CERRAR LAS ADQUISICIONES

Es el proceso de finalizar cada adquisicin. El beneficio clave de este proceso es que documenta los acuerdos y la documentacin
relacionada para la futura referencia.

El proceso cerrar las adquisiciones tambin implica actividades administrativas, tales como finalizar reclamaciones abiertas, actualizar
registros para reflejar los resultados finales y archivar dicha informacin para su uso en el futuro. El proceso cerrar las adquisiciones
aborda cada uno de los contratos aplicables al proyecto o a alguna de sus fases. En proyectos de fases mltiples, puede suceder que el
plazo de vigencia de un contrato sea aplicable nicamente a una determinada del proyecto.
En estos casos, el proceso cerrar las adquisiciones cierra las adquisiciones aplicables a dicha fase del proyecto.
Las reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a litigio tras del cierre. Los trminos y condiciones del contrato pueden prescribir
procedimientos especficos para el cierre del acuerdo.

La fiscalizacin anticipada de un contrato es un caso especial de cierre de una adquisicin, que puede deberse a un acuero mutuo entre
las partes, al cumplimiento de una de las partes o a la conveniencia del comprador, siempre que el contrato asi lo prevea. Los derechos
y responsabilidades de las partes en caso de finalizacin anticipada estn incluidos en la clausula de rescisin del contrato. Segn los
trminos y condiciones de la adquisicioin, el comprador puede tener derecho a dar por finalizada la totalidad del contrato o una parte del
mismo, en cualquier momento, por justa o por conveniencia. Sin embargo, de acuerdo con dichos trminos y condiciones del contrato,
es posible que el comprador tenga que compensar a l vendedor por los preparativos de este ltimo, y por los trabajos completados y
aceptados relacionados con la parte del contrato rescindida.


CERRAR LAS ADQUISICIONES: ENTRADAS
Plan para la direccin del proyecto. 4.2.3.1
Documentos de las adquisiciones.
Para cerrar el contrato, se recopila, clasifica y archiva toda la documentacin de la adquisicin. Se cataloga la informacin del contrato
relativa al cronograma, al alcance, a la clida y al desempeo del costo, junto con toda la documentacin sobre cambios del contrato,
registros de pago y resultados de las inspecciones. Esta informacin se puede utilizar para las lecciones aprendidas y como base de
evaluacin de contratistas para contratos futuros.

CERRAR LAS ADQUISICIONES: HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Auditorias de la adquisicin
Una auditoria de la adquisicin es una revisin estructurada del proceso de adquisicin, desde el proceso Planificar la gestin de las
adquisiciones hasta el proceso Controlar Las Adquisiciones.
El objetivo de una auditoria de la adquisicin es identificar los xitos y los fracasos que merecen ser reconocidos en la preparacin o
administracin de otros contratos de adquisicin en el proyecto, o en otros proyectos dentro de la organizacin ejecutora.
Negociacin de Adquisiciones.
En tora relacin de adquisicin, el acuerdo definitivo y equitativo de todos los asuntos, reclamaciones y controversias pendientes a
travs de la negociacin es un objetivo fundamental. En el caso en que no es factible llegar a un acuerdo mediante la negociacin
directa, puede examinarse el empleo de algn mtodo alternativo para la resolucin de conflictos (ADR), incluidos la mediacin o el
arbitraje. Cuando todo recurso falla, iniciar un litigio en los tribunales es la opcin menos deseable.
Sistema de Gestin De Registros
Descritos en la seccin 12.3.2.7.
Para gestionar la documentacin y los registros del contrato y de las adquisiciones el director del proyecto utiliza un sistema de gestin
de registros. Mediante el sistema de gestin de registros se archivan los documentos y la correspondencia del contrato, como parte del
proceso cerrar las adquisiciones.

CERRAR LAS ADQUISICIONES: SALIDAS
Adquisiciones Cerradas
El comprador, por lo general mediante su administrador de adquisiciones autorizado, proporciona al vendedor una notificacin formal por
escrito de que se ha completado el contrato. Por lo general, los requisitos para el cierre formal de la adquisicin se definen en los
trminos y condiciones del contrato, y se incluyen en el plan de gestin de las adquisiciones.

ACTUALIZACION A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN.

Archivo de la adquisicin. Se prepara un juego indexado completo de la documentacin del contrato, incluido el contrato cerrado para su
incorporacin a los archivos finales del proyecto.
Aceptacin de los entregables. Puede exigirse que la documentacin de aceptacin formal de los entregables proporcionados por el
vendedor sea retenida por la organizacin. El proceso cerrar las adquisiciones asegura el cumplimiento de este requisito de
documentacin. Por lo general, los requisitos de aceptacin formal de los entregables y el tratamiento de los entregables no conformes
se definen en el acuerdo.
Documentacin sobre lecciones aprendidas. Las lecciones aprendidas, las experiencias vividas y las recomendaciones para la mejora
del proceso se deben elaborar para incluirlas en los archivos del proyecto a fin de mejorar las adquisiciones futuras.





Cerrar las adquisiciones consiste en atar todos los cabos sueltos para cada adquisicin del proyecto, verificando que se haya aceptado
todo el trabajo y los entregables, que se finalicen las reclamaciones abiertas y que se paguen todas las retenciones correspondientes. El
comprador proporcionara al vendedor un aviso formal de que se ha concluido el contrato. No obstante, puede haber algunas
obligaciones posteriores, tales como garantas, que continuaran despus de cerrada la adquisicin.

