Gestión Básica de Stocks I

Por
CARLOS FELIPE VALENCIA

ESPECIALISTAS EN
LOGSTICA INTEGRAL:

Cadena de Valor - Diplomado en Fortalecimiento Empresarial 2013
GESTIN BSICA DE STOCKS I

GESTIN BSICA DE STOCKS

Cadena de Valor - Diplomado Fortalecimiento Empresarial 2013
OBJETIVOS DEL CURSO:
4 Entender la importancia logstica, econmico-financiera y
de servicio de una eficiente y eficaz Gestin de Stocks.
4 Diferenciar entre un sistema de Gestin de Stocks de
revisin continua y de revisin peridica.
4 Establecer una clasificacin de las existencias del almacn
segn criterio ABC.
4 Conocer la funcin del stock de seguridad, stock normal o
de ciclo y stock de especulacin.
4 Aprender a calcular el stock medio de un producto
terminado.

OBJETIVOS DEL CURSO
4Conocer las distintas variables que afectan
a la Gestin de Stocks de una empresa.
4Realizar previsiones de demanda a partir de
series temporales.
4Calcular lotes ptimos de pedidos, puntos
de pedidos y stocks de seguridad.
4Entender los sistemas push y pull.

CONTENIDO
l. Aspectos Relevantes de la Gestin de
Stocks.
ll. Clases de Stocks.
lll. Tipos de sistemas de Gestin de Stocks.
lV. Clasificacin de los artculos segn su
importancia. Criterio ABC
V. El concepto de Rotacin y Cobertura de
Stocks.
I. ASPECTOS RELEVANTES DE LA GESTIN DE STOCKS:
Importancia!

Una correcta Gestin de Stocks constituye
uno de los pilares bsicos en los cuales se
apoyan las nuevas tendencias logsticas en
la empresa, a fin de reducir costos,
incrementar la productividad, equilibrar el
servicio y la disponibilidad, mejorar la
fiabilidad, para ser ms competitivos.
IMPORTANCIA EN LA REDUCCIN DE COSTOS
OPERATIVOS Y DE CAPITAL

El alto nivel competitivo con que se mueven
los mercados de hoy, obligan a las empresas a
reducir los costos operacionales, uno de cuyos
componentes ms importantes est ligado al
llamado Capital Cautivo, que las empresas
en carcter ptimo estn obligadas a
mantener, como consecuencia de cuantiosas
inversiones en stocks para dar el servicio
comercial que el mercado requiere.

La logstica, aporta una serie de principios y
soluciones estructurales tendientes a reducir
al mnimo dichas inversiones en stocks:
La rotacin de mercancas es tan relevante en la
competitividad de las empresas como lo son
las estrategias de marketing y posicionamiento
de marca; hacer previsiones y reducir el stock
son variables que la logstica ayuda a predecir
y controlar.

La base financiera de cualquier negocio es la
venta de bienes y servicios, de ah la
importancia de manejar organizadamente un
buen inventario, gestin que logra
proporcionar un control efectivo del estado
econmico de la empresa, pues provee de
informacin, materiales y productos a los
procesos de produccin, almacenamiento y
distribucin.

Es entonces cuando la logstica adquiere un rol
predominante, pues es la encargada de configurar los
esfuerzos realizados por las reas de, compras,
produccin, almacenamiento, despachos, transporte, y
distribucin, lo que a la larga significar en un adecuado
alineamiento en el cumplimiento de la promesa de
servicio al cliente, satisfaccin de la demanda, y
reduccin de costos.
el inventario es sinnimo de dinero!
QU SIGNIFICAN ALTOS INVENTARIOS?

Esconden ineficiencias gerenciales.
Esconden problemas de procesamiento.
Amarran capital.( capital cautivo ).
Generan lucro cesante.
Consumen espacio en el piso.
Se tienen que administrar, mantener, manejar, contar,
almacenar y vigilar.
Generan los llamados costos ocultos de inventario.
Generan obsoletos, caducados, roturas, robos.
Pierden valor en el tiempo.
Algunas de estas frases le son comunes?

