases a otros. En al-
gunos casos, es posible que una oficina regional se en-
cargue de todas las actividades estadsticas en esa parte
del pas. En otros, la oficina regional puede ser la en-
cargada de recopilar algunas informaciones econmi-
cas y/o sociales en todo el pas, mientras que la oficina
central determina las prioridades y normas estadsticas.
Finalmente, en otros casos, una oficina regional puede
ser la encargada del procesamiento, mientras que otra
oficina regional se ocupara de la difusin. No hay una
solucin preferente, pero la planificacin del censo de-
bera tener como meta aprovechar las ventajas de la
infraestructura ya existente. Es tambin importante ob-
servar que la escala del censo ofrece una gran rentabili-
dad en forma de economas de escala y utilizacin de
procedimientos estandarizados.
Segn la estructura del organismo de estadstica del
pas, la responsabilidad de los aspectos operacionales
del empadronamiento del censo podra delegarse al di-
rector de cada una de las oficinas regionales. En tal
caso, la oficina central normalmente se ocupa de prepa-
rar los procedimientos y se encarga de la adquisicin de
materiales que van a utilizarse en las oficinas regiona-
les durante el perodo de empadronamiento. En estos
casos, la oficina central aporta un papel de apoyo fun-
damental a las oficinas regionales durante el perodo de
empadronamiento. La planificacin debera tener esto
en cuenta al decidir qu forma va a adoptar el apoyo
ejercido y cmo se va a organizar.
3. Metas fundamentales
La planificacin inicial de un censo debe tener metas
amplias claramente establecidas (vase la seccin B
del captulo I). Al planificar el empadronamiento del
censo debe tenerse en cuenta cmo va a contribuir a al-
canzar las metas generales del censo y si alguna de ellas
se relaciona especficamente con el empadronamiento.
Las metas pueden limitarse a un reducido nmero de
cuestiones importantes o estructurarse de manera que
comprendan varios aspectos del empadronamiento. En
algunos casos, las metas pueden deducirse formulando
preguntas semejantes a las relacionadas con las necesi-
dades de informacin sobre la gestin (vase la seccin
E del captulo III). Como ilustracin, puede ser til el
siguiente ejemplo.
Por varias razones, la capacitacin de empadronado-
res puede ser ms importante en algunos pases que en
otros. Suponiendo que esta capacitacin sea muy im-
portante, la pregunta Ha recibido capacitacin todo
el personal sobre el terreno? puede servir para estable-
cer la meta de capacitar a todo el personal sobre el te-
rreno antes de que comience el empadronamiento. Los
informes sobre el nivel o los progresos conseguidos en
la capacitacin de este personal contribuiran a deter-
minar hasta qu punto se ha logrado ese objetivo.
A continuacin puede verse una lista de temas am-
plios que podran proponerse como metas en el empa-
dronamiento. La lista no es exhaustiva y algunos de los
temas quiz no sean aplicables en determinados pases:
a) Cobertura total. Deben concebirse procedimien-
tos de empadronamiento que garanticen la total cober-
tura de la poblacin, al mismo tiempo que se tienen en
cuenta las limitaciones presupuestarias y el calendario
previsto.
b) Confidencialidad. Se preparan procedimientos
que garanticen el carcter confidencial de los datos.
Para lograrlo, podran adoptarse los siguientes: obliga-
cin de los empadronadores de llevar pases de identifi-
cacin, distribucin de sobres que respeten el anonima-
to, si alguien lo solicita, y evitar que los nombres y
direcciones se almacenen en los archivos de las compu-
tadoras;
c) Publicidad del censo. La publicidad y los servi-
cios asociados de consulta tienen como objetivo sensi-
bilizar a la opinin pblica. Lo que se desea es que el
pblico est bien informado a cerca de la necesidad,
importancia y beneficios del censo. Por ello, debera
hacerse hincapi en los aspectos fundamentales, como
los beneficios del censo para la comunidad, la confi-
dencialidad y el respeto de la vida privada. Una buena
campaa de relaciones pblicas contribuir tambin
a aumentar las tasas de respuesta y la calidad de los
datos;
d) Incumplimiento. La reduccin del nmero de
casos de incumplimiento debera incluirse entre los ob-
jetivos fundamentales del empadronamiento;
e) Eficacia en funcin de los costos. Todos los pro-
cesos y procedimientos de empadronamiento pueden
proponerse conseguir la mxima eficacia en funcin de
los costos;
44
f ) Contratacin y capacitacin del personal sobre
el terreno. Una meta importante en el empadronamien-
to es establecer los procedimientos y procesos ms efi-
cientes para contratar y capacitar trabajadores sobre el
terreno de alta calidad;
g) Rendicin de cuentas. Habr que rendir cuenta
de todos los materiales. En otras palabras, una de las
metas es que todos los cuestionarios del censo se reci-
ban en los centros de procesamiento y que no haya nin-
gn informe de materiales perdidos sobre el terreno;
h) Disponibilidad de instrumentos (por ejemplo,
mapas) necesarios para el empadronamiento;
i) Participacin y cooperacin de los dirigentes lo-
cales;
j) Armonizacin de los procedimientos en todas
las regiones del pas;
k) Empadronamiento especial. En algunos pases,
el empadronamiento de subgrupos concretos de la po-
blacin puede presentar mayores dificultades fsicas,
culturales o polticas que el de la poblacin en general.
Cuando se identifiquen subgrupos que deban ser objeto
de un empadronamiento especial, una de las metas se-
ra conseguir que se establezcan procedimientos y es-
trategias especiales que garanticen su inclusin en el
censo.
Hay muchas otras posibles metas que podran esta-
blecerse en los pases concretos. Al planificar el empa-
dronamiento, hay que buscar la respuesta a la siguiente
pregunta: Qu resultados son los que deseamos con-
seguir como resultado del empadronamiento?.
Las metas podran expresarse en forma de cifras ab-
solutas. Por ejemplo:
a) Una tasa bruta de omisiones de x por ciento o
menos;
b) Un costo per cpita de y unidades de una deter-
minada moneda;
c) Con respecto a un punto de referencia de x por
ciento, reduccin de las omisiones con respecto al cen-
so anterior.
4. Partes interesadas principales
El tema de las partes interesadas se analiza detallada-
mente en la seccin B del captulo I. En lo que respecta
al empadronamiento, la principal parte interesada es el
rea de procesamiento. Si bien la calidad de los cuestio-
narios completados se reflejar en definitiva en la cali-
dad del censo final, los efectos ms inmediatos se ob-
servarn mediante el procesamiento. Al preparar el em-
padronamiento, debern examinarse conjuntamente
con el rea de procesamiento las decisiones relativas a
los procedimientos y a algunos supuestos que repercu-
tirn en la forma en que se van a rellenar los cuestiona-
rios. De esa manera se lograr que los sistemas de pro-
cesamiento estn terminados, comprobados y puestos
en prctica en el momento en que comiencen a llegar
los cuestionarios ya rellenados. Los cambios de ltimo
momento en los sistemas y procedimientos de procesa-
miento como consecuencia de malentendidos acerca de
lo que ocurre sobre el terreno pueden resultar costosos
y difciles.
5. Tipo de empadronamiento
La descripcin de la poblacin total de un pas y su
distribucin geogrfica dentro del mismo son elemen-
tos comunes y esenciales de todos los censos. No obs-
tante, la definicin de lo que constituye la poblacin de
un rea vara de unos pases a otros y depende en buena
medida de las necesidades de los usuarios. La pobla-
cin total puede entenderse de tal manera que incluya o
excluya a los extranjeros que se encuentren en el pas y
a sus propios nacionales residentes en otros pases.
Puede incluir o no a determinados grupos de poblacin
dentro del pas.
Si bien las definiciones de la poblacin total varan
segn los pases, estas definiciones se clasifican en fun-
cin de uno de los dos principales conceptos comn-
mente adoptados para el empadronamiento:
a) Lugar de empadronamiento (de facto);
b) Lugar de residencia habitual (de jure).
Para evitar confusiones, y por lo tanto errores, es im-
portante que el mismo principio se adopte en todo el
pas.
a) Lugar de empadronamiento (de facto)
En esta categora se incluyen todas las personas fsi-
camente presentes en el pas en la fecha o momento del
censo. La poblacin total comprende todas las personas
presentes en el pas cuando se levanta el censo y empa-
dronadas en el lugar en que se encuentran en el momen-
to del censo, independientemente de su lugar habitual
de residencia. De hecho, por razones prcticas, este
concepto se aplica al lugar donde la persona durmi la
noche precedente al da del censo o donde se encontra-
ba a una hora determinada del mismo.
45
Deben especificarse los procedimientos para el em-
padronamiento de las personas que puedan estar de via-
je o trabajando en otro lugar durante la noche preceden-
te al da del censo. La prctica generalmente adoptada
es que las personas que hayan estado viajando durante
toda la noche anterior al da del censo se empadronan
en el lugar donde se encuentren a una hora relativamen-
te temprana de la maana del censo.
El personal de empadronamiento ubicado en las esta-
ciones de ferrocarril y de autobs, terminales de trans-
bordadores y aeropuertos empadronar a estas perso-
nas al amanecer, una vez comprobado que no han sido
empadronadas en una parada anterior del viaje. En los
casos de autoempadronamiento, los administradores
del censo pueden determinar que los cuestionarios se
distribuyan en el punto de partida y se recojan en el de
llegada.
Las personas que trabajan durante la noche anterior
al da del censo generalmente se empadronan en el lu-
gar donde habran dormido si no hubieran tenido que
trabajar.
b) Lugar de residencia habitual (de jure)
Se incluyen todos los residentes habituales. Se empa-
dronarn todas las personas presentes en su lugar de re-
sidencia habitual, as como las que puedan encontrarse
temporalmente ausentes de su lugar de residencia habi-
tual, independientemente de dnde se encuentren en el
momento del censo. El empadronamiento se lleva a
cabo sobre la base del lugar de residencia habitual, sin
tener en cuenta si la persona est o no est presente en
ese lugar en el momento del censo.
Por lugar de residencia habitual se entiende el lugar
en que una persona reside habitualmente, y puede ser o
no ser el lugar de domicilio o residencia permanente de
la persona. Estos ltimos trminos se encuentran en ge-
neral definidos en la legislacin de la mayor parte de
los pases. No coinciden necesariamente con el concep-
to de lugar de residencia habitual que, tal como se em-
plea en el censo, est basado en el uso convencional y
se relaciona con el momento del censo ms que con
otros perodos.
Aunque la mayor parte de la poblacin no tendr di-
ficultades en declarar su lugar de residencia habitual,
puede haber cierta confusin en algunos casos. En los
procedimientos de empadronamiento debern preverse
los casos siguientes y otros similares:
a) Personas que mantienen ms de una residencia;
b) Estudiantes que viven en residencias;
c) Personas que duermen fuera de casa durante la
semana por motivos relacionados con el trabajo y slo
regresan a su hogar por algunos das al final de la se-
mana;
d) Personal de las fuerzas armadas y otras perso-
nas que viven en residencias oficiales pero que conti-
nan manteniendo su propia residencia.
Debern adoptarse precauciones para evitar que es-
tas personas se recuenten dos veces, sobre todo en los
casos en que las residencias o los lugares de estancia se
encuentren en diferentes zonas de empadronamiento.
Los procedimientos debern prever tambin los casos
siguientes:
a) Personas que se encuentran temporalmente fue-
ra del pas pero que regresarn probablemente;
b) Personas que se encuentran dentro del pas en
lugares distintos de los de su residencia habitual por un
breve perodo y probablemente regresarn a su lugar de
residencia habitual antes de que finalice el perodo de
empadronamiento.
En estos casos, se suele establecer un plazo claro de
presencia o ausencia de un lugar concreto para determi-
nar cul debe ser considerado como lugar de residencia
habitual.
Debern adoptarse precauciones para que las perso-
nas que se encuentran en estas situaciones se enumeren
de manera uniforme para que evitar que unas reciban
distinto trato que otras. De lo contrario, podran produ-
cirse desigualdades en la distribucin de los recursos,
por ejemplo, si los estudiantes de un lugar aparecen re-
gistrados como residentes en l y los de otra zona que
se encuentre en la misma situacin se registran en la di-
reccin de sus padres.
c) Obtener tanto el lugar de empadronamiento
como el de residencia habitual
Si se desea obtener ambas poblaciones, el cuestiona-
rio deber distinguir entre las siguientes personas con
referencia al da del censo:
a) Residentes habituales y presentes de hecho;
b) Residentes habituales pero temporalmente au-
sentes;
c) Residentes no habituales pero presentes en el
hogar.
Deber obtenerse tambin informacin acerca de la
residencia habitual de quienes se encuentran presentes
46
slo de forma temporal, para registrarlos en su lugar de
residencia habitual. La recopilacin de esta informa-
cin tan completa, sobre todo si se obtiene mediante
entrevistas, repercute en el volumen de trabajo de los
empadronadores y supervisores.
Deber prestarse especial atencin si se obtienen el
lugar de empadronamiento y el lugar de residencia ha-
bitual, pues de lo contrario podra haber problemas de
doble recuento.
Si se utiliza un mtodo de autoempadronamiento, de-
ber ponerse especial atencin en aclarar los conceptos
tanto a los empadronadores como a la opinin pblica.
La posibilidad de recopilar esta informacin tan com-
pleta depender del criterio de cada pas.
La prctica general ha sido adoptar uno de los dos
mtodos de empadronamiento, con algunas variantes.
En el mtodo de empadronamiento podrn introducirse
algunas modificaciones, para que el empadronador y la
opinin pblica tengan menos problemas de compren-
sin. Por ejemplo, podra determinarse que si una per-
sona se encuentra fuera de su lugar de su residencia ha-
bitual durante un cierto perodo antes del censo y no se
prev que regrese antes de ste, el empadronamiento
deber realizarse en el lugar donde la persona se en-
cuentre en el momento del censo. Para introducir estas
variantes, se necesitarn instrucciones detalladas y una
cuidadosa capacitacin.
d) Grupos de poblacin
Aunque en general hay acuerdos sobre las definicio-
nes de las poblaciones de facto y de jure, en la prctica
los pases no suelen atenerse estrictamente a ninguno
de los dos tipos de empadronamiento. En la aplicacin
de los conceptos, se aplican principios diversos con
respecto a su inclusin o exclusin en la poblacin total
de determinados grupos. En estos grupos se incluyen
los siguientes:
a) Nmadas;
b) Personas que viven en reas de difcil acceso;
c) Personal de defensa y diplomticos del pas, y
sus familiares, cuando se encuentran fuera del pas;
d) Marinos de buques mercantes y pescadores resi-
dentes en el pas pero que se encuentran en la mar en el
momento del censo (incluidos los que no tienen otro lu-
gar de residencia distinto de su alojamiento a bordo del
barco) y los trabajadores que se encuentran en platafor-
mas marinas de perforacin petrolera;
e) Residentes civiles que se encuentran temporal-
mente en otro pas como trabajadores estacionales;
f ) Residentes civiles que atraviesan la frontera dia-
riamente para trabajar en otro pas;
g) Residentes civiles distintos de los antes mencio-
nados que estn trabajando en otro pas;
h) Residentes civiles distintos de los antes mencio-
nados que estn temporalmente ausentes del pas;
i) Personal extranjero de defensa y diplomticos y
sus familiares que se encuentran en el pas;
j) Extranjeros civiles que se encuentran temporal-
mente en el pas como trabajadores estacionales;
k) Extranjeros civiles que atraviesan la frontera
diariamente para trabajar en el pas;
l) Extranjeros civiles distintos de los antes mencio-
nados que se encuentran trabajando en el pas;
m) Extranjeros civiles (incluidos los refugiados)
distintos de los antes mencionados que se encuentran
temporalmente en el pas;
n) Transentes en barcos que se encuentran en el
puerto en el momento del censo.
Algunos de los grupos estn estrechamente relacio-
nados. No obstante, se han especificado por separado
para destacar que su empadronamiento deber contem-
plarse en instrucciones o procedimientos especiales.
En algunos casos, habr que decidir si incluirlos o no
en el total de la poblacin.
El trato reservado a estos grupos no es uniforme. La
inclusin o exclusin de algunos de los grupos en el
empadronamiento ha dependido generalmente de la
prctica anterior o de una opinin administrativa sobre
quin debe constituir legtimamente parte de la pobla-
cin de un pas. Cada pas tiene sus razones para este
trato diferencial. No obstante, se recomienda que en la
documentacin del censo se indique qu grupos consti-
tuyen la poblacin y cules estn excluidos, en vez de
limitarse a describir el recuento como lugar de empa-
dronamiento lugar de residencia habitual. Esta infor-
macin ser muy til para comparar el tamao y las ca-
ractersticas de la poblacin en los distintos pases y
contribuir tambin a adoptar decisiones adecuadas en
los censos sucesivos del mismo pas.
Hay que destacar la importancia de una definicin
uniforme de la poblacin total que se aplicar en los
distintos censos. Al mismo tiempo, hay que reconocer
las dificultades de llegar a una definicin comn, en
cuanto que esas dificultades proceden del trato diferen-
47
cial de los grupos antes mencionados. Cualquier diver-
gencia seria de un censo a otro reducir considerable-
mente la utilidad de los datos, dificultar el estudio de
las tendencias demogrficas e introducir graves erro-
res en las estimaciones y proyecciones de la poblacin.
Ello repercutir ms adelante en las polticas formula-
das a partir de los resultados anteriores.
Las divergencias entre los pases en lo que se refiere
al concepto o definicin de la poblacin total tienen
gran importancia en las estimaciones y en el segui-
miento de la poblacin mundial. La ausencia de trato
uniforme de los grupos considerados podra dar lugar a
que algunos de estos grupos quedaran completamente
olvidados o se contaran por duplicado en la estimacin
de la poblacin mundial. Esta distorsin, cuya magni-
tud no se conoce, puede ir en aumento debido al creci-
miento de la poblacin de todos o algunos de esos gru-
pos y a los amplios movimientos internacionales que se
han hecho patentes en los ltimos aos. El supuesto im-
plcito de hace unos decenios, segn el cual el trato di-
ferencial de estos grupos no tena efecto significativo
en la poblacin total, ha dejado de ser vlido.
Sera conveniente lograr cierto grado de uniformidad
en la definicin de la poblacin total y en los corres-
pondientes principios de empadronamiento de los gru-
pos considerados.
i) Exclusin de algunos grupos de la poblacin
Las realidades operacionales deben tenerse en cuen-
ta al definir los grupos que deben empadronarse. Un
caso especial es del personal diplomtico, que en gene-
ral es fcil de identificar y puede recibir informacin de
los organismos pertinentes acerca de las normas del
censo y de cmo responder. Para identificar las perso-
nas de otras categoras que deben excluirse durante el
empadronamiento habr que realizar una serie de son-
deos, y los empadronadores quiz no siempre sean ca-
paces de obtener la informacin correcta.
Quiz sea mejor estructurar el cuestionario de tal ma-
nera que permita obtener la informacin necesaria para
la clasificacin dentro o fuera de un grupo excluido y
resolver estas cuestiones en la fase de procesamiento.
Si se adopta este procedimiento, el empadronamiento
incluir prcticamente a todas las personas presentes
en el pas en el momento del censo.
En lo que respecta a los grupos no incluidos en la po-
blacin total (por ejemplo, visitantes extranjeros por
breves perodos de tiempo), se recomienda que se indi-
que claramente el tamao de poblacin de esos grupos.
Si stos no se han empadronado (puede ocurrir en el
caso de los grupos excluidos), habr que enumerarlos y
facilitar estimaciones de su tamao basadas en los re-
gistros administrativos u otras fuentes.
ii) Inclusin de los residentes en otros pases
Se recomienda encarecidamente que los residentes
de un pas que se encuentran en otros pases por largos
perodos de tiempo queden excluidos de la definicin
de la poblacin total. Ello se debe a que la inclusin de
este grupo sera contraria a la definicin del censo.
No obstante, en la prctica, algunos pases han in-
cluido este grupo en su poblacin total. Esta inclusin
se ha basado en general en circunstancias especiales
que pueden darse en algn pas, por ejemplo, en los que
tienen una poblacin reducida, una proporcin consi-
derable de la cual vive en el extranjero.
Si es necesario incluir a estos grupos, la determina-
cin precisa del nmero de sus nacionales en otros pa-
ses ser la tarea ms importante y difcil. Los posibles
mtodos para recopilar esta informacin son los si-
guientes:
a) Empadronamiento a travs de los representantes
diplomticos del pas en el pas anfitrin;
b) Recopilacin de los miembros de sus familias
que se van a empadronar en el pas de origen.
Es probable que la calidad de la informacin recogi-
da con uno u otro mtodo sea relativamente poco satis-
factoria. Se recomienda que los datos recabados por es-
tos medios se incluyan en cuestionarios separados y se
limiten a algunas cuestiones bsicas sobre la informa-
cin demogrfica bsica (por ejemplo, nombre, sexo,
edad, relacin con el jefe de hogar y duracin de la au-
sencia del pas).
Si se adopta la prctica de incluir en la poblacin
total a los nacionales que viven en otros pases, conven-
dra presentar por separado el total de la poblacin em-
padronada dentro del pas y el nmero total de nacio-
nales que viven en otros pases. Deber especificarse
claramente el procedimiento adoptado para determinar
los nacionales que viven en otros pases.
iii) Empadronamiento de las fuerzas de defensa
Los procedimientos para el empadronamiento de las
fuerzas de defensa, y la presentacin de los datos co-
rrespondientes a este grupo, deben merecer especial
atencin al planificar el empadronamiento.
48
En algunos pases, el personal de defensa se empa-
drona pero los resultados se agregan de tal manera que
no sea posible identificar a este personal a partir de los
datos publicados. En particular, la mayor parte de los
pases presentan los datos de modo que sea imposible
identificar y ubicar los campamentos de defensa y las
concentraciones de tropas. Se trata muchas veces de
una cuestin de poltica estatal y de seguridad.
Debern establecerse procedimientos adecuados de
empadronamiento y tabulacin para este fin en cada
pas. No entra dentro de la competencia del presente
manual especificar toda la variedad de posibles proce-
dimientos. No obstante, la probabilidad de identificar
la ubicacin actual de las fuerzas se reduce con un cen-
so de residencia habitual. Ello requerir una cuidadosa
gestin de las tareas de empadronamiento para garanti-
zar que todos puedan sealar su residencia habitual
cuando se les enumere en los cuarteles o campamentos
de defensa. Conviene actuar con precaucin para evitar
el riesgo de doble contabilidad del personal de defensa
en un censo de residencia habitual.
6. Mtodo de empadronamiento
La decisin referente al mtodo de empadronamien-
to deber adoptarse en las primeras fases de planifica-
cin del censo, debido a las amplias consecuencias de
esta decisin. El mtodo adoptado influir en los si-
guientes aspectos:
a) Presupuesto;
b) Estructura orgnica;
c) Tipo y contenido del cuestionario;
d) Programa de capacitacin;
e) Contenido y alcance de las campaas de publi-
cidad;
f ) Sistema de gestin de los registros.
Hay tres mtodos principales de empadronamiento:
a) Entrevistador (visitador);
b) Autoempadronamiento (jefe de hogar);
c) Utilizacin de registros administrativos ya exis-
tentes.
En un censo podra utilizarse una combinacin de
dos de esos mtodos o de los tres.
El mtodo administrativo se limita prcticamente a
los pases de Europa septentrional. Dada su limitada
aplicacin, no se vuelve a considerar en este captulo.
a) Mtodo basado en el entrevistador
Cuando se utiliza el mtodo basado en el entrevista-
dor, los cuestionarios son completados por un empa-
dronador que realiza las necesarias consultas sobre el
terreno, normalmente mediante entrevistas, acerca de
cada unidad de vivienda y sobre cada persona que es
miembro del hogar. El empadronador registra luego la
informacin en el cuestionario del censo. Debido a pro-
blemas de costo y de tiempo, normalmente un miembro
adulto representante de cada hogar informa acerca de
todos los miembros del mismo.
Los registros se encuentran siempre en posesin del
empadronador y no se entregan a los hogares.
Este mtodo se ha adoptado en la mayor parte de los
pases en desarrollo. Tiene las siguientes ventajas:
a) Los empadronadores pueden estar adecuada-
mente capacitados en los conceptos, instrucciones y
procedimientos;
b) Si hay un nmero suficiente de empadronadores
y supervisores, el empadronamiento puede llevarse a
cabo en breve tiempo;
c) En las reas con tasas relativamente bajas de al-
fabetizacin, es ms fcil explicar a los interesados el
significado y objetivo de las preguntas por va oral que
con materiales impresos. Estas entrevistas directas de
los empadronadores obtienen respuestas inmediatas, y
los casos de resistencia a cooperar pueden solucionarse
normalmente durante el mismo empadronamiento;
d) Dentro de una zona de empadronamiento, es
probable que la informacin sea de calidad uniforme y
coherente;
49
Cuestionario de notificacin
En algunos pases rabes, por ejemplo, se distribuye
un cuestionario de notificacin en todos los hogares an-
tes del empadronamiento del censo. Se pide a los hogares
que cumplimenten el cuestionario la noche del da de re-
ferencia del censo. El cuestionario contiene algunas pre-
guntas, como el nombre completo, la fecha de nacimien-
to y el nmero de identificacin personal. El objetivo es
facilitar la tarea de los empadronadores, por un lado, y,
por el otro, ofrecer al jefe de hogar tiempo suficiente para
introducir la informacin inicial de los documentos ofi-
ciales. Luego, se lleva a cabo en cada hogar una entrevista
cara a cara.
e) Pueden incluirse en el censo preguntas ms com-
plejas que con otros procedimientos;
b) Mtodo de autoempadronamiento
Los pases ms desarrollados han adoptado el mto-
do del autoempadronamiento. En este caso, la informa-
cin acerca de la unidad de vivienda y los miembros del
hogar son registradas en el cuestionario por uno o va-
rios miembros del hogar. Los cuestionarios, junto con
las instrucciones, se distribuyen a cada hogar antes de
la fecha del censo y se devuelven una vez rellenados.
Los cuestionarios pueden ser distribuidos personal-
mente por los empadronadores y recogerse despus de
un perodo de tiempo determinado. El empadronador
puede limitarse a actuar como agente de distribucin y
recogida o, segn las circunstancias de cada pas, pue-
de ayudar tambin a completar los cuestionarios.
En algunos casos, los cuestionarios y las instruccio-
nes son entregados a los hogares por el empadronador
con la peticin de que los completen y tengan listos para
su verificacin. En una segunda ronda, el empadrona-
dor recoger los cuestionarios, verificar las entradas y
las corregir, si es necesario, mediante consultas perso-
nales. En algunos pases, el proceso de verificacin es
riguroso, mientras que en otros los cuestionarios slo
se revisan para comprobar que no se han omitido por
accidente pginas enteras.
En algunos casos, los cuestionarios se envan por co-
rreo a los hogares de acuerdo con las listas de distribu-
cin existentes y se reciben de nuevo por correo. En
este procedimiento de envo y recibo por correo la fun-
cin del empadronador es limitada. No obstante, hay
casos en que no se reciben respuestas o stas son in-
completas, y entonces es posible que el empadronador
tenga que intervenir para obtener la informacin com-
pleta. Estas deficiencias podran resolverse tambin
con llamadas telefnicas, cuando los servicios de este
tipo sean eficientes y estn muy extendidos. La estrate-
gia de comunicaciones pblicas (vase la seccin Adel
captulo III) influir tambin en forma significativa en
la distribucin de material explicativo entre los decla-
rantes.
Los detalles sobre la identificacin y ubicacin del
lugar se registran generalmente en los cuestionarios an-
tes de su distribucin. Cuando se utiliza el mtodo de
autoempadronamiento, la responsabilidad de comple-
tar el cuestionario es del jefe de hogar, o de algn otro
miembro responsable. Este mtodo se puede adoptar
con la expectativa de obtener resultados fiables con
costos sustancialmente ms bajos que si se utilizan en-
trevistadores, en aquellos pases donde se den las
siguientes condiciones:
a) La alfabetizacin es prcticamente universal;
b) El nivel de instruccin es relativamente elevado;
c) Los sistemas de comunicacin estn generaliza-
dos y son eficientes.
El mtodo de autoempadronamiento permite tam-
bin una mayor participacin de otros miembros del
hogar en el proceso. Ello se debe a que este sistema
alienta las consultas entre los miembros de la familia,
lo que debera arrojar informacin ms exacta y com-
pleta acerca de los distintos miembros de un hogar.
Sistema de envo y de devolucin por correo
Estos sistemas normalmente constituyen un subgru-
po del sistema de autoempadronamiento. No obstante,
muchas veces se convierten en mtodos combinados
(vase infra) debido a la utilizacin de entrevistadores
en los casos en que no ha habido respuestas a travs del
sistema por correo.
Los pases que han utilizado los mtodos de envo y
devolucin por correo han indicado que se pueden con-
seguir importantes ahorros si los sistemas postales y de
registro de direcciones para el envo son adecuados. La
preparacin y mantenimiento de estas listas de direc-
ciones es difcil y costosa.
Un mtodo que utiliza el mecanismo de devolucin
por correo tiene la desventaja particular de que los ma-
teriales del censo escapan del control del organismo es-
tadstico durante una parte fundamental de la opera-
cin. Ello revela la importancia de algunas cuestiones
concretas, en particular las siguientes:
a) Determinar las estrategias de distribucin, que
deben considerarse atentamente en la planificacin ini-
cial (vase la seccin B del captulo I);
b) Supervisar eficazmente qu hogares han de-
vuelto los cuestionarios del censo;
c) Relacin con los servicios postales del pas y
fiabilidad de stos;
d) Problemas de falta de respuesta en algunas zonas.
Los problemas de falta de respuesta en determinadas
reas pueden resolverse utilizando entrevistadores para
que se ocupen de los hogares que no han contestado. Si
el nivel de respuesta es bajo en una operacin de devo-
lucin por correo, los costos de seguimiento de todos
los que no han respondido podran ser muy elevados.
50
Estos costos pueden reducirse adoptando mtodos de
muestreo directo para aquellos hogares que no han res-
pondido. Un punto importante que se debe considerar
al adoptar esta prctica es que todos los hogares que no
han respondido deben tener una probabilidad conocida
de seleccin en la muestra. Adems, el seguimiento
debe ser intensivo para garantizar que todos los hoga-
res seleccionados presentan un cuestionario rellenado
correctamente.
Podra concebirse una gran variedad de posibles pla-
nes de muestreo, pero no es posible analizarlos con de-
talle en este manual. Los elementos clave del plan son
los siguientes: a) debe facilitar datos de la calidad re-
querida por los clientes del programa del censo y b) las
normas y procedimientos para seleccionar las unidades
incluidas en la muestra deben ser fciles de aplicar, ya
que este aspecto de la recopilacin ser realizado, en la
mayor parte de los casos, por personal temporal.
Por ejemplo, podra decidirse que se requiere una
tasa de respuesta del 90 por ciento para todas las zonas
geogrficas. Las que tengan tasas de respuesta de, por
ejemplo, el 70 por ciento podran tomar muestras del
resto de los hogares a razn de 2 de cada 3 para conse-
guir la tasa fijada del 90 por ciento. Las reas geogrfi-
cas con tasas iniciales de respuesta por correo de ms
del 90 por ciento podran efectuar muestras de los ho-
gares a razn de 1 de cada 10. Ello se debe a que puede
haber una diferencia entre los hogares que han respon-
dido y los que no lo han hecho.
c) Mtodos combinados
Muchas veces se utiliza una combinacin del mtodo
basado en los entrevistadores y el del autoempadrona-
miento para conseguir la mxima garanta. En tales ca-
sos, el mtodo del autoempadronamiento se adopta en
las reas donde la tasa de respuestas ser probablemen-
te elevada. El mtodo del entrevistador se utiliza en
aquellos lugares o situaciones comunitarias en que los
niveles de alfabetizacin son bajos o existen problemas
especiales. En las reas donde el sistema de correo qui-
z sea ineficaz o demasiado costoso o donde el terreno
y las condiciones climticas impongan algunas limita-
ciones, se recurre a los entrevistadores ya que de esa
manera mejorar la calidad del empadronamiento.
d) Otros mtodos
En algunos pases se han adoptado otros mtodos de
empadronamiento. Pueden registrarse todos los hoga-
res en una ronda preliminar y luego establecer un cen-
tro del censo en la zona de empadronamiento. Se pide a
quienes deben presentar las respuestas que se renan en
dicho centro a fin de ofrecer al empadronador informa-
cin detallada sobre cada tema. Con este mtodo, el
empadronador no visita todos los hogares para comple-
tar los cuestionarios. La lista preliminar de hogares per-
mite al empadronador saber cules son los que no han
respondido y garantizar una cobertura completa. No
obstante, incluso con la adopcin de este procedimien-
to, el empadronador deber visitar algunos hogares.
As ocurrir en los casos en que, debido a enfermedad o
incapacidad fsica, ningn miembro del hogar es capaz
de presentarse en la estacin de empadronamiento.
Los habitantes de una aldea o las personas que viven
en asentamientos dispersos pueden reunirse en un ni-
co lugar, donde se llevara a cabo el empadronamiento.
En algunos casos, el jefe de grupo ofrece la informa-
cin relativa a sus miembros. Cuando la informacin es
por grupos, generalmente se utilizan cuestionarios abre-
viados. El objetivo en tales casos es obtener, con carc-
ter prioritario, estimaciones numricas fiables ms que
una informacin muy detallada relativa a cada miem-
bro del grupo. El inconveniente de este planteamiento
es que las personas quiz no den respuestas completas
y francas a algunas preguntas. Si mejoran las comuni-
caciones y la accesibilidad y se logra integrar en comu-
nidades ms amplias a los grupos especiales o anterior-
mente aislados, cada vez ser ms posible recurrir a los
entrevistadores.
Puede utilizarse un planteamiento semejante, de ma-
nera oficial u oficiosa, en los casos en que un grupo co-
munitario, por ejemplo de inmigrantes recientes, tiene
un conocimiento relativamente limitado de la lengua
oficial del pas. Este enfoque puede utilizar con efica-
cia los limitados recursos de interpretacin y/o utilizar
la capacidad de comunicacin en la lengua oficial ad-
quirida por los miembros relativamente jvenes del
grupo de inmigracin que estn escolarizados.
En los censos recientes, gracias a la mayor concien-
cia individual sobre la importancia del censo, ha habido
peticiones de empadronamiento por separado. Estas
peticiones son todava raras, pero algunos pases per-
miten que las personas se enumeren individualmente.
Las vinculaciones con el hogar y la vivienda se mantie-
nen mediante el uso de cdigos de identificacin perti-
nentes. El cuestionario se concibe de tal manera que
pueda sellarse y bien enviarse por correo o entregarse
al empadronador. La utilizacin de este procedimiento
supondra que se han adoptado medidas para una com-
51
probacin temprana de estas devoluciones y para intro-
ducir enmiendas mediante contactos personales, en
caso necesario. Los supervisores podran intentar redu-
cir el nmero de estas devoluciones en los casos difci-
les mediante contactos personales.
e) Posibilidades de cambio
La mayor parte de los pases han tendido a mantener
el mtodo de empadronamiento que han utilizado en
los censos pasados. Todo cambio estratgico del mto-
do requiere una cuidadosa comprobacin y evaluacin
antes de su introduccin. A no ser que se hayan regis-
trados notables mejoras en factores como el nivel de
instruccin y los sistemas de comunicacin y correo,
los cambios en los sistemas tradicionales implicarn
cierto riesgo. Ello no significa que deba rechazarse la
innovacin. Incluso dentro de los sistemas tradiciona-
les, valdr la pena examinar los procedimientos para
determinar las posibilidades de mejora. Este examen y
comprobacin de las posibles mejoras puede llevarse a
cabo de manera provechosa durante el perodo entre
distintos censos y aprovechar las experiencias de otros
pases. Estos estudios metodolgicos debern formar
parte del constante intento de mejorar las prcticas del
censo.
7. Cronologa del empadronamiento
El momento del ao en que se llevar a cabo el empa-
dronamiento es un factor importante de la planifica-
cin. Para elegir el perodo ms indicado debern te-
nerse en cuenta las siguientes consideraciones:
a) Conveniencia de seleccionar el perodo del ao
durante el cual:
i) El empadronamiento pueda llevarse a cabo
simultneamente en todas las partes del
pas.
ii) Es probable que se obtengan los datos ms
representativos;
iii) Se reduzcan al mnimo los problemas ope-
racionales;
b) Cuestiones operacionales. Debern evitarse las
condiciones atmosfricas que puedan dificultar las
operaciones sobre el terreno y exijan una gran movili-
zacin de vehculos de transporte por carretera o de
navegacin, ya que ello no siempre ser posible o ase-
quible. Es importante tener en cuenta la seguridad, re-
cuperacin, transporte y almacenamiento de los regis-
tros una vez efectuados los empadronamientos;
c) Condiciones estacionales. Las condiciones ex-
tremas de calor o fro presentarn riesgos para los em-
padronadores, mientras que la abundancia de lluvias o
de nieve puede hacer inaccesibles algunas reas. En los
pases con estaciones muy contrastadas en las diferen-
tes regiones geogrficas, podra seleccionarse el pero-
do del ao ms adecuado para la mayor parte del pas.
Podran preverse asignaciones adicionales para trans-
porte, personal u otras necesidades debidas a las malas
condiciones atmosfricas. Algunas veces, estas consi-
deraciones pueden imponer el empadronamiento por
separado de la poblacin nmada;
d) Cambio previsto segn las estaciones. En algu-
nos pases, la actividad de una gran proporcin de la
poblacin difiere notablemente de una estacin a otra.
Por ejemplo, los trabajadores agrcolas quiz tengan un
perodo de mxima actividad nicamente durante la
campaa agrcola o en el momento de la recoleccin.
En tales casos, es poco probable que la parte afectada
de la poblacin pueda dedicar el tiempo necesario a
completar los cuestionarios del censo. La decisin so-
bre la mejor manera de tener esto en cuenta en el censo
puede depender del diseo de los perodos de referen-
cia para cuestiones especficas, y es algo que cada pas
debe determinar;
e) Factores demogrficos y sociales. stos son
tambin importantes si hay grandes movimientos mi-
52
La eleccin de la poca del ao en que se levantar el
censo es de suma importancia. La principal considera-
cin ser elegir un perodo en que el censo tenga ms po-
sibilidades xito y rinda los datos ms tiles, lo que pue-
de depender de diversos factores. En primer lugar, hay
que evitar las pocas en que es difcil llegar a todas las re-
giones habitadas a causa de las lluvias, inundaciones, nie-
ves, u otros factores meteorolgicos, o en que la labor
censal resulta excepcionalmente ardua a causa de los
fuertes calores.
Cuando se ha levantado el censo y se ha comprobado
que sus datos son en conjunto satisfactorios, el censo si-
guiente se levantar en la misma poca del ao, salvo que
haya motivos muy poderosos para cambiarla. Si el censo
se realiza regularmente en una misma fecha se facilitar
el anlisis y la comparabilidad de los datos. La tradicin
de levantar el censo en fechas fijas tambin promueve la
disciplina administrativa y alienta a todos los participan-
tes a realizar prontamente los preparativos necesarios.
FUENTE: Principios y recomendaciones para los censos de poblacin y
habitacin, Revisin I (publicacin de las Naciones Unidas, No. de
venta: E.98.XVII.8), prrafos 1.171 y 1.173.
gratorios de la poblacin durante determinados pero-
dos del ao (por ejemplo, participacin en las activida-
des de recoleccin);
f ) Perodos de largas vacaciones, peregrinaciones
o ayuno, que deberan evitarse;
g) Disponibilidad de personal para el equipo sobre
el terreno. En muchos pases, se utilizan como empa-
dronadores y/o supervisores algunos funcionarios, por
ejemplo, el personal docente. El perodo del ao elegi-
do para el censo deber coincidir con el momento en
que se dispone de este personal y en que menor es la
perturbacin de su trabajo habitual.
8. Punto de referencia cronolgica del censo
Una vez determinado el momento del ao en que
debe levantarse el censo, habr que ir precisando su
cronologa hasta determinar un momento especfico.
Un requisito esencial del censo es que cada persona,
o cada lugar de vivienda, se enumere con referencia al
mismo punto cronolgico predeterminado. ste suele
ser la medianoche en que comienza el da elegido para
el censo.
Se incluyen en el recuento todas las personas vivas
en el punto de referencia cronolgica del censo. As, se
incluyen las personas que fallecen despus de este mo-
mento y no se incluyen las que hayan fallecido antes
del mismo.
En el censo de habitacin se incluyen todas las es-
tructuras, unidades de vivienda o conjunto de locales
habitables existentes o que hayan alcanzado una fase
determinada de construccin en el momento de refe-
rencia del censo, independientemente de que estn ocu-
padas o no. De esta manera se conseguir un verdadero
inventario del patrimonio inmobiliario. Si el censo de
habitacin es independiente del censo de poblacin,
deber especificarse un punto de referencia adecuado
para el censo de habitacin.
El concepto de punto de referencia cronolgica del
censo es importante para determinar las caractersticas
de la poblacin, como edad, estado civil y lugar de em-
padronamiento. No todas las caractersticas se definen
en funcin de un momento cronolgico tan preciso. La
informacin sobre muchos temas del censo se obtiene
en funcin de otros perodos cronolgicos. Por ejem-
plo, la situacin de la mano de obra normalmente se
basa en un marco cronolgico ms amplio.
En la prctica, el empadronamiento puede comenzar
antes o despus del da del censo. Si comienza antes,
los cuestionarios se distribuyen o las entrevistas se rea-
lizan durante un breve perodo antes del da del censo y
se recopilan y actualizan en una breve ronda despus
del da del censo. Si comienza despus, los cuestiona-
rios se distribuyen y se recogen o las entrevistas se lle-
van a cabo unos das despus del punto de referencia
cronolgica del censo. En uno y otro caso, la informa-
cin recogida se referir a la situacin de ese momento.
Algunos pases han adoptado un da del censo mvil,
por ejemplo, la noche anterior o el domingo previo a la
visita del empadronador. No se recomienda este proce-
dimiento, aunque se ha adoptado en los lugares donde
los problemas obligan a ampliar el plazo del empadro-
namiento, que puede durar un mes o ms. Entre esos
problemas podran figurar los siguientes:
a) Personal sobre el terreno insuficiente;
b) Base cartogrfica inadecuada;
c) Ausencia del debido apoyo logstico.
La justificacin para adoptar un da del censo mvil
es que los declarantes no podrn recordar con detalle el
nmero y caractersticas de los miembros de sus hoga-
res si se trata de un da significativamente anterior al de
la visita del empadronador. Por ello, el da del censo
tendr que moverse a una fecha ms prxima a la de la
visita. La adopcin de este procedimiento, que supone
un largo perodo de referencia, si bien preferible a la
ausencia total de censo, aumenta los errores de cobertu-
ra y dificulta la interpretacin de los datos.
Si la experiencia ha demostrado que un da o una fe-
cha concreta han dado buenos resultados y contribuido
al xito del censo, los censos posteriores deberan reali-
zarse, en la medida de lo posible, en esa misma fecha de
referencia. Si no hay fuertes razones para abandonar
esta prctica, sera conveniente elegir para todos los
censos la misma fecha del ao. Ello permitir una ma-
yor comparabilidad de los datos de cada censo, lo que
reviste especial importancia cuando se trata de datos
como el empleo en determinados sectores o la residen-
cia en los lugares de vacaciones, que pueden verse
afectados por factores estacionales.
9. Duracin del empadronamiento
La duracin efectiva del perodo de empadronamien-
to debe ser objeto de gran atencin, teniendo siempre
en cuenta las ventajas e inconvenientes de cada opcin.
53
No obstante, conviene sealar que un censo no es una
ciencia exacta, y cualquiera que sea la duracin adopta-
da, habr que buscar una solucin de compromiso entre
la aplicacin prctica del censo sobre el terreno y la ca-
lidad de los datos. Estas soluciones de compromiso de-
ben inspirarse en el deseo de conseguir la mxima efi-
cacia y eficiencia para el censo.
La duracin del empadronamiento depender de la
magnitud de las operaciones del censo, la disponibili-
dad de personal, el apoyo logstico y el mtodo utiliza-
do. En principio, el empadronamiento debera durar lo
menos posible.
Cuando se utiliza el mtodo basado en entrevistas,
debera asignarse tiempo suficiente para que los empa-
dronadores pudieran completar sin prisas los cuestio-
narios a ellos asignados. Si el tiempo establecido para
las entrevistas es insuficiente, la cobertura y calidad del
empadronamiento se resentirn. Por el contrario, un
perodo demasiado largo puede reducir la calidad del
censo, ya que los declarantes tendrn problemas para
recordar con precisin el nmero de personas o los de-
talles de las caractersticas individuales. En particular,
un perodo de empadronamiento demasiado largo pue-
de provocar imprecisiones en las cifras.
Si el censo est basado en el autoempadronamiento,
cuando el tiempo transcurrido entre la distribucin de
los cuestionarios y su recogida es demasiado largo,
existe el riesgo de que los cuestionarios se pierdan en el
hogar o, cuando menos, se olviden. En el sistema de
distribucin y recogida por correo, el resultado podra
ser una informacin poco precisa debido a problemas
de memoria.
a) Empadronamiento en un solo da
Algunos pases planifican su empadronamiento de
tal manera que pueda efectuarse en un solo da. Esto se
consigue normalmente haciendo que todas las personas
estn en su lugar de residencia el da del censo.
La adopcin de este procedimiento evita las comple-
jidades que pueden surgir debido al movimiento de las
personas durante un perodo de empadronamiento pro-
longado. No obstante, tiene las siguientes desventajas:
a) Se requiere un gran nmero de empadronadores
para realizar simultneamente el empadronamiento en
todas las reas en un solo da. Los empadronadores tie-
nen menos oportunidades de familiarizarse con su tra-
bajo que cuando el perodo de empadronamiento es
ms largo. Ello se debe a que a esas alturas se encuen-
tran en la parte ms baja de la curva de aprendizaje.
b) En lo que respecta a la eficiencia presupuestaria,
es mayor la proporcin de costos correspondientes a
gastos generales (contratacin, capacitacin, etc.) que
al empadronamiento propiamente dicho.
c) La supervisin de las actividades sobre el terre-
no suele ser superficial.
d) Es probable que haya ms errores de cobertura,
sobre todo en las zonas urbanas donde el volumen pti-
mo de trabajo por da no puede predeterminarse con
precisin;
e) Para acomodarse a un perodo tan breve, el con-
tenido del censo deber ser tambin reducido. La gama
de temas y la informacin sobre los mismos sern por
fuerza limitadas.
En la prctica, lo que ocurre es que los cuestionarios
tienen que distribuirse por adelantado para que puedan
completarse de forma provisional o las entrevistas se
llevan a cabo antes del da del censo y luego se verifi-
can y actualizan en el da sealado. Con ello se pueden
superar muchas de las desventajas antes mencionadas.
b) Empadronamiento ms prolongado
La adopcin de un perodo de empadronamiento ra-
zonablemente largo permitira utilizar un nmero me-
nor de empadronadores bien preparados. Adems, el
alcance del censo se podra ampliar y, en consecuencia,
aumentara su utilidad. Los empadronadores adquiri-
ran mayor competencia despus del comienzo del em-
padronamiento, y la supervisin podra organizarse de
manera ms eficaz. Las averiguaciones podran llevar-
54
Perodo de empadronamiento breve
Normalmente, cuando se utiliza un perodo de empa-
dronamiento muy breve, los pases adoptan ciertas me-
didas para limitar la circulacin de personas. Durante el
censo de Nigeria de 1991, se limitaron estos movimien-
tos durante el perodo del censo para que todos se encon-
traran, en la medida de lo posible, en su hogar y el censo
pudiera realizarse rpidamente dentro de los tres das
previstos, y para evitar migraciones que pudieran desfi-
gurar el censo. La estrategia dio resultado y, llegado el
tercer da, slo fue necesario mantener una restriccin
parcial.
FUENTE: 1991 population census of Nigeria: analytical report
at the national level.
se a cabo a un ritmo razonable a fin de garantizar una
cobertura adecuada y una mayor calidad de la informa-
cin. No obstante, si el perodo de empadronamiento es
demasiado largo, podran observarse los defectos de
cobertura y calidad antes mencionados.
10. Fechas crticas
Algunas actividades relacionadas con el empadrona-
miento tienen plazos o fechas crticas. El ejemplo ms
evidente es la fecha misma del censo. Si no se estable-
cen los debidos procedimientos y no se contrata y capa-
cita al personal sobre el terreno con tiempo suficiente,
no podr respetarse la fecha del censo y los resultados
sern desastrosos. Como la fecha del censo es el plazo
ms importante, todas las dems fechas crticas debe-
rn considerarse en relacin con aqulla.
Las fechas crticas debern ser inamovibles. Es de-
cir, si se considera que una fecha es crtica, no debera
cambiarse ni dejar que alguien la cambie sin previo
examen de la direccin ejecutiva del censo.
En los primeros momentos de la planificacin debe-
ran establecerse las fechas crticas que se aplicarn a la
fase de empadronamiento del censo. Al determinar
esas fechas crticas debern tenerse en cuenta algunos
factores externos al organismo de estadstica, que en
ciertos casos escapan tambin a su influencia directa.
Aunque podr haber diferencias de unos pases a otros
segn el tipo de empadronamiento, stas son algunas
de las fechas que pueden considerarse como crticas:
a) Aprobacin gubernamental del censo. Es nece-
saria debido a los posibles efectos derivados; por ejem-
plo, el cuestionario no podra imprimirse mientras el
gobierno no haya aprobado el levantamiento del censo;
b) Terminacin del diseo del cuestionario para
garantizar que la impresin pueda comenzar a tiempo;
c) Fechas de comienzo y conclusin de la impre-
sin de los cuestionarios;
d) Contratacin del personal sobre el terreno con
tiempo suficiente para que la capacitacin pueda com-
pletarse antes de que comience el empadronamiento;
e) Capacitacin del personal sobre el terreno antes
de que comience el empadronamiento;
f ) Comienzo del empadronamiento;
g) Conclusin del empadronamiento.
11. Otros obstculos importantes
Al establecer la base del empadronamiento del censo
deberan tenerse tambin en cuenta los obstculos prin-
cipales. Se trata de factores que resulta imposible cam-
biar en la prctica o que escapan del control directo del
organismo de estadstica pero que influyen en la plani-
ficacin o en la realizacin del empadronamiento. La
ventaja de identificar estos factores es que resulta posi-
ble determinar cules son los obstculos y formular
orientaciones adecuadas de gestin de riesgos. Si la
identificacin se retrasa, es posible que los efectos ne-
gativos se produzcan en un momento en que hay poco o
ningn margen para reaccionar o cuando los costos son
prohibitivos. Entre los principales obstculos cabe se-
alar los siguientes:
a) Costo. Aunque se preste gran atencin al presu-
puesto del censo, la aparicin de nuevos temas puede
provocar dficit inesperados. Dado el carcter cclico y
las crestas de financiamiento fiscal inevitables en un
censo, generalmente es difcil obtener financiamiento
estatal extraordinario cuando se produce un dficit.
Adems, el gobierno que se encuentre en el poder en
esas fechas puede considerar que es necesario revisar
los fondos ya aprobados.
b) Decisiones del gobierno o de otras autoridades.
Por ejemplo, el gobierno puede decidir que el censo se
realice en un determinado mes o que se conceda trato
especial a un determinado subgrupo de la poblacin;
c) Capacidad de produccin. Esto se aplica parti-
cularmente a la elaboracin de mapas y a la impresin
del cuestionario y de la documentacin correspondien-
tes. La magnitud y el carcter especializado de estas ta-
reas pueden requerir una tecnologa de la que no se
puede disponer fcilmente en algunos pases. En deter-
minados casos, puede ser muy desaconsejable realizar
esta labor fuera del pas, ya que ello podra suponer una
prdida de control y una menor garanta de la calidad;
d) Capacidad logstica. Esto significa fundamen-
talmente la distribucin en gran escala de materiales
(cuestionarios y manuales) y su devolucin a los cen-
tros de procesamiento. Se requiere una infraestructura
suficiente (por ejemplo, carreteras y ferrocarriles) y
unos servicios de transporte (camiones, automviles,
embarcaciones y, quiz, aeronaves) que permitan supe-
rar sin sobresaltos uno de los principales desafos logs-
ticos de la sociedad moderna;
e) Coincidencia de otras actividades nacionales.
Por ejemplo, en algunos pases el mismo ao del censo
55
pueden estar programadas unas elecciones, que po-
dran limitar la capacidad de obtener un nmero sufi-
ciente de empadronadores. Esto representa tambin un
problema de planificacin en los pases donde las elec-
ciones u otras actividades nacionales pudieran convo-
carse cuando ya est avanzada la planificacin del em-
padronamiento;
f ) Las caractersticas atmosfricas estacionales
que pueden dificultar el empadronamiento en algunas
partes del pas;
g) La seguridad de los empadronadores en las zo-
nas peligrosas (por ejemplo, lugares con disturbios ci-
viles; vase el ejemplo que se presenta infra);
h) Actitudes pblicas. Si la mayora de la opinin
pblica no est favorablemente dispuesta al censo, nor-
malmente ste no conseguir los resultados previstos o
resultar muy costoso.
Al identificar los principales obstculos para estable-
cer la base de empadronamiento lo que se pretende no
es resolver todos los problemas asociados sino ms
bien tenerlos en cuenta en la planificacin posterior.
12. Indicadores de desempeo
Los indicadores de desempeo debern establecerse
antes del censo para que sea posible evaluar la calidad
del empadronamiento. Aun cuando estos indicadores
no sean del todo precisos, representan un incentivo ms
para comprender los resultados del censo y pueden me-
jorar el sistema de toma de decisiones, sobre todo cuan-
do se combinan con evaluaciones de la calidad de los
datos realizadas durante el procesamiento. En particu-
lar, los indicadores de desempeo sern tiles dentro
del pas para evaluar los cambios ocurridos entre los
distintos censos. Muchos de los indicadores que se se-
alan a continuacin ayudarn tambin a los organis-
mos internacionales o a los pases interesados en com-
parar su situacin con la de otras pases a comprender
la razn de las diferencias existentes entre unos y otros.
stos son algunos de los posibles indicadores de de-
sempeo:
a) Tasa de subestimacin, incluida la subestima-
cin neta, y la sobreestimacin o subestimacin bruta;
b) Tasas de respuesta a preguntas concretas;
c) Tasas de rechazo y procesamiento (en su caso);
d) Nmero de llamadas a un servicio de consulta
(si se ha establecido) u observaciones efectuadas a los
empadronadores, clasificadas por tipo de consulta u
observacin;
e) Cuestionarios devueltos por procedimientos dis-
tintos de los habituales (por ejemplo, si se ha utilizado
el correo para la devolucin, cuntos cuestionarios han
sido recogidos por el personal encargado del segui-
miento);
f ) Desempeo de los empadronadores;
g) Coincidencia de las campaas o actividades po-
lticas que mencionen el censo;
h) Condiciones negativas registradas durante el
censo (tiempo anormal, disturbios civiles, etc.).
Conviene sealar que algunos indicadores de desem-
peo escapan del control del organismo encargado del
censo. Ello no merma la utilidad de contribuir a com-
prender los resultados del censo ni dice necesariamente
nada negativo sobre el organismo encargado de ste.
B. ESTRUCTURA DE PERSONAL
1. Introduccin
El establecimiento de la base del empadronamiento
(vase la seccin A de este captulo) determina el mar-
co operacional general en el que se inserta la estructura
del personal sobre el terreno. En la presente seccin se
describen los factores geogrficos, logsticos, sociales
y de comunicaciones que deben considerarse al deter-
minar la estructura de personal en apoyo de la fase de
empadronamiento.
Como se describe en la seccin D del captulo I, y te-
niendo en cuenta la base de empadronamiento, la es-
tructura de gestin bsica constar normalmente de
cuatro niveles jerrquicos de gestin:
a) Director regional;
b) Director regional adjunto;
c) Supervisor (o jefe de equipo);
d) Empadronador.
El segundo y el tercer grupo pueden fusionarse si es
posible obtener los objetivos logsticos y de comunica-
ciones con tres grupos. Conviene reducir el nmero de
niveles jerrquicos, siempre que con ello no se ponga
en peligro la calidad ni la continuidad.
En los pases de lengua rabe, los jefes de equipo se
encargan del marcado y listado de los edificios y vi-
viendas, as como de los hogares y establecimientos.
En muchos pases, la estructura administrativa exis-
tente, tanto a nivel central como en las regiones, se uti-
56
lizar tambin para facilitar la gestin y coordinacin
de la actividad de empadronamiento. Ello vara consi-
derablemente de unos pases a otros.
Aparte de los empadronadores, puede recurrirse a
otros especialistas para que realicen tareas diversas,
por ejemplo de cartografa y empadronamiento de ho-
gares (vase la seccin C, infra) o el empadronamiento
de viviendas no privadas. En algunos pases, estas ta-
reas son realizadas a veces por los empadronadores y
administradas mediante la estructura que anteriormen-
te se indicara.
Suponiendo que haya una estructura jerrquica, hay
una serie de cuestiones fundamentales que el organis-
mo de estadstica debe abordar para establecer oficial-
mente la estructura de personal. Son las siguientes:
a) Funciones y responsabilidades de cada nivel;
b) Tiempo disponible;
c) Coeficiente de personal entre los diferentes ni-
veles.
Estas cuestiones estn interrelacionadas y dependen
unas de otras, por lo que no deben considerarse de for-
ma aislada. Por ejemplo, el tiempo disponible podra
determinar las funciones y responsabilidades, que a su
vez influirn en el coeficiente de personal.
La funcin del jefe de comuna, como se observa en la
estructura del censo de Camboya en 1998 (vase la sec-
cin D del captulo I), es sumamente importante en los
pases con fuerte componente rural y donde existe una
dependencia de la jerarqua comunal para la realiza-
cin de todo el proceso del censo.
2. Funciones y responsabilidades
Las funciones y responsabilidades de cada nivel va-
ran segn los casos y dependen de la base de empadro-
namiento. No obstante, implicarn siempre cierta forma
de gestin, supervisin y comunicacin con el nivel in-
mediatamente inferior y con el inmediatamente supe-
rior. Varios empadronadores se relacionan con un su-
pervisor, y varios supervisores tratan con un director
regional adjunto o con el director regional. Las funcio-
nes y responsabilidades de cada nivel deben determi-
narse claramente en los distintos manuales de instruc-
cin, y debern reforzarse durante la capacitacin.
a) Director regional
La funcin del director regional comprende una la-
bor semejante a la del director regional adjunto. En este
nivel, la labor implicar tambin actividades de comu-
nicacin pblica y de enlace con los grupos guberna-
mentales y comunitarios pertinentes. Con ello se con-
seguir una mayor sensibilizacin acerca del censo, lo
que ayudar al personal sobre el terreno durante el em-
padronamiento.
Normalmente habr poco contacto directo con los
declarantes o con los empadronadores, por lo que los
directores regionales no desempean un papel directo
importante en lo que se refiere a la garanta de calidad
del empadronamiento. En cambio, su funcin es muy
importante para la garanta de calidad de la administra-
cin sobre el terreno. Por ejemplo, cuando se utiliza un
proceso de contratacin y seleccin para los cargos de
empadronadores, el director regional puede ser el res-
ponsable de verificar la documentacin y aprobar los
nombramientos. De la misma manera, puede ser tam-
bin el responsable de aprobar el pago de los salarios y
gastos.
57
Director del Censo
de la Prefectura
Asistentes
Supervisores
Jefes de equipo
Empadronadores
Estructura de gestin del censo
en las prefecturas para la Oficina Central
de Estadstica de Palestina
Los directores regionales se comunican peridica-
mente con el organismo de estadstica, pero normal-
mente esos contactos consisten ms en informes de
situacin que en actividades de asesoramiento o asis-
tencia.
b) Director regional adjunto
La funcin del director regional adjunto depende de
la estructura bsica de las operaciones sobre el terreno.
En el presente manual se supone que hay una estructura
en cuatro niveles, en la que existe el cargo de director
regional adjunto. Ello vara de unos pases a otros. Por
ejemplo, si la estructura de gestin tiene slo tres nive-
les, las funciones del director regional y del director re-
gional adjunto deben considerarse conjuntamente.
Cuando el cargo de director regional adjunto es de
carcter fundamentalmente administrativo, la necesi-
dad de comunicacin frecuente (o diaria) entre esos dos
niveles no es tan grande, y lo mismo podra decirse de
la necesidad de comunicacin personal directa. El con-
tacto telefnico, cuando sea posible, puede ser sufi-
ciente durante la mayor parte de las operaciones.
c) Supervisores
En principio, los supervisores deberan ponerse dia-
riamente en contacto con cada uno de sus empadrona-
dores, bien personalmente o por otros medios, como el
telfono, mientras dure el empadronamiento.
Al comienzo mismo del empadronamiento, el super-
visor debera pasar cierto tiempo con cada empadro-
nador realizando una labor de capacitacin prctica
(vase la seccin C del captulo III). La distancia y la
duracin del viaje son factores fundamentales y quiz
sea necesario que algunos empadronadores comiencen
a distribuir cuestionarios o realizar entrevistas antes de
que su supervisor pueda reunirse con ellos para obser-
var. En estos casos, es todava ms importante que el
supervisor, si es posible, est en contacto con los empa-
dronadores en algn momento a lo largo del da para in-
formarse sobre las actividades cotidianas y tratar los te-
mas que puedan haberse planteado.
Durante el empadronamiento, los supervisores reali-
zarn tareas de garanta de calidad (vase la seccin F
del captulo III). Estas tareas son fundamentales y hay
que reservarles tiempo suficiente tanto durante el em-
padronamiento como entre el final de ste y el momen-
to en que hay que enviar los cuestionarios a los centros
de procesamiento. Si los supervisores tienen demasia-
dos empadronadores, quiz no puedan asignar tiempo
suficiente a la garanta de calidad. El resultado puede
ser que aparezcan en los datos errores que deberan ha-
berse corregido sobre el terreno.
Si el supervisor tiene considerables responsabilida-
des administrativas adems de la capacitacin y super-
visin de los empadronadores, ello repercutir signifi-
cativamente en el tiempo disponible para las tareas de
garanta de calidad. El supervisor debe tratar sobre todo
de garantizar la calidad ms que realizar tareas admi-
nistrativas, como rellenar los documentos relacionados
con la remuneracin de cada uno de sus empadronado-
res. La funcin y responsabilidades de los supervisores
deben tener en cuenta ese hecho.
d) Empadronadores
Los empadronadores trabajarn normalmente bajo
una direccin general, siguiendo procedimientos y orien-
taciones claramente establecidos. Si bien es de prever
que los empadronadores puedan resolver algunos pro-
blemas consultando la documentacin, en algunos ca-
sos necesitarn asistencia o direccin de su supervisor.
La labor de los empadronadores supondr normal-
mente una combinacin de los siguientes aspectos:
a) Contacto con los declarantes (incluida la reali-
zacin de entrevistas, cuando se utilice este mtodo), lo
que supone supondr la representacin del organismo
de estadstica ante los declarantes, la respuesta a las
consultas sobre el censo y la prestacin de asistencia,
segn los casos;
b) Labor administrativa en los hogares y sobre el
terreno, que supone la comprensin y aplicacin de
procedimientos y directrices y la presentacin de ob-
servaciones y comentarios;
58
Importancia de la supervisin
Es indispensable una supervisin adecuada del empa-
dronamiento. Cuando el empadronamiento slo dura
unos das, se recomienda un control de la cantidad y la
calidad del trabajo despus del primer da, a fin de subsa-
nar las deficiencias y de lograr un proceso satisfactorio
durante el perodo de empadronamiento. Cuando el
empadronamiento dura ms de unos das habr que or-
ganizar una evaluacin peridica y sistemtica.
FUENTE: Principios y recomendaciones para los censos de po-
blacin y habitacin..., prrafo 1.177.
c) Desplazamiento a la zona de empadronamiento
y visita de la misma.
La combinacin de estas tareas vara segn la base de
empadronamiento y las circunstancias del caso.
Durante el perodo ms intenso de empadronamien-
to, los empadronadores pasan la mayor parte de su
tiempo sobre el terreno. Por ello, normalmente slo
pueden informar a su supervisor al final de la jornada, o
cuando se dirigen a la zona de empadronamiento o re-
gresan de ella. Ello significa que, en muchos casos, los
supervisores debern localizar y reunirse con sus em-
padronadores sobre el terreno para comprobar los pro-
gresos y detectar los problemas. Cuando los empadro-
nadores y su supervisor se encuentran sobre el terreno,
es importante resolver los problemas de comunicacin
que vayan surgiendo.
3. Tiempo disponible
Un factor fundamental al establecer la estructura de
personal es el tiempo necesario para la comunicacin
entre las personas que se encuentran en diferentes nive-
les de la jerarqua. Por ejemplo, los contactos entre los
empadronadores y su supervisor llevan tiempo. Cuan-
do las distancias son relativamente grandes, el tiempo
necesario para desplazarse con el fin de mantener con-
tactos directos puede constituir una parte significativa
del tiempo que necesitan los supervisores para cumplir
sus deberes. Estas mismas consideraciones deben tam-
bin tenerse en cuenta al planificar otros niveles de la
jerarqua.
El perodo de mayor demanda de tiempo de personal
es el del empadronamiento propiamente dicho (por
ejemplo, varias semanas antes y despus del da del
censo), en que todo el personal est dedicado a labores
operacionales relacionadas con su propio nivel. ste es
tambin el perodo en que se deben atender ms peti-
ciones de comunicacin entre los distintos niveles.
Como ste es el perodo ms importante de las opera-
ciones, hay que tener entonces muy en cuenta la de-
manda de tiempo de personal en todos los niveles de la
estructura.
Las consideraciones presupuestarias son tambin
importantes y quiz requieran que el coeficiente de do-
tacin de personal sea superior al que podra resultar
conveniente en otras circunstancias. Lo que hace falta
es encontrar el justo equilibrio entre costo y calidad en
forma de tiempo disponible.
4. Coeficientes de dotacin de personal
a) Coeficiente director regional/director regional
adjunto
Este coeficiente depende en gran medida de la es-
tructura de mximo nivel del censo y de si los directo-
res regionales pertenecen al organismo de estadstica o
forman parte de los recursos humanos temporales.
Cuando los directores regionales son empleados per-
manentes del organismo de estadstica, generalmente
cuentan con el soporte de locales de oficina y personal
que les ayudan a mantener comunicaciones con sus ad-
juntos.
Cuando los directores regionales son empleados tem-
porales, el coeficiente con los adjuntos depender, por
ejemplo, de si el director regional trabaja en la oficina o
desde casa o de qu parte de su labor supone contactos
directos (por ejemplo, capacitacin) con los adjuntos o
el personal de nivel inferior.
b) Coeficiente director regional adjunto/supervisor
Este coeficiente tiene tambin en cuenta el tiempo
disponible pero presta especial atencin a las funciones
administrativas y de gestin de los dos niveles en la es-
tructura general.
c) Coeficiente supervisor/empadronador
El coeficiente supervisor/empadronador es el ms
importante, ya que es el que ms influye en las relacio-
nes con el pblico durante el empadronamiento. El n-
mero de empadronadores que rinden informes a cada
supervisor repercute directamente en la cuanta del
tiempo que un supervisor puede pasar con cada empa-
dronador en actividades de capacitacin y sobre el te-
rreno. Influye tambin en el nivel de garanta de calidad
que se puede conseguir en la labor de los empadrona-
dores antes de que se devuelvan los cuestionarios del
censo para su procesamiento.
Si los supervisores deben encargarse de demasiados
empadronadores, quiz no tengan la posibilidad fsica
de prestar suficiente atencin a cada uno de ellos. Ello
podra dificultarles tambin la comunicacin con sus
propios administradores y mermar su capacidad de
transmitir mensajes sin prdida de tiempo.
El establecimiento del coeficiente entre supervisores
y empadronadores no puede hacerse mediante una fr-
mula cuantitativa, y supondr cierto nivel de valora-
cin cualitativa, ms que objetiva. Es tambin probable
59
que el coeficiente vare dentro de cada pas (por ejem-
plo, entre las zonas urbanas y rurales) debido a las dis-
tintas condiciones en las diferentes reas. No obstante,
como orientacin aproximada, podra decirse que el
punto de partida podra ser un coeficiente de 1:5, que
luego se modificara teniendo en cuenta la infinidad de
materias que pueden plantearse. La oportunidad de las
comprobaciones sobre el terreno debera utilizarse para
confirmar la viabilidad del coeficiente general supervi-
sor/empadronador.
C. CARTOGRAFA
1. Introduccin
La calidad de los mapas utilizados en el censo influ-
ye notablemente en la calidad y fiabilidad de los datos.
La inmensa mayora de los pases utilizan mapas
para el empadronamiento. Ha habido casos en que no
se ha podido disponer de mapas para el censo y los pa-
ses han utilizado listas de hogares y edificios. Esto ha
ocurrido generalmente en los pases donde estas listas
se controlan rigurosamente con procedimientos admi-
nistrativos y estn debidamente actualizadas. No obs-
tante, las circunstancias estn cambiando en estos pa-
ses y la utilizacin de listas para el empadronamiento
ha dejado de ser un mtodo viable.
La actividad de empadronamiento debe basarse en
mapas impresos, ya que stos son fundamentales para
dirigir a los empadronadores hacia las viviendas y otros
lugares donde es probable que se encuentren las perso-
nas durante el perodo de empadronamiento. Son tam-
bin muy importantes para conseguir una cobertura
completa y sin repeticiones de las reas geogrficas.
Igualmente, los mapas, en este caso ms bien en for-
ma de productos digitales, desempean un papel cada
vez ms importante en la fase de difusin. Las estadsti-
cas compiladas a partir de los datos del censo pueden ir
acompaadas de referencias geogrficas y contener
mtodos para analizar las caractersticas geogrficas de
esas estadsticas.
Las tareas y los plazos necesarios para crear, mante-
ner, imprimir y distribuir mapas sobre zonas de empa-
dronamiento son notables. Por ello, debe prestarse gran
atencin a la actividad cartogrfica durante las fases de
planificacin y preparacin del censo.
Antes de elaborar el programa cartogrfico para el
censo, es preciso tener en cuenta la clasificacin geo-
grfica que se va a utilizar y la infraestructura cartogr-
fica disponible para llevar a cabo las tareas pertinentes.
2. Clasificacin geogrfica
La geografa que servir de base para el censo deter-
minar la geografa utilizada tambin para la difusin
de sus datos, por lo que la preparacin de los mapas de-
ber ir acompaada de una clasificacin geogrfica. El
diagrama II.1 es un ejemplo de las diferentes reas y re-
giones geogrficas que pueden definirse en un pas.
Todo depender de las estructuras administrativas del
pas y de las necesidades de los usuarios de los datos es-
tadsticos.
En este ejemplo, las reas estadsticas son las que el
organismo de estadstica ha considerado como las de
mayor inters para los usuarios de la informacin esta-
dstica y que se utilizan en general para la difusin de la
informacin. La complejidad de la estructura de las
reas estadsticas y el carcter de las unidades variar
segn las necesidades de los usuarios de los datos. Las
regiones administrativas reflejan los diferentes niveles
de administracin gubernamental de un pas y existen
ya con independencia del censo. Las reas de gestin
del censo se determinan expresamente para el empa-
dronamiento. Otras reas son las que no forman parte
de ninguna otra estructura pero para las cuales se re-
quieren datos estadsticos.
Las reas estadsticas pueden estar o no relacionadas
directamente con diferentes niveles de las regiones ad-
ministrativas. No obstante, como el gobierno es uno de
los mayores usuarios de los datos estadsticos, es de
prever que algunas de las reas estadsticas correspon-
dan directamente con las regiones administrativas o se
integren en ellas (en el ejemplo anterior, las reas esta-
dsticas locales se integran en los distritos y las divisio-
nes estadsticas en las provincias).
Las reas de gestin del censo pueden estar o no rela-
cionadas con las regiones administrativas o las reas
estadsticas, ya que estn pensadas de manera que per-
mitan la realizacin ms eficiente del censo. En los
pases donde el censo es competencia de otros organis-
mos gubernamentales, las reas de gestin del censo
pueden ser de hecho las mismas que las regiones admi-
nistrativas.
A veces se necesitan productos estadsticos relativos
a otras reas, que pueden formar o no parte de la clasifi-
cacin geogrfica, por ejemplo, en las reas electorales
o las reas postales. Las delimitaciones de las otras
60
reas quiz no se correspondan con las de las zonas de
empadronamiento pertinentes ni con las de ninguna
otra rea estadstica o regin administrativa. Por ello,
los datos estadsticos correspondientes a las otras reas
quiz slo puedan presentarse en forma de ajuste p-
timo.
La definicin de las diversas reas de clasificacin
geogrfica, su relacin mutua y otras cuestiones vincu-
ladas a la clasificacin geogrfica no se examinan en el
presente manual, salvo en los casos en que estn direc-
tamente relacionadas con el levantamiento del censo,
es decir, el diseo de las zonas de empadronamiento y
las reas de gestin del censo.
a) Criterios de diseo para las zonas
de empadronamiento
Como se observa en el diagrama II.1, las zonas de
empadronamiento son fundamentales tanto para la es-
tructura de esas reas como para la de las reas de ges-
tin del censo. El carcter polivalente de esta unidad
debe reflejarse en los criterios establecidos para fijar
las delimitaciones de las zonas de empadronamiento.
61
Regiones
administrativas
reas
estadsticas
reas de gestin
del censo
Diagrama II.1
Ejemplo de clasificacin geogrfica de un pas
Pas
Distrito
Regin
estadstica
rea
laboral
rea
cultural/tribal
rea
urbana/rural
rea del
supervisor
rea del
director regional
adjunto
rea del
director regional
Divisin
estadstica
Subdivisin
estadstica
rea
estadstica local
Zona de
empadronamiento
Otras reas
reas
electorales
reas
postales
Subdistrito
Provincia
stos sern una combinacin de criterios de clasifica-
cin geogrfica y criterios prcticos de levantamiento
del censo. Entre otras, deberan considerarse las si-
guientes cuestiones:
a) Necesidad de garantizar la cobertura completa
del pas;
b) Capacidad de gestionar con eficacia las opera-
ciones sobre el terreno;
c) Utilidad del rea para los productos del censo,
incluida la capacidad de difundir los datos relativos a
varias reas geogrficas de nivel superior mediante la
agregacin de zonas de empadronamiento.
i) Cobertura completa
Las zonas de empadronamiento deben cubrir todo el
territorio del pas, sin superposiciones ni lagunas. De-
ben incluirse tambin las zonas consideradas como
deshabitadas, aun cuando la disponibilidad de datos
cartogrficos sobre ellas sea limitada.
ii) Capacidad de gestin eficaz
de las operaciones sobre el terreno
Para el empadronamiento, las zonas de empadrona-
miento deben determinarse teniendo en cuenta el traba-
jo que pueden aceptar los empadronadores (vase la
seccin B del captulo III).
Para que sea posible una gestin eficaz de la fase de
operaciones sobre el terreno, al determinar los lmites
de las zonas de empadronamiento deben tenerse en
cuenta los siguientes elementos:
a) Densidad de la poblacin;
b) Tipo de terreno;
c) Mtodo de empadronamiento;
d) Modo de transporte de los empadronadores con-
templado en cada rea geogrfica.
Para ayudar a los empadronadores a realizar su labor
con eficacia y con un alto nivel de precisin, es impor-
tante sealar en los criterios que los lmites de las zonas
de empadronamiento deben especificarse de tal manera
que correspondan a rasgos fcilmente reconocibles, lo
que permitira a los empadronadores identificar sin
problemas sus zonas de empadronamiento. Esos rasgos
pueden ser carreteras, cursos de agua, senderos y lneas
de ferrocarril o de transporte de energa elctrica. El
uso de rasgos como los lmites del gobierno local o de
las aldeas, quiz necesario con el fin de publicar datos
relativos a superficies pequeas o para una zona geo-
grfica de mayor tamao como una ciudad, debe exami-
narse atentamente teniendo en cuenta la dificultad de
empadronar reas con caractersticas intangibles, como
las marcaciones de la brjula o las lneas visuales.
Adems de determinar los lmites de la zona de em-
padronamiento, pueden considerarse otros atributos a
los efectos de las gestin del censo. Entre ellos podran
figurar cuestiones como la determinacin de reas que
requieren procedimientos especiales de empadrona-
miento (por ejemplo, procedimientos culturalmente es-
pecficos aplicables a los grupos minoritarios).
iii) Difusin de los datos del censo
Para la difusin de los datos, el diseo de la zona de
empadronamiento debe tener en cuenta la demanda de
datos relativos a reas pequeas y la confidencialidad
de la informacin personal. Un requisito importante de
todo censo es no slo atender las necesidades de los
usuarios interesados en disponer de datos sobre reas
pequeas, sino tambin presentar informacin sobre
unidades geogrficas de mayor dimensin.
En muchos casos, resulta imposible establecer los l-
mites de las zonas de empadronamiento de tal manera
que puedan agruparse y coincidir exactamente con to-
das las grandes reas geogrficas posibles. La clasifi-
cacin geogrfica debe dejar bien en claro las reas geo-
grficas de nivel superior en las que se deben agregar
integrar las zonas de empadronamiento. As deber pre-
verse en los procesos y procedimientos de diseo.
No obstante, en lo que se refiere a otras reas de lmi-
tes definidos, como los distritos postales, puede utili-
zarse una aproximacin de los lmites de la zona de em-
padronamiento para hacer posible la difusin de los
datos del censo con relacin a estas reas comnmente
definidas.
Puede haber tambin otras reas de especial inters
para los usuarios de los productos del censo. Entre ellas
podran figurar la distincin entre las zonas urbanas y
rurales, o grupos culturales. Por ello, las zonas de em-
padronamiento pueden clasificarse durante la fase de
diseo (o despus de presentados los datos del censo)
de acuerdo con el grado de desarrollo urbano o de leja-
na, o quiz codificarse en un centro urbano del que for-
men parte.
Una cuestin importante para los usuarios de la in-
formacin del censo en el nivel de las zonas de empa-
dronamiento es la comparabilidad de stas entre unos
censos y otros. Si se tienen en cuenta los problemas de
62
comparabilidad de las zonas de empadronamiento du-
rante el diseo, es posible establecer procedimientos
que permitan especificar la comparabilidad de las zo-
nas de empadronamiento entre un censo y el siguiente.
En los casos en que esto no es posible, los criterios
pueden esbozar principios de diseo que permitan a los
usuarios comparar fcilmente los datos relativos a las
zonas de empadronamiento en distintos censos. Por
ejemplo, es preferible dividir una zona de empadrona-
miento en dos que sumen exactamente la anterior. Ello
permitir a los usuarios localizar fcilmente los cam-
bios de delimitacin y realizar un anlisis cronolgico
de los datos difundidos.
Otra tarea que podra realizarse provechosamente
durante la fase de diseo es la preparacin de concor-
dancias que indiquen la relacin entre una zona de em-
padronamiento y las reas geogrficas de nivel supe-
rior. Tanto los usuarios externos como el personal del
organismo del censo que se dedican a la difusin com-
probarn que estas concordancias tienen un valor incal-
culable al preparar los productos y servicios del censo.
b) Criterios de diseo para las reas de gestin
del censo
Las reas de gestin del censo estarn integradas por
agregaciones de zonas de empadronamiento agrupadas
para facilitar la gestin del personal. El nmero de
reas y niveles jerrquicos depender de la estructura
del personal de empadronamiento (vase la seccin B
de este mismo captulo). Cuando se utilizan el personal
y la estructura administrativa pblica ya existentes para
las actividades de empadronamiento, es posible que las
reas de gestin del censo coincidan con las regiones
administrativas.
3. Tecnologa cartogrfica
Antes de que puedan comenzar las actividades carto-
grficas del censo, el organismo encargado de su reali-
zacin debe determinar la tecnologa cartogrfica ms
adecuada. Pueden utilizarse distintos sistemas para ob-
tener los mapas que se van a utilizar en el censo. En un
nivel bsico, un organismo puede o bien producir ma-
pas de las zonas de empadronamiento dibujadas a mano
o adquirir mapas geogrficos impresos que permitan
disear y representar claramente las zonas de empa-
dronamiento. Otra posibilidad, que supone un nivel
tecnolgico ms avanzado, es el establecimiento de un
sistema de informacin geogrfica (SIG). Con ello se
dispondra de un diseo computadorizado de las zonas
de empadronamiento y una automatizacin notable de
las tareas de produccin de mapas. Los organismos de-
beran consultar la publicacin de las Naciones Unidas
Handbook on Geographic Information System and Di-
gital Mapping for Population and Housing Censuses
(ST/ESA/STAT/SER.F/79), que contiene informacin
ms detallada sobre los mapas para los SIG.
a) Mapas trazados a mano
En los casos en que no ha sido posible adquirir mapas
bsicos adecuados para las reas geogrficas, quiz los
empadronadores (u otros miembros del personal de
empadronamiento) tengan que preparar manualmente
los mapas necesarios para realizar eficazmente el em-
padronamiento. Estos mapas no poseen el nivel de
exactitud requerido por los mapas topogrficos de alta
calidad, pero constituyen una opcin vlida cuando se
dan las siguientes circunstancias:
a) No existe ningn mapa de la zona;
b) Los mapas disponibles son a escala demasiado
pequea para recoger toda la informacin que se nece-
sita en estas circunstancias;
63
Utilizacin del sistema de informacin geogrfica
(SIG) en los pases en desarrollo
Dado que el SIG es una tecnologa bastante compleja
y que exige considerables recursos, es necesario introdu-
cirla con cuidado y gradualmente en los pases en desa-
rrollo. En vez de lanzar inmediatamente aplicaciones de
SIG en gran escala, los pases pueden comenzar con un
diseo simple y slido capaz de ser comprendido y man-
tenido por una gran variedad de usuarios, que pueda
transferirse a una gran variedad de sistemas de programas
informticos y que sea independiente de cualquier tipo
especfico de computadora. La aplicacin del SIG en un
pas en desarrollo puede seguir una estrategia jerrquica
en la cual la oficina nacional de estadstica puede utilizar
un SIG comercial del nivel medio o alto con amplia ca-
pacidad para manejar y analizar un gran volumen de da-
tos especiales. A continuacin puede lograrse una amplia
difusin de las bases de datos terminadas mediante un
formato de programas informticos de cartografa de
bajo nivel para su distribucin a bajo costo.
FUENTE: Principios y recomendaciones para los censos de po-
blacin y habitacin..., prrafo 1.235.
c) Los mapas disponibles estn muy desfasados y
no podran utilizarse como base para los mapas de las
zonas de empadronamiento;
d) Durante el levantamiento del censo, el mapa de
una zona de empadronamiento resulta estar tan desfa-
sado que se considera ms eficiente dibujar un mapa es-
quemtico que anotar los cambios en el mapa existente.
Para trazar con precisin la forma y extensin de una
zona de empadronamiento sobre el terreno se requiere
una gran habilidad y prctica. Aun cuando se dispon-
gan de estas tcnicas, los mapas resultantes son casi im-
posibles de relacionar entre s para obtener una visin
general de toda la regin o el pas. Si se excepta la cir-
cunstancia mencionada en el prrafo d) supra, por
problemas de cronologa se recomienda que, antes de
elaborar mapas a mano, se tenga tambin en cuenta la
posibilidad de pedir que un rea sea objeto de un nuevo
levantamiento topogrfico que permita la produccin
de un mapa bsico adecuado, aun cuando ello quiz su-
ponga unos costos elevados.
b) Superposiciones de mapas y cartografa
con ayuda de sistemas tecnolgicos
Si se dispone de mapas topogrficos de calidad razo-
nable, se utilizarn stos como base y se podrn super-
poner los lmites de las zonas de empadronamiento tra-
zados a mano. Los mapas resultantes quiz no sean de
calidad cartogrfica, pero los lmites de las zonas de
empadronamiento tendrn al menos una orientacin y
escala relativamente exactas y se habrn superado las
principales dificultades de relacionar entre s varios
mapas esquemticos. Los lmites y otras informaciones
del censo pueden reproducirse en una pelcula transpa-
rente que se superpondra sobre el mapa bsico origi-
nal, de manera que los dos puedan fotocopiarse juntos
para su utilizacin sobre el terreno o por separado con
otros fines.
Cuando los mapas de un pas o parte de l no sean
precisos, actualizados o de la escala adecuada, podran
utilizarse las siguientes alternativas:
a) Imgenes por satlite;
b) Fotografa area;
c) Sistema de posicionamiento global.
Las imgenes por satlites, si bien son relativamente
costosas, normalmente abarcan una gran superficie y
pueden resultar eficaces en funcin de los costos si se
comparan con otros sistemas. Las imgenes debern
estar previamente elaboradas por el proveedor de ma-
nera que estn rectificadas y tengan referencias geogr-
ficas ( es decir, una escala y orientacin conocidas, con
determinadas latitudes y longitudes, impresas sobre la
imagen).
Si bien la adquisicin de fotografas areas de gran-
des superficies de un pas es costosa, los archivos o fo-
tografas existentes pueden ser un recurso excelente
para los recuentos preliminares de viviendas y de po-
blacin y como base para mapas rudimentarios. Con-
viene recordar que las fotografas areas presentan dis-
torsiones debidas a variaciones en la altura del terreno
y slo estn orientadas de forma aproximada con las
marcaciones de la brjula. La escala, la orientacin y la
64
Mapas para el censo de 1997
en la Ribera Occidental y Gaza
Los mapas de todas las localidades fueron realizados
por el Departamento Cartogrfico de la Oficina Central
de Estadstica de Palestina. No hubo necesidad de pre-
parar mapas trazados a mano. Aproximadamente el 80
por ciento de los mapas estaban basados en fotografas
areas.
Escala
Se utiliz la escala 1:25.000 en aproximadamente
el 90 por ciento de los mapas.
En aproximadamente el 10 por ciento de los casos
se utiliz la escala 1:1.000 y 1:500.
Se prepararon mapas en pequea escala para locali-
dades y prefecturas, para su distribucin y en rela-
cin con los informes sobre el censo.
Un equipo altamente calificado y capacitado de agri-
mensores y cartgrafos llev a cabo el proceso de actuali-
zacin de mapas sobre el terreno. En consecuencia, la
tasa de error al estimar la distancia no fue superior a 2
metros en la mayor parte de los casos.
Contenido
Los mapas comprendan los siguientes elementos:
Conjuntos detallados de datos relacionados con
cada edificio (por ejemplo, nmero de unidades de
vivienda, nmero de plantas, utilizacin del edifi-
cio y tipo de construccin, en general);
Calles;
Carreteras;
Pasos;
Otras caractersticas que facilitan la identificacin
del edificio;
Lmites.
integracin de los lmites de las zonas de empadrona-
miento contiguas sern, en el mejor de los casos, im-
perfectas.
Cuando el nico recurso sea la elaboracin manual
de mapas sobre el terreno, este proceso puede benefi-
ciarse enormemente con el Sistema de posicionamiento
global. Un sencillo receptor manual que utilice esta tec-
nologa permite obtener la latitud y la longitud con una
precisin de aproximadamente 100 metros. Se puede
conseguir una exactitud todava mayor con receptores
diferenciales, donde sea posible obtener ese tipo de co-
rrecciones. Los mapas a mano pueden mejorar enorme-
mente con la adicin de la latitud y la longitud registra-
das en algunos puntos clave del trazado para indicar la
orientacin, la escala y la posicin absoluta. Por otro
lado, algunos receptores permiten al operador registrar
electrnicamente posiciones y observaciones mientras
al mismo tiempo que atraviesa una zona a pie o en un
vehculo. Esta tcnica permite elaborar con rapidez un
mapa relativamente preciso.
c) Sistemas de informacin geogrfica (SIG)
En estos ltimos aos, muchos pases han adoptado
el uso de SIG para facilitar las labores cartogrficas del
censo, ya que estos dispositivos pueden presentar con-
siderables ventajas. No obstante, son comparativamen-
te costosos y su mantenimiento y operacin son com-
plejos. La adopcin de SIG es una decisin estratgica
importante y, para establecer las ventajas o inconve-
nientes de su introduccin, es preciso tener en cuenta
numerosos aspectos. La posible reduccin de costos
conseguida con la introduccin de tecnologas nuevas
o actualizadas en el proyecto cartogrfico depende de
numerosos factores, la mayor parte de los cuales son
especficos de la situacin de cada pas en el momento
de elaborar los planes del censo. Entre los aspectos que
deben considerarse figuran los siguientes:
a) La base de capacitacin tcnica existente en el
organismo del censo (o dentro de otras empresas u or-
ganismos que puedan ofrecerle sus servicios);
b) Infraestructura informtica dentro del organis-
mo del censo o que ste pueda obtener mediante con-
trato;
c) Disponibilidad de los mapas o de los datos geo-
grficos digitales que se van a utilizar;
d) Determinacin de las funciones que se realiza-
rn dentro del organismo del censo y las que se subcon-
tratarn en el exterior;
e) Costo del equipo, de los programas, del mante-
nimiento y la capacitacin (que sern probablemente
mucho ms elevados con una solucin basada en SIG
que con un sistema ms tradicional);
f ) Costo y tiempo de actualizacin de los mapas
bsicos y de los lmites, que estarn directamente rela-
cionados con el tamao del pas, que comprende tanto
la superficie espacial como el nmero y distribucin de
la poblacin. Es posible que el costo tenga que sufra-
garse slo una vez, lo que presentara considerables be-
neficios para los censos posteriores, incluidos los posi-
bles ahorros de tiempo en la realizacin de actividades
cartogrficas para los censos del futuro.
Si bien el uso de los SIGen los censos representa mu-
chas ventajas para un pas, hay que tener tambin en
cuenta los requisitos necesarios para una aplicacin
eficaz de los mismos. La alternativa a un SIG es una de
las formas de cartografa ms tradicionales.
En relacin con los puntos antes mencionados, las
ventajas y beneficios del SIG son los siguientes:
a) El SIG requiere un nivel significativo de espe-
cializacin tcnica, mientras que los sistemas tradicio-
nales utilizan tcnicas ms fcilmente disponibles en la
mayor parte de los pases;
b) Por definicin, un SIG requiere un nivel de in-
fraestructura informtica superior al de un sistema de
tipo ms tradicional. Una de las ventajas del SIG, es de-
cir, la vinculacin ms estrecha entre los mapas o los
empadronadores y los productos basados en mapas
ofrecidos a los usuarios, requiere que stos, as como el
organismo del censo, tengan una infraestructura infor-
mtica para utilizar los resultados del SGI. Para el orga-
nismo del censo, el hecho de tomar la iniciativa en este
sentido le permite utilizar el censo como catalizador
para un progreso general del pas en este terreno;
c) Un sistema tradicional puede estar basado en
mapas ms bien rudimentarios (por ejemplo, mapas re-
lativamente antiguos de un sistema administrativo
acompaados de mapas esquemticos preparados por
los empadronadores sobre el terreno). En cambio, el
uso de un SIGpara este fin requiere la existencia de una
base de mapas digitales que pueda utilizarse para la
realizacin del censo. Si es necesario crear la base de
mapas digitales, hay que prever plazos bastante largos
as como un financiamiento abundante;
d) En la mayor parte de los casos, la preparacin de
los mapas y/o SIG no constituye la dedicacin bsica
de un organismo estadstico. Por ello, es necesario que
65
este organismo determine cul de las funciones va a
realizar directamente y cul va a subcontratar. Esta de-
cisin reviste importancia estratgica para determinar
la orientacin del censo en un pas;
e) La produccin de mapas duplicados (incluidos
los mapas impresos para su difusin) puede resultar
menos costosa con una solucin basada en el SIG;
f ) El espacio necesario para almacenar los mapas y
utilizarlos en forma digital es mucho menor que en un
sistema tradicional;
g) El SIG ofrece una posibilidad mucho mayor de
garanta de calidad de los lmites geogrficos;
h) El organismo del censo tendr mayor capacidad
de realizar consultas espaciales en la base de datos geo-
grficos del SIG.
4. Realizacin del programa cartogrfico
El programa cartogrfico asociado con el censo es
uno de los ms ambiciosos, costosos y tcnicamente
complicados de todas las actividades del censo. Con
excepcin de los mapas trazados a mano (que es una
actividad llevada a cabo normalmente por los empa-
dronadores sobre el terreno), la actividad cartogrfica
del censo tiene dos grandes componentes: uno estads-
tico y otro tcnico.
Hay muchas formas de organizar el programa, desde
su total realizacin por el organismo del censo hasta la
subcontratacin de prcticamente toda la preparacin y
produccin de mapas. La principal dificultad con que
se encuentran los organismos de estadstica es que pue-
den tener una buena base en un rea (estadstica) y ca-
recer de competencia en otra (tcnica). Las decisiones
al respecto dependern del carcter de los mapas nece-
sarios para el censo y de la disponibilidad y niveles de
capacitacin e infraestructura dentro del mismo orga-
nismo del censo o en otras organizaciones guberna-
mentales o privadas.
Muchos pases tienen un organismo que ofrece servi-
cios cartogrficos al gobierno y a la comunidad. Dicho
organismo realiza normalmente actividades cartogrfi-
cas en que se incluyen elementos muy diversos, como
el alzado, los minerales, las actividades de extraccin,
la utilizacin de la tierra, etc., pero muchas veces no in-
tervienen en la cartografa en gran escala de zonas para
fines sociales (como registros de calles y censos). La
excepcin son los casos en que el pas ha elaborado un
sistema de ttulos de propiedad inmobiliaria; no obs-
tante, los productos de estos sistemas no son a veces
vlidos para su utilizacin sobre el terreno.
El levantamiento de un censo puede convertirse en
agente catalizador para que los organismos de estads-
tica y cartografa acten en forma coordinada en bene-
ficio de ambos y de la comunidad. Los organismos de
estadstica no son instituciones cartogrficas ni, en ge-
neral, deberan tratar de duplicar las funciones de stas.
Conforme la cartografa incorpora los nuevos sistemas
informticos y los SIG(y normalmente son los organis-
mos de cartografa los primeros del pas en hacerlo),
mayores sern las dificultades para establecer y mante-
ner programas cartogrficos eficaces y pertinentes. De
la misma manera, los organismos de cartografa no son
de estadstica y en muchos casos no reconocen plena-
mente el valor estadstico de la informacin que alma-
cenan ni saben cmo presentar la informacin estads-
tica en productos cartogrficos.
a) Programa cartogrfico basado
en el organismo del censo
Independientemente del grado de utilizacin de tec-
nologas avanzadas, el desarrollo de un sistema carto-
grfico requiere la coordinacin de una serie de tareas
complejas con plazos relativamente largos. Por ello, es
importante que se establezcan planes iniciales para or-
ganizar este proceso. En trminos generales, las princi-
pales actividades que se recogern en dichos planes son
las siguientes:
a) Establecimiento de una unidad de cartografa;
b) Preparacin de un calendario;
c) Identificacin de la fuente de datos geogrficos
digitales y de cartografa bsica (si conviene);
d) Preparacin de mapas bsicos;
e) Diseo de las zonas de empadronamiento y del
rea de gestin del censo;
f ) Preparacin de mapas para el empadronamiento;
g) Produccin de mapas para el empadronamiento
y la difusin;
h) Preparacin de otros productos y servicios car-
togrficos para su difusin.
