Evidencia gua N.

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Presentado por:
Aprendiz Yelizeth Parra Luna




Presentado a:
Instructora Suly Paola Peralta Rodrguez






SENA
Centro de industria y Servicios del Meta
Tcnico en Asistencia en Organizacin de Archivo
Ficha 751851


Villavicencio 2014

INTRODUCCIN
El desarrollo de esta evidencia de aprendizaje
de la gua nmero 2, tiene como objetivo
conocer, aprender y manejar conceptos
claves en el rea de gestin documental, para
ello se lleva a cabo el desarrollo de cada una
de la actividades propuestas en las que se
relacionan aspectos fundamentales y de gran
importancia para nuestro programa de
formacin.

















ACTIVIDAD 3.1
Reflexin de conceptos

Cdigo de tica del archivista:Es el conjunto de normas y reglas de
lo bueno y lo malo, de cmo deben cumplirse para alcanzar la
excelencia por medio de la conducta llevada a cabo para poner en
prctica los conocimientos y objetivos, teniendo la informacin siempre
de manera ordenada, clara para poder probar y mantener la veracidad
de los documentos, mediante principios, prcticas y tcnicas que tiene
como finalidad prestar este servicio a la sociedad.

Control y prstamo de documentos al cliente interno o externo:Es
el proceso que se debe llevar a cabo para verificar que todas las
acciones de prstamo de documentos sean realizadas de la manera
planeada manteniendo la organizacin de stos, siendo imparcial y
determinando los lmites establecidos y respetando los documentos de
carcter privado.

Herramientas tecnolgicas aplicadas en la prestacin de los
servicios archivsticos:Son todos los medios como programas y
aplicaciones que se tienen a disposicin para ejercer diferentes
funciones en este servicio archivstico ya sea para llevar a cabo
registros electrnicos, sistematizacin de la informacin para lograr as
prestar y facilitar un excelente servicio.

Servicio al cliente:
Gestionar y buscar la manera de satisfacer con totalidad las
necesidades que tiene el cliente relacionndose de la mejor manera y
as proporcionar una mejora para la empresa.

ACTIVIDAD 3.2
Consulte que es un cuadro comparativo y elabore uno. Describa
las ventajas y desventajas que se pueden presentar en el
momento de aplicar el cdigo de tica del archivista en una
empresa.
CUADRO COMPARATIVO: Los cuadros comparativos son una
herramienta o tcnica deenseanza-aprendizaje muy til para
visualizar en un golpe de vista las semejanzas y/o diferencias entre
dos o ms datos, hechos, pocas o situaciones. Permite la
organizacin y sistematizacin de la informacin a comprender,
constituyndose en una estrategia importante para el aprendizaje
significativo.Puede tratarse de aspectos de un mismo tema.
FUENTE:http://educacion.laguia2000.com/estrategias-didacticas/los-
cuadros-comparativos

Aplicacin del cdigo de tica del archivista en una empresa.

VENTAJAS DESVENTAJAS
1. Proteccin, seguridad y
confidencialidadde los
documentossujetado a las
normas.
Puede atraer conflictos debido
a la falta de comprensin por
parte de terceros que no acatan
las normas para llevar a cabo
cualquier proceso del archivo.
2. Proporciona un alto nivel de
eficiencia en el servicio, a la
hora de realizar cada uno de los
procesos de archivo de los
documentos.
Puede poner en riesgo la
integridad documental si no se
tiene el conocimiento previo de
los documentos y el protocolo
a seguir.
3. Todo proceso archivstico es
confiable ya que cada
movimiento o cambio que se
haga est debidamente
informado y soportado.
El cambio constante de las
herramientas tecnolgicas,
ponen en riesgo la seguridad
de los datos.
4. La tica profesional que
maneja el archivista a la hora
de contribuir, recibir o rechazar
algn tipo de documento.
La influencia de terceros por
intereses ilegales y los riesgos
que se pueden generar por la
falta de una adecuada y
suficiente capacitacin.
5. La aptitud, idoneidad y
disposicin competente e
innovadora que tiene el
archivista para la conservacin
de los documentos.
Todas las acciones del
archivista en la documentacin
mal realizadas conlleva a la
desorganizacin y descontrol
generando deterioro en el
archivo.
6. Promociona, organiza su
servicio a los clientes siendo
neutro a la hora de consulta de
documentos.
No habr suficente informacin
de este servicio a la hora de
cmo consultar archivos,
perdindose el valor de la
documentacin ya sea histrica
o de cualquier mbito.
7. El archivista aplica
principios, lmites y valores
segn el carcter e importancia
de los documentos.
Si no se tiene conocimiento de
los tipos de documentos que se
manejan en el archivo se
prestar para inconformidades
y problemas tanto legales como
con los clientes.
8. Los documentos del archivo
no sern manipulados para
beneficios ajenos sin ser
notificados evitando mal uso a
la informacin que all reposa.
Si no hay lmites, reglas y
normas para el servicio de
archivo se dar mal uso de la
documentacin conllevando al
mal manejo y hasta al fraude.
9. La constante auto superacin
y actualizacin para prestar un
excelente servicio, dan
seguridad y confiabilidad a los
clientes.
Si no hay capacitacin no habr
innovacin, perjudicando a la
empresa.
10. Inculca la importancia que
tiene proteger los intereses de
los clientes tanto internos
como externos, llevando a cabo
la fomentacin de los valores
de la tica.
Se manejara mucha corrupcin
y afectara en un alto nivel la
privacidad de los documentos
que reposan en el archivo
poniendo en riesgo tanto la
integridad humana como la del
archivo.

ACTIVIDAD 3.3
Interiorizar los conceptos

Cdigo de tica del archivista: Es el conjunto de normas y reglas de
lo bueno y lo malo, de cmo deben cumplirse para alcanzar la
excelencia por medio de la conducta llevada a cabo para poner en
prctica los conocimientos y objetivos, teniendo la informacin siempre
de manera ordenada, clara para poder probar y mantener la veracidad
de los documentos, mediante principios, prcticas y tcnicas que tiene
como finalidad prestar este servicio a la sociedad.

Acuerdo 056 de 2000:
Acuerdo 02 de 2014:
Acuerdo 42 de 2002:
Circular 02 de 2010:
Gua de afuera:
Formato de prstamo documental:
Servicio al cliente:
Software gestin documental:

EVIDENCIAS
ACTIVIDAD 3.4
A. Elaborar una infografa realizando la descripcin del proceso
de servicio al cliente en el rea de gestin documental.
Socializarla en clase.
B. Tomar 1 empresa real y hacer un diagrama de flujo sobre el
servicio al cliente que semaneja en el rea de gestin
documental.