Organitodo

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IULA
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LICENCIATURA EN ADMINISTRACION
QUINTO SEMESTRE
Nombre del Asesor
Nombre del Alumno
_________________

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CONTENIDO:
1.- Nombre de la empresa
2.- Problemtica Existente
3.- Justificacin:
4.- iptesis:
!.- "ipo de #r$ani%acin
&.- 'ia$rama Pert
(.- )ocali%acin de la Planta
*.- #r$ani$rama:
+.- Proceso de ,d-uisicin:
1..- Prediccin:
11.- /adena de 0uministro:
12.- /onclusin:

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Instituto Mexicano del Seguro Social
Direccin Regional Estado de Mxico Poniente
Introduccin:

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Organitodo es una empresa dedicada a brindar un ser1icio -ue consiste de la necesidad de -ue tiene el
Instituto Mexicano del Seguro Social de la acumulacin 2 desorden de documentos3 la finalidad de este
ser1icio es instruir sobre los procedimientos para or$ani%ar la fuente de informacin documental 4istrica3
mediante la recepcin3 conser1acin3 or$ani%acin3 administracin 2 difusin3 dando un tratamiento adecuado en
cada uno de sus fases.
Proble!tica Existente"

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5/mo me6orar el control de tantos papeles -ue en1i 2 recibo7
Ob#eti$o"
El principar ob6eti1o es brindar al Instituto Mexicano del Seguro Social un ser1icio -ue permita preser1ar3
conser1ar 2 locali%ar con facilidad 2 rapide% el acceso a una amplia $ama de documentos3 colocar al alcance de
-uien lo re-uiera la documentacin3 coordinen3 diri6an3 $u8en3 1i$ilen 2 pro$ramen adecuadamente sus acti1idades3
facilitar la presentacin3 utili%acin3 identificacin 2 conser1acin para uso de presentes 2 futuras $eneraciones9
eficientar los arc4i1os 4istricos para el cumplimiento de sus ob6eti1os 2 metas -ue pretenda alcan%ar.
%usti&icaci'n"

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El 'epartamento de Planeacin3 ,d-uisiciones 2 E-uipamiento del :nstituto ;exicano del 0e$uro 0ocial3 est
conformado de la si$uiente manera:
- O&icina de Ad(uisiciones ) E(ui*aiento: /uenta con tres ad-uirentes3 para la compra 2 contratacin de
los bienes 2 ser1icios necesarios3 personal para la aplicacin de penas con1encionales3 adems de 1arios
auxiliares de oficina -ue deri1an toda la documentacin 2 controlan la del Jefe de #ficina 2 'epartamento.
- O&icina de Contratos" El 6efe de la oficina 2 sus auxiliares son los encar$ados de $enerar contratos3
recepcin fian%as de cumplimiento de obli$aciones 2 documentacin le$al de la pro1eedur8a -ue presta
ser1icios o entre$a bienes a la 'ele$acin.
- O&icina de Planeaci'n ) E$aluaci'n: En la $eneracin de reportes de todas 2 cada una de las unidades
medicas 2 administrati1as -ue conforman la 'ele$acin3 respecto al $asto destinado a estos3 se$uimiento al
pa$o de la Pro1eedur8a 'ele$acional.
En la reali%acin de todas las acti1idades diarias de las oficinas se $eneran 2 reciben una $ran cantidad de
documentos pro1enientes de las diferentes reas normati1as3 oficios de las 6efaturas de la misma 'ele$acin3
memorndums internos de la /oordinacin 2 sobre todo documentacin pro1eniente de la Pro1eedur8a

