Centro Latinoamericano y del Caribe de Informacin en Ciencias de la Salud
Metodologa SeCS Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Versin 2.3 So Paulo - Abril 2008
Copyright Abril 2008 - BIREME / OPS / OMS Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Se concede permiso para copiar, distribuir y/o modificar este documento bajo los trminos de la Licencia de Documentacin Libre de GNU, Versin 1.2 o cualquier otra versin posterior publicada por la Free Software Foundation; sin Secciones Invariantes ni Textos de Cubierta Delantera ni Textos de Cubierta Trasera. Una copia de la licencia est incluida en la seccin titulada GNU Free Documentation License. Ficha Catalogrfica BIREME / OPS / OMS (Brasil) Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones. BIREME / OPS / OMS. So Paulo : BIREME / OPS / OMS, Abril 2008. 61 p. 1. Manual del usuario. 2. Acceso a la informacin. 3. Sistemas de informacin. 4. Gerenciamento de informacin. 5. Salud Pblica. 6. Servicios de salud . I. BIREME II. Ttulo Advertencia - La mencin a las compaas y/o instituciones especficas o a ciertos productos no implica que estos sean apoyados o recomendados por BIREME / OPS / OMS, y no significa que haya preferencia en relacin a otros de naturaleza similar, citados o no. BIREME / OPS / OMS Centro Latinoamericano y del Caribe de Informacin en Ciencias de la Salud Rua Botucatu, 862 - V. Clementino Este documento fue producido con la Metodologa para la Normalizacin de Documentos (NorDoc) desarrollada por BIREME.
Conjunto de documentos de la metodologa La serie completa es compuesta de 1 documento: 1. Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones.
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Tabla de contenido Conjunto de documentos de la metodologa ............................................................. I Abreviaturas utilizadas ...................................................................................... III Como usar este manual ...................................................................................... V 1 Prefacio ....................................................................................................1 1.1 Sobre BIREME ........................................................................................1 1.2 La Biblioteca Virtual en Salud (BVS) .............................................................2 1.3 Sobre la Metodologa SeCS.........................................................................3 2 Para obtener el software ...............................................................................5 3 Configuracin .............................................................................................6 4 Entrada de ttulos - descripcin.......................................................................7 5 Importacin de descripcin de ttulos en el Sistema SeCS .................................... 14 6 Importacin de ttulos del Catlogo Colectivo Nacional........................................ 17 7 Mdulo de recuperacin.............................................................................. 18 8 Registro de coleccin de una revista - entrada de fascculos................................. 25 8.1 Fascculos ausentes ............................................................................... 30 8.2 Fascculos publicados juntos o en partes, nmeros sueltos ................................ 31 9 Generacin del catlogo, lista de duplicados, lista de fascculos ausentes ............... 36 10 Creacin de nueva mscara....................................................................... 39 11 Envo de registros para el catlogo colectivo SeCS........................................... 43 12 Envo de registros para el Catlogo Colectivo Nacional - CCN ............................. 45 13 Copia de seguridad de las bases de datos ...................................................... 47 14 Exportacin del sistema SeCS para MICROISIS ................................................ 48 15 Citas bibliogrficas.................................................................................. 52 16 Glosario................................................................................................ 53
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Abreviaturas utilizadas ANSI. American National Standards Institute [Instituto Nacional Americano de Normas]. ASCII. American Standard Code for Information Interchange [Cdigo Americano Normalizado para el Intercambio de Informacin]. BIREME. Centro Latinoamericano y del Caribe de Informacin en Ciencias de la Salud. BVS. Biblioteca Virtual en Salud. ISO. International Organization for Standardization [Organizacin Internacional para la Normalizacin]. ISSN. International Standard Serial Number [Nmero Internacional Normalizado para Publicaciones Seriadas]. LILACS. Literatura Latinoamericana y del Caribe en Ciencias de la Salud. MEDLINE. Medical Literature Analysis and Retrieval System Online. OMS. Organizacin Mundial de la Salud. III Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Abreviaturas utilizadas
OPS. Organizacin Panamericana de la Salud. SeCS. Seriados en Ciencias de la Salud.
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Como usar este manual Este manual describe paso a paso como instalar, configurar y utilizar el programa de Registro de Ttulos y Colecciones de Periodicos (SECS), orientando inclusive el llenado de los campos de datos. La informacin acerca de la descripcin bibliogrfica no est en el manual por que se encuentra disponible a travs de la tecla de ayuda (F1) en el programa. La tipificacin de los elementos de datos sigue normas internacionales bien aceptas, inclusive con algunos elementos regularizados en acuerdo con las recomendaciones del ISBD(S) (International Standard Bibliographic Description for Serial , IFLA), que garantiza el control de calidad de los datos en la entrada y en la exportacin para la base SeCS, una de las fuentes de informacin de la BVS.
