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Modelo de seguridad de Microsoft Dynamics AX 2012 ERP

CALs de acceso
Todos los usuarios o clientes que acceden al MS Dynamics AX 2012 ERP, debern contar con
una licencia o CAL que les permita el acceso acierta funcionalidad del ERP.
Una de las claves de Microsoft Dynamics AX 2012 ERP es su focalizacin en las funciones de los
usuarios y sus necesidades
El diseo basado en roles o funciones de la aplicacin est soportado con un nuevo modelo de
licencia.
Un rol de seguridad en el sistema MS Dynamics AX 2012 ERP (en adelante aparecer como:
MD AX 12) proporciona los derechos o deberes; privilegios y permisos de acceso a
determinadas funciones que los usuarios necesitan realizar de acuerdo a su puesto de trabajo
A continuacin, se muestra grficamente como los Roles de Seguridad estn implcitos dentro
de algo llamado: Arquitectura de Seguridad del sistema AX

Autenticacin de usuarios
Por defecto, solo los usuarios autentificados que tienen permisos de usuario del sistema en
MD AX 2012 pueden establecer una conexin

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Microsoft Dynamics AX 2012 utiliza la autentificacin de Windows integrada pero si se
configura MD AX 2012 para usar un proveedor de autentificacin diferente, los usuarios
seran autentificados mediante ese proveedor.
NOTA: Autentificacin de Windows integrada. Este trmino se utiliza para designar las
conexiones autenticadas automticamente entre Microsoft Internet Information Services (IIS),
Internet Explorer y otras aplicaciones conectadas al Directorio Activo. Se trata igualmente de
una forma segura de autenticacin en la medida en que no se envan ni la contrasea ni el
nombre de usuario a travs de la Red. En su lugar, el navegador tiene que demostrarle al
servidor que conoce la clave por medio de un corto intercambio de datos, pero sin revelar
nunca la clave, A diferencia de la autenticacin bsica o mediante resmenes, no se le presenta
al usuario una ventana para que introduzca su nombre y contrasea, sino que se utiliza la
Informacin de la sesin abierta por el ordenador del cliente, es decir, se utiliza el nombre de
usuario, contrasea y dominio que se utiliz al entrar al ordenador desde el que se est
navegando.
Despus que el usuario se conecta a MD AX 2012, el acceso se determina mediante los
deberes y privilegios que son asignados a los roles de seguridad al que el usuario pertenece
Detallando que son los ROLES DE SEGURIDAD
En la seguridad basada en roles o funciones, los permisos de acceso no se conceden a usuarios
individuales sino a roles de seguridad. Los usuarios son asignados a roles y por ese motivo,
tendrn acceso a un grupo de privilegios que estn asociados a cada rol.
En Microsoft Dynamics AX, la seguridad basada en roles est alineada con la estructura de
negocio. Los usuarios son asignados a roles de seguridad en funcin de sus responsabilidades
en la organizacin y su participacin en los procesos de negocio.
El administrador concede accesos a las funciones o tareas que los usuarios realizan en un rol,
no a elementos de programa que los usuarios deben usar.
La autorizacin es el control de acceso a la aplicacin de MD AX 12. Los permisos de seguridad
definidos en los roles se usan para controlar el acceso a elementos individuales de la aplicacin
por ejemplo:
Mens, ejemplo de un Men

Men tems



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Acciones y botones de comando
Informes o reportes, etc.
La autorizacin concede acceso a elementos de la aplicacin. Por el contrario, la seguridad de
datos deniega acceso a las tablas, campos y registros en la base de datos.
Modelo de seguridad