Acontinuacin se examinan cada una de estas activi-
dades.
i) Establecimiento de una unidad cartogrfica
El proyecto cartogrfico del censo requiere los servi-
cios de un equipo de proyecto especializado. Cuando
66
las actividades de cartografa son realizadas por orga-
nizaciones externas, los equipos del proyecto cartogr-
fico se encargarn de especificar los requisitos del cen-
so para los productos cartogrficos y de coordinar los
acuerdos con el proveedor de los servicios.
ii) Preparacin de un calendario
El calendario depender de varios factores. La fecha
crtica es el momento en que los mapas deben enviarse
sobre el terreno para que pueda proceder la actividad de
empadronamiento. Por ello, es fundamental que el pro-
grama cartogrfico comience en los primeros momen-
tos del ciclo con el fin de disponer de tiempo suficiente
para garantizar la cobertura nacional de los mapas.
El tiempo necesario depender de la disponibilidad y
pertinencia del material preexistente, en particular el
siguiente:
a) Mapas de censos anteriores;
b) Alcance del cambio previsto en los sistemas car-
togrficos;
c) Alcance del cambio en las caractersticas que se
reproducirn en los mapas (en particular, como ele-
mento clave, los cambios en el tamao y estructura de
la poblacin).
Se recomienda que, salvo cuando se trata de los siste-
mas ms rudimentarios, se conceda un plazo considera-
ble para este proceso. Aun cuando se adopte un sistema
de tipo tradicional, dado que la mayor parte de los de-
ms procesos del censo dependen del sistema cartogr-
fico, conviene comenzar con ste desde los primeros
momentos del ciclo.
iii) Identificacin de la fuente de mapas bsicos
y de datos geogrficos digitales
Uno de los principales pasos en el proyecto cartogr-
fico es establecer una base de mapas, mediante la ad-
quisicin de stos en diversas formas. Si se quiere ela-
borar un sistema ms avanzado, habr que obtener
mapas digitales.
Como se indic anteriormente, la disponibilidad de
mapas y datos digitales determinar la conveniencia de
utilizar mtodos tradicionales o de SIG para las diver-
sas actividades cartogrficas que se van a emprender.
En general, los organismos del censo debern adqui-
rir mapas o datos geogrficos digitales de organiza-
ciones externas. Si se ha establecido ya un proyecto
cartogrfico para el censo, el organismo quiz se vea
obligado a adquirir actualizaciones de los mapas exis-
tentes.
a. Datos cartogrficos bsicos
Quiz se puedan obtener mapas oficiales publicados
por los organismos cartogrficos del gobierno nacional
o provincial, o por los organismos locales y municipa-
les. Se requiere especial atencin y coordinacin en los
casos en que la infraestructura cartogrfica de un pas
est basada en una red de organizaciones regionales.
Los mapas pueden obtenerse tambin de otros orga-
nismos gubernamentales o empresas privadas. En par-
ticular, convendra citar los organismos o empresas que
intervienen en las siguientes esferas:
a) Servicios pblicos, por ejemplo, de energa elc-
trica, abastecimiento de agua, telfono o gas;
b) Transporte, defensa o medio ambiente;
c) Exploraciones petrolferas o de otros minerales;
d) Transporte areo, por ferrocarril o por carretera;
e) Asociaciones automovilsticas, que pueden te-
ner mapas de la red vial;
f ) Empresas cartogrficas comerciales y provee-
dores de servicios de fotografa area.
Cuando los mapas se obtienen fuera del organismo
del censo, antes de nada debe obtenerse autorizacin
del titular para utilizar esos mapas, lo que supondr la
solucin de los posibles problemas de derechos de au-
tor. Si se garantiza que los mapas slo se van a utilizar
para el censo, muchas veces se consigue una mayor
cooperacin de los organismos que realizan activida-
des cartogrficas. Deber procederse con especial cau-
tela al negociar con empresas no gubernamentales.
Los tipos de mapas necesarios para el censo son, en-
tre otros, los siguientes:
a) Mapas de referencia en pequea escala que per-
mitirn al organismo del censo gestionar el conjunto de
la operacin;
b) Mapas topogrficos en escala relativamente
grande para uso de los empadronadores;
c) Mapas de las subregiones o reas administrati-
vas superiores a la aldea o su equivalente, para los su-
pervisores y directores regionales, en los que se puedan
observar la ubicacin de las aldeas o pequeas pobla-
ciones y los rasgos fsicos dominantes, como ros,
montaas y bosques que identifican el tipo de terreno.
Es importante que todos los mapas respondan a su
objetivo. Ello significa que los mapas para los empa-
67
dronadores deben ser de tamao suficiente para que
todo el texto de inters pueda leerse en condiciones rea-
les (por ejemplo, con poca luz). Los mapas para los su-
pervisores y directores regionales deben ser lo sufi-
cientemente detallados como para poder identificar las
caractersticas principales, pero no tan grandes que sea
imposible manejarlos con facilidad mientras se contes-
ta la llamada telefnica de un empadronador. En mu-
chos casos, el uso de mapas insertados o suplementa-
rios puede ser necesario para cubrir una superficie
relativamente grande.
Como complemento de los mapas topogrficos, o en
ausencia de mapas de un rea, quiz convenga obtener
material elaborado con tcnicas de teleobservacin,
como las fotografas areas o imgenes conseguidas
por satlite, como complemento para la preparacin de
los mapas de las zonas de empadronamiento. No obs-
tante, el costo de obtencin de estos materiales (sobre
todo las imgenes por satlite) y el tiempo y especiali-
zacin necesarios para su interpretacin, suelen ser ele-
vados, por lo que habr que sopesar atentamente la re-
lacin costos-beneficios.
b. Datos geogrficos digitales
Un aspecto importante que se debe tener en cuenta al
elaborar un sistema cartogrfico informatizado, inclu-
so en los pases desarrollados, es la necesidad de datos
por parte del organismo del censo. Al determinar sus
necesidades, hay que observar cules son los datos ya
existentes, y slo debern formularse planes para incre-
mentar esas disponibilidades cuando se disponga de un
plazo suficientemente largo antes del censo.
En general, los datos digitales necesarios sern en
forma de lmites y caractersticas topogrficas y cultu-
rales, y estarn integrados por atributos geogrficos (es-
paciales) y atributos (no espaciales). El objetivo prin-
cipal es obtener la mejor cartografa disponible de las
viviendas. En casos excepcionales, puede reproducirse
la posicin de todos y cada uno de los edificios. En ge-
neral, es preciso utilizar algn indicador de ocupacin
humana. Cuando existe un sistema de registro de pro-
piedad de la tierra, los lmites de las parcelas pueden
ser un indicador adecuado, y las parcelas pequeas in-
dicaran la existencia de poblaciones ms numerosas.
Dado el creciente volumen de datos digitales dispo-
nibles, es tambin importante que se preparen normas y
una especificacin comn de datos para garantizar la
validez y consistencia de los mismos. Ello contribuir
a la integracin de los conjuntos de datos de diferentes
fuentes.
Son muchos los tipos de datos que podran incluirse
en una base de datos cartogrfica para el censo. Como
las diferencias son grandes entre unos pases y otros, no
vale la pena enumerarlos. No obstante, la norma funda-
mental que deber orientar la seleccin de los mismos
es preguntarse si:
a) Los datos ayudarn a los empadronadores a
orientarse en su zona de empadronamiento;
b) Los datos son de inters para los usuarios.
Los datos que no renen ninguno de esos dos crite-
rios no debern incluirse en la base de datos. Cuando
sea posible, los datos vlidos para un solo objetivo de-
bern incluirse en los mapas preparados con ese fin
(aun cuando se pudieran conseguir ambos objetivos
con una base de datos comn).
El establecimiento de una base de datos cartogrfica
digital para el censo presupone la existencia de una es-
pecificacin comn que permita a los proveedores de
datos manipular sus datos digitales en forma til para el
sistema cartogrfico, y que haga posible la integracin
de los datos digitales de distinta procedencia. Al deter-
minar la especificacin de los datos debern tenerse en
cuenta los siguientes elementos:
a) Los formatos digitales aceptables para la orga-
nizacin;
b) Los soportes de transferencia aceptables, por
ejemplo, la cinta magntica o el CD-ROM;
c) El dato de referencia y la proyeccin;
d) El nivel requerido y/o aceptable de detalle de las
zonas geogrficas, dada la escala de los mapas utiliza-
dos;
e) Unidades de distribucin;
f ) Estructura tabular para los distintos tipos de ele-
mentos exigidos;
g) Atributos de los datos necesarios para cada ele-
mento;
h) Simbologa de cada elemento.
Se recomienda la especificacin de un solo formato
digital, ya que as no habra que reformatear los datos.
Si se utilizan formatos de distintos tipo se necesitarn
considerables recursos para reformatear e integrar los
datos. En ese formato debera especificarse tambin el
dato de referencia y la proyeccin que se van a utilizar.
El tipo de soporte que se puede utilizar para recibir los
68
datos deber ser compatible con los sistemas estableci-
dos para almacenar y manipular la informacin digital.
Adems una especificacin de los datos que conten-
ga los tipos de elementos requeridos por el sistema car-
togrfico, es preciso indicar tambin los datos sobre
atributos y la simbologa de cada tipo de elemento. Los
datos sobre atributos son muy importantes no slo para
presentar en el mapa los elementos que tienen un nom-
bre, sino tambin para diferenciar entre unos elementos
y otros. Los datos y atributos deben contener nombres,
cdigos de identificacin, cdigos de elementos, clasi-
ficaciones de uso y fuente y escala y fechas de los ma-
pas. La simbologa deber indicar el tipo y grosor de la
lnea, los colores de las lneas y fondos y los smbolos
culturales.
iv) Preparacin de los mapas bsicos
Las actividades asociadas con la preparacin o ac-
tualizacin de los mapas bsicos o la actualizacin de
los datos digitales sobre los mapas bsicos requieren
recursos considerables que debern administrarse du-
rante un largo perodo de tiempo. El contenido final de
estos mapas influir en la exactitud y exhaustividad de
los mapas de las zonas de empadronamiento y, poste-
riormente, en la eficacia de ste.
La actualizacin de los mapas bsicos deber progra-
marse de acuerdo con las prioridades existentes, inde-
pendientemente de si se va a encargar de ella la unidad
cartogrfica del censo o se va a contratar en el exterior.
Dado que el objetivo fundamental de todas las activida-
des cartogrficas del censo es preparar mapas que per-
mitan recoger informacin sobre personas o reproducir
los resultados de la informacin as obtenida, se reco-
mienda que la actualizacin est basada en reas donde
los cambios ocurridos en el nmero o caractersticas de
la poblacin obliguen a actualizar los mapas. Por ello,
antes de fijar las prioridades es preciso que el organis-
mo del censo identifique las reas donde se ha produci-
do (o se producir para el da del censo) el mayor cam-
bio de la poblacin desde la ltima actualizacin del
mapa bsico.
Una consideracin importante al evaluar los mapas
es si la escala y el grado de detalle son los ms adecua-
dos. Los mapas primarios deben contener los elemen-
tos adecuados para que puedan ser de utilidad en la pre-
paracin de mapas de las zonas de empadronamiento
que ayuden a los empadronadores. Entre los elementos
importantes figuran los siguientes:
a) Carreteras y cauces de agua con su nombre
exacto y debidamente presentados;
b) Lmites administrativos;
c) Lugares de especial importancia, como escue-
las, iglesias, oficinas de correo, parques y grandes edi-
ficios.
Deben ser tambin exactos y de fcil lectura. En par-
ticular, el texto y los smbolos deben ser fcilmente
identificables y estar debidamente colocados, y la in-
formacin deber presentarse en formato estndar para
facilitar la comparacin con otros mapas utilizados. El
ltimo, y muy importante, indicador de calidad es la
validez actual de los datos representados.
El resultado de la preparacin de los mapas bsicos y
de las actividades de actualizacin deben ser unos ma-
pas bsicos con informacin precisa y de inters que
permitan disear los lmites de las zonas de empadro-
namiento y la ulterior produccin de mapas de empa-
dronamiento.
v) Diseo de las zonas de empadronamiento
y del rea de gestin del censo
a. Diseo de las zonas de empadronamiento
Deber prepararse un manual de diseo de las zonas
de empadronamiento que contenga los criterios y pro-
cedimientos de diseo que se van a aplicar para su dise-
o. Este manual puede utilizarse como base para la ca-
pacitacin de quienes intervengan en el proceso de
diseo, y deber incluir los siguientes elementos:
a) Antecedentes de diseo de las zonas de empa-
dronamiento;
b) Funcin de las zonas de empadronamiento en el
empadronamiento y difusin del censo;
c) Definicin y explicacin de los lmites estads-
ticos y administrativos de orden superior y papel que
desempean en el diseo de la zonas de empadrona-
miento;
d) Fecha tope para aceptar los cambios en los lmi-
tes de las reas de orden superior;
e) Procedimientos para delinear las reas mediante
una clasificacin en zonas urbanas o rurales;
f ) Criterios de diseo de las zonas de empadrona-
miento, procedimientos para el procesamiento y nor-
mas de diseo;
g) Procedimientos para atribuir cdigos de identi-
ficacin geogrfica y asignar cdigos de rea de orden
superior;
69
h) Funciones y responsabilidades del personal que
interviene en el proceso. Este personal podra pertene-
cer al organismo central del censo, las oficinas regiona-
les o a las operaciones sobre el terreno.
La utilizacin de un manual de diseo estndar como
base para la capacitacin y como referencia para el per-
sonal sobre el terreno y los encargados del diseo de las
zonas de empadronamiento ser un medio til de ga-
rantizar que este diseo se lleve a cabo de forma cohe-
rente.
Una vez que se ha actualizado el mapa bsico de una
regin y que el organismo del censo ha determinado los
criterios para indicar los lmites, puede comenzar el di-
seo de las zonas de empadronamiento. Se recomienda
que, si es posible, este diseo sea llevado a cabo por el
personal de la oficina regional de estadstica, que es el
principal responsable de las zonas de empadronamien-
to dentro de su provincia o regin. Al realizar el diseo
en las oficinas regionales se consigue una mejor utili-
zacin de los conocimientos locales de geografa y po-
blacin en ese proceso.
Bsicamente, el diseo de las zonas de empadrona-
miento facilita el diseo o remodelacin de los lmites
de las reas para indicar aspectos como las fluctuacio-
nes de la poblacin (en general, crecimiento) y las mo-
dificaciones en los lmites administrativos o estadsti-
cos. Una parte considerable del proceso de diseo es la
recogida de informacin para ayudar a determinar dn-
de han ocurrido los cambios de delimitacin y pobla-
cin con el fin de establecer la mejor forma de disear
las zonas de empadronamiento concretas. La informa-
cin utilizada incluye sobre todo los siguientes compo-
nentes:
a) Cambios de delimitacin publicados oficial-
mente en cada provincia de un rea regional;
b) Indicadores de actividad de construccin;
c) Datos de poblacin del censo anterior;
d) Estimaciones demogrficas intercensales;
e) Observaciones del empadronador del censo an-
terior;
f ) Inspecciones sobre el terreno;
g) Informacin de los gobiernos locales o regiona-
les.
Si procede, el proceso de diseo de las zonas de em-
padronamiento deber evaluarse desde el censo ante-
rior a fin de mejorar el proceso para el censo actual.
Independientemente de si se utilizan nuevos sistemas y
procedimientos o los del censo anterior, habr que te-
ner en cuenta los informes de evaluacin y las observa-
ciones relativas a los mapas, en particular para deter-
minar la exactitud y validez de las anteriores delimi-
taciones de la zona de empadronamiento. Asimismo,
debern analizarse los comentarios de los anteriores
empadronadores, incluidas las observaciones conteni-
das en los mapas de las zonas de empadronamiento.
Habr ocasiones en que la falta de informacin perti-
nente sobre reas especficas obligar a efectuar ins-
pecciones sobre el terreno para establecer estimaciones
precisas de los recuentos de poblacin o las viviendas
en esas reas. Dado el alto costo de realizar inspeccio-
nes sobre el terreno, es fundamental que los requisitos
de cada inspeccin se establezcan claramente con ante-
rioridad a la partida para evitar la necesidad de visitas
complementarias ms tarde en esa misma zona.
El proceso de diseo debe estructurarse de tal mane-
ra que se analice toda la informacin pertinente relativa
a las zonas de empadronamiento de una regin concre-
ta y se realice una actualizacin sistemtica de los lmi-
tes de la zona de empadronamiento teniendo en cuenta
los criterios de diseo de las mismas. La actualizacin
de los lmites ser consecuencia de las divisiones o
agrupaciones de esas reas, donaciones de una zona de
empadronamiento a otra o modificacin de los lmites
de acuerdo con las caractersticas actualizadas del
mapa bsico.
Como consecuencia del diseo de la zona de empa-
dronamiento, deber prepararse una lista en que se in-
dique la fase de empadronamiento con todos los datos
sobre el terreno pertinentes para cada zona, y el rea de
difusin con los datos geogrficos correspondientes.
b. Diseo del rea de gestin del censo
El diseo de los lmites del rea del supervisor sobre
el terreno y del director regional y del director regional
adjunto puede determinarse una vez concluido el pro-
ceso mediante la simple agregacin de las zonas de em-
padronamiento y la posterior asignacin de cdigos de
identificacin geogrfica.
c. Garanta de calidad
La garanta de calidad debe tener como objetivo con-
seguir unos datos mnimamente correctos. Ello signi-
fica que deben cumplirse al menos los siguientes requi-
sitos:
70
a) Los lmites de las zonas de empadronamiento no
atraviesan las delimitaciones administrativas o estads-
ticas;
b) Los lmites de las zonas de empadronamiento se
han trazado correctamente y son completos;
c) El diseo se ha hecho de acuerdo con los crite-
rios de diseo de las zonas de empadronamiento;
d) La lista de zonas de empadronamiento contiene
todos los conjuntos de datos y cdigos geogrficos de
cada rea.
Por norma general, no es necesario comprobar toda
la labor de diseo realizada en este proceso. Tradicio-
nalmente, la labor de diseo inicial se comprueba con
mayor frecuencia; una vez que el diseador de la zona
de empadronamiento adquiere mayor experiencia, la
tasa de comprobacin puede descender a una tasa bsi-
ca habitual.
vi) Preparacin de los mapas
de empadronamiento y difusin
a. Mapas de empadronamiento
Entre las consideraciones que se deben tener presen-
tes para la preparacin de los mapas de empadrona-
miento figuran las siguientes:
a) Es posible que los empadronadores no estn fa-
miliarizados con sus zonas de empadronamiento y no
es probable que sean expertos en lectura de mapas; por
ello, los mapas deben ser de fcil interpretacin;
b) Los empadronadores quiz deban desplazarse
en condiciones de escasa visibilidad, sobre todo por la
noche;
c) La necesidad de plegar y desplegar mapas de
gran formato (de tamao superior a A2) es ineficiente
para el personal de empadronamiento (incluido el de
rango superior);
d) Los mapas deben permitir la introduccin de ob-
servaciones a mano de los empadronadores relativas a
la planificacin de la ruta de recopilacin, dificultades
de desplazamiento, localizacin de nuevas viviendas,
incorporacin y supresin de calles, etc. Esta informa-
cin puede ser til tanto como garanta de calidad de la
labor de los empadronadores cuanto en las actividades
posteriores de mejora de la calidad de la base;
e) La produccin de los mapas debe ser eficaz en
funcin de los costos;
f ) Los lmites estadsticos superpuestos en los ma-
pas deben ser claros y no prestarse a ambigedades;
g) Las zonas de empadronamiento deben distin-
guirse claramente cuando se comparan con el rea cir-
cundante;
h) Los mapas deben prestarse a las actividades
posteriores de difusin.
b. Mapas de difusin
Quiz se tome la decisin de preparar un conjunto in-
dependiente de mapas de difusin si los mapas de em-
padronamiento resultan ser demasiado detallados y en-
gorrosos para los usuarios de los datos estadsticos. En
general resulta eficaz en funcin de los costos producir
estos mapas al mismo tiempo que los de empadrona-
miento.
Generalmente, los usuarios de los datos exigen ma-
pas para entender cmo encajan las distintas zonas de
empadronamiento y se integran en niveles geogrficos
superiores. Por ello, puede ser til que los mapas de
difusin estn basados en el nivel siguiente de la es-
tructura del rea estadstica. Si bien los usuarios de los
datos estn menos interesados por los detalles topogr-
ficos, la informacin debe ser lo suficientemente deta-
llada como para poder identificar con facilidad los l-
mites, as como la presencia de elementos sociales y
culturales, como escuelas, hospitales y grandes zonas
de trabajo y de venta al por menor.
vii) Produccin de mapas
Los mapas debern distribuirse al personal sobre el
terreno de todos los niveles. Cada nivel necesitar ma-
pas de diferente escala. Debe imprimirse al menos un
mapa para cada zona de empadronamiento del pas. Se
recomienda que se produzcan dos ejemplares del mapa,
uno que ser utilizada por el empadronador y otro por
el supervisor para facilitar la capacitacin y la referen-
cia. Se preparar tambin un mapa de mayor escala
para los supervisores, en el que se indicarn todas las
zonas de empadronamiento comprendidas dentro de su
mbito de responsabilidad.
Deberan imprimirse mapas para cada director regio-
nal en los que se indiquen las reas que caen dentro de
su responsabilidad y aquellas de que son responsables
cada uno de sus subordinados. Estos mapas son parte
fundamental de los instrumentos de gestin ofrecidos
al director regional por el organismo del censo.
Conviene sealar que, independientemente de que se
utilicen procedimientos tradicionales o de SIG, esta la-
bor puede requerir bastante tiempo y deber llevarse a
71
cabo en fechas relativamente prximas al final del pro-
yecto. Habr que examinar atentamente el tiempo ne-
cesario para ello al establecer el plan de proyecto para
las actividades cartogrficas del censo.
viii) Preparacin de otros productos
y servicios de difusin
Si bien la cartografa para las actividades de empa-
dronamiento recibe con razn la mxima prioridad y
atencin de los administradores del censo, sera conve-
niente tener tambin en cuenta en ese proceso las nece-
sidades de difusin. Ello puede resultar eficaz en fun-
cin de los costos y ofrecer una mayor flexibilidad para
utilizar los datos cartogrficos con otros fines. Los fac-
tores que deben considerarse son los siguientes:
a) El formato. Como los formatos son los que se
utilizan generalmente dentro del pas, los productos re-
sultantes pueden prepararse con facilidad para cubrir
un mercado muy amplio;
b) Idoneidad de los datos para aplicaciones carto-
grficas informticas de fcil acceso. La base de datos
utilizada para la preparacin de los mapas de empadro-
namiento puede ser de gran tamao y muy detallada, lo
que podra representar problemas para la utilizacin de
mapas informatizados. En este caso, quiz se necesite
un programa para aligerar la base de datos.
b) Programas cartogrficos basados
en contratos/acuerdos
La realizacin de un proyecto cartogrfico que no se
limite a los rudimentarios sistemas tradicionales re-
quiere considerable conocimiento de los mapas, la
ciencia cartogrfica y los sistemas geogrficos. En los
casos en que el organismo del censo no pueda encon-
trar en su seno personal con esa capacitacin, quiz deba
subcontratar la preparacin de los mapas del censo.
El establecimiento de un contrato o acuerdo entre los
organismos de estadstica y de cartografa se basa en la
especificacin de las necesidades del organismo de es-
tadstica y en la capacidad del organismo cartogrfico
de atender esas necesidades y con un coto aceptable. En
algunos casos, la produccin de un mapa bsico digita-
lizado completo de un pas, vlido para el censo (y,
posteriormente, en las elecciones, el sistema postal y
con otros fines, tambin comerciales), puede ser razn
suficiente para que el gobierno apruebe, con carcter
excepcional, financiamiento adicional para establecer
el mapa bsico. Un mapa bsico completo y coherente
de todo el pas, aplicable para las actividades en peque-
a escala, constituye un recurso nacional de gran valor.
En otros casos, un contrato o acuerdo entre los organis-
mos ofrece la oportunidad de que el organismo carto-
grfico consolide o incremente su propia competencia
y capacidad al mismo tiempo que reduce la carga tcni-
ca y de recursos para el organismo de estadstica. Los
dos organismos deben entablar una relacin de coope-
racin y a largo plazo (o estratgica), pero los resulta-
dos compensarn los esfuerzos realizados.
En lo que respecta al censo, un acuerdo entre los or-
ganismos mencionados para la realizacin de las acti-
vidades cartogrficas comprendera dos elementos ge-
nerales:
a) Cartografa para las actividades sobre el terreno;
b) Cartografa y productos cartogrficos para su
difusin.
La utilizacin del mismo mapa bsico como fuente
comn para esos dos elementos incorpora al programa
del censo un nivel de garanta de calidad y de coheren-
cia que puede ser difcil conseguir cuando los mapas
para su utilizacin sobre el terreno y para su difusin
constituyen dos elementos independientes.
La cartografa para las actividades sobre el terreno en
virtud de un contrato o acuerdo requiere que el organis-
mo de estadstica especifique qu es lo que espera reci-
bir del organismo cartogrfico. Los principales requisi-
tos pueden ser los siguientes:
a) Adquirir los datos del mapa bsico;
b) Crear (u obtener) los lmites estadsticos y ali-
nearlos con el mapa bsico;
c) Establecer un proceso para que los diseadores
de las zonas de empadronamiento puedan asesorar so-
bre los cambios ocurridos en los lmites (y las actuali-
zaciones en los datos espaciales asociados);
d) Producir mapas impresos en la forma especifi-
cada para la labor sobre el terreno.
El organismo de estadstica se ocupara de la labor de
diseo de las zonas de empadronamiento y de la valida-
cin de los datos espaciales asociados, adems de reci-
bir los mapas impresos para efectuar comprobaciones
de garanta de calidad y la posterior distribucin al pro-
grama logstico sobre el terreno. El organismo de esta-
dstica ofrecera tambin, despus del censo, las obser-
vaciones recibidas de los empadronadores acerca del
mapa bsico que puedan ser de utilidad para el organis-
mo cartogrfico.
72
La cartografa para fines de difusin presenta mayo-
res dificultades, ya que los productos suponen la repre-
sentacin de informacin estadstica (con un mapa o
como parte de l) y van acompaados muchas veces de
anlisis o comentarios acerca de la informacin. Los
progresos obtenidos en los programas informticos de
cartografa han facilitado a los organismos del censo la
produccin de una gran variedad de mapas temticos
estndar.
No obstante, es posible que los productos cartogrfi-
cos avanzados requieran los conocimientos especiali-
zados del organismo cartogrfico. En estos casos, qui-
z sea mejor que el organismo de estadstica se dedique
sobre todo a las estadsticas y que el organismo carto-
grfico aporte la especializacin tcnica necesaria para
la elaboracin de los productos.
El organismo de estadstica orientara la preparacin
de los productos basados en mapas en el marco del plan
general de produccin teniendo en cuenta las necesida-
des y requisitos de los usuarios y la demanda de dife-
rentes tipos de productos. Por ejemplo, quiz se pueda
comprobar que hay una fuerte demanda de una serie de
mapas temticos en que se indiquen los cambios demo-
grficos entre los distintos censos. El organismo de es-
tadstica determinara el formato de los mapas finales,
qu normas deberan aplicarse (escalas de color, etc.),
qu anlisis deberan incluirse y cmo habra que pre-
sentarlos, etc. El organismo de estadstica elaborara
borradores de los mapas, utilizando la informacin fa-
cilitada. Luego, stos se examinaran, se introduciran
los cambios y as sucesivamente hasta obtener el pro-
ducto final.
En una parte del contrato o del acuerdo debera espe-
cificarse cmo aparecen los organismos en la presenta-
cin de los mapas (por ejemplo, logotipos) y qu acuer-
dos financieros se aplicaran cuando se vendieran los
productos.
D. DISEO Y COMPROBACIN
DEL CUESTIONARIO
1. Introduccin
El objetivo del cuestionario del censo, o cuestiona-
rio, es recoger datos. Un cuestionario bien concebido
recoge los datos de manera eficiente y eficaz con el n-
mero mnimo de errores. Sera posible escribir todo un
manual acerca de los principios asociados con el diseo
del cuestionario, pero, en la presente publicacin, se
analizan slo algunas cuestiones fundamentales. Para
obtener informacin ms detallada sobre las preguntas
que pueden formularse en el censo, puede consultarse
la publicacin Principios y recomendaciones para los
censos de poblacin y habitacin, revisin 1
1
.
Se recomienda tambin que los pases aprovechen la
experiencia de otras naciones, obteniendo ejemplos de
cuestionarios utilizados en censos anteriores. No obs-
tante, al examinar el diseo del cuestionario y la redac-
cin de las preguntas contenidas en los documentos de
otros pases conviene proceder con cautela. En efecto,
la redaccin concreta de una pregunta que es vlida en
un pas quiz no lo sea necesariamente en otro. Incluso
dentro de un pas, la existencia de regiones distintas
quiz aconseje la preparacin de formulaciones dife-
rentes para obtener la misma informacin, debido a las
diferencias culturales que existen en el pas.
Hay consenso general acerca de los cinco tipos dife-
rentes de cuestionarios censales:
a) Construccin, vivienda y hogar;
b) Hogar y condiciones de vida;
c) Instituciones colectivas;
d) Establecimientos;
e) Agricultura.
2. Diseo del cuestionario
Como el diseo del cuestionario vara de acuerdo
con los mtodos de empadronamiento y de procesa-
miento, deben tenerse en cuenta varias cuestiones.
Entre ellas figuran las siguientes:
a) Carga que recae sobre el declarante;
b) Formato y redaccin de la pregunta, que depen-
den de si se opta por el mtodo basado en entrevistas o
en el autoempadronamiento;
c) Distribucin y diseo de los espacios reservados
a las respuestas, que dependern de la necesidad de un
buen entendimiento entrevistador/declarante y del m-
todo de recogida de datos;
d) Posibilidad de utilizar una combinacin de cues-
tionarios breves y largos.
a) Carga que recae sobre los declarantes
Si se reduce la carga que recae sobre los declarantes,
se obtendrn respuestas ms precisas a las preguntas
73
1
Principios y recomendaciones para los censos de poblacin y habi-
tacin, Revisin 1 (publicacin de las Naciones Unidas, No. de venta:
E.98.XVII.8).
contenidas en el cuestionario. La longitud de ste, el
nmero y tipo de preguntas y la facilidad o dificultad
con que se puede completar el cuestionario son otros
tantos aspectos que influyen en este sentido. Es algo
que no se puede olvidar al disear el cuestionario del
censo y reviste especial importancia si se utiliza el m-
todo basado en el autoempadronamiento.
b) Redaccin y formato de las preguntas
La redaccin y formato de las preguntas influyen en
los resultados conseguidos con los cuestionarios. Por
ello, al disear las preguntas deberan tenerse en cuenta
las siguientes cuestiones:
a) Necesidades de datos de los usuarios;
b) Nivel de precisin y de detalle requerido;
c) Disponibilidad de los datos del declarante;
d) Terminologa adecuada, fcilmente comprensi-
ble para los declarantes y los entrevistadores;
e) Definiciones de los datos, formulacin estndar
de las preguntas y otras informaciones de inters;
f ) Sistema de procesamiento de datos que se est
utilizando;
g) Secuencia u orden de las preguntas;
h) Espacio necesario para cada respuesta.
Un factor importante que se debe tener aqu en cuen-
ta es la diversidad lingstica. Por ejemplo, Indonesia
tiene 300 lenguas habladas y en Zambia hay 73 dialec-
tos diferentes. Esta proliferacin y diversidad de idio-
mas influye directamente en los mtodos y tcnicas uti-
lizados para capacitar al personal sobre el terreno, as
como en la estructura de gestin del censo y en la pre-
paracin del cuestionario.
c) Distribucin y diseo
i) Cmo entienden el cuestionario el entrevistador
y el declarante
La distribucin y el diseo del cuestionario influyen
directamente en la forma en que los entrevistadores o
los jefes de hogar completarn dicho cuestionario y en
la exactitud de los datos facilitados. Por ello, deber pres-
tarse especial atencin a la presentacin grfica, colo-
cacin y formato de las instrucciones, distribucin de
espacios, estructura y colores y terminologa utilizada.
La utilizacin inadecuada de cualquiera de los ele-
mentos de diseo del cuestionario, sea el lenguaje, la
ordenacin de las preguntas o la distribucin, represen-
ta un obstculo para el declarante o el entrevistador.
Cada uno de estos obstculos puede ser de importancia
secundaria, pero se van acumulando hasta que se llega
a un punto en que el interesado deja de preocuparse por
las respuestas. Como el objetivo del censo es obtener
informacin de alta calidad, es importante reducir los
obstculos, a fin de que el cuestionario se rellene antes
de que se alcance ese punto de saturacin.
ii) Requisitos del sistema de procesamiento
Los diferentes requisitos para los componentes de re-
copilacin de datos incluidos en los sistemas de proce-
74
Diseo del cuestionario
El tipo y formato del cuestionario, as como la redac-
cin y ordenacin exacta de las preguntas, merecen un
cuidadoso estudio, ya que los defectos de un cuestio-
nario mal concebido no pueden subsanarse durante el
empadronamiento ni despus de l. Entre los mltiples
factores que deben tenerse en cuenta al disear el cues-
tionario figuran el mtodo de empadronamiento, el tipo
de cuestionario, las clases de datos que han de reunirse, la
redaccin ms adecuada de las preguntas y su ordena-
cin, y las tcnicas de elaboracin que se utilizarn. Mu-
chas de las decisiones relacionadas con la elaboracin
dependen del contenido final, del formato y de la orde-
nacin de los cuestionarios.
FUENTE: Principios y recomendaciones para los censos de po-
blacin y habitacin..., prrafo 1.114.
Uso de lenguas diferentes en el censo
Tendrn que adoptarse disposiciones especiales si en
el pas se hablan dos o ms idiomas. Para estas situacio-
nes se han utilizado varios mtodos: un solo cuestionario
multilinge, una versin del cuestionario para cada idio-
ma importante o traducciones del cuestionario a los di-
versos idiomas impresas en el manual del empadrona-
dor. La dificultad es mayor cuando se trata de lenguas sin
escritura. Los problemas lingsticos tambin habrn de
tenerse en cuenta en la contratacin y formacin del per-
sonal (vanse los prrafos 1.133 a 1.138). La informa-
cin acerca de la distribucin de los idiomas en el pas es
un dato importante para planificar bien el censo y, si no
se dispone de ella, habr de reunirse en alguna fase de los
preparativos censales.
FUENTE: Principios y recomendaciones para los censos de po-
blacin y habitacin..., prrafo 1.116.
samiento, que van desde la introduccin mediante te-
clado a las imgenes electrnicas con escner, exigen
un diseo del cuestionario claramente diferenciado.
Los requisitos de diseo del cuestionario y el tamao
de ste para las diferentes tecnologas pueden variar
enormemente y deben tenerse en cuenta al disear los
cuestionarios. Es tambin importante observar que es
posible que el diseo del cuestionario incorpore fcil-
mente un mecanismo para recoger los imprevistos que
se produzcan en el procesamiento de los datos. Por
ejemplo, aun cuando un cuestionario pueda estar con-
cebido para la compilacin automtica de datos (por
ejemplo, las imgenes y el reconocimiento inteligente
de caracteres), es sencillo incluir espacios y cdigos en
el lugar reservado en el cuestionario para las respues-
tas. Al incorporar esos cdigos, las respuestas pueden
introducirse fcilmente mediante el teclado, si fuera
necesario por problemas con el sistema de reconoci-
miento inteligente de caracteres.
Es importante que la opinin del declarante sobre el
cuestionario no se vea indebidamente afectada por los
requisitos de recogida de datos.
Al disear los cuestionarios para mtodos de recopi-
lacin de datos ms avanzados, por ejemplo, los basa-
dos en el uso de imgenes, es necesario establecer que
los declarantes puedan dar sus respuestas en un forma-
to adecuado reconocible para el equipo de recopilacin
de datos. Si se utiliza el sistema de autoempadrona-
miento, ser necesario realizar abundantes pruebas, en
las que se incluya tambin el procesamiento de los da-
tos obtenidos de dichas pruebas.
Un principio general que convendr adoptar es la
conveniencia de utilizar lo ms posible las reas con
respuestas precodificadas. Las preguntas de respuesta
libre debern limitarse a los temas esenciales, como la
ocupacin y la rama de actividad.
d) Formato de los cuestionarios del censo
La eleccin del formato depender del mtodo de
empadronamiento. Los cuestionarios del censo pueden
ser por hogares o por personas individuales. Los cues-
tionarios por hogares pueden concebirse como una ma-
triz en la que se pueden introducir en cada pgina las
respuestas de todos los miembros de un hogar de tama-
o medio. Otra posibilidad es el uso de un folleto, en
que todas las preguntas personales se formulen primero
para la persona 1, y luego se repitan para las dems per-
sonas del hogar. En el anexo VII se incluyen diferentes
tipos de cuestionarios del censo. El cuestionario utili-
zado en el censo de la Argentina de 1991 es un cuestio-
nario en forma de folleto. El utilizado en Botswana en
1991 es una ilustracin de cuestionario distribuido en
formato de recuadros. El de Sudfrica en 1996 es un
ejemplo de formato en columna. Los cuestionarios uti-
lizados en el Uruguay y Nueva Zelandia en 1996 se han
incluido para destacar los diferentes requisitos de reco-
pilacin automatizada de datos. El de Uruguay corres-
ponde a un sistema basado en el reconocimiento ptico
de caracteres y el de Nueva Zelandia a un sistema basa-
do en el reconocimiento ptico de marcas.
3. Comprobacin de los cuestionarios
Es probable que, a medida que se vaya elaborando, el
cuestionario del censo sufra varios cambios conforme
se vayan comprobando y evaluando sus resultados.
Muchos pases concentran sus programas de compro-
bacin en los nuevos temas, pero es tambin importan-
te comprobar el impacto que estas nuevas cuestiones
pueden tener sobre otras cuestiones ya incluidas en el
cuestionario.
Los principios que deben regular la preparacin del
cuestionario son los siguientes:
a) Evaluar siempre los resultados del cuestionario
antes de introducir cambios;
b) En caso necesario, cambiar el cuestionario para
mejorar sus resultados;
c) Evaluar siempre el cuestionario despus de in-
troducir los cambios, para comprobar si han mejorado
los resultados.
La evaluacin de las pruebas puede servir de base
para un diseo ms acertado. No obstante, no hay un
nico procedimiento de evaluacin. Cada uno de ellos
permitir obtener un punto de vista ligeramente dife-
rente. Por ejemplo, podrn utilizarse los tres siguientes
procedimientos:
a) Un anlisis de los errores. Con ello se obtendrn
datos sobre los errores ms evidentes que cometen los
declarantes, pero no se explica por qu ocurren los
errores;
b) Pruebas cognitivas. Durante este procedimien-
to, se observa a los declarantes cuando completan el
cuestionario;
c) Anlisis de la calidad y nivel de detalle ofrecido
en la respuesta a preguntas concretas contenidas en el
cuestionario.
75
La utilizacin de estos procedimientos permitir ob-
tener una imagen general del rendimiento del cuestio-
nario, pero cada uno de los procedimientos ofrecera
una visin diferente, aunque incompleta, de la relacin
entre el cuestionario y los declarantes.
a) Anlisis de los errores
El anlisis de los errores consiste en encontrar y ta-
bular el nmero y tipo de errores que se han producido
en una muestra de cuestionarios durante las comproba-
ciones sobre el terreno o en los censos anteriores.
Los objetivos de un anlisis de errores son los si-
guientes:
a) Comprobar qu errores se producen en un cues-
tionario;
b) Establecer un punto de referencia para comparar
los resultados del cuestionario;
c) Facilitar informacin que sirva de base para la
introduccin de modificaciones que permitan reducir
los errores;
d) Determinar los costos de correccin de los erro-
res, tanto antes como despus de la revisin.
El anlisis de los errores es la medida cuantitativa
ms importante del resultado de un cuestionario. Es un
punto de referencia cuantitativo bsico para poder com-
parar los resultados de un cuestionario con los de otro.
Permite tambin disponer de una estimacin de algu-
nos de los costos menos obvios, como los siguientes:
a) La reparacin de los errores en la fase de proce-
samiento, que puede resultar costosa;
b) La carga que recae sobre los declarantes.
Si los errores no se detectan, pueden perjudicar gra-
vemente la calidad de los datos; un buen diseo puede
reducir la incidencia de errores en los cuestionarios. No
obstante, no es posible mejorar el diseo de un cuestio-
nario si no se sabe qu resultados ha dado con anteriori-
dad. Por ello, el anlisis de los errores debe preceder a
todo intento de mejorar el diseo. Una vez que se ha
mejorado el cuestionario, debera realizarse otro anli-
sis de los errores. La comparacin de los resultados an-
teriores y posteriores es la mejor prueba de que el cues-
tionario ha mejorado.
Hay muchos tipos de errores diferentes, y obedecen a
causas muy distintas que requieren soluciones diver-
sas. Al realizar un anlisis de los errores, es importante
distinguir entre los diferentes tipos. Generalmente, hay
tres tipos bsicos de errores: a) omisin; b) comisin y
c) confusiones.
i) Omisin
Los errores de omisin se producen cuando los de-
clarantes no responden a una pregunta. La explicacin
puede ser que no se han fijado en ella, que la han evita-
do deliberadamente o que no la han comprendido.
Las omisiones son sumamente difciles de diagnosti-
car en un anlisis de errores, en parte porque pueden
deberse a muchas razones. Adems, un espacio en
blanco en la respuesta de un cuestionario puede ser per-
fectamente legtimo y no tener un significado particu-
lar en s mismo. Las razones de estos errores deben ana-
lizarse conjuntamente con otros procedimientos.
ii) Comisin
Se producen errores de comisin cuando los decla-
rantes ofrecen informacin que no se ha solicitado. Ello
puede deberse a que no se han entendido debidamente
las preguntas o a supuestos incorrectos. Estos errores
son ms fciles de observar que las omisiones, pero
conviene actuar con cautela al extraer conclusiones sin
el apoyo de los resultados de otras investigaciones. En
la mayor parte de los casos, la resolucin del problema
de la informacin innecesaria no resulta tan costosa
como en el caso de las omisiones o confusiones. Los
errores de comisin se deben muchas veces a que no se
han seguido las instrucciones prcticas, por ejemplo,
vaya a la parte. Si bien las respuestas adicionales
facilitadas no son perjudiciales en s mismas, el aumen-
to del esfuerzo de los declarantes y en muchos casos la
frustracin pueden tener graves consecuencias en la
exactitud con que se rellena el resto del cuestionario.
iii) Confusiones
stas se producen cuando los declarantes dan infor-
macin incorrecta. Son muchas las razones por las que
se producen confusiones, por lo que es difcil identifi-
car las causas de este tipo de error. Adems, no todas
las confusiones son fciles de detectar. Por ejemplo, si
en una pregunta del cuestionario se pide al declarante
que indique sus ingresos y ste registra los ingresos ne-
tos cuando lo que se necesitaba eran los ingresos bru-
tos, esta confusin pasar inadvertida a no ser que haya
una comprobacin independiente. No obstante, una de
las grandes ventajas del anlisis de este tipo de error es
que muchas veces son directamente observables y pue-
den dar una pista para conocer los resultados del cues-
tionario.
76
Para determinar las causas de los errores pueden uti-
lizarse tambin otros procedimientos, como las prue-
bas cognitivas.
b) Pruebas cognitivas
Las pruebas cognitivas puede utilizarse como com-
plemento vlido para una comprobacin sobre el terre-
no en gran escala. En definitiva, se trata de un mecanis-
mo de estudio de mercado para comprobar el diseo de
los cuestionarios. Normalmente, comprenden una com-
binacin de los siguientes elementos:
a) Investigacin mediante grupos de control. Es lo
que muchas veces se llama investigacin desde detrs
del espejo, en que un moderador dirige a un grupo de
personas a travs de un debate estructurado;
b) Estudios de observacin. En este caso, los ob-
servadores supervisan atentamente a los declarantes
mientras completan sus cuestionarios en un tono seme-
jante al real, por ejemplo, en su casa.
Como se ha indicado en otro lugar, los estudios cog-
nitivos son relativamente costosos. Para conseguir que
se centren en los temas de especial inters, podra pre-
pararse un cuestionario abreviado. En caso necesario,
se contratarn grupos demogrficos especficos como
sujetos para las pruebas cognitivas. Por ejemplo, si hu-
biera que comprobar un tema relacionado con el pas de
nacimiento, el grupo de personas elegido para las prue-
bas cognitivas debera incluir una elevada proporcin
de inmigrantes.
Las ventajas de las pruebas cognitivas son, entre
otras, la oportunidad de observar de cerca a los partici-
pantes mientras completan el cuestionario. Es posible
valorar factores como el tiempo que se tarda en leer las
instrucciones, el orden en que se responden las pregun-
tas y la atencin que se pone al rellenar el cuestionario.
El facilitador de las pruebas cognitivas puede hacer
tambin que los participantes intervengan en un debate
durante el cual se formulen preguntas concretas. Gra-
cias a ello, los encargados de disear los cuestionarios
tienen un conocimiento ms profundo de cmo se in-
terpretan las preguntas concretas.
Deber ponerse especial esmero en evaluar los resul-
tados de las pruebas cognitivas. Inevitablemente, el ta-
mao de las muestras es pequeo y quiz no se detecten
los problemas de diseo de los cuestionarios. Por el
contrario, precisamente por el pequeo tamao de la
muestra y debido a los grupos demogrficos seleccio-
nados, puede que se desfigure la importancia de los
problemas detectados. Debe tenerse tambin en cuenta
el hecho de que las condiciones de la prueba no son
idnticas a las del censo.
c) Anlisis de la calidad y del nivel de detalle
de la informacin facilitada
Este principio reviste especial importancia en las
preguntas de libre respuesta, como la relativa a la ocu-
pacin. La forma en que est redactada la pregunta re-
percutir en el nivel de detalle facilitado por el decla-
rante, lo cual influir a su vez en la forma en que se
codifica la respuesta y, en definitiva, en la calidad del
producto del censo.
Por ello, en el contexto del programa de comproba-
cin, estas preguntas debern codificarse de acuerdo
con las clasificaciones establecidas para garantizar que
el grado de detalle sea suficiente para la codificacin.
4. Pruebas del censo
El planteamiento adoptado para las pruebas depen-
der en gran manera del tamao y diversidad de la po-
blacin, del mtodo de empadronamiento, del sistema
de procesamiento y de los recursos disponibles. Es muy
conveniente realizar ms de una prueba del diseo del
cuestionario para evitar el riesgo de tener que utilizar
en el censo una pregunta no comprobada. El diseo del
formulario es slo uno de los distintos objetivos de la
comprobacin.
El programa de comprobacin debe ser lo bastante
completo como para probar eficazmente todos los
componentes principales del censo. Adems del cues-
tionario, el programa debe valorar tambin las orienta-
ciones y otros materiales de informacin y los procedi-
mientos de empadronamiento (incluida la capacitacin
y administracin del personal temporal del censo) y de
procesamiento. En principio, en uno u otro momento
del programa deber comprobarse cada uno de los
grandes sistemas que se van a utilizar en el censo, in-
cluida la distribucin de los productos.
En general, las pruebas iniciales se centrarn en las
cuestiones relacionadas con el diseo del cuestionario
y en los procedimientos de recopilacin que lo necesi-
ten, as como el diseo de la zona de empadronamiento,
la cartografa y el empadronamiento. Luego, la com-
probacin incluir los sistemas y procedimientos de
procesamiento y los sistemas de difusin.
El programa de comprobacin deber incluir una
prueba final piloto (o ensayo general) con bastante an-
77
telacin a la fecha del censo. En ella se examinarn los
sistemas de procesamiento y difusin y la relacin en-
tre ellos, con el fin de resolver los posibles problemas
pendientes. El diseo del cuestionario no debera cam-
biarse despus de esta prueba final. Adems, ello ofre-
ce la oportunidad de revisar las estimaciones de costos.
Con ese fin, el diseo del cuestionario final debe estar
ya disponible y debe contarse de antemano con una
prueba de aceptacin.
El cuadro II.1 es un ejemplo de un programa de com-
probacin que puede servir de gua para el tipo y cro-
nologa de las pruebas que se pueden realizar como
preparacin para un censo. El carcter del programa
depender en cada pas de los recursos disponibles. De-
pender tambin de factores como el alcance de los
cambios propuestos en el cuestionario, los procedi-
mientos y los sistemas de procesamiento.
5. Mtodos de comprobacin
La comprobacin requiere algunos puntos de refe-
rencia para poder evaluar los procedimientos de ensa-
yo. En muchas ocasiones, ste puede ser el procedi-
miento que se utiliz en el censo anterior; de lo
contrario, puede ser una norma determinada desde el
exterior, que se acuerda aceptar como propia. Es fre-
cuente utilizar muestras separadas. En este momen-
to, un parte de la poblacin de la prueba se somete a un
procedimiento y la otra parte a una distinta. Luego, se
analizan los resultados para determinar cul es el ms
indicado. Este planteamiento es el ms aconsejable
para comprobar los cambios introducidos en el diseo
del cuestionario.
Para que las pruebas arrojen resultados fiables, es
importante disearlas de tal manea que reproduzcan en
la medida de lo posible las condiciones del censo final.
Por ejemplo, las operaciones sobre el terreno debern
ser lo ms semejantes posible a las del censo. No obs-
tante, deber evitarse la utilizacin del personal de la
oficina central para la realizacin de la mayor parte de
la labor. La asistencia ofrecida a los declarantes en la
prueba deber ser semejante a la que se facilitar en el
censo propiamente dicho. El procesamiento de los da-
tos de la prueba deber realizarse tambin con procedi-
mientos semejantes a los del censo.
La contratacin, capacitacin y remuneracin del
personal necesario para realizar una prueba del tamao
requerido para obtener resultados vlidos es una inicia-
tiva de gran alcance, que supondr cuantiosos gastos.
78
Cuadro II.1
Programa de comprobacin del cuestionario del censo
Objetivo de la prueba
Tiempo hasta
la fecha del
censo
Comprobacin especfica de una nueva pregunta
propuesta
3 aos
Diseo del cuestionario y procedimientos de empa-
dronamiento
3 aos
Prueba especfica para una nueva tecnologa de pro-
cesamiento propuesta
3 aos
Prueba especfica para procedimientos de empadro-
namiento en zonas remotas
2 aos
Prueba principal (o prueba previa) del diseo del
cuestionario final y los sistemas de empadrona-
miento y procesamiento
2 aos
Ensayo general (o prueba piloto) de los sistemas y
procedimientos de empadronamiento, procesa-
miento y difusin
1 ao
El censo piloto
Las pruebas que se suelen realizar primero durante los
preparativos del censo son las del cuestionario, que tie-
nen por objeto comprobar la idoneidad de las preguntas
previstas, de su redaccin y de las instrucciones, as como
del diseo del cuestionario.
Una serie general de pruebas de todos los procedi-
mientos del censo suele denominarse censo piloto expe-
rimental. Las caractersticas esenciales de esta clase de
censos son que abarcan una o ms divisiones administra-
tivas de cierto tamao y que incluyen las fases de prepa-
racin, empadronamiento y elaboracin, lo que sirve
para comprobar la idoneidad de todo el plan censal y de
la organizacin del censo. Para poder alcanzar mejor esos
fines deber realizarse en las condiciones ms similares
posibles a las actividades de empadronamiento reales.
Por ese motivo se suele levantar exactamente un ao an-
tes del censo previsto, a fin de adaptarse a las pautas esta-
cionales previstas de clima y actividades. Por lo general,
no es prudente considerar los censos piloto como fuentes
de datos sustantivos utilizables. Aparte de los problemas
de muestreo que se plantean, esta aplicacin se aparta del
propsito bsico, que consiste en prepararse para el cen-
so principal.
FUENTE: Principios y recomendaciones para los censos de po-
blacin y habitacin, prrafos 1.120 y 1.121.
Estos gastos debern incluirse plenamente en el costo
total del censo. Nunca se insistir demasiado en la im-
portancia de una comprobacin adecuada para garanti-
zar resultados provechosos.
E. MANUALES DE INSTRUCCIN
1. Introduccin
En la presente seccin se proponen los contenidos de
los manuales bsicos necesarios para las operaciones
sobre el terreno. Se dividen en tres categoras, que re-
presentan los tres niveles de personal sobre el terreno
utilizados en este manual. Son los siguientes:
a) Empadronadores;
b) Supervisores;
c) Directores regionales/directores regionales ad-
juntos (un director regional puede supervisar entre 20 y
35 personas; en muchos pases, puede haber alguien
que ocupe una situacin intermedia y, por lo tanto, se-
ra posible garantizar la calidad).
Dado el carcter jerrquico de la operacin del cen-
so, el manual de cada nivel de personal deber comple-
tar el destinado al de nivel inferior. El manual de los
empadronadores deber contener informacin detalla-
da para ese nivel, mientras que en el de los supervisores
se dar por supuesto que el supervisor est familiariza-
do con el contenido del manual de los empadronadores.
El manual de los supervisores ofrecer informacin
adicional sobre los deberes de los empadronadores,
pero sin repetir el material ya incluido en el manual de
los empadronadores. Por ello, si bien muchos de los t-
tulos sern los mismos en uno y otro manual, el conte-
nido ser diferente. Las principales excepciones seran
el calendario y la parte introductoria, en la que es nece-
saria o aconsejable cierta repeticin.
Todos los manuales (y los dems materiales) debe-
rn ser uniformes, en la medida de lo posible. Ello su-
pone una cierta coincidencia en la distribucin, el estilo
y las imgenes (logotipos, etc.). Se recomienda el uso
de diferentes colores para las portadas, a fin de poder
distinguir fcilmente entre los temas.
2. Manual de los empadronadores
El manual de los empadronadores es, con excepcin
del libro de registro de los empadronadores, el docu-
mento sobre el terreno ms importante. En l se especi-
fican las responsabilidades y tareas del empadronador
y se recoge la informacin necesaria para que el empa-
dronador, una vez recibida la debida capacitacin,
pueda trabajar independientemente sobre el terreno. Si
bien el manual de los empadronadores ser en muchos
casos la nica referencia disponible sobre el terreno y,
por lo tanto, deber contener informacin suficiente
para cubrir la mayor parte de los imprevistos, no debe
tratar de prever todos y cada uno de ellos. Ello podra
dar lugar a un manual demasiado voluminoso y ofrece-
ra a los empadronadores la impresin de que el trabajo
es ms difcil de lo que es realmente. El objetivo debe-
ra ser abarcar las situaciones ms comunes con cierto
detalle y ofrecer orientacin sobre cmo hacer frente a
circunstancias excepcionales, si se produjeran.
El manual de los empadronadores deber centrarse
en las cuestiones relacionadas con el levantamiento del
censo y evitar informacin sobre los mecanismos ad-
ministrativos (como el reclutamiento y la remunera-
cin), que se debern tratar por separado.
Los temas, en particular las actividades relacionadas
con un proceso (por ejemplo, el rellenado del cuestio-
nario), debern hacerse en forma esquemtica (con vi-
etas o puntos), cuando sea posible. Ello permitir agi-
lizar las consultas, en particular sobre el terreno.
a) Calendario
Se recomienda incluir en la contratapa (o en las pri-
meras pginas) de todos los manuales un calendario de
las tareas y actividades del censo. As se dispondr de
una referencia fcil a lo largo de toda la operacin.
b) Introduccin
En la introduccin deber describirse el censo, quin
lo realiza y por qu. En l se debern presentar las me-
tas y objetivos del censo, destacar la importancia de los
empadronadores, explicar cmo se utiliza el manual y
describir los mecanismos operacionales generales. Se
recomienda la inclusin de las siguientes secciones:
a) Organismo de estadstica;
b) Censo;
c) Organizacin del censo;
d) Cmo utilizar el material.
c) Responsabilidad del empadronador
En esta seccin se presenta un resumen de las fun-
ciones y responsabilidades de los empadronadores y se
tratan tambin algunas cuestiones prcticas asociadas
79
con la seguridad, la prdida de materiales, etc. Se reco-
miendan las siguientes secciones:
a) Deberes del empadronador;
b) Conducta del empadronador;
c) Identificacin;
d) Seguridad;
e) Confidencialidad;
f ) Prdida de materiales;
g) Acceso a las viviendas;
h) Manipulacin de los materiales;
i) Marcado de los cuestionarios;
j) Comprobacin de los cuestionarios.
d) Antes de la capacitacin
En esta seccin se describe qu deben hacer los em-
padronadores antes de asistir a las actividades de capa-
citacin. Entre otras, podran incluirse las siguientes
actividades: examen de su rea, lectura del manual y
estudio por cuenta propia. Es importante que los empa-
dronadores reciban el manual y otros materiales perti-
nentes a fin de que puedan estudiarlos antes de la com-
probacin. Se recomiendan las siguientes secciones:
a) Recopilacin o recepcin de los materiales del
supervisor;
b) Lectura del manual de los empadronadores;
c) Realizacin del estudio por cuenta propia;
d) Comprobacin o actualizacin de los mapas;
e) Examen de la zona de empadronamiento (si con-
viene);
f ) Planificacin de la ruta o camino de empadrona-
miento;
g) Indicaciones sobre la gestin del tiempo.
e) Capacitacin
En esta seccin se describe cada una de las partes de
la capacitacin y qu se tratar en cada una de ellas.
Deber incluirse una breve descripcin de cmo se rea-
lizar la capacitacin y cmo se pedir a los empadro-
nadores que participen. Se recomiendan las siguientes
secciones:
a) Preparacin;
b) Sesin de capacitacin;
c) Capacitacin prctica en el trabajo.
Empadronamiento
La estructura del manual en este punto deber tener
en cuenta el tipo de empadronamiento y si hay que lle-
var a cabo una actividad previa de empadronamiento.
Para que la informacin sea ms completa se supone
aqu que existe esa actividad previa y que habr un pe-
rodo de difusin y recopilacin (es decir, el mtodo de
entrega/recogida). Si el censo se basa en entrevistas, las
secciones de distribucin y recogida podrn fundirse
en una sola seccin de empadronamiento.
f ) Actividad previa de empadronamiento
En esta seccin se incluyen las actividades asociadas
con el empadronamiento previo (si se lleva a cabo). Se
recomiendan las siguientes secciones:
a) Finalidad;
b) Preparacin;
c) Mtodo utilizado;
d) Cmo rellenar los cuestionarios de empadrona-
miento previo;
e) Realizacin del empadronamiento previo;
f ) Comprobacin del trabajo realizado.
Si el empadronamiento previo se lleva a cabo antes
del da del censo, quiz se necesiten mediciones inde-
pendientes del volumen.
g) Distribucin
En esta seccin se trata el perodo de distribucin en
forma esencialmente cronolgica. Deber analizarse
qu es lo que ocurrir en la mayor parte de las ocasio-
nes, pero teniendo tambin en cuenta los casos especia-
les o posibles problemas. Se recomiendan las secciones
siguientes:
a) Antes de acercarse a las viviendas;
b) Establecimiento del contacto;
c) Rellenado del libro de registro y el cuestionario;
d) Hogares numerosos;
e) Viviendas especiales (no privadas);
f ) Rechazos u objeciones;
g) Ausencia de contacto;
h) Viviendas desocupadas o bloques vacos;
i) Comprobaciones de la distribucin.
80
h) Recogida
En esta seccin se describe el perodo de recogida de
forma semejante a como se ha hecho con el de la distri-
bucin. Se recomiendan las secciones siguientes:
a) Antes de acercarse a las viviendas;
b) Establecimiento del contrato;
c) Comprobacin de los cuestionarios y rellenado
del libro de registro;
d) Viviendas especiales (no privadas);
e) Rechazos u objeciones;
f ) Ausencia de contacto;
g) Viviendas desocupadas o bloques vacos;
h) Creacin de variables ficticias de cuestionarios
o entradas en los registros;
i) Comprobaciones de la recogida.
i) Realizacin de las entrevistas
En esta seccin se considera el momento en que el
empadronador rellena el cuestionario. Se recomiendan
las siguientes secciones:
a) Presentacin del cuestionario para el hogar;
b) Presentacin del cuestionario individual;
c) Principio de la entrevista;
d) El arte de hacer preguntas;
e) Cmo escribir en el cuestionario;
f ) Explicacin de los procedimientos;
g) Nacimientos/defunciones, etc.
j) Examen de los materiales rellenados
y revisin de la labor realizada
En esta seccin se indica qu es lo que debera ocu-
rrir inmediatamente despus de realizado el empadro-
namiento. Se considerarn las cuestiones relacionadas
con la calidad y se indicarn los medios para conseguir
que se tengan en cuenta todos los cuestionarios y que la
comprobacin del empadronador sea completa. Se re-
comiendan las siguientes secciones:
a) Clasificacin y comprobacin de los cuestiona-
rios;
b) Preparacin de las actas resumidas;
c) Empaquetado de los cuestionarios y materiales;
d) Devolucin de los materiales al supervisor;
e) Certificacin de la labor realizada.
Anexos
Los anexos no son imprescindibles. No obstante,
puede haber algunos temas o materias que es ms ade-
cuado tratarlos por separado como anexo que en la
parte central del manual, por ejemplo, una lista de defi-
niciones que pueden ser de inters para los empadrona-
dores. Una lista de preguntas frecuentes sobre el traba-
jo del empadronador o formuladas por los declarantes
puede ser tambin til para que los empadronadores se
convenzan de que no son ellos los nicos que se hacen
esas preguntas. Los anexos pueden incluir las siguien-
tes cuestiones:
a) Definiciones o glosario;
b) Alcance del censo;
c) Preguntas frecuentes;
d) Informacin cartogrfica adicional;
e) Explicacin de las preguntas del censo.
3. Manual de los supervisores
a) Calendario
El calendario es similar al incluido en el manual de
los empadronadores, pero incluye tareas y actividades
adicionales que deben realizar los supervisores.
b) Introduccin
La introduccin puede contener informacin no in-
cluida en el manual de los empadronadores. Por ejem-
plo, podra ofrecer informacin ms detallada acerca
del procesamiento del censo, que ayudar a los supervi-
sores a entender mejor cmo pueden mejorar la calidad
del censo. Se recomiendan las siguientes secciones:
a) Sobre el organismo de estadstica;
b) Sobre el censo;
c) Organizacin del censo;
d) Cmo utilizar el manual.
c) Responsabilidades del supervisor
Adems de ser responsable de la supervisin y, en
buena medida, de la calidad de la labor de sus empadro-
nadores, los supervisores deben asumir con frecuencia
otras responsabilidades de carcter administrativo. Por
ejemplo, mientras que en el manual de los empadrona-
dores quiz se trate el problema de la seguridad en rela-
cin con el trabajo de empadronador, en el manual de
los supervisores debera facilitarse tambin asesora-
81
miento sobre qu debe hacer el supervisor si un empa-
dronador menciona un problema de seguridad. En otras
palabras, el manual del supervisor deber desarrollar
ms ampliamente una serie de temas tratados en el ma-
nual de los empadronadores, sin que ello signifique du-
plicar su contenido. Se recomiendan las secciones si-
guientes:
a) Deberes del supervisor;
b) Conducta del supervisor;
c) Contacto con el director regional/director regio-
nal adjunto;
d) Contacto con los empadronadores;
e) Contribucin al servicio de consulta telefnica;
f ) Identificacin;
g) Seguridad;
h) Confidencialidad;
i) Prdida de materiales;
j) Acceso a las viviendas;
k) Nacimientos/defunciones y llegadas al rea en
el momento del censo (alcance);
l) Manipulacin de los materiales;
m) Marcado y comprobacin de los cuestionarios;
n) Garanta de la calidad.
d) Administracin y contratacin
Se necesitar una seccin semejante a sta si los su-
pervisores participan en la contratacin y/o remunera-
cin de los empadronadores. Se recomiendan las sec-
ciones siguientes:
a) Cuestiones relacionadas con el empleo del su-
pervisor;
b) Contratacin de empadronadores;
c) Administracin;
d) Cuestiones financieras (gastos);
e) Cuestiones relacionadas con la remuneracin de
los empadronadores;
f ) Cuestiones relacionadas con la remuneracin
del supervisor.
e) Recepcin de los materiales y examen de la carga
de trabajo (capacitacin previa)
Como en el manual de los empadronadores, en esta
seccin se describe qu es lo que se espera del supervi-
sor antes de las actividades de capacitacin. Se descri-
be tambin la manera de organizar la recepcin del
conjunto de los materiales y su posterior distribucin
entre los empadronadores. Como los supervisores son
responsables de muchos empadronadores, con frecuen-
cia debern examinar un territorio muy extenso antes
de la capacitacin y deberan familiarizarse con todos
los aspectos de las responsabilidades de los empadro-
nadores. Por ello, los supervisores deberan realizar to-
das las lecturas y actividades de capacitacin que se
esperan de los empadronadores. Se recomiendan las
secciones siguientes:
a) Recepcin de los materiales;
b) Distribucin de los materiales entre los empa-
dronadores;
c) Lectura de los manuales (de los empadronado-
res y de los supervisores);
d) Examen de la carga de trabajo;
e) Comprobacin o actualizacin de los mapas y/o
lmites;
f ) Estudios por cuenta propia para la capacitacin
del empadronador;
g) Estudios por cuenta propia para la capacitacin
del supervisor;
h) Asesoramiento sobre la supervisin de los em-
padronadores.
f ) Capacitacin del supervisor
En esta seccin se describen las distintas partes de la
capacitacin y lo que se incluir en cada una de ellas.
Se recomiendan las secciones siguientes:
a) Preparacin;
b) Sesin de capacitacin;
c) Capacitacin adicional.
g) Capacitacin de los empadronadores
Esta seccin es especialmente importante para ga-
rantizar la calidad del censo. Los supervisores deben
ser capaces de organizar y realizar la capacitacin de
los empadronadores con confianza y autoridad. El ma-
nual de los supervisores deber explicar cmo se puede
llevar a cabo una capacitacin eficaz. Se recomiendan
las secciones siguientes:
a) Preparacin;
b) Comprobacin de los estudios por cuenta propia
del empadronador;
c) Sesin de capacitacin;
d) Capacitacin en el trabajo;
e) Capacitacin adicional.
82
h) Empadronamiento previo
En esta seccin se explica ms ampliamente la fun-
cin de los supervisores en el empadronamiento pre-
vio. Se recomiendan las siguientes secciones:
a) Finalidad;
b) Preparacin;
c) Mtodo y cuestionarios utilizados;
d) Comprobacin de la preparacin del personal;
e) Acompaar al personal sobre el terreno;
f ) Casos y problemas especiales;
g) Comprobacin de la lista terminada;
h) Actividades posteriores al empadronamiento;
i) Redaccin de informes de situacin.
i) Distribucin y recogida (entrevista)
En esta seccin se explica ms ampliamente la fun-
cin de los supervisores durante la distribucin y reco-
gida o las entrevistas. Conviene examinar los aspectos
de la labor que pueden mejorar la calidad. Se recomien-
dan las secciones siguientes:
a) Supervisin de los empadronadores durante la
distribucin (entrevista);
b) Dificultades de acceso, objeciones y rechazos;
c) Cuestiones relacionadas con las viviendas espe-
ciales;
d) Otros casos especiales;
e) Comprobacin de la carga de trabajo antes de la
recogida;
f ) Supervisin de los empadronadores durante la
recogida;
g) Redaccin de los informes de situacin.
j) Despus de la recogida o las entrevistas
Esta seccin deber centrarse en los problemas de
garanta de calidad en las operaciones sobre el terreno.
Deber ayudar a los supervisores a comprobar que se
tienen en cuenta todos los cuestionarios y se rellenan o
marcan debidamente y que estn listos para su procesa-
miento. Se recomiendan las secciones siguientes:
a) Recepcin de los materiales de los empadrona-
dores;
b) Preparacin de actas resumidas;
c) Evaluacin de las informacin e informe del su-
pervisor;
d) Certificacin de la labor de los empadronado-
res;
e) Certificacin de la labor realizada por los super-
visores.
k) Empaquetado y devolucin de los materiales
sta es la fase final de la labor de los supervisores y
en esta seccin se describe cmo deben prepararse los
materiales para su recogida. Convendra incluir tam-
bin algunas cuestiones sobre la forma de ordenar ma-
teriales y los pequeos detalles sueltos, por ejemplo, la
presentacin de su informe. Se recomiendan las seccio-
nes siguientes:
a) Clasificacin de los cuestionarios no termina-
dos;
b) Clasificacin del material no utilizado;
c) Empaquetado del material para su devolucin;
d) Dispositivos para la entrega y recogida del ma-
terial;
e) Tareas administrativas.
Anexos
Como en el manual de los empadronadores, los ane-
xos no son imprescindibles. No obstante, hay algunos
temas que quiz sea mejor tratarlos por separado en un
anexo que en la parte central del manual. Los anexos
pueden incluir los siguientes temas:
a) Definiciones o glosario;
b) Estrategias especiales de empadronamiento;
c) Preguntas frecuentes;
d) Informacin adicional sobre la administracin y
contratacin.
4. Manual de los directores regionales/
directores regionales adjuntos
La ndole y funciones del director regional (y/o di-
rector regional adjunto, si se incluye entre los recursos
humanos sobre el terreno) pueden cambiar significati-
vamente de un pas a otro. A continuacin se propone
una lista de temas para un manual de directores regio-
nales. Se asumen los siguientes supuestos:
a) Cuenta con equipo informtico (de un determi-
nado tipo);
b) Desempea una funcin significativa en la con-
tratacin y remuneracin del personal;
c) Es responsable de las delegaciones financieras;
83
d) Participa de alguna forma en las relaciones p-
blicas;
e) Interviene en la capacitacin de supervisores.
a) Calendario
El calendario es semejante al incluido en el manual
de los supervisores pero comprende tareas y activida-
des adicionales propias de los directores regionales.
b) Contenidos
Los contenidos del manual pueden incluir los si-
guientes aspectos:
a) Introduccin
i) Organismo de estadstica
ii) Breve descripcin del censo de poblacin
y habitacin
iii) Panorama general de las operaciones del
censo
iv) Estructura de los recursos humanos y el
censo
v) Servicios de apoyo
b) Responsabilidades del director regional
i) Descripcin general
ii) Contacto con el organismo de estadstica
iii) Responsabilidades
iv) tica de las actividades relacionadas con el
censo y conducta del personal sobre el te-
rreno
v) Seguridad y confidencialidad del material
del censo
vi) Prdidas de materiales
vii) Derechos de acceso a las viviendas
viii) Contacto con los supervisores y empadro-
nadores
c) Seguridad
i) Introduccin
ii) Seguridad del director regional
iii) Seguridad de los empadronadores y super-
visores
iv) Manipulacin de materiales
v) Equipo con pantalla
vi) Accidentes o enfermedad
d) Equipo informtico
i) Introduccin
ii) Equipo que debe entregarse
iii) Instalacin
iv) Puesta en marcha
v) Solucin de problemas
vi) Copias de seguridad y recuperacin
vii) Seguridad del equipo y los datos
viii) Contraseas
ix) Uso autorizado del equipo
x) Empaquetado y devolucin del equipo
e) Aplicaciones informticas
En esta seccin se describiran las aplicaciones con-
cretas que deber utilizar el director regional. Proba-
blemente, contendra informacin general y hara refe-
rencia a un manual de uso especfico o a la asistencia
que se puede recibir en lnea.
f ) Gasto de los fondos pblicos
i) Autoridad y cometido
ii) Condiciones generales y lmites de adqui-
sicin
iii) Funcionamiento de las cuentas bancarias/
fiduciarias/de tarjetas de crdito
iv) Pago y responsabilidad
g) Cartografa
i) Descripcin general
ii) Definiciones
iii) Geografa estadstica utilizada en el censo
iv) Examen de las cargas de trabajo de los su-
pervisores y empadronadores
v) Cambios de las cargas de trabajo
h) Comunicaciones pblicas
i) Exposicin general y estrategia de comu-
nicaciones pblicas
ii) Relacin con los medios de comunicacin
iii) Estrategias especiales de comunicacin
pblica
iv) Comunicaciones locales
84
i) Estrategias especiales de empadronamiento
En esta seccin se describirn las posibles estrategias
especiales de empadronamiento que pudieran incluirse
en el plan general del censo. Por ejemplo, quiz haya
una estrategia especfica para las zonas remotas aisla-
das o del casco urbano o para los grandes centros de va-
caciones.
j) Contratacin y administracin
i) Exposicin general
ii) Registros y cuestionarios utilizados
iii) Polticas y directrices de contratacin
iv) Contratacin de supervisores
v) Contratacin de empadronadores
vi) Contratacin de otros trabajadores sobre el
terreno
vii) Nombramiento del personal
viii) Cuestionarios de empleo (incluidos los as-
pectos tributarios, etc.)
ix) Cambios de personal despus de la contra-
tacin
x) Personal con rendimiento poco satisfac-
torio
xi) Informes de accidentes y/o incidentes
xii) Viajes necesarios para realizar el censo
k) Capacitacin
i) Descripcin general
ii) Capacitacin del director regional
iii) Preparacin y asistencia a las actividades
de capacitacin
iv) Capacitacin de supervisores
v) Capacitacin de empadronadores
vi) Capacitacin de otros trabajadores
l) Servicios telefnicos del censo
i) Descripcin general
ii) Descripcin de las operaciones
iii) Funcin del director regional
iv) Funcin de los supervisores
v) Funcin de los empadronadores
vi) Administracin
m) Viviendas especiales
i) Descripcin general
ii) Definiciones
iii) Estrategia de empadronamiento
iv) Funcin del director regional
v) Informacin disponible sobre las vivien-
das especiales
vi) Estrategia y/o planteamiento de las comu-
nicaciones
vii) Cuestiones especficas de capacitacin
viii) Administracin y cuestionarios utilizados
n) Rechazos u objeciones
i) Descripcin general
ii) Definiciones y poltica
iii) Funcin del director regional
iv) Funcin de los supervisores
v) Funcin de los empadronadores
vi) Cuestiones especficas de capacitacin
vii) Administracin y cuestionarios utilizados
o) Remuneracin
i) Descripcin general
ii) Funcin del director regional
iii) Calendario de la actividad de remunera-
cin
iv) Poltica y directrices
v) Cuestionarios utilizados
vi) Tasas de remuneracin
vii) Mtodo de remuneracin
viii) Remuneracin del personal que recibe
otras prestaciones
ix) Remuneracin de los supervisores
x) Remuneracin de los empadronadores
xi) Remuneracin de otros miembros del per-
sonal
xii) Remuneracin de actividades incompletas
xiii) Personal con rendimiento poco satisfacto-
rio
xiv) Reclamaciones de remuneracin adicional
xv) Comprobacin de las remuneraciones
xvi) Hojas de pago
p) Materiales
i) Descripcin general
ii) Acuerdos y/o contratos de transporte
85
iii) Calendario de las actividades de transporte
iv) Funcin del director regional
v) Cuestionarios utilizados
vi) Empaquetado de los materiales del censo
vii) Distribucin del material a los directores
regionales
viii) Distribucin en gran escala a los supervi-
sores
ix) Distribucin a los empadronadores y de-
volucin a los supervisores
x) Recogida de los supervisores
xi) Devolucin de los materiales de los direc-
tores regionales
F. IMPRESIN DE LOS CUESTIONARIOS
Y OTROS DOCUMENTOS
1. Introduccin
La impresin de los numerosos documentos que se
requieren para el empadronamiento del censo es una
actividad importante. El cuestionario principal del cen-
so es la parte ms importante, pero hay muchos otros
documentos que es necesario imprimir. Dada la magni-
tud de las operacin del censo, el volumen del material
impreso es con frecuencia muy grande, y deben prever-
se plazos considerables.
En cada uno de los documentos impresos es preciso
establecer los requisitos de impresin, calcular el volu-
men, especificar los componentes y proceder a la pro-
duccin. El empaquetado y el envo de los materiales
(vase la seccin Ddel captulo III) dependen de la cro-
nologa del proceso de impresin, y es preciso planifi-
car y coordinar atentamente estas dos actividades.
En la mayor parte de los pases, la impresin se lleva
a cabo fuera del organismo de estadstica, bien a travs
de una imprenta pblica o recurriendo al sector priva-
do. Al establecer la base para el empadronamiento cen-
sal (vase la seccin A de este mismo captulo), parte
del esfuerzo debe centrarse en investigar la capacidad
de impresin del pas, teniendo en cuenta los requisitos
generales. Las conversaciones con las grandes impren-
tas deben comenzar en fecha temprana. Antes de proce-
der a la seleccin de las imprenta, los organismos del
censo quiz deseen solicitar asesoramiento especializa-
do de los consultores sobre actividades de impresin o
de otros organismos del censo.
2. Planificacin y gestin de la impresin
La planificacin y gestin de las actividades de im-
presin necesarias para el empadronamiento son relati-
vamente sencillas. El aspecto ms difcil puede ser la
coordinacin necesaria para obtener informacin sufi-
ciente de las reas especializadas dentro de la opera-
cin del censo que requieran material impreso (por
ejemplo, contratacin, procedimientos, capacitacin y
remuneracin).
El tipo de informacin necesaria para planificar y or-
ganizar la impresin es el siguiente:
a) Detalles sobre los productos que debern impri-
mirse;
b) Especificaciones suficientemente detalladas co-
mo para que:
i) Las imprentas puedan presentar estimacio-
nes de costos y calendarios fiables;
ii) El personal de apoyo logstico pueda ela-
borar planes para el empaquetado;
c) Estimaciones del volumen que sean fiables y no
den lugar luego a situaciones de escasez o de grandes
excedentes.
La planificacin del proceso de impresin consiste
sobre todo en lo siguiente:
a) Establecer el calendario para la preparacin de
los manuscritos por parte de las reas pertinentes del
organismo del censo;
b) Establecimiento de los requisitos y fechas fun-
damentales para la recepcin del material de imprenta
(para proceder al empaquetado y distribucin);
c) Establecimiento de procesos para obtener infor-
macin y estimaciones.
Luego siguen los procesos orientados a establecer
contratos de impresin o de intermediacin (u otros
dispositivos oficiales) y a organizar la actividad de im-
presin una vez comenzada.
a) Detalles de los productos concretos
El primer paso debe ser establecer un mtodo para
registrar la necesidad de un producto impreso y los de-
talles sobre ste que puedan utilizarse para obtener una
estimacin inicial. Una simple factura pro forma, sea
informatizada o de tipo tradicional, puede servir para
documentar las necesidades de impresin. En ella po-
dran incluirse los productos del cuadro II.2, que se pre-
senta nicamente como orientacin.
86
Si la factura pro forma se presenta en una hoja de da-
tos informatizada, podra estar conectada con la hoja de
costo y volumen que se describe infra. Si se utilizan
procedimientos ms tradicionales, habr que procurar
que los dos procesos de estimacin estn sincroniza-
dos. El formato utilizado no es tan importante como el
planteamiento metodolgico para obtener los detalles
iniciales y luego mantener los registros actualizados a
medida que se disponga de informacin nueva o revi-
sada.
b) Hoja de costo y volumen
El paso siguiente es establecer un mtodo para regis-
trar el costo y volumen de todos los productos que se
deben imprimir. Pueden registrarse los costos estima-
dos, cotizados y efectivos.
El uso de los costos estimados en un principio permi-
te disponer de un total acumulado que se actualiza a
medida que se obtienen cotizaciones y luego cuando se
conocen los costos efectivos. Esta informacin permite
supervisar el presupuesto total de impresin y puede
servir como seal de alerta si un aumento imprevisto de
los costos parece poner en peligro el presupuesto. Una
vez ms, el uso de la hoja de clculo es el ms indicado
para esta tarea. En ella podran registrarse, y utilizarse
luego como medio de informacin sobre la gestin, los
siguientes datos:
a) Nombre del producto;
b) Volumen impreso;
c) Volumen inicial (se utiliza si hay una discrepan-
cia entre las cotizaciones iniciales y lo que se imprime
finalmente);
d) Costo efectivo;
e) Costo cotizado;
f ) Costo estimado;
g) Fecha de pedido;
h) Fecha de entrega;
i) Abastecedor.
3. Tipos de cuestionarios
Hay cuatro grandes grupos para los que se necesita-
rn servicios de impresin. Son los siguientes:
a) Cuestionarios del censo y cuestionarios para
despus del empadronamiento;
b) Productos para el empadronador;
c) Productos de procedimiento y capacitacin;
d) Productos administrativos.
a) Cuestionarios del censo
La importancia del cuestionario principal del censo
es tan grande que debe tratarse como una actividad de
impresin independiente de los otros grupos antes men-
87
Cuadro II.2
Detalles de las actividades de impresin
Notas Producto 1 Producto 2, etc.
Descripcin Se describe la finalidad del producto
Cantidad Se incluyen las posibles observaciones acerca de cmo se ha determinado la cantidad
Soporte El tipo de soporte en que se va a imprimir el producto (por ejemplo, papel, cartn).
Tinta Color o colores de la impresin.
Encuadernacin Tipo de encuadernacin si se trata de un documento de varias pginas (por ejemplo, los
documentos se pueden grabar, encolar o doblar).
Empaquetado Cmo debe la imprenta empaquetar los productos (por ejemplo, paquetes de 40, blo-
ques de 70).
Entrega Lugar y fechas, incluido un desglose si hay cantidades considerables.
Manuscrito Cundo y dnde debe ser presentado el manuscrito por el organismo del censo.
Correccin de
pruebas
Indicacin de si ser necesaria la correccin de pruebas y cundo y cmo se habr de
realizar.
Garanta de
calidad
Detalles sobre la necesidad de muestreo antes o durante la principal campaa de pro-
duccin.
cionados. Es importante que el organismo de estadsti-
ca trate directamente con la imprenta y que otras partes
interesadas (por ejemplo, el personal de procesamien-
to) intervenga en todas las fases de produccin. Ello re-
viste todava ms importancia si la calidad de la impre-
sin es fundamental para el sistema de procesamiento,
como ocurrira, si se utilizara el reconocimiento ptico
de marcas.
El empadronamiento del censo incluye muchas ve-
ces ms de un solo tipo de cuestionario (por ejemplo,
cuestionarios personales y cuestionarios por hogares).
Puede haber tambin una combinacin de cuestiona-
rios de autoempadronamiento y basados en entrevistas,
en que se utilicen conjuntamente los dos mtodos de
empadronamiento.
En algunos pases, el cuestionario principal del cen-
so puede estar ya impreso previamente, con identifica-
dores para las diferentes regiones geogrficas del pas.
Puede haber tambin ligeras diferencias en algunas
preguntas debido a las distintas circunstancias en las
diversas regiones del pas.
Puede ocurrir tambin que se necesiten otros cuestio-
narios, en menor nmero, para el empadronamiento de
las reas remotas, o para resumir detalles de personas
empadronadas en viviendas especiales, como hoteles,
hospitales o crceles.
Hay cuatro cuestiones importantes que se deben con-
siderar al organizar la impresin de todos los cuestio-
narios de empadronamiento del censo:
a) Cantidad;
b) Calidad;
c) Papel;
d) Calendario.
i) Cantidad
La estimacin del nmero de cuestionarios que debe-
r imprimirse se examina con detalle en la seccin rela-
tiva a la distribucin y devolucin del material (vase
la seccin D del captulo III). La falta de cuestionarios
puede tener graves consecuencias, ya que quiz no se
disponga de tiempo suficiente para imprimir nuevos
cuestionarios si se constata el problema durante el em-
padronamiento. No obstante, la impresin de un nme-
ro excesivo de cuestionarios representa una prdida de
recursos y aumenta innecesariamente los costos del
censo. Por ello, debe actuarse con gran cautela en este
proceso.
ii) Calidad
La calidad de la impresin puede ser fundamental
para la calidad de los datos resultantes. Los errores en
el cuestionario (por ejemplo, redaccin incorrecta de
las preguntas o de las instrucciones sobre el orden que
se debe seguir) pueden dar lugar a la prdida de datos o
a respuestas errneas de los entrevistadores o los jefes
de hogar.
Deber hacerse tambin todo lo posible por que la
impresin responda a las normas exigidas para los sis-
temas de procesamiento. Esas normas pueden referirse
a la distribucin de las reas reservadas a las respuestas
y a los colores del cuestionario. La desviacin de estas
normas puede provocar problemas en la calidad de los
datos y costosas correcciones en la fase de procesa-
miento. Los procedimientos que se pueden adoptar
para supervisar la calidad de la impresin se examinan
en la seccin 4, infra.
iii) Papel
Debido al gran nmero de cuestionarios que hay que
imprimir, es importante hacer una estimacin del total
de papel que se va a necesitar.
Adems de las cantidad requerida, debe prestarse es-
pecial atencin a las caractersticas del papel utilizado
para los cuestionarios. Es de calidad suficiente para
las condiciones que se van a dar en la vida real? Res-
ponde a las especificaciones establecidas para el siste-
ma de procesamiento? Por ejemplo, algunos sistemas
de recogida de datos no pueden utilizar papel reciclado
por las impurezas del mismo.
Estas estimaciones debern hacerse lo antes posible.
Ello es especialmente importante en los pases donde
quiz haya que producir cantidades adicionales del tipo
de papel necesario para el censo. Hay que prever tiem-
po suficiente para que las papeleras programen esa pro-
duccin adicional y/o la importacin del material nece-
sario.
iv) Calendario
En la planificacin del proceso de impresin se debe
tener en cuenta que se trata de una operacin que re-
quiere largos plazos. Las cantidades requeridas pueden
representar una fuerte carga para las capacidades de
impresin disponibles en el pas. Las conversaciones
iniciales con las imprentas pueden dar una pista sobre
el tiempo necesario para imprimir un nmero suficien-
te de cuestionarios. En la planificacin deben incluirse,
88
entre otros aspectos, las actividades indicadas en el
cuadro siguiente, con una orientacin amplia sobre la
cronologa en relacin con la fecha del censo. En el
cuadro II.3 se indican los plazos ideales, aunque se re-
conoce que quiz no puedan cumplirse en algunos pa-
ses. Conviene sealar que los pases con poca pobla-
cin pueden reducir este tiempo considerablemente.
Conviene sealar que en la mayora de los casos, el
empaquetado y envo de los cuestionarios impresos
debe producirse en forma progresiva y simultneamen-
te con la impresin.
Muchas de las cuestiones antes examinadas en rela-
cin con el cuestionario principal del censo son tam-
bin vlidas para el cuestionario de encuesta posterior
al empadronamiento. La principal diferencia es que ha-
br que imprimir menos ejemplares.
b) Documentos para los empadronadores
Estos documentos son los utilizados por los empa-
dronadores en su labor y pueden incluir alguno o todos
los enumerados a continuacin. La lista no es obligato-
ria ni exhaustiva, pero ilustra el tipo de productos que
pueden requerirse, adems del cuestionario y el libro de
listados. Un atributo comn de todos estos productos es
que, si se utilizan, se necesitarn en nmero muy consi-
derable. La impresin de este material deber planifi-
carse en torno a la del cuestionario principal del censo,
ya que muchas veces todos ellos se empaquetarn jun-
tos para el envo al personal sobre el terreno. Entre el
material que puede ser utilizado por los empadronado-
res figura el siguiente:
a) Folletos o panfletos de informacin en los que
se explique el levantamiento del censo. Algunas veces
son entregados por el empadronador a cada uno de los
hogares o se envan por correo antes de que comience
el empadronamiento;
b) Sobres annimos, que permitan al jefe de hogar
devolver su cuestionario o impedir que lo vea el empa-
dronador;
c) Folletos multilinges para ayudar a los empa-
dronadores a comunicarse con los hogares que no do-
minan la lengua principal del pas;
d) Tarjetas de visita, que permitan a los empadro-
nadores comunicar a un hogar cundo volvern a reco-
ger el cuestionario (si procede, en un sistema de entrega
y recogida);
e) Tarjetas que permitan a los empadronadores in-
formar a los hogares de que no han podido ponerse en
contacto con ellos y sobre lo que deben hacer;
f ) Tarjetas de identificacin del empadronador;
g) Cuestionarios de objecin o rechazo para que
los empadronadores sealen los casos de negativa a re-
llenar el cuestionario.
c) Material de procedimiento y capacitacin
Se incluyen aqu las instrucciones y directrices que
documentan la forma de realizar el empadronamiento.
En este grupo puede incluirse el siguiente material:
a) Libro de registro de los empadronadores;
b) Manual de los empadronadores;
c) Ejercicios de capacitacin de los empadrona-
dores;
d) Ficha de orientacin de los empadronadores, con
resumen esquemtico de los procedimientos para faci-
litar la consulta;
e) Manual de los supervisores;
f ) Libro de registro (o control) de los supervisores;
g) Ejercicios de capacitacin de los supervisores;
h) Instrucciones para la capacitacin de los empa-
dronadores;
i) Manual o libro de control de los directores regio-
nales y/o los directores regionales adjuntos;
89
Cuadro II.3
Actividades de impresin
Actividad
Meses antes
del censo
Preparacin de la especificacin tcnica (borra-
dor)
24
Preparacin de la especificacin tcnica (final) 23
Redaccin y/o asesoramiento sobre los contratos 22
Examen del documento de licitacin 22
Convocacin de licitaciones 21
Evaluacin de las ofertas 18
Examen de la gestin 16
Adjudicacin del contrato 15
Preparacin del manuscrito 15
Composicin 14
Impresin y garanta de calidad (comienzo) 12
Impresin y garanta de calidad (final) 8
j) Libro de control y ejercicios de estudio por cuen-
ta propia para los directores regionales y/o los directo-
res regionales adjuntos;
k) Instrucciones especiales de empadronamiento;
l) Instrucciones sobre el servicio de consulta.
d) Documentos administrativos
Se incluyen aqu todos los cuestionarios y cartas que
se utilizan para organizar el empadronamiento del cen-
so. El nmero total de productos puede ser elevado,
aunque algunos de ellos sean de una sola pgina y re-
quieran un nmero relativamente pequeo de copias. A
continuacin se dividen estos productos por categoras
y se ofrecen algunos ejemplos del tipo de formularios
que se pueden incluir en cada categora. La lista no es
obligatoria ni exhaustiva, y el material elegido depen-
der en gran parte de la situacin del empleo en el pas.
Podran considerarse las siguientes categoras y ejem-
plos:
a) Contratacin y/o nombramiento:
i) Formulario de solicitud para el cargo de
empadronador;
ii) Formulario de solicitud para el cargo de
supervisor;
iii) Formulario para la entrevista;
iv) Formulario de oferta de empleo (o de con-
trato);
b) Finanzas y/o impuestos:
i) Asesoramiento sobre la remuneracin;
ii) Formularios sobre impuestos;
iii) Otros formularios sobre cuestiones finan-
cieras;
c) Formularios de control:
i) Registro de asistencia a actividades de ca-
pacitacin;
ii) Registro de recepcin de materiales;
iii) Registro de garanta de calidad de las ta-
reas realizadas;
iv) Registro de devolucin de los materiales;
d) Cartas y/o avisos:
i) Carta de presentacin para las viviendas
especiales;
ii) Carta para los casos de objeciones o recha-
zos;
e) Etiquetas para:
i) El material del censo completado;
ii) El material del censo no utilizado;
iii) El material administrativo.
4. Garanta de calidad
Como se ha indicado antes, la calidad del proceso de
impresin puede tener grandes consecuencias en la ca-
lidad final de los datos del censo. Por ello, es importan-
te que se prepare un plan de garanta de calidad me-
diante el cual se supervise atentamente todo el proceso
90
Qu complicaciones pueden surgir
durante el proceso de impresin?
La impresin de los cuestionarios debe realizarse con
gran antelacin. En un pas africano, durante el censo de
1990 se produjo un atasco en la impresin de los cuestio-
narios que puso en peligro toda la operacin. La impren-
ta pblica se encarg de imprimir los cuestionarios. Se
garantiz en todo momento que la impresin estara ter-
minada antes de que comenzara el perodo de empadro-
namiento. En el ltimo momento, se vio que no era po-
sible imprimir todos los cuestionarios necesarios para la
fecha indicada.
El problema era tan grave que si no se resolva sin de-
mora se vendra abajo todo el programa del censo. Se uti-
lizaron otras pequeas impresoras, adems de la guber-
namental, para imprimir cuestionarios. El proceso
continu mientras los empadronadores se encontraban
sobre el terreno. Se trabaj las 24 horas del da y con ur-
gencia; en algunos casos, ello redund en perjuicio de la
calidad. El cuestionario era voluminoso, con inserciones
de distinto tamao. La inclusin de un cuestionario su-
plementario sobre agricultura bsica contribuy al retra-
so de la produccin de los cuestionarios finales. Como
consecuencia de este problema de impresin:
La labor de empadronamiento se prolong varios das
en algunas reas;
Los costos de impresin aumentaron debido a las ho-
ras extraordinarias que hubo que pagar a las imprentas
privadas;
Los costos de transporte aumentaron, pues hubo que
enviar vehculos de varias provincias para recoger los
cuestionarios impresos, en pequeos lotes, en la capi-
tal del pas, donde se llev a cabo la mayor parte de la
impresin.
de impresin. Ello debera aplicarse a la comprobacin
de las pruebas y a las fases de produccin.
El cuestionario del censo es el ms importante de to-
dos y, por ello, debe ser objeto de una comprobacin
intensiva de garanta de la calidad tanto en la fase de
pruebas como en la de produccin. Los otros materiales
normalmente slo estn sometidos a comprobaciones
intensivas en la fase de prueba y no en la de produc-
cin. Ello se debe a que, en esos otros productos, no se
necesita una exactitud extrema en la colocacin fsica
de los caracteres y a que el costo de las comprobaciones
de la produccin es muy elevado.
a) Comprobacin de las pruebas
Al preparar el material, hay distintas fases de prueba
antes de llegar a la composicin final para el proceso de
impresin. En cada uno de los casos, las pruebas debe-
rn ser comprobadas y autorizadas por el director del
proyecto responsable del diseo del cuestionario. Pue-
den resultar tambin tiles para detectar discrepancias
algunas comprobaciones adicionales por parte del per-
sonal que no participa directamente en el proceso de di-
seo del cuestionario.
En algunas situaciones, la prueba final de composi-
cin utilizada para la impresin es responsabilidad de
la imprenta. En tales casos, la versin deber ser com-
probada y aprobada por el organismo de estadstica an-
tes de que comience la impresin.
b) Tandas de produccin
A medida que avanza el proceso de impresin, debe-
r seleccionarse una muestra de cuestionarios del censo
para efectuar comprobaciones de garanta de la calidad.
El tamao de la muestra seleccionada y la estrategia de
muestreo dependern de consideraciones como los re-
cursos disponibles y el nivel de problemas detectados.
No obstante, es importante que se asignen recursos
suficientes para garantizar la calidad del proceso de im-
presin. De lo contrario, pueden contraerse costos sig-
nificativos en la fase de procesamiento para rectificar
las confusiones resultantes de errores de impresin. Si
estas confusiones no pueden rectificarse durante el pro-
cesamiento, podra haber problemas en los datos
finales del censo.
Las tasas de muestreo pueden ajustarse a lo largo del
proceso de impresin, siendo ms elevadas al comien-
zo del mismo. Cuando la tecnologa de impresin in-
cluye la creacin de nuevas placas despus de que se
haya llevado a cabo una determinada proporcin de la
labor, debera emplearse una tasa de muestreo ms ele-
vada despus de la produccin de cada nuevo conjunto
de placas. La tasa de muestreo puede ajustarse a la baja
si disminuyen los problemas detectados. No obstante,
el muestreo deber continuar durante todo el proceso
de impresin, desde el principio hasta el final. No debe
suponerse que, si la calidad es buena al comienzo del
mismo, seguir sindolo hasta el final.
