LA GESTION INTEGRADA

Beneficios de la gestin integrada

Esta especificacin ha sido elaborada para ayudar a las organizaciones a beneficiarse de la
consolidacin de los requisitos comunes de todas las especificaciones o normas del sistema de
gestin y a gestionar estos requisitos de forma efectiva.

Los beneficios que aporta esta gestin integrada pueden considerarse desde varios puntos de vista:

1. Beneficios estratgicos
Todos los sistemas son vistos como parte de un sistema de gestin global del negocio,
contribuyendo a la mejora continua de los resultados de la organizacin. Objetivos y
planificaciones deben ser coherentes y conectados con el plan de negocio general.

2. Beneficios para la gestin
Se evita la creacin de islotes separados y aislados de gestin para calidad, seguridad y
salud laboral, medioambiente, etc., al enfocarse como partes de una gestin integrada
dentro de la organizacin. La unificacin de objetivos y propsitos contribuye a un enfoque
de trabajo en equipo.

3. Ahorro de costes
Es previsible el ahorro de costes motivado por la eliminacin de tareas duplicadas para
procesos como auditoras internas, control de documentacin, etc.

4. Beneficios operacionales
La gestin integrada ayuda a asegurar que todas las consecuencias de cualquier accin son
consideradas. Por ejemplo, un cambio de diseo en un producto puede que no afecte
nicamente a la calidad del producto, sino que puede afectar a la gestin ambiental o a la
seguridad y salud de los trabajadores.

5. Beneficios logsticos
La implantacin de un nuevo sistema de gestin ser mucho ms fcil y ms eficaz.
Asimismo, se evitan conflictos en materia de funciones y responsabilidades dado que el
sistema integrado requiere definir de forma clara los lmites de autoridad y responsabilidad.

El camino hacia la gestin integrada

Usualmente, una organizacin que desee implementar la gestin integrada de varios sistemas debe
superar 4 etapas tpicas:

1. Gestin simultnea o combinada
El punto de partida normalmente ser la disponibilidad de:
a. Gestin simultnea de sistemas de gestin independientes, o
b. Gestin combinada de los sistemas, de un modo agregado no holstico.

2. Identificacin de elementos integrables
Esta etapa debe considerar que elementos pueden integrarse de forma ptima y cual no. La
decisin de los elementos susceptibles de integracin debe considerar la posibilidad de
realizar incluso cambios organizativos y funcionales en la organizacin, para posteriormente
poder acometer una gestin eficaz de los elementos integrados.

3. Integrando la gestin
Implementar la integracin va a requerir usualmente la formacin de grupos de trabajo con
la participacin de todas las partes interesadas y que realicen una re-ingeniera de tareas y
procesos de forma consensuada.
La direccin debe participar de forma activa en esta implementacin de la integracin para
poder identificar y tomar decisiones sobre los cambios orgnicos y funcionales necesarios
para asegurar que los cambios sern operativos de forma continuada en el futuro.

4. Gestin integrada
Una vez implementadas los nuevos procesos integrados y los cambios orgnicofuncionales
debe monitorizarse el funcionamiento del modelo establecido y aplicar los requisitos de PAS
99 para mejorar de forma continuada el modelo de gestin implementado.

Problemas habituales para la implantacin de la gestin integrada

No obstante, y a pesar de la demanda realista para la integracin de la gestin, lo ms habitual es
que nos encontremos con problemas para la implantacin de este modelo de gestin.
Estos problemas procedern fundamentalmente de la resistencia al cambia que todas las
organizaciones tienen que vencer habitualmente para progresar en su modelo de negocio.
Una primera aproximacin a algunos de los problemas ms habituales que encontraremos y a cmo
afrontarlos es la siguiente:

a) Conseguir un compromiso fuerte de la direccin para la integracin.
Acordar con la direccin un estrategia de comunicacin para este compromiso.
Realizar un estudio de la reduccin de costes que supondr la disponibilidad de un
modelo de gestin integrado.
b) Comunicacin a la organizacin de las razones y acciones para la integracin.
No debera haber secretos! Establecer un grupos de trabajo y fomentar la participacin
del mayor nmero de personas dentro de la organizacin ayudar a que el proceso sea
constructivo.
c) Rotura de los grupos cerrados (islotes de gestin)
La formacin de grupos nter departamentales para tomar decisiones conjuntas sobre el
nuevo modelo de gestin evitar tensiones y malentendidos, especialmente en lo que se
refiere a la asignacin de responsabilidades y funciones.
d) Hacer que el personal vea a la organizacin como una nica entidad enfocada hacia el
cliente y no como un conjunto de funciones separadas.
e) Establecimiento de objetivos realistas
El anlisis de los objetivos pre-existentes para cada sistema de gestin individual debe
llevar a la definicin de objetivos coherentes que deben ser acordados por todas las
partes implicadas.
Debe considerarse incluso la necesidad de priorizar objetivos sobre ciertas cuestiones
(calidad, seguridad y salud) en detrimento de otros en funcin de la situacin de la
organizacin y de las exigencias del mercado y de los clientes, y por lo tanto de la
estrategia global de la organizacin. Priorizar un tipo de objetivos sobre otros en un
determinado momento no debe considerarse como una devaluacin de la gestin de
ninguna rea.

