Manual de Excel 2010 Febrero 2013

Microsoft Office Excel 2010

Carlos Arturo Gallegos Figueroa
L.C.P. y M.A.@

Manual de Excel 2010 Febrero 2013
I N T R O D U C C I N

Microsoft Office Excel 2010, es el programa de hoja
de clculo ms utilizado en todo el mundo, nos ofrece
una nueva edicin, Excel 2010, que ha incorporado
importantes caractersticas a sus ya conocidas y
potentes herramientas. Con Excel 2010 podremos
realizar operaciones con nmeros organizados en una
cuadrcula, y encontraremos que es muy fcil resolver
cualquier situacin de clculo, desde simples sumas
hasta operaciones ms complejas.

Cada hoja de clculo de un libro de Excel 2010 tiene 1,048,576 filas y 16,384 columnas, lo que nos da un
total de 17,179,869,184 celdas. Evidentemente, es un gran espacio para desarrollar nuestras tablas. Sin
embargo, podemos ampliar an ms esta capacidad agregando filas y columnas o tambin eliminar las filas
y columnas que no utilizamos.
Otros procedimientos que podemos aplicar para modificar la estructura predeterminada de una hoja de
clculo es variar el tamao de las filas y las columnas (el alto y el ancho, respectivamente), inmovilizar filas
o columnas, dividir sectores en una hoja de clculo y aplicar una imagen de fondo

Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir informacin de ms formas que nunca, lo
que le ayuda a tomar decisiones mejores y ms inteligentes. Las nuevas herramientas de anlisis y
visualizacin le ayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos. Obtenga
acceso fcilmente a datos importantes dondequiera que vaya desde prcticamente cualquier explorador
web o smartphone.1 Incluso puede cargar sus archivos en Internet y trabajar simultneamente con otras
personas en lnea. Tanto como si produce informes financieros o administra sus gastos personales, Excel
2010 le brinda ms eficiencia y flexibilidad para lograr sus objetivos





Manual de Excel 2010 Febrero 2013
Por qu debo de usar Excel?
La respuesta es fcil, Excel es un paquete especializado en clculos de todo tipo y
grficas, especialmente creado para Nminas, Inventarios, Base de datos, etc. Podra
seguir con la lista de cosas que se pueden hacer en Excel, por lo tanto por qu no
usarlo? A Excel se le da el nombre de sper calculadora, as es ms potente que una
calculadora cientfica.
En Excel se puede resolver todo tipo de problema aritmtico y lgico, as es Excel
puede tomar decisiones por si solo si se le programa por medio de funciones y
frmulas, bueno empezare explicndote eso:
A Excel se le llama hoja de clculo, sus archivos se le dan el nombre de libros. As es un
libro consta de muchas hojas y Excel no es la excepcin.
Una hoja est formada por columnas y renglones, las columnas son las que van
ordenadas alfabticamente y los renglones o filas son ordenados numricamente, entre
la insercin de una columna y una fila se encuentra una celda. La celda se identifica por
ser un rectngulo. La celda sirve para guardar informacin, cada celda puede almacenar
hasta 255 caracteres y su ancho puede ser modificado si se desea. La celda puede
almacenar valores de texto que incluye letras, nmeros o smbolos, valores numricos,
valores de fecha, formulas, funciones, etc.
El nombre de una celda se identifica por la columna y la fila donde te encuentres, por
ejemplo si estas en la columna A y estas en el rengln 1, entonces la celda se llama A1.
Manual de Excel 2010 Febrero 2013
En el siguiente ejemplo se muestra la ventana de Excel:



COLUMNAS, RENGLONES Y CELDAS

Excel cuenta con 16384 columnas y ms de un milln de filas o renglones, as que no
hay pretexto para decir que no me alcanzo la hoja. Aparte puedes insertar muchas
hojas ms miles de ellas.
Manual de Excel 2010 Febrero 2013
OPERADORES ARITMTICOS
Como Excel es una hoja de clculo, es obvio que se empleen los operadores Aritmticos
para realizar operaciones. A continuacin muestro los operadores Aritmticos Bsicos:
+ Se utiliza para las sumas
- Se utiliza para las restas
/ Se utiliza para las divisiones
* Se utiliza para las multiplicaciones
^ Se utiliza para elevar a una potencia