Es tambin preferible que la garanta de calidad se
lleve a cabo en la misma planta de impresin. De esa
manera ser ms fcil detectar los problemas desde el
primer momento. No obstante, los organismos no de-
ben recurrir a las mismas imprentas para que realicen
todas las comprobaciones de garanta de calidad. Se de-
bern llevar a cabo tambin comprobaciones indepen-
dientes.
Entre los controles que pueden realizarse en los cues-
tionarios cabe sealar los siguientes:
a) Ajuste horizontal y vertical;
b) Colocacin o inclinacin de las reas de res-
puesta en la pgina real;
c) Numeracin y orden correcto de las pginas;
d) Color, incluidas las posibles manchas;
e) Solidez de la encuadernacin, si la hubiere.
Deber prestarse especial atencin a los requisitos
especializados de impresin para los sistemas de capta-
cin de datos. Deber llevarse a cabo una comproba-
cin final procesando una muestra de cuestionarios a
travs de estos sistemas para poder llegar a establecer
una comparacin entre los resultados reales y los pre-
vistos.
91
III. OPERACIONES SOBRE EL TERRENO
A. PUBLICIDAD
1. Introduccin
La razn por la que una campaa eficaz de publici-
dad resulta fundamental en el censo es que contribuye
al xito general del mismo. Al conseguir una mejor
comprensin pblica de los objetivos del censo, las ta-
sas de respuesta mejorarn y se conseguirn datos de
mayor calidad.
La estrategia de publicidad debe estar tambin estre-
chamente vinculada con los procesos de recopilacin.
Es preciso transmitir al pblico mensajes importantes
acerca de cundo y cmo se va a celebrar el censo, qu
se espera de cada uno y cmo se puede adquirir mayor
informacin sobre el censo. La mejor comprensin de
estos aspectos har posible que las operaciones de re-
copilacin se puedan realizar sin sorpresas desagra-
dables.
El tamao y complejidad de la campaa de publici-
dad variarn de acuerdo con las condiciones existentes
en un pas y con los fondos disponibles para ese fin. En
los costos de una campaa de publicidad muchas veces
no se tiene debidamente en cuenta la planificacin del
censo y es importante que se asignen recursos suficien-
tes en el presupuesto del censo para garantizar un resul-
tado de calidad.
Aun cuando la campaa de publicidad puede variar
de unos pases a otros, los objetivos, alcance y necesi-
dades de planificacin de una buena campaa de publi-
cidad continan siendo los mismos en todos los censos.
La planificacin de una comunicacin eficaz a un
pblico masivo debe tener en cuenta todos los posibles
aspectos que podran influir en la interaccin entre el
organismo del censo y quienes van a facilitar las res-
puestas. Esta planificacin no es fcil ni puede realizar-
se en el ltimo minuto. Por ello, para conseguir buenos
resultados, la publicidad debe tenerse muy en cuenta en
el contexto de la planificacin general del censo. Es
fundamental que la planificacin de estas campaas
cuente con apoyo de la gestin del organismo encarga-
do del censo, y que el personal del mismo y el pblico
en general puedan comprobar que existe ese apoyo.
Es muy recomendable que los organismos del censo
utilicen profesionales de la comunicacin para planifi-
car y llevar a cabo la campaa de publicidad. Con ello
se consigue que la campaa sea tambin de nivel profe-
sional y responda a las necesidades del organismo del
censo. Adems, permite a la gestin del censo concen-
trarse en los aspectos bsicos del mismo. En las fases
iniciales de la planificacin, podran recurrirse a los di-
rectores de comunicaciones bsicas del mismo organis-
mo del censo, si los hubiere; de lo contrario, podran
nombrarse a asesores externos.
Es posible que los organismos comprueben que la
campaa de publicidad del censo puede ser una prolon-
gacin natural de programas ya existentes destinados al
pblico en general y a los usuarios de los datos del cen-
so. La ventaja de utilizar una campaa de publicidad ya
iniciada es que cuenta ya con contactos con los medios
de comunicacin y representa una confirmacin de su
importancia para la comunidad en general. A su vez, se
puede conseguir una sensibilizacin ms amplia sobre
el significado de un censo.
2. Preparacin de una campaa de publicidad
Antes de preparar ningn plan detallado de ejecu-
cin, es preciso establecer una estrategia para la cam-
paa de publicidad. Si bien la situacin puede cambiar
segn los pases, conviene plantearse y tratar de resol-
ver las siguientes cuestiones de alcance general:
a) Antecedentes;
b) Anlisis de la situacin, en el que se identifi-
quen las oportunidades o problemas concretos que de-
ban tenerse en cuenta;
c) Formulacin clara de los objetivos de la campa-
a de publicidad;
93
d) Determinacin del pblico al que se desea lle-
gar;
e) Formulacin de los mensajes que se van a comu-
nicar;
f ) Estrategias de publicidad que se van a adoptar.
A continuacin se examinan por separado cada uno
de esos temas.
a) Antecedentes
Los organismos del censo pueden tener conocimien-
to, gracias a estudios de mercado o por propia experien-
cia, de las actitudes del pblico acerca de sus censos.
Estos antecedentes indican cules son las oportunida-
des y dificultades que con mayor probabilidad se en-
contrarn al tratar de establecer una comunicacin con
el pblico acerca del censo. Quiz contengan tambin
informaciones econmicas, polticas o sociales concre-
tas y algunas circunstancias que puedan repercutir en la
opinin y actuacin de la sociedad con respecto a los
programas de publicidad del censo.
b) Anlisis de la situacin
Una vez que se ha llegado a comprender y documen-
tar debidamente el entorno de las comunicaciones en
que se va a realizar el censo, hay que proceder a un an-
lisis ms detallado de las oportunidades de comunica-
cin. Por ejemplo, el organismo del censo quiz pueda
utilizar los medios de comunicacin de masas controla-
dos por el Estado o quiz deba buscar el acceso a los
medios de comunicacin pagando lo necesario para
conseguir una publicidad eficaz.
Una parte importante de este anlisis es llegar a co-
nocer qu opinan del censo las partes interesadas, en
particular las que van a ser probablemente las destina-
tarias de la campaa de publicidad.
Se recomienda que los organismos realicen o sub-
contraten investigaciones detalladas, tanto cualitativas
como cuantitativas, sobre la opinin pblica acerca del
censo y su valoracin. Una investigacin adecuada con
respuestas claras y francas acerca de la opinin que me-
rece el censo ser una gua til para orientar y realizar
la campaa de publicidad general. Las opiniones y
creencias de los dirigentes y grupos comunitarios de-
ben recabarse a travs de los foros adecuados, que pue-
den ir desde entrevistas cara a cara hasta un amplio pro-
ceso de consulta de la comunidad.
Los cambios en la redaccin del censo, en la forma
de realizacin y procesamiento y en los procedimientos
de difusin de sus resultados pueden tener repercusio-
nes en un programa de publicidad. Antes de introducir
esos cambios, debern tenerse en cuenta sus posibles
consecuencias.
Conviene tambin tratar de comprender los argu-
mentos de los individuos o grupos que no aprueban el
censo. Ello har posible que el proceso de comunica-
cin trate de cambiar sus puntos de vista, tarea difcil
cuando se trata de desacuerdos por razones ideolgi-
cas. Otro resultado posible es un censo mejor planifica-
do, con menos probabilidades de suscitar reacciones
negativas en los individuos o grupos de la comunidad.
Las cuestiones relacionadas con el carcter privado y
confidencial de la informacin pueden resultar igual-
mente importantes en los pases en desarrollo y en los
desarrollados, aun cuando las diferencias culturales
pueden condicionar el mayor o menor grado de preocu-
pacin.
Adems de esta orientacin externa, los organismos
del censo deben considerar tambin las ventajas, expe-
riencia, conocimientos y opiniones de su propio perso-
nal. Este proceso de consulta interna permitir tomar
mayor conciencia acerca del censo y conseguir un ma-
yor apoyo para el mismo dentro del organismo. Por
ello, la actitud del personal hacia el censo y su entrega
personal a la consecucin de un resultado positivo
constituyen un problema tanto de gestin como de co-
municaciones.
Las diferentes circunstancias de la comunicacin
presentarn desafos especiales, que, dada la escala de
las campaas de sensibilizacin acerca del censo, no
son abordados por el Estado. Por ello, debern tenerse
en cuenta cuestiones como la alfabetizacin, los pro-
blemas tcnicos, la poltica, la geografa, el acceso a los
medios de comunicacin y la influencia de creencias
concretas.
Hay una gran variedad de temas que pueden repercu-
tir en la campaa de publicidad de un censo, y la identi-
ficacin de los mismos es una parte considerable del
anlisis de situacin. En algunos pases se han identifi-
cado algunas cuestiones importantes para la opinin
pblica, que se presentan a continuacin con fines sim-
plemente ilustrativos:
a) Carcter privado y confidencial de la informa-
cin facilitada;
b) Indicacin de si la informacin facilitada se ha
utilizado en forma debida (vase la seccin A del cap-
tulo I);
94
c) Costo del censo;
d) Posible uso de la informacin del censo para fi-
nes no estadsticos u otros usos inadecuados;
e) Cuestiones planteadas por los grupos de presin
acerca de la inclusin o exclusin de temas concretos
del censo;
f ) Necesidad de incluir el nombre y direccin en
los cuestionarios del censo;
g) Preocupacin acerca de la posible injerencia gu-
bernamental en los asuntos privados;
h) Lugar ms indicado para encontrar informacin
adicional acerca del censo.
c) Declaracin de objetivos
La finalidad de una campaa de publicidad es respal-
dar las actividades del censo y obtener un resultado de
alta calidad con las siguientes medidas:
a) Organizar una campaa de contratacin sobre el
terreno;
b) Conseguir que los grupos interesados participen
en la planificacin del censo y lograr su cooperacin;
c) Poner en marcha una campaa de sensibiliza-
cin para:
i) Conseguir que la opinin pblica sepa ms
exactamente cundo se va a realizar el cen-
so;
ii) Abordar las cuestiones que necesiten acla-
racin;
iii) Promover el conocimiento de los proce-
dimientos y de las formas de obtener asis-
tencia;
iv) Alentar a quienes deben facilitar la infor-
macin a que cooperen en la mejor forma
posible.
Las comunicaciones deben ofrecer una informacin
oportuna y adecuada, fortalecer las opiniones positivas
y resolver eficazmente los problemas. Habr que pre-
ver tambin las medidas que convendr adoptar si se
presentaran imprevistos, para conseguir resolver efi-
cazmente los problemas.
d) Delimitacin del pblico al que se quiere llegar
Si bien el destinatario del censo es la poblacin en
general, cuando se trata de las actividades de comuni-
cacin hay que realizar un anlisis ms detallado y des-
glosar la poblacin en segmentos mas especficos. El
conjunto ltimo de estos segmentos corresponder a
las comunidades concretas de personas que requieren
una atencin particular. La lista de esos segmentos
debe dar cumplida respuesta a la pregunta Con quin
queremos comunicarnos?.
A modo de ilustracin, se presenta a continuacin
una posible serie de segmentos de la comunidad a los
que podran dirigirse las comunicaciones:
a) Los medios de comunicacin;
b) Los creadores de opinin y figuras pblicas que
pueden respaldar el censo;
c) Grupos de personas influyentes, por ejemplo, l-
deres religiosos, personal docente y sindicatos;
d) Personas que hablan la lengua nacional;
e) Personas que hablan otros idiomas;
f ) Grupos infrarrepresentados en censos anterio-
res;
g) Grupos de poblacin (por ejemplo, grupos tni-
cos) con especiales desventajas geogrficas, sociales,
logsticas o de comunicacin;
h) Jefes de hogar, si conviene;
i) Usuarios de los datos del censo;
j) Personal del organismo del censo.
e) Formulacin de los mensajes
Probablemente sern varios los mensajes bsicos
que los organismos del censo debern comunicar a sus
diferentes pblicos con el fin de multiplicar los resulta-
dos del censo.
Por ejemplo, podran enviarse los siguientes mensa-
jes externos:
a) El censo es para bien de todos, ya que es la me-
jor forma de planificar el futuro;
b) Cuando se rellena el cuestionario se cumple un
deber patritico;
c) El organismo del censo tiene un rostro humano;
d) Los empadronadores del censo visitarn los ho-
gares a determinadas horas;
e) Habr asistencia para quienes tengan dificultad
en rellenar su cuestionario;
f ) Se respetar el carcter privado y confidencial
de la informacin;
g) Fecha del censo y duracin del perodo de em-
padronamiento;
h) La cooperacin es obligatoria;
i) Se sancionar a los empadronadores y dems tra-
bajadores que utilicen indebidamente la informacin.
95
f) Estrategias de publicidad
Las estrategias para conseguir los objetivos de publi-
cidad deben tratar de convertir el censo en un aconteci-
miento de importancia nacional y en un tema de inters
y debate pblico.
Podran ser vlidas las siguientes estrategias gene-
rales:
a) Contratacin de personal temporal sobre el te-
rreno mediante anuncios;
b) Organizacin de acontecimientos con los me-
dios de comunicacin para sealar el comienzo de la
campaa del censo (por ejemplo, un lanzamiento ofi-
cial de la campaa), seguidos de la publicacin de una
serie de comunicados de prensa y de material de refe-
rencia para uso de los medios de comunicacin mien-
tras dure el empadronamiento;
c) Conseguir una mayor sensibilizacin mediante:
i) Una campaa eficaz de publicidad;
ii) Programas activos de informacin en los
medios de comunicacin;
d) Bsqueda de apoyo mediante el respaldo de ter-
ceras partes;
e) Adelantarse a los acontecimientos en los deba-
tes pblicos acerca del censo y temas afines;
f ) Preparacin de campaas especficas para cada
tipo de pblico, como se ha indicado en la seccin d);
g) Capacitacin del personal en el organismo del
censo para que acten como portavoces ante los me-
dios de comunicacin;
h) Elaboracin de listas de preguntas probables so-
bre los temas fundamentales y de las respuestas ms
adecuadas;
96
Estrategias de publicidad para el censo de 1997 en la Ribera Occidental y Gaza
Para el censo de 1997 de la Ribera Occidental y Gaza, la Oficina Central de Estadstica de Palestina emple varias
estrategias de publicidad, entre ellas las siguientes:
Se publicaron boletines mensuales durante unos dos aos antes del censo. Los destinatarios de los boletines eran el
personal de la oficina de estadstica, las organizaciones gubernamentales y no gubernamentales y los medios de co-
municacin;
Se contrat un coordinador de publicidad para cada uno de los comits de publicidad en las prefecturas y regiones.
Se creo un comit central de publicidad encargado de supervisar la aplicacin de la campaa de publicidad;
Se public peridicamente una revista titulada Census and Society durante el perodo de realizacin de la labor sobre
el terreno. Esta revista se public durante tres meses, con un volumen total de 100.000 copias;
Se distribuyeron folletos sobre las actividades del censo. El contenido de stos as como su distribucin cambiaron
de acuerdo con la fase de las actividades sobre el terreno;
Se llev a cabo una campaa de publicidad en las escuelas en coordinacin con el Ministerio de Educacin. Se dis-
tribuyeron lpices con el logotipo y los lemas del censo. Se facilit informacin sobre el censo en las asambleas esco-
lares diarias y en los calendarios escolares semanales;
El sitio del censo en la Web contena noticias sobre las actividades del censo, comunicados de prensa, decretos presi-
denciales y otras informaciones relacionadas con el censo en rabe y en ingls, as como una cuenta regresiva del cen-
so en la Internet;
Las centrales informativas nacionales y locales participaron en la campaa de publicidad del censo. Hubo una serie
de programas de debate sobre el censo en las redes nacionales y locales. Se utilizaron murales, panfletos e historietas
grficas, as como breves escenas de televisin sobre las actividades sobre el terreno. Se organiz un concurso titula-
do Cuntos somos?, para estimar el nmero total de la poblacin en el censo, con premios especiales para los ga-
nadores. La oficina de estadstica organiz un campeonato de ftbol, la Copa del Censo. El cuestionario del censo se
explic en televisin. La campaa de publicidad recurri tambin a las mezquitas, iglesias, escuelas y universidades
para promover la cooperacin con el censo;
Dos aos antes del censo se eligi, mediante concurso nacional, un logotipo que se imprimi en todos los productos
del censo. Apareci tambin en las facturas del agua, la electricidad y el telfono. Se pusieron a la venta sellos del
censo y el logotipo se utiliz en las oficinas de correos de Gaza y la Ribera Occidental.
FUENTE: Oficina Central de Estadstica de Palestina.
i) Supervisin del debate pblico y de la cobertura
en los medios de comunicacin.
Se necesitarn distintas estrategias de ejecucin para
poner en prctica estas estrategias amplias de publici-
dad, como se analiza en la seccin siguiente:
3. Aplicacin de una estrategia de publicidad
Las estrategias o tcticas de aplicacin dependern
en gran medida de las caractersticas culturales, socia-
les y administrativas de un pas y de sus medios de co-
municacin. A continuacin se presentan, a modo de
ejemplo, algunas posibles estrategias. Los pases debe-
rn adaptarlas teniendo en cuenta sus circunstancias
concretas.
Una observacin importante es que la estrategia de
publicidad puede dividirse en diferentes etapas y debe
alcanzar un mximo inmediatamente antes de que co-
mience el empadronamiento.
a) Personal del organismo del censo
i) Personal permanente
El personal del organismo del censo deber recibir
informacin peridica sobre las actividades de publici-
dad y tener ocasin de ver previamente los anuncios y
otros materiales antes de su distribucin. Desde el pun-
to de vista de las comunicaciones, las invitaciones a
esos actos informativos podran ampliarse tambin a
las familias de los miembros del personal.
Cuando exista un peridico para el personal, debe-
ran incluirse en l artculos peridicos sobre el censo,
en los que se prestara especial atencin al personal de-
dicado a tareas concretas. Como complemento de estos
contactos podra utilizarse un servicio de vdeo para el
personal, bien transmitido por televisin o en forma de
vdeo.
ii) Personal para las operaciones sobre terreno
El personal para las operaciones sobre el terreno pue-
de tener su primer contacto con la campaa de publici-
dad a travs de los mensajes de contratacin utilizados
para atraerlos.
Despus de la contratacin, el personal sobre el te-
rreno debera recibir informacin bsica sobre la cam-
paa de publicidad para a fin de que tenga conciencia
del sistema de comunicaciones que influir en su la-
bor en los casos en que el supervisor pueda participar
en la distribucin de parte de la publicidad o intervenga
en ella.
Es importante que el personal sobre el terreno reciba
instrucciones sobre los procedimientos para atender las
peticiones de entrevistas en los medios de comunica-
cin. Se recomienda que el director de comunicaciones
d el visto bueno a esas peticiones.
b) Pblico externo en general
Habr muchas oportunidades de dar publicidad al
censo ante un pblico general, que ser distinto en cada
pas. No es posible dar normas sobre estas oportunida-
des, dada la enorme variedad de circunstancias. Cada
una de ellas debera examinarse atentamente para com-
probar que est en consonancia con el mensaje que la
campaa de publicidad general est intentando trans-
mitir, y utilizarse en los casos en que pueda tener una
relacin positiva costos-beneficios. La publicidad de-
dicada a un pblico externo deber intensificarse inme-
97
Estrategias de publicidad para el censo de 1999
en Kirguistn
Durante el censo de Kirguistn de 1999, la estrategia
de publicidad empleada fue una campaa activa de in-
formacin basada en la utilizacin de murales, publici-
dad y la televisin, as como una lotera entre los partici-
pantes en el censo. La lotera alent a un gran nmero de
personas a participar. Contribuy tambin a lograr el
objetivo principal del censo: una cobertura prcticamen-
te completa de la poblacin. El alcalde de Bishkek y el
Gobierno de Suiza respaldaron la lotera.
El primer premio de la lotera era un apartamento. El
sorteo tuvo lugar en julio de 1999. Haba en total 450
premios. El Gobierno tiene intencin de celebrar otra lo-
tera basada en cuestionarios al final de 1999, despus de
la recopilacin de los datos del censo.
El apoyo pblico al censo, en particular del Presidente
A. A. Akayev y de otras distinguidas personalidades del
pas fue importante para que las administraciones loca-
les, los estadsticos y los numerosos empadronados y em-
pleados del censo entendieran ste como una empresa
nacional.
El clero respald tambin la campaa de publicidad
del censo. Adems, muchas mezquitas ofrecieron sus lo-
cales para que pudieran trabajar los equipos del censo.
FUENTE: Comit Nacional de Estadstica de Kirguistn,
agosto de 1999.
diatamente antes de la actividad de empadronamiento y
durante la misma. Algunos ejemplos de tcticas bsicas
para el pblico en general pueden ser los siguientes:
a) Folletos informativos;
b) Publicidad en los medios de comunicacin;
c) Anuncios de servicio comunitario;
d) Ofrecimiento de portavoces que se relacionen
con los medios de comunicacin y la comunidad;
e) Murales y libros de historietas;
f ) Preparacin de un logotipo y un lema del censo;
g) Influir en los miembros ms importantes del p-
blico al que se quiere llegar.
A continuacin se examinan cada una de estas tc-
ticas.
i) Folleto de informacin
Puede prepararse un folleto para explicar a los miem-
bros de los hogares los objetivos del censo y enviar
otros mensajes del organismo del censo. Este plantea-
miento ser ms til en un sistema de autoempadrona-
miento, ya que en las entrevistas se podrn explicar
esos detalles.
ii) Publicidad en los medios de comunicacin
Pueden pagarse y colocarse anuncios en los distintos
medios de comunicacin, en particular peridicos, ra-
dio y televisin. El monto de los recursos destinados a
cada medio, y los detalles de colocacin de la publici-
dad (fechas, lugar con relacin a otros elementos del
medio), debern seleccionarse cuidadosamente tenien-
do en cuenta el asesoramiento ofrecido por profesiona-
les de la comunicacin del propio pas.
Los anuncios debern prepararse profesionalmente y
comprobarse previamente con un pblico seleccionado
para garantizar que se est transmitiendo el mensaje
adecuado.
iii) Anuncios de servicio comunitario
En algunos casos, los propios medios de comunica-
cin reconocen el valor del censo para el pas y comple-
tan la publicidad pagada con anuncios gratuitos. Entre
ellos podran figurar los siguientes:
a) Declaraciones por el personal de los medios de
comunicacin;
b) Utilizacin de historias interesantes acerca del
censo durante los boletines informativos y programas
semejantes;
c) Incorporacin de una historia del censo en la
programacin habitual, por ejemplo en las series.
98
Estrategias de publicidad para el censo de 1990
en Zambia
Las campaas de publicidad de Zambia para el censo
de poblacin y habitacin se llevaron a cabo tanto en las
provincias como en los distritos. El censo de Zambia
tuvo lugar en agosto de 1990. No obstante, las campaas
de publicidad comenzaron ya en enero del mismo ao.
Zambia tiene nueve provincias y 57 distritos. Los semi-
narios de un da celebrados en cada uno de los distritos
tenan como finalidad sensibilizar a los altos cargos gu-
bernamentales y a los lderes tradicionales y personalida-
des influyentes. Adems, se organizaron seminarios para
informar a los participantes sobre la organizacin y reali-
zacin prevista del censo y para establecer una base que
permitiera formular campaas de publicidad ms efica-
ces dentro de cada distrito y de esa manera garantizar la
mxima cooperacin del pblico durante el empadrona-
miento.
Adems de los seminarios, se utilizaron programas de
radio y televisin en los que se explicaron los objetivos
del censo. Se prepararon y se distribuyeron por todo el
pas varios murales. El personal estatal, los lderes de las
aldeas, los jefes y el personal docente actuaron como
agentes de comunicacin para distribuir materiales de
publicidad del censo. El Ministerio de Informacin y
Radiodifusin contribuy a la campaa de publicidad,
junto con el sistema de medios de comunicacin de
Zambia. Los cargos del Ministerio ayudaron a traducir el
programa de radio sobre el censo a varios idiomas, para
su difusin. Los programas de televisin fueron sobre
todo en ingls. Estas transmisiones se emitieron varias
veces al da.
El Presidente de Zambia puso en marcha el censo me-
diante un discurso al pas en el que explicaba la impor-
tancia de la iniciativa. Inst a la poblacin a cooperar
con los agentes del censo. En algunos seminarios se dis-
tribuyeron camisetas alusivas al censo de 1990 que se
distribuyeron tambin entre los agentes del censo como
parte de la campaa de publicidad.
Los materiales del censo, incluidas las camisetas, los
adhesivos para automviles, calendarios y bandas, se uti-
lizaron como instrumento de promocin. El director del
censo concedi peridicamente entrevistas por radio y
televisin para responder a las preguntas y aclarar cues-
tiones relacionadas con el censo.
FUENTE: Divisin de Estadstica de la Secretara de las Na-
ciones Unidas.
El acceso a estas oportunidades se ver grandemente
facilitado por la utilizacin de comunicados de prensa
para mantener al da a los revisores y periodistas acerca
de lo que est ocurriendo en el censo. Cooperando con
los medios de comunicacin de esta manera, es ms
probable que stos colaboren a su vez con el organismo
del censo.
iv) Ofrecimiento de portavoces que se relacionen
con los medios de comunicacin
y la comunidad
Es importante identificar un conjunto de personas
del organismo del censo o de otros ministerios guber-
namentales con capacidad acreditada de presentacin
para ayudar a promover el censo y las cuestiones aso-
ciadas mediante presentaciones y entrevistas en los
medios de comunicacin. Debern ofrecerse sesiones
de capacitacin especfica para preparar y utilizar las
respuestas a las preguntas sobre el censo.
Para garantizar que estos portavoces ofrecen una
imagen coherente, debern recibir una serie de respues-
tas modelo a las preguntas previstas.
v) Murales y libros de historietas
En muchos pases, los murales y libros de historietas
se utilizan normalmente como mtodo para transmitir a
la opinin pblica una serie de mensajes sociales y de
inters general. Cuando esto constituye una prctica
comn, el sistema podra ser muy eficaz para comuni-
car el mensaje del censo. Podra distribuirse una serie
de murales entre los directores regionales y/o supervi-
sores para que los coloquen en los lugares ms adecua-
dos de sus reas respectivas.
iv) Preparacin de un logotipo y un lema del censo
Muchos pases han preparado un logotipo y un lema
del censo, con resultados positivos. Es posible disear
un logotipo y formular un lema sencillo pero eficaz,
que se utilizara luego en todas las campaas naciona-
les y locales de publicidad y en todos los tipos de me-
dios de comunicacin (por ejemplo, televisin, radio,
peridico y murales).
El lema puede tratar de explicar por qu el censo es
importante para el pas y por qu es necesario que parti-
cipen todos en pro de una mejor planificacin del futu-
ro. Entre las frmulas elegidas cabe citar las siguientes,
por su simplicidad: Todos cuentan para el censo,
Censo 2000: ayuda a construir nuestro futuro y
Cuenta con nosotros, que se utiliz ampliamente du-
rante el censo de Sudfrica de 1996.
vii) Influir en los miembros ms importantes
del pblico al que se quiere llegar
Estas tcticas tienen como objetivo hacer ver a las
personas influyentes cules son los beneficios del cen-
so, pues de esa manera se puede conseguir su apoyo.
Luego, pueden alentar a los otros miembros de su gru-
po a actuar tambin en favor del censo. Entre las perso-
nas influyentes podran sealarse las siguientes:
a) Polticos (tanto del gobierno nacional como lo-
cal);
b) Jefes de aldea o dirigentes comunitarios locales;
c) Dirigentes religiosos;
d) Comentaristas de los medios de comunicacin;
e) Funcionarios con cargos importantes;
f ) Empresarios de renombre.
Debera alentarse a estos dos ltimos grupos en parti-
cular a que presentaran ejemplos de cmo han utilizado
en sus grupos los resultados de censos anteriores en be-
neficio de la comunidad. La tctica general utilizada
con las personas influyentes es convencerlas de que
respalden el censo y hacer de ello parte habitual de los
debates comunitarios. Una forma til de conseguir su
participacin es invitarles a las inauguraciones y acon-
tecimientos relacionados con el censo, o tambin distri-
buir entre ellos material informativo.
Quiz sea posible buscar el respaldo de figuras popu-
lares no incluidas en los grupos anteriores, como gran-
des deportistas o personajes del mundo del espectcu-
lo. No obstante, conviene sealar que estas perso-
nalidades quiz no sean universalmente populares (por
ejemplo, un jugador de ftbol quiz no sea bien acepta-
do por los seguidores de los equipos rivales) o no sean
consideradas como fuentes autorizadas de opinin (por
ejemplo, qu sabe un cantante sobre el censo?). Como
ocurre con otros aspectos de las campaa de publici-
dad, debera recabarse asesoramiento profesional sobre
las consecuencias que se derivan de la eleccin de esas
personalidades.
c) Tcticas orientadas a un pblico especfico
Puede haber pblicos muy concretos que requieren
atencin especial y tcticas diferentes en la campaa de
publicidad. Podran sealarse los siguientes:
99
a) Diferentes grupos tnicos dentro de las comuni-
dades;
b) Personas que viajan dentro del pas el da del
censo;
c) Viajeros que se encuentran en otros pases;
d) Personas sin hogar.
Los diferentes antecedentes culturales de algunos
grupos tnicos dentro de la comunidad pueden requerir
diferentes tcticas para conseguir que los mensajes lle-
guen efectivamente a los miembros de esos grupos.
Una estrategia eficaz puede ser convencer a los diri-
gentes de que los resultados del censo son importantes
para esos grupos; luego, esos dirigentes podrn influir
en el resto de los miembros. Otro recurso de comunica-
cin eficaz es encauzar las comunicaciones a travs de
los grupos existentes dentro de las comunidades y co-
locar anuncios y comentarios y editoriales en medios
de comunicacin especializados (por ejemplo, peridi-
cos destinados a minoras tnicas). Otro instrumento
podra ser la distribucin de panfletos y de volantes
informativos en las diferentes lenguas de los grupos t-
nicos.
Muchas veces es difcil entrar en contacto con las
personas que estn viajando el da del censo. Una ma-
nera de superar esta dificultad es conseguir que los em-
padronadores se pongan en contacto con los pasajeros a
medida que descienden de los aviones, autobuses, tre-
nes y transbordadores.
En muchos casos, las personas que han llegado re-
cientemente del exterior tienen dudas acerca de su par-
ticipacin en un censo. Estas dudas pueden disiparse
con anuncios en los vuelos internacionales en las fe-
chas prximas al da del censo, para explicar la situa-
cin a estas personas. Esta oportunidad puede utilizarse
tambin para comunicarse con los residentes del pas
que regresan del exterior y que quiz no hayan estado
en contacto con la campaa de publicidad. Pueden dis-
tribuirse tambin folletos informativos en distintas len-
guas a travs de los hoteles y moteles.
Otra posibilidad es organizar eventos para grupos es-
pecficos con los que quiz no sea fcil ponerse en con-
tacto por otros medios. Para llegar a las personas que
no tienen una direccin fija pueden utilizarse los meca-
nismos de distribucin de alimentos subvencionados
(por ejemplo, las comidas gratuitas distribuidas por
grupos de beneficencia o un desayuno ofrecido el da
del censo para las personas sin hogar).
d) Escuelas
Las escuelas representan una buena oportunidad de
hacer llegar el mensaje a un gran nmero de hogares
ofreciendo al personal docente recursos materiales
para organizar una clase sobre el censo cuando llegue
la fecha de su celebracin. El objetivo es comunicar el
mensaje a los nios para que ellos lo puedan transmitir
a su vez a sus padres, que sern los encargados de com-
pletar el cuestionario o de hacer la entrevista.
Una cuestin clave en estas iniciativas es que el ma-
terial se distribuya en el momento adecuado del ao
para que los profesores puedan incorporarlo en su pla-
nificacin.
Los nios matriculados en los cursos de enseanza
primaria inferior quiz no puedan comprender bien los
conceptos del censo, por lo que sera mejor concentrar
los esfuerzos en la enseanza primaria superior o en la
enseanza secundaria.
4. Servicios de apoyo publicitario
En apoyo de las operaciones sobre el terreno, mu-
chos pases han establecido servicios de apoyo publi-
citario para ayudar a dar a conocer el censo y prestar
asistencia al pblico. La puesta en marcha de estos ser-
vicios depender en buena medida de la infraestructura
disponible dentro del pas. Si bien los ejemplos dados a
continuacin quiz no hubieran sido aplicables a mu-
chos pases en desarrollo en el pasado, ahora son cada
vez ms viables en algunos pases. Cabra mencionar
dos de estos servicios:
a) Establecimiento en la Web de una pgina sobre
el sitio en la Internet del organismo encargado del censo;
b) Prestacin de un servicio de consulta por tel-
fono.
a) Internet
El nmero de personas que tiene acceso a la Internet
ha aumentado de forma espectacular en los ltimos
aos. Si bien el mayor aumento ha correspondido a los
pases desarrollados, el nmero de personas que tienen
acceso ahora a la Internet en los pases en desarrollo
est creciendo rpidamente y crecer todava ms en
los prximos aos.
Los organismos que elaboran su propia pgina en la
Web pueden utilizarla para hacer publicidad del censo.
Todo el material incluido en otros tipos de publicidad
puede colocarse en esa pgina. Pueden introducirse
100
tambin las preguntas habituales sobre el censo, con
sus correspondientes respuestas. Esta informacin po-
dra actualizarse constantemente a medida que el orga-
nismo del censo adquiera mayor conciencia de las du-
das que se plantea la opinin pblica.
b) Servicio de consulta por telfono
El servicio de consulta por telfono es un sistema a
travs del cual los miembros de la sociedad pueden ob-
tener asistencia para resolver algunas preguntas con-
cretas sobre el cuestionario, formular preguntas sobre
el censo o sealar algunos problemas que se vayan
planteando. El servicio se designa a veces con el nom-
bre de lnea directa. El objetivo debe ser comunicar los
mismos mensajes que la campaa general de comuni-
cacin del censo; por ello, es conveniente ocuparse de
este tema en el presente captulo.
En caso necesario, deber ofrecerse asistencia a las
personas que puedan llamar en todas las lenguas habla-
das normalmente en el pas. Para ello quiz se necesite
la asistencia de intrpretes a travs del telfono. El ser-
vicio de lnea directa puede ser tambin de utilidad para
los miembros con problemas de lenguaje y audicin si
se utiliza un fax y un aparato telefnico de teclas.
Cuando las cuestiones planteadas a travs de la lnea
directa requieren la intervencin del personal de em-
padronamiento (por ejemplo, si un hogar no ha sido ob-
jeto de empadronamiento cuando han transcurrido ya
varios das despus del censo), el personal de la lnea
directa podr recurrir a otros procedimientos de comu-
nicacin para sealar estas cuestiones al personal sobre
el terreno adecuado.
El servicio de lnea directa es menos importante en
los lugares donde se utiliza el sistema de entrevistas, ya
que el entrevistador deber ser capaz de dar respuesta a
muchas de las preguntas sobre el cuestionario y proce-
dimientos del censo. Adems, el proceso de entrevistas
tiene claros lmites en lo que respecta a la participacin
del jefe de hogar, mientras que el sistema de autoempa-
dronamiento puede plantear interrogantes acerca de la
fecha en que se recogern los cuestionarios y las res-
ponsabilidades del jefe de hogar. No obstante, todos los
pases deberan examinar la posibilidad de ofrecer un
sistema de lnea directa como mecanismo de apoyo.
Las personas que estn familiarizadas con los servi-
cios telefnicos no tendrn duda en utilizar estos meca-
nismos para recabar informacin. Ello puede dar lugar
a una considerable demanda de servicios y no es proba-
ble que el organismo del censo tenga el personal espe-
cializado suficiente para ofrecer los servicios necesa-
rios con el propio personal. Por ello, habr que recurrir
a proveedores de servicios telefnicos del pas. Esto
podra hacerse mediante un acuerdo formal de subcon-
tratacin del servicio.
i) Estrategias
La lnea directa puede ser centralizada o descentrali-
zada. Las ventajas de la lnea directa centralizada son
las siguientes:
a) Es ms probable que las respuestas sean unifor-
mes;
b) Permite conseguir economas de escala por tra-
tarse de una empresa que podra ser de gran magnitud;
c) Libera al personal de gestin regional de la car-
ga de administrar y gestionar una lnea directa;
d) Permite una capacitacin ms eficiente y eficaz
de los operadores.
Los beneficios de una lnea directa descentralizada
son los siguientes:
a) La demanda de la red se distribuye mejor en un
nmero mayor de lugares, lo que reduce la probabili-
dad de sobrecarga de un sistema localizado;
b) Es ms probable que los operadores puedan res-
ponder a las preguntas especficas de una localidad.
Las desventajas de cada planteamiento son la cara
contraria de las ventajas del otro. Si bien cada pas debe
tomar una decisin teniendo en cuenta las distintas
opiniones, conviene sealar que los beneficios de unas
respuestas uniformes y la posibilidad de conseguir eco-
nomas de escala son argumentos importantes para la
centralizacin del proceso.
Como ocurre con todos los dems aspectos del cen-
so, este elemento debe ser sometido a prueba. En par-
ticular, habr que comprobar si el sistema de teleco-
municaciones puede funcionar con la carga mxima
estimada. En la medida de lo posible, esta comproba-
cin deber simular los tipos de consultas formulados
en el censo y proceder de todas las regiones del pas.
Cuando se ofrezca un servicio de lnea directa, debe-
r recibir gran publicidad. Por ello, es responsabilidad
del organismo del censo comprobar que en la medida
de lo posible se contesten todas las llamadas. Una solu-
cin de emergencia interesante es contar con la capaci-
dad necesaria para incorporar nuevas instalaciones a la
lnea directa cuando la demanda resulte demasiado ele-
vada para las disponibilidades existentes.
101
Se puede tambin ofrecer este servicio de emergen-
cia desviando una parte de las llamadas a las oficinas
permanentes del organismo del censo. Esta solucin no
es la ms adecuada, ya que repercute en otras activi-
dades del organismo del censo y requiere el uso de per-
sonal que no est debidamente capacitado, con lo que
se pierde una de las ventajas clave del sistema centrali-
zado.
La lnea directa debe funcionar durante todo el pero-
do de actuacin de los empadronadores, y si es posible
unos das despus (ya que algunas de las llamadas al
final del perodo sern para comunicar que no se ha re-
cibido la visita de los empadronadores). En un censo
basado en el autoempadronamiento muchas personas
completarn el cuestionario del censo por la tarde. Por
ello es importante que la lnea directa est abierta a esa
hora para atender a las preguntas conforme se vayan
planteando. Es preciso tambin tener en cuenta las dife-
rentes zonas horarias dentro de un pas.
ii) Dotacin de personal y capacitacin
Es necesario tener personal suficiente, bien del orga-
nismo del censo o bien del contratista, para atender la
demanda prevista y contar con algunas reservas de per-
sonal capacitado para ayudar a atender las subidas im-
previstas de la demanda.
La mayor parte del personal sern empleados tem-
porales que ofrecern respuestas uniformes a las pre-
guntas ms habituales previstas. stas debern abarcar
cuestiones como el significado de las preguntas del
cuestionario y material esencial de procedimiento (por
ejemplo, cundo llegar el empadronador a una deter-
minada vivienda). Si bien las respuestas a la mayor
parte de las preguntas tramitadas por el personal sern
sencillas, la capacidad de ofrecer estas respuestas de
manera eficiente y educada es una tcnica adquirida.
Cuando sea posible, convendr utilizar personal con
experiencia de otras lneas directas o de campaas por
telfono.
Habr tambin otras llamadas ms comprometidas,
por la complejidad del tema o por proceder de personas
ms preocupadas o agresivas. El organismo del censo
debera contar con personal especializado para respon-
der a estas llamadas, independientemente de si la lnea
directa es administrada directamente por el organismo
o se subcontrata.
En las actividades de capacitacin para los operado-
res de la lnea directa deberan incluirse a) las condicio-
nes bsicas de trabajo y tcnicas telefnicas y b) cono-
cimientos del censo y consultas especficas. Un sistema
til puede ser la capacitacin prctica antes del turno
inicial del operador. De esa manera se podran reforzar
las tcnicas y la transmisin de noticias acerca de los
ltimos acontecimientos relacionados con el censo.
iii) Gestin de la demanda
La gestin de la demanda en la lnea directa es uno de
los aspectos ms importantes que deben considerarse
en el momento de su planificacin. En la mayor parte
de los pases, no es logsticamente posible que un cen-
tro de llamadas, independientemente de su nivel de re-
cursos y planificacin, atienda el enorme nmero de
consultas que se pueden recibir si el censo se convierte
en un tema importante del debate pblico. Por ello, lo
que hay que hacer en primer lugar es gestionar la de-
manda.
Para reducir la demanda, pueden ser tiles las si-
guientes recomendaciones:
a) El folleto informativo debera contener respues-
tas claras y convincentes para los jefes de hogar preo-
cupados por el carcter obligatorio del censo o que des-
confen de su carcter confidencial y reservado;
b) En dicho folleto deberan incluirse tambin res-
puestas uniformes a las consultas formuladas sobre te-
mas comunes de procedimiento, como las fechas del
perodo de recogida y qu respuestas deberan dar las
personas que se encuentran fuera de casa la noche del
censo.
c) Los temas precedentes deberan explicarse en la
publicidad del censo general y luego ser recalcados por
el empadronador en el momento de la entrega.
La lnea directa puede ser un componente esencial de
las operaciones del censo y ofrecer un servicio decisivo
para la sociedad. Puede contribuir tambin en forma
notable a convencer al pblico de la necesidad del cen-
so y de que se va a respetar el carcter confidencial de
la informacin y el derecho a la intimidad.
5. Presupuesto
El presupuesto para la campaa de publicidad varia-
r de unas campaas a otras. Deben tenerse en cuenta,
entre otros, los siguientes factores importantes: fre-
cuencia del censo, cantidad y calidad de la publicidad
realizada por el organismo competente entre un censo y
otro, recursos que se pueden obtener con tasas subven-
102
cionadas (por ejemplo, medios de comunicacin de
propiedad estatal) y tamao de la poblacin.
La inversin en comunicacin puede tener impor-
tantes efectos en la calidad de los datos del censo. Es
importante reconocerlo al establecer el presupuesto
provisional. La determinacin del presupuesto final de-
bera realizarse despus de terminada la planificacin
inicial (incluidos los estudios de mercado), ya que en-
tonces se dispondr de una base ms adecuada para
conseguir el apoyo del personal superior del organismo
del censo. Esta informacin adicional ser tambin til
para establecer parmetros amplios que permitan infor-
mar a los organismos de publicidad y/o comunicacin.
6. Evaluacin
Se recomienda que los organismos consideren la
evaluacin de la campaa de publicidad como un pro-
ceso constante desde el comienzo hasta la evaluacin
global.
Como base para una evaluacin adecuada se propo-
nen las siguientes consideraciones:
a) Contar con objetivos establecidos y cuantifica-
bles;
b) Cuantificar la exposicin a los medios de comu-
nicacin;
c) Cuantificar su repercusin en el pblico destina-
tario.
La cuantificacin de la exposicin a los medios de
comunicacin podra incluir indicadores como la co-
bertura total o tiempo de transmisin reservada a los
mensajes. Al medir los efectos se podra considerar la
capacidad de detectar las oscilaciones de la opinin
pblica (positivas, negativas o neutras), su capacidad
de reaccin ante el mensaje comunicado y el coeficien-
te entre el pblico alcanzando y la frecuencia del men-
saje.
Los comentarios internos, especialmente los formu-
lados o recibidos por la unidad de comunicaciones y
por el personal sobre el terreno, pueden ser tambin de
utilidad.
La evaluacin y revisin constante durante el proce-
so de empadronamiento mediante el seguimiento de las
investigaciones y una gestin dinmica garantizarn
que la campaa de publicidad vaya por buen camino.
Para que ello ocurra, es esencial contar con tcticas fle-
xibles de identificacin para multiplicar los resultados.
Al establecer sistemas para evaluar las iniciativas de
comunicacin, conviene adoptar una perspectiva a lar-
go plazo y garantizar que la cuantificacin de la toma
de conciencia pueda prolongarse durante todo el pero-
do intercensal, y que la metodologa sea tal que resulte
posible la comparacin entre distintos censos.
Los resultados de esta evaluacin detallada de la
campaa de publicidad deben considerarse como parte
de la evaluacin global del censo, y convendra emitir
opiniones sobre qu se puede hacer para mejorar en el
futuro. La evaluacin de la campaa de publicidad debe
resultar creble para que se pueda valorar y comprender
su importancia fundamental para conseguir un censo
productivo.
B. CONTRATACIN Y REMUNERACIN
1. Introduccin
En algunos pases, las operaciones del censo requie-
ren la intervencin de centenares de miles de emplea-
dos distribuidos en zonas geogrficas muy extensas y
diversas. La mayor parte de ellos se necesitan slo para
el perodo relativamente breve del empadronamiento
(por ejemplo, tres semanas) y, en consecuencia, su rela-
cin con el organismo del censo es, en el mejor de los
casos, superficial. En algunos pases se contrata perso-
nal sin ninguna conexin con la administracin pbli-
ca, mientras que en otros se recurre al personal de otros
ministerios gubernamentales (por ejemplo, maestros).
Los principales objetivos en este sentido deben ser la
contratacin de personal que sea capaz de desempear
las funciones de los distintos cargos y en nmero sufi-
ciente para cubrir todas las reas geogrficas.
La calidad de la campaa de contratacin repercutir
directamente en la calidad de los datos que se van a re-
copilar y, por consiguiente, en el xito del censo. Si
bien una buena campaa de contratacin no garantiza
por s sola el xito del censo, una campaa mal organi-
zada provocar inevitablemente problemas y aumenta-
r el riesgo de fracaso.
El monto de la remuneracin del personal sobre el te-
rreno repercute directamente en la campaa de contra-
tacin. El personal debe contar con la garanta de que la
remuneracin ser justa y equitativa, comparable a la
ofrecida por el mercado para tareas ms o menos seme-
jantes en otras profesiones y en consonancia con el vo-
lumen y dificultad de la labor que van a realizar. De lo
103
contrario, surgirn dificultades para contratar personal
de calidad y en nmero suficiente.
En algunos pases, en los que se recurre al personal
ya contratado de otros ministerios gubernamentales, se
compensa a stos con dietas. Tambin en este caso la
remuneracin debe ser justa y equitativa para que el per-
sonal rinda el mximo que le permitan sus capacidades.
2. Contratacin
Para el momento en que se plantee la campaa de
contratacin, se habrn establecido ya la estructura y el
coeficiente de personal en los distintos niveles de la je-
rarqua de operaciones sobre el terreno (vase la sec-
cin B del captulo II sobre la estructura de personal).
El otro gran factor que influye en la campaa de con-
tratacin es la base del empadronamiento. Este tema se
ha examinado ya en la seccin A del captulo II, sobre
el establecimiento de la base de empadronamiento.
a) Determinacin del nmero de trabajadores
sobre el terreno
El primer paso que se debe dar en la campaa de con-
tratacin es determinar el nmero de trabajadores sobre
el terreno. Puede hacerse adoptando un planteamiento
de abajo a arriba. Ello significa comenzar en el nivel in-
ferior (normalmente el empadronador) y establecer an-
tes de nada el nmero de personas dedicadas para esa
actividad. Luego pueden aplicarse estadsticas sobre el
volumen de trabajo para calcular el nmero de supervi-
sores necesarios. Este mismo proceso puede repetirse
en todos los niveles de la jerarqua de gestin.
i) Nmero de empadronadores
El nmero de empadronadores necesarios depender
de la duracin del perodo de empadronamiento. Cuan-
to ms breve sea ste, ms empadronadores se necesita-
rn. En general, un empadronador se encarga de una
sola zona de empadronamiento. Por ello, el nmero to-
tal de zonas de empadronamiento de un pas puede ser-
vir de punto de partida para estimar el nmero total de
empadronadores necesarios. Las estimaciones iniciales
(por ejemplo, las necesarias para elaborar un presu-
puesto inicial) pueden basarse en el nmero de zonas
de empadronamiento del censo anterior, quiz ajustado
en funcin del crecimiento demogrfico. Estas estima-
ciones iniciales pueden actualizarse a medida que evo-
lucione el diseo y la cartografa de las zonas de empa-
dronamiento o la lista de hogares.
No obstante, si bien un coeficiente de un empadro-
nador por cada zona de empadronamiento es un pun-
to de partida til, el nmero deber ajustarse teniendo
en cuenta el crecimiento diferencial del nmero previs-
to de:
a) Zonas de empadronamiento que requieren ms
de un empadronador;
b) Zonas de empadronamiento que pueden com-
binarse de manera que puedan ser atendidas por un ni-
co empadronador;
c) Grupos de poblacin que requieren atencin es-
pecial y, por lo tanto, empadronadores adicionales o es-
pecializados;
d) Viviendas especiales en las zonas de empadro-
namiento que puedan requerir un empadronador inde-
pendiente. Estas viviendas pueden ser hospitales, hote-
les, cuarteles o crceles;
e) Personal de reserva que se puede utilizar en sus-
titucin del personal que no pueda desempear sus
obligaciones.
Como ya se ha sealado antes, por definicin es nor-
mal que un empadronador se encargue de una zona de
empadronamiento. No obstante, ello depender en bue-
na medida del proceso de diseo de las zonas de empa-
dronamiento (vase la seccin C del captulo II). Puede
asignarse un empadronador por zona de empadrona-
miento si sta se concibe como unidad estndar de es-
fuerzo o trabajo. Esta norma se expresa en forma de n-
mero de das y de horas previstas de trabajo diario.
Puede basarse en algunos o en la totalidad de los si-
guientes elementos:
a) Una norma ya existente elaborada por el pas;
b) La duracin del perodo de empadronamiento;
c) Una evaluacin realista de la disponibilidad de
personal por da mientras dure el empadronamiento, te-
niendo en cuenta:
i) El tiempo de desplazamiento hasta la zona
y desde ella;
ii) Las horas de luz solar;
iii) El horario laboral normal;
iv) Las limitaciones previstas en la disponibi-
lidad de los empadronadores, por ejemplo,
si el empadronador medio slo podr tra-
bajar a tiempo parcial porque ya tiene otro
empleo;
v) Cierto margen para imprevistos, en previ-
sin de circunstancias anormales.
104
Para comprobar si esta norma se cumple en todas las
zonas de empadronamiento, quiz deban tenerse en
cuenta las siguientes cuestiones:
a) Nmero total de hogares de la zona de empadro-
namiento;
b) Tiempo estimado por hogar;
c) Caractersticas que pueden dificultar el empa-
dronamiento, como la baja densidad demogrfica, la
lejana y los accidentes geogrficos. Este criterio pue-
de expresarse mejor en forma de ponderacin, de acuer-
do con la cual aumentara o disminuira el tiempo por
hogar.
En principio, la norma se aplica a cada una de las zo-
nas de empadronamiento durante el proceso de diseo,
mucho antes del empadronamiento. No obstante, el vo-
lumen de trabajo quiz tenga que ajustarse sobre el te-
rreno utilizando uno de los siguientes medios:
a) Tratando varias zonas de empadronamiento
como una sola carga de trabajo (es decir, confiarlas a
un solo empadronador) si se encuentran muy por deba-
jo de la norma;
b) Tratando una zona de empadronamiento como
dos o ms cargas de trabajo (es decir, asignarles ms
de un empadronador) si se encuentran muy por encima
de la norma. En principio, esto debera ser algo excep-
cional.
ii) Nmero de supervisores, directores regionales
y directores regionales adjuntos
Una vez que se ha determinado cuntos empadrona-
dores son necesarios, es posible ascender en la jerar-
qua de gestin, nivel por nivel, para establecer el n-
mero de supervisores y directores. El coeficiente de
empadronadores-supervisores se analiza con mayor
detalle en la seccin B del captulo II, sobre la estructu-
ra de personal.
Los principios utilizados para determinar el nmero
necesario de estos cargos son los mismos en todos los
niveles de supervisin y gestin. Para comenzar es pre-
ciso establecer una norma basada en el nmero de em-
pleados que deben ser objeto de supervisin o direc-
cin. La norma depender de los siguientes elementos:
a) Existencia de una norma anterior;
b) Cantidad de tiempo de contacto directo necesa-
rio con los subordinados;
c) Tiempo de desplazamiento, que suele estar di-
rectamente relacionado con la superficie del rea de
responsabilidad;
d) Tiempo estimado para tareas no relacionadas
con la supervisin y direccin del personal;
e) Cantidad de tiempo disponible para realizar esta
tarea.
Es preferible que esta norma sea establecida por el
organismo del censo y se adapte sobre el terreno (con
asesoramiento del organismo del censo, en caso nece-
sario) cuando se den circunstancias locales como las si-
guientes:
a) La densidad de poblacin de la zona puede in-
crementar la distancia que es preciso recorrer;
b) Las caractersticas de la zona pueden hacer ms
difcil el empadronamiento y, por consiguiente, exigir
un nivel mayor de apoyo de gestin o supervisin para
el personal de empadronamiento.
iii) Personal de reserva
La experiencia ha demostrado que el personal sobre
el terreno, de cualquier nivel, a veces no puede desem-
pear sus funciones durante el empadronamiento, por
diferentes razones. Entre ellas podran sealarse las si-
guientes:
a) Posibilidad de cambiar a un empleo mejor;
b) Enfermedad;
c) Descontento del personal con las tareas que est
realizando;
d) El organismo del censo rescinde su empleo de-
bido a un desempeo deficiente.
Adems, si transcurre un largo perodo de tiempo en-
tre la campaa de contratacin y el perodo efectivo de
empadronamiento, parte del personal quiz no comien-
ce sus actividades porque ha encontrado otro empleo o
ha perdido inters en esta ocupacin.
En tales situaciones, es necesario examinar y estar
dispuesto a aplicar estrategias que permitan realizar el
trabajo previsto sin reducir las normas de calidad. Cual-
quiera que sea la estrategia adoptada, debe ser tal que
se pueda aplicar con rapidez y eficiencia. Podran con-
siderarse entre otras las siguientes estrategias:
a) Utilizacin de una lista de personal de reserva
que haya recibido ya capacitacin;
b) El trabajo es realizado por otros trabajadores del
mismo nivel que han terminado su labor o son capaces
de aceptar nuevas demandas;
c) El trabajo es absorbido por otros trabajadores de
nivel superior;
105
d) Promocin del personal a un nivel superior (por
ejemplo, promocin de un empadronador al cargo de
supervisor).
La determinacin del personal de reserva necesario
es una estrategia bsica que reducir los retrasos en el
momento crtico del empadronamiento. Este perodo es
breve, por lo que se debe contar con personal de reserva
que pueda ser desplegado sin prdida de tiempo.
El personal de reserva podra participar en la misma
sesin de capacitacin que las personas a las que puede
sustituir. El nombramiento de personal de reserva su-
pondr pagos adicionales, ya que normalmente recibe
alguna forma de honorario por su disponibilidad, inde-
pendientemente de si trabajan de hecho o no. El nme-
ro de estas personas debe decidirse en funcin del costo
y del trabajo realizado hasta la fecha. No obstante, un
principio importante es que el personal de reserva de-
ber tratar de corregir las inevitables deficiencias que
se produzcan sobre el terreno.
En las reas geogrficas ms amplias, el nombra-
miento de un nmero mayor de empleados de reserva
reducir la posibilidad de que algunos de ellos tengan
que realizar grandes desplazamientos (por ejemplo,
desde su casa al lugar donde se requiere su asistencia).
Un proceso de contratacin abierto y claro es funda-
mental para reducir la frecuencia de renuncias por des-
contento con el empleo. Es fundamental que los aspi-
rantes a los cargos relacionados con el censo reciban
una informacin precisa de los deberes que deben asu-
mir, del volumen de trabajo, de la remuneracin y del
nivel de calidad que se espera de ellos.
b) Campaa de contratacin
En general, la inmensa mayora de los cargos en las
operaciones sobre el terreno se cubrirn con personas
que no estn contratadas por el Estado y que se han re-
clutado a travs de una campaa de contratacin. No
obstante, algunos cargos podran cubrirse con personal
de grupos especiales (por ejemplo, maestros de escuela
o jefes de aldea) mediante nombramiento directo.
En lo que se refiere a la campaa de contratacin,
hay cuatro consideraciones importantes. stas son las
siguientes:
a) Calendario de la campaa;
b) Tipo de la campaa;
c) Publicidad;
d) Reglamentacin gubernamental.
i) Calendario
Como se ha indicado antes, una cuestin importante
al contratar al personal es hacerlo en las fechas ms
prximas posibles a la del comienzo del trabajo. No
obstante, la contratacin no puede comenzar demasia-
do tarde, ya que no se dispondra de tiempo suficiente
para realizar campaas adicionales de contratacin en
las reas donde pueda haber escasez de solicitantes.
La campaa de contratacin puede llevarse a cabo de
forma separada o conjunta para cada nivel de personal.
No obstante, la seleccin del personal de operaciones
normalmente se hace en forma de cascada; en otras pa-
labras, cada uno de los niveles de la jerarqua se encar-
ga de contratar al nivel inferior. Convendra tener en
cuenta las siguientes consideraciones:
a) Fechas de comienzo del empleo, que pueden ser
distintas en cada nivel de personal;
b) Capacidad necesaria para tramitar un gran n-
mero de solicitudes de una sola vez en vez de tramitar
pequeos grupos de solicitudes durante un largo pero-
do de tiempo;
c) Adopcin de un proceso conjunto, que puede ser
universal o aplicarse nicamente a varios componentes
de la campaa de contratacin (por ejemplo, publici-
dad, distribucin y tramitacin de las solicitudes). Los
procesos conjuntos pueden suponer un ahorro en forma
de mayor eficiencia;
d) Conveniencia de atraer solicitantes de calidad
adecuada para cada nivel de la jerarqua de gestin. Si
se utiliza un sistema de publicidad conjunta para todos
los niveles, es probable que aumente la proporcin de
candidatos para cada cargo.
ii) Tipo de campaa
Es posible que los organismos gubernamentales ha-
yan establecido redes de personal temporal y perma-
nente a lad que se podra recurrir en caso de necesidad.
En algunos pases, para buscar a posibles empleados se
recurre a las redes sociales ya existentes, ms que a las
redes de empleo.
Este personal podra presentarse como candidato
para algunos cargos, en cuyo caso debera hacerse pu-
blicidad en los medios de comunicacin pertinentes o
solicitarse ayuda de los miembros destacados de la red.
El personal estatal, aunque quiz no pueda participar
en las actividades del censo, podra ayudar en cierta
manera incluyendo publicidad del censo en todos los
medios internos de comunicacin, como las gacetas y
106
boletines de personal. De esta manera se podra atraer
al personal capaz de realizar las actividades del censo
cuando estn de baja de su cargo habitual. Otros orga-
nismos gubernamentales, como las oficinas de correos,
oficinas electorales y organismos de gobierno local, pue-
den estar tambin dispuestos a colocar y distribuir las
ofertas de empleo (por ejemplo, murales y panfletos).
En las fases iniciales de la planificacin de la campa-
a de contratacin, el organismo del censo deber iden-
tificar qu organismos gubernamentales pueden ser de
ayuda. Luego, podra establecerse un contacto con esos
organismos para solicitar su apoyo a las actividades del
censo.
Los grupos o instituciones comunitarias ofrecen una
buena oportunidad de dar a conocer la campaa de con-
tratacin entre los grupos que normalmente no tienen
acceso a los medios de comunicacin de masas. Los
murales y la informacin sobre los puestos disponibles
pueden distribuirse en lugares como los centros comu-
nitarios, bibliotecas, universidades, escuelas, grupos
de vecinos y asociaciones deportivas. El uso de los gru-
pos comunitarios puede ser especialmente eficaz en las
zonas remotas.
iii) Publicidad
La publicidad es necesaria para la campaa de con-
tratacin. En la seccin Aprecedente se indican los ele-
mentos publicitarios que se pueden adoptar.
Una consideracin importante es que la publicidad
debe organizarse y orientarse a los posibles solicitan-
tes. Es preciso formular algunos supuestos acerca del
tipo de persona que representar a la mayora de los
candidatos, por ejemplo, personas sin empleo, estu-
diantes universitarios o amas de casa. Ello determinar
qu medios de comunicacin y qu mtodos de publici-
dad se van a utilizar.
Quiz haya algunas regiones del pas donde escaseen
los candidatos. stos podran identificarse aprovechan-
do la experiencia anterior de colecciones estadsticas
en esas reas o basarse en el conocimiento local. Debe-
ra utilizarse publicidad adicional en el marco de la
campaa inicial en estas regiones, y en ellas es impor-
tante adelantarse a los acontecimientos, ya que el tiem-
po es fundamental en esta parte del ciclo del censo. Las
zonas remotas pueden incluirse en esta categora, y de-
bera prestarse especial atencin al uso de las redes co-
munitarias que existen en ellas.
iv) Reglamentos gubernamentales
En algunos pases, los reglamentos gubernamentales
prescriben los mtodos que se pueden utilizar para la
contratacin de personal, por lo que habr que tenerlos
en consideracin. En algunos casos, estos reglamentos
quiz no se hayan pensado para la contratacin del gran
nmero de personal necesario para el empadronamien-
to. En tales casos, el organismo del censo debera nego-
ciar con las autoridades pblicas competentes para ob-
tener la aprobacin de las prcticas ms eficientes.
c) Seleccin del personal
La metodologa de seleccin debera permitir elegir
con eficacia un gran nmero de empleados y nombrar
el personal ms calificado entre todos los disponibles.
En algunas reas, puede haber ms candidatos que car-
gos disponibles. La metodologa para seleccionar al
personal ms idneo puede incluir los siguientes ele-
mentos:
a) Utilizacin de formularios de solicitud unifor-
mes (puede verse un ejemplo en el anexo VIII);
b) Distribucin entre los aspirantes de los criterios
de seleccin y otras informaciones sobre los cargos;
c) Evaluacin de las solicitudes y elaboracin de
una lista, en caso necesario;
d) Realizacin de las entrevistas.
i) Formularios de solicitud uniformes
La utilizacin de formularios uniformes permite com-
parar a los distintos candidatos en forma mucho ms f-
cil y eficiente.
ii) Criterios de seleccin
Los criterios de seleccin deben especificar las cuali-
dades, experiencias o atributos ms significativos que
un solicitante debe poseer para aspirar al cargo ofreci-
do. Esos criterios varan significativamente de un pas a
otro, y cada uno de ellos deber elaborarlos teniendo en
cuenta sus propias circunstancias particulares. No obs-
tante, es importante que los criterios de seleccin estn
documentados para que los posibles candidatos tengan
conocimiento de ellos y sepan cules son los puntos de
referencia con los que se les va a comparar.
Pueden distribuirse tambin entre los candidatos
otras informaciones acerca del empleo, en particular,
sobre los siguientes aspectos:
107
a) Tipo de trabajo;
b) Deberes del cargo;
c) Fechas del perodo de contratacin;
d) Monto y fechas previstas de pago;
e) Cdigo de conducta que se espera del personal.
iii) Evaluacin de las solicitudes
La evaluacin de los candidatos teniendo como pun-
to de referencia los criterios de seleccin puede ser un
medio eficiente de eliminar a los aspirantes no idneos
y de clasificar al resto en un orden aproximado de pre-
ferencia. Esto puede hacerse puntuando a cada uno de
los solicitantes con arreglo a los criterios de seleccin.
Pueden tenerse tambin en cuenta las referencias escri-
tas de empleadores anteriores.
iv) Entrevistas
Los candidatos que se consideren vlidos podrn
realizar luego una entrevista para confirmar si renen
las condiciones para el cargo. Debera prepararse una
serie uniforme de preguntas para todos los aspirantes.
Tambin en este caso se podran puntuar los resultados
de cada una de las entrevistas.
3. Remuneracin
El personal sobre el terreno debe tener la garanta de
que la remuneracin ser proporcional al volumen y di-
ficultad del trabajo que van a realizar. El calendario de
pagos debe responder tambin plenamente a sus expec-
tativas y exigencias.
Si se cumplen estas condiciones, es de suponer que la
preocupacin por los pagos no distraer al personal de
sus verdaderas ocupaciones, y viceversa. Si el personal
no est satisfecho con su remuneracin, en particular
porque no es comparable con las condiciones de em-
pleo ofrecidas antes de la contratacin, no realizar un
trabajo de alta calidad, lo que tendr graves consecuen-
cias para el resultado del censo. El personal superior se
ver tambin distrado de su ocupacin principal, con
consecuencias nocivas para la calidad de la produc-
cin.
Un sistema eficiente de pagos requerir solamente
un mnimo de informacin procedente de la actividad
de empadronamiento. Ello reducir la carga adminis-
trativa del personal de supervisin y gestin.
Las escalas y las fechas de pago deben ultimarse an-
tes de que comience la contratacin, ya que los candi-
datos solicitarn esa informacin.
a) Establecimiento de un sistema de remuneracin
Para establecer un sistema de remuneracin, antes
hay que determinar a) la base de remuneracin, b) el
calendario de pagos y c) el diseo del sistema.
i) Base de la remuneracin
Hay numerosos mtodos para establecer la base de
remuneracin. En general, sta debe ser sencilla y sus-
ceptible de una administracin eficiente, ser clara y
comprensible para el personal, responder a las expecta-
tivas pblicas para una labor de este tipo, estar debida-
mente documentada y permitir alguna divergencia de
acuerdo con la dificultad de la carga de trabajo.
Los pagos pueden basarse en un registro de las horas
trabajadas, una estimacin del tiempo por hogar o una
estimacin del tiempo que demandar todo el volumen
de trabajo.
Cada una de estas opciones tiene sus ventajas e in-
convenientes, como se especifica en el cuadro III.1.
La opcin A no se recomienda en el caso de los em-
padronadores, debido a los considerables gastos gene-
rales de supervisin asociados con ella y al carcter
fuertemente disperso de las operaciones sobre el terre-
108
Un sistema informatizado para la remuneracin
del personal del censo
Si un pas tiene aproximadamente 3 millones de habi-
tantes, un equipo de unas 10 personas podra establecer
y mantener constantemente una base de datos de todo el
personal del censo. Es posible hacer listas de trabajadores
del censo y enviarlas al departamento de finanzas antes
de las fechas de pago. Los archivos informatizados que
contienen el nmero de identificacin personal de los
empleados, su nmero de cuenta y su salario pueden en-
viarse en disquete al banco antes del pago.
Es posible concertar con los bancos un sistema espe-
cial de transferencias para facilitar los pagos. Se pueden
expedir certificados de capacitacin a cada uno de los
trabajadores sobre el terreno. Pueden expedirse tambin
certificados informatizados de experiencia una vez con-
cluidas las actividades sobre el terreno, o despus de fina-
lizadas las actividades del procesamiento de los datos
censales.
no. Las opciones B y C son viables, siendo tambin po-
sible una combinacin de ambas. Si bien las opciones B
y C requieren un compromiso por parte del personal
con una cantidad previamente contratada, habr oca-
siones en que el personal se vea obligado o animado a
trabajar por encima de las expectativas normales. En
consecuencia, el sistema de remuneracin debe ser lo
bastante flexible como para atender esos casos. El per-
sonal deber ser tambin realista y reconocer que su
contrato de empleo est basado en un promedio.
El grado de certeza en la opcin C, tanto para el em-
pleado como para el organismo del censo, tiene conside-
rables beneficios. No obstante, en las reas con cambios
significativos en el volumen de trabajo, la carga fsica de
actividad puede ser tan variable que el procedimiento po-
dra resultar inviable.
Los directores regionales (y los directores regionales
adjuntos) pueden recibir una remuneracin basada en el
nmero de personas sometidas a su control, con una pon-
deracin para las reas de especial complejidad geogr-
109
Cuadro III.1
Distintas bases de remuneracin posibles
Base de la remuneracin Aplicacin general Ventajas Desventajas
A. Registro de las ho-
ras trabajadas
Para el personal sometido a su-
pervisin directa. No suele ser
ste el caso con el personal de
operaciones sobre el terreno.
Slo se pagan las horas efec-
tivamente trabajadas.
Alto nivel de gastos generales de supervisin.
B. Estimacin del tiem-
po por hogar
Para el personal cuyo volumen
de trabajo dentro del total no
se conoce hasta despus de fi-
nalizado el contrato.
El pago se efecta por cada
hogar empadronado.
El presupuesto se puede cal-
cular sobre la base del n-
mero de unidades, junto
con los factores de creci-
miento.
El personal no puede tener conocimiento de la
remuneracin total antes de concluido el con-
trato.
Se requiere un mayor grado de esfuerzo admi-
nistrativo para la tramitacin, lo que retrasa la
fecha del pago final.
Los empadronadores pueden tener la tenta-
cin de incrementar el nmero de hogares
confiados a ellos.
C. Estimacin del tiem-
po por volumen de
trabajo
Para el personal cuyo volumen
de trabajo con respecto a la
carga total puede ser objeto de
estimacin.
Se puede informar al perso-
nal sobre la remuneracin
que recibir antes del co-
mienzo del contrato.
Sencillo desde el punto de
vista administrativo: requiere
poco intercambio de infor-
macin desde el proceso de
compilacin.
Puntualidad.
Depende de que las estimaciones sobre el vo-
lumen de trabajo sean razonablemente preci-
sas.
Los empadronadores quiz no vuelvan a visitar
los hogares con los que no tuvieron inicial-
mente contacto.
D. Pago fijo En general en los pases que
utilizan personal de otros mi-
nisterios gubernamentales.
Igual que la opcin C, su-
pra.
No ofrece incentivos al personal para comple-
tar el volumen de trabajo.
E. Pago fijo, ms una
tasa adicional ba-
sada en el nmero
de hogares por en-
cima de un deter-
minado nivel
Normalmente en pases donde
el volumen de trabajo no se
puede estimar fcilmente.
No se puede informar al personal sobre la re-
muneracin total antes de concluido el con-
trato.
Requiere un mayor grado de esfuerzo adminis-
trativo para su tramitacin, lo que retrasa la fe-
cha del pago final.
Los empadronadores pueden tener la tenta-
cin de incrementar el nmero de hogares a
ellos confiados.
fica o social. Dado que el volumen de trabajo se ha de-
terminado sobre esta base, es muy probable que haya
poca divergencia en la cuanta de las remuneracin.
ii) Calendario
El calendario de pagos debe buscar una solucin de
compromiso entre las necesidades del personal sobre el
terreno y el costo de procesamiento de los pagos. Cada
pago concreto tiene un costo asociado y, por ello, cuan-
to ms frecuentes sean los pagos mayor ser el costo
para el organismo del censo. Segn cul sea la naturale-
za del sistema de tramitacin de los pagos, estos costos
podran ser significativos.
El calendario depender tambin de la disponibi-
lidad del personal y de los datos necesarios para el
procesamiento de los pagos. La informacin sobre el
personal es uno de los resultados de la actividad de
contratacin, y la informacin sobre los pagos es un
producto de la actividad de empadronamiento. Debe
concederse tiempo suficiente para la recopilacin, pro-
cesamiento y comprobacin de los datos.
En general, la remuneracin total no debera realizar-
se antes de concluido el trabajo. De lo contrario, el per-
sonal pierde el incentivo financiero para cumplir todas
sus obligaciones y es posible que el personal que no
concluya su contrato reciba una remuneracin excesi-
va. No obstante, en algunos pases se efecta un peque-
o pago anticipado para cubrir los gastos que el perso-
nal pudiera contraer en el desempeo de sus funciones
(por ejemplo, gastos de viaje).
En algunos pases, se realizan mltiples pagos a lo
largo del perodo de empadronamiento. En tales casos,
el calendario de pagos debera estar basado en estima-
ciones prudentes sobre el ritmo de realizacin del tra-
bajo, por fecha, para cada nivel de personal.
El calendario debe ser realista, ya que debe garanti-
zarse su cumplimiento. El retraso en los pagos generar
dificultades para el personal que haya contrado com-
promisos financieros personales basados en la expecta-
tiva de unos pagos puntuales. Adems, supondr una
carga adicional e innecesaria para el organismo del
censo, debido a las numerosas consultas del personal
interesado en saber cundo se les va a pagar. Estas con-
sultas pueden representar una fuerte carga para el orga-
nismo precisamente en el momento en que toda su
atencin debera dedicarse a garantizar la calidad de lo
que est haciendo. Si se presenta esta situacin, es de
prever que la labor del personal de operaciones salga
perjudicada, lo que redundara en detrimento de la ca-
lidad.
iii) Diseo del sistema
Una vez que se ha establecido la base de la remunera-
cin y el calendario de pagos, puede comenzarse a for-
mular el sistema para los mismos. ste puede ser de
tipo tradicional, electrnico o una combinacin de am-
bos. Entre los factores que conviene considerar figuran
los siguientes:
a) Sistemas introducidos actualmente en el orga-
nismo del censo;
b) Delegacin del control administrativo de la re-
muneracin;
c) Seguridad;
d) Responsabilidad;
e) Rendicin de informes;
f ) Poltica gubernamental sobre la subcontrata-
cin;
g) Vnculos con otros organismos.
Los sistemas ya existentes en el organismo del censo
pueden utilizarse para pagar al personal sobre el terre-
no. No obstante, el nmero de empleados con derecho a
remuneracin aumentar de forma significativa duran-
te el perodo del empadronamiento. Por ello, habr que
comprobar cuidadosamente las posibilidades de los
sistemas existentes y su capacidad de responder a ese
aumento. Quiz deban asignarse a estos sistemas recur-
sos adicionales, para garantizar que puedan atender la
carga prevista.
El control administrativo de los pagos al personal
puede delegarse a instancias de distinto nivel del orga-
nismo. Por ejemplo, esta actividad puede organizarse
centralmente dentro de ese organismo o a travs de las
oficinas regionales ya establecidas. Otra posibilidad es
delegar estas funciones a personal de operaciones de
distintos niveles (por ejemplo, directores regionales).
En lo que se refiere a la seguridad, deben considerar-
se dos aspectos relacionados con la remuneracin:
a) La necesidad de que el organismo del censo ga-
rantice que los sistemas empleados no puedan ser obje-
to de fraude;
b) La necesidad de garantizar que los fondos se
transfieran debidamente a los empleados correspon-
dientes.
Estas cuestiones dependern en gran manera de la in-
fraestructura y los sistemas administrativos aplicables
110
dentro de un pas. Por ello, no es posible establecer nor-
mas fijas sobre la aplicacin de estos principios gene-
rales.
El sistema deber incorporar controles internos y
pistas de auditora para garantizar la responsabilidad.
Con ello se puede contribuir a reducir los pagos excesi-
vos y evitar la asignacin indebida de fondos. No obs-
tante, debe haber un equilibrio en lo que se refiere a la
rendicin de cuentas. Hay que sopesar los riesgos y los
costos. Si hay demasiadas revisiones y controles, el sis-
tema podra paralizarse.
Por otro lado, el sistema debe de ser capaz de facilitar
informes estandarizados sobre la gestin. Cabra sea-
lar los siguientes:
a) Informes de gasto en concepto de remuneracin
que pueden compararse con el presupuesto;
b) Gasto futuro estimado de acuerdo con el calen-
dario de pagos;
c) Otros informes internos, en los que se podra se-
alar el nmero de empleados y la remuneracin media
por nivel.
Puede pensarse tambin en la posibilidad de subcon-
tratar el sistema de pagos. En muchos organismos, qui-
z falte personal especializado y/o la infraestructura
necesaria para establecer un sistema de pagos.
No obstante, antes de optar por la subcontratacin
hay que proceder con cautela. Es probable que pocos
proveedores externos de esos servicios tengan sistemas
establecidos para ocuparse de un sistema que obliga a
contratar, pagar y despedir a un gran nmero de em-
pleados en un breve perodo de tiempo. Es probable
que el proveedor externo tenga que realizar la misma
actividad de desarrollo de sistemas que el organismo
del censo, pero sin la misma titularidad del proceso que
ste. Esta titularidad reconoce la relacin directa entre
remuneracin y calidad de las estadsticas.
El sistema quiz deba mantener tambin vnculos
con otros organismos. Por ejemplo, estos contactos
pueden ser necesarios en los pases donde existe el im-
puesto sobre la renta de las personas fsicas. En tales
casos, deberan mantenerse conversaciones con esos
organismos para garantizar el establecimiento y com-
probacin de los contactos necesarios mucho antes del
perodo de empadronamiento.
Como ocurre con todos los mecanismos del censo, el
sistema de remuneracin deber ser objeto de rigurosa
comprobacin volumtrica antes de su aplicacin so-
bre el terreno.
C. CAPACITACIN DEL PERSONAL
SOBRE EL TERRENO
1. Introduccin
Una elevada proporcin del personal sobre el terreno
de todos los niveles es personal temporal con contratos
de breve duracin. En general tiene limitada experien-
cia o capacitacin en actividades de recopilacin de
estadsticas. Por ello, es importante que reciban capaci-
tacin suficiente para comprender los siguientes extre-
mos:
a) Importancia de sus obligaciones;
b) Cmo encajan sus acciones en los objetivos ge-
nerales del censo;
c) Algunas cuestiones concretas, como el carcter
confidencial de la informacin;
d) Forma en que debe cumplir sus obligaciones.
La organizacin de actividades suficientes de capa-
citacin para este tipo de personal al comienzo de su
relacin con el censo es una medida acertada para ayu-
darle a desempear sus obligaciones de manera efi-
ciente y positiva. Es tambin un buen sistema para con-
seguir un alto nivel de calidad en el resultado general
del censo.
Otra ventaja de una capacitacin adecuada es que
permitir una relacin positiva entre el personal sobre
el terreno y el organismo del censo. Ello podra arrojar
grandes beneficios si consigue aumentar la proporcin
del personal que se presenta para la realizacin del cen-
so en el futuro. Si bien este personal seguir necesitan-
do capacitacin, ser ms bien una especie de reciclaje
que un curso de capacitacin bsica. Con ello mejorar
la calidad del censo gracias a un funcionamiento ms
eficaz en funcin de los costos o a un mayor nivel de
precisin en la labor, o a ambas cosas.
En los pases que utilizan un cuestionario corto y otro
largo, el programa de capacitacin para los empadrona-
dores deber dividirse en dos partes. El programa de
capacitacin para el cuestionario breve puede reducirse
considerablemente en comparacin con el destinado al
cuestionario ms extenso. Los empadronadores ms
competentes deberan utilizarse en las reas seleccio-
nadas para la aplicacin del cuestionario largo.
El programa de capacitacin que se propone en el
presente captulo est relacionado con el personal de
operaciones sobre el terreno (es decir, los directores,
supervisores y empadronadores). No obstante, los pa-
ses debern tomar tambin nota de que otros grupos de
111
personal quiz necesiten esta capacitacin sobre el cen-
so. Entre esos grupos figuran los administradores del
gobierno regional y/o los jefes de aldea que pudieran
participar en la coordinacin de la logstica del censo
dentro de sus reas concretas de responsabilidad. Estos
grupos de personal no tienen que conocer necesaria-
mente todos los detalles tcnicos asociados con el em-
padronamiento. No obstante, debern recibir un breve
curso de capacitacin para familiarizarse con la estruc-
tura del censo y con las responsabilidades del personal
que trabaja en l, al mismo tiempo que obtienen una va-
loracin general de las operaciones que tendrn lugar
en sus reas.
2. Programa de capacitacin
La capacitacin est directamente relacionada con
los procedimientos que supone la realizacin de una
operacin especializada. Por ello, en general no es muy
prctico subcontratar las actividades de este tipo. De
todas formas, quiz convenga utilizar profesionales de
la capacitacin para que preparen el material y ofrez-
can asesoramiento sobre las estrategias ms indicadas.
Los mtodos descritos en la presente seccin son un
rgimen de capacitacin recomendado para el personal
temporal dedicado a operaciones directamente relacio-
nadas con los aspectos prcticos del empadronamiento.
No obstante, es probable que muchos de los empleados
del organismo del censo que participan en la gestin
del personal de operaciones tengan relativamente poca
experiencia en las actividades del censo. Por ello, es
fundamental que reciban capacitacin suficiente para
prepararse en el desempeo de sus funciones.
En muchos pases, los principales participantes (por
ejemplo, los directores regionales y el personal del or-
ganismo del censo) se renen al comienzo de las opera-
ciones, varios meses antes del da del censo. Se trata de
una manera eficaz en funcin de los costos de transmi-
tir la necesaria informacin y de establecer una buena
base para crear mayor espritu de equipo entre los com-
ponentes del personal. La duracin del seminario debe-
r decidirla el organismo del censo, teniendo en cuenta
los siguientes factores:
a) Naturaleza del personal que se ha contratado;
b) Su experiencia en actividades relacionadas con
el censo;
c) Magnitud del cambio ocurrido en los procesos
desde el censo anterior;
d) Cantidad de tiempo y de otros recursos dispo-
nibles.
La capacitacin debera impartirse, si fuera posible,
inmediatamente antes de la fecha en que se vaya a po-
ner en prctica. Esto se aplica a la fase de operaciones
sobre el terreno as como a otros aspectos del ciclo. En
la fase de las operaciones sobre el terreno, ello puede
presentar especiales dificultades. La razn es que, en
general, hay que capacitar a un gran nmero de emplea-
dos, en una zona geogrfica muy extensa y en un breve
perodo de tiempo (normalmente, 3 4 semanas).
La capacitacin debera proponerse como objetivo
permitir al personal superior comprender a fondo su
funcin y la naturaleza y pertinencia del censo. Ello de-
bera manifestarse ms adelante en un nivel igualmente
elevado de comprensin por parte de quienes ocupan
cargos ms bajos. As pues, es importante que el perso-
nal de rango ms elevado reciba una capacitacin ade-
cuada, en la que se haga especial hincapi en la impor-
tancia de sus deberes y en su contribucin a las metas
generales del censo.
3. Personal encargado de la capacitacin
Una forma eficaz de realizar la capacitacin es apli-
car el principio del efecto en cascada, segn el cual
cada nivel de la jerarqua de capacitacin prepara al ni-
vel inmediatamente siguiente. Utilizando este princi-
pio, los directores regionales reciben capacitacin del
personal del organismo del censo; luego, ellos capaci-
tan a los directores regionales adjuntos, que a su vez
hacen lo mismo con los directores de distrito, quienes
haran otro tanto con los supervisores, que instruiran
luego a los empadronadores.
Otra consecuencia de este planteamiento es que cada
estrato de la jerarqua debe recibir cierta forma de capa-
citacin sobre la manera de capacitar al nivel inmedia-
tamente inferior. Cuando sea posible, en la seleccin
del personal deber hacerse hincapi en la importancia
de esta labor de formacin, tanto en el organismo del
censo como en el personal sobre el terreno de nivel su-
perior. Se recomienda que el nmero de niveles en este
proceso en cascada sea el menor posible.
Otro mtodo consiste en utilizar instructores princi-
pales que se encargaran de preparar al personal de re-
giones geogrficas concretas. Estos instructores recibi-
ran inicialmente capacitacin sobre el organismo del
censo. Luego, ellos se encargaran de capacitar al per-
sonal de una regin geogrfica concreta. No obstante,
112
si bien estos instructores pueden realizar cierto tipo de
capacitacin directa y coordinar la capacitacin en sus
regiones, no es probable que puedan ocuparse de todo
el personal. Por ello, parte del personal sobre el terreno
deber incluir la capacitacin entre sus funciones.
En algunos casos, los instructores principales son es-
pecialistas del organismo del censo, mientras que en
otros son empleados temporales. En este ltimo caso,
es importante que reciban capacitacin adecuada y
tiempo suficiente para familiarizarse completamente
con los conceptos y problemas asociados con el empa-
dronamiento. El personal permanente del organismo
del censo deber realizar tambin controles puntuales
cuando estos instructores estn capacitando a otros em-
pleados, para comprobar que realizan esta labor correc-
tamente.
En algunos pases rabes se utiliza normalmente el
siguiente mtodo jerrquico de capacitacin, de arriba
abajo:
Las personas especializadas en los temas funda-
mentales preparan a los directores del censo;
Los directores del censo preparan luego a los su-
pervisores;
Los supervisores capacitan luego a los jefes de
equipo;
Los jefes de equipo capacitan a los empadrona-
dores;
Durante las sesiones de capacitacin se organizan
visitas diarias del personal especializado en los te-
mas principales;
La oficina del censo realiza seminarios centraliza-
dos despus de la capacitacin de los supervisores
y de los jefes de equipo para debatir abiertamente
sobre las actividades y responsabilidades futuras.
4. Preparacin del material de capacitacin
Generalmente, es el personal del organismo del cen-
so quien tiene la responsabilidad de preparar el mate-
rial (manuales, carpetas e instrumental para la capacita-
cin y vdeos) en apoyo de las actividades del personal
dedicado a la recopilacin de datos. Al preparar esos
materiales es preciso actuar con cautela y atencin. La
uniformidad de estos materiales es fundamental para
que se pueda adoptar un planteamiento sistemtico del
empadronamiento en todo el pas. Si se utilizan guas y
vdeos de alta calidad aumentar la probabilidad de que
los procedimientos uniformes aprobados se utilicen en
la prctica, lo que contribuira a garantizar la calidad de
los resultados. Es de prever que los instructores utilicen
su propia iniciativa para concebir nuevas formas de
aplicar estos materiales que correspondan tanto a su
propia personalidad y estilo como a las necesidades de
su auditorio. Al mismo tiempo que se fomenta esa crea-
tividad, debera alentarse a los instructores a que for-
mulen sugerencias sobre los mtodos que consideran
especialmente eficaces.
Algunos pases utilizan ampliamente el vdeo como
instrumento de capacitacin en algunas partes del ci-
clo, para garantizar la homogeneidad de los resultados.
Se recomienda que, cuando la capacitacin se impar-
ta en pases con mltiples lenguas o con una lengua ofi-
cial y varias lenguas locales, se preste gran atencin a
la terminologa. Primero habra que documentar y re-
gistrar los trminos y luego utilizarlos en las sesiones
prcticas de capacitacin.
5. Sesiones de capacitacin
Al preparar las sesiones, deberan tenerse en cuenta
las necesidades de cada grupo de alumnos. El organiza-
dor del curso deber adoptar las siguientes medidas:
a) Fijar las metas de la sesin para cada grupo;
b) Planificar la sesin utilizando la gua, las metas
y los materiales;
c) Preparar el material adicional necesario;
d) Practicar la sesin, comprobando todo el mate-
rial visual y tcnico;
e) Comprobar que el lugar est preparado y que los
asientos estn distribuidos de manera adecuada.
Durante los cursos formales de capacitacin, pueden
utilizarse ciertas tcnicas que pueden contribuir al xi-
to de la iniciativa. Entre ellas figuran las siguientes:
a) Dominar el tema;
b) Seguir las guas uniformes de capacitacin para
garantizar la uniformidad de las actividades;
c) Alentar la participacin de los alumnos;
d) Coordinar los ejercicios prcticos, con inclusin
de representacin de papeles y simulacros de entre-
vistas;
e) Tratar de descubrir y superar los signos de fla-
queo y aburrimiento (por ejemplo, previendo descan-
sos peridicos y haciendo preguntas a quienes parecen
perder la concentracin);
113
f ) Centrarse en los grandes temas sin perder dema-
siado tiempo con los de importancia secundaria;
g) Tratar por separado a las personas del grupo que
necesitan atencin especial.
6. Capacitacin de los directores regionales
El organismo del censo ofrecer apoyo y asistencia
continuos a los directores regionales durante todo el
perodo de su mandato. Ello puede efectuarse mediante
visitas del personal del organismo o frecuentes contac-
tos telefnicos en los perodos de actividad ms inten-
sa. En cierto sentido es una especie de capacitacin en
el trabajo. Adems, los directores regionales deben re-
cibir un manual impreso en el que se especifiquen los
detalles de los procedimientos que se van a seguir. Si se
dispone de instalaciones adecuadas, estos empleados
de rango superior debern contar con computadoras
que les permitan ponerse en contacto con el organismo
del censo para solicitar asesoramiento a travs de la
Internet o de otras redes.
Normalmente conviene que el personal superior tem-
poral reciba varios das de capacitacin formal. Como
su perodo de contratacin es relativamente largo, qui-
z de varios meses, podra resultar ms eficaz dividir la
capacitacin en las dos fases siguientes:
a) La primera, inmediatamente despus del nom-
bramiento, se centrara en las tareas iniciales, como la
familiarizacin con el rea, la contratacin y capacita-
cin del personal de rango inferior y el establecimiento
de contactos con las partes interesadas locales;
b) La segunda, de un da de duracin y en la fecha
ms prxima posible al da del censo, tendra como
tema las tareas que se deben realizar en el empadrona-
miento, con inclusin de la supervisin de la calidad y
de la produccin y de los procesos de remuneracin.
En el cuadro III.2 se presenta un modelo de las cues-
tiones que debern incluirse en los cursos de capacita-
cin para los directores regionales. Los pases debern
adaptar este modelo de acuerdo con las necesidades del
tipo de censo que adopten. Los pases que empleen
tambin directores regionales adjuntos deberan prepa-
rar un curso expresamente para ese nivel, que podra
ser una versin resumida del organizado para los direc-
tores regionales.
El modelo siguiente est basado en dos fases de ca-
pacitacin formal, divididas en 14 mdulos. Las sesio-
nes de capacitacin deberan incluir tambin sesiones
de examen, como se indica en el ejemplo. Se recomien-
da que, cuando sea posible, los cursos se realicen en un
lugar destinado a ese fin. En ellos se alentar a los di-
rectores a conocerse mutuamente y a familiarizarse con
el personal del organismo del censo y se les ayudar a
establecer comunicaciones eficaces, que resultarn ne-
cesarias durante las operaciones.
Se recomienda que cada clase tenga entre 10 y 15
alumnos. Cuando haya diferencias significativas en los
procedimientos requeridos en las distintas regiones (por
ejemplo, varias regiones en una zona urbana y otras en
el sector rural), sera aconsejable agrupar a los directo-
res de regiones semejantes.
La primera fase comprende las tareas iniciales y los
procedimientos administrativos relacionados con la
labor del director regional. Debera programarse inme-
diatamente antes de que comience su trabajo. La plani-
ficacin deber reservar para ellos unos tres das. Se-
gn la capacidad y experiencia de los directores, podra
ampliarse a cuatro das.
En la segunda fase se incluyen las tareas que son im-
portantes en el perodo propiamente dicho de empadro-
namiento. Durar al menos un da y, si se dispone de
tiempo, podra prolongarse a una segunda jornada.
En todos los casos, cada mdulo deber estar repre-
sentado por un captulo en la gua de capacitacin de
directores regionales preparada por el organismo del
censo.
Directores regionales adjuntos
Como se indica en la seccin Bdel captulo II, la fun-
cin de un director regional adjunto puede ser funda-
mentalmente la misma que la de un administrador. Si se
utiliza este modelo estructural para el personal de ope-
raciones, se recomienda que el curso de capacitacin
sea impartido por el director regional.
El curso deber durar aproximadamente un da com-
pleto y contener los siguientes mdulos del curso de ca-
pacitacin de directores regionales:
01. Introduccin (con especial atencin a la fun-
cin del director regional adjunto);
05. Contratacin de personal, con especial aten-
cin a los procedimientos administrativos;
06. Asuntos financieros;
07. Tcnicas de capacitacin;
10. Remuneracin del personal de recopilacin.
114
En este contexto, sera conveniente que se prestara
menos atencin a estos mdulos en la capacitacin de
los directores regionales y se hiciera relativamente ms
hincapi en los mdulos de gestin de la calidad y ca-
pacitacin. Convendra tambin que los procedimien-
tos administrativos que debern ser aplicados por los
directores regionales adjuntos se especifiquen clara-
mente en los manuales y en otros documentos, ya que
habra menos contacto directo entre el personal del or-
ganismo del censo y los administradores.
115
Cuadro III. 2
Curso de capacitacin para directores regionales (fase uno: mdulos 01-10)
Mdulo Contenido
01 Introduccin Presentacin de los participantes.
Introduccin al censo.
02 Sistemas administrativos Panorama general de la funcin y tareas del director regional, con especial hin-
capi en la gestin de la calidad.
Procedimiento para las comunicaciones entre los directores generales y con el
organismo del censo.
Presentacin general de los sistemas informatizados de compilacin (si los hu-
biere).
Procedimientos administrativos de tipo tradicional.
03 Higiene y seguridad en el trabajo para el personal
de empadronamiento
04 Distribucin y devolucin de cuestionarios Logstica.
Calendario.
Influencia de la logstica en la calidad.
Funciones del personal, por nivel.
05 Contratacin de personal Publicidad.
Seleccin de personal.
Procedimientos administrativos para el nombramiento.
06 Asuntos financieros Elaboracin del presupuesto.
Procedimientos administrativos para los gastos.
Adquisicin de material por el personal encargado de la recopilacin.
07 Tcnicas de capacitacin Tcnicas de capacitacin de instructores.
Capacitacin de directores regionales adjuntos y supervisores.
08 Cartografa Utilizacin de mapas en la planificacin de la carga de trabajo.
Utilizacin de mapas para la gestin de las operaciones.
Gestin de las operaciones en las reas con mapas deficientes.
09 Estrategias especiales de empadronamiento Viviendas comunales/especiales.
Otros grupos que requieren estrategias especiales.
10 Remuneracin/pago del personal encargado
de la recopilacin
Base y cuanta de la remuneracin.
Calendario de pagos para cada nivel de personal.
Funcin del director regional.
Procedimientos para el sistema de pago.
Repaso del curso Breve repaso de los progresos realizados en cada regin.
7. Capacitacin de supervisores y empadronadores
La capacitacin de supervisores y empadronadores
puede utilizar una gran variedad de mtodos, entre ellos
los siguientes:
a) Estudio por cuenta propia;
b) Sesiones de capacitacin en el aula;
c) Capacitacin en el trabajo.
a) Supervisores y empadronadores para
las actividades habituales
i) Estudio por cuenta propia
Las actividades de estudio por cuenta propia tienen
como objetivo familiarizar al personal sobre el terreno
con su labor antes de participar en sesiones normales de
capacitacin en el aula. La realizacin de los estudios
por cuenta propia obliga al personal a leer sus manua-
les, a prepararse para la capacitacin y a localizar los
temas que se prestan a confusin, todo ello antes de
asistir a los cursos propiamente dichos.
Al devolver el material al instructor antes de que co-
mience de hecho la capacitacin, el instructor puede
comprobar si hay un problema que se repite en todo el
grupo o si una o varias personas tienen algn problema
especial. En definitiva, el anlisis de los trabajos reali-
zados en casa puede servir de orientacin al instructor
para comprender dnde se encuentran los principales
problemas y cmo se pueden solucionar.
Para sacar el mximo provecho de este proceso, es
importante que la documentacin, incluidos los ma-
nuales y los ejercicios por cuenta propia, se entreguen a
los participantes mucho antes de que comience la capa-
citacin.
En general, convendra que los trabajos por cuenta
propia contuvieran preguntas y cuestionarios que debe-
ran contestarse y devolverse, para su examen. En los
censos basados en entrevistas deberan incluirse la to-
talidad o la mayora de los temas siguientes:
a) Justificacin del censo y su utilizacin;
b) Carcter confidencial de la informacin;
c) Funcin de los supervisores/empadronadores;
d) Recepcin, comprobacin y recuento del mate-
rial;
e) Cobertura;
f ) Definiciones de algunos temas (por ejemplo, si-
tuacin laboral y ocupacin);
g) Guas sobre el orden que se debe seguir;
h) Procedimientos a la puerta de casa;
i) Cmo actuar ante el rechazo a participar en el
censo;
j) Comprobacin y revisin del material comple-
tado.
