Contribucin de la serie ISO 30300 a la

gestin de documentos en las organizaciones:

claves de su implementacin
Sevilla, 30 de noviembre de 2012
Montserrat Garcia Alsina
Panorama de la gestin de documentos: respuestas
de las normas ISO a los retos actuales y
perspectivas de futuro
mgarciaals@uoc.edu
2
Sumario
1. Aclaraciones y reflexiones.
2. Por qu un sistema de gestin para
documentos?
3. Familia de normas 30300 e informes tcnicos
para GD.
4. Contenido serie 30300
5. Beneficios
6. Conclusiones
7. Estudio de caso: documentacin judicial
3
1. Aclaraciones y reflexiones
Significados de documentos y su gestin
Documentos informacin
Evidencias (records)informacin de los procesos de trabajo
(activos capital intelectual)
Reutilizacin de la informacin (Ley 37/2007; Real Decreto
1495/2011) valor GD
Normas de sistemas de gestin
Autoridades en normas y estndares:
Organismos internacionales sectoriales o multisectoriales
Organismos nacionales
4
ISOS y UNES
Fundamentos y vocabulario
Requerimientos
Sistema
Auditora
Guas
Implementacin
Evaluacin
UNE-EN ISO 9000 Sistemas de gestin de
la calidad.
UNE-EN ISO 14000 Sistemas de gestin
ambiental
UNE-ISO/IEC 27000: 2009 Sistemas de
Gestin de la Seguridad de la Informacin
UNE 166000 Gestin de la I+D+i
UNE UNE- -ISO 30300 ISO 30300 Sistemas de gesti Sistemas de gesti n para n para
documentos documentos
Sistemas de gestin: ESTRUCTURA Y TERMINOLOGIA COMUNES
UNE-ISO 26000: 2012 Gua de responsabilidad social
UNE-ISO 31000: 2010 Gestin del riesgos.
UNE-ISO 15489-1 e UNE-ISO/TR 15489-2: Gestin de documentos
Normas, guas, especificaciones tcnicas, informes tcnicos
5
Autoridades
International Electrotechnical Commission
UNE (Espaa)
(Alemania)
(Francia)
European Telecommunications
Standards Institute (TIC)
Comits nacionales

(Gran Bretaa)
6
2. Por qu un sistema de gestin
para documentos?
Cambios en el entorno de la gestin documental
Surge el entorno digital
Incremento de los documentos en papel y electrnicos
E-administracin y e-business gestin de documentos
Incremento de normas y estndares relacionados con documentos
Necesidad de hacer emerger las actividades de gestin documental como un proceso de negocio ms.
Comunicar a la alta direccin como se est haciendo la gestin de documentos
Conseguir el compromiso de alta direccin para obtener:
liderazgo adecuado para la gestin de documentos
Recursos econmicos y humanos para implementar procesos de gestin
documental
Obtener un marco para implementar los procesos operativos de GD, sistemas y
controles.
Vincular los sistemas de gestin a las actividades operativas de los documentos.
(reconocimiento)
Sistemas de gestin ISO
Del nivel operativo de GD al estratgico
7
Normas y estndares para GD
ISO 15489-1(2001) UNE-ISO 15489-1(2006): Gestin de documentos
base operativa de la GD
ISO 15489-2(2001) UNE- ISO 15489 (2006) informe tcnico que desarrolla la anterior.
ISO 23081-1(2006) UNE- ISO 23081-1 (2008). Metadatos para la gestin de documentos. Parte 1: Principios.
ISO 23081-2 (2009) UNE- ISO/TR 23081-2 (2011). Metadatos para la gestin de documentos. Parte 2: Elementos de
implementacin y conceptuales.
ISO 23081-3 (2011) UNE- ISO/TR 23081-3 (2012). Metadatos para la gestin de documentos. Parte 3: Mtodo de
auto-evaluacin
UNE-ISO TR 26122: 2008 IN. Anlisis de los procesos de trabajo para la gestin de documentos.
UNE-ISO 19005-1:2008. Gestin de documentos. Formato de fichero de documento electrnico para la conservacin
a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).
UNE-ISO/TR 18492:2008 IN. Conservacin a largo plazo de la informacin basada en documentos.
MoReq 2010 Modular Requirements for Records Systems [Model requirements for Electronic Records Management ]
UNE-ISO 16175-1:2012. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrnica.
Parte 1: Generalidades y declaracin de principios.
UNE-ISO 16175-2:2012 Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrnica. Parte
2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrnicos.
UNE-ISO 16175-3:2012 Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrnica. Parte
3: Directrices y requisitos funcionales para documentos en los sistemas de la organizacin.