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Este modelo de seguridad es jerrquico y cada elemento en la jerarqua representa un nivel
diferente de detalle
Los Permisos representan accesos a objetos de seguridad individuales, por ejemplo, men
tems y tablas.
Los Privilegios estn formados por permisos y dan accesos a tareas, como la cancelacin de
pagos y el procesamiento de depsitos de cobro
Las Funciones (Deberes) estn compuestas de privilegios y representan partes de un proceso
de negocio, como por ejemplo el mantenimiento de transacciones bancarias o bien a un
catlogo maestro, ejemplo: Mdulo Gestin de Informacin de Productos\Comn\Productos
salidos (este es el deber).
Tanto las funciones (deberes) como los privilegios se pueden asignar a los roles de seguridad
para dar acceso a MD AX 12. Las funciones (deberes) son organizadas en procesos de negocio
o ciclos de negocio para ayudar al administrador a localizarlas para asignarlas a los roles, aqu
es oportuno aclara lo siguiente: los ciclos de negocio por s mismos no se pueden asignar a los
roles.
Es decir, no encontramos en AX 12 algo que se llame, ciclo de negocio Ingresos o Egresos.
Estos ciclos de negocio se componen de varios DEBERES que los conforman y que a su vez se
encuentran en diferentes mdulos, es decir, el ciclo Ingresos, se compone de los mdulos,
Comercial (retail); Ventas y Marketing; Cuentas por Cobrar; Gestin de efectivo y bancos (ciclo
de punta a punta). Adems, en este ciclo participan adyacentemente otros mdulos que son
necesarios, como por ejemplo: Gestin de Informacin de Productos; Gestin de Inventario y
almacenes; Adquisicin y abastecimiento; Contabilidad general, etc.
Dentro de un rol de seguridad, los administradores pueden aplicar polticas de seguridad de
acceso a los datos a los que los usuarios tienen acceso, por ejemplo, un usuario en un rol
puede tener acceso a informacin de solo una organizacin, y tambin puede especificar el
nivel de acceso que los usuarios en un rol tienen en registros actuales, pasados o futuros, por
ejemplo, los usuarios en un rol se pueden asignar a privilegios que les permita ver registros
para todos los periodos, y que solamente puedan modificar los registros actuales.
Los roles de seguridad se pueden organizar dentro de una jerarqua permitiendo que los roles
se puedan definir como combinaciones de otros roles.
Si los roles de seguridad entregados de forma predefinida con MD AX no cubren las
necesidades de negocio, se pueden crear roles de seguridad personalizados modificando roles
existentes o generndolos completamente nuevos.
En ese caso, es muy importante tener en cuenta que modificar roles puede afectar los
requerimientos de licenciamiento y que esto lleve a que se necesite un tipo de licencia de
usuario ms alto (Enterprise). Es importante aclarar que, si un rol tiene un PERMISO y solo un
permiso con nivel de licencia Enterprise, este rol consumir una Licencia del tipo Enterprise (que
es la licencia que te da acceso de Ver y Mantener) y cabe aadir que tambin es la que ms
cuesta. As que considrenlo cuando personalicen un ROL nuevo o modifiquen uno que existe.

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En esta imagen se muestra un Men Item con Permiso de nivel de licencia Enterprise que da
acceso a que un ROL de seguridad pueda crear Plantillas de Artculos, se ve claramente como
fue mencionado que el nivel de licenciamiento requerido, es ENTERPRISE
Imagen del Catlogo de Gestin de informacin de artculos en donde se muestra la funcin de
Aplicar Plantillas que a nivel de Licenciamiento requiere una licencia Enterprise. Observen un
detalle en esta imagen, la etiqueta que aparece debajo de a Aplicar Plantilla (Aplicar una
plantilla con valores de producto predefinidos) se corresponde con el campo Help text dentro
de la propiedades del Men Item dentro del AOT (ver imagen del AOT ms abajo)

Imagen en el AOT (Application Object Three (rbol de objetos de aplicacin) en dnde se hace
la bsqueda del Permiso que concede acceder a esta funcin de aplicar plantillas y se muestra
el nivel de licenciamiento
Campo Help text dentro de la propiedades del Men Item dentro del AOT








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Pantalla del Mdulo de Administracin del sistema donde se encuentra el apartado de
SEGURIDAD para configurar los Roles de seguridad para acceder al sistema

