1 - Alcance de Las Preguntas Formuladas en El Cuestionario C.I.

ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL CUESTIONARIO
RELATIVO A INFORMACION GENERAL

1. Tiene la empresa un organigrama o esquema de organizacin ?
El desarrollo de un buen sistema de control interno de contabilidad y el
funcionamiento uniforme y fcil de una organizacin depende en gran parte de
una definicin y distribucin de las obligaciones y responsabilidades de
funcionarios, jefes de departamento y empleados. ara alcanzar estos
objeti!os es !irtualmente indispensable que la compa"#a tenga esquemas de
organizacin claros y bien planeados.
El esquema general de organizacin deber ser suficiente detallado como para
indicar los departamentos que super!isa cada funcionario principal de la
compa"#a. El cuadro general de organizacin deber estar suplementado por
cuadros que indiquen los deberes y responsabilidades de los funcionarios
ejecuti!os, de los distintos jefes de departamento y los principales empleados
de las distintas di!isiones del negocio. En empresas mayores se forman
algunas !eces comit$s ejecuti!os o de operaciones y el esquema de
organizacin debe mostrar los miembros de dic%os comit$s y las funciones
generales de cada grupo. &os esquemas deben ser!ir no slo para preparar
con suficiente detalle, deben indicar tambi$n los m$todos de operacin de la
compa"#a. 'n buen esquema de organizacin puede ser!ir como una gu#a
!aliosa para formular un programa de in!estigacin de los procedimientos.
(. &as funciones del personal directi!o y funcionarios principales de
administracin estn debilitadas por los estatutos?
). &os deberes del contador general estn separados de los de las personas
encargadas del manejo de fondos, in!ersiones, etc.
uesto que los propietarios, socios o accionistas de la empresa %an indicado,
mediante su aprobacin, su conformidad con los estatutos, la organizacin no
debe des!iar de dic%as prescripciones. *o quiere esto decir sin embargo, que
la organizacin estructural sea adecuada cuando se adapta a los estatutos.
or ejemplo, la re!isin del esquema de organizacin puede re!elar que los
deberes del tesorero y el contralor son generalmente asignados a dos
personas distintas y estas deben funcionar independientemente y
separadamente una de otra.
&as funciones del tesorero estn generalmente limitadas al cuidado y custodia
del efecti!o y !alores de la empresa. Tiene la responsabilidad de mantener
registros apropiados para todo el efecti!o y auditar los registros lle!ados por el
cajero u otros funcionarios o agentes de la empresa que reciban o
desembolsen dinero.
Estos requisitos no se pueden cumplir adecuadamente si los deberes del
tesorero y del contralor los desempe"an una misma persona.
Compendio hecho por: Rohel Snchez. 1
+. Estn bajo !igilancia y super!isin de los jefes de contabilidad los
empleados de contabilidad y los libros y registros contables en toda oficina
o dependencia de la empresa ?
El esquema de organizacin debe estudiarse para !er si el funcionario
principal de contabilidad en di!isiones operantes, fbricas, sucursales, etc.
aunque se supone que tales empleados sean directamente responsables al
personal de operacin ,superintendentes, capataces, ,etc.-, sus funciones de
contabilidad deben estar regidas por el principal funcionarios de contabilidad.
.ebe determinarse si el personal de operaciones domina al personal al
personal de contabilidad a tal grado que menoscabe seriamente a la
efecti!idad del sistema de control interno contabilidad. /ea los comentarios a
la pregunta 1.01.
2. Tiene la empresa una manual de procedimientos contables?
El buen control interno de contabilidad requiere la segregacin de las
funciones de tesorer#a o custodia de las funciones de contabilidad. Es esencial
que ning3n empleado o peque"o grupo de empleados tenga tal control de
todas las fases de un operacin financiera importante, de manera que pueda
ser capaces de cometer una irregularidad y ocultarla sin conclusin con otros
empleados o departamentos.
&a segregacin efecti!a de los deberes depende en gran parte del
planeamiento preciso y detallado de todos los procedimientos y la cuidadosa
asignacin de funciones a las distintas personas dentro de la organizacin.
&os procedimientos detallados deben e4ponerse en memorandos en los que
tambi$n se muestra la e4pl#cita asignacin de los deberes de cada
departamento o grupo de empleados. &os procedimientos escritos, las
instrucciones y la asignacin de deberes, e!itaran duplicidad en el trabajo,
interferencia u omisin de funciones importantes, malos entendidos y otras
situaciones que puedan resultar en el debilitamiento de los controles internos
de contabilidad. Tales memorandos pueden muy bien ser la base para la
preparacin de un manual formal de contabilidad.
1. Todos los comprobantes, informes y estados financieros son re!isados y
aprobados por departamentos e indi!iduos distintos de aquellos que %an
inter!enido en su preparacin ?
'n presupuesto es uno de los instrumentos ms efecti!o empleados por la
administracin para el control administrati!o de las operaciones de una
empresa. Es una !ara de medir con la que se pueden comparar las
operaciones de reales y los resultados. El departamento de contabilidad debe
preparar informes comparando los ingresos y gastos reales con los estimados
en el presupuesto.
En algunas organizaciones, los departamentos de contabilidad no oficiales
dentro de los departamentos de operaciones preparan presupuestos e
informes de operaciones de los departamentos. Es relati!amente sencillo para
un jefe de departamento desfigurar o tergi!ersar el informe de las operaciones
de su departamento para lograr sus propios fines o presentar a la gerencia un
cuadro ms fa!orable que el que los %ec%os justifican. .onde $sta situacin
e4iste, los jefes de los departamentos de operaciones pueden que protesten
en$rgicamente alegando que necesitan este tipo de control a fin de obtener
rpidamente la informacin que necesitan para dirigir sus departamentos. 5in
embargo, el !alor total del control del presupuesto puede perderse en
circunstancias e informaciones seriamente enga"osas puede que se entreguen
a la administracin.
es esencial, por lo tanto, que el mantenimiento de los r$cords de presupuestos
por departamento y la preparacin de los datos departamentales de
contabilidad, as# como la comparacin entre los resultados reales y lo
presupuestado se %aga por un departamento de contabilidad que sea
independiente de los departamentos de operaciones sobre los que se informa.
&os informes as# preparados deben ser re!isados por funcionarios distintos de
los jefes de departamento, de modo que las situaciones anormales o
sospec%osas sean descubiertas e iniciadas las medidas de correccin
necesarias.
Estn debidamente aprobados los asientos de diario por un funcionario o
empleado responsable ?
por medio de un asiento de diario se pueden %acer ajustes a cualesquiera
cuentas de la empresa. or lo tanto, debe ser obligatorio que cada asiento de
diario est oprobado por un funcionario del departamento de contabilidad que
no este en situacin de cometer una irregularidad y ocultar al anotar un asiento
de diario impropio. El funcionario o empleado que apruebe los asientos debe
tener el suficiente conocimiento de las circunstancias que rodean la operacin
de que se trata. 6dems, los empleados que manipulen asientos de diario
aprobados deben estar informados de quienes tienen autorizacin para
aprobar tales asientos y deben reconocer las firmas o iniciales de los
funcionarios o empleados designados.
7. utiliza la empresa para efectos de control
1. 8nformes que comparen lo presupuestado con los gastos
realizados?
(. 9ostos estndar?
'n presupuesto es un plan de gu#a futura del negocio que combina la
e4periencia pasada con una e!aluacin inteligente de lo que se espera ocurra
en el futuro. or lo tanto, un presupuesto de desembolsos es muc%o ms util
como control que la comparacin de los desembolsos de este per#odo con los
del per#odo presente.
6simismo, el costo estndar es un costo predeterminado o presupuestado :
representa el costo en que se puede incurrir si pre!alecen las condiciones que
se %an supuesto. Tambi$n es un instrumento 3til de control para la
administracin.
;. &os funcionarios y empleados que tienen atribuciones para re!isar
aprobaciones pre!ias estn pro!istos de <
1. =odelos de las firmas de las personas autorizadas para tal efecto?
(. 8nstrumentos sobre la clase de operaciones que pueden ser
aprobadas pre!iamente, limite y monto de las mismas?
El propsito de que e4ista una persona que re!ise las aprobaciones pre!ias es
asegurar a la empresa que se %an efectuado di!ersas funciones de
comprobacin y de que los documentos que sustentan la operacin %an sido
aprobados correctamente. *o obstante, a fin de que la re!isin sea efecti!a, es
necesario que el re!isor est$ informado oficialmente de los nombres de los
empleados designados para %acer las di!ersas aprobaciones o
comprobaciones y que tenga modelos de las firmas o iniciales de los mismos
para comprobarlo con las de los documentos que se re!isen.
En ausencia de estas precauciones, la re!isin final resulta sin sentido, ya que
solamente puede determinarse que las iniciales de alguien aparecen en un
documento, sin la con!iccin de que ellas son las de la persona a quien se %a
delegado la responsabilidad de la aprobacin. .eber indagarse para
determinar que una lista con los modelos de firmas o iniciales de personas
autorizadas para aprobar %a sido circulada y que la persona que %ace la
re!isin final de los documentos tiene una copia de la misma.
10. Tiene la empresa un departamento de auditor#a interna que opera en
forma autnoma?
11. 5i lo tiene, a qui$n rinde los informes?
1(. >emos re!isado los programas de auditor#a interna para determinar si
son apropiados para llenar su cometido?
*o importa lo completo que sea un sistema de comprobacin interna de la
contabilidad, siempre e4iste la posibilidad de des!iacin de los procedimientos
prescritos y deben establecerse resguardos que aseguren que dic%os
procedimientos se cumplen. ?ec#procamente se deben modificar los
procedimientos seg3n lo e4ijan las circunstancias. &as organizaciones mayores
establecen frecuentemente departamentos de auditor#a interna para %acer
pruebas de las operaciones registradas para tomar o super!isar in!entarios
f#sicos y en general para someter las operaciones de la empresa y de sus
sucursales o subsidiarias a un e4amen ms o menos contin3o con el objeto de
determinar no slo si los procedimientos prescritos se cumplen, sino tambi$n
para !er si %ay que %acer modificaciones en los mismos como resultado de las
condiciones imperantes.
.onde parte de las plantas, sucursales o subsidiarias de la empresa no son
!isitadas por el contador independientemente durante el curso del e4amen de
los estados financieros de la empresa, generalmente se deposita confianza en
el trabajo de los auditores internos de la empresa. El contador independiente
debe satisfacerse de que los procedimientos seguidos en las unidades no
!isitadas son adecuados y tambi$n de la efecti!idad de los e4menes %ec%os
por los auditores internos. &os auditores internos deben estar completamente
separados de toda participacin en otros procedimientos de la empresa., pues
tal participacin %ar#a que sus e4menes fuesen parcial o totalmente
ineficaces. El personal del departamento de auditor#a interna debe ser lo
suficiente como para permitir !isitar a inter!alos frecuentes las distintas
plantas, sucursales o subsidiarias y lograr que los e4menes !erificados por
los auditores internos puedan ser suficiente e4tensos. &os auditores internos
deben rotarse para aumentar la eficacia de su trabajo.
Es costumbre que los auditores internos reporten al funcionario principal,
quien usualmente es el responsable de seguir en el futuro los asuntos
reportados por los auditores. .ado que los libros y acti!idades del
departamento de contabilidad deben a su !ez estar sujetos a una re!isin
independiente, ser#a preferible, caso de ser posible, que los auditores internos
reportaran directamente a su funcionario superior tal como un !icepresidente a
cargo de las finanzas. 9ontiene el informe de auditor#a interna.
1. 9onclusiones sobre la re!isin ?
(. 5al!edades a las cuentas, cuando sean necesarias ?
). 5ugerencias sobre mejoras en los metidos de control interno ?
1+. 9on respecto a los informes de auditor#a interna <
1. 5on re!isados por funcionarios superiores ?
(. 5e toman las medidas necesarias para corregir las deficiencias ?
El propsito de estas preguntas es determinar si los auditores internos
presentan reportes internos informati!os sobre los cuales la administracin
puede tomar medidas. 'n reporte que no sea informati!o, o que se atenga a
detalles sin importancia que podr#an dejarse a un jefe de departamento para
su solucin, es de poco !alor para la administracin. el mejor sistema de
control interno se !iciar#a a no ser que se %iciese un esfuerzo para !er que los
procedimientos prescritos se siguen y se informa inmediatamente a la
administracin sobre cualquier des!iacin o autorizada de los mismos. esto
puede lograrse solo si los reportes de los auditores internos cubren
adecuadamente dic%as materias y si los funcionarios apropiados re!isan
dic%os reportes e inician las medidas correcti!as que sean menester.
.ebe preguntarse sobre el tipo de reportes sometido, la rapidez con que se
re!isa y la efecti!idad de las medidas de correccin que se tomen.
Toman con regularidad sus !acaciones los cajeros, almacenistas, y dems
empleados en puestos de confianza y sus deberes son asumidos por otros
empleados ?
&a practica sugerida por la pregunta anterior es deseable por que <
1. &as irregularidades que puedan %aber sido cometidas por un
empleado pueden descubrirse mientras est$ de !acaciones y sus
deberes los asume otro empleado.
(. =s de un empleado se familiariza con ciertos deberes y
procedimientos lo que facilita una situacin en caso de emergencia.
). 5ir!e generalmente como comprobacin de la eficiencia del
empleado que est de !acaciones, y
+. 6umenta el adiestramiento del personal en general.
*inguno de los resultados e4puestos puede alcanzar, sin embargo, a no ser
que se disponga que otros empleados asuman los deberes de los que estn
de !acaciones, y debe in!estigarse no slo si dic%as sustituciones se %an
dispuestos, sino tambi$n si realmente se %an lle!ado a cabo durante el a"o.
11. con referencia a las cone4iones de los funcionarios y los empleados <
1. 9arecen $stos de cone4iones con otras organizaciones mercantiles
con las cuales empresa negocia ? En caso contrario, mencione
cules empleados y con que empresas tienen cone4iones.
(. E4iste un procedimiento que pro%iba emplear dos o ms
funcionarios que desempe"en labores principalmente de contabilidad
y caja, que tengan alg3n grado de parentesco o consanguinidad ?
se %an cometido fraudes en casos en que un funcionario de una empresa con
un inter$s especial en otra %a aprobado operaciones entre ambas empresas.
uede resultar dif#cil el determinar la e4istencia de tal situacin, puesto que las
relaciones con otras empresas pueden estar fuera de la esfera normalmente
sujeta a re!isin. Esto sin embargo, no elimina la necesidad de una auditor#a
alerta ni la posibilidad de usar fuentes de informacin disponibles. or ejemplo,
los informes de ser!icio financiero suelen dar generalmente la %istoria
personal y cone4iones de negocios de los funcionarios de la empresa, y
fuentes como estas, junto con a!eriguaciones discretas y %ec%as con tacto con
funcionarios de la empresa, deben utilizarse para lograr dic%a informacin en
cuento sea posible.
1@. &os funcionarios que manejan fondos o !alores est respaldados con
plizas de seguro de manejo y cumplimiento u otra clase de garant#as ?
17. arece adecuado el monto de tales seguros o garant#as ?
El propsito principal de afianzar a los empleados es el asegurarse contra
p$rdidas por irregularidades. 8ndirectamente, sin embargo, el afianzamiento de
los empleados tienen conocimiento del %ec%o de que estn afianzados y, por
consiguiente, se dan plena cuenta de las consecuencias que pueden
des!iarse de las acciones impropias. El asunto del afianzamiento es
particularmente importante en organizaciones donde un sistema de
comprobacin interna de la contabilidad que sea satisfactorio no es asequible.
&a fianza no debe limitarse a los empleados solamente, sino que debe tambi$n
cubrir a los principales funcionarios. .esde el punto de !ista del efecto
psicolgico sobre los empleados que estn afianzados, la cantidad de la fianza
es relati!amente inconsecuente, pero desde el punto de !ista de la
recuperacin del seguro es importante que la cantidad de la fianza sea
adecuada en relacin con la posicin del funcionario o empleado afianzado.
El %ec%o de que los empleados est$n afianzados no es una e4cusa para no
tener la adecuada comprobacin interna de la contabilidad. 6 fin de lograr la
indemnizacin la empresa tiene que descubrir la p$rdida y generalmente
poderla probar. Es probable que no se descubran las irregularidades si no
e4iste un control adecuado, y aunque est$ asegurada la empresa contra
p$rdidas es posible que no se d$ cuenta de que sus acti!os %an sido
mal!ersados.
1;. e4iste un empleado competente encargado de todo lo relacionado con
seguros ?
El propsito de esta pregunta es determinar no solamente si los acti!os de la
empresa se encuentra cubiertos adecuadamente a fin de obtener el mayor
beneficio para la empresa en cuanto a la cobertura y costo de las primas.
RELATIVO A CAJA Y BANCOS
(.1 AE*E?6&8.6.E5
1. &as funciones de los encargados de !alores y fondos son tales que no
mano manejan registros ni preparan asientos para los libros generales de
contabilidad, cuentas por cobrar, etc., distintos de los libros de caja ?
El propsito de esta pregunta es determinar si el empleado que mantiene los
libros de ingresos de caja pudiera influir sobre la anotacin en los libros de
ingresos o de desembolsos de caja a fin de encubrir un desfalco.
Aeneralmente , a fin de esconder una irregularidad, un cajero tiene que tener
los medios para omitir o %acer en los libros ambas partes de una operacin de
caja o tiene los medios para omitir o lograr que se %agan asientos en los
mayores que compensen el importe de la irregularidad.
En relacin con los ingresos de caja, el cajero no debe tomar parte en los
procedimientos que tienen por finalidad %acer asientos en las cuentas a las
que se acreditan los ingresos ,cuentas por cobrar, !entas de contado, etc.-, y
sus deberes no deben permitir influir sobre los asientos en las cuentas a que
se cargan desembolsos ,cuentas a pagar, gastos, etc.-. sin embargo, debe
tenerse en cuenta que pueden e4istir irregularidades de efecti!o en las que el
cajero no tome parte. por ejemplo, el administrador de la oficina puede actuar
en funciones de jefe de cr$ditos con autoridad de cr$ditos para cobrar, o como
jefe de oficina abre correspondencia, puede tener la oportunidad de apropiarse
de remesas de clientes. 5i, no obstante, se percibe el cobro de cuentas
canceladas por un empleado distinto de jefe de cr$ditos y so la
correspondencia la abre otro empleado que prepara una lista de las remesas
para ser comparadas ms tarde, rengln por rengln, con las anotaciones del
libro de caja, la posibilidad de cometer una irregularidad por los medios
indicados se reduce considerablemente.
En relacin con los desembolsos de caja, el que firme un c%eque fraudulento
tiene que estar en posicin ,a- de omitir o %acer que se omitan en los libros el
importe de los c%eques, 0b- anotar o %acer anotar en los libros cantidades que
compensen el importe del c%eque.
5in embargo, la efecti!idad de los procedimientos pre!ios a la firma de los
c%eques es probablemente ms importante que la firma de los mismos puesto
que tales procedimientos pueden dificultar al que firma, emitir un c%eque no
autorizado. 5i se delega la autorizacin para firmar los c%eques a un empleado
que ejecute otros deberes de la caja, las posibilidades de irregularidad se
aumenta. or ejemplo, si solamente se requiere una firma en los c%eques y se
%ubiese delegado la firma en un empleado que mantiene el registro de
desembolsos de caja y se %ubiese delegado la firma en el empleado, si
solamente se requiere una firma en los c%eques y se %ubiese delegado la
firma en el empleado que mantiene el registro de desembolsos de caja y $ste
empleado e4pidiese y firmase un c%eque fraudulento con la intencin de
encubrir una irregularidad, podr#a lograrse su propsito de !arias maneras, a
saber <
1. Bmitiendo registrar el c%eque en el libro de desembolso de caja y
concordando los saldos de libro de caja y del banco incluyendo el
importe del c%eque en la suma del registro de desembolsos.
(. 6notando el c%eque en el registro de desembolsos y cargando su
importe a una cuenta de gastos.
En primer caso la irregularidad no se descubrir#a si el empleado que lle!ara el
registro de desembolsos tambi$n conciliase la cuenta en el banco, pero ser#a
descubierta si la conciliacin la prepara otro empleado siempre que comparase
los c%eques de!ueltos por el banco con los asientos en el registro de
si el empleado desfalcador adopt el segundo m$todo, el descubrimiento de la
irregularidad depender principalmente de lo concienzudo que sean los
procedimientos referentes a la conciliacin, de lo alerta que est$ el empleado
que efect3e la conciliacin, y del grado de in!estigacin que se %aga de los
c%eques girado a, o por empleados de la compa"#a si el c%eque fuere
pagadero a el mismo. 5i el c%eque se girara de un pro!eedor ficticio el
descubrirlo depender#a primordialmente de la auditor#a interna de los
desembolsos de caja o del anlisis de las cuentas de gastos.
(. &a apertura de las cuentas bancarias y las firmas de las personas que
firman sobre ellas son debidamente autorizadas ?
). E4isten instrucciones a los bancos indicando que las personas autorizadas
para firmar c%eques no pueden delegar tal autorizacin en otros
funcionarios ?
5lo se tendr un control sofisticado sobre los fondos de la empresa si se
depositan a fa!or de la empresa en un banco designado por la junta directi!a y
est$n sujetos para su e4traccin solamente con la firma de una persona
designada por la Cunta. 5i alguna de estas medidas no se cumpliese, ser#a
relati!amente sencillo el des!iar o trasladar los fondos a cuentas bancarias
que no est$n sujetas a !igilancia adecuada de aprobacin de desembolsos,
re!isin de c%eques cancelados, etc.
al conceder autorizacin para firmar c%eques la junta deber tener en cuenta
la e4periencia, juicios y madurez del que %a de firmar los c%eques as# como los
controles que circundan sus funciones pero, sin embargo, si la autorizacin de
firmar c%eques puede subdelegarse o ejercerse sin la concurrencia de la junta,
el efecto de estas precauciones y controles puede ser anulado totalmente,
puesto que los controles que aplicaban al designado originalmente puede no
aplicar a quien $l subdeleg el poder para firmar c%eques.
+. 5e a!isa inmediatamente a los bancos cuando una persona autorizada
para firmar c%eques deja el empleo de la empresa ?
5i esta situacin no se %a presentado, %a pre!isto la empresa alg3n
procedimiento para notificar a los bancos cuando sea necesario ?
el propsito de estas preguntas es determinar que la empresa %an tomado
precauciones efecti!as para e!itar desembolsos no autorizados de sus fondos.
Es prctica general notificar formalmente a los bancos de los nombres y
cargos de los autorizados para firmar c%eques generalmente mediante copias
certificadas del acta de la junta en que se concedi la autorizacin. =ientras
no se reciba la reno!acin de tal formalidad el banco est autorizado para
pagar contra esas firmas. or lo tanto, es necesario notificar inmediatamente, y
de modo formal, al banco tan pronto caduque un poder para firmar c%eques.
.e otro modo, podr#an girarse c%eques no autorizados y dado que el banco
estar#a protegido en ausencia del a!iso de caducidad, la empresa se !er#a en
dificultades para recobrar sus fondos.
En una empresa relati!amente nue!a pudiera suceder que el caso no se
%ubiese presentado, y el auditor debe cerciorarse de que los funcionarios de la
empresa conocen las precauciones que deben tomarse tan pronto caduque un
poder para firmar c%eques.
1. Todas las cuentas bancarias a nombre de la empresa est registrada en
cuentas de control en el mayor general o au4iliar ?
bajo el m$todo de partida doble, para encubrir una irregularidad es necesario
omitir en los libros ambas partes de una operacin o anotar asientos que
compensen el monto de la irregularidad. or esto, la inclusin de todas las
cuentas de banco de la empresa en las cuentas de control de caja en el mayor
general es necesaria, no solo para mostrar el efecti!o correctamente, sino para
e!itar tener efecti!o del que se puedan %acer desembolsos, sino los
resguardos que pro!ea contra la irregularidades una buena t$cnica de
contabilidad.
or ejemplo, una empresa pueda cobrar depsitos de los clientes y colocar su
importe en una cuenta especial de banco no registrando los cobros ni como
efecti!o ni como depsitos a pagar. 5er#a posible el trasladar cobros ordinarios
a esta cuenta y %acer e4tracciones de ella. Estas e4tracciones no estar#an
sujetas al escrutinio ordinario puesto que no se %ar#an asientos para las
mismas en los libros de la empresa.
@. &os traspasos de una cuenta bancaria a otra estn bajo el control contable
en forma tal que tanto cargos como abonos queden registrados en una
cuenta de control ?
&a finalidad de mantener esta cuenta llamada a !eces Dtransferencias
bancariasE es la de pro!eer un medio rpido para determinar que los cargos y
cr$ditos por las transferencias de efecti!o se registraron como compensacin
durante el mismo per#odo contable. .e otro modo ser#a posible registrar
solamente la parte del deposito de la operacin de la operacin como un cargo
a caja, pero %aciendo el cr$dito a algunas otras cuentas, tales como ingresos o
cuentas por cobrar, y as# falsificar las cuentas. El mantener una cuenta de
Dtransferencias de bancoE no es esencial, y las t$cnicas adecuadas de
auditor#a descubrir#an este tipo de irregularidad en todo caso. 5in embargo,
una cuenta de Dtransferencias de bancoE o una columna separada en el
registro de caja para las transferencias, que ofrezcan control sobre las mismas,
es muy deseable y en su ausencia el auditor debe estar alerta, particularmente
al e4aminar las operaciones de caja cercanas al final del per#odo que se
re!isa.
7. =antiene la empresa un control de los c%eques postFfec%ados ?
&a finalidad de mantener este control, es para que los c%eques postFfec%ados
sean consignados en su fec%a correspondiente, e!itando que los mismos
puedan ser cobrados o usados para cubrir posibles irregularidades. 6 estos
c%eques, tan pronto sean recibidos, debe pon$rseles el sello D3nicamente par
consignarE de la empresa a fin de e!itar que si s+e e4tra!#an se pueda %acer
mal uso de los mismos.
(.( ?E9B*98&8698B* .E 56&.B5 G6*96?8B5
1. &as cuentas bancarias son reconciliadas regularmente por la empresa ?
(. &as reconciliaciones bancarios son preparadas y re!isadas por
empleados que no preparen o firmen c%eques o manejen dineros de la
empresa ?
'na reconciliacin bancaria, %ec%a de modo eficaz, constituye una auditor#a
parcial de los recibos y desembolsos de caja durante el per#odo de la
reconciliacin y, por consiguiente, no debe %acerse por un empleado que tome
parte en la presentacin o anotacin de las operaciones de efecti!o. El
empleado que inspecciona los documentos antes de que los c%eque se
sometan para la firmas, el firmante, o un empleado a quien se %a delegado la
autorizacin para la emisin del c%eque, estn todos en situacin de iniciar
c%eques indebidos y no deber#an participar en la preparacin de la
reconciliacin. El reconciliar las cuentas bancarias, a3n cuando estas sean
%ec%as por empleados adecuados, no descubrir necesariamente
desembolsos indebidos pero limitar la oportunidad de cometer irregularidades
a los empleados que preparen o prueben c%eques o reciban c%eques o
reciban efecti!o, puesto que no las podrn encubrir manipulando las
reconciliaciones bancarias.
). &os e4tractos bancarios y los !olantes de c%eques pagados, se entregan
directamente en sobre cerrado al empleado que preparen las
reconciliaciones ?
El objeti!o indicado en la e4plicacin de las preguntas (.(.1 y (.(.( solo si
consigue se el e4tracto del banco y los c%eques cancelados llegan
directamente del banco en sobre cerrado a manos del que preparan la
reconciliacin. Esto proporciona una seguridad razonable de que nadie pueda
%aber cometido una irregularidad, que de lo contrario pudiera ser descubierta
por una reconciliacin bancaria efecti!a, estu!iera en posicin de ocultar la
irregularidad sustrayendo o combinando un c%eque pagado o cambiado los
asientos o los saldos mostrados en los e4tractos del banco.
+. &os procedimientos para efectuar la conciliacin contemplan todos los
pasos esenciales que aseguren una efecti!a reconciliacin particularmente
en cuanto a <
1. 9omparacin del n3mero y !alor de los c%eques contra el libro de
salidas de caja ?
(. ?e!isin de endosos en los bancos o de los !olantes de los
c%eques ?
). 9omparacin con los saldos del mayor general ?
&as notas de las preguntas (.(.1 y (.(. indican las !entajas que se deri!an al
designar el trabajo de reconciliar las cuentas de banco a un empleado que no
toma parte en la preparacin o aprobacin de los c%eques, pero para que
dic%o procedimiento rinda los m4imos beneficios, la reconciliacin debe
%acerse de un modo eficaz.
&os pasos que pueden considerarse como esenciales en una reconciliacin
bancaria, !ariarn seg3n el grado de perfeccin del control interno de
contabilidad que abarque los desembolsos. 6ntes de %acer recomendaciones a
un cliente debe determinarse que las sugerencias no implican duplicidad de
trabajo innecesario. En algunas organizaciones los procedimientos de
reconciliacin bancaria no incluyen la comprobacin de las sumas de los libros
de caja, comparacin del registro de desembolsos, e4amen de los endosos en
los c%eques, etc., y a !eces es dif#cil con!encer al cliente que, particularmente
en su caso, tales operaciones deben formar parte de sus reconciliaciones
bancarias. 5i los otros procedimientos aplicables a la caja se comprende
plenamente y se puede mostrar de modo claro la necesidad de e4tender los
procedimientos de reconciliacin, se facilitar la eliminacin de los puntos de
contro!ersia. En el caso de una gran compa"#a, el procedimiento de la
reconciliacin bancaria se reduc#a casi solamente a ordenar num$ricamente
los c%eques, relacionar los n3meros de los faltantes y obtener sus importes del
libro de desembolsos para llegar al total de la cantidad de c%eques
pendientes. 6 primera !ista este sistema carece de muc%as de las operaciones
que se consideran esenciales una reconciliacin bancaria efecti!a, pero en
!ista de la calidad del sistema de control interno de contabilidad del muy
con!eniente para cambiar los procedimientos, e4cepto recomendar el e4aminar
los endosos de los c%eques. 6unque es probable que el banco fuese
responsable por el pago de c%eques con los endosos falsificados, el
departamento legal de la empresa opino que en caso de reclamar
judicialmente al banco el reembolso del c%eque con endosos falsificados
pagados por el mismo, el banco podr#a defenderse al alegar que la compa"#a
fue negligencia al no e4aminar los endosos en los c%eques y que esta
negligencia probablemente demor el descubrimiento de la falsificacin. Es
ms, el e4amen de los endosos establece una seguridad que no brindan otros
procedimientos de la empresa. .onde se e4aminaran los endosos, los
empleados de la empresa se familiarizarn con las firmas indi!iduales, y es
ms probable que ellos descubran los endosos falsos y no los auditores
independientes, puesto que estos 3ltimos no tienen la misma oportunidad de
!er esas firmas mes tras mes.
6l re!isar los endosos se debe dar atencin particular a lo siguiente <
1. Geneficiarios con nombres de compa"#as similares. 'na puede ser
ficticia e internacionalmente tratar de parecer al nombre de un
pro!eedor corriente genuino.
(. /ariantes en el endoso del mismo beneficiario. &as compa"#as
establecidas usan por lo general el mismo endoso de modo
constante, con frecuencia mediante el uso de un sello de goma.
). Endosos m3ltiples en c%eques pagaderos a compa"#as mercantiles.
&as compa"#as generalmente depositan sus c%eques directamente y
no los negocian con terceras personas.
+. Endosos de agencias de cambio de c%eques, de c%eques emitidos a
fa!or de compa"#as. &a mayor#a de las compa"#as y comerciantes
establecidos no utilizan estas agencias.
6l re!isar los c%eques de nmina , la inspeccin de los endosos solamente es
inadecuada a los fines del control interno de contabilidad. El propio
beneficiario se %ar conocer si no recibe su pago y se podr recobrar el
importe del banco si $ste pag indebidamente. ara fines de control, es muc%o
ms 3til el comprobar los endosos de los c%eques de nmina con las firmas
que constan en el e4pediente personal de cada empleado.

6l considerar la efecti!idad de la reconciliacin bancaria debe tenerse en
cuenta que pueden e4istir deficiencias importantes en los procedimientos,
aunque no se noten fcilmente. 6 modo de ilustracin puede decirse que
in!estigaciones %ec%as sobre los procedimientos de reconciliacin bancaria en
una compa"#a indicaron que los pasos dados por el empleado inclu#an los
pasos que se consideran esenciales en una reconciliacin efecti!a, %asta que
se descubri que el empleado no !erificaba independientemente el saldo de
efecti!o seg3n libros, sino que llamaba por tel$fono al cajero y le preguntaba el
saldo e4istente. 6unque aparentemente la reconciliacin parec#a efecti!a, la
deficiencia de no !erificar independientemente el saldo seg3n libros, introduc#a
efecti!a, introduc#a en los procedimientos un punto d$bil que pod#a neutralizar
el !alor del resto de los procedimientos realizados.
2. 'n empleado sin injerencia en los ingresos de caja re!isa todas las
reconciliaciones y %ace a!eriguaciones sobre las partidas poco usuales ?
'no de los propsitos esenciales al preparar una reconciliacin bancaria es el
descubrir partidas que puedan indicar la e4istencia de irregularidades. &a
manera prueba aritm$tica entre el saldo mostrado por las cuentas de la
empresa y el saldo del banco no es suficiente. .ebe %acerse una re!isin
cuidadosa de todas las partidas de reconciliacin y obtenerse una e4plicacin
satisfactoria de las que no sean usuales. &a re!isin debe %acerla alguien que
no tenga parte en los procedimientos usuales de cobros y desembolsos puesto
que tal persona puede ella misma %aber cometido una irregularidad y, por lo
tanto, estar#a en situacin de suprimir cualquier in!estigacin ulterior.
En un caso se cometido un fraude de mayor cuant#a consiste en parte en la
sustraccin de fondos de los cobros. El fraude se e4tendi a !arios a"os y
e4ist#a una indicacin clara en las reconciliaciones bancarias de que las
!entas de contado no %ab#an sido consignadas adecuadamente. &os e4tractos
de cuenta los en!iaban por correo el banco directamente a los auditores
internos de la compa"#a quienes preparaban las reconciliaciones bancarias las
reconciliaciones, sin embargo, no las re!isaba ninguna persona que no fuera
los auditores internos, de suerte que ning3n funcionario de categor#a fue
informado de la irregularidad. 9omo resultado, el fraude contin3o por !arios
a"os a pesar de que el e4amen e in!estigacin en partidas en las
reconciliaciones bancarias %ubieran descubierto el fraude en sus comienzos.
2.3 COMPROBACION POSTERIOR DE LA RECONCILIACION
1. &as notas y a!isos relacionados con d$bitos o cr$ditos no aceptados por el
banco son recibidos por un empleado distinto del cajero ?
&a de!olucin de una partida consignada puede indicar una posible
irregularidad. 5i el cajero, %a estado sustrayendo o manipulando fondos, no le
ser dif#cil esconder temporalmente la situacin consignado un c%eque sin
!alor el faltante. .e este modo en el momento de un e4amen los fondos de
caja aparecer#an de esta manera correctos ya que el c%eque sin !alor
aparecer#a en los libros como efecti!o consignando y posiblemente no ser#a
de!uelto por el banco %asta dos o tres d#as despu$s o ms a3n si se gira
sobre el banco situado a ciertas distancia. 5i el c%eque se de!ol!iese entonces
el cajero el podr#a estar en posicin de encubrir la situacin y continuar la
irregularidad.
.ebe, por lo tanto, requerirse que las partidas de!ueltas por el banco
depositado se remitan para su in!estigacin y resolucin a personas que no
tomen parte en los procedimientos regulares de recibo de efecti!o.
(. las transacciones de caja, sin e4cepcin, se registran en la fec%a en que <
1. 5e recibe el dinero ?
(. 5e e4piden los c%eques ?
el propsito de esta pregunta es el conocer si %ay discrepancia entre la fec%a
en que se anot y &a fec%a de la operacin intentando ocultar alguna
irregularidad.
El problema no es muy dif#cil en relacin con las consignaciones, puesto que
usualmente es posible %acer una consignacin en la fec%a en que se anota, y
debe ser posible establecer que los fondos anotados como consignados en un
d#a determinado fueron efecti!amente consignados en ese d#a. En ciertos
casos, las consignaciones anotadas el 3ltimo d#a del mes pueden %aber sido
en!iadas por correo a un banco y por lo tanto aparecern en la reconciliacin
como en trnsito al final de per#odo. 5in embargo, estos fondos normalmente
deben llegar al banco al d#a siguiente o en los pr4imos d#as si el banco se
encuentra en una ciudad lejana y el e4tracto d cuenta del banco debe mostrar
la consignacin en un d#a tal que corresponda razonablemente con el tiempo
de trnsito necesario.
El problema con los c%eques mostrados como pendientes de pago por el
banco en la reconciliacin es ms dif#cil, puesto que casi siempre transcurrir
cierto tiempo %asta que se remita el c%eque al interesado y alg3n tiempo
puede pasar si el beneficiario no %a consignado el c%eque pronto. 5in
embargo, deben e4aminarse los c%eques para !er si sus fec%as corresponden
con aquellas fec%as mostradas en el registro de desembolsos. Tambi$n deben
re!isarse los sellos del banco que aparecen en el c%eque y la perforacin de la
fec%a de DpagadoE %ec%a por el banco para !er lo razonable del tiempo
transcurrido. .el e4amen de los c%eques, y de la re!isin de los c%eques
pendientes del pago por el banco al cierre del mes fueron realmente emitidos y
en!iados antes del cierre del mes y no anotados solamente para disminuir los
pasi!os sin %aber gastado en realidad el efecti!o.
2.4 REVISION DE CHEQUES
1. &a e4istencia de c%equeras en blanco est controlada en forma tal que
e!ite que personas no autorizadas para girar c%eques puedan %acer uso
indebido de ellas ?
&os c%eques en blanco deben guardarse cuidadosamente y controlarse puesto
que generalmente tienen impreso el nombre de la empresa y pudieran lle!arse
por personas no autorizadas, %aci$ndose efecti!o con poca dificultad. Este
peligro es mayor a3n en los casos de c%eques de nmina que se usa en
grandes cantidades y generalmente se giran por cantidades peque"as. El uso
de c%eques prenumerados se %a preconizado como un recurso para fortalecer
el control de los c%eques en blanco.
.ebe tenerse siempre en cuenta, sin embargo que la mayor#a de las empresas
usan muc%os miles de papeles y modelos que correctamente llenados y
aprobados conlle!a un pasi!o o p$rdida potencial. 6unque es deseable tomar
precauciones razonables en la custodia y entrega de dic%os modelos los
resguardos esenciales deben estar en los procedimientos para la preparacin
y aprobacin de los documentos ms que en el control f#sico de los mismos.
.onde los c%eques lle!en solo una firma es tambi$n importante que el firmante
no tenga acceso a los c%eques en blanco, lo que reduce la posibilidad de que
el que firma gire un c%eque indebido. 6un cuando los otros controles puedan
asegurar el descubrir cualquier irregularidad del firmante de los c%eques, no
suceder#a esto %asta que los e4tractos de cuenta del banco fueran recibidos.
mientras tanto la empresa %a sido despojada de su dinero y la persona
culpable no estar#a presente para responder sus acciones. 5in embargo, si
este y otros controles de contabilidad se pro!een, no %ay razn por la cual no
sea suficiente que una sola persona firma los c%eques y, en muc%os casos,
ser#a altamente recomendable.
(. &a firma o contrafirma de c%eques en blanco est pro%ibida ?
). En caso contrario, los empleados responsables se cercioran por medio de
inspecciones posteriores de los c%eques e informacin comprobatoria de
que tales c%eques %an sido usados correctamente ?
&a situacin que se contempla en estas preguntas se encuentra con ms
frecuencia en las empresas peque"as, donde solo dos o tres indi!iduos tienen
autorizacin para firmar c%eques, que en las grandes organizaciones donde
!arios funcionarios o empleados tienen esa autorizacin. Esta prctica debe
desaprobarse en todo caso, pero en las empresas peque"as donde el control
interno de contabilidad frecuentemente suele ser incompleto : el peligro de
firmar c%eques en blanco se intensifica. El que firma un c%eque asume la
responsabilidad final de que el desembolso est$ correcto, pero al firmar un
c%eque en blanco no puede apreciar si lo est y deja la puerta abierta para
cualquier irregularidad. En las ocasiones en que las circunstancias %agan
imprescindible la firma de c%eques en blanco para casos de emergencia, los
que firman deben tomar nota de los n3meros de serie y otros de identificacin
de los c%eques que firman deben tomar nota tan pronto sea posible
satisfacerse de su uso apropiado mediante el e4amen de los documentos que
justifiquen el pago y la inspeccin de los c%eques cobrados de!ueltos por el
banco.
+. &a practica de girar c%eques al DportadorE est pro%ibida ?
2. en caso contrario,. &os empleados responsables se aseguran de que tales
c%eques %ayan sido cobrados para reembolsar el fondo de caja menor o
utilizados con otros fines apropiados ?
&os c%eques girados al portador o a efecti!o puede ser cambiados sin
endosarse lo que la empresa se pri!a de su recurso legal contra el banco si
tales c%eques se cambian por personas no autorizadas. Hrecuentemente se
emiten al portador o a efecti!o para obtener fondos para pagar las nominas o
reembolsar el fondo fijo, pero a3n en estos casos, no %ay razn para que los
c%eques se %agan a nombre del empleado autorizado para cambiar dic%os
c%eques.
En algunas empresas que usan c%eques prenumerados se mantiene tambi$n
una pro!isin de c%eques en blanco sin enumerar y se usa uno de los c%eques
en blanco en lugar de un c%eque prenumerado ec%ado a perder,
asignndosele el n3mero de aquel . est practica cancela !irtualmente un
elemento de control que pudiera obtenerse al usar la prenumeracin en los
c%eques. &os n3meros de los c%eques correspondientes a aquellos
cancelados no deben usarse.
@. si se usa una maquina especial para firmar c%eques <
1. cuando las placas no estn en uso, se mantienen bajo la custodia
de las personas, cuya firma aparezca grabada en ellas ?
(. .espu$s de usada, se toma siempre una lectura de la maquina por
la persona cuya firma se utiliza, o por su delegado y se asegura que
todos los c%eques firmados son los autorizados ?
las placas de firmas deben usarse slo bajo el control de los autorizados para
firmar c%eques. &a eliminacin del trabajo f#sico de firmar gran cantidad de
c%eques no debe permitir el debilitamiento de los resguardos que rodean los
desembolsos de caja.
&a persona a quienes corresponden las placas no deben abandonar la
custodia o !igilancia de las mismas ni de las lla!es de la mquina de firmar
c%eques. &as maquinas debern tener registros que puedan alterarse,
debi$ndose tomar la lectura antes y despu$s de cada uso y el n3mero de
c%eques firmados por la mquina entonces se conciliar, por la persona
firmante, con el n3mero de c%eques aprobados parar la firma. 5e conocen
casos en que los autorizados para firmar %an en!iado con un mensajero la
placa de su firma al lugar en que se encuentra la mquina y en otros casos
%an tomado la lectura de modo escrupuloso y %an dejado de conciliarla con el
n3mero de c%eques a firmar. En tales casos ser#a muy fcil el obtener la firma
en un c%eque autorizado.
9uando se usan mquinas de firmar, el auditor debe dar especial atencin al
asunto de afianzar a todos los empleados que toman parte de los procesos de
desembolso o que tengan acceso a la mquina o a los c%eques sin usar.
RELATIVO A CUENTAS POR COBRAR, VENTAS Y COBRANZAS
3.1 DESPACHOS
1. las funciones del departamento son independientes de las de <
1. ?ecibo ?
(. 9ontabilidad ?
). Hacturacin ?
+. 9obranzas ?
(. &os pedidos de los clientes son re!isados y aprobados por el departamento
de cr$dito antes de su aceptacin, o por otras personas que no tengan
inter!encin alguna en <
1. .espac%os ?
(. Hacturacin ?
). =anejo de cuentas de clientes ?
). 5e efect3an los despac%os 3nicamente con base en ordenes debidamente
aprobadas ?
los m$todos y procedimientos de contabilizar las !entas deben contener
medidas satisfactorias de control interno de contabilidad en relacin con las
siguientes cuestiones fundamentales <
1. ueden las mercanc#as ser tomadas del deposito, almac$n,
estantes, tanques o de donde est$n depositadas sin que la salida sea
debidamente registrada ?
(. E4iste seguridad razonable de que las mercanc#as despac%adas se
cargan a la persona que las recibe por las cantidades despac%adas y
a precios regulares ?
). E4iste una !igilancia razonable que protege a la empresa contra
p$rdidas por !entas a clientes con un cr$dito mal o dudoso ?
+. 5i la !enta no resulta en un cargo a las cuentas de clientes, que
procedimiento e4iste que asegure el cobro cuando sea entregada la
mercanc#a y la correcta anotacin del ingreso de la empresa ?
.eben in!estigarse los procedimientos referentes a la preparacin de las
ordenes de despac%o u otros m$todos de autorizacin de despac%o que est$n
!igentes. &as preguntas deben comenzar por la recepcin de la orden del
cliente. .espu$s que la orden %a sido recibida entran a colocacin preguntas
sobre el cr$dito del cliente, si la mercanc#a forma parte de la e4istencia, si
efecti!amente %ay en e4istencia si deben emitirse instrucciones al almac$n del
cual la mercanc#a !a a ser despac%ada, los precios y condiciones en que la
mercanc#a !a a ser !endida, el medio de transporte que ser empleado al
embarcarla, etc. En las organizaciones mayores se le da curso al pedido del
cliente procesado generalmente a tra!$s de los departamentos !entas, cr$dito,
despac%o y cualesquiera otros departamentos que participan en los pasos
preliminares de completar el pedido. 6s# el pedido del cliente pasa a tra!$s de
un n3mero de personas antes de que la orden de embarque o su equi!alente,
sea emitida.
Todos los procedimientos relati!os a los pedidos y a su aprobacin final deben
ser re!isados. .e este modo se obtiene informacin acerca de los
departamentos y las funciones con los cuales el auditor normalmente tiene un
contacto muy limitado durante el e4amen usual de los estados financieros. de
este estudio obtendremos conclusiones acerca del grado de interdependencia
con que trabajan los !arios departamentos, si los procedimientos empleados
son efecti!os desde el punto de !ista de ofrecer proteccin adecuada a la
empresa contra negligencia o fraude y %asta que grado puede el el auditor
confiar en el montante de las !entas registradas en la cuenta de control del
mayor general.
+. .espu$s del en!#o de los art#culos, una copia de la orden de despac%o es
en!iada directamente al departamento de facturacin ?
&os procedimientos en el departamento de despac%os deben asegurar la
compa"#a que las cantidades incluidas en el despac%o son correctas, que la
clase de mercanc#a es la misma indicada en la orden de despac%o y que
ninguna mercanc#a puede ser despac%ada sin la debida autorizacin. 'na !ez
completadas las ordenes de despac%o, las cuales deben mostrar e!idencia de
que los procedimientos establecidas en el departamento de despac%o %an sido
cumplidos, deben ser en!iadas para facturacin directamente a empleados
que no participan en las anotacin de los mayores clientes. &a combinacin de
estos deberes en un solo empleado pudiera facilitar la comisin de
irregularidades ya que esto permitir no %acer alguna factura si no e4iste otros
controles apropiados como pudiera desearse. &as rdenes de despac%o y
falsear la factura correspondiente dejando as# la puerta abierta para arreglos
des%onestos con el cliente.
2. Todas las rdenes de despac%o son controladas num$ricamente por el
departamento de contabilidad ?
la orden de despac%o es la autorizacin al departamento de despac%os para
dar salida a las mercanc#as y ser en!iadas a los clientes: tambi$n forma parte
de la notificacin al departamento de facturacin de que se facture al cliente.
9omo se !e, forma parte esencial en el procedimiento que asegura que las
mercanc#as son despac%adas o en!iadas 3nicamente bajo debida aprobacin
y que las mercanc#as que son despac%adas son debidamente facturadas a los
clientes. ara asegurarse de que estos procedimientos operan
satisfactoriamente, todas las rdenes deben ser contabilizadas despu$s de las
operaciones de despac%o y facturacin. &as rdenes prenumeradas facilitan
este tipo de comprobacin y deben usarse siempre que sea posible. El uso de
rdenes prenumeradas no es esencial y en ciertas ocasiones no son practicas.
or ejemplo, en algunas organizaciones las rdenes recibidas son transcritas a
maquina a un modelo especial, del cual se %acen !arias copias para su
distribucin a los departamentos encargados de ciertos pasos en el
procedimiento, incluyendo despac%os y facturacin. Estas copias son
posteriormente reunidas y constituyen un r$cord bastante completo del
procedimiento a tra!$s del cual el pedido de !enta %a pasado desde el
momento de su recibido %asta el despac%o de la mercanc#a al cliente. .onde
quiera que est$n !igentes estos procedimientos, el auditor debe asegurarse de
que se %an tomado las medidas debidas que se aseguren que todas las
rdenes de despac%o recibidas son contabilizadas despu$s de despac%adas y
facturadas.
En algunas organizaciones se en!#an copias de las facturas al departamento
de despac%os para ser usadas como lista de empaque que debe incluirse en el
despac%o y como etiqueta de despac%o para ad%erirse al paquete o caja. Este
m$todo proporciona una seguridad razonable de que todas las facturas %an
sido %ec%as amparando todos los despac%os %ec%os a los clientes, siempre y
cuando e4ista la seguridad de que el departamento de despac%os no %ace
ning3n despac%o sin %aber recibido la copia de la factura. *aturalmente, no se
pueden indicar aqu# los distintos m$todos que pueden ser adoptados para
asegurarse de que todas las mercanc#as despac%adas son facturadas, y se
cita el m$todo anterior como ejemplo de un m$todo efecti!o solamente.
3.2 FACTURACION
1. &as funciones del departamento de facturacin son independientes de las
de <
1. .espac%os ?
(. 9ontabilidad ?
). 9obranzas ?
En las notas a la pregunta ).1.+ se indic que el personal de facturacin no
debe tomar parte en funciones de despac%o o de registro y mantenimiento de
los libros mayores, por que tal combinacin de funciones les permitir cometer
y encubrir irregularidades. .e igual modo, la funcin de facturacin debe
separada de la cobranza para que ning3n empleado tenga oportunidad de
manipular cobros de clientes y encubrir el %ec%o mediante la manipulacin de
las facturas.
(. El departamento de facturacin en!#a copias de las facturas directamente
al departamento de cuentas por cobrar ?
). 5e %acen res3menes de las facturas y totales se pasan al departamento
de contabilidad, independiente de los departamentos de cuentas por cobrar
y de caja ?
Estas preguntas estn %ec%as con el propsito de determinar que todos los
despac%os son facturados y anotados en las cuentas de la empresa. *o debe
%aber incenti!o alguno para que un empleado cuyo deber consiste slo en
anotar en los registros de clientes omita deliberadamente una factura de la
cuenta del cliente. 5in embargo, si ese empleado tiene otros deberes, sean en
cone4in con la autorizacin de los despac%os o el manejo de los cobros de
clientes, el mismo podr#a dejar de entrar una factura en el registro de cliente
con la intensin de apropiarse de la mercanc#a o de la remesa del cliente. &a
distribucin adecuada de las copias de las facturas puede darle a la empresa
una considerable cantidad de proteccin aunque el personal de la oficina sea
algo limitado en n3mero. or ejemplo, una factura puede ser preparada por un
empleado, el registro de clientes puede ser mantenido por otro y un tercer
empleado lle!ar el mayor general. 6 fin de asegurarse razonablemente de la
anotacin de todas las facturas en las cuentas indi!iduales, ser#a esencial que
se en!iaran copias de todas las facturas por el facturador al que mantenga el
registro de clientes. Teniendo en cuenta que, como se indica en las notas a la
pregunta ).2.( el total de despac%os debe ser anotado en las cuentas de
control del mayor general independientemente de las anotaciones indi!iduales
%ec%as a las cuentas de los clientes, otra copia de cada factura de !entas o un
resumen total de las facturas de !entas debe ser en!iado por el facturador
directamente al tenedor de libros a cargo del mayor general, y estos deben ser
la base para anotacin de los totales mensuales de !entas en las cuentas de
control del mayor general. El total de los cargos a las cuentas indi!iduales de
clientes debe ser entonces comparado con el total de las !entas anotadas por
el departamento donde se lle!e el mayor general.
+. &as facturas de !entas son controladas num$ricamente por el
departamento de contabilidad ?
B son controladas en otra forma ?
E4plique esa forma de control.
El uso de facturas prenumeradas asegura un medio relati!amente con!eniente
para determinar que todas las facturas preparadas est$n incluidas en los
totales anotados en el mayor general y en los detalles anotados en los subF
mayores de cuentas por cobrar. &a prenumeracin de las facturas de !entas
facilita tambi$n una interFcomprobacin entre las facturas y las rdenes de
despac%o para asegurarse que todas las rdenes %an sido facturadas y que
por cada factura emitida se %a efectuado el despac%o. 5in embargo, la
prenumeracin de las facturas no es una necesidad. En efecto, en muc%os
procedimientos bien organizados no se incluye el uso de facturas
prenumeradas por ejemplo, ciertas organizaciones usan la combinacin de los
procedimientos DoredenFfacturaE bajo la cual las rdenes de despac%o y las
copias de las facturas se preparan al mismo tiempo, ya sea por una operacin
de multicopia por medio de mquinas de escribir, o por otros medios de
reproduccin. Gajo este procedimiento la copia de la orden de despac%o se
procesa primero y las cantidades despac%adas se indican en la misma. Esta
informacin se usa entonces para completar la copia de la factura que fuera
pre!iamente preparada pero no completada. 5e asignan los n3meros a las
facturas seg3n son usadas. Gajo esta circunstancias no se dispone de la
prenumeracin para determinar que todos los documentos son contabilizados
y el auditor debe saber que otras pruebas deben ser aplicadas para asignarse
que el proceso y anotacin de las operaciones estn en orden.
2. 5e comparan las facturas contra las rdenes de despac%o, para
cerciorarse de que todos los art#culos en!iados %ayan sido facturados ?
&a comprobacin cruzada de los n3meros de la orden de despac%o y los
n3meros de la factura solo se establece el %ec%o de que la mercanc#a
despac%ada %aya sido facturada. .e %ec%o no establece la cantidad y el
precio apropiado ni que todas las mercanc#as facturadas %ayan sido las
despac%adas al cliente. ara asegurar estos puntos ser#a necesario, al menos
a base de pruebas, el c%equear los detalles en las rdenes de despac%o
contra los detalles en las facturas.
1. 5e re!isan las facturas en cuanto a su e4actitud en <
1. 9antidades ?
(. recios ?
). 9lculos ?
&a factura es el r$cord oficial del cargo de la empresa a su cliente y es la base
sobre la cual el cliente remitir el pago de la misma. or lo tanto, es
absolutamente necesario que los errores, ya sean in!ertidos o fraudulentos,
sean descubiertos y rectificados antes de que la factura sea remitida. 6 menos
de que la factura sea c%equeada, se $sta dependiendo demasiado en la
capacidad de trabajo de una sola persona, la que se encuentra sujeta a la
falibilidad %umana y al error. 63n cuando las facturas se preparan
mecnicamente y los totales acumulati!os de las facturas sean calculados por
las mquinas de contabilidad, es necesario una re!isin pues la e4periencia
pues la e4periencia %a probado que tambi$n las mquinas cometen errores.
ueden seguir ingresos de operacin de la empresa que no sean por la !enta
de mercanc#as y se debe determinar que la empresa %a fortalecido los
procedimientos con medidas razonables de seguridad para garantizar que
todos los ingresos se anotan en las cuentas.
or ejemplo, en organizaciones period#sticas las principales fuentes de ingreso
son sus publicidad y la circulacin. ?eferente al ingreso de publicidad, los
procedimientos deben ser!ir para asegurar a la empresa de que todo el
material de publicidad que aparece en el per#odo es cargado a las cuentas de
los clientes o pagado por adelantado. &as agencias de publicidad llagan a
cuerdos con los peridicos para la interseccin de publicidad por cierto
per#odo de tiempo y determinados precios y los procedimientos referentes a la
preparacin y curso de las rdenes de insercin son algo comparables a las
rdenes de despac%o en las organizaciones industriales y mercantiles. .eben
establecerse procedimientos que aseguren que a los clientes se les carga por
todas la l#neas que tom el anuncio en el peridico. Tambi$n, se requiere que
determinados empleados comprueben el tama"o del anuncio en las !arias
emisiones del peridico para determinar que est cargando el tama"o
determinado y que los precios corresponden con las tarifas regulares o de
contrato acordes. En lo que respecta a los ingresos por circulacin, se deben
establecer controles eficaces para determinar el numero de peridicos
impresos y en!iados al departamento de franqueo de la correspondiente la
empresa para su en!i a los distribuidores u otros, los peridicos de!ueltos o
usados en el seno de la organizacin, etc. a fin de determinar la circulacin
neta pagada.
&os procedimientos referentes a la preparacin y anotacin de las notas d$bito
deben ser re!isadas con cuidado para determinar que la empresa tienen la
debida certeza de que las notas de d$bito por las cantidades apropiadas son
%ec%as con prontitud, que son contabilizadas en su totalidad, y que las
anotaciones de las cantidades incluidas en las cuentas indi!iduales son
propiamente controladas a tra!$s de los libros generales. &a 3ltima fase de los
procedimientos debe e!itar la posibilidad de que se cometan irregularidades
por dejar se asentar notas de cr$dito en los libros y despu$s apropiarse de los
ingresos correspondientes.
@. &as !entas 9B. ,pago contra entrega- se controla n en forma similar a las
!entas a cr$dito registrndolas en una cuenta de control, manejada por
personal independiente de la funcin de cobro ?
7. En caso negati!o e4isten procedimientos que aseguren <
1. El cobro contra entrega de la mercanc#a ?
(. Iue el producto de todas estas !entas ingrese oportunamente a la
empresa ?
&os embarques de mercanc#a bajo Dpago contra entregaE son algo similares a
las !entas al cr$dito en cuanto a que las mercanc#as saldrn de los predios de
la empresa antes de que el efecti!o sea recibido. 5in embargo, se deposita
confianza en qui$n efect3a la entrega ya sea un empleado de la misma
empresa, un camionero ajeno al negocio, una compa"#a de entregas
comerciales o el ser!icio de correo. Es necesario, por lo tanto, que se
mantengan un r$cord de las !entas de manera que se asegure el cobro de la
!enta de la mercanc#a o su de!olucin a manos de la empresa. Esto
usualmente no se puede %acer considerado que la mercanc#a est toda!#a en
in!entario mientras esta en trnsito, ya que la empresa no mantiene el mismo
control sobre las entregas como sobre las mercanc#as en su poder. or lo
tanto, al %acer el despac%o debe ser registrado como una !enta y una cuenta a
cobrar debe establecer. &a cuenta a cobrar establecer entonces un cargo que
podr ser eliminado solamente por el recibo del efecti!o, o por a!iso de la
de!olucin de la mercanc#a amparando por un reporte de recepcin asegurado
que la misma se de!ol!i al almac$n.
6dems, particularmente en los casos en que los mismos empleados de la
empresa son los que %acen los cobros, los procedimientos deben brindar
proteccin contra la retencin temporal de los cobros o la posibilidad de
manipular con los mismos. estos no es dif#cil en el caso de !erdaderas !entas
Dpago contra entregaE, donde el cobro debe efectuarse o de lo contrario la
mercanc#a no es entregada, porque el que entrega debe reportar el dinero del
cobro o de!ol!er las mercanc#as en el mismo d#a que las notas. &os
procedimientos de la empresa deben pro!eer una continua !igilancia de estas
anotaciones. En los casos de c%oferes , !endedores que es un caso parecido
al de las !entas de Dpago contra entregaE, es ms dif#cil asegurarse de que los
fondos procedentes de !entas se entreguen inmediatamente a la empresa. 5in
embargo, puede establecerse super!isin sobre ese tipo de empleado y
constantes conteos por sorpresa %ec%os por los auditores internos pueden
reducir al m#nimo las posibilidades de irregularidades. /$anse tambi$n las
notas a la siguiente pregunta <
3.3 CREDITOS :
1. &as personas autorizadas para aprobar notas de cr$dito son independientes
del <
1. .epartamento de !entas ?
(. .epartamento de cuentas por cobrarJ
). 9ajero ?
Es funcin del departamento de cr$ditos aprobar las cuentas de clientes como
satisfactorias desde el punto de !ista del riesgo, mantener una !igilancia sobre
los cobros y autorizar ajustes de cr$dito en las cuentas de clientes. El personal
de departamento de cr$ditos por lo tanto, no debe tomar parte en funciones
relacionadas con las !entas, con las cuentas a cobrar o con la caja, puesto
que en la ausencia de tal segregacin podr#an <
1. 6probar una !enta a un cliente cuyo cr$dito no fuera satisfactoria y, en el
caso de que la cuenta atrasara, esconder este %ec%o manipulando los libros
de cuentas a cobrar para encubrir el error.
(. 6propiarse de remesas de clientes y esconder la irregularidad suprimiendo
las gestiones de cobro y los a!isos de atraso en el pago.
En algunas organizaciones, los empleados del departamento de cr$dito estn
autorizados para %acer cobros a clientes o dic%os cobros son efectuados por
un departamento de cobranzas bajo la super!isin del departamento de
cr$ditos. En otras organizaciones, los !endedores pueden estar autorizados
para cobrar a los clientes de la empresa y en todo esos casos nace la duda
sobre qu$ medidas de seguridad %an sido tomadas para garantizar que todos
los cobros efectuados por el departamento de cr$ditos o cobranzas, o por los
!endedores, sean entregados rpidamente a la empresa. 'no de los ms
importantes resguardos en el impedir que esos empleados originen asientos
acreditando a las cuentas a cobrar de clientes e4cepto por cobros de efecti!o,
aunque este procedimiento no eliminar la posibilidad de que dic%os
empleados retengan temporalmente los fondos que %an cobrado. 9omo
medida adicional de seguridad debe adoptarse la prctica de en!iar a los
clientes e4tractos de cuenta mensualmente o %acer circularizaciones
peridicas de las cuentas de clientes a base de pruebas. /$anse las notas a
las preguntas ).2.7 %asta ).2.11.
(. &as notas de cr$dito por de!oluciones y rebajas son aprobadas por un
empleado que no tenga ingerencia en el recibo y contabilizacin de pagos
de clientes, o de cualquier otro ingreso de la empresa ? 5i tiene otras
funciones, e4pl#quelas.
&os empleados autorizados para ajustar los cargos de los clientes no deben
tener acceso a, o recibir, remesas de los clientes. 6 no ser que les niegue este
acceso, pudiera apropiarse de las remesas de los clientes y esconder la
irregularidad autorizando cr$ditos indebidos. 6l indagar esta fase del control
interno de contabilidad deben cubrirse los procedimientos que conducen a la
anotacin de los ajustes en las cuentas de los clientes. En los comentarios de
la pregunta ).).1, se menciona que las cancelaciones de las cuentas malas
deben ser re!isadas y aprobadas por escrito por un funcionario responsable y
que los empleados que anoten tales cancelaciones en los cobros deben
conocer claramente quienes estn autorizados para %acerlas, de modo que se
impida el que personas no autorizadas intenten aprobarlas. 8gualmente, los
procedimientos relacionados con ajustes a los cargos a las cuentas de los
clientes en relacin con la mercanc#a de!uelta, descuentos, ajustes de precios,
etc., deben brindar una seguridad una seguridad razonable en cuanto a la
integridad de dic%os cr$ditos y su en!i por correo al cliente contra la
e!idencia fe%aciente de la recepcin de la mercanc#a por la empresa
!endedora, aun cuando los ajustes de precio usualmente no deben %acerse sin
mediar alguna correspondencia con el cliente, y la participacin del
departamento de !entas en el ajuste de la reclamacin. 6dems, un cr$dito a
la cuenta de un cliente no es suficiente para esconder una irregularidad, a no
ser que tal cr$dito sea incluido en la cuenta de control en el mayor general. El
funcionamiento apropiado de las cuentas de control en el mayor general como
medio de control se discute en las notas a la pregunta ).2.(.
). &as de!oluciones de mercanc#a llegan todas al departamento de recibo
,Godega- y las notas de cr$dito respecti!as estn respaldas por informes de
dic%o departamento ?
&a mercanc#a de!uelta por clientes debe recibirse a tra!$s del departamento
de recibo para asegurarse de que la entrada de la mercanc#a es anotada
propiamente y que e4isten medios de controlar la mercanc#a por si misma. 6 no
ser que las mercanc#as sean recibidas, contadas y reportadas por el
departamento recibo, podr#an ser sustra#das y nunca anotadas en los libros.
ara que estos procedimientos sean efecti!os, el personal del departamento
de recibo, por lo tanto, no debe tomar parte en las anotaciones en los mayores
de las cuentas de los clientes, o en la preparacin o anotacin de cuantas en
los mayores. 5i no, estar#an en posicin de recibir y sustraer mercanc#a
de!uelta y esconder este %ec%o anotado un cr$dito en las cuentas de los
clientes, cancelado con un cargo a gastos. .ebe en!iarse un informe de la
mercanc#a de!uelta que muestre su cantidad y condicin al departamento de
cr$dito que lo usar como base para aprobar el cr$dito a la cuenta del cliente.
E!identemente, los procedimientos deben asegurarse de que la mercanc#a
de!uelta sea entrada de nue!o en los libros como in!entario.
+. El departamento de contabilidad controla num$ricamente o en otra forma,
todas las notas de cr$dito y se cerciora que est$n debidamente
respaldadas ?
'na nota de cr$dito sir!e para reducir el importe de las cuentas a cobrar
pendientes de cobro y del efecti!o que en definiti!a se cobrar. Es esencial,
por lo tanto, que todas las notas de cr$dito preparadas y pasadas a las
cuentas est$n debidamente autorizadas y que se controlen satisfactoriamente
despu$s de anotadas en los libros. El prenumerar los modelos que %an de
usarse permiten un modo rpido de conocer que las copias de todos los
cr$ditos aprobados pueden ser inspeccionadas y !erificadas y que dic%os
cr$ditos son correctos y estn propiamente justificados. En ausencia de dic%a
prenumeracin, un empleado podr#a iniciar y pasar un cr$dito y despu$s de
destruir los documentos correspondientes, %aciendo muy dif#cil que luego se
pueda descubrir o identificar la fuente del asiento incorrecto.