8
GD: proceso de negocio
9
3. Famlia de normas e informes tcnicos
para GD
Familia: por qu? Soporte: Cmo?
Enfoque sistemtico y verificable
(UNE-ISO 30300)
Publicadas
En elaboracin
N
i
v
e
l
e
s
t
r
a
t

g
i
c
o
N
i
v
e
l
o
p
e
r
a
t
i
v
o
10
4. Contenido
UNE-ISO 30300. Fundamentos y vocabulario UNE-ISO 30301. Requisitos
11
Estructura del SGD
(UNE-ISO 30301)
12
Contexto de la organizacin
Estructura organizativa, roles y
responsabilidades.
Polticas, objetivo y estrategias.
Capacidades, recursos y conocimientos.
Sistemas de informacin, flujos de
informacin, procesos de toma de
decisiones.
Cultura de la organizacin: relaciones,
percepciones, valores, directrices,
normas.
Expectativas internas, reglamentaciones,
estatutos, ...
Conocer el entorno
Social y cultural
Legal
Reglamentario
Financiero
Tecnolgico
Econmico
Competencia
Natural
mbito: Nacional / regional / local
Expectativas de las partes
interesadas
Requisitos de negocio, legales, buenas
prcticas, conducta, tica
INTERNO EXTERNO
SGD compatible con la direccin estratgica
Determinar riesgos y oportunidades
13
Integracin de los sistemas de
informacin
CRM
(Customer Relationship management)
ERP
(Enteprise Resource Planning)
Datawarehouse
Explotacin y anlisis de los datos
EDRMS
(Electronic Documents Records Management Systems)
14
Integracin de los sistemas de
informacin
CRM
CRM CRM
(
((Customer
Customer Customer Relationship
Relationship Relationship management
management management)
))
ERP
ERP ERP
(
((Enteprise
Enteprise Enteprise Resource
Resource Resource Planning)
Planning) Planning)
Datawarehouse
Datawarehouse Datawarehouse
Explotaci
Explotaci Explotaci
n y an
n y an n y an
lisis de los datos
lisis de los datos lisis de los datos
EDRMS
EDRMS EDRMS
(
((Records
Records Records,
, , document
document document,
, , management
management management systems
systems systems)
))
G
e
s
t
i

