Introduccin a la Computacin Computacin aplicada a Contabilidad, Administracin y Economa

RESPALDO Y RECUPERACIN DE DATOS

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RESPALDO Y
RECUPERACION
DE DATOS

Simn Mario Tener

Nelson Pequeo
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J ulio 2000







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Los autores agradecen los tiles aportes de Carlos Moirano y Leonardo Sena.
Introduccin a la Computacin Computacin aplicada a Contabilidad, Administracin y Economa
RESPALDO Y RECUPERACIN DE DATOS


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Indice

PROPSITO..........................................................................................................................3

INTRODUCCIN.................................................................................................................3
El por qu de los respaldos ................................................................................................3
Los datos como activo........................................................................................................4

CONCEPTO DE RESPALDO Y DE RECUPERACIN.....................................................6
Qu es respaldo ..................................................................................................................6
Qu es recuperacin...........................................................................................................6
Respaldos en sistemas que operan en tiempo real .............................................................7

PROCEDIMIENTOS DE RESPALDO Y RECUPERACIN.............................................7
Aspectos a considerar.........................................................................................................7
Plan de respaldo .................................................................................................................8
Cules datos se deben incluir .............................................................................................8
Medios de soporte a utilizar ...............................................................................................8
Tipos de respaldos..............................................................................................................9
Modalidad de copia..........................................................................................................10
Cundo realizarlo .............................................................................................................12
Periodicidad .....................................................................................................................12
Herramientas a utilizar .....................................................................................................12
Dnde guardarlos - distancia y accesibilidad...................................................................13
Quienes realizan y manejan los respaldos........................................................................13
Verificacin del respaldo .................................................................................................13
Registro ............................................................................................................................14
Consejos para hacer los respaldos y las recuperaciones ..................................................14
Instalaciones grandes .......................................................................................................14

SISTEMAS TOLERANTES A FALLAS EN RED DE COMPUTADORAS....................15
Discos espejados ..............................................................................................................15
Servidor duplicado ...........................................................................................................15
Sistemas de discos tolerante a fallos ................................................................................15
Otros sistemas de autorespaldo........................................................................................16

PLANES DE CONTINGENCIA.........................................................................................16
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RESPALDO Y RECUPERACIN DE DATOS




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PROPSITO
El propsito de este texto es destacar la importancia que tiene el salvaguardar los datos
almacenados en una computadora (de cualquier porte), para evitar se interrumpa el
procesamiento, tanto en forma temporal como permanente. Adems, en caso de ser necesario,
que el esfuerzo de recuperacin sea el mnimo necesario. Por lo tanto, es imprescindible adquirir
el hbito de respaldar los datos, de forma apropiada segn cada sistema, usuario e instalacin.



INTRODUCCIN
El texto est dirigido a todo usuario de computacin (domstico o empresarial) y de todo
tipo de equipamiento informtico (micros, minis, etc.), para cualquier tipo de procesamiento de
datos, tanto para quien hace procesamiento de textos, generacin de grficas, utilizacin de
planilla electrnica, ya sea en forma ocasional o habitual, como el que opera un sistema de
contabilidad, de facturacin, etc.

Se presenta el tema de respaldo y recuperacin de datos en computadora de manera
conceptual y sencilla. El objetivo es que el lector tome conciencia de la necesidad e importancia
de cumplir con los respaldos, en la forma y frecuencia que correspondan a la aplicacin en
computadora que utiliza. Se destaca la importancia de estos procesos, lo cual debe inducir al
lector a asegurarse que sus datos estn correctamente respaldados.

Existen muy pocos textos de computacin que tratan el tema de respaldo y recuperacin
de datos, a pesar de su importancia. Inclusive, los textos dedicados al tratamiento de datos y de
archivos tampoco lo presentan. Por lo tanto, el presente texto pretende complementarlos con las
nociones fundamentales.


El por qu de los respaldos
Da a da, en todos los rdenes de actividad, es mayor la dependencia del hombre a la
computadora. Cada vez se almacenan ms datos en ellas, de las ms variadas aplicaciones y
toda vez que se requiere obtener informacin, se accede a la computadora para lograr la
respuesta exacta, completa y oportuna.

Gracias a los avances de la tecnologa se dispone actualmente de mquinas muy
confiables, con muy bajo ndice de fallas. Sin embargo, la computadora puede romperse, el disco
puede averiarse. Puede haber errores de operacin, propios o de terceros. Los accidentes pueden
ser intencionales. Asimismo, los virus informticos pueden causar prdidas importantes de datos.

El tema de proteccin de los datos en una computadora es preocupacin de muchas
personas, y ocupacin de otras (empresas de seguros, especialistas en deteccin de virus,
asesoras y auditoras informticas, etc.). Este tema tiene tantos aos como la existencia de la
computadora. Sin embargo, los dramas por prdida y alteracin de datos son cada vez ms
frecuentes. Se pierden cantidades importantsimas de horas de trabajo y de dinero para recuperar
los datos perdidos. Hay situaciones en las que la recuperacin es imposible!

La mayora de las prdidas de datos son evitables. Los difundidos reingreso de datos,
recomposiciones de archivos, etc., no son necesarios si se hubieran seguido regularmente simples
y breves procedimientos.

Todo lo que se insista sobre respaldo de datos ser insuficiente, hasta que, en general por
experiencia propia, se sufra el esfuerzo de recuperar los datos perdidos. Ah se comprende lo
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barato que es hacer correctamente los respaldos peridicos de datos. Con una recuperacin del
ltimo respaldo se restituye el estado de los datos y se prosigue normalmente, como si nada
hubiera ocurrido.