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'ele$acional $enerados por la reali%acin de los diferentes e1entos licitatorios para cubrir las necesidades de la
'ele$acin3 los cuales son deri1ados a los diferentes compradores3 con el propsito de dar atencin o para el
conocimiento de los mismos.
)a acumulacin de todos estos documentos $enerados 4a 4ec4o dif8cil su control3 2a -ue a diario se recibe3 se lee3
da atencin o se$uimiento se$<n sea el caso 2 posterior res$uardo en la carpeta correspondiente la cual se
identifica se$<n sea el caso de e1entos licitatorios o correspondencia3 arc4i1ndose tambi=n la documentacin
$enerada para la atencin 2 se$uimiento. >na 1e% -ue se llena la carpeta recopiladora se almacena en los
arc4i1eros -ue se encuentran ubicados en cada una de las oficinas -ue inte$ran el departamento.
/omo podemos apreciar en todas las oficinas -ue conforman el departamento son $enerados 2 acumulados un
$ran n<mero de documentos los cuales a fin de cada de a?o deben destinarse al arc4i1o de la /oordinacin para
su almacenamiento 2 una 1e% cumplido el periodo de res$uardo3 deben destinarse al rea de ena6enaciones.
El control de esta documentacin no es la correcta3 2a -ue la experiencia a lo lar$o de estos a?os nos 4a
demostrado -ue cuando es re-uerido al$<n documento siempre es un $ran problema lo$rar encontrarlo3 pues con

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la infinidad de ca6as 2 expedientes con los -ue se cuenta3 incluso muc4os de ellos sin rotulacin3 no se lo$ra el
ob6eti1o. ,dems de -ue no existe personal exclusi1o en el control 2 se$uimiento de esta acti1idad.
;oti1o por el cual es necesario contar con un pro$rama de control capa% de poder solucionar toda la problemtica3
en el control3 ubicacin3 se$uimiento e identificacin de toda la informacin impresa $enerada en el 'epartamento
de Planeacin3 ,d-uisiciones 2 E-uipamiento.
, tra1=s de un buen control se lo$rar unificar criterios para todas las dependencias referentes a la9 clasificacin3
ordenacin 2 conser1acin de la documentacin3 dar acceso concurrente de un documento3 reduccin de tiempos
de consulta de un documento en papel3 reducir los costes de arc4i1ado3 posibilidad de inte$rase con subsistemas
de $estin documental espec8ficos3 e incrementar en la satisfaccin de los usuarios.
,s8 mismo reducir espacios 2 sobre todo3 e1itar duplicidad e incremento en papeles innecesarios3 dar otra ima$en a
los arc4i1os.

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+i*'tesis"
>na 1e% conocido el problemas -ue enfrenta el 'epartamento de ,d-uisiciones 2 E-uipamiento3 con el desorden
del arc4i1o3 anali%ado las probables soluciones respecto a esta situacin debemos de lle1ar al$unas acciones
inicialmente para poder corre$ir el problema -ue se esta enfrentando.
Entre las principales acciones se encuentran:
,- 0e$uir ba6o el mismo es-uema3 pero con el control exclusi1amente de cada usuario3 -uienes sern los
responsables de res$uardar toda la documentacin -ue lle$uen a $enerar 2 concertarla al final de cada a?o. ,l
final de cada a?o todos los usuarios debern encar$arse de depurar el arc4i1o f8sico 2 ubicarlo en los
ana-ueles de acuerdo al a?o correspondiente.
.- El concienti%ar a todo el personal de lle1ar a cabo un control personal respecto a la correcta identificacin de
las capetas recopiladoras 2 posterior res$uardo en las ca6as arc4i1adoras con sus respecti1os marbetes.
>na 1e% reali%ado esto es necesaria 2 mu2 importante la captura de toda la informacin -ue se 1a a
res$uardar en un 0istema de /ontrol :nformtico como lo son las bases de datos3 la cual debe de contener
entre sus campos a re-uisitar:

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- "ipo de informacin por recopilador
- Numero de /ontrato
- Numero de /a6a ,rc4i1adora
- Numero de )icitacin
- Numero de ,na-uel
- #ficina
- ,?o
- @esponsableA
El mane6o de este sistema de control e informacin debe estar ba6o la responsabilidad de una persona
exclusi1amente3 2a -ue se 4a demostrado -ue cuando 1arios usuarios lo 4an manipulado3 es cuando 1iene el
descontrol3 sobre todo cuando no existe la comunicacin entre ellos.
La decisi'n toada
El sistema de control a utili%ar ser de la implantacin de un sistema informtico -ue mane6e bases de datos3 el
cual se dar a conocer a todo el personal in1olucrado del 'epartamento3 mediante la reali%acin de un curso de
introduccin 2 capacitacin de la implantacin del 0istema de /ontrol del ,rc4i1o.

