Estadstica Descriptiva

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Estadstica aplicada a los negocios
Autor: Dr. Mauricio Lefcovich
Mayo del 2006
No se puede gestionar lo que no se mide. Las mediciones son la clave. Si usted no puede medirlo,
no puede controlarlo. Si no puede controlarlo, no puede gestionarlo. Si no puede gestionarlo, no
puede mejorarlo. La falta sistemtica o ausencia estructural de estadsticas en las organizaciones
impide una administracin cientfica de las mismas.
Dirigir slo con base en datos financieros del pasado, realizar predicciones basadas ms en la
intuicin o en simples extrapolaciones, y tomar decisiones desconociendo las probabilidades de
xito u ocurrencia, son slo algunos de los problemas o inconvenientes ms comunes hallados en
las empresas. Carecer de datos estadsticos en cuanto a lo que acontece tanto interna como
externamente, impide decidir sobre bases racionales, y adoptar las medidas preventivas y
correctivas con el suficiente tiempo para evitar daos, en muchos casos irreparables, para la
organizacin.
Peter Drucker hace dos afirmaciones bsicas. Primero, afirma que pocos factores son tan
importantes para la actuacin de la organizacin como la medicin. Segundo, lamenta el hecho de
que la medicin sea el rea ms dbil de la gestin en muchas empresas. Prcticamente todos los
autores de libros de gestin han lamentado que la medicin sea crtica para el xito y que la
mayora de los directores no tengan habilidades cuantitativas adecuadas.
En otras pocas disponer de los datos y luego analizarlos resultaba una labor costosa y agotadora,
pues ella se basaba en la labor manual de los empleados. Pero hoy se cuenta con computadoras
cada da ms veloces y econmicas, al tiempo que se dispone de programas ms potentes y
flexibles, por lo cual las empresas que utilicen dicho potencial obtendrn una fuerte diferencia
competitiva en relacin a sus adversarios, pero ms an podrn mejorar continuamente el
desempeo en los diversos ndices y mediciones que hacen a los procesos y actividades de la
empresa. Las empresas que no hagan uso de estas nuevas potencialidades y afronten
debidamente stas nuevas exigencias, no slo perdern capacidad competitiva, sino que quedarn
desacoplados ante los continuos cambios del entorno, poniendo en serio riesgo su propia
continuidad.
En otras pocas con lentos procesos de cambios, los cuales resultaban casi imperceptibles en el
tiempo, se poda administrar una empresa con pocos datos estadsticos. Hoy en un mundo de
profundos y veloces cambios en todos los rdenes ya no es posible actuar con displicencia. Hoy un
empresario necesita predecir a tiempo los niveles de demanda de sus productos, necesita
reconocer a tiempo los cambios de tendencia, debe no slo saber en qu se gast, sino cmo se
gast en el tiempo y en qu conceptos.
Para negociar, para tomar decisiones, para corregir problemas de calidad, para aumentar la
productividad, para fijar precios, para mejorar el mantenimiento y disponibilidad de las mquinas e
instalaciones, para mejorar la concesin y cobranza de los crditos se requiere s o s contar con
datos estadsticos. Toda decisin, todo anlisis, todo presupuesto, est prcticamente en el aire si
no se cuenta con datos estadsticos suficientes y fiables.
No slo a nivel empresa, sino tambin a nivel pas, los que ms han avanzado han sido aquellos
que hicieron de las estadsticas una herramienta fundamental. W. Edwards Deming, un pionero en
mtodos estadsticos para el control de calidad, seal que en Japn se pone mucho nfasis en
las estadsticas para directores de empresa. En parte fue la aplicacin de las tcnicas estadsticas
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enseadas por Deming lo que hizo que Japn pasara de ser un fabricante de imitaciones baratas a
lder internacional en productos de primera calidad.
Sin estadsticas una empresa carece de capacidad para reconocer que actividades o productos le
generan utilidades, y cuales slo prdidas. No contar con datos e interpretarlos correctamente es
para los administradores como caminar en la oscuridad. Contar con los datos les ilumina, les
permite ver lo que est aconteciendo y en consecuencia tomar las medidas ms apropiadas.
