Gest - Proy. Niv Inicial.5ed - Vse (Part I)

vs4
Ing. Andres Chumioque C. PMP

Curso de Gestin de Proyectos
PMBOK 2012 Quinta Edicin
vs4
FUNDAMENTOS DE LA
DIRECCIN DE PROYECTOS
Basado en el estndar PMBOK del PMI
Expositor: Ing. Andres Chumioque, PMP
andresch1802@gmail.com
vs4
3
Ser puntual
Celulares apagados o en modo vibrador
Levantar la mano para solicitar la palabra
REGLAS DE
CONVIVIENCIA
Formacin de grupos en la 1era sesin
Avance gradual del trabajo.
TRABAJO FINAL
Promedio Final= (Promedio de Prcticas+
Examen Final)/2
Promedio de Prcticas: Promedio de las 3
notas mas altas
EVALUACIN
DEL CURSO
Breack:
vs4
4
AGENDA
1 Introduccin
2 Influencia Organizacional Y Ciclo De Vida Del
Proyecto
3 Procesos
4 Integracin
5 Alcance
6 Tiempos
7 Costos
vs4
5
vs4
6
1 INTRODUCCIN:
vs4
7
Ministerio de trabajo Ministerio
de agricultura Banco
Continental
Grupo Romero
IBM
Cisco
Telefnica
Univ. Nacional de Ingeniera
vs4
8
vs4
METODOLOGIAS DE GESTION DE PROYECTOS
Norma reconocida en la Direccin de
Proyectos que administra los procesos y
establece reglas para promover la justicia en
el desarrollo de los proyectos.
Proyectos en un Entorno Controlado:
Mtodo estructurado de Gestin de
proyectos.
Estndar que engloba los diferentes marcos de
referencia existentes en la actualidad definiendo
un lenguaje universal en gestin de proyectos
vs4
PROYECTO
Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo
para crear un producto, servicio o resultado
nico.
Es una organizacin temporal que se crea con
el propsito de entregar uno o mas productos
comerciales segn un Caso de Negocio
convenido.
vs4
11
Esfuerzo temporal que se lleva a cabo, en
forma gradual, para crear un producto, servicio
o resultado nico.
Producto o servicio. Puede ser un
resultado como un documento
PROYECTO
vs4
Proyecto
o Temporal: tiene un inicio y un fin
o Resultado nico
o Elaboracin gradual
12
Trabajo Operativo
o Se mantiene en el tiempo
o Repetitivo
o Continua
PROYECTO :
No depende de la complejidad o magnitud del mismo sino
de las caractersticas de nico temporal y de elaboracin
gradual
vs4
13
Cuando termina un proyecto:
1. Cuando alcanza sus objetivos
2. Cuando sus objetivos no pueden ser alcanzados
3. Cuando ya no existe la necesidad por el que se inici su
ejecucin
4. Si el cliente decide terminar el proyecto
vs4
14
Resultado de un proyecto:
1. Un producto que puede ser:
a) Un componente de otro tem
b) Una mejora de un tem
c) Producto final en si mismo
2. Un servicio o capacidad para ejecutar un servicio
3. Una mejora en el producto existente o lnea de servicio
4. Un resultado tal como un informe o documento.
vs4
15
CONTEXTO DE LA
DIRECCIN DE
PROYECTOS
Plan
Estratgico
Portafolio
Programas
Proyectos
Alcanzar Objetivos
estratgicos
Logran beneficios
que no se podra
lograr en forma
individual los
proyectos que lo
conforman.
vs4
vs4
10
PROYECTO
Plan
Estratgico de
la Organizacin
Proyectos y el Plan Estratgico
vs4
10
Proyectos y el Plan Estratgico
Los proyectos
son autorizados
como resultado
de las siguientes
consideraciones
estratgicas
Demanda del
Mercado
Necesidad de un
negocio estratgico
Necesidad Social
Consideraciones
Medioambientales
Requerimientos del
cliente
Avance
Tecnolgico
Requerimientos
legales
vs4
19
ACTIVIDADES
Conocimientos
Habilidades
Herramientas
Tcnicas
GESTIN DE PROYECTOS
vs4
20
GESTIN DE PROYECTOS
Es complementada a travs de la apropiada
aplicacin e integracin de las 47 procesos de
gestin de proyectos clasificados en cinco grupos
de procesos.