El inventario esta muy alto?
Tenemos una gran cantidad de obsoletos
Esos productos llevan aos ah, son de muy lenta rotacin
Entonces que pido?
Cual es el mnimo?, Cual es el mximo?
Ser que asistimos a otro seminario de inventarios

Tendr alguien la bolita mgica para
el manejo de inventarios

Es que los de compras son buenos para traernos los
artculos que no se venden

Tenemos agotados nuestros principales productos

Como es que compran que siempre los precios nuestros
son los ms caros

parece que nunca hablaran con el proveedor

En manos de quien estn las compras de su empresa?

No lleg la mercanca y el cliente est furioso

Tenemos exceso de inventario

yo no s para que piden ms

Y dnde vamos a almacenar todo eso!

...s jefe la mercanca est, pero no la hemos
podido ingresar al sistema

GENERAN COSTOS OPERATIVOS

COSTO ADECUADO
COSTOS DE LOS PEDIDOS
Personal de Compras ( Salarios, Seguridad Social).
Gastos Generales.
Comunicaciones.
GENERAN COSTOS OPERATIVOS Y DE CAPITAL

COSTO ADECUADO
COSTOS DEL ESPACIO DE LAS INSTALACIONES
Alquileres.
Amortizaciones.
Impuestos.
Financiacin.
Seguros.
Mantenimiento y Reparacin.

COSTO ADECUADO
COSTOS DE MANIPULACIN
Personal Directivo.
Reparaciones y Mantenimiento.
Financiacin.
Alquileres.

COSTO ADECUADO
COSTOS DEL ALMACENAMIENTO
Costo beneficio del stock de materiales y mercancas.
Primas de seguros sobre productos almacenados.
Administracin de las entradas o almacenamiento.
Administracin de las salidas.
Control de inventarios.
Costos de transporte.
GENERAN LOS LLAMADOS COSTOS OCULTOS

COSTO ADECUADO
COSTOS OCULTOS
Obsolescencia.
Deterioros.
Devoluciones.
Averas.
Agotados.
Robos - Hurtos.
PORQUE AL DISMINUIR LOS INVENTARIOS SE MEJORA
LA ADMINISTRACIN DE LA EMPRESA?

1. ASPECTOS RELEVANTES DE LA GESTIN DE STOCKS:
OBJETIVOS!

La Gestin de Stocks es la parte de la funcin logstica que se
encarga de administrar las existencias de la empresa, los objetivos
fundamentales que se persiguen para que la gestin de stocks sea
lo ms eficiente y eficaz posible son:

O Almacenar la menor cantidad posible de artculos.
O Atender el mayor grado de servicio y disponibilidad, requerido por
el mercado.
O Reducir las inversiones de Capital Circulante al mnimo posible, sin
menoscabo del referido grado de servicio requerido por el
mercado.
O Evitar las roturas de stocks.
O Conseguir la rentabilidad deseada sobre las inversiones en stocks.
IMPACTO FINANCIERO (ROI)

Dado el impacto econmico-financiero, que los inventarios
representan, conviene advertir el concepto del R.O.I (Return On
Investment).
ROI= (ingresos costos / inversin).
Mejorar la gestin de stocks implica necesariamente una mejora del
R.O.I, debido:

a . Disminucin del costo de inventarios permanentes.
b. Al incrementar el grado de servicio, incrementamos la Demanda
Atendida, con la consiguiente mayor absorcin de gastos indirectos.
c. En el sector industrial mejoramos la capacidad productiva, debido a
una disponibilidad correcta de los materiales y componentes
necesarios en la produccin.

ESTRATEGIAS

Bedaux recomienda algunas estrategias modernas para
una adecuada gestin de stocks, que contribuya al logro
de los objetivos:
1. Racionalizar el nmero de almacenes. Cumplir los
requerimientos de servicios, teniendo en cuenta la
valoracin econmica (costo-beneficio).
2. Homogenizar y racionalizar referencias. Es importante
unificar productos, cambiar de M20 a M2S, centralizar
referencias de baja rotacin, y reducir el portafolio de
productos. Se debe analizar si con menos productos se
alcanza el mismo nivel de ventas.