3.4 OTRAS CUENTAS POR COBRAR
1. 5e informa al departamento de contabilidad acerca de los reclamos por
da"os en transporte, p$rdidas aseguradas, etc. tan pronto se conocen ?
El objeto de esta pregunta es cerciorarse si se %an pro!isto medios para la
anotacin de los reclamos pendientes por da"os de transporte, p$rdidas
aseguradas, etc. a fin de que puedan seguirse en el futuro y los reclamos
contabilizados satisfactoriamente por personas que no tengan acceso a los
fondos que se recibirn posteriormente por la compa"#a.
&as cuentas a cobrar por la compa"#a por razn de las !entas efectuadas en el
curso normal del negocio, usualmente estn sujetas a procedimientos
organizados que siguen una rutina establecida y son susceptibles de
comprobacin y control. El caso a que se refiere esta pregunta, aunque pueda
ocurrir con alguna frecuencia, se aparta en cierto sentido del curso normal de
las operaciones del negocio y es por consiguiente ms dif#cil de contabilizar o
de controlar. 5i se notifica al departamento de contabilidad de un reclamo
pendiente , puede anotarse el reclamo con alg3n importe razonable y as#
pro!eer un punto de referencia para determinar posteriormente que sea
dispuesto satisfactoriamente de la partida. 5in embargo, aunque los
procedimientos puedan e4igir que el departamento de contabilidad sea
informado de estos reclamos, es posible que las personas que las inicien
puedan ser negligentes en informar al departamento de contabilidad, ya que
no %ay medios por los cuales se descubra tal omisin. En efecto, cualesquiera
que proyectara una mal!ersacin de fondos, naturalmente, no a!isar#a al
departamento de reclamos de transporte o de seguro que %ayan promo!ido el
asunto. El auditor debe, por lo tanto, %acer pruebas de los arc%i!os de los
departamentos de reclamos, seguros y otros, que le satisfaga en cuanto a que
los reclamos son atendidos con la negligencia razonable y que los pagos
correspondientes son depositados a nombre de la compa"#a.
(. 5i los residuos son importantes, se separan y controlan tan pronto
ocurren ?
). todos los despac%os de desperdicios y sobrantes de materiales
pro!enientes de las cuentas arriba indicadas sean debidamente
registradas ?
El control de los desec%os de materiales y de los ingresos que se deri!an de
su disposicin, estn entre los problemas ms dif#ciles que se encuentran en
una auditor#a. Esta situacin surge, en la mayor#a de los casos, debido a que
el desec%o en s# tratado como desperdicio y se %ace poco o ning3n intento
para mantener un r$cord del material que se produce como desec%o. 5i no se
establece alg3n r$cord es !irtualmente imposible controlar adecuadamente los
ingresos que se produzca de su !enta. Hrecuentemente ocurre que se %acen
arreglos con agentes e4teriores para la disposicin de los desec%os y las
cantidades cobradas de ellos se acreditan a ingresos cuando se reciben y
consignan. Esta situacin ofrece abundantes posibles de fraude. En ausencia
de controles satisfactorios la empresa no puede tener seguridad de que todo el
desec%o que se produce es contabilizado, que las !entas del mismo son
anotadas, que los precios obtenidos son los adecuados o que los pagos
efectuados por los compradores se consignan a nombre de la empresa.
'n control adecuado de desec%os debe empezar en el mismo momento en que
estos surgen en el proceso de produccin. &os procedimientos deben pro!eer
para que el desec%o sea anotado en las cuentas de in!entario, las cuales
deben mostrar el tipo y cantidad de desec%os que se produce. El desec%o
deber segregarse f#sicamente y el control f#sico del mismo deber ser igual
que el ejercicio en los productos regulares. El desec%o es un efecto una
partida de in!entario pero, debido a su #ndole de poca importancia,
cualesquiera puede apropiarse indebidamente del mismo ms fcilmente que
los productos regulares. 'n a !ez que el desec%o se anota en los r$cords, el
control del mismo deber incluir todos los elementos normalmente aplicados a
los in!entarios de los productos regulares de la empresa.
Bcurre frecuentemente que, debido a su #ndole y al %ec%o de que su !enta
usualmente se negocia con los agentes de desec%o, las !entas de $ste se
%acen por el departamento de compras ms bien que por el departamento de
!entas. 6unque $sta situacin tiene ciertos elementos de deficiencia, los
mismos pueden ser contrarrestados en una e4tensin considerable,
establecido controles adecuados sobre contabilizacin para la disposicin del
desec%o. Estos controles deben incluir <
1. las salidas de los desec%os de los predios de la empresa deben ser
autorizados siempre mediante una orden de despac%o aprobada por
un empleado que no lle!e los subFmayores de cuentas a cobrar ni
que inter!engan en el manejo o contabilizacin del efecti!o recibido.
(. 'na copia de esta orden de despac%o mostrando las cantidades
despac%adas debe en!iarse directamente del departamento de
despac%o al departamento de facturacin y ser!ir como base para
%acer la factura al comprador de los desec%os.
). &os precios obtenidos por el desec%os deben ser re!isados
peridicamente por empleados que no tomen parte en el proceso de
produccin ni en negociaciones para su disposicin. &os precios
deben ser c%equeados contra los pagos que se reciban y las
cotizaciones del mercado al momento de su disposicin. 5i es
posible, deben solicitarse ofertas selladas por los desec%os
disponibles para la !enta y las ofertas que se reciban deben ser
re!isadas por el departamento de contabilidad.
2. &os anticipos y pr$stamos a empleados son autorizados por un funcionario
responsable ?
1. &os saldos a cargo de empleados son re!isados peridicamente ?
&a administracin es responsable de usar los fondos de la empresa en la
operacin del negocio para cual se organiz y tener segura y
pro!ec%osamente in!ertidos los fondos que no se necesiten utilizar
inmediatamente. .esde este punto de !ista, los anticipos a funcionarios y
empleados pueden constituir una utilizacin inadecuada de los fondos de
modo que no respondan a los mejores intereses de la empresa y, aunque en
ciertas condiciones estos anticipos son permisibles y de %ec%o ine!itables, en
el mejor de los casos son pri!ilegios otorgados a los indi!iduos a quienes se
les da al anticipo. or estas razones los anticipos a funcionarios y empleados
no deben ser %ec%os sin la aprobacin de un funcionario a qui$n le %a sido
otorgada esta autorizacin. En ser %ec%os sin la aprobacin de un funcionario
a qui$n le %a sido otorgada esta autorizacin. En los casos de cantidades
importantes, los anticipos pueden requerir la aprobacin de la junta directi!a.
@. &os ajustes o cancelaciones de otras cuentas por cobrar son aprobados por
un empleado diferente del que efect3a la <
1. 6utorizacin ?
(. *egociacin ?
). 9obranza ?
las personas que autorizan el despac%o de mercanc#as a clientes o que son
responsables de seguir en el futuro y cobrar saldos deudores, no deben tener
poder para aprobar las cancelaciones de las cuentas. .e otro modo seria
posible %acer una arreglo des%onesto con el cliente o, en la ausencia de
medidas de seguridad en cuanto al efecti!o que se recibe, el obtener y
apropiarse indebidamente de las remisiones de los clientes y en cada caso de
encubrir la irregularidad cancelado contra gastos el saldo pendiente de pago
de las cuentas. 6s# mismo, si una sola persona pudiera autorizar y aprobar la
cancelacin de otras cuentas por cobrar, ser#a posible obtener adelantos de
mercanc#a u otros acti!os y transferir los acti!os a una cuenta de otras cuentas
por cobrar, la cual ser#a cancelada contra gastos, por lo tanto, las personas
que tienen poder para autorizar, negociar o cobrar cuentas no deben tener
autoridad para aprobar las cancelaciones de los saldos pendientes.
7. El sistema pro!ee un m$todo adecuado para registrar en los libros
anticipadamente el producto peridico de alquileres, regal#as, intereses y
otros ingresos !arios ?
5i la compa"#a tiene propiedades que producen arrendamientos, !alores que
de!engan intereses, etc., la acumulacin de estos ingresos antes de
efectuarse su cobro es necesaria para que las cuentas se muestren
correctamente. &a anotacin del ingreso cobrable antes de que se cobre, sin
embargo, sir!e tambi$n como una medida de seguridad para asegurar que el
ingreso que se debe a la empresa es recibido y acreditado a su cuenta. &os
ingresos por !entas y otras operaciones normales de la empresa estn
ordinariamente sujetos a !arios m$todos de control in%erentes a las
operaciones normales del negocio. El recibo de ingresos ajenos a la operacin
usual, sin embargo, esta generalmente fuera de la rutina normal del negocio y
es, por lo tanto, posible que el ingreso o se pierda, ya sea por inad!ertencia o
por fraude. 5i el ingreso no se acumula antes de que sea recibido, no %abr
r$cord del mismo %asta que sea recibido y consignado. Gajo estas
circunstancias, una persona con conocimiento de los procedimientos puede
apropiarse de los ingresos mencionados y por un tiempo al menos esconder la
irregularidad. El procedimiento de acumular el ingreso antes de que sea
recibido pro!ee una cuenta por cobrar en los libros la cual, si no es liquidada,
debe poner a los funcionarios de la empresa en conocimiento de cuales
ingresos adecuados no %an sido acreditados a la empresa.
El establecimiento de un control adecuado sobre los cobros de los ingresos
!arios ajenos a la operacin usual, puede ser e4tremadamente dif#cil. or
ejemplo <
En una compa"#a que era due"a de e4tensas tierras petroleras y de
concesiones, las superficies de las tierras fueron arrendadas a culti!adores de
arroz cazadores del almisclero. 6lgunas de estas propiedades no eran
accesibles por medios de transporte adecuados y el cobro de las arriendos se
%acia por empleados de la compa"#a que operaban en ese territorio. =uc%as
de las concesiones especificaban un arriendo fijo en efecti!o, pero otras
indicaban el pago del arrendamiento basado en una porcin estipulada de los
ingresos de las !entas de pieles. .onde la concesin e4ig#a como pago un
arriendo fijo en efecti!o, la compa"#a no tendr dificultad en determinar las
cantidades a recibir y en el caso de no recibir las remesas se e4ig#a una
e4plicacin . en el caso de otras concesiones, sin embargo %ab#a una dificultad
practica en determinar las cantidades adecuadas bajo las condiciones de los
acuerdos. Es ms, con respecto a las concesiones por las cuales se e4ig#a un
arriendo fijo en efecti!o,, la compa"#a no ten#a seguridad definiti!a de que
todos los contratos contraidos por sus empleados con los concesionarios
fueran reportados a la oficina principal. Gajo estas circunstancias era
e4tremadamente dif#cil, si no del todo imposible, el establecer un control
efecti!o sobre estas operaciones y algunos m$todos indirectos tendrn que ser
empleados para efectuar al menos una comprobacin parcial en las mismas.
En este caso particular, se sugiri que otros empleados de la compa"#a
familiarizados con las condiciones del territorio en el cual la compa"#a %ab#a
concedido superficies de tierras, fueran instruidos para %acer estimados de las
cosec%as y, si fuera posible, c%equear las acti!idades de los cazadores. 6
estos empleados se los e4ig#a reportar sus a!eriguaciones a la oficina principal
del cliente.
3. REGISTRO :
1. El departamento de cuentas por cobrar funciona independiente de los
departamentos de <
1. .espac%os ?
(. Hacturacin ?
). 9obranzas ?
5e %an mencionado que los empleados de los departamentos de despac%os y
facturacin no deben tener parte !ital en los procedimientos que originan
asientos en los registros de cuentas por cobrar. 6 la in!ersa, los empleados de
cuentas por cobrar no deben ser parte !ital en los procedimientos de
despac%os o la facturacin, ni tampoco se les debe permitir el efectuar
asientos en el registro de ingresos de caja o anotar o %acer que se anote un
asiento en la cuenta de p$rdida por deudas malas u otra cuenta de gastos.
.ebe ser e!idente que los empleados o funcionarios que tienen autoridad para
originar asientos acreditando a las cuentas por cobrar de los clientes no deben
manejar ingresos de caja.
&as irregularidades en la caja pueden ser cometidas por empleados que
tengan acceso a los registros de cuentas por cobrar aunque los mismos no
tengan autoridad para efectuar cobros. or ejemplo, antes de que los c%eques
sean consignados en el banco, las remisiones se comprueban frecuentemente
por los tenedores de libros para !er que las mismas cubren los cargos que los
clientes desean abonar. En un caso se obser! que, a pesar de que la
correspondencia era abierta por los empleados eran en!iados por ellos al
cajero para anotarlos en el registro de caja y consignarlos en el banco, el
cajero antes de %acer la entrada y la consignacin. .eba los c%eques a los
tenedores de cuentas por cobrar para comprar el total de los c%eques contra el
total de los cargos cubiertos por las remisiones. El cajero no reten#a una
relacin de los c%eques por el a los tenedores de las cuentas por cobrar, y
como los que abr#an la correspondencia no preparaban una lista de los cobros
recibidos, la compa"#a no tenia seguridad de que todos los cobros eran
de!ueltos al cajero. 9omo quiera que el empleado que super!isaba a los
tenedores de las cuentas por cobrar ten#an autoridad para originar asientos
acreditando las cuentas de los clientes, la oportunidad para irregularidades era
grande.
6lgunas de las compa"#as reciben c%eques postFfec%ados de sus clientes.
Bcasional mente estos c%eques permanecen en poder de otra persona que no
es el cajero, y son en!iados a el para consignarlos en la fec%a indicada. 9omo
una medida de seguridad contra el uso irregular de los c%eques postFfec%ados,
estos nunca deben ser entregados a la custodia de un empleado que tenga
autoridad para originar asientos acreditando las cuentas de los clientes. 'n
control sobre estos c%eques, o cualquier otro c%eque no consignado
inmediatamente, debe ser mantenido por el departamento de contabilidad.
(. &as cantidades que se registran en la cuenta de control, son suministradas
por alguien diferente de quien maneja las cuentas por cobrar ?
&os siguientes comentarios se aplican no solamente a la cuenta de control de
las cuentas por cobrar, sino a las cuentas de control general.
El t$rmino de Dcuentas por cobrarE indica que la cuenta debe ser mantenida
para que sir!a como un medio de fiscalizacin. &a palabra DcontrolE es definida
en el diccionario como sigue < Dejercer poder de direccin, gu#a o de restriccin
sobre y cualquier cosa que proporcione un estndar de comparacin o los
medios de !erificacin. D6 fin de ejercer al poder de direccin, gu#a o direccin,
gu#a o restriccin, la persona o cosa in!estida con dic%o poder debe ser
independiente de la persona o cosa que es dirigida, guiada o restringida. &as
cuentas de control, por lo tanto, para cumplir con la idea que su designacin.
8mplica que deben ser construidas independientemente de cualquier influencia
de los tenedores de libros a los cuales ellas deben de !erificacin, y no
podr#an ser considerados ms que como un sumario de asientos que aparecen
en los registros subsidiarios. ara determinar si las cuentas de control
cumplen con la idea para la que fueron originadas, se deben %acer
indagaciones concernientes al origen de los asientos en dic%as cuentas y
%asta que e4tremo la e!idencia que aparece amparado dic%os asientos esta
sujeta a una comprobacin antes de que los asientos sean anotados en el
mayor general. &a naturaleza de algunos r$cords subsidiarios, tales como
registros detallados de propiedades. ueden requerir que sean de m4ima
utilidad a la organizacin, se mantengan en uno de los departamentos de
operaciones sobre el cual el departamento de contabilidad no tenga
super!isin. Tales registros son frecuentemente necesitados por el personal de
operaciones y para asegurar el mantenimiento apropiado de los mismos es
frecuentemente necesario que sean lle!ados por empleados relacionados con
el departamento de operaciones. &a localizacin f#sica de los registros, sin
embargo, no es importante siempre y cuando los mismos est$n propiamente
super!isados por el departamento de contabilidad. udiera ser con!eniente
asignar empleados para lle!ar los registros que sean miembros del
departamento de contabilidad. 'n control apropiado presupone que las
entradas en las cuentas de control no sean asentadas en los libros solamente
con el a!iso del departamento de operaciones, sino que las operaciones sean
efecti!amente comprobadas antes de ser entradas en las cuentas de control.
.ebe comenzar las a!eriguaciones sobre el correcto funcionamiento de las
cuentas de control al originarse la operaciones a fin de determinar temprano el
lugar ms apropiado en los procedimientos donde el canal, a tra!$s del cual
las operaciones fluyen, deben di!idirse para que estas lleguen por una parte a
las cuentas de control y por la otra a los registros subsidiarios, sin que la una
%aya sido influenciada por la otra. En algunas casos, el canal conducir
directamente a las cuentas de control y, despu$s que las operaciones %ayan
sido anotadas en las mismas, la informacin necesaria para ejercer los
asientos en los registros subsidiarios se en!#a por el departamento de
contabilidad al departamento a cargo de los registros subsidiarios.
En ciertas operaciones de anotacin, los diarios de operaciones tales como
!entas o pagos de caja se preparan simultneamente a las operaciones de
asiento en los registros detallados. En estos casos, el control pre!io de los
totales de los asientos deben ser preparados independientemente de los
tenedores de los registros subsidiarios antes de que los mismos reciban los
datos que originan los asientos, y el control de los totales deben ser en!iados
directamente al tenedor de libros a cargo del mayor general. &a operacin de
las maquinas ordinariamente produce un total de las anotaciones detalladas y
este total puede concordarse con la cifra del total del control pre!io
anteriormente establecido, pero no debe ser aceptado como substituto del
mismo.
*o es factible describir en detalle los !arios procedimientos necesarios para
asegurar la fiscalizacin adecuada por las cuentas de control sobre los
registros subsidiarios, al !ariar tales procedimientos con el tama"o y tipo de la
organizacin, el n3mero de los empleados disponibles, la naturaleza de los
registros subsidiarios y el tipo de la operacin. En todo caso, sin embargo, el
problema de las cuentas de control merece cuidadosa consideracin y deben
%acerse a!eriguaciones sobre el funcionamiento con !ista a determinar si los
asientos en tales cuentas pueden ser y son comprobados en cuanto a su
propiedad por el departamento responsable del mantenimiento de estas
cuentas.
). Todos los asientos en las cuentas indi!iduales del cliente son registrados
3nicamente con base en copias de las facturas de !entas, recibos de caja y
otros documentos debidamente autorizados ?
El propsito de esta pregunta es determinar si los procedimientos establece
que solo documentos de fuentes debidamente autorizados pueden usarse para
entrar anotaciones en los libros de cuentas por cobrar, de modo que dic%os
libros representen correctamente las cantidades que adeudan los clientes. 6
pesar de la !alidez de dic%os procedimientos, sin embargo, nada impide a un
tenedor de libros el anotar una operacin no autorizada en una cuenta
determinada en cualquier momento. &a efecti!idad de los procedimientos que
requiere que solo documentos autorizados se utilicen, por tanto, depende en
gran de los otros procedimiento esta interrelacionada estrec%amente con la
segregacin estricta del mantenimiento de las cuentas de control del
mantenimiento del mayor subsidiario, tal como se indica en los comentarios de
la pregunta anterior. 5i las dos funciones se segregan cuidadosamente se
descubrir en sus primeras etapas cualquier asiento indebido en el mayor
subsidiario mientras que si los tenedores de libros del mayor subsidiario
entregan los totales de DcontrolE al tenedor de libros del mayor general es
posible esconder irregularidades por un periodo de tiempo ms e4tenso.
+. 5e preparan regularmente balances de prueba de las cuentas por cobrar y
el encargado conser!a los papeles de trabajo ?
2. .ic%os balances son reconciliados con la cuenta de control en el mayor
general, un por empleado distinto del encargado de las cuentas por cobrar ?
1. 'n empleado distinto del encargado del registro de las cuentas por cobrar
re!isa las sumas y compara el balance de prueba de clientes contra las
cuentas indi!iduales para determinar que las partidas relacionadas est$n
respaldadas por cuentas en libro au4iliar ?
los balances de prueba de los mayores subsidiarios son un recurso para
determinar que el total de los saldos de los mayores subsidiarios est de
acuerdo con el saldo de la cuenta de control del mayor general, y de este
modo el balance de prueba constituye una comprobacin de ciertas fases del
trabajo de los empleados que lle!an los libros subsidiarios. 6 fin de lograr este
ultimo propsito, sin embargo, es necesario que : a- 5e tomen balances de
prueba a inter!alos frecuentes razonables, b- El total de los saldos que
aparecen en el balance de prueba se fiscalice y compruebe con el saldo que
aparece en la cuenta de control respecti!amente por un empleado distinto del
que lle!a el mayor subsidiario, c- &as partidas en el balance de prueba se
comparen contra los saldos de las cuentas en el mayor subsidiario por una
persona distinta del empleado que lle!e este ultimo, y d- que las diferencias se
e4pliquen no solo a satisfaccin del tenedor de libros del mayor subsidiario,
sino tambi$n a la del empleado que lle!a el mayor general. &as diferencias
entre la totalidad de los saldos del mayor subsidiario y el saldo en la cuenta de
control del mayor general pueden indicar la e4istencia de irregularidades y, por
esta razn, esas diferencias deben in!estigarse muy cuidadosamente. &a
prctica, si e4istiera, de ajustar las diferencias entre estos dos libros, no
importa cuan peque"as sean, debe ser desaprobada. El importe de las
diferencias el importe !erdadero de la irregularidad, pero puede ser la
diferencia neta de d$bitos y cr$ditos relati!amente grandes. En las
organizaciones que tienen un sistema satisfactorio de control interno de
contabilidad, debidamente utilizado, tales diferencias se debern
principalmente a ineficacias de empleados pero, por el efecto psicolgico que
ejerce sobre los empleados, resultan esenciales una in!estigacin cuidadosa y
la e4plicacin de las diferencias.
&a efecti!idad de los procedimientos anteriores depende considerablemente
de los procedimientos que dan lugar a los asientos en las cuentas de control
del mayor general, los cuales se discuten en relacin con la pregunta ).2.(.
@. 5e prepara peridicamente un anlisis por edades de las cuentas por cobrar
y este anlisis es re!isado por un empleado que <
1. *o toma parte en el recibo de fondos de la empresa ?
(. no participa en la aprobacin o concesin de cr$ditos ?
El objeto de esta pregunta es determinar si los saldos no pagados se re!isan
peridicamente para ejercer accin inmediata contra las cuentas atrasadas.
Estos procedimientos deben ser!ir tambi$n para descubrir irregularidades que
impliquen centrifugas o manipulaciones de ingresos de caja, ya que este tipo
de irregularidades podr#a in!olucrar el dejar de anotar en los registros
apropiados pagos contra las cuentas cobre las cuales se %ayan recibido
cobros. El cobro, o la gestin de cobro realizada contra estas cuentas,
descubrir#a que el pago %a sido efectuado.
ara ser efecti!a, la re!isin de las edades de las cuentas debe ser %ec%a por
alguien que no tome parte en el manejo o anotacin de los cobros de caja. 5i
un empleado que tu!iera acceso a los cobros de caja y manipulara con los
mismos realizara la funcin de re!isar las cuentas, de seguro estar#a mas
interesado en esconder las irregularidades que en descubrirlas. 6simismo, la
re!isin del balance de prueba por edades debe incluir siempre, al m+enos
sobre una base de pruebas, la comparacin de las edades debe %a sido %ec%a
correctamente, comprobando las sumas del balance y concord el total con la
cuenta de control del mayor general para asegurarse de que todas las cuentas
%an sido incluidas.
&a persona que aprueba los cr$ditos a los clientes est en una situacin
apro4imadamente igual a aquella que tiene acceso al efecti!o. En efecto, al
empleado a cargo de esta funcin no debe confirsele la re!isin de
irregularidades en las cuentas.
7. 5e en!#an peridicamente e4tractos de cuentas a los clientes ?
;. En caso afirmati!o, e4isten procedimientos para pre!enir que antes de su
introduccin en el correo se produzcan alteraciones o interseccin por
personas que tengan acceso a las remesas o pagos de clientes ?
'no de los modos ms satisfactorios de probar loa correccin de las cuentas
de clientes es comunicarse directamente con el deudor inquiriendo sobre la
e4istencia de deuda, y desde el punto de !ista del control interno de
contabilidad, dic%a confirmacin debe ser un medio efecti!o de describir
irregularidades. &o anteriormente e4puesto se refiere primordialmente a la
confirmacin de letras y cuentas por cobrar por contadores p3blicos
independientes, pero desde el punto de !ista de la empresas el en!iar por
correo e4tractos mensuales a los clientes sir!e sustancialmente para el mismo
fin, y si es lle!ado a cabo de modo efecti!o, debe dar los mismos resultados. El
objeto principal de esta pregunta, por lo tanto, es determinar la efecti!idad de
los procedimientos referentes al en!#o por correo los e4tractos a los clientes.
&as irregularidades, si e4isten, su repoeticin. or lo tanto, los e4tractos de los
clientes deben ser mandados por correo a fin de cada mes o inmediatamente
despues para que este procedimiento sea efecti!o la empresa debe tener una
seguridad razonable de que, a- el e4tracto refleja correctamente los detalles
del saldo del cliente, b- llega al cliente al cual se en!#a. En !ista de que el
e4tracto de cuenta del cliente es una comprobacin del trabajo de los
empleados que realizan deberes en relacin con el efecti!o y las cuentas por
cobrar. En ning3n caso persona alguna que tenga acceso directo a las
remesas de los clientes deber estar posicin de poder interceptar los
e4tractos. En las organizaciones mayores, las anotaciones en las cuentas de
los clientes se %acen a menudo por medio de mquinas y los e4tractos son
frecuentemente copia e4acta de las %ojas de cuentas y estn listas para
en!iarse tan pronto como el ultimo asiento en la cuenta, %aya sido anotado. En
dic%os casos, sin embargo, los tenedores de libros raramente realizan otra
funcin que no sea la de anotar en las cuentas de los clientes.
&os e4tractos de cuentas mensuales deben en!iarse por correo a cada cliente
que tenga saldo pendiente en los libros a fin de mes y las razones que se
deduzcan en contra de esta medida deben ser in!estigadas con sumo cuidado.
En algunas entidades los e4tractos no se en!#an por correo a aquellos clientes
cuyas cuentas %ayan permanecido inacti!as durante el mes pero los as#
llamados saldos inacti!os pueden muy bien ser los mismos en los cuales
e4istan irregularidades. En organizaciones con un rpido mo!imiento en las
cuentas por cobrar, los e4tractos de los clientes pueden en!iarse 3nicamente
si las cuentas estn atrasadas en su pago. En dic%os casos los procedimientos
deben asegurarse el rpido en!#o por correo de los e4tractos tan pronto como
las cuentas se atrasen.
Hrecuentemente los e4tractos de cuentas se someten al departamento de
cr$ditos o cobranzas para ser re!isados antes de ser en!iados por correo a los
clientes y en dic%os casos los procedimientos deben asegurar el rpido en!#o
por correo de los e4tractos tan pronto como las cuentas se atrasen.
En el csaso de una comp"ia con !arias sucursales, se manten#an duplicados
de las cuentas de clientes en la oficina principal. &os empleados locales del
departamento de cr$dito ten#an autoridad para efectuar cobros de los clientes
y dic%os cobros deb#an ser consignados en una cuenta del banco local sujeta
a desembolso solo por la oficina principal. &os e4tractos mensuales eran
preparados por empleados en la oficina principal y en!iados a los empleados
del departamento de cr$ditos de la sucursal para ser en!iados por correo.
=ientras este procedimiento era considerado recomendable por la compa"#a
por razones de pol#tica, desde el punto de !ista de control interno de
contabilidad. El procedimiento era e!identemente inecfecti!o. &a compa"#a
posteriormente emple los ser!icios de un !iajero cuyo programa incluida
circularizaciones peridicamente emple los ser!icios de un auditor !iajero
cuyo programa inclu#a circularizaciones peridicas de las cuentas por cobrar.
9omo es importante que los e4tractos de clientes sean puestos en el correo
prontamente despu$s del cierre del mes, todo empleado disponible puede
ayudar a preparar los e4tractos para ser en!iados por correo, particularmente
en las organizaciones ms peque"as. El efecto de debilitacin de esta prctica
en el sistema de control interno de contabilidad puede corregirse algunas
!eces con una asignacin cuidadosa de los deberes de los distintos
empleados que participan en la preparacin, comprobacin y en!#o por correo
de los e4tractos.
10. &as respuestas de los clientes referentes a diferencias de cualquier
orden, son recibidas directamente e in!estigadas por alguien distinto de <
1. El encargado de cuentas por cobrar ?
(. El cajero ?
&as diferencias reportadas por los clientes pueden ser las primeras indicadas
de la e4istencia de irregularidades y la in!estigacin de dic%as diferencias no
debe ser confirmada, por lo tanto, a un empleado que a tra!$s de sus
cone4iones con funciones relacionadas con el efecti!o do con las cuentas por
cobrar pudiera ser responsable de las diferencias. 6 menos de que las
diferencias sean reportadas a, o in!estigacin por, empleados adecuados no
se obtiene la m4ima efecti!idad de la prctica de en!iar e4tractos mensuales
por correo a los clientes. Es igualmente importante determinar la manera por la
cual las diferencias que pudiera reportarse a los auditores internos sean
tomados en consideracin por ellos y la re!isin de los reportes de los
auditores internos deber arrojar informacin sobre este punto.
11. 5e confirma peridicamente los saldos de clientes por parte <
1. El departamento de auditor#a interna de la compa"#a ?
(. 6lguien independientemente del encargado de cuentas por cobrar y
del cajero ?
&a circularizacin de las cuentas puede arrojar un numero mayor de
diferencias que las reportadas como resultado de en!iar e4tractos mensuales,
porque en muc%o s casos, los e4tractos son tratados como material de rutina y
no reciben la misma atencin de parte del cliente como una solicitud formal de
confirmacin de saldos. &as circularizaciones deben ser %ec%as por
empleados que no tengan cone4in con las cuentas por cobrar ni con los
procedimientos de caja, y en organizaciones mayores este trabajo es
usualmente realizado por el departamento de auditor#a interna o por los
auditores !iajeros.
&os procedimientos prescritos por la compa"#a para efectuar circularizaciones
deben ser cuidadosamente in!estigados con !ista a e!aluar su efecti!idad. En
un caso sucedi que el auditor !iajero discuti con el empleado de cr$ditos la
lista de las cuentas que el auditor %ab#a seleccionado para circularizar. El
empleado de , sin embargo, sugiri que ciertas cuentas fueran eliminadas de
la lista, basndose en que circunstancias peculiares, que fueron e4plicadas a
la satisfaccin del auditor, %ac#a la confirmacin de dic%os saldos no
aconsejables. 5e descubri ms tarde que e4ist#an irregularidades en las
cuentas que el empleado de cr$ditos pidi al auditor que no circularizara.
3.! COBRANZAS
1. &as funciones del cajero son independientes de las funciones de :
1. Embarque ?
(. Hacturacin ?
). ?egistros de los au4iliares de cuentas por cobrar ?
(. &os ingresos de caja son recibidos directamente por el cajero, antes de que
paseen por <
1. El encargado de cuentas por cobrar ?
(. 6lguien responsable por las funciones de tenedur#a de libros o
facturacin ?
9on referencia a la pregunta (.1.1 se se"alo que el cajero no deb#a tomar
parte en los procedimientos que originan entradas en las cuentas a las cuales
los cobros son acreditados. Es por lo tanto necesario que otros empleados
sean similarmente impedidos de mal!ersar fondos y esconder la irregularidad
%aciendo entradas fraudulentas en las cuentas. &os procedimientos deben por
lo tanto, pro!eer que los empleados de los departamentos de cuentas por
cobrar y facturacin, independientemente de estos departamentos .
a fin de tener la seguridad de que todos los cobros de la compa"#a son
anotados y consignados con rapidez, es necesario a !eces, establecer el
control en el punto donde primeramente son recibidos : esto es, en el cuarto de
la correspondencia, %aciendo que se prepare una lista de los cobros en dic%o
lugar. &a preparacin de las listas debe delegarse a los empleados
encargados de abrir la correspondencia y los mismos no deben tener cone4in
alguna con la anotacin de operaciones de caja, ya sea en el libro de caja en
los registros de clientes. Es ms, los procedimientos deben pro!eer para que
%aya al menos dos empleados presentes al momento de abrir la
correspondencia, para asegurar que se relacionan todos los cobros : y la lista
no debe manipularse por empleados que tengan cone4in alguna con la
anotacin de las operaciones de caja, antes de que la lista %aya cumplido el
objeti!o para el cual se prepar originalmente. &os procedimientos deben
pro!eer para una comparacin de las partidas indi!iduales que aparecen en la
lista con las entradas efectuadas en el libro de caja y con las partidas
relacionadas en la %oja original de la consignacin y esta comparacin debe
%acerse preferentemente por un miembro del departamento de contabilidad y
en todo caso por un empleado que tenga cone4in con las operaciones de
caja.
