PLANEAMIENTO ESTRATGICO Y DE SISTEMAS DE INFORMACIN MATRICES DEL MODELO EMPRESARIAL BSP/SA OPORTUNIDADES DE INFORMACIN ORIENTACIONES El curso les ayudara a tener un conocimiento amplio del concepto general de Planeamiento.
Debern considerar el manual de Planeamiento Estratgico y de Sistemas de Informacin. CONTENIDOS TEMTICOS MATRICES DEL MODELO EMPRESARIAL BSP/SA Elaboracin e interpretacin de matrices del proyecto: Estrategia vs Organizacin Entidades vs Estrategia Procesos vs Estrategia Procesos vs Entidades Entidades vs Organizacin Procesos vs Organizacin Procesos vs Entidades
OPORTUNIDADES DE INFORMACIN Entrevistas a los ejecutivos de la empresa. Concepto de oportunidades de informacin. Identificacin y priorizacin de oportunidades de informacin. Anlisis de oportunidades de informacin. Consolidacin de oportunidades y alineamiento con procesos y entidades. Priorizacin de procesos y entidades. Elaboracin de formatos de oportunidades de informacin. Pasos Principales en el desarrollo BSP/SA: 1. Anlisis de la Empresa. 2. Modelo de la Empresa. 3. Entrevistas a Ejecutivos. 4. Anlisis de oportunidades de informacin. 5. Estrategias Informticas y Recomendaciones. Paso 1. Anlisis de la Empresa Paso 1: Anlisis de la Empresa Revisin del PEE Visin, Misin Objetivos, metas Estrategias (FODA, BCG, FCE, Causa / Efectos, Fuerzas Competitivas, otros) Revisar las principales estrategias. Identificar las unidades Organizacionales. Revisin de todos los dems planes de la empresa (planes operativos y tcticos) Revisar lo hallado con el ejecutivo auspiciador obtener su opinin y confirmar. Efectuar la presentacin a la gerencia.
Paso 2. Modelamiento de la Empresa Modelamiento de la Empresa Unidades de la Organizacin Estrategias Entidades Empresariales Procesos 1 2 3 4 6 Matriz de Procesos vs. Entidades (Create, Read, Update, Delete) PRODUCCIN Planificar la Produccin Controlar de Calidad Controlar de Stock
MARKETING Estudiar mercado Innovar productos
VENTAS Planificar ventas Administrar cartera de clientes Administrar pedidos ... C l i e n t e
P r o d u c t o
P e d i d o
C t a .
C t b l e .
C R R R R C R R R R U Procesos Entidades Dems matrices Procesos vs. reas Organizacionales C = rea controla el proceso + = rea muy involucrada con el proceso - = rea poco involucrada con el proceso Procesos vs. Estrategias C = Proceso crtico en la estrategia + = Proceso muy involucrado con la estrategia - = Proceso poco involucrado con la estrategia Entidades vs. reas Organizacionales C = rea crea informacin en la entidad U = rea utiliza o lee informacin de la entidad A = rea actualiza informacin en la entidad
Dems matrices Estrategias vs. Entidades C = Estrategia crea informacin en la entidad + = Estrategia muy involucrada con la informacin de la entidad - = Estrategia poco involucrada con la informacin de la entidad Estrategias vs. reas organizacionales C = rea crtica en la ejecucin de la estrategia + = rea muy involucrada en la ejecucin de la estrategia - = rea poco involucrada en la ejecucin de la estrategia
Matriz Procesos vs. Estrategias Leyenda: Poco Involucrada = P Involucrada = I Rol Fundamental = R Matriz Estrategias vs. Entidades EJEMPLOS DE MATRIZ
COMPAA DE LAVADORAS Y SECADORAS SIGLO XXI
Compaa de Lavadoras y Secadoras SIGLO XXI MISION: Producir y vender lavadoras de alta calidad y secadoras a travs de distribuidores a nivel nacional.
