ENAP

Curso

Curso
MS Project 2000


Guia do Aluno

Braslia, 2002
Curso Bsico de
MS Project 2000
Apostila Verso 1.0
Autor: Marcos Kimura - PMI
- 2 -
SUMRIO
INTRODUO................................................................................................................
1. FUNDAMENTOS DA GERNCIA DE PROJETOS...................................................
1.1. O Que Proe!o"...............................................................................................
1.2. O Que Gere#$%&'e#!o (e Proe!o)"............................................................
1.*. O) F&!ore) Gere#$%+,e%) #o MS Proe$! 2---................................................
1... A) re&) (e Co#/e$%'e#!o e' Ge)!0o (e Proe!o) #& 1%)0o PMI..............
1.2. O P3&#e&'e#!o e' Proe!o)............................................................................
1.2.1. E!&4&) E))e#$%&%) #o P3&#e&'e#!o (e Proe!o).................................
2. O MS PROJECT 2---...............................................................................................
2.1. 1%)0o Ger&3.........................................................................................................
2.1.1. 5&rr& (e Me#u)........................................................................................
2.1.2. 5&rr& (e Ferr&'e#!&) P&(r0o................................................................
2.1.*. 5&rr& (e For'&!&60o...............................................................................
2.1... 5&rr& (e Mo(o)........................................................................................
2.2. Pr%#$%4&%) 1%)7e)...............................................................................................
2.2.1. O Gr+8%$o (e G&#!!...................................................................................
2.2.2. A P3&#%3/& (e Re$ur)o)...........................................................................
2.2.*. O Gr+8%$o (e Re$ur)o)............................................................................
2.2... A P3&#%3/& (e U)o (o Re$ur)o................................................................
2.2.2. A P3&#%3/& (e U)o (& T&re8&....................................................................
2.2.9. O D%&:r&'& (e Re(e...............................................................................
*. CRIAO E EDIO DE PROJETOS......................................................................
*.1. 1%)0o Ger&3.........................................................................................................
*.2. Tu!or%&3................................................................................................................
*.2.1. A;r%#(o u' No,o Ar<u%,o #o MS Proe$! 2---....................................
*.2.2. Cr%&#(o u' Mo(e3o (e Ar<u%,o #o MS Proe$! 2---...........................
*.2.*. For'&!&#(o o Mo(e3o (e Tr&;&3/o.......................................................
*.2... Tr&;&3/&#(o $o' u' No,o Ar<u%,o......................................................
- * -
*.2.2. De8%#%#(o o E)$o4o 5+)%$o (o Proe!o.................................................
*.2.9. De8%#%#(o & D&!& (e I#=$%o (o Proe!o...................................................
*.2.>. De8%#%#(o & E)!ru!ur& e 1=#$u3o) (o Proe!o........................................
*.2.?. De8%#%#(o & Dur&60o (& T&re8&...............................................................
*.2.@. De8%#%#(o o T%4o (e T&re8&.....................................................................
*.2.1-. De8%#%#(o o) Re$ur)o) (o Proe!o....................................................
*.2.11. A3o$&#(o o) Re$ur)o)..........................................................................
*.2.12. Su4er&3o$&60o (e Re$ur)o).................................................................
.. A A%#/& (e 5&)e.......................................................................................................
..1. O <ue A%#/& (e 5&)e"....................................................................................
..2. Por <ue (e,o Cr%&r u'& A%#/& (e 5&)e"........................................................
..*. Qu&#(o (e,o Cr%&r u'& A%#/& (e 5&)e"........................................................
.... O <ue o M%$ro)o8! Proe$! 8&B $o' o) D&(o) (& A%#/& (e 5&)e"...............
..2. Co'o Cr%&r u'& A%#/& (e 5&)e".....................................................................
2. A$o'4&#/&#(o Proe!o).........................................................................................
9. ECer$=$%o...................................................................................................................
>. 5%;3%o:r&8%&...............................................................................................................
- . -
INTRODUO
O Microsoft Project 2000 um poderoso instrumental como um
programa de gerenciamento de projetos que voc pode usar para planejar!
gerenciar e tra"al#ar como uma valiosa fonte de informa$%es para seu projeto&
'sta apostila foi planejada para ser usada como apoio ao (urso de M)
Project da '*AP e dirigida aqueles que est+o utili,ando o M) Project 2000 pela
primeira ve,&
O formato desta apostila contemplada como um tutorial onde voc
poder- seguir passo a passo como criar! editar e controlar um projeto&
- 2 -
1. FUNDAMENTOS DE GERNCIA DE PROJETOS
O aprendi,ado no M) Project 2000 envolve muito mais do que o simples
entendimento de como funciona este soft.are& /iferente de outros soft.ares! o
M) Project est- intimamente interligado com a disciplina ou a pr-tica da qual este
vem au0iliar! o gerenciamento de projetos& Portanto! n+o "asta apenas entender
como o funcionamento desse soft.are! fa,-se necess-rio ali--lo ao
con#ecimento da gest+o de projetos&
*+o ser- a"ordado por este manual! entretanto! todas as possi"ilidades! as
tcnicas e as a"ordagens em torno da pr-tica de gerenciamento de projetos&
)er+o apresentadas alguns fundamentos que se tornam imprescind1veis para uma
mel#or utili,a$+o do M) Project 2000&
Aconsel#a-se que o aluno procure entender e aprender em maior
profundidade a disciplina de gerenciamento de projetos&
A seguir ser+o e0postas algumas defini$%es e informa$%es so"re a gest+o
de projetos que ser+o 2teis ao curso de M) Project 2000&
1.1. O <ue u' Proe!o"
)egundo 3icardo 4ianna 4argas
5
! projeto pode ser definido como:
Ou seja! todo projeto possui! por defini$+o! algumas caracter1sticas "-sicas
relacionadas com a clara defini$+o de par6metros que permitam a efetiva
administra$+o&
Podemos resumir estas caracter1sticas como a"ai0o relacionadas! ent+o!
geralmente! um projeto:
1
4argas! 3icardo 4ianna 7 8erenciamento de Projetos 7 'sta"elecendo /iferenciais (ompetitivos
7 3io de 9aneiro! :rasport! 2000&
- 9 -
;M 'MP3''*/IM'*<O *=O 3'P'<I<I4O! (A3A(<'3I>A/O PO3 ;MA
)'?;@*(IA (AA3A ' AB8I(A /' '4'*<O)! (OM I*C(IO! M'IO ' DIM! ?;' )'
/')<I*A A A<I*8I3 ;M O:9'<I4O (AA3O ' /'DI*I/O! )'*/O (O*/;>I/O
PO3 P'))OA) /'*<3O /' PA3EM'<3O) P3F-/'DI*I/O) /' <'MPO!
(;)<O! 3'(;3)O) '*4OA4I/O) ' ?;AAI/A/'&
Possui um processo prvio de planejamentoG
/eve possuir par6metros definidos e planejados de controle e
avalia$+oG
*+o repetitivo! ou seja! inovador e inditoG
Possui um in1cio e um fim determinadosG
O"jetiva gerar um produto com especifica$%es con#ecidas e que
seja claro e definidoG
F reali,ado por pessoasG
<em um componente de custo limitado e definido&
Assim sendo! o foco de um projeto o"ter uma meta identificada& F
responsa"ilidade do gerente do projeto condu,i-lo na dire$+o da meta! com "ase
nos par6metros esta"elecidos! como por e0emplo! o tempo! o custo e os recursosG
enquanto se mantm um padr+o de qualidade especificado&
1.2. O <ue Gere#$%&'e#!o (e Proe!o)"
)egundo Margaret# (arneiro
2
Ho 8erenciamento de projetos a aplica$+o
de (O*I'(IM'*<O! IA:IAI/A/')! D'33AM'*<A) ' <F(*I(A) nas
atividades de projetos de forma a atender ou superar as e0pectativas dos
staJe#olders Kinteressados! atores! participantesL e que envolve o "alanceamento
deM:
'scopo! tempo! custo e qualidadeG
*ecessidades Krequisitos definidosL e e0pectativas Ksu"jetivos ou
n+o definidosLG
/iferentes e0pectativas e necessidades de todos aqueles que
participam do projeto direta ou indiretamente&
Isso indica que para o gerenciamento de projetos n+o necess-rio apenas
a vontade ou a necessidade da reali,a$+o dessa tarefa& F preciso recon#ecer que
o gerente de projetos precisa de con#ecimentos espec1ficos da -rea para mel#or
desempen#ar as suas fun$%es&
'0iste uma tendncia das empresas em administrar as opera$%es com a
a"ordagem de projeto& 'ssa a"ordagem! de forma simplificada! prev a aplica$+o
das tcnicas! #a"ilidades! ferramentas e con#ecimento na condu$+o de
opera$%es da empresa& O termo usado para essa tendncia ou filosofia o
:ere#$%&'e#!o 4or 4roe!o)! que visa alin#ar os grandes o"jetivos estratgicos
da empresa com in2meros projetos! coordenados e gerenciados! de forma a
garantir a sua e0ecu$+o no menor tempo! na mel#or qualidade e no mel#or
custo&M
2
Carneiro, Margareth Fabola dos Santos A!ostila de "erencia#ento de Projetos, ENAP, 2000$
- > -
1.*. O) F&!ore) Gere#$%+,e%) #o MS Proe$! 2---
Os fatores gerenci-veis
N
em um projeto para o M) Project 2000 s+o:
'stes fatores s+o interdependentes e sujeitos a altera$%es no decorrer do
processo! sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a e0ecu$+o& A
gerncia dessas vari-veis feita so" o ponto de vista de um modelo matem-tico!
