1

El software para planificar, presupuestar y controlar procesos

productivos dentro de la empresa.


2

A qu empresas va destinado?



A las empresas de cualquier sector y tamao de obras, montajes, instalaciones,
reparaciones, fabricaciones de series sobre previsin o pedido, con un nmero elevado
de proyectos, obras y presupuestos, que necesitan:
























Controlar objetivamente lo que hacen los operarios
(tiempos y tareas) mediante el registro en lnea
directamente desde la fbrica o taller, o mediante partes
de trabajo.
Controlar el uso de materiales en cada tarea, los
almacenes, las compras, y las subcontratas.
Elaborar presupuestos de cada obra y controlar la
facturacin.
Reutilizar continuamente la informacin existente de:
tareas, obras, estudios anteriores, costes de materiales,
tablas de precios, tiempos, etc.
Presupuestar
y
controlar
3

Qu hace y cmo se utiliza?

Rene todos los datos necesarios de cada departamento para facilitar la toma de decisiones,
basndose en el estado real de la obra o de la empresa.

Los diferentes elementos existentes en el ciclo de la obra (estudio-presupuesto-obra-
compras, ventas...), pueden estar relacionados entres si para comparativas, revisiones,
previsiones, histricos... aunque ningn elemento es obligatorio.

Cada elemento del ciclo puede existir individualmente, ser aadido a posteriori, asociado
desvinculado entre si.































Los estudios de las Obras

Desglose de la obra
en tareas y sub-tareas


Pedidos de clientes
Planificacin

Informacin existente
de obras, estudios,
tablas, precios

Control de
almacenes

Control de
ejecucin
Gestin
administrativa

Presupuestos
y revisiones
Desviaciones
Seguimiento
de materiales
Control de
mano de obra
Facturacin

Compras

Exportacin a
Contabilidad

Calidad (ISO)
Control de
presencia
4

Los estudios de las obras


Las tareas de las obras y sus estudios se organizan y muestran visualmente en forma de
rbol, con posibilidad de desglose ilimitado, para una cmoda gestin. En cada tarea
se pueden prever consumos de materiales, mano de obra y sus costes, maquinaria, y
subcontratas, y cualquier tipo de gasto.






















Informacin asociada con cada tarea de una obra
















Informacin
contenida en cada
tarea del estudio
de obra

Mano de obra

Materiales

Utilizacin de maquinaria

Subcontratas

Otros gastos agrupados en
categoras

Fechas de inicio y duracin

Estudio
de
la obra
Tarea
Tarea
Tarea

Sub-tareas

Sub-tareas

Sub-tareas
Coste previsto de la obra
antes de realizarla

Necesidades de recursos

Diferencias entre previsin
inicial y obra

Informacin obtenida
5

La informacin disponible para preparar el estudio de una obra.

Los estudios, las obras realizadas, los costes de la mano de obra, de las subcontratas,
los costes histricos de los materiales, tablas de precios y de tiempos, etc. se guardan en
las bases de datos para su reutilizacin continuada. De esta forma se consigue eficiencia
y precisin.

Los estudios, las obras y las tareas realizadas se guardan como plantillas de estudio
para su utilizacin en otras obras posteriores, aunque sus precios y costes se pueden
recalcular. A estos efectos cada tarea, o grupo de ellas, puede ser considerada como un
estudio independiente, e individualizado para ser reutilizado, modificado, aadido, y
asociado a un concepto, material, producto semi-transformado o terminado, para
elaborar nuevos estudios, o efectuar comparaciones.


















informacin
utilizable para
elaborar el
estudio de una
obra
Tareas y estructuras de los estudios y
obras realizadas anteriores utilizadas como
plantillas.

Costes horarios de la mano de obra

Costes histricos de materiales.

Tiempos y precios de tablas de referencia
6

Control de tiempos y desviaciones de mano de obra.