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En la implantacin de este 0istema de /ontrol del ,rc4i1o ser necesario efectuar al$unas acciones para lle$ar a
tener el =xito deseado3 2a -ue es necesaria la participacin de todos los usuarios3 -ue ser la ms importante
sobre todo al momento de in$resar toda la informacin en el 0istema9 ra%n por la cual es importante -ue todos
acudan al curso de :ntroduccin.
Tipo de Organizacin:
Por &unciones"
)as acti1idades -ue se reali%ar son de acuerdo a los ni1eles 6err-uicos B'epartamentos3 #ficinas 2 reas -ue la
componenC3 cada una de las reas toman decisiones t=cnicas 2 administrati1as para responder a las necesidades
de atencin de los derec4o4abientes con un funcionamiento eficiente3 coad2u1ando con ello a ele1ar la calidad de
los ser1icios -ue presta el :nstituto. Entre los criterios para su operacin se inclu2en la necesidad de contar con un
r$ano de $obierno propio3 otor$ando ser1icios m=dicos de tercer ni1el de atencin con altos estndares de calidad
2 eficiencia.
Proceso" En la reali%acin de todas las acti1idades diarias se $eneran 2 reciben una $ran cantidad de documentos
pro1enientes de las diferentes reas normati1as3 oficios de las 6efaturas de la misma 'ele$acin3 memorndums

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internos de la /oordinacin 2 sobre todo documentacin pro1eniente de la Pro1eedur8a 'ele$acional $enerados por
la reali%acin de los diferentes e1entos licitatorios para cubrir las necesidades de la 'ele$acin3 los cuales son
deri1ados a los diferentes compradores3 con el propsito de dar atencin 2 se$uimiento a cada uno de ellos a
tra1=s de di1ersos procedimientos en ape$o a re$lamentos3 normas3 le2es3 pol8ticas de la misma :nstitucin.
Diagrama Pert:
El #b6eti1o de esta acti1idad es para 1erificar el tiempo optimista para lo$rar el control de arc4i1o adecuado e
identificando la ruta ms critica para su reali%acin.
ACTIVIDAD PRESEDENTES
DURACION EN DIAS
OPTIMISTA MAS PRO/A/LE PESIMISTA
A
@ecepcin de
documentos
- 1 2 3
/ ,nlisis , 1 2 3
C /lasificar D 1 3 !
D
'eterminacin de la
forma de arc4i1o
/ 3 4 !
E ,rc4i1o 4istrico /3'3E 1 2 3
0 ,rc4i1o disponible /3' 1 2 3
1
Duscar existencia en el
arc4i1o
E3E 1 2 3

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+ /rear nue1o expediente E3E . 1 2
I Eti-uetar . 1 2
%
En1iar al arc4i1o
correspondiente
E3E 1 2 3
2
@e$istro 2 ubicacin en
el 0istema
J 1 2 3
L
;aterial disponible para
el arc4i1o Bcarpetas3
ca6as3 arc4i1eros3
plumones3 eti-uetasC
1 3 !

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TIEMPO EN DIAS
No3 Ruta Tie*o Tie*o de +olgura
1 ,3D3/3'3E3J3F 1( 1(-1(G.
2 ,3D3/3'3E33) 1( 1(-1(G.
3 ,3D3/3'3E33: 1! 1(-1!G2

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4 ,3D3/3'3E3E3H 1( 1(-1(G.
! ,3D3/3'3E3H 1! 1(-1!G2
/omo se podr obser1ar en la @uta 3 2 ! se tienen dos d8as de 4ol$ura por lo -ue es importante reducir los
tiempos 2 apro1ec4arlos con el fin de lle$ar al ob6eti1o deseado.

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oca!izacin de !a In"titucin:
)a /oordinacin de ,bastecimiento 2 e-uipamiento se encuentra ubicada en la 1ialidad "oluca ;etepec Im. 4.!
Darrio del Espiritu 0anto3 /.P. !214. ;etepec3 ;ex.