vs4
vs4
vs4
23
Culminar el
alcance
acordado
Cumplir con :
Plazos
Presupuestos
Calidad
Recursos
Humanos
Comprometido
s con el
Proyecto
Prevenir en
lugar de reparar
con una buena
gestin de
riesgos
Buenos
procesos de
adquisiciones y
contrataciones
Identificar a los
interesados para
entender sus
necesidades y
expectativas
No cometer
errores de
interpretacin
por mala
comunicacin
vs4
24
2 INFLUENCIA DE LA
ORGANIZACIN Y
CICLO DE VIDA DEL
PROYECTO:
vs4
25
Influencia de la Organizacin en la Direccin de Proyectos
Cultura y estilos de Organizacin
Incluyen enfoques establecidos para el inicio y planificacin de los
proyectos y el reconocimiento de autoridades que influyen en las
decisiones del proyecto
vs4
26
ESTRUCTURA
DE LA
ORGANIZACIN
Factor Ambiental
de la Empresa
FUNCIONAL
MATRICIAL
ORIENTADA A
PROYECTOS
vs4
27
2 MARCO CONCEPTUAL:
ORGANIZACIN
FUNCIONAL
ESTRUCTURA
DE LA
ORGANIZACIN
Factor
Ambiental de la
Empresa
Coorinacin
del Proyecto
vs4
28
ORGANIZACIN
MATRICIAL
Organizacin Matricial
Dbil Gerente Funcional
ESTRUCTURA
DE LA
ORGANIZACIN
Factor
Ambiental de la
Empresa
Coordinacin del Proyecto
vs4
29
ORGANIZACIN
MATRICIAL
DEBIL
Coordinador: El Director de
Proyecto tiene poca autoridad
para tomar decisiones
Gestor o expedidor: Director
de Proyecto sin autoridad para
tomar decisiones
ajustada (tight matrix)
es cuando los
miembros del equipo
trabajan en el mismo
lugar fsico
ESTRUCTURA
DE LA
ORGANIZACIN
Factor
Ambiental de la
Empresa
vs4
30
ORGANIZACIN
MATRICIAL
Equilibrada Comparten el
poder y las decisiones
ESTRUCTURA
DE LA
ORGANIZACIN
Factor Ambiental
de la Empresa
Coordinacin
del Proyecto
vs4
31
ORGANIZACIN
MATRICIAL
Fuerte Director de Proyecto
ESTRUCTURA
DE LA
ORGANIZACIN
Factor
Ambiental de la
Empresa
Coordinacin del Proyecto
vs4
32
ORIENTADA A
PROYECTOS
ESTRUCTURA
DE LA
ORGANIZACIN
Factor
Ambiental de la
Empresa
Coordinacin
del Proyecto
vs4
33
Influencia en la Estructura Organizacional en la
Direccin de Proyectos
Disponibilidad de recursos y tiene influencia en la
conduccin de los mismos.
vs4
34
Activos de los Procesos de la
Organizacin
Procesos y Procedimientos
Iniciacin y Planificacin
o Procesos y Procedimientos estndar
o Estndares especficos de la organizacin
o Plantillas
Ejecucin, Monitoreo y Control
o Procedimientos de Control de Cambio
o Controles financieros
o Requerimientos de comunicacin
o Procedimientos de control de riesgos
Cierre
o Guas para el cierre de los proyectos
vs4
35
Organizacin
Base del Conocimiento Corporativo
Informacin histrica de lecciones aprendidas
Informacin financiera
Base de datos de procesos usados para recoleccin de datos y
permitir la medicin en productos y procesos.
Archivos de proyectos ejecutados
vs4
36
Organizacin
EJEMPLOS
Procedimientos para la operacin y seguridad en el ambiente de
trabajo.
Estaciones de trabajo estndar para el hardware y el software.
Aplicaciones de software estndar para las guas adaptadas para
este.
Produccin estndar y equipo de calibracin.
Proceso para lo requisitos y aprobaciones de adaptaciones y
renuncias.
vs4
37
Factores Ambientales de la Empresa
Condiciones fuera del control del equipo de proyecto que influyen,
restringen o dirigen el proyecto.
Varan ampliamente en tipo o naturaleza.
Cultura organizacional, estructura y gobierno
Distribucin geogrfica de facilidades y recursos.
Estndares del gobierno o industria (regulaciones de tarifas, cdigos de
conducta, productos estndares, estndares de calidad, normas de
contrataciones )
Infraestructura (facilidades existentes y bines de capital)
Existencia de recursos humanos (perfil, disciplina y conocimiento, tal como
diseo, desarrollo, legal, contrataciones y pago.
Administracin de personal (incentivos para retener al personal,
capacitacin, poltica de horas extras y re trabajo)
Sistema de permisos
vs4
38
Condiciones del mercado
Tolerancia al riesgo de los interesados
Clima poltico
Canales de comunicacin de la organizacin
Base de datos comercial (Estimaciones de costos estandares,
informacin de estudio de riesgo en la industria, base de datos de
riesgos)
Sistema de informacin de administracin de proyectos
Factores Ambientales de la Empresa
vs4
Patrocinador
Cliente
Usuario
Director de
Proyecto
Trabajadores
Gobierno
Comunidad
INTERESADOS
(Stakeholders)
Personas u organizaciones cuyos intereses
puedan verse afectados como resultado de
la ejecucin o finalizacin del proyecto.
vs4
40
Ejemplos de Stakeholders
Esponsor
Cliente y
Usuario
Vendedor
Socio de
Negocio
Grupos de la
Organizacin
Gerente
funcional
Otros
Interesados
vs4
41
Una editorial solicita a una empresa de informtica que desarrolle un
software para un nuevo libro electrnico. El presidente de la empresa de
informtica asigna a un director de proyecto para que se haga cargo del
desarrollo del proyecto software.