En una organizacin peque"a donde la di!isin de los deberes est limitada,
la lista de los cobros recibidos, si se usa debidamente, constituye una
importancia medida de seguridad, pero en las organizaciones mayores donde
la di!isin de los deberes puede ser ampliada considerablemente y otras
sutilezas pueden ser introducidas en el sistema control interno de contabilidad,
la preparacin de la lista de los cobros recibidos puede resultar superflua. 6 fin
de, por lo tanto, determinar el !alor de la lista de remesas recibidas es
necesario determinar si la lista establecer, o no, medidas de seguridad no
estipuladas por otros procedimientos de la compa"#a. Es ms, %ay
organizaciones donde la preparacin de la lista de remesas recibidas puede
ser impracticable, y en estos casos la proteccin que debe deri!arse de la
correcta preparacin y uso de la lista debe buscarse en otros procedimientos.
). El cajero tiene a su cargo la custodia de los ingresos desde que reciben en
su departamento, %asta su depsito en el banco ?
+. en caso de que entregue los c%eques al encargado de cuentas por cobrar,
el cajero prepara una lista ?
El objeto de estas preguntas es determinar si los controles que se %an
establecido antes de que el cajero reciba los ingresos de caja se mantienen
continuamente durante el tiempo %asta que los ingresos se consignan en el
banco. 5i se %a establecido un control adecuado %asta el punto en que el
cajero obtiene la custodia de la remesa, su efecto puede perderse si con
posterioridad se permite acceso a las remesas a personas que est$n en
posicin de mal!ersar el efecti!o y encubrir la irregularidad anotando asientos
en las cuentas, tal situacin se encuentra con frecuencia donde el cajero
recibe las remesas en primera instancia, pero las entrega luego a fin de que
los pagos puedan aplicarse contra las partidas pendientes. *ormalmente, las
remesas se de!uel!en entonces al cajero para su consignacin. &os a!isos de
remes, ms bien que la remesa misma, deben en!iarse directamente al
departamento de cuentas por cobrar, bien por aquellos que abren la
correspondencia o por el mismo cajero si el es el primero que tiene acceso a
los remesas. 5in embargo, puede suceder que el a!iso de remesa forme parte
de el c%eque o que ning3n a!iso de remesa acompa"e al c%eque. En tales
casos, debe prepararse un a!iso o, si es la prctica de la empresa el pasar los
c%eques al departamento de cuentas por cobrar, debe determinarse que el
cajero establezca un control sobre tales remesas en!iadas al departamento de
cuentas por cobrar a fin de que pueda asegurarse de que se le de!uel!a
prontamente y se consignen con cr$dito a la empresa.
2. 5e coloca en los c%eques pro!enientes de remesas o pagos un endoso
restricti!o tan pronto como son recibidos ? D'*896=E*TE 6?6
9B*58A*6? E* &6 9'E*T6 .E &6 E=?E56E.
1. &os c%eques y el efecti!o recibidos se depositan intactos y el mismo d#a o
el d#a siguiente %bil ?
El requisito de que los ingresos de caja se consignen en el banco diariamente
tiene por objeto e!itar que los empleados < a- usen efecti!o temporalmente o
de otro modo para fines no autorizados y b- sustituyan c%eques cobrados y no
registrados por cobros en efecti!o acumulados y que %an sido debidamente
anotados en los registros. 5i la compa"#a %a adoptado el procedimiento de
relacionar todas las remesas recibidas, %a propsito de tal modo un medio
para determinar que este requisito %a sido obser!ado. 5i los cobros no son
considerados intactos diariamente, otros procedimientos deben estudiarse
cuidadosamente a fin de determinar si el sistema de comprobacin interna se
contabilidad %a sido debilitado, por esta des!iacin, de una prctica deseable.
Hrecuentemente, los cobros en efecti!o no se consignan intactos, por la razn
de que el dinero se requiere para cambiar c%eques de clientes o para
ocasiones de emergencia, en tales casos esta necesidad puede cubrirse
manteniendo un fondo fijo de suficiente cuant#a para este objeto.
@. en caso de las !entas de contado o pago de documentos que deben ser
de!ueltos al cliente, la cinta de la registradora, las boletas de !entas,
recibos de mostrador y cualesquiera otras informaciones similares, son
preparadas y recibidas y re!isadas por un empleado independiente de quien
recibe el efecti!o ?
El objeto de esta pregunta es determinar que se %a establecido un a
segregacin efecti!a entre las funciones de recepcin del efecti!o y la
preparacin de los documentos que lo amparan, a fin de e!itar la posibilidad
de mal!ersar el efecti!o y encubrir la irregularidad omitiendo o cambiando el
registro de efecti!o recibido. 'n m$todo de obtener el control satisfactorio es el
uso de boletas de !entas al contado prenumeradas, una copia de la cual
queda bajo lla!e en la registradora en el lugar de la !enta y que solo es
asequible a un auditor interno que usa estas copias como un control sobre la
cantidad de dinero a contabilizar por el cajero. Tambi$n pueden usarse con
efecti!idad libros de !entas que se controlan por n3mero. En tiendas de !entas
al detal, donde las !entas son numerosas, se recomienda el uso de cajas
registradoras cuyos totales, bajo lla!e, pueden ser !istos solamente por el
administrador o el auditor interno. Estas deben estar pro!istas de mecanismos
que indiquen el importe de la !enta cuando se realiza de tal manera que sea
plenamente !isible al cliente.
&as !entas de contado puede ser insignificantes o no e4istir en algunas
empresas mientras que en otras, como tiendas de !entas al detal, pueden
representar una porcin sustancial del total del negocio. En el 3ltimo caso, los
procedimientos requieren mayor estudio que en aquellas empresas que tengan
pocas !entas de esta naturaleza. .ebe determinarse < a- si los procedimientos
%an sido designados de tal manera que tiendan al descubrimiento de los
cobros de !entas al contado no reportados y b- %asta que punto los empleados
que %acen tales cobros estn en disposicin de distraer los fondos a
consecuencia de su cone4in con otras obligaciones que les permita influir
sobre los asientos en los libros. En caso de una !enta de cr$dito,
ordinariamente un numero de empleados participan en la operacin. Esta
participacin %ace menos probable que la operacin no sea registrada y una
!ez que se %a registrado en los libros las dificultades de manipulacin
aumentan. En el caso de una !enta al contado, sin embargo, la operacin se
consuma generalmente entre el comprador y un empleado solamente y ese
empleado act3a en !arias capacidades, ya que el no solo !ende y entrega la
mercanc#a, sino que tambi$n cobra el pago de la misma. &as funciones de
!enta y cobro en el caso de !entas al contado, por razones practicas, deben
lle!arse a cabo por un empleado y como resultado, las oportunidades para una
irregularidad aumentan. 5e %an desarrollado procedimientos por muc%as
organizaciones, sin embargo, que limitan la oportunidad de irregularidades
mientras que otros procedimientos pueden indicar irregularidades en el caso
de que e4istan. Tales procedimientos, por su puesto, !ariarn seg3n !ar#en los
tipos de negocio y debe entenderse que los comentarios que siguen, relati!os
a procedimientos en tiendas de !entas al detal, puedan no ser aplicables
igualmente a otros tipos de negocios.
En una tienda al detal los ingresos por !entas al contado se cobran
usualmente por la persona !endedora, pero la mercanc#a frecuentemente
en!uel!e en una mesa central por otro empleado, en cuyo caso se requiere
que el empleado que en!uel!e inspeccione las boletas de !enta
correspondientes, pro!eyendo as# una comprobacin contra la posibilidad de
mercanc#as que se entreguen sin un r$cord de entrega. 'na copia de la boleta
de !enta, junto con el efecti!o, se en!#a frecuentemente por tubos aspiradores
a un cajero central o se lle!a a la !entanilla del cajero ms cercano. Gajo este
plan, es necesario determinar que se %an pro!isto los resguardos necesarios
para proteger a la compa"#a contra irregularidades por el cajero principal. &a
destruccin de la boletas de !enta es e!itada al tener estas boletas por series
prenumeradas con una contabilizacin subsiguientes de todas las series
num$ricas por un empleado de la oficina general. 6dems, debe mantenerse
un registro de las libretas de !enta en posesin de las !arias personas
!endedoras y solamente deben emitirse nue!as libretas a los !endedores
cuando se reciban a cambio de las libretas !iejas, las libretas de !enta no
emitidas deben guardarse bajo lla!e. Estos procedimientos, por supuesto, no
e!itaran que la persona que prepare una boleta de !enta al cliente lo %aga en
otro modelo al cliente que el regular. 5i se %an desarrollado otros
procedimientos que indiquen el faltantes en la mercanc#a esto propende a
descubrir tal prctica. Esto puede ser lle!ado a cabo mediante el
mantenimiento de registros detallados de in!entario perpet3o en los cuales se
%acen asientos de la boleta de !enta e in!entarios f#sicos frecuentes para
descubrir las faltas de mercanc#as. 6 fin de que esta comprobacin sea
efecti!a, sin embargo, debe determinarse si las personas que !enden pueden
encubrir un faltante al iniciar otros asientos en los libros de contabilidad. or
ejemplo, una !enta al contado no registrada pudiera no ser descubierta a
tra!$s de faltantes de in!entario si la persona !endedora tu!iera autoridad
para emitir boletas por debajo del precio de !enta y suplantara uno por el
importe de la !enta al contado no reportada. El importe de la boleta por debajo
del precio ser#a anotado al cr$dito del libro de in!entario el cual de este modo
concordar con el in!entario f#sico.
9omo parte de la in!estigacin de los procedimientos referentes a las !entas
de contado, debe inquirirse sobre el m$todo de la toma peridica de in!entario
f#sico. En las tiendas de !enta al detalle, los libros de in!entarios se lle!an
usualmente al precio detal. &os in!entarios f#sicos primeramente se !al3an al
detal y se puede %acer una rpida comparacin de los in!entarios seg3n libros
con el f#sico. &a persona !endedora que %aya cometido una irregularidad a
tra!$s de la manipulacin de las boletas de !enta al contado, puede ocultar
una faltante de in!entario al aumentar los precios en las etiquetas de !enta
adjuntas a las mercanc#as que a3n est$n en e4istencia y tal cambio no se
descubrir#a si el mismo empleado copilara el in!entario f#sico o $ste fuera
%ec%o por empleados que estu!ieran concienzudamente familiarizados con los
precios al detalle usuales.
7. 5i las cobranzas son %ec%as en una agencia o sucursal, se depositan los
ingresos en una cuenta bancaria sujeta a retiros 3nicamente por la oficina
principal ?
9uando los desembolsos se %acen en una ofician principal usualmente estn
rodeados por seguridades que protegen a la empresa contra p$rdidas por
fraude. Estas seguridades usualmente implican !erificaciones y aprobaciones
anteriores al momento de %acerse el desembolso. 5in embargo en el caso de
una oficina sucursal. osiblemente a alguna distancia de la oficina principal y
con personal relati!amente peque"o, puede ser dif#cil o imposible el pro!eer
un grado de control similar sobre desembolsos. Es una practica sana, por
consiguiente, cuando se %acen cobros en las oficinas sucursales el pro!eer
que no se %agan desembolsos de la cuenta de depsito por el personal local
de la empresa. En su lugar, debe instruirse al banco que solamente debe
aceptar contra esta cuenta aquellos c%eques girados a nombre de la empresa
para transferir los fondos a la cuenta central de operaciones.
.ebe pro!eerse un fondo peque"o de caja para ala oficina local a fin de pueda
%acer frente a sus necesidades corrientes. En caso de que fuera necesario
puede mantenerse una cuenta bancaria separada, sobre una base de fondo
fijo para los desembolsos locales. En cualquiera de los casos, los documentos
que amparan la operacin deben estar sujetos a la misma re!isin y
comprobacin e4tensi!as por la oficina principal antes de reembolsar los
fondos, similares a las que ser#an sometidos los desembolsos en la propia
oficina principal. .e esta manera los cobros, que en algunas ocasiones
incluir#an cantidades importantes, no estar#an disponibles a mal!ersacin por
el personal local.
3." DOCUMENTOS POR COBRAR
1. &a aceptacin y prrroga de letras, pagar$s y c%eques postFfec%ados a
fa!or de la empresa son aprobados por el jefe o gerente de cr$dito, u otro
funcionario autorizados ?
&a aprobacin de una cuenta por el jefe de cr$dito ordinariamente contempla
el despac%o al cliente bajo los t$rminos regulares de pago de la empresa. El
requisito de la aprobacin por anticipado tiende a resguardar a la empresa
contra p$rdidas por riesgos de cr$dito no satisfactorios. Tal control se anular#a,
sin embargo, si se pudiera e4tender un cr$dito no aprobado bajo la forma de
aceptaciones o reno!aciones de letras, pagar$s y c%eques postFfec%ados. &os
procedimientos deben, por consiguiente, pro!eer para que todas las
aceptaciones o reno!aciones de letras, pagar$s y c%eques postFfec%ados
deben ser primeramente aprobados por el departamento o funcionario
designado para e4tender cr$ditos.
(. 5e lle!a un registro de documentos por cobrar ?
). &os saldos pendientes en el registro de documentos por cobrar son
comprobados peridicamente por medio de un e4amen independiente de los
pagares, letras y c%eques respecti!amente.
+. El total de los saldos pendientes en el registro, se compara con la
respecti!a cuenta de control por alguien distinto de la persona que custodia
los documentos ?
En algunas organizaciones, los documentos por cobrar constituyen una
porcin sustancial del total de los acti!os. &a posesin de los documentos
firmados por los deudores, o la e!idencia fe%aciente de su custodia por
terceras personas, son la 3nicas pruebas definiti!as de su e4istencia. or esta
razn es necesario que estas e!idencias de adeudo sean sal!aguardadas
propiamente contra p$rdidas por negligencia, como un medio de !erificacin,
de la confianza en el saldo mostrado .
ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL
CUESTIONARIO RELATIVO A INVENTARI OS
COMENTARI OS GENERALES:
&os procedi mi entos referentes a l os i n!entari os y sumi ni stros
deben ofrecer seguri dades razonabl es a l a empresa, cont ra
p$rdi das por desperdi ci os, robo, descui do, en l as compras, etc. , y
deben tambi $n produci r i nformaci n segura sobre el mo!i mi ento y
composi ci n de l as mercanc#as. &os m$todos por l os cual es se
pueden obtener estos resul tados, !ar#an desde l uego, con el
tama"o y cl ase de negoci o. Estos factores tambi $n determi nan, en
gran parte, %asta qu$ l as e4i stenci as de mercanc#as pueden estar
suj etas a cont rol efecti !o. or ej empl o, a una empresa dedi cada a
l a compra y !ent a de una sol a cl ase de art#cul o, y operando desde
un asol a l ocal i dad, l e ser menos di f# ci l ej ercer el control
apropi ado sobre sus e4i stenci as de mercanc#as que a una
compa"#a que negoci a con mi l es de productos por medi o de una
organi zaci n descent ral i zada de !entas. Tambi $n ser#a ms di f #ci l
si l a empresa compra materi as pri mas para con!erti rl as en un
product o manufacturado en el cual l as materi as pri mas pi erden por
compl eto su i denti dad. Estos procesos a l os cual es l os materi al es
estn suj etos pueden ser muy compl i cados y el contabi l i zar di c%os
materi al es seg3n pasan a tra!$s de estos procesos puede ser muy
di f#ci l . or consi gui ente, es esenci al que l as i n!esti gaci ones en
cuanto al cont rol de i n!entari os sea precedi do por !i st as a l as
pl antas al macenadas, depsi tos, pl ataformas de recepci n y
entrega, etc. , de l a empresa con el obj eto de obtener al gunos
conoci mi entos de l as pri nci pal es operaci ones de l a empresa.
.urante di c%as !i si t as debe obtenerse l a i nformaci n %asta donde
sea posi bl e, de l os empl eados rel aci onados di rectamente con l a
super!i si n o l a real i zaci n de l as pri nci pal es operaci ones.
'ni camente despu$s de adqui ri do este conoci mi ento de
contabi l i dad y el si st ema de comprobaci n i nterna de contabi l i dad
de l a empresa sean re!i sados con sufi ci ente conoci mi ento de l as
operaci ones que tal es procedi mi entos tratan de control ar y con
ci ert a medi da de apreci aci n de l as condi ci ones baj o l as cual es
opera l a empresa.
.espu$s de una !i si t a a l a pl anta y a l os l ugares de al macenaj e de
l a compa"#a, se deben comenzar l as i n!esti gaci ones en cuanto a
l os procedi mi entos de compra. &os procedi mi entos de compra se
trat an con al g3n detal l e en l a secci n @ de $stos cuesti onari os.
Estos procedi mi entos deben ser!i r para anotar l as compras de
materi al es, etc., en l os regi st ros de mercanc#as. .ebe prest arse
atenci n a l a efect i !i dad de l a f i scal i zaci n ej erci da a tra!$s de
l as cuentas de cont rol del mayor general sobre l os regi stros de
mercanc#as, obser!ando part i cul armente l as fuentes de
i nformaci n obteni das al %acer l os asi entos en cual qui era de estos
regi st ros. En al gunas organi zaci ones, l os regi stros de mercanc#as
sl o muestran cant i dades y 3ni camente l os i n!ent ari os f#si cos son
asentados en l os l i bros general es. Gaj o estas condi ci ones l a
ubi caci n de l os l i bros de mercanc#as es de consi derabl e
i mportanci a. 5i l os regi stros de mercanc#as son l l e!ados en el
depart amento general de contabi l i dad por empl eados que no
ti enen acceso a l as mercanc#as, puede tenerse una mayor
seguri dad que si l os regi stros fueran l l e!ados en el depsi t o por
empl eados que ti enen acceso a l a mercanc#a y que posi bl emente
ayudan en el conteo f#si co de i n!entari os.
or razones pract i cas, no obstante, puede ser necesari o que l os
regi st ros de mercanc#as sean l l e!ados en el depsi t o s fi n de, por
ej empl o, faci l i t ar al al maceni st a l a determi naci n de cul es
materi al es deben comprarse para mantener l as cant i dades
normal mente requeri das por l a empresa. En todo caso, l os
procedi mi entos deben asegurar que todas l as compras sean
anotadas en l os mayores de mercanc#as por l as canti dades que
aparezcan en l as facturas de compras debi damente aprobadas.
&as i n!est i gaci ones en cuanto a l os procedi mi entos de !entas
deben encami narse %aci a l a anotaci n en l os regi st ros de
mercanc#as de todas l as !ent as de product os termi nados. Estos
procedi mi entos deben ofrecer seguri dad razonabl e de que se %ace
una anotaci n e4acta en l os regi stros de mercanc#as de todos l os
despac%os y de que ni ng3n cr$di to puede anotarse en estos
regi st ros si n l a debi da autori zaci n.
.espu$s de re!i sar l os procedi mi entos de entrada y sal i da de
mercanc#as, se debe determi nar l a efect i !i dad de l os
procedi mi entos rel at i !os al control de l os i n!entari os en su
trayectori a a tra!$s del proceso de fabri caci n. Estas
i n!esti gaci ones pueden i mpl i car una re!i si n de l os
procedi mi entos en el depart amento de costo en rel aci n con l as
transferenci as entre depart amentos: comparaci n de l os
rendi mi entos departamental es contra estndares predetermi nados
o ef i ci enci a deseada: i n!est i gaci ones sobre l as bases de
determi naci n de di c%os estndares o metas: el cui dado con que
se i n!esti gan l as des!i aci ones de l os estndares, etc.
En l as ref i ner#as, por ej empl o, no es prcti co mantener regi st ros
que muestren l a trayect ori a del petrl eo crudo a tra!$s de l os
di sti nt os procesos %asta l l egar al producto termi nado, creando as#
un l i bro de i n!entari o de product os termi nados contra el cual se
pueda comprobar el i n!entari o f#si co. &os rendi mi entos de !ari os
ti pos de petrl eo crudo pueden ser determi nados, no obstante, por
el personal t$cni co de l a compa"#a despu$s de un cui dadoso
estudi o ci ent #f i co, y estos rendi mi entos ser!i rn como medi da de
l os resul t ados real es. =edi ante i n!ent ari os f#si cos tomados
di ari amente del pet rl eo crudo, al qui trn, acei t es de motor,
gasol i na, etc. , deposi t ados en l os tanques y tomando en
consi deraci n l a apertura y ci erres de i n!entari os, ent radas y
despac%os de petrl eo crudo, se determi na l a producci n di ari a.
En l as fbri cas de acero el producto se pesa !ari as !eces durante
el proceso de fabri caci n y al afect ar l as transferenci as
depart amental es se %acen ci ertas concesi ones, producto de l a
e4peri enci a, por l a merma o el aumento en el peso como resul t ado
de l os procesos a tra!$s de l os cual es %a pasado el materi al . En
l as compa"#as productoras de petrl eo, el petrl eo produci do y su
di sposi ci n son j usti f i cados por l os reportes de medi ci n y
bombeo, reportes de l os ol eoductos, etc., y todos estos
procedi mi entos deben i n!esti garse cui dadosamente para e!al uar
l a conf i anza de l a i nformaci n anotada en l os l i bros general es.
REGISTROS
1. El departamento de contabi l i dad manti ene regi stros de
i n!entari o permanente?
(. =uestran estos regi st ros<
1- 9anti dades?
(- &ocal i zaci n de l as e4i stenci as?
)- =#ni mo?
+- =4i mo?
2- 9ost o 'ni tari o?
1- /al or total en pesos?
En ausenci a de regi st ros detal l ados de i n!ent ari os, mercanc#as
sumi ni st ros, etc., el 3ni co cont rol de contabi l i dad que e4i sti r# a
sobre l os mi smos ser#a el sal do de l a cuenta de control del
mayor. .i c%o regi stro no of recer#a l a i nf ormaci n adecuada
para re!el ar si l os costos de !enta son e4actos y seguros ni
para l ocal i zar e i dent i f i car reas en l as cual es pudi eran ocurri r
fal t antes en i n!entari os. 6 menos que se mantengan regi stros
detal l ados en l os cual es puedan obtenerse l os costos de
producci n y de !entas, apl i cando l os costos i denti f i cabl es a
cada uno de l os rengl ones produci dos o !endi dos, l os costos
total es t i enen que ser regul armente computados deduci endo el
i n!entari o f#si co fi nal del i n!entari o de apertura, mas l as
cant i dades compradas o produci das. En general , l as
organi zaci ones modernas %an encont rado este m$todo
i nsuf i ci entemente seguro para un control admi ni strat i !o
efect i !o. 5ol amente !ari aci ones de i mportanci a fuera de l o
normal , l as cual es se i ndi can por marcadas !ari aci ones en l os
porcentaj es de ut i l i dad bruta, etc. , se destacan y a3n en tal es
casos es i mposi bl e l ocal i zar l as reas de l as !ari aci ones y,
como resul tado de di c%a i dent i f i caci n, desarrol l ar m$todos y
t$cni cas para su correcci n. 5i l a di f erenci a, por ej empl o,
i ndi ca un costo e4cesi !o muy si gni f i cante, probabl emente sea
i mposi bl e determi nar si este costo represent aba materi al usado
en e4ceso en l a producci n, despi l f arro, %urto, etc. El mantener
regi stros detal l ados de contabi l i dad pro!ee i nformaci n para
apl i car costos razonabl emente seguros a l os art#cul os
i ndi !i dual es produci dos o !endi dos y tambi $n pro!ee l a
comprobaci n por l os cual es pueden fi scal i zarse en detal l e l os
i n!entari os f#si cos. &as di f erenci as o fal tant es que se
descubran pueden entonces i denti f i carse a l as reas o
art #cul os part i cul ares faci l i t ando as# l a i n!esti gaci n y
correcci n.
9on respecto a l as preguntas 1 y (, se %a notado que l os l i bros
perpetuos de i n!entari os si r!i eron, entre otras cosas, como un
cont rol de l as e4i stenci as f#si cas que deber#an %aber. Este
cont rol es ms efect i !o cuando l os empl eados que manti enen
l os regi stros de mercanc#as son i ndependi ent es del personal a
cargo de l as e4i stenci as f#si cas. 5i n di c%a i ndependenci a, l as
di f erenci as o fal tant es en l as e4i stenci as f#si cas que sean
conoci das por al maceni sta, pudi eran ser ocul t adas medi ante
anotaci ones i mpropi as en l os l i bros. Esta posi bi l i dad de
ocul t aci n estar# a por supuesto, pront amente di sponi bl e al
al maceni sta que tenga j uri sdi cci n sobre l os empl eados que
l l e!an l os regi st ros de mercanc#as. uede suceder, no
obstante, que como asunto de con!i !enci a prct i ca una
organi zaci n encuentre necesari o mantener l os regi st ros
detal l ados de l as mercanc#as en o cerca de l as e4i stenci as
f#si cas y de que l os empl eados encargados de l os mayores de
mercanc#as, en teor# a o l a prcti ca est$n suj etos a l a autori dad
del al maceni st a. En tal es casos se debe especi al cui dado para
cerci orarse de que e4i sten l os cont rol es adecuados para
descubri r mani pul aci ones i mpropi as en l os regi st ros de
mercanc#as. 'n el emento esenci al de tal es cont rol es al
asegurarse de que l os tot al es anotados en l a cuenta de control
del mayor general son produci dos i ndependi ent emente del
personal que manti ene l os mayores au4i l i ares de mercanc#as
de manera que si se %i ci eran anotaci ones i mpropi as en estos
mayores, el l as ser#an descubi ertas al no concordar con l a
cuenta de cont rol respect i !a en el mayor general .
1. &os regi stros permanentes son aj ustados seg3n l os resul tados
de conteo f#si co, al menos una !ez al a"o?.
&os regi st ros y control es de l os i n!entari os deben aj ustarse a
l as e4i stenci as determi nadas por conteo. .onde l os conteos
son %ec%os muy frecuentemente y muestran fal tant es o
sobrantes de poca monta, el aj uste puede %acerse una !ez al
a"o sol amente. 6ntes de que l os aj ustes se %agan, deben
consi derarse l os procedi mi entos sugeri dos baj o l as preguntas.
(. 5e dej a constanci a de l os conteos f#si cos l l e!ados a cabo?.
El propsi t o de esta pregunta es el de cerci orarse si l os
aj ustes efectuados en l os regi st ros de i n!ent ari o corresponden
a conteos f#si cos efect i !amente real i zados. 6 este fi n, debemos
comprobar que l as %oj as de conteo debi damente aprobadas,
son arc%i !adas para cual qui er comprobaci n posteri or.
). 5i qui enes manej an l os regi stros permanentes de i n!ent ari o no
pertenecen al departamento de contabi l i dad, ante qui $n se
responsabi l i zan?.
5i como se i ndi c anteri ormente l os regi st ros desi gnados para
cont rol ar l as mercanc#as se manti enen por personas que t i enen
acceso a l as mi smas, pueden ocurri r i rregul ari dades que no
l l eguen a descubri rse. 5i este fuera el caso, l os otros control es
ms arri ba menci onados, deben ser ut i l i zados.
+. 5i l a empresa %a adoptado l a pol #t i ca de cargar di rectamente a
gastos, ci ertas part i das por mantener materi al es y sumi ni stros,
%a establ eci do tambi $n un si stema de cont rol tal como control
presupuest al de gastos?. 5i es as#, e4pl # quel o.
6l gunas empresas %an adoptado l a pol # ti ca de cargar a gastos
di rect amente l as compras peque"as de materi al es y
sumi ni st ros. Gaj o este procedi mi ento l as compras ori gi nal es
son cargadas a operaci n y l os art #cul os no son adoptados en
l as cuentas de i n!entari o. 9uando se adopta esta pol #t i ca, por
l o regul ar se consi dera que l a el i mi naci n de trabaj o de of i ci na
en mantener l os regi st ros de i n!ent ari o, !al oraci n y anotaci n
de l as rdenes de ent rega, compensa l a p$rdi da de mayor
seguri dad que se obt i ene baj o el m$todo de i n!entari o
perpetuo. El m$todo de cargo di recto, si n embargo, tambi $n
el i mi na el cont rol que se obt i ene de l os regi stros de i n!entari o,
y el audi t or debe cerci orarse de que e4i st en procedi mi entos
sat i sfactori os tal es como m$todos apropi ados de al macenaj e,
cont rol de gastos presupuestados, re!i si n efect i !a de l os
costos de operaci n y porcent aj es, etc. , que pre!engan
p$rdi das que pudi eran produci rse por fraude, despi l f arros, etc.
2. En cuanto a l as ordenes de entrega<
1- &as entregas se %acen 3ni camente con base en rdenes
debi damente autori zadas?.
(- 6segura el si st ema, bi en sea por medi o de prenumeraci n
o de otro modo, que todas l as ordenes sean regi stradas?.
)- &os procedi mi entos adoptados proporci onan seguri dad
cont ra l a al t eraci n de tal es rdenes por personas que
tengan acceso a l as e4i stenci as?.
&os procedi mi entos deben asegurar l as entregas de materi al
sean %ec%as por l os al maceni stas 3ni camente medi ante una
e!i denci a sat i sfactori a del depart amento que necesi t a el
materi al . ara que l os al maceni st as puedan ser responsabl es
de l as mercanc#as, es necesari o que el acceso al al mac$n sea,
como regl a general , denegado a empl eados que no sean l os
al maceni stas y sus au4i l i ares. ara que l os al maceni st as
puedan entregar sol amente con l a debi da autori zaci n, debern
prepararse rdenes de entrega por escri to, l as cual es debern
aprobarse por un empl eado responsabl e con conoci mi ento ,a-
del trabaj o para el cual se necesi t an estos materi al es y ,b- de
que l a cant i dad y cl ase de materi al es pedi dos concuerden con
l o requeri do. 5i l as rdenes de ent rega son aprobadas por un
empl eado que no conoce esta i nformaci n, l a aprobaci n es
superfi ci al y no ofrece protecci n a l a empresa contra el uso
i nadecuado de l os materi al es. or regl a general , l as rdenes
de entrega se aprueban por el capataz a cargo del trabaj o o
por el superi nt endente o un represent ant e competente de l a
of i ci na del superi ntendent e.
&as i n!esti gaci ones en rel aci n con l as rdenes de entrega de
materi al es deben cubri r l a anotaci n de l as cant i dades
ent regadas seg3n di c%as rdenes de ent rega en l os mayores
de e4i st enci as. Estos procedi mi entos deben asegurar que todas
l as rdenes de entrega sobre l as que se %ayan %ec%o entregas
de materi al es %an si do j usti f i cadas y anotadas en l os regi stros.
9uando l os mayores de e4i stenci as muestran canti dades y
!al ores, y el !al or se cont rol a a tra!$s de cuentas de control de
i n!entari os en el mayor general , l a !al ori zaci n de l as rdenes
de entrega, si son %ec%as por empl eados que manti enen l os
mayores de e4i stenci a en el al mac$n, deben ser !eri f i cados por
empl eados del depart amento de contabi l i dad para %acer
i mposi bl e l a ocul taci n de di f erenci as entre l os bal ances de l as
cuentas de cont rol y l os !al ores de i n!entari o f#si co medi ante
l a !al oraci n i ncorrecta de l as rdenes de ent rega de
materi al es por l os que manti enen l os mayores.
9omo una protecci n adi ci onal , l as copi as de l as rdenes de
ent rega deben ,a- i r di rect amente del sol i ci t ante al
departamento de contabi l i dad i ndependi ent emente del
al maceni sta, o ,b- ser de!uel tas por el departamento de
contabi l i dad al sol i ci t ante despu$s de %aberl as anotado en el
regi stro de cont rol de contabi l i dad. Esto e!i t ar#a que el
al maceni sta ocul t ase un fal tant e cambi ando una orden de
ent rega f i rmada despu$s que l a cant i dad mostrada
ori gi nal mente %ab#a si do ya despac%ada.
or !ari as razones, l os materi al es e4tra# dos del al mac$n
pueden no ser ut i l i zados y di c%os materi al es deben ser
de!uel tos al al mac$n, col ocados en i n!ent ari o por el
al maceni sta, y l as canti dades de!uel t as anotadas en l os
mayores de e4i stenci as.
CONTROL DE E#ISTENCI AS E INVENTARIO FISICO
1. &os al maceni stas son responsabl es de todas l as e4i stenci as?.
Especi f i que aqu$l l as que no estn baj o su control .
(. &os al maceni stas y sus asi st ent es son l os 3ni cos que ti enen
acceso a l as e4i stenci as?. Especi fi que l as e4cepci ones.
ara l os comentari os sobre estas preguntas, refi $rase a l os
comentari os general es de l a i ntroducci n y a l as e4pl i caci ones
de l as preguntas.
). 5e toman i n!ent ari os f#si cos por l o menos una !ez al a"o?.
Especi f i que l as e4cepci ones. &os sal dos del mayor de l a cuenta
de i n!entari o, ya sean cuenta de Dcont rol E o cuenta de Ddetal l esE
son si mpl emente !al ores anotados que i ndi can l a canti dad de
i n!entari o que debe %aber e4i stenci a. 6 i nter!al os para
conformar que e4i ste el act i !o y que l os sal dos de l a cuenta del
mayor son fi dedi gnos.