Los supervisores podran formular tambin pregun-
tas sobre los siguientes temas:
a) Procedimientos para la comprobacin de los
materiales;
b) Qu conviene observar en las entrevistas super-
visadas, y registro de la informacin;
c) Forma de actuar cuando los entrevistadores no
estn a la altura de las circunstancias;
d) Comprobaciones de garanta de calidad;
e) Revisin;
f ) Recopilacin de materiales.
116
Cuadro III. 3
Curso de capacitacin de directores regionales
(fase dos: mdulos 11-14)
Mdulo Contenido
11 Comunicaciones
pblicas y servi-
cios de consulta
Examen de las comunicaciones pbli-
cas.
Planes para la campaa de publicidad
durante el empadronamiento.
Planes para los servicios de consulta,
incluida la lnea directa telefnica
(cuando convenga) y utilizacin de la
Internet.
12 Examen de los
procesos de re-
clutamiento
Distribucin del trabajo entre los miem-
bros del personal.
Examen de la calidad del personal nom-
brado.
13 Examen de las
estrategias espe-
ciales de empa-
dronamiento
14 Garanta de ca-
lidad en el em-
padronamiento
Funcin del director regional.
Procedimientos que se adoptarn si se
producen rechazos.
Estos ejercicios pueden contener aproximadamente
20 preguntas en el caso de los entrevistadores y esas
mismas 20 y otras 15 ms en el de los supervisores. Las
preguntas deben ser claras y no prestarse a interpreta-
ciones diversas.
Es fundamental que los instructores tengan acceso a
un juego completo de respuestas exactas, que les per-
mita corregir y analizar los resultados antes de que co-
mience la capacitacin.
ii) Sesiones de capacitacin en el aula
La cantidad de tiempo destinado a la capacitacin en
el aula variar considerablemente de unos pases a
otros y depender, entre otras cosas, de si el censo se
hace mediante entrevistas o por autoempadronamiento.
En el primer caso, se necesitar ms tiempo para capa-
citar a los empadronadores.
Acontinuacin se presenta un modelo de las cuestio-
nes que debern incluirse en los cursos de capacitacin
para los supervisores y empadronadores. Los pases de-
bern adaptar este modelo de acuerdo con las necesida-
des del tipo de censo adoptado.
a. Supervisores
Los supervisores debern realizar actividades de es-
tudio por cuenta propia para familiarizarse con sus de-
beres y para iniciarse en el conocimiento del manual de
empadronadores (o el manual de instruccin) antes de
que asistan a una sesin formal de capacitacin. Los su-
pervisores debern devolver los ejercicios al director
regional antes de la capacitacin oficial, para que ste
pueda determinar hasta qu punto han comprendido los
procedimientos.
b. Empadronadores
Los detalles de los deberes de este nivel dependen en
gran medida de la base de empadronamiento, la situa-
cin local y los requisitos administrativos generales.
Por ello, se presenta nicamente un esbozo del curso:
1. Bienvenida y presentacin del censo
2. Carcter confidencial de la informacin
3. Funcin del empadronador
4. Salud e higiene en el trabajo
5. Cuestiones administrativas
6. Definiciones, cartografa y otros conceptos
7. Estrategias de empadronamiento especiales
8. Deberes de los empadronadores y procedimien-
tos que debern utilizarse
a) Antes de entrar en contacto con los hogares
b) Mientras se est en contacto con los hogares
9. Garanta de calidad de los cuestionarios termi-
nados
10. Preparacin para el transporte de los cuestiona-
rios al supervisor.
iii) Capacitacin en el trabajo
Para los empadronadores, la capacitacin en el traba-
jo, en la que son acompaados por su supervisor en al-
gunas entrevistas (o entregas a los hogares, si se utiliza
el sistema de autoempadronamiento), es un medio es-
pecialmente valioso para conseguir que comprendan
sus tareas y las realicen correctamente. El supervisor
deber evaluar las capacidades relativas de los empa-
dronadores y administrar su tiempo de tal manera que
los empadronadores menos preparados reciban mayor
apoyo.
b) Empadronadores especializados
Algunos pases quiz utilicen personal especializado
para el empadronamiento de grupos de poblacin que
requieren atencin particular. Entre esos grupos po-
dran figurar las personas que residen en viviendas co-
munitarias (como hospitales, crceles, internados u ho-
teles) o miembros de grupos culturales o lingsticos
distintos. Cuando las circunstancias lo requieran, quiz
haya que establecer programas de capacitacin espec-
fica para ese personal. Como las situaciones pueden ser
muy diversas, no se recogen en estas pginas indicacio-
nes al respecto. No obstante, la capacitacin debera
inspirarse en los mismos principios que los cursos nor-
males y, cuando sea posible, utilizar los mismos mate-
riales para garantizar resultados uniformes.
8. Capacitacin en actividades administrativas
Como se ha indicado en otras partes de este manual,
una empresa tan ambiciosa como la fase de operacio-
nes de un censo requiere que el personal aplique una
gran variedad de procedimientos administrativos gene-
rales relativos a sus condiciones de empleo, normas y/o
leyes relacionadas con la seguridad y el carcter priva-
do de los materiales del censo y otras normas sobre el
comportamiento de los empleados pblicos.
117
Es importante que el personal reciba cierta capacita-
cin en estas materias, pues de lo contrario no podr
desempear sus deberes con eficacia. En el peor de los
casos, ello puede crear situaciones que den lugar a una
publicidad negativa del censo y/o del organismo del
censo en general. No obstante, es importante que la ca-
pacitacin en cuestiones administrativas no redunde en
perjuicio de la capacitacin operacional. El personal ha
sido contratado para que recoja informacin estadstica
de alta calidad y transmita esta informacin al organis-
mo del censo dentro de un calendario previamente con-
venido y con el mximo nivel posible de previsin. El
personal encargado de la recopilacin no debe em-
plearse para rellenar cuestionarios administrativos.
9. Capacitacin en higiene y seguridad
Incluso en el censo mejor administrado se produci-
rn situaciones que planteen un riesgo para el bienestar
del personal de operaciones. En la capacitacin para to-
dos los niveles de personal sobre el terreno deberan se-
alarse las formas de reducir esos posibles riesgos. Los
temas tratados podran ir desde los mtodos ms ade-
cuados para manipular los materiales de empadrona-
miento hasta los contactos con los animales domsti-
cos. La capacitacin en esta rea debera concentrarse
en los casos ms frecuentes, dejando de lado los que se
producen slo de forma excepcional.
La capacitacin debe organizarse atentamente, para
evitar una insistencia excesiva en los riesgos, que po-
dran crear un sentimiento de vctima en el personal.
Normalmente es posible invertir la presentacin para
hacer mayor hincapi en el logro de los aspectos positi-
vos, ms que en la recuperacin si se producen reveses.
Por ejemplo, debera ofrecerse capacitacin sobre la
forma adecuada de levantar las cajas de cuestionarios,
en vez de enumerar los riesgos para la salud cuando se
utilizan tcnicas errneas; habra que ofrecer tambin
consejos prcticos sobre la manera de evitar las agre-
siones de los perros, ms que sobre la forma de presen-
tar una reclamacin de indemnizacin en caso de mor-
dedura.
10. Capacitacin en sistemas informatizados
Dada la creciente aceptacin de la Internet y otros
sistemas de comunicaciones informatizados, se puede
alentar a los pases a que utilicen estos mecanismos en
vez de los tradicionales basados en la comunicacin
impresa u oral. Si se van a aplicar estos procedimien-
tos, el personal encargado de aplicar el sistema debe
recibir capacitacin suficiente en el uso de la aplica-
cin elegida. Aun en el caso de que la familiaridad con
las computadoras sea uno de los criterios establecidos
para la seleccin del personal, no se debe dar por su-
puesto que las personas seleccionadas tengan un cono-
cimiento suficiente del programa especfico utilizado
por el organismo del censo.
Si este elemento de la capacitacin se lleva a cabo de
forma acertada, la probabilidad de resultados de alta
calidad puede mejorar de forma espectacular. En el
caso contrario, el personal corre el riesgo de tener que
dedicar ms atencin a aprender el funcionamiento de
las computadoras que a desempear sus funciones b-
sicas.
Adems de la capacitacin formal en los cursos ini-
ciales, deber procurarse ofrecer material de referencia
en lnea para el sistema informtico y un servicio acce-
sible de asistencia dentro del organismo del censo.
D. DISTRIBUCIN Y DEVOLUCIN
DE LOS MATERIALES
1. Introduccin
En muchos pases, la distribucin y devolucin de
los materiales en la fase de operaciones sobre el terreno
representar el mayor desplazamiento de materiales en
tiempo de paz en relacin con una iniciativa concreta.
En cuanto operacin de logstica, esta actividad se de-
signar con el nombre de tareas de distribucin y devo-
lucin.
La distribucin y devolucin de materiales es el tr-
mino utilizado para comprender las tareas asociadas con
los materiales que:
a) Se suministran a un centro de empaquetado;
b) Se distribuyen al personal sobre el terreno;
c) Se recogen del personal sobre el terreno;
d) Se devuelven al centro de procesamiento de
datos.
Estas tareas incluyen los siguientes aspectos:
a) Recepcin del material de los productores (por
ejemplo, imprentas) y otros abastecedores externos.
Podra tratarse del cuestionario del censo y de los mate-
riales necesarios para el empaquetado (por ejemplo, ca-
jas y cinta adhesiva);
118
b) Almacenamiento al por mayor durante la opera-
ciones de empaquetado;
c) Empaquetado;
d) Preparacin del envo y entrega al personal de
empadronamiento;
e) Distribucin en gran escala;
f ) Recogida del personal de empadronamiento;
g) Devolucin en gran escala con destino al centro
de procesamiento;
h) Operaciones de cierre.
Cualquiera que sea el tipo de censo, habr que sumi-
nistrar materiales al personal sobre el terreno y reco-
gerlos posteriormente. Por ejemplo, aun en el caso de
un censo en el que se utilice el correo para el envo y
devolucin de materiales, normalmente hay un compo-
nente de seguimiento sobre el terreno para el que se
necesitarn materiales, en particular manuales y sumi-
nistros administrativos. En tales casos, el volumen de
material sera relativamente pequeo, pero aun as sera
preciso planificar y llevar a cabo esas actividades. Las
cuestiones concretas relativas a la utilizacin de un ser-
vicio postal para el envo y devolucin del material se
examina en la seccin 8, infra.
La mayora de estas tareas son realizadas normal-
mente, en virtud de un contrato, por un servicio pblico
de transporte o una empresa comercial, aunque el em-
paquetado de los materiales puede realizarse dentro de
la oficina del censo en algunos pases. El contratista
utilizar las especificaciones y detalles de envo facili-
tados por el organismo de estadstica. Si el volumen es
pequeo, quiz sea viable recurrir al servicio postal.
2. Insumos
Como primera fase de este proceso, hay que decidir
el carcter y responsabilidades de la operacin centra-
lizada de distribucin y devolucin. A quin se efec-
tuaran los envos, a los directores regionales o a los
supervisores? Debern los empadronadores recoger su
trabajo de un depsito ms centralizado? Estas decisio-
nes deben ser adoptadas por los pases teniendo en
cuenta las consecuencias del volumen de material que
se va a transportar, el sistema de transporte disponible
para el personal sobre el terreno y el estado o existencia
de carreteras u otros medios de transporte.
Una vez que se han adoptado esas decisiones, los
principales insumos para el envo y devolucin de ma-
teriales son los siguientes:
a) Estimaciones del volumen de trabajo proceden-
tes del programa cartogrfico para establecer el volu-
men de empaquetado y determinar las necesidades del
transporte;
b) Detalles del nombre y direccin, tomados de la
actividad de contratacin, para establecer los detalles
sobre los puntos de entrega y recogida.
3. Material
El material que deber transportarse puede dividirse
en cuatro categoras generales, segn que los destina-
tarios sean a) los empadronadores, b) los supervisores,
c) los directores regionales o directores regionales ad-
juntos y d) otros.
a) Material para el empadronador
El material para el empadronador consta de un n-
mero de productos relativamente reducido e incluye el
cuestionario principal del censo. No obstante, repre-
senta el grueso del total en lo que respecta al volumen y
a las tareas de empaquetado, almacenamiento y trans-
porte.
Este material puede empaquetarse en un depsito
central, transportarse al por mayor a las distintas regio-
nes del pas y luego distribuirse entre los supervisores.
stos se ocuparn de hacerlo llegar a los empadronado-
res y de recogerlo. A veces, quiz haya que distribuir
los materiales recibidos al por mayor en lotes destina-
dos a los empadronadores individuales. Normalmente,
cada paquete contiene una cantidad uniforme de mate-
rial. Por ejemplo, podra tener un nmero determinado
de paquetes de cuestionarios de tamao suficiente para
empadronar un nmero especfico de hogares. El n-
mero de paquetes asignado a cada carga de trabajo pue-
de ser especificado por las autoridades centrales o por
el supervisor.
Al finalizar el empadronamiento, el material se reco-
ge normalmente de los supervisores, una vez llevada a
cabo la garanta de calidad, y se devuelve a los centros
de procesamiento.
b) Material para el supervisor
En este apartado se incluye el empaquetado y trans-
porte del material administrativo y de capacitacin uti-
lizado por los supervisores, y en particular el libro de
registro del empadronador y los manuales de procedi-
mientos y de capacitacin.
119
Tambin en este caso el material puede empaquetar-
se en una instalacin centralizada y luego transportarse
a cada regin. Luego podra incluirse en el transporte
del material del empadronador enviado a los supervi-
sores.
Debe empaquetarse por separado del material del
empadronador, ya que puede incluir productos espec-
ficos (por ejemplo, mapas para los empadronadores) o
en cantidad variable (por ejemplo, manuales para los
empadronadores), segn la composicin de la carga de
trabajo.
Despus del empadronamiento, este material se re-
coge de los supervisores y se devuelve al centro o cen-
tros de procesamiento, junto con el material del empa-
dronador.
c) Material para los directores regionales
y directores regionales adjuntos
En este apartado se incluye el empaquetado del ma-
terial administrativo y de capacitacin utilizado por los
directores regionales y los directores regionales adjun-
tos y se incluye el material para la capacitacin de los
supervisores.
Debido al nmero relativamente pequeo de emplea-
dos de este rango, el material puede empaquetarse en
una instalacin central y luego transportarse directa-
mente a los directores regionales.
Despus del empadronamiento, el material se recoge
de los directores regionales y la mayor parte del mismo
se devuelve al centro de procesamiento. Parte del mate-
rial que no es necesario para la fase de procesamiento
puede devolverse a una oficina regional o central del
organismo del censo. Se tratara, por ejemplo, de los
documentos administrativos principales, como los in-
formes de objecin/rechazo o los detalles de la remune-
racin.
d) Otros materiales
Adems de los mencionados, en la actividad de dis-
tribucin y devolucin deberan incluirse otros mate-
riales utilizados en las operaciones, como los cuestio-
narios especiales empleados para determinados grupos
de poblacin (por ejemplo, en las zonas remotas) y el
material utilizado para las campaas de comunicacin.
4. Especificaciones
Una tarea importante en la planificacin de las ope-
raciones es establecer las especificaciones para el em-
paquetado y transporte de los materiales. Estas especi-
ficaciones deben elaborarse independientemente de si
las actividades son llevadas a cabo por el mismo orga-
nismo del censo o se contratan a otro organismo guber-
namental o a una compaa privada.
La planificacin del empaquetado, distribucin y de-
volucin de los materiales debera comenzar, cuando
sea posible y teniendo siempre en cuenta las circuns-
tancias concretas de cada pas, aproximadamente dos
aos antes de la fecha del censo. Debera concertarse
un contrato aproximadamente en la misma fecha en
que se establezcan los grandes contratos de impresin.
En algunos casos, y en particular cuando las operacio-
nes estn basadas en principios comerciales, se pueden
reducir los costos si se coordinan los contratos de im-
presin y empaquetado. Por ejemplo, los gastos pueden
disminuir si los centros de impresin y empaquetado
estn prximos.
Las especificaciones utilizadas para esta actividad
pueden servir de base para un contrato, tanto si es un
acuerdo comercial como si se trata de un arreglo con
otro organismo gubernamental. Aun cuando se pueda
recurrir a otro organismo gubernamental, es importante
que se utilice un acuerdo formal inspirado en las orien-
taciones aqu formuladas. Algunos de los elementos
del acuerdo quiz no sean necesarios, pero es importan-
te que ambos organismos comprendan, y aprueben de
mutuo acuerdo, los requisitos para esta importante acti-
vidad.
En cualquier caso, la especificacin puede incluir al-
gunos o todos los elementos siguientes. Es posible que
se requieran otros elementos, segn las circunstancias
del pas correspondiente.
5. Estimacin de las cantidades
La estimacin de las cantidades no slo determina el
volumen de materiales que se debern empaquetar y
transportar sino que adems es un componente funda-
mental del proceso de impresin (ya que indicara el
nmero de ejemplares de cada producto que es preciso
imprimir). La falta de material durante el empadrona-
miento puede tener graves consecuencias, ya que a esas
alturas no se dispone de tiempo suficiente para impri-
mir nuevos ejemplares. No obstante, para que el censo
120
121
Cuadro III. 5
Especificaciones para la distribucin y devolucin de materiales
1. Introduccin
Ttulo Descripcin
Introduccin Comprende una descripcin del censo y del organismo encargado de su realizacin. Se especifica
el significado de la actividad y sus metas generales. Se incluyen las fechas y requisitos fundamen-
tales. Se seala la estructura de la especificacin.
Estructura del censo Se describe la jerarqua de las estructura operacional, el nmero de unidades de gestin y las ta-
reas de empadronamiento. Breve descripcin de la funcin de cada uno de los niveles de la es-
tructura.
Exposicin general Breve descripcin de la actividad y de sus principales componentes. Metas de cada uno de los
componentes. Descripcin de las funciones principales del contratista.
Preferencias y prescripciones obligato-
rias
Descripcin de las preferencias y prescripciones obligatorias concretas. Por ejemplo, puede ser
obligatoria la utilizacin de vehculos especficamente destinados para la devolucin del mate-
rial del censo. Una preferencia puede ser la no utilizacin de subcontratistas.
Carcter privado de la informacin Se indica claramente la poltica del organismo del censo acerca del carcter privado de la infor-
macin y los requisitos en esta actividad.
Mecanismo del contrato Se describe cmo se establecer y administrar el contrato.
Remuneracin Se describe la base preferida de pago y la utilizada para solicitar cotizaciones de precios.
Informes Obligaciones bsicas de presentacin de informes.
2. Empaquetado
Ttulo Descripcin
Introduccin Se describe la actividad de empaquetamiento.
Funciones Se especifican y describen las funciones del contratista:
a) Recepcin de los materiales;
b) Almacenamiento y manipulacin;
c) Empaquetado y etiquetado;
d) Garanta de calidad;
e) Distribucin.
Calendario Calendario detallado de las actividades de empaquetado.
Obligaciones Obligaciones detalladas (por ejemplo, en materia de seguridad, etiquetado y almacenamiento).
Empaquetado Detalles del empaquetado:
a) Tipo de paquetes, por nivel de estructura;
b) Contenido de cada tipo de paquete;
c) Cantidades de cada tipo de paquete.
Informes Obligaciones detalladas de presentacin de informes.
3. Distribucin
Ttulo Descripcin
Introduccin Se describe la actividad de empaquetamiento.
Funciones Se especifican y describen las funciones del contratista:
a) Recepcin de los materiales desde el centro de empaquetado, si son diferentes;
b) Almacenamiento y manipulacin;
c) Preparacin de los envos y el etiquetado;
122
Cuadro III.5 (continuacin)
Ttulo Descripcin
d) Garanta de calidad;
e) Obligaciones de distribucin.
Calendario Calendario detallado.
Obligaciones Obligaciones detalladas (por ejemplo, en materia de seguridad de los vehculos y la obtencin de
firmas).
Transporte Informacin detallada sobre el transporte:
a) Descripcin del mtodo de entrega y obligaciones al respecto;
b) Descripcin de las prescripciones en materia de documentacin de control;
c) Descripcin de los detalles y volmenes de los envos;
d) Mtodo utilizado para indicar los nombres y direcciones del personal sobre el terreno;
e) Descripcin de las necesidades de documentacin de control;
f ) Actuacin en casos de escasez y de excedentes.
Informes Obligaciones detalladas de presentacin de informes.
4. Devolucin
Ttulo Descripcin
Introduccin Se describe la recogida del material del personal sobre el terreno y su devolucin a los centros de
procesamiento.
Funcin Se especifican y describen las funciones del contratista:
a) Recogida de los materiales del personal sobre el terreno;
b) Obligaciones en materia de seguridad;
c) Almacenamiento y manipulacin;
d) Entrega a los centros de procesamiento;
e) Cotejo de materiales;
f ) Prescripciones en materia de distribucin.
Calendario Calendario detallado.
Obligaciones Obligaciones detalladas (por ejemplo, en materia de seguridad de los vehculos y de obtencin
de firmas).
Transporte Detalles sobre el transporte:
a) Descripcin del mtodo de recogida y de las obligaciones al respecto;
b) Descripcin de las prescripciones en materia de documentacin de control;
c) Actuacin en los casos de escasez y de supervit.
Presentacin de informes Informacin detallada sobre la obligacin de presentar informes.
5. Evaluacin y precio
Ttulo Descripcin
Introduccin Se describe la forma en que se evalan las cotizaciones para el contrato.
Evaluacin de los criterios Se describen los criterios de evaluacin para cada tarea: empaquetado, distribucin y devolu-
cin.
Precios Se especifica detalladamente la manera de establecer los precios, las condiciones de pago y las
sanciones en caso de incumplimiento.
sea eficaz en funcin de los costos hay que evitar un vo-
lumen excesivo de material. Las estimaciones debern
establecer un margen razonable para imprevistos.
La base para estimar las cantidades es establecer el
nmero de productos que necesitar cada una de las
personas integrantes de la estructura de operaciones
para realizar sus tareas. Luego, esa cifra se multiplica
por el nmero de empleados de cada nivel de la estruc-
tura. As se obtiene el tamao estndar de paquete a que
se hace referencia en la seccin 6 b), infra.
Para establecer el nmero de productos que necesita
cada persona, normalmente se tiene en cuenta el volu-
men de trabajo que se debe realizar (es decir, viviendas
que se deben de censar), ms un factor de reserva. La
base es el nmero de productos que ser utilizado por
cada empadronador, supervisor, etc. Por ejemplo, para
censar 100 hogares, podran facilitarse al empadrona-
dor los siguientes productos: 110 cuestionarios del cen-
so, 110 folletos de informacin, 50 tarjetas de visita, 5
cuestionarios de informes de objecin al censo, una
cartera, un portapapeles, 2 lpices, un sacapuntas, una
tarjeta de identificacin y otros materiales, por ejem-
plo, sobres.
Como se ve en el ejemplo anterior, se incluyen algu-
nos ejemplares adicionales. La razn es que a veces el
empadronador tiene que utilizar algn cuestionario
ms en una vivienda o encuentra nuevas viviendas en la
zona de empadronamiento. Suponiendo que todos los
empadronadores deban ocuparse de 100 hogares, las
cifras de la lista anterior se multiplican por el nmero
de empadronadores para obtener el nmero total de
cuestionarios necesarios. No obstante, no es probable
que todos los empadronadores tengan el mismo nme-
ro de viviendas. Por ello, es necesario tomar una de-
cisin, quiz basada en la informacin derivada de la
actividad cartogrfica, sobre el nmero medio de vi-
viendas que corresponde a cada empadronador.
Durante el diseo de las zonas de empadronamiento
y las actividades cartogrficas, se efectuar una estima-
cin del nmero de zonas de empadronamiento y del
volumen de trabajo en cada una de ellas. Esta informa-
cin puede utilizarse para calcular cunto material va a
necesitar cada empadronador, supervisor, etc. Este m-
todo permitir prever con mayor exactitud las necesi-
dades reales.
Cuando se trata de productos sencillos (por ejemplo,
las tarjetas de visita), el costo de impresin de un n-
mero adicional de ejemplares puede resultar mnimo,
por lo que las estimaciones se pueden redondear sin
que ello repercuta demasiado en el costo total. Cuando
los productos son ms complejos (por ejemplo el ma-
nual de los empadronadores), el costo de impresin
ser ms significativo y convendra tenerlo en cuenta
para los clculos finales.
Como ocurre con las actividades de impresin, el uso
de una hoja de clculo (informatizada o tradicional)
puede ayudar a estimar las cantidades. A continuacin
se presenta un ejemplo de cmo se puede utilizar una
hoja de clculo para registrar la base de las estimacio-
nes y las cantidades totales. El primer grupo de factores
se registrara en una hoja independiente y se utilizara
como multiplicador en una segunda hoja que conten-
dra la lista de productos:
Factores
a) Nmero de zonas de empadronamiento;
b) Nmero de empadronadores (si no es el mismo
que en a));
c) Nmero de supervisores;
d) Nmero de directores regionales (directores re-
gionales adjuntos).
Las siguientes variables se registraran en relacin
con cada uno de los productos programados y se multi-
plicara por el valor pertinente:
Productos
1) Productos;
2) Nmero por zona de empadronamiento;
3) Total necesario para las tareas de empadrona-
miento (a) 2);
4) Nmero por empadronador;
5) Total necesario para los empadronadores (b)
4);
6) Nmero por supervisor;
7) Total necesario para los supervisores (c) 6);
8) Nmero por director regional (director regio-
nal adjunto);
9) Total necesario para el director regional/direc-
tor regional adjunto (d) 8)
10) Total parcial necesario (3 + 5 + 7 + 9);
11) Imprevistos (10 porcentaje), donde el por-
centaje se determina individualmente para cada pro-
ducto;
12) Total necesario (10 + 11).
123
En este modelo, algunos productos quiz no se nece-
siten en todos los niveles y deberan registrarse como
valores nulos, y por lo tanto no se agregaran al total.
Por ejemplo, los empadronadores no necesitan cues-
tionarios de solicitud para el cargo de supervisor. No
obstante, los directores regionales quiz reciban una
pequea reserva de cuestionarios del censo o sencilla-
mente algunas muestras para su propio uso.
La ventaja principal de utilizar una hoja de clculo es
que permite modificar los supuestos sobre los suminis-
tros y calcular de nuevo los totales sin ningn proble-
ma. Por ejemplo, el clculo inicial puede ser de dos
ejemplares del informe sobre casos de objecin en cada
zona de empadronamiento, pero en algn momento
quiz se llegue a concluir que el nmero es demasiado
bajo y se decida enviar un lote de 10 cuestionarios a
cada empadronador. Este cambio se puede ajustar f-
cilmente en la hoja de clculo.
6. Empaquetado
El traslado del grueso del material asociado con las
operaciones sobre el terreno conviene hacerlo con ca-
jas de cartn modulares. La forma y tamao de las cajas
debern decidirse teniendo en cuenta el tamao del
cuestionario del censo, pero sin olvidar los requisitos
en materia de seguridad e higiene en el trabajo para la
manipulacin de un material relativamente denso como
el papel. Estas mismas cajas de cartn pueden utilizarse
tambin para transportar material administrativo y de
capacitacin.
Dentro de estas cajas, los cuestionarios del censo
pueden agruparse a su vez en paquetes (por ejemplo,
lotes de 50 cuestionarios) envueltos en plstico encogi-
ble. Esto tiene la ventaja de proteger los cuestionarios y
de facilitar a los supervisores su recuento y distribucin
entre los empadronadores.
Las cajas debern sellarse para evitar la manipula-
cin indebida del contenido durante el transporte. Un
mtodo para mejorar la seguridad es transportar dos (en
algunos casos tres) cajas dentro de otra mayor. Esta l-
tima debera tener caractersticas especiales para garan-
tizar la seguridad, el almacenamiento y el transporte.
La mayor parte de los mecanismos de transporte
puestos en prctica para las operaciones sobre el terre-
no pueden estar basados en un sistema de precio por
caja. Una caja exterior que contenga dos cajas del cen-
so constituira un solo bulto a los efectos de recuento y
cobro. No obstante, no ocurra as en el caso de que el
precio fuera por kilogramo.
Conviene tambin disear las cajas de tal manera
que, una vez utilizadas en las operaciones sobre el te-
rreno, puedan utilizarse tambin para almacenar y
transportar los cuestionarios del censo en los centros de
procesamiento. Por ello, debern tener letras impresas,
con espacios reservados para que quienes se encargan
del empaquetado puedan indicar al personal de empa-
dronamiento cul es el contenido, y posteriormente
ste pueda hacer otro tanto para el personal encargado
del procesamiento. Al fabricar las cajas se puede in-
cluir tambin un sistema adicional de etiquetado para
las actividades de procesamiento.
El contenido de las cajas depender en buena parte
de cmo se suministran los materiales a los superviso-
res y, posteriormente, a los empadronadores. Hay dos
mtodos: a) a granel y b) preempaquetado.
a) Suministro a granel
En este caso, cada supervisor recibe un suministro a
granel de cada uno de los productos necesarios para los
empadronadores. Luego, el supervisor los contara y
volvera a envasar los productos necesarios para cada
empadronador. Los supervisores pueden recibir tam-
bin un nmero de cajas del censo de tipo uniforme
(vase supra) en las que podran volver a empaquetar el
material para los empadronadores.
Este mtodo tiene la ventaja de su simplicidad, pero
presenta tambin las siguientes desventajas:
a) Necesidad de que los supervisores cuenten y
vuelvan a empaquetar el material;
b) Necesidad de que la imprenta o el abastecedor
inicial empaqueten debidamente los productos;
c) Mayor nmero de cajas de diferente tamao y
forma (no estandarizadas);
d) Poca probabilidad de que los materiales estn
claramente etiquetados como pertenecientes al censo.
Una tarea fundamental para el rea de gestin del
censo cuando se utiliza este mtodo es garantizar el su-
ministro coordinado de los diferentes productos a tra-
vs de un rea de concentracin. Debera evitarse el su-
ministro directo desde la imprenta a los supervisores,
tanto por razones de gestin como de calidad.
b) Preempaquetado
Este mtodo consiste en empaquetar el material en
un centro nico o en varios pequeos centros. Supone
124
la preparacin de paquetes de material para los empa-
dronadores y personal de rango superior. Una posibili-
dad es hacer paquetes modulares diseados de tal ma-
nera que contengan todos los materiales necesarios
para empadronar un determinado nmero de hogares.
Con este mtodo, lo nico que tiene que hacer el super-
visor es calcular cuntos paquetes va a necesitar el em-
padronador, en vez de contar y volver a empaquetar los
materiales para cada empadronador. Otra ventaja es
que se utilizan desde el comienzo, de forma ms con-
trolada, las cajas estandarizadas del censo.
El contenido de los paquetes es determinado previa-
mente por el organismo del censo, y cuando sea posible
debera aplicarse el concepto de contenido uniforme.
Ello simplifica el proceso de empaquetado y, por lo
tanto, es probable que permita una mayor eficiencia y
precisin en la entrega de los suministros. El contenido
uniforme significa simplemente que cada tipo de pa-
quete contiene el mismo nmero de cada uno de los
productos.
Puede haber varios tipos de paquete. Por ejemplo, el
contenido puede ser el material que se va a utilizar para
censar las viviendas en las reas urbanas, las viviendas
en las reas rurales o las personales que se encuentran
en viviendas especiales; por otro lado, un paquete pue-
de contener el material para que un supervisor pueda
contratar y capacitar empadronadores.
La diferencia en los tipos de paquetes depender de
la base de empadronamiento, de la mayor o menor po-
sibilidad de preparar paquetes de contenido uniforme
en relacin con el tamao de la zona de empadrona-
miento y el tamao del pas. Las principales ventajas de
este mtodo son la uniformidad del suministro, la me-
nor carga de recuento y reenvasado para los superviso-
res y la apariencia uniforme de los materiales del censo.
7. Funcin de gestin del organismo del censo
La funcin del organismo del censo en lo que respec-
ta al envo y devolucin del material consiste sobre
todo en una labor de enlace y supervisin. En general,
el contratista se relaciona directamente con los admi-
nistradores regionales y los supervisores para concertar
la distribucin o recogida del material. El organismo
del censo interviene normalmente estableciendo enla-
ces entre el contratista y el personal sobre el terreno
en las primeras fases de la operacin o si el personal so-
bre el terreno o el contratista tienen algn problema es-
pecial.
El personal de gestin del organismo del censo debe-
ra reunirse frecuentemente con el contratista para exa-
minar las operaciones y los mecanismos de enlace. Este
personal deber visitar tambin los centros de empa-
quetado para familiarizarse con su funcionamiento.
Parte de la planificacin de la operacin deber con-
sistir en establecer mecanismos que permitan al perso-
nal de gestin del organismo del censo supervisar la en-
trega y devolucin de los materiales. En particular,
cuando se recoge el material de los supervisores, el per-
sonal de gestin debera mantener una estrecha vigilan-
cia de lo que est ocurriendo sobre el terreno, ya que se
trata del transporte de los cuestionarios del censo com-
pletados.
8. Envo y devolucin del censo por correo
Hay varias cuestiones importantes que se deben con-
siderar con respecto a las tareas de distribucin y devo-
lucin cuando el sistema utilizado es el correo. En lo
que respecta al envo, hay que tener en cuenta los si-
guientes elementos:
a) Una lista completa y precisa de las direcciones
de todo el pas;
b) Infraestructura del servicio postal en todo el
pas;
c) Costo.
En la mayor parte de los pases, no se dispone de lis-
tas completas de direcciones, lo que puede dar lugar a
un empadronamiento incompleto.
Incluso en los pases donde la mayora de la pobla-
cin cuenta con un servicio eficaz de correo y se adopta
ste como procedimiento normal, puede haber algunas
regiones en las que este mecanismo resulte poco viable.
Como ejemplo cabe citar las zonas rurales remotas y
los campamentos de ocupantes ilegales. En esas zonas,
debern utilizarse procedimientos especiales.
Debido a la falta de listas completas de direcciones,
algunos pases han adoptado un sistema mixto: el em-
padronador distribuye los formularios y los declarantes
los devuelven por correo. Las cuestiones asociadas con
la distribucin de los cuestionarios se examinan en las
secciones precedentes. Para que el componente de de-
volucin por correo funcione eficientemente, la estruc-
tura postal debe ser capaz de manejar el volumen de co-
rreo generado por esta operacin y hacerlo en un plazo
aceptable. Debera establecerse un acuerdo formal en-
tre el organismo de estadstica y la organizacin pos-
125
tal. Las cuestiones que deben considerarse al planificar
la devolucin por correo son las siguientes:
a) Tamao del cuestionario;
b) Peso;
c) Costo por unidad;
d) Carcter confidencial y seguridad de los cues-
tionarios.
Los cuestionarios pueden devolverse directamente al
centro o centros de procesamiento o a los centros regio-
nales de devolucin especficamente establecidos para
recibir inicialmente los cuestionarios del censo cuando
los declarantes los devuelven por correo. En ambos ca-
sos, los cuestionarios recibidos debern cotejarse con
los libros de registro del empadronador, y debern esta-
blecerse los procedimientos que habr que seguir poco
despus del da del censo para aclarar qu ha ocurrido
en los casos en que no se ha recibido respuesta en
particular, comprobar que las personas no se han des-
plazado a otro lugar y para cumplir los calendarios
de procesamiento.
Como instrumento bsico para este proceso de con-
ciliacin, en los cuestionarios y en los libros de registro
del empadronador podran utilizarse identificadores de
cdigo de barras.
Si en el proceso de devolucin por correo las tasas de
respuesta son inferiores a lo previsto, los empadrona-
dores debern intensificar las operaciones posteriores
de seguimiento. Ello repercutir negativamente tanto
en el presupuesto como en el calendario del censo.
E. SEGUIMIENTO DE LAS OPERACIONES
SOBRE EL TERRENO
1. Introduccin
La clave del xito en el seguimiento de las operacio-
nes es un sistema eficiente y pertinente de informacin
sobre la gestin. No obstante, la recogida de informa-
cin sobre la gestin para esta actividad resulta difcil
debido al gran nmero de personal sobre el terreno y al
hecho de que este personal se encuentra con frecuencia
muy disperso. Por ello, es importante velar por que la
informacin recogida sea realmente necesaria y se uti-
lice de forma constructiva en la gestin de las operacio-
nes. La informacin puede recopilarse y transmitirse
con diversos mtodos (por ejemplo, telfono, fax o co-
rreo electrnico). Las cuestiones mencionadas en esta
seccin son vlidas para cualquiera de esos mtodos.
Dado el carcter de las operaciones sobre el terreno,
la informacin sobre la gestin puede tardar cierto
tiempo en obtenerse y en llegar al usuario deseado. Si
se considera que la informacin no puede adquirirse en
un marco cronolgico razonable, en otras palabras,
que no se va a poder utilizar de manera eficaz, sera me-
jor no recopilarla. Otra posibilidad sera revisar y reor-
ganizar el tipo de informacin o el grado de detalle de
la misma.
Una consideracin importante es que una informa-
cin no muy abundante pero vlida es ms til que una
informacin muy cuantiosa pero deficiente o incom-
pleta. La informacin debera poder utilizarse de mane-
ra eficaz; de lo contrario, no tiene mucho sentido obte-
nerla.
Algunos pases dotan a todas las oficinas regionales
de computadora, impresora, telfono y fax. Se estable-
cen centros de servicios con una lnea directa especial
para el censo a travs de la cual se reciben las consultas
del pblico y del personal sobre el terreno. La oficina
central del organismo del censo recibe las consultas, el
personal con cargos importantes dentro de la operacin
del censo las examina y enva por fax la respuesta al
destinatario. Algunas veces, la respuesta a una consulta
sobre un punto importante se distribuye a todas las ofi-
cinas sobre el terreno.
2. Planificacin de un sistema de informacin
sobre la gestin
La planificacin de un sistema de informacin sobre
la gestin para las operaciones sobre el terreno debera
incluir los siguientes pasos:
a) Efectuar una lista de todos los posibles temas
tiles de informacin, por ejemplo, el nmero de solici-
tudes recibidas para los puestos relacionados con las
operaciones, las fechas de comienzo y final de la capa-
citacin y el nmero de viviendas entrevistadas o em-
padronadas. Cuando sea posible, convendr tener datos
de referencia para poder establecer comparaciones, por
ejemplo, el nmero de cargos disponibles en compara-
cin con el nmero de solicitudes recibidas.
b) Examinar cmo y cundo se puede recopilar
cada una de los temas;
c) Analizar cmo se va a utilizar cada uno de los te-
mas y quin lo va a hacer. Por ejemplo, la informacin
sobre la escasez de solicitudes podra utilizarse para
emprender una iniciativa que permita utilizar diferen-
tes medios para atraer ms candidatos;
126
d) Examinar el valor y utilidad de cada uno de los
temas a fin de reducir la lista a un mnimo de temas
considerados imprescindibles o muy convenientes. Los
aspectos que se consideran de valor secundario debe-
ran incluirse nicamente si el costo es marginal y la in-
formacin puede utilizarse al menos en cierto sentido
para la evaluacin;
e) Incorporar la lista final en los planes de trabajo
pertinentes.
Los tipos de informacin que debern considerarse
como parte del sistema de informacin sobre la gestin
deben ayudar a los administradores a a) conseguir que
las operaciones procedan de acuerdo con el calendario
previsto; b) responder a los problemas de relaciones
pblicas; c) velar por que el personal sobre el terreno
sea remunerado debidamente y a tiempo; d) adminis-
trar el presupuesto, y e) evaluar la eficacia y eficiencia
de la operacin.
El carcter de la informacin que se puede recopilar
vara segn los casos. Puede incluir los siguientes ele-
mentos:
a) Fecha o fechas de comienzo o conclusin de ac-
tividades concretas;
b) Nmero o cantidad, por ejemplo, el nmero de
viviendas entrevistadas o empadronadas;
c) Volumen, por ejemplo, porcentaje de empadro-
namiento ya realizado;
d) Situacin, por ejemplo, indicando si una activi-
dad est incompleta, comenzada o terminada;
e) Tipo y nmero de llamadas al servicio de con-
sultas por telfono (incluido el nmero de determina-
dos tipos de llamadas).
La informacin puede resultar necesaria en diferen-
tes niveles de la jerarqua de gestin. Por ejemplo, el
nmero de candidatos podra sealarse por regiones,
mientras que el grado ms o menos avanzado de una
actividad podra hacerse por reas. Ello depende en
gran medida de quin va a utilizar la informacin y con
qu nivel de detalle.
3. Cmo recopilar la informacin sobre la gestin
La respuesta depende en gran medida de la infraes-
tructura de comunicaciones a disposicin del organis-
mo del censo y del personal y de los administradores de
operaciones temporales. Puede transmitirse informa-
cin entre los diferentes niveles de gestin de las ope-
raciones y el organismo del censo en las formas si-
guientes:
a) Electrnicamente (correo electrnico, fax o te-
lfono);
b) Por servicio postal;
c) Con la devolucin del material del censo en gran
escala.
La utilizacin de cada tipo de transmisin impondr
sus propios requisitos en lo que respecta al estilo de la
informacin presentada. Por ejemplo, en el correo elec-
trnico y en el fax se puede utilizar un cuestionario es-
tndar concebido para ese fin. La transmisin telefni-
ca quiz exija que el destinatario utilice un cuestionario
que permita facilitar la recepcin de la informacin
verbal y aumentar la eficacia de los operadores telef-
nicos. Para poder devolver la informacin mediante
servicio postal, quiz sea necesaria la posibilidad de re-
tirar las pginas duplicadas sencillas de los libros de
gestin.
La urgencia relativa de algunos tipos de informacin
puede imponer el mtodo que se va a utilizar. Por ejem-
plo, la informacin necesaria para pagar al personal
temporal de operaciones quiz deba transmitirse me-
diante correo o en forma electrnica, en vez de esperar
a que llegue al centro de procesamiento el material del
censo.
En algunos casos, pueden utilizarse distintos mto-
dos para hacer llegar la informacin desde los empa-
dronadores hasta las oficinas del censo. Por ejemplo,
un empadronador puede presentar un informe verbal a
su supervisor, que luego podra utilizar el telfono para
enviar un informe consolidado a la oficina regional,
donde se preparara un informe por correo electrnico
para la oficina central.
Estos factores deben considerarse en el contexto del
pas concreto. Lo que funcione en uno no tiene que dar
buenos resultados necesariamente en los dems.
4. Por dnde comenzar
Como en toda actividad del censo, no es posible pla-
nificar el sistema de informacin sobre la gestin para
las operaciones sobre el terreno como una sola tarea
aislada. Habr que considerar las necesidades de infor-
macin en cada rea de las operaciones, identificar las
relaciones mutuas y consolidar los requisitos en un
plan. La fase de consolidacin deber incluir conversa-
127
ciones con otras partes interesadas de la fase de opera-
ciones.
Las necesidades de informacin pueden expresarse
inicialmente en forma de preguntas. Luego, podran
extraerse los datos pertinentes analizando las pregun-
tas. Por ejemplo, en la respuesta a la pregunta Ha re-
cibido capacitacin todo el personal sobre el terreno?,
la informacin necesaria sera una comunicacin de los
administradores de operaciones sobre el personal que
haba recibido o no haba recibido capacitacin. A su
vez, ello podra registrarse en el libro de control del di-
rector de operaciones indicando la fecha en que termi-
n la capacitacin (una fecha indicara s y la ausen-
cia de fecha equivaldra a no).
El mtodo basado en las preguntas puede ser til en
las sesiones de planificacin para comenzar a formular
ideas y supuestos: Qu ocurrira si...? Un pequeo
grupo de personas de las reas de las partes interesadas
podra celebrar debates sobre las preguntas a las que
deben dar respuesta. Las preguntas se escriben a lo lar-
go de toda la sesin y luego se revisan. Con esta revi-
sin comienza el proceso encaminado a establecer
prioridades y a determinar cules son los datos real-
mente necesarios.
5. Qu tipo de informacin se debe recopilar
En esta seccin se incluye una relacin de las reas
del sector de operaciones y los tipos de informacin
sobre la gestin que se pueden recopilar. No se trata de
un empadronamiento exhaustivo, pero puede ser til
como punto de partida para la planificacin. Para obte-
ner informacin ms detallada sobre aspectos concre-
tos del censo conviene ponerse en contacto con otros
organismos de estadstica, en particular los que presen-
tan una infraestructura y caractersticas semejantes y
que hayan realizado recientemente un censo.
a) Presupuesto
En las operaciones sobre el terreno, una parte signifi-
cativa del presupuesto del censo se dedica normalmen-
te a los salarios del personal temporal de operaciones.
Adems, una proporcin elevada de este gasto se con-
centra en el breve perodo del empadronamiento. En
consecuencia, en general es poco lo que se puede hacer
en ese momento para resolver las dificultades presu-
puestarias.
Por ello, los datos de informacin sobre la gestin
deben recopilarse con la suficiente antelacin para ga-
rantizar que haya fondos suficientes para realizar la la-
bor. El personal de categora superior (en particular los
directores regionales y supervisores) debera realizar
una evaluacin de la carga de trabajo en sus reas res-
pectivas antes de que comience el proceso de empadro-
namiento, a fin de identificar y resolver los posibles
problemas. Luego debe encargarse de conseguir que su
personal se mantenga dentro de los lmites presupues-
tarios.
b) Mapas y listas de hogares
El rea cartogrfica sirve de base para la mayor parte
de la planificacin logstica de las operaciones sobre el
terreno, as como para obtener los detalles fundamenta-
les sobre el nmero de zonas de empadronamiento y su
tamao estimado. En algunos casos, la cartografa se
realizar antes que el listado de hogares, si es que llega
a llevarse a cabo. En otros casos, quiz se realice al
mismo tiempo que las listas o incluso despus.
Si se realiza una actividad cartogrfica aprovechan-
do el trabajo sobre el terreno llevado a cabo para prepa-
rar las listas de hogares, es probable que la informacin
sobre la gestin obtenida sea vlida para las actividades
posteriores del censo. Por ejemplo, la informacin so-
bre el nmero estimado de hogares de cada zona de em-
padronamiento se agregara en funcin de los niveles
de gestin y servira para comprobar que se est distri-
buyendo material suficiente a cada una de las reas. El
nmero efectivo de lotes de trabajo puede utilizarse
para controlar el presupuesto.
La cartografa y el listado de hogares suelen ser una
iniciativa de gran magnitud que requiere un tiempo
considerable. Por ello, el trabajo debera programarse y
las necesidades de informacin sobre la gestin debe-
ran gestionarse de tal manera que sea posible incorpo-
rar paquetes de informacin al sistema de informacin
sobre la gestin (vase la seccin C del captulo II).
Los apartados de informacin sobre la gestin toma-
dos de las actividades de cartografa y listado de hoga-
res pueden ser, entre otros, los siguientes:
a) Nmero de zonas de empadronamiento;
b) Nmero de reas de gestin;
c) Nmero estimado de hogares de cada zona de
empadronamiento;
d) Nmero estimado de posibles necesidades de
viaje;
e) Informacin acerca de las reas problemticas.
128
c) Logstica
La logstica es otra rea fundamental para las acti-
vidades iniciales de elaboracin de modelos de infor-
macin sobre la gestin. La informacin acerca del n-
mero de lotes de trabajo puede servir para determinar
el volumen de material necesario para realizar el em-
padronamiento, que a su vez se puede utilizar para de-
terminar el volumen total de impresin. Estas estima-
ciones estn disponibles desde las primeras fases de
planificacin, por lo que permitirn calcular con preci-
sin el costo de los materiales. Adems, pueden contri-
buir a preparar un calendario realista de actividades
como las de impresin y transporte. Los centros de pro-
cesamiento pueden utilizar tambin estas estimaciones
para prepararse para el volumen estimado de material,
as como para calcular el nmero de lotes de trabajo y
registros que habr que procesar.
La informacin sobre gestin basada en la logstica
comprende tres grandes reas:
a) Adquisicin y preparacin del material;
b) Distribucin del material a granel en los lugares
de operaciones y entre los empadronadores;
c) Devolucin del material desde el lugar de las
operaciones hasta el centro de procesamiento.
La adquisicin y preparacin de material para la in-
formacin sobre la gestin puede incluir los siguientes
componentes:
a) Nmero de materiales solicitados y recibidos
(por ejemplo, nmero de cuestionarios del censo im-
presos);
b) Fecha de recepcin de los materiales;
c) Volumen del material y fecha de preparacin
(empaquetado, libros de gestin y mapas);
d) Volumen del material y fecha de distribucin y
recepcin de cada una de las reas de gestin;
e) Volumen de material adicional solicitado (para
la evaluacin);
f ) Nmero de cuestionarios que, segn las previ-
siones, llegarn por correo (en su caso) procedentes del
libro de registro de los empadronadores.
El mtodo de empaquetado del material determinar
las unidades de cuantificacin (vase la seccin D, su-
pra). En lo que respecta a las tareas de distribucin y
devolucin, la informacin ms importante es la fecha
para la que deben terminarse esas tareas en las distintas
reas geogrficas.
d) Contratacin
La informacin de la gestin sobre la contratacin
tiene como finalidad permitir a los administradores del
censo garantizar que hay aspirantes suficientes para se-
leccionar candidatos idneos para todos los cargos.
Cuanto mayor sea el nmero de solicitantes mayor ser
la posibilidad de conseguir personal sobre el terreno de
alta calidad.
Los apartados especficos de informacin sobre la
gestin pueden ser los siguientes:
a) Nmero de cargos disponibles, desglosados por
rea de gestin (tomados del sistema cartogrfico);
b) Nmero de solicitudes recibidas, por da (duran-
te el perodo de contratacin);
c) Nmero de solicitudes consideradas inicialmen-
te como aceptables (cuando las circunstancias lo per-
mitan).
Durante la actividad de contratacin deber hacerse
hincapi en la informacin que permita a los adminis-
tradores resolver los problemas de escasez de solicitan-
tes en reas concretas.
e) Capacitacin
Un requisito fundamental para el xito del censo es
contar con empadronadores debidamente capacitados.
La informacin sobre la capacitacin se refleja en los
informes de los supervisores y de los administradores,
en los que deben confirmar que la capacitacin se ha
llevado a cabo antes de que el personal comience la la-
bor de empadronamiento.
Entre los temas concretos de informacin sobre la
gestin figuran la fecha en que concluy la capacita-
cin y el nmero de personal capacitado.
f ) Operacin
La informacin para apoyar, y posteriormente eva-
luar, la operacin realizada se obtiene sobre todo de los
registros creados por el personal sobre el terreno o el
personal de servicios de consulta. En algunos casos, la
informacin puede recibirse a tiempo para responder
con acciones oportunas (por ejemplo, las llamadas de
los jefes de hogar para informar que no se han recibido
los cuestionarios o que no se ha presentado el empadro-
nador). No obstante, la mayor parte de la informacin
obtenida durante la operacin se utiliza para ulteriores
actividades de evaluacin.
129
Gran parte de la informacin se obtiene de los libros
de control y de otros registros (por ejemplo, compro-
bantes de empaquetado) que se reciben desde el terreno
de operaciones. El objetivo es garantizar que la infor-
macin registrada sea til. Aun cuando la informacin
llegue demasiado tarde para poder adoptar medidas co-
rrectoras, puede servir para informar al centro de pro-
cesamiento acerca de posibles problemas en la calidad
de los datos. Puede evaluarse tambin ms tarde para
mejorar las operaciones en los censos futuros.
g) Relaciones pblicas y servicios de consulta
En los casos en que se ofrece un servicio para que el
pblico pueda llamar a la oficina del censo, la informa-
cin sobre la gestin que se puede obtener es suma-
mente valiosa. Estos servicios revisten una utilidad es-
pecial cuando la recopilacin se lleva acabo mediante
el sistema de autoempadronamiento, ms que con en-
trevistas.
En algunos casos, este servicio permite adoptar me-
didas correctoras, mientras que en otros puede alertar a
los administradores del censo acerca de la necesidad de
dar mayor publicidad al censo.
Las llamadas a este servicio deberan archivarse, acom-
paadas de cierta informacin bsica en la que se podrn
incluir los siguientes aspectos: a) momento en que se pro-
dujo la llamada; b) lugar desde donde se llam (zona de
empadronamiento o de gestin), y c) razn de la llamada.
Los motivos por los que se efectan las llamadas deberan
controlarse para detectar la existencia de posibles proble-
mas que requieran medidas correctoras.
F. GARANTA DE CALIDAD PARA LAS OPERACIONES
SOBRE EL TERRENO
1. Introduccin
La garanta de calidad durante las operaciones sobre
el terreno tiende a identificar cules son los empadro-
nadores que pueden presentar problemas ms que los
errores sistemticos o de proceso. Ello se debe a la bre-
ve duracin de la actividad de empadronamiento y al li-
mitado margen existente para mejorar este proceso una
vez que ha comenzado.
Las estrategias esbozadas en las secciones siguientes
permitirn identificar esos empadronadores. No obs-
tante, tambin harn posible una evaluacin despus
del empadronamiento, de manera que se puedan intro-
ducir mejoras en los censos futuros. Estas estrategias
de garanta de calidad pueden aplicarse tambin en las
pruebas realizadas antes del censo, a fin de poder resol-
ver los problemas detectados antes de que sea demasia-
do tarde.
En la seccin 3 se supone que el censo se realiza me-
diante entrevistas. Los pases que utilicen el sistema de
autoempadronamiento y de entrega y recogida debern
adaptar esa seccin para fijarse sobre todo en los elemen-
tos relacionados con la toma de contacto con quienes van
a rellenar el cuestionario y omitir las partes relacionadas
especficamente con las entrevistas. Las secciones 4 a 6
son vlidas para los mtodos basados tanto en la entrevis-
ta como en el autoempadronamiento.
El margen para las actividades de garanta de calidad
en las operaciones sobre el terreno es ms limitado
cuando la entrega y devolucin de los cuestionarios se
hace mediante el servicio postal.
En esta seccin se insiste sobre todo en la garanta de
calidad realizada por los supervisores acerca de las la-
bor de los empadronadores. En teora, los administra-
dores quiz deseen tambin realizar comprobaciones
ocasionales de la labor de los supervisores. No obstan-
te, se reconoce que, en la realidad, debido a otras pre-
siones de trabajo, los administradores pueden encon-
trar dificultades para realizar ese tipo de actividad.
2. Funcin de los supervisores
Los supervisores desempean un papel fundamental
en lo que respecta a la evaluacin y revisin del desem-
peo de los empadronadores y, en ltimo trmino, en la
calidad del censo. El supervisor es tambin un vnculo
importante para la evaluacin de los procedimientos, la
130
Comprobacin de errores en una muestra
del 10 por ciento
Durante el censo de Kirguistn de 1990 se llev a cabo
una comprobacin de control en una muestra del 10 por
ciento para comprobar si la cobertura era completa.
Los supervisores, junto con los empadronadores, de
conformidad con su calendario, realizaron visitas de con-
trol. Adems de uno de cada 10 hogares, el control inclu-
y las viviendas sobre las que se haban formulado inte-
rrogantes durante la comprobacin de control de los
cuestionarios en los casos en que las cifras finales no
coincidan con los datos preliminares.
FUENTE: Comit Nacional de Estadstica de Kirguistn.
documentacin y la capacitacin, en lo que se refiere a
las pruebas del censo.
La adopcin de sistemas de garanta de calidad y la
recopilacin y anlisis de informacin cuantitativa per-
miten documentar un aspecto importante de la calidad
general del censo. En algunos casos problemticos, es-
tas comprobaciones pueden permitir adoptar medidas
correctoras antes de que se devuelvan los cuestiona-
rios. Adems, ofrecen a la administracin del censo in-
formacin acerca de la calidad del empadronamiento.
Estas comprobaciones de garanta de la calidad du-
rante el empadronamiento constituyen una valiosa in-
formacin despus del censo. Esta informacin puede
utilizarse para informar al rea de procesamiento acer-
ca de los posibles problemas, adems de contribuir a
evaluar el empadronamiento.
Los supervisores deben estar debidamente capacitados
en los procedimientos necesarios para la garanta de la ca-
lidad acerca de la labor de los empadronadores y conocer
a fondo los procedimientos de empadronamiento.
Obviamente, los supervisores deben realizar una la-
bor importante de supervisin. No obstante, el material
contenido en la presente seccin se concentra sobre
todo en su contribucin a la garanta de calidad.
Los detalles sobre los procesos de garanta de calidad
debern incluirse en la gua o manual del supervisor.
Los entrevistadores debern estar tambin informados
de que se van a aplicar procedimientos de garanta de
calidad. Ello tiene la ventaja adicional de confirmar a
los entrevistadores la necesidad de adoptar todos los
procedimientos y de que su supervisor les ayudar a
comprobar su labor.
Durante la capacitacin, los supervisores debern
hacer hincapi en que, adems de ser un medio de ga-
ranta de calidad, estas comprobaciones tienen como fi-
nalidad ayudar a los empadronadores a familiarizarse
rpidamente con su labor. Cuando se detecten proble-
mas significativos, el supervisor deber determinar si
el entrevistador necesita ms capacitacin para superar
esos problemas.
La funcin de un supervisor es a) ofrecer nuevas ac-
tividades de capacitacin a aquellos empadronadores
que las necesiten despus del curso de capacitacin ini-
cial; b) mejorar el desempeo de los empadronadores
con orientaciones prcticas; c) prestar apoyo y aliento;
d) convertirse en punto de contacto, de comunicacin
abierta y de observaciones acerca de la labor realizada;
e) realizar las tareas de garanta de la calidad de la labor
de los empadronadores, y f ) garantizar la aplicacin de
las mejoras recomendadas.
En la prctica, el supervisor tiene la misin de a) com-
probar que el empadronador ha examinado los mapas y
la lista de hogares antes de comenzar a trabajar; b) ob-
servar las presentaciones a una muestra de jefes de
hogar; c) observar la realizacin de una muestra de cues-
tionarios; d) observar una muestra de la labor de revi-
sin del empadronador; e) efectuar comprobaciones de
una muestra de viviendas para garantizar que los empa-
dronadores han visitado realmente los hogares y com-
pletado los cuestionarios, y f ) informar a los adminis-
tradores acerca de los progresos conseguidos en las
comprobaciones de garanta de la calidad y sobre los
nuevos temas que se vayan presentando en relacin con
la garanta de la calidad.
Los supervisores deben cerciorarse de que estable-
cen una relacin positiva con los empadronadores. De-
ben adems conseguir un ambiente de confianza de-
mostrando que saben escuchar, hacerse cargo de la
situacin y facilitar la comunicacin a los empadrona-
dores. Las conversaciones no deberan comenzarse ni
realizarse en un tono amenazador. Los supervisores de-
bern ofrecer tambin a los empadronadores la oportu-
nidad de hacer preguntas o formular observaciones.
En lo que respecta a la labor de los empadronado-
res, la garanta de calidad puede realizarse de cuatro
maneras:
a) Observar las entrevistas durante el empadrona-
miento;
b) Controlar los hogares ya empadronados;
c) Comprobar la cobertura de la zona de empadro-
namiento;
d) Comprobar los cuestionarios del censo ya com-
pletados.
En las siguientes secciones se examinan detallada-
mente estas cuatro opciones.
3. Observacin de las entrevistas
La observacin de los entrevistadores sobre el terre-
no se lleva a cabo normalmente en las primeras fases
del perodo de empadronamiento, y con menos fre-
cuencia en los momentos finales del proceso. Este sis-
tema de observacin tiene como finalidad comprobar si
el entrevistador ha seguido todas las instrucciones esta-
blecidas en el manual y en la capacitacin. En parte,
constituye una especie de capacitacin en el trabajo.
131
132
Informe sobre entrevistas observadas
Supervisor:
Entrevistador:
Nombre del distrito/regin:
Nmero de referencia de la zona de empadronamiento:
Nmero del hogar:
Tipo de hogar:
Cuestiones administrativas
Realizado
correctamente No realizado Observaciones
1. Comprobacin de las listas de zonas de empadronamiento
2. Organizacin de los documentos
3. Transferencia de los nmeros de referencia
4. Seleccin de la casa adecuada
5. Relacin con el hogar
6. Cobertura de los residentes habituales
7. Cobertura de los visitantes
8. Contacto con el el jefe de hogar
Rellenado del cuestionario (en cada hogar)
Nmero de personas
Preguntas/investigacin 1 2 3 4 5 6 7 8 Total
Exactamente como se haba formulado
Cambio de frmula, con el mismo significado
Cambio de frmula con significado diferente
No se ha preguntado; se llega a la respuesta por deduccin
Investigacin/aclaracin adecuadas
Habra sido aconsejable una sugerencia, pero no se ha hecho
Sugerencia incorrecta o que puede condicionar la respuesta
Utilizacin adecuada de las tarjetas de sugerencias
Preguntas en los casos en que el entrevistador tuvo dificultades
Srvase facilitar informacin detallada al respecto:
Observaciones sobre las presentaciones, explicaciones ofrecidas y comentarios finales
Muy bien Bien Necesita mejorar
Faciltese informacin detallada:
Observando las entrevistas se podr comprobar si los
entrevistadores a) siguen las instrucciones sobre la ma-
nera de completar los cuestionarios; b) comprenden los
conceptos y definiciones bsicas; c) hacen las pregun-
tas correctas de la manera adecuada; d) pueden estable-
cer una buena relacin con los entrevistados, y e) regis-
tran las respuestas correctamente.
Cuando los supervisores observen a los entrevistado-
res, debern realizar un informe sobre entrevistas obser-
vadas. Podra utilizarse para ello el modelo siguiente:
a) Preparacin
Los entrevistadores deben saber que, antes de cual-
quier visita, una vez que se hayan presentado al jefe de
hogar, debern presentar al supervisor, indicando que
es la persona que se encarga de la garanta de calidad.
En general, los supervisores deben tratar de pasar de-
sapercibidos. No obstante, sobre todo cuando llegue
el momento del empadronamiento, quiz se vean obli-
gados a intervenir para evitar que se omitan algunas
preguntas o que se formulen indebidamente.
Antes de realizar ninguna de las entrevistas supervi-
sadas, el supervisor deber hacer lo siguiente:
a) Completar la capacitacin de todos los entrevis-
tadores;
b) Concertar con cada entrevistador una entrevista
en un tiempo y lugar conveniente para ambos;
c) Garantizar que haya tiempo suficiente entre las
citas, sobre todo en las zonas rurales donde el tiempo
de desplazamiento pudiera ser considerable;
d) Ocuparse de que haya un juego completo de to-
dos los cuestionarios necesarios, en particular los cues-
tionarios del censo y los informes sobre entrevistas ob-
servadas;
e) Comprobar que cuentan con manuales y guas
para los entrevistadores y supervisores.
Los supervisores deben comprobar que los entrevis-
tadores estn ejerciendo su labor correctamente. Eso
implica, por ejemplo, que el entrevistador a) se rene
con el supervisor en el momento convenido; b) tiene el
equipo y cuestionarios adecuados; c) ha organizado y
preparado el material para comenzar las entrevistas, y
d) ordena los cuestionarios completados, sin mezclar
unos con otros.
b) Tcnica para las entrevistas
Una buena presentacin en el umbral del hogar ayu-
dar a los entrevistadores a conseguir una reaccin po-
sitiva y es muy probable que ayude a obtener una res-
puesta precisa a todas las cuestiones de inters. Al rea-
lizar las entrevistas, debern a) asegurarse de que reco-
nocen y entrevistan al jefe del hogar (salvo en los casos
en que se entreviste a todas las personas); b) respetar
las costumbres y normas de educacin vigentes en el
pas o regin correspondiente; c) explicar el censo y
cunto durar la entrevista; d) conseguir con habilidad
que las respuestas se cian al tema; e) organizar la en-
trevista de manera que el entrevistado tenga tiempo
para reflexionar, pero evitando tambin prdidas de
tiempo; f ) valorar la situacin del hogar desde la puer-
ta; g) ser lo bastante flexible como para volver en una
hora ms adecuada; h) mantener una actitud amistosa
pero al mismo tiempo positiva y profesional, e i) dar
muestras de preparacin e informacin y no desviarse
del tema.
En su evaluacin, el supervisor indicar que el entre-
vistador necesita mejorar si se omiten algunos de los
elementos citados. Es importante tambin que los en-
trevistadores abandonen el hogar con una actitud posi-
tiva y amistosa, ya que pueden tener que regresar a re-
coger informacin adicional ms adelante.
c) Alcance y cobertura
El supervisor debera comprobar que el entrevistador
hace las preguntas adecuadas para determinar quines
se deben incluir o no en el censo. Si bien es cierto que
normalmente se incluyen la mayor parte de las perso-
nas del hogar, es preciso aplicar atentamente las nor-
mas de cobertura sobre quines deben incluirse o no.
Por ejemplo, si el censo est basado en el lugar de resi-
dencia habitual, los supervisores deben comprobar si
los entrevistadores han incluido nicamente a los resi-
dentes habituales. De la misma manera, si estn exclui-
dos del censo algunos grupos especiales de poblacin
(por ejemplo, los visitantes extranjeros), el supervisor
debe comprobar que no se han incluido las personas de
estos grupos.
d) Cmo rellenar el cuestionario del censo
En lo que respecta a la formulacin de las preguntas
los supervisores deben proponerse tres prioridades:
a) Identificacin y registro de los posibles errores;
b) Registro de la formulacin inicial de las pre-
guntas;
c) Registro de la respuesta a las preguntas.
133
En un censo basado en entrevistas, el principio bsi-
co es que se haga a todos la misma pregunta y de la mis-
ma manera. Este planteamiento es necesario para que
pueda haber cierta coherencia en todo el pas y para ga-
rantizar la exactitud de los datos. Los entrevistadores
deben leer las preguntas tal como estn formuladas y
no fiarse de su propia memoria. Los supervisores deben
destacar la importancia de este sistema y valorar expre-
samente en sus informes los comportamientos observa-
dos en este sentido.
Los supervisores deben asistir a cada entrevista con
su propio ejemplar del cuestionario del censo y tomar
nota de los casos en que el entrevistador a) se ha ale-
jado de las redaccin exacta de la pregunta; b) ha olvi-
dado alguna pregunta o ha hecho preguntas indebidas;
c) ha orientado incorrectamente las respuestas, y/o d) ha
registrado una informacin insuficiente.
En el informe sobre entrevistas observadas deber
sealarse el nmero de veces en que cada persona ha
cometido uno de esos errores.
Para puntuar cada una de las preguntas podra utili-
zarse la siguiente escala:
a) Palabras textuales. El entrevistador hace exac-
tamente la misma pregunta que figura por escrito, quiz
aadiendo nicamente palabras como y o bien.
b) Modificacin del texto, sin cambiar el significa-
do. El entrevistador aade palabras, aunque los cam-
bios son mnimos y en cualquier caso no alteran el sig-
nificado real. Los supervisores podran registrar estas
palabras adicionales, ya que sern de gran valor para
comprobar los procedimientos de evaluacin;
c) Cambian las palabras y el significado. Esta ca-
tegora deber utilizarse si se aaden o se omiten pala-
bras, con el resultado de que cambia el significado ori-
ginal. Por ejemplo, si se omitieran las palabras 12
ltimos meses de la pregunta pertinente, habra cam-
biado todo el significado de la pregunta, y sera el en-
trevistado quien tendra que interpretar lo que significa
el trmino actividad habitual. Una vez ms, los su-
pervisores deberan registrar en sus informes las pala-
bras utilizadas por el entrevistador;
d) No se hace la pregunta, y las respuestas se ob-
tienen por deduccin. Esta categora deber utilizarse
si los entrevistadores consideran que no tienen que ha-
cer la pregunta porque opinan que ya saben la respuesta
o, quiz, se olvidaron de hacer la pregunta. Los super-
visores debern sealar las preguntas donde ha ocurri-
do esto y registrarlo en el informe.
No todos los declarantes comprenden las preguntas
que les formulan los entrevistadores. Es importante que
stos utilicen tcnicas adecuadas de sondeo para acla-
rar las dudas. Es competencia de los supervisores de-
terminar si los entrevistadores estn utilizando estas
tcnicas de forma correcta o si estn sugiriendo las res-
puestas que ellos daran. El resultado podra ser una in-
formacin errnea.
Si hay alguna confusin por parte de quienes respon-
den, los entrevistadores deberan intentar aclarar las
dudas, quiz repitiendo la pregunta o ayudando a acla-
rarla pero sin tratar de condicionar la respuesta.
Una explicacin resulta inadecuada si cambia o limi-
ta el marco de referencia de la pregunta, limita las posi-
bilidades de respuesta o propone posibles respuestas.
Esta forma de interrogatorio condiciona la respuesta y
trata de conseguir que el declarante conteste de una ma-
nera concreta. En consecuencia, la informacin recopi-
lada ser inexacta y, por lo tanto, inadecuada. Para la
evaluacin, los supervisores deberan registrar en el cues-
tionario y en su informe los casos en que eso ocurra.
e) Rellenar el informe sobre entrevistas observadas
Al rellenar la ltima parte del informe sobre las en-
trevistas observadas, el supervisor deber facilitar de-
talles sobre las preguntas en que los entrevistadores
tuvieron dificultades, las observaciones sobre la pre-
sentacin, explicaciones ofrecidas y observaciones fi-
nales y el desempeo en general.
Estos comentarios resumidos deberan basarse en las
observaciones anteriores y en registros de las pginas
anteriores. Deber hacerse lo posible por que las obser-
vaciones sean objetivas y positivas. Si, debido a la falta
de cooperacin de uno de los declarantes, el entrevista-
dor tuvo problemas para completar el cuestionario del
censo, el hecho debe reconocerse en el informe sobre
entrevistas observadas. Los supervisores deben ser
concisos y ceirse al tema; ofrecer comentarios que
sean alentadores y positivos, no desmoralizantes, y se-
alar de forma precisa y explcita los errores, cuando
los haya.
Una vez que se haya terminado la entrevista someti-
da a supervisin y que se haya abandonado el hogar, el
supervisor deber examinar la evaluacin con el entre-
vistador, haciendo hincapi en los aspectos positivos
pero sin obviar los posibles problemas. stos deben se-
alarse de forma positiva. Por otro lado, convendr or-
denarlos por orden de prioridad y calibrar su importan-
134
cia en el contexto de la situacin real. Las observacio-
nes negativas deben incluir sugerencias para mejorar.
Hay que dar a los entrevistadores la oportunidad de
formular preguntas, ofrecer comentarios e indicar si es-
tn de acuerdo o no.
En el caso de un desempeo muy deficiente, los su-
pervisores quiz tengan que determinar si un entrevis-
tador debe conservar o no su empleo. Antes de tomar
esta decisin, deberan realizarse nuevas entrevistas
supervisadas y ofrecerse actividades suplementarias de
capacitacin. No obstante, en circunstancias extremas,
cuando el entrevistador haya menospreciado manifies-
tamente las instrucciones, quiz deba procederse a un
despido sumario.
f ) Observacin de las entrevistas
durante las pruebas
Los procedimientos para observar las entrevistas
pueden ser diferentes en las pruebas y en el empadrona-
miento principal del censo. Durante las pruebas, el su-
pervisor debera observar aproximadamente cuatro en-
trevistas antes de proponer ningn cambio. Durante el
empadronamiento, el supervisor debera proponer me-
joras despus de la entrevista inicial. Ello se debe a que,
durante las pruebas, es importante la evaluacin de la
capacitacin y de los procedimientos y quiz sean ne-
cesarias varias observaciones para confirmar la natura-
leza del problema, mientras que durante el empadrona-
miento, la calidad de las respuestas es tan importante
que no puede permitirse que contine registrndose in-
formacin incorrecta.
En las pruebas, el anlisis del informe de entrevistas
observadas deber llevarse a cabo con gran esmero,
prestando atencin a los tipos y frecuencia de los erro-
res. En la evaluacin se debe especificar si los errores
son cometidos por un solo entrevistador, por todos los
entrevistadores que han recibido capacitacin del mis-
mo supervisor o por todos los entrevistadores.
Las respuestas a esta evaluacin sern una buena
gua para saber dnde es preciso introducir mejoras:
a) en la calidad de los entrevistadores; b) en el progra-
ma de contratacin de entrevistadores; c) en los ins-
tructores o en el proceso de capacitacin, o d) en las
instrucciones.
Este anlisis puede ser tambin til para la evalua-
cin de otros aspectos de las pruebas (por ejemplo, el
anlisis de la falta de respuesta a las preguntas sobre la
fecundidad por grupos de edad y estado civil). Ello po-
dra ofrecer cierta indicacin de si algunas preguntas
concretas no se entienden debidamente en determina-
das circunstancias, y cules son esas circunstancias.
Ello permitira revisar, antes del censo principal, las
instrucciones de los entrevistadores y quiz incluso las
instrucciones para el personal encargado de la capaci-
tacin.
Un anlisis de todos los errores existentes en los
cuestionarios de pruebas, desglosados por grupos de
capacitacin de entrevistadores, ofrecer una pista de si
se trata de problemas comunes a todo el grupo de entre-
vistadores. Ello podra indicar que el problema est en
la documentacin o en las guas de instruccin, o si los
responsables son determinados entrevistadores o ins-
tructores. Este planteamiento disciplinado para el
anlisis de las actividades e incidencias permitir al
organismo del censo comprobar sus procedimientos de
evaluacin.
4. Comprobacin de los hogares
ya empadronados
Un segundo mtodo de garanta de calidad es que el
supervisor regrese y compruebe una muestra de hoga-
res ya empadronados para cerciorarse de que el empa-
dronador realmente se haba puesto en contacto con
ellos. Tambin se pueden hacer comprobaciones para
determinar si los empadronadores han completado el
cuestionario debidamente y sin dejar ninguna pregunta
sin responder. Este proceso se conoce muchas veces
con el nombre de control de probidad, cuyos resultados
se recogen en un informe.
En ese informe se indica si los empadronadores visi-
tan realmente los hogares, y si se ha establecido contac-
to con la persona encargada de dar la informacin. Este
ltimo punto revela si los empadronadores estn ocu-
pndose de los aspectos interpersonales de su labor.
La comprobacin de probidad es un componente im-
prescindible de la estrategia de garanta de calidad. Es
un aspecto positivo cuya finalidad es contribuir al desa-
rrollo y supervisin del empadronamiento. Es al mismo
tiempo una actividad de relaciones pblicas con la co-
munidad. Estos controles permitirn a) comprobar y
confirmar si un empadronador ha visitado realmente
una vivienda; b) supervisar la reaccin de los declaran-
tes a la visita de los empadronadores, y c) establecer si
el empadronador ofreci explicaciones suficientes.
En definitiva, lo que se pretende es obtener una idea
de si los empadronadores estn cumpliendo con su de-
135
ber. Es importante que la prueba se realice en los pri-
meros momentos del perodo de empadronamiento,
pues as podrn corregirse las deficiencias, en vez de
esperar hasta que la tarea est prcticamente terminada.
Si estas comprobaciones se hacen demasiado tarde, las
medidas correctoras requerirn mucho tiempo y resul-
tarn muy costosas. Se recomienda realizar tres o cua-
tro visitas a las viviendas que el entrevistador ha regis-
trado como ya visitadas. La seleccin normalmente
sera en forma aleatoria, pero puede haber casos en que
el supervisor determine que una vivienda concreta debe
ser objeto de examen ms atento.
Al controlar los hogares que han sido ya empadrona-
dos, el procedimiento puede ser bastante sencillo. En
definitiva, los supervisores deben hacer lo siguiente:
a) Presentarse ellos mismos y hacer una introduc-
cin del censo;
b) Explicar que el objetivo de la visita es la garan-
ta de calidad;
c) Comprobar quin habl con el empadronador y,
si es posible, hablar con esa persona;
d) Preguntar: Est satisfecho con la forma en que
se llev a cabo el empadronamiento (por ejemplo, la
entrevista)?;
e) Preguntar: Desea formular alguna pregunta
acerca del censo?;
f ) Dar las gracias a las personas consultadas por su
cooperacin.
En este proceso, los supervisores deben anotar las
respuestas del jefe de hogar a las preguntas de si a) el
empadronador se puso en contacto con ellos; b) el em-
padronador estableci una relacin con ellos; c) el en-
trevistador hizo todas las preguntas (si se trataba del
mtodo basado en entrevistas), y d) hubo algn pro-
blema.
Si hay varios problemas asociados con las visitas
realizadas hasta la fecha, el supervisor deber ocuparse
de que el entrevistador sepa exactamente qu es lo que
debe mejorar. De acuerdo con la importancia de los
problemas identificados, los supervisores podran deci-
dir si hacer o no nuevas comprobaciones de probidad y
antes y/o despus de haber comentado la situacin con
el entrevistador. Si contina habiendo todava proble-
mas importantes, los supervisores debern examinar el
tema con su director regional o su director regional ad-
junto.
5. Comprobacin de la cobertura de la zona
de empadronamiento
El supervisor deber comprobar que los empadrona-
dores se han ocupado de todos los hogares de la zona de
empadronamiento a ellos asignada, y no han interveni-
do en ningn otro de las zonas adjuntas. Ello puede ha-
cerse cotejando los cuestionarios o las entradas en el li-
bro de registro de los empadronadores con el mapa y la
lista de hogares.
El mapa y la lista de hogares pueden consultarse tam-
bin para ver si se han producido adiciones o supresio-
nes a) preguntando a los empadronadores si han encon-
trado alguna vivienda nueva o no incluida en el censo;
b) comprobando los cambios que han efectuado; c) uti-
lizando los conocimientos locales para comprobar si ha
habido cambios adicionales, y d) efectuando controles
aleatorios de la zona de empadronamiento.
En algunos pases, los empadronadores deben colo-
car una seal en el exterior de los hogares que han em-
padronado. Para ello pueden utilizar una marca de tiza
o una etiqueta adhesiva en un lugar visible. En estos ca-
sos, el supervisor puede comprobar rpidamente si se
han empadronado todos los hogares.
6. Comprobacin de los cuestionarios
del censo rellenados
En esta seccin se considera el nivel ms significati-
vo de garanta de calidad de los datos cuando se utiliza
el mtodo del autoempadronamiento.
El supervisor debe examinar todos los cuestionarios
del censo antes de devolver el material al centro de pro-
cesamiento. Este examen es fundamental para garanti-
zar que los empadronadores han realizado su labor en
la forma requerida y que el trabajo realizado es de cali-
dad suficiente para la fase de procesamiento. En dicho
examen se deben comprobar que:
a) Todas las partes que deben ser completadas por
el empadronador se han rellenado correctamente;
b) Se han contabilizado todos los cuestionarios del
censo;
c) Los cuestionarios del censo se han rellenado de-
bidamente;
d) Se ha presentado correctamente el resumen in-
formativo.
Este examen deber llevarse a cabo lo antes posible
una vez que los empadronadores hayan acabado su par-
te del trabajo. No debe dejarse hasta el final del perodo
136
de empadronamiento. Puede realizarse diariamente con
el material terminado cada da. Los controles efectua-
dos al comienzo del perodo de empadronamiento de-
tectarn los problemas a tiempo y permitirn informar
oportunamente a los empadronadores.
G. TECNOLOGA Y OPERACIONES
SOBRE EL TERRENO
1. Introduccin
El uso de tecnologas avanzadas para las operaciones
sobre el terreno de un censo ha sido tradicionalmente
muy limitado debido a a) el carcter disperso de la ope-
racin, distribuida en todo el territorio de un pas; b) el
costo; c) la falta de infraestructura adecuada, y d) el he-
cho de que la mayor parte del personal sobre el terreno
son empleados temporales que trabajan nicamente por
breves perodos, muchas veces desde su casa.
El telfono y el fax han representado el principal
avance tecnolgico en las actividades sobre el terreno,
y continuarn sindolo en el futuro previsible en algu-
nos pases. No obstante, las computadoras personales y
la Internet se estn convirtiendo cada vez ms en ins-
trumentos viables para la gestin y la realizacin de las
operaciones.
La utilizacin de la tecnologa en las operaciones
sobre el terreno tiene dos objetivos: a) aumentar la efi-
ciencia del empadronamiento mediante una comuni-
cacin eficaz entre los administradores y el personal
sobre el terreno, y b) mejorar la exactitud y calidad de
la informacin administrativa y operacional registrada
durante las operaciones.
Las operaciones sobre el terreno tienen dos perodos
claramente distintos. El primero comienza con la con-
tratacin del personal temporal y termina inmediata-
mente antes de que comience el empadronamiento.
Este perodo se caracteriza por unas pocas de intensa
actividad, por ejemplo, de contratacin o de capacita-
cin, separadas por momentos relativamente tranqui-
los. Durante este perodo, es muy importante la exacti-
tud y calidad de la informacin administrativa.
El segundo perodo es el empadronamiento propia-
mente dicho. En l, la velocidad y eficiencia de las co-
municaciones revisten gran importancia, ya que permi-
ten responder rpidamente a los problemas que se van
planteando sobre el terreno.
La planificacin de las operaciones debe tratar de
multiplicar el uso de la tecnologa disponible, pero pres-
cindiendo de las que estn insuficientemente compro-
badas o son poco fiables. El uso de la tecnologa debe
ser tambin uniforme en todo el pas.
Por ejemplo, el uso de la Internet puede resultar
atractivo. No obstante, si slo es fiable en una pequea
parte del pas, quiz no sea eficaz en funcin de los cos-
tos ni eficiente tener dos sistemas en marcha, uno basa-
do en el uso de la Internet para comunicar con parte del
personal, y otro basado en otra tecnologa para los con-
tactos con el resto de los empleados. Cuando haya que
utilizar nuevas tecnologas, por ejemplo la Internet, de-
ben someterse a rigurosa comprobacin sobre el terre-
no antes de su aplicacin.
Otro aspecto importante es el tipo de informacin
transmitida y el mtodo utilizado para ello. Hay que pro-
curar que la informacin confidencial se transmita con
mtodos seguros. Por ejemplo, si un fax con informa-
cin confidencial se enva por error a un nmero distin-
to podra crearse una situacin embarazosa para el or-
ganismo del censo. Adems, podra generar publicidad
negativa en un momento decisivo durante el empadro-
namiento.
2. Tipos de tecnologa
Hay cuatro tipos principales de tecnologa que se pue-
den aplicar a las operaciones sobre el terreno: a) telfo-
no; b) fax; c) computadora, y d) Internet.
a) Telfono
Si bien el uso del telfono es prctica comn en la
mayor parte de los pases, hay algunos de ellos, o algu-
nas zonas dentro de los pases, donde el acceso genera-
lizado al telfono es todava limitado. Habr que consi-
derar cul es la situacin real dentro de cada pas antes
de decidir si se utiliza o no el telfono para estas opera-
ciones.
En muchos casos, el uso del telfono para mantener
comunicaciones peridicas entre los distintos niveles
de la estructura sobre el terreno es el mtodo ms prc-
tico y eficaz en funcin de los costos para la supervi-
sin y la informacin. En consecuencia, la planificacin
del empadronamiento deber incluir expresamente el
uso de las comunicaciones por telfono.
Ello puede documentarse en los manuales de pro-
cedimiento, en los que se pueden ofrecer orientacio-
nes sobre la frecuencia de las llamadas. Puede in-
cluirse tambin la documentacin para la garanta de
calidad, con inclusin de listas de comprobacin de
137
los puntos que deben tratarse durante los contactos
por telfono.
Los contestadores automticos o los servicios de
mensajera telefnica son otras de las tecnologas dis-
ponibles. Pueden resultar especialmente tiles durante
la actividad de empadronamiento, en que la mayor par-
te del personal se encuentra alejado del telfono duran-
te gran pare del tiempo.
b) Fax
El uso del fax est muy generalizado en muchos pa-
ses. Es relativamente poco costoso y flexible, en cuanto
que puede utilizarse para transmitir distintos tipos de
informes o incluso ejemplares de mapas para su actua-
lizacin. Una ventaja de la utilizacin del fax es que se
trata de un registro escrito. Ello es especialmente til
para los informes de situacin o para facilitar datos ad-
ministrativos a los diferentes niveles de gestin. La do-
cumentacin estndar y los cuestionarios de control
pueden disearse de tal manera que puedan transmitir-
se por fax. Por ejemplo, puede utilizarse un sencillo
cuestionario de control para registrar la informacin
sobre los pagos correspondientes a un grupo de compi-
ladores, que se enviara luego al organismo del censo
para su inclusin en el sistema de pagos.
c) Computadoras
Al tratar de la utilizacin de computadoras, el primer
tema que se debe resolver es de qu manera van a ayu-
dar en la gestin de las operaciones sobre el terreno y a
aumentar la calidad del censo. Las computadoras pue-
den incrementar enormemente el alcance de la infor-
macin sobre la gestin (vase la seccin E, supra).
Esta informacin es de fcil acceso y puede aplicarse
con rapidez. No obstante, la informacin disponible en
las computadoras debe tratarse con suma atencin para
evitar que la prdida de informacin como consecuen-
cia de averas del equipo tenga efectos negativos en los
momentos cruciales de las operaciones. Debe com-
prenderse que el uso de las computadoras en las opera-
ciones se debe centrar sobre todo en la gestin y admi-
nistracin del sistema sobre el terreno. No se trata de
recopilar informacin estadstica en las computadoras.
El organismo del censo quiz desee establecer un sis-
tema informatizado para su uso en las operaciones. En
este caso, y sobre todo cuando el personal temporal uti-
liza las computadoras en sus propias casas, se trata de
una iniciativa tecnolgica de gran envergadura, que de-
ber plantearse con cautela. Si bien las ventajas de uti-
lizar las computadoras para la gestin y administracin
de las operaciones pueden ser significativas, los costos
y posibles problemas pueden ser igualmente importan-
tes. Antes de aplicar un sistema informatizado hay que
demostrar que el organismo de estadstica va a conse-
guir claros beneficios.
En otros casos, quiz pueda dejarse en manos de
cada individuo la decisin de si desea utilizar su propia
computadora para administrar su labor. En tales circuns-
tancias, debera aclararse a esas personas que los siste-
mas que utilicen deben ser compatibles con los proce-
dimientos administrativos empleados por el organismo
del censo. Por ejemplo, no sera bueno que los informes
se compilaran en formatos muy distintos, en vez de ce-
irse a un nico modelo uniforme. Ello podra causar
confusin y complicar el trabajo del personal responsa-
ble de interpretar y cotejar esos informes.
Si se considera que un sistema informatizado es con-
veniente y viable, deber establecerse lo antes posible
un grupo encargado de planificar, disear, comprobar y
aplicar el sistema. No es probable que el uso de compu-
tadoras por los supervisores resulte viable, por proble-
mas de costo. En consecuencia, este sistema deber
concebirse para los directores regionales y/o directores
regionales adjuntos. Las cuestiones generales que de-
bern plantearse son las mencionadas en el cuadro III.6.
d) Internet
Como punto de partida, debera evaluarse el nivel de
utilizacin de la Internet en el conjunto de la comuni-
dad, para determinar si existe la posibilidad de utilizar
sobre el terreno sistemas basados en la Internet. Slo
cuando se haya alcanzado un nivel de uso significativo,
se intentar aplicarla a las operaciones sobre el terreno.
Un servicio que suele constituir un componente fun-
damental de la Internet es el correo electrnico. ste
puede ser especialmente til para comunicarse con el
personal. En muchos casos, es probable que el personal
sobre el terreno que tenga acceso a un correo electrni-
co lo utilice como medio de comunicacin. Si consta
que todo el personal sobre el terreno de un determinado
nivel jerrquico tiene acceso al correo electrnico, qui-
z sea razonable incluir el uso de ste en el diseo de las
operaciones. Una vez ms, es preciso tener en cuenta
los costos, pero quiz ste sea un medio ms eficaz en
funcin de los costos de transferir informacin que el
telfono o el fax. Otro aspecto que debe tenerse en
cuenta es la seguridad de la informacin transmitida a
travs de la Internet.
138
139
Cuadro III. 6
Cuestiones que se debern tener en cuenta para el establecimiento de sistemas informatizados
en las operaciones sobre el terreno
Cuestin Descripcin
Conocimientos tcnicos Es probable que el futuro personal sobre el terreno est familiarizado con el uso de las computa-
doras?
Infraestructura Puede la infraestructura bsica del pas respaldar el uso generalizado de computadoras?
Equipo Se facilitarn computadoras, pantallas, impresoras y modems? Quin los utilizar?
Sistema telefnico Ofrece el sistema telefnico del pas un sistema fiable en todo el territorio nacional para la trans-
ferencia informatizada de datos?
Lneas telefnicas Facilitar el organismo de estadstica una lnea telefnica adicional para uso exclusivo del censo
o subvencionar el uso de las lneas privadas del personal de gestin?
Programas Qu programas se van a utilizar? Cmo se disear el programa? Se desarrollar una aplicacin
exclusivamente para este fin? Se utilizarn programas estndar, y el organismo del censo se limi-
tar a ofrecer plantillas (por ejemplo, en Microsoft Word) u hojas de clculo en blanco concebi-
das exclusivamente para su uso sobre el terreno?
Capacitacin Cmo se capacitar al personal?
Transferencia de datos Cmo se transferirn los datos entre el organismo del censo y el personal sobre el terreno, y vice-
versa? Cmo se manejarn las diferentes versiones y actualizaciones de los mismos datos?
Seguridad Se respeta el carcter confidencial de la informacin? En caso afirmativo, cmo se garantiza la
seguridad?
Comprobacin Cmo se va a comprobar el sistema para garantizar su viabilidad?
Transporte y devolucin Cmo se distribuirn y devolvern los productos tecnolgicos?
Activos Cmo puede utilizarse la tecnologa despus del censo? Cmo puede utilizarse el equipo en la
fase de procesamiento?
IV. PROCESAMIENTO DE LOS DATOS
A. ESTRATEGIAS DE PROCESAMIENTO
1. Introduccin
Las orientaciones estratgicas para la fase de proce-
samiento deben establecerse en fecha temprana dentro
del ciclo del censo. La decisin ms importante relativa
a la fase de procesamiento es determinar el sistema que
se va a utilizar y las tecnologas que se van a adoptar.
Esta decisin debe tomarse con la suficiente antelacin
para poder comprobar y aplicar del sistema.
2. Sistema de procesamiento
De todas las fases del ciclo del censo, la fase de pro-
cesamiento es la que ofrece mayores oportunidades de
utilizar tecnologas avanzadas. Algunas tecnologas
recientes como los sistemas de visualizacin de imge-
nes y el reconocimiento inteligente de caracteres ofre-
cen grandes posibilidades y beneficios para las estrate-
gias de procesamiento del censo. En la seccin F, infra,
se examinarn las cuestiones asociadas con tecnologas
concretas.
Son muchas las gestiones que deben plantearse antes
de aplicar ninguna de las tecnologas examinadas en la
seccin F. El objetivo principal en la aplicacin de
cualquier tecnologa concreta para esta fase debe ser
contribuir a un procesamiento eficaz y eficiente de los
cuestionarios del censo. No se trata de la aplicacin de
la tecnologa por la tecnologa.
Debern plantearse las siguientes cuestiones relacio-
nadas con la gestin:
a) Orientaciones estratgicas para el programa del
censo;
b) Infraestructura tecnolgica actualmente estable-
cida dentro del organismo del censo;
c) Nivel de apoyo tcnico disponible en el pas;
d) Nivel de especializacin en tecnologa de la in-
formacin dentro del organismo del censo;
e) Tecnologas utilizadas en censos anteriores;
f ) Establecimiento de la viabilidad de la tecno-
loga;
g) Subcontratacin de las actividades de procesa-
miento;
h) Relacin costos-beneficios.
A continuacin se examina con detalle cada uno de
estos temas.
a) Orientaciones estratgicas para el programa
del censo
Las estrategias de procesamiento adoptadas deben
tener en cuenta las orientaciones estratgicas generales
que se han fijado para el programa del censo. stas se
relacionan muchas veces con la oportunidad y el costo,
por ejemplo, la distribucin de datos nueve meses des-
pus del da del censo o la reduccin de los costos en un
5 por ciento per cpita de la poblacin, en comparacin
con el censo anterior, no sera oportuna ni eficaz en
funcin de los costos. El tiempo y los costos asociados
con la fase de procesamiento influirn enormemente en
el logro de los objetivos generales de oportunidad y efi-
cacia en funcin de los costos.
Pueden considerarse tambin las orientaciones estra-
tgicas institucionales del organismo de estadstica.
Ello se debe a que la adopcin de nuevas tecnologas
puede ofrecer ventajas a largo plazo para dicho orga-
nismo, por ejemplo, a) la adquisicin de equipo y de
programas informticos que podrn utilizarse despus
del censo, y b) la adquisicin de nuevos conocimientos
por parte del personal, que podrn utilizarse en el pro-
grama de trabajo habitual del organismo.
b) Infraestructura tecnolgica actualmente
establecida dentro del organismo del censo
El establecimiento de una infraestructura tecnol-
gica avanzaba dentro del organismo del censo es una
empresa de gran envergadura (vase la seccin F del
presente captulo). No debe subestimarse el tiempo ne-
cesario para comprobar, instalar y configurar la nueva
tecnologa. Dicho tiempo depender de los niveles ac-
141
tuales de infraestructura establecidos dentro del orga-
nismo del censo.
c) Nivel de apoyo tcnico disponible en el pas
Si el equipo y/o los programas informticos se obtie-
nen mediante contrato con proveedores comerciales, el
apoyo tcnico e informtico ofrecido por estos provee-
dores es necesario e imprescindible. Antes de aplicar
ninguna nueva tecnologa, es preciso establecer el nivel
de apoyo disponible para esa tecnologa concreta den-
tro del pas.
Ello reviste especial importancia si la tecnologa
adoptada es de carcter especializado. Debido a los
costos, algunos proveedores se resisten a ofrecer un
amplio suministro de piezas de repuesto en el pas y
prefieren obtener las del exterior cuando son necesa-
rias. A veces prefieren tambin ofrecer apoyo para los
programas informticos mediante servicios de ayuda
internacionales. No obstante, el procesamiento del cen-
so est sometido a plazos muy estrictos. Los retrasos
causados por la falta de disponibilidad de piezas de re-
puesto pueden perjudicar no solamente el proceso con-
creto en el que se aplican esas piezas sino tambin las
relaciones con otros procesos. De la misma manera, la
incapacidad de obtener asesoramiento tcnico oportu-
no para los problemas informticos debido a las dife-
rencias horarias puede dar tambin lugar a retrasos.
stos no slo impiden el logro de los plazos sino que
pueden representar costo significativos en forma de
prdida de la produccin.
Para reducir los efectos de la paralizacin del siste-
ma, algunos organismos han exigido que los proveedo-
res ofrezcan apoyo en el mismo centro de procesamien-
to, al menos para las actividades fundamentales (por
ejemplo, la captacin de datos). Otras formas de apoyo
pueden ser la provisin de piezas de recambio de espe-
cial importancia, que se encontrarn en el mismo cen-
tro de procesamiento. Se trata de unidades completas
que se mantienen en previsin de averas, para poder
sustituir inmediatamente las unidades que dejen de
funcionar. Otros equipos de piezas de recambio debe-
ran solicitarse y depositarse en el mismo centro de pro-
cesamiento. stos son muy importantes, sobre todo si
el equipo se ha adquirido fuera del pas.
d) Nivel de especializacin en tecnologa
de la informacin dentro del organismo del censo
Otro factor que se debe tener en cuenta es el nivel de
especializacin actualmente disponible dentro del or-
ganismo del censo. Quiz deba considerarse la posibi-
lidad de establecer un programa adicional de capaci-
tacin que imparta al personal del organismo los cono-
cimientos necesarios para apoyar las actividades de
procesamiento. Este programa de capacitacin debera
comenzar lo antes posible para permitir al personal fa-
miliarizarse con la materia antes de que empiece el pro-
cesamiento. En algunos casos, quiz sea necesario soli-
citar asistencia a otros pases y/o enviar al personal
clave al exterior para que reciba capacitacin.
e) Tecnologas utilizadas en censos anteriores
En muchos pases, transcurren 10 aos entre un cen-
so y el siguiente. Los rpidos avances tcnicos pueden
significar que la tecnologa utilizada en el censo ante-
rior haya quedado desfasada. No obstante, ello no sig-
nifica que haya que abandonar necesariamente esa tec-
nologa.