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1 Prefacio 1.1 Sobre BIREME Ao tras ao, BIREME cumple su misin como centro especializado en informacin cientfica y tcnica en salud para la regin de Amrica Latina y el Caribe. Establecida en Brasil en 1967, con el nombre de Biblioteca Regional de Medicina (que origin la sigla BIREME), atendi desde el inicio a la creciente demanda de literatura cientfica actualizada por parte de los sistemas nacionales de salud y las comunidades de investigadores, profesionales y estudiantes. Posteriormente, en 1982, pas a llamarse Centro Latinoamericano y del Caribe de Informacin en Ciencias de la Salud, para mejor expresar sus funciones, orientadas al fortalecimiento y ampliacin del flujo de informacin cientfica y tcnica en salud en toda la regin, pero conserv su sigla. El trabajo en red, en base a la descentralizacin, orientado a desarrollar capacidades locales, compartir recursos de informacin, desarrollar productos y servicios cooperativos, elaborar metodologas comunes, siempre fue el fundamento del trabajo de cooperacin tcnica de BIREME. De esa forma el centro se consolida como un modelo internacional que promueve la capacitacin de los profesionales de informacin a nivel gerencial y tcnico, para que adopten los paradigmas de informacin y comunicacin que mejor atiendan a las necesidades locales. Los principales fundamentos que dan origen y soporte a la existencia de BIREME son los siguientes: el acceso a la informacin cientfico-tcnica en salud es esencial al desarrollo de la salud; 1 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Prefacio
la necesidad de desarrollar la capacidad de los pases de Amrica Latina y el Caribe de operar las fuentes de informacin cientfico-tcnica en salud de forma cooperativa y eficiente; la necesidad de promover el uso y de responder a las demandas de informacin cientfico- tcnica en salud de los gobiernos, los sistemas de salud, las instituciones de enseanza e investigacin. BIREME, como centro especializado de la Organizacin Panamericana de la Salud (OPAS)/Organizacin Mundial de la Salud (OMS), coordina y realiza actividades de cooperacin tcnica en gestin de informacin y conocimiento cientfico, con el propsito de fortalecer y ampliar el flujo de informacin cientfica en salud en Brasil y en los dems pases de Amrica Latina y el Caribe, como condicin esencial para el desarrollo de la salud, incluyendo planificacin, gestin, promocin, investigacin, educacin y atencin. El convenio que fundamenta BIREME es renovado a cada cinco aos por los miembros del Comit Asesor Nacional de la institucin (OPAS, Ministerio de la Salud de Brasil, Ministerio de Educacin y Cultura de Brasil, Secretara de Salud del Estado de So Paulo y Universidad Federal de So Paulo Unifesp). Esta ltima ofrece la infraestructura fsica necesaria al establecimiento de la institucin. En 2004 la institucin asumi la responsabilidad de convertirse en una entidad que se basa en el conocimiento. 1.2 La Biblioteca Virtual en Salud (BVS) Con el surgimiento y consolidacin de la Internet como medio predominante de informacin y comunicacin, el modelo de cooperacin tcnica de BIREME evolucion desde 1998 hacia la construccin y desarrollo de la Biblioteca Virtual en Salud (BVS) como espacio comn de convergencia del trabajo cooperativo de productores, intermediarios y usuarios de informacin. La BVS promueve el desarrollo de una red de fuentes de informacin cientfica y tcnica con acceso universal en la Internet. Por primera vez se abre la posibilidad real de acceso equitativo a la informacin en salud. BIREME tiene a la Biblioteca Virtual como modelo para la gestin de informacin y conocimiento, lo que implica la cooperacin y convergencia de instituciones, sistemas, redes e iniciativas de productores, intermediarios y usuarios en la operacin de redes de fuentes de informacin locales, nacionales, regionales e internacionales, privilegiando as el acceso abierto y universal. 2 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Prefacio
Actualmente, todos los pases de Amrica Latina y el Caribe (Regin) participan directa o indirectamente en los productos y servicios cooperativos promovidos por la BVS, lo que involucra a ms de mil instituciones en ms de 30 pases. La BVS es simulada en un espacio virtual de la Internet formada por la coleccin o red de fuentes de informacin en salud de la Regin. Usuarios de distintos niveles y localizacin pueden interactuar y navegar en el espacio de una o varias fuentes de informacin, independientemente de su localizacin fsica. Las fuentes de informacin son generadas, actualizadas, almacenadas y operadas en la Internet por productores, integradores e intermediarios, de modo descentralizado, obedeciendo a metodologas comunes para su integracin a la BVS. La BVS organiza la informacin en una estructura que integra e interconecta bases de datos referenciales, directorios de especialistas, eventos e instituciones, catlogo de recursos de informacin disponibles en la Internet, colecciones de textos completos con destaque para la coleccin SciELO (Scientific Electronic Online) de revistas cientficas, servicios de diseminacin selectiva de informacin, fuentes de informacin de apoyo a la educacin y la toma de decisin, noticias, listas de discusin y apoyo a comunidades virtuales. Por lo tanto, el espacio de la BVS constituye una red dinmica de fuentes de informacin descentralizada a partir de la cual se puede recuperar y extraer informacin y conocimiento para subsidiar los procesos de decisin en el rea de la salud. La Biblioteca Virtual en Salud es visualizada como la base distribuida del conocimiento cientfico y tcnico en salud registrado, organizado y almacenado en formato electrnico en los pases de la Regin, accesible de forma universal en la Internet de modo compatible con las bases internacionales. 1.3 Sobre la Metodologa SeCS La metodologia SeCS fue desarrollada por BIREME para el control automatizado de las colecciones de publicaciones peridicas. Esta metodologia es utilizada en la Red Latinoamericana y del Caribe de Informacin en Ciencias de la Salud para el control de los acervos de sus centros integrantes, as como para el mantenimiento del Catlogo Regional de las Publicaciones Peridicas en la area de la salud. 3 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Prefacio
El programa efectua el control de las colecciones de publicaciones peridicas utilizando tres bases de datos en el formato CDS/ISIS: TITLE contiene la descripcin de los ttulos de las publicaciones peridicas; FACIC contiene la descripcin de cada uno de los nmeros de las publicaciones peridicas; MASK contiene la descripcin de las masqueras que indican la numeracin de los fascculos.
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2 Para obtener el software El sistema SeCS puede ser obtenido desde el stio del Modelo de la BVS (http://bvsmodelo.bvsalud.org/php/index.php?lang=es), grupo de programas "Familia ISIS". Ejecute el archivo cargado y siga las instrucciones de la pantalla.