Hacer ganancias para sus propietarios y mantener condiciones de buen funcionamiento para sus empleados. OBJETIVOS: Ser lideres en la industria en el servicio a los clientes. Mantener rentabilidad. Exceder el ratio de crecimiento de la industria Ser reconocido como lder en productos de calidad. Estrategias Mejorar el control de inventarios. Dinamizar el ciclo de ordenes de cliente. Administrar centralizadamente los inventarios. Expandir la lnea de productos. Incrementar la penetracin de publicidad. Reducir las perdidas por crditos perdidos. Reducir los gastos de la materia prima por acuerdos con el proveedor. Expandir las relaciones de ventas mejorando las reas de los departamentos. Implementar mejor control de calidad en la produccin. Seguimiento del servicio de atencin de problemas. Promover imagen de calidad en publicidad. Explicacin de algunas estrategias Mejora el control de inventarios. Desarrollar un sistema mas comprensivo para seguir la informacin de que tem esta en cada almacn y donde esta en el almacn. Dinamizar el ciclo de ordenes de cliente. Acortar y simplificar el ciclo de orden de cliente por ww hacer esto mas fcil y expeditivo para comprar por www. Administrar centralizadamente los inventarios. Planificar y coordinar la finalizacin de buenos inventarios a travs de todos los almacenes para proveer mejor servicio a los clientes y reducir todos los anlisis de inventarios. Expandir la lnea de productos. Incrementar el rango de productos ofrecidos por la www de la familia de lavadoras y secadoras. Especficamente esto incluye expandir la comercializacin de lavadoras y secadoras y alta tecnologa y de lo mejor de la lnea de los modelos del consumidor. Incrementar la penetracin de publicidad. Ampliar el rango de medios usados para promover productos por la www, hacer esto para ampliar el espectro de los consumidores. ESTRATEGIA EMPRESARIAL 1.- Anlisis Empresarial 2.- Modelo Empresarial 3.- Entrevista a Ejecutivos 4.- Anlisis de Oportunidad de Informacin 5.- Estrategias y Recomendaciones
QUIENES ESTAN INVOLUCRADOS Ejecutivos BSP/SA Equipo de Planeamiento Entrevista Ejecutivo Responsable Identificacin de las Unidades Organizacionales Quines estn incluidos en el mbito del estudio? Qu niveles son para el estudio? Identificacin de los Procesos Disear productos. Desarrollar los procesos de produccin. Procesar las ordenes de clientes. Controlar los inventarios de productos. Analizar el mercado. Comercializar los productos. Identificacin de las Entidades PRODUCTOS CLIENTE ORDENES DE CLIENTE AREA DEMOGRAFICA COMPETENCIA DISTRIBUIDORES VENDEDORES BD Matriz: Estrategia vs Organizacin Identifica el rol de cada unidad organizacional en la implementacin de estrategias empresariales.
Identifica las unidades organizacionales con responsabilidad primaria, para cada estrategia empresarial.
Usado en las entrevistas de ejecutivos para determinar oportunidades de informacin. Matriz: Estrategia vs Organizacin Matriz: Entidades vs Estrategias Refleja la importancia entre datos de cada entidad para la estrategia empresarial. Ayuda a priorizar el soporte de entidades. Matriz: Procesos vs Estrategia Indica el impacto relativo de cada proceso en la estrategia empresarial. Muestra el impacto estratgico relativo de cada proceso. Ayuda a priorizar el soporte de procesos. Matriz: Procesos vs Estrategia Matriz: Procesos vs Entidades Refleja las necesidades de informacin. Identifica datos a compartirse en la organizacin. Ayuda a identificar las aplicaciones. Ayuda a definir las bases de datos Matriz: Procesos vs Entidades Matriz: Entidades vs Organizacin Usado en las entrevistas de ejecutivos para determinar oportunidades de informacin. Identifica la posibilidad de compartir datos. Identifica el punto central de cada dato para cada entidad. Matriz vs Organizacin Matriz: Procesos vs Organizacin Muestra quien tiene la responsabilidad primaria para el proceso. Muestra quien tambin esta involucrado en el proceso. Usado en las entrevistas de ejecutivos para determinar oportunidades de informacin. Reorganizar. Matriz: Procesos vs Organizacin Matriz: Proceso vs Entidades Paso 3. Entrevista a Ejecutivos Equipo de Trabajo Alta Direccin Ger. Sistemas Ger. Adm. y Fin. Ger. Procesos Areas Usuarias EMPRESA Gerente Proyecto ASESORES Consultor Senior Consultor Consultor T.I. Consultor Senior Quality Assurance Entrevistas a Ejecutivos Objetivos Conocer la organizacin Conocer los procesos y priorizarlos Conocer los problemas y priorizarlos Conocer informacin relevante para las entidades (atributos) Validar toda la informacin del modelamiento PREPARACIN PARA LA ENTREVISTA QUIENES PARTICIPAN PROGRAMACIN DE LAS ENTREVISTAS Secuencia de las entrevistas El criterio de las entrevistas debe ser dado por quien tiene mas procesos bajo su responsabilidad. Entrevistar primero a los ejecutivos de tercer nivel. SESIN DE INTRODUCCIN A ENTREVISTAS EJECUTIVAS Cartas a los Entrevistados Conduccin de la Entrevista Paso 4. Anlisis de oportunidades de informacin Oportunidades de Informacin Los problemas y necesidades identificados en la entrevistas se deben traducir en las denominadas Oportunidades de informacin.
