Unidad VI

Manejo de los Almacenes

Almacn
El almacn es un espacio del que disponen casi todas las empresas, ya sea de mayor
o menor tamao, contenido y complejidad. Es un rea desconocida dentro de la
empresa, pero muy importante en el desarrollo de la organizacin.

En el mbito de la gestin empresarial, el almacn se define como el lugar donde se
guardan las existencias, materiales y herramientas. Los materiales guardados se
refieren tanto a necesidades productivas y comerciales como a elementos que
garanticen el funcionamiento de la organizacin (mantenimiento, servicios generales,
materiales diversos, etc.). En su aplicacin comercial, el almacn puede ser utilizado
como establecimiento al por mayor o como distribuidor para repartir al detallista.

Los siguientes puntos resumen algunas de las principales caractersticas de los
almacenes:

Constituyen los puntos fijos del sistema logstico.
Entre ellos se mueven los elementos de transporte.
El almacn absorbe el 20% del coste logstico.
Son bsicos para una buena calidad de servicio.
Una acertada gestin de almacn permite eliminar las fluctuaciones de
demanda haciendo posible la realizacin de una programacin en lotes
econmicamente variables.
De cara al cliente disminuye el plazo de entrega y garantiza su existencia,
liberndole de tener sus propios stocks.
Un nivel de almacenamiento acertado permite conseguir mejor precio de
compra (mayores lotes) y reducir los costes de transporte.


6.1 Funciones de los Almacenes
Su funcin bsica es la de almacenamiento, entendiendo como tal la introduccin de
datos o productos en un archivo o lugar fsico para ser guardados all hasta el momento
de su utilizacin.
2

Por tanto, el almacn se utiliza, en primer lugar, para guardar y conservar existencias,
materiales y herramientas de una forma ordenada, manteniendo siempre una cantidad
mnima que asegure la comercializacin de los productos y el consumo y uso de los
materiales y herramientas all depositadas.

Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son
comunes a todo tipo de almacenes:
Recepcin de materiales.
Registro de entradas y salidas del almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales.
Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y
contabilidad.
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse
siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacn.
El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de
recepcin, almacenamiento, registro, revisin. Despacho y ayuda en el control
de inventarios.
Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacn (entradas y salidas) y a programacin y control de
produccin sobre las existencias.
Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre
comn y conocido de compras, control de inventario y produccin.
La identificacin debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e
identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjeras
correspondientes de registro y control.
Los inventaos fsicos deben hacerse nicamente por personal ajeno al almacn.
3

Toda operacin de entrada o salida del almacn requiere documentacin
autorizada segn sistemas existentes.
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar
modificaciones pertinentes con mnima inversin.
Los materiales almacenados debern ser fciles de ubicar
El rea ocupada por los pasillos respecto de ala del total del almacenamiento
propiamente dicho, debe ser tan pequeo como lo permitan las condiciones de
operacin.


6.2 Localizacin de los Almacenes
La localizacin de las instalaciones es el proceso de elegir un lugar geogrfico para
realizar las operaciones de una empresa. Los gerentes de organizaciones de servicios
y de manufactura tienen que sopesar muchos factores cuando evalan la conveniencia
de un sitio en particular, como la proximidad a clientes y proveedores, los costos de
mano de obra y los costos de transporte. Seis grupos de factores dominan las
decisiones de localizacin en el caso de nuevas plantas manufactureras: clima laboral
favorable, proximidad a los mercados, calidad de vida, proximidad a proveedores y
recursos, proximidad a las instalaciones de la empresa matriz, y costos aceptables de
servicios pblicos, impuestos y bienes races.

Los factores que mencionamos en el caso de los productores manufactureros tambin
se aplican a los proveedores de servicios con una importante adicin: el impacto que la
localizacin puede producir sobre las ventas y la satisfaccin del cliente. De ordinario, a
los clientes les interesa saber cun cerca de ellos se encuentran las instalaciones de
servicios, principalmente si el proceso en cuestin requiere un grado considerable de
contacto personal.

Entre los factores que dominan las decisiones de localizacin en el caso de nuevas
bodegas de los proveedores de servicios son: proximidad a los clientes, costos de
4

transporte y proximidad a los mercados, localizacin de los competidores y factores
especficos del lugar, tales como el nivel de actividad al menudeo, la densidad
residencial, los flujos de trnsito y visibilidad del local.

