NORMA TCNICA NTC-ISO

COLOMBIANA 30301


2013-12-11




INFORMACIN Y DOCUMENTACIN.
SISTEMAS DE GESTIN DE REGISTROS.
REQUISITOS









E: INFORMATION AND DOCUMENTATION. MANAGEMENT
SYSTEMS FOR RECORDS. REQUIREMENTS


CORRESPONDENCIA: esta norma es una adopcin idntica
(IDT), respecto al documento de
referencia, la norma ISO 30301:2011.

DESCRIPTORES: informacin y documentacin; gestin
de registros; requisitos.














I.C.S.: 01.140.20

Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC)
Apartado 14237 Bogot, D.C. - Tel. (571) 6078888 - Fax (571) 2221435


Prohibida su reproduccin Editada 2013-12-20











PRLOGO



El Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, ICONTEC, es el organismo
nacional de normalizacin, segn el Decreto 2269 de 1993.

ICONTEC es una entidad de carcter privado, sin nimo de lucro, cuya Misin es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y proteccin al consumidor. Colabora con el
sector gubernamental y apoya al sector privado del pas, para lograr ventajas competitivas en
los mercados interno y externo.

La representacin de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalizacin Tcnica
est garantizada por los Comits Tcnicos y el perodo de Consulta Pblica, este ltimo
caracterizado por la participacin del pblico en general.

La NTC-ISO 30301 fue ratificada por el Consejo Directivo de 2013-12-11.

Esta norma est sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.

A continuacin se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a
travs de su participacin en el Comit Tcnico 189 Archivo. Gestin de documentos de la STN
del Archivo General de la Nacin.

ARCHIVO DE BOGOT
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
BANCO DE LA REPUBLICA
BP DOCUMENT
COLVISTA S.A.S.
DEPARTAMENTO DE LA PROSPERIDAD
SOCIAL
GESTION DE SEGURIDAD ELECTRNICA -
GSE S.A.-
INDEPENDIENTE- JHON FREDY GONZLEZ
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO
PBLICO
MINISTERIO DE TECNOLOGAS DE LA
INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES
P & Z SERVICIOS LTDA.
SOCIEDAD COLOMBIANA DE ARCHIVISTAS
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE
COLOMBIA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES


Adems de las anteriores, en Consulta Pblica el Proyecto se puso a consideracin de las
siguientes empresas:

AMERITEC
ARCHIVEROS SIN FRONTERAS
ARIAS CONSULTING
ASCOLBI
COLARCHIVOS
COLCIENCIAS
COLEGIO AMERICANO
ECOFILM
ECOPETROL
ESCUELA SUPERIOR DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA -ESAP-
FUNDACIN UNIVERSITARIA INPAHU
G4S SETECSA
GRUPO ASD
INDEPENDIENTE - ADDY ANDREA
RODRGUEZ
INDEPENDIENTE - ADRIANA ORDOEZ
INDEPENDIENTE - ALBA CLEMENCIA
HENAO
INDEPENDIENTE - ALEJANDRA OROZCO
INDEPENDIENTE - ALEXANDRA CELIS
AVILA







INDEPENDIENTE - AMANDA SANCHEZ
INDEPENDIENTE - ANDRS ALEXANDER
VEGA
INDEPENDIENTE - NGELA MARA RINCN
INDEPENDIENTE - NGELA PINZN
INDEPENDIENTE - ANGLICA ELEJAL
INDEPENDIENTE - ANYELA RODRGUEZ
INDEPENDIENTE - AURA RINCN
INDEPENDIENTE - AURELIANO
HERNNDEZ
INDEPENDIENTE - CAMILO ROJAS
INDEPENDIENTE - CARLOS ANDRS
MUOZ
INDEPENDIENTE - CARLOS ANDRS PINO
INDEPENDIENTE - CARLOS NEIRON
PUENTES
INDEPENDIENTE - CESAR ALBEIRO
MOTOYA
INDEPENDIENTE - CLARA INS ROMERO
INDEPENDIENTE - CLAUDIA CAMACHO
INDEPENDIENTE - DAVID ANDRS
CORRALES
INDEPENDIENTE - DIANA VIVET PRIETO
INDEPENDIENTE - EDGAR MAURICIO
GONZALEZ
INDEPENDIENTE - EDWIN ALONSO SOSSA
INDEPENDIENTE - ELVIA MARA SOLER
INDEPENDIENTE - ENNIO PRADA
INDEPENDIENTE - ESMERALDA
QUINTERO
INDEPENDIENTE - FRANCISCO SERRATO
INDEPENDIENTE - FREDDY JARAMILLO
OROZCO
INDEPENDIENTE - FREDDY VELSQUEZ
INDEPENDIENTE - JAIRO ALEXANDER PEA
INDEPENDIENTE - JAVIER IBAN UMAA
INDEPENDIENTE - JORGE A. MONTOYA G.
INDEPENDIENTE - JOS EFRAIN FORERO
INDEPENDIENTE - JOS LEONARDO
CALDERON
INDEPENDIENTE - JOS MAURICIO
VARGAS
INDEPENDIENTE - JUAN OTTO MELO
INDEPENDIENTE - LEILA PAOLA FONSECA
INDEPENDIENTE - LUZ MARINA
RODRIGUEZ
INDEPENDIENTE - LUZ MARY VARGAS
INDEPENDIENTE - LUZ MIREYA GOMEZ
INDEPENDIENTE - MARA DEL CARMEN
TRILLERAS
INDEPENDIENTE - MARA DORA SUAREZ