onde se admite que a modifica$+o do valor de uma delas ter- um impacto
previs1vel em todas as demais& Isto significa que muitas ve,es a redu$+o! por
e0emplo! da vari-vel tempo acarretar- em um incremento na vari-vel recursos ou
implicar- na altera$+o de alguma especifica$+o do produto&
Alm disso! qualquer que seja a mudan$a que ocorra em uma das
vari-veis! o gerente deve ter um modelo que permita uma r-pida tomada de
decis+o que corrija a mudan$a de curso! garantindo a continuidade do processo&
<am"m importante lem"rar que toda e qualquer modifica$+o no
conte2do das vari-veis acima deve ser negociada! em geral! com o cliente e os
fornecedores internos e e0ternos ao projeto&
1... A) re&) (e Co#/e$%'e#!o e' Ge)!0o (e Proe!o) #& 1%)0o (o PMI
O PMI - Project Management Institute - identifica 0O KnoveL -reas de
con#ecimento em gerenciamento de projetos& Apesar desta a"ordagem
apresent--las de forma separada! por ra,%es did-ticas! devemos estud--las com
a percep$+o de todas elas est+o intimamente e ine0oravelmente interligadas& O
gerenciamento de um projeto sem a aplica$+o do con#ecimento de uma ou mais
%
(ardoso! Marco Antonio )iqueira! (onvergente! 5OOP&
- ? -
E)$o4o (o Proe!o Re$ur)o)
Te'4o
destas -reas poder- implicar em uma deficincia do prQprio projeto que!
invariavelmente! sQ constatada tardiamente! n+o antes sem se ter despendido
muito esfor$o! custo e tempo para encontrar as ra,%es desta deficincia&
(omo e0plica Margaret# (arneiro
R
! Hdurante algum tempo o principal
enfoque do gerenciamento de projetos era a gerncia do tempo: fa,er com que as
coisas acontecessem dentro do pra,o esperado& 'm algumas empresas! em
especial no governo! o enfoque de gerenciamento de projeto era mais
or$ament-rio! ou seja! quando aca"asse o din#eiro! aca"aria o projeto&
Outros elementos foram se juntando ao gerenciamento do projeto! alm do
pra,o e custos! o escopo Ko que deveria ser feitoL& Doram identificados como
importante para a gest+o de um projeto tratar a quest+o de qualidade! ou seja!
atender ao especificado e tratado entre as partes&
Outros aspectos foram se agregando ao gerenciamento de projeto! tais
como risco e comunica$+o& <odo projeto tem risco e o planejamento e tratamento
desses riscos fa, parte das atividades de gerenciamento do projeto& (omunica$+o
tam"m fator fundamental em um projeto& )em a devida comunica$+o entre os
envolvidos um projeto pode estar fadado ao insucesso& As informa$%es devem
fluir no tempo! na profundidade e no conte2do desejado por cada envolvido! de
acordo com a sua necessidade ou grau de envolvimento&
*+o devemos esquecer que os projetos s+o e0ecutados por pessoas&
'nt+o o cuidado com o ser #umano! a motiva$+o da equipe! o recrutamento de
pessoas especiali,adas para cada tipo de tarefa! o treinamento! a forma$+o de
time e outros aspectos s+o tam"m fundamentais ao sucesso do projeto&
Alguns projetos tm que adquirir "ens ou produtos e o gerenciamento
dessas aquisi$%es tam"m s+o importantes para a condu$+o de um projeto&
Perce"e-se ent+o que o gerenciamento de projetos envolve o tratamento
de v-rios aspectos importantes& 'sses aspectos s+o c#amados na metodologia
de disciplinas& 4imos ent+o que apoiam a administra$+o de projetos disciplinas
de:
8erenciamento de Integra$+o entre os elementos do projetoG
8erenciamento de 'scopo de ProjetoG
8erenciamento de <empo do projetoG
8erenciamento do (ustoG
8erenciamento da ?ualidadeG
8erenciamento de 3ecursos IumanosG
8erenciamento de (omunica$+oG
8erenciamento de 3iscoG
&
Carneiro, Margareth Fabola dos Santos A!ostila de "erencia#ento de Projetos, ENAP, 2000$
- @ -
8erenciamento de (ontratos&
'stas disciplinas juntas! aliadas Ss tcnicas! mtodos e ferramentas de
cada uma! apoiam a condu$+o do projeto de forma a garantir qualidade!
atendimento aos pra,os! custos e requisitos desejados&
(a"e ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas! cuidando de
todos esses aspectos desde o in1cio do projeto! passando pelo planejamento e
outras fases do projeto! at a sua conclus+o& A Integra$+o dos processos tam"m
tratada como uma disciplina pelo PMI&M
*a perspectiva do M) Project 2000! todas estas disciplinas ou -reas de
con#ecimento podem e devem ser contempladas na reali,a$+o de um projeto& A
metodologia de gerenciamento de projetos a "ase so"re a qual todos os
tra"al#os dever+o ser efetuados& O soft.are apenas au0iliar- o gerente a
estruturar a metodologia a uma forma mais efica, e integrada de tra"al#o&
1.2. O P3&#e&'e#!o e' Proe!o)
O planejamento em qualquer atividade de uma organi,a$+o sempre
encarado como uma rotina essencial& 'ntretanto! em grande parte dos projetos
e0istentes! pouco se planeja! muito se e0ecuta e muito! mas muito mesmo! gasta-
se refa,endo um tra"al#o que! com um devido planejamento! poderia ter sido
evitado&
(ostumeiramente! acredita-se que n+o preciso di,er que! com um
enfoque em projetos para uma organi,a$+o! e0tremamente necess-rio um
planejamento criterioso de todas as poss1veis nuances de um projeto&
*ormalmente! parte-se do princ1pio que todos os participantes de um projeto tem!
como princ1pio! um claro entendimento de que planejar essencial& A realidade
"em distante desta vis+o&
E' Proe!o)D P3&#e&r FUNDAMENTAAEEE
*+o o"jetivo deste curso mostrar ao aluno que essa premissa acima deve
ser seguida a ferro e fogo em projetos& Mas o tra"al#o com o M) Project 2000
essencialmente! em grande parte! Planejar! Planejar e Planejar&
- 1- -
1.2.1. E!&4&) e))e#$%&%) (o P3&#e&'e#!o #o MS Proe$! 2---
*este curso "-sico de M) Project 2000! deveremos seguir uma estrutura
simples! mas efica,! de planejamento& *a figura a"ai0o! s+o apresentadas as
etapas essenciais para que se possa ela"orar o escopo do projeto no M) Project
2000& /urante o curso! cada etapa a"ai0o ser- definida no soft.are&
- 11 -
P3&#e&'e#!o
(o E)$o4o
For'&!&60o
I#%$%&3 (o
Proe$!
De8%#%60o (&)
A!%,%(&(e)
Se<ue#$%&'e#!o
(&) A!%,%(&(e)
Dur&60o (&)
A!%,%(&(e)
S&3,&r A%#/&
(e 5&)e
P3&#e&'e#!o
(o) Re$ur)o)
Mo#!&:e'
(& E<u%4e
E)!%'&!%,&
(o) Cu)!o)
A3o$&60o
(o) Re$ur)o)
De!er'%#&60o
(o T%4o (e
A!%,%(&(e
De8%#%60o (o
Cro#o:r&'&
P3&#e&'e#!o
(o E)$o4o
For'&!&60o
I#%$%&3 (o
Proe$!