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3 Configuracin Desde la versin 2.1 se puede ejecutar el Sistema SeCS con menor cantidad de memoria convencional disponible, porque utiliza la memoria alta de las microcomputadoras. Sin embargo, es necesario hacer cambios en acuerdo con el ambiente operacional utilizado. Bajo Windows 98 el archivo se llama CONFIG.SYS y bajo Windows 2000 (o XP) el archivo se llama CONFIG.NT. En los dos casos la configuracion sigue abajo: BUFFERS=99 FILES=99
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4 Entrada de ttulos - descripcin El primer proceso a efectuar en el sistema SeCS es el registro de los ttulos de las revistas de la coleccin de la biblioteca. Todos los ttulos registrados se almacenarn en la base de datos del sistema SeCS, llamada TITLE. El registro bibliogrfico de los ttulos se hace en el mdulo Bases de Datos, en la opcin Ttulos/Nuevo Ttulo:
7 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Entrada de ttulos - descripcin
El registro bibliogrfico del ttulo se hace por partes. La primera pantalla solicita el nmero de identificacin de la revista (en el caso de que la biblioteca no adopte ningn nmero de identificacin de la revista en su coleccin, se puede utilizar el criterio de nmero secuencial), ttulo de la revista, mencin de responsabilidad y ttulo abreviado. Use la opcin F1- Ajuda para obtener explicaciones sobre el contenido del campo, ejemplos de llenado, etc. Considerando como ejemplo la Revi sta Br asi lei r a de Psi qui atr i a, tendremos la primera pantalla del registro de la revista:
Informaciones complementarias del ttulo son, por ejemplo, ttulo anterior, cambio del ttulo, si el ttulo tiene seccin, parte, etc. Siguiendo la misma revista como ejemplo, como hay una informacin complementaria (la revista es continuacin de otra), se selecciona la opcin SIM y el sistema abre la primera pantalla para informaciones complementarias: 8 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Entrada de ttulos - descripcin
Todos los campos poseen la opcin F1-Ajuda que orienta el llenado correcto. Para la revista del ejemplo, en esta pantalla no hay nada a llenar. Pasando para la segunda parte de informaciones complementarias, tenemos los siguientes campos:
La revista del ejemplo considerado es continuacin de otro ttulo, como se informa en el campo correspondiente. En este ejemplo es importante destacar que en el sistema SeCS debe existir un 9 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Entrada de ttulos - descripcin
registro para la revista anterior, que en este caso es "Revi sta ABP-APAL", cuyo campo continuado por ser llenado con el ttulo "Revi sta Br asi lei r a de Psi qui atr i a". La prxima pantalla contiene otros campos de descripcin bibliogrfica de la revista, tales como: Editor si es el mismo de la entidad responsable, no es necesario llenar Ciudad, pas y estado en los que la revista es publicada (el estado slo se informa en el caso de Brasil. ISSN - es el nmero internacional de la revista (debe informarse en el formato correcto). Situacin de la publicacin - no es situacin de la coleccin de la revista en la biblioteca, sino si la revista es corriente o ha sido finalizada. Ao/volumen/fascculo inicial de la revista - no es el primer ao/volumen/fascculo de la coleccin de la revista en la biblioteca, sino el primer ao/vol/fasc publicado por la revista. Ao/volumen/fascculo final de la revista slo en el caso de que la revista haya sido finalizada; tampoco es la informacin del ltimo fascculo de la revista en la coleccin de la biblioteca, sino informacin sobre el ltimo fascculo publicado. Frecuencia de la revista - si la revista tuvo ms de una frecuencia hay que informar la frecuencia de los primeros fascculos publicados. Idioma de publicacin de los artculos de la revista - es posible seleccionar ms de un idioma. Todos los campos poseen la opcin F1-Ajuda que orienta en el llenado correcto. 10 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Entrada de ttulos - descripcin
Algunos campos poseen un ndice con las opciones que se puede seleccionar. El ndice es indicado con [F2]. Para abrir el ndice de estos campos hay que utilizar la tecla F2. Por ejemplo, al marcar la tecla <F2>del campo Idioma del resumen, el sistema muestra el siguiente ndice:
Algunos ndices permiten que se seleccione ms de una opcin, como por ejemplo el ndice del campo idioma del texto de la revista. La seleccin de la(s) opcin(ones) debe hacerse con la 11 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Entrada de ttulos - descripcin
<Barra de Espacio>. La opcin seleccionada se ilumina. Para finalizar la seleccin use la tecla <Enter>. La prxima y ltima pantalla de la descripcin bibliogrfica del ttulo de la revista contiene los siguientes campos: sistemas relacionados (donde se indica para qu catlogo colectivo la biblioteca coopera con su coleccin. La revista del ejemplo es una revista LILACS y por esta razn las bibliotecas cooperantes del catlogo colectivo SECS deben indicar en este campo el nombre del catlogo); Nmero SeCS (es el nmero de identificacin de la revista en el catlogo colectivo SECS y hay que llenarlo cuando la revista pertenece a este catlogo. Se puede conocer este nmero consultando el catlogo colectivo SECS en el cd-rom LILACS o a travs de la pgina web de BIREME); descriptor (es el tema de la revista); ndice de cobertura (donde la revista es indexada); prioridad de adquisicin de la revista (para la biblioteca) y forma de obtencin de la revista (cmo la biblioteca obtiene la revista, si a travs de compra, donacin, permuta, etc.).
Algunos campos poseen un ndice con las opciones que es posible seleccionar. El ndice es indicado con [F2]. Para abrir el ndice de estos campos es necesario usar la tecla F2. Por ejemplo, al marcar la tecla <F2>del campo Forma de Obtencin, el sistema muestra el siguiente ndice: 12 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Entrada de ttulos - descripcin
Hay que seleccionar la opcin adecuada con la tecla <Enter>.
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5 Importacin de descripcin de ttulos en el Sistema SeCS El sistema permite la importacin de descripcin de ttulos de revistas del Catlogo Colectivo Nacional del IBICT y del Catlogo colectivo SeCS - Seriados en Ciencias de la Salud (disponible en el CD-Rom LILACS de BIREME). El Catlogo colectivo SeCS posee cerca de 4.000 ttulos, cuyas descripciones pueden importarse en el sistema SeCS, evitando as duplicacin de esfuerzos. Procedimiento de exportacin a partir del catlogo colectivo SeCS: 1. 2. A partir del CD-Rom LILACS, catlogo colectivo SeCS: a) Seleccione a travs de investigacin los ttulos que forman parte de la coleccin de su Biblioteca. Efecte la investigacin como de costumbre, pero si lo prefiere puede utilizar el ndice para facilitar la bsqueda. b) Una vez recuperados los ttulos, a partir de la visualizacin del resultado de la investigacin elija la opcin <F5> Imprime/Graba. Antes de grabar, cambie el formato <F7> para el formato ISO de exportacin de ttulos y, en la funcin <F6>, altere los parmetros: indique el nombre del archivo de grabacin. Grabe el archivo de exportacin en un disco o en otro drive/directorio que sea posible acceder a partir del directorio donde est instalado el sistema SeCS (ejemplo: A:titulo.iso). Una vez seleccionado el formato e indicado el archivo de grabacin, confirme la opcin graba todos los ttulos. A partir del Portal de Revistas Cientficas <http://portal,revistas.bvs.br>: a) En el Portal de Revistas Cientficas de la BVS, haga una investigacin para recuperar el(los) ttulo(s) que busca. b) A partir del punto INFO que aparece para cada ttulo recuperado y mostrado en la pantalla de presentacin del resultado de la investigacin, haga un clic en la opcin GRABAR ISO que aparece en el rincn superior derecho de la pgina. 14 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Importacin de descripcin de ttulos en el Sistema SeCS
La generacin del archivo ISO de exportacin es un proceso individual para cada ttulo. Repita el proceso para cada ttulo buscado. A partir del Sistema SeCS, procese la importacin del archivo Opcin ttulo/importacin de ttulo. Procedimiento de importacin en el sistema SeCS: A partir del sistema SeCS, mdulo Bases de Datos, opcin Ttulos / Importacin de ttulos: El sistema abre una ventana en la que hay que indicar el nombre del archivo a importar, el formato y el tamao del archivo. Ejemplo: archivo ti tulo.i so que est en disco:
Por lo tanto: Nombr e del ar chi vo de i mpor taci n: hay que indicar el nombre del archivo y el camino donde est el archivo a importar. Ejemplo: A:titulo.iso For mato I BI CT: Teclee 1 si el archivo a importar es del CCN - Catlogo Colectivo Nacional (formato IBICT). Teclee 0 si el archivo a exportar es del catlogo colectivo SeCS o de otra base diferente del CCN. L neas de tamao fi j o: Normalmente los archivos de exportacin no tienen tamao fijo. Teclee siempre 0 (cero). En caso de algn problema en la importacin, trate de realizar el procedimiento con el formato fijo, tecleando 1 (uno). 15 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Importacin de descripcin de ttulos en el Sistema SeCS
El proceso de importacin es automtico y el sistema verifica ttulos duplicados. Al localizar un ttulo duplicado, el sistema pregunta si el ttulo en cuestin debe ser incluido en la base de ttulos sin sustituir o si debe sustituir el anterior. Si hubiere cualquier problema en la identificacin del archivo el sistema aborta la operacin. Verifique si el nombre del archivo y el camino estn correctos y rehaga el proceso. Una vez finalizada la importacin, los ttulos estarn en el sistema SeCS. En el mdulo de recuperacin, recupere los ttulos importados, haga las alteraciones necesarias y registre las colecciones correspondientes, una a una.