Para este propsito el equipo de trabajo de BSP/SA una parte del mismo, elabora una relacin de los problemas y necesidades relevadas en las entrevistas a cada ejecutivo y las presenta en un formato . Oportunidades de Informacin Formato incluye: El problema o necesidad manifestado. Propuesta de una solucin al problema o necesidad. Definicin del aspecto informacional de la solucin propuesta. (Oportunidad de Informacin). Estrategias con las que se contribuye. Los procesos y entidades relacionadas. Los beneficios obtenibles de resolver el problema.
Ranking de Oportunidades Calificacin del ejecutivo a las oportunidades de informacin, grado relativo de importancia, de la ms importante a la menos importante. Debe determinarse previamente una escala de calificacin. Una escala elemental consistira en por ejemplo alta, media ,baja,.. importancia, cuantificndose en puntajes como 1, 3 , 4, 5, respectivamente Una forma practica es 1ro. elegir aquella que parezca la ms importante, luego la que parezca la menos importante. Formularios para oportunidades de informacin Ejemplo: Oportunidades de Informacin Oportunidades de Informacin Resumen Entrevistas ENTREVISTADO: JORGE LOPEZ E. GERENTE DE PRODUCCIN. 17/09/2012 TEMA: RESPONSABILIDAD EN PROCESOS. PROCESOS PROBLEMA/NECESIDAD OPORTUNIDAD DE INFORMACIN
RANK Disear Producto. P1
Ensamblar Producto 1. Los programas de produccin semanal, sufren variaciones debido a que el rea de ventas debe cumplir con entregas urgentes, no conocemos en produccin el grado de urgencia de los pedidos. 2. Es difcil hacer cambios en los programas de produccin, ya que es muy laborioso calcular como debe redistribuirse la carga en las maquinas y el trabajo de los operarios.
3. En la actualidad los clientes ya no piden productos iguales, todos desean una variante particular. Los vendedores no indican claramente estos requerimientos tcnicos y tenemos problemas de devolucin de pedidos. P2 1. Disponer de informacin de la prioridad de entrega de los pedidos.
2. Debe elaborarse una base de informacin sobre capacidad productividad de maquina/operarios. 3. Debe de disponerse de un programa de produccin automatizado.
4. Estructuracin de los requerimientos tcnicos diferenciado del cliente. Especificaciones estndares de diseo deben acompaar al pedido.
ENTREVISTADO: JORGE LOPEZ E. GERENTE DE PRODUCCIN. 17/09/2012 TEMA: PARTICIPACIN EN ESTRATEGIAS. ESTRATEGIAS PROBLEMA/NECESIDAD OPORTUNIDAD DE INFORMACIN
RANK
E1
Reduccin del ciclo de atencin de pedidos.
4. Lo ms importante es conocer que pedidos son ms urgentes de atender y poder coordinar cambios en las entregas directamente con el cliente, lo que nos permite obtener ciertas holguras.
5. Disponer de informacin de la prioridad de entrega de los pedidos.
6. Disponer de informacin sobre elasticidad de entrega del cliente.
Oportunidades de Informacin Resumen Entrevistas Alineacin de Oportunidades de Informacin con Procesos y Entidades OPORTUNIDAD DE INFORMACIN RANKI PROCESOS ENTIDADES Pedido
Maquina Empleado
Plan de Produccin
Pedido Cliente Producto
Cliente Pedido 1. Disponer de informacin de la prioridad de entrega de los pedidos.
2. Debe de elaborarse una base de informacin sobre capacidad, productividad de maquinas / operarios.
3. Debe de disponer de un Programa de Produccin Automatizado.
4. Estructuracin de los requerimientos tcnicos diferenciados del cliente especificaciones estndares de diseo deben acompaar al pedido.
5. (Consolidar con la nro. 1).