Como en el caso de la localizacin de la planta, es muy importante la seleccin delos
lugares de almacenamiento y bodegas. Son obvias algunas conclusiones bsicas. Si el
almacn contendr principalmente productos terminados, debe estar cerca de los
clientes. Si el material guardado se va a usar en la manufactura, la instalacin de
almacenamiento deber estar cerca de la planta de produccin. El lugar debe tener
terreno suficiente y un buen medio de transporte; cerca de proveedores y de mercados;
en una zona adecuada, de acuerdo con las autoridades locales; tener buena proteccin
de policas y bomberos, y los servicios necesarios y la mano de obra requerida. El lugar
debe tener el tamao suficiente como para dar cabida a cualquier expansin en el
futuro; como regla general debe tener unas cinco veces mayor que lo dictan las
necesidades actuales.

Los factores a considerar en la construccin de un edificio de bodega o de almacn
deben comprender: Localizacin, tamao del lugar, emplazamiento de la construccin,
carreteras de acceso y espuelas de ferrocarril; distribucin, lugar de carga y descarga,
y reas de recepcin y despacho; distribucin de las columnas y altura libre necesaria
para el almacenamiento vertical; distribucin de los pasillos y ancho, cantidad, tamao
y arreglos de las pilas; el que se va usar para el manejo de materiales, e iluminacin,
tuberas de calefaccin y acondicionamiento del aire.
Las decisiones sobre la distribucin implican determinar dnde ubicar las reas del
almacn, los grupos de trabajo de esas reas, los equipos de manejo de materiales y
los puntos de inventario dentro de una instalacin de almacn. El objetivo es arreglar
esos elementos en forma tal que permita un flujo de recepcin despacho de materiales
ininterrumpido en una fbrica o un patrn determinado de trfico en una organizacin
de servicio.


5

Consideraciones de la distribucin de la construccin
Una construccin para bodega dentro de una planta o en un lugar distinto, debe tomar
en consideracin que el edificio deber ser lo bastante grande como para manejar los
requisitos actuales y las demandas esperadas en el futuro. Se ha demostrado que una
forma cuadrada de edificios es muy eficiente, y permite tener la distancia promedio
mnima por recorrer durante las operaciones de toma y distribucin, cuando se
almacenan uniformemente por todo el piso las unidades que tienen ms o menos la
misma demanda. Sin embargo, con frecuencia el tamao del terreno suele dictar un
edificio rectangular.

En un almacn son necesarios los pasillos o corredores para permitir que el equipo de
manejo de materiales llegue a las distintas reas de almacenamiento. No obstante,
desde otro punto de vista, los pasillos tambin son espacio desperdiciado, que no se
usa para el objeto principal de la bodega, que es almacenar el material en espera de su
embarque. Para reducir al mnimo esta prdida, las bodegas tienen dos clases de
pasillos: los principales o secundarios.


6.3 Seleccin de Mobiliario, Maquinaria y Equipo de Almacn
El almacenamiento de materiales depende de la dimensin y caractersticas de los
materiales. Estos pueden exigir, como mobiliario y equipo, una simple estantera o
diablo hasta sistemas totalmente automatizados, que involucran grandes inversiones y
avanzadas tecnologas de informacin. La eleccin sistema ptimo de almacenamiento
de materiales (artculos o mercancas), componentes, subensambles y productos
terminados debern tomar en consideracin factores como el espacio disponible de la
bodega, tipos de materiales, nmero de artculos guardados, velocidad de atencin y
tipo de embalaje.

Si el espacio de un almacn es muy limitado o critico por el crecimiento de sus
operaciones, puede pensarse una mejor colocacin de los medios de almacenamiento
6

(estantes y tarimas); un nuevo diseo de estantera, de tipo flexible, que aproveche
mejor el espacio existente; una distribucin y colocacin de la mercanca que permita
ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento diversificado; un aprovechamiento
del espacio cbico con el diseo de entre pisos, tapancos o estanteras de varios
niveles, y reduccin de pasillos con la utilizacin de sistemas de estanteras compacta,
movible o en bloque.