Dentro de este mdulo las secciones que vamos a utilizar para configurar los Roles de
Seguridad son:
CHB/Administracin del sistema/Pgina de rea/Comn/Usuarios/Usuarios
CHB/Administracin del sistema/Pgina de rea/Configurar/Seguridad/Roles de
seguridad

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Dentro de CHB/Administracin del sistema/Pgina de rea/Comn/Usuarios/usuarios se
encuentran todos los usuarios que fueron importados desde el Directorio Activo de Windows
2008. Cada unos de estos usuarios se han importado porque van a estar asignados a un rol o
roles de seguridad para realizar su trabajo de acuerdo a sus funciones

Dentro de CHB/Administracin del sistema/Pgina de rea/Configurar/Seguridad/Roles de
seguridad, se encuentran todos los 78 roles pre-definidos que contiene el MD AX 12 y los
nuevos roles que se crearan por necesidad de configuraciones especficas

Importando usuarios del Active Directory o Directorio Activo (AD o DA) a MD AX 12
Como se menciono anteriormente, en la seguridad basada en roles o funciones, los permisos
de acceso no se conceden a usuarios individuales sino a roles de seguridad, los usuarios son

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asignados a roles y por ese motivo, tendrn acceso a un grupo de privilegios que estn
asociados a cada rol
Para importar un usuario desde el AD o DA tenemos que entrar al formulario de usuarios que
se encuentra en la siguiente ruta:
CHB/Administracin del sistema/Comn/Usuarios/Usuarios
En este formulario se encuentran todos los usuarios que fueron importados desde el Directorio
Activo de Windows 2008. Cada unos de estos usuarios se han importado porque van a estar
asignados a un rol o roles de seguridad para realizar su trabajo de acuerdo a sus funciones
Para importar un usuario nuevo, vamos a dar clic en el cono Importar que esta en el panel
principal de tareas de ese formulario

Esta accin, desplegar el asistente de importacin de Active Directory para importar usuarios
a MD AX 12
A travs de una serie de ventanas nos llevar de la mano para importar uno o varios usuarios
al mismo tiempo






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Al dar clic en el botn aparece la ventana donde tenemos que seleccionar los
parmetros que se muestran en ella

Al dar clic en el botn aparece el siguiente mensaje

Dar clic en el botn con la etiquete Yes para continuar y aparece la siguiente ventana
Donde se seleccionara el usuario o usuarios (si es el caso) que se importarn desde el
Directorio Activo, para fines de este ejemplo, solo importaremos el usuario Aux.ch como lo
muestra la imagen

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Al dar clic en el botn aparece la siguiente ventana, donde de alguna manera
todava podemos hacer una confirmacin del usuario que vamos a importar, si fuera ms de
un usuario, podemos hacer una seleccin de los que queremos importar, descartando los que
no se importaran

Al dar clic en el botn aparece la siguiente ventana, en donde el asistente nos
solicita (si as lo decidiramos) asignar al usuario a un rol o roles de los que estn disponibles
en MD AX 12, como se muestra en la siguiente imagen







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Al dar clic en el botn aparece la siguiente ventana en donde se seleccionar la
opcin

Al dar clic en el botn aparece la ventana que finaliza el asistente de
importacin de usuarios, como lo muestra la siguiente imagen

Al finalizar el asistente buscaremos el usuario Aux.ch dentro del formulario de Usuarios como
lo muestra la siguiente imagen.