De8%#%60o (&)
A!%,%(&(e)
Se<ue#$%&'e#!o
(&) A!%,%(&(e)
Dur&60o (&)
A!%,%(&(e)
S&3,&r A%#/&
(e 5&)e
P3&#e&'e#!o
(o) Re$ur)o)
Mo#!&:e'
(& E<u%4e
E)!%'&!%,&
(o) Cu)!o)
A3o$&60o
(o) Re$ur)o)
De!er'%#&60o
(o T%4o (e
A!%,%(&(e
De8%#%60o (o
Cro#o:r&'&
De8%#%60o (o
Cro#o:r&'&
2. O MS PROJECT 2---
2.1. 1%)0o Ger&3F
O M) Project uma ferramenta automati,ada de apoio S 8erncia de
Projetos! onde poss1vel planejar e acompan#ar as atividades! recursos e demais
vari-veis de um projeto&
O M) Project uma ferramenta Hfor Tindo.sM e portanto utili,a os padr%es
con#ecidos dessa interface com o usu-rio& )e voc n+o est- familiari,ado com o
Tindo.s! a figura a"ai0o apresenta esta interface&
- 12 -
1
2
9
*
.
9
C&r&$!er=)!%$&) G%#(oH)F
M) Project 2000G
:arra de menusG
:arra de ferramentasG
:arra de formata$+oG
:arra de modos&
:arras de rolagem&
2.1.1. 5&rr& (e Me#u)
A :arra de Menus do M) Project tem as seguintes op$%es:
5& ARQUI1OF <rata das opera$%es com arquivos&
2& EDITARF (uida da edi$+o&
N& EII5IRF Dornece as diversas vis%es do projeto&
R& INSERIRF <rata da inser$+o de dados! colunas etc&
U& FORMATARF (uida da formata$+o de te0tos! ta"elas! fontes! etc&
V& FERRAMENTASF /isponi"ili,a ferramentas adicionais de
tra"al#o&
W& PROJETO: <rata da inser$+o e ordenamento das informa$%es
relativas Ss tarefas e ao projeto&
P& JANEAA: <rata da visuali,a$+o da tela! projetos! etc&
O& AJUDA: Permite tirar d2vidas on-line&
- 1* -
5ARRA DE MENUS
2.1.2. 5&rr& (e Ferr&'e#!&) P&(r0o
/estacada na figura a"ai0o! a :arra de Derramentas Padr+o contm uma
srie de "ot%es que servem de atal#o para comandos que normalmente seriam
acessados pela :arra de menus&
- 1. -
2.1.*. 5&rr& (e For'&!&60o
/estacada na figura a"ai0o! a :arra de Dormata$+o! possui "ot%es que s+o
atal#os para comandos de formata$+o de tarefas e de te0tos&
- 12 -
2.1... 5&rr& (e Mo(o)
A :arra de modos e0i"e 1cones de atal#o com os modos de e0i"i$+o mais
freqXentemente usados no M) Project 2000! nos quais voc poder- clicar para
mostrar o modo desejado&
- 19 -
5&rr& (e Mo(o)
2.2. Pr%#$%4&%) 1%)7e)F
Inicialmente! verificamos que o M) Project 2000 possui trs formatos
"-sicos para de e0i"ir as informa$%es& )+o eles:
O) Gr+8%$o) - ?ue representam graficamente as informa$%es& )+o
gr-ficos os modos de e0i"i$+o Gr+8%$o) (e G&#!!D D%&:r&'& (e
Re(eD Gr+8%$o (e Re$ur)o) e C&3e#(+r%o&
A) P3&#%3/&) - ?ue representam informa$%es em lin#as e colunas&
(ada lin#a contm informa$%es so"re uma tarefa ou recurso
individual& (ada coluna contm um campo onde voc insere
informa$%es espec1ficas so"re tarefas ou recursos& KAs colunas no
Microsoft Project s+o! em geral! c#amadas de campos&L
O) For'u3+r%o) 7 ?ue representam informa$%es em um formato
semel#ante a um formul-rio em papel& 'les mostram informa$%es
so"re apenas uma tarefa ou recurso de cada ve,&
'ntretanto! como o M) Project 2000 possui variadas formas de visuali,ar
as informa$%es de um projeto e nem sempre estas s+o sempre necess-rias! em
nosso curso "-sico iremos estudar as formas de visuali,a$+o que s+o essenciais
para a ela"ora$+o e condu$+o de projetos&
/esta forma! as principais vis%es s+o:
O 8r-fico de 8anttG
A Planil#a de 3ecursosG
O 8r-fico de 3ecursosG
A Planil#a de ;so do 3ecursoG
A Planil#a de ;so da <arefaG
/iagrama de 3ede&
- 1> -
2.2.1. O Gr+8%$o (e G&#!!F
*a ela"ora$+o e condu$+o de projetos o 8r-fico de 8antt ! sem d2vida! o
mais utili,ado e a mais importante visuali,a$+o no M) Project 2000& 'le o
padr+o de visuali,a$+o quando inciali,amos o soft.are&
O modo de e0i"i$+o 8r-fico de 8antt e0i"e as informa$%es so"re as tarefas
relativas ao seu projeto tanto como te0to quanto como gr-fico de "arras& <odas as
informa$%es que s+o inseridas como te0to s+o tam"m e0i"idas no formato de
gr-fico de "arras&
- 1? -
*o lado esquerdo desse modo de e0i"i$+o est+o as
colunas nas quais voc pode inserir e modificar os nomes!
dura$%es! datas de in1cio e de trmino e outras
informa$%es so"re as tarefas&
*o lado direito desse modo de e0i"i$+o! voc pode usar as "arras de 8antt para e0i"ir
graficamente as dura$%es das tarefas e as datas de in1cio e de trmino em uma
escala de tempo& A posi$+o relativa das "arras de 8antt mostra a seqXncia na qual as
tarefas do seu projeto est+o agendadas para ocorrer&
U)e o Gr+8%$o (e G&#!! 4&r&F
(riar e editar um projeto inserindo tarefas e dura$%es de
tarefasG
'sta"elecer rela$%es seqXenciais entre suas tarefasG
Atri"uir pessoal e outros recursos Ss tarefasG
(ontrolar o andamento do seu projetoG
Alterar as informa$%es e0i"idasG
Alterar as unidades de tempo que s+o e0i"idasG
- 1@ -
2.2.2. A P3&#%3/& (e Re$ur)o)F
O modo de e0i"i$+o Planil#a de 3ecursos e0i"e as informa$%es so"re cada
recurso do Projeto&
U)e & P3&#%3/& (e Re$ur)o) 4&r&F
Inserir e editar informa$%es so"re recursos do projetoG
Analisar o n2mero de #oras de tra"al#o atri"u1das a cada recursoG
Analisar os custos dos recursosG
/efinir o tipo de recurso K3ecursos de <ra"al#o ou 3ecursos
MateriaisL&
- 2- -
2.2.*. O Gr+8%$o (e Re$ur)o)F
O modo de e0i"i$+o 8r-fico de recursos e0i"e graficamente as informa$%es
so"re a aloca$+o! o tra"al#o ou o custo dos recursos ao longo do tempo& 4oc
poder- analisar as informa$%es so"re um recurso de cada ve,! so"re recursos
selecionados ou so"re um recurso e os recursos selecionados ao mesmo tempo&
Ao e0i"ir esses dois tipos de informa$%es! voc ver- dois gr-ficos Kum para o
recurso individual e outro para os recursos selecionadosL de modo que possa
compar--los&
U)e o Gr+8%$o (e Re$ur)o) 4&r&F
4er quais recursos est+o superalocados e a porcentagem de
superaloca$+o&
4erificar quantas #oras cada recurso est- agendado para tra"al#ar&
4er a porcentagem de capacidade em que cada recurso tra"al#a&
/eterminar quanto tempo um recurso tem dispon1vel para tra"al#o
adicional&
Analisar os custos dos recursos
- 21 -
2.2... A P3&#%3/& (e U)o (o Re$ur)oF
A Planil#a de ;so do 3ecurso e0i"e os recursos do projeto com as tarefas
atri"u1das agrupadas a"ai0o deles& 'la relaciona cada recurso ao tra"al#o que
eles ter+o que desempen#ar no projeto&
U)e & P3&#%3/& (e U)o (o Re$ur)o 4&r&F
Inserir e editar informa$%es so"re as atri"ui$%es de tarefas de um
recursoG
4er quais recursos est+o superalocados e a porcentagem de
superaloca$+o&
/istri"uir as atri"ui$%es entre os recursos de maneira mais uniforme&
/eterminar quanto tempo cada recurso tem dispon1vel para atri"ui$%es
de tra"al#o adicionais&
4erificar quantas #oras cada recurso est- agendado para tra"al#ar em