INDEPENDIENTE - MARA EUGENIA
SANDOVAL
INDEPENDIENTE - MARA HELENA GMEZ
INDEPENDIENTE - MARIA LUCILA
ZAMBRANO
INDEPENDIENTE - MARA SOLEDAD
RIVEROS
INDEPENDIENTE - MARLY YOLIE
QUINTANA
INDEPENDIENTE - MARTHA HELENA
ARANGO
INDEPENDIENTE - MARTHA PATRICIA
VARGAS MORENO
INDEPENDIENTE - MONICA BERNAL
INDEPENDIENTE - NANCY GALLO
INDEPENDIENTE - NAYIBE SOACHA
INDEPENDIENTE - NELSON SANCHEZ
INDEPENDIENTE - NIDIA PATRICIA
ESPINDOLA
INDEPENDIENTE - NINFA MERCEDES
NARANJO
INDEPENDIENTE - NOHORA YEMID QUITIAN
INDEPENDIENTE - NOHRA PATRICIA VELA
INDEPENDIENTE - NUBIA ESPERANZA
CORTES
INDEPENDIENTE - NURIAN OMAIRA ROJAS
INDEPENDIENTE - OSCAR HERNN
SERRATO
INDEPENDIENTE - ROSMY YESENIA
VILLAMARIN
INDEPENDIENTE - RUBENUID ROMERO
INDEPENDIENTE - RUTH SANCHEZ
INDEPENDIENTE - SANDRA ELIANA RUIZ
INDEPENDIENTE - SANDRA LILIANA
RONCANCIO
INDEPENDIENTE - SANDRA SIERRA
INDEPENDIENTE - TRINIDAD ROJAS
INDEPENDIENTE - VIANNEY LUCIA GARZN
INDEPENDIENTE - WILSON SANCHEZ
INDEPENDIENTE - YOLANDA RANGEL
INSTITUTO GEOGRFICO AGUSTN
CODAZZI
INVERSIONES AJOVECO S.A.
MRQUEZ URIZA
MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y
COMERCIO
MINISTERIO DE TRANSPORTE
MINISTERIO DEL INTERIOR Y JUSTICIA
PASSWORD LTDA.
POLICIA NACIONAL
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA








PRESIDENCIA DE LA REPBLICA
PROCURADURA GENERAL DE LA NACIN
SECURE DATA DE COLOMBIA
SENA - DIRECCIN GENERAL
SIDEIN





SOFTWARE INTEGRADO
THOMAS GREG
UNIVERSIDAD DEL EXTERNADO
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA


ICONTEC cuenta con un Centro de Informacin que pone a disposicin de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.

DIRECCIN DE NORMALIZACIN

NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 30301 RESEUMEN








CONTENIDO


Pgina


INTRODUCCIN .................................................................................................................... i


1. ALCANCE .................................................................................................................. 1


2. REFERENCIAS NORMATIVAS ................................................................................. 1


3. TRMINOS Y DEFINICIONES ................................................................................... 2


4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN ....................................................................... 2

4.1 COMPRENSIN DE LA ORGANIZACIN Y SU CONTEXTO .................................. 2

4.2 REQUISITOS DEL NEGOCIO, REQUISITOS LEGALES Y OTROS ......................... 3

4.3 DEFINICIN DEL ALCANCE DEL SGR .................................................................... 3


5. LIDERAZGO .............................................................................................................. 4

5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN .......................................................................... 4

5.2 POLTICA .................................................................................................................. 4