PATROCINADOR
Presidente de
la Empresa de
Informtica
CLIENTE Editorial
Usuario
Persona que
compra el
libro
vs4
42
CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA
La Empresa tiene
polticas y procesos
para la Direccin de
Proyectos
El Director de Proyectos
es asignado durante la
iniciacin del proyecto
La estructura del
desglose del trabajo
es la base de toda
planificacin
Informacin Histrica
Disponible de
proyectos similares
Todo el Trabajo y los
interesados son
identificados antes
que comience el
proyecto
vs4
43
CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA
Estimaciones de
tiempo y costo no
finalizan sin un
anlisis de riesgo
El Plan es aprobado por
todos, es realista y estn
convencidos de que se
puede lograr
Cada rea del
conocimiento tiene su
plan
Todo Proyecto se cierra
en lecciones aprendidas
El Director de Proyecto
define mtricas de
calidad antes de
comenzar el proyecto
vs4
44
OFICINA DE
GESTIN DE
PROYECTOS (PMO)
ROLES:
1. Proveer metodologas de
direccin de proyectos
2. Dar soporte para gestionar
proyectos
3. Asignar directores de
proyecto y ser
responsable del xito o
fracaso de los proyectos
vs4
45
OFICINA DE
GESTIN DE
PROYECTOS (PMO)
FUNCIONES:
1. Gestionar las
interdependencias entre
proyectos
2. Proveer lecciones
aprendidas a nuevos
proyectos
3. Colaborar en asignacin
de recursos compartidos
4. Involucrarse en los
procesos de iniciacin del
proyecto
LOS MIEMBROS DE LA PMO DEBEN SER PMP
vs4
46
vs4
47
Proyecto: Desarrollo de un nuevo modelo de Computadora personal
Conflicto de Intereses
GERENTE
TCNICO
Conseguir la mxima velocidad de
conexin a inernet
GERENTE
COMERCIAL
Terminar el proyecto lo antes posible
para posicionarse en el mercado
GERENTE
FINANCIERO
No invertir mas de $200.000 en el
desarrollo
ACCIONISTAS
Conseguir una rentabilidad superior
al 30%.
vs4
48
INTERESADOS
(Stakeholders)
Gestin de los interesados
El Director de Proyecto deber tomar decisiones
que no complacern a todos lo interesados
vs4
49
vs4
50
vs4
vs4
52
2 MARCO CONCEPTUAL:
vs4
53
3 PROCESOS DE LA
GESTION DE
PROYECTOS:
vs4
54 54
I. Procesos de la Gestin de Proyectos
Estos procesos aseguran el flujo efectivo del proyecto a travs de su ciclo de vida.
Abarcan las herramientas y tcnicas involucradas en la aplicacin de los skills y
capacidades descritas en las reas de conocimiento.
II. Procesos Orientados al Producto
Especifican y crean el producto del proyecto.
Se encuentran definidos por el ciclo de vida del proyecto y varan con el ciclo de vida
del producto
El alcance del proyecto no puede ser definido sin un entendimiento bsico del producto.
Los Procesos son ejecutados por el equipo de
proyectos con la interaccin de los stakeholders. Por lo
general caen en una de las dos categoras
vs4
55 55
a. Inicio
b. Planificacin
c. Ejecucin
d. Seguimiento y Control
e. Cierre
GRUPOS DE PROCESOS
En grandes
proyectos los cinco
grupos de procesos
se repiten para cada
fase del proyecto
vs4
56
INTERACCIN DE LOS GRUPOS DE PROCESOS:
vs4
57
3 PROCESOS :
Las lecciones aprendidas de la ejecucin
y del monitoreo y control permiten
perfeccionar el Plan de Gestin.
Reconoce el
inicio de un
proyecto o
fase
INICIACIN
Coordina los
recursos para
implementar el
plan
EJECUCIN
Formaliza la
Aceptacin
CIERRE
Supervisa el
Avance para
aplicar medidas
correctivas
SEGUIMIENTO
Y CONTROL
Elabora y
mantiene un
plan de trabajo
PLANIFICACIN
vs4
58
3 PROCESOS :
Un proyecto est separado en diferentes fases y
normalmente los cinco grupos de procesos son
repetidos en cada una de las fases.
vs4
59
3 PROCESOS :
Desarrollar el Acta de
Constitucin del
Proyecto
Identificar a los
Interesados
Integracin
Comunicaciones
Reconoce el
inicio de un
proyecto o
fase
INICIACIN
PROCESOS DE INICIACIN
vs4
60
3 PROCESOS :
3 PUNTOS IMPORTATES SOBRE LA INICIACIN
El director de proyectos es seleccionado durante la iniciacin
El caso de negocio debe ser entendido durante la iniciacin para
saber el porque se realiza el proyecto
La planificacin de alto nivel es realizada durante la iniciacin
(divide el proyecto en fases)
vs4
61
3 PROCESOS :
PLANIFICACIN
Desarrollar Plan
de Proyecto
Recopilar
Requisitos
Definir Alcance
Crear EDT
Estimar Costo
Definir
Actividades
Secuenciar
Actividades
Estimar
Recursos
Estimar
Duracin
Desarrollar
Cronograma
Determinar
Presupuesto
Integracin
Tiempo
Costo
Gestionar el plan
del alcance
Alcance
Gestionar el plan
del Alcance
Elabora y
mantiene un
plan de trabajo
PROCESOS DE PLANIFICACIN
vs4
62
3 PROCESOS :
PLANIFICACIN
Refina
Objetivos
Planificar
Calidad
Calidad
Desarrollar
Plan de RRHH
RR HH
Planificar
Riesgos
Identificar
Riesgos
Anlisis
Cualitativo de
Riesgos
Anlisis
Cuantitativo de
Riesgos
Plan de
Respuesta a
Riesgos
Riesgos
Planificar
Adquisiciones
Adquisiciones
Planificar
Comunicaciones
Comunicaciones
PROCESOS DE PLANIFICACIN
vs4
63
3 PROCESOS :
PUNTOS IMPORTATES SOBRE LA PLANIFICACIN
Procesos para definir los objetivos del proyecto y desarrollar las acciones
para alcanzar los objetivos
La tarea principal es establecer el plan para la gestin de proyecto y los
documentos del proyecto que permitan elaborar el plan de gestin del
alcance, tiempo, costo, calidad, comunicaciones, recursos humanos, riesgos,
adquisiciones y gestin de los interesados
Los procesos de planificacin por lo general requieren ciclos iterativos y
continuos de actividades elaboracin provesiva
Al finalizar el proceso de planificacin el plan de gestin del proyecto ser
formalmente aprobado.