Es posible que se hayan gastado cuantiosos recursos
en el establecimiento de esas tecnologas, y quiz los
organismos de censo deseen rentabilizar esa inversin
utilizando de nuevo una parte significativa del sistema.
Quiz se llegue a la conclusin de que es mejor utilizar
los organismos del censo en otras reas del programa
(por ejemplo, en el establecimiento de productos de di-
fusin). La reutilizacin de las tecnologas existentes
deber recibir mayor atencin en los pases que reali-
zan los censos cada cinco aos. Si se utilizan de nuevo
sistemas concretos, debern comprobarse con todo ri-
gor antes de utilizarlos para las operaciones de procesa-
miento.
Habr tambin casos en que la adopcin de nueva
tecnologa no resulte eficaz en funcin de los costos.
Por ejemplo, en los pases donde los costos de la mano
de obra son bajos, la adopcin de nuevas tecnologas
como los nuevos sistemas de transmisin de imgenes
puede resultar demasiado costosa si se compara con los
sistemas manuales tradicionales.
f ) Establecimiento de la viabilidad de la tecnologa
Durante la planificacin del censo, deben preverse
plazos considerables para investigar y comprobar la
viabilidad de las diferentes tecnologas.
Un planteamiento recomendado, y adoptado por mu-
chos pases, consiste en comprobar y aplicar los nuevas
tecnologas, antes del censo, en operaciones de proce-
samiento de estadsticas de menor magnitud. Ello ha
permitido a estos organismos familiarizarse con la tec-
142
nologa y resolver los problemas operacionales antes
de su aplicacin en el censo. Dada la importancia de
ste y su poca frecuencia, es importante que los orga-
nismos comprendan perfectamente las limitaciones de
las nuevas tecnologas antes de aplicarlas en el censo.
Independientemente de que un organismo tenga ex-
periencia o no de una tecnologa concreta, se recomien-
da la realizacin de un riguroso programa de compro-
bacin antes el censo. Ello se debe a que algunas
tecnologas que son eficaces en un contexto no lo son
necesariamente en el entorno diferente del censo. El
programa de comprobacin puede incluir los siguien-
tes elementos:
a) Comprobaciones en pequea escala y con fines
especficos en relacin con componentes concretos del
sistema general de procesamiento (por ejemplo, capta-
cin de datos, codificacin o revisin). Estas compro-
baciones pueden hacerse tambin en relacin con algu-
nas tareas problemticas concretas del censo anterior;
b) Comprobaciones en mayor escala en las que se
tengan en cuenta no slo los componentes individuales
del sistema de procesamiento sino tambin la integra-
cin de todos ellos.
En las comprobaciones en menor escala pueden utili-
zarse bien datos especficamente preparados para ese
fin o procedentes de pruebas piloto realizadas para el
censo. Pueden concebirse tambin de manera que per-
mitan determinar la funcionalidad y prestaciones espe-
cficas de algunos componentes concretos del sistema
propuesto, en cuyo caso deberan ser las primeras en
llevarse a cabo.
Una vez que las pruebas en pequea escala hayan de-
mostrado la viabilidad de los componentes concretos,
habr que continuar con las pruebas de mayor enverga-
dura. El objetivo principal debe ser comprobar la inte-
gracin de todos los componentes del sistema. Durante
esta fase, quiz sea necesario introducir cambios en los
elementos menores del sistema. En tal caso, habra que
probar de nuevo todo el sistema utilizando los mismos
datos para cuantificar las consecuencias de los cam-
bios.
El programa de comprobacin deber ser tambin
una prueba final de procesamiento que reproduzca las
condiciones del censo de la manera ms fiel posible.
Sera una especie de ensay general y debera llevar-
se a cabo antes de que comience el procesamiento del
censo. Si bien es imposible reproducir las condiciones
exactas de un censo, es importante que las pruebas si-
mulen las condiciones y el volumen de las actividades
reales de procesamiento.
g) Subcontratacin de las actividades
de procesamiento
En general es ms eficiente y eficaz en funcin de los
costos que los organismos del censo realicen la mayor
parte de las actividades de procesamiento. No obstante,
podra plantearse la posibilidad de subcontratar la tota-
lidad o parte de las actividades de procesamiento, sobre
todo cuando stas requieran a) personal especializa-
do del que no se dispone en el organismo del censo, y
b) equipo especializado que slo se necesita para el
censo y no va a utilizarse ya ms en ese organismo.
La subcontratacin puede ser particularmente valio-
sa cuando se trata de actividades especializadas, como
la captacin de datos, que utilizan tecnologa muy
avanzada (por ejemplo, transmisin de imgenes y re-
conocimiento inteligente de caracteres). Ello permite a
los administradores de los centros de procesamiento
concentrar sus esfuerzos en las actividades de mayor
importancia. No obstante, en tales casos, los adminis-
tradores debern velar por que las actividades que se
han subcontratado en el exterior faciliten datos con un
nivel de calidad previamente especificado. Los admi-
nistradores no tendrn que preocuparse de los aspectos
concretos de la tecnologa (el cmo) sino de los re-
sultados (es decir, el producto). No obstante, debern
tener un nivel general de comprensin de la tecnologa
tanto para incluir las especificaciones oportunas en el
contrato como para la administracin de ste.
Habr que prestar especial atencin a la administra-
cin del contrato, debido a la prdida de control que se
produce como consecuencia de la subcontratacin.
Esta prdida de control puede tener graves consecuen-
cias en la calidad de los datos obtenidos. Por ello, los
organismos debern actuar con suma cautela al sub-
contratar algunas funciones crticas asociadas con el
procesamiento. Algunos organismos han subcontrata-
do con acierto las actividades de procesamiento, pero
son muchos ms los ejemplos en que el resultado ha
sido un fracaso. En la seccin G del captulo I puede
verse informacin ms detallada sobre la administra-
cin de estos contratos.
h) Relacin costos-beneficios
Adems de establecer la viabilidad de las nuevas tec-
nologas, las investigaciones debern incluir tambin
un riguroso anlisis de costos-beneficios. En las fases
143
iniciales de la planificacin, es probable que se consi-
deran varias estrategias y soluciones. Cada una de ellas
debera compararse utilizando los mismos supuestos,
entre que los que se puede incluir el nmero de unida-
des que se van a procesar, los costos de personal, etc.
En el anlisis de costos-beneficios deberan incluirse
los siguientes elementos:
a) Costo de capital del equipo, incluidas las piezas
de recambio;
b) Licencia del programa y costos de desarrollo;
c) Costos de mantenimiento del proveedor;
d) Costos de capacitacin;
e) Costos salariales correspondientes al nmero de
procesadores necesarios. stos pueden variar segn
cada estrategia, de acuerdo con el grado de automatiza-
cin implicado;
f ) Beneficios, en particular:
i) Tiempo necesario para procesar los cues-
tionarios;
ii) Calidad de los datos obtenidos;
g) Riesgos.
La mayora de los elementos antes mencionados son
fciles de entender y no necesitan de mayor explica-
cin. No obstante, debido al carcter trascendental del
procesamiento, vale la pena analizar con mayor deteni-
miento el problema de los riesgos y la gestin de los
mismos. Es importante que todos los riesgos asociados
con tecnologas concretas se identifiquen desde el pri-
mer momento y se resuelvan adecuadamente antes, du-
rante y despus de la ejecucin. Los procesos relacio-
nados con la identificacin, anlisis y respuesta a los
riesgos concretos son los siguientes:
a) Identificacin del riesgo;
b) Cuantificacin de la probabilidad de cada riesgo
especfico;
c) Cuantificacin de los efectos de las consecuen-
cias de cada riesgo;
d) Identificacin de las estrategias de reduccin de
cada uno de los riesgos;
e) Clculo del costo de las estrategias de reduccin
de cada uno de los riesgos;
f ) Cuantificacin de la probabilidad de cada riesgo
concreto despus de aplicada la estrategia de reduccin
de riesgos;
g) Cuantificacin de los efectos de cada uno de los
riesgos una vez aplicada la estrategia de reduccin de
riesgos.
B. UBICACIN DEL CENTRO
(O CENTROS) DE PROCESAMIENTO
1. Introduccin
No es probable que el personal necesario para proce-
sar el censo pueda hacerlo desde la misma sede del or-
ganismo que se encarga de ste. En muchos pases, el
nmero de empleados necesarios para el procesamien-
to del censo es mayor que el nmero total de empleados
de dicho organismo. Por ello, es preciso encontrar edi-
ficios del tamao adecuado. Habr que considerar
cuestiones como a) el nmero de centros (sistema cen-
tralizado frente a sistema descentralizado), y b) la ido-
neidad de los locales.
2. Nmero de centros
Las cuestiones que debern considerarse al decidir la
ubicacin y el nmero de centros de procesamiento
son, entre otras, la siguientes:
a) Disponibilidad de mano de obra manera capaci-
tada;
b) Disponibilidad de servicios de apoyo;
c) Coordinacin de las actividades de procesa-
miento;
d) Calidad;
e) Ubicacin geogrfica para la entrega de los
cuestionarios;
f ) Distribucin de la infraestructura y el personal
especializado por todo el pas;
g) Costos.
Los centros de procesamiento mltiples pueden en-
cargarse bien del procesamiento completo de datos
para la regin circundante o bien de procesos concretos
(por ejemplo, captacin de datos), mientras que otros
procesos (por ejemplo, la codificacin) se llevaran a
cabo en centros diferentes.
a) Mano de obra especializada
Los centros de procesamiento debern estar ubica-
dos en zonas donde haya un gran nmero de posibles
trabajadores con la capacitacin necesaria y dispuestos
a participar en el procesamiento. En general, eso signi-
fica que los centros debern estar situados en grandes
reas urbanas. Dentro de estas zonas urbanas, el centro
de procesamiento deber encontrarse en un lugar que
144
permita al personal fcil acceso a los medios de trans-
porte pblico.
b) Servicios de apoyo
Las actividades del centro de procesamiento deben
contar con numerosos servicios de apoyo, que pueden
ser ofrecidos por el personal del organismo del censo,
el organismo de estadstica u otro proveedor externo.
Entre las distintas posibilidades, cabe sealar el apoyo
especializado en materias concretas (por ejemplo, ex-
pertos en clasificacin del organismo de estadstica),
en tecnologa de la informacin y en otros procedi-
mientos administrativos. Todos estos servicios de apo-
yo debern ofrecerse en los lugares seleccionados. El
nmero de centros de procesamiento puede influir en el
nivel de apoyo que se puede disponer para estos gru-
pos. Conviene sealar que, durante el procesamiento
del censo, parte del personal de apoyo del rgano de es-
tadstica tendr compromisos relacionados con el pro-
grama habitual de actividades de dicho organismo.
c) Coordinacin de las actividades de procesamiento
Si hay varios centros, deber planificarse la coordi-
nacin del procesamiento a escala nacional. El nom-
bramiento de un director nacional de operaciones faci-
litar estas actividades de coordinacin.
Deber hacerse especial hincapi en que cada centro
cuente con los recursos necesarios y respete los calen-
darios de procesamiento. En algunas circunstancias,
quiz sea necesario dotar de nuevos recursos a algunos
centros concretos, si se comprueba que atraviesan difi-
cultades imprevistas. Ello podra repercutir en el presu-
puesto. La reasignacin de recursos es mucho ms fcil
en un planteamiento centralizado, ya que estos recursos
pueden transferirse sin problemas entre procesos dis-
tintos para superar dificultades temporales.
d) Calidad
El argumento ms frecuente contra la descentraliza-
cin del procesamiento es el riesgo que ello representa
para la calidad de los datos del censo, debido a la falta
de armonizacin entre los distintos centros. Eso es lo
que puede ocurrir cuando los directores y/o el personal
de las distintas sedes interpretan o aplican los procedi-
mientos de manera diferente.
Si se utilizan varios centros, deber prestarse espe-
cial atencin a la aplicacin de procedimientos cohe-
rentes de garanta de calidad en todos ellos. En tales ca-
sos, es fundamental establecer cauces abiertos y peri-
dicos de comunicacin. Toda propuesta de cambio en
los procedimientos y/o en los sistemas de procesamien-
to deber coordinarse atentamente con cada una de las
sedes. El nombramiento de un director nacional de ga-
ranta de calidad encargado de supervisar la calidad de
los datos obtenidos en cada centro ayudar a coordinar
estas tareas entre todos ellos.
e) Ubicacin geogrfica
Si se utiliza un centro de procesamiento centraliza-
do, quiz convenga situarlo cerca de la poblacin con
mayor nmero de habitantes del pas. Ello significara
que un gran nmero de cuestionarios tendran que en-
viarse a lugares relativamente prximos. Normalmen-
te, este lugar ser tambin el que cuente con acceso ms
fcil desde la mayor parte de las regiones. En cambio,
si se opta por la descentralizacin a varios centros re-
gionales, los costos de transporte pueden reducirse de
manera significativa.
Otro beneficio de la descentralizacin es que el per-
sonal empleado en los distintos centros puede conocer
mejor el lugar, lo que siempre es una ventaja. El perso-
nal contratado localmente puede tener mejor conoci-
miento de las industrias y ocupaciones locales, lo que
contribuira a mejorar el proceso de codificacin. No
obstante, hay que evitar que estas personas cuenten de-
masiado con los conocimientos locales y se consideren
como especialistas, con el riesgo de que menosprecien
los procedimientos consagrados de codificacin.
f ) Dispersin de la infraestructura y del personal
especializado por todo el pas
Puede tomarse la decisin de establecer varios cen-
tros con el fin de aprovechar la oportunidad de hacer
llegar a distintas partes del pas servicios de infraes-
tructura y personal especializado. Se trata de una deci-
sin estratgica, y antes de adoptarla habr que analizar
las capacidades de las regiones propuestas. Si bien el
censo ofrece una oportunidad de conseguir esos fines,
no debera considerarse como una iniciativa de capaci-
tacin, y el personal de esas regiones debe ser capaz de
ocuparse de las actividades de procesamiento sin me-
noscabo de las normas de calidad convenidas.
g) Costos
Si se buscan edificios en el mercado privado, los cos-
tos de alquiler suelen ser ms elevados cuando ste es
145
por perodos breves que si se trata de un contrato de lar-
ga duracin. En general, los costos asociados con las
operaciones descentralizadas pueden ser superiores,
por las deseconomas de escala asociadas con la dupli-
cacin de los servicios de apoyo.
3. Seleccin de locales adecuados
La bsqueda de locales para la realizacin de las acti-
vidades de procesamiento puede resultar complicada.
El hecho de que esos locales quiz se necesiten para un
perodo relativamente breve puede limitar las opcio-
nes. En algunos pases, otros organismos gubernamen-
tales cuentan quiz con una infraestructura que se pue-
de utilizar para el procesamiento del censo. En otras
circunstancias, quiz haya que recurrir al mercado.
stos son algunos de los factores que deben considerar-
se al seleccionar esos locales:
a) Seguridad;
b) Acceso al transporte;
c) Diseo del edificio.
a) Seguridad
La seguridad de los cuestionarios del censo es requi-
sito imprescindible, dado el carcter confidencial de la
informacin contenida en ellos y las garantas dadas a
los ciudadanos sobre la proteccin de su informacin
personal. Por ello, los problemas asociados a la seguri-
dad del edificio deben examinarse durante la seleccin
del mismo y no posteriormente. Es difcil y costoso
proteger un local frente a ciertos peligros y, en realidad,
ningn local donde trabaje el personal puede estar to-
talmente inmune al peligro de utilizacin indebida de la
informacin confidencial. La opinin de que se han
adoptado las medidas adecuadas es quiz tan importan-
te como las medidas mismas.
Los edificios con dos o ms inquilinos representan
un riesgo para la seguridad, sobre todo cuando se com-
parten los accesos de entrada y salida, por ejemplo, los
muelles de carga, escaleras y ascensores; en este senti-
do, es preferible contar con locales destinados exclusi-
vamente al censo. En tales casos, el nmero de puntos
de entrada y salida deber reducirse al mnimo. Induda-
blemente, el acceso del personal es un problema impor-
tante, pero, siempre que ste pueda entrar y salir del
edificio sin demoras excesivas, cuantos menos puntos
de entrada se establezcan ms fcil ser garantizar la
seguridad.
Puede adoptarse una combinacin de dispositivos
electrnicos y fsicos de seguridad. Con el progreso
tecnolgico de los ltimos aos, la vigilancia electrni-
ca resulta ms viable desde el punto de vista econmico
y sumamente eficaz, incluso para proyectos de breve
duracin como el procesamiento del censo. La presen-
cia fsica de guardias de vigilancia no slo contribuye a
dar una mayor impresin de seguridad, como se ha se-
alado antes, sino que es tambin eficaz en otro sentido
importante, ya que crea en los empleados una mayor
sensibilidad acerca de los problemas de seguridad.
b) Acceso a los medios de transporte
Aunque no sea sta una cuestin trascendental, la
disponibilidad de acceso a los medios de transporte
para distribuir los cuestionarios puede revestir impor-
tancia en algunos pases. Si el traslado se hace con
grandes vehculos de transporte por carretera, se reque-
rir facilidad de acceso a las instalaciones. Ello reviste
especial importancia si el procesamiento est centrali-
zado en un solo lugar, donde habr que tramitar un
enorme volumen de materiales.
c) Diseo del edificio
Debido al volumen de los cuestionarios del censo, el
edificio deber contener una combinacin de locales de
oficina para el personal y reas de almacenamiento
para los cuestionarios. Se recomienda la utilizacin de
un solo edificio tanto para el almacenamiento como
para el procesamiento de los cuestionarios. Ello permi-
tir un traslado ms eficiente del material en todo el
centro de procesamiento. El almacenamiento de mate-
rial en un lugar prximo pero de otro edificio supondr
costos adicionales de manipulacin as como una ma-
yor posibilidad de dao en los cuestionarios, adems de
mayores problemas de seguridad. Con un solo edificio
se conseguirn tambin economas de escala con res-
pecto al alquiler y la seguridad.
Es muy importante realizar una estimacin adecuada
del espacio necesario para el almacenamiento del ma-
terial y para una circulacin eficiente de los cuestiona-
rios en todo el edificio, a fin de evitar los atascos. Por
ejemplo, en la parte asignada a oficinas debera reser-
varse espacio suficiente para almacenar el material con
el que estn trabajando en ese momento los procesado-
res. De lo contrario, este material deber devolverse a
una zona central de almacenamiento al final de cada
turno. Ello representara un entorpecimiento y una pr-
dida de produccin al comienzo de cada turno, ya que
146
los procesadores tendran que ir a ese almacn central
para recoger el material que estn utilizando.
Si bien es cierto que hay que almacenar parte del ma-
terial dentro del lugar asignado a oficinas, conviene re-
cordar que la mayor parte del material deber almace-
narse en las zonas designadas para almacenamiento, y
no en las oficinas. El exceso de material en las oficinas
puede representar un peligro para los trabajadores y
echar por tierra los objetivos perseguidos con la plani-
ficacin del espacio. El material slo debera trasladar-
se desde las zonas de almacenamiento especficamente
concebidas con ese fin hasta las oficinas cuando se ne-
cesite para su procesamiento. En la seccin D se anali-
zan algunos sistemas eficientes que pueden utilizarse
para controlar el movimiento de los cuestionarios.
La configuracin del espacio de las oficinas deber
ser objeto de cuidadosa planificacin no slo para con-
seguir que el material pueda circular eficientemente
sino tambin para tener en cuenta los peligros de higie-
ne y seguridad en el trabajo. Por ejemplo, es posible
agrupar varios escritorios de manera que los cables de
las computadoras queden ocultos entre uno y otro, en
vez de atravesar los pasillos y corredores.
C. ESTABLECIMIENTO DE LA ESTRUCTURA
DE PERSONAL Y CONTRATACIN
1. Introduccin
Las cuestiones relacionadas con la contratacin de
personal para la fase de procesamiento son, en cierta
forma, semejantes a las asociadas con la contratacin
de personal para la fase de operaciones sobre el terreno.
Si bien algunas de las cuestiones logsticas son diferen-
tes, el objetivo principal es el mismo. Una campaa en
gran escala de contratacin de personal de procesa-
miento debe proponerse como meta contratar el perso-
nal ms capacitado posible, en el tiempo previsto y con
el presupuesto asignado.
2. Establecimiento de la estructura de personal
Al planificar una campaa de contratacin, habr
que establecer una estructura de personal en el centro o
centros de procesamiento. No es posible dictar normas
sobre las estructuras que debern establecerse con ese
fin, ya que ello depender en buena medida de la estra-
tegia de procesamiento, de la tecnologa utilizada, del
nmero de personal contratado (vase la seccin 3, in-
fra) y de las condiciones especficas de un pas.
Si el procesamiento est descentralizado en varios
lugares, las estructuras pueden variar tambin de acuer-
do con las tareas realizadas en cada centro. Un centro
podra ocuparse de un proceso concreto (por ejemplo,
la captacin de datos), mientras que otros procesos (por
ejemplo, la codificacin) se confiaran a centros dife-
rentes. En otras circunstancias, pueden establecerse en
todo el pas centros de procesamiento mltiple, que se
encargaran del procesamiento completo de los datos
para las regiones circundantes.
En el diagrama IV.1 puede verse el esquema de una
estructura genrica de gestin. Est basada en el su-
puesto de que hay un nico centro de procesamiento
que realiza todas las tareas asociadas con esta fase. Los
pases debern adaptar este esquema con arreglo a su
propia situacin. A continuacin se examinan tambin
las funciones y responsabilidades de cada nivel dentro
de esta estructura genrica.
147
Diagrama IV.1
Centro de procesamiento: estructura de gestin de mximo nivel
Oficial ejecutivo
del organismo del censo
Director del centro
de procesamiento
Director
administrativo
Director de garanta
de calidad
Director
de operaciones
Director de tecnologa
de informacin
En esta estructura, el director del centro de procesa-
miento rinde informes directamente al oficial ejecutivo
del organismo central del censo. Si el procesamiento
est descentralizado, quiz sea necesario un estrato adi-
cional de personal de gestin para coordinar y supervi-
sar las actividades de cada centro de procesamiento e
informar al oficial ejecutivo del organismo del censo.
Los directores, que tienen reas de responsabilidad
muy amplias, informan al director del centro de proce-
samiento. Las reas y responsabilidades son las que
pueden verse en el cuadro IV.1.
Una observacin importante en esta estructura gen-
rica de rango superior es que se ha asignado un puesto
para las operaciones y otro para la garanta de calidad.
La separacin entre esas responsabilidades en este
nivel de la infraestructura revela la necesidad de que
estos aspectos importantes del procesamiento sean
confiados a cargos independientes. En general, en el
pasado no ha ocurrido as en la mayor parte de los orga-
nismos, ya que se trata de una prctica relativamente
reciente. No obstante, las instituciones que han adop-
tado con xito esta prctica han demostrado que son
muchos los beneficios asociados a la utilizacin este
modelo.
Los directores de garanta de calidad podrn dedicar
todo su tiempo a comprobar que la calidad de los datos
responde a un nivel mnimo previamente convenido,
sin las presiones del control cotidiano de las operacio-
nes. Los directores operacionales podrn igualmente
dedicar todo su tiempo a coordinar el trabajo y a garan-
tizar el cumplimiento de los calendarios. Segn cul
sea la magnitud de los centros de procesamiento, el di-
148
Posible estructura para las operaciones
de procesamiento de datos
El director de procesamiento de datos rinde informes
directamente al director ejecutivo.
La unidad de operaciones de procesamiento de da-
tos ayuda al director de procesamiento de datos a
evaluar los progresos realizados en las diferentes ac-
tividades, solucionar los problemas tcnicos y com-
parar la produccin diaria con el plan original de
procesamiento de datos.
La unidad de operaciones de procesamiento de da-
tos est presidida por el director de procesamiento
de datos y cuenta entre sus miembros con el auxiliar
del local de almacenamiento, el supervisor de entra-
da de datos, personal especializado en los distintos
temas del censo y un representante de la direccin
administrativa. Durante la fase de preparacin, pue-
den formarse comits de procesamiento de datos
para garantizar que la planificacin tcnica y logs-
tica de las actividades de procesamiento de datos
respeten el calendario previsto y para tomar decisio-
nes acerca de las necesidades de procesamiento de
datos.
El auxiliar del local de almacenamiento presenta a
la unidad de operaciones de procesamiento de da-
tos informes diarios, en los que se hace referencia a
las actividades de revisin, codificacin y almacena-
miento final.
El supervisor de entrada de datos presenta informes
diarios sobre los progresos realizados en esa activi-
dad.
La unidad de operaciones de procesamiento de da-
tos celebra reuniones diarias y presenta un informe
al director ejecutivo despus de cada reunin.
FUENTE: Oficina Central de Estadstica de Palestina.
Cuadro IV.1
reas de responsabilidad de los centros
de procesamiento
reas Responsabilidades
Operaciones Operaciones cotidianas de procesamiento
de los cuestionarios. Se incluyen todas las
tareas principales de procesamiento, en
particular la captacin y la codificacin de
datos y la coordinacin del trabajo. Res-
ponsables del cumplimiento de los calen-
darios.
Garanta
de calidad
Supervisin y control de todos los sistemas
y procedimientos de garanta de calidad,
con inclusin de la revisin y la validacin.
Responsables de que los datos correspon-
dan a todas las normas de calidad.
Administracin Responsables de todo el apoyo adminis-
trativo del centro de procesamiento. Se
incluye la gestin de las instalaciones, la
contratacin, los servicios de nmina, las
adquisiciones y el control presupuestario.
Responsables de la prestacin de servicios
de apoyo eficientes y eficaces.
Tecnologa de la
informacin
Responsables de todas las actividades de
apoyo de la tecnologa de la informacin,
incluidas las redes de comunicacin y la
instalacin y mantenimiento del equipo y
de los programas informticos. Responsa-
bles del mantenimiento y apoyo de toda la
infraestructura de tecnologa de la comu-
nicacin.
rector de operaciones quiz necesite asistencia de di-
rectores adjuntos de rango intermedio. No obstante, lo
que interesa sealar es que hay un solo cargo en la je-
rarqua de gestin, que es el responsable ltimo de to-
das las tareas operacionales.
La adopcin de este modelo de gestin durante las
operaciones de procesamiento puede suscitar opinio-
nes encontradas sobre los diferentes componentes de la
calidad general de los datos (es decir, oportunidad, re-
lacin costo-eficacia y exactitud). Por ejemplo, el di-
rector de garanta de calidad puede recomendar que se
apliquen procedimientos adicionales para corregir las
deficiencias de un proceso concreto que desvirta la
exactitud de los datos. El director de operaciones se en-
cargar de evaluar las repercusiones que estos procedi-
mientos podran tener en la puntualidad de la entrega y
en el costo. El director deber ocuparse de resolver los
conflictos y de establecer una solucin de compromiso
entre los diferentes criterios, y hacerlo teniendo en
cuenta las direcciones estratgicas establecidas para el
centro de procesamiento.
Por debajo de esta estructura de alto nivel puede ha-
ber otro estrato de administradores de rango medio. El
nmero de niveles intermedios depender del tamao
del centro o centros de procesamiento y de la comple-
jidad de la metodologa de procesamiento adaptada.
Estos administradores de rango intermedio se encarga-
rn de los distintos equipos de personal, integrados por
un supervisor y varios procesadores. Puede verse un
ejemplo en el diagrama IV.2.
El coeficiente entre supervisores y directores adjun-
tos, y entre procesadores y supervisores, depender de
la metodologa de procesamiento utilizada y del nme-
ro de personas participantes. No obstante, convendr
prestar especial atencin al coeficiente procesadores-
supervisores. El nmero de procesadores de estos gru-
pos deber ser limitado para que se pueda establecer
un espritu de equipo y el supervisor tenga tiempo sufi-
ciente para prestar atencin a todo el personal. Por
ejemplo, algunos organismos han establecido coefi-
cientes de personal de 15 procesadores por cada super-
visor.
Los supervisores son un eslabn fundamental en la
estructura de gestin y en la cadena de comunicacio-
nes. Normalmente son empleados temporales y cons-
tituyen el vnculo entre los administradores, que ge-
neralmente pertenecen al organismo del censo, y el
grueso del personal temporal de procesamiento, que
son los que realizan en concreto esa tarea. Debido a la
importancia de esta estructura, conviene examinar sus
tareas y responsabilidades. Entre ellas figuran las si-
guientes:
149
Diagrama IV.2
Centro de procesamiento: estructura intermedia de gestin
Director
de operaciones
Director adjunto
de codificacin
Procesador
Procesador
Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor
a) Realizar la supervisin cotidiana de un equipo
de procesadores;
b) Establecer prioridades, coordinar y supervisar la
carga de trabajo;
c) Mantener un ambiente de trabajo eficaz;
d) Encargarse de la capacitacin en el trabajo;
e) Garantizar que se apliquen todos los procedi-
mientos establecidos;
f ) Facilitar a los procesadores observaciones sobre
su desempeo;
g) Informar a los administradores sobre los proble-
mas que repercuten en la calidad de los datos y cual-
quier otro tema de que deben estar informados;
h) Mantener la coordinacin con el almacn.
Adems de a los supervisores se puede recurrir tam-
bin a los jefes de grupo en las siguientes actividades:
a) Presentar informes de resultados y de produc-
cin diaria al supervisor;
b) Ayudar a los procesadores en las cuestiones tc-
nicas;
c) Facilitar a los procesadores todos los materiales
y cuestionarios necesarios;
d) Controlar la entrada y salida de los cuestionarios
con el almacn.
3. Estimacin del nmero de empleados
Las estrategias adoptadas para la campaa de contra-
tacin, y la estructura de gestin, dependern en buena
medida del nmero de empleados necesarios en cada
centro de procesamiento. Por ello, el primer paso debe-
ra ser estimar cuntas personas se necesitarn para lle-
var a cabo el procesamiento en el marco cronolgico
especificado. Ese nmero puede calcularse utilizando
el modelo siguiente:
a) Estimar el nmero total de unidades (por ejem-
plo, personas y zonas de empadronamiento) que se van
a procesar;
b) Estimar el nmero total de unidades que se van a
procesar en relacin con temas concretos;
c) Obtener un promedio del ritmo de produccin
(unidades procesadas por hora) por procesador;
d) Obtener un promedio de las horas de procesa-
miento por turno y por procesador;
e) Nmero de turnos por da;
f ) Calcular las fiestas y los das de licencia del per-
sonal;
g) Rotacin estimada del personal;
h) Desarrollo de la capacidad, e
i) Tiempo destinado al procesamiento.
a) Nmero total de unidades
Hay varias pistas para deducir el nmero total de uni-
dades que se deben procesar. De los mapas y de las lis-
150
Estimacin del tiempo de entrada de datos en el
censo de poblacin y habitacin de 1997 en la
Franja Occidental y Gaza
La Oficina Central de Estadstica de Palestina estim
el tiempo necesario para introducir los datos correspon-
dientes al censo de 1997 considerando los siguientes fac-
tores:
1. Se supuso que el nmero de das de trabajo por mes
sera 25.
2. Habra tres turnos diarios.
3. Cada turno sera de siete horas, con aproximada-
mente media hora entre un turno y el siguiente.
4. El promedio de horas trabajadas sera seis de las sie-
te horas de cada turno.
5. En el turno de noche se trabajaran de hecho, en
promedio, slo cinco de cada siete horas.
6. En el plan para situaciones imprevistas, se descon-
taba el 10% del tiempo de entrada de los datos en
previsin de posibles problemas de funcionamien-
to del equipo, que retrasaran el proceso.
7. Se sumaba el 10% del tiempo total de entrada de
los datos para verificar si se haban introducido
realmente.
8. Se aadi un 10% del total de pulsaciones al n-
mero total necesario para la revisin y correccin.
9. Se aadi el 10% del tiempo total estimado para
tener en cuenta otros factores que pudieran condi-
cionar la produccin, como cierres, averas y pro-
blemas de funcionamiento.
10. Se supuso que el nmero medio de pulsaciones para
la entrada de datos numricos sera de 5.000 por
hora.
11. Se supuso que el nmero medio de pulsaciones
para la entrada de datos alfanumricos (introduc-
cin del nombre del jefe de hogar) sera de 3.000
pulsaciones por hora.
12. En la computadora se introducira nicamente el
nombre del jefe de hogar.
FUENTE: Oficina Central de Estadstica de Palestina.
tas preparadas para el censo se puede tomar el nmero
total de zonas de empadronamiento y/o viviendas. El
nmero estimado de personas puede obtenerse de las
estimaciones de la poblacin basadas en el censo an-
terior.
b) Nmero total de unidades por tema
En el censo no se procesan todas las preguntas de to-
dos los cuestionarios. Por ejemplo, la codificacin de la
ocupacin y de la rama de actividad slo se realizar en
el caso de las personas que forman parte de la pobla-
cin activa; algunas preguntas pueden dirigirse nica-
mente a las mujeres de ms de 15 aos de edad (por
ejemplo, las relativas a la fecundidad); otras preguntas
quiz sean slo para los inmigrantes (por ejemplo, el
ao de llegada). Por ello, las estimaciones sobre la en-
trada de datos y las acciones de codificacin necesarias
pueden hacerse por temas, tomando como base las esti-
maciones sobre las tasas de participacin de la mano de
obra, el nmero de mujeres de ms de 15 aos de edad o
el total de inmigrantes.
c) Tasas medias de produccin
La informacin acerca de esta variable puede obte-
nerse del censo anterior y/o de las pruebas piloto de
procesamiento que se hayan podido realizar con desti-
no al censo actual. Si no se dispone de datos de esa pro-
cedencia, es posible recurrir a las experiencias de otros
organismos nacionales que han realizado censos en
condiciones semejantes. Por ejemplo, para los sistemas
de entrada mediante teclado, una media general de
6.000 pulsaciones por hora es una estimacin razona-
ble.
Es importante que las estimaciones sobre esta varia-
ble sean realistas y, cuando sea posible, estn basadas
en datos cuantitativos tomados de experiencias anterio-
res. Ello se debe a que los costos salariales para el pro-
cesamiento son en general un componente fundamental
del presupuesto general del censo. Las discrepancias
entre estas estimaciones y las tasas realmente conse-
guidas durante la produccin pueden tener gran in-
fluencia en el presupuesto general del censo.
Es tambin muy importante tener en cuenta la curva
de aprendizaje de los procesadores. A medida que
avanza el procesamiento, el personal lo dominar me-
jor y el ritmo de produccin aumentar. La pendiente y
la longitud de la curva de aprendizaje (es decir, el tiem-
po que tardan los procesadores en alcanzar la mxima
eficiencia) dependen en gran medida del proceso con-
creto, de la tecnologa utilizada y de la calidad del
personal contratado. En algunos procesos sencillos, el
personal puede alcanzar la eficiencia mxima en un
breve de perodo de tiempo, mientras que cuando se
trata de procesos ms complejos la curva de aprendiza-
je puede durar varios meses.
Tampoco se puede olvidar que el diseo concreto del
cuestionario puede tener enormes consecuencias en las
tasas de produccin. Por ello, es importante que los ad-
ministradores responsables del procesamiento puedan
intervenir en el proceso de diseo del cuestionario.
d) Promedio de horas de procesamiento por turno
Es importante estimar las horas de procesamiento
que se pueden conseguir en cada turno. Es absurdo su-
poner que una persona empleada para un turno de ocho
horas pueda dedicar las ocho horas al procesamiento.
Hay que tener en cuenta el tiempo que se dedica a reu-
niones, programas de capacitacin, descansos, etc. El
tiempo destinado a cada actividad depender de las
circunstancias concretas del pas, pero al hacer los
clculos es importante tener en cuenta el tiempo im-
productivo. En algunos pases, ste puede representar
aproximadamente el 25% del total de las horas del tur-
no (por ejemplo, en un turno de ocho horas se podran
conseguir seis horas de procesamiento).
Hay que prever tambin el nmero total de horas que
los procesadores van a dedicar a tareas de garanta de
calidad. Algunos pases prevn para ello el 10% del
tiempo de los procesadores. Este porcentaje vara a lo
largo del ciclo de procesamiento, lo que deber tenerse
en cuenta en el modelo.
e) Nmero de turnos por da
Algunos pases tienen ms de un turno diario. La
adopcin de varios turnos puede contribuir a reducir
los gastos de capital asociados a la adquisicin de equi-
po y/o a reducir el tiempo total necesario para el proce-
samiento del censo. Si se adoptan varios turnos, deber
asignarse el tiempo necesario para el cambio de turno, a
fin de evitar problemas de congestin.
f ) Fiestas oficiales y das de licencia
Las fiestas oficiales son fciles de prever, ya que son
de conocimiento pblico. En cambio, resulta ms pro-
blemtico calcular los das de permiso que va a utilizar
el personal. Tambin en este caso, ello depender en
buena medida de las condiciones concretas de trabajo
151
con que se ha contratado al personal y de las circuns-
tancias de cada pas. La experiencia ha demostrado que
cuando se contrata personal temporal para procesar el
censo y se prev la posibilidad de solicitar das de li-
cencia (por ejemplo, permiso con goce de sueldo), en
general el personal hace uso de esas oportunidades. La
experiencia de los anteriores centros de procesamiento
servir de gua para determinar la tendencia prevista.
g) Rotacin de personal
La coyuntura econmica de un pas influye directa-
mente tanto en la calidad del personal disponible como
en su rotacin. El entorno econmico difiere notable-
mente a lo largo del tiempo y de unos pases a otros (e
incluso entre las regiones de un mismo pas), lo que
significa que la rotacin de personal puede ser impor-
tante en algunos casos y no en otros. Los pases tendrn
que determinar el significado del fenmeno al estimar
el nmero de empleados.
La mayora de los cargos (en muchos casos, ms del
90%) de un centro de procesamiento son en general
puestos temporales de breve duracin, con una remu-
neracin relativamente baja. Por ello, en momentos de
crecimiento econmico, con un mercado de trabajo flo-
reciente y bajo desempleo, es ms probable que el cen-
tro de procesamiento del censo sufra una alta tasa de
renovacin del personal. Por el contrario, cuando la
economa est en fase de contraccin y es difcil encon-
trar empleos alternativos, la situacin laboral del centro
de procesamiento se estabilizar.
Los costos atribuibles a una elevada rotacin del per-
sonal, que pueden permanecer ocultos en las organiza-
ciones estables de gran magnitud, se multiplican en un
proyecto de breve duracin, con presupuesto y plazos
fijos.
Una economa floreciente y una tasa elevada de rota-
cin del personal tendrn, probablemente, los siguien-
tes resultados:
a) Prdida de los empleados ms calificados;
b) Costos adicionales de contratacin, y retrasos;
c) Costos adicionales de capacitacin para el nue-
vo personal;
d) Curvas de aprendizaje para el nuevo personal, lo
que reducira las tasas de produccin y la calidad gene-
ral del trabajo;
e) Mayor atencin del personal de gestin a la ca-
pacitacin que a la produccin;
f ) Mayor utilizacin probable de los das de li-
cencia;
g) Mayor riesgo de falta de armona laboral.
h) Capacidad del edificio
La capacidad del edificio o edificios seleccionados
para albergar al personal de procesamiento limita el n-
mero de empleados que se pueden contratar. Si es posi-
ble, debern buscarse edificios con capacidad suficien-
te una vez que se conozca el nmero de trabajadores
necesario, pero eso no siempre es posible.
i) Tiempo destinado al procesamiento
El tiempo de procesamiento puede ser una imposi-
cin (por ejemplo, el procesamiento debe terminarse
antes de una fecha determinada) o una variable (por
ejemplo, la capacidad del edificio admite un nmero x
de empleados y, por lo tanto, el procesamiento se ter-
minar en una fecha dada). No obstante, en general, el
tiempo destinado a procesamiento constituye una im-
posicin. Suele establecerse ms bien como una meta
en la fase de planificacin del censo.
Una vez que se ha calculado el nmero de emplea-
dos, la contratacin del personal puede dividirse en dos
partes. La primera tarea es contratar a los administrado-
res y la segunda al resto del personal que se encargar
del procesamiento.
4. Contratacin de administradores
Los cargos de gestin son ms especializados y me-
nos numerosos que el grueso del personal de procesa-
miento y, por lo tanto, su contratacin puede hacerse
con una campaa diferente. En la mayor parte de los
pases, los cargos superiores de gestin de un centro de
procesamiento se contratan entre los empleados del
mismo organismo del censo. En tales casos, las institu-
ciones pueden adaptar sus mtodos tradicionales de
contratacin.
En los centros de procesamiento es fundamental con-
tar con personal de gestin procedente del organismo
del censo, ya que ste tiene conocimiento especializado
de los sistemas de procesamiento y de los procedimien-
tos que se han desarrollado. Conoce adems las vincu-
laciones existentes con la fase de procesamiento, las
metas generales del censo y la forma en que el procesa-
miento puede contribuir a esas metas. Asimismo, est
familiarizado con los datos y la actividad bsica del or-
152
ganismo del censo. Es tambin muy conveniente con-
tratar personal capacitado con experiencia en opera-
ciones de procesamiento, ya que su conocimiento y fa-
miliaridad con las operaciones constituyen un valor
importante.
No obstante, los organismos deben tomar nota de
que el entorno de un centro de procesamiento es en ge-
neral muy diferente del de un organismo central de es-
tadstica. El primero es un centro de operaciones y su
funcionamiento inicial muchas veces puede describirse
como un caos organizado. Por lo tanto, para conse-
guir superar este caos, es importante que los adminis-
tradores superiores del centro de procesamiento sean
conscientes de las peculiaridades del centro de proce-
samiento y que se adapten a este entorno.
El nmero de subordinados que un administrador se
encargar de supervisar en un centro de procesamiento
ser, probablemente, ms elevado que en el organismo
del censo. Por ello, la funcin de supervisin adquiere
una relevancia mucho mayor.
Una fuerza de trabajo predominantemente temporal,
integrada por personas que en muchos casos haban es-
tado sin empleo hasta ese momento, puede presentar
una gran variedad de antecedentes sociales y econmi-
cos. Por ello, es ms probable que este entorno tenga
una base de empleados ms mutable y socialmente
inestable que el de un personal ms permanente, que
tiene garantizado el empleo y dispone de una fuente fija
de ingreso. En particular, los administradores deben te-
ner capacidad de relacin personal, adems de conoci-
mientos estadsticos.
No debe darse por descontado que los expertos en es-
tadstica que han trabajado en las fases de preparacin
del censo puedan pasar directamente a los cargos de
gestin y disponer en todos los casos de la capacidad de
contacto personal que necesitan. Si bien es cierto que
muchos empleados del organismo del censo pueden
adaptarse a esta nueva funcin, no debe olvidarse nun-
ca el hecho de que la capacidad de gestin no se adquie-
re fcilmente y que es un requisito fundamental para el
xito del centro de procesamiento.
Los administradores debern comprender perfecta-
mente y comprometerse con los principios de garanta
de calidad adoptados para el centro o centros de proce-
samiento. Debern tener tambin capacidad de trans-
mitir este compromiso a su personal.
Una estrategia acertada de contratacin de personal
de gestin en un centro de procesamiento deber con-
seguir el equilibrio adecuado entre conservar los actua-
les conocimientos tcnicos, ofrecer oportunidades de
carrera a los empleados del organismo del censo y bus-
car, con frecuencia en el exterior, personal con capaci-
dad de gestin de personal.
5. Contratacin de supervisores y procesadores
Estos niveles de la estructura laboral comprenden la
mayor parte del personal y en general se trata de perso-
nas con contratos temporales. Por ello, en estas cir-
cunstancias la contratacin quiz deba adoptar estrate-
gias diferentes de las utilizadas en el caso del personal
de gestin. Entre las estrategias que puedan adaptarse
figuran las siguientes:
a) Los organismos realizan su propia campaa de
contratacin;
b) Se recurre a organismos gubernamentales espe-
cializados en contratacin de personal;
c) Se subcontrata a organismos de contratacin del
sector pblico, si existen y tienen acceso a los recursos
necesarios.
a) Los organismos realizan sus propias campaas
La posibilidad de que los organismos realicen su pro-
pia campaa de contratacin puede parecer la ms sen-
cilla y la ms eficaz en funcin de los costos. No obs-
tante, hay algunos problemas que conviene tener en
cuenta y que quiz contrarresten los posibles ahorros.
Son los siguientes:
a) Una contratacin de esta magnitud no suele cons-
tituir la labor fundamental del organismo del censo.
Aunque puede haber dentro del organismo profesiona-
les capaces de realizar esta tarea en pequea escala, es
poco probable que tengan la experiencia necesaria para
una contratacin de tan gran envergadura;
b) El momento en que se debe realizar la tarea dista
mucho de ser el ms adecuado, ya que toda estrategia
de contratacin debera realizarse en las fechas ms
cercanas posibles al comienzo del procesamiento con
el fin de reducir el nmero de abandonos. Por ello,
coincidir sin duda con otros preparativos importantes,
que probablemente absorbern la atencin de los admi-
nistradores;
c) Segn cul sea la situacin econmica del mo-
mento, una iniciativa de contratacin en gran escala po-
dra requerir una infraestructura importante para aten-
der la posible avalancha de consultas y solicitudes.
153
Si un organismo opta por realizar su propia campaa
de contratacin, deber decidir hasta qu punto desea
conseguir el personal idneo. Hay una gran cantidad de
tcnicas de documentacin y evaluacin de referencias
para los procesos generales de seleccin de personal.
No obstante, pocas de ellas son vlidas cuando hay que
conseguir un gran nmero de trabajadores con contra-
tos de breve duracin y en un plazo de tiempo muy bre-
ve. Por ello, quiz no se puedan conseguir los objetivos
deseados con el presupuesto establecido ni dentro del
plazo previsto. En consecuencia, es importante deter-
minar los criterios esenciales que debern cumplir los
posibles candidatos.
Una de las opciones ms sencillas y ms eficaces en
funcin de los costos para determinar la idoneidad de
los candidatos a un centro de procesamiento es la apli-
cacin de una breve prueba de seleccin. Esta prueba
puede concebirse de tal manera que permita evaluar los
atributos que se consideran ms vlidos para las fun-
ciones del candidato. Entre esos atributos pueden figu-
rar los siguientes:
a) Aptitud para las tareas administrativas repetiti-
vas que se deben realizar;
b) Precisin en la realizacin de este tipo de tra-
bajo;
c) Comprensin del material escrito;
d) Velocidad en la realizacin de las tareas, sin
merma de la precisin.
Un breve examen con pruebas de seleccin mltiple
que permita comprobar los criterios citados puede re-
sultar una valiosa gua sobre la idoneidad de los candi-
datos. Si bien se necesitar cierta infraestructura bsica
para realizar estas pruebas, quiz podra encontrarse
dentro de los mismos centros de procesamiento que se
estn estableciendo para el censo.
Los resultados de estas pruebas se pueden utilizar
para hacer una clasificacin de los aspirantes, que per-
mitira establecer el orden en que se les ofrecer la po-
sibilidad de aceptar el puesto. Esta lista puede servir
tambin en situaciones imprevistas (vase la seccin 8,
infra) para sustituir al personal de procesamiento, en
caso necesario.
Puede ser tambin til, para confirmar si los candi-
datos pueden ocupar los puestos ofrecidos, efectuar
breves entrevistas durante las cuales se hara a cada
candidato una serie uniforme de preguntas. En estas en-
trevistas, los aspirantes debern recibir informacin
completa sobre el cargo, las tareas que deben realizar y
los niveles de rendimiento esperados. La realizacin de
un gran nmero de entrevistas en un breve perodo de
tiempo puede ser fsica y mentalmente agotadora para
el personal encargado de ellas. Por ello, es preciso dis-
tribuir sabiamente la carga de trabajo.
b) Se recurre a organismos gubernamentales
especializados en contratacin de personal
La existencia de estos organismos y la posibilidad de
utilizarlos con este fin dependen en buena medida de
las circunstancias de cada pas. Si existen, es posible
utilizar con eficacia su personal especializado y su in-
fraestructura permanente. Esta solucin puede resultar
ms eficaz en funcin de los costos que el estableci-
miento de una infraestructura para una actividad muy
poco frecuente.
No obstante, la tendencia actual en muchos pases es
que estos organismos pblicos adopten algn sistema
de recuperacin de costos. Por ello, los ahorros que
puedan transformarse en costos directos derivados de
la utilizacin de estos organismos quiz no sean un fac-
tor importante. Otras consideraciones, como la reduc-
cin de la carga para los administradores del centro de
procesamiento, pueden hacer de este procedimiento
una solucin atractiva.
c) Se recurre a organismos de contratacin
del sector pblico
En algunos pases, los organismos privados de con-
tratacin ofrecen servicios semejantes a los de los orga-
nismos gubernamentales, aunque con un costo que es a
veces prohibitivo para la contratacin de gran nmero
de personas. Los organismos del censo deben velar por
que el organismo privado seleccionado comprenda y
cumpla sus requisitos. Es posible que una organizacin
con fines de lucro tenga intereses opuestos, ya que po-
dra preferir colocar a su propio personal aunque quiz
no fuera necesariamente el ms capacitado.
Los principios que deben regular la seleccin y la ad-
ministracin de los contratos se analizan en la seccin
G del captulo I.
6. Contratacin de otros especialistas
Adems de los administradores, supervisores y pro-
cesadores, quiz haya que contratar especialistas en-
cargados de funciones concretas. Entre ellos pueden fi-
gurar los siguientes:
154
a) Especialistas en tecnologa de informacin;
b) Especialistas en cuestiones administrativas;
c) Especialistas encargados del transporte del ma-
terial;
d) Personal para los servicios de apoyo (por ejem-
plo, de mantenimiento, seguridad y limpieza).
Si estas personas desempean funciones que no for-
man parte del cometido bsico del organismo del cen-
so, estas actividades podran subcontratarse a otros or-
ganismos o empresas privadas. En otros casos, quiz
deban organizarse campaas independientes de contra-
tacin por el carcter especializado de estas funciones.
7. Calendario de la campaa de contratacin
Como ocurre con todas las campaas de contrata-
cin, sta deber realizarse en las fechas ms cercanas
posible al momento en que se supone que los candida-
tos comenzarn a trabajar. De esa manera se reducirn
los inconvenientes que se producen cuando los candi-
datos no aceptan el empleo porque han encontrado otro
mejor o han perdido inters en el que se les ofrece.
Todos los costos del centro de procesamiento pueden
cubrirse aplicando el principio de seleccin en cascada,
comenzando por arriba. Ello significa que se contrata
primero a los administradores superiores, luego a la
administracin de rango medio, despus a los supervi-
sores y, finalmente, a los procesadores. El personal es-
pecializado que se menciona en la seccin 6 se ir re-
clutando a medida que sea necesario. Ello permitir a
los administradores superiores e intermedios participar
en el proceso de seleccin de su personal, si es compe-
tencia del centro de procesamiento. Adems, el perso-
nal de gestin tendr as la oportunidad de recibir capa-
citacin antes de que los supervisores comiencen a
trabajar, y los supervisores podrn prepararse antes de
que el personal de procesamiento inicie su labor.
Los centros de procesamiento que tienen gran nme-
ro de empleados quiz necesiten tambin escalonar la
admisin de personal durante un perodo de varias se-
manas. Ello se debe a los problemas logsticos asocia-
dos con la tramitacin y la capacitacin de un personal
muy numeroso.
8. Planificacin para casos de emergencia
Un tema importante pero que se pasa muchas por alto
cuando se consideran las estrategias de contratacin es
la planificacin para casos de emergencia. Si la rota-
cin de personal adquiere importancia significativa, lo
que no sera demasiado anmalo con un personal con-
tratado temporalmente (sobre todo en perodos de auge
econmico), y esta rotacin es superior al desgaste na-
tural previsto, habr que contratar personal adicional.
La otra solucin sera ampliar el calendario de procesa-
miento.
Se recomienda que en la campaa de contratacin se
incluya un componente de planificacin de imprevis-
tos, de manera que la incorporacin de nuevo personal
se pueda producir de manera eficiente y rpida y sin de-
masiados gastos adicionales.
9. Remuneracin
La remuneracin pagada al personal influir en el
nmero y calidad de los candidatos para los puestos
ofrecidos. En la medida de lo posible, la remuneracin
deber ser comparable a la ofrecida por el mercado
para puestos ms o menos semejantes. No obstante, los
organismos debern ser conscientes de que, en muchos
casos, las remuneraciones estatales suelen ser inferio-
res a las del mercado.
La remuneracin puede hacerse de dos maneras:
a) Escalas salariales independientes de la produc-
cin individual;
b) Pago basado en el nmero de unidades procesa-
das (destajo).
La adopcin de escalas salariales permite reducir los
gastos generales administrativos y no promueve la
mentalidad tpica de la cadena de produccin, en que el
personal se fija ms en el volumen que en la calidad.
Algunos pases que han adoptado este sistema han apli-
cado tambin pequeas primas de productividad, en
forma de tiempo libre o vacaciones adicionales. Estas
primas se conceden al personal cuyo rendimiento al-
canza o supera un mnimo previamente establecido.
Constituyen un pequeo incentivo para el personal ms
eficiente. Pueden contribuir tambin a mantener el per-
sonal de calidad.
El pago basado en las unidades producidas tiene la
ventaja de que se compensa nicamente el trabajo rea-
lizado. La estimacin de los costos de procesamiento a
efectos del presupuesto puede ser tambin ms senci-
lla. Ello se debe a que en general es ms fcil predecir
el nmero de unidades que se van a procesar que el rit-
mo de produccin. No obstante, una desventaja impor-
tante es que el personal puede fijarse excesivamente en
la produccin, olvidando la calidad de su trabajo. Ello
155
puede tener efectos negativos en la calidad final de los
datos. Las complejidades inevitables de este plan pue-
den dificultar su administracin.
D. OPERACIONES DE PROCESAMIENTO
1. Introduccin
Las operaciones realizadas en los centros de proce-
samiento deben organizarse cuidadosamente para con-
seguir resultados eficaces en esta fase del censo. La ca-
lidad del personal empleado en esos centros tendr
grandes consecuencias en el xito o fracaso de las ope-
raciones. En particular, la calidad del personal contra-
tado para funciones de gestin y los instrumentos que
se establecen con ese fin pueden influir enormemente
en los resultados de las actividades de procesamiento.
Debern establecerse estructuras adecuadas de ges-
tin (vase la seccin C, supra) con el fin de coordinar
y controlar todas las actividades que supone el procesa-
miento (vase el diagrama IV.3).
2. Ciclo de procesamiento de datos
El ciclo de procesamiento de datos supone muchas
actividades diferentes pero mutuamente relacionadas.
El nmero y el carcter de estas actividades depende-
rn en buena medida de la tecnologa utilizada para
procesar los cuestionarios del censo (vase la seccin F
infra). En el diagrama IV.3 puede verse un ejemplo de
las actividades principales que puede suponer un siste-
ma de procesamiento del censo basado en la utilizacin
del teclado. El orden de estas actividades puede variar
de acuerdo con la tecnologa utilizada. Si no se utiliza
el teclado (por ejemplo, si se prefiere recurrir al recono-
cimiento ptico de marcas o al reconocimiento inteli-
gente de caracteres), la actividad de codificacin tendr
lugar despus de la compensacin.
Como puede deducirse del diagrama, la fase de pro-
cesamiento depende de la fase de empadronamiento y,
por lo tanto, de la calidad de sus productos. La fase de
difusin es el cliente principal de los productos de la
fase de procesamiento y, como en el caso anterior, de-
pende de la calidad de esos productos.
La calidad y la cantidad de los productos de cada ac-
tividad del ciclo de procesamiento repercuten directa-
mente en el xito o fracaso de la actividad siguiente y
de las que se produzcan en fases ulteriores. Es tambin
importante observar que, en este ejemplo, todas las ac-
tividades estn mutuamente relacionadas entre s a tra-
vs del proceso constante de garanta de calidad. As
156
Fase de
empadronamiento
Recibo
y registro
Comprobacin
preliminar
Codificacin
Garanta de calidad
y revisiones
Captacin
de datos
Fase
de difusin
Validacin
Compensacin
Diagrama IV.3
Ciclo del procesamiento de datos
ocurre en todas las fases. Por ejemplo, el personal dedi-
cado a la validacin puede descubrir problemas que
son consecuencia de unos procedimientos y/o una ca-
pacitacin inadecuados en una de las otras actividades
(por ejemplo, recibo y registro).
Si bien el procesamiento de datos puede considerarse
en buena medida como un ciclo lineal, normalmente to-
das las actividades son simultneas. Las primeras de
ellas, como la recepcin y registro, comienzan antes,
pero las dems lo harn poco despus, en cuanto las ac-
tividades iniciales hayan podido acumular cargas de
trabajo suficientes. Es importante que la circulacin de
los cuestionarios entre las distintas actividades est or-
ganizada y coordinada con gran esmero, para garanti-
zar que cada actividad tenga cuestionarios suficientes
para todo el personal. Debera establecerse una reserva
de cuestionarios pendientes entre las distintas activida-
des (por ejemplo, el equivalente de dos semanas de tra-
bajo), para evitar que el personal se quede sin trabajo
por falta de material. Por ejemplo, utilizando el sistema
descrito en el diagrama IV.2, supra, la actividad de
captacin de datos no debera comenzar mientras no
hubiera un nmero suficiente de cuestionarios para dos
semanas de procesamiento. Si hace falta una semana
para que ese volumen de cuestionarios sea procesado
por todas las actividades antes de la captacin de datos,
sta no debera comenzar hasta la tercera semana.
a) Garanta de calidad y revisiones
Estas estrategias se examinan con detalle en la sec-
cin E, infra. No obstante, conviene considerar su rela-
cin con todas las dems actividades en el ciclo de pro-
cesamiento. Como puede deducirse del diagrama IV.3,
la garanta de calidad y las revisiones pueden conside-
rarse como el ncleo del ciclo de procesamiento y son
imprescindibles para conseguir datos de alta calidad.
Garantizan que el producto de cada actividad rena la
calidad requerida para la actividad siguiente, y es un
mecanismo gracias al cual se puede ofrecer informa-
cin pertinente para todas las actividades.
b) Recepcin y registro
A medida que se van recibiendo los cuestionarios en
el centro de procesamiento, debern registrarse para
garantizar que se han incluido todas las zonas de empa-
dronamiento del pas y todos los hogares dentro de
cada zona de empadronamiento. Los responsables de
esta actividad debern coordinar estrechamente su la-
bor con los encargados de la fase de operaciones sobre
el terreno. Debern supervisar las entregas para garan-
tizar que el material circula sin problemas, con el
menor retraso o congestin posible.
c) Comprobacin preliminar
Independientemente de la tecnologa empleada para
procesar los cuestionarios del censo, habr que aplicar
una u otra forma de preparacin de los cuestionarios. El
grado de detalle puede variar desde comprobaciones
superficiales para determinar que los cuestionarios se
encuentran en debidas condiciones para poder ser le-
dos con escner hasta la transcripcin de los cuestiona-
rios daados y la revisin manual de las respuestas.
d) Codificacin
La codificacin asigna cdigos de clasificacin a las
respuestas contenidas en el cuestionario del censo.
Puede hacerse con un sistema automatizado, con ayu-
da de computadoras, de forma tradicional o con una
combinacin de los tres procedimientos.
e) Captacin de datos
En el presente manual por captacin de datos se en-
tiende el sistema utilizado para transformar la informa-
cin del cuestionario del censo en un archivo electrni-
co de datos. Este sistema podra incluir los siguientes
elementos:
a) Introduccin de la clave;
b) Reconocimiento ptico de marcas;
c) Reconocimiento de caracteres inteligentes;
d) Presentacin electrnica de los cuestionarios
(por ejemplo, en la Internet).
En la seccin F, infra, se analizan con detalle los dis-
tintos sistemas que se pueden utilizar para la captacin
de datos.
f ) Compensacin
Compensacin es el sistema utilizado para garantizar
que se ha creado un registro electrnico por cada zona
de empadronamiento, cada hogar dentro de cada rea y
cada persona dentro de cada hogar.
g) Validacin
Validacin es la comprobacin final de los datos
para garantizar que la calidad de los mismos responde a
las normas mnimas convenidas (vase la seccin E, in-
fra, donde se ofrece informacin ms detallada).
157
3. Control del flujo de trabajo
Debe prestarse estrecha atencin a la supervisin y
control del flujo de trabajo durante toda la fase de pro-
cesamiento. Cada actividad depende de la calidad y
cantidad de la produccin de las actividades previas.
Una vez que todas las actividades estn en marcha, es
fundamental que cada una de ellas cumpla los objetivos
de produccin para garantizar que la siguiente tenga
trabajo suficiente.
Los retrasos en una actividad pueden provocar costo-
sas prdidas de produccin en las actividades siguien-
tes. Si las dificultades se registran en una sola activi-
dad, el personal directivo debe transferir recursos de
unas actividades a otras o cambiar de procedimiento
con el fin de aumentar los niveles de produccin. Todo
cambio propuesto en los procedimientos para aumentar
la produccin deber examinarse atentamente para
comprobar que no resulta perjudicada la calidad de los
datos.
a) Circulacin de los formularios
En algunos de los sistemas de procesamiento (por
ejemplo, reproduccin mediante imgenes), los impre-
sos del cuestionario slo sern necesarios hasta el mo-
mento de la captacin de datos. Despus de ello, las
imgenes electrnicas de los cuestionarios se transmi-
tirn a travs de las restantes actividades, y los cues-
tionarios slo se utilizarn para actividades de recu-
peracin en casos de prdidas catastrficas. En otros
sistemas, el impreso del cuestionario se utiliza en todas
las actividades.
En todos los casos, el control de la circulacin de los
cuestionarios entre las actividades pertinentes debe
realizarse con eficiencia y de forma controlada. Ello
puede lograrse mediante un sistema de control de la cir-
culacin. Estos sistemas pueden ser de tipo tradicional
o mecanismos automatizados de alta tecnologa, que
localizan el material en tiempo real utilizando disposi-
tivos de radiofrecuencia. Los progresos de la tecnolo-
ga en los ltimos aos han permitido desarrollar siste-
mas econmicos de control de existencias que utilizan
cdigos de barras para la localizacin de los productos.
Estos sistemas son relativamente baratos y resultan es-
pecialmente indicados para localizar las cajas que con-
tienen los cuestionarios del censo. Cualquiera que sea
el tipo de sistema utilizado, un mecanismo de control de
la circulacin debe contener los siguientes elementos:
a) Normas de circulacin que especifiquen los mo-
vimientos admisibles e inadmisibles. Por ejemplo, los
cuestionarios de una zona de empadronamiento no
pueden pasar a la fase de codificacin si antes no se ha
realizado la compensacin;
b) Flexibilidad para que los cuestionarios puedan
regresar a actividades anteriores si hubiera que proce-
sar de nuevo los correspondientes a una zona de empa-
dronamiento concreta;
c) Suministro de informacin oportuna sobre la
gestin acerca del flujo de trabajo y la localizacin de
los cuestionarios (por ejemplo, nmero de zonas de
empadronamiento en una actividad y ubicacin fsica
exacta en el centro de procesamiento de una zona de
empadronamiento).
b) Situacin de los datos
Adems de controlar la circulacin de los cuestiona-
rios, habr que controlar tambin la transferencia de
datos electrnicos. En muchos sistemas de procesa-
miento, habr distintas fases automatizadas que mani-
pulen y transformen los archivos de datos. El nmero
de esas fases automatizadas puede ser en muchos casos
superior al nmero total de actividades que se indican
supra en el diagrama IV.3. Estas fases automatizadas
pueden incluir las siguientes:
a) Previsiones para comprobar la coherencia inter-
na de los registros y la de unos registros con otros;
b) Deducciones a partir de los datos (por ejemplo,
situacin de la mano de obra);
c) Imputaciones para los datos no registrados, to-
mando como base los valores de otros datos;
d) Imputaciones para el nmero de personas de los
hogares cuyos cuestionarios no se han recibido;
e) Puntos de garanta de calidad (vase la seccin
E, infra);
f ) Agregaciones y transformacin de archivos
para la distribucin final de los datos desde el centro de
procesamiento.
El sistema automatizado utilizado para controlar la
circulacin de los datos se conoce normalmente con el
nombre de control de procesos. ste es semejante al
control de la circulacin mencionado anteriormente,
pero registra y controla las diferentes etapas de los ar-
chivos de datos, ms que de los cuestionarios fsicos. El
sistema debera facilitar informacin sobre la fase en
que se encuentra cada carga de trabajo (por ejemplo,
zona de empadronamiento) y contener los siguientes
elementos:
158
a) Normas que especifiquen cundo puede comen-
zar la prxima fase automatizada. Por ejemplo, las de-
ducciones sobre la mano de obra no pueden comenzar
mientras no se hayan codificado todas las variables re-
lativas a ese tema;
b) Flexibilidad para permitir que la fase de un ar-
chivo de datos pueda reajustarse si se tuviere que pro-
cesar de nuevo un hogar o tema concreto de una zona
de empadronamiento;
c) Suministro de informacin oportuna sobre la
gestin acerca de las etapas en que se encuentran los ar-
chivos.
4. Sistema de informacin sobre la gestin
Un instrumento fundamental para los administrado-
res de un centro de procesamiento son los sistemas de
informacin sobre la gestin. stos, si son eficaces,
permiten una supervisin eficiente de las actividades y
pueden aumentar la eficacia del proceso de toma de de-
cisiones dentro de los centros de procesamiento.
La puesta en marcha de un sistema de informacin
sobre la gestin puede ser compleja y costosa. Por ello,
los organismos deberan solicitar asistencia y asesora-
miento de otros pases que han aplicado esos sistemas.
Por ejemplo, el mdulo CENTRACK del sistema inte-
grado para el procesamiento mediante microcomputa-
doras puede ofrecer este tipo de servicios.
Los requisitos generales de un sistema de informa-
cin sobre la gestin son los siguientes:
a) Permitir el acceso a toda informacin relevante
sobre la gestin a los diferentes niveles de gestin en
las reas de produccin, flujos de trabajo, dotacin de
personal, garanta de calidad y control del presupuesto;
b) Garantizar que toda la informacin sobre la ges-
tin sea todo lo oportuna y detallada que resulte nece-
sario, sin merma de la integridad y exactitud de los da-
tos recogidos;
c) Prever y sealar los resultados de la actividad
futura dentro de los centros de procesamiento con rela-
cin a:
i) La resolucin de crisis, para determinar
los efectos de distintas decisiones posi-
bles;
ii) Sealar las posibles reas problemticas
antes de que surjan las dificultades;
d) Garantizar que la informacin adquirida en un
censo pueda utilizarse para la planificacin de los cen-
sos futuros.
Las actividades del centro de procesamiento deben su-
pervisarse atentamente para que se desarrollen con flui-
dez y se integren unas con otras; con ello se garantizar el
cumplimiento de los calendarios y presupuestos previs-
tos, y se conseguirn datos de alta calidad. Debido a que
es posible procesar un gran volumen de datos en un pero-
do de tiempo muy breve, es imprescindible que el sistema
de informacin sobre la gestin suministre a la adminis-
tracin datos oportunos y exactos. La inmensa mayora
del procesamiento del censo se lleva a cabo utilizando sis-
temas informatizados. Por ello, la captacin y la produc-
cin de los datos de informacin sobre la gestin pueden
ser automticas y debern considerarse como parte inte-
grante del sistema de procesamiento.
La informacin sobre la gestin puede suministrarse
en distintos tipos de informes estndar y/o en tal forma
que permita a los administradores seleccionar el grado
de detalle que les interesa. Por ejemplo, la administra-
cin superior de los centros de procesamiento quiz
slo desee conocer las tasas generales de produccin,
mientras que los directivos de rango intermedio pueden
estar interesados en las tasas de produccin de cada una
de las secciones, y los supervisores en la produccin de
las personas concretas. Por ello, la informacin deber
recopilarse con el mayor grado de detalle posible (es
decir, por individuo) y luego agregarse progresivamen-
te de acuerdo con las necesidades de informacin (por
ejemplo, por seccin).
a) Qu se debe compilar
i) Tasas de produccin
Las tasas de produccin conseguidas en cada activi-
dad determinarn el que se puedan respetar o no los ca-
lendarios previstos. Por ello, para supervisar la produc-
cin, en relacin con cada una de las actividades deber
compilarse informacin sobre a) las unidades termina-
das y b) las horas totales de procesamiento trabajadas, a
partir de las cuales se pueden deducir c) las tasas de
produccin (unidades por hora).
La cuantificacin bsica de las unidades puede com-
prender las zonas de empadronamiento, los hogares o vi-
viendas, las personas o una combinacin de todos esos
componentes. La medida utilizada depender en buena
parte del carcter que tenga el sistema de procesamiento
159
y del mecanismo utilizado para distribuir la labor entre
el personal.
ii) Control del flujo de trabajo
Con el fin de controlar el flujo de trabajo, es preciso
supervisar la circulacin del material a lo largo de to-
dos los procesos. Por ello, debern conocerse los si-
guientes extremos:
a) Nmero total de unidades y porcentaje total to-
dava no comenzado, por cada actividad;
b) Nmero total de unidades y porcentaje general
incluido actualmente dentro de cada actividad;
c) Nmero total de unidades y porcentaje general
completado en cada actividad.
iii) Dotacin de personal
Un componente importante del presupuesto del cen-
so son los salarios destinados al personal de procesa-
miento. Para supervisar esta actividad, se necesitar in-
formacin sobre los siguientes elementos:
a) Nmero de empleados, por actividad;
b) Costos salariales, por actividad.
iv) Garanta de calidad
Una preocupacin importante de los administradores
de los centros de procesamiento es garantizar que los
datos se atengan a las normas mnimas establecidas. La
calidad de los datos producidos deber supervisarse
durante todo el ciclo de procesamiento. Para ello se ne-
cesitar informacin sobre los siguientes aspectos:
a) Tasas de error o discrepancia, por actividad y/o
tema;
b) Tasas de error o discrepancia, por individuo y
por tema.
En la seccin E se ofrece una descripcin detallada
de las estrategias de garanta de calidad.
v) Revisiones automticas
En muchos sistemas de procesamiento, se prev una
serie de revisiones automticas (vase la seccin 3 b),
supra). Como estas revisiones estn automatizadas, es
importante que se supervisen para comprobar que estn
funcionando en la forma especificada y que no estn
arrojando resultados imprevistos. Un procedimiento
sencillo consiste en registrar automticamente el n-
mero de veces en que se aplica cada revisin. El exa-
men de estos datos puede alertar tambin a los adminis-
tradores acerca de la existencia de anomalas en los
datos del censo. Por ejemplo, quiz haya un nmero
mayor del previsto para un tipo de revisin que contro-
la la coherencia de los diferentes registros (por ejem-
plo, nmero de personas de menos de 15 aos de edad
que declaran tener una ocupacin). Ello puede indicar
un error en el sistema de procesamiento (por ejemplo,
captacin incorrecta de los datos relativos a los valores
de la edad) o de quien responde a la pregunta.
b) Qu informacin debe registrarse
i) Produccin
Antes del establecimiento de los centros de procesa-
miento, deben formularse planes de produccin en los
que se indique las tasas previstas de produccin para
cada una de las actividades a lo largo del tiempo. Du-
rante la produccin, el sistema de informacin sobre la
gestin deber cuantificar automticamente las tasas
efectivas de produccin y compararlas con el plan de
produccin original. Ello permitir a los administrado-
res determinar fcilmente los progresos y detectar con
rapidez los obstculos en el procesamiento y/o los re-
trasos en el calendario. En los cuadros IV.2 a IV.4 se
indican algunos ejemplos hipotticos.
Estos informes pueden desglosarse con mayor deta-
lle (por ejemplo, grupos, secciones o personas indivi-
duales) para indicar a los respectivos administradores
cul es su situacin en relacin con otras secciones y
con el promedio general de una actividad.
160
Cuadro IV.2
Informe sobre las unidades procesadas
Semana 1 Semana 2 Total
Actividad Previstas Efectivas Diferencia Previstas Efectivas Diferencia Previstas Efectivas Diferencia
Registro 3.500 2.700 -800 5.500 5.400 -100 9.000 8.100 -9.000
Comprobacin
preliminar
2.300 2.400 -100 3.000 3.100 +100 5.300 5.500 +200
Captacin de datos 2.000 2.000 0 2.400 2.400 0 4.400 4.400 0
161
Cuadro IV.3
Informe sobre las tasas de produccin (unidades por hora)
Semana 1 Semana 2 Total
Actividad Previstas Efectivas Diferencia Previstas Efectivas Diferencia
Registro 50 35 -15 55 38 -17
Comprobacin
preliminar
75 80 +5 85 95 +10
Captacin de datos 20 20 0 24
24 0
Cuadro IV.4
Informe sobre las horas de procesamiento trabajadas
Semana 1 Semana 2 Semana 3
Actividad
Total
de horas
Horas
por persona
Total
de horas
Horas
por persona
Total
de horas
Horas
por persona
Captacin de datos 1 000 35,5 1.400 37,3 1.550 38,0
Codificacin, etc. 0 0 1 125 41,4 2 750 40,5
ii) Control del flujo de trabajo
Cuadro IV.5
Ejemplos de informes sobre la situacin de la actividades en cada regin
Regin A Regin B Total
Actividad
No
comenzada
En
progreso Terminada
No
comenzada
En
progreso Terminada
No
comenzada
En
progreso Terminada
Captacin de datos 70 20 10 90 10 0 80 25 5
Compensacin 90 5 5 100 0 0 95 3 2
Codificacin 95 3 2 100 0 0 97 2 1
Ejemplo: Informe de actividad
Procesada Acumulada Procesada Acumulada
A 298 298 298 298 298
B 58 29 29 12 12
C 184
D 115
Total 655 327 327 310 310
Tambin en este caso, el informe precedente puede
desglosarse con mayor detalle (por ejemplo, grupos,
secciones o personas individuales) para indicar a los
respectivos administradores cul es la situacin de su
respectiva seccin en relacin con otras y con el con-
junto general de un actividad (vase en la seccin E,
infra, informacin ms detallada sobre la garanta de
calidad).
c) Informacin a los interesados
Si bien los informes mencionados supra, con mayor
o menor grado de detalle, pueden ser utilizados por los
diferentes niveles de gestin del centro de procesa-
miento, es tambin importante facilitar informacin
oportuna a los individuos acerca de su propio desempe-
o. El perodo de presentacin de estos informes puede
variar (por ejemplo, una vez por semana, cada quince
das o cada mes), pero la informacin peridica de este
tipo permite al personal comparar sus propios resulta-
dos con los del resto de la seccin.
E. GARANTA DE CALIDAD
PARA EL PROCESAMIENTO
1. Introduccin
En captulos anteriores, la calidad de los datos del
censo se entiende en sentido multidimensional, que im-
plica elementos relacionados con la exactitud de los da-
tos, el presupuesto, la oportunidad y la pertinencia. Du-
rante el procesamiento de los datos, suponiendo que se
haya cumplido ya el criterio de pertinencia, se debera
hacer hincapi en la exactitud, en los aspectos presu-
puestarios y en la oportunidad.
Si bien el objetivo final debe ser mejorar los tres ele-
mentos, quiz sea necesario mejorar uno solo de ellos a
162
iii) Dotacin de personal
Cuadro IV.6
Informe de actividad, por nmero de empleados y costo
Semana 1 Semana 2 Semana 3
Total hasta
la fecha
Actividad Nmero Costo salarial Nmero Costo salarial Nmero Costo salarial Costo salarial
Registro 25 12.500 35 17.500 35 17.500 47.500
Comprobacin preliminar 10 5.000 25 12.500 55 27.500 45.000
Captacin de datos 0 0 15 7.500 65 32.500 40.000
iv) Garanta de calidad
Cuadro IV.7
Informe sobre las tasas de discrepancia, por tema
Semana 1 Semana 2 Semana 3
Muestra Discrepancia % Muestra Discrepancia % Muestra Discrepancia %
Direccin 1.390 76 5 1.450 65 4 1.270 40 3
Rama de actividad 2.449 136 6 1.800 91 5 2.011 90 4
Ocupacin 2.139 159 7 2.452 146 6 2.586 122 5
Cuadro IV.8
Informe sobre las revisiones automticas
Revisin No. Total
1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475
2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.895.960
3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.249.143
4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251.397
5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391.638
Etctera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
v) Revisiones automticas
costa de otro. Por ejemplo, quiz haya que incorporar
procedimientos para mejorar la exactitud de los datos a
expensas de la asignacin presupuestaria y/o la puntua-
lidad. Los administradores de un centro de procesa-
miento deben buscar un equilibrio entre estos tres crite-
rios de calidad y deben hacerlo teniendo en cuenta las
direcciones estratgicas establecidas para su programa
concreto del censo.
2. El concepto de gestin de la calidad total
El entorno de un centro de procesamiento del censo
se presta especialmente bien a la adopcin del concepto
de gestin de la calidad total. ste se basa en el conven-
cimiento de que los errores en los resultados de un pro-
ceso son sobre todo consecuencia de deficiencias en el
proceso mismo, ms que de errores individuales de
quienes intervienen en ese proceso. Ello significa que
los administradores deben responsabilizarse de la cali-
dad de los datos, ya que son los responsables ltimos
del proceso en que trabaja su personal.
No obstante, si bien los administradores deben asu-
mir la responsabilidad ltima del proceso, su personal
es el recurso ms valioso para poner en prctica ese
concepto. Si el recurso se utiliza sabiamente y el perso-
nal participa en el proceso, y recibe las competencias
necesarias para definir y alcanzar resultados tiles, to-
das las circunstancias estn a favor del xito. En esta
concepcin se encuentra implcita la idea de que la ma-
yor parte de los colaboradores quieren trabajar y que el
ritmo y la calidad de su trabajo estn determinados por
el proceso. El personal que interviene en el proceso se
encuentra en condiciones ideales para proponer posi-
bles mejoras.
Si bien la mayor parte de las deficiencias en la cali-
dad de los datos son consecuencia de deficiencias en el
proceso, hay que reconocer tambin que los datos del
censo relativos a reas geogrficas concretas son sin-
gulares. Si un usuario necesita datos sobre un rea geo-
grfica concreta, y stos son de mala calidad, no pue-
den sustituirse con datos de otra rea geogrfica donde
la informacin sea ms fiable. Por ello, es importante
garantizar que la calidad de los datos de cada rea de
empadronamiento sea al menos de una calidad mnima
aceptable.
Los supervisores inmediatos son responsables de la
calidad, lo que significa que deben velar por que el per-
sonal comprenda esa forma de gestin. Es importante
que se explique claramente el concepto de gestin de la
calidad total cuando el personal entre en contacto con
el sistema por primera vez. Los administradores deben
velar tambin por que su propio comportamiento est
inspirado en ese principio, ya que el personal se da
cuenta en seguida de las contradicciones entre lo que
los administradores dicen y hacen.
El administrador debe ocuparse de que las observa-
ciones y comentarios del personal se tengan en cuenta
en el proceso de mejora de la calidad. El convencimien-
to de que es el proceso ms que el individuo lo que de-
termina la calidad de la produccin debe reforzarse en
todo el concepto de gestin. Los administradores deben
ocuparse de que se utilicen medios formales e informa-
les para alentar al personal a contribuir y de que ste
pueda manifestar sus opiniones con comodidad.
En este concepto de gestin de la calidad total es im-
portante ofrecer tambin informacin al personal. Esta
informacin debe concentrarse no slo en los aspectos
negativos, aunque en algunos casos habr que mencio-
narlos; es importante que el personal reciba tambin
comentarios positivos y aliento.
Para triunfar, hay que crear una cultura en la que to-
dos tengan la oportunidad de contribuir a la mejora de
la calidad en el centro de procesamiento. El personal
empleado en l realiza en general tareas administrati-
vas y repetitivas en una pantalla, y son los administra-
dores quienes deben motivarlo y alentarlo de tal mane-
ra que llegue a identificarse con su trabajo.
No obstante, si bien la mayora de los problemas de
calidad de los datos son consecuencia de deficiencias
en el proceso, hay circunstancias en que las acciones de
individuos concretos repercuten indudablemente en la
calidad. La administracin debe ocuparse de estas per-
sonas y, cuando los dems medios (por ejemplo, aseso-
ramiento y reconversin profesional) resulten intiles,
habr que rescindir su contrato. Al explicar la razones
de esta decisin, los administradores pueden utilizar
estos sucesos excepcionales para inculcar en todo el
personal un mayor compromiso por la calidad.
3. Marco de gestin de la calidad
El procesamiento de los datos del censo es una acti-
vidad compleja que normalmente implica diferentes
procesos (vase la seccin D, supra). Si bien cada uno
de estos procesos puede considerarse como una entidad
independiente, todos ellos dependen de la calidad del
producto del proceso anterior. Para llegar a disponer de
datos de la mayor calidad posible, puede establecerse
163
en el centro de procesamiento un marco que incorpore
los siguientes componentes:
a) Sistema de gestin de la calidad;
b) Puntos de garanta de la calidad para cada pro-
ceso;
c) Procesos continuos de mejora de la calidad;
d) Validacin de los datos.
A continuacin se explica detalladamente cada uno
de estos componentes.
4. Sistema de gestin de la calidad
Los sistemas de gestin de la calidad que pueden in-
corporarse en el procesamiento del censo son, en cierto
sentido, semejantes a los sistemas convencionales de
inspeccin del control de la calidad, examinados en la
seccin C del captulo I. No obstante, hay algunas dife-
rencias importantes y significativas que se esbozan a
continuacin.
a) Unidades de trabajo seleccionadas
Como resultara demasiado costoso inspeccionar to-
das las unidades de trabajo, normalmente se aplica un
sistema de muestreo. Este plan de muestreo puede su-
poner la seleccin de una muestra del trabajo de un pro-
cesador, que volvera a ser realizada por otro procesa-
dor, para luego comparar los resultados. En algunos
pases, se selecciona con este fin aproximadamente el
10% del trabajo de los procesadores.
Los planes de muestreo para cuantificar la calidad de
trabajo pueden aplicarse en todas las fases del procesa-
miento del censo, y la aplicacin efectiva de tales pla-
nes depende en buena medida del proceso mismo. No
obstante, pueden aplicarse algunos principios genera-
les a una gran variedad de procesos. Podran ser tiles
las siguientes normas bsicas:
a) Las tasas de muestreo deberan ser relativamen-
te elevadas al comienzo del proceso, y reducirse luego
gradualmente a una tasa de supervisin constante, a
medida que los procesadores vayan dominando mejor
su trabajo;
b) Como mnimo, debe incluirse una muestra de la
primera carga de trabajo (por ejemplo, zona de empa-
dronamiento) de cada procesador;
c) Los procesadores ms eficientes deberan estar
menos representados en la muestra;
d) Todos los procesadores deberan ver al menos
parte de su trabajo incluido en la muestra a lo largo del
ciclo completo del proceso;
e) Las tasas de muestreo pueden aumentar al final
de un proceso a fin de que la calidad el trabajo no sufra
si el personal pierde inters en el proceso a medida que
se aproxima al final;
f ) Los procesos complejos (por ejemplo, la codifi-
cacin de la ocupacin o la rama de actividad) debern
incluirse ms frecuentemente en la muestra que los
procesos sencillos (por ejemplo, la codificacin del lu-
gar de nacimiento o la religin).
Las unidades iniciales de muestreo deberan basarse
en la eficiencia operacional. Por ejemplo, si la carga de
trabajo bsico es una zona de empadronamiento, la
muestra debera basarse en primer lugar en un porcen-
taje de esas reas. Luego, la muestra podra ajustarse de
acuerdo con un porcentaje de los hogares dentro de
esas reas, o de las personas dentro de sus hogares y, en
ltimo trmino, de los temas correspondientes a esas
personas.
En algunos pases, con una poblacin de aproxima-
damente 3 millones de habitantes, la verificacin se lle-
va a cabo con las siguientes tasas:
a) Revisin en la oficina: 100%;
b) Codificacin en la oficina: 100%;
c) Entrada de datos: 100% de las fases iniciales y
cuando se trata de nuevo personal encargado de esa ac-
tividad; luego, slo una muestra aleatoria del 5%.
b) Mtodo de operacin
El mtodo de operacin vara enormemente segn el
proceso. El siguiente ejemplo est basado en un plan de
gestin de la calidad para el proceso de codificacin, en
el que las respuestas de los cuestionarios del censo se
codifican de acuerdo con una clasificacin.
Primero se selecciona una muestra del trabajo de
cada procesador. Luego, sta puede ser procesada de
nuevo por otro procesador de una seccin diferente.
Despus, se comparan los archivos de datos obtenidos
por las dos iteraciones. Las divergencias entre ambos
son examinadas por un supervisor que acta como rbi-
tro. Luego, el supervisor puede determinar cul debera
haber sido el cdigo correcto. Se considera que hay una
discrepancia cuando el cdigo del primero o del segun-
do procesador no estn acuerdo con el del supervisor.
La implicacin de los procesadores y supervisores en
el sistema de gestin de la calidad, ms que de codifica-
164
dores especializados, hace posible que el personal se
identifique con la calidad de su trabajo. Otra ventaja de
utilizar el personal habitual de procesamiento es que
los expertos suelen aplicar sus conocimientos especia-
lizados ms que atenerse a los procedimientos. El obje-
tivo es promover la aplicacin coherente de los proce-
dimientos e identificar errores sistemticos causados
por deficiencias en el proceso mismo.
Una vez que los supervisores han inspeccionado las
divergencias, pueden comunicar los resultados a los
procesadores. Estas observaciones revelan las discre-
pancias entre el cdigo asignado por el procesador y el
que el rbitro considera correcto. El objetivo principal
de estos informes debe ser sealar a la atencin de los
procesadores los casos en que no se han atenido debi-
damente a los procedimientos.
Los supervisores deben recibir capacitacin para for-
mular estas observaciones a cada uno de los procesado-
res de forma clara y concisa (por ejemplo: Usted ha
atribuido el cdigo X; si hubiera seguido el procedi-
miento N, el resultado habra sido Y). Estas observa-
ciones pueden estandarizarse de manera que permitan
prestar mayor atencin al cumplimiento de los procedi-
mientos.
c) Unidades de trabajo rechazadas
Generalmente, las unidades de trabajo rechazadas no
vuelven a procesarse, excepto en los casos en que no
responden a un nivel mnimo de calidad. Ello se debe a
que el beneficio de corregir todas las discrepancias no
est en general justificado por el costo. Por ejemplo, si
la tasa global de discrepancia para los cdigos de ocu-
pacin es del 10% y la tasa de la muestra de gestin de
calidad para la ocupacin es del 10%, la correccin de
todas las discrepancias en ese contexto slo reducira la
discrepancia global en ese tema al 9%. La mejora efec-
tiva en la tasa de discrepancia correspondiente a la ocu-
pacin se reducira todava ms como consecuencia de
los errores cometidos en el proceso de inspeccin y de
los introducidos durante la correccin.
No obstante, como los datos del censo relativos a las
zonas de empadronamiento son un producto singular,
habr que efectuar un nuevo procesamiento cuando se
compruebe que existen graves deficiencias en la cali-
dad de los datos.
5. Puntos de garanta de calidad
Como ya se indicado antes, los datos del censo relati-
vos a reas geogrficas concretas son un producto sin-
gular. Por esta razn, hay una serie de puntos de garan-
ta de calidad por los que deber pasar toda zona de
empadronamiento durante la fase de procesamiento.
Estos puntos garantizan que cada zona de empadrona-
miento rena un nivel mnimo de calidad aceptable.
La aplicacin tradicional de los puntos de garanta de
calidad est basada en la existencia de varios controles
y mediciones automatizados, sistemas y funciones in-
corporados en el sistema de procesamiento. El objetivo
de esos puntos es realizar mediciones que se puedan
cuantificar y utilizar para determinar si el resultado de
un proceso es aceptable o no.
Este sistema presupone que cada parte del proceso ha
identificado uno o varios puntos en los que se puede
165
Cuadro IV.9
Informe de desempeo individual
Nombre del procesador: John Smith
Perodo: quincena que finaliza el 30 de junio de 2000
Produccin
(unidades/hora)
Tasas de discrepancia (porcentajes)
Direccin Industria Ocupacin
Su promedio 68 2 7 7
Promedio de su seccin 60 4 4 7
Promedio de su grupo 65 3 6 5
Promedio general de la actividad 75 3 4 5
conceder o rechazar el visto bueno a los datos o produc-
tos, lo que permitira en cierta manera cuantificar el
xito de dicho proceso.
Por ejemplo, los datos generales producidos por sis-
tema de procesamiento deben recibir previa aprobacin
(vase la seccin 7, infra) y ser de calidad aceptable
para la fase de difusin. Antes de que los datos lleguen
a la fase de validacin, cada proceso debe producir da-
tos que sean de calidad aceptable para los procesos pos-
teriores. Cuando el resultado de un proceso ha supera-
do los controles de un punto de garanta de calidad,
puede comenzar el proceso siguiente. En cambio, si el
producto no supera los controles, no se puede iniciar el
siguiente proceso mientras no se introduzcan las co-
rrecciones pertinentes.
Entre los ejemplos de puntos de garanta de calidad
que pueden aplicarse en un sistema de procesamiento
del censo (vase la seccin D, supra) figuran los si-
guientes:
a) Proceso de registro. Se han recibido en el centro
de procesamiento todas las zonas de empadronamiento
y todos los cuestionarios de cada una de las reas;
b) Compensacin. Deben registrarse datos de cada
uno de los hogares de una zona de empadronamiento y
de todas las personas de esos hogares;
c) Codificacin. Los resultados de la codificacin
sobre cada tema de cada una de las reas tienen un nivel
de calidad mnimo aceptable;
d) Revisiones. Se han efectuado los controles y las
transformaciones necesarios para garantizar la cohe-
rencia de los datos; por ejemplo, se ha comprobado que
los datos relativos a la fecundidad slo estn relaciona-
dos con las mujeres.
Un punto de garanta de la calidad que suele utilizar-
se con frecuencia es el examen de los resultados de la
codificacin en forma de tasas de discrepancia, como
se menciona en la seccin c), supra. Puede generarse
un informe de las zonas de empadronamiento donde la
tasa de discrepancia con respecto a un tema dado es su-
perior a la que se considera aceptable. En dicho infor-
me se identifican las zonas de empadronamiento con-
cretas en las que puede resultar necesario un nuevo
procesamiento debido a una calidad inaceptable. Tam-
bin se sealarn los procesadores que requieren algn
tipo de capacitacin ulterior, bien mediante actividades
de formacin en el trabajo por parte del supervisor o ac-
tividades propiamente dichas de capacitacin.
La definicin de las tasas de discrepancia considera-
das como aceptables para que una zona de empadrona-
miento supere este punto de garanta de calidad puede
basarse en los resultados conseguidos en a) censos an-
teriores; b) pruebas de procesamiento llevadas a cabo
por el censo actual; c) codificacin de los mismos te-
mas en otras encuestas, o d) comparaciones internacio-
nales.
Los puntos de garanta de calidad tratan de conseguir
que cada proceso d como resultado un producto de la
mayor calidad posible, en vez de esperar a los procesos
posteriores para corregir los datos. Para introducir me-
joras en todas las reas pertinentes de calidad (como
presupuesto, oportunidad y exactitud de los datos), es
fundamental adoptar medidas cclicas y adelantarse a
los acontecimientos, a fin de resolver los problemas en
su origen. Los puntos de garanta de calidad establecen
una norma cuantificable y pueden ajustarse de acuerdo
con el xito del proceso. Por ejemplo, si la exactitud es
elevada, podra modificarse el nivel de tolerancia con
el fin de llegar a una comprobacin ms detallada y lo-
grar una exactitud todava mayor. No obstante, los cam-
bios en los niveles de tolerancia deben tener en cuenta
aspectos como el costo y la oportunidad, adems de la
calidad, y ser realistas, teniendo siempre en cuenta que
lo que de verdad importa es el resultado final.
La comprobacin continuada de la produccin de
cada proceso es particularmente eficaz en la elabora-
cin y comprobacin de los programas previos al cen-
so. En estas pruebas, es mayor la oportunidad de que
los procesos y procedimientos se comprueben plena-
mente y de que la produccin sea evaluada por las par-
tes interesadas. Todo cambio necesario puede compro-
barse de nuevo y someterse a una nueva y exhaustiva
evaluacin. Quiz no haya tantas oportunidades para
ello durante el procesamiento del censo, debido a las
presiones operacionales.
Las tolerancias para los puntos de garanta de cali-
dad utilizados en la produccin pueden determinarse
teniendo en cuenta los resultados del programa de com-
probacin. Cuando haya cuestiones y problemas pen-
dientes, stos podran convertirse en el objetivo espec-
fico de la cuantificacin en la fase operacional.
Algunos puntos de garanta de calidad pueden con-
cebirse no con carcter obligatorio, sino como asesora-
miento acerca de los posibles problemas. Se trata de
medidas cuyo objetivo es alertar sobre un posible pro-
blema que requiere investigacin, pero que no impide
que la produccin pase al proceso siguiente. Un ejem-
166
plo seran los niveles de tolerancia establecidos para el
nmero veces en que aparece la observacin no decla-
rado. Es de prever que algunos temas no sean aclara-
dos por los entrevistados o los entrevistadores, lo que
dara lugar a unos determinados valores de no declara-
dos en algunos campos. Un punto de garanta de cali-
dad orientativo podra obligar a informar cuando el n-
mero de no declarados en una zona de empadrona-
miento sea superior al promedio previsto. Luego, po-
dra investigarse si as es como aparece en los cuestio-
narios y no es algo debido a que los procesadores no si-
guieron los procedimientos o a algn error del sistema.
6. Mejora constante de la calidad
La mejora constante de la calidad es un componente
bsico de la gestin total de la calidad. La diferencia
fundamental entre ese concepto y el control de calidad
clsico es que, en vez de tratar de conseguir un lmite
de calidad medio previamente especificado, ahora se
intenta continuar mejorando la calidad del producto
mientras dure el proyecto. La garanta constante de la
calidad determinar la calidad de los datos producidos
por encima de la norma mnima garantizada por los
puntos de garanta de calidad.
El concepto de garanta constante de la calidad se
puede aplicar durante el procesamiento del censo de las
siguientes maneras:
a) Utilizando tipos de personal de procesamiento
para identificar y resolver los problemas de calidad;
b) Utilizando medidas cuantitativas de calidad,
basadas en las discrepancias en los resultados del pro-
ceso;
c) Estableciendo prioridades en la identificacin y
resolucin de las causas bsicas de esas discrepancias.
Para garantizar que la garanta constante de la cali-
dad se aplique de forma correcta, se recomienda el si-
guiente ciclo compuesto de cinco pasos:
Paso 1. Medir la calidad;
Paso 2. Identificar los problemas de calidad ms im-
portantes;
Paso 3. Identificar las causas bsicas de estos pro-
blemas de calidad importantes;
Paso 4. Adoptar medidas correctivas y volver al
paso 1.
a) Paso 1. Medir la calidad
Los datos sobre la tasa de discrepancia obtenidos a
travs del sistema de gestin de la calidad deberan es-
pecificar la tasa de discrepancia del procesador original
y del encargado de la gestin de la calidad para esas zo-
nas de empadronamiento y los temas seleccionados por
el sistema (vanse ejemplos de informes en la seccin
D, supra). Es importante sealar que no se trata necesa-
riamente de tasas de error sino de una cuantificacin de
las contradicciones encontradas en el procesamiento.