Para guarda artculos individuales y/o pequeos, se disponen de varios mobiliarios.
Casi todos los almacenes y bodegas utilizan uno o ms de ellos, cuando la instalacin
es ordenada.

Los ms comunes son:

a) Sistemas de cajas metlicas:
Se emplea para almacenar artculos pequeos y facilitar su control. El sistema
no requiere estantera. Las cajas son apiladas unas sobre otras. El ahorro de
espacio es su principal ventaja.





7

b) Armarios:
En la mayor parte de los casos se usan armarios de acero o de madera para
almacenar cargas no entarimadas o artculos grandes. Los armarios de acero
simplemente son lminas metlicas que se han fijado a postes verticales. Por lo
general, los postes permiten la flexibilidad en el ajuste de la altura de los
entrepaos, y de los espacios verticales.




8

c) Apilamientos o pilas:
Se trata de una variacin de almacenamiento de cajas o recipientes que permite
aprovechar al mximo el espacio. Las cargas unitarias entarimas o cajas, sacos
o costales son apilados una sobre otras, obedeciendo una distribucin equitativa
de cargas que reduce la necesidad de divisiones en las estanteras, ya que en la
prctica, forman un gran y nico estante.




(Gra de apilamiento)
9

d) Almacenamiento con transportador:
Los anaqueles para transportador pueden ser un eficaz accesorio de
almacenamiento. Son una serie de transportadores de rodillos o de ruedas de
deslizamiento, colocados uno sobre otro en pilas adyacentes, con inclinacin
desde la entrada hasta la salida. Los artculos se deben guardar en cajas o
bandejas.




10

e) Anaqueles o estantes:
Los artculos que ms se usan para almacenar son los estantes. El objeto de los
estantes es facilitar el almacenamiento y la recuperacin de cargas en la
bodega. Suelen hacerse con armazones de acero con postes verticales y barras
horizontales que soportan cargas, con resistencia adicional obtenida con
barrotes diagonales o en X. En el mercado se consiguen distinto tipos de
estantes, y la decisin de cul usar depende del tipo de material que se debe
almacenar. Sin embargo, los ms comunes son: para tarimas, de entrepaos
mviles, para llegar y pasar con vehculo, con voladizo, con gras de apilamiento
y estantes porttiles.




11

f) Tarimas:
Este mtodo consiste en colocar sobre una tarima las mercancas a fin de
construir una carga unitaria que pueda ser transportada y apilada con la ayuda
de un aparato mecnico. Sus principales ventajas son: la reduccin de
maniobras y manipulaciones sucesivas en las operaciones de traslado,
almacenamiento y despacho, que permite ahorrar tiempo y mano de obra; la
posibilidad de utilizar ms racionalmente la altura de almacenamiento, o sea un
mayor aprovechamiento cbico del espacio del almacn; asegura una mejor
conservacin de las mercancas frgiles; facilita el conteo en los inventarios, ya
que cada tarima contiene el mismo nmero de cajas, sacos, o paquetes; el
esfuerzo fsico del hombre es reemplazado por un esfuerzo mecnico, y la
mecanizacin reduce los riesgos de accidentes.



12

g) Elevador electrnico:
El sistema ms avanzado de manejo de mercancas en el almacn es el
elevador electrnico; que consiste en una estructura compacta de estantera y
de varios pasillos angostos dotados de elevadores para colocar y retirar
mercanca, aprovechando el mximo espacio de un almacn. El mstil del
elevador, que alcanza hasta 18 metros de alto, queda suspendido de un riel
gua, en su parte superior, lo que mantiene a plomo y desliza a lo largo del
pasillo. A su vez, est montado sobre un riel en el piso que controla su
estabilidad.


13

Fuentes de informacin
http://winred.com/management/el-almacen-y-su-personal/gmx-niv116-
con1822.htm
http://www.docshare.com/doc/221103/Funciones-de-un-almacen
http://www.programaempresa.com/empresa/empresa.nsf/0/e88d210e51f9371ac
125705b002c66c9/$FILE/almacen1y2.pdf
http://es.scribd.com/doc/73864184/34/Seleccion-del-Mobiliario-y-Equipo-del-
Almacen
http://www.programaempresa.com/empresa/empresa.nsf/0/e88d210e51f9371ac
125705b002c66c9/$FILE/almacen5.pdf