ESTRATEGIAS
3. Planificar en funcin de la tipologa de la demanda.
Tratar de tener el producto en stock a nivel de semi-
elaborado.
Fabricar el producto con base en previsiones, dar el
acabado y el packaging en el momento de la
distribucin.
4. Gestionar los inventarios de forma central/vendor
management inventory. Evitar el efecto ltigo en la
cadena, permite priorizar envos, mejorar el tiempo
de respuesta y ahorrar costos administrativos.


ESTRATEGIAS
5. Minimizar lotes de produccin y distribucin. Lograr
que stos sean ms pequeos, disminuye el tamao
del stock y permiten manejar de una forma adecuada
la carga.
6. Crear visibilidad en tiempo real. Conectar a los
clientes, proveedores y operadores logsticos
mediante procesos EDI. Contar con informacin de
ventas, pedidos, stocks y confirmacin de entregas en
tiempo real y disponible para todos los actores de la
cadena.
EQUILIBRIO EN LA GESTIN

La gestin de stocks tiene la difcil misin de encontrar un
equilibrio entre los distintos objetivos. Para ello tendr
que determinar variables tales como:
- El nivel de stock de cada artculo. (Unidades que se
almacenarn de cada artculo.
- Momento de emitir los pedidos. Es lo que se denomina el
punto de pedido o nivel de stock a partir del cual
emitiremos un nuevo pedido.
- Cantidad a pedir en cada pedido o lote de pedido (Q).
Cuanto ms grande sea el lote menos pedidos haremos al
ao, y viceversa.

2. CLASES DE STOCKS

QU ES UN STOCK?
El stock de una empresa puede definirse como el
conjunto de materiales y artculos que la
empresa almacena en espera de su utilizacin
o venta posterior. Casi la totalidad de las
empresas tienen que mantener un inventario
o stock de distintos tipos de bienes o artculos
para su funcionamiento y desarrollo de su
actividad econmica.
CLASES DE STOCKS:
SEGN SU OPERATIVIDAD

Stock Industrial
En el caso de empresas industriales, se
debe mantener un stock determinado de
materias primas y otros aprovisionamientos
para ser sometidos a elaboracin posterior,
productos semiterminados y productos
terminados con los que hacer frente a la
demanda de sus clientes.
CLASES DE STOCKS:
SEGN SU OPERATIVIDAD

Stock Comercial
Cuando la actividad de la empresa es slo
comercial, el stock se limita a mercaderas
que se almacenan desde que se reciben del
proveedor hasta que se venden a los
clientes.
CLASES DE STOCKS:
SEGN SU FUNCIN

- Stock normal o de ciclo
Es el stock necesario para atender la demanda normal de la
empresa desde que recibimos un pedido hasta que recibimos el
siguiente.(Lead time de aprovisionamiento).
- Stock de seguridad o proteccin
Es el volumen de existencias que tenemos almacenadas por
encima del necesario (stock normal o de ciclo) para atender la
demanda habitual de los clientes. Este stock tiene como
finalidad evitar las roturas de stock en caso de que se
produzcan:
- Por retrasos de los proveedores.
- Por fluctuaciones de la demanda.
CLASES DE STOCKS:

- Stock de especulacin y anticipacin
En ocasiones las empresas compran y
almacenan ms de lo habitual para
aprovechar precios bajos, cuando se piensa
que estos precios no se mantendrn en el
futuro.
Tambin es el caso del stock que se
constituye para atender la demanda de
productos de venta estacional (productos
de temporada).
CLASES DE STOCKS:
SEGN SU NATURALEZA FSICA

- Su vida til:
-Artculos perecederos: Son aquellos que se
deterioran con el paso del tiempo. Normalmente son
productos alimentarios, el factor tiempo es fundamental
en la gestin de este tipo de artculos.
- Artculos no perecederos: Casi todos los productos
sufren con el paso del tiempo. Se consideran no
perecederos aquellos productos en los que el tiempo de
almacenaje no es una variable primordial.
- Artculos con fecha de caducidad: Son aquellos que
no se pueden vender tras una fecha determinada.
CLASES DE STOCKS:
SEGN LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA

En empresas comerciales encontramos stocks de:
- Mercaderas: Artculos que suponen la venta
normal de la empresa.
- Artculos complementarios: Son aquellos que aun
no siendo esenciales, si son necesarios para
proporcionar una mejor atencin al cliente.
- Artculos obsoletos, defectuosos y deteriorados:
Son aquellos que proceden de periodos de venta
anteriores, y aquellos que han sufrido alguna rotura o
defecto de fbrica.
CLASES DE STOCKS:

continuacin.
En empresas industriales, los productos en stocks
son:
- Materias primas y otros aprovisionamientos.
- Productos Semiterminados.
- Productos terminados.
- Repuestos.
- Suministros Industriales.