No se trata de disponer de equipamiento infalible, lo cual es prcticamente imposible (Ley
de Murphy: si algo puede fallar, seguro que fallar). Lo importante es tomar todas las
precauciones necesarias para reducir al mnimo los riesgos.

Hoy en da, lo importante es el valor de los datos. El costo de una computadora es cada
vez menor. Por el contrario, el costo de los datos es cada vez mayor. Inclusive, en la mayora de
las aplicaciones, resulta difcil calcular el costo de cada dato. Existen costos computables (por
ejemplo, el tiempo de ingreso) y otros que no lo son, tales como los costos indirectos (por ejemplo,
los efectos del dato en todo el sistema).


Los datos como activo
Para comprender la importancia que tienen los datos para una empresa o una institucin,
deberan ser considerados como parte del activo. Es decir, son un bien, con un cierto valor una
determinada vida til, con una cuota de amortizacin. Inclusive podra haber revalorizacin (el
valor del bien aumenta). Los datos deberan intervenir en la determinacin de las prdidas y las
ganancias de la empresa.

Los datos tienen un costo de obtencin y un costo de elaboracin: tiempo (digitacin) y la
circunstancia en que se introducen en el computadora. Por ejemplo, puede ser por lote, como en
los cheques por clearing o bien puede ser en tiempo real, como en un sistema automatizado de
facturacin de venta de artculos contra pblico. El tiempo se puede valorizar en funcin del costo
de la mano de obra de las personas que intervienen para su obtencin: digitadores,
administrativos, operarios en tiempo real, etc.

La circunstancia en que se generan los datos tiene un costo tambin. En ciertas
situaciones es factible calcular su costo y en otras puede resultar difcil de ponderar, y ms an
imposible de reponer Por ejemplo, si los datos se generan como resultado de un balance de las
existencias en un depsito, se puede calcular el tiempo que insume el conteo y los recursos
humanos y materiales que requiere. Otro ejemplo son los datos seriados, es decir, a lo largo del
tiempo, sobre cierto evento (cantidad de elementos elaborados de un producto mes a mes) para
hacer pronsticos y previsiones. La prdida de estos datos puede ser repuesta si existe alguna
copia de los mismos, ya sea en forma directa o a travs de reingreso. Otra posibilidad es que
estos datos seriados son de pacientes bajo tratamiento mdico (dilisis, centro intensivo, etc.) en
cuyo caso, la prdida de los datos puede afectar seriamente la atencin de salud. Lo mismo se
aplica a otros sistemas de control, principalmente en tiempo real, como ser control de trfico
areo, control de semforos en ciudades, control de red de subterrneas, etc.

Al igual que los bienes, los datos tienen una vida til determinada. Aqu corresponde
distinguir entre el dato en s y su significado en el sistema en que se lo utiliza. Son dos aspectos
muy diferentes.

Cada dato tiene sus caractersticas propias, en relacin con el caso a que corresponda.
Es decir, en funcin de las entidades establecidas, cada una de ellas tiene sus atributos. Las
entidades pueden ser personas y uno de sus atributos es el nombre. Las entidades pueden ser
facturas de venta a crdito, y uno de sus atributos el nombre del cliente. El dato nombre tiene
diferente significacin en los dos ejemplos. En el primer caso, resulta ser un elemento fundamental
de identificacin, y en el segundo es un elemento complementario. Un dato puede ser permanente
o variable, nico o mltiple, cuantitativo, cualitativo, de referencia o de identificacin, etc.

Por otra parte, en cada sistema de informacin, cada dato tiene una finalidad
determinada. Es posible, que un mismo dato tenga diferente trascendencia en varios sistemas, lo
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cual determina valoracin discriminada, con diferente vida til.

Algunos datos tienen valor permanente, tal como los nombres y las fecha de nacimiento
de las personas. Otros datos tienen validez acotada, como por ejemplo, el valor de la tase de
cambio. Tambin es de valor temporal el monto de un cheque presentado para su cobro en
ventanilla.

Por ejemplo, el nombre de un persona, en un sistema de registro civil, es fundamental,
con vida til permanente. El mismo dato en una encuesta de consumo de productos es temporal,
e inclusive no relevante. A su vez, el nombre de la persona en un sistema de ventas a crdito,
transcurrido un plazo razonable desde la ltima cancelacin de deuda, caduca.

Existen empresas de servicio, para los cuales es ms importante las bases de datos que
poseen que sus bienes muebles. Sin la informacin no pueden operar. Por ejemplo, sin mobiliario
igual pueden operar: arriendan una oficina pronta para usar. Las empresas proveedoras de
tarjetas de crdito y las de clearing de informes, son ejemplos de organizaciones donde el banco
de datos es el ncleo de su actividad.

La informacin forma parte del conjunto de bienes inmateriales. A efectos de asignarle
valor, tal como se requiere en la elaboracin del inventario, a efectos de determinar el patrimonio,
surge el problema de cunto vale cada dato. Ello es, en general, sumamente difcil y por un lado
se debe aplicar sentido comn y por otro contar con el apoyo de especialistas al respecto.

La valorizacin establecida puede ser superior o inferior a la real, y puede ser corregida.
Hay que tener presente la relatividad de la valorizacin. Inclusive, la determinacin de plazo de
vida til (que conduce a la cuota de amortizacin) de cada tipo de dato, se establece sobre la base
de criterios muy variables.

El aspecto ms positivo de considerar a los datos, como parte del activo de una
organizacin, es la evaluacin de la importancia de cada dato, al establecer su valorizacin. Es
decir, se pasa a tener conocimiento de cunto vale (o cunto cuesta) cada tem. Se puede obtener
una lista ordenada de datos segn su valor. Este anlisis de los datos que se procesan, puede
llegar a servir tambin para suprimir el manejo de ciertos datos que no resultan de utilidad, con lo
cual se puede economizar, a la vez de contar con un sistema de procesamiento ms eficiente.