Medinte una reunin de Kickoff el proyecto quedar listo para el proceso de
ejecucin
vs4
64
3 PROCESOS :
Integrar
Recursos para
implementar el
plan
EJECUCIN
Adquirir el
equipo del
proyecto
Desarrollar el
equipo
Dirigir el
Equipo
Dirigir y Gestionar
la Ejecucin del
Proyecto
Integracin
RRHH
Asegurar la
Calidad
Calidad
Gestionar las
Comunicaciones
Comunicaciones
Conducir las
Adquisiciones
Adquisiciones
Gestionar el
Compromiso de
los Interesados
Gst. Interesados
PROCESOS DE EJECUCIN
vs4
3 PROCESOS :
PROCESOS DE EJECUCIN
Procesos para completar el trabajo del proyecto
Las actividades se realizarn de acuerdo al plan de gestin del proyecto.
Este grupo de procesos producir los productos entregables
Tambin incluye:
o Formar y gestionar al equipo del proyecto.
o Coordinarlos recursos
o Gestionar las expectativas de los interesados
o Procesar los cambios
vs4
66
3 PROCESOS :
Supervisa el
Avance para
aplicar medidas
correctivas
SEGUIMIENTO
Y CONTROL
Controlar el
Alcance
Controlar las
comunicaciones
Comunicaciones
Realizar el Contr.
Integrado de
Cambios
Controlar la
Calidad
Calidad
Controlar el
Cronograma
Tiempo
Controlar los
Costos
Costo
Controlar los
Riesgos
Riesgos
Controlar las
Adquisiciones
Adquisiciones
Validar el
Alcance
Alcance
Monitorear y Contr.
el Trabajo del
Proyecto
Integracin
Gest. De los
Interesados
Controlar el
compromiso de
los Interesados
PROCESO DE MONITOREO Y CONTROL
vs4
3 PROCESOS :
PROCESOS DE MONITOREO Y
CONTROL
Procesos para seguir el proceso del proyecto e iniciar cualquier cambio si
fuera necesario
El proceso clave es medir el rendimiento del proyecto contra el plan de
gestin de proyecto y las lneas base para determinar la variacin.
El monitoreo continuo permiten identificar los problemas recomendando
acciones preventivas y correctivas.
vs4
68
3 PROCESOS :
Formaliza la
Aceptacin
CIERRE
Cerrar el
Proyecto o Fase
Cerrar
Adquisiciones
Integracin
Adquisiciones
PROCESO DE CIERRE
vs4
69
3 PROCESOS :
PROCESO DE CIERRE
Procesos que permiten formalizar la finalizacin del proyecto
El director del proyecto confirmar que el trabajo est realizado de acuerdo a
lo solicitado y obtendr la acepcin final del cliente.
Las leccioines aprendidas tambin se realizan durante el cierre del proyecto
Es necesario los procesos de cierre an para los proyectos cancelados o que
fueron cerrados prematuramente.
vs4
70
Datos del Rendimiento del Proyecto: Se refiere a las
observaciones y mediciones realizadas durante el trabajo
del proyecto
Informacin del Rendimiento del Proyecto: Se refiere
al procesamiento de los datos de rendimiento del
proyecto como por ejemplo, el estatus de los entregables,
el estatus de la implementacin de los cambios, etc.