Grupos de inters seleccionados

Para el caso de IBL se realiza un planteamiento de los grupos de inters, tomando como referencia
las partes interesadas contemplados en la Norma ISO 9004:2009, donde propone un ejemplo y las
identifica conjuntamente con sus necesidades y expectativas, estas ltimas, corresponden a los
efectos que se pretenden atacar o mejorar con la integracin de los procesos.

Parte Interesada Necesidades y expectativas
Clientes Calidad, Precio, Desempeo en la entrega de los productos
Propietarios Accionistas
Rentabilidad sostenida
Transparencia
Personas en la
organizacin
Buen ambiente de trabajo
Estabilidad Laboral
Reconocimiento y recompensa
Proveedores y aliados Beneficios mutuos y continuidad
Sociedad
Proteccin ambiental
Comportamiento tico
Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios

Teniendo en cuenta esa premisa, y el hecho de que podemos nombrar nuestras partes interesadas a
conveniencia, los grupos de inters seleccionados son los siguientes:

Clientes: Organizacin o persona que recibe un producto. (ISO 9000:2005)
Propietarios/accionistas: conformado por Organizaciones o personas que aportan el capital de
inversin.
Empleados: Est constituido por el recurso humano que conforma la organizacin y puede
subdividirse en tres grandes grupos:
o Alta direccin: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel
una organizacin. (ISO 9000:2005)
o Administrativos: Nivel de mando medio y dedicados principalmente a la ejecucin de
actividades de apoyo.
o Operativos: intervienen directamente en la ejecucin de actividades de transformacin.
Proveedores: Organizacin o persona que proporciona un producto. (ISO 9000:2005)
Sociedad: Conglomerado de personas afectadas por la actividad de la organizacin.

Grupos de inters como el Estado o medios de comunicacin, no son tomados en cuenta.





Eleccin de los Aspectos sobre los cuales se evaluaron los efectos del sistema integrado de gestin

Para la eleccin de los aspectos a evaluar, para determinar los efectos del Sistema Integrado de Gestin,
sobre las partes interesadas, se parte de las necesidades y expectativas ms significativas segn el grupo de
inters, identificadas por la Norma ISO 9004:2009.

Teniendo en cuenta que esto no es suficiente para caracterizar los aspectos sobre los cuales se busca medir
los efectos del sistema integrado de gestin, y considerando que se hace necesario establecer otros criterios,
se tom como ejemplo las caractersticas que propone (Amaya y Olarte, 2008), en su estudio Impacto de los
sistemas de gestin de la calidad en las organizaciones certificadas en Antioquia sobre los responsables del
Sistema de Gestin de la calidad y empleados de la organizacin, sus clientes y proveedores", y se
ajustaron a las necesidades de esta investigacin.

Los aspectos seleccionados adems deben cumplir los siguientes requisitos:

Aplicables a cualquier organizacin
Establecen criterios de comparacin entre los grupos
Son medibles y perceptibles en todas las organizaciones

Aspectos a ser evaluados segn el grupo de inters

A continuacin se presenta de una forma categorizada con respecto a los grupos de inters, los aspectos
sobre los cuales se tuvo como objetivo evaluar los efectos del sistema integrado de gestin, orientados a las
necesidades y expectativas identificadas por la Norma ISO 9004:2009 para cada uno de ellos.

Grupo de inters Expectativa o necesidad identificada Aspectos que se reflejan
Clientes
Calidad, Precio, Desempeo en la
entrega de los productos
Satisfaccin del cliente
Quejas y reclamos
Fidelizacin de clientes
Relaciones con los clientes
Propietarios
y/o
Accionistas
Rentabilidad sostenida
Transparencia
Fortalecimiento de lderes y
cumplimiento de objetivos
Resultados de ventas y anlisis
de costos
Expansin comercial
Administracin de recursos
Personas en la
organizacin
Buen ambiente de trabajo
Estabilidad Laboral
Reconocimiento y recompensa
Programa de salud ocupacional
Desempeo del personal
Relaciones entre empleados
Proveedores y aliados Beneficios mutuos y continuidad
Relaciones con los proveedores
Calidad de productos o servicios
comprados
Evaluacin de proveedores
Sociedad
Proteccin ambiental
Comportamiento tico
Cumplimiento de los requisitos
legales y reglamentarios
Manejo de residuos
Incumplimientos legales
Reconocimiento


ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL

1. ALCANCE
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN
o Entendiendo el contexto de la organizacin
o Necesidades y expectativas de las partes interesadas
o Alcance del Sistema de gestin
o Sistema de gestin de XXX
5. LIDERAZGO
o General
o Compromiso de la direccin
o Poltica
o Funciones, responsabilidad y autoridad
6. PLANIFICACION
o Acciones para direccionar los riesgos y oportunidades
o Objetivos del sistema de gestin XXX y planes para alcanzarlos
o Planificacin de cambios
7. SOPORTE - APOYO
o Recursos
o Competencia
o Conciencia
o Comunicacin
o Informacin documentada
8. OPERACIN
o Planificacin y control operativo
o Determinacin de las necesidades del mercado y la interaccin con los clientes
o Proceso de planificacin operativa
o Control de las disposiciones externas de bienes y servicios
o Desarrollo de bienes y servicios
o Produccin de bienes y prestacin de servicios
o Liberacin de los bienes y servicios
o Bienes y servicios no conformes
9. EVALUACION DEL DESEMPEO
o Seguimiento, medicin, anlisis y evaluacin
o Auditora interna
o Revisin de gestin
10. MEJORA
o Accin No conformidad y correctivo
o Mejora continua