Por lo tanto, el anlisis de los datos como parte del activo, tiene importancia para el nivel
gerencial, de poder evaluar cada dato en cuanto a su costo y su trascendencia en la organizacin.

A partir de este anlisis econmico se podrn establecer los procedimientos de
salvaguarda adecuados para cada grupo de datos, sobre la base de un estudio de costo beneficio.

Al tratar el tema de respaldo y recuperacin de datos, se debe considerar: cul es el
tiempo y el costo de regenerar los datos, en relacin al esfuerzo de volver al estado original de los
datos?

Siguen dos ejemplos para clarificar los conceptos vertidos.


Ejemplo 1

El ingreso de datos insume 6 horas y el respaldo de dichos datos insume 15 minutos.
Queda plenamente justificado hacer el respaldo, inclusive con mayor frecuencia (2 veces
por da), ya que con slo dedicar 15 minutos se protege la eventual prdida de 360
minutos. Relacin: 4 % del tiempo es requerido para respaldo. Si se lo hace dos veces por
da, 15 cada 3 horas, la relacin es 8 %, lo cual es igualmente bueno.
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Ejemplo 2

Cada 5 transacciones, que insume del orden de 10, se requiere hacer el respaldo, que
insume 3. La relacin es 30 %. Es decir, de cada hora de trabajo, 20 estn dedicados a
respaldo. Esta situacin no parece ser razonable. Efectivamente, parecera que hacer el
respaldo es muy costoso. Sin embargo, se debe tener presente que hay aplicaciones,
especialmente en tiempo real, en que se actualizan archivos de manera aleatoria, en
cuyos casos la salvaguarda de los datos es crtica y no se puede interrumpir la operativa.
En estos casos, igualmente deben hacerse los respaldos. Se debern establecer la forma,
la frecuencia y el momento ms adecuados.



CONCEPTO DE RESPALDO Y DE RECUPERACIN
El tema de respaldo y recuperacin de informacin, trata del esfuerzo necesario para
asegurar la continuidad del procesamiento de los datos, con la mnima dificultad posible ante una
eventual alteracin no deseada de los mismos.

Para determinar cundo hacer un respaldo, pensar de la siguiente manera: hacer una
copia de respaldo justo antes del momento en que regenerar los datos ocasione mayor esfuerzo
que hacer el respaldo.


Qu es respaldo
Respaldo es la obtencin de una copia de los datos en otro medio magntico, de tal modo
que a partir de dicha copia es posible restaurar el sistema al momento de haber realizado el
respaldo. Por lo tanto, los respaldos deben hacerse con regularidad, con la frecuencia
preestablecida y de la manera indicada, a efectos de hacerlos correctamente.

Es fundamental hacer bien los respaldos. De nada sirven respaldos mal hechos (por
ejemplo, incompletos). En realidad, es peor disponer de respaldos no confiables que carecer
totalmente de ellos!

Suele ocurrir que la realizacin de respaldos es una tarea relegada a un plano secundario,
cuando en realidad la continuidad de una aplicacin depende de los mismos. Los respaldos son
tan importantes como lo es el correcto ingreso de datos.


Qu es recuperacin
La recuperacin es la tarea que se lleva a cabo cuando es necesario volver al estado de
la aplicacin al momento del ltimo respaldo. A partir de los datos de la ltima copia realizada, se
hace una copia en sentido inverso, recuperando la aplicacin.

Todas las transacciones ocurridas despus del ltimo respaldo se han perdido. Los
movimientos ocurridos entre el momento al ltimo respaldo y el momento en que se detecta la
necesidad de la recuperacin deben ser reconstruidos a mano.

La recuperacin es una tarea eventual. Slo se hace si se han perdido datos, en magnitud
tal que justifique utilizar el respaldo. Puede hacerse en forma parcial, por ejemplo, un solo archivo
o completo.

Si se hace una recuperacin parcial, debe asegurarse que no se altere la integridad de los
datos, como ser que los archivos queden en diferente estado de actualizacin respecto al tiempo.

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En la situacin ptima, la recuperacin nunca tiene que hacerse. Por otra parte, la
necesidad de la recuperacin suele surgir cuando menos se lo desea (en sobrecarga de trabajo,
con tensin, con plazos de entrega excedidos, etc.), a lo cual se agrega el no saber cmo se hace
la recuperacin, por no haberlo hecho nunca antes. Por lo tanto, es recomendable que, al menos
una vez por ao, se lleve a cabo una recuperacin, real o simulada.


Respaldos en sistemas que operan en tiempo real
Hoy en da, cada vez ms los sistemas informticos operan en tiempo real, contra pblico,
sin posibilidad de interrupcin o de demoras. Entonces el procedimiento de respaldo para estos
sistemas debe ser tal que opere en caliente, con el sistema en marcha. Adems, el ejecucin del
respaldo no debe afectar la performance global, por ejemplo, debido a enlentecimiento. Esto
quiere decir que las copias de archivos deben hacerse mientas estn abiertos (en uso) y sin que el
proceso de copia frene la operativa en los dems puestos de trabajo.

Si se emplea una base de datos, el propio sistema administrador de la base de datos, el
DBMS, incluye rutinas de respaldo de la misma,



PROCEDIMIENTOS DE RESPALDO Y RECUPERACIN
A continuacin se tratan los aspectos a considerar al definir el tipo de respaldo a llevar a
cabo: el plan de respaldo, cules datos se deben incluir, medios de soporte a utilizar, cules son
los posibles tipos de respaldos, cundo realizarlos, periodicidad, herramientas a utilizar, dnde
guardarlos, quienes realizan y manejan los respaldos, su verificacin y registro. Todos estos
puntos tienen que estar presentes al establecer el procedimiento de respaldo (y su
correspondiente recuperacin en caso necesario), de los datos que se procesan, cualesquiera que
ellos sean.