SISTEMAS DE GESTIN DE STOCKS:

A la hora de gestionar sus existencias, las
empresas pueden emplear dos clases de
sistemas:

OSistemas de revisin continua.
OSistemas de revisin peridica.


OSistema de Revisin continua.
Consiste en actualizar el stock registrado de forma
inmediata, despus de cada transaccin, registrndose:

- Entradas de mercanca: Aquellas transacciones que
aumentan el nivel de stock de la empresa. Estas entradas
sern las compras y las devoluciones de mercancas que
realizan los clientes.
- Salidas de mercanca: Son las transacciones que disminuyen
el nivel de stock de la empresa, fundamentalmente las
ventas, pero tambin las devoluciones que hacemos a los
proveedores, las roturas, los robos, perecederos, obsoletos,
etc.


OSistemas de revisin peridica.

Es un sistema donde las entradas y las salidas
de mercancas no se registran. Para conocer el
nivel de stock de cada momento y realizar
pedidos se procede a realizar recuentos de
cada producto cada cierto tiempo. Este
sistema slo se puede emplear cuando hay
poca variedad de artculos (poco surtido) y
pocas unidades de cada artculo o referencia.

Las empresas emplean uno u otro sistema
dependiendo de su nivel de stock, tamao,
complejidad, etc. Las grandes empresas de
distribucin emplean:
Un sistema de revisin continua: Las entradas y
salidas se registran en el momento de producirse a
travs de sistemas informticos. Estos sistemas llegan
a lanzar pedidos a los proveedores de forma
automtica cuando el nivel de stock de un
determinado artculo llega a un tope establecido. A
este nivel de stock es a lo que se denomina punto de
pedido.

Las empresas utilizan un sistema de Recuentos
peridicos por plazos determinados, para
subsanar errores y actualizar el stock, adems
de comprobar el estado de las mercancas.
Independientemente de estos recuentos
peridicos, las empresas estn obligadas a
hacer un recuento de la totalidad de las
existencias contablemente.
IV: CLASIFICACIN DE LOS ARTCULOS SEGN SU
IMPORTANCIA. CRITERIO ABC

En un almacn se encuentran multitud de
artculos distintos y no todos ellos tienen la
misma importancia para la empresa, debido a
que cada uno supone una cantidad distinta de
inversin inmovilizada o porque cada uno
tiene una utilidad distinta en el
funcionamiento de la empresa. Por este
motivo, los procedimientos que se emplean
para la gestin de stocks de cada tipo de
artculos no tiene por que ser la misma.

O Qu factores afectan a la importancia de un producto, desde el
punto de vista de la Gestin de Stocks?
- Venta anual en pesos
- Costo unitario del producto
- Escasez de material o dificultad de adquisicin.
- Disponibilidad de recursos para fabricarlos.
- Perodo de aprovisionamiento y fiabilidad de suministros.
- Condicionantes de almacenaje.
- Riesgo de robo, obsolescencia y caducidad del producto.
- Costo del stock
- Grado de servicio requerido.
- Grado de disponibilidad.

O El criterio ABC clasifica los productos segn su porcentaje de
inversin inmovilizada que cada uno representa sobre el total de
las existencias. Esta clasificacin divide los stocks en tres grupos:
+ Grupo A: Representan un porcentaje reducido de las unidades
fsicas (aproximadamente un 10-20%), pero un gran porcentaje en
cuanto el valor total del stock, ( en torno al 80-90%).Por ello, la
gestin de este grupo se basa en:
- Grado de control mximo.
- Sistemas de revisin continua, revisando el sistema cada cierto
tiempo.
- Recuentos peridicos frecuentes para subsanar errores.
- Pedidos frecuentes de pocas unidades. Hay que tener en cuenta
que son artculos de gran valor unitario, por lo que se intentar no
almacenar demasiadas unidades.