Los datos sobre las tasas de discrepancia facilitan in-
formacin sobre cules son las reas de procesamiento
que no cumplen los objetivos de calidad y, por lo tanto,
permite llevar a cabo el primer paso de cuantificacin
de la calidad.
b) Paso 2. Identificar los problemas de calidad
ms importantes
El sistema de gestin de la calidad puede producir
tambin datos sobre el perfil de discrepancia que per-
miten determinar qu cdigos concretos se estn asig-
nando de manera incorrecta. Estos datos pueden pre-
sentarse utilizando informes estndar en una serie de
distintos programas informticos.
Para ello se requiere la identificacin de los principa-
les problemas de calidad y el anlisis de los datos sobre
la tasa de discrepancia para aclarar qu temas y reas
concretas dentro de esos temas deben merecer especial
atencin. La compilacin de los perfiles de datos per-
mitir identificar cules son los principales problemas
de calidad en relacin con esos temas.
El primer paso consiste en comprobar cules son las
discrepancias ms frecuentes. Por ello, los informes de-
bern identificar las discrepancias ms habituales y eli-
minar aquellas que estn por debajo de los mnimos de
frecuencia especificados (vase el cuadro IV.10).
El siguiente paso es considerar qu nivel de discre-
pancia debera ser el principal motivo de preocupacin.
Si la codificacin de un tema concreto asigna un cdigo
de seis dgitos, podra argumentarse que las discrepan-
cias en el grupo principal, es decir en el nivel de un solo
dgito, son ms graves que las que se produzcan en el
de seis dgitos. Por ejemplo, el que la ocupacin de una
persona aparezca codificada como director u ofici-
nista representa una discrepancia significativa. Por
ello, un anlisis ulterior podra dar lugar a un informe
como el que se muestra en el cuadro IV.11.
167
El ejemplo anterior aparece especificado en el nivel
de un solo dgito y revela que casi dos terceras partes de
las discrepancias originales de ocupacin observadas
en el cuadro anterior se han codificado en grandes gru-
pos diferentes. La ms frecuente de estas discrepancias
del ejemplo es la que existe entre los grupos 1 y 2. Ello
revela que los procesadores estn teniendo dificultades
para diferenciar entre esos dos grandes grupos.
c) Paso 3. Identificar las causas bsicas
de esos problemas de calidad importantes
Para el paso 3, se necesita informacin de distintas
procedencias.
i) Formularios para sealar los problemas
El personal que interviene en un proceso es el ms in-
dicado para informar sobre la manera de mejorarlo. Se
podra entregar a los procesadores o supervisores for-
mularios que les permitan sealar los problemas que
estn encontrando en un procedimiento, sistema de
procesamiento o ndice de codificacin. Estos formula-
rios son tambin un instrumento valioso para presentar
sugerencias sobre la manera de mejorar el proceso.
ii) Informes con comentarios sobre la adjudicacin
Como ya se ha sealado, los supervisores tienen la
oportunidad de comentar a los individuos las discre-
pancias existentes entre el cdigo que asignan y el c-
digo que el supervisor considera el ms adecuado. El
objetivo principal de estos informes es alertar a los pro-
cesadores sobre la existencia de casos en que no estn
siguiendo correctamente los procedimientos.
Otra ventaja es que ofrecen a los supervisores una
oportunidad de considerar por qu se producen esas
discrepancias, sobre todo si varios procesadores estn
cometiendo errores semejantes. Por ello, podrn ofre-
cer asesoramiento sobre las deficiencias en la capacita-
cin, los procedimientos, los sistemas de procesamien-
to y los ndices de codificacin. As podrn contribuir
en forma valiosa a identificar las causas bsicas de los
principales problemas de calidad de los datos identifi-
cados hasta el paso 2 del ciclo de mejora continua de la
calidad.
iii) Equipos de mejora de la calidad
La utilizacin de equipos de procesadores para iden-
tificar y proponer soluciones a los problemas de cali-
dad es fundamental en el concepto de gestin de la cali-
dad total. Pueden establecerse equipos diferentes para
los distintos procesos de un centro de procesamiento.
La finalidad de estos equipos debe ser ofrecer un me-
canismo formal a travs del cual el personal pueda con-
tribuir a mejorar el proceso en el que trabaja. Cada
equipo debera estar integrado sobre todo por procesa-
dores y algunos supervisores, con un gestor de nivel
medio encargado de las funciones de facilitacin. Estos
equipos deberan reunirse peridicamente al comienzo
y con menor frecuencia una vez que se hayan abordado
los principales problemas del proceso. Es importante
que la participacin del personal en estos equipos sea
alentada por la administracin y que los miembros ro-
ten para que pueda intervenir en esos foros el mayor
nmero posible de empleados.
168
Cuadro IV.10
Informe de discrepancia, nivel detallado
(frecuencia > 30)
Cdigo
correcto
Cdigo
incorrecto Frecuencia
Porcentaje
del total de
discrepancias
123456
234678
123457
200023
810001
Total parcial
134567
245679
498765
Total parcial
65
70
34
169
68
55
35
158
4
5
2
4
3
2
etctera
Cuadro IV.11
Informe de discrepancia,
panorama general
Cdigo
correcto
Cdigo
incorrecto Frecuencia
Porcentaje
del total de
discrepancias
1
2
2
8
Total parcial
1
4
Total parcial
70
34
104
68
35
103
8
3
7
3
etctera
La funcin de estos equipos es ayudar a identificar
las causas bsicas de los problemas importantes de ca-
lidad y recomendar medidas correctivas para abordar
estos problemas. Se podra hacer llegar a estos equipos
los cuestionarios utilizados para sealar los problemas.
Luego deberan devolverse a quienes los envi, adjun-
tando observaciones sobre las propuestas formuladas.
Los miembros de los equipos pueden reunirse tambin
con el personal de su rea para identificar los proble-
mas no planteados a travs de los cauces formales.
Los exmenes realizados en los equipos de mejora de
la calidad debern ser de gran alcance, y los miembros
deben tener libertad para plantear cualquier tema que
consideren de inters. Es importante que todos reciban
informacin acerca del proceso, si lo solicitan. De lo
contrario, no estarn en condiciones de formular suge-
rencias razonables para mejorar el proceso y se mostra-
rn menos dispuestos a contribuir a la mejora continua
de la calidad.
El acta de estas reuniones debera distribuirse a todos
los procesadores, y las sugerencias se deberan enviar a
la administracin del centro de procesamiento. Estas
sugerencias pueden ser luego examinadas por la admi-
nistracin (vase el paso 4, a continuacin).
d) Paso 4. Aplicacin de medidas correctivas
y vuelta al paso 1
La primera parte del paso 4 del ciclo es adoptar medi-
das correctivas para abordar las causas bsicas de los
problemas de calidad identificados en el paso 3.
Antes de que se pueda llevar a cabo ninguna accin
correctiva, es preciso considerar atentamente las posi-
bles consecuencias de esos cambios, para que las con-
secuencias se lleguen a entender perfectamente y sean
previsibles. Por ello, los cambios propuestos debern
considerarse en un nivel de gestin elevado en el centro
de procesamiento. Con ese fin, sera conveniente esta-
blecer un comit directivo de gestin de la calidad.
Los administradores pueden considerar la informa-
cin recibida de distintas fuentes, en particular las
cuestiones o sugerencias generadas por los equipos de
mejora de la calidad. Es importante que los administra-
dores ofrezcan a estos equipos observaciones oportu-
nas sobre las cuestiones planteadas en sus informes, as
como sobre las medidas correctivas propuestas. En al-
gunos casos, si bien las sugerencias pueden ser dignas
de consideracin, quiz no puedan aplicarse por una se-
rie de razones (por ejemplo, por razones tcnicas, por
sus costos o por sus repercusiones negativas en otros
procesos). En las observaciones que se presenten a los
equipos de mejora de la calidad deben especificarse
claramente las razones por las que no se han aplicado
las sugerencias.
Es importante que la aportacin de los procesadores
y supervisores reciba el debido reconocimiento, ya que
de lo contrario es posible que desaparezca esa colabo-
racin. Los cambios que deban aplicarse debern con-
siderarse como resultado de las sugerencias del equipo
de mejora de la gestin, ms que de los directivos.
Los tipos de accin correctiva disponibles son los si-
guientes:
a) Cambios en los procedimientos;
b) Cambios en los sistemas de procesamiento;
c) Readiestramiento o capacitacin adicional;
d) Comunicaciones al personal acerca de algunos
procedimientos concretos;
e) Cambios en los ndices de codificacin, en los
procesos donde se utilicen.
La segunda parte del paso 4 es continuar cuantifican-
do la calidad y evaluando la eficacia de la accin co-
rrectiva que se haba aplicado. Cuando se resuelvan los
problemas ms importantes de calidad, continuar el
planteamiento cclico, y se seleccionar el siguiente
conjunto ms importante de problemas. El resultado es
una mejora constante de la calidad.
7. Validacin
El objetivo de la validacin de los datos del censo es
identificar los problemas del sistema y garantizar la ca-
lidad de los datos para el producto final. Se trata de una
comprobacin ltima para comprobar que los datos
producidos por el sistema de procesamiento renen las
especificaciones del programa de revisin y los requi-
sitos de produccin.
La validacin de los datos antes de que salgan del
centro de procesamiento hace posible que los errores
importantes y significativos puedan corregirse en el ar-
chivo definitivo. ste podr utilizarse luego como base
de datos para preparar todos los productos destinados a
la difusin. Es importante que stos se creen a partir del
nico archivo fuente. Si ste se cambia despus de la
validacin, es posible que los productos estn basados
en diferentes archivos, lo que podra repercutir en la in-
tegridad de los datos y de los productos.
169
La validacin, si bien es el ltimo control de los da-
tos, no debe considerarse como el ltimo proceso en el
ciclo de procesamiento. Es fundamental que la valida-
cin sea un proceso constante y paralelo a todos los de-
ms procesos. Ello permite la rpida deteccin de los
problemas y la posterior aplicacin de medidas correc-
tivas en los sistemas de procesamiento o en los procedi-
mientos. De esta manera, la validacin tiene el mismo
objetivo para el sistema de procesamiento que para los
datos finales. Se trata de garantizar que las fases del sis-
tema de procesamiento consigan los resultados especi-
ficados y en la forma requerida para el sistema siguien-
te. As se podr mejorar de forma constante la calidad
tanto del sistema como de los datos.
Es tambin importante que el proceso de validacin
se incluya en todas la pruebas de procesamiento ante-
riores al censo. La validacin de los datos en estas
pruebas permitir la pronta deteccin de los proble-
mas del sistema (por ejemplo, revisiones) antes de la
entrada en servicio del sistema de procesamiento. La
contribucin de la validacin a mejorar el sistema de
procesamiento es todava ms crtica en las fases de
comprobacin. La pronta deteccin de los problemas
permite un examen ms a fondo de stos y la elabora-
cin y comprobacin de soluciones, que se pueden rea-
lizar durante el procesamiento del censo. Los proble-
mas encontrados durante el procesamiento pueden ser
objeto de prioridades contradictorias en trminos de
oportunidad y costos. Por ello, quiz haya que tomar la
decisin de corregir nicamente los datos, sin modifi-
car el proceso.
a) Definicin de los apartados
Conjuntamente con el rea de difusin del censo y
otras partes interesadas, habr que determinar la espe-
cificacin de los datos resultantes. Cada uno de los
apartados deber definirse en funcin de los valores ju-
rdicos para la clasificacin de los productos, de lo que
constituyen las categoras no aplicables y de cual-
quier combinacin especfica de datos que sean mutua-
mente excluyentes.
Adems, se identifican los problemas de datos cono-
cidos de censos anteriores, o gracias a los comentarios
recibidos de la actividad de empadronamiento, y se es-
tablecen los procedimientos para su comprobacin.
b) Definicin del mtodo
Hay que definir los procedimientos y mtodos de va-
lidacin para garantizar la cobertura de los problemas y
la coherencia del planteamiento. Cada vez que se corri-
gen o modifican los datos, deben validarse, siguiendo
los mismos procedimientos, para comprobar que se ha
corregido el error y que no se ha creado ningn nuevo
problema.
c) Agregacin de los datos
Todos los datos deben comprobarse para determinar
su coherencia y exactitud en relacin con todas las ca-
tegoras en un determinado nmero de niveles de agre-
gacin geogrfica. Como la validacin debe ser parale-
la a otros procesos, debera comenzar con las zonas de
empadronamiento que primero completen el procesa-
miento, y continuar con agregaciones de datos cada vez
ms amplias a medida que estn disponibles para la va-
lidacin. En ltimo trmino, estas agregaciones com-
prendern todas las zonas geogrficas definidas para el
pas (por ejemplo, regiones o estados).
Con ello se garantiza que los datos se comprueben
varias veces, y que se controlen las poblaciones de los
cuadros de carcter ms general. Se trata de un requisi-
to fundamental ya que las poblaciones de los cuadros
menores quiz no cubran todas las celdas de un cuadro.
Por ello, los errores en los datos y los problemas de pro-
cesamiento que los producen pueden pasar desaperci-
bidos hasta que se disponga de un gran volumen de da-
tos. Para cuando ste pueda ser objeto de validacin, es
posible que algunos procesos iniciales se hayan com-
pletado ya y se haya pasado la oportunidad de corregir
el proceso que gener el error o se considere que ya no
vale la pena, dado el tiempo y el costo implicados.
d) Comparacin con otros datos
y variacin intercensal
Cuando sea posible, convendra comparar los aparta-
dos informativos de los datos del censo y de las encues-
tas recientes. Esta comparacin resulta especialmente
importante si se han recogido informaciones compara-
bles en una encuesta reciente o pueden consultarse en
algunas recopilaciones administrativas afines. Con ello
se puede tener una idea de los cambios previstos o una
explicacin de las variaciones o movimientos detecta-
dos en los datos censales.
Al validar la variacin intercensal entre los datos del
censo actual y los del anterior, conviene especificar los
niveles de tolerancia para los cambios registrados en
los apartados. Por ejemplo, quiz se necesario fijar un
nivel de tolerancia de ms o menos el 5 por ciento en el
crecimiento de la poblacin para una regin geogrfica
170
concreta. Este nivel de tolerancia puede basarse en las
tasas normales previstas de crecimiento demogrfico
en esas regiones. Todo crecimiento fuera de ese mar-
gen podra indicar la necesidad de una investigacin
ms detallada sobre las razones del crecimiento o des-
censo.
Las variaciones en los componentes de la mano de
obra, o en los tipos de industrias y ocupaciones en que
se emplean las personas, son normales a medida que
evolucionan las economas. Una parte del proceso de
validacin consiste en disponer de conocimientos bsi-
cos sobre qu tipos de cambios cabe prever en los datos
y dnde es posible que se produzcan. De esa manera se
garantiza que los datos difundidos se han controlado
para garantizar que reflejan lo que realmente ha ocurri-
do. Esto reviste especial importancia en las reas de au-
mento o descenso de la poblacin, ya que los datos cen-
sales son necesarios para la distribucin equitativa de
los fondos y para la organizacin de las elecciones.
El personal encargado de la validacin en el centro
de procesamiento de datos tiene ya acceso a los cues-
tionarios, y a gran parte del material de empadrona-
miento, como los libros y mapas anotados por el empa-
dronador. Por ello, la comprobacin de las razones por
las que se ha producido un cambio o la determinacin
de si hay un problema con los datos recogidos constitu-
yen un proceso ms eficaz a estas alturas que posterior-
mente, una vez divulgados los datos.
Los datos finales validados difundidos desde el cen-
tro de procesamiento deben ir acompaados de detalles
sobre los posibles cambios en los datos que puedan re-
sultar problemticos para los usuarios.
e) Participacin de la oficina regional
Algunos organismos estadsticos dispondrn de ofi-
cinas regionales dispersas en todo el pas. stas quiz
tengan un conocimiento ms adecuado, aunque no es-
pecializado, acerca de sus regiones geogrficas concre-
tas. Estos conocimientos pueden utilizarse en el proce-
so de validacin de las siguientes maneras:
a) Recabando asesoramiento de las oficinas regio-
nales antes de que comience el procesamiento para
identificar los cambios conocidos que repercutirn en
la comparacin de las variables censales. Por ejemplo,
estos cambios pueden referirse a los desplazamientos
de la poblacin, grupos tnicos, nuevas construcciones
de viviendas o cambios en el empleo regional, como la
apertura o cierre de una gran empresa;
b) Determinando si el nivel de crecimiento o des-
censo de la poblacin y de las viviendas en el censo est
en consonancia con el crecimiento o descenso previs-
tos. Esto puede realizarse comprobando los recuentos
censales de personas y viviendas en el nivel geogrfico
ms reducido posible (por ejemplo, la zona de empa-
dronamiento) y en reas agregadas ms amplias (por
ejemplo, las regiones estadsticas o las reas adminis-
trativas).
F. CUESTIONES TECNOLGICAS RELACIONADAS
CON EL PROCESAMIENTO
1. Introduccin
La introduccin eficaz de tecnologa en la fase de
procesamiento tendr grandes repercusiones en el xito
general del censo. El tipo de procesamiento utilizado
en el censo (es decir, la recogida y manipulacin de un
enorme volumen de datos) hace que sea especialmente
indicado para la tecnologa informatizada.
De hecho, el procesamiento del censo est asocia-
do desde hace tiempo con las computadoras. La pri-
mera computadora distribuida en forma comercial, el
UNIVAC 1, fue instalada por primera vez en la Oficina
del Censo de los Estados Unidos en 1951. Desde enton-
ces, los progresos de la tecnologa a travs de diferen-
tes generaciones de computadoras y los progresos re-
cientes ms rpidos de la computadora personal (PC)
han permitido a los organismos del censo un mayor de-
sarrollo tecnolgico en el procesamiento y manipula-
cin de los datos. Ello ha dado lugar a un procesamien-
to ms eficiente y eficaz en funcin de los costos y, en
ltimo trmino y sobre todo, han permitido ofrecer a
los usuarios de los datos del censo un producto ms
adecuado.
La utilizacin de tecnologas avanzadas, como las
basadas en las imgenes y el reconocimiento inteligen-
te de caracteres, ofrece grandes posibilidades y benefi-
cios para el procesamiento del censo. No obstante, los
organismos deben ser tambin conscientes de los pla-
zos y de la infraestructura tecnolgica necesarios para
la aplicacin eficaz de esas tecnologas. Varios siste-
mas de recogida de datos, en particular los relacionados
con el uso de imgenes y el reconocimiento inteligente
de caracteres, se examinan en las secciones siguientes.
Se facilita informacin sobre esta tecnologa, ya que
cada vez es ms accesible en las operaciones censales y
171
est siendo adoptada por muchos organismos en la ron-
da de censos del 2000.
2. Plataformas de procesamiento
El aumento de la potencia de procesamiento y de las
capacidades de almacenamiento de los sistemas de ca-
tegora media (por ejemplo, UNIX) y los de la gama in-
ferior, como las computadoras personales, ha ofrecido
nuevas oportunidades a muchos pases. La correspon-
diente reduccin de los costos de estas plataformas ha
contribuido tambin al abandono de las costosas solu-
ciones basadas en grandes computadoras centrales.
Adems de las consideraciones relacionadas con los
costos, las PCy las plataformas de categora intermedia
ofrecen mayores posibilidades y son ms fciles de uti-
lizar. Ello ha dado lugar al desarrollo de aplicaciones
ms complejas para esas plataformas. No obstante, en
las fases de planificacin adquieren una importancia
cada vez mayor las cuestiones relacionadas con la ges-
tin de los datos y la administracin de redes.
3. Mtodos de captacin de datos
En el presente manual, por captacin de datos se en-
tiende el sistema utilizado para recoger la informacin
registrada en los cuestionarios del censo y crear los co-
rrespondientes archivos informticos. Estos archivos
son sometidos luego a un proceso de codificacin para
transformar la informacin en cdigos de clasificacin
necesarios para la difusin de los datos. Entre los siste-
mas de captacin de datos figuran los siguientes:
a) Entrada con teclado;
b) Reconocimiento ptico de marcas;
c) Imgenes digitales;
d) Reconocimiento inteligente de caracteres;
e) Presentacin electrnica de cuestionarios (por
ejemplo, a travs de la Internet).
Cada sistema tiene diferentes ventajas y costos y re-
percute de distinta manera en las necesidades de equipo
y programas informticos tanto para la captacin de da-
tos como para las fases posteriores. Un sistema com-
pleto de captacin de datos para el censo puede impli-
car la combinacin de varios de ellos. En este captulo,
se hace especial hincapi en el uso de imgenes y en el
reconocimiento inteligente de caracteres, ya que estas
tecnologas son relativamente nuevas para los censos y
algunos organismos quiz no hayan tenido antes acce-
so a informacin suficiente para decidir si su utiliza-
cin puede resultar eficaz en funcin de los costos.
Otra nueva tecnologa de captacin de datos es la ba-
sada en dispositivos manuales para entrevistas perso-
nales con ayuda de computadora. Esta tecnologa no se
ha examinado de forma detallada en el presente manual
porque todava no se ha utilizado ms que en encuestas.
Por ahora, el costo asociado con esta tecnologa la hace
inviable para las operaciones censales.
a) Teclado
En los sistemas de introduccin de datos mediante
teclado, el personal introduce manualmente en las com-
putadoras todas las respuestas del censo. Este mtodo
requiere sistemas informticos relativamente sencillos
y un equipo elemental, debido al escaso volumen de los
datos manejados. En cambio, requiere mucho ms per-
sonal que los sistemas automatizados y, probablemen-
te, ms tiempo. Para decidir si se utiliza o no este siste-
ma en vez de los mtodos automatizados, habr que
tener en cuenta el calendario de actividades y los costos
relativos del personal y del equipo informtico. Deben
considerarse tambin otros factores, como la viabilidad
o posibilidad de aplicar tecnologas ms avanzadas
(vase la seccin A, supra). Cuando los costos de per-
sonal son bajos y la estructura informtica no est de-
masiado desarrollada, el sistema manual puede resultar
el mtodo ms adecuado.
Estos sistemas pueden requerir tambin alguna acti-
vidad de procesamiento posterior para agrupar las res-
puestas textuales en grupos de clasificacin, o un pro-
ceso administrativo previo para determinar el grupo
de clasificacin que se debe introducir mediante el te-
clado.
b) Reconocimiento ptico de marcas
Las mquinas de reconocimiento ptico de marcas
leen las respuestas contenidas en los recuadros de los
cuestionarios especialmente designados para tal fin. La
mquina reconoce nicamente la presencia o ausencia
de una marca, y las respuestas manuscritas deben intro-
ducirse luego manualmente o codificarse mediante m-
todos informatizados. Las ventajas de este sistema son
las siguientes:
a) La captacin de las respuestas de los recuadros
es mucho ms rpida que la introduccin mediante te-
clado. Normalmente las mquinas de reconocimiento
ptico de marcas leen, en promedio, unas 7.000 pgi-
nas formato A4 por hora.
c) El equipo es razonablemente barato;
172
d) La instalacin y funcionamiento son relativa-
mente sencillos;
e) Es una tecnologa comprobada que se utiliza
desde hace varios aos en muchos pases.
Las desventajas son las siguientes:
a) Se requiere gran precisin en el proceso de im-
presin;
b) Restricciones en lo que se refiere al tipo de papel
y de tinta que se pueden utilizar;
c) Precisin en el corte de las hojas;
d) Restricciones en el diseo del cuestionario;
e) Los recuadros de respuesta deben marcarse de-
bidamente con el tipo de pluma o lpiz adecuado;
f ) Significativos costos adicionales asociados a los
elementos a), b) y c) anteriores.
Los cuestionarios de este tipo pueden ser marcados
por los declarantes o por los entrevistadores; otra posi-
bilidad es que el personal de los centros de procesa-
miento transcriba las respuestas del cuestionario del
censo en hojas especiales. No obstante, este ltimo m-
todo de transcripcin se considera como ineficiente y
puede ser causa de errores.
b) Imgenes digitales
Los sistemas de imgenes digitales son semejantes a
los de reconocimiento ptico de marcas, pero utilizan
una cmara digital o un escner para tomar una imagen
(o fotografa) de cada pgina de cada cuestionario. Si
bien el proceso fsico de exploracin es semejante al
utilizado en el caso anterior, el resultado es diferente,
ya que este proceso da lugar a una imagen (y, quiz, a
un archivo de datos), mientras que el sistema de reco-
nocimiento ptico de marcas slo permite obtener un
archivo de datos. El archivo de imagen resultante se
utiliza posteriormente para un procesamiento ulterior,
en que los operadores trabajan en una pantalla en vez
de con un formulario fsico. Las ventajas de este proce-
samiento es que se pueden conseguir ahorros debido a
la menor necesidad de manipulacin de papel, ya que
es posible utilizar imgenes electrnicas en vez de los
cuestionarios concretos. Se trata adems de un procesa-
miento ms eficiente y permite una mayor productivi-
dad de los operadores.
En general, un sistema de imgenes digitales puede
incorporar fcilmente una combinacin de reconoci-
miento de respuestas en recuadros (como en el recono-
cimiento ptico de marcas) con la presentacin de tex-
tos escritos para su reconocimiento por los operadores.
No obstante, el sistema de imgenes es normalmente el
precursor de un dispositivo ms avanzado de reconoci-
miento inteligente de caracteres.
c) Reconocimiento inteligente de caracteres
El reconocimiento inteligente de caracteres es una
ampliacin del sistema de imgenes digitales anterior-
mente descrito.
Una vez que se han ledo los formularios con el esc-
ner, las imgenes son procesadas por uno o ms moto-
res de reconocimiento (programas informticos), que
luego examinan las reas de respuesta para interpretar
las preguntas con respuestas en recuadro (reconoci-
miento ptico de marcas) y reconocen lo que ha es-
crito el declarante o el entrevistador en unos espacios
de texto limitados, y lo traducen en valores de texto (re-
conocimiento inteligente de caracteres). Los cdigos
de barras pueden procesarse tambin con estos motores
de reconocimiento.
En el diagrama IV.4 se observa cmo puede funcio-
nar el reconocimiento inteligente de caracteres en el
procesamiento del censo.
i) Lectura con escner
En el ejemplo anterior, los cuestionarios del censo se
procesan con un escner que toma una imagen de cada
pgina del cuestionario, que se transforman en archivos
de imagen.
Una vez captadas las imgenes de todos los cuestio-
narios en una carga de trabajo de tamao adecuado
(que puede ser menor que una zona de empadrona-
miento completa), se cargan en el sistema de almacena-
miento en red y puede comenzar la captacin de datos a
partir de ellos. Los cuestionarios fsicos se colocan en
un depsito, en el que se prev un mnimo de consultas
ulteriores, mientras que las imgenes se transfieren
para su almacenamiento casi en lnea y para realizar co-
pias de seguridad a distancia.
ii) Reconocimiento
El primer paso en el proceso de recopilacin de datos
es reconocer los datos a partir de las imgenes. Se
trata fundamentalmente de identificar las respuestas
contenidas en los recuadros que se han marcado, ade-
ms de tratar de traducir las reas de respuestas manus-
critas en valores de texto. Las imgenes son procesadas
mediante programas informticos conocidos general-
mente con el nombre de motores de reconocimiento.
173
stos procesan los datos brutos del cuestionario utili-
zando niveles predeterminados de confianza que indi-
can qu confianza puede tener el motor de reconoci-
miento en que el carcter reconocido es vlido. Este
proceso puede realizarse mediante procesamiento por
lotes en PC o con servidores.
Para el reconocimiento se pueden utilizar en general
dos mtodos. El primero est basado en histogramas de
cada carcter y compara a ste con un conjunto previa-
mente identificado (conjunto de caracteres) de histo-
gramas. Se califica la semejanza entre el elemento in-
corporado y el carcter y se opta por la pareja con
puntuacin ms alta. El segundo mtodo, que tiene se-
mejanzas con los histogramas, divide la imagen del ca-
rcter en un nmero de componentes. Estos componen-
tes se comparan con un conjunto de caracteres creados
de la misma manera, y se elige el carcter con el mayor
nmero de componentes coincidentes.
iii) Reparacin y/o validacin automatizadas
Los campos en el cuestionario del censo que contie-
nen caracteres no reconocidos por el motor de recono-
cimiento pueden transferirse luego a un proceso auto-
matizado de reparacin. ste se utiliza con el fin de
reducir el trabajo que deber realizar el operador (vase
el apartado iv), infra), para aclarar los caracteres irre-
conocibles. Este proceso supone normalmente la utiliza-
cin de cuadros de bsqueda en diccionarios y revisin
basada en el contexto.
Por ejemplo, el motor de reconocimiento puede reco-
nocer la mayora de los caracteres (salvo uno) en la res-
puesta a una pregunta sobre el lugar de nacimiento de
una persona. Los caracteres del texto pueden recono-
cerse como VANUA-*-U, donde -*- indica un carc-
ter que el programa no ha podido reconocer. Este texto
puede luego compararse con un diccionario que est
especficamente asociado con ese tema concreto. En
este ejemplo, sera una lista de pases del mundo. Si el
texto tiene slo una equivalencia en el diccionario
en el que todos los caracteres reconocidos coinciden,
independientemente del que falta, se puede asignar un
valor al carcter ausente. En este ejemplo, el carcter
no reconocido sera una T, y la respuesta correcta,
VANUATU.
Se recomienda no utilizar un diccionario genrico en
este proceso. Deberan utilizarse ms bien varios dic-
cionarios que estn relacionados con los temas concre-
tos del censo. Por ejemplo, las respuestas asociadas con
la ocupacin debern compararse con un diccionario
que contenga nicamente ocupaciones habituales en un
174
Diagrama IV. 4
Arquitectura del sistema de procedimiento
mediante el reconocimiento inteligente de caracteres
Cuestionarios
preparados
Lectura
con escner
Reconocimiento
Reparacin
automatizada
Reparacin
por el operador
Almacenamiento
de imgenes
Codificacin
automtica
Codificacin manual
o con asistencia
de computadora
Cuestionarios
fsicos
Archivo
de imgenes
Archivos de datos
Almacenamiento
de formularios
Archivos de datos
para procesos ulteriores
pas concreto. Normalmente, este mtodo es mejor para
los temas ms sencillos, que tienen un menor nmero
posible de respuestas, como el pas de nacimiento. El
proceso puede utilizarse tambin para los campos nu-
mricos, como el cdigo postal, en que se conocen los
posibles valores.
iv) Reparacin del operador
En el caso de los caracteres que no puedan ser reco-
nocidos por el motor de reconocimiento ni resueltos
por el proceso de reparacin automtica, la reparacin
deber ser realizada por el operador. En este proceso,
los operadores examinan las imgenes individuales de
estos caracteres y confirman o corrigen el resultado del
motor de reconocimiento. Este tipo de reparacin debe-
r llevarse a cabo nicamente en algunos campos con
una elevada probabilidad de codificacin automti-
ca, mientras que las imgenes de otros campos se trans-
ferirn directamente al proceso de codificacin. Es
tambin importante reparar plenamente los datos nu-
mricos.
Algunos sistemas contienen otros mtodos de repa-
racin, que pueden agilizar este proceso o, en otros ca-
sos, ofrecen opciones que permiten verificar todas las
respuestas correspondientes a temas clave.
Una vez que el sistema de bsqueda en diccionario
ha reconocido todos los caracteres o el operador ha
efectuado las debidas reparaciones, los datos pueden
transferirse a los procesos manuales y automatizados
de codificacin (vase la seccin 4, infra).
v) Ventajas del reconocimiento inteligente
de caracteres
El reconocimiento inteligente de caracteres puede
ofrecer las siguientes ventajas:
a) Se reducen los gastos salariales, debido al me-
nor nmero de personal necesario para codificar las
respuestas, ya que una parte de las respuestas manus-
critas reconocidas se pueden codificar automticamen-
te sin ninguna intervencin humana (vase la seccin 4
c), infra);
b) Pueden conseguirse tambin otros ahorros gra-
cias a la eficiencia obtenida con la utilizacin de im-
genes electrnicas en vez de cuestionarios fsicos. Se
incluye tambin el ahorro que se consigue al no tener
que trasladar materialmente los cuestionarios, y el au-
mento de produccin que es posible cuando el personal
de codificacin consulta imgenes ms que cuestiona-
rios fsicos.
c) La reduccin de los costos de personal permitir
indirectamente reducir otros costos (por ejemplo, en
concepto de reclutamiento, personal de apoyo adminis-
trativo y alquiler de edificios);
d) La codificacin automtica permitir mejorar la
calidad de los datos, ya que est garantizado un trato
coherente de las respuestas idnticas;
e) Se puede recortar el tiempo de procesamiento
debido al carcter automatizado del proceso. Ello pue-
de dar lugar a una significativa reduccin del tiempo
necesario para que los resultados del censo se distribu-
yan entre los usuarios y, por lo tanto, contribuir a un
componente importante de la calidad de los datos (a sa-
ber, su oportunidad);
f ) El diseo de los cuestionarios no tiene que ser
tan riguroso como en el caso del reconocimiento ptico
de marcas;
g) Las correcciones de la inclinacin del papel son
ms avanzadas;
h) Algunos sistemas no necesitan los colores espe-
ciales que se deben utilizar en el proceso de impresin
(aunque stos ayudan a reducir el tamao de las imge-
nes), ya que pueden eliminar eficazmente los valores
previamente impresos (incluidos los recuadros negros
que rodean a las respuestas en recuadros).
vi) Desventajas del reconocimiento inteligente
de caracteres
Las desventajas del reconocimiento inteligente de
caracteres son las siguientes:
a) Costos ms elevados de adquisicin de equipo,
ya que se necesitan materiales y programas muy avan-
zados. Las imgenes creadas contribuyen tambin enor-
memente al volumen de los datos, lo que a su vez au-
menta el costo del equipo;
b) Sustitucin de caracteres, que puede influir en la
calidad de los datos. As ocurre cuando el motor de re-
conocimiento otorga a un carcter un valor que no es el
mismo que aparece en la respuesta del cuestionario.
Por ejemplo, el motor de reconocimiento asigna un 4
cuando el valor del cuestionario es de hecho un 9. La
mayor parte de las compaas de programas informti-
cos declaran que sus motores de reconocimiento consi-
guen tasas de sustitucin que son iguales o inferiores
al 1 por ciento en el caso de los caracteres numricos.
No obstante, no se puede infravalorar la importancia de
175
estas sustituciones. Ello planteara un problema en
campos de importancia decisiva como la edad, cuando
no se puede efectuar una correccin basada en la com-
paracin de distintos campos. Existen sistemas que
permiten verificar todas las respuestas seguras en
campos especficos.
c) Es especialmente importante la sintonizacin
del motor de reconocimiento, que permite fijar los ni-
veles de confianza para que el programa reconozca un
carcter como lo que verdaderamente es (por ejemplo,
un 9 como un 9). Estos niveles se pueden ajustar de ma-
nera que el programa acepte ms caracteres y, por lo
tanto, requiera menos correcciones manuales. No obs-
tante, los niveles de confianza que se fijen repercutirn
en la calidad (debido a la sustitucin de caracteres, si
los niveles son demasiado bajos) y al costo (debido a la
necesidad de correccin por parte de los operadores, si
los niveles son demasiado altos). Los valores deben
comprobarse atentamente para conseguir el equilibrio
deseado entre calidad y costo;
d) Para reconocer las respuestas manuscritas, stas
deben escribirse en una zona de respuesta delimitada, y
la letra debe reunir ciertos requisitos. Por ejemplo:
e) El diseo y capacidades de la red son decisivas
para el conjunto de la operacin. El uso de imgenes
puede requerir millones de archivos adicionales en
toda la red, en comparacin con soluciones como el re-
conocimiento ptico de marcas;
f ) El ahorro previsto como consecuencia del pro-
ceso de codificacin automtica quiz no se haga reali-
dad si las tasas de codificacin automticas son inferio-
res a lo previsto;
g) En el proceso de codificacin automtica pue-
den producirse errores sistemticos que repercutirn en
la calidad de los datos;
h) En algunos pases quiz no existan conjuntos de
caracteres adecuados;
i) El uso y almacenamiento de imgenes puede
suscitar problemas de confidencialidad entre los decla-
rantes.
vii) Gestin de riesgos
El reconocimiento inteligente de caracteres es una
tecnologa relativamente nueva que slo se ha aplicado
de forma limitada en las operaciones censales y, por lo
tanto, supone mayor riesgo que otras tecnologas ms
comprobadas. Por ello, es fundamental que los pases
que estn examinando la posibilidad de adoptar esta
tecnologa lo hagan solamente despus de un riguroso
programa de comprobacin. No se debe suponer que,
porque el reconocimiento inteligente de caracteres haya
funcionado en un pas o en una recopilacin estadstica
concreta, sea adecuado para las operaciones del censo
en otro pas.
Si los pases adoptan de hecho esta tecnologa, los
riesgos asociados con ella deben manejarse con gran
atencin. Entre las estrategias de gestin de riesgos que
pueden adoptarse figuran las siguientes:
a) Reduccin en la mayor medida posible de las
reas de respuesta;
b) Limitacin del efecto de sustitucin de caracte-
res en los temas fundamentales, como la edad, con los
siguientes procedimientos: i) hacer que los encargados
de la reparacin comprueben el resultado del reconoci-
miento en esos temas; ii) introducir para esos temas
campos de respuesta en recuadros, en los que se pueda
utilizar el reconocimiento ptico de marcas;
c) Utilizacin de listas de respuestas frecuentes y
campos de respuesta en recuadros para algunos temas
con una categora otros que permita a los declarantes
escribir su respuesta, en cuyo caso se aplicar el reco-
nocimiento ptico de marcas;
d) Algunas preguntas adicionales del censo pue-
den ser utilizadas por el motor de reconocimiento para
realizar referencias cruzadas (correccin comparativa)
y de esa manera reducir la sustitucin de caracteres. Por
ejemplo, si se formulan preguntas sobre la fecha de na-
cimiento y los aos de edad, stas pueden utilizarse
como referencia cruzada. No obstante, a diferencia de
los datos contenidos en cuestionarios estadsticos rela-
cionados con las finanzas, los datos de los cuestionarios
del censo no permiten este tipo de referencias cruzadas
entre los diferentes campos;
e) Los resultados del reconocimiento de campos de
importancia especial pueden ser sometidos a niveles
superiores de confianza del programa informtico o los
operadores podran comprobarlos haciendo referencia
a las imgenes;
f ) Comprobacin de la calidad de la imagen;
g) Muestreo manual de todos los procesos para ga-
rantizar la integridad y cuantificar las tasas de error.
176
E J E M P L O D E U N
R E A D E R E S P U E S T A
En trminos ms generales, el reconocimiento inteli-
gente de caracteres aumenta la necesidad de compagi-
nar atentamente las consideraciones relacionadas con
la calidad y los costos. La evaluacin de los posibles ni-
veles de confianza de aceptacin (determinante princi-
pal de la precisin) deber llevarse a cabo durante todo
el ciclo de elaboracin para evaluar el efecto corres-
pondiente en la tasa de sustitucin y el costo de las re-
paraciones, a fin de llegar al equilibrio ms adecuado.
El reconocimiento inteligente de caracteres debe ajus-
tarse con cuidado para determinar previamente la me-
jor combinacin de calidad (determinada en funcin de
la exactitud) y costo (de reparacin de caracteres). El
plan de operaciones de los centros de procesamiento
debe incluir planes especficos de supervisin de la ga-
ranta de calidad que evalen continuamente los nive-
les de sustitucin de caracteres y ajusten los niveles de
confianza de los programas cuando sea necesario.
El volumen de trabajo de reparacin deber gestio-
narse de tal manea que no se desperdicien recursos co-
rrigiendo respuestas que sera ms barato someter a los
procesos de codificacin manual o con asistencia de
computadora.
Es imprescindible contar con suficiente capacidad de
red, debido al gran nmero y tamao de archivos aso-
ciados con las imgenes. Para reducir el tamao de es-
tos archivos, puede utilizarse una tcnica que permite
eliminar de las imgenes el texto en negro ya conocido,
lo que en algunos casos ha permitido reducir el tamao
total de los archivos a la dcima parte del tamao origi-
nal (por ejemplo, de 4.500 Gb a 450 Gb). Para favore-
cer este proceso se pueden utilizar en el cuestionario co-
lores especiales que se puedan eliminar de las imgenes.
e) Cuestionarios electrnicos
La reciente expansin de la Internet ha ofrecido la
oportunidad de presentar cuestionarios a travs de este
medio. Muchas organizaciones, tanto pblicas como
privadas, estn desarrollando sistemas para la capta-
cin automtica de informacin a travs de la Internet.
El uso de la Internet ofrece oportunidades en algunos
aspectos de las operaciones censales y presenta gran
atractivo para el procesamiento debido al escaso volu-
men de recursos necesarios para la manipulacin de
cuestionarios, captacin de datos y codificacin.
No obstante, en el momento de redactar el presente
manual, muchos pases han examinado la posibilidad
de utilizar la Internet para la presentacin electrnica
de formularios del censo pero la han rechazado. Las ra-
zones son las siguientes:
a) Esta solucin requiere que los declarantes ten-
gan una computadora con acceso a la Internet. Incluso
en los pases desarrollados, es probable que la penetra-
cin de la Internet en el perodo que queda para la ronda
de censos del 2000 no sea muy superior al 30 por ciento;
b) Relaciones con los declarantes; por ejemplo, es
difcil saber qu hogares han respondido una vez y slo
una vez;
c) Problemas de seguridad referentes a la transfe-
rencia de datos por la Internet y de ofrecer acceso exter-
no general a las redes del organismo del censo;
d) Necesidad de crear sistemas paralelos de proce-
samiento (ya que no todos los cuestionarios se presen-
tarn a travs de la Internet) con las consiguientes com-
plejidades de integrar datos de distinta procedencia.
No obstante, el uso de la Internet y el desarrollo de
aplicaciones asociadas estn creciendo con extrema ra-
pidez. Los organismos quiz deseen examinar atenta-
mente estos progresos para aprovechar las oportunida-
des que puedan presentar en el futuro.
4. Codificacin
Los sistemas de codificacin asignan cdigos a las
diferentes respuestas escritas en el cuestionario del
censo. Estos sistemas de codificacin pueden ser a) ma-
nuales; b) asistidos por computadora; c) automticos, o
d) una combinacin de esas tres posibilidades.
Estos sistemas de codificacin pueden utilizar meto-
dologas a) sencillas; b) estructuradas, y c) jerrquicas.
El emparejamiento sencillo puede utilizarse en los
temas cuya codificacin es razonablemente clara y se
limita a la referencia a una sola pregunta del cuestiona-
rio. Un ejemplo sera el lugar de nacimiento, en que un
nmero limitado de palabras (por ejemplo, una o dos)
de la respuesta pueden compararse con una sencilla lis-
ta alfabtica.
La codificacin estructurada se utiliza para temas
ms complejos, como la ocupacin. Para codificar es-
tos temas, quiz tenga que hacerse referencia a ms de
una pregunta del cuestionario. Por ejemplo, algunas
respuestas de este tipo pueden codificarse haciendo re-
ferencia a la pregunta sobre el tipo de ocupacin. No
obstante, un gran porcentaje de respuestas slo pueden
codificarse haciendo referencia a otras preguntas del
cuestionario, como las tareas realizadas y/o la rama de
177
actividad. Estas normas de codificacin pueden incor-
porarse tambin en el sistema de codificacin estructu-
rado para orientar a los operadores.
El emparejamiento jerrquico se utiliza en aquellos
temas en los que es necesario obtener informacin con
distintos niveles de detalle antes de que se pueda asig-
nar un cdigo. Este mtodo se utiliza comnmente para
codificar las direcciones. Por ejemplo, un operador pue-
de comenzar la bsqueda en un nivel geogrfico gene-
ral (como la provincia o el cdigo postal) y, despus de
realizar las comprobaciones en este nivel, pasar a otros
niveles (por ejemplo, la regin, la ciudad, la calle e in-
cluso el nmero de la calle), segn sea necesario, para
obtener un cdigo de clasificacin.
Independientemente de cul sea el sistema utilizado,
todos ellos recurren a los ndices de codificacin. Estos
ndices son listas de respuestas caractersticas que se
darn probablemente en el cuestionario del censo y a
las que se ha asignado un cdigo de clasificacin. Un
aspecto importante que se debe tener en cuenta en rela-
cin con estos ndices es que deben estar basados en lo
que comunican los encuestados y no limitarse a conte-
ner las categoras de la estructura de clasificacin. Los
ndices debern considerarse como un mapa que permi-
te la clasificacin de las respuestas en varias estructu-
ras de clasificacin. Los declarantes no ofrecen res-
puestas con terminologa especfica de la clasificacin
sino con las palabras de la vida cotidiana, y los ndices
deben tenerlo en cuenta.
La calidad de los ndices que se elaboran repercute
directamente en la calidad de los datos y en la eficien-
cia del procesamiento. El esfuerzo y tiempo necesarios
para construir estos ndices son considerables y en los
planes del censo debe preverse un margen de tiempo
suficiente para esta importante tarea. Estos ndices no
son estticos y debern actualizarse durante el procesa-
miento para dar cabida a las nuevas respuestas.
a) Manual
La codificacin manual supone que el procesador
empareja la respuesta del censo con las respuestas con-
tenidas en uno o ms ndices denominados normalmen-
te con el nombre de libros de cdigos. Luego, los pro-
cesadores transfieren el cdigo asociado de ese libro al
formulario para la posterior captacin de datos. Este
mtodo es tedioso y est ms expuesto a errores que
otros tipos de codificacin. Los procesadores que utili-
zan este mtodo suelen fiarse tambin de su memoria,
lo que puede introducir nuevos errores en el proceso.
b) Con ayuda de computadora
En este mtodo, los procesadores utilizan sistemas
informatizados como ayuda para el proceso de codifi-
cacin. Se emplean ndices semejantes a los de la codi-
ficacin manual, pero con ayuda de una computadora.
El procesador normalmente introduce slo los prime-
ros caracteres de cada palabra de la respuesta, y luego
el sistema presenta una lista de opciones tomada del n-
dice adecuado. El codificador selecciona luego la en-
trada correspondiente del ndice y el cdigo se puede
escribir automticamente en el archivo de datos.
Una ventaja de este tipo de codificacin es que pue-
den incorporarse en el sistema ms normas de codifica-
cin para orientar a los codificadores a travs de varios
pasos de procesamiento, lo que permite una mayor cali-
dad de los datos. Esta forma de codificacin es espe-
cialmente vlida para el enfoque de codificacin es-
tructurada antes mencionada.
La codificacin estructurada tiene tambin la venta-
ja de reducir el nmero de posibles correspondencias
presentadas al operador en pantalla. Esto se realiza me-
diante la utilizacin de palabras bsicas (general-
mente nombres) y palabras calificativas (normal-
mente adjetivos). Por ejemplo, un procesador podra
introducir el texto propie agr cuando la respuesta es
propietario agrcola. El sistema presentara una lista
de todas las palabras bsicas que comienzan con pro-
pie y una vez que el operador confirma que la palabra
bsica es propietario aparece una lista de todos los
calificativos que empiezan con agr. Despus de se-
leccionar el calificativo correspondiente, agrcola, se
escribira en el archivo el cdigo adecuado. La reduc-
cin del nmero posible de correspondencias en panta-
lla disminuye la carga del operador y permite una ma-
yor calidad de los datos.
Los pases que tienen sistemas informticos avanza-
dos han comprobado que son ms eficientes que los sis-
temas manuales y permiten una mayor calidad. No obs-
tante, el sistema y los ndices correspondientes son
relativamente complejos y requieren un largo plazo
para su elaboracin. No se debe infravalorar la impor-
tancia de los costos de creacin de un sistema de este
tipo, y debera solicitarse asistencia y asesoramiento de
otros pases que los hayan elaborado anteriormente.
c) Codificacin automtica
La codificacin automtica utiliza algoritmos com-
putadorizados para emparejar las respuestas textuales
178
recogidas (por ejemplo, a travs del reconocimiento in-
teligente de caracteres) con unos ndices, sin ninguna
intervencin humana. Los algoritmos utilizados en la
codificacin automtica son complejos y normalmente
contienen un mecanismo de calificacin que requiere
una puntuacin concreta para que una respuesta se pue-
da considerar como una correspondencia. Son varios
los algoritmos que se pueden utilizar para la codifica-
cin automtica, y el tema es tan amplio que se necesi-
tara todo un manual. No obstante, conviene sealar
que es preciso actuar con cautela al aplicar cualquier al-
goritmo de codificacin automtica. Las deficiencias en
el algoritmo o en los ndices asociados pueden provo-
car la asignacin de cdigos incorrectos. Dada la com-
plejidad de estos sistemas, se recomienda que los orga-
nismos que estn considerando la posibilidad de utili-
zar la codificacin automtica se pongan en contacto
con otros pases que cuentan ya con estos sistemas.
Segn el algoritmo utilizado, las pruebas han demos-
trado que la codificacin automtica conseguir altas
tasas de correspondencia (aproximadamente el 80 por
ciento) en las respuestas textuales ms sencillas, como
el lugar de nacimiento. En cambio, las respuestas a te-
mas ms difciles, como la ocupacin y la rama de acti-
vidad, conseguirn tasas de correspondencia mucho
ms bajas (aproximadamente el 50 por ciento).
Cualquiera que sea el sistema utilizado, algunas res-
puestas no podrn codificarse automticamente. stas
debern procesarse ulteriormente mediante sistemas de
codificacin manual o con ayuda de computadora.
5. Revisin
La introduccin de una tecnologa ms potente y
avanzada ha permitido a los organismos establecer sis-
temas de revisin ms complejos. Es importante que la
estrategia general de revisin sea objeto de especial
atencin durante la fase de planificacin del censo .Una
vez decidida la estrategia general, el sistema de revi-
sin debe comprobarse rigurosamente antes de su apli-
cacin a las operaciones de procesamiento.
Una de las decisiones ms importantes acerca de la
estrategia de revisin es la relativa a su alcance. La so-
lucin depender de las circunstancias de cada pas.
Sin embargo, la experiencia ha demostrado que los
sistemas de revisin ms complejos son ms difciles
(y costosos) de aplicar y de comprobar y, de hecho,
pueden introducir inadvertidamente problemas en los
datos. Quiz convenga adoptar un sistema ms senci-
llo, que deje ligeras contradicciones en los datos pero
reduzca los riesgos y costos asociados con los sistemas
complejos. Es posible educar a los usuarios finales de
los datos para que comprendan las razones de esas con-
tradicciones.
No obstante, habr que utilizar algn tipo de revisin
de las repuestas para rectificar los errores obvios come-
tidos por los declarantes y/o los entrevistadores.
El sistema de revisin debera ser:
a) Minimalista (es decir, cambiar nicamente los
errores evidentes del declarante o entrevistador o las
respuestas que sean claramente errneas);
b) Automatizado (la edicin manual es ineficiente
y costosa y slo introduce mejoras marginales en el
producto final);
c) Sistemtico, ya que con ello ser ms fcil cons-
truir y comprobar el sistema. Debe prestarse especial
atencin al especificar las revisiones y el orden en que
se van a realizar. Unas especificaciones precisas facili-
tarn al personal de programacin la constitucin del
sistema y al personal especializado su comprobacin;
d) Conforme con los procedimientos utilizados en
otras recopilaciones estadsticas realizadas por el orga-
nismo para garantizar la comparabilidad de los datos;
e) Compatible con las normas de las Naciones Uni-
das y/o la Organizacin Internacional del Trabajo, para
garantizar su comparabilidad internacional.
En un planteamiento minimalista, slo se ajustan los
errores evidentes en campos concretos previamente de-
terminados. Normalmente se ajustan suponiendo que
cierta informacin demogrfica bsica es correcta tal
como aparece en el cuestionario. La edad sealada (por
ejemplo, 2 aos de edad) puede estar en contradiccin
con otra variable (por ejemplo, realizacin de estudios
universitarios) y no es obvia cul de esas informacio-
nes es correcta. Puede tomarse la decisin de utilizar
sistemticamente la edad sealada como correcta y
ajustarla a otras respuestas, de manera que aparezca
como no realiza estudios universitarios.
En vez de utilizar este planteamiento minimalista en
que la edad constituye un elemento bsico, pueden
adoptarse otros sistemas que utilizan un planteamiento
mayoritario. Por ejemplo, cuando hay contradiccin
entre dos o ms variables, pueden examinarse otras va-
riables. En estos casos, la mayora de las variables mu-
tuamente compatibles permanecen tal como se han se-
alado, mientras que se ajustan las dems. No obstante,
el nmero de diferentes combinaciones que se pueden
179
producir hace que estos sistemas resulten sumamente
complejos y puedan introducir en los datos ms errores
que el planteamiento minimalista.
Una enseanza importante acerca de la estrategia de
revisin es que los sistemas demasiado ambiciosos y
complejos no aaden necesariamente valor al producto
final. De hecho, ha habido muchos casos en que estos
sistemas complejos han conseguido exactamente lo
contrario, ya que han provocado nuevos problemas en
los datos.
6. Imputacin
Como en el caso anterior, la introduccin de una tec-
nologa ms poderosa y avanzada ha permitido a los or-
ganismos introducir sistemas de imputacin ms com-
plejos. La imputacin consiste en asignar valores a los
datos inexistentes por referencia a otras variables, en
particular a: a) cuadros de bsqueda que contienen
datos tpicos (por ejemplo, distribucin por edades), y
b) otros registros con caractersticas semejantes. Este
planteamiento se reconoce normalmente con el nombre
de imputacin dinmica.
Los cuadros de bsqueda pueden utilizarse para im-
putar variables como la edad. Puede haber varios cua-
dros para una sola variable, que se desglosa por gnero
o regin geogrfica. Estos cuadros contendran las dis-
tribuciones por edades que se han deducido de los datos
de censos anteriores o de otras encuestas, y utilizarse
para imputar la edad. Otras informaciones del cuestio-
nario del censo pueden emplearse para limitar el tramo
de edades que se puede imputar. Puede establecerse un
lmite inferior (por ejemplo, no menos de 15 aos) o una
escala (por ejemplo, de 30 a 55 aos). Puede ocurrir
que falte la edad de una mujer casada con hijos. El lmi-
te inferior para imputar su edad puede fijarse en la edad
de su ltimo hijo, ms un cierto nmero de aos (por
ejemplo, 15). El tramo superior puede establecerse con-
siderando otras variables del cuestionario del censo.
La imputacin dinmica es el mtodo ms complejo.
En l, el valor que falta en un campo concreto se imputa
a partir de los datos de un registro diferente. Supone
una bsqueda regresiva a travs de los registros del
censo hasta que se encuentra un registro semejante que
no tenga una contradiccin comparable. Los valores de
ese campo y de ese registro se copian luego en el regis-
tro donde falta el valor. Por ejemplo, es posible que en
un registro concreto falte el ingreso, pero que en cam-
bio aparezca la ocupacin y la rama de actividad. El
sistema buscara un registro precedente que contenga
esa misma combinacin de ocupacin y rama de activi-
dad, con un ingreso declarado. Luego, se copia el ingre-
so de este registro precedente en el valor ausente del re-
gistro actual.
Este planteamiento basado en el valor ms cercano
ha sido adoptado por algunos organismos porque utili-
za datos ya existentes y, por lo tanto, se considera como
estadsticamente vlido. No obstante, estos mtodos de
imputacin son sumamente complejos y difciles de
preparar y comprobar.
La determinacin de los datos que van a ser objeto de
imputacin es una decisin estratgica que debe tomar-
se en los primeros momentos del proceso de planifica-
cin. No obstante, se estima que las ventajas de adoptar
un planteamiento minimalista y realista, que impute
nicamente los valores correspondientes a las variables
demogrficas bsicas supera con mucho los beneficios
marginales que puedan obtenerse con la elaboracin de
sistemas complejos, como el ltimo mencionado. En el
caso de muchas variables (por ejemplo, la ocupacin),
la invencin de datos mediante la imputacin no aadi-
r ningn valor significativo al producto final. Habra
que hacer saber a los usuarios que pueden encontrar
respuestas sin rellenar en los datos del censo y las razo-
nes de estos valores no declarados.
7. Gestin de datos
La gestin de datos es especialmente difcil en un en-
torno de procesamiento distribuido en el que puede ha-
ber centenares por no decir miles de PC conectados en
una red de rea local o una red de rea extensa.
A continuacin se sealan algunas consideraciones
vlidas para diferentes sistemas, cualquiera que sea la
tecnologa utilizada.
a) Almacenamiento de datos
Durante el procesamiento, los datos atraviesan varias
actividades secuenciales que van desde la captacin de
datos a la entrega de archivos y la fase de difusin.
Cada actividad perfila y modifica los datos de alguna
manera. Por consiguiente, conviene mantener copias
de todas las versiones de datos para su control y segui-
miento. Ello permitir detectar fcilmente dnde se in-
trodujeron los problemas y dnde se pueden adoptar
medidas correctivas.
La tecnologa utilizada para el almacenamiento de
datos depende de la arquitectura elegida para su capta-
180
cin y para los sistemas de procesamiento. Pueden bas-
tar sencillos archivos de texto, si son vlidos para la ar-
quitectura existente. Cualquiera que sea el sistema de
almacenamiento utilizado, una cuestin fundamental
es la gestin de grandes volmenes de datos y mltiples
versiones de archivos a medida que pasa el tiempo. La
gestin de los datos debe tener tambin en cuenta cues-
tiones como la recuperacin para las distintas activida-
des dentro de los tiempos de respuesta especificados.
Las decisiones sobre la metodologa de almacenamien-
to de datos dependern del volumen de datos implica-
dos y de la complejidad del sistema de procesamiento.
b) Copia de seguridad de los datos
Con el fin de recuperar los datos perdidos inadverti-
damente, es importante elaborar una estrategia de segu-
ridad. sta puede incluir la realizacin con cierta fre-
cuencia de copias de seguridad in situ de los datos y
archivos de control de todas las fases de procesa-
miento, y copias peridicas de seguridad ex situ, para
prevenir grandes desastres.
Es tambin importante tener una estrategia de recu-
peracin que permita recuperar todos los datos de for-
ma sistemtica en los casos de avera del servidor, co-
rrupcin de datos u otros problemas.
c) Seguridad de los datos
Los datos que se obtienen durante el procesamiento
deben ser objeto de las mismas normas rigurosas de se-
guridad que se aplican a los cuestionarios fsicos. Ello
significa que slo el personal autorizado deber tener
acceso a esos archivos para su procesamiento. Deber
garantizarse la seguridad de la red para supervisar y
restringir el acceso al personal no autorizado. Adems,
debern establecerse mecanismos que impidan que el
personal no autorizado manipule los datos de los ar-
chivos y establecer pistas de auditora de todos los
cambios.
La proteccin frente a la amenaza de virus informti-
cos es otro aspecto importante de la seguridad de la in-
formacin. La introduccin, deliberada o inadvertida,
de virus podra tener efectos catastrficos en el proce-
samiento. Hay programas en el mercado que pueden
utilizarse para reducir este peligro. No obstante, una de
las formas ms fciles y eficaces de combatir esta ame-
naza es eliminar la unidad de disquetes de las computa-
doras conectadas con la red. Cuando se trabaja en red,
normalmente la mayora del personal no tiene ninguna
necesidad de tener acceso a la unidad de disquetes.
Toda actualizacin de programas o transferencia de da-
tos que deban realizarse a travs de disquetes pueden
llevarse a cabo a travs de un nmero limitado de ter-
minales utilizadas por un nmero reducido de personal
autorizado. En esas computadoras deberan utilizarse
programas actualizados de proteccin frente a los virus
para garantizar la seguridad de la red.
8. Comunicaciones
Es fundamental establecer una comunicacin eficaz
y eficiente tanto dentro del centro de procesamiento
como entre ste y otras partes interesadas (por ejemplo,
las fases de operaciones sobre el terreno y de difusin
y la gestin del organismo central del censo). Si se es-
tablecen varios centros descentralizados de procesa-
miento, habr que hacer especial hincapi en conseguir
un sistema seguro de relaciones entre ellos.
La utilizacin del correo electrnico, carteleras elec-
trnicas y bases de datos de debate es especialmente in-
dicada para los centros de procesamiento. Las cartele-
ras electrnicas o las bases de datos de debate pueden
servir para guardar copias de manuales y procedimien-
tos. Pueden utilizarse tambin para plantear problemas
y mantener debates acerca de diversos aspectos del
procesamiento.
Los datos de los centros de procesamiento quiz ten-
gan que transferirse entre varios lugares o enviarse al
equipo de difusin para que se incluyan entre los pro-
ductos censales. Debido al volumen de los archivos del
censo, la transmisin electrnica puede resultar impo-
sible o ineficiente. Si se recurre a la transmisin elec-
trnica, se recomienda la utilizacin de programas de
compresin de archivos. La validacin de archivos des-
comprimidos es tambin necesaria para garantizar la
integridad de los datos. Los problemas de seguridad
asociados con las transferencias electrnicas debern
ser tambin objeto de consideracin. Para proteger los
datos durante la transmisin quiz se necesiten progra-
mas y/o equipo cifrado.
La transferencia fsica de los datos puede resultar
menos costosa. Los archivos se pueden descargar en
una variedad de medios, en particular el disquete y la
cinta de audio digital.
181
V. PRODUCTOS DEL CENSO
A. AMPLIA ESTRATEGIA DE DIFUSIN
1. Introduccin
En el presente captulo se describen los procesos que
dan lugar a la creacin de productos que permiten a los
usuarios atender sus necesidades de datos censales. Es-
t escrito desde el punto de vista de un organismo en-
cargado del censo que realiza una considerable labor de
desarrollo de productos hasta las fases finales.
En otros pases, se emplea un programa de produc-
cin mucho menos ambicioso, como consecuencia de
una o varias de las siguientes condiciones:
a) Una decisin normativa del organismo del cen-
so de utilizar las competencias de las entidades exter-
nas para dar mayor valor aadido a un conjunto de cua-
dros bsicos elaborados;
b) La comunidad de usuarios no tiene personal de-
bidamente capacitado para utilizar los productos resul-
tantes cuando stos son avanzados y/o complejos;
c) Falta de recursos financieros para financiar el
desarrollo de productos complejos dentro del organis-
mo del censo o para que los adquieran los usuarios.
Aun en los casos en que se dan esas condiciones, es
importante consultar a los usuarios acerca de la varie-
dad de productos que se deben ofrecer. De hecho, si el
producto principal del censo debe ser un conjunto con-
ciso de cuadros sencillos y de aplicacin general, es
fundamental que el contenido de esos cuadros respon-
da a las necesidades de una elevada proporcin de
usuarios. Ello slo se puede conseguir si se consulta in-
tensivamente a los usuarios durante el proceso de dise-
o de los cuadros.
Es importante comprender una gran variedad de cues-
tiones estratgicas que el organismo del censo debe con-
siderar antes de iniciar el desarrollo de los productos.
Entre las cuestiones ms importantes figuran las si-
guientes:
a) Difusin al por mayor o al por menor;
b) Precio de los productos del censo;
c) Preferencia por la prontitud en la difusin de los
datos o por la exactitud de stos;
d) Fases de la entrega de los datos;
e) Entregas generales o segn las preferencias de
las partes interesadas;
f ) Integracin de los resultados del censo con otros
productos del organismo del censo.
2. Difusin al por mayor o al por menor
En un nivel muy general, es posible considerar si el
organismo del censo debe presentar tabulaciones estn-
dar detalladas a otras entidades (organismos pblicos o
empresarios del sector privado), que a su vez elabora-
rn productos de valor aadido u ofrecern una gama
completa de servicios a los usuarios finales. Utilizando
la terminologa habitual en el comercio, se habla con
frecuencia de servicios al por mayor y al por menor.
La principal ventaja de un planteamiento al por ma-
yor es que el organismo del censo se centra en su activi-
dad bsica de recopilar analizar y difundir informacin
estadstica. Se evitan las posibles distracciones asocia-
das a la comercializacin y actividades afines.
Aun cuando se adopte el modelo al por mayor, es
probable que algunos vendedores al por menor y, qui-
z, los usuarios directos formulen algunas peticiones
de informacin no normalizada, incluidas consultoras.
Adems, es probable que el organismo del censo parti-
cipe en la aclaracin de las consultas de los usuarios
acerca de la interpretacin de los datos facilitados por
los vendedores al por menor. Ello es consecuencia del
mayor conocimiento de ese organismo sobre el efecto
de los procesos del censo en los datos, y de su mayor
acceso a los archivos para efectuar ulteriores anlisis.
Desde una perspectiva de gestin del censo, es impor-
tante que en los planes de trabajo y en los presupuestos
se tengan debidamente en cuenta estas tareas.
Las ventajas asociadas al sistema al por menor son
que el organismo del censo se encuentra en mejores
183
condiciones para comprender los datos y sus limitacio-
nes y, por ello, puede ofrecer un servicio ms eficaz a
los usuarios. Adems, cabe considerar que el desarrollo
interno de productos puede servir como orientacin
para el personal del censo.
Es importante sealar que los costos contrados por
el organismo del censo para estar en contacto con los
clientes en un contexto de venta al por menor son con-
siderablemente ms elevados que en el caso contrario.
Quiz sea necesario que el organismo del censo contra-
te personal (empleados o consultores) con diferentes
capacidades para algunas de las tareas orientadas a la
venta al por menor. Entre este personal adicional figu-
raran los especializados en las siguientes materias:
a) Desarrollo de productos ms complejos;
b) Ventas y comercializacin;
c) Servicio al cliente.
La decisin acerca de la postura del organismo del
censo en relacin con este criterio deber tomarse con
la mayor antelacin posible respecto al da del censo.
Ello revela el papel central de las opiniones de los
clientes, que determinan la pertinencia del censo para
los usuarios de sus productos y, a travs de ellos, la per-
tinencia para la comunidad en general.
3. Precios de los productos del censo
Los pases tomarn las decisiones ms bsicas relati-
vas a los precios. Es de prever que cada gobierno deter-
mine por norma hasta qu punto el censo se financiar
con los ingresos generales o con la venta de los resulta-
dos del mismo.
Las distintas soluciones estaran comprendidas entre
dos extremos. En uno de ellos, el gobierno podra optar
por un financiamiento a travs del sistema de tributa-
cin general, lo que significa que todos los productos
se ofrecern sin costo ninguno a los usuarios de esas es-
tadsticas, sean contribuyentes o no (en otras palabras,
datos gratuitos para todos). En el otro extremo del es-
pectro, la labor del organismo del censo puede determi-
narse de acuerdo con el financiamiento ofrecido por los
usuarios de los resultados (es decir, el usuario paga).
En la prctica, sera de prever que la mayor parte de
los gobiernos consideren que el organismo del censo
debe situarse entre ambos extremos. Una parte de los
productos se ofrecern en forma gratuita, mientras que
otros se considerarn como productos de valor aadido
por los que se cobrar una cantidad. Conviene sealar
que la totalidad de los costos del censo no se recupera
nunca con la venta de los datos. La funcin de un meca-
nismo de fijacin de precios puede basarse, entre otros,
en los siguientes criterios:
a) Necesidad de un mecanismo para racionar la de-
manda de servicios del organismo del censo;
b) Alentar a los usuarios a identificar y especificar
sus necesidades reales de datos del censo;
c) Aliviar a los contribuyentes de la carga de finan-
ciar los elementos del censo que slo son utilizados por
una pequea parte de la comunidad.
Conviene sealar que, en la mayor parte de los casos,
la mayora del financiamiento para el censo se facilite
mediante los ingresos generales. Ello normalmente im-
plica la obligacin por parte del organismo del censo de
prestar algunos servicios a la comunidad, que ha dedi-
cado tiempo facilitando informacin a ese organismo.
Estos servicios se designan muchas veces con el nom-
bre de obligaciones de servicio a la comunidad y pue-
den incluir la prestacin sin cargo de a) tabulaciones
bsicas previa peticin a todos los que las soliciten;
b) un producto bsico a travs de fuentes importantes
de informacin pblica, como bibliotecas o funciona-
rios elegidos; c) servicios de informacin facilitados
por los puntos de venta de los medios de comunicacin,
y d) apoyo para los vendedores al por menor que incor-
poran valor aadido a los datos.
4. Oportunidad de la entrega
frente a exactitud de los datos
Una de las decisiones ms bsicas en un censo y,
adems, una decisin fundamental acerca de la calidad
de sus resultados es la bsqueda de un equilibrio entre
oportunidad y exactitud. Ello reviste especial impor-
tancia al formular la estrategia de produccin, pues esta
decisin influye no slo en el equipo encargado de la
difusin sino en todas las partes interesadas preceden-
tes en el programa del censo.
En general, es de prever que cuanto mayor sea la ra-
pidez en la realizacin de un proceso menor ser la pre-
cisin en los resultados del proceso. Otra norma gene-
ral es que los usuarios de los datos del censo esperan un
alto nivel de precisin en la informacin facilitada por
un organismo del censo oficial. Este organismo deber
buscar una solucin de compromiso entre ambas exi-
gencias.
184
Es previsible que la mayora de los usuarios se con-
tenten con una distribucin inicial de la informacin
bsica, seguida de una entrega ulterior de los datos se-
cundarios. Cuando los recursos de un organismo del
censo son limitados, quiz la estrategia ideal sea cen-
trar una gran proporcin de recursos en la distribucin
inicial de los datos bsicos. Se podr recurrir a otras en-
tidades, como los organismos externos que aportan va-
lor aadido, para que atiendan la necesidad de datos de
mayor complejidad.
5. Etapas en la difusin de la informacin
Es posible que las ventajas de la oportunidad en la di-
fusin de la informacin bsica se consigan dividiendo
la difusin de informacin en dos o ms etapas.
Algunos pases han adoptado la prctica de distribuir
ciertos datos preliminares que pueden ser objeto de re-
visiones ulteriores. Estos datos suelen limitarse a los
recuentos de poblacin tabulados por grandes reas
geogrficas y caractersticas demogrficas bsicas (por
ejemplo, el sexo). Esta prctica no es recomendable,
dado el peligro de falta de precisin en los datos, pues
no han estado sometidos a los rigurosos procedimien-
tos de garanta de calidad que se han aplicado en los da-
tos finales. Ello puede dar lugar a considerables revi-
siones de los datos.
Otros pases han adoptado la prctica de distribucin
escalonada de los datos finales. Las respuestas a las
preguntas sencillas (demografa bsica, sobre todo) po-
dran facilitarse en una primera entrega para que se
puedan considerar los anlisis bsicos relacionados
con el recuento. Los temas ms complejos, como los
relativos a la rama de produccin y la ocupacin, que
requieren considerables recursos de procesamiento,
podran abordarse en una segunda entrega.
La gestin de este proceso requiere consultar con los
usuarios para determinar qu datos se necesitan poco
despus de la fecha del censo, sin olvidar el conoci-
miento del organismo del censo acerca de los datos que
son difciles de procesar (y, por lo tanto, necesitan ms
tiempo).
6. Distribucin general o adaptada
a necesidades especficas
Hay que decidir tambin entre ofrecer datos estndar
bsicos, vlidos para todos los usuarios, o facilitar da-
tos ms complejos que respondan a la necesidad de los
usuarios especializados.
Hasta cierto punto, ello depender del tipo de finan-
ciamiento adoptado para el censo. Es de prever que, si
el censo se financia en buena parte con ingresos pbli-
cos, se dar gran prioridad a los cuadros estndar, que
permitirn atender necesidades muy distintas. En el
caso contrario, cuando el financiamiento procede en
buena medida de los usuarios, en la fase de difusin se
conceder una prioridad relativamente elevada a aten-
der las necesidades de quienes aportan los fondos.
Una manera de compaginar esas distintas exigencias,
es considerar que algunos productos son una obliga-
cin de servicio a la comunidad, a los que se asignan
recursos de acuerdo con el nivel de financiamiento co-
munitario. Otros productos se consideran de carcter
comercial, y los recursos se asignan de acuerdo con el
nivel de financiamiento especfico de los clientes (bien
mediante financiamiento anticipado o mediante la com-
pra de productos una vez que se han puesto en venta).
Puede resultar ventajoso elaborar un conjunto bsico
de cuadros de datos para atender todas las necesidades.
Luego, estos cuadros se pueden manipular o presentar
con instrumentos ms complejos, como programas in-
formticos para sistemas de informacin geogrfica, y
llegar a nichos de mercado en condiciones comerciales.
7. Integracin de los resultados del censo
con otros productos
En la mayora de los casos, los resultados del censo
slo son una parte (aunque muy importante) de los pro-
ductos del organismo de estadstica. Es importante que
los productos del censo se integren lo ms posible con
los productos de otras recopilaciones llevadas a cabo
por dicho organismo.
Una manera de conseguirlo, sobre todo si se emplea
el concepto de venta al por menor, es considerar el rea
oficial de difusin o de ventas como parte interesada
del censo. De esa manera se conseguira que el personal
de ventas pueda demostrar cmo utilizar los datos de
una amplia gama de recopilaciones llevadas a cabo por
el organismo de estadstica para que los usuarios pue-
dan llegar a una mejor comprensin. Ello podra am-
pliarse para incluir la integracin en las normas estads-
ticas, estructuras de difusin y sistemas informticos,
por ejemplo, los de tabulacin y/o manipulacin de da-
tos y los de cartografa estadstica.
185
Adems, el uso de otros datos fiables sobre el pas
para ratificar los datos del censo permitir que stos se
vean como parte de un programa ms amplio y no sim-
plemente como un conjunto de cifras independiente.
Esta ratificacin es un elemento clave en el crculo de
calidad descrito en la seccin C del captulo I.
B. PROCESO DE CONSULTA A LOS USUARIOS
1. Introduccin
El proceso de consulta a los usuarios que se examina
en el presente captulo es complemento del que tiene
lugar al determinar el contenido del censo (vase la
seccin A del captulo I).
El proceso de consulta a los usuarios, en cuanto pro-
ducto del censo, es un factor importante en la elabora-
cin de un programa de difusin. La labor realizada en
esta etapa del censo es importante para conseguir que
ste sea de inters para los usuarios. Como se indica en
la seccin del captulo I sobre la garanta de calidad, ste
es un indicador fundamental de la calidad del censo.
El objetivo general de la fase de difusin es facilitar
informacin para ayudar a los usuarios a tomar decisio-
nes con mayor conocimiento de causa. En la bsqueda
de este objetivo, la fase de difusin deber utilizar los
resultados de la evaluacin de los productos de un cen-
so para consolidar y mejorar la gama de productos para
el prximo censo. La atencin se centrar en la perti-
nencia y calidad de la informacin y en la oportunidad
de su entrega.
Es probable que el proceso de consulta a los usuarios
comience con una declaracin del organismo del censo
en la que exponga sus opiniones sobre la naturaleza del
producto que se desea conseguir. Esta opinin puede
estar basada en la evaluacin del censo anterior y con-
firmarse con el conocimiento de los acontecimientos
ms recientes. No obstante, se requerir cierta flexibi-
lidad para adaptar la gama de productos y servicios
para atender las necesidades actuales y futuras del mer-
cado, que slo se pueden identificar en el proceso de
consulta.
2. Organizacin del proceso
a) Objetivos
La finalidad del proceso de consulta a los usuarios
debe ser informar a stos de las estrategias adoptadas
para elaborar los productos y servicios del prximo
censo. Conviene recabar tambin sus opiniones sobre
las metas y orientaciones estratgicas para la fase de di-
fusin. Esta finalidad general se puede descomponer en
los tres objetivos siguientes:
a) Comprender mejor las reacciones generales de
los usuarios ante la orientacin general dada a la fase de
difusin;
b) Comprender las reacciones de los usuarios ante
productos y servicios concretos;
c) Informar sobre el resultado de la investigacin y
formular recomendaciones a los usuarios y a los admi-
nistradores del organismo del censo acerca de la fase de
difusin.
El proceso descrito a continuacin consta de varias
etapas, en las que se pueden utilizar varios instrumen-
tos, que se describen en el cuadro V.1.
b) Fases del proceso
El proceso de consulta se puede realizar en dos fases.
186
Cuadro V.1
Instrumentos utilizados en el proceso de consulta a los usuarios
Etapas Estudios cualitativos Estudios cuantitativos
Observaciones
sobre los prototipos
Uso de los productos y servi-
cios actuales
Uso considerable Uso escaso No se aplica
Estrategias generales previstas
para el prximo ciclo
Uso considerable Uso considerable No se aplica
Diseo detallado de productos
especficos
Uso considerable
a
Uso escaso
a
Uso considerable
a
Estas clasificaciones revelan la probabilidad de que, al llegar a la fase de diseo detallado, gran parte de los contactos y negociaciones con los clientes estn basados
en la informacin cuantitativa determinada en las etapas anteriores.
i) Fase 1. Consulta sobre las orientaciones
generales
Se recomienda presentar la estrategia de difusin en
forma de publicacin, acompaada por un cuestiona-
rio. La publicacin y el cuestionario sern en general en
forma impresa, aunque algunos pases quiz deseen
ofrecer tambin una publicacin en la Internet, en la
que se ofrecer la posibilidad de enviar respuestas por
correo electrnico.
Esta primera publicacin puede contener las metas,
las estrategias para alcanzar las metas y las orientacio-
nes generales de la fase de difusin. El cuestionario au-
toaplicado puede contener dos partes:
a) Las preguntas relativas al uso de los productos y
servicios actuales del censo;
b) Las preguntas relativas a las estrategias pro-
puestas por el organismo del censo para los productos y
servicios del censo siguiente.
Para facilitar la labor ulterior, se deber preguntar
tambin a los usuarios si desean intervenir en las ron-
das posteriores del proceso de consulta.
La publicacin impresa se puede enviar por correo a
los clientes actuales y potenciales. Para mayor comodi-
dad de los clientes, se puede incluir en el envo un sobre
con el franqueo pagado.
Como se ha indicado antes, gran parte de la informa-
cin contenida en esta etapa consistir en observacio-
nes cualitativas. Podr facilitarse informacin sobre la
cantidad de productos adquiridos (o consultados, si no
se venden) por cada usuario. Esta informacin se puede
utilizar para obtener algunos indicadores ponderados
sobre la importancia concedida a las opiniones de acuer-
do con el tipo de cliente.
ii) Fase 2. Consulta sobre productos
y servicios concretos
Tomando como base los resultados de la fase 1, se
pueden elaborar propuestas ms concretas. Podra en-
viarse una segunda publicacin con su correspondiente
cuestionario (o distribuirse por la Internet, segn con-
venga) a los clientes que manifestaron inters en las
consultas ulteriores. Esta publicacin presenta el con-
tenido propuesto de los productos y servicios que se
distribuirn, los precios indicativos y las fechas orien-
tativas de difusin. El cuestionario puede recabar infor-
macin detallada sobre el contenido de productos espe-
cficos.
Adems de enviar publicaciones y cuestionarios, se
pueden organizar sesiones de contacto directo con los
usuarios principales, cuando sea posible, para obtener
informacin ms detallada.
Los cuestionarios devueltos pueden clasificarse por
tipo de cliente (usuario habitual u ocasional) y por su
sector y actividad, y los resultados se pueden analizar
utilizando programas de hojas de clculos normales.
c) Informacin necesaria
Se pueden solicitar respuestas de los clientes con res-
pecto a los siguientes criterios especficos:
a) Contenido y funcionalidad;
b) Opiniones y reacciones sobre los precios de pro-
ductos y servicios;
c) Importancia de la oportunidad;
d) Apoyo al cliente;
e) Utilidad y validez de los datos y productos del
censo.
i) Contenido y funcionalidad
La variedad de cuestiones que se incluyen en este
apartado es sumamente amplia y depender de muchos
factores, en particular los temas sobre los que se debe
recopilar informacin y las cuestiones estratgicas tra-
tadas antes en la seccin A.
No obstante, la siguiente lista de temas generales
puede ser de utilidad para los pases en la planificacin
de esta fase de consulta a los usuarios:
a) Datos:
i) Calidad;
ii) Exhaustividad y amplitud;
iii) Fiabilidad;
b) Programas informticos (si los hubiere):
i) Calidad y resultados;
ii) Facilidad de uso y comodidad para el usua-
rio;
iii) Nivel de funcionalidad;
iv) Apoyo tcnico y capacitacin;
c) Prestacin de servicios:
i) Oportunidad y previsibilidad de la distri-
bucin;
ii) Amplitud de los medios y formatos;
iii) Presentacin y empaquetado;
iv) Precios y relacin calidad/precio;
187
v) Apoyo, capacitacin y sensibilizacin del
cliente;
vi) Utilidad de los datos o productos;
vii) Validez del proyecto (estndar o persona-
lizado).
ii) Opiniones y respuestas sobre los precios
de los productos y servicios
En el anlisis que sigue, los trminos servicios y
productos se utilizan indistintamente. Ello se debe a
que, en muchos casos, el organismo del censo decide
arbitrariamente si una serie de datos se facilitan a travs
de un producto concreto (normalmente, de acceso ge-
neral) o mediante un servicio de valor aadido.
Hasta cierto punto, las cuestiones planteadas por es-
te tema son determinadas previamente por las polti-
cas aplicables en un pas, que se han descrito en la sec-
cin A. Dentro de este conjunto amplio de parmetros,
es probable que las respuestas de los usuarios a los pre-
cios varen de cuerdo con sus circunstancias y su opi-
nin sobre las polticas oficiales. No obstante, estas
opiniones pueden verse afectadas por varios factores,
entre ellos los siguientes:
a) Si se trata de un producto estndar o de un servi-
cio adaptado a las necesidades del cliente;
b) Oportunidad del producto o servicio;
c) Exhaustividad, exactitud, amplitud y pertinen-
cia de los datos incluidos en un producto o servicio;
d) Alcance y contenido del producto y diversidad
de los medios de comunicacin en que se difunde;
e) Nivel y eficacia de la capacitacin y el apoyo
ofrecidos;
f ) Amplitud de la funcionalidad de los programas
informticos (si los hubiere) y su calidad y rendimiento;
g) Complejidad y facilidad de uso de los progra-
mas informticos.
Todos estos factores influyen en la opinin del clien-
te sobre si el producto tiene una alta relacin cali-
dad/precio.
iii) Importancia de la oportunidad
Muchos usuarios de los datos del censo tienen expec-
tativas poco realistas sobre la posibilidad de difundir de
forma oportuna datos precisos. Una labor importante
en la gestin de un censo es orientar las expectativas de
los usuarios sobre este aspecto de la calidad, de manera
que el programa resultante no se vea amenazado por
unas demandas poco realistas de distribucin temprana
de informacin.
Debera sealarse a la atencin de los usuarios el
tiempo necesario para realizar los siguientes procesos:
a) Garanta de la calidad sobre el terreno;
b) Transporte de los cuestionarios desde el perso-
nal de empadronamiento hasta los centros de procesa-
miento de datos;
c) Recogida de la informacin contenida en los
cuestionarios;
d) Codificacin de las respuestas textuales;
e) Validacin del archivo de registro unitario;
f ) Compilacin de los archivos resultantes y pre-
paracin de los productos.
iv) Apoyo al cliente
Se incluyen aqu los servicios que el organismo del
censo puede ofrecer para ayudar a los usuarios en su so-
licitud de los datos o el uso del producto. Pueden variar
desde un servicio de consulta a un servicio de apoyo so-
bre los productos, semejante al ofrecido por las empre-
sas que producen programas informticos. El nivel de
complejidad depender del financiamiento de que dis-
pone el organismo del censo y de las necesidades de los
usuarios.
La postura adoptada por un pas en relacin con este
elemento depender de la variedad de productos que
ofrece el organismo del censo, y se deber tener muy en
cuenta si el pas est orientado hacia un sistema de in-
formacin estadstica al por menor o al por mayor.
v) Utilidad e idoneidad de los datos
y productos del censo
Esta informacin debe ser de gran valor para el orga-
nismo del censo, ya que le permitir determinar la prio-
ridad que se deber conceder al suministro de produc-
tos concretos.
La informacin recopilada en este contexto deber
integrarse y compararse con la recogida en otros apar-
tados mencionados en la presente seccin. No obstante,
es un indicador fundamental de la pertinencia de los da-
tos y/o productos considerados.
3. Instrumentos utilizados
El proceso de consulta con los usuarios debe tener lu-
gar en tres fases, algunas de las cuales se superponen.
Son las siguientes:
188
a) Estudios cualitativos;
b) Estudios cuantitativos;
c) Diseo detallado de los productos.
Si bien las investigaciones podran comenzar mucho
antes del perodo del empadronamiento, el diseo deta-
llado de los productos (en el caso de los que revistan
mayor complejidad) podra realizarse durante el pero-
do de procesamiento. No obstante, sera conveniente
que el diseo detallado de los productos bsicos se
complete con tiempo suficiente para reducir el plazo de
tiempo entre la validacin del procesamiento y la dis-
tribucin del producto.
Es importante que los clientes y/o las partes interesa-
das del organismo del censo intervengan habitualmen-
te en todas las fases del proceso de consulta. Debera
ofrecrseles la oportunidad de responder a los cuestio-
narios y participar en las propuestas detalladas sobre
los productos antes de las fases operacionales. Los gru-
pos de control y los seminarios para clientes internos
constituyen un foro eficaz para innovar y generar pro-
puestas de nuevos productos, adems de ofrecer al per-
sonal interno la posibilidad de contribuir con sus apor-
taciones al diseo definitivo del producto.
a) Estudios cualitativos
Los estudios cualitativos se suelen realizar en forma
de grupos de control (es decir, debates en pequeos
grupos moderados por un especialista en estudio de
mercados).
Pueden establecer grupos de control para obtener in-
formacin cualitativa acerca del resultado de los pro-
ductos y servicios actuales. Los planes detallados sobre
los productos actuales constituyen el punto de partida.
Los grupos suelen ser de carcter general, ya que com-
prenden una gran variedad de clientes y productos. No
obstante, quiz se necesiten grupos ms especializados
para que se ocupen de los segmentos clave del merca-
do, as como de productos concretos, en particular los
productos estrella o los de calidad superior. Se podra
contratar a un consultor externo para que ayude en ese
proceso, aunque el organismo del censo deber partici-
par intensamente en la formulacin de las especifica-
ciones que se entregarn a dicho consultor.
Cuando convenga, se podrn celebrar conferencias
y/o seminarios en gran escala para hacer posible la con-
sulta con los clientes y usuarios de las oficinas centra-
les y regionales del organismo del censo.
El objetivo de la investigacin cualitativa es com-
prender mejor las reacciones de los clientes al progra-
ma actual de difusin del censo, con inclusin de los
productos, los servicios y su distribucin. Ello se mani-
festar en recomendaciones para el programa de difu-
sin del censo prximo.
Las principales tareas son las siguientes:
a) Preparar especificaciones detalladas;
b) Contratar consultores externos;
c) Organizar grupos de control;
d) Preparar informes provisionales (para la fase de
evaluacin);
e) Preparar el informe final.
Para esta fase de consulta debern asignarse unos
seis meses.
b) Estudios cuantitativos
Los estudios cuantitativos y el diseo detallado de
los productos se superpondrn y ofrecern una base
ms amplia para los contactos con los clientes.
Los estudios cuantitativos pueden utilizar las listas
con direcciones de correo de los clientes que el organis-
mo del censo haya podido crear durante el pasado ciclo
del censo (por ejemplo, bases de datos de clientes y lis-
tas de suscriptores a los boletines).
Pueden ser necesarios distintos tipos de cuestiona-
rios, en particular uno general y otros relacionados con
los siguientes temas:
a) Un producto o servicio concreto;
b) Segmentos concretos del mercado o sector de
una actividad econmica;
c) Requisitos tcnicos de los usuarios (formatos y
medios disponibles y programa estndar utilizado en el
sector).
El boletn de usuarios es un instrumento til para re-
cibir observaciones y comentarios.
Las principales tareas de la fase de investigacin
cuantitativa son las siguientes:
a) Determinar una metodologa detallada;
b) Formular cuestionarios, cartas de presentacin,
artculos para el boletn y mecanismos de respuesta;
c) Realizar encuestas;
d) Analizar y preparar informes.
Se asignarn entre 8 y 10 meses para esta fase de con-
sulta.
189
c) Diseo detallado de productos
Teniendo en cuenta los resultados de los estudios
cualitativos y cuantitativos, debern tomarse decisio-
nes sobre la combinacin de productos ms indicada.
Dentro de la oficina del censo, se solicitar aproba-
cin del diseo detallado de productos, al mismo tiem-
po que se solicitar financiamiento suficiente (cuando
sea necesario, con fondos pblicos ms que a costa de
los usuarios).
Pueden prepararse prototipos de los distintos pro-
ductos y entablarse consultas de seguimiento con los
usuarios mediante seminarios y contactos por correo.
Se celebrarn tambin consultas sobre los detalles de
clasificacin que los clientes esperan del censo, algu-
nos de los cuales (como las escalas de ingresos) influ-
yen en el diseo del cuestionario definitivo.
Las principales tareas de la fase de diseo detallado
de los productos son las siguientes:
a) Determinar la combinacin general de los pro-
ductos;
b) Elaborar planes de productos para someterlos a
aprobacin oficial;
c) Elaborar prototipos;
d) Formular propuestas de clasificacin;
e) Consultar a los usuarios;
f ) Concluir el diseo de los productos.
Debern asignarse unos 12 meses para esta fase.
4. Plan de actividades
El plan de actividades se elabora despus de amplias
consultas con los clientes externos y las partes interesa-
das del organismo. Aun cuando los resultados del cen-
so no se vendan en el mercado (es decir, no se exija o
prevea ningn ingreso), deber establecerse un plan en
el que se indiquen los costos, el nmero preciso de uni-
dades que se van a crear y los principales usuarios pre-
vistos de los productos y servicios.
Puede establecerse un grupo directivo de gestin en-
cargado de examinar peridicamente la evolucin del
plan y de supervisar los ingresos y gastos en el contexto
del plan. ste deber incluir los costos de todas las acti-
vidades de difusin. En ellos se incluyen los costos
asociados con la validacin de los datos, el desarrollo
de sistemas de produccin y el desarrollo y obtencin
de los productos. Deben incluirse tambin los costos
asociados con la comercializacin y el apoyo continua-
do a todos los productos durante el ciclo completo del
censo.
C. DESARROLLO DE PRODUCTOS
1. Introduccin
El desafo que se presenta a los encargados de plani-
ficar el censo es conseguir una mejora continua en to-
dos los aspectos relacionados con la calidad de los da-
tos. Ello supone la inclusin de un programa y servicio
de difusin del censo que sea flexible y orientado al
cliente. En lo que se refiere al programa de difusin, la
meta principal debe ser el desarrollo de un programa
impulsado por los usuarios y previsible, que compren-
da el establecimiento de sistemas y procedimientos efi-
caces de difusin, dentro de los lmites presupuestarios
y de los plazos establecidos.
Para garantizar la previsibilidad de la entrega (es de-
cir, que se cumplan las fechas anunciadas), es preciso
examinar atentamente la asignacin de recursos y el ca-
lendario del programa de difusin, manteniendo siem-
pre metas realistas y asequibles.
2. Planificacin de los productos
La elaboracin de productos y servicios debera ir
precedida de los siguientes procedimientos:
a) Examen de los productos y servicios del censo
anterior. En particular, deber prestarse atencin al
contenido y al mtodo de produccin y al contenido de
los productos estndar, con el fin de mejorar su oportu-
nidad y utilizacin;
b) Consulta selectiva de los usuarios y estudios de
mercado;
c) Examen del mtodo para proteger el carcter
confidencial de las respuestas individuales con el de
mejorar la aditividad y coherencia de los datos (de
acuerdo con las necesidades del usuario);
d) Examen de la combinacin de soportes impre-
sos y electrnicos para la difusin de los datos del
censo;
e) Investigacin de los abastecedores internos y/o
externos eficaces en funcin de los costos que ofrecen
servicios de tecnologa de la informacin en la fase de
difusin del censo.
190
a) Examen del mtodo de produccin
Deber llevarse a cabo una evaluacin del mtodo de
produccin del censo anterior para determinar los ele-
mentos eficaces del proceso que se pueden transferir al
ciclo siguiente. Sobre todo, es preciso identificar y tra-
tar de corregir las reas problemticas para mejorar el
proceso.
b) Consulta de los usuarios y estudios de mercado
La labor de consulta pblica, que garantiza la perti-
nencia de este elemento del programa del censo, se ha
descrito en trminos generales en la seccin B.
Adems de la consulta necesaria para establecer los
puntos de vista de los usuarios de los productos actua-
les y definir sus necesidades para el censo siguiente,
debern realizarse peridicamente consultas y estudios
de mercado durante toda la fase de diseo de los pro-
ductos. Ello permitir al organismo del censo examinar
y mejorar los cuadros hasta que el producto propuesto
responda a las necesidades de una mayora de usuarios.
c) Mtodo para proteger la confidencialidad
Es preciso elaborar y aplicar una tcnica que prote-
ja la confidencialidad para conseguir no slo que los
usuarios reciban datos de alta calidad sino tambin que
la informacin facilitada por los individuos no pueda
ser identificada a partir de los datos incluidos en los
productos.
Para cumplir ese requisito, los distintos pases han
adoptado una gran variedad de procedimientos. En mu-
chos casos, el resultado se consigue cambiando en
forma aleatoria las casillas de produccin con cifras pe-
queas (por ejemplo, menos de 3) para reducir la pro-
babilidad de que se identifique a un individuo. El carc-
ter preciso de esos procedimientos (por ejemplo, qu se
entiende por cifras pequeas) deber ser determina-
do por el organismo del censo, teniendo en cuenta sus
circunstancias, incluidos los objetivos manifestados
con respecto a la confidencialidad.
En esos procedimientos se puede incluir un algorit-
mo de confidencialidad utilizado para determinar si la
informacin de un cuadro se puede distribuir o no. En
su caso, el mtodo de proteccin de la confidencialidad
deber aplicarse en el programa mismo de tabulacin
(es decir, el algoritmo se inserta en el programa).
Ningn cuadro en el que no se hayan aplicado esos
procedimientos podr distribuirse a personas ni organi-
zaciones ajenas al organismo del censo.
d) Difusin impresa o electrnica
En muchos pases, algunos usuarios de los resultados
del censo no tendrn acceso a computadoras y preferi-
rn que los productos se distribuyan en boletines im-
presos. Incluso en los pases ms avanzados, muchos
usuarios (por ejemplo, las organizaciones comunitarias
y las personas interesadas en el perfil demogrfico
de su rea local) desean recibir la informacin en ese
soporte. Asimismo, en pases donde el uso de compu-
tadoras es relativamente escaso, es probable que los
gobiernos centrales y los organismos internacionales
prefieran recibir la informacin de manera electrnica.
El problema que se plantea al organismo del censo es
elaborar sistemas que admitan cierta flexibilidad en el
soporte de sus productos. Por ejemplo, es posible ela-
borar un conjunto estndar de cuadros solicitados nor-
malmente para cada zona de empadronamiento y alma-
cenarlos electrnicamente. Pueden elaborarse sistemas
sencillos que permitan al usuario especificar la combi-
nacin de zonas de empadronamiento u otras reas es-
tadsticas especificadas que sean de inters. El organis-
mo del censo puede luego distribuir los cuadros de las
reas solicitadas bien en forma impresa o electrnica.
Este mtodo de difusin evita tambin la necesidad de
imprimir previamente un gran nmero de boletines im-
presos para las reas que no suscitan gran inters.