Directamente desde el taller, mediante ordenadores industriales o adaptando cualquier
sistema de control de presencia, los operarios pueden fichar para controlar objetivamente
los tiempos dedicados a cada tarea de las diferentes obras en ejecucin, distinguindose por
tipos de trabajos, tipos de horas (turnos, extras, festivos, etc) sin limitacin. Tambin
pueden utilizarse partes de trabajos cuando estos se realizan fuera de fbrica, taller...



Imputacin de tiempos, operarios, tipos de horas, tipos de trabajos
























Tarea
Operario
Fichaje
Tarea
Tarea
Tarea
Tarea

Seguimiento de personal
(Informacin detallada de horas,
por operario y obra)
Control de tiempos, costes y
desviaciones por obras o tareas
a cualquier nivel
Operario
Operario
Operario
Operario
Obra
Obra
Obra
Obra
7
Gestin de materiales y control de desviaciones


Si se realiza la planificacin de la obra, puede programar todas las compras de sta y
realizar la ejecucin y el seguimiento de las mismas mediante los siguientes
documentos de compra: solicitud de ofertas, pedidos (material pendiente de recibir),
albaranes y facturas.

Mediante la imputacin de los consumos reales, podr anticiparse a las desviaciones de
cada tarea y tomar decisiones a tiempo.

Los materiales consumidos se imputan desde los almacenes o directamente desde el
proveedor a las distintas tareas en las que se desglosan las obras.

Se pueden realizar transacciones de material, documentadas con albaranes, entre
diferentes almacenes, entre almacn y obra, entre obra y almacn, y entre diferentes
obras.

Imputacin de materiales






























Estudio

Proveedores

Almacenes
Almacenes
Almacenes
Almacenes
Almacenes

Obras
Obras
Obras
Obras
Obras
Tareas
Desviaciones por obras y tareas a
cualquier nivel

Proveedores
Proveedores

Obras

Obras

Obras

Obras

Estudio
Estudio de
obra

Estudio
Estudio
Necesidades
de compra
Control de
materiales y costes

8

Control de otros tipos de gastos


Cualquier otro tipo de gasto se puede imputar como coste a las tareas de las obras en
cualquiera de sus niveles, lo que permite conocer y analizar las desviaciones tan pronto se
producen.
































Subcontratas
Transportes
Alquileres
Dietas
Seguros
Maquinaria





Tareas
Obras
Obras
Obras
Obras
Obras
Otros gastos
Control de desviaciones por
obras y tareas a cualquier nivel

Estudio
Estudio
Estudio de
obra
Control de costes por obras y
tareas a cualquier nivel
9

Presupuestos y revisiones


A partir del estudio se puede generar un presupuesto con los niveles de desglose que se
desee, pues lo habitual es que se presenten con una estructura diferente para ser enviados
a los clientes. La valoracin de estos es automtica, aplicando a los costes previstos el
beneficio industrial que se decida.

La valoracin de los materiales se puede asignar manualmente en el propio estudio,
basndose en tablas de precios o en costes histricos de compras anteriores o
combinando estas tcnicas.

Los presupuestos pueden ser revisados, modificados, y adicionadas variantes o
replanteamientos en cualquier momento.

























Estudio de
la obra

Valoraciones
+
Beneficio industrial
Presupuesto
Estudio de
la obra

Estudio de
obra

Presupuesto
Presupuesto
Precios del estudio
Tablas de precios
Costes histricos
cliente
cliente
cliente
10

Caractersticas funcionales


Personalizacin


Es un producto implementado con mdulos para poder constituirse en plataforma de
desarrollo de otros mdulos con especificaciones concretas del cliente.



Control de accesos


Se pueden definir grupos de usuarios que comparten una misma configuracin de
la aplicacin. De este modo se limita a cada grupo el acceso slo a sus reas de
actuacin, favoreciendo as la productividad y la seguridad.



Multiempresa


Se puede especificar a que empresa corresponde cada documento y se puede
interactuar en reas de informacin comn a todas ellas.