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6 Importacin de ttulos del Catlogo Colectivo Nacional Solicite a la coordinacin del Catlogo Colectivo Nacional, en el IBICT, que se genere un archivo de exportacin con todos los ttulos de su biblioteca en este catlogo. Solamente los datos de ttulos podrn ser importados en el sistema SeCS. El sistema SeCS no acepta la importacin de datos de coleccin. Importe el archivo del CCN en el sistema SeCS: en el mdulo base de datos, opcin Ttulos/Importacin de Ttulos, indique el nombre del archivo, formato 1 (que indica el formato IBICT) y tamao fijo 0 (sin tamao fijo). Siga las instrucciones del punto anterior. Dependiendo de la base de origen de los datos, hay que editar algunos campos despus de la importacin. Para editar ttulos, a partir del mdulo de recuperacin, recupere el(los) ttulo(s) importado(s) y haga la edicin necesaria. En los prximos puntos de este manual consta la explicacin de cmo recuperar y editar un registro de ttulo.
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7 Mdulo de recuperacin A partir del mdulo de recuperacin es posible entrar en el registro de los ttulos para editar campos de la descripcin bibliogrfica, borrar ttulos, generar listas/informes y registrar fascculos (coleccin). Hay dos maneras de recuperar ttulos: a travs del nmero de MFN, que es el nmero secuencial de entrada de los ttulos en el sistema, y a travs de investigacin.
18 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Mdulo de recuperacin
La recuperacin por MFN puede hacerse por medio de la indicacin de un intervalo de nmeros o, dejando en blanco el MFN inicial y final, el sistema recupera todos los ttulos registrados en el sistema.
En este ejemplo, a travs de la recuperacin por MFN (dejando en blanco el MFN inicial y final), el sistema recuper todos los ttulos registrados en el sistema (que en el ejemplo son 638). El orden de presentacin de la lista es por entrada en el sistema (orden creciente del nmero de MFN). Vea la forma en que el sistema presenta la lista con los ttulos recuperados:
19 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Mdulo de recuperacin
La recuperacin por investigacin tiene varias opciones, como buscar por un ttulo de revista especfico, por una palabra del ttulo, por el nmero de ISSN, entre otras. Por ejemplo: para recuperar la revista cuyo ttulo es "revista brasileira de psiquiatria", podemos teclear el nombre de la revista, podemos teclear solamente una de las palabras ( psi qui atr i a ) o todava teclear parte del ttulo usando el recurso de truncamiento $ ( r evi sta br asi lei $ ). Vea ejemplo:
O la investigacin usando el recurso de truncamiento, con el $ : 20 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Mdulo de recuperacin
La opcin de recuperacin por investigacin tambin dispone de un ndice. La tecla <F2>abre el ndice nico que incluye palabras del ttulo de la revista, ttulo completo, ISSN, entidad responsable, entre otros campos del registro. Vea un ejemplo del ndice. Al marcar <F2> el sistema abre el ndice en su inicio:
Para localizar un ttulo o una palabra especfica en el ndice, la opcin es teclear lo que se desea localizar. Tambin es posible andar en el ndice usando las flechas. Por ejemplo, para encontrar el ttulo r evi sta br asi lei r a de psi qui atr i a en el ndice, podemos teclear la primera palabra, que es r evi sta. Vea ejemplo: 21 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Mdulo de recuperacin
Con un <Enter> el sistema busca en el ndice y posiciona el cursor en el punto encontrado con la palabra r evi sta. Vea la continuacin del ejemplo:
Para seleccionar a partir del ndice, use la <Barra de Espacio>. El sistema acepta la seleccin de uno o ms itens del ndice. Seleccionando con <Barra de Espacio> el punto "r evi sta br asi lei r a de psi qui atr i a", el sistema transfiere para el rea de expresin de investigacin. Confirme la investigacin con <Enter>. El sistema muestra la lista con el(los) ttulo(s) recuperados a travs de la investigacin. Vea ejemplo: 22 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Mdulo de recuperacin
A partir de la lista de los ttulos recuperados, sea a travs de recuperacin por MFN o por investigacin, las principales opciones son las siguientes: F4 - Muestra Ttulo El sistema muestra el registro del ttulo en el formato corto, pero hay otros formatos disponibles: formato catlogo, largo y total. Para cambiar el formato use la tecla <F7>.
Espacio - <Barra de Espacio> - edita ttulos Esta opcin permite la edicin de los campos del registro bibliogrfico del ttulo. Al teclear la <Barra de Espacio> el sistema abre el registro del ttulo correspondiente. Localice el(los) campo(s) a corregir y proceda de la misma forma que en la opcin de nuevo ttulo. DEL - tecla <Borre> - borra el registro del ttulo Al hacer un clic en la tecla DEL el sistema pide confirmacin para eliminar el registro correspondiente al ttulo. Slo es posible borrar un ttulo por vez. Vea un ejemplo: 23 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Mdulo de recuperacin
Para confirmar la operacin use la tecla <Enter>, y el ttulo mostrado ser eliminado. Importante: el nmero MFN del ttulo eliminado no ser reutilizado por el sistema. <ENTER> - Edita fascculos Esta opcin es usada para el registro de los fascculos (coleccin) de determinado ttulo de revista, como es explicado en el prximo punto de este manual.