Cuando se elige un mecanismo de distribucin infor-
matizado, en el proceso de consulta de los usuarios de-
ber incluirse una investigacin sobre el formato de los
datos y los soportes utilizados por los clientes. La pro-
duccin deber entregarse en formatos estandarizados
en esa actividad como ASCII. Cuando la investigacin
haya revelado que un gran nmero de clientes est utili-
zando un programa informtico concreto (por ejemplo,
una hoja de clculo normal o un programa de tabula-
cin como EXCEL), debern ofrecerse tambin esas
opciones. Entre los soportes podran figurar los disque-
tes, los CD-ROM, los cartuchos o las cintas magnti-
cas. Dada la diversidad de formatos y de soportes, no
ser eficaz en funcin de los costos facilitar los datos de
manera vlida para todos los clientes.
Puede utilizarse tambin la Internet para la distribu-
cin de los datos.
e) Proveedores de servicios de tecnologa
de la informacin
Cuando no se va a desarrollar enteramente en el pro-
pio organismo un producto informatizado (por ejem-
191
plo, por falta de personal especializado dentro del orga-
nismo del censo), habr que iniciar un proceso de solici-
tud de declaraciones de inters por parte de posibles
contratistas externos. Las ofertas, recibidas en muchos
casos mediante un proceso de licitacin, debern eva-
luarse utilizando un conjunto determinado de criterios,
entre los que se incluir la experiencia de los candida-
tos, su capacidad para cumplir las especificaciones y
atenerse a los plazos, la posible rentabilidad de la in-
versin del organismo del censo y los propuestos me-
canismos de pago (vase la seccin G del captulo I,
donde se ofrece informacin detallada sobre las activi-
dades de subcontratacin).
3. Estrategia de produccin
La estrategia de produccin para los instrumentos de
difusin de la informacin deber incluir una descrip-
cin de los sistemas de agregacin y recuperacin utili-
zados para compilar las tabulaciones bsicas, as como
referencias al uso de esos sistemas. Podran incluirse,
por ejemplo, sistemas de tabulacin mediante compu-
tadora personal, como PC-SAS (Sistema de anlisis es-
tadsticos), IMPS (sistema integrado para el procesa-
miento mediante microcomputadoras) o Supercross.
Algunos organismos quiz utilicen todava sistemas
de computadora central como TPL (Table-producing
Language), aunque estos sistemas estn desaparecien-
do gradualmente a medida que se introducen los siste-
mas de rango medio o la computadora personal. Deber
incluirse tambin una descripcin semejante del siste-
ma (por ejemplo, basado en UNIX o en PC) que se va a
utilizar para difundir los datos tabulados.
Las actividades principales de produccin son las si-
guientes:
a) Elaboracin de los elementos geogrficos;
b) Clasificaciones;
c) Productos en forma de datos;
d) Programas informticos.
a) Elaboracin de los elementos geogrficos
Un atributo fundamental de los datos del censo en la
mayor parte de los pases es que contienen informacin
relativa a reas pequeas (como las zonas de empadro-
namiento, o agregaciones de un pequeo nmero de
ellas). Para que esta informacin resulte verdadera-
mente til, es importante elaborar los siguientes ele-
mentos:
a) Base de datos geogrficos;
b) Concordancia de series cronolgicas;
c) Sistema de difusin de los mapas.
i) Base de datos geogrficos
La base de datos geogrficos deber almacenar datos
relativos a la geografa del censo. Los datos almace-
nados en ella sern fundamentalmente los cdigos y
etiquetas relacionados con las regiones geogrficas uti-
lizados para la produccin de los datos. Pueden alma-
cenarse tambin otras informaciones, entre ellas las si-
guientes:
a) Cdigos de comparabilidad para comprobar la
comparabilidad entre una zona de empadronamiento ac-
tual y su equivalente en censos anteriores (vase infra);
b) Latitud y longitud del centro de la zona de em-
padronamiento;
c) Superficie total de la zona de empadronamiento
(kilmetros cuadrados).
ii) Concordancia de las series cronolgicas
Puede utilizarse una concordancia de series cronol-
gicas para alinear las zonas de empadronamiento de los
anteriores censos con los lmites actuales. Los cambios
en los lmites de las zonas de empadronamiento influi-
rn en la comparabilidad de los datos de los diferentes
censos.
iii) Sistema de difusin de los mapas
Puede establecerse un sistema de difusin de los ma-
pas para atender las peticiones de ejemplares en forma
impresa y/o digital. A peticin de los interesados, pue-
de tambin subcontratarse un servicio de impresin de
mapas, que podra facilitar lotes encuadernados o ma-
pas sueltos. Las demarcaciones digitales (donde sean
de inters para los usuarios) podran distribuirse en
formatos habituales en el sector, y el organismo quiz
decida subcontratar este servicio para que los clientes
dispongan de archivos con una mayor variedad de for-
matos. El organismo del censo quiz desee incluir una
base de mapas topogrficos en los productos como for-
ma de incorporar mayor valor aadido al anlisis y re-
produccin de los datos estadsticos.
b) Clasificaciones
Un atributo fundamental de la labor de un organismo
nacional de estadstica debera ser el ofrecimiento de
productos que presenten los datos de acuerdo con las
192
clasificaciones habituales. Un punto de partida para la
consideracin de lo que se puede considerar como nor-
ma habitual seran las clasificaciones internacionales
elaboradas por varias organizaciones. Entre ellas figu-
ran la Clasificacin internacional uniforme de ocupa-
ciones (CIUO), de la Organizacin Internacional del
Trabajo, y la Clasificacin internacional uniforme de la
educacin (CIUDE), de la Organizacin de las Nacio-
nes Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura.
Dentro de estas directrices, hay que comprender que
la informacin del producto nunca puede ser ms deta-
llada que la recibida de los declarantes y transformada
mediante codificacin en la fase de procesamiento. Por
ejemplo, algunas respuestas quiz no puedan codificar-
se con el mximo detalle de una clasificacin determi-
nada debido a que el nivel de especificacin de la res-
puesta no es suficiente. En tales casos, puede asignarse
un cdigo de nivel superior de la clasificacin (por
ejemplo, un grupo secundario o principal).
Al preparar las clasificaciones de los productos, de-
beran adoptarse las siguientes medidas:
a) Examen de las clasificaciones para incluir los
nuevos temas y cambios de conceptos;
b) Desarrollo de una gua de clasificaciones para
hacer posible el acceso eficaz por parte de los usuarios;
c) Elaboracin de un diccionario de trminos del
censo para ayudar a los usuarios a comprender los dis-
tintos apartados.
c) Productos en forma de datos
Los productos en forma de datos son las tabulacio-
nes, y los productos que las contienen, que se obtienen
a partir de los datos del censo final.
Los productos estndar son los que se elaborarn
para atender las necesidades de la mayor parte de los
usuarios, que desean datos bsicos y de fcil acceso
(por ejemplo, publicaciones) para las distintas reas
geogrficas, como las provincias o las capitales, o las
reas administrativas, como las regiones. Las tabula-
ciones de estas publicaciones ofrecen datos bsicos
cruzados sobre temas como la edad y el sexo, las carac-
tersticas de la mano de obra y la composicin familiar.
Deber facilitarse tambin en formato electrnico para
los usuarios que desean tomar parte de estas tabulacio-
nes o incorporar datos de otra procedencia.
Los productos temticos o sobre subpoblaciones son
los que se centran en poblaciones concretas de inters
para los usuarios ms especializados. Estos productos
son tambin conjuntos de tabulaciones estndar que fa-
cilitan datos en formatos de fcil acceso, como publica-
ciones, e incluyen con frecuencia cierta informacin
descriptiva.
Los productos personalizados se ofrecen a los usua-
rios con necesidades ms especializadas y que no pue-
den atenderse con tabulaciones estndar. Estos usuarios
indican las especificaciones de las tabulaciones que
desean, y la informacin se obtiene mediante consul-
toras.
La elaboracin de los productos informativos inclu-
ye los siguientes elementos:
a) Desarrollo de prototipos basados en los resulta-
dos de la consulta a los usuarios. Puede ser un proceso
interactivo (o dinmico), con revisiones peridicas a
medida que se desarrolla la consulta. Es importante que
se comunique a todos los participantes el resultado de
cada iteracin, para garantizar que todos los usuarios
estn satisfechos con el resultado final;
b) Codificacin y produccin de prototipos en for-
ma de cuadros, utilizando los datos de las pruebas. Esto
servir a su vez para comprobar los sistemas de elabo-
racin y produccin;
c) Finalizacin del contenido de la tabulacin. Es
importante establecer una fecha fija para ello, y respe-
tarla escrupulosamente;
d) Elaboracin directa de datos para la produccin
estndar;
e) Apertura del servicio de consultora (para las ta-
bulaciones personalizadas, cuando convenga);
f ) Produccin de cuadros especializados para pro-
ductos especficos.
d) Productos informticos
En esta seccin se consideran los programas infor-
mticos elaborados para acompaar y/o distribuir los
productos basados en soportes informatizados. En la
mayor parte de los casos, se supone que el material es-
tadstico incluido en estos productos estar basado en
los cuadros bsicos compilados para los productos es-
tndar.
La elaboracin de los programas informticos inclu-
ye las siguientes tareas:
a) Identificar el carcter, estructura y contenidos
generales del producto;
193
b) Localizar personas o instituciones que puedan
elaborar los programas (personal interno y/o consulto-
res externos);
c) Especificar el diseo y funciones concretos del
programa;
d) Adquirir el equipo necesario;
e) Elaborar y comprobar los programas con datos
de prueba (si es posible, contando con los usuarios fina-
les en procesos como la comprobacin de versiones
beta);
f ) Preparar programas/manuales de capacitacin
que acompaen los productos, por ejemplo, material de
capacitacin con computadoras, archivos de ayuda de-
pendientes del contexto y manuales del usuario en for-
ma impresa.
4. Garanta de calidad
Es fundamental que los datos derivados de un censo
y los productos que incluyen esos datos sean de la m-
xima calidad posible (en particular en lo que se refiere a
su exactitud). Por ello, se recomienda que la primera
medida al organizar la fase de difusin de un censo sea
la elaboracin de una estrategia de garanta de calidad.
Los siguientes puntos se han considerado decisivos
para poder ofrecer a los clientes datos y productos de la
calidad requerida.
La exactitud de la informacin facilitada en las res-
puestas y procesada por el sistema de procesamiento no
puede mejorarse con el sistema de difusin. El objetivo
del sistema de garanta de calidad debera ser impedir
la introduccin de errores en esta fase del ciclo.
No obstante, incluso en los censos mejor organiza-
dos, es posible detectar errores en la fase de difusin.
Habr que tomar decisiones acerca de la manera de ac-
tuar en esos casos. Por ejemplo, habr que tomar deci-
siones acerca de la naturaleza y alcance de los errores.
En algunos casos, quiz se decida tolerar algunos erro-
res insignificantes en los datos finales en vez de retra-
sar la difusin de los mismos, que perjudicara uno de
los componentes de la calidad general de los datos: su
oportunidad.
a) Documentacin
Todos los procedimientos de produccin y valida-
cin debern estar plenamente documentados para ga-
rantizar que el personal del organismo del censo apli-
que los procedimientos pertinentes y los comprenda
plenamente. Esta documentacin, junto con las hojas
de control de garanta de la calidad compiladas para
cada producto, garantizarn fcilmente a los usuarios
que estn recibiendo un producto de alta calidad.
El equipo de produccin debe comprender el objeti-
vo de la estrategia de garanta de calidad. Eso significa
que sta no debe considerarse como la aplicacin me-
cnica de procedimientos que pueden continuar siendo
o no adecuados sino como un componente bsico de su
labor.
b) Personal especializado
El equipo de produccin deber estar plenamente ca-
pacitado en la produccin y/o tabulacin y en los so-
portes utilizados, con objetivos y resultados claramente
definidos. Los procedimientos debern examinarse pre-
viamente y aclararse en caso necesario. Se alentar a
los miembros del equipo a que propongan mejoras.
c) Procedimientos de validacin
Los procedimientos para la validacin de los datos y
las pruebas para la aceptacin de los sistemas y/o pro-
gramas son necesarios para garantizar la deteccin y
correccin de los posibles defectos contenidos en los da-
tos o en los programas. Las estrategias debern orien-
tarse a establecer un sistema con el objetivo de evitar
que se produzcan errores o defectos. A diferencia de lo
que ocurre en las fases anteriores del ciclo, es probable
que los errores identificados en el proceso de garanta
de la calidad de la produccin indiquen un problema
del sistema. Por ello, si se descubrieran errores, habra
que comprobar y revisar el sistema y volver a elaborar
los cuadros para eliminar todos los errores.
Un planteamiento til en esta fase es la elaboracin
de un conjunto de cuadros estndar con los que se pue-
da comparar la produccin relativa a reas especficas.
Dichos cuadros podran elaborarse de tal manera que
sean utilizados en todos los niveles geogrficos (por
ejemplo, zona de empadronamiento, regin y provin-
cia) la primera vez que se pueda conseguir dicho nivel.
Si no se identifica ningn error, cabe suponer que el
sistema est funcionando correctamente y posterior-
mente podra utilizarse un sistema de muestreo para va-
lidar la produccin ulterior en ese nivel. Cuando se pre-
v (o se sospecha) que un cambio entre las reas (por
ejemplo, de una provincia a otra) puede aumentar la
probabilidad de error sistmico, quiz sea conveniente
volver a utilizar los cuadros estndar, una vez ms en
cada uno de los niveles geogrficos.
194
d) Marco cronolgico
Como se indica en otro lugar del presente manual, la
puntualidad es un atributo fundamental de la calidad.
El calendario y las actividades correspondientes a los
procesos de validacin y produccin deberan elaborar-
se en consulta con todos los miembros del personal que
trabajan en los proyectos de difusin del censo (y otros
proyectos que sean partes interesadas de la difusin).
Los procedimientos debern estar plenamente docu-
mentados.
e) Relaciones de dependencia
Es muy importante identificar los problemas que pue-
dan influir en el calendario (por ejemplo, en los proyec-
tos anteriores de que depende la fase de difusin), y
buscarles solucin lo antes posible.
En particular, cuando los organismos tengan seccio-
nes diferentes responsables de las distintas tareas aso-
ciadas con la elaboracin de productos, es importante
determinar cules son esas dependencias y establecer
estrategias de comunicacin para garantizar la fluidez
en el intercambio de datos a travs de esos procesos.
Por ejemplo, otras partes interesadas del organismo de
estadstica podran concebir y producir elementos crti-
cos, como los relacionados con la geografa o las clasi-
ficaciones. Por ello, la formulacin de objetivos clara-
mente definidos y una comunicacin constante son
elementos imprescindibles para garantizar el cumpli-
miento de los plazos establecidos.
Hay varias cuestiones relacionadas con las clasifica-
ciones estndar que pueden influir en la preparacin de
los datos, por lo que debern estar claramente defini-
das y ser comprendidas por el equipo del proyecto de
difusin antes de comenzar la produccin. Son las si-
guientes:
a) Nuevos conceptos y variables. Los nuevos te-
mas que se recogen en el censo pueden dar lugar a cla-
sificaciones adicionales y/o nuevas variables. Los con-
ceptos y clasificaciones del censo pueden cambiar con
el tiempo, en muchos casos debido a la necesidad de
aplicar normas internacionales o las del propio orga-
nismo;
b) Modificacin de las clasificaciones. La necesi-
dad de diferentes categoras de productos queda mu-
chas veces demostrada por las respuestas recibidas de
las pruebas y ensayos generales del censo; las pregun-
tas que reciben respuestas confusas o muy diferentes
quiz deban reestructurarse para evitar confusiones.
Las clasificaciones nuevas y modificadas influirn
en la comparabilidad con los datos de anteriores censos
y, por ello, influirn en la produccin de datos de series
cronolgicas. Cuando los cambios en las clasificacio-
nes sean importantes, habr que establecer concordan-
cias para ayudar a los usuarios a comparar los datos del
censo a lo largo del tiempo.
5. Elaboracin y comprobacin
de los procedimientos
Una vez establecidos los planes para el ciclo general
de difusin y la estrategia de garanta de calidad, puede
comenzar la elaboracin y comprobacin del sistema
de difusin. Los procedimientos recomendados para
determinar las necesidades de los usuarios en este te-
rreno son los que se han descrito en la seccin 2. En la
presente seccin se describe la organizacin del proce-
dimiento de elaboracin que deber seguirse, y que ga-
rantizar que se atendern esas necesidades de acuerdo
con las normas de calidad establecidas.
Es recomendable un nivel mximo de comprobacin
de los procedimientos y sistemas de difusin utilizando
los datos obtenidos de la prueba final (ensayo general)
realizada para el censo actual. Si se utiliza la estrategia
del ensayo general, los datos presentados para esa com-
probacin habrn sido objeto de toda una serie de pro-
cesos del evento principal. Es decir, los procesos del
ensayo general se habrn adaptado a la naturaleza y
contenido del censo mismo y facilitarn datos para la
mayor parte de los contenidos, con una gama conside-
rable de valores para cada uno de ellos.
Si no se dispone de datos procedentes del ensayo
general, o stos no renen los requisitos exigidos, de-
beran utilizarse datos procedentes de cualquier otra
prueba del censo. El objetivo fundamental debera ser
conseguir que todos los procesos utilizados para los
productos del censo se hayan comprobado antes de su
utilizacin en circunstancias reales de produccin.
6. Orientaciones sobre la presentacin
Si bien no hay que estar necesariamente de acuerdo
con la afirmacin de que el mensaje es el medio, hay
una gran cantidad de material publicado sobre estos te-
mas, por ejemplo, sobre teora de las comunicaciones.
Ello indica que la forma en que se presenta la informa-
cin tiene considerables repercusiones en la forma en
la que la van a entender (o malentender) los lectores.
195
No entra dentro de los objetivos de este manual exami-
nar estas publicaciones, pero se proponen a continua-
cin algunos puntos que pueden servir de gua para es-
tablecer objetivos ms detallados para un programa de
produccin.
En algunos pases se han establecido ya normas para
la presentacin del material por el organismo de esta-
dstica. En estos casos, los productos del censo debern
acomodarse a esas directrices en la medida de lo posi-
ble. La incorporacin de estas normas a los productos
del censo se ver enormemente favorecida si se dispo-
ne de hojas de estilo estndar.
Una observacin muy importante es que muchas de
las cuestiones que se deben considerar dependen en
gran parte de los sistemas, en particular los sistemas in-
formticos, disponibles para la obtencin de los pro-
ductos del censo. La flexibilidad ser mucho mayor
con un sistema de autopublicacin que con una combi-
nacin de programas de procesamiento de texto y de
hojas de clculo de uso general. No obstante, puede
ocurrir que estos ltimos sean ms que suficientes para
atender las necesidades bsicas de los usuarios y hacer-
lo de forma oportuna y eficaz en funcin de los costos.
Las cuestiones concretas que siguen deben ser objeto
de consideracin, teniendo siempre en cuenta las cir-
cunstancias de cada pas. En general sern ms aplica-
bles a las publicaciones impresas que a los procesos de
difusin electrnica (que, a primera vista, requieren un
entorno de tecnologas de la informacin ms avanza-
do, y mayor flexibilidad). Se debern considerar las si-
guientes cuestiones:
a) Formato vertical o apaisado, que depender de
las necesidades concretas de cada cuadro; por ejemplo:
i) Una clasificacin cruzada con un nmero
relativamente pequeo de columnas puede
encajar bien en un formato vertical, pero si
el nmero de columnas es elevado conven-
dra ms una orientacin apaisada;
ii) Hay dificultades comprobadas para vincu-
lar los datos en las columnas ms alejadas
con la columna matriz en que se describen
esos datos;
iii) Si un cuadro tiene muchas lneas, la nece-
sidad de repeticin ms frecuente de las
columnas matrices del cuadro puede incre-
mentar considerablemente el nmero de
pginas (y, por lo tanto, el costo) de una
publicacin;
b) Debern facilitarse notas explicativas en todas
las distribuciones de informacin para garantizar que los
usuarios de los datos del censo conozcan los siguientes
extremos:
i) Importante informacin contextual, por
ejemplo los detalles acerca de la recopila-
cin de la informacin;
ii) Alcance y cobertura de la recopilacin;
iii) Interpretacin de los trminos tcnicos uti-
lizados en la publicacin y posibles limi-
taciones que merman la exactitud de los
datos;
c) Se facilitar ms asistencia a los usuarios de los
datos mediante la presentacin de un cuadro detallado
de contenidos y, cuando el producto sea de gran magni-
tud, un ndice. El alcance de estos elementos depender
tanto de los servicios de produccin disponibles para el
organismo del censo como de los recursos asignados a
cada producto;
d) Para dar a los productos una imagen de compe-
tencia y seriedad, debera disearse una portada profe-
sional. Ello contribuir a crear una asociacin con la
autoridad del organismo del censo.
7. Cuestiones relacionadas con el almacenamiento
Es conveniente que se especifique un perodo de re-
tencin para todos los datos susceptibles de lectura me-
diante computadora, los programas de apoyo y la do-
cumentacin para poder garantizar que se pueda ofre-
cer un servicio a los clientes en el futuro. Ello debera
ser responsabilidad del rea del organismo del censo
que elabora los datos, y, debera incluir los siguientes
elementos:
a) Datos estadsticos para uso interno (organismo
del censo), es decir, datos corrientes retenidos debido a
la necesidad de ulterior utilizacin en el procesamiento
para obtener copias de seguridad y/o incorporacin a
otras reas;
b) Ejemplares del material bsico elaborado para
los productos con el fin de hacer posible la recopilacin
de los mismos, en caso necesario, para su recuperacin
en caso de catstrofe u otras funciones;
c) Datos no estadsticos, programas, paquetes de
prueba, metadatos y datos de referencia necesarios para
apoyar los sistemas de datos estadsticos o como fuente
de informacin.
196
Los detalles de esta estrategia dependern en buena
medida de una gran variedad de factores, entre ellos la
cultura y servicios de tecnologa de la informacin del
pas y el organismo del censo. El carcter de los archi-
vos de datos creados en la fase de difusin y las leyes
del pas relativas al almacenamiento de registros ofi-
ciales son otros factores que debern tenerse en cuenta.
Dada esta complejidad, en este manual no se hace nin-
guna referencia a estas estrategias.
8. Derechos de propiedad intelectual
Cuando un pas utiliza una estrategia de difusin ba-
sada fuertemente en la recuperacin de costos, sobre
todo cuando se combina con un uso intensivo de pro-
ductos informticos, conviene que el organismo del
censo garantice la debida proteccin de sus derechos de
propiedad intelectual.
La elaboracin de programas informticos para el
censo deber estar en conformidad con las prcticas del
organismo para la proteccin de la propiedad intelec-
tual. En lo que respecta a los productos de elaboracin
propia, debera obtenerse una cesin escrita de dere-
chos de propiedad intelectual firmada por los emplea-
dos del organismo que lo crearon. En lo que atae a los
productos externos, la titularidad de los derechos de
propiedad intelectual debe indicarse claramente en el
contrato.
Los documentos de condiciones de venta, el derecho
de autor, las advertencias sobre marcas de fbrica o de
comercio deben aparecer claramente en el programa
as como en el envase y en los manuales de los usua-
rios. Todo acuerdo de licencia firmado por los clientes
deber estar en conformidad con la poltica del organis-
mo acerca de la titularidad y concesin de licencias de
propiedad intelectual.
D. ESTRATEGIA DE COMERCIALIZACIN
1. Introduccin
La comercializacin no ha sido una de las funciones
tradicionales de los organismos de estadstica. No obs-
tante, muchos gobiernos exigen ahora que los organis-
mos recuperen parte de los costos de sus operaciones
cobrando los productos y servicios estadsticos. Este
cambio se debe, entre otras, a las siguientes razones:
a) Hacer posible que la demanda de productos es-
tadsticos se utilice como indicador fiable de la forma
en que se estn utilizando los recursos;
b) Alentar a los usuarios a atender sus necesidades
reales de productos y servicios estadsticos;
c) Reducir la carga de los contribuyentes por aque-
llos elementos del servicio estadstico que tienen un va-
lor especfico e identificable para usuarios concretos.
En general, cuando se ha introducido un sistema de
recuperacin de costos, es preciso elaborar polticas re-
lativas a los siguientes aspectos: a quin se va a cobrar,
cmo se van a calcular los precios y posibilidad de la
comunidad general de acceder a los datos, en cumpli-
miento de un servicio comunitario. En este sentido, las
estadsticas bsicas todava pueden obtenerse, por ejem-
plo, mediante comunicados de prensa y ejemplares de
publicaciones y material estadstico en las bibliotecas y
en los centros comunitarios locales.
Con la introduccin del sistema de precios, ha surgi-
do la necesidad de realizar actividades de comerciali-
zacin. Muchas personas consideran que sta se limita
a la publicidad y venta de productos concretos. En rea-
lidad, stos son slo una pequea parte de toda esa acti-
vidad. La comercializacin consiste en ver toda la ac-
tividad del organismo de estadstica desde el punto de
vista del cliente (los usuarios de los datos). Supone por
lo tanto la planificacin, realizacin y control de pro-
gramas destinados a crear y mantener las relaciones
con los mercados destinatarios a fin de conseguir los
objetivos de la organizacin.
La comercializacin supone, entre otras cosas, la ne-
cesidad de averiguar qu necesitan los clientes y de pla-
nificar y elaborar un producto o servicio que responda a
esas necesidades. Se trata de un proceso de concepcin,
determinacin de precios, promocin y distribucin de
productos y servicios que satisfagan los objetivos indi-
viduales e institucionales. Las ventas son slo una parte
de la promocin y un componente importante de toda la
actividad de comercializacin. La estrategia de ventas
se examina en la seccin E, infra.
2. La estrategia de comercializacin
El departamento de comercializacin del organismo
del censo, o un consultor contratado con ese fin, deber
encargarse de preparar y aplicar una estrategia coordi-
nada de comercializacin y un programa de promo-
cin. Adems de llevar a cabo estudios de mercado y de
facilitar sus observaciones al equipo encargado del de-
197
sarrollo de los productos, el departamento de comercia-
lizacin deber informar sobre los progresos de cada
una de las actividades de promocin, evaluar la eficacia
de las mismas y adaptar el programa de comercializa-
cin segn convenga.
La finalidad de la estrategia de comercializacin de-
bera ser situar al organismo del censo y sus productos
y servicios como fuente principal de informacin de-
mogrfica y socioeconmica de calidad. Los principa-
les objetivos de la estrategia pueden ser aumentar el
uso de los datos del censo y generar ingresos en un pe-
rodo de tiempo especfico con un presupuesto prede-
terminado. Las estrategias para alcanzar estos objeti-
vos pueden ser las siguientes:
a) Mantener la relacin con la actual base de usua-
rios (o clientes) y continuar explorando otros segmen-
tos del mercado identificados;
b) Ampliar el mercado mediante una promocin
especficamente orientada a los sectores de alto poten-
cial no aprovechado, entre los que el organismo del
censo haya conseguido escasa penetracin hasta la
fecha;
c) Elaborar nuevos productos y servicios censales
para atender las nuevas necesidades del mercado am-
pliando la actual gama de productos;
d) Educar a los posibles usuarios sobre los distin-
tos productos y servicios del censo y acerca de los posi-
bles beneficios y aplicacin de los datos censales en la
investigacin, planificacin y toma de decisiones;
e) Poner los datos a disposicin de los miembros
de la comunidad a travs de bibliotecas pblicas y edu-
cativas.
3. Actividades de comercializacin
Las actividades de comercializacin comienzan con
el intento de comprender a los usuarios y sus necesida-
des, y finalizan con la prestacin de los servicios perti-
nentes. Las caractersticas fundamentales de esas acti-
vidades son las siguientes:
a) El mercado, tanto el actual como los posibles
usuarios;
b) Estudios de mercado;
c) Desarrollo de productos, produccin y fijacin
de precios;
d) Planificacin estratgica de la comercializacin;
e) Difusin;
f ) Plan de ventas;
g) Promocin;
h) Relaciones pblicas;
i) Lanzamiento del producto;
j) Evaluacin y examen peridico.
a) El mercado
En trminos generales, el mercado para los produc-
tos y servicios del censo est integrado por todas las
personas, organizaciones o empresas comerciales inte-
resadas en la informacin demogrfica o socioecon-
mica. Puede tratarse del conjunto de la comunidad o de
cualquier grupo de la comunidad o de un lugar geogr-
fico concreto.
La identificacin de los grandes segmentos de usua-
rios puede basarse en las pautas de compra y en el tipo
de relacin que estos usuarios intentan mantener con el
organismo del censo. Entre esos segmentos figuran los
siguientes:
a) Usuarios principales;
b) Suscriptores;
c) Usuarios ocasionales;
d) El sector de los medios de comunicacin;
e) Usuarios de la competencia.
i) Usuarios principales
Estos usuarios son importantes para el organismo del
censo desde un punto de vista estratgico y/o comer-
cial. Es importante que el organismo establezca una re-
lacin estrecha y constante y contactos habituales con
estos usuarios. El principio de servicio al cliente en que
se basa este grupo es una combinacin de comprensin,
empata e intercambio de las necesidades de los usua-
rios. Deberan utilizarse soluciones flexibles y creati-
vas que requieran toda la capacidad de la organizacin
para atender esas necesidades. En los segmentos de los
usuarios principales pueden figurar otros departamen-
tos gubernamentales como las instituciones educativas,
las finanzas y otros sectores comerciales y los relacio-
nados con la consultora y los estudios de mercado.
Una categora especial de usuarios principales son
los usuarios de supervivencia. Se trata de las organi-
zaciones estratgicamente importantes que tienen la
posibilidad de condicionar el apoyo constante de los di-
rigentes polticos o lderes de opinin y/o de contribuir
en forma significativa a la obtencin de ingresos.
198
ii) Suscriptores
Se trata de usuarios que mantienen habitualmente re-
laciones comerciales con el organismo pero en general
de forma repetitiva y cuyas necesidades se atienden en
buena medida mediante el suministro peridico de los
productos y servicios estndar. El principio de servicio
al cliente que se aplica a este grupo se centra en la pres-
tacin de un servicio fiable, previsible y coherente, res-
paldado por una relacin leal, estable y a largo plazo.
En el segmento de los suscriptores se incluyen los
usuarios suscritos a publicaciones y otros productos o
servicios estndar distribuidos peridicamente, como
las estadsticas en lnea.
iii) Usuarios ocasionales
Se trata de usuarios que mantienen contactos ocasio-
nales o por una sola vez o cuyas necesidades se atien-
den fcilmente con productos concretos o servicios per-
sonalizados. El principio de servicio al cliente debera
aspirar en este caso a ofrecer un servicio rpido, fiable,
previsible, coherente, flexible, informativo y exacto.
iv) El sector de los medios de comunicacin
Es preciso tener vnculos firmes y coordinados con
los medios de comunicacin para promover un amplio
reconocimiento del organismo y de sus productos por
parte de la opinin pblica y para contribuir decidida-
mente al bien comn. Este sector puede atenderse en
el contexto de las actividades de enlace con los medios
de comunicacin a travs de una dependencia de rela-
ciones pblicas dentro del organismo.
v) Usuarios de la competencia
Los usuarios de la competencia cuentan con diversas
opciones para satisfacer sus necesidades de informa-
cin. Entre los posibles competidores pueden figurar
los siguientes:
a) Organizaciones de estudios de mercado capaces
de adaptar sus servicios a las necesidades de los distin-
tos usuarios;
b) Proveedores de servicios de consultora que pue-
den no slo ofrecer datos sino tambin realizar anlisis
e interpretar los resultados;
c) Distribuidores secundarios que difunden los
datos del censo o los utilizan en aplicaciones elabora-
das para atender las necesidades de usuarios especfi-
cos (por ejemplo, perfiles de clientes y anlisis geogr-
ficos).
b) Estudios de mercado
Los estudios de mercado antes del desarrollo y dise-
o de un producto o servicio son fundamentales para
cerciorarse de que se va a atender una necesidad del
mercado. Dichos estudios pueden supervisar el com-
portamiento de los productos y servicios y cuantificar y
analizar las actitudes de los consumidores. Pueden
tambin analizar la competencia y reunir informacin
para aprovecharla en la remodelacin de productos y
servicios y en el desarrollo de otros nuevos. En muchos
casos, puede haber ya una informacin adecuada en las
investigaciones llevadas a cabo con anterioridad (en las
que se pueden incluir las consultas con los usuarios).
c) Desarrollo de productos, produccin
y fijacin de precios
Un buen conocimiento de las demandas del mercado
destinatario, basado en estudios de mercado, ayudar a
determinar cmo se debe disear, producir y distribuir
el producto. Su desarrollo no debera comenzar antes
de contar con un detallado plan de actividades (como se
ha descrito en la seccin B), en el que se incorporen los
resultados del estudio de mercado. Los planes de acti-
vidades para cada uno de los productos facilitarn la in-
formacin necesaria para conocer las necesidades de
financiamiento y, por lo tanto, sern la base para la de-
terminacin de los precios.
d) Plan estratgico de comercializacin
El plan de comercializacin puede contener una es-
trategia para establecer una comunicacin eficaz con
los segmentos del mercado destinatarios. Hay que lle-
gar a una comprensin adecuada del posible mercado
antes de poder elaborar un plan de comercializacin.
Un plan estratgico pone de relieve las oportunidades
existentes dentro del mercado y ampla la utilizacin de
los productos y servicios. De l se derivan tambin los
planes de promocin, que representan una aplicacin
cuantificable de este plan. Un planteamiento coherente
de las actividades de comercializacin har posible que
los usuarios reciban los productos adecuados a un pre-
cio idneo y en el justo lugar, con una promocin pro-
porcional al producto y al mercado.
e) Difusin
Los mtodos ms adecuados de difusin son los que
atienden directamente las necesidades del mercado.
Deber establecerse un proceso de distribucin para
199
hacer llegar los productos y servicios en la forma ms
til, oportuna y eficaz en funcin de los costos. Deber
ofrecerse tambin a los usuarios mtodos alternativos
de distribucin, entre los que se pueden incluir el co-
rreo ordinario, los servicios de mensajera puerta a
puerta, la recogida en una librera o la entrega directa
por el personal de ventas.
f ) Plan de ventas
El plan de ventas est condicionado a los resultados
del plan estratgico de comercializacin y es impulsa-
do por el mercado. En l se especifica cmo va a vender
el organismo del censo sus principales productos y ser-
vicios en el mercado; este tema se examina en la sec-
cin E, infra.
g) Promocin
El plan de promocin deber tratar de incrementar el
conocimiento de los productos y servicios dentro del
mercado y de comunicar sus beneficios. Deber conte-
ner informacin detallada sobre las estrategias y tcti-
cas de promocin y el material que se utilizar para
ello. Las actividades de promocin pueden incluir cam-
paas de publicidad y envo directo por correo, partici-
pacin en ferias comerciales, conferencias y semina-
rios, promocin a travs de la Internet y actividades de
relaciones pblicas. El material de promocin puede
consistir en folletos, murales, discos de demostracin y
estudios de ejemplos de casos. Con ello se pueden ha-
cer equipos de venta para su utilizacin en los progra-
mas oportunos.
Entre los instrumentos tiles de promocin puede
utilizarse un boletn peridico. ste puede servir como
medio de comunicacin entre los usuarios y, a travs de
las respuestas a distintos artculos y cuestionarios, con-
tribuir a una mejor comprensin de sus necesidades.
Una ventaja adicional es que se puede utilizar la lista
de suscriptores, instrumento muy til de informacin
acerca de los usuarios. La lista puede segmentarse y
adaptarse a finalidades especficas.
h) Relaciones pblicas
En general se establece una dependencia de relacio-
nes pblicas para conseguir que el organismo del censo
proyecte una imagen positiva ante los medios de comu-
nicacin y la comunidad. Puede contribuir a que la so-
ciedad tenga un mayor conocimiento y comprensin de
las estadsticas y a mejorar y coordinar la imagen insti-
tucional de organismo. La dependencia de relaciones
pblicas prepara comunicados para los medios de di-
fusin, supervisa y organiza sus consultas, establece
contactos con los periodistas y otros profesionales de la
informacin y realiza campaas de sensibilizacin y
lanzamientos publicitarios (vase la parte A del captu-
lo III, donde se facilita informacin ms detallada).
i) Lanzamiento del producto
sta es la fase en que los productos y servicios llegan
al mercado. Los servicios y productos deben llegar al
mercado para que la comunidad tenga el mayor conoci-
miento posible de la disponibilidad de informacin.
Los departamentos de comercializacin y de relaciones
pblicas coordinan en general el lanzamiento de los
productos. Puede invitarse a una personalidad pblica
o privada de gran relieve para iniciar los procedimien-
tos y conseguir la mxima atencin de los medios de
comunicacin.
j) Evaluacin y examen peridico
La evaluacin permite al organismo supervisar el
comportamiento de los productos y servicios dentro del
mercado y velar por que se atiendan las necesidades de
ste. Por ello, es esencial valorar la interaccin de todos
los productos y servicios dentro del mercado. Es tam-
bin importante realizar una evaluacin de cada una de
las fases del ciclo de comercializacin. Gracias a la
evaluacin y al examen constante, el organismo puede
mantenerse informado de los cambios ocurridos en el
mercado y determinar las posibles mejoras y nuevas
oportunidades.
4. El plan de comercializacin
Un plan de comercializacin eficaz es la piedra an-
gular de un plan acertado de difusin. Los objetivos
fundamentales deben ser evaluar la situacin interna y
externa, establecer metas cualitativas y cuantitativas y
extrapolar, a partir de esas metas, planes de accin defi-
nitivos.
La planificacin de la comercializacin es al mismo
tiempo estratgica y operacional. La planificacin es-
tratgica se centra en las cuestiones de gran alcance,
como los cambios que se pueden introducir en la gama
de productos en las diferentes etapas del ciclo de pro-
duccin. El plan operacional es de alcance ms reduci-
do. Debe estar orientado a los resultados, y prestar ms
atencin a los hechos que a la teora. Es probable que
200
haya varios planes operacionales asociados con un plan
estratgico, y que se establezca un plan operacional di-
ferente para cada uno de los productos ms importantes
o ms visibles.
Los planes de comercializacin debern reunir las si-
guientes caractersticas:
a) Realismo. Un optimismo excesivo puede dar lu-
gar a expectativas poco realistas en el personal directi-
vo. La aceptacin y utilizacin de un plan de comercia-
lizacin solamente se produce cuando los objetivos de
costos y ventas son realistas;
b) Carcter exhaustivo. El anlisis detallado de las
condiciones de mercado y la seleccin de las estrate-
gias y tcticas concretas adecuadas se manifestar en
definitiva en las cifras de ventas;
c) Facilidad de manejo para el usuario. Un plan de
comercializacin es un instrumento de comunicacin
y, por lo tanto, debe ser fcil de leer y entender, y expli-
car claramente los puntos ms importantes. Si bien
otras reas de la organizacin, o incluso consultores ex-
ternos, pueden ayudar a preparar el plan, su redaccin
debera confiarse a quienes tengan la responsabilidad
de su ejecucin;
d) Compromiso institucional. El plan de comercia-
lizacin no es para uso exclusivo del departamento de
comercializacin. Si bien es el personal directivo quien
efectuar la aprobacin final del plan, los resultados
finales dependern del compromiso de todas las par-
tes interesadas de la organizacin que tengan que utili-
zarlo;
e) Examen y mejora constantes. El mercado es di-
nmico, por lo que es imprescindible una supervisin y
examen constantes para garantizar buenos resultados.
Pueden aparecer nuevos desafos y oportunidades de
comercializacin en mercados anteriormente conside-
rados como inactivos. Los entornos econmicos, pol-
ticos y competitivos requieren diferentes objetivos y
estrategias. Las revisiones del plan de comercializa-
cin deben reproducir los posibles cambios ocurridos
en esos entornos.
Los elementos fundamentales de un plan de comer-
cializacin son los siguientes:
a) Anlisis de las ventajas, insuficiencias, oportu-
nidades y dificultades;
b) Supuestos de planificacin;
c) Objetivos y estrategias de comercializacin;
d) Decisiones sobre los distintos componentes de
la comercializacin;
e) Precios;
f ) Distribucin;
g) Promocin;
h) Calendario del programa;
i) Presupuesto e ingresos previstos;
j) Supervisin y ejecucin.
a) Anlisis de las ventajas, insuficiencias,
oportunidades y dificultades
Debera efectuarse un anlisis de las ventajas e insu-
ficiencias del programa del censo, de sus productos y
servicios, as como de las oportunidades y dificultades
presentes en el mercado. Este anlisis se basa en la in-
formacin obtenida mediante el proceso de consulta
con los usuarios y los estudios, experiencia y conoci-
mientos adquiridos en relacin con el mercado.
i) Ventajas e insuficiencias
stas pueden determinarse a partir de factores inter-
nos, como el tamao y estructura del organismo, la
cuota de mercado alcanzada, las estructuras de costos y
la informacin sobre la comercializacin.
Entre las ventajas pueden figurar la imagen institu-
cional del organismo, en cuanto fuente de datos fiable y
autorizada, el carcter comprensivo y calidad de los da-
tos del censo y la disponibilidad de apoyo tcnico gra-
tuito. Las ventajas identificadas debern, cuanto me-
nos, mantenerse y, si es posible, incrementarse.
Entre las deficiencias podra figurar el excesivo pla-
zo de tiempo transcurrido entre la recopilacin y la di-
fusin de los datos, la opinin general de que los pre-
cios son demasiado altos y las limitaciones de los
productos, como la dificultad de manejo para los usua-
rios. Habra que abordar y tratar de corregir lo antes po-
sible los factores identificados como deficiencias.
ii) Oportunidades y dificultades
stas son resultado de factores externos, como el ta-
mao general del mercado, los productos de la compe-
tencia, las influencias polticas o sociales y los progre-
sos tecnolgicos.
Entre las oportunidades se encuentran el mejor cono-
cimiento del mercado y la mayor aceptacin de las tc-
nicas analticas en la planificacin, investigacin y
toma de decisiones. Ello supone una mayor necesidad
de datos y el correspondiente aumento del uso de la
201
Internet para ofrecer un cauce viable de distribucin en
lnea.
Entre las dificultades podra sealarse la opinin de
que las informaciones facilitadas por las organizacio-
nes gubernamentales deben ser gratuitas, o la actividad
incontrolada de reventa o distribucin a travs de las
redes informticas de los productos del censo que se
distribuyen en CD, disquetes o en lnea.
b) Supuestos de planificacin
Al preparar el plan de comercializacin, se formulan
varios supuestos. Las recomendaciones de dicho plan
estn basadas en la informacin resultante de investi-
gaciones, evaluaciones y experiencias en relacin con
productos de censos anteriores, o tambin de consultas
a los usuarios y de estudios de mercado. El plan desa-
rrolla la direccin estratgica general esbozada en el
plan de actividades del censo, y las estimaciones finan-
cieras y proyecciones de ingresos en l contenidas. El
plan de comercializacin reconoce que se han introdu-
cido las mejoras fundamentales identificadas en la con-
sulta a los usuarios. Puede suponerse tambin que las
condiciones econmicas generales vigentes en el mo-
mento se mantendrn durante el ciclo de produccin,
aunque esta hiptesis deber ser objeto de continuo
examen.
c) Objetivos y estrategias de comercializacin
El plan de comercializacin deber indicar clara-
mente los objetivos y establecer metas detalladas de
venta y de ingresos. Pueden adoptarse varias estra-
tegias para alcanzar los objetivos. Una estrategia de
crecimiento puede ser explorar otros segmentos del
mercado para atraer nuevos clientes y ampliar las posi-
bilidades de venta mediante una promocin orientada
especficamente a sectores desatendidos hasta ahora
pero que ofrecen grandes posibilidades. Una estrategia
competitiva sera el distinguir los productos y servicios
del censo de acuerdo con las dimensiones singulares
que son ms apreciadas por los usuarios actuales.
d) Combinacin de productos
La combinacin de productos y servicios del censo
deber establecerse teniendo en cuenta la demanda de
los usuarios, es decir, considerando los resultados del
proceso de consulta a los usuarios. Dicha combinacin
deber tratar de atender las demandas del mayor nme-
ro posible de usuarios. Quiz se llegue a la conclusin
que una oferta variada de productos electrnicos sea
ms adecuada que una serie de productos exclusiva-
mente impresos, o que es preferible ofrecer menos da-
tos o funciones ms limitadas para conseguir a cambio
una distribucin ms rpida.
Cada producto deber estar orientado a un pblico
concreto:
a) Las publicaciones de referencia, como el diccio-
nario del censo, estn destinadas a usuarios que necesi-
tan informacin especfica sobre las definiciones de los
trminos y las clasificaciones del censo (es decir, la
mayor parte de los usuarios de los datos);
b) Las publicaciones que contienen estadsticas re-
sumidas de grandes reas geogrficas son generalmen-
te tiles para los suscriptores, los medios de comunica-
cin y las bibliotecas;
c) Los productos geogrficos, como mapas y lmi-
tes digitales, se orientan a los usuarios tanto del sector
pblico como del privado y a las organizaciones de en-
seanza e investigacin;
d) Los productos electrnicos que ofrecen progra-
mas de tabulacin bsica pueden ser tiles para las or-
ganizaciones de enseanza y las bibliotecas. Los pro-
ductos ms complejos, con programas avanzados de
manipulacin y cartografa, estn destinados a los usua-
rios que necesitan acceso a informacin relativa a pe-
queas reas para efectuar anlisis detallados;
e) Los servicios de consultora estn destinados a
los usuarios cuyas necesidades no pueden atenderse
con productos y servicios estndar, como los departa-
mentos gubernamentales y los investigadores;
e) Precios
En algunas ocasiones, hay una poltica de precios
que establece los precios recomendados de venta al por
menor para los productos y servicios del censo. Aveces
se tiene en cuenta si el producto en cuestin se conside-
ra como una obligacin y servicio comunitario, en cuyo
caso se distribuye gratuitamente a travs de las biblio-
tecas. Cuando, por el contrario, se considera como un
producto comercial, el precio podra establecerse de tal
manera que permita una total recuperacin de los cos-
tos. Quiz sea necesario realizar un estudio de mercado
para determinar la sensibilidad de los usuarios con res-
pecto al precio de estos productos comerciales.
202
f ) Distribucin
Por distribucin se entiende la cobertura de mercado,
o los cauces utilizados para hacer que el producto lle-
gue a su mercado. La distribucin fsica consiste en la
circulacin de materiales mediante actividades como
el transporte, el almacenamiento y el control de inven-
tarios.
A continuacin se proponen algunos ejemplos de los
cauces que se pueden utilizar para difundir los produc-
tos y servicios del censo a los usuarios finales:
a) Dependencias de apoyo para las actividades de
suscripcin, que se ocupan de las solicitudes de sus-
cripcin para las publicaciones del censo;
b) Enlaces con los usuarios, que es personal con-
tratado para establecer y mantener relaciones con los
usuarios principales;
c) Personal de ventas, para la distribucin de los
grandes productos y el apoyo sobre el terreno a los en-
laces con los usuarios;
d) Dependencias de apoyo estadstico, que ofrecen
servicios estndar y consultas personalizadas;
e) Libreras dentro del organismo, que se encargan
de la venta directa o por correo de las publicaciones del
censo;
f ) Bibliotecas, que son una fuente de informacin
gratuita sobre el censo para el pblico en general;
g) Dependencia de relaciones pblicas, para los
contactos con los medios de comunicacin;
h) Internet, para la difusin en lnea de los datos
del censo.
g) Promocin
Un mensaje general de promocin podra centrarse
en los beneficios que supone la utilizacin de los pro-
ductos y servicios del censo y en la manera en que el
organismo puede atender las diferentes necesidades
de datos demogrficos y socioeconmicos. El mensaje
puede insistir en el hecho de que la informacin es de
fcil acceso, y se presenta en la forma ms adecuada
para las necesidades concretas. Puede ser una informa-
cin detallada o resumida con una amplia posibilidad
de seleccin en cuanto a la cobertura geogrfica y el so-
porte utilizado. Pueden prepararse mensajes concretos
de promocin para las distintas campaas de los pro-
ductos y servicios ms importantes.
Las campaas de promocin pueden incluir los si-
guientes elementos:
a) Campaas de publicidad y correo directo para
sensibilizar a la opinin pblica y promociones de pro-
ductos concretos para grupos destinatarios especficos;
b) Ferias, conferencias y seminarios. Podran se-
leccionarse los lugares ms indicados para distribuir el
material de promocin del censo, demostrar la diversi-
dad de sus productos y esbozar las posibles aplicacio-
nes y beneficios de los datos del censo para grupos de
usuarios especficos;
c) Actividades de relaciones pblicas. stas pue-
den presentar los productos del censo a la comunidad
en general y ocuparse de los contactos con los medios
de comunicacin, la coordinacin de los comunicados
de prensa y los lanzamientos oficiales de los productos
del censo;
d) Contacto personal, que forma parte integrante
del esfuerzo general de promocin. Las visitas del per-
sonal de ventas y de los enlaces con los usuarios pue-
den servir para llegar a una mejor comprensin de las
necesidades concretas de los usuarios, demostrar los pro-
ductos disponibles y ofrecer recomendaciones sobre
las soluciones ms indicadas;
e) Una pgina en la Internet. Este medio puede ofre-
cer amplia informacin sobre los productos y servicios
del censo, sus aplicaciones y ventajas.
Las portadas y presentacin de las publicaciones y
otros materiales de publicacin debern concebirse de
tal manera que permitan un fcil reconocimiento de la
marca comercial. Para ello quiz haya que contratar
a un consultor creativo. Puede elaborarse una gran va-
riedad de materiales de promocin, entre ellos los si-
guientes:
a) Folletos, murales, discos de demostracin, ejem-
plos de estudios de casos y equipos de venta;
b) Materiales de referencia, como documentos con
listas de precios y resmenes de informacin sobre los
productos;
c) Una gua de productos y servicios censales, que
se puede utilizar como principal documento de referen-
cia para que los posibles compradores conozcan la va-
riedad de la oferta;
d) Un boletn, que puede servir para promocionar
esos productos y servicios.
h) Calendario del programa
La responsabilidad principal del departamento de
comercializacin es determinar las actividades funda-
mentales y establecer entre ellas un orden de prioridad.
203
Deber prepararse un calendario en el que se incluyan
las fases principales del programa de comercializacin
y el lanzamiento de los grandes productos; luego, habr
que supervisar estrictamente ese calendario. Es impor-
tante que las actividades se realicen en la fecha previs-
ta. Se recomienda la realizacin de exmenes peridi-
cos sobre los progresos realizados para detectar los
problemas que hayan podido surgir, y adoptar las medi-
das oportunas para corregirlos antes de que se convier-
tan en un obstculo para el logro de los objetivos de co-
mercializacin.
i) Presupuesto
El departamento de comercializacin deber prepa-
rar un proyecto de presupuesto en el que se recojan los
costos previstos del plan de comercializacin propues-
to y en el que se tengan en cuenta las condiciones y
oportunidades de mercado existentes. El presupuesto
asignado para la ejecucin del plan de comercializa-
cin del censo deber supervisarse estrictamente en un
sistema de informacin sobre la gestin. En l se deta-
llarn todos los gastos asociados con las actividades y
materiales de promocin, y todos los ingresos conse-
guidos con las ventas. Podran incluirse, por ejemplo,
los siguientes elementos:
a) Publicidad;
b) Promocin de las ventas (ferias comerciales y
conferencia);
c) Estudios de mercado;
d) Conceptos creativos;
e) Material de promocin (folletos, murales y pre-
sentacin);
f ) Desarrollo de los recursos humanos;
g) Costos de administracin.
El departamento de comercializacin podra decidir
presentar un presupuesto que contenga previsiones
mensuales, en vez de trimestrales o anuales.
j) Supervisin y evaluacin
La eficacia del programa de comercializacin debe
evaluarse objetivamente con relacin a los indicadores
fundamentales de desempeo, y el anlisis de la infor-
macin debera utilizarse para adaptar el programa de
comercializacin en la forma necesaria. Las reas fun-
damentales que se deben supervisar son las siguientes:
a) Volumen y valor de las ventas de cada producto
y/o servicio;
b) Tasa de respuesta a las actividades de promo-
cin y tasa de conversin;
c) Peticiones de asistencia tcnica;
d) Investigacin sobre los usuarios de los datos del
censo dentro de los sectores destinatarios fundamen-
tales;
e) Respuesta del mercado y actividad de los com-
petidores.
Se recomienda que estas evaluaciones se efecten
con carcter mensual o trimestral. El uso de evalua-
ciones peridicas brinda la oportunidad de revisar las
tcticas para garantizar la consecucin de los objeti-
vos. La cuantificacin de los resultados en compara-
cin con los objetivos previstos permite identificar
dnde se han producido discrepancias y adoptar medi-
das correctivas para armonizar los resultados con las
previsiones.
E. ESTRATEGIA DE VENTAS
1. Introduccin
En esta seccin se ofrecen algunas orientaciones para
los organismos que se encuentran en condiciones de
vender los productos del censo a los clientes. Se reco-
noce que algunas de las tcnicas presentadas quiz no
sean las ms adecuadas para algunos pases, pero los
organismos pueden adaptarlas de acuerdo con las cir-
cunstancias.
El principal objetivo de una estrategia de ventas es
conseguir un planteamiento global que se aplicar a la
venta de los grandes productos y servicios bajo la ini-
ciativa de un equipo de ventas. El uso de tcnicas pro-
fesionales y la venta de los productos o servicios afines
que mejor se adapten a las necesidades de los clientes
son condicin imprescindible para el xito de la estra-
tegia de ventas. En lo que respecta a la comercializa-
cin, las ventas son un componente fundamental de la
promocin. Debera establecerse una estrategia deta-
llada de comercializacin, promocin y comunicacin
para respaldar la capacidad de venta del organismo.
La realizacin de una venta debera considerarse
como el principio o continuacin de una relacin con el
cliente, no el final, y en el presupuesto de ventas debe-
ran asignarse recursos suficientes para crear y mante-
ner esa relacin.
204
2. Estrategias de ventas
Las estrategias de ventas se centran en general en la
venta de productos concretos para el conjunto de la co-
munidad. No obstante, si bien toda actividad de ventas
est asociada fundamentalmente con un producto o una
gama de productos, la estrategia quiz consista en com-
prender mejor la diferente lgica de compra de los dis-
tintos segmentos del mercado, y las necesidades de los
clientes y sectores dentro de esos segmentos. La com-
prensin de los motivos de los clientes, el uso que ha-
cen de los datos y, por lo tanto, su lgica de compra son
factores decisivos para mejorar el resultado de la co-
mercializacin.
Los equipos de ventas debern orientarse a atender el
total de las necesidades de los clientes, no slo a alcan-
zar las metas de produccin. Debern prepararse cam-
paas especficas para aumentar el nmero de personas
interesadas en los productos preparados. En algunos
casos, el mercado de un producto concreto es reducido,
y quiz debera prepararse una campaa especfica al
respecto.
a) Segmentacin del mercado
Es preciso identificar los segmentos primarios del
mercado para orientar y gestionar las actividades de ven-
ta (por ejemplo, clientes principales, suscriptores y edu-
cacin). Los segmentos se determinan examinando la
lgica de compra o de servicio al cliente de varios
grupos de clientes del organismo, y luego integrndo-
los con los elementos comunes en grupos principales.
Debern prepararse planes de gestin para cada uno
de los segmentos identificados, con especial atencin a
los diversos objetivos, estrategias y procesos necesa-
rios para conseguir los resultados de ventas exigidos en
cada segmento y para lograr que se examinen a fondo
las nuevas oportunidades de mercado. Las iniciativas
de venta deberan tener en cuenta y respaldar estos pla-
nes de gestin de segmentos, adems de apoyar los dis-
tintos planes de comercializacin de sectores y produc-
tos de nivel inferior. Por ello, las estrategias de ventas
pueden ser distintas para cada uno de los segmentos.
Cada plan de segmento o producto deber plantear
los temas generales relacionados con el segmento con-
creto y/o la venta del producto pertinente. Los planes
seguirn las mismas lneas generales, incluidos los ob-
jetivos de produccin para el ao y las estrategias espe-
cficas por productos y/o segmento. Estas estrategias
contendrn tcticas para la venta a clientes nuevos y
antiguos. Debera establecerse un calendario especfi-
co de promocin para cada producto.
b) Cauces de distribucin
Un sistema de ventas necesita en general un equipo
de ventas pero puede tambin emplear otros medios,
como el correo directo o el telemercadeo. Los cauces
de distribucin pueden cambiar con el tiempo y el uso
de nuevas posibilidades ofrece la oportunidad de con-
seguir una ventaja competitiva sobre otros proveedo-
res. No es ni eficiente ni prudente limitar la distribu-
cin a la venta personal directa.
c) Bases de datos de ventas y clientes
La relacin directa con los posibles clientes ha susti-
tuido a las campaas de comercializacin en masa. La
comercializacin de las bases de datos ha hecho posi-
ble establecer perfiles detallados de clientes en los que
se contienen las caractersticas geogrficas y demogr-
ficas y su historial de ventas. Los productos, servicios u
ofertas especiales pueden acomodarse con el fin de au-
mentar la rentabilidad de la inversin y la satisfaccin
de los clientes. La publicidad directa no slo favorece
una respuesta de los posibles clientes sino que sirve
tambin para incrementar el conocimiento general del
organismo y de sus distintos productos.
Puede establecerse una base de datos de ventas y
clientes para llegar a una mejor comprensin de las ne-
cesidades de stos y de sus pautas de compra. Esa base
de datos contendr informacin fundamental tanto para
la comercializacin como para el desarrollo de produc-
tos. La base de datos de clientes puede utilizarse con
los siguientes fines:
a) Para que el cliente compre de nuevo. Si el pro-
ducto responde a las necesidades de los clientes, stos
pueden comprar ejemplares adicionales para los dife-
rentes departamentos u oficinas regionales;
b) Para que las adiciones a la lnea de productos re-
sulten ms rentables. Un nuevo producto, en que se uti-
lice un nombre de marca consagrado, puede introducir-
se fcilmente en un mercado ya existente;
c) Para la promocin mutua de diferentes produc-
tos. Para ello se presentarn nuevas oportunidades a
clientes que compran ya un tipo de producto, quiz dis-
tribuyendo un catlogo con toda la coleccin de pro-
ductos;
d) Para fomentar la lealtad de los clientes. Con ese
fin, se ofrecern otros productos, servicios o beneficios
205
que se adapten especialmente bien a las necesidades in-
dividuales de los clientes.
Las ventas pueden realizarse tambin con guas de
productos o catlogos, que permitan a los clientes en-
cargar un producto directamente o manifestar su inte-
rs en recibir nueva informacin o solicitar una demos-
tracin personal del producto en su propia oficina.
d) Ventas cruzadas
Debera explorarse tambin una estrategia para in-
troducir un programa de ventas cruzadas a los clientes
ya existentes. Muchos de stos, en particular el sector
privado, quiz utilicen uno o un reducido nmero de los
productos o servicios. Debera alentarse al personal de
ventas a que utilicen la base de clientes con el fin de
vender otros productos y servicios.
3. Plan de ventas
El objetivo de un plan de ventas es describir de qu
manera desea el organismo vender en el mercado sus
principales productos y servicios.
Este plan deber ofrecer informacin detallada sobre
la estrategia de ventas para cada uno de los grandes
productos y servicios y recomendar un sistema de eva-
luacin de esas estrategias. El proceso de venta debe
a) responder a las necesidades del cliente; b) conseguir
la venta, es decir, hacer que el inters del posible clien-
te concluya con una adquisicin, y c) establecer una re-
lacin continua.
El plan de ventas deber evolucionar con el tiempo y
ser lo bastante flexible como para acomodarse a las no-
vedades ocurridas en el mercado, a los cambios en las
estrategias de promocin y a la modificacin de la lnea
de productos y direccin general del organismo. Debe-
r examinarse teniendo en cuenta los anlisis sobre los
datos de ventas, los planes de comercializacin y la in-
formacin sobre el mercado.
Las metas principales del plan de venta son las si-
guientes:
a) Describir las responsabilidades de la dependen-
cia de ventas;
b) Crear un planteamiento estratgico general para
la venta de los grandes productos y servicios;
c) Especificar en forma detallada una estrategia
de ventas para cada uno de los grandes productos y ser-
vicios.
a) Objetivos de venta
Los objetivos de venta deberan contribuir directa-
mente al logro de las grandes metas de la comercializa-
cin. Los objetivos debern desglosarse de tal manera
que cada rea o agente de ventas y cada producto o l-
nea de productos tenga unos objetivos que cumplir.
stos debern especificarse en forma de un plazo cro-
nolgico y un nivel de calidad, por ejemplo, obtener un
determinado nivel de ventas (expresado en forma de
volumen o de cifras de ingresos) para finales de junio
de 2000. Los objetivos deben definirse claramente, de
tal manera que sea fcil cuantificar los resultados. La
indicacin de un mes o trimestre para cada uno de los
siguientes componentes puede servir para establecer
objetivos de venta:
a) Todos los productos y/o todos los servicios;
b) Productos de importancia estratgica;
c) Todos los cauces de distribucin;
d) Por el equipo de ventas regional;
e) Por cada agente de ventas.
El objetivo principal de cada venta es la satisfaccin
de los clientes. sta no se consigue hasta que el cliente
reciba y utilice provechosamente el producto o servi-
cio. Para conseguirlo, los vendedores del organismo
debern seguir el recorrido del pedido dentro de la or-
ganizacin, mantener informado al cliente sobre los
progresos, quiz participar en la distribucin, instala-
cin y capacitacin, y facilitar respuestas rpidas a las
preguntas o quejas de los clientes. Gracias a este es-
fuerzo, se puede entablar una slida relacin, que cul-
minar en nuevas adquisiciones o en referencias favo-
rables a otros clientes.
stos son algunos posibles objetivos de ventas:
a) Alcanzar y superar los objetivos fijados para los
ingresos derivados de los productos principales;
b) Aplicar un programa eficaz para la venta cruza-
da de los principales productos y servicios a la base de
clientes existente;
c) Llegar a una mayor comprensin de los grandes
productos y servicios dentro de determinados sectores,
con el fin de aumentar la base de clientes;
d) Continuar ampliando el mercado de venta al por
menor para algunas publicaciones.
Con el fin de alcanzar estos objetivos, es necesario
adoptar estrategias de ventas y de promocin que per-
mitan al organismo a) generar nuevas operaciones y en-
contrar nuevos clientes (componente de crecimiento) y
206
b) competir con xito en el mercado (componente com-
petitivo).
Entre las estrategias generales de venta para ayudar a
alcanzar los objetivos figuran las siguientes:
a) Desarrollar las tcnicas de presentacin del per-
sonal de venta y garantizar una capacitacin adecuada
sobre los productos y apoyo infraestructural en los cen-
tros de ventas;
b) Utilizar tcnicas directas de comercializacin
para poder disponer de un mayor nmero de personas
interesadas y posibles clientes;
c) Organizar demostraciones de venta en el propio
centro y en los locales del cliente.
4. El proceso de venta
a) Funcin de la venta
La venta personal es una forma muy selectiva de
comunicacin que permite al organismo acomodar un
mensaje a las necesidades especficas de un cliente
concreto. Como el agente de ventas puede facilitar in-
formacin muy valiosa, algunos clientes recurren a l,
por considerarlo una fuente fiable y creble de informa-
cin sobre los productos.
Es importante conocer el producto, pero todava ms
importante es conocer al cliente. Lo que realmente inte-
resa es saber qu puede hacer el producto para el clien-
te. El personal de ventas debe ganarse la confianza de
los clientes y prever las necesidades futuras. El conoci-
miento de los datos y los productos, respaldado por un
servicio puntual, es un buen medio para ganarse la con-
fianza de los clientes. El establecimiento de contacto y
el mejor conocimiento de las actividades de los clientes
se manifiesta en un aumento de las ventas.
Los proveedores secundarios, o revendedores, reci-
ben datos brutos y los revenden con valor aadido. Por
norma general, los proveedores secundarios poseen gran
habilidad para manipular y utilizar los datos estadsti-
cos, por lo que el esfuerzo en los servicios prestados a
este sector se concentra fundamentalmente en la parte
inicial de este proceso (es decir, negociacin de un pre-
cio justo y suministro oportuno de los datos o servicios
necesarios).
En general, la venta requiere contactos en distintos
niveles dentro de una organizacin. Ello significa que
el representante de ventas debe ser una persona cono-
cedora de varios sectores de actividad y de las necesi-
dades de informacin de los mismos. Los compradores
suelen adoptar sistemas de compra avanzados y pro-
fesionales; para ser eficaz, el representante de ventas
debe tener una preparacin semejante. En este terreno
se requieren las tcnicas de venta ms creativas as
como un conocimiento completo de los productos y
servicios del organismo.
Los vendedores que tienen como clientes a profesio-
nales (por ejemplo, mdicos, abogados, asistentes so-
ciales, contables y arquitectos) tienen una responsabili-
dad diferente. Deben relacionarse con estos individuos
no en cuanto usuarios o compradores sino en cuanto
personas que pueden especificar o influir las decisiones
de compra. La venta a estos profesionales requiere una
fuerte orientacin a la resolucin de problemas, una
presencia profesional y la capacidad de mantener la
motivacin personal, al mismo tiempo que se esperan
los resultados a largo plazo.
b) Venta directa
Tradicionalmente, son dos los tipos de venta directa
o cara a cara. El primero es la visita en fro, que sig-
nifica que el departamento de comercializacin no ha
facilitado nombres de los posibles clientes, y no ha ha-
bido prcticamente ninguna publicidad en apoyo del
vendedor. El segundo mtodo es el que se dirige a una
lista de posibles clientes generada mediante formas di-
rectas u otro tipo de publicidad. Naturalmente, este se-
gundo tipo es el ms eficiente y eficaz en funcin de los
costos. El cliente conoce ya los productos y est moti-
vado a dar una respuesta, y quiz haya recibido publi-
caciones adicionales para transformar la consulta ini-
cial del cliente en una venta, antes incluso de una visita
personal durante la cual el vendedor pueda cerrar la
transaccin. No obstante, ste no es el final del con-
tacto entre el vendedor y el cliente. El vendedor debe
establecer una relacin ms firme y facilitar al cliente
la presentacin de posibles quejas, preguntas o peticio-
nes de mayor informacin.
La venta directa supone un proceso ordenado que se
aplica a todos los tipos de actividades de ventas y a to-
das las clases de clientes. El proceso es el siguiente:
a) Prospeccin. Generacin de personas interesa-
das y calificacin de los posibles clientes;
b) Planificacin del contacto inicial y de la presen-
tacin de la venta;
c) Tramitacin. Realizacin de la venta y activida-
des de seguimiento.
207
i) Prospeccin
El factor fundamental en toda iniciativa de venta es
contar con una fuente habitual de nuevos posibles clien-
tes. Siempre se produce alguna baja entre los clientes
habituales, por lo que hay que encontrar nuevos com-
pradores para mantener y ampliar la base de clientes, si
se quiere que la organizacin crezca en el mercado.
Las actividades de comercializacin deben facilitar
informacin sobre personas interesadas, pero la oficina
de ventas debe elaborar el mayor nmero posible de lis-
tas (por sectores de actividad) para que el personal de
ventas tenga informacin sobre posibles clientes.
Hay una sutil distincin entre compradores posibles
y previsibles. Los primeros son los que podran senci-
llamente comprar; los segundos quienes pueden o quie-
ren comprar al vendedor o a otro abastecedor. Como el
tiempo del vendedor es limitado y costoso, debe ser ca-
paz de distinguir entre unos y otros lo antes posible.
Hay cuatro criterios para aclarar las dudas: existencia
de una necesidad o deseo del producto o servicio, capa-
cidad de comprar, motivacin para comprar y reunin
de los requisitos para la compra.
ii) Planificacin del contacto inicial
y la presentacin
Los vendedores profesionales ayudan a los clientes a
tomar decisiones de compra. La planificacin del pri-
mer contacto con el posible cliente es esencial, lo mis-
mo que la presentacin de la venta. Una presentacin
clsica consta de varias etapas, pero el esfuerzo dentro
de cada una de ellas puede acomodarse a las distintas
organizaciones destinatarias. La primera parte de la
presentacin debera proponerse llegar a conocer al
cliente y sus actividades y llegar a hacerse cargo de lo
que ste necesita. Con esta informacin, las caracters-
ticas y ventajas de la gama de productos pueden co-
menzar a ofrecer una solucin a los problemas del
cliente. La fase final es cerrar la venta, que deber en-
tenderse como una manera de ayudar a las personas a
tomar decisiones que sean buenas para ellos. Es impor-
tante sealar que no hay ninguna presentacin que fun-
cione satisfactoriamente con todos los clientes; cada
una de aqullas puede tener una orientacin o enfoque
distinto y un estilo de comunicacin diferente.
La informacin necesaria para la planificacin se di-
vide en tres categoras: actividades del posible cliente,
influencias en la compra y competencia (directa e indi-
recta). En la medida en que se ha llegado a conocer ya
al posible cliente, como se ha indicado antes, y se han
establecido las influencias que pueden determinar la
compra, resulta esencial sopesar las ventajas y desven-
tajas del producto y de los productos de la competencia
para atender las necesidades del cliente. Teniendo esto
en cuenta, el representante de ventas organiza la pre-
sentacin para destacar las ventajas y dejar en segundo
plano los inconvenientes. El elemento final de la plani-
ficacin consiste en organizar la informacin que cul-
minar en la presentacin.
La presentacin es el momento central del proceso
de venta. En ese momento, el representante traduce la
prospeccin y la planificacin en resultados. La pre-
sentacin puede estar fuertemente estructurada o ser
flexible y adaptarse a las necesidades concretas de la
persona en un contexto de venta orientado a la resolu-
cin de los problemas.
iii) Tramitacin
El cierre de la venta es necesario, ya que los clientes
interesados, a pesar de su deseo de comprar, se mues-
tran ambivalentes acerca de la decisin. Desean las
ventajas y beneficios del producto, pero quiz teman
que la compra suponga un riesgo o que ello les obligue
a renunciar a alguna otra cosa.
A pesar de la firme respuesta afirmativa del posible
cliente, es posible que la venta no llegue a confirmarse.
Hay varias tareas administrativas que el agente de ven-
tas debe realizar igualmente, como rellenar los cuestio-
narios de pedido, obtener las firmas autorizadas, recibir
los depsitos necesarios o pagos adelantados o garanti-
zar el calendario de entrega.
5. Objetivos de venta
Las tcnicas para la proyeccin de las ventas oscilan
desde complejos mtodos estadsticos hasta sencillas
estimaciones. En general, el uso de datos cronolgicos
permite hacerse una idea de las tendencias, y un mto-
do habitual de proyeccin consiste simplemente en
multiplicar las cifras del ciclo anterior por un porcenta-
je x. No obstante, quiz se pida al equipo de ventas que
realice sus propias proyecciones tomando como base
los objetivos de venta establecidos en el plan de activi-
dades; el director de ventas quiz considere que su or-
ganizacin puede conseguir ventas superiores a los ob-
jetivos previstos.
Es probable que, sin una planificacin y control con-
tinuados, no se alcancen los objetivos de venta. La su-
208
pervisin de las ventas es fundamental para garantizar
que su volumen total responda a los objetivos mensua-
les. El director de ventas normalmente establece metas
anuales o trimestrales, y es preferible que se asigne a
cada vendedor un objetivo mensual. En las ventas, los
objetivos mensuales, semanales e incluso diarios ayu-
dan a conseguir resultados ptimos, y es aconsejable
realizar revisiones semanales. Si no se alcanzan los ob-
jetivos de venta, habr que analizar la situacin y adop-
tar medidas correctivas lo antes posible. La superacin
de los objetivos de venta constituye una gran fuente de
motivacin para los vendedores, a quienes se deber
alentar a que se fijen objetivos personales por encima
de la meta prevista.
Es importante sealar que los objetivos de venta re-
presentan un nivel mnimo de las ventas previstas, no
un mximo. Esos objetivos pueden variar segn la ex-
periencia del vendedor o de acuerdo con el mayor o
menor potencial de mercado de una zona concreta. Los
objetivos pueden establecerse en relacin con produc-
tos concretos, y quiz debera hacerse hincapi en lo-
grar un nivel de ventas para los productos estrella o ms
representativos.
Deber examinarse el historial de venta de cada pro-
ducto para establecer nuevos objetivos de acuerdo con
los resultados del ltimo ao o ciclo del censo. Debern
tenerse en cuenta las aportaciones de las oficinas regio-
nales, ya que stas conocen las condiciones del merca-
do local.
6. Presentacin de informes/evaluacin/
indicadores de desempeo
Los directores de ventas regionales deberan realizar
todos los meses un informe sobre cada regin. Esta in-
formacin podra compilarse en un informe mensual
sobre las ventas en todo el pas. Su objetivo principal
es comparar los resultados con los objetivos y determi-
nar los niveles de actividad tanto a escala nacional
como en las oficinas regionales.
El director nacional de ventas deber preparar un in-
forme trimestral en el que se recogern los logros de las
estrategias esbozadas en el plan de ventas nacional, in-
cluida la penetracin en los distintos sectores. Esta in-
formacin se incorporar en el prximo plan de ventas
trimestral, que se preparar al mismo tiempo. Debera
prepararse un informe anual sobre los resultados. Esta
iniciativa podra ser coordinada por el director nacional
de ventas, pero contando con la aportacin de las prin-
cipales partes interesadas. El informe se incorporar
tambin al proceso anual de planificacin de las ventas.
Dentro del sistema de informacin, los informes de
ventas deberan incluir observaciones sobre el diseo
de los productos, las necesidades no atendidas, ideas
sobre nuevos productos, la competencia y comentarios
generales de los clientes.
La supervisin y la evaluacin de las actividades de
venta requieren sistemas para la evaluacin de los ven-
dedores individuales, as como de las actividades re-
gionales y nacionales.
Los informes de los representantes de venta constitu-
yen un componente importante de la evaluacin gene-
ral del programa de ventas, adems de permitir a los
directores de ventas evaluar el comportamiento de los
vendedores y corregir las posibles deficiencias, como
las bajas cifras de visitas o de conversin en ventas, o
las deficiencias de planificacin.
A continuacin se presenta un conjunto de criterios
que se pueden utilizar para evaluar al personal de venta.
Se dividen en dos categoras: cuantitativos y cualitati-
vos; estos ltimos son mucho ms difciles de medir, si
no es mediante la observacin. Cada uno de los directo-
res de ventas deber decidir cmo registrar la informa-
cin sobre estos mtodos de evaluacin.
Los criterios cuantitativos de desempeo son los si-
guientes:
a) Volumen de ventas. Aumento monetario o por-
centual, cuota de mercado, logro de los contingentes
establecidos y tasa de conversin;
b) Visitas por da;
c) Nuevos negocios conseguidos;
d) Penetracin en la clientela;
e) Relacin ventas-costo.
Los criterios cualitativos son los siguientes:
a) Atributos personales. Actitudes generales hacia
los clientes, empata, relacin con los otros miembros
del equipo y el personal, espritu de equipo, motivacin
para mejorar e iniciativas de automejora emprendidas;
b) Tcnicas de venta. Conocimiento del producto,
comprensin de sus caractersticas y ventajas, entendi-
miento de los formatos de venta, capacidad de presen-
tacin, habilidad para hacer preguntas, capacidad para
resolver las objeciones y destreza para cerrar transac-
ciones;
c) Gestin del territorio. Capacidad de organiza-
cin del tiempo y de los registros personales, estableci-
209
miento de relaciones con los clientes principales y re-
copilacin de informacin sobre el mercado.
Como casi nunca se observa el acto de la venta, es di-
fcil contar con un indicador realista del desempeo.
Los directores de ventas deberan trabajar junto a su
personal sobre el terreno en forma peridica, por ejem-
plo, una vez al mes. La funcin del director de ventas es
observar y analizar todos los aspectos positivos y nega-
tivos y luego preparar un anlisis objetivo. ste permite
al director de ventas ayudar a mejorar el comporta-
miento de su personal.
7. Organizacin del equipo de ventas
El objetivo principal de la organizacin de un equipo
de ventas es el logro de resultados. Se supone que otras
actividades de organizacin tienen como finalidad per-
mitir al equipo de ventas disponer del mximo tiempo
posible para vender. Los directores de ventas deben ve-
lar por que:
a) El personal de ventas tenga suficiente capacita-
cin y conocimiento de los productos;
b) Se disponga de material de promocin;
c) Se pongan en marcha mecanismos para la admi-
nistracin de las ventas;
d) El personal de venta tenga territorios bien defi-
nidos donde trabajar, y todos los territorios selecciona-
dos cuenten con personal idneo;
e) El personal de venta acte de hecho en los terri-
torios que se les han asignado.
8. Gestin del territorio de ventas
Un territorio de ventas bien definido establece los l-
mites operacionales para un representante de ventas. Es
imprescindible que el territorio posea suficiente poten-
cial para que el representante pueda vender una buena
combinacin de productos y servicios.
Las razones para utilizar una estructura territorial
son las siguientes:
a) Cubrir todo el mercado;
b) Evaluar la respuesta del mercado;
c) Evaluar el desempeo de los vendedores;
d) Reducir al mnimo los gastos de ventas;
e) Ofrecer a los vendedores orientaciones de traba-
jo claras;
f ) Mejorar el contacto con los clientes;
g) Establecer un vnculo entre los vendedores y el
mercado.
Al disear un territorio de ventas pueden tenerse en
cuenta los siguientes factores:
a) Lmites estatales o regionales;
b) Ciudades de provincia;
c) Grandes reas de comercio conocidas;
d) Lugares donde hay clientes.
9. Funciones y responsabilidades de la venta
Las funciones y responsabilidades de todo el perso-
nal de ventas deben establecerse con arreglo a los si-
guientes elementos:
a) Gestin general y liderazgo de la iniciativa de
venta a escala nacional;
b) Desarrollo de un plan de ventas nacional;
c) Armonizacin de los planes de venta con las ac-
tividades de comercializacin;
d) Elaboracin y aplicacin de polticas y procedi-
mientos de ventas;
e) Aportaciones al proceso de examen de los pro-
ductos;
f ) Presentacin de informes peridicos de ventas
sobre el desempeo de los productos, tendencias de
compra y situacin del mercado;
g) Mantenimiento de una relacin de trabajo eficaz
con las secciones de comercializacin y relaciones p-
blicas en la planificacin, ejecucin y supervisin de
los planes;
h) Suministro de informacin sobre los mercados,
cuentas y actividades de promocin a los departamen-
tos de comercializacin y relaciones pblicas;
i) Apoyo prestado a otras reas del organismo en
posibles actividades de venta.
10. Capacitacin
La capacitacin es un elemento importante del plan
de ventas, que deber incorporarse en la contratacin,
capacitacin y reconversin profesional de todo el per-
sonal de ventas. El establecimiento de relaciones con
los clientes ser cada vez ms importante a medida que
se introduzcan en el mercado ms productos de la com-
petencia. Adems, una relacin eficaz ayudar al per-
sonal de venta a conseguir buenos resultados mediante
210
la ampliacin de la lnea de ventas cruzadas y otros pro-
ductos y servicios.
Debera ofrecerse peridicamente una capacitacin
bsica para todo el personal de ventas de la nacin.
Cada oficina regional debera ofrecer luego capacita-
cin adicional, segn las necesidades de la regin, ade-
ms de capacitacin en el trabajo.
A continuacin se sealan las tcnicas bsicas de la
profesin de ventas, que debern actualizarse y refor-
zarse constantemente, cualquiera que sea el nivel de
experiencia del vendedor. Son las siguientes:
a) Planificacin, incluida la gestin del tiempo;
b) Prospeccin;
c) Presentacin;
d) Comunicacin, incluida la capacidad de escu-
char y hacer preguntas;
e) Negociacin;
f ) Cierre de la transaccin;
g) Conocimiento de los clientes y del mercado;
h) Capacitacin tcnica;
i) Conocimientos comerciales de alcance ms ge-
neral.
A veces puede ser necesaria la capacitacin en el
producto, que deber ofrecerse a los equipos de venta
con carcter anual, en relacin con las reas de desarro-
llo de los productos.
211
VI. EVALUACIN
A. INTRODUCCIN
Como cualquier otro proyecto, el censo debe ser ob-
jeto de evaluacin, para comprobar que el esfuerzo y la
inversin de recursos han valido la pena. Como las acti-
vidades son tan dispares, la evaluacin es en este caso
una actividad compleja.
El censo representa una fuente abundante de infor-
macin sobre la poblacin. Es utilizado frecuentemen-
te por la administracin pblica y un gran nmero de
usuarios del sector privado. Por ello, la evaluacin del
censo debe efectuar mediciones fundamentales de la
calidad de los datos con el fin de ayudar a los usuarios y
determinar el xito de la operacin.
La evaluacin tiene dos grandes objetivos. Debe
comprobar que a) la calidad de los resultados responde
a los requisitos de los principales usuarios de los datos
del censo y b) cada proceso de la operacin contribuye
de manera eficaz en funcin de los costos al logro del
nivel deseado de calidad.
Los resultados del proceso de evaluacin deberan
comunicarse a los usuarios de los datos, as como a los
administradores del censo.
Un censo bien administrado debe incluir procedi-
mientos de garanta y mejora de la calidad en cada una
de sus grandes fases (es decir, operaciones sobre el te-
rreno, procesamiento y difusin). Estos procedimien-
tos son fundamentales para supervisar el desempeo
durante la operacin y garantizar que toda tendencia a
caer por debajo de los niveles preestablecidos se va a
corregir conforme avanza el trabajo.
Adems, un rasgo habitual de la evaluacin del cen-
so debera ser el examen de cada una de las grandes fa-
ses, una vez completadas. De esa manera se pueden
identificar las ventajas e inconvenientes y formular re-
comendaciones para la investigacin o revisin en el
siguiente ciclo del censo.
La evaluacin de los datos del censo puede realizarse
en dos niveles: a) cuantificacin bsica de la calidad
global, de carcter general, y b) un nivel de investiga-
cin ms detallado, con anlisis en profundidad de al-
gunos temas seleccionados. En las siguientes secciones
se examinan ambos niveles por separado.
B. CUANTIFICACIONES BSICAS
DE LA CALIDAD GLOBAL
En este nivel general de evaluacin, pueden conside-
rarse dos aspectos: a) cobertura y b) exactitud.
a) Cobertura
Es prctica normal en los censos tratar de alcanzar
una cobertura del 100 por ciento de la poblacin. No
obstante, en la prctica no se consigue casi nunca. Para
que los resultados del censo sean vlidos, habr que tra-
tar de determinar la importancia de las omisiones o du-
plicaciones. La mejor manera de hacerlo es realizar una
encuesta independiente inmediatamente despus de la
actividad de empadronamiento, con el fin de conocer el
nmero de personas que se han omitido o se han conta-
do por duplicado. Es lo que se conoce con el nombre de
encuestas posteriores al empadronamiento, en las que
se pueden incluir algunas preguntas para evaluar la in-
formacin solicitada en el censo y comprobar su conte-
nido.
Las razones principales de las omisiones y duplica-
ciones son las siguientes:
a) Cartografa incompleta o inadecuada y dificul-
tades de acceso;
b) Poblacin en trnsito o que ofrece problemas de
empadronamiento;
c) Errores al comunicar la obligatoriedad del censo
a la opinin pblica;
d) Comprensin errnea de las definiciones e ins-
trucciones por el personal de empadronamiento, debi-
do a falta de capacitacin;
e) Falta de garanta de calidad en la actividad de
empadronamiento, en particular una coordinacin y su-
pervisin insuficientes.
213
Para el recuento final de la poblacin es muy impor-
tante contar con mapas completos y con una delinea-
cin exacta de las reas que se van a empadronar. Algu-
nas personas pueden quedar excluidas si hay partes del
pas que no figuran en el sistema cartogrfico debido a
una mala cobertura. De la misma manera, pueden pro-
ducirse duplicaciones si las zonas de empadronamiento
se superponen. La cartografa inadecuada de las zonas
urbanas puede provocar la omisin de viviendas priva-
das ocultas en zonas no residenciales o relativamente
poco pobladas.
Puede ocurrir tambin que algunos hogares no se in-
cluyan en el censo debido a dificultades de acceso. Esto
ocurre sobre todo en las comunidades remotas y casti-
gadas por inundaciones o en las zonas montaosas
inaccesibles.
La posibilidad de omisin es elevada en el caso de las
poblaciones en trnsito, personas sin hogar y hogares
con ms de un lugar de residencia. Entre las poblacio-
nes en trnsito figuran las siguientes:
a) Poblaciones nmadas;
b) Sectores muy mviles de la poblacin (normal-
mente, los ms jvenes);
c) Personas que cambian de residencia durante el
perodo de empadronamiento;
d) Personas que viven temporalmente en hoteles o
pensiones.
Tambin existe la posibilidad de que las personas de
gran movilidad o los jvenes aparezcan incluidos en el
cuestionario del censo en dos hogares si, los miembros
de ambos, los consideran como ocupantes habituales.
Los censos basados en el lugar de empadronamiento
tienen el riesgo de la doble contabilidad debido a la in-
clusin errnea de personas que se encuentran en el ex-
tranjero o en otro lugar durante el empadronamiento.
Adems, si este perodo es prolongado, aumentan las
posibilidades de duplicacin como consecuencia de la
movilidad de las personas.
La falta de comprensin de las instrucciones del cen-
so puede provocar tambin subestimaciones. Como
ejemplo cabe citar la interpretacin inadecuada de las
instrucciones de cobertura, que podra dar lugar a la ex-
clusin de los recin nacidos, los ancianos, los visitan-
tes o el personal de servicio. En algunos casos, ello
puede ser consecuencia de tradiciones culturales y, por
lo tanto, deber tratarse como un aspecto general en vez
de relegarse a las operaciones sobre el terreno.
En los pases donde el empadronamiento se hace en
funcin de la residencia habitual, las omisiones aumen-
tarn si no se incluye a los miembros del hogar que se
encuentran ausentes de forma temporal. En este grupo
podran figurar las personas que trabajan por breves pe-
rodos fuera de casa, o estn de vacaciones, o se en-
cuentran en el hospital o en la crcel (por perodos rela-
tivamente breves) o no tienen una direccin fija.
Por el contrario, se pueden producir duplicaciones
como consecuencia de la inclusin errnea de hogares
o personas que no deberan empadronarse. Muchas ve-
ces, se tratara del caso contrario a lo indicado anterior-
mente. Podran citarse los siguientes ejemplos entre los
grupos comnmente incluidos de forma errnea;
a) Personas que se encuentran en el hospital o en la
crcel por largos perodos de tiempo;
b) Miembros de las fuerzas armadas con destinos
de larga duracin fuera de sus familias;
c) Personas que estn disfrutando de unas vacacio-
nes prolongadas;
d) Diplomticos extranjeros y sus familias;
e) Personas que fallecieron antes del da del censo.
Adems, los problemas de confidencialidad agravan
considerablemente las omisiones. En pases con servi-
cio militar obligatorio, el temor a que se divulgue la in-
formacin puede dar lugar a un nmero significativo de
omisiones de varones jvenes.
Una buena organizacin y supervisin reducir las
omisiones por la evaluacin errnea de las viviendas en
las siguientes situaciones:
a) Cuando los hogares se clasifican errneamente
como desocupados;
b) Cuando, debido a la falta de contacto con los
ocupantes, stos se encuentran normalmente fuera de
casa en el momento en que se presenta el empadrona-
dor.
Conviene resolver tambin problemas de posible du-
plicacin por falta de coordinacin entre los empadro-
nadores de zonas adyacentes.
Encuesta posterior al empadronamiento
En general, en los censos son ms los casos de omi-
siones que de duplicaciones. La diferencia se conoce
con el nombre de omisin neta. La encuesta posterior al
empadronamiento, al comprobar algunas caractersti-
cas bsicas, permite establecer la naturaleza de la pobla-
cin no incluida en el recuento. Ello es de gran utilidad,
214
tanto para estimar el nmero de personas no incluidas
como para revisar los procedimientos utilizados, por
ejemplo, las campaas de comunicacin para mejorar
el recuento de estos grupos en el prximo censo.
Como la encuesta posterior al empadronamiento per-
mite valorar en forma independiente el recuento del
censo, hay que hacer lo posible por que aquella sea in-
dependiente de ste. Como mnimo, habr que velar
por que ninguno de los empleados del censo trabaje en
la encuesta en el rea en que ellos realizaron el empa-
dronamiento. Es preferible que los encargados de la en-
cuesta no tengan ninguna relacin con el censo. Otra
garanta de independencia es realizar la encuesta sin re-
ferencia a los cuestionarios del censo. La posibilidad de
hacer referencia a estos cuestionarios y resolver las
contradicciones puede ayudar a comprender mejor las
discrepancias, pero representa un riesgo de falta de ob-
jetividad al cuantificar las omisiones netas.
La encuesta debe ser representativa de todo el pas y
de todos los grupos de poblacin. Para ello, es funda-
mental que se utilicen tcnicas de muestreo adecuadas.
La recopilacin deber ser independiente del empadro-
namiento del censo y, si es posible, realizarse lo antes
posible despus de sta. No obstante, no debe ser tan
seguida que interfiera con el empadronamiento censal.
De esa manera, se reducirn los cambios debidos a la
movilidad de la poblacin movilidad y se conseguir
mayor cooperacin pblica como consecuencia del im-
pacto de la publicidad del censo.
Finalmente, los registros de hogares y personas de
esta encuesta deben conciliarse con los datos del censo.
Deber utilizarse, cuando sea posible, un proceso que
suponga la bsqueda de los correspondientes cuestio-
narios de los hogares del censo y su emparejamiento de
cada uno de los miembros de los hogares de la encuesta
con un registro adecuado de las personas del censo.
Este proceso mejorar enormemente si se cuenta con
un registro preciso de nombres y direcciones durante
ambas tareas de recopilacin. No obstante, el examen
de la informacin comn al censo y a la encuesta, por
ejemplo, la relativa a la edad, sexo, lugar de nacimiento
y relacin con otros miembros del hogar, favorecer
tambin el proceso de identificacin.
Conviene sealar que a veces se presentan dificulta-
des para registrar adecuadamente los nombres y direc-
ciones en los lugares donde la poblacin es nmada,
vive en condiciones tribales o en barrios de tugurios
(sin ninguna direccin oficial). Estas situaciones deben
resolverse en la planificacin general del censo. Lo
ms importante es incluir esta encuesta y otros proce-
sos de evaluacin en esa planificacin.
La evaluacin de la cobertura basada en la utiliza-
cin de las encuestas posteriores al empadronamiento
puede ser de utilidad tanto para el personal directivo
como para los clientes. El organismo del censo puede
utilizar esta informacin para modificar y mejorar los
procedimientos que puedan reducir las omisiones. Los
usuarios de los datos pueden utilizar la informacin si
con ello pueden hacer un mejor uso de los resultados
del censo.
b) Exactitud
El segundo aspecto de un programa amplio de eva-
luacin de los datos del censo es la evaluacin de la fia-
bilidad de los datos, que significa algo ms que la mera
comprobacin del alcance de la cobertura. Es relativa-
mente sencillo recopilar cierta informacin de alcance
general, pero es ms difcil establecer la precisin de
cada una de las respuestas. Para determinar la fiabili-
dad de los datos puede establecerse un sistema de indi-
cadores de referencia.
Indicadores de referencia
Pueden establecerse indicadores de referencia para
cada una de las variables con el fin de comprobar la in-
fluencia que han podido tener en la calidad de los datos
aspectos como la ausencia de respuesta, la revisin y la
imputacin. Un sistema sencillo de puntos de referen-
cia puede ser un cuadro bsico en el que se comparen
las tasas de ausencia de respuesta entre los distintos
censos. Un sistema ms complejo podra incluir cua-
dros detallados desglosados por poblacin o regin
geogrfica. En estos cuadros se pueden indicar las res-
puestas antes y despus del procesamiento, as como las
revisiones de las listas, las imputaciones y los procedi-
mientos de codificacin implicados en la compilacin
de los datos finales para cada variable. Para reducir los
recursos necesarios, los indicadores de referencia pue-
den establecerse utilizando una muestra representativa
de los datos del censo. Para obtener indicadores de re-
ferencia complejos se requiere acceso a datos proce-
dentes de diversas fases del procesamiento. De esa ma-
nera se obtendr una imagen completa de las respuestas
facilitadas en los cuestionarios y de los efectos del sis-
tema de procesamiento en las respuestas.
Si es posible, el establecimiento de puntos de refe-
rencia deber llevarse a cabo antes de la difusin de los
datos del censo. No obstante, esta tarea puede retrasar-
215
se por problemas de tiempo y de personal. El sistema
de referencia permite no slo establecer comparacio-
nes de calidad entre censos sucesivos sino tambin
evaluar la eficacia del diseo del cuestionario y de las
actividades de procesamiento. Pueden tomarse decisio-
nes acerca de los procedimientos ms adecuados para
el censo siguiente, en funcin del resultado de esas eva-
luaciones.
Cuando el sistema estadstico de un pas est sufi-
cientemente desarrollado, puede utilizarse tambin la
informacin de otros elementos del sistema estadstico
para establecer puntos de referencia sobre el censo. Por
ejemplo, una encuesta de empleadores puede facilitar
informacin sobre la mano de obra en un pas (o re-
gin). No es probable que se consiga una equivalencia
exacta, pero si ambas recopilaciones estn bien hechas
debera ser posible indicar que los resultados estn de
acuerdo en trminos generales. Si no estn de acuerdo,
podran observarse los factores que explican la diver-
gencia (por ejemplo, diferencia en el diseo de las pre-
guntas o conceptos, cambios en el procesamiento o va-
riaciones introducidas por diferentes metodologas de
recopilacin).
C. ANLISIS DETALLADO
Si bien todos los pases deben aspirar a evaluar los
datos del censo y a establecer indicadores de referencia
en un plano general, como se ha indicado supra, puede
resultar demasiado costoso hacer otro tanto en este ni-
vel de anlisis, ms especfico.
El proceso de evaluacin debe ser lo bastante flexi-
ble como para dar respuesta a las preguntas y cuestio-
nes planteadas por el personal del censo y por los usua-
rios de sus datos. La investigacin de estas cuestiones
puede variar desde breves anlisis de los datos a deteni-
dos estudios sobre temas o proceso. El proceso de esta-
blecimiento de puntos de referencia debera indicar las
cuestiones que quiz necesiten un anlisis ms detalla-
do. Otros temas que necesitan un estudio ms a fondo
podran determinarse en funcin de las siguientes con-
sideraciones:
a) Continuado inters en el tema;
b) Falta de examen reciente de un tema;
c) Cambio considerable desde el censo anterior;
d) Problemas planteados durante la preparacin
del censo siguiente.
Las cuestiones de inters permanente varan de unos
pases a otros. Podran citarse los siguiente ejemplos:
a) Vivienda;
b) Situacin de la mano de obra;
c) Educacin y calificaciones;
d) Empadronamiento de las poblaciones tnicas o
indgenas.
Cada uno de estos estudios deber ordenarse de
acuerdo con su prioridad, y habr que efectuar investi-
gaciones de acuerdo con los recursos asignados y el
tiempo disponible. La investigacin en profundidad de
algunos temas concretos debera incluir comparaciones
entre los censos y otros datos disponibles de encuestas
o recopilaciones administrativas. Se presupone que se
dispondr de algunos datos de las encuestas de hogares
para cada uno de los temas que se van a investigar. La
comparacin de los resultados del censo con otros da-
tos agregados es mucho ms eficiente que las compara-
ciones de registros individuales. No obstante, estos es-
tudios deben estar basados en criterios compatibles y
debern llevarse a cabo en fechas prximas a la de em-
padronamiento del censo.
