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El documento describe los principales aspectos de la unidad de organización y métodos (O y M) dentro de una empresa. Indica que la unidad de O y M debe ubicarse directamente bajo la gerencia general para tener mayor alcance. También describe el perfil de un analista de O y M, incluyendo su formación, experiencia y aptitudes personales requeridas. Finalmente, resume los pasos clave de la metodología de investigación de O y M, como la preparación del estudio, recolección de información, diagnóstico y diseño de soluciones.
El documento describe los principales aspectos de la unidad de organización y métodos (O y M) dentro de una empresa. Indica que la unidad de O y M debe ubicarse directamente bajo la gerencia general para tener mayor alcance. También describe el perfil de un analista de O y M, incluyendo su formación, experiencia y aptitudes personales requeridas. Finalmente, resume los pasos clave de la metodología de investigación de O y M, como la preparación del estudio, recolección de información, diagnóstico y diseño de soluciones.
El documento describe los principales aspectos de la unidad de organización y métodos (O y M) dentro de una empresa. Indica que la unidad de O y M debe ubicarse directamente bajo la gerencia general para tener mayor alcance. También describe el perfil de un analista de O y M, incluyendo su formación, experiencia y aptitudes personales requeridas. Finalmente, resume los pasos clave de la metodología de investigación de O y M, como la preparación del estudio, recolección de información, diagnóstico y diseño de soluciones.
Ubicacin Jerrquica de la Unidad de O y M y sus Relaciones.
La unidad de O y S debe ser ubicada en la estructura de la empresa al mayor nivel ejecutivo, en relacin directa de dependencia de la Gerencia General o Administrador General de la empresa ya sea privada o pblica. En cualquiera de los casos tendr carcter exclusivamente asesor. Se recomienda la ubicacin a ese nivel para que su accin pueda desarrollarse sin tropiezos. Si se le ubicara en niveles ms bajos, ya sea a nivel de divisin o departamento, su rea de accin se reducir exclusivamente a esta unidad. Pero se puede tener una unidad de O y S a nivel de la Gerencia General y otra unidad de O y S a nivel de divisiones en donde estn ubicadas, pero funcionalmente, tcnicamente, recibirn lineamientos de la unidad ubicada en la Gerencia General. PERFIL DEL ANALISTA EN O Y S Condiciones Generales. Para que un analista de O y S ejerza satisfactoriamente su funcin, determinados requisitos se vuelven indispensables, estos son: Formacin especializada en organizacin, procedimientos, mtodos, tcnicas e instrumentos administrativos. Experiencia en O y S Aptitudes personales CAPACITACIN Conocimientos en administracin, procesos, gestin operativa, etc. EXPERIENCIA Generalmente, el Analista ha desarrollado una carrera importante, con dilatada trayectoria, tras trabajar en varias empresas, en varios procesos, para poder acumular experiencia y volcarla en su trabajo. APTITUDES PERSONALES: Creativo. Habilidad de trabajar en equipo. Ser objetivo. Anlisis crtico Capacidad de propuesta. Prctico y sencillo. Relacionamiento humano. Habilidades de comunicacin. Ordenado y metdico. Capaz de vender la idea. Carismtico. Escuchar el doble de lo que habla. Saber escuchar. Observar profundamente. Facilidad de palabra. Saber argumentar. Influenciar. Persuadir. INVESTIGACIN O METODOLOGA DE TRABAJO DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS Concepto Las actividades de O y S pueden aplicarse al estudio de las organizaciones en su totalidad o a una unidad o procedimiento de ella. El trabajo de investigacin puede abarcar a todo el sistema, o a un subsistema, de la empresa. Metodologa La metodologa de investigacin de O y S comprende una serie de etapas: 1) Preparacin del Estudio 1.1. Definicin del objetivo 1.2. Examen preliminar 1.3. Planificacin del trabajo 1.4. Presupuestacin
2) Relevamiento de informacin 3) Diagnstico de la Situacin Actual 3.1. Redaccin de un informe de avance 3.2. Presentacin del informe de avance 4) Diseo de soluciones 5) Informe final 6) Implantacin
6.1. Programa 6.2. Puesta en prctica 6.3. Evaluacin de Resultados
PREPARACIN DEL ESTUDIO Consiste en averiguar cul es el problema. DEFINICIN DE OBJETIVOS Generalmente se da a pedido de los niveles gerenciales, que solicitan mejoras en determinadas unidades o procedimientos, en ocasiones tras solicitud de los niveles operativos, pero en el 99% de los casos, por quejas de los clientes, proveedores o pblico interno. Del momento en que se presenta la necesidad de realizar un estudio por la unidad de O y S se deber:
a) Identificar cules son las causas de la investigacin. b) Determinar las metas que se desean alcanzar. c) Definir el mbito de trabajo (superior e inferior). d) Determinar las restricciones del trabajo (que es lo que debe hacerse, limitaciones legales, etc.) e) Condiciones que se deben imponer para una realizacin exitosa de la investigacin (ejemplo libre acceso a la informacin). Examen Preliminar Es un estudio que busca conocer la realidad y verificar las situaciones que originan el estudio.