Una funcin muy interesante es la funcin SUMAR.SI, con la cual podre sumar por
medio de una condicin, por ejemplo:

A B C
D
1 FRUTAS COSTO TOTAL

2 FRESAS 54 *******

3 UVAS 76

4 UVAS 55

5 FRESAS 55

6 UVAS 66




COMO QUEDARIA LA FUNCION PARA SUMAR TODO EL COSTO DE LAS UVAS?
=SUMAR.SI(A2:A6,UVAS,B2:B5)


La funcin MAX te devuelve el nmero ms alto y la funcin MIN el nmero ms bajo,
entonces el resultado con la funcin MAX seria ______ y con la funcin MIN sera ___.
=MAX(A1:D6) =MIN(A1:D6)


Manual de Excel 2010 Febrero 2013
FUNCIONES =AHORA() Y =HOY()
Estas dos funciones te devuelven la fecha y hora actual de tu sistema, esto quiere decir
que si tienes mal la fecha y la hora te dar resultados no adecuados.
As es como se ejecutan:
=AHORA() =HOY()

COMO TRABAJAR CON PORCIENTOS EN EXCEL
Si deseas extraer un porciento de una cantidad, debes de multiplicar, de la misma
manera si vas a sumar o restar un porciento, debes de multiplicar. As es, para las
tres cosas se debe de multiplicar. A continuacin veremos como sacar, sumar y
restar un porciento por medio de una formula.

A B C D
1 Cantidad Sacar un Porciento Sumar un
Porciento
Restar un
Porciento
2 120 * ** ***
3 6786

4 5445

5 455

6 88


Donde est un asterisco ah va a ir la frmula para sacar un porciento Lo que est en
verde no se escribe, es solo un comentario.
=A2*.10 Saca el 10% =A2*.05 Saca el 5% =A2*.40 Saca el 40%
Recuerda que el sacar un porciento es extraer el porciento de una cantidad
Donde estn dos asteriscos ah va ir la frmula para sumar un porciento
=A2*1.10 Suma el 10% =A2*1.05 Suma el 5% =A2*1.40 Suma el 40%

Siempre se multiplica por 1. Y el porciento que deseas agregar, cuando desees
agregarle un porciento a una cantidad debes de multiplicar de esta forma, sin olvidar
poner el 1.
Manual de Excel 2010 Febrero 2013
Donde estn tres asteriscos ah va la frmula para restar un porciento
=A2*.90 Resta el 10% =A2*.95 Resta el 5% =A2*.60 Resta el 40%


DECISIONES CON LA FUNCION =SI

Esta funcin juega un papel muy importante para la toma de decisiones, imagnate si lo
haces manual sin esta funcin, podras tardar mucho tiempo en resolver tus problemas
que lleven decisiones, por ejemplo si una persona llega puntual a su trabajo se le da el
bono de puntualidad, pero si llega tarde no se le da, por lo tanto tendras que usar 2
frmulas, una para la puntualidad y otra para lo contrario, entonces la funcin SI me
evita estar cambiando la formula una y otra vez.
1 NOMBRE RESULTADO
2 GABY =SI(A2=GABY,ES LINDA,ES FEA)
3 ALEJANDRA =SI(A3=GABY,ES LINDA,ES FEA)
4 MARIA =SI(A4=GABY,ES LINDA,ES FEA)
5 ROSA =SI(A5=GABY,ES LINDA,ES FEA)
6 LORENA =SI(A6=GABY,ES LINDA,ES FEA)

=SI(A2=GABY,ES LINDA,ES FEA) AZUL equivale a la condicin
MORADO equivale si se cumple la condicin ROJO equivale si no se cumple la condicin
La funcin dice: Si la celda A2 es igual a GABY, entonces que escriba en la celda ES
LINDA, si no que escriba ES FEA.
EL RESULTADO SERIA EL SIGUIENTE EN EXCEL

La mayora de las veces la condicin siempre permanece

A B
1 NOMBRE RESULTADO
2 GABY ES LINDA
3 ALEJANDRA ES FEA
4 MARIA ES FEA
5 ROSA ES FEA
6 LORENA ES FEA
Manual de Excel 2010 Febrero 2013