6. Disponer de informacin sobre elasticidad de entrega del cliente.
7 Ensamblar Producto. Registrar pedido.
4 Disear el Producto Planear la Produccin.
5 Planear la Produccin.
3 Registrar Pedido. Disear Producto.
1 Registrar Pedido. Planear la Produccin. Rank Procesoss Total 4 3 Disear Producto 7 7 Ensamblar 7 5 1 4
Planear la Produccin
10 1 3 7
Registrar Pedido
11 Rank Entidades Total 3 1 Cliente 4 4 Empleado 4 4 Maquina 4 7 3 1 Pedido 11 3 Producto 3 5 Plan de Produccin 5 Alineacin de Oportunidades de Informacin con Procesos y Entidades Anlisis de Oportunidad de Informacin Clasificar y consolidar las Oportunidades de Informacin. Alinear las Oportunidad de Informacin con los procesos y entidades para identificar los posibles aplicaciones/Bases de Datos. (que PROCESOS y a que ENTIDADES les corresponde mayores OPORTUNIDADES DE INFORMACION). Priorizacin de Oportunidades de Informacin. ESTRATEGIAS DE INFORMACIN Y RECOMENDACIONES CONTENIDOS TEMTICOS Estrategias de Informacin y Recomendaciones. Matriz CRUD. Agrupacin de la matriz Procesos vs Entidades. Priorizacin de Sistemas de Informacin. Estrategias de Tecnologas de Informacin. Recomendaciones generales de estudio. Paso 5. Estrategias de Informacin y Recomendaciones Estrategias de Informacin y Recomendaciones Consiste en establecer las unidades primarias del futuro desarrollo de los sistemas de informacin de la empresa y su prioridad de desarrollo. Cada una de estas unidades de trabajo comprenden un determinado grupo de procesos y entidades al ser analizados para su modelamiento desde la perspectiva de un sistema de informacin. Agrupacin de la matriz Procesos vs Entidades - CRUD El procedimiento para agrupar la matriz e identificar las reas Empresariales es la siguiente: Ejemplo James Martin
Proceso A1 Proceso A2 Proceso A3 Proceso B1 Proceso B2 Proceso B3 Proceso B4 E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7
C C R C C C R C C
SA SB CRUD CRUD CRUD Pasos para realizar la Matriz CRUD MATRIZ PROCESOS vs. ENTIDADES (CRUD) Agrupacin de reas Empresariales PASO: 1 PASO: 2 MATRIZ PROCESOS vs. ENTIDADES (CRUD) Agrupacin de reas Empresariales PASO: 3 MATRIZ PROCESOS vs. ENTIDADES (CRUD) Agrupacin de reas Empresariales PASO: 4 MATRIZ PROCESOS vs. ENTIDADES (CRUD) Agrupacin de reas Empresariales Priorizacin de Sistemas de Informacin En BSP y en Ingeniera de la Informacin, se coincide en emplear los siguientes criterios para priorizar y a cada criterio se le suele dar un puntaje de 1 a 7: Contribucin a los objetivos y metas. Impacto Organizacional. Demanda. Posibilidad de xito.
James Martin Estrategias de Tecnologa de Informacin 1. Recomendaciones de prcticas generales y convenientes sobre la administracin de la T.I: De Metodologa de Planificacin de Sistemas. De Plataforma Tecnolgica. De Tecnologa en el Desarrollo de aplicaciones. De RRHH relativos a Sistemas de Informacin. 2. Las Posibilidades(o amenazas) que representan las tendencias del uso de T.I en empresas del mismo sector, particularmente si la T.I., No solamente significa un soporte de los sistemas de informacin, sino que se constituye en una forma directa de agregar valor al producto. Contenido del Informe Final Fundamentos Objetivos del Estudio. Metodologa. Perspectiva Empresarial Entorno del Negocio. Misin, Objetivos y Estrategias. Desarrollo del Plan Modelo de la Empresa. Oportunidades de Informacin. Requerimientos para la Gestin de Sistemas. Estrategias y recomendaciones de S.I. y T.I. Lista priorizada de Entidades y Procesos. Estrategias de T.I. Recomendaciones para la solucin inmediata de problemas especficos, hallados durante el estudio. Accin Inmediata Se mencionan las acciones que deben de desarrollarse de inmediato para poder tener continuidad (ej. BSP/I desarrollar la Arquitectura de Informacin). Recomendaciones Generales del Estudio Respecto a la implementacin en el corto plazo. Respecto a la actualizacin del Estudio cada 6 meses. Respecto a la plataforma tecnolgica. Estandarizacin de HW niveles de procesamiento. Estandarizacin de SW versiones y licenciamiento. Estndares para la gestin tecnolgica polticas, procedimientos, procesos. Estndares para la segregacin o asignacin de funciones del personal del rea de informtica. Estndares para el manejo de la Seguridad de la Informacin y la Contingencia Tecnolgica. Respecto a las metodologas para el desarrollo y mantenimiento de sistemas. Uso de Herramientas CASE. Implementacin del Ciclo de Vida de los sistemas de informacin: planificacin, anlisis, diseo, construccin, implementacin. Documentacin manuales de usuario y manuales tcnicos. Respecto a tecnologa en el desarrollo de aplicaciones. Administracin de proyectos de T.I. Evaluacin Costo / Beneficio. Priorizacin. Automatizacin inventario y administracin de los SI. Conformacin de equipos de trabajo de alto rendimiento.
Recomendaciones Generales del Estudio Respecto al Recurso Humano tecnolgico Capacitacin. En el uso de nuevas herramientas. En el uso de nuevas metodologas. Trabajo en equipo. En tcnicas tecnolgicas en general. Manejo de niveles salariales estndares de mercado. Respecto a la visin tecnolgica constante. Actualizacin permanente. Navegacin por Internet temas de inters. Visitas y asistencia a seminarios / conferencias / otros de corte tecnolgico. Concientizacin de la cultura de la sociedad de la informacin y la nueva economa hacia el interior de la organizacin. Uso de software libre.