tarefas espec1ficas&
Analisar os custos do recurso em uma tarefa espec1fica&
4ariar a quantidade de tra"al#o que uma pessoa gasta em uma tarefa
definindo delimita$%es do tra"al#o&
- 22 -
2.2.2. A P3&#%3/& (e U)o (& T&re8&F
O modo de e0i"i$+o ;so da tarefa e0i"e as tarefas do projeto com os
recursos atri"u1dos agrupados a"ai0o delas&
U)e & P3&#%3/& (e U)o (& T&re8& P&r&F
Atri"uir pessoas e outros recursos Ss tarefas&
Inserir e editar informa$%es so"re tarefas e recursos! como! por
e0emplo! tra"al#o! datas de in1cio e de trmino! custo! aloca$+o de
tra"al#o e disponi"ilidade de tra"al#o&
/istri"uir as atri"ui$%es de tarefas de maneira mais uniforme entre os
recursos&
4erificar quantas #oras cada recurso est- agendado para tra"al#ar em
tarefas espec1ficas&
4ariar a quantidade de tra"al#o que uma pessoa gasta em uma tarefa
definindo delimita$%es do tra"al#o&
/ividir uma tarefa para que a sua segunda parte seja iniciada em uma
data posterior&
- 2* -
2.2.9. O D%&:r&'& (e Re(eF
O /iagrama de 3ede um modo de visuali,a$+o que mostra as
dependncias entre as tarefas do projeto como um gr-fico de flu0o de rede& As
tarefas s+o representadas por cai0as ou nQs e as dependncias de tarefa s+o
representadas por lin#as que conectam as cai0as&
U)e o D%&:r&'& (e Re(e P&r&F
(riar e ajustar a sua agendaG
4incular tarefas para especificar a seqXncia das tarefas e determinar
as datas de in1cio e trminoG
Mostrar graficamente tarefas conclu1das! em andamento ou ainda n+o
iniciadasG
Atri"uir pessoas e outros recursos Kcomo um equipamentoL a tarefas
espec1ficas&
- 2. -
*. Cr%&60o e E(%60o (e Proe!o)
*.1. 1%)0o Ger&3F
*este curso! seguiremos um tutorial de aprendi,ado& 'ste tutorial! por sua
ve,! segue as nossas etapas essenciais de planejamento como visto a"ai0o&
)e seguirmos o tutorial e o esquema acima! seremos capa,es de ela"orar
e reali,ar modifica$%es necess-rias em um projeto&
*.2. O Tu!or%&3F
R&2&5& A"ra o M) Project 2000 em um novo projeto em Ar<u%,oJNo,oG
R&2&2& (rie um modelo de tra"al#o no soft.areK
R&2&N& 3eali,e uma formata$+o inicial no seu modelo de tra"al#oG
R&2&R&)alve-o com outro nome Ksugest+o: nomedoprojetoYYYZ&mpp!
onde YYY a vers+o do projeto e Z assume valores 4 7 planejamento
ou e 7 e0ecu$+oLG
R&2&U& /efina um escopo "-sico do seu projeto! ou seja! os o"jetivos do
projeto! sua dura$+o m-0ima prevista e recursos necess-rios em
Ar<u%,oJPro4r%e(&(e)JRe)u'oJCo'e#!+r%o)G
R&2&V& /efina a data de in1cio do projeto em Proe!oJI#8or'&67e) So;re
Proe!oK
- 22 -
P3&#e&'e#!o
(o E)$o4o
For'&!&60o
I#%$%&3 (o
Proe$!
De8%#%60o (&)
A!%,%(&(e)
Se<ue#$%&'e#!o
(&) A!%,%(&(e)
Dur&60o (&)
A!%,%(&(e)
S&3,&r A%#/&
(e 5&)e
P3&#e&'e#!o
(o) Re$ur)o)
Mo#!&:e'
(& E<u%4e
E)!%'&!%,&
(o) Cu)!o)
A3o$&60o
(o) Re$ur)o)
De!er'%#&60o
(o T%4o (e
A!%,%(&(e
De8%#%60o (o
Cro#o:r&'&
P3&#e&'e#!o
(o E)$o4o
For'&!&60o
I#%$%&3 (o
Proe$!
De8%#%60o (&)
A!%,%(&(e)
Se<ue#$%&'e#!o
(&) A!%,%(&(e)
Dur&60o (&)
A!%,%(&(e)
S&3,&r A%#/&
(e 5&)e
P3&#e&'e#!o
(o) Re$ur)o)
Mo#!&:e'
(& E<u%4e
E)!%'&!%,&
(o) Cu)!o)
A3o$&60o
(o) Re$ur)o)
De!er'%#&60o
(o T%4o (e
A!%,%(&(e
De8%#%60o (o
Cro#o:r&'&
De8%#%60o (o
Cro#o:r&'&
R&2&W& /efina a estrutura de eventos e a dura$+o de cada evento do projeto
no Gr+8%$o (e G&#!!JEC%;%rJT&;e3&JE#!r&(&K
R&2&P& /efina os v1nculos entre as tarefas! caso seja necess-rio! no =$o#e
1%#$u3&r #& 5&rr& (e Ferr&'e#!&)K
R&2&O& /etermine para cada atividade se esta de /ura$+o Di0a! ;nidade
Di0a ou <ra"al#o Di0oG assim como se ou n+o (ontrolada pelo 'mpen#o&
C3%$&r (u&) ,eBe) e' $&(& &!%,%(&(e e 4&)!& A,&#6&(o&
R&2&50& /efina os recursos de tra"al#o do projeto atravs da P3&#%3/& (e
Re$ur)oK
R&2&55& Aloque cada recurso ao respectivo evento atravs do Gr+8%$o (e
G&#!!J Te$3&r A3! L F1-K
R&2&52& /efina os recursos materiais! para cada atividade! aloque nas
respectivas atividades atravs do Gr+8%$o (e G&#!!J Te$3&r A3! L F1-KG
R&2&5N& 4erifique a e0istncia de poss1veis conflitos na aloca$+o de
recursos KP3&#%3/& (e Re$ur)o)LG
R&2&5R& (aso #aja conflito! depois de verificado quais recursos apresentam
conflitos! verifique para cada recurso o tipo poss1vel de conflito K#o
Gr+8%$o (e Re$ur)o) e #& 43&#%3/& (e U)o (o Re$ur)o e U)o (&
T&re8&L e realoque os recursos de modo a elimin--lo! voltando para o item
anterior& *+o #avendo conflito passe para o item seguinteG
R&2&5U& ;tili,ando o Gr+8%$o (e G&#!!! analise o seu planejamento e fa$a!
se preciso! os ajustes necess-riosG
R&2&5V& )alve o arquivo como arquivo de planejamentoG
R&2&5W& )alve a lin#a de "aseG
R&2&5P& )alve como arquivo de e0ecu$+o Ksugest+o:
nomedoprojetoYYYZ&mpp! onde YYY a vers+o do projeto e Z
assume valores p 7 planejamento ou e 7 e0ecu$+oLG
- 29 -
*.2.1. A;r%#(o u' No,o Ar<u%,o #o MS Proe$! 2---F
Ao a"rir o M) Project 2000 pela primeira ve,! ele apresentar- uma janela
com o soft.are e outra com a sua ajuda&
;tili,e-se da ajuda do prQprio soft.are sempre que precisar& 'la de
grande au01lio em muitos questionamentos comuns durante o aprendi,ado&
Dec#e ou minimi,e a ajuda& 'm seqXncia! vamos criar um modelo de
tra"al#o&
- 2> -
*.2.2. Cr%&#(o u' Mo(e3o (e Ar<u%,o #o MS Proe$! 2---F
O M) Project 2000 possui! por padr+o! uma formata$+o prQpria que nem
sempre representa aquilo que queremos utili,ar em nossos projetos& Alm disso a
cria$+o de um modelo facilitar- nossos tra"al#o futuros&
(omo o M) Project a"erto! siga os seguintes procedimentos:
N&2&2&5& (lique! na :arra de Derramentas! no 1cone No,oG
N&2&2&2& *a janela Informa$%es so"re o projeto! clique em OMG
/ever- a"rir a seguinte janela:
(omo estaremos tra"al#ando com um modelo! n+o se fa, necess-rio
esta"elecer a data de in1cio de projetos agora& 'nt+o! "asta apenas manter todas
as informa$%es e clicar em OM& Oportunamente estaremos aprendendo mais
so"re esta janela de Informa$%es so"re o projeto&
- 2? -
N&2&2&N& *a :arra de Derramentas! clique no 1cone S&3,&rK
/ever- aparecer a seguinte janela:
)iga os procedimentos a"ai0o:
*o campo *ome do arquivo! digite o nome para seu modelo&
*o campo )alvar como tipo! selecione Modelo&
(lique em salvar&
*esta etapa! criamos um modelo de tra"al#o no M) Project 2000! a etapa
seguinte ser- a de format--lo segundo as nossas necessidades&
- 2@ -
*.2.*. For'&!&#(o o Mo(e3o (e Tr&;&3/oF
(om a janela do nosso modelo a"erta! siga os seguintes procedimentos:
N&2&N&5& /efina o tipo de (ronograma HPadr+oM! na :arra de
Derramentas! em Ferr&'e#!&)JO467e)JC&3e#(+r%o.