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8 Registro de coleccin de una revista - entrada de fascculos En el mdulo Recuperacin recupere el ttulo de la revista correspondiente a la coleccin que ser registrada. Vea un ejemplo, recuperando el ttulo "r evi sta br asi lei r a de psi qui atr i a":
Una vez recuperado el ttulo de la revista, la opcin para la entrada de coleccin es <Enter> Editar Fascculos. 25 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Registro de coleccin de una revista - entrada de fascculos
Para registrar los fascculos, es necesario seleccionar una mscara que corresponda a la periodicidad de la revista, numeracin de volmenes, fascculos, etc. Para ver explicacin sobre una mscara, teclee<F3> Muestra Mscara. Por ejemplo: B1V6F - ttulos con periodicidad Bimestral, con 1 volumen por ao y cada volumen con 6 fascculos (numerados del 1 al 6). B1V6F+ - ttulos con periodicidad Bimestral, con 1 volumen por ao y cada volumen con 6 fascculos, con numeracin creciente de los fascculos (v1 - fascculos de 1 a 6, v2 - fascculos de 7 a 12, v.3 - fascculos de 13 a 18, y as sucesivamente). Q2V2F - ttulos con periodicidad trimestral, con 2 volmenes por ao y cada volumen con 2 fascculos (numerados de 1 a 2, es decir: v.1 - fascculos 1 y 2; v.2 - fascculos 1 y 2; y as sucesivamente). El sistema ya incluye una base de datos de mscaras para atender a la mayora de las periodicidades. Sin embargo, puede ser necesario crear una mscara para atender a una periodicidad no considerada previamente. Vea el punto sobre creacin de nueva mscara en este manual. Una vez identificada la mscara correspondiente a la periodicidad de la revista en cuestin, seleccione la mscara con <Enter>. En caso de que la coleccin de la revista tiene ms de una periodicidad a lo largo de su existencia, para iniciar hay que considerar la primera periodicidad de la revista. Para el registro de una coleccin podemos usar ms de una mscara, pero una cada vez. Suponiendo que la periodicidad inicial de la revista en cuestin es semestral, con 1 volumen por ao y cada volumen con 2 fascculos (numerados siempre de 1 a 2). La mscara seleccionada debe ser: F1V2F 26 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Registro de coleccin de una revista - entrada de fascculos
Antes de confirmar la seleccin de la mscara, use la tecla F3 para ver la explicacin de la mscara. El usuario no tiene la obligacin de saber todos los cdigos de las mscaras usadas en el Sistema. Vea la explicacin de la mscara F1V2F:
La informacin INFINITO significa que la numeracin sigue creciente, y FINITO significa que es una numeracin fija que se repite cada ao; en el ejemplo, ser siempre 1 y 2. Si la mscara fue identificada correctamente, seleccione con <Enter>:
27 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Registro de coleccin de una revista - entrada de fascculos
El primer fascculo generado corresponder al primer fascculo editado por la Revista en cuestin (esta informacin est en el registro bibliogrfico de descripcin del ttulo, es el campo ao/volumen/fascculo inicial editado por la revista). No necesariamente la coleccin de la Biblioteca tambin se inicia en el primer fascculo editado por la revista. Considerando que su coleccin se inicia en otro ao, por ejemplo en el ao 1995, volumen 5, es necesario editar la primera lnea. Para editar una lnea el mando que se utiliza es <Barra de Espacio>. Para editar una lnea el sistema abre una ventana con los campos que es posible editar. Como ejemplo ser editado el ao, el volumen y el fascculo:
Edite la primera lnea (ao/volumen/fascculo) y siga en frente con la tecla <Enter> hasta volver a la planilla normal de entrada de la coleccin.
Vea que la primera lnea fue editada y ahora corresponde al inicio de la coleccin usada como ejemplo. 28 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Registro de coleccin de una revista - entrada de fascculos
Importante: incluso en el caso de que la biblioteca no posea el primer fascculo del ao de inicio de su coleccin, el hay que generar el primer fascculo y despus hay que sealarlo como AUSENTE. (Ms tarde se explicar la marcacin de fascculos ausentes de la coleccin) Para generar los prximos fascculos el comando es < ENTER>. El sistema obedece a la mscara para generar los prximos fascculos. Sin embargo, hay un mando que permite la generacin de varios aos de la coleccin de forma automtica: presione simultneamente las teclas <SHIFT> <F9>. Indique hasta qu ao hay que generar la coleccin. Importante: la coleccin ser generada considerando la periodicidad indicada por la ltima mscara. Por lo tanto, considerando como ejemplo que la revista en cuestin mantuvo esta periodicidad hasta el ao de 1997 y que en 1998 hubo un cambio de periodicidad y la revista pas a ser bimestral, vamos a generar automticamente los fascculos slo hasta el primer fascculo de 1998, cuando el cambio se llev a cabo. Vea el ejemplo:
Al confirmar, tendremos la coleccin generada hasta el primer fascculo de 1998. 29 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Registro de coleccin de una revista - entrada de fascculos
Si consideramos como ejemplo que a partir de 1998 la revista pas a ser Bimestral, con 1 volumen por ao y con 6 fascculos por volumen (de 1 a 6 - finito), ser necesario cambiar la mscara antes de seguir generando nuevos fascculos. El mando para cambiar la mscara es F4 y la nueva mscara que hay que seleccionar es B1V6F.
Al seleccionar la mscara, el sistema pasar a considerar la nueva mscara para generar los prximos fascculos, usando el <Enter> para generacin de fascculo por fascculo, o utilizando la funcin <SHIFT> <F9> para generacin automtica de fascculos. 8.1 Fascculos ausentes Para marcar los fascculos ausentes de la coleccin referente al ttulo, posicione el cursor en la lnea del fascculo a alterar y teclee la letra <A>. El sistema cambiar de la situacin P de presente para la situacin A de ausente. El contrario tambin est disponible: teclee la letra P para cambiar de A para P. 30 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Registro de coleccin de una revista - entrada de fascculos
Vamos a considerar por ejemplo que la coleccin de la revista en cuestin tiene ausente el fascculo 1 del volumen 5 y el fascculo 2 del volumen 7. Para efectuar la marcacin, posicione el cursor en la lnea del fascculo ausente, uno cada vez, y teclee la letra a . Vea en la pantalla abajo que el sistema automticamente cambia la situacin del fascculo de PRESENTE (P) para AUSENTE (A). Lo inverso tambin es posible, de AUSENTE puede pasar a PRESENTE si se teclea la letra P.