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)a /oordinacin dele$acional @e$ional Estado de ;=xico Poniente esta en este lu$ar debido al crecimiento
poblacional 2 como de manera diaria se suministra 2 almacenan bienes3 se considera un lu$ar c=ntrico para la
distribucin de los bienes a las >nidades 2 4ospitales -ue corresponden a esta 'ele$acin3 con el fin de brindar un
me6or ser1icio a los derec4o4abientes3 facilitando la pronta lle$ada de los insumos para la atencin -ue cada uno
de ellos merece.
, continuacin se relaciones al$unas rutas de distribucin de los bienes 2 documentos recibidos 2 en1iados:
RUTA N4 ,
UNIDAD DOMI#IIO
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#E. 'E)EH,'# 1& 'E 0EP":E;D@E NK 3+
/##@'. , ;E':/, 1& 'E 0EP":E;D@E NK 3+
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RUTA N4 .
UNIDAD DOMI#IIO
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RUTA N4 5
UNIDAD DOMI#IIO
0>D'E)EH "#). J#0EE, #@":J 'E
'#;:NH>EJ
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.H.J. NK !* D)L'. ,L:), /,;,/# 0NN
RUTA N4 6
UNIDAD DOMI#IIO
>.;.E. NK 231 /#). :J/,)):
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>.;.E. NK 22* /,@@E". , /,P>)"EPE/
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'EP"# /#N0E@L J. #@":J 'E '#;:NH>EJ
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RUTA N4 7
UNIDAD DOMI#IIO
>.;.E. NK *. ,@;,'#@, N,0 NK 3*
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RUTA N4 8
UNIDAD DOMI#IIO
":EN', "#)>/, P,0E# "#))#/,N NK &2.
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>.;.E. NK 244 J>,N H>"E;DE@H 0NN
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231
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>.;.E. NK 22! P:N# 0>,@EJ E :N0.
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Organigrama:
)a :nstitucin cuenta con una estructura or$ani%acional con las funciones3 instalaciones f8sicas disponibles3 ni1eles
6err-uicos3 unidades de mando 2 acti1idades 4umanas de una or$ani%acin social3 con el fin de lo$rar los panes3
ob6eti1os 2 metas bien definidos.
)as acti1idades importantes de la #r$ani%acin es subdi1idir el traba6o en unidades operati1as B'epartamentos3
#ficinas 2 reas -ue la componenC3 se asi$nan las obli$aciones operati1as en puestos3 reunir los puestos
operati1os en unidades mane6ables 2 relacionadas3 aclarar los re-uisitos del puesto3 seleccionar 2 colocar a los
indi1iduos en el puesto adecuado3 utili%ar 2 acordar la autoridad3 responsabilidad adecuada para cada miembro3
proporcionar facilidades personales 2 otros recursos.
En todos los or$ani$ramas refle6an las denominaciones de cada uno de los puestos de estructura autori%ados en el
:nstituto3 inclu2endo en la parte superior del puesto respecti1o el $rupo3 $rado 2 ni1el salarial asi$nado.
)os cuadros -ue se inclu2en en la parte inferior de al$unos or$ani$ramas con el t8tulo de puestos 4omlo$os3
muestran el n<mero de pla%as 2 ni1eles salariales de a-uellos puestos -ue lle1an a cabo acti1idades 2 acciones
concretas 2 especiali%adas3 o bien3 reali%an funciones de apo2o 2 asesor8a directa a los ser1idores p<blicos de
mando.

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Red de $!u%o
El :nstituto ;exicano del 0e$uro 0ocial reali%a sus acti1idades ba6o un procedimiento continuo 2a -ue inicia de la
recepciona de documentos en1iados por el 'epartamento de 0uministro 2 /ontrol del ,basto -uien consolida los
re-uerimientos 2 necesidades de cada ospital 2No >nidad ;edica3 en1iando posteriormente al 'epartamento de
,d-uisiciones el re-uerimiento para la ad-uisicin de los Dienes 2 de los cuales se anali%an para su ad-uisicin3
lle1ando a cabo un proceso de )icitacin Publica a tra1=s de los si$uientes pasos:
,3-Deterinar el car!cter de la licitaci'n" 9un d:a;
Podrn ser Nacionales cuando <nicamente puedan participar personad de nacionalidad mexicana 2 los bienes a
ad-uirir sean producidos en el pa8s 2 cuenten por lo menos con un cincuenta por ciento de contenido nacional3
sal1o casos de excepcin.
Podrn ser :nternacionales cuando puedan participar tanto personas de nacionalidad mexicana como extran6era
2 los bienes a ad-uirir sean de ori$en nacional o extran6ero.