*a pasta (alend-rio! na janela Op$%es! defina a estrutura padr+o de
tra"al#o da sua organi,a$+o& Por e0emplo! por padr+o! o M) Project 2000 define
a Nor& (e %#=$%o 4&(r0o como sendo 0O:00! se na sua organi,a$+o o #or-rio de
in1cio de tra"al#o for 0P:00! digite este #or-rio na janela respectiva& Da$a as
altera$%es necess-rias aqui para definir o padr+o de calend-rio da sua
organi,a$+o& ?uando estiver terminado clique no 1cone De8%#%r $o'o 4&(r0o e
em OM&
- *- -
N&2&N&2& /efina a carga #or-ria padr+o! os dias 2teis e os feriados ao
longo da dura$+o do projeto em Ferr&'e#!&)JA3!er&r Per=o(o
(e Tr&;&3/o.
*esta janela devemos alterar o padr+o do M) Project 2000 para o per1odo
de tra"al#o desejado& Por padr+o! este soft.are n+o possui nen#um feriado
marcado e o #or-rio padr+o de 0O:00 Ss 5N:00 e de 5R:00 Ss 5P:00&
(omo e0emplo! vamos alterar o #or-rio padr+o! de segunda-feira a se0ta-
feira! 0P:00 Ss 52:00 e de 5R:00 Ss 5O:00& Para isso! na janela Alterar per1odo de
tra"al#o! no espa$o H/ataKsL selecionadaKsLM! clique nas letras dos respectivos
dias que queremos modificar! segure o "ot+o direito clicado e arraste passando
de H)! <! ?! ? at )M& 4oc dever- ter a janela na aparncia da figura acima& *o
espa$o H/efinir aKsL dataKsL selecionadaKsLM como: Modifique o #or-rio para o
nosso #or-rio sugerido como e0emplo&
'ste nosso procedimento ir- modificar o #or-rio para todos os dias da
semana! de todos os meses e de todos os anos no M) Project& (aso voc possa
precisar modificar um dia espec1fico! semana ou ms! "asta clicar nos dias ou nas
semanas ou no ms sem selecionar pelas letras da semana como feito acima&
- *1 -
Por e0emplo: vamos adicionar um feriado no dia 2U de de,em"ro de 2002&
;tili,ando a "arra de rolagem do campo H/ataKsL selecionadaKsLM! clique na
seta para "ai0o ou para cima at que o calend-rio indique o ms de de,em"ro&
(lique no dia 2U e em seqXncia no espa$o HPer1odo de DolgaM! no campo H/efinir
aKsL dataKsL selecionadaKsLM! como na figura a"ai0o&
/este modo! podemos fa,er qualquer adapta$+o no calend-rio do M)
Project 2000 para que ele reflita e0atamente o calend-rio que queremos&
Ao final de sua formata$+o! clique em OM&
- *2 -
*.2... Tr&;&3/&#(o $o' u' No,o Ar<u%,oF
ApQs ter criado um modelo de tra"al#o! salve o arquivo com o nome do seu
projeto&
*a :arra de Menu! clique em Arquivo e em )alvar como& 'scol#a uma
pasta para guardar o arquivo do projeto e renomeie o arquivo com o nome do seu
projeto&
- ** -
*.2.2. De8%#& o E)$o4o 5+)%$o (o )eu Proe!o
(ada projeto tem um conjunto 2nico de componentes: as tarefas
envolvidas! as pessoas que as reali,am e o o"jetivo do projeto que esperam
alcan$ar& Para ajud--lo a se lem"rar de detal#es importantes e comunic--los!
voc pode inserir informa$%es so"re o projeto e consult--las ou imprimi-las
quando necess-rio&
)iga os seguintes procedimentos:
*o menu Arquivo! clique em Propriedades&
*a guia 3esumo! insira as informa$%es para o seu projeto! tal como
as pessoas que gerenciar+o o projeto e manter+o o arquivo do
projeto! o o"jetivo do projeto! recursos! curto! qualquer limita$+o
con#ecida que possa dificultar a o"ten$+o do o"jetivo e outras
anota$%es gerais so"re o projeto&
- *. -
*.2.9. De8%#& & D&!& (e I#=$%o (o Proe!oF
ApQs a defini$+o de um escopo "-sico para o nosso projeto e criar um novo
arquivo! devemos designar uma data de in1cio ou trmino prov-vel do projeto&
(aso voc n+o queira ou n+o ten#a certe,a da data de in1cio ou trmino do
projeto! o Microsoft Project usar- automaticamente a data atual como a data de
in1cio e voc poder- inserir a data posteriormente&
Para definir a data de in1cio do projeto! siga os seguintes procedimentos:
(lique em Proe!o e I#8or'&67e) )o;re 4roe!o na "arra de
ferramentas Padr+oG
*o campo A:e#(&r & 4&r!%r (e! selecione se voc deseja
agendar a partir do fim ou do in1cio do projeto& O agendamento A
partir da data de in1cio do projeto indisponi"ili,a que voc escol#a
a data final do projeto& <oda a dura$+o do projeto ser- calculada a
partir do in1cio estipulado& O agendamento a partir da data de
trmino do projeto indisponi"ili,a que voc selecione a data de
in1cio do projeto& <oda a dura$+o do projeto ser- calculada a partir
do final determinado&
*o campo D&!& (e %#=$%o! selecione a data desejada se voc
escol#eu o agendamento a partir da data de in1cio do projetoG
*o campo D&!& (e !r'%#o! selecione a data desejada se voc
escol#eu o agendamento a partir da data de trmino do projetoG
(lique em OM.
- *2 -
*.2.>. De8%#%#(o & E)!ru!ur& e o) 1=#$u3o) (e T&re8&) (o Proe!oF
*o M) Project 2000! todas as a$%es! atividades Kou fases de um projetoL!
s+o denominadas <arefas& <arefa s+o atividade que tem in1cio e fim determinados
e a conclus+o de uma tarefa pr-requisito para a conclus+o do projeto& Os
projetos s+o constitu1dos de tarefas&
N&2&W&5& I#)er%#(o T&re8&) #o Proe!oF
Para inserir uma tarefa! siga os passos a seguir:
*o Gr+8%$o (e G&#!!! no campo No'e (& T&re8&! digite as
tarefas do seu projetoG
/igite ENTER&
Ae';re-)e: A primeira tarefa de todas sempre ser- o nome do prQprio
projeto[
- *9 -
N&2&W&2& Cr%&#(o u'& E)!ru!ur& (e T&re8&)F
/epois que voc inserir tarefas na lista de tarefas! organi,e o
projeto e adicione estrutura ao mesmo recuando tarefas que
compartil#am caracter1sticas ou que ser+o conclu1das no mesmo
intervalo de tempo em uma tarefa a"rangente ou tarefa resumo&
4oc pode usar as tarefas de resumo para mostrar as fases
principais e as su"fases do projeto& As tarefas de resumo sinteti,am os
dados de suas su"tarefas! que s+o as tarefas agrupadas a"ai0o das
tarefas de resumo& 4oc pode recuar tarefas em quantos n1veis precisar
para refletir a organi,a$+o do seu projeto&
Para criar uma estrutura de tarefas! siga os passos a"ai0o:
ApQs ter criado suas tarefas! selecione as tarefas que vc
deseja e clique em 3ecuo na :arra de Dormata$+o para
recuar aKsL tarefaKsL para a direita a"ai0o da tarefa que ser-
a tarefa resumo&
Ae';re-)eF <odas as tarefas a"ai0o do nome do projeto precisam ser
recuadas a direita[
- *> -
N&2&W&N& 1%#$u3&#(o T&re8&)F
/epois de decidir a ordem das suas tarefas! voc estar- pronto
para coloc--las em seqXncia vinculando tarefas relacionadas& Por
e0emplo! algumas tarefas podem precisar ser terminadas antes de uma
tarefa sucessora& Outras podem depender da data de in1cio de uma
tarefa predecessora&
4incular um projeto! consiste em esta"elecer uma dependncia
entre tarefas& ?uando voc vincula tarefas! definida uma
dependncia entre as datas de in1cio e de trmino&
Para 4incular tarefas! siga os passos a"ai0o:
*o campo *ome da tarefa! selecione duas ou mais tarefas
que desejar vincular&
(lique em 4incular tarefas &
- *? -
N&2&W&R& T%4o (e 1=#$u3o)F
41nculo a nature,a da rela$+o entre duas tarefas vinculadas&
4oc vincula tarefas definindo uma dependncia entre as datas de
in1cio e de trmino& Por e0emplo! uma tarefa \(omprar <inta\ deve
terminar antes do in1cio da tarefa \Pintar Parede\& I- quatro tipos de
dependncia entre tarefas no Microsoft Project:
Tr'%#o-&-%#=$%o OTIP A tarefa K:L n+o pode iniciar antes
que a tarefa KAL termine&
I#=$%o-&-%#=$%o OIIP A tarefa K:L n+o pode iniciar antes
que a tarefa KAL seja iniciada&
Tr'%#o-&-!r'%#o OTTP A tarefa K:L n+o pode terminar
antes que a tarefa KAL termine&
I#=$%o-&-!r'%#o OITP A tarefa K:L n+o pode terminar
antes que a tarefa KAL seja iniciada&
- *@ -
A
B
A
B
A
B
A
B
N&2&W&U& A3!er&#(o o) 1=#$u3o) e#!re T&re8&)F
I- quatro tipos de dependncia entre tarefas: trmino-a-in1cio
K<IL! in1cio-a-in1cio KIIL! trmino-a-trmino K<<L e in1cio-a-trmino KI<L&
Para alterar o tipo de v1nculo! siga os passos a"ai0o:
*o lado direito do Gr+8%$o (e G&#!!! na parte gr-fica! clique
duas ve,es so"re a lin#a de v1nculoG
*a janela De4e#(Q#$%& e#!re !&re8&)! no campo T%4o!
selecione o tipo de v1nculo desejado&
- .- -
*.2.?. De8%#%#(o & Dur&60o (&) T&re8&)F
/ura$+o o per1odo total de tra"al#o ativo necess-rio para a conclus+o de
uma tarefa& F geralmente o per1odo de tra"al#o do in1cio ao trmino de uma
tarefa! conforme definido pelo calend-rio do projeto e de recursos& A dura$+o
decorrida o tempo que a tarefa levar- para ser conclu1da! com "ase em um dia
de 2R #oras e uma semana de W dias! inclusive feriados e outros dias de folga&
Minutos! #oras! dias e semanas podem ser inseridos em uma dura$+o decorrida&
*+o se deve insirir datas nos campos I#=$%o e Tr'%#o de cada tarefa& O
Microsoft Project calcula as datas de in1cio e de fim com "ase na dura$+o da
tareva e em como elas s+o relacionadas&
O valor de dura$+o seguido de uma a"revia$+o de unidade de tempo&
Para inserir uma dura$+o! em cada tarefa! no campo Dur&60o! digite a
quantidade de tempo que cada tarefa levar- em meses! semanas! dias! #oras ou
minutos! sem contar o per1odo de folga&
4oc pode usar as a"revia$%es a seguir:
meses ] me
semanas ] s
dias ] d
#oras ] #
minutos ] m
N&2&P&5& Dur&60o E)!%'&(&"
/ura$+o estimada uma dura$+o para a qual voc tem
informa$%es suficientes apenas para determinar um valor provisQrio e
n+o final&
Para que outros mem"ros da equipe sai"am imediatamente o
seu status! uma dura$+o estimada claramente marcada por um ponto
de interroga$+o apQs a unidade de dura$+o&
- .1 -
*.2.@. De!er'%#&#(o o T%4o (e T&re8&F
Para determinarmos o tipo de tarefas! precisamos entender o que s+o
tarefas que possuem controle de empen#o ou n+o possuem controle de empen#o&
O &:e#(&'e#!o $o#!ro3&(o 4e3o e'4e#/o indica que S medida que voc
adicionar recursos a uma atri"ui$+o de tarefa! o tra"al#o ser- redistri"u1do entre
todos os recursos para manter de um modo geral a mesma quantidade de
tra"al#o para a tarefa&
/a mesma forma! nas tarefas controladas pelo empen#o! se voc remover
recursos das mesmas! o tra"al#o ser- redistri"u1do entre os recursos restantes!
novamente! para manter a mesma quantidade de tra"al#o de um modo geral&
Por e0emplo! em um tarefa de pintura de uma sala! se dissermos que para
pintar esta sala um determinado pintor consegue pint--la em 0P KoitoL #oras!
intuitivamente! sa"emos que se em ve, de um pintor nQs tiver dois pintores! a
tarefa de pintar esta sala dever- demorar menos& Ou seja! ao adicionarmos mais
recurso a uma tarefa! a dura$+o desta modificou& 'nt+o esta uma atividade
Kpintar paredesL que possui controle de empen#o&
/o mesmo modo! em uma tarefa de pilotar avi+o! se dissermos que em
uma viagem de :ras1lia a )+o Paulo! com um piloto! o v^o demora 5 #ora e N0
minutos! n+o importa a quantidade de pilotos que pilotem o avi+o! a dura$+o do
v^o ser- a mesma& Ou seja! ao adicionarmos mais recursos S tarefa! a dura$+o
desta n+o se modificou& Aogo! esta uma atividade que n+o possui controle de
empen#o&
N&2&O&5& U#%(&(e) F%C&)D Dur&60o F%C& e Tr&;&3/o F%Co.
/evemos alm de determinar se a tarefa tem ou n+o controle
de empen#o! verificar se desejamos que ela ten#a ;nidades Di0as ou
/ura$+o Di0a ou <ra"al#o Di0o&
A manuten$+o da quantidade de tra"al#o constante no
agendamento controlado pelo empen#o poder- ocasionar v-rios efeitos
na dura$+o e nas unidades dependendo do tipo de tarefa&
Por padr+o! no M) Project 2000 as tarefas s+o de U#%(&(e)
F%C&) e $o#!ro3&(&) 4e3o e'4e#/o& Isso significa que quanto mais
recursos forem atri"u1dos a uma tarefa! menor ser- o tra"al#o que
cada recurso precisar- e0ecutar& (omo se trata de uma tarefa de
unidade fi0a! isso ter- o efeito adicional de redu,ir a dura$+o&
)e voc tiver uma tarefa de Dur&60o F%C& e controlada pelo
empen#o! quanto mais recursos forem atri"u1dos! menor ser- o
tra"al#o que cada recurso precisar- fa,er para concluir a quantidade
- .2 -
de tra"al#o redu,ida da atri"ui$+o& (omo se trata de uma tarefa de
dura$+o fi0a! isso ter- o efeito adicional de que cada recurso poder- ter
um esfor$o menor! isto ! menos unidades de atri"ui$+o&
Por sua nature,a! uma tarefa de Tr&;&3/o F%Co controlada
pelo empen#o& '0atamente como ocorre com as tarefas de unidades
fi0as controladas pelo empen#o! se voc adicionar recursos! o tra"al#o
ser- distri"u1do entre as atri"ui$%es e a dura$+o diminuir-&
N&2&O&2& Co'o E)$o3/er o T%4o (e A!%,%(&(eF
Para determinar o tipo de atividade! siga os seguinte passos:
*o Gr+8%$o (e G&#!!! no campo No'e (& T&re8&! para
cada tarefa! clique duas ve,es so"re elaG
*a janela! I#8or'&67e) )o;re & !&re8&! na pasta
A,&#6&(o! selecione se a tarefa tem controle de
empen#o ou n+oG
*a mesma janela! determine no campo T%4o (e T&re8&
se a mesma possui U#%(&(e) F%C&) ou Dur&60o F%C&
ou Tr&;&3/o F%Co.