Aspectos a considerar
Dado que las aplicaciones (sistemas) tienen caractersticas inherentes, para cada
aplicacin corresponde un mtodo apropiado de respaldo / recuperacin de datos.
Preferentemente, debe ser establecido por quienes desarrollan la aplicacin, que son los que
saben cules datos es necesario respaldar, la mejor manera de hacerlo, etc. y cmo hacer la
correspondiente recuperacin. Hay que tener en cuenta las caractersticas propias del usuario y
cul es la instalacin en que funciona el sistema. Es decir, qu computadora, dnde est
instalada, etc. Incluye el rea fsica (por ejemplo: ambiente aislado o transitado, acondicionamiento
trmico, nivel de ruido, etc.).

Algunos de los aspectos a considerar se presentan a continuacin. La lista no es taxativa
y el orden de cada aspecto no es relevante, siendo cada aspecto de propsito limitado en forma
individual. Un adecuado mtodo de respaldo/recuperacin debe tener en cuenta todos los
aspectos en conjunto, como ser:

- Plan de respaldo
- Cules datos se deben incluir
- Tipos de respaldos
- Cantidad de copias a realizar
- Modalidad de copia
- Dnde guardarlas
- Quienes los manejan
- Verificacin del respaldo
- Registro
- Cundo hacerlo
- El respaldo completo del disco
- Soporte fsico a utilizar para el respaldo
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Plan de respaldo
Los procedimientos de respaldo y recuperacin desarrollado deben formar parte de un plan
de respaldo y recuperacin, el cual debe ser documentado y comunicado a todas las personas
involucradas. Dado que, a lo largo del tiempo, varias caractersticas que se consideran para
desarrollar este plan sufren cambios (software utilizado, soporte, etc.), el plan debe ser revisado, y
de ser necesario modificado de manera peridica.

El plan debe contener todos los tems detallados a continuacin y cualquier otro que mejore la
realizacin del trabajo o clarifique la tarea.


Cules datos se deben incluir
Cada aplicacin maneja un conjunto muy variado de datos, algunos estticos, otros
dinmicos. Hay datos base, a partir de los cuales se generan datos resultantes (informacin). Al
definir el respaldo, se establece si se copian todos los archivos o parte de ellos. Entra en
consideracin si la copia incluye los propios programas de la aplicacin. La decisin final se
tomar sobre la base de la criticidad de los datos y el valor de los mismos.


Medios de soporte a utilizar
Los medios a utilizar dependern del tipo de computadora (micro. Main frame, etc),
cantidad de informacin a almacenar, tiempo disponible para realizar el respaldo, costos y
obviamente de la tecnologa disponible al momento.

Actualmente se cuenta con una variedad muy amplia de soportes disponibles y a costos
muy bajos, sobre todo al nivel de micro computadoras. A nivel mainframe las posibilidades se
acotan. Las caractersticas principales a considerar de cada opcin ser la capacidad de
almacenamiento, medida en Mg o Gb, y la velocidad de transferencia de datos (cantidad de datos
por segundo que es posible grabar), medida en Kb/s. Los soportes magnticos son los ms
difundidos; tambin los hay pticos.

Las opciones ms comunes son (en orden descendente por capacidad de
almacenamiento promedio):
Discos duros
Cintas (4mm, 8mm, QIC)
Cartuchos (alta densidad, micro)
CD ROM
Zip drive
Tarjetas PCM-CIA
Diskette

Existe la posibilidad de realizar respaldo en medios pertenecientes a terceras partes. Hoy
da, varias empresas ofrecen a travs de Internet un servicio de respaldo. El mismo se realiza en
los equipos de estas empresas transfiriendo los datos a travs de la Internet. Notar que este
servicio es til si tenemos una conexin con un buen ancho de banda y una cantidad de datos
pequea o mediana. Hay que tener presente el problema de la privacidad de nuestros datos
(tanto durante la transmisin como en el almacenamiento)
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Las siguientes son algunos de los sitios que ofrecen este servicio:
http://www.ultrabac.com/
http://www.datarecovery.demon.co.uk/
http://www.evault.com/
http://www.ora.com/catalog/unixbr
http://www.unitrends.com/
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Tipos de respaldos
Existen diferentes tipos de respaldos posibles, que se pueden complementar entre s,
como ser:

Respaldos globales (full back-up):
Se realiza un respaldo total del disco, se respalda la totalidad de las bases de datos y la
totalidad de las operaciones que se mantienen en lnea (online). Si se realiza
diariamente, ante cualquier problema solamente se debe recuperar el respaldo del da
anterior.

Respaldos parciales:
Se respalda slo una parte de la informacin (solamente una aplicacin, una plataforma,
los datos crticos o las bases nuevas, etc.) Como se ve, existen varios criterios para optar
qu parte respaldar. Las consideraciones realizadas para el respaldo global valen aqu
solamente para las partes respaldadas.

Respaldos incrementales:
Se combina con respaldos globales o parciales. Se respalda solamente las
modificaciones que han ocurrido desde el ltimo respaldo. Para realizar una
recuperacin se debe adicionar al ltimo respaldo global todos los respaldos
incrementales sucesivos. Es un procedimiento de respaldo gil y que ocupa poco
espacio. El procedimiento de recuperacin es complejo.

Respaldos diferenciales:
Similar al anterior. Se respalda las modificaciones que han ocurrido desde el ltimo
respaldo global o parcial. Para realizar una recuperacin se debe adicionar al ltimo
respaldo global solamente el ltimo respaldo diferencial. Es un procedimiento de
respaldo relativamente gil y que ocupa poco espacio, con un procedimiento de
recuperacin de slo dos etapas.