La investigacin detallada de algunas caractersticas
de la poblacin puede basarse en tcnicas demogrfi-
cas directas e indirectas. La validez de la comparacin
de los datos del censo con registros administrativos,
como los de nacimientos, defunciones o matrimonios,
depende en gran parte de la calidad y exactitud de estos
ltimos y vara de unos pases a otros. Los pases con
sistemas deficientes de registro pueden utilizar tcni-
cas demogrficas indirectas para evaluar los datos del
censo. Estas tcnicas pueden incluir el estudio de la
distribucin por edades y sexos, un anlisis de la pobla-
cin estable o un mtodo de componentes que utilice
datos de alta calidad de otros pases.
Algunos temas pueden tratarse con mayor exactitud
y frecuencia mediante recopilaciones de datos distintas
del censo. Los temas que no se evaluaron durante los
censos anteriores deberan figurar entre los primeros
candidatos para una investigacin detallada. Con ello
se evita la posible degradacin de la calidad de los da-
tos establecidos por los censos anteriores.
D. CAMBIOS EN LOS PROCESOS DEL CENSO
Los cambios en cualquiera de los procesos del censo
tienen posibilidad de influir en la calidad de los datos
finales. El equipo de evaluacin del censo deber eva-
216
luar todos los cambios en el cuestionario y en las prin-
cipales fases del censo. La evaluacin de las modifica-
ciones en el cuestionario puede ser una tarea sencilla si
se trata simplemente de pequeos cambios en la formu-
lacin o en las instrucciones. En cambio, si se incluye
un nuevo tema, debera realizarse una investigacin a
fondo de los nuevos datos y habra que establecer indi-
cadores de referencia para el futuro.
Los cambios en el proceso de empadronamiento y en
los sistemas de procesamiento, incluida la codifica-
cin, revisiones y deducciones, deberan supervisarse
atentamente en todo el censo. La gestin continua de la
calidad de los datos y las prcticas habituales de mejora
de la calidad se examinan en la seccin Cdel captulo I.
La funcin del equipo de evaluacin del censo es exa-
minar los informes sobre la gestin de la calidad de los
datos de los ciclos anteriores y compilar listas de reco-
mendaciones para introducir mejoras en el censo si-
guiente.
El equipo de evaluacin debera considerar atenta-
mente las preocupaciones manifestadas en las fases de
planificacin y preparacin para el prximo censo. Si
se dispone de datos, la evaluacin de las prcticas ante-
riores debera revelar los puntos fuertes y dbiles del
sistema. Por el contrario, si no se dispone de datos,
deberan establecerse nuevas estrategias para el se-
guimiento de las deficiencias identificadas. Posterior-
mente, la informacin obtenida mediante las nuevas es-
trategias de seguimiento deber evaluarse y todas las
cuestiones identificadas en cualquiera de las fases del
censo debern revisarse antes de la preparacin del cen-
so siguiente.
E. CUESTIONES RELACIONADAS CON LA CALIDAD
DE LA COMUNICACIN
El organismo del censo debe dar muestras de dina-
mismo y comunicar la fiabilidad y los inconvenientes
de los datos del censo para hacer posible una utiliza-
cin de sus datos con conocimiento de causa. Los usua-
rios deben ser plenamente conscientes de las limitacio-
nes y de las ventajas de los datos finales. Es importante
que los usuarios comprenden qu efectos pueden tener
los posibles cambios introducidos en los procedimien-
tos del censo en los anlisis que deseen realizar. Por
consiguiente, los resultados de la evaluacin deben di-
fundirse con eficacia.
Hay dos formas de abordar esta tarea. Un plantea-
miento formal supone la compilacin de publicaciones
en las que traten varios temas, si es posible publicadas
en una serie de documentos u hojas de datos de evalua-
cin del censo. Este tipo de difusin puede utilizar dife-
rentes medios, incluidas las nuevas tecnologas, como
la Internet.
Las comunicaciones informales incluyen informes
especiales, presentaciones ofrecidas a grupos de inte-
rs, artculos en boletines del censo o actualizaciones
del mismo y respuestas a las preguntas de los usuarios.
Para cumplir este ltimo requisito, se recomienda que
el personal que se relaciona con los usuarios tenga ac-
ceso a los informes completos de evaluacin. Ello pue-
de facilitarse mediante una base de datos informatiza-
da, en la que se pueda almacenar permanentemente la
documentacin del censo y a la que se pueda acceder
con facilidad en caso necesario.
217
Anexo I
COMPOSICIN Y MANDATO DEL COMIT NACIONAL DEL CENSO
DE ZAMBIA PARA EL CENSO DE 1990
A. COMPOSICIN
El Comit Nacional del Censo estaba integrado por:
1. El Secretario del Gabinete (Presidente)
2. El Director de Censos y Estadsticas (Secretario)
3. El Director General de la Comisin Nacional para la Planificacin del Desarrollo
4. El Secretario Superior Permanente del Ministerio de Finanzas
5. El Secretario Permanente (Economa) de la Oficina del Gabinete
6. El Secretario Permanente de la Direccin de Personal de la Oficina del Primer Ministro
7. El Secretario Permanente de la Direccin de Descentralizacin de la Oficina del Primer Ministro
8. El Secretario Permanente del Ministerio de Defensa
9. El Secretario Permanente del Ministerio de Educacin General, Juventud y Deporte
10. El Secretario Permanente del Ministerio de Asuntos Internos
11. El Secretario Permanente del Ministerio de Agricultura
12. El Secretario Permanente del Ministerio de Cooperativas
13. El Secretario Permanente del Ministerio de Salud
14. El Secretario Permanente del Ministerio de Trabajo, Desarrollo Social y Cultura
15. El Secretario Permanente del Ministerio de Obras y Suministros
16. El Secretario Permanente del Ministerio de Energa, Transporte y Comunicaciones
17. El Secretario Permanente del Ministerio de Informacin, Radiodifusin y Orientacin Nacional
18. El Secretario Permanente del Ministerio de Asuntos Jurdicos
19. El Secretario del Comit de Elecciones y Publicidad del Comit Central
20. El Secretario del Comit de Economa y Finanzas del Comit Central
21. El Presidente de la Empresa Nacional de la Vivienda
22. El Secretario Permanente de la Provincia Central
23. El Secretario Permanente de la Provincia del Cinturn del Cobre
24. El Secretario Permanente de la Provincia Oriental
25. El Secretario Permanente de la Provincia de Luapula
26. El Secretario Permanente de la Provincia de Lusaka
27. El Secretario Permanente de la Provincia del Norte
28. El Secretario Permanente de la Provincia del Noroeste
29. El Secretario Permanente de la Provincia del Sur
30. El Secretario Permanente de la Provincia Occidental
221
B. MANDATO
El Mandato del Comit Nacional del Censo fue el siguiente:
Presentar informes al Primer Ministro y formular propuestas relativas a la adopcin de medidas apropiadas sobre los asun-
tos siguientes:
a) Fijacin de la fecha para el Censo de Poblacin, Vivienda y Agricultura de 1990;
b) Naturaleza de la informacin que haba de recogerse en el Censo de Poblacin, Vivienda y Agricultura de 1990;
c) Disposiciones administrativas, financieras y logsticas para realizar el censo, procesar los datos y difundir los resul-
tados;
d) Mtodos para garantizar la cooperacin ms estrecha posible del pblico;
e) Cualesquiera otros asuntos que el Comit considerase necesarios.
El Comit Nacional del Censo estaba facultado para:
a) Designar por cooptacin a los representantes de cualquier otra organizacin con fines especficos;
b) Establecer subcomits para tratar de aspectos concretos del programa del censo.
222
Anexo II
EJEMPLO DE UN MODELO DE CALENDARIO
PARA UN PROYECTO DE CENSO
Anexo III
225
1
1.1
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4
1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
1.3
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.4
1.4.1
1.4.2
1.5
1.5.1
1.5.2
1.5.3
1.6
1.6.1
1.6.2
1.6.3
1.7
1.7.1
1.7.2
1.7.3
1.7.4
1.8
1.8.1
1.8.2
1.9
1.9.1
1.9.2
1.9.3
1.10
1.10.1
1.10.2
1.10.3
1.10.4
1.10.5
1.10.6
1.11
1.11.1
1.11.2
Subdireccin de Coordinacin
Red de comunicaciones
Elaboracin del organigrama
Elaboracin de listas de contactos
Diseo del sistema de informes principales
Vigilancia de actividades
Impresin
Ensayo piloto de materiales
Ensayo piloto del formulario del censo
Manual para supervisores/empadronadores
Formulario del censo principal
Publicidad
Elaboracin de la estrategia
Ensayo piloto
Censo
Libro de sucesos notables
Revisin de la versin anterior
Envo de la nueva versin
Envo de materiales
Preparacin
Ensayo piloto
Censo
Contratacin
Preparacin
Ensayo piloto
Censo
Capacitacin
Elaboracin de mtodos
Ensayo piloto
Capacitacin de instructores
Censo
Inicio del empadronamiento
Ensayo piloto
Censo
Final del empadronamiento
Ensayo piloto
Censo
Formularios de resultados del censo
Preparacin del procesamiento
Diseo del sistema
Diseo del equipo y los programas de computadora
Construccin/ensayo del sistema
Instalacin/ensayo del sistema
Contratacin
Capacitacin
Inicio del procesamiento
Formularios del ensayo piloto al PD
Formularios del censo al PD
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Lunes 03/05/99
Lunes 03/05/99
Lunes 03/05/99
Lunes 03/05/99
Lunes 03/05/99
Lunes 17/05/99
Lunes 17/05/99
Lunes 02/08/99
Lunes 01/11/99
Lunes 01/11/99
Lunes 03/05/99
Lunes 03/05/99
Lunes 02/08/99
Lunes 03/05/99
Lunes 03/05/99
Lunes 03/05/99
Jueves 01/07/99
Martes 01/06/99
Martes 01/06/99
Lunes 02/08/99
Lunes 10/04/00
Martes 01/06/99
Martes 01/06/99
Lunes 16/08/99
Lunes 01/05/00
Lunes 03/05/99
Lunes 03/05/99
Lunes 16/08/99
Lunes 01/05/00
Mircoles 21/06/00
Lunes 30/08/99
Lunes 30/08/99
Lunes 01/05/00
Lunes 02/08/99
Lunes 02/08/99
Lunes 20/09/99
Viernes 21/07/00
Jueves 01/04/99
Mircoles 01/09/99
Lunes 01/11/99
Mircoles 01/12/99
Mircoles 01/03/00
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Mircoles 22/09/99
Mircoles 22/09/99
Jueves 01/08/00
Martes 30/04/02
Jueves 01/04/99
Viernes 29/12/00
Lunes 31/05/99
Lunes 31/05/99
Viernes 30/07/99
Viernes 29/12/00
Martes 29/02/00
Lunes 30/08/99
Martes 31/08/99
Viernes 31/12/99
Martes 29/02/00
Viernes 28/07/00
Viernes 24/12/99
Viernes 24/09/99
Viernes 28/07/00
Jueves 30/09/99
Lunes 31/05/99
Jueves 30/09/99
Viernes 12/05/00
Jueves 30/09/99
Viernes 20/08/99
Viernes 12/05/00
Mircoles 31/05/00
Jueves 30/09/99
Martes 31/08/99
Mircoles 31/05/00
Viernes 07/07/00
Jueves 30/09/99
Viernes 27/08/99
Mircoles 31/05/00
Viernes 07/07/00
Mircoles 31/05/00
Viernes 17/09/99
Mircoles 31/05/00
Jueves 31/08/00
Viernes 31/12/99
Viernes 24/09/99
Jueves 31/08/00
Viernes 30/06/00
Viernes 17/12/99
Viernes 28/01/00
Viernes 28/04/00
Viernes 30/06/00
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Viernes 29/09/00
Jueves 30/09/99
Viernes 29/09/00
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
804 das
435 das
21 das
21 das
65 das
435 das
207 das
76 das
22 das
45 das
87 das
325 das
170 das
40 das
325 das
109 das
21 das
66 das
249 das
88 das
15 das
25 das
262 das
88 das
12 das
23 das
310 das
109 das
10 das
23 das
13 das
198 das
15 das
23 das
284 das
110 das
5 das
30 das
327 das
78 das
65 das
108 das
88 das
1 da
1 da
268 das
7 das
44 das
Nmero Tarea Inicio Final Trabajo Duracin
226
1.12
1.12.1
1.12.2
1.12.3
1.13
1.13.1
1.13.2
1.13.3
1.14
1.14.1
1.14.2
1.14.3
1.14.4
1.14.5
1.15
1.15.1
1.15.2
1.15.3
1.15.4
1.15.5
1.16
1.16.1
1.16.2
1.16.3
1.16.4
1.17
1.17.1
1.17.2
1.17.3
1.17.4
1.17.5
2
2.1
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.5
2.1.6
2.1.7
2.2
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
2.2.5
2.2.6
2.2.7
Procesamiento No.1
Control del flujo
Introduccin de datos
Revisin/validacin
Procesamiento No. 2
Garanta de la calidad
Validacin de las entradas de ficheros de datos
Almacenamiento/eliminacin formularios del censo
Difusin y preparacin
Diseo de los resultados
Consulta con los usuarios
Diseo del anlisis
Elaboracin del producto
Ensayo del producto
Difusin
Validacin de las salidas de ficheros de datos
Garanta de la calidad del producto
Produccin de resultados
Produccin de anlisis
Apoyo a clientes
Evaluacin
Elaboracin de planes de evaluacin
Evaluacin del ensayo piloto
Evaluacin del censo
Informe sobre la evaluacin global del censo
Gestin financiera
Elaboracin de presupuestos
Proceso de aprobacin de presupuestos
Capacitacin en presupuestos
Gestin de presupuestos
Exmenes de presupuestos
Desarrollo
Consulta con los usuarios
Opiniones del Organismo sobre los asuntos
Documento de informacin a los usuarios
Establecimiento de foros de consulta
Reunin No. 1
Actas No. 1
Reunin No. 2
Actas No. 2
Diseo del formulario del censo
Evaluacin de asuntos anteriores
Seleccin de asuntos
Formato del cuestionario
Proyecto de formulario del censo 1
Proyecto de formulario del censo 2
Formulario piloto del censo
Formulario definitivo del censo
Jueves 01/08/00
Jueves 01/08/00
Viernes 01/09/00
Lunes 11/09/00
Martes 01/08/00
Lunes 11/09/00
Lunes 11/09/00
Martes 01/08/00
Jueves 01/04/99
Lunes 02/08/99
Jueves 01/04/99
Lunes 02/08/99
Lunes 02/08/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Viernes 01/12/00
Viernes 01/12/00
Jueves 01/02/01
Jueves 01/02/01
Jueves 01/04/99
Lunes 02/08/99
Lunes 02/08/99
Viernes 15/10/99
Martes 01/08/00
Viernes 01/02/02
Jueves 01/04/99
Lunes 02/08/99
Lunes 21/06/99
Mircoles 23/06/99
Lunes 09/08/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Lunes 12/04/99
Jueves 24/06/99
Jueves 24/06/99
Martes 20/07/99
Martes 20/07/99
Lunes 12/04/99
Lunes 12/04/99
Lunes 12/04/99
Lunes 12/04/99
Lunes 12/04/99
Lunes 12/07/99
Lunes 16/08/99
Lunes 27/09/99
Viernes 12/10/01
Viernes 28/09/01
Viernes 28/09/01
Viernes 12/10/01
Mircoles 31/10/01
Viernes 12/10/01
Viernes 12/10/01
Viernes 31/10/01
Lunes 28/02/00
Lunes 28/02/00
Jueves 01/04/99
Lunes 28/02/00
Martes 30/11/99
Jueves 01/04/99
Lunes 31/12/01
Jueves 30/08/01
Jueves 30/08/01
Mircoles 31/10/01
Lunes 31/12/01
Jueves 01/04/99
Martes 30/04/02
Jueves 31/05/01
Viernes 29/10/99
Martes 30/04/02
Martes 30/04/02
Viernes 13/08/99
Viernes 13/08/99
Mircoles 23/06/99
Mircoles 30/06/99
Mircoles 11/08/99
Jueves 08/04/99
Viernes 28/09/01
Jueves 01/04/99
Viernes 23/07/99
Viernes 23/04/99
Viernes 23/04/99
Viernes 16/04/99
Jueves 24/06/99
Lunes 28/06/99
Martes 20/07/99
Viernes 23/07/99
Viernes 29/10/99
Mircoles 30/06/99
Mircoles 30/06/99
Mircoles 30/06/99
Mircoles 30/06/99
Viernes 23/07/99
Viernes 27/08/99
Viernes 29/10/99
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
314 das
304 das
281 das
285 das
327 das
285 das
285 das
327 das
238 das
151 das
1 da
151 das
87 das
1 da
718 das
195 das
195 das
195 das
238 das
1 da
717 das
479 das
11 das
456 das
63 das
97 das
10 das
3 das
6 das
3 das
6 das
652 das
82 das
17 das
17 das
5 das
1 da
3 das
1 da
4 das
145 das
58 das
58 das
58 das
58 das
10 das
10 das
25 das
Nmero Tarea Inicio Final Trabajo Duracin
227
2.3
2.3.1
2.3.2
2.3.3
2.4
2.4.1
2.4.2
2.5
2.5.1
2.5.2
2.5.3
2.5.4
2.5.5.
2.5.6
2.5.7
2.5.8
2.6
2.6.1
2.6.2
2.6.3
2.6.4
2.6.5
2.6.6
2.6.7
2.7
2.7.1
2.7.2
2.8
2.8.1
2.8.2
2.8.3
2.9
2.9.1
2.9.2
3
3.1
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.2
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.3
3.3.1
3.3.2
3.3.3
Ensayo del cuestionario
Ensayo previo No. 1
Ensayo previo No. 2
Ensayo piloto
Estrategia del empadronamiento
Elaboracin de la estrategia de empadronamiento especial
Manual de empadronamiento especial
Documentacin
Conceptos y definiciones
Manual del empadronador
Manual del supervisor de campo
Manual de los instructores
Manual de garanta de la calidad/revisin
Manual de codificacin
Procedimientos para producir resultados
Finalizacin de todos los manuales de capacitacin
Impresin de los documentos
Impresin de las estimaciones
Formulario del censo
Materiales de capacitacin
Manual/materiales de los empadronadores
Manual/materiales de los supervisores
Manuales de procesamiento
Materiales de difusin
Programa de capacitacin
Elaboracin del programa de capacitacin
Capacitacin de los instructores principales
Evaluacin
Elaboracin del plan de evaluacin
Realizacin de EDE (si procede)
Realizacin de la evaluacin del censo
Anlisis de datos
Elaboracin del plan de anlisis
Realizacin del anlisis
Operaciones de campo
Mtodos/procedimientos
Procedimientos de elaboracin de listas urbanas
Procedimientos de elaboracin de listas rurales
Procedimientos de empadronamiento
Procedimientos de capacitacin
Talleres regionales
Calendarios regionales
Presupuestos regionales
Realizacin de talleres regionales
Capacitacin/contratacin de elaboradores de listas
Contratacin de personal de campo
Capacitacin de instructores principales
Capacitacin de instructores regionales
Lunes 28/06/99
Lunes 28/06/99
Lunes 12/07/99
Mircoles 01/09/99
Lunes 19/04/99
Lunes 19/04/99
Lunes 06/09/99
Lunes 19/04/99
Lunes 19/04/99
Lunes 19/04/99
Lunes 19/04/99
Lunes 19/04/99
Lunes 19/04/99
Lunes 19/04/99
Lunes 12/07/99
Lunes 06/09/99
Lunes 19/04/99
Lunes 19/04/99
Lunes 04/10/99
Lunes 11/10/99
Lunes 18/10/99
Lunes 25/20/99
Lunes 01/11/99
Lunes 08/11/99
Lunes 03/05/99
Lunes 17/05/99
Lunes 03/05/99
Lunes 26/07/99
Lunes 26/07/99
Lunes 13/11/00
Lunes 14/08/00
Lunes 21/06/99
Lunes 21/06/99
Lunes 01/01/01
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Mircoles 30/06/99
Lunes 05/07/99
Viernes 17/09/99
Mircoles 30/06/99
Martes 20/07/99
Viernes 17/09/99
Viernes 29/10/99
Viernes 24/09/99
Viernes 29/10/99
Viernes 29/10/99
Viernes 11/06/99
Viernes 27/08/99
Viernes 10/09/99
Viernes 17/09/99
Jueves 30/09/99
Viernes 08/10/99
Viernes 08/10/99
Viernes 29/10/99
Viernes 28/01/00
Viernes 24/09/99
Viernes 26/11/99
Viernes 28/01/00
Viernes 28/01/00
Viernes 28/01/00
Viernes 28/01/00
Viernes 28/01/00
Viernes 28/01/00
Viernes 28/01/00
Viernes 21/05/99
Viernes 26/01/01
Viernes 26/05/00
Jueves 30/01/00
Viernes 26/01/01
Viernes 28/09/01
Viernes 31/03/00
Viernes 28/09/01
Viernes 24/11/00
Jueves 01/04/99
Viernes 30/04/99
Viernes 30/04/99
Viernes 30/04/99
Viernes 30/04/99
Viernes 30/04/99
Viernes 20/08/99
Martes 22/06/99
Martes 22/06/99
Viernes 20/08/99
Jueves 30/09/99
Jueves 30/09/99
Viernes 02/07/99
Viernes 27/08/99
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
60 das
3 das
7 das
13 das
140 das
115 das
40 das
140 das
40 das
95 das
105 das
110 das
119 das
125 das
65 das
40 das
205 das
115 das
40 das
80 das
75 das
70 das
65 das
60 das
195 das
185 das
15 das
395 das
220 das
14 das
120 das
595 das
205 das
195 das
432 das
22 das
22 das
22 das
22 das
22 das
102 das
59 das
59 das
102 das
131 das
131 das
3 das
40 das
Nmero Tarea Inicio Final Trabajo Duracin
228
3.3.4
3.4
3.4.1
3.4.2
3.4.3
3.4.4
3.4.5
3.4.6
3.5
3.5.1
3.5.2
3.5.3
3.5.4
3.6
3.6.1
3.6.2
3.6.3
3.6.4
3.7
3.7.1
3.7.2
3.7.3
3.7.4
3.7.5
3.7.6
3.8
3.8.1
3.8.2
3.8.3
3.8.4
3.9
3.9.1
3.9.2
3.9.3
3.9.4
3.9.5
3.9.6
3.10
3.10.1
3.10.2
3.10.3
3.10.4
3.11
3.11.1
3.11.2
3.11.3
3.11.4
3.11.5
Capacitacin de supervisores y elaboradores de listas
Elaboracin de listas y cartografa de las operaciones
Preparacin del volumen de trabajo
Distribucin del volumen de trabajo
Conclusin de formularios de elaboracin de listas
Conclusin de mapas esquemticos
Comprobacin de la cobertura sobre el terreno
Presentacin del volumen de trabajo
Procesamiento del volumen de trabajo de las listas
Registro de formularios
Comprobacin y revisin de manuales
Compilacin del recuento
Compilacin del volumen de trabajo de empadronamiento
Preparacin de mapas bsicos
Comprobacin de mapas esquemticos
Formulario de la ZE y lmites
Actualizaciones provinciales
Preparacin de mapas bsicos
Mapas esquemticos de la ZE
Ensayo de las operaciones
Preparacin del ensayo No. 1
Ensayo previo No. 1
Preparacin del ensayo No. 2
Ensayo previo No. 2
Preparacin del ensayo piloto
Ensayo piloto
Capacitacin/contratacin del personal del censo
Contratacin del personal de campo
Capacitacin de los instructores principales
Capacitacin de los instructores regionales
Capacitacin de los supervisores/empadronadores
Empadronamiento del censo
Distribucin del volumen de trabajo
Conclusin del empadronamiento
Conclusin de los formularios resumidos
Comprobacin de la cobertura sobre el terreno
Devolucin de formularios a las regiones
Devolucin de formularios al Organismo
Recepcin de formularios del censo en el Organismo
Registro de los formularios
Comprobacin y revisin de manuales
Compilacin de recuentos
Formularios para el procesamiento de datos
Encuesta despus del empadronamiento
Elaboracin de la estrategia de contratacin
Contratacin del personal de campo para la EDE
Instruccin del personal de la EDE
Realizacin de la EDE
Devolucin de formularios a las regiones
Lunes 19/07/99
Lunes 02/08/99
Lunes 02/08/99
Lunes 09/08(99
Lunes 16/08/99
Lunes 23/08/99
Lunes 30/08/99
Lunes 06/09/99
Lunes 20/09/99
Lunes 20/09/99
Lunes 27/09/99
Lunes 04/10/99
Lunes 25/10/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Lunes 23/08/99
Lunes 05/07/99
Lunes 05/07/99
Lunes 12/07/99
Lunes 26/07/99
Lunes 09/08/99
Lunes 23/08/99
Mircoles 01/09/99
Lunes 06/12/99
Lunes 06/12/99
Lunes 03/04/00
Lunes 01/05/00
Lunes 19/06/00
Lunes 03/07/00
Lunes 03/07/00
Lunes 03/07/00
Lunes 10/07/00
Lunes 17/07/00
Lunes 24/07/00
Lunes 31/07/00
Lunes 31/07/00
Lunes 31/07/00
Lunes 04/09/00
Lunes 18/09/99
Lunes 04/09/00
Mircoles 08/03/00
Mircoles 08/03/00
Jueves 01/06/00
Lunes 03/07/00
Lunes 17/07/00
Lunes 31/07/00
Viernes 24/09/00
Viernes 17/12/99
Viernes 27/08/99
Viernes 26/11/99
Viernes 26/11/99
Viernes 26/11/99
Viernes 10/12/99
Viernes 17/12/99
Viernes 31/03/00
Viernes 31/12/99
Viernes 28/01/00
Viernes 28/01/00
Viernes 31/03/00
Viernes 31/03/00
Jueves 01/04/99
Viernes 28/91/00
Viernes 31/12/99
Viernes 31/03/00
Viernes 31/03/00
Viernes 17/09/99
Viernes 09/07/99
Martes 20/07/99
Viernes 06/08/99
Viernes 20/08/99
Martes 31/08/99
Viernes 17/09/99
Viernes 30/06/00
Viernes 23/06/00
Viernes 28/04/00
Viernes 26/05/00
Viernes 30/06/00
Viernes 25/08/00
Lunes 10/07/00
Viernes 14/07/00
Viernes 21/07/00
Viernes 28/07/00
Viernes 11/08/00
Viernes 25/08/00
Viernes 27/10/00
Viernes 01/09/00
Viernes 15/09/00
Viernes 13/10/00
Viernes 27/10/00
Mircoles 30/08/00
Mircoles 03/05/00
Viernes 30/06/00
Viernes 07/07/00
Viernes 29/07/00
Viernes 04/08/00
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
50 das
100 das
20 das
80 das
75 das
70 das
75 das
75 das
140 das
75 das
90 das
85 das
115 das
262 das
1 da
217 das
197 das
262 das
160 das
55 das
5 das
7 das
10 das
10 das
7 das
13 das
150 das
145 das
20 das
20 das
10 das
40 das
6 das
10 das
10 das
10 das
15 das
20 das
65 das
25 das
10 das
20 das
40 das
126 das
41 das
22 das
5 das
10 das
5 das
Nmero Tarea Inicio Final Trabajo Duracin
229
3.11.6
3.11.7
3.11.8
3.12
3.12.1
3.12.2
3.12.3
4
4.1
4.1.1
4.1.2
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
4.2.5
4.2.6
4.2.7
4.2.8
4.3
4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.3.4
4.4
4.4.1
4.4.2
4.4.3
5
5.1
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
5.2
5.2.1
5.2.2.
5.2.3
5.2.4
5.2.5
5.2.6
5.2.7
5.2.8
5.3
Devolucin de formularios al Organismo
Formularios para el proceso FOB
Formularios para el procesamiento de datos
Evaluacin
Elaboracin del plan de evaluacin
Evaluacin de las operaciones del censo
Preparacin del informe final
Publicidad
Estrategia/presupuesto
Elaboracin de la estrategia de publicidad
Elaboracin del presupuesto de publicidad
Comit de Publicidad
Identificacin de los miembros
Reunin No. 1
Actas No. 1
Reunin No. 2
Actas No. 2
Reunin No. 3
Reunin No. 4
Actas No. 4
Preparativos
Materiales de prensa
Materiales de TV/radio
Otros materiales
Distribucin
Evaluacin
Elaboracin del plan de evaluacin
Realizacin de la evaluacin
Preparacin del informe de evaluacin
Procesamiento de datos
Seleccin de programas de computadora
Introduccin de datos
Rastreo de datos
Revisin
Tabulacin
Seleccin del equipo de computadora
Cuotas Piloto
Compra Piloto
Instalacin Piloto
Ensayo Piloto
Cuotas Censo
Compra Censo
Instalacin Censo
Ensayo Censo
Diseo/elaboracin del sistema
Lunes 07/08/00
Lunes 21/08/00
Lunes 28/08/00
Jueves 01/04/99
Lunes 31/10/00
Lunes 01/11/99
Viernes 24/11/00
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Lunes 21/06/99
Lunes 21/06/99
Lunes 28/06/99
Lunes 14/06/99
Lunes 14/06/99
Mircoles 30/06/99
Jueves 01/07/99
Mircoles 13/10/99
Mircoles 13/10/99
Mircoles 02/02/00
Mircoles 05/04/00
Mircoles 05/04/00
Lunes 07/02/00
Lunes 07/02/00
Lunes 07/02/00
Lunes 07/02/00
Lunes 31/02/00
Jueves 01/04/99
Lunes 06/03/00
Lunes 04/09/00
Lunes 02/10/00
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Lunes 03/05/99
Lunes 03/05/99
Lunes 03/05/99
Lunes 03/05/99
Lunes 03/05/99
Jueves 01/07/99
Jueves 01/07/99
Jueves 15/07/99
Mircoles 28/07/99
Viernes 30/07/99
Lunes 17/04/00
Lunes 15/05/00
Jueves 01/06/00
Jueves 15/06/00
Jueves 01/07/99
Viernes 18/08/00
Viernes 25/08/00
Mircoles 30/08/00
Viernes 24/11/00
Viernes 25/02/00
Viernes 26/11/99
Viernes 24/11/00
Jueves 01/04/99
Viernes 27/10/00
Jueves 01/04/99
Viernes 09/07/99
Mircoles 30/06/99
Viernes 09/07/99
Viernes 07/04/00
Viernes 25/06/99
Mircoles 30/06/99
Lunes 05/07/99
Mircoles 13/10/99
Viernes 15/10/99
Viernes 04/02/00
Mircoles 05/04/00
Viernes 07/04/00
Viernes 10/03/00
Viernes 25/02/00
Viernes 25/02/00
Viernes 25/02/00
Viernes 10/03/00
Viernes 27/10/00
Viernes 24/03/00
Viernes 29/09/00
Viernes 27/10/00
Jueves 01/04/99
Mircoles 14/11/01
Jueves 01/04/99
Lunes 31/05/99
Lunes 31/05/99
Lunes 31/05/99
Lunes 31/05/99
Lunes 31/05/99
Viernes 14/07/00
Jueves 15/07/99
Viernes 30/07/99
Viernes 06/08/99
Viernes 06/08/99
Lunes 15/05/00
Mircoles 31/05/00
Viernes 30/06/00
Viernes 14/07/00
Viernes 30/06/00
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
10 das
5 das
3 das
432 das
20 das
20 das
1 da
1 da
412 das
15 das
8 das
10 das
215 das
10 das
1 das
3 das
1 das
3 das
3 das
1 das
3 das
25 das
15 das
15 das
15 das
15 das
412 das
15 das
20 das
20 das
1 da
685 das
21 das
21 das
21 das
21 das
21 das
272 das
11 das
12 das
8 das
6 das
21 das
13 das
22 das
22 das
262 das
Nmero Tarea Inicio Final Trabajo Duracin
230
5.3.1
5.3.2
5.3.3
5.3.4
5.3.5
5.3.6
5.4
5.4.1
5.4.2
5.4.3
5.4.4
5.5
5.5.1
5.5.2
5.5.3
5.5.4
5.5.5
5.5.6
5.5.7
5.6
5.6.1
5.6.2
5.6.3
5.6.4
5.7
5.7.1
5.7.2
5.8
5.8.1
5.8.2
5.8.3
5.8.4
5.9
5.9.1
5.9.2
5.9.3
5.9.4
5.10
5.10.1
5.10.2
5.10.3
5.10.4
5.10.5
5.10.6
5.10.7
5.11
5.11.1
5.11.2
5.11.3
Introduccin de datos
Rastreo de datos
Revisin
Tabulacin
Garanta de la calidad
Ensayo
Contratacin
Elaboracin del proceso de seleccin
Anuncio
Seleccin
Contratacin
Capacitacin
Elaboracin de la estrategia de capacitacin
Elaboracin de manuales de capacitacin
Control del flujo de capacitacin
Capacitacin de supervisores
Capacitacin bsica en computadoras
Capacitacin en introduccin de datos
Capacitacin en revisin mediante computadora
Control del flujo
Elaboracin de procedimientos de control del fujo
Elaboracin de formularios de control
Manual de procedimiento
Operaciones de control del flujo
Introduccin de datos
Introduccin de datos
Verificacin
Revisiones por computadora
Revisiones No. 1
Garanta de la calidad de las revisiones
Revisiones finales
Garanta de la calidad final
Procesamiento de la EDE
Bsqueda/equivalencia
Introduccin de datos
Revisin
Garanta de la calidad
Tabulacin
Estrategia
Procedimientos
Revisin de la estrategia/procedimientos
Cuadros preliminares
GC preliminar
Cuadros finales
GC final
Evaluacin
Elaboracin del plan de evaluacin
Evaluacin del ensayo piloto
Revisin de los planes de evaluacin
Jueves 01/07/99
Jueves 01/07/99
Lunes 02/08/99
Lunes 02/08/99
Lunes 02/08/99
Mircoles 01/09/99
Jueves 15/06/00
Jueves 15/06/00
Mircoles 21/06/00
Lunes 03/07/00
Lunes 10/07/00
Lunes 03/04/00
Lunes 03/04/00
Lunes 01/05/00
Lunes 17/07/00
Lunes 17/07/00
Lunes 17/07/00
Martes 01/08/00
Jueves 01/11/01
Lunes 03/04/00
Lunes 03/04/00
Lunes 01/05/00
Jueves 01/06/00
Lunes 03/07/00
Martes 01/08/00
Martes 01/08/00
Martes 01/08/00
Jueves 14/09/00
Jueves 14/09/00
Jueves 14/09/00
Mircoles 01/11/00
Mircoles 01/11/00
Martes 01/08/00
Martes 01/08/00
Lunes 14/08/00
Lunes 21/08/00
Lunes 21/08/00
Mircoles 01/09/99
Mircoles 01/09/99
Lunes 03/01/00
Lunes 02/10/00
Viernes 01/12/00
Viernes 01/12/00
Lunes 02/04/01
Lunes 02/04/01
Jueves 01/04/99
Mircoles 01/09/99
Jueves 14/10/99
Jueves 01/02/01
Martes 30/05/00
Martes 30/05/00
Martes 30/05/00
Mircoles 31/05/00
Mircoles 31/05/00
Viernes 30/06/00
Lunes 31/07/00
Viernes 30/06/00
Viernes 30/06/00
Viernes 14/07/00
Lunes 31/07/00
Mircoles 14/11/01
Viernes 28/04/00
Viernes 30/06/00
Martes 15/08/00
Martes15/08/00
Lunes 31/07/00
Lunes 14/08/00
Mircoles 14/11/01
Mircoles 31/10/01
Viernes 28/04/00
Mircoles 31/05/00
Viernes 30/06/00
Mircoles 31/10/01
Viernes 13/04/01
Viernes 30/03/01
Viernes 13/04/01
Martes 31/07/01
Jueves 31/05/01
Jueves 31/05/01
Martes 31/07/01
Martes 31/07/01
Viernes 29/09/00
Mircoles 30/08/00
Jueves 14/09/00
Jueves 21/09/00
Viernes 29/09/00
Viernes 31/08/01
Viernes 31/12/99
Martes 30/05/00
Jueves 30/11/00
Viernes 29/06/01
Viernes 29/06/01
Viernes 31/08/01
Viernes 31/08/01
Viernes 12/10/01
Jueves 30/09/99
Viernes 29/10/99
Viernes 30/03/01
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
239 das
239 das
217 das
218 das
218 das
218 das
33 das
12 das
8 das
10 das
16 das
423 das
20 das
45 das
22 das
22 das
11 das
10 das
10 das
413 das
20 das
23 das
22 das
348 das
184 das
174 das
184 das
229 das
186 das
186 das
195 das
195 das
44 das
22 das
24 das
24 das
30 das
523 das
88 das
107 das
44 das
151 das
151 das
110 das
110 das
662 das
22 das
12 das
42 das
Nmero Tarea Inicio Final Trabajo Duracin
231
5.11.4
5.11.5
6
6.1
6.1.1
6.1.3
6.1.4
6.1.5
6.1.6
6.1.7
6.1.8
6.1.9
6.1.10
6.1.11
6.2
6.2.1
6.2.2
6.2.3
6.3
6.3.1
6.3.2
6.3.3
6.3.4
6.4
6.4.1
6.4.2
6.4.3
6.4.4
6.5
6.5.1
6.5.2
6.6
6.6.1
6.6.2
6.6.3
6.6.4
6.7
6.7.1
6.7.2
6.7.3
6.7.4
6.8
6.8.1
6.8.2
6.8.3
6.8.4
6.9
Evaluacin del procesamiento del censo
Preparacin del informe final
Difusin
Comit de Usuarios
Opiniones del Organismo sobre los resultados
Identificacin de miembros
Reunin No. 1
Actas No. 1
Reunin No. 2
Actas No. 2
Reunin No. 3
Actas No. 3
Reunin No. 4
Actas No. 4
Elaboracin de resultados
Especificacin de resultados
Diseo de resultados
Elaboracin del proceso de produccin
Talleres para usuarios
Elaboracin del contenido de los talleres
Preparacin de materiales de capacitacin
Taller nacional
Talleres regionales
Cuentas provisionales del censo
Preparacin
Garanta de la calidad
Distribucin a las regiones
Distribucin de la cuenta nacional
Cuadros del censo
Realizacin de cuadros
Comprobacin de cuadros
Informe principal del censo
Preparacin del proyecto
Distribucin y revisin
Impresin del informe principal
Distribucin del informe principal
Informes provinciales del censo
Preparacin del proyecto
Distribucin y revisin
Impresin de los informes provinciales
Distribucin de los informes provinciales
Resultados de la EDE
Anlisis de los resultados de la EDE
Proyecto de conclusiones de la EDE
Preparacin del informe de la EDE
Distribucin de las conclusiones de la EDE
Anlisis especializado
Lunes 03/09/01
Lunes 01/10/01
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Jueves 01/04/99
Lunes 01/11/99
Lunes 01/11/99
Lunes 17/01/00
Mircoles 23/02/00
Mircoles 23/02/00
Mircoles 04/10/00
Mircoles 04/10/00
Mircoles 07/02/01
Mircoles 07/02/01
Mircoles 09/05/01
Mircoles 09/05/01
Martes 01/08/00
Martes 01/08/00
Lunes 16/10/00
Lunes 27/11/00
Lunes 02/07/01
Lunes 02/07/01
Mircoles 01/08/01
Lunes 03/09/01
Lunes 19/11/01
Viernes 01/12/00
Viernes 01/12/00
Viernes 01/12/00
Lunes 01/01/01
Mircoles 01/08/01
Viernes 01/09/00
Viernes 01/09/00
Viernes 01/09/00
Lunes 02/07/01
Lunes 02/07/01
Mircoles 01/08/01
Lunes 03/09/01
Lunes 01/10/01
Mircoles 01/08/01
Mircoles 01/08/01
Lunes 03/09/01
Lunes 01/10/01
Martes 16/10/01
Viernes 01/10/99
Lunes 02/10/99
Mircoles 30/11/00
Viernes 01/10/99
Jueves 01/11/01
Lunes 02/07/01
Viernes 28/09/01
Viernes 12/10/01
Jueves 01/04/99
Mircoles 30/04/03
Jueves 01/04/99
Viernes 11/05/01
Mircoles 15/12/99
Martes 08/02/00
Mircoles 23/02/00
Viernes 25/02/00
Mircoles 04/10/00
Viernes 06/10/00
Mircoles 07/02/01
Viernes 09/02/01
Mircoles 09/05/01
Viernes 11/05/01
Viernes 02/02/01
Viernes 15/09/00
Viernes 15/12/00
Viernes 02/02/01
Viernes 29/03/02
Lunes 30/07/01
Viernes 31/08/01
Viernes 26/10/01
Viernes 29/03/02
Viernes 28/09/01
Viernes 31/08/01
Viernes 14/09/01
Viernes 28/09/01
Viernes 28/09/01
Viernes 14/12/01
Viernes 30/11/01
Viernes 14/12/01
Lunes 15/10/01
Martes 31/07/01
Viernes 31/08/01
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Lunes 15/10/01
Mircoles 31/10/01
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Lunes 15/10/01
Mircoles 31/10/01
Jueves 15/11/01
Lunes 02/10/00
Jueves 30/11/00
Mircoles 31/10/01
Jueves 15/11/01
Viernes 28/03/03
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0 horas
0 horas
0 horas
0 horas
20 das
10 das
1 da
934 das
400 das
33 das
17 das
1 da
3 das
1 da
3 das
1 da
3 das
1 da
3 das
134 das
34 das
45 das
50 das
195 das
21 das
23 das
40 das
95 das
216 das
196 das
206 das
195 das
43 das
336 das
326 das
336 das
76 das
22 das
23 das
10 das
11 das
66 das
23 das
20 das
11 das
12 das
555 das
1 da
22 das
544 das
11 das
455 das
Nmero Tarea Inicio Final Trabajo Duracin
232
6.9.1
6.9.2
6.9.3
6.9.4
6.10
6.10.1
6.10.2
6.10.3
6.10.4
6.10.5
6.10.6
6.11
6.11.1
6.11.2
6.11.3
6.11.4
6.11.5
6.12
6.12.1
6.12.2
6.12.3
Nombramiento de equipos interinstitucionales
Realizacin del anlisis especializado
Documentacin de los resultados
Realizacin de seminarios
Monografas/informes
Evaluacin de necesidades
Asignacin de responsabilidades
Preparacin de informes
Preparacin de perfiles regionales
Impresin y distribucin de informes
Preparacin de otros informes
Servicios a usuarios
Equipamiento de la unidad de servicios a usuarios
Establecimiento de la unidad en el Organismo
Elaboracin de procedimientos
Contratacin/capacitacin de personal
Peticiones de servicios de usuarios
Evaluacin
Elaboracin del plan de evaluacin
Realizacin de la evaluacin
Preparacin del informe de evaluacin
Lunes 02/07/01
Lunes 03/09/01
Lunes 03/09/01
Viernes 01/03/02
Lunes 02/07/01
Lunes 02/07/01
Lunes 03/09/01
Lunes 01/10/01
Lunes 02/07/01
Mircoles 01/08/01
Jueves 01/11/01
Martes 01/01/02
Martes 01/01/02
Martes 01/01/02
Martes 01/01/02
Jueves 28/02/02
Lunes 01/04/02
Lunes 01/07/02
Lunes 01/07/02
Lunes 02/09/02
Martes 01/10/02
Martes 31/07/01
Viernes 28/03/03
Viernes 28/03/03
Viernes 28/03/03
Mircoles 30/04/03
Viernes 28/09/01
Lunes 15/10/01
Viernes 29/03/02
Viernes 28/03/03
Mircoles 30/04/03
Viernes 28/03/03
Viernes 28/03/03
Viernes 29/03/02
Viernes 29/03/02
Viernes 29/03/02
Viernes 31/05/02
Viernes 28/03/03
Jueves 31/10/02
Viernes 30/08/02
Lunes 30/09/02
Jueves 31/10/02
0 horas
0 horas
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22 das
410 das
410 das
281 das
478 das
65 das
31 das
130 das
455 das
456 das
367 das
324 das
64 das
64 das
64 das
67 das
260 das
89 das
45 das
21 das
23 das
Nota : El presente ejemplo fue proporcionado por la Oficina Australiana de Estadstica. Para preparar el calendario se utiliz el programa de computadora Mi-
crosoft Project 98.
Nmero Tarea Inicio Final Trabajo Duracin
Anexo III
EJEMPLO DE UN MODELO DE GRFICO DE GANTT
PARA PROYECTOS
235
Nota : El presente ejemplo fue proporcionado por la Oficina Australiana de Estadstica. Para preparar la informacin contenida en este Anexo se utiliz el
programa de computadora Microsoft Project 98.
Las descripciones de los cdigos de identificacin incluidos en este grfico pueden encontrarse en el Anexo II.
Anexo IV
PROCESAMIENTO DEL CENSO DE 1996:
EJEMPLO PRCTICO DE ESTRATEGIA DE GESTIN DE LA CALIDAD
1. RESUMEN
Los posibles errores en los datos de un censo pueden tener
diversos orgenes. En el presente documento se esbozan los
procedimientos utilizados para reducir al mnimo los errores
en el procesamiento aplicando un enfoque de gestin total de
la calidad al funcionamiento de un centro de procesamiento
en gran escala.
2. ANTECEDENTES: ESBOZO DEL PROCESAMIENTO
El censo australiano se realiza mediante un mtodo de en-
trega-recogida, con un recolector a cargo de una unidad de
trabajo, denominada distrito de recoleccin (DR), que est
integrada por 200 viviendas. Los formularios se devuelven
al centro de procesamiento en lotes de DR, que constituyen
el volumen de trabajo bsico utilizado durante el procesa-
miento y para los cuales se dispone de datos en forma de re-
sultados.
El censo se procesa en una oficina central, en la que traba-
jan 1300 personas, y dura un ao. De esas personas, unas
1100 son empleados temporales y en general se organizan en
equipos de 12 procesadores, encabezados por un jefe de sec-
cin. Los jefes de equipo dirigen unas cinco secciones y se
ocupan de la gestin diaria y de la supervisin del personal.
Los jefes de grupo dirigen dos o tres equipos y se encargan
de la gestin del proceso global. Los jefes de grupo y los je-
fes de equipo son funcionarios pblicos permanentes contra-
tados en toda Australia para el perodo de duracin del pro-
cesamiento del censo.
Los procesos desarrollados son los siguientes:
Recogida previa: Recepcin del material, conciliacin
con los registros de los recolectores, preparacin de los for-
mularios para la lectura ptica de marcas.
Lectura ptica de marcas: Codificacin automtica de las
respuestas que figuran en las casillas.
Procesamiento de la primera versin: Comprobacin de
que se han recogido todos los formularios del DR; verifica-
cin de casillas no declaradas y codificacin automtica en
lnea de las respuestas a las preguntas (por ejemplo, lugar de
nacimiento, idioma y religin), codificacin familiar para
los hogares con relaciones familiares complejas.
Procesamiento de la segunda versin: Codificacin auto-
mtica en lnea (en algunos casos, utilizando enfoques es-
tructurados de codificacin) para preguntas complejas, por
ejemplo sobre ocupacin y calificacin.
La revisin est automatizada en gran medida y consiste
en comprobaciones de la coherencia y la regularidad. Slo
un pequeo porcentaje de los registros requiere una inspec-
cin manual despus de la revisin para conciliar incoheren-
cias entre la codificacin familiar y detalles individuales.
La imputacin de los valores que faltan slo se lleva a
cabo en lo que respecta a la edad, el sexo, el estado matrimo-
nial y la zona estadstica local de la residencia habitual. Casi
todos los dems valores que faltan se dejan como no decla-
rados en los datos finales.
3. CALIDAD DE LOS DATOS DEL CENSO
Calidad de los datos
Oportunidad
Presupuesto
La calidad, definida de la forma ms amplia posible, es de
carcter multidimensional y contiene elementos de calidad
de los datos, presupuesto y oportunidad. La finalidad del en-
foque de gestin de la calidad durante el procesamiento del
censo australiano es mejorar los tres elementos. Puede que
sea necesario mejorar un elemento a expensas de otro; por
ejemplo, puede que sean necesarios procedimientos adicio-
nales para mejorar la calidad de los datos a expensas de la
asignacin presupuestaria y de la oportunidad. La Adminis-
tracin del censo se encargar de equilibrar estos tres crite-
rios de calidad. Ensayos realizados han indicado que las
operaciones de procesamiento se desarrollarn probable-
mente con arreglo al presupuesto y al calendario convenido,
por lo que el eje principal de la estrategia de gestin de la ca-
lidad durante el procesamiento del censo de 1996 ser la ca-
lidad de los datos.
4. PRINCIPIOS DE LA GESTIN TOTAL DE LA CALIDAD
PROCESO responsable de la mayora de los errores en los
resultados
MEJORA CONTINUA DE LA CALIDAD
EQUIPOS
MEDICIONES de la calidad
IDENTIFICACIN DE LAS CAUSAS de los problemas de
calidad
Necesidad de garantizar la calidad de los datos para cada
DR Puntos de garanta de la calidad
Los principios de la gestin total de la calidad se basan en
la conviccin de que los errores en los resultados de un pro-
ceso se deben principalmente a deficiencias en el propio pro-
ceso, y no a la accin de los individuos que intervienen en l.
Esto significa que los encargados del procesamiento deben
asumir la responsabilidad de la produccin y la calidad de
los datos, dado que son en ltimo trmino responsables del
proceso en el que intervienen sus colaboradores. Este plan-
teamiento est en contradiccin con muchos enfoques tradi-
cionales de la calidad, que identifican la causa de los proble-
mas de calidad en los individuos y no en el proceso.
Estos principios llevan implcita la tesis de que casi todas
las personas desean trabajar y que el ritmo y la calidad de su
trabajo estn determinados por el proceso. El personal que
trabaja en el proceso es tambin un recurso muy valioso,
puesto que est en las condiciones idneas para asesorar so-
bre las mejoras que pueden introducirse en l.
Aunque casi todos los problemas de calidad de los datos
sern el resultado de deficiencias en el proceso, hay que re-
conocer tambin que los datos del censo para un DR consti-
tuyen un producto diferenciado, es decir que si un usuario de
239
los datos del censo desea obtener los datos para un determi-
nado DR y stos son de calidad deficiente, no los puede sus-
tituir por los datos de otro DR de mejor calidad. Por consi-
guiente, la calidad de los datos para cada DR deber ser al
menos de un nivel mnimo aceptable. sta es la razn por la
que se han establecido puntos de garanta de la calidad por
los que debe pasar cada DR durante el procesamiento.
La mejora continua de la calidad es un componente bsico
de la gestin total de la calidad. La diferencia fundamental
entre la mejora continua de la calidad y el control de la cali-
dad clsico reside en que, en lugar de estar orientada a con-
seguir un lmite especificado de calidad media, la mejora
continua de la calidad tiene por objeto seguir mejorando la
calidad de los resultados de un proyecto durante toda la exis-
tencia de ste. La mejora continua de la calidad determinar
la calidad de los datos que se obtengan por encima del nivel
mnimo que aseguran los puntos de garanta de la calidad.
Los otros elementos bsicos del enfoque de la gestin to-
tal de la calidad son los siguientes:
i) Utilizacin de equipos integrados por personal de
procesamiento para identificar y resolver problemas
de calidad;
ii) Utilizacin de mediciones cuantitativas de la calidad
basadas en las discrepancias en los resultados del
proceso, y
iii) Prioridad concedida a la identificacin y la solucin
de las causas bsicas de esas discrepancias.
5. PROCEDIMIENTOS
La OBSERVANCIAde los procedimientos es fundamental
La GESTIN ES RESPONSABLE de los procedimientos
En un entorno de procesamiento como el Centro de Proce-
samiento del Censo, con unos 1000 procesadores, cada uno
de ellos encargado de codificar distintos distritos de recolec-
cin, la observancia de los procedimientos es fundamental.
Al mismo tiempo, los procesadores deben tener las faculta-
des discrecionales ms amplias que sea posible para tomar
decisiones de conformidad con los procedimientos estable-
cidos.
Los Administradores son responsables de los procedimien-
tos, incluidos la identificacin de las deficiencias y el examen
de los procedimientos, para garantizar un procesamiento ri-
guroso y coherente. Los procedimientos pueden ser incom-
pletos, incoherentes o engaosos para el personal. Es nece-
saria una fuente de informacin sobre la eficacia de los pro-
cedimientos y de la capacitacin, y esa fuente es el personal.
6. SISTEMAS TRADICIONALES DE CONTROL
DE LA CALIDAD Y GESTIN DE LA CALIDAD
SISTEMAS TRADICIONALES DE CONTROL
DE LA CALIDAD
Los objetivos de los sistemas tradicionales de control de
la calidad que utilizan a expertos para inspeccionar el trabajo
de los operadores principales son los siguientes:
i) Garantizar que los errores en los resultados no exce-
dan de cierto nivel;
ii) Mejorar la calidad del trabajo de los individuos pro-
porcionando retroinformacin; y
iii) Impedir que el procesador se aparte deliberadamente
de los procedimientos, mediante la amenaza de una
inspeccin.
Adems, los sistemas de control de la calidad suelen en-
traar la modificacin o correccin de las unidades de traba-
jo rechazadas.
Las crticas a este enfoque son las siguientes:
i) Aumenta considerablemente el costo de la opera-
cin;
ii) Errores en el proceso de inspeccin pueden impedir
detectar errores reales o identificar falsos errores;
iii) El proceso de correccin puede introducir errores en
los datos;
iv) Los operadores no asumen la plena responsabilidad
con respecto a la calidad de su trabajo, al estimar que
esa responsabilidad incumbe a los inspectores;
v) Cuando no se inspeccionan todas las unidades, la ca-
lidad de los datos slo est garantizada para las uni-
dades que han sido seleccionadas.
Gestin de la calidad del censo de 1996
La medicin de la calidad de los datos ocupa un lugar cen-
tral en el proceso de gestin de la calidad. Aunque este pro-
ceso tiene muchas caractersticas en comn con el proceso
utilizado en los sistemas tradicionales de control de la cali-
dad, muchos aspectos operacionales y los fines para los que
se utilizan los datos son muy diferentes.
SISTEMA DE VIGILANCIA DE LA CALIDAD
DEL PROCESAMIENTO DEL CENSO DE 1996
El sistema de vigilancia de la calidad utilizado durante el
procesamiento del censo es en muchos aspectos un sistema
convencional de inspeccin. Se selecciona una muestra del
trabajo de cada procesador con miras a su nuevo procesa-
miento por un procesador de otra seccin. Se comparan los
archivos de los datos obtenidos en las dos series de operacio-
nes y un rbitro de una tercera seccin resuelve cualquier
disparidad entre ambas y determina cul debera haber sido
el cdigo o equilibrio correcto. Existe una discrepancia
cuando el cdigo original o el cdigo del procesador no
coincide con el cdigo del rbitro. El rbitro tiene tambin la
oportunidad de proporcionar retroinformacin al procesador
en cuestin. Todas las operaciones relativas a la vigilancia
de la calidad tendrn lugar en el entorno principal del proce-
samiento.
El sistema de vigilancia de la calidad difiere de los siste-
mas tradicionales de control de la calidad en que los DR re-
chazados no sern objeto de un nuevo procesamiento. La ra-
zn de que no se procesen de nuevo los DR, salvo en
situaciones catastrficas, es que la ventaja de corregir todas
las discrepancias no est justificada por el costo. Por ejem-
240
plo, si la tasa global de errores en la codificacin de la ocu-
pacin es del 10 por ciento y la tasa de la muestra correspon-
diente a la vigilancia de la calidad es del 10 por ciento, la
correccin de todas las discrepancias que se hayan descu-
bierto para la ocupacin slo podr reducir la tasa global de
errores para ese campo en un 9 por ciento. Los efectos de los
errores en el proceso de inspeccin, y los errores introduci-
dos durante la correccin, reduciran ulteriormente la mejo-
ra efectiva de la tasa de errores para la ocupacin.
Es evidente que los recursos necesarios para codificar de
nuevo todas las discrepancias no estn justificados. Sin em-
bargo, como se mencion anteriormente, los DR son pro-
ductos diferenciados, y el nuevo procesamiento ser nece-
sario cuando en el proceso de vigilancia de la calidad se
detecten graves problemas de calidad de los datos. Esto su-
ceder especialmente cuando se observen problemas impor-
tantes en el equilibrio de un DR, que determina la estructura
de los archivos de datos, por ejemplo cuando no se han in-
cluido un gran nmero de viviendas.
Otra caracterstica del sistema de vigilancia de la calidad,
que difiere de los sistemas tradicionales de control de la cali-
dad, es que para llevar a cabo el arbitraje de las discrepancias
se recurrir al personal encargado del procesamiento en las
principales esferas de produccin, y no a expertos en codifi-
cacin. La razn principal de ello es que los expertos tienden
a utilizar sus conocimientos especializados e informacin
externa, en lugar de seguir los procedimientos para obtener
un cdigo correcto. La finalidad del proceso de gestin de
la calidad es la aplicacin y fomento de una observancia
constante de los procedimientos correctos.
Los datos sobre la tasa de discrepancia obtenidos por el
sistema de vigilancia de la calidad indicarn la tasa de dis-
crepancia tanto para el original como para el encargado del
proceso de vigilancia de la calidad con respecto a cada uno
de los campos codificados y a cada uno de los DR codifica-
dos mediante el sistema de vigilancia de la calidad. Es im-
portante sealar que en este caso no se trata de tasas de error,
sino de mediciones de la incoherencia en el procesamiento.
7. EL CICLO DE LA MEJORA CONTINUA DE LA CALIDAD
Para poner en prctica la mejora continua de la calidad se
utilizar el ciclo de cuatro fases que se indica a continua-
cin:
La fase 1 del ciclo consiste en la medicin de la calidad;
La fase 2 consiste en la identificacin de los problemas de
calidad ms importantes;
La fase 3 consiste en la identificacin de las causas bsi-
cas de esos problemas importantes de calidad;
La fase 4 consiste en la aplicacin de medidas correcti-
vas y la nueva medicin de la calidad.
8. FASE 1 MEDICIN DE LA CALIDAD
Datos sobre la tasa de discrepancia del sistema de vigilan-
cia de la calidad
Plan de aceptacin-rechazo
Grficos de control
Este esquema de sistema de vigilancia de la calidad se uti-
liza para obtener las tasas de discrepancia.
El plan de aceptacin-rechazo sirve para preparar un in-
forme sobre los DR donde la tasa de errores para cualquier
campo es superior a la que el encargado de la garanta de la
calidad haya definido como aceptable. Esto permite identifi-
car los procesadores que necesitan algn tipo de readiestra-
miento, ya sea mediante la capacitacin en el empleo impar-
tida por su jefe de seccin, ya sea mediante la capacitacin
institucional.
GRFICOS DE CONTROL OCUPACIN
Tambin se prepararn grficos de control basados en los
datos sobre la tasa de discrepancia. Estos grficos muestran
las tasas de discrepancia con carcter semanal, en compara-
cin con la misma tasa de error aceptable utilizada en el plan
de aceptacin-rechazo, y los lmites de advertencia y con-
trol, como se observa en este ejemplo relativo a la ocupacin
basado en un ensayo general.
Los grficos permiten seguir de cerca las fluctuaciones de
la tasa de discrepancia para codificar un determinado campo.
9. FASE 2 IDENTIFICACIN DE LOS PROBLEMAS
DE CALIDAD MS IMPORTANTES
El sistema de vigilancia de la calidad proporcionar tam-
bin datos sobre el perfil de discrepancia, que se utilizarn
para identificar los cdigos concretos que se estn asignando
incorrectamente. Estos datos pueden presentarse utilizando
los informes unificados del sistema de informacin sobre la
gestin (SIG).
La fase 2 del ciclo de mejora continua de la calidad exige
la identificacin de los problemas de calidad ms importan-
tes. Los datos sobre la tasa de discrepancia se utilizarn para
determinar a qu campos deber prestarse especial atencin,
mientras que los datos sobre el perfil de discrepancia se utili-
zarn para identificar los problemas de calidad de datos ms
importantes para esos campos.
PERFIL DE DISCREPANCIA DEL ENSAYO GENERAL
OCUPACIN TODAS LAS DISCREPANCIAS
Frecuencia individual: 1 Discrepancias totales: 1558
Frecuencia total: 1
En esta fase, la primera medida consiste en determinar
cules son las discrepancias ms frecuentes. Este ejemplo,
en el que se utilizan datos sobre discrepancias en la ocupa-
cin procedentes de un ensayo general, da una idea del as-
pecto que presenta un informe sobre el perfil de discrepancia
cuando se tienen en cuenta todas las discrepancias. Este in-
forme tiene de hecho una longitud de unas treinta pginas.
La frecuencia total es la suma de las discrepancias en que
ste era el cdigo correcto. La frecuencia individual es el n-
241
mero de veces en que ste era el cdigo incorrecto para el c-
digo correcto del que se estaba elaborando un perfil. Aunque
se utilicen los datos derivados del nmero reducido de DR
seleccionados para el proceso de gestin de la calidad en el
ensayo general, este perfil no resulta muy til. Es muy difcil
comprender cules son las discrepancias ms frecuentes.
Anlisis de Pareto
Frecuencia total
Frecuencia individual
Es necesario algn tipo de anlisis de Pareto que permita
identificar las discrepancias ms frecuentes. El SIG permite
eliminar las perturbaciones en los datos, suprimiendo las
discrepancias por debajo de unos niveles mnimos de fre-
cuencia especificados para cada usuario.
PERFIL DE DISCREPANCIA EN UN ENSAYO GENERAL
OCUPACIN TODAS LAS DISCREPANCIAS
Frecuencia individual: 4 Discrepancias totales: 1256
Frecuencia total: 20
Este perfil resulta mucho ms til.
Tambin ha de tenerse en cuenta la gravedad de la discre-
pancia. La codificacin de la ocupacin asigna un cdigo de
seis dgitos, pero cabra argumentar que las discrepancias en
el grupo principal, es decir en el nivel de un solo dgito, son
mucho ms graves que las discrepancias en el nivel de seis
dgitos. Por ejemplo, el hecho de que la ocupacin de una
persona se codifique como director o como empleado cons-
tituye una discrepancia muy importante.
PERFIL DE DISCREPANCIA EN UN ENSAYO GENERAL
OCUPACIN 1 DGITO
Frecuencia individual: 4 Discrepancias totales: 639
Frecuencia total: 20
El SIG permite tambin estratificar los datos especifican-
do qu niveles de discrepancia son ms interesantes. Si el in-
forme se refiere al nivel de un solo dgito, se observar que
casi la mitad de las discrepancias originales en materia de
ocupacin se han codificado en diferentes grupos principa-
les. Las discrepancias ms frecuentes en ese ejemplo son las
que aparecen entre los grupos principales 6 y 8 (personal
administrativo, de ventas y de servicios de grado interme-
dio y personal administrativo, de ventas y de servicios de
grado elemental). Esto parece indicar que los procesadores
estn teniendo problemas para diferenciar entre estos dos
grupos.
10. FASE 3 IDENTIFICACIN DE LAS CAUSAS BSICAS
DE ESOS PROBLEMAS IMPORTANTES DE CALIDAD
Formularios de notificacin de casos
Informes sobre retroinformacin arbitral
Jefes de seccin
Evacuacin de consultas
Validacin
Equipos de mejora de la calidad
Para llevar a cabo la fase 3 del ciclo, Identificacin de las
causas bsicas de esos problemas, se necesita ms informa-
cin de diversas fuentes
10.1 Formularios de notificacin de casos
El personal que trabaja en un proceso est en condiciones
idneas para asesorar sobre el modo de mejorarlo. Se sumi-
nistrarn a los procesadores formularios de notificacin de
casos que les permitan describir los problemas que les plan-
tee un procedimiento, un sistema de procesamiento o un n-
dice de codificacin. Esos formularios constituyen tambin
un medio para formular las propuestas que estimen oportu-
nas en cuanto al modo de mejorar el proceso.
10.2 Informes sobre retroinformacin arbitral
Como se ha sealado anteriormente, los rbitros tendrn
la oportunidad de ofrecer retroinformacin a los procesado-
res sobre las discrepancias entre el cdigo que han asignado
y el cdigo que en opinin del rbitro es el correcto, median-
te los informes de retroinformacin arbitral. El objetivo
principal de esos informes es alertar a los procesadores de
aquellos casos en que no estn siguiendo correctamente los
procedimientos.
Se impartirn instrucciones a los rbitros para que propor-
cionen retroinformacin a los procesadores nicamente en
la forma siguiente: Ha codificado usted la respuesta a X,
cuando el procedimiento N estipula que se debe codificar la
respuesta a Y aplicando estas medidas. Esto es importante
porque casi todas las discrepancias observadas son el resul-
tado de deficiencias en el proceso, y no son atribuibles al
procesador en cuestin, y los informes sobre retroinforma-
cin arbitral no deben enviar al personal mensajes contradic-
torios.
Los procesadores tendrn tambin acceso a un simulador
de codificacin. Cuando proceda, el rbitro introducir la
respuesta en su retroinformacin, de manera que el procesa-
dor pueda utilizar el simulador de codificacin para ver
cmo se llega al cdigo correcto para esa respuesta.
Otra ventaja de esos informes es que alientan a la persona
que desempea funciones arbitrales a reflexionar sobre los
motivos por los que se producen esas discrepancias. Esto les
permite hacer una valiosa contribucin a la identificacin de
las causas bsicas de los problemas importantes de calidad
de los datos observados durante la fase 2 del ciclo de mejora
continua de la calidad.
10.3 Jefes de seccin
Los jefes de seccin son fundamentales para el xito de la
estrategia de garanta de la calidad. Se contratarn antes que
los procesadores, de manera que puedan llegar a conocer a
fondo los procedimientos antes de que sus colaboradores
242
empiecen a trabajar, y estarn en condiciones de remachar
en la prctica lo que han aprendido los procesadores durante
la capacitacin.
Los jefes de seccin realizarn la mayor parte de la labor
arbitral y, a travs de este proceso y del suministro de re-
troinformacin a sus colaboradores, estarn tambin en una
posicin ideal para asesorar sobre deficiencias en la capaci-
tacin, los procedimientos y los sistemas de procesamiento
y en los ndices de codificacin.
Es imprescindible que los jefes de seccin tengan conoci-
mientos profundos de los procedimientos y puedan inculcar
esos procedimientos a los procesadores. Si un jefe de sec-
cin no comprende perfectamente un procedimiento, podra
dar instrucciones errneas a los procesadores de su seccin y
a los de las otras dos secciones a los que proporciona retroin-
formacin arbitral.
10.4 Evacuacin de consultas
El sistema de evacuacin de consultas almacenar en una
base de datos la informacin sobre cualquier consulta que se
plantee. Esta informacin incluir la respuesta que figura en
el formulario del censo, el cdigo asignado y un indicador
del motivo por el que la respuesta exigi que se planteara esa
consulta. Al estratificar las consultas con arreglo a ese indi-
cador se podr comprobar dnde es posible mejorar el pro-
ceso de manera que se planteen menos consultas. Dado que
el planteamiento de consultas exige mucho tiempo, toda re-
duccin del nmero de consultas planteadas tendr efectos
positivos sobre la produccin y la moral de los procesadores.
Esto proporcionar tambin un punto de referencia til para
mejorar el diseo del ciclo siguiente.
Uno de esos indicadores identifica las respuestas que po-
dran haberse codificado utilizando los procedimientos exis-
tentes. El anlisis de esas respuestas dar una indicacin so-
bre qu procedimientos deben reforzarse mediante un nuevo
curso de capacitacin o circulares para recordar los procedi-
mientos.
10.5 Validacin
Los datos enviados por Procesamiento del censo a Resul-
tados del censo se validarn plenamente. Para ello se compa-
rarn los datos del censo de 1996 con datos de censos ante-
riores y de otras fuentes, como por ejemplo otras encuestas
realizadas por la Oficina Australiana de Estadstica y datos
administrativos. Los problemas identificados durante la va-
lidacin en curso de los datos relativos a un estado se intro-
ducirn en el proceso de mejora continua de la calidad y se
tomarn medidas para resolver esos problemas.
10.6 Equipos de mejora de la calidad
La utilizacin de equipos para identificar y proponer solu-
ciones a los problemas de calidad es fundamental para el en-
foque de la gestin total de la calidad. Durante el procesa-
miento, los equipos de mejora de la calidad se encargarn de
las esferas siguientes:
i) Recogida previa
ii) Establecimiento de equilibrio
iii) Muestras y codificacin de direcciones
iv) Codificacin de familias
v) Codificacin de actividades comerciales (rama de
produccin, sector de sta, desplazamientos al lugar
de trabajo)
vi) Codificacin de la ocupacin y las calificaciones, y
vii) Entorno de trabajo.
El objeto de estos equipos es proporcionar un mecanismo
formal a travs del cual el personal encargado del procesa-
miento efectivo puede contribuir a mejorar el proceso en el
que interviene. Cada equipo estar integrado por procesado-
res y jefes de seccin, con un jefe de grupo que desempear
funciones de promotor y expertos en clasificacin, cuando
proceda. Los equipos de mejora de la calidad se reunirn una
vez por semana para empezar, pero podrn celebrarse reu-
niones con menor frecuencia una vez que se hayan solucio-
nado los principales problemas del proceso. Se alentar la
participacin del personal en estos equipos de mejora de la
calidad, cuyos miembros tal vez debern rotarse.
EQUIPOS DE MEJORA DE LA CALIDAD
CORRIENTES DE INFORMACIN
La funcin de esos equipos consistir en poner en prctica
la fase 3 del ciclo de mejora continua de la calidad, identifi-
car las causas bsicas de los problemas importantes de cali-
dad y recomendar medidas correctivas para resolver esos
problemas. Estos equipos de mejora de la calidad recibirn
informacin de todas las fuentes mencionadas. Tambin se
alentar a sus miembros a que mantengan contactos con el
personal de su zona para identificar problemas que no se
planteen a travs de los canales oficiales.
Se prev que los debates en los equipos de mejora de la
calidad sern muy amplios; los miembros de esos equipos
no debern tener reparos en plantear cualesquiera cuestio-
nes que consideren pertinentes. Es importante que se pro-
porcione informacin sobre el proceso a todas las personas
que la soliciten, ya que si no no estarn en condiciones de ha-
cer propuestas racionales para mejorar el proceso y estarn
menos dispuestas a contribuir a la mejora continua de la ca-
lidad.
Las actas de las reuniones de los equipos de mejora de la
calidad se distribuirn a los procesadores por conducto de
sus jefes de seccin. Es preciso que se comprenda que los
cambios que han de introducirse responden a propuestas de
los equipos de mejora de la calidad y no de la Administra-
cin del censo.
11. FASE 4 APLICACIN DE MEDIDAS CORRECTIVAS
Y RETORNO A LA FASE 1
Informes de los equipos de mejora de la calidad
Comit Directivo de Gestin de la Calidad
243
Medidas correctivas
Procedimientos
i) ndices de codificacin
ii) Sistemas de procesamiento
iii) Capacitacin
Medicin continua de la calidad
La primera parte de la fase 4 del ciclo consiste en aplicar
medidas correctivas para resolver las causas bsicas de los
problemas de calidad identificados en la fase 3.
Cada equipo de mejora de la calidad preparar un informe
en el que se indicarn las cuestiones tratadas en cada reu-
nin, incluidas las propuestas de medidas correctivas. Estos
informes sern examinados por el Comit Directivo de Ges-
tin de la Calidad, presidido por el Administrador de garan-
ta de la calidad. Todos los cambios propuestos sern exami-
nados por el Comit Directivo de Gestin de la Calidad antes
de su aplicacin, ya que es preciso que las repercusiones de
esos cambios sean previsibles, se comprendan perfectamen-
te y reciban atencin prioritaria.
El Comit Directivo de Gestin de la Calidad proporcio-
nar retroinformacin a los equipos de mejora de la calidad
sobre las cuestiones planteadas en sus informes y sobre cual-
quier medida correctiva propuesta. Es importante que se re-
conozca la contribucin de los procesadores y los jefes de
seccin, ya que de lo contrario esa contribucin podra inte-
rrumpirse.
En el contexto del procesamiento del censo, las medidas
correctivas disponibles asumen, entre otras, las siguientes
formas:
i) Cambios en los procedimientos;
ii) Cambios en los ndices de codificacin;
iii) Cambios en los sistemas de procesamiento;
iv) Readiestramiento, capacitacin adicional o circula-
res para recordar los procedimientos.
La segunda parte de la fase 4 consiste en medir la calidad
y evaluar la eficacia de las medidas correctivas aplicadas.
Cuando se hayan resuelto los problemas de calidad ms im-
portantes, proseguir el enfoque cclico, que se centrar en el
siguiente conjunto de problemas ms importantes, de mane-
ra que la calidad del proceso se mejore de manera continua.
12. FUNCIN DEL PERSONAL DIRECTIVO
Explicacin de los principios de la gestin total de la ca-
lidad
Coherencia
Fomento de la mejora continua de la calidad
El personal directivo es responsable de la calidad, asegu-
rando en primer lugar que el personal comprende los princi-
pios de la gestin. Es importante que, cuando se contrata
personal temporal y se le introduce en el sistema de vigilan-
cia de la calidad, se le explique el fundamento del enfoque
de la gestin total de la calidad, ya que en ciertos aspectos es
diferente de lo que cabra suponer. Por ejemplo, el personal
no siempre comprende cmo es posible que se haga tanto
hincapi en la calidad de los datos y sin embargo no se corri-
jan errores detectados en el curso del proceso de gestin
de la calidad.
El personal directivo debe asegurarse de que su comporta-
miento es coherente con los principios de la gestin total de
la calidad, ya que el personal capta pronto las incoherencias
entre lo que dicen y lo que hacen los Administradores. Este
enfoque de la gestin se basa en la confianza puesta en que el
personal har un buen trabajo, lo cual est a menudo en con-
tradiccin con el deseo de algunos Administradores de ejer-
cer un control total sobre el proceso.
Es necesario que los Administradores encargados del pro-
cesamiento del censo velen por que los comentarios y obser-
vaciones del personal se incorporen al proceso de mejora
continua de la calidad. La conviccin de que es el proceso y
no el individuo el que determina la calidad de los resultados
debe reforzarse a travs de todo el enfoque de la gestin. Los
Administradores han de velar por que se utilicen medios tan-
to oficiales como oficiosos para alentar al personal a que
contribuya a la mejora continua de la calidad, y por que el
personal pueda expresar libremente sus opiniones.
Es necesario crear en el centro de procesamiento del cen-
so unas condiciones en las que todos tengan la oportunidad
de contribuir a la mejora continua de la calidad. El personal
temporero realizar bsicamente tareas administrativas y
automatizadas de carcter repetitivo, y corresponde a los
Administradores motivarlo y alentarlo para que se sienta
identificado con su trabajo. Esto puede conseguirse promo-
viendo un compromiso con los principios de la gestin total
de la calidad y adoptando un enfoque de la gestin coherente
y especfico.
244
Anexo V
ESTIMACIONES DEL TIEMPO Y EL EQUIPO NECESARIOS
PARA LA INTRODUCCIN DE DATOS DEL CENSO
POR MTODOS MANUALES Y MEDIANTE ESCNER
Introduccin tradicional de datos
1. Poblacin 25 000 000
2. Viviendas 6 345 000
3. Tamao medio estimado de los hogares 5,5
4. Longitud estimada de la informacin sobre la poblacin 55 caracteres
5. Longitud estimada de la informacin sobre las viviendas 37 caracteres
6. Zonas de empadronamiento estimadas 80 000
7. Campos de identificacin geogrfica 20 caracteres
8. Poblacin de 6 aos y ms 85 por ciento (de la poblacin total)
9. Poblacin de 15 aos y ms 59 por ciento (de la poblacin total)
10. Poblacin femenina de 15 aos y ms 34 por ciento (de la poblacin total)
11. Poblacin activa 47 por ciento (de la poblacin total)
12. Errores y repeticin de mecanografa 10 por ciento
13. Verificacin por partida doble 40 por ciento
Poblacin/casos
Caracteres
que han de
introducirse Pulsaciones Cuestiones relacionadas con Porcentaje
80 000 20 1 600 000 Identificacin geogrfica 100
6 345 000 8 50 760 000 No. de viviendas y No. de hogares 100
25 000 000 35 875 000 000 Poblacin total 100
21 250 000 5 106 250 000 Poblacin de 6 aos y ms 85
14 750 000 2 29 500 000 Poblacin de 15 aos y ms 59
11 750 000 7 82 250 000 Poblacin activa 47
13 250 000 2 26 500 000 Poblacin inactiva 53
8 500 000 6 51 000 000 Poblacin femenina de 15 aos y ms 34
6 345 000 37 234 765 000 Registros de viviendas 100
Total parcial 1 457 625 000
Errores
y duplicacin 685 083 750 47
Verificacin 145 762 500 10
No. total de
caracteres
que han de
introducirse 2 288 471 250
Para estimar la duracin de la introduccin de datos del censo se han utilizado las hiptesis siguientes:
22 das de trabajo al mes
7 000 pulsaciones numricas por operador y hora
6 horas productivas por turno en un turno de 8 horas
2 turnos de operador por da
6 meses para llevar a cabo la introduccin de datos
5 meses para llevar a cabo la codificacin
20 codificadores en total por turno
15 operadores en total encargados de introducir los datos por grupo
247
Se estima que para la introduccin de los datos del censo son necesarios el tiempo y el equipo siguientes:
2 288 471 250 caracteres a 7 000 pulsaciones por hora = 326 924 horas
326 924 horas a 12 horas por da = 27 244 das, con dos turnos
27 244 das a 22 das laborables por mes = 1 238 meses, con una microcomputadora
1 238 meses con un lmite de seis meses = 206 microcomputadoras
Artculo Cantidad Descripcin
1. 5 Un servidor de ficheros por regin (con memoria de gran tamao)
Disco duro de gran tamao Ultra-2 Wide SCSI, CD-ROM/DVD, copia de seguridad en cinta
Adaptador de red local, teclado y accesorios (incluidos escritorios y cable para red)
2. 206 Estaciones de trabajo
Adaptador de red local, teclado y accesorios (incluidos escritorios y cable para red)
3. 21 Terminales para jefes de equipo de introduccin de datos
Adaptador de red local, teclado y accesorios (incluidos escritorios y cable para red)
4. 2 Unidades registrables con CD-ROM/DVD (externas)
5. 58 Equipos electrgenos ininterrumpibles 206 PC + 21 PC
6. 5 Equipos electrgenos ininterrumpibles, con capacidad especial para los 5 servidores
7. 10 24 bocas de conexin, incluidos cables para interconectarlas
8. 5 Windows NT o NetWare (50 usuarios)
9. 1 Varios
10. 2 160 Codificadores (432 x 5 meses), con arreglo a las siguientes estimaciones:
22 das laborables por mes
1 codificador puede codificar variables relativas a la ocupacin y el ramo de actividad de 300 per-
sonas en un da laborable (poblacin activa: 11 750 000)
1 codificador puede codificar variables geogrficas (lugar de residencia, residencia anterior, etc.)
de 3 000 personas en un da laborable
11. 108 Supervisores de codificadores (1 supervisor x 20 codificadores x 5 meses)
12. 5 Jefe de servicios de codificacin (5 meses)
13. 2 472 Operadores encargados de introducir datos (206 operadores x 2 turnos x 6 meses)
14. 168 Supervisores de la introduccin de datos (1 supervisor x 15 operadores x 6 meses)
15. 60 Administradores de red (5 servidores x 2 turnos x 6 meses)
16. 12 Jefes de procesamiento de datos y de introduccin de datos
Procesamiento de datos
17. 4 2 microcomputadoras rpidas para tareas de procesamiento de datos
2 microcomputadoras rpidas para actividades de desarrollo, control y apoyo del programa
CD-ROM/DVD, disco duro de gran tamao, disco flexible
Adaptador de red local, teclado y accesorios (incluidos escritorios y cable para red)
18. 6 2 impresoras lser rpidas y 4 impresoras lser normales
19. 1 Varios
20. 4 Administrador de red (1 x 4 meses)
21. 30 Programadores (2 x 15 meses)
248
Introduccin de datos con escner
1. Poblacin 16 000 000
2. Viviendas 4 423 000
3. Tamao medio estimado de los hogares 3,5
4. Longitud estimada de la informacin sobre la poblacin 66 caracteres
5. Longitud estimada de la informacin sobre las viviendas 25 caracteres
6. Zonas de empadronamiento estimadas 60 000
7. Campos de identificacin geogrfica 10 caracteres
8. Poblacin de 6 aos y ms 90 por ciento (de la poblacin total)
9. Poblacin de 15 aos y ms 63,4 por ciento (de la poblacin total)
10. Poblacin femenina de 15 aos y ms 34 por ciento (de la poblacin total)
11. Errores y repeticin de mecanografa 10 por ciento
12. Verificacin por partida doble 50 por ciento
Poblacin/casillas
Caracteres que han
de introducirse Pulsaciones Cuestiones relacionadas con: Porcentaje
680.000 10 600 000 Identificacin geogrfica 100
4 423 000 5 22 117 500 N de viviendas y n de hogares 100
16 000 000 44 704 000 000 Poblacin total 100
14 400 000 2 28 800 000 Pob. de 6 aos y ms 90
10 144 000 16 162 304 000 Pob. de 15 aos y ms 63,4
5 440 000 4 21 760 000 Pob. femenina de 15 aos y ms 34
4 423 500 25 110 587 500 Registros de viviendas 100
Total parcial 1 050 169 000
Errores
y duplicacin 105 016 900 10
Verificacin 525 084 500 50
Total 1 680 270 400
Procesamiento de imgenes del censo
13. Pginas que han de capturarse: 49 000 000
Cada cuestionario tiene 10 pginas
El tamao medio estimado de los hogares es de 3,5 personas
Necesidad de procesar 4 900 000 cuestionarios (el mismo nmero que el total de viviendas + 10 por ciento)
Las cuatro preguntas, lugar de residencia, residencia anterior, ocupacin y ramo de actividad, ocupan ocho campos,
con 15 caracteres alfabticos para recuperar (120 en total por registro de poblacin)
14. Velocidad del escner: 100 pginas dplex por minuto (Fujitsu M3099)
15. Horas de trabajo por da: 16 (de las cuales slo 14 de produccin efectiva)
16. Velocidad de recuperacin en el reconocimiento de caracteres: 125 por segundo utilizando un Pentiumde 200 MHz
17. Duracin estimada de la captura de datos: 4 meses
18. Escneres necesarios:
249
49 000 000 pginas a 600 pginas por minuto = 81 667 minutos (6 escneres)
81 667 minutos a 60 minutos por hora = 1 361 horas
1 361 horas a 14 horas por da = 97 das
97 das a 22 das laborables por mes = 4 meses, con 6 escneres
Estimaciones de equipo:
Artculo Cantidad Descripcin
1. 6 Escner modelo Fujitsu M3099 GH (o similar)
2. 6 Programas de computadora para recuperacin de imgenes
3. 3 Una microcomputadora para controlar dos escneres:
INTEL Pentium II 500 MHz (o ms)
Arquitectura PCI, antememoria de 512KB, RAM de 128 MB
Controlador SCSI-2 (para escner)
Disco duro de 8.0 GB, disquete de 1.44 MB
24 x CD-ROM (o ms)
Puertas: 1 en paralelo, 2 en serie
Tarjeta de color PCI, con memoria de 2 MB
Monitor de color 15
Teclado expandido 101
4. 3 Unidades de copia de seguridad en cinta DAT
Colorado power tape 8.0 GB externo
5. 18 Microcomputadoras para recuperar caracteres en 4 meses (trabajando 16 horas al da) con las
especificaciones siguientes (125 cps utilizando un Pentium 200; hay 199 caracteres o marcas
en cada registro de poblacin y 38 caracteres o marcas en los registros de viviendas, en ambos
casos sin incluir la identificacin geogrfica que slo se lleva a cabo en una ocasin al comienzo
de la zona de empadronamiento:
Pentium III INTEL 500 MHz (o ms)
Arquitectura PCI, antememoria de 512KB, RAM de 128 MB
Disco duro de 8.0 GB, disquete de 1.44 MB
32 x CD-ROM (o ms)
Puertas: 1 en paralelo, 2 en serie
Tarjeta de color PCI, con memoria de 4 MB
Monitor de color 15
Teclado expandido 101
6. 12 Microcomputadoras que se utilizarn para capturar manualmente campos alfabticos que no
se recuperen debidamente con el Lector Nestor (NCS Company):
Pentium III INTEL 500 MHz (o ms)
Arquitectura PCI, antememoria de 256 KB, RAM de 64 MB
Disco duro de 8.0 GB, disquete de 1.44 MB
Puertas: 1 en paralelo, 2 en serie
Tarjeta de color PCI, con memoria de 2 MB
Monitor de color 15
Teclado expandido 101
250
Artculo Cantidad Descripcin
7. 2 Un servidor de red para controlar las estaciones de trabajo de introduccin de datos
Un servidor de red para controlar las estraciones de trabajo de los codificadores, con las caracte-
rsticas siguientes:
Pentium III INTEL 500 MHz (o ms)
Arquitectura PCI, antememoria de 512KB, RAM de 64 MB
Disco duro de 6.0 GB, disquete de 1.44 MB
24 x CD-ROM (o ms)
Puertas: 1 en paralelo, 2 en serie
Tarjeta de color PCI, con memoria de 2 MB
Monitor de color 15
Teclado expandido 101
8. 35 Escritorios para computadora
9. 10 UPS APC2000 (para 12 estaciones de trabajo y 18 PC dedicados al procesamiento de im-
genes)
10. 5 UPS APC700 NET, con posibilidad de conducto de alimentacin inteligente (para micro-
computadora que controla un escner y dos servidores)
11. 3 2 KVA UPS para escner
12. 3 Linkbuilder 10 BT, boca de conexin con 12 puertas
13. 2 Novell Intranet/Windows NT (25 usuarios)
14. 35 Instalacin de cable para red
15. 2 Interfaz de red 3 COM Etherlink III 3C509 PCI 10 BT
16. 33 Interfaz de red 3 COM Etherlink III 3C509 BTP
17. 1 Registrador CD-ROM
18. 2 Sistemas automatizados de introduccin de datos para reconocimiento de caracteres y gestin
del procesamiento de datos
19. 2 Cortadoras de papel para dividir los cuestionarios de manera que puedan ser procesados por los
escneres
20. 1 Varios
21. 56 Personal encargado de manejar los escneres (4 meses, 2 turnos)
1 operador por cada dos escneres
1 operador por cortadora de papel
22. 24 Supervisor de los equipos de escner (4 meses, 2 turnos)
23. 96 Operador encargado de introducir datos (para las imgenes que no se pudieron recuperar me-
diante escner)
12 operadores (4 meses, 2 turnos)
24. 8 Supervisor de operadores precedentes
1 supervisor por grupo (4 meses)
25. 10 Recepcin del cuestionario, verificacin y almacenamiento manuales; en el 90 por ciento de los
casos no habr problemas importantes, pero en el 10 por ciento sern necesarios 5 minutos de
tiempo del personal para resolverlos (4 meses).
Nota: El equipo podr aumentar si el cuestionario obliga a dedicar ms de una pgina al registro de los datos de una persona.
251
Procesamiento de datos
Artculo Cantidad Descripcin
1. 4 2 microcomputadoras para procesamiento de datos
2 microcomputadoras para desarrollo de programas, tareas de control y apoyo
INTEL Pentium III 500 MHz (o ms)
Arquitectura PCI, antememoria de 256KB, RAM de 128 MB
Disco duro de 8.0 GB, disquete de 1.44 MB
32 x CD-ROM (o ms)
Puertas: 1 en paralelo, 2 en serie
Tarjeta de color PCI, con memoria de 4 MB
Monitor de color de pantalla plana 15 (0,28 mm 1280x1024)
Teclado expandido 101
2. 4 Escritorios para computadora
3. 2 UPS APC2350 smart (para microcomputadoras de procesamiento de datos)
4. 1 Impresora lser rpida
5. 4 Impresoras lser normales
6. 2 Interfaz de red 3 COM Etherlink III 3C509 BTP
7. 4 Instalacin de cable para red
8. 1 Varios
252
Anexo VI
EJEMPLO DE NDICE DE UN MODELO DE CONTRATO
PARA EL SUMINISTRO DE UN SISTEMA DE PROCESAMIENTO
DEL CENSO
Proyecto de acuerdo entre el Organismo del censo
y [nombre del proveedor]
para el suministro de un sistema de procesamiento del censo
NDICE
SECCIN 1. CUESTIONES GENERALES
1. Interpretacin
2. Precedencia de los documentos
3. El contratista en calidad de agente
4. Alcance de las obligaciones del contratista
5. Obligaciones del Organismo del censo
6. Equipo suministrado por el contratista
7. Artculos suministrados por el Organismo del censo
8. Mantenimiento de los artculos suministrados por el Organismo del censo
9. Suministro e integracin del sistema
10. Plan del proyecto y plan de ejecucin
11. Modificacin de las especificaciones del contrato
12. Diario
13. Servicios de gestin del proyecto del contratista
14. Comit de gestin del proyecto
15. Presentacin de informes parciales
16. Pago
17. Compromiso financiero incondicional
18. Fianza de cumplimiento
19. Personal especificado
20. Preparacin del lugar
21. Acceso al lugar de las instalaciones
22. Acceso a los locales del contratista
23. Garanta del sistema
24. Ensayo y aceptacin del sistema
25. Capacitacin
26. Documentacin
27. Derechos de propiedad intelectual sobre el material contratado
28. Cuestiones relativas a los derechos de propiedad intelectual
29. Subcontratacin
30. Personal del contratista
31. Personal de las partes
32. Impuestos, derechos y gravmenes gubernamentales
33. Confidencialidad y divulgacin de informacin
34. Vigilancia de las ventas al Gobierno
35. Mantenimiento del secreto y seguridad
36. Indemnizaciones
37. Seguro
38. Responsabilidad
39. Liquidacin de daos
40. Rescisin del contrato
255
41. Dinero recuperable por el Organismo del censo
42. Rescisin del contrato con indemnizacin
43. Cumplimiento de las leyes
44. Derecho aplicable
45. Variacin y exencin
46. Prrroga
47. Gastos imputables al retraso
48. Asignacin y clasificacin
49. Solucin de controversias
50. Acuerdo indivisible
51. Poltica de compras respecto de determinados proveedores
52. Notificaciones
53. Garanta en cuanto al contrato
54. Condiciones en cuanto a la divulgacin de datos por el contratista
55. Cumplimiento de normas y calidad
SECCIN 2. ADQUISICIN E INSTALACIN DE EQUIPO DE COMPUTADORA
56. Aplicabilidad de la Seccin 2
57. Interpretacin
58. Ttulo y riesgo
59. Especificaciones del contratista para el equipo de computadora
60. Garanta del equipo de computadora
61. Entrega e instalacin del equipo de computadora
62. Ensayo y aceptacin del equipo de computadora
SECCIN 3. MANTENIMIENTO DEL EQUIPO DE COMPUTADORA
63. Aplicabilidad de la Seccin 3
64. Interpretacin
65. Suministro del servicio de mantenimiento del equipo de computadora
66. Duracin del servicio de mantenimiento
67. Calidad del servicio de mantenimiento del equipo de computadora
68. Mantenimiento con fines preventivos
69. Mantenimiento con fines correctivos
70. Garanta del servicio de mantenimiento del equipo de computadora
71. Duracin del perodo de mantenimiento bsico
72. Disponibilidad mnima de configuracin de sistemas y equipo de computadora
73. Disponibilidad insuficiente de sistemas y equipo de computadora
74. Piezas de repuesto, equipo de computadora de prueba y trmites de diagnstico
75. Cambios tcnicos
76. Condiciones peligrosas
77. Traslado del equipo de computadora
78. Registros de mantenimiento
256
SECCIN 4. LICENCIAS Y APOYO PARA PROGRAMAS DE COMPUTADORA
79. Aplicabilidad de la Seccin 4
80. Alcance de las obligaciones en virtud de la licencia
81. Licencia
82. Perodo de validez de la licencia
83. Especificaciones de programas de computadora y servicios del contratista bajo licencia
84. Derechos y gastos de licencia
85. Entrega e instalacin de programas de computadora bajo licencia
86. Ensayo y aceptacin de programas de computadora bajo licencia
87. Garanta de programas de computadora bajo licencia
88. Entorno de funcionamiento especificado
89. Gestin de la licencia
90. Servicios de apoyo
91. Servicios para programas de computadora
92. Actualizaciones y nuevas versiones
93. Proteccin y seguridad de los programas de computadora bajo licencia
94. Conversin de la licencia
95. Depsito del cdigo fuente
SECCIN 5. ELABORACIN DE PROGRAMAS DE COMPUTADORA
96. Aplicabilidad de la Seccin 5
97. Alcance de los servicios de elaboracin de programas de computadora
98. Especificaciones para los programas de computadora elaborados
99. Especificaciones detalladas para el diseo de los programas de computadora elaborados
100. Ampliacin de los programas de desarrollo elaborados
101. Entrega e instalacin de los programas de computadora elaborados
102. Datos de ensayos de aceptacin
103. Ensayo y aceptacin de los programas de computadora elaborados
104. Prestacin de servicios para programas de computadora
105. Garanta de los programas de computadora elaborados
106. Entorno de funcionamiento especificado
107. Servicios de apoyo
108. Documentacin de los programas de computadora elaborados
109. Cdigo fuente
SECCIN 6. SERVICIOS DE MIGRACIN DE DATOS
110. Aplicabilidad de la Seccin 6
111. Datos del Organismo del censo para la migracin
112. Servicios de migracin de datos del contratista
113. Ensayo de datos migrados
114. Cdigo fuente para la migracin de datos
115. Garanta de los datos migrados
257
LISTAS Y PLANES
1. Especificaciones funcionales del organismo del censo
2. Diario
3. Detalles del acuerdo
4. Lista de precios y equipo suministrado por el contratista
5. Lista de artculos suministrados por el Organismo del censo y adquiridos por el contratista en calidad de agente
6. Lista de artculos suministrados por el Organismo del censo y no adquiridos por el contratista en calidad de agente
7. Plan del proyecto
8. Plan de ejecucin
9. Ensayo y aceptacin
10. Subcontratistas especificados
11. Declaracin jurada del subcontratista
12. Seguro de responsabilidad civil y otros seguros pertinentes
13. Compromiso financiero incondicional
14. Fianza de cumplimiento
15. Derechos de propiedad intelectual sobre el material objeto de contrato
16. Acta de confidencialidad, fidelidad y titularidad de los derechos de propiedad intelectual
17. Acuerdo de depsito
18. Mecanismo para la variacin de los precios y los derechos y gastos de licencia
Nota : El presente ejemplo fue proporcionado por la Oficina Australiana de Estadstica.
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Anexo VII
EJEMPLOS DE FORMULARIOS PARA CUESTIONARIOS DEL CENSO
Los ejemplos de cuestionarios de censo que se presentan a continuacin
han sido utilizados en los censos ms recientes realizados
en Argentina, Botswana, Nueva Zelandia, Sudfrica y Uruguay,
y fueron suministrados por las respectivas oficinas de estadstica.
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Litho in United Nations, NewYork United Nations publication
00-39118September 2001580 Sales No. S.00.XVII.15
ISBN92-1-361198-6 ST/ESA/STAT/SER.F/83