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.3- Publicaci'n de la Con$ocatoria: B! diasC
Podrn referirse a uno o ms bienes o ser1icios3 2 contiene:
Nombre de la ra%n social de la dependencia o entidad con1ocante.
Eec4as3 4oras 2 lu$ar3 donde los interesados pueden obtener las bases de licitacin3 as8 mismo especificando los
d8as -ue se lle1arn a cabo los e1entos correspondientes.
'escripcin $eneral de las ! partidas ms representati1as de la ad-uisicin correspondiente.
Especificaciones concretas de las condiciones para los interesados en participar en el e1ento licitatorio.
53- Venta de /ases" 95 dias;
)as bases -ue emita la con1ocante pondr a disposicin de los interesados3 a partir del d8a en -ue se publi-ue la
con1ocatoria 2 4asta3 inclusi1e3 el sexto d8a natural pre1io al acto de presentacin 2 apertura de proposiciones3
siendo responsabilidad exclusi1a de los interesados ad-uirirlas oportunamente.
63- %unta de Aclaraciones" 9, d:a;

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En este e1ento se re$istran los pro1eedores participantes3 recepcionando las pre$untas -ue el pro1eedor tiene
sobre el contenido de las bases de licitacin 2 la :nstitucin elabora un acta donde contiene nombre del pro1eedor3
pre$untas 2 respetas de cada uno de ellos3 firmando de conformidad ambas partes.
73- Presentaci'n de Pro*uestas T<cnicas-Econ'icas3 9, d:a;
En este e1ento se re$istran los pro1eedores participantes recepcionando los sobres serrados -ue contienen las
propuestas contenidas en bases de licitacin con sus respecti1os documentos.
Primer pasa3 se pasa lista de los mismos 2 se inicia con la apertura de los sobres de cada uno de los licitantes
participantes3 re1isando minuciosamente la documentacin solicitada en bases de licitacin.
0e$undo paso3 se elabora el acta correspondiente estableciendo nombre del pro1eedor3 cla1es ofertadas3
descripcin3 marca3 procedencia3 2 precio.
"ercer paso3 se da lectura de todas 2 cada una de las cla1es ofertadas por los licitantes 2 se firma de conformidad
por ambas partes.

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83- E$aluaci'n T<cnica" 95 dias;
El personal responsable de la e1aluacin t=cnica re1isa -ue el bien a ad-uirir cumpla con todas 2 cada una de las
especificaciones solicitadas3 para -ue pueda determinar si es aprobado o no el bien.
>na 1e% anali%ada la documentacin3 se elabora el dictamen correspondiente especificando las obser1aciones del
bien.
=3- 0allo de licitaci'n 9, d:a;
En este e1ento se da a conocer a los licitantes participantes las cla1es -ue fueron asi$nadas 2 aprobadas de cada
uno de los mismos3 estableciendo en el acta respecti1a la fec4a para la formali%acin de contrato.
>3- 0orali?aci'n del contrato 97 d:as;
>na 1e% -ue el :nstituto en18a al licitante $anador su asi$nacin 2 numero de contrato para la formali%acin del
mismo3 el licitante tendr -ue elaborar una fian%a de cumplimiento del bien.
De lo anterior@ una $e? concluida la co*ra se *rocede a arcAi$ar los docuentos generados@ sin lle$ar
ningBn control de los isos@ su ubicaci'n no es legible ) co*licado *ara (ue cual(uier *ersona (ue
la re(uiera3

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Prediccin:
)a problemtica de la -ue 4o2 en d8a presenta el 'epartamento de ,d-uisiciones 2 E-uipamiento3 es dif8cil lle1ar a
cabo un m=todo de prediccin3 2a -ue la acumulacin de tantos documentos desordenados fue $enerada de a?os
atrs 2 -ue d8a a d8a se contin<a con la recepcin de los mismos.
0in embar$o3 es importante resaltar -ue en los meses de Agosto-Diciebre se comien%a a pro$ramar los
procedimientos licitatorios para cubrir necesidades del si$uiente e6ercicio3 por lo -ue en este tiempo se recepciona
un $ran 1olumen de documentos3 por lo tanto es importante anticipar los elementos necesarios para e1itar en el
futuro la acumulacin de documentos3 pro1ocando con ello la ineficiencia en las acti1idades -ue reali%a el
'epartamento antes referido.
)a puesta en marc4a del sistema $aranti%ar un mximo de probabilidades de tener un control adecuado en los
documentos -ue se decepcionen 2 eficientar la locali%acin de los mismos en el menor tiempo posible.