Un minuto.
Podra responderme usted:
Qu clientes les generan los mayores beneficios?
Qu zonas o regiones son las que generan mayores ventas en unidades monetarias y volmenes
(en total y por producto)?
Cules son las reparaciones que ms se han producido en el ltimo trimestre?
En qu da de trabajo de cada mes logra llegar al punto de equilibrio?
Qu tipo de reparaciones han generado mayores egresos?
Puede decirme cuales son la capacidad de los diferentes procesos en materia de costos,
productividad y calidad?
Cul es su nivel en sigma de cada una de las actividades?
Cul es el nivel de rotacin o permanencia de clientes?
Sabe en qu etapa del ciclo de vida se encuentra cada uno de sus productos o servicios?
Cul es el nivel de satisfaccin de sus clientes?
Si tiene o dirige un hospital: cules son las enfermedades que ms clientes reportan?, cules
son los problemas que ms consultas originan?
Si posee un restaurante: cules son los platos ms pedidos durante el ao y por temporada?,
cules son los vinos ms pedidos y cules los ms vendidos?
Si administra una librera: cules son los temas ms vendidos?, cul es la rentabilidad que le
aporta cada tema?, cmo contribuye cada tema a lograr el punto de equilibrio?
Si gestiona un hotel: cul es el tiempo promedio de estada?, la cantidad de clientes por zona o
regin?, la cantidad de tiempo por regin y su relacin con la cantidad de tiempo de estada?, la
facturacin por profesin, zona, motivo de su visita (turismo, negocios, salud, profesionales,
capacitacin, otros)?
Ests son slo unas pocas preguntas de las cuales estoy seguro usted no podr responder, o para
hacerlo deber destinar de una gran cantidad de tiempo en personal, aparte de generar una
informacin poco confiable, costosa y fuera de tiempo.
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Si no cuenta con estos datos, cmo hace usted? para: adoptar a tiempo las medidas correctivas;
confeccionar un presupuesto viable y efectivo; administrar eficazmente su flujo de fondos; evitar los
excesos de stock y la obsolescencia de inventarios; gestionar la mejora de los diversos procesos;
saber cuando est mejorando la productividad; negociar un incremento de precios; detectar la
causa de un problema y solucionarlo.
En pocas palabras: usted realmente sabe que est ocurriendo en su organizacin? Para poder
saber que pasa en su organizacin es necesario contar con datos en tiempo y forma, sabindolos
interpretar correctamente. Es aqu donde la estadstica y los sistemas de informacin convergen
para posibilitar al directivo gestionar con mucha mayor eficiencia y eficacia su organizacin.
Para qu la estadstica?
Si bien qued ello claramente expuesto, una enumeracin nunca est dems. As pues las
estadsticas son fundamentales a los efectos de gestionar y mejorar temas o actividades tales
como:
1. El control de calidad.
2. El nivel de averas y sus frecuencias.
3. Los tiempos para cambios o preparacin de herramientas.
4. Los niveles de productividad de distintos procesos, actividades y productos.
5. Los costos correspondientes a distintos tipos de conceptos y actividades.
6. La gestin de crditos y cobranzas.
7. El seguimiento del flujo de fondos.
8. Los niveles de satisfaccin de los clientes y usuarios.
9. Los tipos de accidentes y sus frecuencias.
10. El anlisis de Pareto de defectos, costes, rentabilidades, ventas.
11. Ventas por clientes, vendedores, zonas y productos.
12. Predicciones de ventas por zonas, productos, servicios o sucursales.
13. Capacidad de los procesos en cuanto a generacin de niveles de costes, calidad y
productividad.
14. Tiempos totales de ciclos productivos.
15. Tiempos de respuestas.
16. Gestin de inventarios.
17. Cumplimiento de aprovisionamiento por parte de los proveedores.
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18. Prediccin de ventas por canales de comercializacin.