5.3 FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
ORGANIZACIONALES .............................................................................................. 5


6. PLANIFICACIN ....................................................................................................... 6

6.1 ACCIONES PARA TRATAR LOS RIESGOS Y LAS OPORTUNIDADES ................. 6

6.2 OBJETIVOS DE LOS REGISTROS Y PLANES PARA ALCANZARLOS ................. 6


7. SOPORTE .................................................................................................................. 7

7.1 RECURSOS ............................................................................................................... 7


NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 30301 RESEUMEN








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7.2 COMPETENCIA ......................................................................................................... 7

7.3 TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIN ................................................................. 7

7.4 COMUNICACIN ....................................................................................................... 8

7.5 DOCUMENTACIN .................................................................................................. 8


8. OPERACIN .............................................................................................................. 9

8.1 PLANIFICACIN Y CONTROL OPERACIONAL ...................................................... 9

8.2 DISEO DE LOS PROCESOS DE REGISTROS ....................................................... 9

8.3 IMPLEMENTACIN DE LOS SISTEMAS DE REGISTROS .................................... 11


9. EVALUACIN DEL DESEMPEO .......................................................................... 11

9.1 MONITOREO, MEDICIN, ANLISIS Y EVALUACIN .......................................... 11

9.2 AUDITORA INTERNA DEL SISTEMA .................................................................... 12

9.3 REVISIN POR LA DIRECCIN ............................................................................. 13


10. MEJORA .................................................................................................................. 13

10.1 CONTROL DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS ................. 13

10.2 MEJORA CONTINUA .............................................................................................. 14


BIBLIOGRAFA ................................................................................................................... 28


DOCUMENTO DE REFERENCIA ....................................................................................... 29


ANEXOS

ANEXO A (Normativo)
PROCESOS Y CONTROLES .............................................................................................. 15


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ANEXO B (Informativo)
INTERRELACIONES ENTRE NTC-ISO 9001, NTC-ISO 14001, NTC-ISO-IEC 27001 Y LA
NTC-ISO 30301 ................................................................................................................... 19

ANEXO C (Informativo)
LISTA DE VERIFICACIN PARA LA AUTOEVALUACIN ............................................... 25


FIGURAS

Figura 1. Normas sobre SGR elaboradas por ISO/TC 46/SC 11
y normas e informes tcnicos internacionales relacionados .......................................... iii

Figura 2. Estructura del SGR ............................................................................................. iv



NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 30301 RESEUMEN

i






INTRODUCCIN


El xito organizacional depende significativamente de la implementacin y el mantenimiento de
un sistema de gestin que est diseado para mejorar continuamente el desempeo, al tiempo
que se abordan las necesidades de todas las partes interesadas. Los sistemas de gestin
ofrecen metodologas para tomar decisiones y gestionar recursos, con el fin de lograr las metas
de la organizacin.

La creacin y la gestin de registros son integrales en las actividades, los procesos y los
sistemas de cualquier organizacin; permiten lograr la eficiencia en el negocio, la rendicin de
cuentas, la gestin de riesgos y la continuidad del negocio. Tambin permiten a la organizacin
capitalizar el valor de sus recursos informativos como bienes empresariales, comerciales y de
conocimiento y contribuir a la preservacin de la memoria colectiva, en respuesta a los retos
del entorno global y digital.

Las normas de sistemas de gestin (NSG) suministran herramientas a la alta direccin para
implementar un enfoque sistemtico y verificable para el control de la organizacin en un
entorno que favorece las buenas prcticas empresariales.

Las normas sobre sistemas de gestin de registros elaboradas por ISO/TC 46/SC 11 estn
diseadas para facilitar a las organizaciones de todo tipo y tamao, o a los grupos de
organizaciones con actividades empresariales compartidas, la implementacin operacin y
mejora de un sistema de gestin eficaz de los registros (en adelante denominada SGR). El
SGR dirige y controla la organizacin, con el fin de establecer una poltica y unos objetivos
relacionados con los registros y el logro de tales objetivos. Esto se alcanza a travs de:

a) funciones y responsabilidades definidas,

b) procesos sistemticos,

c) medicin y evaluacin y

d) revisin y mejora.

La implementacin de la poltica y los objetivos de los registros, slidamente basados en los
requisitos de la organizacin, garantizar la creacin, la gestin y la accesibilidad, para
aquellos que necesiten de informacin confiable y fidedigna sobre las actividades del negocio y
que evidencia tales actividades, segn se requiera. La implementacin exitosa de la poltica y
los objetivos de los registros da como resultado registros y sistemas de registros adecuados
para todos los propsitos de una organizacin.