Este ejercicio nos dice:
Si la edad es mayor a 17, entonces que imprima MAYOR, si no que imprima MENOR.
Solo los valores numricos no llevan comillas. El resultado sera as en EXCEL:
A B C
1 NOMBRE EDAD RESULTADO
2 GABY 15 =SI(B2>17,MAYOR,MENOR)
3 ALEJANDRA 22 =SI(B3>17,MAYOR,MENOR)
4 MARIA 17 =SI(B4>17,MAYOR,MENOR)
5 ROSA 18 =SI(B5>17,MAYOR,MENOR)
6 LORENA 33 =SI(B6>17,MAYOR,MENOR)

A B C
1 NOMBRE EDAD RESULTADO
2 GABY 15 MENOR
3 ALEJANDRA 22 MAYOR
4 MARIA 17 MENOR
5 ROSA 18 MAYOR
6 LORENA 33 MAYOR

Ahora veremos un ejercicio que aplica resultados reales de formulas en la toma de
decisiones:

A B C D
1 Nombre
Das
Trabajados
Pago X
da
Resultado
2 Ramn 12 123 ****
3 Gaby 9 322

4 Javier 15 212

5 Lorena 13 122


Pon mucha atencin en el siguiente ejercicio.
Si la persona trabajo 15 das que al sueldo se le agreguen 100 pesos, si no que se le
resten 100. Como Aplicara la funcin SI?

Manual de Excel 2010 Febrero 2013
Se aplicara de la siguiente manera:


A B C D
1 Nombre Das
Trabajados
Pago X
da
Resultado
2 Ramn 12 123 =SI(B2=15,B2*C2+100,B2*C2-
100)
3 Gaby 9 322 =SI(B3=15,B3*C3+100,B3*C3-
100)
4 Javier 15 212 =SI(B4=15,B4*C4+100,B4*C4-
100)
5 Lorena 13 122 =SI(B5=15,B5*C5+100,B5*C5-
100)

=SI(B2=15,B2*C2+100,B2*C2-100)
La condicin se basa en la columna B, porque ah se encuentran los das trabajados,
ahora la multiplicacin de B2*C2 equivale al sueldo, por lo tanto la maquina tomara la
decisin de sumarle o restarle los 100 pesos.
Recuerda que la funcin o frmula se hace solo una vez y despus se copia en EXCEL,
para evitar escribirla tantas veces. Realiza el siguiente ejercicio

A B C D E F
1

Nombre
Espaol Ingles Computacin Asistencia Resultado
2 Ramn 8 6 10 8

3 Gaby 9 8 7 5

4 Javier 7 7 10 6

5 Lorena 10 6 8 3



Si la asistencia es mayor que 4, entonces que al promedio se le sume un punto, si no
que se le baje un punto. Como lo realizaras con la funcin?
La funcin quedara aplicada de la siguiente manera:
=SI(E2>4,PROMEDIO(B2:D2)+1, PROMEDIO(B2:D2)-1)
Manual de Excel 2010 Febrero 2013
Si observas bien los ejemplos de esta funcin, te dars cuenta que es difcil aplicarla,
pero no imposible. Esta funcin merece mucha atencin y bastante prctica.
LAS GRAFICAS EN EXCEL
Para poder graficar es necesario saber como colocar los valores antes de accionar la
opcin Insertar.


A B

1 NOMBRE EDAD

2 GABY

12
3 ALEJANDRA

34
4 MARIA

22

Primero los valores EJES, despus los valores SERIES y arriba de los valores series las
LEYENDA.
Los valores EJES son los nombres, los valores SERIES son las edades y la LEYENDA ES lo
que identifica a las edades en este caso la palabra EDAD.
Y listo la grfica aparecer, se ve sencillo, pero debes de acomodar los valores como te
lo indique para que no batalles.




Manual de Excel 2010 Febrero 2013

Existen muchos tipos de grficos en Excel, t escogers el que ocupes, dependiendo de
lo que deseas mostrar.












Manual de Excel 2010 Febrero 2013
Minigrficos

Un minigrfico en Excel 2010 es un pequeo grfico en una celda de una hoja de clculo
que permite mostrar una interpretacin grfica de los datos. Es una forma fcil y rpida
de resaltar tendencias importantes en los datos, como aumentos y disminuciones
estacionales. Puede ver fcilmente la relacin entre los datos y el grfico y al cambiar
dichos datos, podr ver el cambio en el grfico inmediatamente. Adems, puede crear
varios minigrficos al mismo tiempo seleccionando varias celdas correspondientes a
celdas subyacentes.