+. En i n!entari o f#si co es super!i sado por personas
i ndependi ent es de l os<
1- 6l maceni stas?
(- ?esponsabl es de l l e!ar l os regi stros de i n!entari os
permanentes?
1. 5e preparan i nst rucci ones escri tas como gu#a para aquel l os
empl eados que l l e!an a cabo l os i n!ent ari os f#si cos?.
Estas preguntas ti enen el obj eto de determi nar si l a empresa %a
%ec%o una preparaci n adecuada para l a toma de sus
i n!entari os f#si cos de modo que pueda conf i arse en l os
resul tados obteni dos, tomar un i n!entari o f#si co es
frecuentemente una tarea compl i cada que puede en!ol !er
grandes reas y un e4tenso per#odo de ti empo. Gaj o estas
ci rcunstanci as no ser# a sati sf actori o depender sol amente de
i nstrucci ones oral es o conoci mi entos general es del personal
que efect3a l os i n!entari os, o una combi naci n de ambos. ara
asegurarse que un i n!ent ari o f#si co es adecuado, deben darse
i nstrucci ones detal l adas por escri t o para cerci orarse de que
todos l os rengl ones son contados, de que cada rengl n es
contado una sol a !ez, de que se prepara un resumen
sati sf actori o de estos y de que es correctamente sumi ni st rado,
etc. &as i nstrucci ones deben tambi $n cubri r aquel l os asuntos
que establ ezcan un corte sati sfactori o para asegurar que todas
l as mercanc#as en e4i st enci a pueden rel aci onarse con l os
pasi !os rel aci onados y que todas l as mercanc#as facturadas y
no embarcadas estn e4cl ui das de l os i n!entari os. .ebe
asegurarse no sol amente de que l as i nstrucci ones por escri t o
se %an preparado, si no tambi $n que l os empl eados asi gnados
para tomar i n!entari os f#si cos %an si do entrenados
adecuadamente en estas i nst rucci ones y que l os mi smos son
competentes para l l e!arl as a cabo. ara comentari os
adi ci onal es sobre l os pri nci pi os a segui r al %acer un conteo,
refi $rase a l os comentari os baj o l a pr4i ma pregunt a.
(. &as tarj etas o pl ani l l as del i n!ent ari o f#si co son re!i sadas y
control adas en forma tal que no se omi ta o al tere ni nguna en
l as pl ani l l as fi nal es del i n!entari o?.
9uando se usan regi st ros de e4i stenci as, es i mportante
cerci orarse si l os mi smos se manti enen en forma tal que
consti tuyan un medi o seguro de comparaci ones con el
i n!entari o f#si co. Es i gual mente i mportante determi nar que
procedi mi entos se si guen en l a toma del i n!entari o f#si co, pues
a cual qui er concl usi n que se l l egue de l as di f erenci as entre
l os i n!ent ari os seg3n l i bros y el f#si co, est suj eta a l a
confi abi l i dad de ambos. &os procedi mi entos rel aci onados con l a
copi l aci n de l os i n!entari os f#si cos deben general mente i ncl ui r
l o si gui ent e<
1- &os empl eados que toman el i n!entari o deben estar
fami l i ari zados con l as mercanc#as para poder determi nar por
su propi a e4peri enci a que parte de l a mercanc#a es para usar
o !ender y que parte no se puede usar o est obsol et a, y si
l a mercanc#a es l o que se supone que sea.
(- &os empl eados responsabl es de l a mani pul aci n de l as
mercanc#as o manteni mi ento de l os regi stros de e4i stenci as
no deben ser l os 3ni cos responsabl es de l a copi l aci n de l as
canti dades del i n!entari o f#si co, si no que su conteo debe
estar a comprobaci n por otros empl eados que tengan l a
mi sma fami l i ari dad con l a mercanc#a que l os al maceni stas.
)- .ebe tenerse cui dado de que se %a anotado en l os l i bros el
pasi !o de l os materi al es i ncl ui dos en el i n!entari o y de que
toda l a mercanc#a !endi da y facturada se %a e4cl ui do del
mi smo.
+- &a col ocaci n de l as tarj etas de i n!entari o y su control deben
e!i tar l a posi bi l i dad de al terar fraudul entamente l os datos
anotados en l as mi smas o l a posi bi l i dad de preparar tarj etas
mostrando cant i dades que no e4i sten. 6dems todas l as
tarj etas y l as canti dades de mercanc#as se anotan en
pl ani l l as de i n!entari o, estas pl ani l l as deben l l e!ar l as
i ni ci al es de l os empl eados responsabl es de l a recti f i caci n
de l as cant i dades que en el l as aparecen, y l os empl eados
que son responsabl es de l as mul t i pl i caci ones !al oraci ones,
etc., deben estar fami l i ari zados con l as i ni ci al es y f i rmas de
l os empl eados. El control de l as pl ani l l as de i n!entari o debe
ser tal que e!i t e mani pul aci ones como l as que i ndi can en el
pargraf o anteri or.
1. 5e i n!esti gan i nmedi at amente l as di ferenci as entre l os
regi st ros permanentes y el resul tado del i n!entari o f#si co?.
Iui $n l o i n!est i ga?.
E!i dent emente, l as di ferenci as que se descubren por medi o de
una comparaci n ent re el conteo f#si co y l os l i bros, no deben
ser i n!esti gadas por personas que tengan acceso a l as
mercanc#as en e4i stenci a o por personas que est$n en una
posi ci n !entaj osa para mal !ersar l a mercanc#a de al guna
manera. Estas di ferenci as deben ser i n!esti gadas sol #ci t amente
para determi nar l as causas espec#f i cas que l as ori gi na. Ka sea
que esto re!el e que son ocasi onadas por abandono, fal ta de
%onradez o si mpl emente por errores de of i ci na o de
contabi l i dad, se deben tomar medi das para el i mi nar l as
posi bi l i dades de futuras repeti ci ones.
(. &os aj ustes a l os regi st ros de i n!entari o permanente
pro!eni entes de i n!ent ari o f#si co, son aprobados por escri to por
un empl eado que no tenga i nter!enci n al guna en<
1- 6l macenami ento?
(- =anej o de regi st ros de e4i stenci a?
)- 9ompra de mercanc#a?
5ol amente despu$s de l as di ferenci as encont radas %ayan si do
compl etamente i n!esti gadas por personas que no puedan ser
responsabl es de el l as y l as causas determi nadas como se
e4pl i c anteri ormente, se deben tomar medi das para aj ustar l os
regi st ros. Gaj o ni nguna ci rcunst anci a se deben cancel ar l as
di ferenci as cuyas causas no %ayan si do e4pl i cadas
sati sf actori amente a un funci onari o responsabl e o a un
empl eado.
1. &as of i ci nas y dependenci as de l a empresa se encuent ran
rodeadas de si stemas apropi ados de protecci n tal es como
cercas, cal adores, guardas, etc., ?
(. Tal es cel adores o guardas son responsabl es de que nada
sal ga de l a pl anta si n l a debi da autori zaci n?.
&a mayor#a de l as empresas toman precauci ones contra el robo
de sus acti !os. 5i n embargo, muc%as !eces l as precauci ones
tomadas resul tan medi das a medi as y no ofrecen el resguardo
que se espera de el l as. &os act i !os de l a empresa no deben
estar prot egi dos sol amente por cercas, di !i si ones, rej as etc.,
si no que deben asi gnarse responsabi l i dades para que l os
materi al es no sean remo!i dos de sus respecti !os l ugares si n
tener l a autori zaci n adecuada. or ej empl o, el cuart o de
al macenaj e puede estar compl etamente cercado y l a mercanc#a
ser e4tra# da sol amente por medi o de una orden de entrega. si n
embargo, si otros empl eados, adems del al maceni st a, estn
autori zados a penetrar en l a parte cercada con entera l i bertad,
l os control es establ eci dos pueden ser fci l mente pasados por
al to. 9on el mi smo al cance, cuando se bri nda protecci n a toda
una pl anta y se %a pro!i sto una cerca con l a entrada !i gi l ada, a
menos que l os cel adores est$n al ertas a i nt errogar a todas l as
personas que sal gan con paquetes que puedan contener
pertenenci as de l a empresa, una buena part e del control se %a
perdi do.
). ?especto a l os materi al es o mercanc#as en poder de otros
depsi tos, consi gnatori os, pro!eedores, cl i ent es, etc. ,
1- 5e l l e!a un regi st ro apropi ado de tal es art #cul os?
(- eri di camente obt i ene l a empresa conf i rmaci ones de
di c%as e4i st enci as?
1. ?eferent e a mercanc#as reci bi das en consi gnaci n<
1- Ti ene l a compa"#a un regi st ros apropi ado de l as
mercanc#as reci bi das en consi gnaci n?
(- se toman precauci ones para e!i t ar que tal es mercanc#as
puedan i ncl ui rse dentro del i n!entari o propi o de l a empresa?.
.ebi do a que l a mercanc#a despac%ada en consi gnaci n
conti n3a si endo propi edad de l a empresa %asta que se !enda,
el mi smo control efecti !o debe ej ercerse sobre estas
consi gnaci ones reci bi das que aqu$l sobre l a mercanc#a
e4i st ent e en l os al macenes u otra dependenci a de l a empresa.
6s# mi smo, si l a empresa reci be mercanc#a de otros en
consi gnaci n, se %ace responsabl e de l a mercanc#a reci bi da y
debe, por l o tanto, mantener todas l as medi das de seguri dad
contra el uso i ndebi do de di c%a mercanc#a. &os procedi mi entos
que se si guen con l as mercanc#as en consi gnaci n reci bi das o
despac%adas, deben ofrecer una seguri dad razonabl e a l a
empresa de que todos l os cambi os que se produzcan son
debi damente contabi l i zados. 9uando se toman i n!entari os
f#si cos, l as canti dades e4actas de l os materi al es que %an si do
en!i ados en consi gnaci n deben ser i ncl ui das en el i n!entari o y
l a mercanc#a reci bi da en consi gnaci n debe ser e4cl ui da del
i n!entari o. Esto necesi ta sol amente el establ eci mi ento del
procedi mi ento efect i !o para dar razn del mo!i mi ento de l a
mercanc#a en consi gnaci n si no que en l o que se ref i ere a
consi gnaci ones reci bi das se deben apl i car medi das para l a
i dent i f i caci n de l a mercanc#a que aparece en consi gnaci n de
manera que no pueda ser i ncl ui da en el i n!entari o f#si co. En
al gunas organi zaci ones l a mercanc#a despac%ada en
consi gnaci n se carga al consi gnatari o al preci o de !enta, y en
tal es casos se debe tener muc%o cui dado de que l os
procedi mi entos usados e!i t en l a i ncl usi n de estos cargos en
cuentas por cobrar y, por contraste, en !entas.
&os puntos anteri ormente menci onados, no deben l i mi tarse
e4cl usi !amente a mercanc#as en consi gnaci n, si no que deben
e4tenderse para cubri r l a comprobaci n i nterna de l a mercanc#a
reteni das por otras para despac%ar a l a empresa a l os cl i entes
de l a empresa y tambi $n l a mercanc#a ret eni da en al macenes
p3bl i cos u otros que no sean propi edad de l a empresa, debe ser
confi rmada peri di camente a l a empresa por l os retenedores de
l a mercanc#a, qui enes deben e4poner que en ci erta fec%as l as
canti dades se encontraban real mente en su poder. El grado de
confi anza que debe tener l a empresa en estas conf i rmaci ones,
dependen de ,a- que l as canti dades mostradas por l a
confi rmaci n %ayan si do determi nadas por l a empresa
sumi ni strando a l a conf i rmaci n sobre l a base de un i n!ent ari o
f#si co o de regi st ros de mercanc#a en e4i stenci a di gnos de
confi anza, y ,b- que l a conf i rmaci n sea afi rmada por un
funci onari o de l a empresa o por un empl eado competente que
asuma l a responsabi l i dad de su e4act i t ud. 6 menos que e4i sta
una seguri dad razonabl e en estos puntos, l as confi rmaci ones
pueden resul tar de poca uti l i dad y pueden en s#, resul tar
pel i grosas al crear un fal so senti do de seguri dad. En
organi zaci ones mayores que cuentan con departamentos
efi ci entes de audi tor# a i nterna, l os represent ant es de di c%o
depart amento pueden !i si tar peri di camente l os l ugares a
donde l os i n!ent ari os %ayan si do despac%ados en consi gnaci n
o donde estn reteni dos a fa!or de l a empresa, para %acer
pruebas razonabl es de l as cant i dades de di c%as mercanc#as. En
otras organi zaci ones, l os !endedores y otros represent ant es de
l a empresa, pueden !i si t ar peri di camente l as enti dades que
ti enen en su poder l a mercanc#a en consi gnaci n. En cual qui er
caso, ser# a aconsej abl e que l a empresa obtu!i era i nf ormaci n
i ndi cando que puede confi arse en l as conf i rmaci ones que
reci be.
CONTROL CONTABLE:
1. El personal del departamento de contabi l i dad o audi t or#a
i nterna re!i sa l os preci os uni t ari os, l os cl cul os y l as sumas en
l os i n!entari os f#si cos?.
&a f i j aci n de l os preci os en l os i n!entari os debe ser efectuada
por empl eados fami l i ari zados con l os costos !i gentes o l os
preci os del mercado o con l a i nformaci n de donde di c%os
costos o preci os del mercado puedan obtenerse, si es que al
i n!entari o se l e debe f i j ar el preci o de Dcosto o mercado el que
sea ms baj oE, y l a !al ori zaci n de l a mercanc#a de poco
mo!i mi ento y obl et a, debe ser efectuada por funci onari os de l a
empresa o por empl eados que se encuent ren en posi ci n de
esti mar l os !al ores de real i zaci n. 6l gunos i n!entari os no
pueden ser medi dos, pesados y contados y sus canti dades
ti enen que ser est i mul adas. Estos est i mados deben ser
real i zados por t$cni cos competentes que no puedan ser
responsabl es de di screpanci as en l os i n!entari os.
&a comprobaci n de l as sumas, l as mul ti pl i caci ones y l as
recapi tul aci ones del i n!entari o, deben ser efectuadas por
empl eados i gual mente competentes.
(. ro!een l os procedi mi entos de l a empresa<
1- Iue se regi st ren todos l os pasi !os correspondi entes a l a
adqui si ci n de materi al es o mercanc#as i ncl ui dos en el
i n!entari o?.
(- Iue e4cl uyan del i n!ent ari o part i das correspondi ent es a
mercanc#as !endi das y facturas pendi entes de despac%o?.
)- Iue re!i sen l as e4i st enci as de materi al es en bases de
art#cul os obsol et os o de poco mo!i mi ento?.
+- Iue l as e4i stenci as se %al l en adecuadamente aseguradas
contra robo, etc.?
5i l os i n!ent ari os f#si cos se comparan con l os l i bros, i ncl uyendo l a
cuenta de control del mayor general , es e!i dente que un corte
adecuado de compras y !entas, debe l l e!arse a cabo. Esto
si gni f i ca que todas l as facturas que cubren mercanc#a que %a si do
reci bi da y que por l o tant o ser i ncl ui das en l os i n!entari os,
debern ser anotadas en el mayor general y rec#procamente todas
l as !entas que cubren mercanc#as que %an si do despac%adas
debern ser regi st radas.
&os procedi mi entos empl eados por l a empresa deben tener en
cuenta automti camente este corte l i mpi o en cada per#odo por
medi o del control de l os i nformes de recepci n y de l as rdenes de
despac%o.
&a obl i gaci n de determi nar cuando l a mercanc#a es obsol eta o de
poco mo!i mi ento y de aprobar el !al or y di sposi ci n de di c%a
mercanc#a, no debe ser del egada a un empl eado encargado de l as
compras, puesto que $l puede apro!ec%ar l a oportuni dad de
comprar mercanc#a i nnecesari a en e4ceso, darl e un !al or
determi nado y ms tarde col ocarse en una posi ci n !entaj osa para
di sponer de l a mercanc#a en su benef i ci o cuando esta sea
decl arada obsol et a o de poco mo!i mi ento.. si estas obl i gaci ones,
si n embargo, se asi gnan a un funci onari o de l a empresa o a un
empl eado que no este rel aci onado con l as compras, $ste i ndi !i duo
debe, por supuesto estar fami l i ari zado con l as mercanc#as en
e4i st enci a de l a empresa y con l as necesi dades de l a mi sma en l o
que respect a a di c%as mercanc#as, as# como tambi $n con l as
condi ci ones del mercado en el cual se di spondr de l a mercanc#a.
En l a i nd!" r i a de l a con#ecci $n% por e& empl o% al #i nal i zar l a 'poca de #a(ri caci $n%
!i empr e ha) l na! ) mercanc* a! " er mi nada! en e+i !" enci a% l a! cal e! a pe!ar de l o!
pl ane! ci dado!o! por par " e de l o! depar " amen" o! de #a(r i caci $n ) ,en" a!% no peden
!er !ada! o ,endi da! dr an" e l a " empor ada. -l .no! de l o! ar " * cl o! de l ana
i ncl i do! en l a! e+i !" enci a! !o(r an" e! !on ren.l one! /e peden !er !ado! en l a
#a(r i caci $n del prodc" o de l a !i .i en" e " empor ada% mi en" r a! /e o" ro! !on de " al
na" r al eza /e !e hace acon!e& a(l e di !poner de el l o! al me& or po!" or. 0a mi !ma
condi ci $n e+i !" e r e!pec" o a l a! mercanc* a! " er mi nada! ) a l o! ador no!.
En una empresa, con !i st as a un cont rol sano de contabi l i dad, l a
!al uaci n de mercanc#as sobrantes se determi n por un comi t$
consti tui do por representantes de l os departamentos de !entas,
fabri caci n y contabi l i dad y antes de que di c%a !al uaci n fuera
defi ni t i !amente aprobada, l a empresa como general mente %ace
trat o de obtener ofertas de compradores representati !os.
El determi nar si l a empresa manti ene seguros suf i ci ent es sobre su
i n!ersi n e i n!entari os, es debi do a que, en muc%os casos, l os
i n!entari os represent an !al ores consi derabl es de l os act i !os de l a
empresa. 6s# mi smo, debe determi narse que no se %agan seguros
en e4ceso de l as !erdaderas necesi dades durante l os per#odos en
que l os i n!entari os l l egan a su ni !el ms baj o de l a temporada. 5i
l as canti dades de un i n!entari o estn suj etas a !ari aci ones
i mportantes durante el a"o, debi do a l as condi ci ones normal es de
operaci n de l a i ndustri a, se debe preparar un programa de
cobertura de seguros correl at i !o con l os cambi os de l as
canti dades del i n!entari o, de manera que se obtengan seguros
adecuados pero que se e!i te l os gastos e4cesi !os. El audi tor debe
determi nar que l a cant i dad de seguro apl i cada est$ de acuerdo
con l a cant i dad de mercanc#a en e4i stenci a que muestran l os
regi st ros. 'na di ferenci a si gni f i cat i !a puede i ndi car que l a
empresa est i ncurri endo en gastos superi ores a sus necesi dades,
l o cual debe ensegui da not i f i carse a l a admi ni straci n. or otra
parte, un seguro marcadamente baj o puede i ndi car que l os
i n!entari os %an si do e4agerados del i beradamente y que el seguro
fue apl i cado e4cl usi !amente al !al or real de l a mercanc#a en
e4i st enci a. Esta si tuaci n, por supuesto, deber ser
cui dadosamente i n!esti gada.
CUESTI ONARIO RELATI VO A PROPIESDADES, PLANTA Y
EQUIPO
ADICIONES:
1. 0o! procedi mi en" o! de l a compa1* a re/i eren /e n #nci onar i o o n comi " ' de
compr a! a" or i ce pre,i amen" e l o! de!em(ol !o! por concep" o de:
12 3-di ci one! de ac" i ,o! #i & o!4
22 3Repar aci one! ) man" eni mi en" o4
E! #nci $n de l a .erenci a de na empre!a operar el ne.oci o l cr a" i ,amen" e )
pro" e.er " odo! l o! ac" i ,o! de l a empre!a. 5i cha pro" ecci $n !e e!" a(l ece
.ener al men" e ordenando /e " oda! l a! ne.oci aci one! !e r" i na !e proce!en a
" r a,'! de n n6mero de" er mi nado de per!ona! cada na de l a! cal e! e!
re!pon!a(l e de na #a!e par " i cl ar de l a operaci $n ) !e l e o(l i .a " am(i 'n a
i mpar " i r ! apro(aci $n en ci er " a! operaci one! o docmen" o!. 0a! operaci one!
/e i mpl i can de!em(ol !o! por amen" o! a l o! ac" i ,o! ) repar aci one! )
man" eni mi en" o !on " an nmero!a! en al .na! empr e!a! /e apar en" an !er
r" i nar i a!% !i n em(ar.o% al con" r ar i o de l a! oper aci one! /e i mpl i /en ma" er i a!
pr i ma! ) o" ro! r en.l one! !i mi l ar e!% e!" o! de!em(ol !o! no e!" n !& e" o! a
con" rol e! !al e! de prodcci $n man" eni do! par a el r eci (o ) el con!mo de
ma" er i al e! (!i co!. 7or l o " an" o% e! nece!ar i o /e !e " omen pr ecaci one!
e!peci al e! ) !e e!" a(l ezcan medi da! de !e.r i dad par a e!" a! oper aci one!
e!peci al men" e de(i do a /e l a! can" i dade! i mpl i cada! !on #recen" emen" e de
i mpor" anci a.
El m'" odo m! !a" i !#ac" or i o de al canzar o(& e" i ,o! i mpl i ca procedi mi en" o! a
" r a,'! de l o! cal e! el de!em(ol !o del ac" i ,o e! !ol i ci " ado pr i mer amen" e por el
& e#e de n depar " amen" o o n #nci onar i o a car.o de l a #a!e de l a! operaci one!
par a l a cal ha de real i zar !e el de!em(ol !o. 0a !ol i ci " d de compr a de(er
e+poner l a na" r al eza% co!" o e!" i mado ) m'" odo de " i l i zaci $n del ar " * cl o /e ,a
a !er con!" ri do o ad/i r i do e i ndi car l o! (ene#i ci o! /e !e der i ,ar n como
re!l " ado del mi !mo. Si el ac" i ,o ,a a !(!i !" i r (i ene! /e ac" al men" e !on
propi edad de l a empre!a% l a !ol i ci " d de compr a de(er i ndi car cl e! !on e!" o!
ac" i ,o!% l a #orma en /e !e pi en!a di !poner de el l o! ) l a can" i dad apro+i mada de
i n.r e!o! /e !e e!peran de l o! mi !mo!% !i l o! h(i er e. 0a !ol i ci " d de compr a
de(er en" once! !er r e,i !ada ) apro(ada por #nci onar i o! compe" en" e!%
i ncl )endo e& ec" i ,o! a car.o de prodcci $n% #i nanza! ) con" a(i l i dad. E!
pr c" i ca !ana% !i l a! can" i dade! cor r e!ponden !on de i mpor" anci a% el /e l a!
!ol i ci " de! de compr a !ean apro(ada! por n comi " ' e& ec" i ,o ) ha!" a por na
& n" a de di r ec" or i o!. E!" o! procedi mi en" o!% ha!" a donde !ea po!i (l e% de(er n !er
apl i cado! " am(i 'n a l o! de!em(ol !o! par a r epar aci one! ) man" eni mi en" o. En
a!enci a de l o! con" rol e! r e#eri do! an" er i or men" e% pdi er a !er po!i (l e /e
i ndi ,i do! en l a empre!a !e deci di er an% o comprome" i er an a l a empre!a a
pr epar ar pro.r ama! de de!em(ol !o! ma)ore!% a l o! cal e! no !e l e! h(i er e
concedi do l a i mpor" anci a adecada ) de(i do a l o cal l a empre!a pdi er a
i ncr r i r en p'rdi da! !(!" anci al e!.
1. 5e comparan l os gastos real es con l os autori zados y, en caso
de que aquel l os se %ayan e4cedi do, se obti ene autori zaci ones
adi ci onal es?
5i l os procedi mi entos como l os e4puestos en l a respuesta a l a
pregunta %an si do establ eci dos, resul ta buena prcti ca en!i ar
una copi a de l a sol i ci tud de compra aprobada di rectamente al
depart amento de contabi l i dad por l a persona o comi t$ que l a
aprobado. Todos l os costos i ncurri dos contra esta apropi aci n
deben ser entonces anotados en el departamento de
contabi l i dad y peri di camente se deben sumi ni strar i nformes a
l a gerenci a mostrando l as cant i dades gastadas para cada
apropi aci n. En el caso en que l os desembol sos e4cedan l a
canti dad ori gi nal mente autori zada se deber obtener una
autori zaci n adi ci onal de l a mi sma autori dad que aprob l a
pri mera sol i ci t ud. 5i n embargo, a f i n de e!i t ar un e4cesi !o
papel eo y formal i dades por rengl ones rel at i !amente peque"os
se permi te ci ert a el ast i ci dad autori zando desembol sos que no
e4cedan l a apropi aci n ori gi nal en ms de un 10L, si n
requeri rse l a autori zaci n adi ci onal . .espu$s que l os proyect os
se %a termi nado, o que se %a adqui ri do el act i !o, l a apropi aci n
deber cerrase, y este ci erre deber i ndi carse en el pr4i mo
i nforme que se en!#e a l a admi ni straci n.
(. &os procedi mi entos de l a empresa permi ten establ ecer si l os
art#cul os %an si do reci bi dos y l os ser!i ci os prest ados.?
&as compras que se real i zan para l as operaci ones normal es de
l a empresa estn general mente suj etas a cont rol es
establ eci dos, tal es como ,1- pasar l os materi al es por un
depart amento de recepci n el cual e4ami na, cuenta y reporta
l os materi al es reci bi dos, ,(- %acer que l as facturas de l os
materi al es y ser!i ci os sean aprobadas por un j efe de
depart amento u otro funci onari o e4peri mentado y que, por l o
tanto, est en posi ci n de autori zar el pago de di c%os
materi al es. En muc%os casos, si n embargo, l a recepci n de l os
materi al es o ser!i ci os para aumentos a l os act i !os f i j os no esta
suj eta a tal es control es. or consi gui ente, se %ace necesari o
establ ecer al g3n procedi mi ento para garant i zar que l a empresa
%a reci bi do l os materi al es o ser!i ci os por l os que paga.
5i el acti !o adqui ri do no es muy grande, posi bl emente se l e
apl i car#an l os procedi mi entos regul ares del departamento de
recepci n. 5i n embrago, si se trata de un edi fi ci o en
construcci n o de una pi eza grande de maqui nari a, el
depart amento de recepci n probabl emente no estar#a
i n!ol ucrado. En estos casos, el departamento de i ngeni er#a u
otro departamento apropi ado debe %acer saber que l os act i !os
de l a natural eza y cal i dad sol i ci tados, y que %an si do
facturados, %an si do, en efecto, reci bi dos e i nstal ados en
condi ci ones para trabaj ar. El sumi ni st ro de ser!i ci os de
arqui tect os, i ngeni eros, etc., debe ser corroborado por
funci onari os de l a empresa con e4peri enci a entrenami ento y
conoci mi entos suf i ci ent es que l os capaci te para aprobar estos
trabaj os antes de que l os ser!i ci os sean pagados por l a
compa"#a.
). 5i l os trabaj os de construcci n son efectuados por contrati st as
o sub contrati st as, el personal de l a empresa ti ene autori zaci n
para re!i sar sus regi st ros de costos y comprobantes de
respal do?.
&os contratos para l a construcci n de pl antas general mente
pertenecen a una de l as categor#as si gui ent es<
1- reci o fi j o
(- reci o fi j o con pagos escal onados
)- 9osto ms %onorari os fi j os
+- 9osto ms %onorari os a base de porcent aj e
.onde l a empresa no ej erce un cont rol f#si co sobra l a
construcci n en proceso, se deben establ ecer procedi mi entos
que aseguren que el cont rat i sta %a obrado de acuerdo con l os
t$rmi nos del contrato de const rucci n en l o que se refi ere a l as
especi f i caci ones establ eci das para el trabaj o y el preci o
cobrado. 5i el cont rat o es de grandes proporci ones estos
procedi mi entos pueden l l e!arse a cabo por medi o de un
i ngeni ero de l a empresa y un audi t or i nterno que resi dan donde
el trabaj o se est real i zando de esta manera se proporci ona un
control d#a a d#a de l os costos de l a construcci n. .onde el
gasto por este procedi mi ento no est$ pl enamente j usti fi cado, o
donde este ti po de arregl o no se consi dere prct i co debi do a l a
natural eza del trabaj o, l os costos del contrati st a y l as
especi f i caci ones del trabaj o deben ser re!i sados antes del pago
fi nal establ eci do por el cont rat o.
1. Ti ene l a empresa normas adecuadas para di ferenci as l as
adi ci ones de acti !os f i j os de l os gastos por reparaci ones y
manteni mi ento?. En caso negati !o, e4pl i que como se toman
tal es deci si ones y por qui $n?.
El propsi t o pri nci pal de establ ecer regl as def i ni das para
di sti ngui r ent re l os aumentos a l os acti !os fi j os y gastos de
manteni mi ento y reparaci ones, es garanti zar una ad%esi n
sl i da a l os pri nci pi os de l a contabi l i dad, a l as regul aci ones
gubernamental es sobre i mpuestos, etc. 5e deben tomar
medi das para que l os aumentos a l os act i !os fi j os sean
cargados a gastos y rec# procamente que l os gastos de
manteni mi ento, reparaci ones y de otros t i pos, no sean i ncl ui dos
en l as cuentas de propi edades.
Es prct i ca frecuente establ ecer un monto arbi t rari o como l a
l # nea di !i sori a entre l os cargos a ser capi tal i zados o a ser
gastados y el monto sel ecci onado puede por consi gui ent e !ari ar
en l as di st i ntas compa"#as. 'na organi zaci n por ej empl o,
puede capi t al i zar todos l os desembol sos de propi edades en
e4ceso de M2.000 mi entras que otra puede establ ecer un monto
consi derabl emente mayor como l # nea di !i sori a. El que l os
montos sean razonabl es o no, debe ser determi nadas seg3n el
tama"o y l a natural eza de l as operaci ones de l a empresa y de
otras ci rcunstanci as pert i nentes. 9i ert as organi zaci ones no
l ucrati !as por ej empl o, pueden cancel ar contra gastos todos de
l os desembol sos de equi po de ofi ci na, mi entras que una
organi zaci n de t i po i ndustri al capi tal i zar#a normal mente estos
rengl ones. 5i n embargo, aqu# tambi $n si el asunto es razonabl e
debe ser moti !o de una adecuada consi deraci n. 'na
organi zaci n i ndust ri al i mportant e si gui el m$todo de
capi tal i zar rengl ones tan peque"os como cestos para papel es y
ceni ceros, l o cual si gni f i c probabl emente ms trabaj o de
ofi ci na de que merec#an el costo de l os art #cul os. Este
procedi mi ento se consi dera fal to de l gi ca aunque pudi era ser
teri camente defendi bl e.
6l re!i sar l as cuentas y probar l as operaci ones detal l adas debe
tenerse cui dado en determi nar que l a pol # t i ca de l a compa"#a se
si gue ms bi en que l a obser!anci a l i teral de l os procedi mi entos.
or ej empl o, puede %aber un procedi mi ento establ eci do de que
l os desembol sos en e4ceso de M100.000 requi eren una
autori zaci n especi al . 'n j efe de departamentos que qui si era
comparar un n3mero de escri tori os, cada uno de l os cual es
cuesta M@.200 y cuya total i dad requeri r# a una aprobaci n
especi al , podr# a segui r l i teral mente l os procedi mi entos de l a
empresa al %acer una compra separada para cada escri tori o y
de este modo mantener cada operaci n por debaj o de l a l #nea
de M10.000. 'na audi tor# a debe descubri r operaci ones de esta
cl ase y l l e!arl as al conoci mi ento de l a admi ni straci n.
.ebe tenerse cui dado en determi nar que l os rengl ones pagados
no sl o fueron entregados, si no entregados en l os l ocal es de l a
empresa y para su uso. 5e %an obser!ado casos en l os cual es
art#cul os de mobi l i ari o %an si do pagados y l os documentos
amparando l a operaci n, encont rarse a mano como i ndi caci n
de entrega pero %aber apareci do que l os art #cul os eran en
real i dad mobi l i ari os caseros entregados en el %ogar de un
funci onari o de l a empresa. En una ocasi n, un funci onari o de l a
empresa obtu!o un escri t ori o muy el aborado que fue entregado
en su %ogar aunque %ab#a si do pagado por l a empresa. 6 su
!ez, el funci onari o l e !endi a l a empresa su escri tori o
ordi nari o de muc%o menos !al or, por el mi smo preci o que aquel
pagado por el ms caro que adqui ri para su uso personal .
5i empre que sea posi bl e, una !erdadera i nspecci n f#si ca de
por l o menos l os rengl ones ms i mportantes cargados a l as
cuentas de propi edades durante el per# odo baj o re!i si n, debe
%acerse como parte de l a audi t or#a.
(. ?e!i sa l a empresa peri di camente l a cuenta de construcci ones
en progreso para e!i t ar que a esta cuenta se l l e!en cargos por
conceptos de reparaci ones y manteni mi ento?.
Es una prct i ca frecuent e, como con!eni enci a en l a tenedur#a
de l i bros, el cargar todos l os desembol sos de propi edades a
construcci ones en progreso en el momento de su
contabi l i zaci n. Estos desembol sos pueden representar %asta
ci ert o punto gastos a cargos de reparaci ones y manteni mi ento y
deben, a i nter!al os regul ares, ser l l e!ados a una cuenta de
gastos. 5i esta prct i ca no se si gue l a cuenta de propi edades
est sobrest i mada por l a canti dad al udi da y l os i ngresos del
per#odo, por consi gui ent e, e4agerados en una canti dad
semej ante.
DISPOSICIONES, RETIROS ETC.
1. 30o! procedi mi en" o! de l a empre!a re/i eren /e !e prodzcan na a" ori zaci $n
e!cr i " a par a l a ,en" a% r e" i ro ) de!man" el ami en" o de ac" i ,o! #i & o!4.
- medi da /e l o! ac" i ,o! #i & o! !e reponen% peden /e !e ha)a deci di do
,ender l o! !i ha) (en mer cado% a(andonar l o! en" er amen" e. En am(o! ca!o!% l o!
procedi mi en" o! de(en r e/eri r l a a" ori zaci $n par a l a ,en" a o e+po!i ci $n por
al .i en /e no !ea el c!" odi o de l a propi edad. En a!enci a de e!" e re/i !i " o% el
c!" odi o e!" ar * a en condi ci $n de di !poner de l a propi edad de l a empr e!a
,i r" al men" e a ! propi a di !creci $n ) mal ,er!ar l o! i n.r e!o!. En procedi mi en" o!
pr e#eri (l e /e na !ol i ci " d de permi !o par a di !poner del ac" i ,o !e pr e!en" e )
apr e(e por an" i ci pado a l a oper aci $n. 0a !ol i ci " d de(e i ncl i r na de!cri pci $n
del ac" i ,o% l a r az$n par a l a di !mi nci $n ) el preci o /e !e e!pera o(" ener. 0a
acon!e& a(i l i dad de di !mi ni r l o! ac" i ,o! de(e e!" ar a,al ada por el per!onal de
i n.eni er * a o prodcci $n !i empr e /e e!" o !ea po!i (l e. 0a apro(aci $n de(e !er
dada por n #nci onar i o de l a empr e!a /e no " ome par " e de l a c!" odi a de l a!
propi edade! o en l a mani pl aci $n de l o! i n.r e!o! de ca& a. Si l a! condi ci one!
i mpi den /e el c!" odi o o(" en.a l a apro(aci $n an" e! de /e !ea con!mada l a
operaci $n% de(e !er o(l i .a" or i o /e l o! de" al l e! de l a operaci $n !ean !ome" i do!
par a ! oper aci $n " an pron" o como !ea po!i (l e.
(. 5e en!#a una copi a de tal autori zaci n di rectamente al
depart amento de contabi l i dad por l a persona que l a aprueba?.
En esenci al que el departamento de contabi l i dad reci ba
aprobaci ones de l as !entas o ret i ros di rectamente de aquel l os
autori zados para aprobar tal acci n en l ugar de reci bi rl as de l as
personas i n!ol ucradas en l a operaci n, para e!i tar l a
posi bi l i dad de cambi os o supresi ones que puedan resul t ar en
i nformaci n errnea que deba reci bi rse en el depart amento de
contabi l i dad. &a comuni caci n di rect a de tal i nf ormaci n facul t a
al departamento de contabi l i dad para establ ecer un cont rol
sobre l a propi edad f#si ca, as# como sobre l os i ngresos por
real i zar de l a di smi nuci n de l os act i !os.
). &as autori zaci ones para adqui si ci n de el ementos nue!os
i ndi can l as uni dades que !a a ser rempl azadas?.
Este asunto no fue di scut i do al referi rnos a l a pregunta.
+. &os cr$di t os a l as cuentas del acti !o f i j o se basan en l a
i nformaci n conteni da en tal es autori zaci ones?.
9uando el departamento de contabi l i dad reci be una copi a de l a
autori zaci n, debe %acer al g3n regi st ro apropi ado de manera
que tenga una base para acredi tar a l a cuenta de propi edades
cuando l a i nformaci n, di scuti da en contestaci n a l a pregunta
se reci be. .ebe establ ecerse un procedi mi ento de c%equeo para
asegurar l a recepci n de l os documentos compl etos para cada
di smi nuci n o reti ro.
2. En cuanto a l a !enta de el ementos reti rados se ofrecen estos
al p3bl i co por medi o de a!i sos en l os peri di cos, etc.?
1. ?eci be l a empresa !ari as ofertas por escri to para aquel l os
el ementos que ofrece en !enta?.
El propsi t o de estas preguntas es el de cerci orarnos si para
l os el ementos ret i rados, se ofrecen estos al p3bl i co para su
!enta al f i n de comprar l as ofertas reci bi das, y que l a empresa
%aya %ec%o l a !enta a l a mej or ofert a. Estos pasos son
i mportantes debi do a que el funci onari o o empl eado autori zado
para efect uar tal es ret i ros pudi era ser que en combi naci n con
oras personas, sea el que efect 3e l a compra de estos el ementos
por un i nferi or al que pudi era %aberse obteni do, en perj ui ci o de
l os i nt ereses de l a empresa.
@. E4i sten procedi mi entos que garanti cen l a oportuna i nf ormaci n
y el regi st ro apropi ado de l a !enta o di sposi ci n de art #cul os
reti rados o desmantel ados, como por ej empl o<
1- Brdenes de despac%o?
(- Hacturaci n basada en rdenes de despac%o?
)- Btros?
9on referenci a a l a pregunta, se mani fest que debe obtenerse
l a debi da aprobaci n para todas l as !entas u otras
di smi nuci ones de l os act i !os fi j os. Es un procedi mi ento
deseabl e que una copi a de l a aprobaci n sea en!i ada
di rectamente al departamento de contabi l i dad por l a persona
autori zada para %acer tal aprobaci n. El depart amento de
contabi l i dad est i nf ormado de este modo de l as operaci ones
por l as cual es el pago o el cr$di t o debe reci bi rse por l a
empresa y si es posi bl e l a cant i dad que debe reci bi rse o
acredi tarse. Esta i nformaci n debe usarse para persegui r en el
futuro l a operaci n y para determi nar l a contabi l i zaci n
apropi ada de todas l as operaci ones efect uadas.
&os procedi mi entos deben i ncl ui r en en!#o del a!i so de l a
propuesta, di smi nuci n del acti !o, a tra!$s del depart amento
apropi ado, de manera que se puedan preparar rdenes de
despac%os para ser!i r ,a- como autori zaci n para l i berar el
acti !o al cesi onari o y ,b- como a!i so al departamento de
facturaci n para facturar l a !enta o di smi nuci n. &as copas de
l a orden de despac%o y de l a factura deben en!i arse
di rectamente al departamento de contabi l i dad, de manera que
se pro!ea un medi o para l a contabi l i zaci n de l a canti dad
debi da a l a empresa y determi nar que se %a reci bi do.
REGISTROS DE ACTIVOS FIJOS:
1. 30a! can" a! de ac" i ,o! #i & o! e!" n r e!pal dada! por r e.i !" ro! a+i l i ar e!
adecado!4. 0a! cen" a! de con" rol de l a! propi edade! en el ma)or .ener al %
de(en e!" ar ampar ada! por l a empre!a. 0a! cen" a! en l o! re.i !" r o! a+i l i ar e!
podr * an mo!" r ar i n#or maci $n " al % como l a #echa de ad/i !i ci $n% de i n!cr i pci $n%
co!" o% #en" e /e !mi ni !" r a% ,i da e!" i mada% " i po de depreci aci $n% l ocal i zaci $n%
n6mero de i den" i #i caci $n% co!" o! de man" eni mi en" o !(!i .i en" e! a l a
ad/i !i ci $n% e" c. 8a) n n6mero de model o! e!" ndar% di !poni (l e! par a e!" e " i po
de re.i !" r o! an/e mcha! empr e!a! di !e1an ! propi o model o. En l a a!enci a
de " al e! re.i !" r o! de" al l ado!% l o! ac" i ,o! de l a empre!a /e peden r epr e!en" ar
mi l l one! de pe!o!% e!" ar * an mo!" r ado! en l a! cen" a! en n !ol o " o" al de con" rol %
haci endo e+" remadamen" e di #i cl " o!o e!" a(l ecer /e l a can" i dad r epr e!en" a
ni dade! i ndi ,i dal e! de propi edade! #* !i ca!. 0a p'r di da o el !o pede " ener
l .ar ) per manecer !i n de!c(r i r!e por l a empre!a. 9am(i 'n% en a!enci a de
de" al l ado!% l a pro,i !i $n par a depr eci aci $n no pede !er i den" i #i cada con l o!
ac" i ,o! a l o! /e !e apl i ca% ) pdi er a !er m) di #* ci l de#ender l a dedcci $n
recl amada a l o! e#ec" o! del i mpe!" o en ca!o de /e l a! o#i ci na!
.(er namen" al e! l a di !c" an.
(. Tal es regi stros son manej ados por personas di st i ntas de
aquel l as por l as propi edades?.
El obj eto de esta pregunta es determi nar si un i ndi !i duo estar#a
en posi ci n de mal !ersar l as propi edades de l a empresa y
encubri r l a i rregul ari dad %aci endo asi entos fraudul entos en l os
regi st ros de contabi l i dad. &os mi smos pri nci pi os se apl i can en
l os regi stros detal l ados de i n!entari os. &os regi st ros detal l ados
si r!en como un cont rol contabi l # st i co de l os act i !os f#si cos y el
manteni mi ento de tal es regi stros debe conf i arse a personas que
no tengan e4ceso a l os acti !os que l os regi stros al udi dos ti enen
por obj eto control ar.
). 5e cuadran con l as cuentas de control en el mayor general ,
por l o menos una !ez al a"o?.
El manteni mi ento de regi stros detal l ados si r!e poco, a menos
que se mantengan correctamente. 5e %ace por consi gui ent e
necesari o por l o menos en i nter!al os anual es, que se %aga un
bal ance de comprobaci n de l os regi stros y que el total se
concuerde con el control en el mayor general . ara %acer
compl etamente efect i !os, l os procedi mi entos deben pro!eer
para que el bal ance de comprobaci n de l as propi edades as#
preparado, sea re!i sado por otros empl eados que no sean l os
que manti enen l os submayores detal l ados o que est$n
encargados de l a custodi a de l as propi edades f#si cas. &a
re!i si n debe i ncl ui r pruebas de l os bal ances de comprobaci n
contra l os regi st ros detal l ados, pruebas de l as sumas del
bal ance de comprobaci n y comparaci n del total con el control
en el mayor general .
+. eri di camente se toman i n!entari os de l os act i !os f i j os, baj o
l a super!i si n de empl eados no responsabl es por su custodi a ni
por su regi stro contabl e?.
&os pri nci pi os que se apl i can aqu# son esenci al mente l os
mi smos que aquel l os apl i cabl es a l a toma de i n!entari os de
mercanc#a. 6l %acer conteo f#si co de i n!ent ari os de mercanc#a,
es general mente necesari os que l os custodi os regul ares
real i cen una parte consi derabl e de l os conteos, y que su
conoci mi ento especi al es i ndi spensabl e para %acer un conteo
correcto, pero al menos en esto l a super!i si n de l a toma de
i n!entari o debe real i zarse por personas que ni mantengan l os
regi st ros de i n!ent ari os ni tengan acceso a l as e4i stenci as de
mercanc#as. 5i n embargo, al tomar el i n!entari o f#si co de l as
propi edades, tal conoci mi ento especi al i zado es usual mente
manos !i tal y es por consi gui ent e deseabl e que, en todo l o
posi bl e, el i n!ent ari o sea tomado por personas que no sean
responsabl es de l a custodi a f#si ca de l os acti !os y que no
mantengan l os regi st ros detal l ados correspondi ent es, tal es
como personas de otras secci ones del departamento de
contabi l i dad, audi t ores i nternos etc.
2. 5e i nforma al gerente de l as di ferenci as que se presentan
entre el i n!ent ari o f#si co y l os regi st ros au4i l i ares?.
5e debe sumi ni st rar i nformaci n de tal es di ferenci as a l a
gerenci a para l a acci n perti nent e cuando se toman l os
i n!entari os y se descubran fal t antes. &os procedi mi entos deben
pro!eer que se prepare un reporte de cada i n!entari o de
propi edades y de cual qui er di ferenci a si gni f i cat i !a entre l os
regi st ros y l os act i !os en e4i stenci a, se report an a l a gerenci a.
1. ?especto a %errami entas peque"as<
1- 5e %al l an bi en guardados y baj o custodi a de una persona
responsabl e?
(- 5e entregan 3ni camente medi ante rdenes de entrega
debi damente aprobadas?
&a i n!ersi n de una empresa en %errami entas peque"as,
frecuentemente representa una cant i dad i mportante en pesos y
l as %errami entas son frecuent emente de tal natural eza
especi al i zada que su p$rdi da puede menoscabar seri amente l a
conti nui dad normal de l as operaci ones de fabri caci n. &as
%errami entas por s# mi smas frecuent emente son bastant es
!al i osas y fci l mente di sponi bl es y debi do a su menor tama"o,
puede ser fci l encubri r el tomarl as si n autori zaci n, de l os
l ocal es de l a empresa. or consi gui ent e, es de l a mayor
i mportanci a que se establ ezcan resguardos apropi ados.
&as %errami entas deben estar a cargo de un sol o custodi o y el
rea en que se al macenen debe ser un l ugar cerrado al cual
sol amente el custodi o tenga acceso. 'na cuenta de cont rol para
el costo de l as %errami entas debe mantenerse en un mayor
apropi ado, y un submayor detal l ado debe mantenerse, y el total
de sus sal dos debe ser comparado regul armente con l a cuenta
de control . &as %errami entas deben emi ti rse sol amente
medi ante orden de ent rega escri ta aprobada por escri t o por el
capataz o super!i sor de l a persona a l a cual se ent rega l a
%errami enta. Esta sol i ci tud debe mantenerse en el arc%i !o y ser
entregada sol amente al de!ol !erse l a %errami enta que cubre. 5i
un empl eado trata de obtener una %errami enta cuando una
sol i ci tud en el arc%i !o i ndi ca que una %errami enta si mi l ar ya l e
%a si do entregada, debe obtenerse una e4pl i caci n sat i sfactori a
y l a aprobaci n por su super!i sor antes de que l a segunda
%errami enta se l e entregue.
.ebe tomarse a i nter!al os peri di cos, un i n!entari o f#si co de
l as %errami entas por ot ras personas que no sean l os custodi os
de l as mi smas o que l l e!en sus regi st ros de contabi l i dad. &a
toma del i n!entari o debe i ncl ui r un e4amen de l as rdenes de
entrega en mano por %errami entas en l a custodi a de obreros y,
si empre que sea posi bl e entre!i stndose con esos empl eados
para determi nar que l as %errami entas estn en su poder. El
grado %asta donde deba e4tenderse esta prueba estar, por
supuesto supedi t ado por el !al or y l a di sponi bi l i dad de l as
%errami entas al udi das y posi bl es efect os sobre l a moral de l os
empl eados.
CUESTIONARIO RELATIVO A INVERSIONES REALIZABLES Y
OTRAS INVERSIONES
CONTABI LIZACION DE LAS INVERSIONES
1. 3Si l a! i n,er!i one! " al e! como acci one! (ono!% c'dl a! ) o" ro! i n!" r men" o!
ne.oci a(l e! no e!" n (a& o c!" odi a de na en" i dad i ndependi en" e% por e& empl o%
en poder de n (anco !e .ar dan en na ca& a o ($,eda de !e.r i dad den" r o de l a
mi !ma empr e!a4.
(. 5i tal es i n!ersi ones son custodi as por al guna ent i dad
i ndependi ent e, %a si do $sta aprobada por el comi t$ ej ecuti !o o
l a j unta di rect i !a?.
). En el caso de que l as i n!ersi ones se guarden en l a mi sma
empresa, dos o ms empl eados son responsabl es de su
custodi a y t i enen acceso a l as mi smas 3ni camente en forma
conj unta?.
+. 5e l l e!a un regi stro detal l ado de l as i n!ersi ones en un
depart amento o por una persona di sti nt a de aquel l a desi gnada
ofi ci al mente para custodi arl as?.
.ebi do a l a rel at i !a faci l i dad con que l os !al ores comerci al es
pueden ser !endi dos o dados en prenda, l os !al ores propi edad
de l a empresa o l os reteni dos como col ateral , deben ser
resguardados contra su uso no autori zado. En organi zaci ones
i ndust ri al es o mercant i l es, l os !al ores usual mente representan
o bi en i n!ersi ones en subsi di ari as y compa"#as af i l i adas, o
i n!ersi ones de fondos e4cesi !os no necesi t ados
i nmedi atamente para l as operaci ones de l a empresa. 6unque
l as preguntas !an pri nci pal mente di ri gi das a l as resguardos
contra el uso no autori zado de l as acci ones y l os bonos de l a
empresa o dados a el l a como col ateral , tambi $n debe
determi narse que<
1- 5e regi st ra prontamente cada compra y cada !ent a de l os
!al ores y el reci bo o l a l i beraci n del col at eral .
(- &os certi f i cados con respecto a !al ores comprados por o
dados en prenda a l a empresa se reci ben prontamente.
)- El producto de l a !enta de l os !al ores es pront amente
contabi l i zado a fa!or de l a empresa. El l ogro de l os obj eti !os
anteri ores depende en gran parte del funci onami ento de l os
regi stros de cont rol . .eben %acerse pregunt as sobre l os
procedi mi entos rel at i !os a l os asi ent os en l os regi st ros de
cont rol en cuanto a l as operaci ones de !al ores, con !i sta a
establ ecer l a confi anza en tal es regi st ros. En general , l a
responsabi l i dad de l a custodi a de l os !al ores debe conf i arse
a funci onari os o empl eados no rel aci onados con el
manteni mi ento de l os regi st ros de l os !al ores. *o deben
%acerse asi entos en estos regi st ros a menos que l a
e!i denci a que ampara l os asi entos sea e4ami nada por el
departamento que l l e!a l os regi st ros, ya que de otro modo no
const i t uye un control i ndependi ent e y confi abl e sobre l as
operaci ones de l os !al ores. 6dems de l os procedi mi entos
que aseguran l a i ntegri dad de l os regi stros de l os !al ores, l a
empresa debe establ ecer resguardos para e!i t ar el uso no
autori zado de sus !al ores entre l as fec%as en que se
cuenten y se cuadren con l os regi st ros de control . 'no de
estos resguardos es el requi si t o de que el acceso a l as caj as
de seguri dad se permi ta sol amente a dos o ms funci onari os
o empl eados desi gnados conj untamente. Aeneral mente en
organi zaci ones mayores se l l e!a un regi stro de cada !i si ta a
l as b!edas del banco por l os empl eados desi gnados. El
regi stro debe i ncl ui r una descri pci n de l os !al ores
deposi t ados o e4tra#dos, cupones recortados, y tal es otros
asuntos que se %ayan real i zado por l os empl eados durant e
su !i si t a. Este regi stro debe ser f i rmado por aquel l os que %a
teni do por l os empl eados durante su !i si t a. Este regi stro
debe ser f i rmado por aquel l os que %an teni do acceso a l as
caj as de seguri dad y una copi a debe en!i arse a l a of i ci na del
cont ral or para ser usada en el e4amen de l a propi edad de
l as operaci ones y para ser!i r de gu#a en el futuro de l as
operaci ones que afectan a l os regi st ros de control de
!al ores. *o sl o debe ej erci tarse un cont rol efect i !o sobre
l os !al ores propi edad de l a empresa, si no tambi $n sobre l os
!al ores que ret enga l a empresa como col at eral . En
i nst i t uci ones f i nanci eras tal es como bancos, casas de
i n!ersi n, casas de corredores, etc. , se deben %acer
preguntas sobre l os procedi mi entos que rodean el cont rol de
!al ores propi edad de l a empresa y de l os !al ores en
custodi a, en consi derabl e detal l e y usual mente con
ref erenci a a l os procedi mi entos que rodean l a compra y
!enta de !al ores, manteni mi ento de l a cuenta de cl i ent es etc.
En tal es i nsti tuci ones, un mayor n3mero de empl eados t i ene
acceso a l os !al ores, y en l as casas de corredores por
ej empl o, empl eados de l as caj as usual mente t i enen acceso
i l i mi tado a l as caj as de seguri dad durante l as %oras de
negoci os. El control i ndependi ente de l as operaci ones de
!al ores en tal es i nst i t uci ones es de suprema i mportanci a, y
asuntos tal es como l a ej ecuci n rpi da de l as rdenes de l os
cl i entes, en!#o por correo de e4tractos a l os cl i ent es,
contabi l i zaci n de l os reci bos y entregas de l os !al ores a l os
cl i entes, manteni mi ento del regi stro de l a posi ci n de l os
!al ores y numerosas otras cuest i ones deben ser
cui dadosamente i n!est i gadas.
1. &as i n!ersi ones y otros i nst rumentos negoci abl es de control an
peri di camente por medi o de i nspecci n f#si ca por parte de
personas que no l as custodi an ni tengan acceso a el l as?. 5i
es as# por qui $n?.
&a frecuenci a de l os conteos peri di cos de !al ores !ar#a por l o
general de acuerdo con l a i mportanci a de l os !al ores en
rel aci n con el total de l os acti !os, l a natural eza de l os !al ores
desde el punto de !i st a de negoci abi l i dad y comerci abi l i dad, y
l a efect i !i dad del si st ema de control i nt erno de contabi l i dad que
rodea l as operaci ones de !al ores. 9omo una regl a general , l os
!al ores deben ser contados por empl eados que no sean l os
custodi os, aunque el conteo no debe nunca %acerse menos que
l os custodi os est$n presentes. En organi zaci ones mayores l os
conteos perci bi dos de !al ores de %acen por personal del
depart amento de audi tor# a i nt erna y l os resul t ados de l os
conteos se comparan con l os datos i ndi cados en l os regi stros
de control de !al ores.
(. 5i l as i n!ersi ones no fi guran a nombre de l a empresa, estn
endosadas<
1- ?estri ct i !amente a nombre de l a empresa?
(- .e modo? E4pl i que en nota separada.
&a propi edad de l os !al ores puede ser establ eci da con ms si
l os certi f i cados estn emi t i dos a nombre de l a empresa o si
estn endosados a l a empresa por personas a qui enes fueron
ori gi nal mente emi ti dos. 5i l os !al ores no estn a nombre de l a
empresa y no %an si do endosados por el due"o anteri or de
propi edad de l a empresa puede ser dudoso. or consi gui ent e, a
menos de que l os !al ores se ret engan sol amente como
col ateral , es deseabl e que se endosen por el 3l t i mo due"o que
o que se transfi eran a nombre de l a empresa, por ej empl o, si l a
empresa adqui ri !al ores de un funci onari o o empl eado y se %a
permi t i do que l os certi f i cados permaneci eran a nombre del
funci onari o o empl eado esta persona tendr#a poca di fi cul tad
para di sponer de l os !al ores u obtener pr$st amos de di nero
sobre el l os como col ateral si %a podi do obtener l a posesi n de
l os mi smos.
1. 6quel l as i n!ersi ones que %a reci bi do l a empresa con garant# a
estn contabi l i zadas y segregadas de l as propi as?.
&os procedi mi entos deben pro!eer un cont rol adecuado sobre
l os !al ores que estn baj o l a custodi a f#si ca de l a empresa pero
a l os cual es l a empresa no ti ene derec%o de propi edad. .ado
que l a propi edad de l os !al ores descansa en otros su costo no
puede regi strarse en l as cuentas de l a empresa. *o obstante l a
empresa, como custodi o de l os !al ores l os t i ene en fi decomi so
por cuentas de otros y podr#a i ncurri r en una seri a obl i gaci n.
&os procedi mi entos deben por consi gui ent e pro!eer para l a
contabi l i zaci n cui dadosa de estos !al ores, posi bl emente en
sus !al ores nomi nal es, y tambi $n para l a estri ct a segregaci n
de l os !al ores de aquel l os propi edad de l a empresa. El mi smo
pri nci pi o de e!i t aci n de mezcl a debe ser obser!ado en l o que
respecta a l a segregaci n de fondos propi os y aquel l os en
fi decomi so por cuenta de otros. &os regi stros de cont rol deben
l l e!arse por personas que no tengan acceso a l os !al ores.
eri di camente deben %acerse conteos a base de pruebas de
l os !al ores por personas que no tengan que l l e!ar l os regi st ros
de control y que no tengan otro acceso a l os !al ores. Estos
conteos deben %acerse por l a empresa al mi smo t i empo que l os
conteos de todos l os !al ores en mano, de manera que todos l os
!al ores est$n contabi l i zados y se pueda demostrar que no se %a
efectuado mezcl a o sust i t uci n de !al ores.
(. &as acci ones propi as readqui ri das se control an de l a mi sma
manera que l as i n!ersi ones?.
6unque l as acci ones en tesorer#a representan acci ones de l a
empresa readqui ri das por el l a mi sma. K por consi gui ent e se l es
concede un tratami ento especi al en l as cuentas, a pesar de
esto represent a una i n!ersi n en l os fondos de l a empresa y un
resguardo sat i sfactori o debe establ ecerse para tal es acci ones.
.eben deposi t arse con un custodi o aj eno a l a compa"#a o
guardarse baj o l l a!e, accesi bl e sol amente a dos o ms
funci onari os o empl eados responsabl es, l os cual es deben ser
autori zados a tener acceso conj unto sol amente a l os !al ores. El
regi st ro detal l ado de l as acci ones de tesorer# a debe l l e!arse
por personas que no tengan ni ng3n acceso a l os cert i f i cados de
acci ones y l os conteos peri di cos deben ser %ec%os por
personas que no tomen part e en el manteni mi ento de l os
regi st ros de acci ones y que no tengan otro acceso a el l os. El
conteo debe ser si mul tneo con l os conteos de todos l os otros
!al ores propi edad de l a empresa, o en mano por cuenta de
otros, o como garant# a, para determi nar que no %a %abi do
mezcl a o sust i t uci n.
). &os ret i ros o cancel aci ones de i n!ersi ones que se consi deran
si n !al or son aprobados por un empl eado responsabl e?.
+. ara aquel l as i n!ersi ones que %an si do descargadas, se l l e!a
una cuenta memorandum?
2. El arc%i !o de i n!ersi ones si n !al or se re!i sa peri di camente a
fi n de establ ecer si l a si tuaci n respecto a su !al or o cobro de
i ntereses o di !i dendos %a cambi ado?.
1. En caso afi rmati !o se re!i san por<
1- 'n audi t or i nterno?
(- 'n empl eado de l a empresa que no tenga acceso a l as
i n!ersi ones o i ngresos de l a empresa?.
5i l a autori zaci n para dar de baj a a l os !al ores l l e!ados en l os
l i bros de l a empresa se l e otorga a una persona que tenga
acceso a l os !al ores se l e permi te a di c%o i ndi !i duo el
mal !ersar l a propi edad de l a empresa. .ebe tenerse en cuenta
que aquel l os !al ores que %oy pueden parecer si n !al or debi do a
l a pobre condi ci n f i nanci era del que l os emi te pueden a tra!$s
de un per#odo de a"os, recuperar su !al or si l a empresa
encami na nue!amente sus negoci os. or esta razn debe
mantenerse un regi st ro y deben %acerse i nspecci ones
peri di cas de todos l os !al ores. =uc%as compa"#as si guen l a
prct i ca de l l e!ar tal es !al ores en M1 como un medi o de
mantener !i gente el regi stro de l a propi edad: otras compa"#as
manti enen un regi st ro memorandum sol amente. En cual qui era
de l os casos debe %acerse referenci a por al gui en que no sea
responsabl e de l a custodi a de l os !al ores a ser!i ci os de
i n!ersi ones u otras fuentes de i nter!al os regul ares para
determi nar si l os !al ores una !ez consi derados i n3t i l es %an
readqui ri do al g3n !al or, y si l a compa"#a est reci bi endo su
part i ci paci n en cual qui er i ngreso u otra di stri buci n %ec%a por
l os l i bradores de tal es !al ores.
COMPRAS Y VENTAS
1. 30a & n" a di r ec" i ,a o n comi " ' e& ec" i ,o% a" or i za l a! compr a!% ,en" a! )
reno,aci one! de l a! i n,er !i one!4.
Como !e i ndi co an" er i or men" e% l a car " er a de na or.ani zaci $n mercan" i l o
i nd!" r i al !al men" e con!i !" e de ,al ore! /e repre!en" an i n,er!i one! en
compa1* a! !(!i di ar i a! o a#i l i ada! o e+ce!o! de #ondo! " empor al men" e i n,er" i do!
en ,al ore! comerci a(l e! ha!" a /e l o! #ondo! !e nece!i " an como capi " al de
" r a(a& o% con!" r cci one! ) o" ro! o(& e" o!. 0a ad/i !i ci $n de i n" ere!e! en compa1* a!
!(!i di ar i a! o a#i l i ada! e! na ce!" i $n de pol * " i ca par a !er deci di da por l o!
di rec" ore! ) el l o! de(en " am(i 'n a!mi r l a r e!pon!a(i l i dad por l a admi ni !" r aci $n
de e+ce!o de #ondo! " empor al men" e i n,er " i do! par a el (ene#i ci o de l o!
acci oni !" a!% an/e en al .na! or.ani zaci one! l a a" or i dad par a i n,er !i one!
" empor al e! de e+ce!o de #ondo! !e del e.a por l o! di r ec" ore! al " e!orero de l a
empre!a. Cal e!/i er a /e !ean l o! ar r e.l o!% e! e!enci al /e !e r emi " a na
i n#or maci $n compl e" a de l a! oper aci one! de ,al ore! al depar " amen" o del
con" r al or de " al maner a /e l a! oper aci one! e!" 'n !& e" a! a na re,i !i $n
i ndependi en" e an" e! de !er r e.i !" r ada! en l o! l i (ro! .ener al e!.
En i n!" i " ci one! #i nanci er a! or.ani zada! par a l a compr a ) ,en" a de ,al ore!% )a
!ea por ! propi a cen" a o en cal i dad de a.en" e!% l o! pri nci pi o! #ndamen" al e!
/e ha) de" r ! de l o! procedi mi en" o! de con" a(i l i dad par a l a compr a ) ,en" a de
,al ore!% !on !eme& an" e! a a/el l o! /e r i .en par a l a! compr a! ) ,en" a! de
mer canc* a! en or.ani zaci one! mercan" i l e! o i nd!" r i al e!.
(. 8ndi ca di c%a aprobaci n el !al or por el cual se debe efectuar
l a transacci n?.
&a compra o !enta de !al ores por l a j unta di rect i !a o por el
comi t$ ej ecut i !o, es una i n!ersi n o di sposi ci n de l os fondos
de l a empresa y l a j unta o comi t$ se supone que act3en con
mi ras para el mej or i nter$s para l a empresa, de acuerdo con su
cri teri o. Bb!i amente su deci si n de adqui ri r o di sponer de un
acti !o no sol o i dent i f i ca el acti !o si no el preci o apro4i mado a
que deba real i zarse l a operaci n. En l a ausenci a de tal deci si n
por l a j unta o comi t$, el cri t eri o del i ndi !i duo que negoci a l a
operaci n debe ser susti tui do por l a de aquel grupo
propi amente responsabl e. ?egi strar el preci o aprobado no sol o
establ ece responsabi l i dad en el ni !el apropi ado, si no que
tambi $n pro!ee un medi o para determi nar que l a operaci n %a
si do efectuada de acuerdo con l a autori zaci n. .e otra manera
ser#a posi bl e para el gestor el adqui ri r o di sponer de adi ci ones
a su nombre y efectuar una operaci n separada entre su
persona y l a empresa, obteni endo as# una gananci a a costa de
l a empresa.
). 5e %ace una comprobaci n i ndependi ente de l os preci os por
l os cual es %an si do compradas o !endi das l as i n!ersi ones o
dl ares l i bres si es el caso?. En caso afi rmati !o, por qui $n?.
?eferent e a l a pregunta se mani fest que l as operaci ones de
!al ores deben autori zarse o aprobarse por l a j unta di rect i !a o
por un comi t$ ej ecuti !o. 5i n embargo, puede encontrarse que
en al gunas empresas un funci onari o competente, tal como el
tesorero, puede que l e permi tan un ampl i o margen para manej ar
l os !al ores de l a empresa. En cual qui er caso, deben %acerse
pruebas i ndependi entes por personas que no toman part e en
autori zar, efectuar o contabi l i zar l as operaci ones de l os !al ores,
y que no tengan acceso a l os !al ores. Tal es pruebas deben
i ncl ui r l a i nspecci n de l os documentos correspondi ent es, tal es
como a!i so del corredor y coti zaci ones de mercado, para
determi nar que l os !al ores fueron comprados o !endi dos por l os
conductos correctos sobre l a base de tal autori zaci n, como se
requi ere, que el l os fueron debi damente contabi l i zados y que l os
preci os, fec%as e i mportes pagados eran correctos.