Para mover el cursor ms rpidamente por la lista de fascculos, teclee un determinado ao y el sistema posiciona el cursor en el primer fascculo correspondiente al ao tecleado. Hay que utilizar este recurso cuando se trata de grandes colecciones, para agilizar el movimiento del cursor. ! Al finalizar la generacin de fascculos, teclee <F8> para grabar y salvar. 8.2 Fascculos publicados juntos o en partes, nmeros sueltos Para el registro de fascculos publicados juntos o en partes, suplementos, ndices, etc., no considerados en la mscara, es necesario utilizar los siguientes mandos de edicin: INS - Inserta Fascculo - Teclea <INSERT> - para incluir una lnea adicional en la planilla de entrada de la coleccin 31 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Registro de coleccin de una revista - entrada de fascculos
DEL - Elimina Fascculo - Teclea <DELETE> - para eliminar una lnea de la planilla de entrada de la coleccin ESPACIO - Teclea <Barra de Espacio> Editar Lnea - para editar los datos del fascculo correspondiente Vamos a considerar, por ejemplo, que en 1996, en el volumen 6, la revista public el fascculo 1 y 2 juntos, representados como 1/2. Inicialmente vamos a posicionar el cursor en el fascculo 1 del volumen 6 para hacer la edicin. Para editar la lnea, el mando es <Barra de Espacio>. En la ventana de edicin hay que efectuar la alteracin en el nmero del fascculo 1 para 1/2. Vea la pantalla abajo:
Siguiendo con la alteracin, hay que eliminar el fascculo 2 del volumen 6. Posicione el cursor en el fascculo a eliminar y marque la tecla <DELETE>.
El fascculo 2 ser eliminado con la tecla <DELETE>. 32 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Registro de coleccin de una revista - entrada de fascculos
! Al finalizar la edicin de los fascculos, teclee <F8> para grabar y salvar. Vamos a considerar otro ejemplo, como la publicacin de un suplemento hacia fines del ao de 1995. En este caso ser necesario incluir una lnea en la planilla de entrada de coleccin, usando la tecla <INSERT>. El sistema inserta una lnea sobre la lnea donde el cursor est posicionado. Vea la pantalla ya con la lnea insertada:
El sistema inserta la lnea con volumen y fascculo en blanco. Es necesario editar la lnea e incluir la informacin sobre el suplemento que estamos insertando. Considerando que es el Suplemento indicado como S1, vea como quedar la edicin de la lnea: 33 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Registro de coleccin de una revista - entrada de fascculos
En el caso de nmeros especiales, suplementos, partes, ndices, hay que indicar el TIPO de fascculo que se est incluyendo. Este campo dispone de un ndice <F2> con las opciones. En el ejemplo fue seleccionada la opcin S de suplemento para el tipo. Vea como queda la planilla de entrada de coleccin con el suplemento incluido:
Una vez finalizada la edicin, verifique la entrada de los datos de coleccin usando la opcin <F9> Muestra Coleccin. Esta opcin muestra los fascculos registrados en el formato de catlogo. Observe que fascculos sueltos (suplementos, partes, ndices, etc.) son mostrados separadamente, al final de la coleccin normal. Vea la pantalla:
34 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Registro de coleccin de una revista - entrada de fascculos
Si est correcta la entrada de datos de fascculos, finalice la operacin grabando, con la tecla <F8>. Para generar nuevos fascculos a medida que llegan a la biblioteca, el proceso debe ser el siguiente: Recupere el ttulo de la revista - mdulo recuperacin; Con el ttulo recuperado, teclee <Enter> para editar fascculo - el sistema entrar en la planilla de la coleccin; A partir de la planilla de entrada de fascculos, teclee <Enter> para generar el prximo fascculo; e Antes de salir, <F8> para salvar.
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9 Generacin del catlogo, lista de duplicados, lista de fascculos ausentes El sistema SeCS permite la generacin de listas de revistas especficas, listas de duplicados, lista de fascculos ausentes, el propio catlogo, etc. Estas opciones son definidas por formatos, y slo es necesario recuperar los ttulos que se desea incluir en las listas/catlogo y seleccionar el formato para generarlas. Por ejemplo: Generar el catlogo de la biblioteca, incluyendo todas las revistas/fascculos registrados sin excepcin: 1. recupere todas las revistas, por MFN (dejando en blanco MFN inicial y final). 2. a partir de la lista de ttulos recuperados, la tecla <F5> Imprime/Graba. El sistema muestra la pantalla con los ltimos parmetros definidos, que en el ejemplo son todos los registros con formato corto y nombre del archivo. En el ejemplo se indic como nombre del archivo a generar: catalogo.lst 36 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Generacin del catlogo, lista de duplicados, lista de fascculos ausentes
Para alterar los parmetros de la lista o la grabacin, como por ejemplo alterar el formato, la tecla usada es <F7>. Seleccione el formato deseado. En el ejemplo vamos a seleccionar el formato catlogo.
El archivo ser generado y grabado en formato de catlogo, y el nombre del archivo ser catalogo.lst, como ya lo indicamos. En este caso el archivo ser grabado dentro del directorio donde est instalado el sistema SeCS. Sin embargo, se puede indicar un camino/directorio diferente, como por ejemplo la unidad de disco. Generar la lista de fascculos ausentes, incluyendo todas las revistas/fascculos registrados sin excepcin: 3. recupere todas las revistas, por MFN (dejando en blanco MFN inicial y final). 4. a partir de la lista de ttulos recuperados, la tecla <F5> Imprime/Graba. El sistema muestra la pantalla con los ltimos parmetros definidos. Indique un nombre/camino para el archivo que ser generado (por ejemplo: ausentes.lst). 5. altere parmetros indicando el formato fascculos ausentes. 37 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Generacin del catlogo, lista de duplicados, lista de fascculos ausentes
El archivo ser generado y grabado en formato de fascculos ausentes, y el nombre del archivo ser ausentes.lst, como indicado en el ejemplo. Este archivo puede ser abierto en cualquier editor de texto, como word, wordpad, etc. Generar la lista de fascculos duplicados, incluyendo todas las revistas/fascculos registrados sin excepcin: 1. recupere todas las revistas, por MFN (dejando en blanco MFN inicial y final). 2. a partir de la lista de ttulos recuperados, la tecla <F5> Imprime/Graba. El sistema muestra la pantalla con los ltimos parmetros definidos. Indique un nombre/camino para el archivo que ser generado. 3. altere parmetros indicando el formato fasc culos dupli cados. El proceso es igual al punto anterior, slo cambia el formato.
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10 Creacin de nueva mscara Una mscara es lo que representa la periodicidad de publicacin de fascculos de una revista, as como la cantidad de volmenes y fascculos en el periodo de un ano. El Sistema ya dispone de una base de datos de mscaras predefinidas. Sin embargo, es posible crear nuevas mscaras, en el caso de no identificar una mscara que represente la periodicidad de una determinada coleccin. La opcin de crear nueva mscara est en Bases de Datos/Mscaras. Primeramente seleccione la opcin Bases de Dados/Mscaras. El sistema mostrar una lista con las mscaras predefinidas:
A partir de esta pantalla, las principales opciones son las siguientes: Espacio - <Barra de Espacio> - Edita mscara - funcin usada para hacer la edicin en una mscara predefinida. La edicin puede ser tanto en la nota de explicacin de la mscara, en el cdigo de identificacin de la mscara, como en la representacin grfica de los 39 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Creacin de nueva mscara
volmenes/fascculos. Slo se podr editar una mscara si no est siendo usada para describir la coleccin de una revista. Del - <DELETE> - Elimina mscara - funcin usada para eliminar una mscara del banco de datos. Una mscara solamente podr ser eliminada de la base de datos si no est siendo usada para describir la coleccin de una revista. <Enter> Nueva Mscara - funcin usada para crear una nueva mscara. Como ejemplo, vamos a crear una mscara para representar una periodicidad irregular, con 3 volmenes por ao y cada volumen con 5 fascculos (numerados de 1 la 5). <Enter>
Esta es la primera parte de la definicin de la mscara, que es la representacin de los volmenes/fascculos del perodo de 1 ao de publicacin de la revista. A partir de esta pantalla, las principales opciones son las siguientes: <Enter> - crea nueva lnea <INSERT> - inserta lnea <DELETE> - borra lnea <F4> - Copia/Muestra mscara - esta opcin permite la copia de una representacin de volmenes/fascculos de una mscara ya existente en el banco de datos. Esta funcin facilita la creacin de la nueva mscara y por esto debe ser usada. 40 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Creacin de nueva mscara
Usando la opcin F4, seleccione una mscara que ms se aproxima de la mscara que se est creando (irregular, con 3 volmenes y 5 fascculos por volumen). En el ejemplo, ser seleccionada una mscara con periodicidad irregular, con 3 volmenes por ao y cada volumen con 6 fascculos.
Seleccione la mscara a copiar con <Enter>. El Sistema copia la representacin de los volmenes/fascculos y permite a partir de ah la edicin, inclusin y/o eliminacin de lneas para adecuar la representacin a la mscara que se est creando.
En el caso del ejemplo, la nueva mscara debe tener 3 volmenes, con 5 fascculos por volumen (de 1 la 5). Entonces, considerando la mscara copiada, ser necesario eliminar las lneas correspondientes a los fascculos de nmero 6. El mando para eliminar es <DELETE>. Una vez 41 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Creacin de nueva mscara
excluidos los fascculos que estaban de ms, teclee <F8> PRONTO para finalizar esta etapa de representacin grfica de los volmenes/fascculos. La prxima etapa de creacin de la mscara incluye: Marcacin de la secuencia de los volmenes y fascculos: FINITO - para secuencia fija, e INFINITO para secuencia creciente; Nota de explicacin de la mscara: debe ser objetiva, incluir la periodicidad, la cantidad de volmenes por ao y la cantidad de fascculos por volumen, adems de explicitar la secuencia; Nombre de la mscara: debe utilizarse el mismo sistema de codificacin del sistema para facilitar la identificacin de una mscara en el momento del registro de colecciones: primero la letra que identifica la periodicidad, segundo la cantidad de volmenes por ao y por ltimo la cantidad de fascculos por volumen. La seal de + debe utilizarse para indicar una secuencia INFINITA de fascculos.
Llene correctamente los campos y la nueva mscara estar creada, pronta para ser utilizada en el registro de colecciones. Las letras indicadas para especificar la periodicidad de una coleccin son las siguientes:
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11 Envo de registros para el catlogo colectivo SeCS Todos los ttulos de revistas indexadas en las bases de datos MEDLINE y LILACS interesan para el Catlogo Colectivo SeCS. Estos ttulos deben estar identificados dentro del sistema, en el campo nmero SeCS, con el nmero correspondiente y en el campo sistemas relacionados con la sigla SeCS. Para envo regular de los registros al catlogo colectivo SeCS, seleccione la opcin Base de Datos/Envo para SeCS e indique un nombre/camino para el archivo a generar, SIN EXTENSIN. Por ejemplo, para grabar en disco, unidad A, nombre del archivo ENVO.
43 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Envo de registros para el catlogo colectivo SeCS
! El sistema generar dos archivos: uno con la extensin .001 y otro con la extensin .002 . Los dos archivos deben ser enviados a BIREME, por e-mail o por correo en disco o cd-rom. En el ejemplo, se generarn los archivos envo.001 y envo.002 Los archivos tambin se pueden enviar a BIREME por FTP: Mquina: <ftp.bireme.br> Login: secs Password: s3c52003 Directorio: secs Subdirectorio: Mensual (poner los archivos dentro del cdigo correspondiente de su Institucin) Despus de enviar los archivos por FTP, por favor enve un e-mail para <raquel.araujo@bireme.org> informando sobre el envo de los archivos.
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12 Envo de registros para el Catlogo Colectivo Nacional - CCN Si un ttulo es CCN, en el campo Cdigo Nacional debe informarse el SIPS del ttulo, y en el campo Sistemas Relacionados debe informarse CCN. Ej emplo de un t tulo CCN:
Un mismo ttulo puede ser CCN y SeCS al mismo tiempo. En este caso el campo Sistemas Relacionados estara llenado de la siguiente forma: CCN%SECS y el campo Nmero SeCS estara llenado con el nmero SeCS. 45 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Envo de registros para el Catlogo Colectivo Nacional - CCN
Para recuperar todos los ttulos CCN, entre en el mdulo de Recuperacin opcin Investigacin y teclee CN=$ (donde CN representa el cdigo del campo nmero SIPS; y $ es la seal de truncamiento de un trmino).