Este examen se efecta a travs de entrevistas con los responsables del rea objeto de estudio, se solicitan las normas estatutarias, los reglamentos internos, el organigrama, manual de organizacin, listado del personal del sector, manual de procedimientos, documentos presupuestarios. PLANIFICACIN DEL TRABAJO
Tras analizar la informacin bsica obtenida, tendremos que determinar las actividades a realizar, su secuencia y el tiempo que demandar cada una, as como los recursos necesarios para la consecucin de los objetivos.
PRESUPUESTACIN Costos a presupuestar: Honorarios profesionales Recursos necesarios Gastos de implantacin Esta etapa, permitir presupuestar el costo total de la investigacin. Sea realizada por una unidad asesora interna o una Consultora externa, la investigacin, diseo e implantacin de soluciones, tendr un costo que deber ser presupuestado. RELEVAMIENTO La informacin a reunir en esta etapa tiene relacin con el planeamiento y definicin de objetivos. Como ya hemos visto, los medios de recopilar informacin son las entrevistas personales y la encuesta escrita. Estos medios cuentan con ventajas y desventajas que pasaremos a detallar. ENTREVISTA PERSONAL VENTAJAS Y DESVENTAJAS Flexibilidad en su desarrollo. Oportunidad de entrar en contacto personal con los funcionarios. Se puede obtener informacin adicional importante. Costo muy elevado por la cantidad de horas-hombre analista. Tiempo que insume cada una y en total si se trata de un trabajo de magnitud. ENCUESTA ESCRITA VENTAJAS DESVENTAJAS Rapidez con que se obtiene la informacin. Posibilidad de aplicar a un gran nmero de personas. La gente no reproduce con fidelidad sus operaciones. Se obtiene la informacin que se ha solicitado y no ms. Cuando se realiza una entrevista es conveniente destacar cual es la mejor postura del analista para el mejor logro:
Escuchar ms que hablar. Tratar de averiguar algo acerca del entrevistado. Determinar el tiempo a destinar a cada entrevista. No criticar sistemas y procedimientos vigentes. No adelantar soluciones. No entrevistara funcionarios sin antes haber obtenido autorizacin de su superior. Fijar da y hora de entrevista tratando de que no resienta el trabajo habitual. Alcance de la Investigacin. Va a variar segn los problemas planteados y el tipo de organizacin. Pero hay datos generales a analizar que deberemos siempre tener en cuenta. 1. Objetivos de las Unidades.- Se debern dejar establecidos por escrito los objetivos de las unidades de la organizacin as como los procedimientos; los cuales se compararn con la lista de actividades para asegurarse de que cada unidad los esta logrando y contribuyendo al logro del objetivo general. 2. Estructura de la Organizacin.- Se estudiar el organigrama de la institucin comparndole con la realidad existente en lo que tiene que ver con las relaciones entre las distintas unidades. Si no lo hubiera se confeccionar uno con los datos que nos proporcionen el cual podr estar sujeto a cambios al final de la investigacin. 3. Funciones asignadas y Responsabilidades Asumidas.- Muchas veces resulta difcil precisar las funciones y responsabilidades de cada empleado, ellos generalmente no lo tienen claro o no lo saben explicar claramente. Cuanto ms alto es el nivel jerrquico del trabajador ms le cuesta definir sus funciones y responsabilidades debido a que la mayor parte del tiempo se dedica a actividades de difcil medicin y registracin. Si existe en la organizacin una lista con las funciones y responsabilidades nos servir como punto de partida para comparar con los hechos. Ya que es habitual encontrarse con diferencias entre los trabajos asignados formalmente y los que se desarrollan en la realidad. Es de gran importancia determinar el grado de delegacin de autoridad que se da en cada unidad. Tenemos que tener presente que la delegacin de autoridad motiva al personal permitiendo que este ejerza la iniciativa. 4. Procedimientos que se realizan y Formularios que se utilizan.- Tanto los procedimientos administrativos como los fabriles se debern estudiar con el fin de determinar sin los mismos son correctos o se pueden mejorar o simplificar. El estudio de procedimientos conlleva el estudio de formularios, dado que stos deben disearse en funcin de los procedimientos. 