19. Proyectos de inversin.
20. Probabilidades para la construccin del rbol para la toma de decisiones
21. Evolucin de los distintos ratios econmicos financieros y patrimoniales a lo largo del tiempo.
22. Estudios e investigacin de mercado.
23. Tiempos de mquinas y personas por actividad.
24. Cantidad y representacin porcentual de distintos problemas y sus efectos econmicos en la
organizacin.
25. Tasa de polivalencia del personal.
26. Productos ms demandados, a nivel global, por zona y por canal de comercializacin.
27. Porcentajes de actividades generadoras de valor agregado para los clientes finales, de valor
agregado para la empresa y carentes de valor agregado.
28. Tiempos promedios, mximos y mnimos de reparaciones por tipo de averas.
29. Clculos de costes y en especial para el costeo basado en actividades.
30. Para los clculos de productividades.
31. Coeficientes de correlacin.
32. Estadstica del personal (directivo y empleados).
Por qu se aplican tan poco?
En parte por una cuestin cultural de parte de los empresarios, pero en mayor medida a la falta de
preparacin de los profesionales, en materia estadstica, sobre todo de aquellos que asesoran en
cuanto a la gestin de las empresas. Lo antes descrito es menos frecuente en los pases
anglosajones, los cuales tienen una fuerte cultura e inclinacin por las estadsticas y las
probabilidades. Otro tanto se da en Japn o Corea, pases que dan a la educacin de las
estadsticas y matemticas una fuerte preponderancia en sus planes de estudios y luego en la
aplicacin prctica.
Sin lugar a dudas la cuestin no es disponer de datos estadsticos, si los mismos no son
debidamente interpretados, o ni siquiera son tenidos en consideracin. Por lo tanto es menester
concientizar y formar a los directivos y empleados acerca de la fundamental y trascendental
importancia de la informacin estadstica a la hora de planificar, dirigir y controlar la marcha de la
empresa.
Qu hacer?
El primer paso como antes se expresara es concientizar, para luego pasar a capacitar. El tercer
paso consiste en la implementacin.
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Diagnosticar para saber que datos necesita la organizacin es un paso fundamental, pues a partir
de all se disear el software ms apropiado a las actividades, procesos y requerimientos
especficos de cada empresa. Si bien la intuicin nunca dejar de perder importancia, el tener el
respaldo de datos confiables le permitir poder adoptar decisiones sobre una base ms apropiada.
Es esto lo que se da en llamar la Gestin Moderna Basada en Estadsticas (GMBE)
Conclusiones.
Si estamos en la oscuridad, mejor disponer de una vela aunque sta sea pequea, que
atropellarnos todo en la oscuridad. Las modernas estadsticas acompaadas de las poderosas
herramientas informticas permiten a los directivos, asesores y personal, contar con la suficiente
informacin para mejorar a partir de ella los procesos de la empresa, tomar mejores decisiones
comerciales, mejorar la seguridad y hacer un uso mucho ms productivo y provechoso de los
recursos.
Las estadsticas son fundamentales tanto para la administracin financiera, como para la
administracin de operaciones, las ventas, el marketing, las cobranzas, la logstica y la gestin de
personal entre otras reas y actividades de toda corporacin.
Cada da se exige ser ms productivos, eliminando sistemticamente los despilfarros. Hacer ello
posible exige de informacin. Pretender dirigir una empresa como hace cincuenta aos ya no es
vlido ni posible. El empresario tiene en sus manos la decisin de mejorar la empresa a travs de
una GMBE, o seguir conduciendo su empresa en la oscuridad.
Bibliografa
Estadstica para negocios Hanke Editorial Irwin 1995.
Mtodos de Pronsticos Makridakis Editorial Limusa 1998.
Informtica para Gestores y Economistas Casas Luengo / Garca Editorial Anaya 2000.

Dr. Mauricio Lefcovich
Consultor en Administracin de Operaciones y Estrategia de Negocios. Especialista en Calidad,
Productividad, Mejora Continua, Reduccin de Costos y Satisfaccin del Consumidor.