Suponiendo que el sistema recuper una lista de ttulos, a partir de esta lista seleccione la opcin envo <F8> y la opcin Catlogo Colectivo Nacional. En seguida indique el cdigo de su Biblioteca en el CCN sin raya y el nombre para el archivo que se va a generar, sin extensin. Si as lo prefiere, dirija el archivo a la unidad de disco (ejemplo: A:ti tu0196)
El sistema generar dos archivos con el nombre indicado, pero con extensiones diferentes. Al finalizar el proceso, enve los dos archivos al IBICT/CCN. Los archivos generados estn dentro del formato autorizado por la Coordinacin del CCN. 46
13 Copia de seguridad de las bases de datos El sistema SECS trabaja con 3 bases de datos: TITLE - que contiene la descripcin bibliogrfica de los ttulos de las revistas FACIC - que contiene la descripcin de la coleccin - los fascculos MASK - que contiene las mscaras predefinidas y las creadas por el usuario Estas bases de datos- MASK, FACIC y TITLE permanecen almacenadas en el subdirectorio chamado BASES. Este directorio debe ser copiado, peridicamente, de preferencia en disco. Esta es la copia de seguridad del sistema. Utilice el procedimiento de backup adoptado por su institucin. Importante: Cuando sea necesario reinstalar el Sistema SeCS, las Bases de datos ya iniciadas son protegidas. El usuario no pierde ningn dato de las bases de datos TITLE, FACIC y MASK.
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14 Exportacin del sistema SeCS para MICROISIS El sistema SeCS genera una base de datos CATAL (Catlogo), en el subdirectorio que tambin se llama CATAL. Para leer esta base va MICROSIS, siga el siguiente procedimiento: 1. 2. Instalar el MICROISIS Crear o editar el archivo CATAL.PAR en el subdirectorio ISIS\DATA con la indicacin del camino en que est la base de datos CATAL en el sistema SeCS. Considerando que su Sistema SeCS est instalado en el directorio SECS, el archivo CATAL.PAR debe tener el siguiente contenido: 1=c:\secs\catal\ 2=c:\secs\catal\ 3=c:\secs\catal\ 4=c:\secs\catal\ 5=c:\secs\catal\ 6=c:\secs\catal\ 7=c:\secs\catal\ 8=c:\secs\catal\ 9=c:\secs\catal\ 10=c:\secs\catal\ Cree o edite este archivo en un editor de texto tipo EDIT, por ejemplo. Salve el archivo. 48 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Exportacin del sistema SeCS para MICROISIS
3. 4. En el sistema SeCS, recupere todos los ttulos registrados y grabe en un archivo de exportacin de ttulo y coleccin (ISO). Ejemplo: catal.iso A partir del MICROISIS, seleccione la opcin M - Backup e intercambio de datos; Nombre de la Base de Datos: CATAL
Seleccione la opcin: I - Importa archivo
49 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Exportacin del sistema SeCS para MICROISIS
En el nombre del archivo, teclee de la forma como nombr el archivo de exportacin iso generado en el sistema SeCS. Ejemplo: catal.iso OBS.: el MICROISIS pide despus el camino del archivo (drive y directorio) Genere el archivo invertido de la base de datos CATAL. 5. Para generar el archivo con los ttulos en orden alfabtico, seleccione la opcin P - de impresin y ordenacin. Seleccione la opcin P para usar la planilla de parmetro del Sistema.
Llene de acuerdo a las indicaciones arriba. El formato de impresin patrn es @catal Ordenacin: Y Nombre del archivo: catal.doc En el formulario de ordenacin, teclee la primera llave de ordenacin, que debe ser el campo de ttulo v100 (lista en orden alfabtico de ttulos). 50 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Exportacin del sistema SeCS para MICROISIS
El sistema generar un archivo en el directorio de trabajo del MICROISIS, que se llama \isis\work, y que se podr abrir en cualquier editor de texto.
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15 Citas bibliogrficas 1. BIREME. Manual de descrio bibliogrfica. So Paulo, jun. 1988. 2. FEDERACIN INTERNACIONAL DE ASOCIACIONES DE BIBLIOTECARIOS E INSTITUCIONES. GRUPO CONJUNTO DE TRABAJO SOBRE LA DESCRIPCIN BIBLIOGRFICA INTERNACIONAL NORMALIZADA PARA SERIADAS. ISBD(S) Descripcin Bibliogrfica Internacional Normalizada para Publicaciones Seriadas. ICFES, Bogot, 1980. (Traducin de ISBD(S) International Standard Bibliographic Description for Serial. IFLA, London, 1977.) 3. BIREME. Manual do Sistema SeCS. Verso 1.1. So Paulo, 1992.
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16 Glosario Aplicacin. Programa utilizado para ejecutar tareas destinadas a una aplicacin, como creacin o edicin de textos, dibujos, diagramacin etc. Ej.: procesador de textos, gerenciador de banco de datos, navegador de internet etc. Archivo. En computacin, un conjunto de datos que se puede grabar en algn dispositivo de almacenamiento. Los archivos de datos son creados por aplicaciones, como por ejemplo un procesador de textos. Backup. Procedimiento em el que uno o ms archivos y/o directorios son duplicados para otro dispositivo de almacenamiento (cinta o disco), para producir uma copia de seguridad, que puede restaurarse en el caso de que algn dato sea borrado accidentalmemnte o si ocurri dao fsico de los datos originales. Base de datos. Coleccin de datos estructurados para que sea posible acceder a ellos y manipularlos fcilmente. Es formada por unidades denominadas registros, cuyos diversos atributos son representados por campos. Por ejemplo, en un archivo "catastro de clientes", cada cliente representa un registro, que posee varios campos, como "NOMBRE", "CDIGO DEL CLIENTE", "TELFONO" etc. 53 Registro de Ttulos y Colecciones de Peridicos - Manual de Instrucciones Glosario
Bases de datos bibliogrfica. Versin electrnica de un catlogo o ndice bibliogrfico. Ver Base de datos. Campo. CDS/ISIS MicroISIS. Software desarrollado y mantenido por la UNESCO para el tratamiento de datos bibliogrficos. Centro Cooperante. Institucin participante de la BVS y/o contribuyente de registros bibliogrficos con Bireme. Formato ISO (de archivo). Patrn establecido por la ISO para intercambio de datos entre instituciones, redes y usuarios. Formato LILACS. Formato de descripcin bibliogrfica establecido por BIREME, basado en la UNISIST Reference Manual for Machine-readable Bibliographic Descriptions. Ver Base de datos. Registro.