Cmo crear un minigrfico?
1. En una nueva hoja de clculo, digite los valores a los cuales desea agregarle los
minigrficos. En nuestro ejemplo, ser algo como la imagen a continuacin.




2. Agregaremos un minigrfico para cada vendedor de acuerdo a las ventas de los
primeros meses Enero hasta Junio. Para ello, seleccione el rango de celdas de los
meses para el primer vendedor.


Manual de Excel 2010 Febrero 2013

3. En la pestaa Insertar, en el grupo Minigrficos, haga clic en el tipo de
minigrfico que desea ver para estos datos. Para nuestro ejemplo,
seleccionaremos el tipo de grfico de Columna.



4. En la siguiente ventana, en el campo Rango de celdas se mostrar
automticamente el rango de celdas seleccionado previamente en el campo.







5. En el campo Ubicacin seleccione la celda donde desea ubicar el minigrfico.
Para nuestro ejemplo, ser al final de cada vendedor, en la celda H2. Haga clic en
el botn y ubquese en la celda H2.
6. El minigrfico para estos datos se ver como la siguiente imagen



7. Para ver el minigrfico de los dems datos, copie (CTRL + C) el minigrfico
ubicado en la celda H2 y pguelo (CTRL + V) en las dems celdas.
Manual de Excel 2010 Febrero 2013



8. Si desea cambiar el formato, seleccione uno o varios minigrficos y se activar la
cinta Diseo. Excel le suministra varios estilos, colores y la forma de presentarlos.





Manual de Excel 2010 Febrero 2013
Cambio de funciones

Dentro de los cambios significativos que tiene Excel 2010, les presentamos a
continuacin una lista de funciones que cambiaron con respecto a Excel 2007:

Funcin anterior: BUSCARH
Nueva funcin: CONSULTARH
Descripcin: Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda
indicada

Funcin anterior: BUSCARV
Nueva funcin: CONSULTARV
Descripcin: Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por
la fila para devolver el valor de una celda.

Funcin anterior: CARACTER
Nueva funcin: CAR
Descripcin: Devuelve el carcter especificado por el nmero de cdigo.

Funcin anterior: DERECHA, DERECHAB
Nueva funcin: DERECHA
Descripcin: Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto.

Funcin anterior: ENCONTRAR, ENCONTRARB
Nueva funcin: ENCONTRAR
Definicin: Busca un valor de texto dentro de otro (distingue maysculas de
minsculas)

Manual de Excel 2010 Febrero 2013
Funcin anterior: EXTRAE
Nueva funcin: MED
Definicin: Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto que
comienza en la posicin que se especifique.

Funcin anterior: FECHANUMERO
Nueva funcin: VALFECHA
Definicin: Convierte una fecha con formato de texto en un valor de nmero de serie.

Funcin anterior: HALLAR, HALLARB
Nueva funcin: HALLAR
Definicin: Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue maysculas de
minsculas).

Funcin anterior: IZQUIERDA, IZQUIERDAB
Nueva funcin: IZQUIERDA
Definicin: Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto.

Funcin anterior: LARGO, LARGOB
Nueva funcin: LARGO
Definicin: Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto.

Funcin anterior: REEMPLAZAR, REEMPLAZARB
Nueva funcin: REEMPLAZAR
Definicin: Reemplaza caracteres de texto.



Manual de Excel 2010 Febrero 2013
FILTRO MEJORADO


Cuando tiene hojas de clculo grandes, y necesita filtrar y buscar informacin entre
miles o millones de datos, la opcin de filtro es una de las ms usadas y efectivas. Al
aplicar un filtro a una o varias columnas, tendr la opcin de ver estas novedades:

Nuevo filtro de bsqueda: Cuando filtra datos en una tabla, tabla dinmica o
grficos dinmicos, puede usar un nuevo cuadro de bsqueda que le permite
encontrar lo que necesita en datos de grandes volmenes. Empiece a escribir el
texto de la bsqueda y los elementos que contenga este texto, empezarn a
mostrarse en la lista del filtro.