Las adquisiciones estn cerradas: cuando.
Un contrato se completa.
Cuando un contrato sus rescinde antes de que el trabajo este completo.

Todas las adquisiciones se deben cerrar, sin importar las circunstancias bajo las cuales estas se detuvieron, se terminaron o se
completaron. El cierre es una forma de acumular algunos beneficios agregados como:
Lecciones aprendidas, el cual proporciona valor tanto al comprador como al vendedor.

Las adquisiciones se cierran mediante la negociacin entre el comprador y el vendedor.

Cerrar

TRABAJO A REALIZAR DURANTE EL CIERRE DE ADQUIISICIONES.

Validacin del producto. Verificar si todo el trabajo se concluy de manera correcta y satisfactoria.
Negociacin de las adquisiciones. El convenio final de todas las reclamaciones, facturas y otros asuntos puede ser manejado a traes de
negociaciones o a travs del proceso de resolucin de disputas previamente establecido en el contrato.
Cierre financiero. Se hacen los pagos finales y se completan los registros de costos.
AUDITORIA DE LAS ADQUISICIONES. Esta es una revisin estructurada nicamente del proceso de las adquisiciones.
ACTUALIZACIONES DE LOS REGISTROS. Es asegurarse de que todos los registros del proyecto estn completos y accesibles en el
sistema de gestin de los registros. Esta informacin podra incluir lo que a la fecha se ha registrado en el proyecto.
INFORME FINAL DEL DESEMPE DEL CONTRATO. Creacin del informe final
LECCIONES APRENDIDAS. Las lecciones aprendidas se reciben de todos los involucrados en el proyecto, incluso del vendedor y se
vuelven parte de las lecciones aprendidas del proyecto.
ARCHIVOS DE LAS ADQUISICIONES. Crear los archivos de las adquisiciones implica poner dentro de un archivo organizado todos los
correos electrnicos, cartas registros de conversaciones, recibos de pago, informes, etc., relacionados a las adquisiciones.
Pueden incluir:

Contrato

Cambios (aprobados y rechazados)

Presentaciones del vendedor.

Informes del desempeo del vendedor

Informacin financiera

Resultados de las inspecciones

Lecciones aprendidas.


ACEPTACION FORMAL Y CIERRE.
Las adquisiciones estn cerradas una vez que se completa el cierre y el vendedor recibe la conclusin formal de que los productos de
la adquisicin son aceptados por el comprador.



PREGUNTAS

33-37

El equipo del proyecto expone su punto de vista sobre los posibles vendedores que han presentado propuestas. Un miembro del equipo
aboga por un cierto vendedor mientras que otro miembro del equipo quiere otorgar el proyecto a un vendedor diferente. El director de
proyectos debe recordar al equipo que lo MEOR en lo que se deben enfocar para hacer una seleccin es:
Documentos de adquisicin.
Auditorias de las adquisiciones
Criterios de seleccin de proveedores
Plan de gestin de las adquisiciones.

34 La organizacin ejecutante intenta decidir si se debe dividir e departamento de adquisiciones y asignar responsabilidades de
adquisiciones a los departamentos directamente responsables de los proyectos. Un profesional de las adquisiciones quizs no quiera
que se de esta divisin porque en este tipo de ambiente descentralizado perdera_____________

Practicas estandarizadas de direccin de proyectos de



31. CERRAR las adquisiciones es diferente de Cerrar el proyecto o Fase en cuanto a que Cerrar las Adquisiciones:

Ocurre antes de cerrar el proyecto o fase
Es la nica que involucra al cliente
Incluye la devolucin de la propiedad
Se puede hacer ms de una vez para cada contrato

RESPUESTA A. Quizs el cliente est involucrado en las lecciones aprendidas y auditorias de las adquisiciones, y sin duda estar
involucrado en la aceptacin formal. Tanto Cerrar las Adquisiciones como cerrar el Proyecto o Fase implican la devolucin de la
propiedad. Cerrar las adquisiciones se realiza una vez para cada adquisicin, al final del contrato. Todas las adquisiciones se cierran
antes de que se cierre el proyecto.


32. Acabas de empezar a trabajar en una adquisicin cuando la gerencia decide terminar el contrato. Qu debes hacer PRIMERO?

Volver al proceso planificar la gestin de las adquisiciones
Volver al proceso efectuar las adquisiciones
Terminar el proceso controlar las adquisiciones
Ir al proceso Cerrar las adquisiciones.
RPTA. D. Si se termina el contrato, la adquisicin necesita entrar en el cierre. Los resultados de las adquisiciones y su documentacin
se archivan como registros histricos
15. Un proyecto realizado en virtud de un contrato de costos reembolsables finalmente ha entrado al proceso cerrar las adquisiciones.
Qu DEBE recordar hacer el comprador?
Disminuir el ndice de riesgos del proyecto
Auditar las presentaciones de costos del vendedor
Evaluar el honorario que est pagando.
Augurarse de que el vendedor no est aadiendo recursos

RESPUESTA B. A pesar de que una reserva puede ser disminuida para el proyecto en general cuando una de sus adquisiciones entra
en el cierre, el ndice de riesgos del proyecto generalmente no es afectado. La evaluacin del honorario debera haberse realizado
durante el proceso Efectuar las Adquisiciones. Asegurarse de que el vendedor no agregue recursos puede ser una preocupacin
durante el proceso Controlar las Adquisiciones, peno no es comn durante Cerrar las Adquisiciones. Auditar las presentaciones de
costos es un aspecto necesario del proceso Cerrar las Adquisiciones.