n

d
e

l
a

i
n
f
o
r
m
a
c
i

n
A
c
t
i
v
o
s
C
A
P
I
T
A
L

I
N
T
E
L
E
C
T
U
A
L
15
Liderazgo
Alta direccin:
- implicacin
- compromiso
Asegurar compatibilidad del
SGD con la direccin estratgica
de la organizacin
Dirigir y apoyar la mejora
continua
Provisin de recursos
Divulgacin de la importancia
de un SGD
Lograr los resultados
esperados
16
Liderazgo
- Creacin y control de documentos autnticos, fiables y usables.
- Estrategias para apoyar las funciones y las actividades de la organizacin.
- Proteccin de la integridad de los documentos durante el tiempo que sea preciso.
Polticas de GD
Roles organizativos, responsabilidades y competencias
- Se asignan y se comunican a toda la organizacin
- Responsabilidades de la direccin
- Responsabilidades operativas:
rol especfico con especial
formacin y competencia
17
Planificacin
Identificar riesgos y oportunidades para:
Asegurar que el SGD logra los resultados esperados.
Prever los efectos no deseados.
Percibir los oportunidades de mejora.
Asegurar que la informacin estar disponible.
Fijar objetivos de SGD y planes para lograrlos.
Determinar:
Responsables
Recursos
Qu se har
Quando
Cmo se evaluar
18
Soporte
Asignacin y mantenimiento de recursos
Capacitacin / formacin:
Procesos
Aplicaciones de GD
Concienciacin
Relevancia e importancia de las actividades de GD
Conformidad con la poltica y procedimientos del SGD y con los requisitos del SG
Impactos reales o potenciales
Beneficios de la mejora
Roles y responsabilidades
Potenciales consecuencias del abandono de los procedimientos especficos
Comunicacin
Procedimientos operacionales
Responsabilidades
Acceso a la informacin
Documentacin
Documentar
Poltica y objetivos
Interdependencia y relaciones entre el SGD y otros sistemas de gestin
Procedimientos
Planificacin, operacin y control de sus procesos
Controlar la documentacin: aprobar, actualizar asegurar versiones pertinentes, evitar documentacin
obsoleta.
19
Operacin
Planificar y controlar operaciones para tratar riesgos y
oportunidades.
Disear procesos de GD:
Anlisis de procesos GD (15489 y anexo A normativo)
Evaluar riesgos de fallos en el control de documentos
Evaluar procesos para crear y controlar documentos
Implementar aplicaciones de GD
Implementar procesos en las aplicaciones.
Establecer una supervisin peridica del funcionamiento de las
aplicaciones.
Gestionar el funcionamiento de las aplicaciones de GD.
20
Operacin
ISO 15489
21
Procesos y controles (normativo)
22
Evaluacin
Supervisar, medir, analizar y evaluar para:
Determinar:
Qu se precisa medir y supervisar
Mtodos para supervisar, medir, analizar y evaluar
Cundo supervisar y medir
Cundo analizar y evaluar resultados de la supervisin y de la medicin
Evaluar:
El funcionamiento de los procesos y aplicaciones
La efectividad del SGD
Evaluar la efectividad:
Poltica
Objetivos
Sistema de auditoria interna
Revisin por parte de la direccin
23
Mejora
Control de las no conformidades
Identificar
Reaccionar
acciones correctivas
revisar su efectividad
Mejora continua
Priorizar mejoras segn el anlisis de riesgos
24
Vinculacin con otros sistemas de gestin
(UNE-ISO 30301)
(anexo informativo)
25
5. Para qu?: beneficios
Capturar y controlar documentos
- fiables (contenido)
- autnticos (autoria y datacin)
- ntegros (completos e inalterables)
- conformes (con la poltica y objetivos del SGD)
Control de la informacin sobre las actividades de la organizacin
Facilitar la eficiencia en la GD:
eliminacin de duplicados
facilitar el acceso a informacin
Suportar la toma de decisiones
Rendir cuentas
responsabilidad social
cumplimiento de la legalidad vigente
Gestionar riesgos
Continuar con el negocio
26
6. Conclusiones
Situacin de la GD al nivel estratgico de la organizacin
Impulso / reconocimiento del valor de las actividades de GD
Fortalecimiento del valor que aportan los profesionales
Nuevos perfiles: AUDITORES, CONSULTORES 30300
Adopcin de prcticas sistemticas.
Definicin de un SGD:
POLTICAS
OBJETIVOS
PROCESOS para un SGD
EVALUACIN y MEJORA continua
Formacin continua en GD
Diseo e implementacin de proyectos de GD
Auditores
Estudio de caso
Gestin de la documentacin
judicial
28
Sumario
1. Contextualizacin
2. Contribucin 30300
3. Problema de investigacin
4. Futuras lneas de investigacin
5. Metodologa
29
1. Contextualizacin: qu est pasando?
2004
2009
2010
2011
2008
Ordenacin
Evaluacin
Procesos de GD
Sistemas de
informacin
insuficientes /
obsoletos
(B.O.E. 3/7/2003, Ministerio de Justicia)
(B.O.E. 12/6/2006, Ministerio de Justicia)
2006
2003
30
1. Contextualizacin:
Normas y estndares para GD
ISO 15489-1(2001) UNE-ISO 15489-1(2006): Gestin de documentos
base operativa de la GD
ISO 15489-2(2001) UNE- ISO 15489 (2006) informe tcnico que desarrolla la anterior.
ISO 23081-1(2006) UNE- ISO 23081 (2008). Metadatos para la gestin de documentos.
Generalidades.
ISO 23081-2 (2009) UNE- ISO/TR 23081 (2008). Metadatos para la gestin de
documentos. Aspectos conceptuales y de implementacin.
UNE-ISO TR 26122: 2008 IN. Anlisis de los procesos de trabajo para la gestin de
documentos.
UNE-ISO 19005-1:2008. Gestin de documentos. Formato de fichero de documento
electrnico para la conservacin a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).
UNE-ISO/TR 18492:2008 IN. Conservacin a largo plazo de la informacin basada en
documentos.