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#adena de Sumini"tro:
)a cadena de suministro inicia en la recepcin de documentos para reali%ar los procedimientos necesarios con el fin
de cubrir las necesidades de las >nidades 2 ospitales para dar atencin a los derec4o4abientes del :nstituto.

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Los aspectos a considerar sern:
- El responsable del ,rc4i1o ser el <nico
autori%ado a recibir 2 entre$ar
documentacin.
- El rea del arc4i1o estar di1idido en
secciones3 las cuales contendrn
informacin por a?o3 por oficina 2 por tipos
de documentacin9 los cuales estarn
debidamente identificadas con
rtulos en cada uno de los arc4i1eros.
- El rea del arc4i1o se clasificara con colores
se$<n el a?o -ue corresponda.
@ecepcin de
re-uerimiento
Bnecesidades de la
>nidades 2
ospitalesC
,tencin a los
re-uerimientos
Bcompra de los
insumosC
@ecepcin de bienes
por parte de la
pro1eedur8a
,lmacenamiento 2
distribucin

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- )a :dentificacin de toda ca6a o recopilador con sus respecti1os rtulos3 ser basndose en los formatos -ue les
sern proporcionados para -ue esta identificacin sea uniforme.
- "oda documentacin -ue se desee -ue in$rese al arc4i1o deben ir perfectamente arc4i1ados en un recopilador o
ca6a arc4i1adora3 relacionarse 2 entre$arse por medio de memorndum al responsable del arc4i1o. ,dems debe
entre$ar listado de documentos entre$ados por medio ma$n=tico.
- )a solicitud de documentacin -ue se encuentra en el arc4i1o debe 4acerse por escrito diri$ido al responsable del
arc4i1o3 indicando in1ariablemente los moti1os de la solicitud 2 fec4a de su de1olucin.
Aspectos a considerar para la administracin del sistemas.
Un punto muy importante ser el informar a todos los usuarios respecto al control que se pretende implantar, con el propsito de
controlar toda la documentacin que se genera en el Departamento de Planeacin, Adquisiciones y Equipamiento, el cual iniciara
desde la tcnica usada al momento de arc!i"ar alg#n documento en el recopilador respecti"o$

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%a aplicacin de conocimientos, !abilidades, !erramientas y tcnicas a las acti"idades al sistema son necesarios para cumplir con
los requerimientos$

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In&entario" '()(#:
Co*utadora
El uso de la tecnolo$8a es necesario para el
funcionamiento 2 control de un buen arc4i1o e
identificacin de los documentos -ue se re-uieran3
facilitando su ubicacin 2 b<s-ueda en el menor
tiempo posible.
ArcAi$eros
- )os arc4i1eros permitirn la pronta locali%acin de
documento re-uerido.
Material
- Papel Dond de
diferentes colores
- Eti-uetas
- /inta canela
- @ecopiladores
- /a6as arc4i1adoras
Plumones ;arcadores
)a disponibilidad de esto materiales3 nos permitir
ordenar en tiempo 2 forma la documentacin -ue se
reciba o se en18e3 e1itando acumulacin de
documentos 2 sobre todo el extra18o de los mismos3
como consecuencia $enerando $randes problemas
como 4asta este momento tiene la :nstitucin.
El contar con estos elementos se lo$ra el ob6eti1o del ser1icio 2 se solucionara la problemtica con la -ue
actualmente tiene la :nstitucin.

Organitodo
INSTITUTO UNIVERSITARIO LATINOAMERICANO
IULA
#onc!u"in:
'e acuerdo a la in1esti$acin reali%ada3 considero -ue es de suma importancia implantar el sistema -ue dar
buenos resultados 2 sobre todo e1itar problemas -ue 4o2 en d8a enfrenta la :nstitucin 2 como experiencia propia
nos permitir cumplir con los ob6eti1os 2 metas esperados en los tiempos determinados 2a -ue esta :nstitucin se
ri$e de Procedimientos3 )e2es3 Pol8ticas 2 entre otros re$lamentos.