Contabilidad General de GBS

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En Contabilidad General de
GBS 2012 o posterior: Cmo
grabar Mis Comprobantes?


6. MEN MIS DOCUMENTOS

6.1 Grabar/Actualizar Documentos Pendientes, Cmo
Grabar Comprobantes Contables?

Esta opcin se utiliza para digitar los Comprobantes
necesarios para el manejo de nuestra Contabilidad.


Puede iniciar el Formulario de Documentos Pendientes de una
de las tres siguientes formas:

1. Ir al Men Mis Documentos/ Grabar/Actualizar Documentos Pendientes o
2. En el Panel de Control del Negocio dar CLIC a la Opcin 6. Digitar el
Balance Inicial y dar CLIC en el link: Mi Comprobante Inicial
3. Pulsar la tecla F5






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Esta es la imagen del formulario de Documentos Pendientes:



Para agregar un nuevo comprobante, por favor dar CLIC en el botn Agregar
(Hoja en blanco que se encuentra en la parte inferior del formulario), y
llenamos los siguientes datos:




Escogemos el campo Tipo (Tipo de Documento Fuente que utilizamos para digitar
el Comprobante), Ej. NC: Nota de Contabilidad, CI: Comprobante de Ingreso, etc.

Importante!: GBS recomienda que tenga en cuenta que en el campo Tipo
slo podr seleccionar tipos de comprobante que usted ya ha
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parametrizado en la tabla Tipos de Documentos Fuentes de GBS y solo
podr escoger aquellos tipos de comprobante que usted marc como
disponibles para todas las aplicaciones o para Contabilidad
Necesita ayuda sobre "Cmo Controlar Consecutivos con la Tabla
Tipos de Documentos Fuentes en GBS?) Por favor, visite el enlace
siguiente: http://www.migbs.net/soporte/video-como-controlar-
consecutivos-en-gbs.html

Luego de escoger el Tipo, presionar la tecla tabulador (TAB) o dar CLIC en el
campo Nmero (Es el consecutivo automtico que propone el sistema) para
aceptar el consecutivo.

Una vez aceptado el consecutivo, presionar la tecla tabulador (TAB) o dar CLIC
en el campo De (Fecha del sistema). Puede aceptar la fecha propuesta o
modificarla, para el comprobante a realizar. Importante!: GBS recomienda que
las fechas se escriban siempre en el formato dd-mm-aaaa- por ejemplo, para el 10
de diciembre de 2011, escribir: 10-12-2011

Confirmada la fecha, dar CLIC en el campo Monto ($) (valor total del documento);
a continuacin, CLIC en el campo Tercero (Persona natural o jurdica relacionada
con el Comprobante Contable). Puede buscarlo dando CLIC en el botn de los
binoculares , o crear un nuevo tercero, si no existe, pulsando CLIC en el
botn , los cuales se encuentran justo a la derecha del campo Tercero,
como se muestra en la siguiente grfica:



Si decide buscar el tercero, aparecer una ventana en la cual puede hacerlo por
Clave, por Nombre o por NIT, como se muestra en la siguiente grfica:

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Si decide crear el tercero, aparecer la ventana del Directorio de Terceros para
llenar los datos del tercero y luego dar CLIC en Guardar (Disquete) .
.



Cuando se guarda el nuevo tercero, el programa pregunta si lo desea colocar en
el encabezado del comprobante. Responda SI para que GBS lo escriba en el
encabezado, o responda NO y, entonces, GBS lo escriba lo escribir en el cuerpo
del Comprobante, en la cuenta contable en la que se encuentre digitando.



Despus del tercero, escogemos la Ciudad (Ciudad a donde Pertenece ese
Tercero), Digitamos el Detalle (Concepto de porque hacemos ese comprobante),
Banco, Cuenta Bancaria y Cheque: Complemento para el comprobante de
Egreso. Al escoger el Banco y la cuenta Bancaria, el programa automticamente
escribe el consecutivo del cheque.

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Favor dar CLIC en Guardar (Disquete) .

Felicidades!
Hasta aqu, hemos completado el encabezado del documento. Ahora, vamos a
grabar el cuerpo, es decir, las imputaciones contables.

Para iniciar el cuerpo del comprobante, favor dar CLIC en Nueva Cuenta en
Documento y aparece una imagen como esta:


Favor dar CLIC en el campo Cuenta (Cuenta Contable del Plan nico de Cuentas
a manejar) o con F4 el programa me desglosa el listado con las cuentas para
escogerlas.
Centro: Como el programa maneja mltiples Centros de costos, al escoger la
cuenta del PUC debemos seleccionar a que centro de costos donde vamos a
enviar el valor aplicado a dicha cuenta Esto solo si manejamos centro de
costos, sino se deja con 000.

Luego de escoger el Centro, presionar la tecla tabulador (TAB) o dar CLIC o en la
columna Tercero, el programa automticamente escribe el Tercero que
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escogimos en el Encabezado pero si deseamos podemos cambiarlo oprimiendo
F4 aparecer el listado con los Nit para escogerlo.

Luego de escoger el Tercero, presionar la tecla tabulador (TAB) o dar CLIC o en
la columna Detalle, el programa automticamente coloca el Detalle que
escribimos en el encabezado pero si se desea se puede modificar.

Luego de escribir el Detalle, presionar la tecla tabulador (TAB) o dar CLIC o en la
columna Valor donde se digita el monto que se le asigna a cada Cuenta Contable,
para valores crditos se coloca un signo menos (-) anticipado al valor.

Base: Cuando utilizamos una cuenta del PUC que corresponda a Retencin, el
programa al poner el valor de esa cuenta nos pide primero el valor de la base
para as calcular el valor de la retencin teniendo en cuenta el porcentaje asignado
anteriormente a la cuenta en la creacin de la misma.

Por ltimo para activar el siguiente rengln y as asignar otro asiento, presionamos
la tecla de flecha hacia abajo

Importante!: GBS recomienda que al terminar de digitar nuestro comprobante, es
decir, al incluir la ltima imputacin contable, Favor dar CLIC en Guardar
(Disquete) . . Advertencia!, Advertencia!, Advertencia!: Si al digitar
todas las imputaciones contables presionamos la tecla de flecha hacia abajo, es
posible que GBS agregue una cuenta vaca o con la cuenta caja al
comprobante. Por lo tanto, es altamente recomendable, que, al terminar de digitar
nuestro comprobante, es decir, al incluir la ltima imputacin contable, favor dar
CLIC en Guardar (Disquete) . , y no presionar la tecla de flecha hacia
abajo.
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Felicidades!

Usted complet su primer comprobante contable.
Ahora, si desea, puede ver cmo qued, para lo cual puede usar el botn
Preimprimir y obtendr una imagen como la siguiente: