ORGANIGRAMA

GERENTE
GENERAL
SUB-GTE
GENERAL
GCIA. DE
DIVISON DE
CUARTOS
GCIA. DE
RECEPCION
JEFES DE TURNO
SUB-GERENTE DE
TURNO
ASISTENTE DE
JEFE DE TURNO
CAPITAN DE
BOTONES
CAJERO RECEPCION
AMA DE LLAVES
TELEFONOS
VALET
BELL-BOYS
PORTERO
ELEVADORISTA JEFE DE MOZOS
CAMARISTAS
MOZOS
SUPERVISORA
ASISTENTE DE
AMA LLAVES
AUX. DE
RECEPCIONISTA
RECEPCIONISTA
GCIA.RESERVACIO
-NES
SUBGERENTE DE
RESERVACIONES
RESERVACIONISTA

FUNCIONES DE CADA MIEMBRO DEL ORGANIGRAMA
GERENTE DE DIVISION DE CUARTOS

Es la persona responsable al ausentarse el gerente general de los siguientes
departamentos: reservaciones, recepcin, gerencia nocturna, ama de
llaves, telfonos, lavandera, bell-boys.
Sus principales labores son:
1. promover y supervisar la cortesa del hospedaje
2. vigilar que se apliquen los sistemas de trabajo
3. supervisiones de la seleccin y capacitacin de personal
4. promover buenas relaciones nterdepartamentales
5. coordinacin de la entrada y salida de huspedes
6. revisin de saldos altos en cuentas de huspedes
7. crear en el personal una buena actitud hacia las ventas
8. atender quejas de huspedes

ROOMS DIVISION MANAGER
It is the responsible person to be absent, the general manager of the
following departments: reception, reservations, housewife keys, phone,
laundry, bell-boys, night management.
He main tasks are:
1. Promote and monitor the courtesy of the hosting
2. Watch working systems are applied
3. Supervision of the selection and training of personnel
4. Promote good relations interdepartamentales
5. Coordination of the entry and departure of guests
6. review of high balances on accounts of guests
7. create a good attitude towards the sales staff
8. addressing complaints of guests
GERENTE DE RESERVACION
FUNCION GENERAL: Es la persona responsable de la coordinacin y
autorizacin de las habitaciones, supervisar las reservaciones, los depsitos,
reembolsos de los huspedes y del departamento de reservaciones.

FUNCION ESPECFICA:
1. revisa y autoriza el control de las reservaciones ya sea manual o
computarizado
2. revisa el reporte nocturno de recepcin
3. autoriza los pagos y comisiones para las agencias de viaje
4. autoriza los descuentos y cortesas
5. verifica y autoriza los cupones
6. elabora los paquetes para atraer ms clientes
7. verifica la promocin de planes especiales
8. verifica la contratacin, preparativos y llegadas, servicios y salidas
de grupos


RESERVATION MANAGER

General function: Is the person responsible for the coordination and
approval of the rooms, monitor reservations, deposits, refunds of guests and
reservations department.
1. Reviews and authorizes reservations control whether manual or
computerized
2. Check out the night reception report
3. Authorizes payments and commissions for travel agencies.
4. Authorized discounts and courtesies
5. Verifies and authorizes coupons
6. Prepares packages to attract more customers
7. Check the promotion of special plans
8. Check the recruitment, preparation and arrivals, departures of groups
and services
SUBGERENTE DE RESERVACIONES
FUNCION GENERAL: Coordina y verifica todas las actividades del
departamento de reservaciones.

FUNCION ESPECFICA:
1. Verifica todos los documentos del departamento y los transfiere al
gerente para su actualizacin
2. Verifica la hoja de control de reservaciones
3. Revisa y gira al gerente de reservaciones el reporte nocturno de
recepcin
4. Revisa las solicitudes de reembolso
5 Elabora el pronstico semanal de ocupacin


General function: It coordinates and verifies all the activities of the
reservations department.
SPECIFIC FUNCTION:
1. Check all the documents of the Department and transferred to its
Update Manager
2. Check reservations control sheet
3. Check and turn the Manager of reservations night reception report
4. Check out refund requests
5. Produces weekly occupancy forecasting

4 RESERVACIONISTA
El encargado de reservaciones es el responsable de llevar el control de las
habitaciones reservadas.
Dentro de sus responsabilidades esta:
Evitar que se venda dos veces la misma habitacin para la
misma fecha
Evitar que se quede sin vender un cuarto cuando existan
clientes interesados en ocuparlas
Debe elaborar los reportes e informacin que proporciona a
otros departamentos y a su inmediato superior
Llevar el control de los depsitos a cuenta, reembolsos y
comisiones.
FUNCION ESPECFICA:
a) control de habitaciones
b) reservaciones de habitaciones
c) control de depsitos y reembolsos

Reservations Manager is responsible for taking control of the rooms booked
Within this responsibility:
1. Avoid which sold twice the same room for the same date
2. Avoid to stay without selling a quarter when there are customers
interested in dealing with them
3. It should draw up reports and information provided by other
departments and their immediate superior
4. Take control of the deposit account, refunds and fees.