Reportes del Rendimiento del Proyecto: la
representacin fsica o electrnica de la informacin del
rendimiento del proyecto en documentos que permiten
tomar decisiones sobre la ejecucin del proyecto.
vs4
71
Datos del Rendimiento del Proyecto
Informacin de Rendimiento del Proyecto
Reportes del Rendimiento del Proyecto
Solicitud
de cambio
Actualizacin
del Plan de
Gestin del
Proyecto
Ejecucin
del
Proyecto
Procesos
de Control
Control
General del
Proyecto
Plan de
Gestin del
Proyecto
Control de
Cambios del
Proyecto
Comunicaci
ones del
Proyecto
Reportes
Miembros del Equipo del
Proyecto
Interesados
del Proyecto
vs4
72
AREAS DEL
CONOCIMIENTO
Independientes pero
generalmente
interrelacionadas
Gestin de la
Integracin
Gestin del
Alcance
Gestin del
Tiempo
Gestin del
Costo
Gestin de la
Calidad
Gestin de
los Recursos
Humanos
Gestin de las
Comunicaciones
Gestin de
los Riesgos
Gestin de las
Adquisiciones
Gestin de los
Interesados
vs4
73
PARAISO ALTO
vs4
74
TRABAJO N1
Elaborar el plan para la gestin del proyecto:
Elaboracin de una mesa para un departamento pequeo
donde no se cuenta con mucho espacio.
vs4
75
vs4
76
4 Gestin de la
Integracin
del Proyecto
vs4
77
vs4
78
1. Caso de Negocios aprobado
2. Nombrar a una persona que gestione el proyecto
3. Comunicarle a la organizacin que apoye a la persona que
nombramos
4. Elaborar un documento donde se indique :
a) Lo que se debe lograr (el producto o servicio).
b) Las actividades que se deben realizar para lograr el
producto indicado
c) En cuanto tiempo se realizar el producto
d) Cuando de dinero necesitaremos para lograrlo
e) Las probables causas que podran dificultar el trabajo.
5. Dirigir la ejecucin de acuerdo al documento que se elabor con
las modificaciones que se aprobaron.
6. Monitorear que el proyecto se ejecute de acuerdo al documento
elaborado
7. Gestionar las solicitudes de cambio
8. Finalizar todas las actividades para el cierre administrativo
vs4
79
Agenda:
Acta de constitucin del proyecto
Plan para la direccin del proyecto
Dirigir y gestionar el proyecto
Monitorear y controlar el trabajo
Control integrado de cambios
Cerrar el proyecto
vs4
63
Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir,
combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la
direccin de proyectos con los grupos de procesos de direccin de
proyectos
4 GESTIN DE LA INTEGRACIN DEL PROYECTO
METODO DE SELECCIN DE PROYECTOS
La alta gerencia o el director del portafolio es quien selecciona los
proyectos que sern ejecutados
El director de proyectos no necesariamente participa en la
seleccin de proyectos
Herramientas para la Seleccin de Proyectos
Medicin de Beneficios :
Calificacin, contribucin de
beneficios, modelos econmicos
(VAN, TIR, etc.)
Modelos Matemticos:
Programacin lneas,
programacin entera,
programacin dinmica, etc.
vs4
81
4 GESTIN DE LA INTEGRACIN DEL
PROYECTO
Incluye Procesos y Actividades
necesarios para identificar, definir
, combinar , unificar y coordinar
PROCESOS Y
ACTIVIDADES DE
LA DIRECCIN
DE PROYECTOS
GRUPOS DE
PROCESOS DE LA
DIRECCIN DE
PROYECTOS
vs4
82
4 GESTIN DE LA INTEGRACIN DEL
PROYECTO
Gestin de la
Integracin
del Proyecto
Unificacin
Consolidacin
Comunicacin
Acciones
de
Integracin
vs4
83
Definir el
Problema
Misin,
Objetivos,
Metas
Plan
Estratgico
El director del proyecto deber tener una buena
visin de conjunto de todas las partes del
proyecto
Por qu se ejecutar el proyecto?
Objetivos
Alcance
Organigrama
Qu se entregar?
EDT
vs4
84
Quin lo realizar?
Matriz de
Responsabilidades
Cmo se realizar?
Criterio tcnico
Actividades y sub-tareas Cundo se realizar?
Cronograma
Cundo costar?
Presupuesto
Equipos, personal,
materiales
vs4
85
vs4
86
Autoriza formalmente
la existencia del
proyecto y al director
de proyectos
Ejecucin
Dirigir y ejecutar el
trabajo definido en el
plan del proyecto
incluyendo los cambios
aprobados
Planificacin
Definir, preparar y
coordinar todos los planes
subsidiarios e integrarlos
en el Plan de Gestin del
proyecto
Rastrear, revisar y reportar el
progreso del proyecto contra
los objetivos de rendimiento
definidos en el Plan del
proyecto
Revisar todos los requisitos de
cambios, gestionando los cambios a
los entregables, a los activos de
los procesos de la organizacin, los
documentos del proyecto y al plan
de gestin del proyecto
Finalizar todas las
actividades para
completar la fase o
proyecto
vs4
vs4
88
ALGUNOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO
Documento 2 que
1. Autorice la existencia del proyecto
2. Autorice al Director de Proyectos para emplear los recursos de la
organizacin en las actividades del proyecto.
Documento 3 que contenga en forma integrada:
1. Lnea Base del proyecto
2. Planes subsidiarios .
Documento 1 Autorizacin para realizar la inversin
Dirigido a inversionistas, Gerente General.
1. Por qu vamos a realizar el proyecto?
2. Cunto va a costar?
3. Qu valor de negocio esperamos obtener?
vs4
89
Documento 4 Especificaciones tcnicas
Qu debemos entregar?