Multidivisa y multilinge



En todos los documentos se puede elegir la divisa de trabajo y modificarla segn las
necesidades. Se pueden emitir documentos en diferentes idiomas segn los diferentes
pases con los que se opere.



Traspasos a contabilidad



Se pueden crear ficheros de exportacin a la contabilidad que son personalizados.


11
Trabaje desde cualquier lugar
CIF-TRACK permite el trabajo desde su casa, un hotel o cualquier lugar que
disponga de algn tipo de conexin, configurando una red a la que podr acceder de
forma totalmente segura, mediante lnea telefnica, GSM, GPRS, o cualquier otro tipo de
conexin que emplee el protocolo TCP/IP.


Caractersticas tcnicas



Arquitectura cliente-servidor


Utiliza Microsoft SQL-Server 7 o superior como motor de las bases de datos



Escalabilidad


El sistema puede crecer y adaptarse a las necesidades de manejo de informacin de
la empresa, tanto ampliando la potencia de proceso del servidor (procesador ms potente,
equipos multiprocesador, etc.) como aumentando el nmero de servidores repartindose
la carga de trabajo entre ellos (cluster de servidores).



Disponibilidad



Se pueden disear instalaciones con varios servidores SQL trabajando sobre bases
de datos separadas pero sincronizadas entre s. Este sera el modo de trabajo en
replicacin. El sistema funcionara igual como si solo hubiese un servidor, pero con la
seguridad aadida de que si uno de ellos falla, otro podra ocupar su lugar de forma
inmediata sin prdida de la informacin.




Seguridad


Por el diseo de la base de datos no son necesarios procesos de reclculo ni de
generacin de ndices y similares. Las herramientas para la copia y restauracin de las
bases de datos son sencillas de utilizar.






12

Informes y estadsticas


Partiendo de su concepcin de arquitectura abierta, se dispone de toda la informacin
necesaria y de las especificaciones tcnicas precisas para desarrollar soluciones propias y
adaptar la aplicacin a cada caso concreto.
Con esta informacin, se puede tener acceso a los datos y la estructura interna de la
aplicacin, lo que le permitir, por ejemplo, visualizar los datos, crear nuevos informes o
modificar los existentes, as como exportar los datos a una amplia variedad de formatos
existentes (Excel, xml, texto, html.).

No obstante ya se dispone de mltiples informes y listados, entre los que destacamos
los referentes a los elementos siguientes:



?? Artculos
?? Rotacin de artculos
?? Existencias
?? Peticiones de oferta a proveedores
?? Pedidos a proveedor
?? Albaranes de compras
?? Facturas de compras
?? Cartera de compras
?? Peticiones de oferta de clientes
?? Presupuestos
?? Albaranes de ventas
?? Facturas de ventas
?? Cartera de ventas
?? Cuadrantes de personal (informacin detallada de horas por operario u obra)
?? Estudios de coste
?? Relaciones de estudio
?? Obras:
- General y detallado global o por partida
- Valoracin econmica de la obra
- Comparativo estudio-obra
















13

Requerimientos tcnicos

(Estas especificaciones son slo orientativas).




Servidor

Mnimo
o Windows: 95, 98, NT, 2000 o XP Server.
o Intel Pentium III o AMD Athlon a 800MHz
o 256MB de RAM.
o 200MB libres de espacio en el disco duro.

Recomendado
o Windows: NT, 2000 o XP Server
o Intel Pentium IV o AMD XP a 1,8GHz
o 512MB de RAM.
o 2GB libres de espacio en el disco duro.
o Conexin de red Ethernet a 100Mb.



Puesto de trabajo


Mnimo
o Windows: 95, 98, NT, 2000 o XP.
o Intel Pentium a 200MHz
o 64MB de RAM.
o 100MB libres de espacio en el disco duro.

Recomendado
o Windows: 98, NT, 2000 o XP.
o Intel Pentium II o AMD K6-II a 350MHz
o 96MB de RAM.
o 150MB libres de espacio en el disco duro.
Conexin de red Ethernet a 100Mb.