5. Registros que se llevan.- Los registros son informacin que puede ser utilizada por ms de una unidad de la organizacin por lo que tendremos que tenerse en cuenta el objetivo, el valor y necesidad de las anotaciones que se deban hacer para que esa informacin pueda se til. 6. Volumen de trabajo, Tiempo que se invierte y Frecuencia. No slo debemos conocer las actividades desarrolladas dentro de la organizacin y la forma en que se efectan los trabajos, sino tambin debemos saber con qu frecuencia se realizan, el volumen y el tiempo que insume la ejecucin y los costos. Para lo cual es necesario saber: Cantidad de trabajo que ingresa, que egresa y que se encuentra atrasado dividido de acuerdo con los tipos de trabajo que se desarrollen. Cantidad de personal que desarrolla las actividades, dividido por sectores. Tiempos empleados, parciales y totales, en las actividades tanto en circunstancias normales como extraordinarias. Tiempo invertido en las principales fases del proceso por ejemplo en preparacin, transporte, etc. Costos en cuanto a personal, equipos, materiales, en un trabajo especfico o total en un tiempo determinado. Frecuencia y periodicidad de los procedimientos. 7. Condiciones en que se realiza el trabajo y Equipo que se utiliza. Las condiciones fsicas de trabajo, es decir, el local, los equipos, la distribucin, se deben tener en cuenta dado que influyen en la eficiencia hay que tener en cuenta el estudio de la economa de movimientos. 8. Necesidades del pblico o usuarios. Los procedimientos a seguir en lo que tiene que ver con los trmites no slo se deben estudiar desde la ptica de quienes lo llevan a cabo sino tambin de los usuarios. ANLISIS
En esta etapa tendremos que tener presente estos cuatro preceptos: No aceptar nada como verdadero si no se prueba con certeza su autenticidad. Deberemos realizar un anlisis objetivo de los hecho, de las personas, etc. sin ningn tipo de influencia. Dividir cada una de las dificultades que se examinan en tantas partes como sea posible y necesario para su mejor solucin. La dificultad es sinnimo de complejidad. Por lo que deberemos limitar el problema a una sola alternativa, una decisin entre dos posibilidades (si no). Llevar un orden, yendo de lo ms simple a lo ms complejo. Debemos ir de lo particular a lo ms general. Realizar constantes revisiones para no omitir nada. No debemos omitir nada, examinar todo, tener un conocimiento completo y detallado y tambin contar la cantidad y el nmero de casos. DISEO La presentacin del nuevo diseo se hace en trminos generales, no se entra en detalles. Se presentan uno o varios diagramas del nuevo sistema. En el diseo vamos a tener: Recomendaciones de eliminacin de procesos o de pasos en el proceso que se consideren innecesarios. Recomendaciones de adicionales, de pasos adicionales en un proceso o de un formulario adicional a incluir. Recomendaciones de modificaciones en los procesos, formularios, registros, etc. INFORME En esta etapa el analista presenta sus conclusiones a la Direccin. Deber asegurarse de que se comprenda claramente la idea y especificando los beneficios que se esperan obtener. El informe puede presentarse en forma verbal o escrita segn la magnitud de la investigacin. De ser escrita puede hacerse en forma de memorando general o informe inextenso. IMPLANTACIN La implantacin se debe hacer de forma gradual para ver si presentan dificultades, las que deberemos corregir con el fin de lograr con xito la puesta en marcha de los cambios. La forma de hacer una implantacin es mediante una prueba piloto, explicando previamente a los empleados las nuevas tareas que deben ejecutar. Si esta experiencia presenta dificultades deberemos hacer las correcciones necesarias. Si por el contrario funciona bien haremos la implantacin masiva haciendo una puesta en paralelo de ambos sistemas el vigente y el propuesto. Para luego ir mediante un plan establecido realizando la transferencia del sistema vigente al propuesto as como un retiro gradual del sistema actual. EVALUACIN Y SEGUIMIENTO Pasada la etapa de implantacin, se entrega a la lnea para que contine, pero generalmente en este pasaje aparecen desajustes por lo que la unidad de O y S brindar apoyo. Despus de esta etapa, los analistas realizarn una evaluacin general.