a) control of rooms
b) rooms reservations
c) control deposits and refunds

GERENTE DE RECEPCION
FUNCION GENERAL: Informa al gerente de divisin de cuartos sobre la
situacin del departamento y prepara los reportes semanales, mensuales y
anuales de la disponibilidad de habitaciones y verifica diariamente la
recapitulacin de las listas de entradas, salidas y salidas anticipadas y
cancelaciones de los huspedes.
FUNCION ESPECFICA:
1. Verifica el reporte diario de reservaciones
2. Verifica los instructivos de grupos
3. Verifica los documentos que se envan a caja
4. Verifica y anota la relacin de depsitos y garantas
5. Revisa el trabajo de todos los subordinados
RECEPCTION MANAGER
General function: Informs the rooms division manager on the status of the
Department and preparing weekly, monthly and annual reports on the
availability of rooms and daily checks the recapitulation of the lists of
entries, exits and arrivals in advance and cancellation of guests.
1. Check the daily report of reservations
2. Check the instructions of groups
3. Verifies the documents that are sent to box
4. Check and write down the value of deposits and guarantees
5. Check out the work of all descendents
SUBGERENTE DE RECEPCION
FUNCION GENERAL: Coordina y verifica todos los documentos y
actividades del departamento de recepcin y ofrece toda la informacin
necesaria al gerente de recepcin.
FUNCION ESPECFICA:
1. verifica el archivo cronolgico de recepcin
2. rack cronolgico
3. hojas de control
4. libretas de entradas y salidas
5. reporte nocturno

General function: It coordinates and verifies all the documents and
activities of the Department of reception and offers all the necessary
information to the Manager's reception.
Specific function
1. Check the chronological file of reception
2. chronological rack
3. control leaves
4. notebooks of inputs and outputs
5. Night report
RECEPCIONISTA
FUNCION GENERAL: Elabora formatos de control de habitaciones y atiende
a todas las peticiones del husped. Es el centro operativo de todo el hotel.
FUNCION ESPECFICA:
1. Lleva a cabo el control de habitaciones
2. Efecta las reservaciones del da.
a) Elabora: tarjetas de registro
b) formas de factura
c) hoja o carta de bienvenida
d) recado telefnico
RECEPTIONIST
GENERAL function: Elaborate rooms control formats and attend to all
requests from the host. It is the operational center of the entire hotel.
Specific function
1. He/ She carries out the control of rooms
2. He/ She carries out the reservations of the day.
a) Prepares: registration cards
b) invoice forms
c) sheet or welcome letter
d) phone memo
CAJERO DE RECEPCION
FUNCION GENERAL: Supervisa, coordina y autoriza los movimientos del
efectivo, que pueden ser en cheques, giros, pagares, tarjetas de crdito y
otros movimientos del departamento.
FUNCION ESPECFICA:
1. elabora el flujo de efectivo, mediante el anlisis del libro de caja y los
estados de cuenta bancarios.
2. Verifica el movimiento de caja chica, que los comprobantes
cuenten con todos los datos para reembolsarse.
3. Elabora los libros diarios, en el se registran las transacciones del da.

CASHIER OF RECEPTION
General function: Supervises, coordinates and authorizes the cash
movements, which can be in checks, drafts, promissory notes, credit cards
and other movements of the Department.
Specific function
1. She prepares cash flow, through the analysis of the Cashbook and
bank statements.
2. He/she Check the movement of petty cash, vouchers have all data
to be refunded.
3. He/ she produces daily books, in the day transactions are recorded.

AUXILIARES
Apoya en todas las funciones del departamento de recepcin
AUXILIARY
He/ She supports all the functions of the Department of reception
AMA DE LLAVES.
1. Contratacin y bienestar de su personal.
2. Supervisin, control y adiestramiento del mismo.
3. Distribucin del trabajo.
4. Atender personalmente las solicitudes de los huspedes V.I.P
5. Control de asistencias.
HOUSEKEEPER
1. Recruitment and welfare of its staff.
2. Monitoring, control and training of the same.
3. Distribution of the work.
4. Personally responding to requests of V.I.P. guests
5. Control of assistances.

ASISTENTE DEL AMA DE LLAVES.
a. Colaborar con el Ama de llaves en la direccin,
adiestramiento, supervisin y control del personal del
departamento.
b. Revisar el trabajo efectuado por las Supervisoras
c. Elaborar horarios del personal del departamento.
d. Reemplazar al ama de Llaves durante su ausencia.

ASSISTANT TO THE HOUSEKEEPER.
a. Collaborate with the housekeeper in the direction, training,
supervision and control of the personnel of the Department
b. Reviewing the work carried out by the supervisory
c. Develop schedule of the staff of the Department.
d. Replace the housekeeper during his absence.


SUPERVISORAS

1) Supervisan el trabajo de limpieza y arreglo realizado por Camareras y
limpiadores.