Respaldos simultneos:
se realiza una copia exactamente igual al mismo tiempo de todos los datos procesados,
por ejemplo cuando el sistema de discos espejados es utilizado. Recuperar los datos es
simplemente direccionarse a otra unidad de disco.

Todos los tipos de respaldo tienen sus ventajas y sus desventajas.

El respaldo global es el ms seguro ya que se tiene la totalidad de los datos, pero tambin
es el que insume mayor cantidad de tiempo y capacidad del soporte magntico.

El respaldo incremental es el ms rpido, pero tiene una cantidad de informacin limitada
a un perodo de tiempo. Para recuperar un sistema determinado o el disco completo, se debe
partir del ltimo respaldo parcial o completo y cargar en secuencia cada uno de los respaldos
incrementales. En general, se suele hacer un respaldo completo una vez por semana y para cada
da de la semana se hace el incremental.

Respecto al parcial, insume menos tiempo que el global (y puede llevar menos tiempo que
el incremental), pero se est limitado a cierto tipo de informacin. Se suele hacer respaldos
globales con menor frecuencia que los parciales. Por ejemplo, una vez por semana se puede
hacer respaldo parcial por aplicacin (combinado con los incrementales o diferenciales, en forma

http://www.dpec.com/catalog/orcc07.htm
http://softseek.zdnet.com/Utilities/Backing_Up/Review2_30138_index.html
http://www.cbtsys.com/catalog/curicula/courses/or7mt/or7mt.htm
http://www.4datarecovery.com/

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diaria) y una vez por mes se hace un respaldo completo del, o los, discos.
Por ultimo, el respaldo simultaneo es el ms rpido y tiene la totalidad de la informacin
actualizada, sin embargo interfiere con el procesamiento de los datos y los datos se encuentran en
el mismo lugar fsico que los datos origen.

Generalmente los diferentes tipos de respaldo son utilizados en forma complementaria.
Para definir el tipo o tipos de respaldo a utilizar se deben tener en cuenta la criticidad de los datos,
capacidad de almacenamiento, tiempo disponible para realizarlos y tiempo necesario para
recuperarlos.

Siguen a continuacin unos ejemplos. a) S el procesamiento de datos es una tarea crtica
se optar por un respaldo simultaneo (para no perder tiempo en realizar recuperaciones en forma
manual) y se lo complementar con respaldos en otro soporte (removible) empleando cualquiera
de los otros tipos de respaldo. b) Suponer que se quiere realizar un respaldo global los fines de
semana y para ahorrar tiempo y recursos se hacen respaldos incrementales durante los da de la
semana. Entonces, en caso de tener un problema el da mircoles, se deber recuperar el
respaldo global del fin de semana y adicionarle los incrementales de los das siguientes para
reflejar los cambios ocurridos. Suponer que el tiempo de recuperar el respaldo global es de 4
horas y el de cada respaldo incremental es, en promedio, de 2 horas. Entonces, el recuperar 3
respaldos (global + incremental lunes + incremental martes) requiere de 8 horas (un da de
trabajo). El negocio puede soportar perder un da? Si la respuesta es afirmativa, se continuar
trabajando de esta manera; si la respuesta es negativa, se deber modificar la operativa. Una
solucin sera realizar respaldos globales diarios, que insumen ms tiempo de generacin
diariamente pero disminuyen el tiempo de recuperacin, en caso de ser necesario.


Modalidad de copia
Los tipos posibles de respaldo pueden combinarse en forma conveniente en la modalidad
de copia, como ser, por ejemplo:
- copia simple
- copia doble
- copia generacional

La copia simple consiste en hacer la tarea de respaldo una sola vez, existiendo un nico
ejemplar del respaldo. La copia doble consiste en repetir la tarea, de tal manera de existir dos
ejemplares del respaldo. El soporte del respaldo puede, eventualmente deteriorarse. En caso de
haber una copia simple, si se ve afectado, se perdi el respaldo. En caso de haber dos copias, es
altamente improbable que los dos ejemplares se deterioren. Por lo tanto, es mejor la copia doble,
pero requiere doble de tiempo. La copia generacional es la ms segura y se explica ms adelante.

Suele ser un error frecuente, el respaldar los archivos en el mismo disco, con otros
nombres, o bien bajo otro subdirectorio. Este respaldo es de muy escaso valor. Slo sirve en caso
de destruccin lgica de alguno de los archivos. En caso de rotura fsica del disco o roture lgica
de su ndice, la recuperacin no es posible. Adems, se ocupa espacio en el disco.

La tcnica de copia doble de respaldo, consiste en disponer de dos juegos de copia de los
datos de la aplicacin. Cada vez que se termina de utilizar el sistema se hace una copia, dos
veces. Ante una eventual prdida de datos, se tiene un juego de copia para recuperarlos. Si
ocurriese una falla en alguno de los soportes, existe an un segundo juego.

En la recuperacin, nunca debe utilizarse el segundo juego directamente. Se debe hacer
una copia del juego de respaldo en otro computadora. Recin entonces, se debe volver a hacer la
recuperacin.

Ejemplo: supngase que se deterior fsicamente parte del disco, afectando la aplicacin,
por lo cual es necesario recuperarla. Se toma el primer juego de respaldo, se intenta hacer la
copia del respaldo al disco y aparece error de lectura en el respaldo. Se usa entonces el segundo
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juego y ocurre lo mismo. Al analizar lo ocurrido, se detecta que adems de haberse deteriorado el
disco, est daada la unidad encargada de grabar los respaldos y al tratar de leer los mismos los
daa . Resultado: la aplicacin en disco no funciona y los dos juegos de respaldo quedaron
inutilizados. De aqu se concluye la necesidad de hacer otra copia del respaldo, antes de intentar
la recuperacin.