Evaluacin mensual de las previsiones de venta o
inclusin de frmulas de Forecast para previsin
automticas de las mismas, con revisiones peridicas de
los resultados.
Actualizacin diaria de los registros de stocks, con
frecuentes recuentos cclicos para comprobar que las
existencias de almacn concuerdan con los valores
registrados.
Revisin frecuente de las necesidades y cantidades
pedidas.
Recalculo peridico del stock de seguridad.
Vigilancia permanente de los plazos de entrega.

+ Grupo B: Suponen un porcentaje medio en cuanto a unidades
fsicas (en torno al 30%) y en cuanto a su valor (10-15%). Para este
grupo hay que hacer un seguimiento intermedio entre los grupos
A con menos frecuencia de revisin.
+ Grupo C: Representa el grupo ms numeroso en cuanto a numero
de unidades almacenadas (sobre un 50-60%), pero en total solo
representan un 5-10% de la inversin total en existencias. Para
gestionar este grupo se suelen emplear:
- Controles sencillos. Hay que centrar los recursos en los grupos
anteriores.
- Amplia cobertura de pedidos y stocks de seguridad. Dado su
escaso valor no es tan relevante el almacenar muchas unidades.
- Gestin de stocks basada en sistemas de revisin continua o
peridica,(semestrales o anuales), con errores aceptables,
revisando y actualizando el sistema menos frecuentemente que
entre los otros dos grupos.

OEn definitiva el criterio ABC nos permite centrar
la gestin en el grupo A y en menor medida en el
grupo B. De esta forma, gestionando una
pequea porcin de las existencias tendremos
controlada casi la totalidad de la inversin en
existencias.
OEl esfuerzo y costo de gestin, debe ser
proporcional a la importancia del producto.

O Pasos de clasificacin de artculos:
O Ordenar los productos de mayor a menor valor total. Para ello
multiplicaremos el nmero de unidades que tenemos almacenadas por el
precio de compra o venta unitario de cada artculo.
O Calcular el porcentaje que cada artculo representa sobre el total de
unidades y sobre el total del valor del inventario.
O Hallamos porcentajes acumulados sobre las unidades y sobre la inversin.
O Estableceremos la clasificacin en los tres grupos citados:
- Grupo A: 80-90% del valor del inventario.
- Grupo B: Sobre el 10-15% del valor. Como estamos mirando valores
acumulados, el grupo B estar compuesto por aquellas referencias que
vayan desde la ltima del grupo A hasta la que sume un porcentaje
acumulado de 90-95%.
- Grupo C: Supondrn un 10-15%. Sern las referencias que queden desde la
ltima que forme el grupo B.

V: EL CONCEPTO DE ROTACIN Y COBERTURA DE
STOCKS
OLa Rotacin de stocks nos da una nocin, en
trminos de promedio, del nmero de veces que
un artculo se renueva en el almacn al cabo de
un ao; as por ejemplo, un artculo con una
rotacin de 12 significa que el artculo se
renovara como promedio 12 veces al ao,
mientras que cobertura es una nocin ms bien
comercial que nos indica el nmero de das que
con el referido stocks podemos atender a la venta
prevista.

EL CONCEPTO DE COBERTURA Y ROTACIN DE
STOCKS
OLa rotacin se calcula dividiendo la Venta Anual
por el Stock promedio, bien sea en unidades o
pesos, siempre y cuando ambas magnitudes
estn valoradas al mismo precio (precio de
costo o precio de venta).

Rotacin= venta anual / stock promedio

EL CONCEPTO DE ROTACIN Y COBERTURA DE
STOCKS
OLa cobertura, multiplicamos el inverso del ndice
de rotacin por el factor tiempo (das meses o
semanas); as por ejemplo la cobertura sera:

Cobertura = ( 1 / ind.rot ) x factor tiempo

EL CONCEPTO DE ROTACIN Y COBERTURA DE
STOCKS
OSi tenemos en cuenta que el ROI=Beneficio/Stock
multiplicando y dividiendo por ventas
tendramos:

ROI = (VENTA / STOCK) X (BENEFICIO / VENTAS) O SEA:
ROI = IND. DE ROTACIN X MARGEN COMERCIAL

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