1. Como lo debemos entregar?
2. Qu debemos considerar?
3. Cuntas unidades debemos entregar?
Documento 5 Definen las condiciones iniciales para un proyecto
1. Puede tomar la forma de un contrato memorndums de
entendimiento (Mus), SLA, Cartas de intencin, acuerdos
verbales, e-mail, acuerdos escritos
2. Qu debemos entregar?
3. Cunto costar?
4. En que tiempo debemos entregarlo?
5. Cules sern las consecuencias en caso de incumplimiento?
Un contrato se usa cuando un proyecto es ejecutado par aun cliente
externo.
ALGUNOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO
vs4
90
Acta de
Constitucin
del Proyecto
(Doc. 2)
Juicio de Expertos
Tcnicas de
Facilitacin
Los factores ambientales (cultura, sistemas, recursos
humanos, etc.) y los activos de los procesos de la
organizacin (polticas, procesos, normas, informacin
histrica y lecciones aprendidas), son entradas necesarias en
todos los procesos de planificacin de proyectos.
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
Acuerdos
(Doc. 5)
Enunciado
del Trabajo
(Doc. 4)
Caso de
Negocio
(Doc. 1)
vs4
91
vs4
92
vs4
Opiniones brindadas por:
Otras unidades dentro de la organizacin
Consultores
Interesados incluyendo al cliente o patrocinador.
Grupos de industria.
Personas que hayan realizado dicha actividad o proceso anteriormente.
PMO
Tcnica Delphi
Herramienta de juicio de expertos, empleada cuando se requiere una
opinin multidisciplinaria y que se encuentra basada en el anonimato de
los expertos para evitar que puedan sesgar sus opiniones .
93
Juicio de Expertos
vs4
94
Enunciado
del Trabajo
(SOW)
Breve descripcin del proyecto
Principales entregables y cuando se les espera (cronograma de hitos).
Las tareas que apoyan la generacin de los entregables
Criterios de aceptacin
Un cronograma a muy alto nivel
Cmo ser gestionado el proyecto y la metodologa(PM)
Los recursos necesarios por ambas partes
Precio y forma de pago
Para proyectos internos es la Oferta Tcnico econmica.
vs4
95
Tcnicas de Facilitacin
1. Piensa y escucha
2. Ronda
3. Lluvia de ideas
4. Chequeo
5. Mapas mentales
6. Grupos de afinidad
7. Voto mltiple
8. Seissombreros para pensar
9. Caf Dilogo
vs4
96
Activos de los Procesos de la Organizacin
vs4
97
Salidas de otros procesos de
Planificacin requisitos,
enunciado del alcance, EDT,
cronograma, presupuesto, plan
de calidad, plan de recursos
humanos, plan de
comunicaciones, plan de
riesgos y plan de adquisiciones.
Desarrollar Plan
de Proyecto
Juicio de Expertos
Tcnicas de
Facilitacin
Planificacin
vs4
Plan de gestin del Alcance
Plan de gestin de Tiempos
Plan de gestin de Costos
Plan de gestin de la Calidad
Plan de gestin de los RR. HH.
Plan de gestin de Comunicaciones
Plan de gestin de Riesgos
Plan de gestin de las Adquisiciones
98
Plan para la direccin del Proyecto
Es el proceso de definir, preparar, y coordinar todos los planes
subsidiarios e integrarlos en un Plan para la direccin del
proyecto inteligible.
Se obtiene un documento que define las bases de todo el trabajo
del proyecto.
vs4
99
vs4
100
vs4
101
Plan para la
Direccin del
Proyecto
Cambios
Aprobados
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
Juicio de Expertos
Sistema de
informacin para la
direccin de
proyectos (PMIS)
Reuniones
Ejecucin
vs4
102
PMIS
PMIS: Project Management
Information System
Gestin de la
Configuracin
Gestin de la Configuracin: Versiones finales
actualizadas, como se identificar y documentarn las
caractersticas funcionales y fsicas de un producto o
servicio, como se registrar e informarn los cambios
Sistema de
Autorizacin de
Trabajo
Sistema de Autorizacin de Trabajo: Procedimientos para
notificar al equipo o contratistas cuando deben empezar el
trabajo para que se encuentre coordinado con la secuencia
establecida y el tiempo considerado.
SISTEMA DE INFORMACIN PARA LA ADMINSTRACION DE
PROYECTOS
vs4
103
ENTREGABLES
vs4
104
DATOS DE DESEMPEO DEL TRABAJO
Valor Ganado
Indicadores de Costo y
de Cronograma
vs4
Proyecciones
del
Cronograma
105
Plan para la
Direccin del
Proyecto
Proyecciones
del costo
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
Monitoreo y Control
Monitorear y
Controlar el Trabajo
Del Proyecto
Juicio de Expertos
Tcnicas de Anlisis
Sistema de
informacin para la
direccin de
proyectos (PMIS)
Reuniones
Solicitudes
de Cambio
enviadas al
comit de
Cambios
vs4
106
Plan para la
Direccin del
Proyecto
Informes de
Desempeo
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
Solicitudes de
Cambio
Monitoreo y Control
Realizar el control
Integrado de
Cambios
Juicio de Expertos
Reuniones
Reuniones de
Control de Cambios
Solicitudes de
Cambio
Aprobadas
o Rechazadas
Registro de los
Cambios
Actualizaciones del
Plan de Proyecto y
De los documentos
Del proyecto
vs4
107
Realizar Control Integrado de cambios es el proceso que consiste
en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los cambios y
gestionar los cambios a:
1. los entregables
2. los activos de los procesos de la organizacin
3. los documentos del proyecto
4. y al plan para la direccin del proyecto.
CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS
vs4
108
1. Evaluar el impacto (es necesario?, cmo afecta otras
variables?)
2. Buscar alternativas (compresin, ejecucin rpida, re-
estimaciones)
3. Conseguir la aprobacin del Comit de cambios
4. Ajustar la lnea base y el plan
5. Notificar a los interesados
6. Gestionar el proyecto acorde al nuevo Plan
PASOS A SEGUIR PARA REALIZAR UN CAMBIO
vs4
109
Cerrar el Proyecto o
Fase
Juicio de
Expertos
Tcnicas de
anlisis
Reuniones
Transferencia del
Producto o Servicio
Al Cliente
Tambin se denomina cierre
administrativo o cierre interno.
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
Cierre
vs4
110
ACTIVIDADES TPICAS DEL CIERRE DEL PROYECTO
Reporte final del proyecto
Presupuesto final
Cronograma final
ndice de archivos
Directorio de participantes (proveedores, consultores,
equipo ejecutor y directivo, etc.)
ARCHIVAR toda la documentacin en forma ordenada
para encontrarla a futuro
Desafectacin del equipo de trabajo
Entrega de trabajos previo a la salida
Evaluacin final de los integrantes y del equipo
Actualizacin de las calificaciones de los miembros del
equipo
Lecciones aprendidas
Qu podemos mejorar en nuestros prximos proyectos?
vs4
111
TRABAJO N2
Elaborar el Acta de Constitucin del proyecto.
Uso de Tcnicas de Facilitacin
vs4
112
5 GESTIN DEL ALCANCE
DEL PROYECTO
vs4
113
5 GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO
Alcance del Producto:
Caractersticas y funciones del producto o servicio
Alcance del Proyecto:
Definir todos los procesos y el trabajo necesario para que el producto
sea provisto con todas las caractersticas y funciones requeridas.
Proceso
1
______
_______
_______
_
Proceso
2
______
_______
_______
_
Proceso
3
______
_______
_______
_
TRABAJO
NECESARIO
vs4
114
Realizar la
verificacin
del Alcance
Plan de Gestin del Alcance del Proyecto
Documento donde se definen los procedimientos que se llevarn a
cabo para :
Crear y
Aprobar la
EDT
Los responsables de implementar las tareas
deberan participar en la elaboracin del Plan del
Alcance
Preparar el
Enunciado
del Alcance
del
Proyecto
Procesar y
Aprobar los
Cambios en
el Alcance
vs4
115
Plan de Gestin
Del Alcance
Recopilar
Requisitos
Definir Alcance
Planificacin
Validar el Alcance
Crear EDT
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
PLANIFICACIN
Dar al cliente lo que nos
pidi, ni mas ni menos.
Controlar el
Alcance
Seguimiento y Control
vs4
116
Planificar la
Gestin del Alcance
Juicio de
Expertos
Reuniones
Plan de
Gestin del
Alcance
Plan de Gest.
De los
Requisitos
Acta de
Constitucin
del Proyecto
Plan de
Gestin del
Proyecto
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
vs4
Entrevistas
Cuestionarios
Encuestas
Observacin
Grupos de Opinin
Talleres
Tcnicas de
Creatividad
Prototipos
Acta de
Constitucin
del Proyecto
117
Plan de
Gestin de los
Requisitos
Plan de
Gestin de los
Interesados
Recopilar
Requisitos
Matriz de
Rastreabilidad
De los
Requisitos
Matriz de Rastreabilidad: Vincula los requisitos con su origen y los monitorea
a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Plan de
Gestin del
Alcance
Registro de
los
Interesados
vs4
118
Ficha de Requisito N1 Requisito 1
Fecha: 01 de Abril del 2010
Versin: 001
Descripcin Forma esfrica
Justificacin Producto de
entretenimiento
Objetivo Relajarse
Responsable Juan Perez Jefe de
Marketing
Prioridad 3
Estado Inicio
Fecha de trmino 15 de Dic. 2010
Criterio de aceptacin
vs4
119
Ficha de Requisito N10 Requisito 8
Fecha: 20 de julio del 2010
Versin: 008
Descripcin Color roja
Justificacin Nuevo producto
Objetivo Relax
Responsable Carlos Luna
Responsable de
produccin
Prioridad 2
Estado Ejecucin
Criterio de aceptacin Aprobacin del
Gerente de Calidad
vs4
120
Ficha de Requisito N30 Requisito
Fecha: 01 de agosto del 2010
Versin: 004
Descripcin plstico y color roja
Justificacin Nuevo producto
Objetivo anti estrs
Responsable Javier Prez
Gerente de
Administracin
Prioridad 2
Estado Proceso
Criterio de aceptacin Aprobacin del
Gerente de Calidad
vs4
121
Anlisis del
producto
Tormenta de ideas
Talleres
Planificacin
Definir el
Alcance
vs4
122
vs4
123
Descomposicin
Juicio de
Expertos
Crear la Estruc.