El respaldo puede ser hecho por una sola persona. En cambio, la recuperacin debera
ser hecha por dos personas, siguiendo paso a paso las instrucciones, a efectos de evitar cometer
errores. Nunca debe recuperarse en forma apresurada.

El mtodo de copia doble, si bien es muy prctico, presenta un importante inconveniente:
si por alguna falla se alteran los datos sin que el usuario lo perciba, al hacer los respaldos, se
copian los datos errneos. Una vez terminadas las dos copias se poseen tres ejemplares
idnticos de datos invlidos, tal vez, sin posibilidad de recuperar la aplicacin a un estado vlido!

Si ocurre un error fsico en el disco, la copia no se completa y por lo tanto no se afectan
los respaldos. El problema se puede dar si ocurre un error lgico, tal como el borrado de datos,
copindose entonces un archivo incompleto.

El borrado de datos y de archivos del disco puede ocurrir en forma accidental o
intencional, por el propio usuario o por terceros, por motivos tales como: desconocimiento,
cansancio, tensin o equivocacin.

Como solucin a este inconveniente surge la tcnica de respaldo generacional, tambin
es conocida como abuelo-padre-hijo. Se disponen de varios juegos de cintas, cd rom, diskettes,
etc, para contener los respaldos a lo largo del tiempo, de tal manera que se guarda una historia de
respaldos de la aplicacin. En lugar de respaldar cada vez sobre los mismos cd, cinta, diskette,
etc., stos se rotan a lo largo del tiempo. La cantidad de juegos a utilizar pueden ser 4 o ms.

Ejemplo: Supngase que se tiene un juego de respaldo por cada da de la semana y al finalizar
cada jornada se respalda en el juego correspondiente. De esta forma, no se tienen varias copias
idnticas, sino que son fotografas en secuencia a la finalizacin de cada jornada. Si se tienen
que recuperar los datos, se procede de la siguiente manera: Si el de la jornada previa sirve, se lo
utiliza. Si est daado, se utiliza el anterior. Y as sucesivamente, hasta 4 das atrs. Las
transacciones ocurridas en cada da perdido deben rehacerse

Si durante el da mircoles se pierden los datos, se retorna el sistema al estado en que
estaba al fin de la jornada del martes, con el juego correspondiente, lo que es equivalente a decir
al inicio del mircoles). Si se trata de un error en los datos que se arrastra desde el martes, se
utiliza el respaldo del lunes. Todos los movimientos del martes deben rehacerse. Y as
sucesivamente hacia atrs, si fuera necesario.

Con esta tcnica se evita el inconveniente de la tcnica de copia doble, siempre y cuando
se detecte el problema antes de volver a usar los mismos juegos. De aqu que se establezca la
cantidad de diferentes lotes a utilizar.

Una buena aplicacin, debe proveer informacin sobre el estado de los datos, para que el
usuario pueda determinar si todo est bien. Hay aplicaciones que detectan la integridad de los
datos en forma automtica. Por lo tanto, no es razonable tener demasiados juegos de respaldo.

Es mejor tener los lotes de juegos de respaldo identificados por letras, hacindolos
independientes de los das de la semana. Esto permite hacer ms de un respaldo por da, si la
cantidad de transacciones hechas lo amerita, como as tambin no hacer respaldos en los das
que no hubo actividad. Ejemplo: se tienen 4 juegos de respaldo, identificados por A, B, C y D.
Entonces, cada cinta, diskette, o soporte utilizado se identifica por: letra de lote y Nro. ordinal
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dentro del lote (Al, A2, A3, 61, 82, B3, Cl, C2, C3, Dl, D2 y D3, si se requieren como mximo 3
para cada respaldo).

Para utilizar la tcnica de respaldo generacional es imprescindible utilizar un cuaderno de
registro de cada respaldo, tal como se explicar en la seccin Registro.


Cundo realizarlo
Para determinar cuando se realiza el respaldo debemos conocer los tiempos incurridos en
desarrollar la tarea y las ventanas de tiempo disponibles en produccin (tiempo disponible para
realizar tareas que no afecte a los procesos habituales de procesamiento de datos). Los tiempos
incurridos en desarrollar la tarea varan dependiendo del soporte utilizado (a mayor velocidad de
transferencia menor tiempo incurrido), el tipo de respaldo utilizado (el full back-up es el que lleva
mayor cantidad de tiempo) y la cantidad de datos a respaldar (a mayor cantidad mayor tiempo de
respaldo).

Generalmente, en las empresas, las ventanas de tiempo disponibles durante las semana
son chicas, por lo que se combinan los tipos de respaldo dependiendo del da de la semana. As,
el fin de semana se realiza un respaldo global y durante la semana se realizan respaldos
incrementales.

Existen momentos en los cuales es necesario realizar respaldos extraordinarios, como ser
nueva instalacin de una aplicacin, o migracin de bases de datos o traslado del equipamiento.
En esta circunstancias deben realizarse un respaldo global, para estar totalmente cubierto.


Periodicidad
Cada cunto realizar los respaldo depender de la cantidad de operaciones realizadas y
las ventanas de tiempo disponibles. Usualmente, y como recomendable, los mismos deben
realizarse diariamente.

Por ejemplo, da a da se hacen respaldos incrementales o diferenciales y una vez por
semana se hacen respaldos completos parciales y una al mes respaldos completos totales.
Siempre estas decisiones dependen del volumen de los datos, del soporte de almacenamiento
disponible, de la velocidad del respaldo, de la importancia de los datos, etc.