- .* -
*.2.1-. De8%#%#(o o) Re$ur)o) (o Proe!oF
A atri"ui$+o de recursos torna a sua agenda mais precisa& (omo padr+o! o
Microsoft Project calcula a dura$+o de cada tarefa com "ase no n2mero de
recursos atri"u1dos e na sua aloca$+o S tarefa& Alm disso! se voc atri"uir
recursos! o Microsoft Project poder- fornecer informa$%es para ajud--lo a
gerenci--los& Por e0emplo! o Microsoft Project pode identificar os recursos que
precisar+o tra"al#ar com #oras e0tras e informar o custo de cada recurso&
Os recursos s+o respons-veis pela conclus+o efetiva das tarefas do
projeto& I- dois tipos de recursos! os recursos materiais e os recursos de
tra"al#o&
;se os recursos quando desejar indicar quem ou o que respons-vel pela
conclus+o das tarefas em sua agenda& 4oc pode configurar recursos em seu
projeto e atri"u1-los Ss tarefas&
;se recursos em seu projeto quando sua meta for:
(ontrolar a quantidade de tra"al#o feita pelas pessoas e equipamentos
ou a quantidade de material usada na conclus+o das tarefas&
Assegurar um alto n1vel de responsa"ilidade e compreens+o do projeto&
?uando as responsa"ilidades est+o claras! o risco de as tarefas n+o
serem supervisionadas menor&
)er mais preciso ao agendar o tempo necess-rio para as tarefas e a
data de sua prov-vel conclus+o&
Monitorar os recursos aos quais ten#a sido atri"u1do muito pouco ou
"astante tra"al#o&
(ontrolar o tempo e os custos dos recursos
N&2&50&5& T%4o) (e Re$ur)oF
Re$ur)o) (e Tr&;&3/o s+o equipamentos e pessoas que reali,am tra"al#o
para concluir uma tarefa e que consomem tempo K#oras ou diasL para e0ecutar as
tarefas&
Re$ur)o '&!er%&3 s+o os suprimentos e outros itens de consumo usados
para completar as tarefas de um projeto&
- .. -
N&2&50&2& Cr%&#(o u'& A%)!& (e Re$ur)o)F
Antes de come$ar a atri"uir recursos! voc pode inserir todas as
informa$%es so"re recursos para o seu projeto! tal como custos e grupos de
recursos! de uma ve,! criando uma lista de recursos& Isto economi,ar- seu tempo
ao atri"uir recursos a suas tarefas& ;ma lista de recursos inclui os nomes dos
recursos e o n2mero m-0imo de unidades como um percentual da disponi"ilidade
de cada recurso&
Para criar uma lista de recursos! siga os passos a"ai0o:
*a :arra de modos! clique em Planil#a de recursosG
*o campo *ome do recurso! digite os recursoG
*o campo <ipo! selecione se o recurso de tra"al#o ou materialG
Preenc#a as demais informa$%es so"re o recurso&
- .2 -
*.2.11. A3o$&#(o Re$ur)o)F
Para atri"uir recursos! siga os passos a seguir:
*a :arra de modos! clique em Gr+8%$o (e G&#!!&
*o campo No'e (& !&re8&! selecione a tarefa que ser- atri"u1da um
recurso
*a :arra de Derramentas! clique no 1cone A!r%;u%r re$ur)o) &
*o campo No'e! selecione o recurso a ser atri"u1do S tarefa&
(lique em Atri"uir&
Su:e)!7e)F
Para atri"uir um recurso em meio e0pediente! digite uma porcentagem menor
que 500 no campo ;nidades&
Para atri"uir v-rios recursos diferentes! pressione (<3A para selecionar
recursos n+o-adjacentes ou pressione )IID< para selecionar recursos
adjacentes&
Para atri"uir mais de uma ve, o mesmo recurso! digite uma porcentagem
maior que 500 no campo ;nidades! tal como 200 por cento para dois
- .9 -
carpinteiros& )e necess-rio! digite o nome de um novo recurso no campo
*ome&
;ma marca de sele$+o S esquerda do campo *ome indica que o recurso est-
atri"u1do S tarefa selecionada& O nome do recurso tam"m aparece prQ0imo S
"arra de tarefas no 8r-fico de 8antt&
N&2&55&5& A3!er&r & &:e#(& (e !r&;&3/o (e u' re$ur)o
(omo padr+o! os dias livres e as #oras de tra"al#o definidos pelo
calend-rio do projeto s+o os dias livres e as #oras de tra"al#o padr+o para cada
recurso& (aso seus recursos tra"al#em nos mesmos dias e #oras! voc pode usar
esse calend-rio para todos os recursos& Mas! se precisar especificar per1odos de
tra"al#o diferentes para recursos espec1ficos! voc pode modificar calend-rios de
recursos individuais para tais recursos&
*o menu Ferramentas! clique em \Alterar o per1odo de tra"al#o\&
*a cai0a Para! clique no recurso cujo calend-rio voc deseja alterar&
*o calend-rio! selecione os dias que voc deseja alterar&
*.2.12. Su4er&3o$&60o (e Re$ur)o)F
- .> -
Os recursos s+o superalocados quando rece"em mais tra"al#o do que
podem concluir nas suas #oras de tra"al#o agendadas& 'm qualquer gr-fico ou
planil#a! a superaloca$+o apresentada com o recurso ficando na cor vermel#a&
Antes de tentar resolver pro"lemas de superaloca$+o de recursos! ser-
necess-rio determinar que recursos s+o superalocados! quando ficam
superalocados e a quais tarefas est+o atri"u1dos em tais momentos& Para resolver
o pro"lema! os recursos devem ser alocados de forma diferente ou a tarefa deve
ser reagendada para um momento quando o recurso estiver dispon1vel&
P&r& ,er%8%$&r )u4er&3o$&60oD )%:& o) 4&))o) &;&%CoF
*o menu EC%;%r! clique em U)o (o re$ur)o&
O modo de e0i"i$+o U)o (o re$ur)o mostra as #oras totais em que o
recurso est- tra"al#ando! as #oras totais em que o recurso est-
tra"al#ando em cada tarefa e as #oras tra"al#adas por per1odo de
tempo na escala de tempo&
3ecursos que ainda n+o ten#am nen#uma tarefa atri"u1da n+o tm
tarefas listadas so" seus nomes&
<arefas que n+o ten#am recursos atri"u1dos s+o listadas em *+o
atri"u1do no campo *ome do recurso&
*o menu Proe!o! aponte para F%3!ro para e clique e' Re$ur)o)
)u4er&3o$&(o).
<odos os recursos de tra"al#o que estiverem superalocados ser+o
e0i"idos e real$ados&
- .? -
N&2&52&5& P&r& )o3u$%o#&r )u4er&3o$&60oF
Podemos resolver superaloca$+o de dois modos: 3edu,indo o tra"al#o de
um recurso ou 3eatri"uindo tra"al#o a outro recurso&
*.2.12.1.1. Re(uB%r o !r&;&3/o (e u' re$ur)o
ApQs ter atri"u1do um recurso a uma tarefa! voc pode alterar os valores
totais de tra"al#o do tra"al#o de um recurso na tarefa ou alterar os valores de
tra"al#o de um per1odo de tempo espec1fico durante o qual o recurso tra"al#a na
tarefa& A personali,a$+o de valores de tra"al#o dessa forma pode fa,er com que
sua agenda fique mais precisa em um n1vel mais detal#ado&
*a :arra de modos! clique em ;so da tarefa& Os recursos est+o agrupados
em"ai0o das tarefas Ss quais est+o atri"u1dos&
*a parte da escala de tempo do modo de e0i"i$+o! altere os valores de
tra"al#o individuais Kou #orasL dos recursos atri"u1dos&
A!e#60oF 1o$Q !&';' 4o(e &3!er&r o ,&3or (e !r&;&3/o !o!&3 (e u'&
&!r%;u%60o (e re$ur)o %#)er%#(o u' #o,o ,&3or #o $&'4o Tr&;&3/o.
Obs: Voc tambm pode usar o modo Uso do recurso para ver e editar os
valores de trabalho das tarefas agrupadas embaixo dos recursos aos quais
esto atribudos! "a #arra de modos$ role e clique em Uso do recurso!
*.2.12.1.2. Re&!r%;u%r !r&;&3/o & ou!ro re$ur)o
(aso ten#a tentado resolver uma superaloca$+o de recursos usando
outros mtodos e a superaloca$+o persistir! pode estar na #ora de reatri"uir a
tarefa a outro recurso mais dispon1vel& 'ste um mtodo alternativo de
redistri"uir manualmente sua agenda reatri"uindo tra"al#o e n+o atrasando
tra"al#o& 'vite causar uma superaloca$+o do recurso de su"stitui$+o&
*a :arra de modos! role e clique em ;so do recurso&
*o menu Dormatar! aponte para /etal#es e! em seguida! clique em
)uperaloca$+o&
'0amine a escala de tempo S direita para cada superaloca$+o real$ada!