31
ISOS y UNES
Fundamentos y vocabulario
Requerimientos
Sistema
Auditora
Guas
Implementacin
Evaluacin
UNE-EN ISO 9000 Sistemas de gestin de
la calidad.
UNE-EN ISO 14000 Sistemas de gestin
ambiental
UNE-ISO/IEC 27000: 2009 Sistemas de
Gestin de la Seguridad de la Informacin
UNE 166000 Gestin de la I+D+i
UNE UNE- -ISO 30300 ISO 30300 Sistemas de gesti Sistemas de gesti n para n para
documentos documentos
Sistemas de gestin: ESTRUCTURA Y TERMINOLOGIA COMUNES
UNE-ISO 26000: 2012 Gua de responsabilidad social
UNE-ISO 31000: 2010 Gestin del riesgos.
UNE-ISO 15489-1 e UNE-ISO/TR 15489-2: Gestin de documentos
Normas, guas, especificaciones tcnicas, informes tcnicos
32
(B.O.E. 3/5/2011)
1. Contextualizacin
(B.O.E. 4/11/2009)
2009
2011
33
2. Contribucin 30300
SGD nivel operativo:
- Secretario de Gobierno del TSJ
- Secretarios Judiciales
Funcionamiento deficitario
retrasos,
extravos
Contribucin clave Situacin actual
SGD nivel estratgico
Rendicin de cuentas
Verificacin del cumplimiento
- certificacin
- auditorias
34
3. Problema de investigacin
Conocer los SGD en el sistema judicial.
ISO 15489 (2001)
Ubicacin de la gestin documental en el
organigrama.
ISO 30300 (2011)
35
4. Futuras lneas de investigacin
Estudios empricos: prcticas de GD en las
oficinas judiciales.
Desarrollo de los sistemas de gestin de la
calidad.
Integracin de prcticas de GD y sistemas
de gestin
36
5. Metodologa
Fuentes de
informacin
Webs institucionales
Entrevistas / encuestas
Bases de datos:
ISI,
Emerald,
EBSCO,
ISOC,
ScienDirect,
Springer-Link y
Google Acadmico
Palabras clave:
archivos judiciales,
Espaa,
UNE-ISO 15489,
UNE-ISO 9001,
UNE-ISO 30300,
calidad,
seguridad informtica,
gestin documental,
legislacin
Informes
Estudios de caso
Proyectos
Artculos
Anlisis de texto
37
Montserrat Garcia Alsina (mgarciaals@uoc.edu)
Directora acadmica de:
Postgrado en Implementacin de proyectos de gestin de documentos
electrnicos (EDRMS)
Cursos de especializacin:
- Experto en anlisis y diseo de sistemas de gestin documental
- Experto en herramientas tecnolgicas de gestin documental
Estudios de Ciencias de la Informacin y de la Comunicacin
Programa de Informacin y Documentacin
http://www.uoc.edu