Herramientas a utilizar
Hay varias herramientas posibles para respaldo de datos. Algunas son muy simples y
otras son muy sofisticadas. En algunas aplicaciones o DBMS se disponen de programas propios,
guiados por men, para llevar a cabo estas tareas. En otras, se deben utilizar los comandos del
sistema operativo o programas utilitarios para respaldos. Tambin hay combinacin de ambas
situaciones: desde el programa de aplicacin se invocan los comandos del sistema operativo u
otro programa.

Se le dar prioridad a la herramienta nativa de cada aplicacin o DBMS, pues estn
especialmente desarrolladas para respaldar de manera adecuada esos datos, pero la decisin
podr ser utilizar un software especial para respaldo, la decisin final la tomar personal experto.


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Dnde guardarlos - distancia y accesibilidad
Muy importante es establecer en qu lugar se deben guardar las copias. Debe ser bajo
llave, con un juego cerca de la computadora y otro fuera del edificio. El juego que est cerca debe
estar accesible y el otro debe ser de acceso restringido. Los respaldos pueden estar sobre una
estantera, al lado de la computadora o bien en una caja fuerte. Segn los datos y la aplicacin se
establecen las condiciones de almacenamiento.

Tan importante como llevar a cabo los respaldos con regularidad, es el respetar los
criterios de almacenamiento. Intervienen consideraciones del medio ambiente (temperatura,
humedad, polvo, etc.) como as tambin las personas que tienen acceso al computadora.

Han ocurrido situaciones tan crticas como haber guardado todos los respaldos en reas
sumamente seguras, tales como en caja fuerte, pero en un lugar tal, que por factores de humedad
quedaron totalmente inutilizados. Sin embargo, la deteccin de este problema recin se hizo en el
momento en que se necesit hacer la recuperacin. Naturalmente, toda la operativa del sistema
informtico se hizo con la certeza de la existencia de los respaldos. Todos los respaldos se
llevaban a cabo regularmente y con sus copias, pero se guardaban en el mismo lugar y sin
verificacin del estado de las cintas magnticas.

Otra aspecto a tener en cuenta es por cuanto tiempo se guardan los respaldos. Es usual
que toda la informacin que no est en lnea se encuentre respaldada, contando con toda la
historia de las operaciones de la empresa. Sin embargo esto no es obligatorio, si debemos
considerar situaciones legales existentes (reglamentaciones que obligan a guardar cierta
informacin por X tiempo) o potenciales (procesos judiciales).


Quienes realizan y manejan los respaldos
Es fundamental definir qu personas son las encargadas de llevar a cabo los respaldos y
las recuperaciones. No es necesario que sean las mismas personas que hagan los dos procesos.
Inclusive, en ciertas situaciones, por motivos de seguridad, deben ser distintas. Puede haber
varios usuarios que operan la misma aplicacin. En estos casos, un subconjunto reducido de ellos,
deben ser los responsables de las tareas de respaldo y recuperacin de datos. La recuperacin
siempre debera ser llevada a cabo por dos personas, en lugar de una sola, por seguridad.


Verificacin del respaldo
Usualmente, la tarea electrnica-mecnica de grabacin, requerida en las copias, se lleva
a cabo correctamente. Sin embargo, la nica forma de saber que se grab bien, es volver a leer la
copia grabada y verificar que coincida con lo ledo originalmente. Esta verificacin insume tiempo
adicional.

Es mejor realizar las verificacin en otro computadora, y de manera peridica.
Dependiendo de la cantidad de respaldo y del historial de errores, es posible aplicar muestreo
estadstico para realizar las verificaciones


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Registro
Se recomienda llevar un registro de los respaldos que se realizan, as como tambin las
eventuales recuperaciones. Este registro es una historia de los respaldos y las recuperaciones
llevados a cabo, al cual se agrega toda observacin relevante sobre la aplicacin, como por
ejemplo, cambios de versiones.

Se sugiere disponer de un registro, el cual consta de las siguientes columnas:
- Fecha (da/mes/ao)
- Identificacin de operador (por ejemplo, sus iniciales>
- Identificacin del juego de respaldo (por ejemplo, por letra)
- Hora de inicio (hora:minuto)
- Hora de finalizacin (hora:minuto)
- Resultado
- Rbrica del operador

Resultado es cmo finaliz la ejecucin: sin observaciones si termin correctamente, o bien
cules anomalas (por ejemplo, cinta con error, corte de luz, etc.) Para cada respaldo se completa
una lnea. Para cambios de versin, etc. se hace la anotacin, a rengln seguido, en forma
descriptiva y sinttica, con fecha. Para la recuperacin se indica RECUPERACION y se utilizan
dos lneas, para identificar a los dos operadores que realizan el proceso.



Consejos para hacer los respaldos y las recuperaciones
Siguen a continuacin los consejos para hacer bien los respaldos, en la frecuencia y forma
que correspondan, y para llevar a cabo satisfactoriamente las recuperaciones, toda vez que sea
necesario. Se los presenta en forma de lista para enfatizarlos:
- Disponer del tiempo suficiente
- No distraerse por ningn concepto
- No hacerlo cuando se est cansado
- Trabajar ordenado
- Disponer de suficiente cantidad de cintas, diskettes, u otros soportes correctamente rotulados
- Contar con otra persona para las recuperaciones
- Permanecer junto al computadora durante la tarea
- Verificar una vez por ao estado correcto del computadora
- Verificar una vez por ao lectura/grabacin de los respaldos
- Tener acceso a otro computadora de similares caractersticas


Instalaciones grandes
En instalaciones de computacin de mediano y gran parte (con computadoras
mainframes, minis y micros), tal como oficinas y empresas estatales, instituciones bancarias,
empresas de l00 o ms empleados y operarios, etc., deben existir normas y procedimientos
preestablecidos, tanto genricos como especficos de cada sistema. En dichos centros de
cmputo, las tareas de respaldo son una operacin ms de las habituales, que estn incorporadas
en las rutinas <diarias, mensuales, etc.).

