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Congresos y Convenciones

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Gabriel Olamendi


CONGRESOS, CONVENCIONES
y JORNADAS


El Turismo de Reuniones engloba a aquellas actividades que
conlleva la celebracin de una reunin en una ciudad.

Congreso

i Los Congresos habitualmente estn organizados por entidades pblicas
o privadas, pero no tienen fines comerciales, sino son ms divulgativos
donde los delegados tienen un rol multi-interactivo, de discusin
de competencia.
i Suelen durar dos das y el nmero mnimo de participantes es
de cincuenta.

Convencin

i Las convenciones suelen estar organizadas por empresas y estn
orientadas a los negocios.
i Los participantes representan a su propia empresa, a un grupo
de sociedades, a una joint venture e intentan establecer diferentes
relaciones entre sus clientes y proveedores.
i Las temticas ms frecuentes son las relaciones comerciales,
las ventas, la presentacin de nuevos productos,...

Jornadas

i Tienen Naturaleza tcnica y acadmica, y su objeto es hacer un estudio
profundo en determinadas materias.

Caractersticas del participante en el turismo de reuniones

i Tiene un poder adquisitivo medio, medio alto.
i De un determinado nivel cultural y un comportamiento muy distinto
al turista tradicional.
i Consume ms.
i Se integra ms en la ciudad y la vive de otra forma que el visitante
de monumentos.

Beneficios para el lugar elegido

i Econmicos: Contratacin de distintos servicios como azafatas,
autobuses, intrpretes, audiovisuales, salas de hotel, catering,...
i Culturales: Un congreso genera cultura e informacin. Las personas
que se renen tienen un motivo que suele ser el intercambio
de conocimientos y experiencias cara a cara. Por ello, se crea
la posibilidad de que los habitantes de la ciudad, a travs de la propia
reunin o a travs de los medios de comunicacin, puedan mejorar
su cultura.
i Desestacionalizacin: Para los lugares con un turismo urbano estacional,
este turismo de negocios contribuye a equilibrar la actividad turstica
y a desestacionalizar. Las reuniones se llevan a cabo en meses que son
de temporada baja y rara vez en fines de semana.

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Mecnica para organizar una reunin

La Empresa puede montar una reunin o encargarla a un organizador
profesional de congresos.
En los seis apartados siguientes se exponen las claves para que la
prxima reunin de su Empresa sea todo un xito.


1.- En busca del lugar idneo

i Siempre hay una ubicacin idnea para cada reunin.
i Encontrar la relacin justa entre calidad y precio es la clave para celebrar
la reunin perfecta sin renunciar a los medios necesarios.

Mecnica:
i Antes de nada, la Empresa se tiene que plantear qu tipo de reunin
pretende realizar:
- Ofrecer una visin de la Empresa a los ejecutivos...
- Una fiesta para los trabajadores...
- O dar unas lecciones de doctrina Empresarial.
i Una vez decidido, es el momento de:
- Concretar el lugar.
- Concretar la cantidad de invitados.
- Concretar los medios a contratar.
- Y los das de duracin.
i La cantidad a pagar depender:
- De los metros cuadrados contratados
- De la especializacin del centro
- Y de los complementos que se ofrecen
i Otros conceptos que influyen en la cantidad a pagar:
- Duracin del evento
- Horas extras, das laborables y festivos
- Otra manera de facturar es por Cliente


2.- Infraestructura de los centros

i Si el transporte es el primer contacto en la ciudad de acogida
del visitante de Ferias y Congresos, el segundo, y quizs
ms importante, es el hotel.
i Muchos establecimientos ofrecen servicios especficos para este tipo
de clientes, algunos localizados cerca de los recintos feriales,
aeropuertos y zonas de negocio o comerciales para permitir un acceso
cmodo y rpido.
i Los hoteles de negocios cuentan con las ms avanzadas tecnologas
para atender las necesidades de los hombres de negocio, tanto
las relacionadas con su trabajo como las de entretenimiento.
i Los complementos que ofrecen son innumerables, pero no todos
imprescindibles. Por eso hay que calibrar las necesidades.
i Si se elige un centro con ms prestaciones de las necesarias, habr
que pagar de ms.

Complementos:
i Material audiovisual, detalles mobiliarios, telecomunicaciones,
auriculares de traduccin y la infraestructura, ...
i Azafatas, asistencia tcnica y traductores.
i Ocupaciones paralelas y personalizadas para los participantes.
i Dinmicas de grupo en el exterior.
i Lugares privados de recepcin.



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3.- Servicios auxiliares

i El xito de una reunin depende de un trabajo minucioso en el que hay
que vigilar hasta el ms mnimo detalle.
i Los precios finales pueden ser tan elsticos como los propios deseos
de los organizadores.

Detalles:
i Megafona, iluminacin, material audiovisual, sealizacin, ambientacin
de la sala, catering, ...


4.- Transporte

i Viajar en grupo ofrece sus ventajas.
i Hay que tener en cuenta que el primer contacto de los participantes
es el transporte.
i Muchas agencias de viajes tienen un departamento especial que
se encarga de este tipo de eventos.

Viajes y estancias:
i Desplazamientos, alojamientos o excursiones por la ciudad.


5.- La ayuda profesional

i Otra posibilidad es recurrir a un organizador profesional.
i Suelen cobrar entre un 10-15% del coste total.
i Si se busca rapidez y eficiencia es mejor acudir a un profesional.
i Son Empresas que ofrecen un servicio integral y buscan desde
el alquiler de un saln hasta las actividades complementarias,
como visitas, pasando por la reserva del hotel y el transporte.
i Aunque tambin se puede encargarles slo una parte de la organizacin.
i La cantidad de participantes y de actividades va a acondicionar la factura.

Detalles a desarrollar con la Empresa especialista:
i Concretar el nmero exacto de participantes.
i Elegir la poblacin donde tendr lugar la reunin. Lo idneo es buscar
reas con una climatologa agradable y con posibilidades de ocio.
i Escoger la sede de la reunin: Palacio de Congresos, Hotel,...
i Una vez determinados estos aspectos es fundamental disear
un cronograma de actividades, especificando paso a paso cada una de ellas.


6.- Oficinas de Congresos

i Las pistas y datos sobre estos cinco pasos anteriores los encontraremos
en las Oficinas Municipales de Congresos.
i Los Convention Bureau centralizan la informacin imprescindible
para el Empresario que busca organizar un Encuentro de Negocios,
Congreso o Convencin.
i Centralizan la informacin imprescindible para el empresario que quiere
organizar un encuentro de negocios.
i Facilitan la toma de contacto entre la oferta y la demanda, prestan apoyo
a los organizadores, y proporcionan informacin turstica y cultural
de la ciudad.
i Si objetivo es lograr que la persona que asiste a estas reuniones,
al mismo tiempo que trabaja pueda conocer el destino a fondo.


Gabriel Olamendi