INGRESOS
4. 30o! i n.r e!o! pro,eni en" e! de i n,er !i one!% " al e! como di ,i dendo! e i n" er e!e!%
!on compro(ado! peri $di camen" e con" r a l a! mi !ma! i n,er!i one!4. Si e! a!* 3por
/i 'n4.
2. 5e contabi l i zan tal es i ngresos antes de que se cobren o
reci ban?.
En l as empresas mercant i l es e i ndustri al es donde l os i ngresos
obteni dos de l os !al ores y de l os efectos que de!engan
i nt ereses sean una canti dad rel at i !amente peque"a del total
de l os i ngresos, y no se %agan comprobaci ones peri di cas del
menci onado i ngreso, deben segui rse otros procedi mi entos para
asegurarse de que l os i ngresos de tal es fuentes %an si do
contabi l i zados debi damente. .onde di c%o i ngreso sea
consi derabl e, si n embargo, deben mantenerse regi st ros
adecuados de , l os !al ores y de l os efectos por cobrar en l os
cual es se anoten l as acumul aci ones de l os i ntereses sobre
efect os y !al ores que de!enguen i nt ereses: l os cobros deben
re!i sarse por empl eados que no part i ci pen en l a mani pul aci n
de l os !al ores o del efect i !o. &os i ngresos por di !i dendos
sobre l as acci ones deben determi narse i ndependi entemente
def i ri $ndose a l as publ i caci ones f i nanci eras u ot ra i nf ormaci n
di sponi bl e que se requi era a pagos de di !i dendos.
&a con!eni enci a de contabi l i zar por ant i ci pado l os i ngresos
!ari os en l os l i bros antes de cobrarse, se estudi a en l a
pregunta ).1.07 en D9uentas por 9obrar, /entas y 9obranzasE.
CUESTIONARIO RELATIVO A CUENTAS POR PAGAR, COMPRAS
Y GASTOS
".1. COMPRAS
1. 0a! #nci one! del encar.ado de compr a! !e encen" r an !epar ada! de l o!
depar " amen" o! de:
12 3Con" a(i l i dad4
22 3Reci (o4
32 35e!pacho4
1. l as adqui si ci ones deben %acerse si empre medi ante rdenes de
compras y cot i zaci ones?. En caso af i rmati !o, 9untas se
requi eren?.
En general , l os procedi mi entos rel aci onados con l as compras
deben proporci onar seguri dad a l a empresa en cuanto a<
1- Iue l a compra es necesari a para el manej o adecuado de l as
operaci ones
(- Iue l as canti dades ordenas estn basadas en rdenes de
compra debi damente aprobadas y cubren l as demandas
anti ci padas de l a empresa.
)- Iue l a orden se col oca con pro!eedores que pueden
entregar l a mercanc#a de mej or cal i dad y a l os mej ores
preci os obteni bl es.
+- Iue se reci be l a canti dad de mercanc#a ordenada, en
buenas condi ci ones y de acuerdo con l as especi f i caci ones
requeri das.
2- Iue l as canti dades que aparecen en l as facturas est$n de
acuerdo con l as reci bi das y que l os preci os sean l os que
aparecen en l a orden de compra.
1- Iue l as facturas de l os pro!eedores no tengan errores y que
l as condi ci ones sean l as mi smas que aparecen en l a orden
de compra.
@- Iue se %aga una notaci n de l a compra en l os l i bros
general es y en l os regi stros de e4i stenci as de mercanc#as,
si es que se manti enen.
&as preguntas sobre l os procedi mi entos no deben abarcar
sol amente l as compras de mercanc#as, si no tambi $n l as de
sumi ni stros y equi po capi t al i zabl e. &as empresas mayores
manti enen departamento de compras separados, l os cual es
col ocan l as rdenes, mi entras que l as empresas menores
pueden del egar el col ocar l as rdenes de compra en
empl eados que real i cen otras funci ones.
>abl ando en t$rmi nos general es, l os empl eados encargados de
col ocar l as rdenes con l os pro!eedores act3an 3ni camente
como agentes y no deben i ni ci ar l as compras. El agente de
compra debe conocer l a si tuaci n del mercado y mantenerse
bi en i nf ormado en cuanto a l as di sti nt as fuentes de sumi ni st ro,
ya que su pri nci pal funci n es l a de col ocar l as rdenes para
obtener l os mej ores resul tados posi bl es para l a empresa. &a
autori zaci n para real i zar una compra debe recaer en
empl eados responsabl es del depart amento en que se !a a usar
l a mercanc#a, pero en el caso de compras i mportant es de
materi as pri mas, di c%a autori zaci n debe ser otorgada por un
comi t$ compuesto por mi embros de l a admi ni straci n general
del departamento de !entas y de l os depart amentos de
producci n apropi ados. &a canti dad m#ni ma que debe
mantenerse en i n!ent ari o en todo momento debe ser
determi nada por anti ci pado por l a admi ni st raci n y el j efe del
al mac$n o al g3n ot ro empl eado, a qui en se l e asi gne tal
funci n debe tener l a obl i gaci n de !er que esas cant i dades
m#ni mas se manti enen. &as empresas con operaci ones
descentral i zadas pueden tener un departamento donde todas
l as rdenes de compra que surj an de l os departamentos de
producci n, deben ser e4ami nados para determi nar,
refi ri $ndose a l os regi stros detal l ados de mercanc#as en
e4i st enci a, si l a mercanc#a por un departamento de producci n
pudi era ser transf eri da de otro departamento, si n necesi dad de
real i zar una compra.
6 f i n de que l os preci os por uni dad y l a descri pci n de l a
mercanc#a que aparecen en l a fact ura del pro!eedor est$n
suj etos a !eri f i caci n, y a fi n de fi j ar tambi $n una
responsabi l i dad sobre l as compras, l as rdenes de compras
deben real i zarse por escri to.
*i ng3n i ndi !i duo por s# sol o debe estar en posi ci n de poder
ordenar l a compra de mercanc#a para l a empresa, confi rmar
que se %aya reci bi do y aprobar su pago o autori zar su
despac%o despu$s que se %a reci bi do. Tal mezcl a de funci ones
%ar#a posi bl e que pudi eran establ ecerse arregl os col usori os
con l os pro!eedores, baj o l os cual es al gunos art #cul os o
canti dades pudi eran ser pagados, aunque nunca se reci bi eran.
Tambi $n es posi bl e para una persona reci bi r y apoderarse
i ndebi damente de l a mercanc#a y ocul tar l a i rregul ari dad no
anotando debi damente el reci bo de l as mercanc#as. &a
autori dad para col ocar l as rdenes de compra de l a empresa
debe, por recaer sol amente en personas que no tengan
autori zaci n para i ni ci ar l a sol i ci tud, para cert i f i car el reci bo
de l a mercanc#a, para aprobar l as facturas para su pago, o
para autori zar l os despac%os.
1. Iui $nes estn autori zados para fi rmadr l as rdenes de
compra?.
En l os comentari os anteri ores se pudo notar que l as funci ones
de compra deben ser ej erci das sol amente por personas que no
tomen parte de l as funci ones de contabi l i dad, reci bo y
despac%os. ara asegurarnos de que este control %a si do
i nstal ado y que est operando efecti !amente, debemos estar
seguros de que l as personas que preparan l as rdenes de
compra t i enen autori zaci n del egada of i ci al mente y por escri t o
y que sus act i !i dades estn rodeadas por todas l as medi das de
control necesari as, i ncl uyendo l a segregaci n de l as funci ones
de contabi l i dad, reci bo, control de mercanc#as y despac%o.
(. 9ompra el depart amento de contabi l i dad<
1- &os preci os y condi ci ones de l a factura cont ra l as rdenes
de compra?
(- l as canti dades facturadas contra l as rdenes de compra?
)- 5e re!i san l os cl cul os en l as facturas?
&a comparaci n de l os preci os por uni dad y l a descri pci n de
l a mercanc#a que aparece en l as facturas de l os pro!eedores
con l as rdenes de compra, se real i za frecuentemente por el
depart amento de compras, debi do al conoci mi ento de l os
empl eados con todo l o rel aci onado con l as compras. si n
embargo, un i ncon!eni ent e de este procedi mi ento es que no
pro!ee l a !eri f i caci n sobre el depart amento de compras. or
l o tanto se consi dera preferi bl e que esta comparaci n sea
real i zada por el departamento de contabi l i dad. 5i n embargo,
l as comparaci ones efectuadas por el depart amento de
contabi l i dad, no deben necesari amente descubri r
i rregul ari dades en l os preci os por uni dad, i ncurri dos por el
agente de compras a menos que est$ !i gente el procedi mi ento
i ndi cado en l a pregunta @.1.01. 5i l a comparaci n de l a factura
y de l a orden de compra se real i za en el departamento de
compras, esto proporci ona una oportuni dad para preparar una
orden al terada o fi cti ci a para amparar un pago i rregul ar. Esto
l i mi ta l a di f i cul t ad de un pago i rregul ar a un si mpl e probl ema
de fal sear el regi st ro de reci bo.
&as facturas reci bi das deben marcarse con un sel l o que
requi era l as i ni ci al es de l os empl eados responsabl es de re!i sar
l os preci os, l a descri pci n el reci bo de l a mercanc#a, l os f l etes
y l a operaci n ari tm$ti ca y, cuando estas sean presentadas
para su pago, el que fi rma l os c%eques o el empl eado del egado
por $l mi smo, debe e4ami nar l as i ni ci al es para sat i sfacer antes
de que l os c%eques son f i rmados, de que l os procedi mi entos
prescri t os %an si do obser!ados.
1. El depart amento de contabi l i dad regi st ra y control a l as
entregas parci al es?
&as funci ones de anotar y !eri f i car l as entregas parci al es se
real i zan con el fi n de pro!eer un regi st ro en el cual se pueda
comprobar cont i nuamente, con seguri dad, que l os pagos que
se real i cen son %ec%os por entregas !erdaderas. &a anotaci n
de l as ent regas se real i za usual mente en el departamento de
compras, a f i n de tener l a i nformaci n para persegui r en el
futuro, l a part e no entregada de l a orden ori gi nal . &as
funci ones de anotar y comprobar l as entregas parci al es,
pueden tambi $n ser real i zadas por el departamento de
contabi l i dad, como parte de su funci n de comparar l os
i nformes de reci bo contra l as facturas antes de ser aprobadas
para su pago ,1- para asegurarse que el pago se real i za
sol amente por mercanc#a real mente reci bi da y ,(- para e!i tar
reci bi r y pagar por al gunos embarques parci al es que en su
total i dad e4ceden l as canti dades ordenadas y requeri das para
l os operaci ones normal es.
(. 5e re!i san peri di camente l os preci os de compra por un
empl eado que no tenga cone4i n al guna con compras, para
cerci orarse de que tal es preci os son l os ms con!eni ent es para
l a empresa?.
&a re!i si n peri di ca de l as compras por un funci onari o o un
empl eado competente es tal !ez el 3ni co medi o efecti !o para
determi nar que el agente de compras %a actuado
apropi adamente al real i zar l as compras a l os mej ores preci os.
6 fi n de obtener el m4i mo benef i ci o para l a empresa, tal
re!i si n debe real i zarse por un funci onari o o empl eado que
est$ fami l i ari zado con l as condi ci ones del mercado y l as
di sti nt as fuentes de sumi ni st ro. .ebi do a l a di f i cul t ad de
establ ecer procedi mi entos parte de l os sugeri dos que puedan
pro!eer una re!i si n efect i !a de l as funci ones del
depart amento de compras, y debi do as# mi smo a l a necesi dad
de tal comprobaci n, debemos asegurarse en caso de
respuest a negat i !a a esta pregunta, de que otros resguardos
se %an establ eci do por l a empresa para l ograr l os resul t ados
deseados. &a col usi n entre l os agentes de compras y l os
represent ant es de l os pro!eedores %arto frecuent e y l os
funci onari os del cl i ente deben darse cuenta de l a i mportanci a
de mantener al g3n control a este respecto.
".2. RECIBO
1. E!" n l a! #nci one! del depar " amen" o de reci (o !epar ado! de:
12 3Con" a(i l i dad4
22 35e!pacho4
32 3mane& o de al mac'n4
Como !e i ndi ca en l a e+pl i caci $n de l a pre.n" a 7. 1. 01% ni n.6n i ndi ,i do de(e
e!" ar en po!i ci $n de poder ordenar l a compr a de mer canc* a par a l a empr e!a%
con#i r mar /e !e ha)a r eci (i do apro(ar l a par a ! pa.o% c!" odi ar l a o a" or i zar
! de!pacho de!p'! /e !e ha r eci (i do. 9al mezcl a de #nci one! hace #ci l
en" r ar en ar r e.l o! col !or i o! con l o! pro,eedore! o i nde(i damen" e de l a!
mer canc* a! de l a empre!a ) ocl " ar l a i r re.l ar i dad no ano" ando de(i damen" e el
reci (o ) el de!pacho de l a! mercanc* a!% e" c.
1. El departamento de reci bo prepara i nf ormes de l os art #cul os
reci bi dos y conser!a una copi a de tal es i nformes.
9omo !eri f i car de que se %a reci bi do toda l a mercanc#a para l a
cual se %a %ec%o un pago, debe e4i gi rse que el empl eado de
reci bo cuente i ndependi ent emente, pese o mi da l as mercanc#as
reci bi das y l as regi stre en un i nforme de reci bo. 'n empl eado
no rel aci onado con el reci bo de l as mercanc#as debe comparar
l as cant i dades que aparecen en l as facturas con el i nforme de
reci bo. Tambi $n debe tenerse en cuenta que l as funci ones
real i zadas por el empl eado de reci bo no consi st en sol amente en
contar l a mercanc#a, si no tambi $n en i nformar l as condi ci ones
de l a mercanc#a reci bi da.
En al gunos t i pos de negoci o, el personal de operaci ones
ase!erar que l a preparaci n de l os i nformes de reci bo es
i mpracti cabl e. &as causas anti ci padas estn basadas
usual mente en fundamentos prcti cos l os cual es deben reci bi r
consi deraci ones. En l as t i endas de !ent a al detal , por ej empl o,
l as rdenes de compra se col ocan por l os compradores
depart amental es, basados en sus !i si t as a l as fabri cas y
sal ones de e4%i bi ci n de muestras de l os pro!eedores. 6ntes de
col ocar l a orden usual mente, el comprador ti ene que %aber
estudi ado l a demanda el consumi dor l as tendenci as de l a moda,
etc., para determi nar l as necesi dades de l a temporada. 9omo
que l a mercanc#a es sel ecci onada por l o general a base de una
i nspecci n de l as muestras, sol o el comprador ti ene el
conoci mi ento de l a cal i dad y descri pci n de l a mercanc#a que
debe reci bi r l a empresa. or esto, se consi dera esenci al que al
comprador se l e de una oportuni dad de i nspecci onar l a
mercanc#a. Aeneral mente el comprador al mi smo ti empo en l a
factura del !endedor el porcentaj e de aumento al preci o de
!enta. Esta i nspecci n debe %acerse prontamente porque l a
mayor parte de l as mercanc#as en l as t i endas de !ent as al
detal , como en muc%as otras organi zaci ones, se mue!e
rel at i !amente rpi do y deben frecuentemente ser col ocadas en
el ti po de !entas si n demora para e!i tar perdi das de negoci os
no recuperabl es. &as di f erenci as ent re l as canti dades reci bi das
y l as mostradas en l as facturas, o l os defectos en l a mercanc#a
deben por esto, determi narse si n demora ya sea que l a
mercanc#a debe mantenerse i ntact a %asta que l a recl amaci n de
l a compa"#a sea reconoci da por el embarcador. .e este modo
se e!i t a l a posi bi l i dad que se descubran di screpanci as despu$s
de que al gunas de l as mercanc#as %an si do !endi das. 5i se %a
ce de otra manera puede resul t ar di f# ci l probar l a e4i stenci a de
un fal tant e.
En ci rcunst anci as como l as menci onadas anteri ormente, l a
recepci n prepara un i nforme de reci bo.
&a cuesti n de si el departamento de reci bo debe reci bi r
noti ci as anti ci padas de l as canti dades compradas se di scute
ms adel ant e en @.(.02.
(. 'na copi a del i nf orme de reci bo se en!#a di rectamente al
depart amento de contabi l i dad?.
). El depart amento de contabi l i dad compara este i nforme con l as
facturas?
&a aprobaci n para su pago de l as facturas de l os pro!eedores,
por el departamento de contabi l i dad, est basada en part e en
comparar l a factura con el correspondi ente i nforme de reci bo.
ara que este procedi mi ento sea efect i !o como cont rol , el
i nforme de reci bo debe i r di rectamente desde el departamento
de reci bo al depart amento de contabi l i dad, de tal modo que sea
i naccesi bl e a persona al guna que pueda benef i ci arse
cambi ando l a i nformaci n anotada. or ej empl o, si se factura a
l a empresa mercanc#as en mayor canti dad o superi or cal i dad a
l as real mente reci bi das, medi ante arregl os col usori os con el
agente de compras de l a empresa, y si el agent e estu!i ese en
si tuaci n de poder cambi ar un i nf orme de reci bo despu$s que
%a si do preparado en el departamento de reci bo, l a empresa
podr#a pagar por mercanc#as o cal i dades no reci bi das.
+. se efect3a un conteo efecti !o de l os art# cul os reci bi dos, si n
que l a persona que l o l l e!a a cabo sepa de antemano l as
canti dades respect i !as?.
En teor#a, puede ser con!eni ent e que el empl eado de reci bo no
deba tener conoci mi ento por anti ci pado de l as canti dades que
deban contarse y por esto no debern sumi ni strrsel e copi as de
l as rdenes de compra de l as facturas de l os !endedores, etc.
>ay, si n embargo, !ari as obj eci ones prcti cas que l os %ombres
de negoci o pueden formul ar en contra de estos arregl os.
or ej empl o.
1- 6un cuando l a empresa no l e sumi ni st re al empl eado de
reci bo l a i nformaci n de l as cant i dades que se !an a reci bi r,
el propsi to de este procedi mi ento puede frust rarse debi do a
l a prct i ca com3n para muc%as compa"#as de i ncl ui r con el
embarque una l i sta de empaque mostrando l as cant i dades
que se suponen conteni das en el embarque. 9omo el
empl eado de reci bo no debe asumi r que l as cant i dades
mostradas por l a l i sta de empaque en real i dad estn de
acuerdo con l as cant i dades conteni das en el embarque %ay
no obstante l a tentaci n de omi ti r el conteo de l as
mercanc#as y de copi ar en el i nforme de reci bo l as
cant i dades mostradas en l a l i st a de empaque.
(- El conoci mi ento por el empl eado de reci bo de l as cant i dades
y cl ase de materi al a reci bi r, ser necesari o, a f i n de
permi ti rl e pro!eer el espaci o para acomodar al entrega.
.e este modo, es aconsej abl e conf i ar en otros resguardos,
tal es como frecuent es conteos f#si cos de l os i n!entari os baj o
l a super!i si n de empl eados de l a ofi ci na general , rpi da
i n!esti gaci n de cual esqui era di f erenci as y procedi mi entos
que est i pul en que todos l os reci bos est$n regi strados en el
al mac$n o en l os regi stros de producci n.
6dems e4cepto en compa"#as muy peque"as, el personal
del departamento de reci bo, usual mente est formado por
ms de un empl eado y en tal caso el control i nterno de
contabi l i dad puede ser l l e!ado a cabo dentro del
depart amento de reci bo establ eci endo procedi mi entos que
esti pul en que se en!#en copi as de l as rdenes de compra y
de l as facturas de l os !endedores al capataz del al mac$n de
reci bo, para que sus ayudantes %agan un conteo
i ndependi ent e de l a mercanc#a y l e report en l as canti dades
determi nadas por el l os. .e cual qui er modo, el audi tor debe
!i si tar el departamento de reci bo y obser!ar l os
procedi mi entos segui dos.
1. &os procedi mi entos garanti zan que se cargue a l os cl i ent es y
empl eados aquel l as mercanc#as compradas para serl es
en!i adas di rectamente?.
.onde l os procedi mi entos para l a preparaci n y uso de l as
rdenes de compra e i nformes de reci bo son sat i sfactori os, este
punto general mente estar cont rol ado. &as e4cepci ones a l a
pract i ca general deben %acerse por l as compras de empl eados
o embarques di rectos y estos deben i n!esti garse para !er que
se l e cargar a l a parte i nteresada, tal es desembol sos.
(. 9undo ocurren p$rdi das o da"os en l os materi al es, se
produce i nmedi atamente el recl amo contra l os aseguradores o
transport adores?.
9omo se menci on anteri ormente, l as funci ones del
depart amento de reci bo no son sol amente determi nar l as
canti dades de mercanc#as reci bi das, si no tambi $n de un modo u
otro determi nar as# mi smo que di c%a mercanc#a se %aya
reci bi do en buenas condi ci ones. El empl eado de reci bo debe,
por l o tanto noti f i car i nmedi atamente al departamento
correspondi ent e que se %aga una i nspecci n de l a mercanc#a y
%acer arregl os para que un representante del transportador o
embarcador, noti f i que cual qui er fal t ante en, o da"o a, l a
mercanc#a. El i nforme de reci bo debe tener una anotaci n del
fal tant e o de l a natural eza del da"o y l a factura no debe ser
aprobada para su pago %asta que se reci ban del depart amento
responsabl e una e!i denci a sati sf actori a del recl amo contra el
transport ador o !endedor. 5i no estn en !i gor procedi mi entos
si mi l ares a l os menci onados anteri ormente, debe determi narse
que ot ros procedi mi entos de l a empresa cumpl en l a mi sma
fi nal i dad.
). &as de!ol uci ones sobre compras se manej an a tra!$s del
depart amento de despac%o?
+. Tal es de!ol uci ones se comparan contra l as respect i !as notas
de cr$di to del !endedor?.
5i l a mercanc#a se de!uel !e porque no est en condi ci ones
sati sf actori as, re!el adas en el momento de reci bi rse l a
mercanc#a, l os procedi mi entos a segui r en al de!ol uci n deben
ser al go si mi l ares a l os i ndi cados en l a nota a l a pregunt a
@.(.0@. &as de!ol uci ones pueden deberse tambi $n a mercanc#as
que no est$n en condi ci ones sati sf actori as obser!adas por l a
empresa en en momento de usar l a mercanc#a o por el cl i ent e a
qui en l e fue !endi da l a mi sma. En estos casos, l os
procedi mi entos deben sumi ni st rar seguri dad razonabl e de que
se manti ene un regi stro de l a de!ol uci n de l a mercanc#a por el
depart amento responsabl e de l a e4i stenci a de l a mi sma. 5eg3n
un m$todo se prepara un model o de Dde!ol uci n de compraE,
prenumerado, una copi a del cual se en!#a al departamento de
contabi l i dad. &a secuenci a de l a numeraci n de l os model os de
Dde!ol uci n de compraE es !eri f i cada por l os empl eados en el
depart amento de contabi l i dad y l os model os son re!i sados
contra l os a!i sos de d$bi to. &os i mportes de l os a!i sos de
d$bi to se contabi l i zan en una cuenta de cont rol separada en el
mayor general y es deber del departamento de contabi l i dad !er
que sean rebaj ados prontamente de un pago subsi gui ent e.
*atural mente, deben tomarse l as medi das adecuadas para
contabi l i zar rpi damente l as de!ol uci ones de l as mercanc#as en
l os regi stros de mercanc#as.
".3. FLETES
1. 0o! procedi mi en" o! a!e.r an el r eem(ol !o de:
12 3:l e" e! pa.ado! !o(re compr a! c)o #l e" e !ea a car.o del ,endedor4
22 3:l e" e! pa.ado! por cen" a de cl i en" e4.
En .ener al l o! procedi mi en" o! en l a! empr e!a! /e hacen compr a! !o(re na
(a!e de /e el #l e" e !ea a car.o del ,endedor% de(en e!" i pl ar /e !e prepar e na
no" a de d'(i " o al ,endedor por l a can" i dad de di cho #l e" e ) /e !e r e.i !" re en l o!
l i (ro! .ener al e! como na condi ci $n an" er i or a l a apro(aci $n del pa.o. El
e+amen de l o! docmen" o! /e ampar an l o! con!i .i en" e! che/e! de
de!em(ol !o% de(en i ncl i r l a r e,i !i $n de e,i denci a !a" i !#ac" or i a /e i ndi /e /e
e!" e procedi mi en" o !e ha l l e,ado a ca(o. 0a e,i denci a pede con!i !" i r en na
copi a de l a no" a de d'(i " o% el i mpor" e de l a cal de(e dedci r!e de l a #ac" r a /e
!e ,a a pa.ar o de l a! #ac" r a! !& e" a! a pa.o en na #echa po!" er i or.
0o! ar r e.l o! con l o! cl i en" e!% al .na! ,ece! e!" i pl an /e el ,endedor pa.e el
#l e" e !o(re l o! de!pacho! de mer canc* a!. 0a can" i dad del #l e" e pa.ado por
adel an" ado% pede !er i ncl i do en l a! #ac" r a! cando l a! mer canc* a! !on
#ac" r ada! o (i en el compr ador pede reem(ol !ar al ,endedor en na #echa
po!" er i or. ;a !ea /e el pa.o por adel an" ado del #l e" e e! n a!n" o de pol * " i ca
.ener al apl i ca(l e a " odo! l o! de!pacho! o apl i ca(l e a ci er" o! de!pacho!
!ol amen" e% l a empr e!a de(e a!e.r ar !e /e !e l l e,e n re.i !" r o pron" amen" e de
" odo! l o! #l e" e! pa.ado! por cen" a de !! cl i en" e!. 0a! pr e.n" a! del adi " or
!o(re l o! procedi mi en" o! en el depar " amen" o de ,en" a!% depar " amen" o de " r # i co%
depar " amen" o de de!pacho! o depar " amen" o de #ac" r aci $n% de(e !mi ni !" r ar
adecada i n#or maci $n !o(re e!" e pn" o. E!" o! procedi mi en" o! peden pro,eer%
por e& empl o /e <a2 copi a! de " oda! l a! $rdene! de de!pacho !ean en,i ada! al
depar " amen" o de " r # i co par a el cl cl o del #l e" e /e de(a i ncl i r !e en l a #ac" r a
o no" a! de d'(i " o pr epar ada! an" e! de /e l a! $rdene! de de!pacho !ean en,i ada!
al depar " amen" o de #ac" r aci $n% <(2 l a a!enci a nm'r i ca de " al e! no" a! d'(i " o
!ea con" a(i l i zada en el depar " amen" o de con" a(i l i dad .ener al ) <c2 /e el
depar " amen" o de con" a(i l i dad .ener al ha.a na r e,i !i $n de l o! " 'rmi no! de ,en" a
par a ,er /e l a no" a de d'(i " o ha !i do pr epar ada por di cho #l e" e ) no i ncl i da en
l a #ac" r a de ,en" a.
0o! cr'di " o! o dedcci one! e#ec" ada! por l o! cl i en" e! por #l e" e pa.ado! por
el l o!% de(en !er apro(ado! por empl eado! compe" en" e!= l a propi edad de l o!
mi !mo! por el depar " amen" o /e " en.a l a a" or i zaci $n de l o! " 'r mi no! de ,en" a%
) el ,al or por l o! empl eado! #ami l i ar i zado! con l o! " i po! de #l e" e! ) " ar i #a!.
0a pr epar aci $n ) ano" aci $n de l a! no" a! de d'(i " o por #l e" e r eco(r a(l e de cl i en" e!
no de(e del e.ar !e a n empl eado rel aci onado con l a mani pl aci $n ) ano" aci $n
del e#ec" i ,o. En na oca!i $n% n empl eado /e l l e,a(a el ma)or .ener al % " en* a
acce!o a l a reme!a de l o! cl i en" e! ) " en* a " am(i 'n l a o(l i .aci $n de pr epar ar l a!
no" a! de d'(i " o por #l e" e reco(ra(l e de l o! cl i en" e! de l a compa1* a. -n/e en
" odo! l o! ca!o! e!" e empl eado pr epar a(a ) en,i a(a por cor reo l a! no" a! de d'(i " o
a l o! cl i en" e!% no remi " * a al .na! de e!" a! no" a! de d'(i " o al " enedor de l i (ro! de
l o! r e.i !" ro! de l i (ro! a+i l i ar e! par a ! ano" aci $n en l a! cen" a! de l o! cl i en" e!.
Cando l a! reme!a! /e c(r* an l a! no" a! de d'(i " o no po!" eada! a l o! re.i !" r o!
er an reci (i da! por 'l % no " en* a di #i cl " ad de o(" ener el e#ec" i ,o por el l a!.
1. l as cuentas de fl et es son re!i sadas por un empl eado
fami l i ari zado con l as tari fas?
&a determi naci n de l os pagos por fl ete presupone fami l i ari dad
por part e del empl eado con l as tari f as de fl et e y regul aci ones
de rtfi co. 6l gunas empresas someten l as cuentas de fl et e
pagadas a un agenci a i ndependi ent e para su re!i si n. uesto
que esta prcti ca si r!e tambi $n como una re!i si n de l a
efi ci enci a del departamento de trfi co de l a empresa, puede ser
aconsej abl e, en caso de una respuesta af i rmati !a a l a pregunt a,
i ndi car el resul tado de l a 3l t i ma re!i si n de l as cuentas de fl et e
por l a agenci a i ndependi ent e. En el caso de una respuest a
negati !a, debe i nqui ri rse sobre l os procedi mi entos que protegen
a l a empresa cont ra el pago e4cesi !o de fl etes.
(. E4i ste un procedi mi ento que pre!enga el dobl e pago de f l etes,
tal como el de anotar el n3mero de gu#a en l a factura o adj untar
copi a de l a gu#a?.
). &os procedi mi entos de l a empresa permi ten establ ecer que l os
cargos por fl etes y transporte se %agan en pago de ser!i ci os
real mente prestados?.
En l as notas a l a pregunta @.).0( se i ndi c que l as tari f as de
fl et es deben ser re!i sadas por un empl eado o agenci a
fami l i ari zado con l as t$cni cas consi gui ent es. 5i n embargo,
tambi $n se %ace necesari o determi nar que l os ser!i ci os
pagados fueron real mente reci bi dos y l os procedi mi entos
i nternos deben, desde l uego, i ncl ui r pasos que rel aci onen l os
cargos con l os despac%os i ndi !i dual es. 5i l os pagos son %ec%os
a empresas de transporte l ocal es, l as cuentas deben mostrar el
punto de recogi da, el punto de entrega y Ni l ometraj e recorri do.
Estos Ni l ometraj es deben ser confrontados con mapas de
carreteras o con una carpeta permanente de Ni l ometraj es de
l ugar a l ugar.
6 fi n de pre!eni r el dobl e pago de f l etes, l a empresa debe tener
al g3n procedi mi ento que l o e!i te. or ej empl o el anotar el
n3mero de l a gu#a en l a factura o adj untar una copi a de l a gu#a
a l a factura que si r!a como comprobaci n al efectuarse el pago.
".4. OTROS GASTOS
8. 30a! #ac" r a! /e no !ean por ma" er i al e!% como por e& empl o% propa.anda%
hor ar i o!% ar r endami en" o!% .a!" o! de ,i a& e% e" c. % !on apro(ada! an" e! de ! pa.o
por l o! r e!pec" i ,o! & e#e! de depar " amen" o4.
;. 5e re!i san tal es facturas en cuanto a su necesi dad y
correcci n y son aprobadas por un empl eado o departamento
di sti nt o de aquel en que se %aya ori gi nado?.
&as facturas por ser!i ci os e i ntangi bl es sobre l os cual es
normal mente no se %ar#an i nf ormes de reci bo, deben ser
aprobadas para su pago por al gui en con conoci mi ento,
e4peri enci a y cri t eri o concerni ent e a di c%os de manera que l a
empresa est$ razonabl emente segura de que %a reci bi do l os
ser!i ci os por l os cual es %a pagado. En l os casos de tal es
rengl ones como gastos de !i aj e, l a aprobaci n debe, por
supuesto, %acerl a al gui en que no sea el i ndi !i duo que somete el
i nforme de gastos, de manera que ni nguna persona est$ en
posi ci n de aprobar sus propi os gastos.
6l gui en que no sea j efe del departamento debe tambi $n re!i sar
y aprobar l os desembol sos que est$n %asta ci erto punto en una
base di screci onal , tal es como publ i ci dad, !i aj es y otros
pareci dos. uede %aber ci erta tendenci a en el caso de
desembol sos para publ i ci dad, !i aj es personal es etc. , de
subordi nados, de que el j efe del departamento consi dere esos
rengl ones con ms sua!i dad de l a requeri da desde el punto de
!i st a de l a empresa. 5e %ace por consi gui ent e deseabl e que
esos gastos sean re!i sados por al gui en fuera del departamento
que l os ori gi na.
10. l as cuentas por propaganda se comprueban peri di camente
contra l os a!i sos yO o programas y l as tari fas se comparan
contra cot i zaci ones etc.?
11. 5e compara l os cargos por concepto de propaganda contra
l os presupuestos y se obt i enen e4pl i caci ones sat i sfactori as
cuando se obser!an di ferenci as apreci abl es?.