e0amine a disponi"ilidade de outros recursos em tal dia&
)elecione a lin#a inteira da atri"ui$+o de tarefas que voc necessita
reatri"uir&
Arraste a atri"ui$+o de tarefa para o recurso ao qual deseja reatri"u1-la&
- .@ -
.. A A%#/& (e 5&)eF
..1.<ue u'& 3%#/& (e ;&)e"
;ma lin#a de "ase um conjunto de estimativas-c#ave originais
so"re o projeto& 'sse conjunto consiste nas estimativas originais so"re
tarefas! recursos! atri"ui$%es e custos inseridas no plano do projeto&
..2.Por <ue (e,o $r%&r u'& 3%#/& (e ;&)e"
A lin#a de "ase essencial para controlar o andamento& As
estimativas originais que ela contm s+o pontos de referncia
permanentes! com "ase nos quais voc poder- comparar as informa$%es
atuali,adas so"re tarefas! recursos! atri"ui$%es e custos inseridas no plano
do projeto durante o projeto! incluindo as informa$%es reais registradas&
Alguns e0emplos dessas informa$%es s+o as dura$%es reais das tarefas! os
custos dos recursos divididos em fases e o tra"al#o conclu1do em uma
atri"ui$+o&
)e voc criar uma lin#a de "ase! poder- controlar o andamento
e0i"indo as varia$%es entre as estimativas da lin#a de "ase e os dados
agendados& Por e0emplo! se voc estimar o custo de uma tarefa em
3_U0!00! mas registrar um custo agendado de 3_V0!00! a varia$+o de
custo ser- de 3_50!00& Monitorando as varia$%es regularmente! voc
poder- tomar medidas para garantir que o projeto n+o se afaste de suas
estimativas originais& *o entanto! o"serve que voc sQ poder- e0i"ir as
varia$%es dos itens para os quais inseriu estimativas da lin#a de "ase& Por
e0emplo! se voc n+o inserir os custos dos recursos antes de salvar uma
lin#a de "ase! n+o poder- e0i"ir as varia$%es de custo dos recursos&
..*.Qu&#(o (e,o $r%&r u'& 3%#/& (e ;&)e"
<eoricamente! voc cria uma lin#a de "ase apQs concluir e ajustar o
plano do projeto& (omo a lin#a de "ase fornece pontos de referncia com
"ase nos quais voc compara o andamento real do projeto! ela deve incluir
suas mel#ores estimativas para a dura$+o das tarefas! as datas de in1cio e
de trmino! os custos e outras vari-veis do projeto que voc deseja
monitorar&
Informa$%es da lin#a de "ase que constantemente diferem dos
dados atuais indicam que o seu plano original n+o preciso& *ormalmente!
essa diferen$a ocorrer- se o escopo ou a nature,a do projeto tiver sido
alterada& 4oc poder- modificar ou refa,er a lin#a de "ase a qualquer
momento durante o projeto! se os investidores do projeto concordarem que
a diferen$a justifica isso&
- 2- -
....O <ue o M%$ro)o8! Proe$! 8&B $o' o) (&(o) (& 3%#/& (e ;&)e"
?uando voc salva uma lin#a de "ase! o Microsoft Project salva os
dados dessa lin#a como parte do arquivo do projeto& A lin#a de "ase n+o
um arquivo separado& Por e0emplo! quando voc salva uma lin#a de "ase!
o Microsoft Project copia as informa$%es dos campos In1cio e <rmino para
os campos In1cio da lin#a de "ase e <rmino da lin#a de "ase& 4oc pode
modificar os dados da lin#a de "ase para acomodar as altera$%es
efetuadas no projeto! como! por e0emplo! a com"ina$+o! adi$+o e e0clus+o
de tarefas& <am"m pode remover todos os dados limpando a lin#a de
"ase! se! por e0emplo! o projeto tiver terminado e voc desejar usar o
plano do projeto como modelo para um projeto futuro&
..2.Co'o $r%&r u'& 3%#/& (e ;&)e"
Para criar uma lin#a de "ase! siga os passos a seguir:
*a "arra de ferramentas! clique no 1cone )alvar!
*a janela )alvar (omo! selecione a pasta a ser salva o projetoG
*a mesma janela! renomeie o arquivo como sendo arquivo de
e0ecu$+o do projetoG
(lique em OKG
*a janela do Assistente de Planejamento! selecione )alvar com
lin#a de "aseG
(lique em OK&
2. A$o'4&#/&#(o o Proe!oF
- 21 -
?uando voc gerencia um projeto! precisa monitorar os elementos do
tri6ngulo do projeto: tempo! din#eiro e escopo& Ajustar um desses elementos afeta
os outros dois& 'ventos como atrasos inesperados! estouros no custo e altera$%es
de recursos podem causar pro"lemas em sua agenda&
)e voc mantiver as informa$%es do projeto atuali,adas! voc sempre
poder- ver o status mais recente do projeto& /essa forma! voc pode identificar
mais cedo os pro"lemas que podem prejudicar o 0ito do projeto e usar o
Microsoft Project para encontrar solu$%es&
Para manter o seu projeto dentro da programa$+o! certifique-se de que as
tarefas iniciem e terminem no pra,o final& O modo de e0i"i$+o 8antt de controle
ajuda a encontrar pro"lemas! tarefas que variam do plano da lin#a de "ase& 4oc
pode ent+o ajustar a dependncia entre tarefas! reatri"uir recursos ou e0cluir
algumas tarefas para atender os seus pra,os finais&
O modo de e0i"i$+o 8antt de controle com"ina a agenda atual com a
agenda original de cada tarefa& ?uando tiver salvo o projeto com uma lin#a de
"ase! mas antes de ter inserido dados atuais so"re o andamento! o modo de
e0i"i$+o 8antt de controle mostra as tarefas com as "arras da lin#a de "ase e as
"arras agendadas ou atuais sincroni,adas&
Para acompan#ar um projeto no M) Project 2000! siga os passos a"ai0o:
*o menu '0i"ir! clique em 8antt de controle&
Para e0i"ir os campos de varia$+o! no menu '0i"ir! aponte para <a"ela
e clique em 4aria$+o&
)e necess-rio! pressione <A: para ver os campos de varia$+o&
*o menu '0i"ir! aponte para :arras de ferramenta e clique em (ontrole&
Atuali,e o andamento das tarefas em seu projeto&
)e a tarefa tiver iniciado conforme o agendamento! clique na tarefa e!
em seguida! clique em Atuali,ar como agendado &
)e a tarefa n+o estiver com o andamento agendado! *o menu '0i"ir!
clique em 8r-fico de 8antt&
*o menu '0i"ir! aponte para :arras de ferramentas e clique em
atuali,ar tarefas &
'm 3eal! digite ou selecione uma data na cai0a In1cio ou <rmino&
)e voc inserir uma data de trmino! certifique-se de que a tarefa esteja
500` conclu1daG o Microsoft Project assumir- que a data est- correta e
reagendar- as tarefas apropriadamente&
- 22 -
(lique em OK&
- 2* -
9. A#eCo I - ECer$=$%o Proe!o (e Re8or'& (e E)$r%!Rr%o
Segundo as ati'idades abai(o relacionadas, Crie u# !rojeto de )e*or#a de Escrit+rio$
ATI1IDADES DURAO
I#=$%o (o Proe!o -(
P3&#e&'e#!o 1-(
'screver proposta Nd
(ontratar arquiteto 2d
Aocali,ar nova instala$+o 5s
Apresentar a proposta 2d
Aprova$+o pela corpora$+o 0d
*egociar novo aluguel Rd
Dinali,ar plantas 2s
)elecionar su"contratados 5!Us
(ontratar empresa de mudan$as Nd
)u"meter plantas 5!Us
Permiss+o rece"ida 0d
Re'o(e3&:e' 1-(
/emoli$+o do espa$o e0istente Nd
'struturar paredes interiores Rd
Instala$+o eltrica V!Ud
Instala$+o de lin#as telef^nicas e de dados Nd
<erminar paredes 2s
Instalar portas e #ard.are Nd
Pintura Rd
Instalar carpetes no espa$o do escritQrio Nd
Instalar vinil: sala do servidor Nd
Aca"amento e fi0a$+o final 5s
<estar sistemas 2d
3etocagem Nd
Aimpe,a final 2d
3emodela$+o completada 0d
Mu(&#6& 2(
E)4&6o (o e)$r%!Rr%o 2(
/esconectar computadoresaequip& 2d
/esmontar mQveis 2d
Mudar mQveisaequip&acai0as R#
Montar mQveis 2d
3econectar computadoresaequip& 2d
'spa$o do escritQrio completado 0d
S&3& (o )er,%(or 2(
/esconectar servidor 2d
Mover servidor R#
3econectar servidor 2d
<estar servidor 5d
)ala do servidor completada 0d
Re%#&u:ur&60o (o E)$r%!Rr%o 0d
- 2. -
>. 5%;3%o:r&8%&
5& C&r#e%roD M&r:&re!/ F&;=o3& (o) S&#!o)K Apostila de 8erenciamento de
Projetos! '*AP! 2000&
2& C&r(o)oD M&r$o A#!o#%o S%<ue%r&D (onvergente! 5OOP&
N& M%$ro)o8! Proe$! 2---G )tep "b )tep! MaJron :ooJs! 2000&
R& 1&r:&)D R%$&r(o 1%&##& 7 8erenciamento de Projetos 7 'sta"elecendo
/iferenciais (ompetitivos 7 3io de 9aneiro! :rasport! 2000&
- 22 -