Por otra parte, en general, las aplicaciones grandes poseen por s mismas duplicaciones
de las transacciones, de los archivos maestros, etc. que facilitan la eventual recuperacin de
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datos. Por ejemplo, los sistemas de reserva de pasajes areos tienen la informacin duplicada en
varias computadoras en lugares distintos Eventuales fallas son detectadas y corregidas
instantneamente, siendo transparentes a los operadores.



SISTEMAS TOLERANTES A FALLAS EN RED DE COMPUTADORAS
La utilizacin de una computadora en red presenta importantes ventajas, tales como el
acceso comn a: grandes memorias auxiliares, impresoras y otros perifricos, cuyos costos
justifican el compartirlos entre mltiples usuarios, o bien la aplicacin requiere el acceso a bases
de datos nicas.

Con los sistemas de red tolerantes a fallas (SFT - System Fault Tolerant) se reduce la
frecuencia de los respaldos necesarios, gracias a las rutinas automticas y transparentes al
usuario, que ya estn incorporadas en el producto base.


Discos espejados
Gracias al uso de las redes de microcomputadoras existe la posibilidad de utilizar las
facilidades del ejemplo precedente en los PC. Existen sistemas operativos administradores de
redes, tales como el NETWARE SFT (de NOVELL) y Windows NT, que proveen las rutinas
necesarias para mantener copia de los archivos (por ejemplo disco espejo). Puede continuar el
procesamiento en el disco alternativo si se produce una falla en el original. Estas rutinas pueden
ser en varias modalidades, que tienen diferentes requerimientos y costos. Estos sistemas utilizan
dos discos iguales en el mismo Servidor. En forma automtica los datos son duplicados en ambos
discos. En caso de falla de uno de ellos, se continua la operativa con el otro disco. Esta tcnica
esta basada en que la probabilidad de que dos discos se daen al mismo tiempo es muy baja


Servidor duplicado
Otra tcnica para aplicaciones crticas llamada servidor duplicado, consiste en tener dos
equipos similares como servidores. Los datos son grabados automticamente en los dos equipos.
Este mtodo es ms seguro que el utilizar un solo equipo con dos discos, ya que en el primer caso
si falla el computadora, haciendo que este deje de funcionar, a pesar de que los datos estn bien,
no es posible acceder a ellos. En el caso de dos computadoras, todo esta duplicado. Esto es ms
seguro, pero tiene el inconveniente de su alto costo, y de que los datos son grabados en dos
equipos, por lo que se degrada la performance de la red.

Sin embargo, en aplicaciones crticas es lo ms recomendable, adems de hacer copias
peridicas en soportes removibles.


Sistemas de discos tolerante a fallos
Existen sistemas de almacenamiento en disco magntico, por ejemplo en tres unidades,
que tienen un hardware especial de tal manera que son capaces de recuperar los datos si una de
las unidades se descompone. Este sistema consiste en grabar los datos en varias unidades, con
mnima redundancia, de tal manera que si llega a fallar uno de los tres discos, con los otros dos
igual se tienen disponibles todos los datos.

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Este sistema es mucho ms eficiente que el disco espejado, pues no se graban todos los
datos dos veces. A su vez, su costo es mayor.


Otros sistemas de autorespaldo
Existen otros sistemas de almacenamiento de datos que disponen de recursos tales que
guardan cierta redundancia (repeticin) de los datos. Son capaces de seguir funcionando en la
eventualidad que una parte de sus recursos deje de operar. No es el propsito de este texto
profundizar en estos sistemas, que son sofisticados, muy seguros y de costo importante. Lo que
se necesita saber es que existen y se utilizan en instalaciones de porte mediano en adelante.

De todos modos, estos sistemas de almacenamiento con autorespaldo necesitan de los
procedimientos de respaldo explicados antes, para salvaguardar los datos, ya que si bien son
capaces de funcionar con cierto nivel de falla, no estn exentos de eventual falla mltiple o total.



PLANES DE CONTINGENCIA
Un aspecto muy importante, que se menciona en ltimo lugar en este texto, precisamente
por su importancia, es que, en toda instalacin informtica deberan existir planes de contingencia
que especifican claramente qu hacer frente a una situacin crtica (desastres naturales,
atentados, etc.)

Gracias a estos planes, las personas saben qu deben hacer, y logran superar las
situaciones. Los procedimientos de respaldo y recuperacin que son la base de este documento,
solamente son una parte del plan de contingencia. El plan se complementa con todos los
procedimientos necesarios para volver a la empresa operativa ante cualquier desastre (como
ejemplo reciente est el incendio en UTE, donde gracias a contar con un plan de contingencia la
empresa pudo seguir operando).

Estos planes incluyen alternativas para continuar funcionando el negocio, el organismo o
la institucin de que se trate. Puede incluir lugares alternativos de procesamiento, en otra
empresa, dentro o fuera del pas, rutinas iguales o diferentes de procesamiento, subsistemas
bsicos, etc.

Es frecuente que no existan planes de contingencia y entonces ante una falla no prevista,
los funcionarios no saben qu hacer, desconocen los procedimientos que deben ejecutar y la
situacin problemtica se vuelve ms grave, ya que a la tensin existente se agregan errores de
operacin, por falta de especificaciones.

Gracias al problema Y2K compatibilidad de los sistemas informticos y de las
computadoras en el manejo de la fecha con 4 dgitos, se ha tomado conciencia respecto a planes
de contingencia.

Es fundamental que exista para todo sistema informtico un plan de contingencia que
especifica qu hacer en caso de ocurrir un problema grave.

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