La implementacin de un SGR en una organizacin tambin garantiza la transparencia y la
trazabilidad de las decisiones tomadas por la direccin responsable y el reconocimiento del
inters pblico.


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ii
Las normas sobre SGR elaboradas por ISO/TC 46/SC 11 se desarrollan en el marco de las
NSG para que sean compatibles y compartan elementos y metodologa con otras NSG. La
norma ISO 15489 y otras normas e informes tcnicos internacionales, tambin desarrollados
por ISO/TC 46/SC 11, son los principales instrumentos para disear, implementar, monitorear y
mejorar procesos y controles de registros que operan bajo la direccin del SGR cuando las
organizaciones deciden implementar la metodologa SGS.

NOTA La norma ISO 15489 es la norma fundamental que codifica la mejor prctica para las operaciones de
gestin de los registros.

La estructura de las normas sobre SGR elaboradas por ISO/TC 46/SC 11, bien sea publicadas
o en proceso de elaboracin, se ilustra en la Figura 1.

Estas normas estn destinadas para uso por parte de:

- la alta direccin que toma las decisiones relacionadas con el establecimiento y la
implementacin de los sistemas de gestin dentro de su organizacin;

- las personas responsables de la implementacin del SGR, tales como profesionales en
las reas de gestin de riesgos, auditora, registros, tecnologa de la informacin y
seguridad de la informacin.

El SGR determina los requisitos para la gestin de los registros y las expectativas de las partes
interesadas (clientes y partes interesadas) y, a travs de los procesos necesarios, produce
registros que satisfacen tales requisitos y expectativas.

La Figura 2 presenta la estructura del SGR y la relacin con los clientes y las partes
interesadas.


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iii


Figura 1. Normas sobre SGR elaboradas por ISO/TC 46/SC 11 y normas e informes tcnicos internacionales
relacionados


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iv


Figura 2. Estructura del SGR



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1 de 29






INFORMACIN Y DOCUMENTACIN.
SISTEMAS DE GESTIN DE REGISTROS.
REQUISITOS







1. ALCANCE

Esta norma especifica los requisitos que un SGR debe cumplir, con el fin de dar soporte a una
organizacin en el logro de su mandato, misin, estrategias y metas. Trata del desarrollo y la
implementacin de una poltica y objetivos relacionados con los registros y suministra
informacin sobre la medicin y el monitoreo del desempeo.

Un SGR se puede establecer en una organizacin o a travs de organizaciones que comparten
actividades empresariales. En toda esta norma, el trmino organizacin no se limita a una
organizacin sino que tambin incluye otras estructuras organizacionales.

Esta norma es aplicable a cualquier organizacin que busque:

a) establecer, implementar, mantener y mejorar un SGR para dar soporte a sus negocios;

b) asegurar la conformidad con su poltica de registros declarada;

c) demostrar conformidad con esta norma a travs de:

1) la ejecucin de una autoevaluacin y autodeclaracin, o

2) la bsqueda de confirmacin de su autodeclaracin por una parte externa a la
organizacin, o

3) la bsqueda de la certificacin de su SGR por una parte externa.

Esta norma se puede implementar con otras normas de sistemas de gestin (NSG). Es til
especialmente para demostrar la conformidad con los requisitos de documentacin y registros
de otras NSG.


2. REFERENCIAS NORMATIVAS

Los siguientes documentos de referencia son indispensables para la aplicacin de esta norma.
Para referencias fechadas, nicamente se aplica la edicin citada. Para referencias sin fecha,
se aplica la edicin ms reciente del documento citado (incluyendo todas las enmiendas).


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2
NTC-ISO 30300, Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para registros.
fundamentos y vocabulario.


3. TRMINOS Y DEFINICIONES

Para los propsitos de este documento, se aplican los trminos y las definiciones indicados en la
norma ISO 30300.



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3


IMPORTANTE




Este resumen no contiene toda la informacin necesaria para la aplicacin del documento normativo original al que se
refiere la portada. ICONTEC lo creo para orientar a su cliente sobre el alcance de cada uno de sus documentos y facilitar
su consulta. Este resumen es de libre distribucin y su uso es de total responsabilidad del usuario final.

El documento completo al que se refiere este resumen puede consultarse en los centros de informacin de ICONTEC en
Bogot, Medelln, Barranquilla, Cali o Bucaramanga, tambin puede adquirirse a travs de nuestra pgina web o en
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