2) Entregar las llaves maestras a las camareras de turno.
3) Designar el trabajo a las camareras y limpiadores.
4) Verificar constantemente la limpieza y arreglo de las habitaciones y
reas del hotel.
5) Pedir los suministros necesarios para que camareras y limpiadores
puedan ejecutar el trabajo.

SUPERVISORY
1) They supervise the work of cleaning and arrangement by
waitresses and cleaners.
2) Give the master keys to the waitresses on duty.
3) Designar el trabajo a las camareras y limpiadores.
4) Constantly check the cleaning and arrangement of rooms and
areas of the hotel
5) Request supplies to waitresses and cleaners can run the job.

CAMARISTA
Cambio de ropa de cama.
Limpieza de habitaciones y baos.
Reposicin de suministros.
Revisin del funcionamiento de luces y aparatos elctricos.
Informar al ama de llaves sobre cualquier objeto roto o descompuesto.
Llenar los formatos correspondientes.
MAID
Change of bed linen.
Cleaning of rooms and bathrooms
Replenishment of supplies
Review of the operation of lights and electrical appliances
Inform the housekeeper about anything broken or rotted.
Fill the corresponding formats.

JEFE DE MOZOS
Es el encargado de supervisar los mozos en su labor.Solo se encuentra este
puesto en hoteles grandes.

HEAD OF WAITERS
He is responsible for overseeing the waiters in their work.This post is only in
larger hotels.


MOZOS
Son los responsables de la limpieza en determinadas reas del hotel. Los
mozos disponen de todos los suministros de limpieza en estaciones cerca
de su rea de trabajo. En algunos casos resulta muy conveniente que el
ama de llaves o jefe de los mozos disee un recorrido de cada mozo
durante su turno; esto es para evitar que se les olvide algn rea.
-Limpiar reas pblicas: elevadores, pasillos, oficinas, lobby, etc.
-Mover muebles, quitar alfombras, etc.
-Labores pesadas de limpieza.
Bell boys
They are responsible for cleaning in certain areas of the hotel. The waiters
have all cleaning supplies at stations near your work area. In some cases it is
very convenient to the housekeeper or head of grooms to design a tour of
each man during his turn; this is to avoid any area forget them.
Clean public areas: elevators, corridors, offices, lobby, etc.
Moving furniture, removing carpets, etc.
-Heavy cleaning work.
TELEFONOS
1) Revisa las llamadas matutinas a huspedes.
2) Verifica la elaboracin de cargos de larga distancia.
3) Revisa y archiva el reporte diario de largas distancia.


PHONES
1) Check out the morning calls to guests.
2) Check the development of long distance charges.
3) Check and archives the daily report from long distance.

Capitan de botones
Es el responsable del equipaje del husped y en algunos casos, de que los
vehculos sean estacionados. Dependiendo del tamao del hotel, el
capitn supervisa a los botones, a los porteros y a los valets. Adems, es
responsable de supervisar a los botones durante la ejecucin de sus tareas
para asegurar un servicio pronto y eficiente a los huspedes.

Captain of buttons
He is in charge of the baggage of the guest and in some cases, that
vehicles are parked. Depending on the size of the hotel, the captain
monitors the buttons, the porters and the valets. It is also responsible for
overseeing the buttons during the execution of their tasks to ensure a
prompt and efficient service to all guests.

BOTONES
El botones es en hotelera la persona encargada de transportar el equipaje
desde el vehculo del cliente del hotel, hasta la habitacin de ste y
viceversa.
Los botones tambin pueden realizar otras tareas, como abrir la puerta
principal del hotel, dar direcciones o acomodar otro tipo de utensilios
comosillas de ruedas o miniescteres. Su presencia suele ser ms comn en
hoteles superiores a 3 estrellas. En muchos pases es costumbre
dar propinaa un botones luego de que este cargue el equipaje.
Bell boys
The buttons is in hospitality the person responsible for transporting luggage
from the hotel customer vehicle, up to the room of the East and vice
versa.Buttons can also perform other tasks, how to open the front door of
the hotel, giving directions or accommodate other types of utensils such as
wheelchairs or mini scooters. Their presence tends to be most common in
top 3 stars hotels. In many countries it is customary to tip a bellhop once this
load the luggage.

VALET PARKING
Funciones:
1) Estacionara el auto de los pasajeros
2) Entregar o recibir el auto del pasajero en la puerta del hotel tantas
veces como sea requerido.
3) Buscar el auto en la cochera correspondiente y lo dejara
estacionado


VALET PARKING
1) He parked the car of passengers
2) Deliver or receive the passenger car at the door of the hotel as many
times as required.
3) Search for the car in the corresponding garage and let it parked

PORTERO
a. Recibir al husped abriendo la puerta y saludando amablemente
b. Abrir y cerrar la puerta de entrada del hotel
Porter
a. Additional guest opening the door and kindly greeting
b. Opening and closing the door of the hotel entrance



ELEVADORISTA
Su funcion es tener el control de su area (elevador) mantenindolo
en buenas condiciones y limpio.




ELEVATOR OPERATOR
His function is to take control of your area (Elevator) keeping it in
good condition and clean.