&os presupuestos de publ i ci dad de muc%as empresas
contempl an el desembol so de cant i dades i mportant es de di nero.
&os documentos amparando l os pagos de publ i ci dad,
ob!i amente, no pueden i ncl ui r tal es documentos como i nf orme
de reci bo de materi al es dado que el ser!i ci o prestado en su
mayor parte para i ntangi bl e. 6dems, aquel l os dedi cados a l a
publ i ci dad y a l a promoci n, pueden fa!orecer l a faci l i dad de
l os desembol sos en l ugar del manej o econmi co de l os recursos
de l a empresa. &os procedi mi entos deben, por consi gui ente,
esti pul ar que tal es gastos para publ i ci dad sean re!i sados fuera
del departamento de publ i ci dad en cuanto a que sean j ustos y
razonabl es, que l as facturas sean confrontadas, con l os
documentos que l as amparan, tal es como recort es u otros
espec#menes de l os anunci os, que se %agan pruebas de l os
ti pos con l as coti zaci ones de l as agenci as de publ i ci dad, etc.
9uando se usa un si st ema de control presupuest al este ser!i r
como ci ert o control sobre l os gastos de anunci os pero puede
que no re!el e i rregul ari dades o gastos pobremente j uzgados en
caso de canti dades menores. .e todos modos su efecti !i dad
depender de l a i nfl uenci a que ej erza el departamento que
autori za el desembol so sobre l a anotaci n de l os mi smo y sobre
l a manera de i nformar l a comparaci n entre l os gastos real es y
l os costos presupuestados.
1(. Ti ene l a empresa un procedi mi ento sat i sfact ori o para l a
aprobaci n de reembol sos por concepto de gastos de !i aj e y
otros si mi l ares?.
.ebe determi narse, si empre que sea posi bl e, que l a aprobaci n
de l os gastos de !i aj e y otros gastos se obtengan antes de que
l os gastos se i ncurran. &os !i aj es de i n!esti gaci n al campo,
por l argo t i empo, por ej empl o, deben referi rse y aprobarse por
un funci onari o competente ms ant i gua, antes de que l os !i aj es
%ayan comenzado. .ebe establ ecerse que l os !i aj es son de
buena fe y producti !os, y de !al or si gni f i cat i !o para l a empresa.
&os i nformes de gastos detal l ados deben someterse para todos
l os recl amos de reembol sos y $stos deben estar amparados por
cual esqui era cuentas o facturas que normal mente se puedan
obtener, tal es como cuentas de %otel , ferrocarri l es y bol etos de
a!i n, etc. &os i nformes deben aprobarse, en todos l os casos,
por el j efe del departamento o por el ej ecuti !o superi or de l a
persona que recl ama el reembol so, y todos l os documentos que
l o amparan deben, por supuesto, ser cancel ados en el momento
en que el reembol so se efect3a.
1). se %a desi gnado a un empl eado para l l e!ar un regi stro de
pagos tal es como arrendami entos, ser!i ci os, %onorari os, etc. , y
$l mi smo l o aprueba para pre!eni r que se omi ta su pago o que
se paguen dos !eces?.
1+. Tal empl eado t i ene l a i nformaci n necesari a para l a
aprobaci n de di c%os pagos?.
'n regi st ro del ti po sugeri do en esta pregunta es rel at i !amente
fci l de l l e!ar y su manteni mi ento usual mente se encomi enda a
un empl eado del departamento de cuentas por pagar. 'n
model o de forma col umnar con l os ti pos de pagos i ndi cados a l a
i zqui erda y una seri e de col umnas para l os doce meses del a"o,
es general mente sufi ci ente. 9uando se efect3e cada pago, se
%ace una marca de comprobaci n en l a col umna apropi ada de
gastos y mes correspondi ent e. &os procedi mi entos deben
pro!eer, por supuesto, para que l as facturas se en!#en a este
empl eado antes de su pago y que $l i ndi que en l as facturas que
%a anotado sus regi stros debi damente. Este procedi mi ento
ser!i r como una de l as aprobaci ones necesari as antes del
pago de l a cuenta, ya que el l o asegura que el empl eado que
manti ene el regi stro no acepta y aprueba l a mi sma cuenta dos
!eces. 9uando el rengl n es conf rontado con el sumari o de
control , debe anotarse en l a col umna del mes a que se refi ere
l a factura. El empl eado debe ser i nst rui do en cuanto a que debe
i nformar cual qui er pago no efect uado, as# como de facturaci n
dupl i cada, al j efe del depart amento para su pronta i n!esti gaci n
y acl araci n.
12. E4i ste una mqui na portadora para el correo?
11. 5i no e4i st e, se control an l os portes adecuadamente?
El uso de una mqui na porteadora para el correo, general mente
pro!ee l os medi os de un control sati sf act ori o de este gasto. 5i n
embargo en muc%as compa"#as, donde l as mqui nas se usan
para l ugares mayores o de ms act i !i dad, se manti ene un fondo
de estampi l l as para l ugares menores o para uso ocasi onal de
emergenci a. 5i empre que sea posi bl e, tal es fondos deben
el i mi narse y una mqui na ms barata debe usarse en su l ugar.
.ebi do al e4tenso !ol umen de anotaci ones que i mpl i can
numerosas canti dades peque"as muc%as empresas no
manti enen regi st ros detal l ados del uso de estampi l l as. or l o
tanto, resul ta !i rtual mente i mposi bl e establ ecer con seguri dad
que l as estampi l l as compradas %an si do propi amente usadas y
que no %ubo %urto. 6unque un ci ert o grado de control general
puede ej erci t arse que re!el e di screpanci as e!i dent es, muc%os
fraudes %an si do cometi dos al mal !ersar fondos
presumi bl emente usados para estampi l l ar correspondenci a de l a
empresa. Toda precauci n debe tomarse por consi gui ent e, para
ej erci tar efect i !a !i gi l anci a sobre l as compras de estampi l l as y,
si empre que sea posi bl e, l os fondos de estampi l l as deben
el i mi narse a fa!or de mqui nas de baj o costo.
.onde se use una mqui na, l a persona que aprueba el pago al
admi ni strador de correos para cargar l a mqui na, debe
comprobar l as l ecturas antes y despu$s del aj uste por l a ofi ci na
de correos. Esto es esenci al toda !ez que l os c%eques
pagaderos al admi ni st rador de 9orreos, pueden usarse para l a
compra de gi ros postal es, etc.
1!.1. DISTRIBUCION Y REGISTRO DE CARGOS
1. 30a di !" r i (ci $n de car.o! e! re,i !ada por na per !ona r e!pon!a(l e di !" i n" a de
/i en l a hi zo4.
0a per !ona /e !ol i ci " a pede m) (i en !er l a /e " en.a el conoci mi en" o m!
e+ac" o del prop$!i " o par a el /e !e nece!i " an l a! mercanc* a! compr ada!. E!" a
mi !ma per!ona par ece !er l a i ndi cada par a de" ermi nar l a cen" a a /e de(a
car.ar !e% !i n em(ar.o% en ci er" o n6mero de empr e!a! l a per!ona /e !ol i ci " a l a
compr a pdi er a no " ener i n" i ma #ami l i ar i dad con l a cl a!i #i caci $n de cen" a! de
l a empre!a )% en e#ec" o% pdi er a !er na ce!" i $n de del i (erada pol * " i ca de l a
admi ni !" r aci $n de l a empr e!a /e !e l e ni e.e " al conoci mi en" o% pe!" o /e e!" o
pdi er a de& ar l a per" a a(i er " a a i ne+ac" i " de! i n" enci onal e! en l a cl a!i #i caci $n
de l a! cen" a! a #i n de #al !ear l a pre!en" aci $n de l o! re!l " ado! poco #a,or a(l e!
de l a! operaci one!. Si % por e& empl o% !e !an pre!pe!" o! como medi o! de
con" rol ) l a per !ona /e !ol i ci " a l a compr a " i ene conoci mi en" o de /e l a
can" i dad pre!pe!" ada par a n de" ermi nado " i po de .a!" o! e!" ca!i a.o" ada%
pede con" i nar !ol i ci " ando compr a! den" ro de l * mi " e! per mi !i (l e! ) conci l i ar l a
!i " aci $n cl a!i #i cando i nde(i damen" e l a! !ol i ci " de! de compr a.
7or con!i .i en" e% an/e #e!e de!ea(l e /e l a per!ona /e !ol i ci " a l a compr a
i ndi ca!e el c$di .o de l a cen" a !i " i ene conoci mi en" o del !i !" ema de
cl a!i #i caci $n e! e!enci al /e l a cl a!i #i caci $n de l a! cen" a! hecha! por 'l #e!e
!(!i .i en" emen" e r e,i !ada por per!ona! /e no ha)an " omado par " e en l o!
procedi mi en" o! de !ol i ci " d ) compr a ) /i ene! e!" 'n !#i ci en" emen" e
#ami l i ar i zado! con el !i !" ema de cl a!i #i caci $n ) con l a! operaci one! de l a
empr e!a par a de" ermi nar /e ha) na di !" r i (ci $n apropi ada de l o! .a!" o!.
2. 3Se pr epar an r e.l ar men" e (al ance! de pre(a del re.i !" r o de compro(an" e! de
a+i l i ar de cen" a! por pa.ar4.
3. 3Se reconci l i an l o! (al ance! de pr e(a con" r a l a cen" a de con" rol en el ma)or
.ener al % por n empl eado di !" i n" o del encar.ado de mane& ar l a! cen" a! por
pa.ar4.
4. 3>n empl eado di !" i n" o del /e l l e,a l a! cen" a! por pa.ar compr e(a l o! " o" al e!
de l a r el aci $n ) compar a l a! par " i da! i ndi ,i dal e! con" r a l o! r e.i !" ro!
r e!pec" i ,o!4.
0o! comen" ar i o! a l a! pr e.n" a! 3. 502% 3. 505 ) 3. 5. 06 (a& o ?cen" a! por co(r ar%
,en" a! ) co(r anza!@ rel a" i ,a! al prop$!i " o de l o! (al ance! de pr e(a de l o!
r e.i !" ro! a+i l i are! ) al con" rol e#ec" i ,o de l a! cen" a! de con" rol del ma)or
.ener al !o(re a!i en" o! r e.i !" r ado! en l o! !(ma)ore!% " am(i 'n !e apl i can a e!" a
ce!" i $n. 5onde !e man" en.a n re.i !" r o de compro(an" e! !e de(e pre.n" ar el
m'" odo adop" ado par a l l e.ar a l a can" i dad " o" al de l o! ren.l one! a(i er" o! en el
r e.i !" ro de compro(an" e!% par a compar ar l o con l a cen" a de con" rol en el ma)or
.ener al . El l l amado (al ance de pre(a del re.i !" r o de compro(an" e!% !al men" e
con!i !" e en na l i !" a de l o! r e.i !" ro! a(i er" o! en el re.i !" r o de compro(an" e!%
pero " al l i !" a no pede !er pr epar ada del r e.i !" ro de compro(an" e! !i el pa.o de
l o! ren.l one! i ndi ,i dal e! no !e i ndi ca en el re.i !" r o de compro(an" e!.
En na oca!i $n l a! #ac" r a! apro(ada! par a el pa.o #eron a!en" ada! en el
r e.i !" ro de compro(an" e! c)o! " o" al e! men!al e! #eron acr edi " ado! a cen" a!
por pa.ar en el con" rol del ma)or .ener al . El pa.o de #ac" r a! no !e i ndi c$ en
el re.i !" r o de compro(an" e!% pero l o! che/e! de de!em(ol !o #eron ano" ado! en
el re.i !" r o de che/e! c)o! " o" al e! men!al e! #eron de(i " ado! a cen" a! por
pa.ar en el con" rol del ma)or .ener al . 7re.n" a! !o(re l a maner a por l a cal el
" o" al de l o! r en.l one! no pa.ado! en el r e.i !" ro de compro(an" e! era
de" er mi nado par a compar ar l o con el !al do de l a cen" a de con" rol en el ma)or
.ener al % r e,el aron /e l l e.a(a al i mpor" e " o" al de l o! ren.l one! no pa.ado! a
#i n de me! al o(" ener del ca& ero el i mpor" e men!al de l o! r en.l one! /e
apar ec* an en l a col mna de cen" a! por pa.ar en el r e.i !" ro de che/e! )
dedci endo " al can" i dad del " o" al de r en.l one! no pa.ado! a comi enzo del me!%
m! l a " o" al i dad de l o! ren.l one! en" r ado! en el r e.i !" ro de compro(an" e!
dr an" e el me!. El !al do a!* o(" eni do #e compro(ado con l a cen" a de con" rol
en el ma)or .ener al % ) de(i do a /e el 6l " i mo !al do er a o(" eni do e+ac" amen" e
por el mi !mo m'" odo% l o! do! e+cep" o por po!i (l e! er ror e! mecni co! parec* an
e!" ar de acer do% pero par a el prop$!i " o de con#i r maci $n l a compar aci $n no
!er,* a.
1!.2. APROBACION Y PAGO
1. 3>n empl eado /e no i n" er ,en.a en ! prepar aci $n o apro(aci $n% r e,i !a l a!
#ac" r a! o compro(an" e! " eni endo en cen" a /e l o! docmen" o! /e l a!
r e!pal dan e!" 'n compl e" o!4.
(. l as facturas y documentos de soport e se sumi ni stran
compl etos al encargado de f i rmar l os c%eques y $ste l os re!i sa
antes de f i rmar?.
&a fi rma en un c%eque es l a autori zaci n al banco que acepte
el c%eque de pago, y el funci onari o o empl eado que l e pone l a
f i rma autori zada aume l a responsabi l i dad fi nal de que l os
desembol sos son correctos. El propsi to de l a pregunta es
determi nar si l os procedi mi entos de l a empresa son tal es que
permi tan al f i rmante del c%eque aceptar tal responsabi l i dad y
proporci onarl e protecci n razonabl e a l a empresa cont ra
p$rdi da por negl i genci a o fraude. El f i rmante de un c%eque
debe estar sat i sfec%o de que el i mporte de un c%eque
presentado a $l para su fi rma cubre, en su total i dad, l a
cant i dad de facturas de buena fe por mercanc#as compradas o
para ser!i ci os prestados a l a empresa: que l a mercanc#a %a
si do reci bi da en buenas condi ci ones en l as cant i dades y a l os
preci os a que fue ordenada: que el pago de l as compras u
otros cargos no %an si do pre!i amente real i zados: y que no %ay
errores mecni cos al cal cul ar l as cant i dades en l a factura de
l os !endedores, etc. Es, por supuest o, i mposi bl e para el
f i rmante de un c%eque, e4cepto en una organi zaci n muy
peque"a, el real i zar todas l as operaci ones necesari as para
sat i sfacerse por s# mi smo de todos estos puntos, pero es su
deber determi nar que l os documentos que amparan l a
operaci n t i enen l a e!i denci a de que estos deberes %an si do
real i zados por l os empl eados del egados para el l o. or esta
razn l os comprobantes y documentos que l os j usti fi can deben
acompa"ar l os c%eques presentados a l os funci onari os para su
f i rma.
En al gunas organi zaci ones donde el n3mero de c%eques para
f i rmar es e4tenso, l os funci onari os que ti enen autori zaci n
para f i rmar l os c%eques asumen que el someter l os documentos
j usti fi cant es no si r!e a cabal i dad, porque el funci onari o no
t i ene ti empo suf i ci ent e ni si qui era para %acer una i nspecci n
l i mi tada de l os documentos. En tal es casos puede sugeri rse
que un empl eado que en ni ng3n modo est$ rel aci onado con
cual esqui era de l os procedi mi entos conducente a l a f i rma de
l os c%eques, e4ami ne l os c%eques y l os documentos de
j usti fi caci n para !er que el pago est en orden y as# se ofrece
seguri dad al f i rmante autori zado del c%eque de l o correct o del
desembol so. &os refrendari os de l os c%eques estn
frecuent emente en posi ci n para l l e!ar a cabo este trabaj o,
pero el punto esenci al es que el f i rmante del c%eque pueda
sat i sfacerse de que el desembol so es correcto y que pueda
reci bi r seguri dad de el l o de un empl eado que no parti ci pa en
l os procedi mi entos de desembol so que pueda benef i ci arse de
una i rregul ari dad.
6 pesar de que el f i rmante del c%eque, debi do a l a presi n de
trabaj o, no pueda e4ami nar todos l os documentos que
j usti fi quen l os c%eques de desembol so %ay, no obstant e, una
!entaj a al someterl e tal es documentos para su i nspecci n,
porque el conoci mi ento de esta prct i ca por otros empl eados
propende a un efect o rest ri ct i !o sobre el l os ya que no %ay
seguri dad de que un documento fal seado o no compl etamente
apropi ado o re!i sado no puede ser descubi erto por el f i rmante
del c%eque.
). 5i se reci be una factura de un pro!eedor con qui en no se %aya
negoci ado anteri ormente, se toman medi das para asegurarse
que tal pro!eedor no es fi ct i ci o?.
.ebe ser responsabi l i dad del fi rmante del c%eque, o en una
organi zaci n mayor, de al g3n funci onari o apropi ado o
empl eado espec#f i camente asi gnado a esta l abor, determi nar
que el pago se %ace a comerci antes l eg# ti mos con qui enes, a
tra!$s de su conoci mi ento de l as operaci ones, $l est$
sat i sfec%o de que l a compa"#a pueda negoci ar. =uc%os
desfal cos surgen a tra!$s de pagos efectuados a !endedores
f i ngi dos o fi ct i ci os dentro de l a corri ente de desembol sos
documentos fal sos amparando tal es pagos. &os f i rmantes de
l os c%eques deben estar si empre enterados de esta posi bi l i dad
y deben tomar medi das posi t i !as para c%equear l a autent i ci dad
de cual qui er acreedor, si no estn seguros de que sea un
l eg# ti mo abastecedor.
+. 5e cancel an sati sfactori amente l as facturas y dems
documentos de soporte al t i empo de efectuar el pago, por o en
presenci a de qui en fi rma el c%eque?.
&os procedi mi entos que rodean l a preparaci n y
contabi l i zaci n de l os comprobantes, deben pro!eer protecci n
cont ra l as fact uras que son acredi tadas a cuentas por pagar
ms de una !ez. 'no de l os m$todos de protegerse contra esta
cont i ngenci a y contra l as posi bi l i dades de %acer un pago
dupl i cado, es el de fi j ar en l as facturas y otros documentos
j usti fi cant es, un sel l o de DpagadoE u ot ra i denti f i caci n de pago
mi entras estn baj o l a custodi a del fi rmante del c%eque. 'na
obj eci n a este procedi mi ento, si n embargo, es que esto pone
una nue!a carga sobre el fi rmante del c%eque, y l a cuesti n,
por consi gui ent e, surge de cundo y por qui $n el sel l o debe
f i j arse. 5i el sel l o se fi j a antes de que l os documentos sean
presentados al f i rmante del c%eque, se requi ere que $l
e4ami ne el sel l o de DpagadoE en cada en cada momento y, a
menos que ese sel l o muestre tambi $n l a fec%a en que se f i j a y
el fi rmante del c%eque se sat i sfaga de que l a fec%a no %a si do
cambi ada, l a sel l ada del documento resul ta i nefect i !a para el
propsi t o para el cual se %a propuesto. =s a3n, l os c%eques
deben someterse a l a f i rma de l os funci onari os para f i rmar
!ari as !eces en el d#a y una factura puede ser someti da a un
f i rmante amparado un c%eque en l a ma"ana y otra !ez en l a
tarde del mi smo d#a si n que el fi rmante del c%eque, aunque
%aya e4ami nado cui dadosamente el sel l o de DpagadoE,
descubra l a dupl i ci dad. &as obj eci ones anteri ores no surgen si
i nmedi atamente despu$s de %aberse f i rmado l os c%eques, l os
documentos j usti fi cant es son dados para su cancel aci n por el
f i rmante del c%eque a un empl eado que no t i ene cone4i n o
cont rol sobre l a preparaci n de l os c%eques o sobre l os
procedi mi entos de preparaci n de l os comprobantes de
desembol so. Bb!i amente, si el caj ero prepara y somete l os
c%eques al f i rmante del c%eque para su f i rma, y el f i rmante
de!uel !e l os c%eques para su en!#o por correo y l os
documentos que l os amparan para su cancel aci n al caj ero, el
3l t i mo puede %acer uso de l os i ngresos de l os documentos
para propsi t os i rregul ares.
En al gunas organi zaci ones, un sel l o de DpagadoE se fi j a en l a
en!ol t ura del comprobante sol amente y no se cancel an l as
facturas u otros documentos i ncl ui dos en el comprobante. 6
menos que a todos l os documentos se l es fi j e el sel l o de
DpagadoE, este procedi mi ento no cumpl e el obj eti !o para el
cual fue creado.
2. 5e entregan l os c%eques fi rmados di rectamente a una persona
di st i nta de qui en l os %aya sol i ci t ado, preparado o regi st rado?.
El propsi t o de esta pregunta se determi nar que l os
procedi mi entos i mpi den a cual qui er persona obtener un c%eque
ya f i rmado, cambi ndol o o apropi ndosel o, y entonces
conci l i ar l a i rregul ari dad al terando el regi stro de desembol sos.
or ej empl o, si l os c%eques %an si do emi ti dos a acreedores
i mpropi os o fi ct i ci os o por canti dades i ncorrectas, y el nombre
del acreedor o l a canti dad del c%eque no estn de acuerdo con
l a i nformaci n en el regi stro de desembol sos de caj a, esto
puede encubri rse %aci endo cambi os despu$s que el c%eque
%aya si do f i rmado. 5i n embargo, si el c%eque fi rmado se
ent rega di rectamente al correo de sal i da de manera que ti ene
que ser negoci ado antes de que l l egue nue!amente a l a
custodi a de un empl eado de l a empresa, y si el e4tracto del
banco y l os c%eques pagados son en!i ados en sobre sel l ado al
audi t or i nterno para l a preparaci n de l a reconci l i aci n
bancari a, tal es i rregul ari dades pueden ser descubi ert as. Esto
%ace suponer, por supuesto, que l a persona que prepara l a
reconci l i aci n bancari a no toma parte en l a preparaci n y
contabi l i zaci n de l as operaci ones de caj a.
CUESTIONARIO RELATIVO A NOMINA DE SALARIOS,
LIQUIDACION Y PAGO DE PRESTACI ONES SOCI ALES
$.1. REGISTROS DE PERSONAL
1. El ar chi ,o i ndi ,i dal de cada " r a(a& ador con" i ene:
12 3:echa de en" r ada4
22 3Cam(i o!% amen" o!% e" c. de(i damen" e apro(ado!4
32 3Aa!e! del !el o o & or nal 4
42 37a.o! par ci al e! de ce!an" * a! ) a" ori zaci one! de l a o#i ci na de " r a(a& o4
52 3-" ori zaci $n par a l o! de!cen" o! del !al ar i o4
62 3acml aci $n de pa.o! de !al ar i o! ) pr e!" aci one! de cada " r a(a& ador4
72 3Con" r a" o de " r a(a& o4
82 3E+amen m'di co de i n.r e!o ) e,i denci a de l a r ennci a a /e h(i er e l .ar 4
92 3-,i !o al B. S. S. par a e#ec" o! de l a i n!cr i pci $n del " r a(a& ador4
102 3Bn#or maci one! nece!ar i a! par a dar cmpl i mi en" o a l a! di !po!i ci one!
rel a" i ,a! a l a r e" enci $n de i mpe!" o! !o(re !al ar i o! pa.ado!4.
112 3Bn,e!" i .aci one! e#ec" ada! par a l a con" r a" aci $n del " r a(a& ador4
122 3C" r a! i n#ormaci one! par a cmpl i r di !po!i ci one! l e.al e!4
1. En caso afi rmati !o, se guardan estos arc%i !os en forma tal que
no tengan acceso a el l os personas que<
1- reparen l as nmi nas?
(- &as aprueben?
)- B %agan su pago?
Es i mportante que l os procedi mi entos de l a empresa est$n
di se"ados de forma tal que proporci onen ci ert a seguri dad de
que no aparezcan nombres en l a nmi na a menos que
propi amente pertenezcan a $sta. Esto puede l ograrse mej or,
medi ante un si stema apropi ado de di !i si n de l os deberes y al
di sponerl o as# obtener que cada empl eado sucesi !o que tenga
rel aci n con el trabaj o de nmi na act3e como comprobador del
empl eado precedent e.
&os pel i gros de que se cometan i rregul ari dades en l as nmi nas
se pueden ami norar en l as organi zaci ones mayores donde l os
deberes rel aci onados con l a preparaci n de l a nmi na estn
general mente de tal modo di !i di dos que se aumentan
grandemente l as posi bi l i dades de descubri r l as i rregul ari dades
en l as nmi nas. En organi zaci ones menores, donde el trabaj o
de nmi na se concent ra frecuentemente en uno o dos
empl eados, se l ogra el obj et i !o de descubri r cambi os no
autori zados en l a nmi na porque l os ej ecut i !os que fi rman l os
c%eques de nmi na estn fami l i ari zados %asta ci erto punto con
cada empl eado. 5i n embargo, no debe deposi t arse gran
confi anza en este control i ndi rect o ya que el rel l eno de l as
nmi nas puede efectuarse al sumar de ms, o por otros medi os,
si n i ncl ui r un nombre fi ct i ci o en l a nmi na. or ej empl o, si se
pagan en efect i !o l os suel dos o j ornal es, l a re!i si n de l os
nombres e i mportes que aparecen en l a nmi na no es prueba
concl uyent e de l a correcci n del total de l a nmi na, a menos
que tal total %aya si do comprobado i ndependi entemente. En el
caso de que el empl eado que pagare l a nmi na
del i beradamente sume esta dems y obtenga efect i !o en e4ceso
del i mporte total de l os suel dos o j ornal es a pagar, el resul tado
ser#a el mi smo que si se i ncl uyera un nombre no autori zado.
&os procedi mi entos deben estar organi zados de tal forma que
no permi tan que se %agan cambi os en l os regi st ros de nmi na
por ni ng3n empl eado que tenga por s# sol o l a obl i gaci n de ms
de una funci n en rel aci n con l a nmi na, ya que esto l o col oca
en posi ci n de obtener uti l i dad al agregar un nombre o qui tarl o
de l a nmi na o al anotar un ti po de j ornal de autori zado. or
ej empl o, si el l i st ero ,ti me P Neeper- emi te o mani pul a l os
a!i sos de al tas o baj as y tambi $n di stri buye l os c%eques de
nmi na estar# a en di sposi ci n de di straer l os c%eques para su
!entaj a personal .
&as autori zaci ones que e!i denci an l os cambi os en el n3mero de
empl eados, suel dos, ti pos de j ornal y deducci ones aprobadas
deben ser conser!adas como i nformaci n permanente y ser
usadas para cual qui er comprobaci n efecti !a de l a nmi na. Es
asi mi smo i mportante que todas estas autori zaci ones est$n en
poder de un empl eado que no pueda usarl as en perj ui ci o de l a
empresa por estar $l rel aci onado con otras operaci ones de l a
nmi na. Esto se obti ene a menudo arc%i !ando estas
autori zaci ones en el depart amento de personal , i naccesi bl es al
depart amento de nmi na. &os empl eados del departamento de
personal , por supuesto, no deben tomar part e en l a
preparaci n, anotaci n y di stri buci n y l as nmi nas.
6sumi endo que l a compa"#a %a tomado todas l as precauci ones
razonabl es para e!i t ar l a posi bi l i dad de que se i ncl uyan
nombres fi ct i ci os en l a nmi na, toda!#a queda l a i nterrogaci n
si se %an establ eci do l as debi das seguri dades para que l os
empl eados reci ban l a compensaci n a que ti enen derec%o. Iue
se pague de ms o de menos debe ser e!i t ado, pero desde el
punto de !i st a de l a empresa l o pri mero es l o ms pel i groso
debi do a que %ay mayor probabi l i dad de que l os empl eados
l l amen l a atenci n de l a empresa en cuanto al pago de menos
que al pago de ms. ara que un empl eado, que no sea el
benefi ci ari o, obtenga ut i l i dad en un pago e4cesi !o, ti ene que
e4i st i r col usi n donde l os c%eques son l os medi os de pago. 5i n
embargo, en el caso de pagos en efect i !o, pudi era ser posi bl e
abonar a l os empl eados l a cant i dad e4acta que se l es deba
di straer el e4ceso que aparece en l as nmi nas. or ej empl o, si
l os cambi os en l os ti pos de j ornal se autori zan por el empl eado
que prepar y di stri buy l os sobres de nmi na, estar# a en
posi ci n de obtener una uti l i dad al %aber puesto en !i gor ti pos
de j ornal ms al t os que l os autori zados.
&os suel dos y j ornal es no si empre se cal cul an con t i pos fi j os a
base de ti empo y cuando se usan otros m$todos, se debe
i n!esti gar l a base de compensaci n del trabaj o. or ej empl o, en
l as t i endas al detal l a remuneraci n de l os !endedores puede
determi narse as#< ,a- suel do m#ni mo a t i po fi j o: ,b- comi si ones
sobre l as !entas del per#odo a ti po fi j o o a base de escal a
graduada: y ,c- compensaci n e4tra por l a !enta de mercanc#a
de di f#ci l sal i da. En estos casos se debe i n!esti gar l as di st i ntas
bases as# como l os procedi mi entos que e4i sten para determi nar
l os cl cul os de l as comi si ones.
1. 5e %a establ eci do que todas l as autori zaci ones, especi al mente
a!i sos de despi do o reti ro de empl eados, sean not i f i cados
prontamente al departamento de l i qui daci n de nmi nas?
El propsi t o de esta pregunta es determi nar si el departamento
de nmi na es i nf ormado rpi damente de cual qui er cambi o que
deba %acerse en el ti po o cant i dad de compensaci n que
corresponda a un empl eado. Esto es part i cul armente i mportante
en l os casos de despi do.
.onde el cambi o es tal que aumenta l a paga del empl eado, l a
demora en regi st rar el cambi o en el depart amento de nmi na,
aunque no resul te en una p$rdi da monetari a, puede produci r un
efecto moral no deseado por el empl eado. 5i n embargo, si el
cambi o es de l os que reduce l a compensaci n o l a el i mi na en el
caso de separaci n, l a demora en en!i ar esta i nformaci n
puede resul tar en una p$rdi da i rrecuperabl e para l a empresa. 6
fi n de que sea efect i !o el en!# o de l a i nformaci n concerni ent e
a l as separaci ones, no debe ori gi narse o a pasar a tra!$s de
personas que parti ci pen en l a preparaci n o en l a fi rma de l os
c%eques o en su di stri buci n. or ej empl o, %an ocurri do fraudes
en casos en que l os capataces %an dej ado de not i f i car al
depart amento de nmi na l a termi naci n del trabaj o de
empl eados y l uego %an obteni do y se %an apropi ado de l os
c%eques gi rados a esos obreros que no pertenec# an ya a l a
empresa. Es esenci al , por l o tanto, que todo cambi o o despi do
sea remi ti do rpi damente a l os departamentos de personal y
nmi na, pero a f i n de que sea pl enamente efect i !a l a
segregaci n de l a autori zaci n de l a nmi na, l as funci ones de
preparaci n y di stri buci n de l a mi sma deben obser!arse
estri ct amente.
(. 9ont i enen l os arc%i !os de personal l as fi rmas de l os
empl eados?
El propsi t o de esta pregunta es determi nar si se %an pro!i sto
medi os para comprobar l a di stri buci n de l os c%eques de pago,
o de pagos %ec%os en efecti !o a l as personas correspondi ent es.
El e4amen de l os endosos en l os c%eques de pago o de l os
reci bos por el efecti !o cobrado, no es suf i ci ent e como prueba
de que l a nmi na %a si do di stri bui da correct amente. En ambos
casos l a f i rma puede ser fal si f i cada. 6unque l a empresa puede
recuperarse del banco en el caso de un c%eque con endoso
fal si f i cado, no podr#a conocer l a si tuaci n mi entras no se %aga
esta prueba. &a posi bi l i dad de recobrar el efect i !o pagado
i ndebi damente a una persona es muy remota. En cual qui er
caso, l as di fi cul tades son grandes y a fi n de tener una
seguri dad razonabl e de que l a fi rma en el c%eque o en el reci bo
de pago es l a de l a persona que ti ene derec%o a reci bi r el pago,
debe tenerse en cuenta l a comparaci n de l a fi rma con una que
es l a aut$nti ca, un esp$ci men de l a cual debe %al l arse en el
depart amento de personal a este f i n. Brdi nari amente estas
comparaci ones se %ar# an a base de pruebas. 5i n embargo, a3n
una prueba de esta cl ase podr#a ser ms 3ti l que un e4amen
detal l ado para !er que l os c%eques fueron endosados por el
benefi ci ari o.

1 - Alcance de Las Preguntas Formuladas en El Cuestionario C.I.

Caricato da

Informazioni sul documento

Titolo originale

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

1 - Alcance de Las Preguntas Formuladas en El Cuestionario C.I.

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

ALCANCE DE LAS PREGUNTAS FORMULADAS EN EL CUESTIONARIO

RELATIVO A INFORMACION GENERAL

Potrebbero piacerti anche