De Desglose
del Trabajo
(EDT)
Planificacin
vs4
124
2. Diccionario de la EDT: Proporciona una
descripcin mas detallada de los
componentes de la EDT, incluyendo los
paquetes de trabajo y las cuentas de
control. La informacin que incluye es:
Identificador del cdigo de cuentas
Descripcin del trabajo
Organizacin responsable
Lista de hitos del cronograma
Actividades asociadas al cronograma
Recursos necesarios
Estimados de costo
Requisitos de calidad
Criterios de aceptacin
Referencias tcnicas
Informacin del contrato
3. Lnea Base: Componente del plan para la
direccin del Proyecto:
Declaracin del alcance del proyecto
incluye la descripcin del alcance del
producto y entregables del proyecto, y
define los criterios de aceptacin
establecidos por el usuario del producto.
La EDT
Diccionario de la EDT
LINEA BASE DEL ALCANCE:
Formada por Enunciado del alcance,
EDT y Diccionario de la EDT.
vs4
125
Descomposicin jerrquica
Orientada a los entregable o productos del trabajo que son el resultado del
esfuerzo y no al esfuerzo en s.
Los niveles mas bajos se denominan paquetes de trabajo
Las cuentas de control que son lugares para medir el avance del alcance, el
cronograma o los costos.
Cada cuenta de control incluye uno o ms paquetes de trabajo.
Paquete de Planificacin o paquete de planeacin es un componente de la
estructura de desglose del trabajo por debajo de la cuenta de control con
contenido de trabajo conocido pero sin actividades del cronograma detalladas.
vs4
Matriz de
Responsabilidades
Anlisis de
Riesgos
Estructura de
Desglose del Trabajo
Cronograma
Presupuesto
Nivel 4
Nivel 3
Nivel 2
Nivel 1
* Recomendada para
proyectos medianos o
grandes.
Estructura de Desglose del Trabajo
126
5 GESTIN DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
vs4
127
EDT -
CONSIDERACIONES
Especie de organigrama jerrquico del
proyecto que lo sub-divide en menores
componentes.
El nivel mas bajo se denomina paquete de
trabajo
Cuentas de control, lugares donde se
controlan costos
Cada cuenta de control incluye uno o mas
paquetes de trabajo.
El primer nivel jerrquico podra ser el ciclo
de vida del proyecto.
No tiene ninguna relacin de secuencia entre
sus componentes.
Subdividir el proyecto hasta que los costos y
el cronograma puedan estimarse con
precisin para cada paquete de trabajo.
vs4
Entregas Operacionales Definidas en el Alcance
Se las divide en aquellas que solicita el cliente (RFP) y en aquellas que adicionamos
para enriquecer la calidad y el gobierno de nuestro servicio
Entregas del Proyecto - Necesarias nicamente dentro del proyecto, definidos en la
EDT, elementos como la Integracin, Pruebas, Lanzamiento del Producto, Pruebas de
Produccin con el usuario, Liberacin del Producto, Cierre del Proyecto, etc.
Despus de colocar las Entregas Operacionales en la EDT al Nivel 2, agregar las
Entregas del Proyecto.
Agregue una caja llamada Gestin del Proyecto para crear una categora de reporte de
la planificacin, la re planificacin, las actividades de estado y el anlisis de solicitudes
de cambio.
Al terminar, el nivel 2 debera contener todos los entregables del proyecto
Nivel de Control es visible en el Nivel 3 (Tareas)
Bajo riesgo/mucha experiencia 3 a 5 tareas
Riesgo moderado/experiencia 6 a 10 tareas
Alto riesgo/poca experiencia 11 a 15 tareas
EDT Pasos para su desarrollo
128
vs4
129
vs4
13
0
Documentaci
n de
Requisitos
Inspeccin o
auditoras
Tcnicas de Toma
de decisiones
Validar el
Alcance
Monit. Y Control
El alcance del proyecto
se debe verificar contra el
PLAN DEL PROYECTO,
al final de cada una de las
fases del proyecto.
vs4
131
1. Inspeccin: Incluye actividades tales como medir,
examinar y verificar para determinar si el trabajo y
los entregables cumplen con los requisitos y los
criterios de aceptacin del producto.
Tambin se les conoce como revisiones,
revisiones del producto, auditoras, revisiones
generales.
Herramientas
1. Plan para la Direccin del Proyecto :
Contiene la lnea base del alcance:
Declaracin del alcance del proyecto.
La EDT
El diccionario de la EDT
2. Documentacin de Requisitos: Enumera
todos los requisitos del proyecto y del producto,
junto con sus criterios de aceptacin.
Entrada
3. Matriz de Rastreabilidad: Vincula
los requisitos con su origen y los
monitorea a lo largo del ciclo de vida
del proyecto.
Entrada
vs4
132
Anlisis de
Variacin
Controlar el
Alcance
Monit. y Control
Matriz de
Trazabilidad
Cualquier modificacin se debe
realizar a travs del control
integrado de cambios
Corrupcin del Alcance: Cuando se
realiz un cambio en el alcance que
no pas por el control integrado de
cambios.
vs4
133
TRABAJO N3
Elaborar el EDT.
Elaborar el Plan del Proyecto

Gest - Proy. Niv Inicial.5ed - Vse (Part I)

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