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Estando en este formulario nos vamos a cerciorar de que el usuario Aux.ch fue asignado al rol
GTEP1 que fue el rol que se selecciono durante el asistente de importacin de usuarios, esto lo
haremos dando clic en el botn con la etiqueta

Al dar clic en el botn aparece la siguiente ventana, en donde vemos que efectivamente
el usuario fue asignado al rol llamado GTE1P como lo muestra la siguiente imagen



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En Microsoft Dynamics AX, la seguridad basada en roles, est alineada con la estructura de
negocio, por lo tanto es importante entender como se conforma un Rol de seguridad en el
sistema
Entendiendo que son Deberes, privilegios y permisos
Deber o funciones. Un Deber es un agrupador de privilegios y representan parte de un proceso
de negocio como por ejemplo:

Privilegios. Los privilegios representan tareas que estn contenidas dentro de un Deber y
representan lo que el nombre del Deber da a entender que hacen, aunque algunas veces no es
tan claro. Ejemplo, los privilegios que contiene el Deber, Mantener el registro de inventarios

Este Deber contiene 3 privilegios y una pequea descripcin de lo que se puede hacer con
estos al asignrselos a un Rol
A su vez, cada privilegio contiene un nmero determinado de Permisos, estos permisos, son el
nivel ms alto dentro de la seguridad de MD AX 12 y otorgan al rol, el nivel de acceso que tiene
para ejecutar dicho Permiso. En este ejemplo, el permiso tiene el nombre AOT,
PdsVendBatchEditLines(Detalles del lote del Proveedor) con un nivel de acceso de, Control
Total

Los niveles de acceso del Permiso, son los siguientes:





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SEGURIDAD DE NIVEL DE REGISTRO
Cuando se requiere configurar la seguridad de nivel de registro se debe conocer la tabla o
tablas especificas que se van a utilizar en dicha configuracin, dentro de las cuales, se
encuentra el campo o campos que llevaran un valor para limitar el acceso a los usuarios que se
asignaron aun rol de seguridad dentro del sistema MS Dynamics AX 2012. Dicho rol, le permite
al usuario acceder a los formularios de los mdulos que necesita manipular en el sistema
Entendiendo como se llega a la seguridad de nivel de registro
Conociendo la tabla o tablas para configurar la seguridad de nivel de registro

Asignar Tablas para la seguridad a nivel de registro
Como se menciono unos prrafos arriba, la seguridad de nivel de registro utiliza las tablas del
sistema MD AX 12 para limitar el acceso a nivel de campo de esas tablas, configurando a ese
campo con un parmetro que le otorga un valor que limita al rol a ver cierta informacin. A
continuacin se ver como se configura este nivel de seguridad, tomando como ejemplo un
Rol de Gerente de Tiendas y especficamente con el Rol GteLeon
Configurando la seguridad a nivel de registro para el ROL GteLeon
Se deben realizar ciertos pasos previos para conocer el nombre de la tabla o tablas
involucradas en la seguridad de nivel de registro, por ejemplo:
Conocer el mdulo (ejemplo: Ventas y Marketing o Adquisicin y Abastecimiento)
Conocer el formulario al que se accede y que contiene el campo o campos que se
quieren limitar

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Conocer o saber cul es la tabla Principal o padre que contiene los campos de las
dems tablas que estn involucradas dentro del formulario (Conformada por Vistas)
Y, Conocer el nombre de la tabla fsica que contiene ese campo
Pantallas que ilustrarn un Ejemplo:
Ir a la siguiente Ruta: CHB/Adquisicin y abastecimiento (Mdulo)/Comn/rdenes de compra
(Deber)/Todas las rdenes de compra (Formulario)
Objetivo. Se debe conocer el nombre de la tabla Principal o padre que contiene las lneas de la
Orden de Compra (OC). Para ello, dentro del formulario de las rdenes de Compra (OC) se
editan las Lneas de dicha Orden y se da clic con el botn derecho del mouse sobre la seccin
Lneas de la orden de compra para desplegar un Men que muestra dos opciones: Personalizar
y Ver registro, para nuestro caso, utilizaremos la opcin Personalizar para conocer el nombre
de la Tabla Principal que contiene el campo Almacn y que servir para limitar el acceso del
Rol a ver solo las transacciones de su almacn a nivel de las lneas de la O de C








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Se despliega la siguiente ventana o formulario

Dentro del Panel de Diseo, hay dos bloques, ActionPaneHeader (Encabezado que contiene las
funciones de cada pestaa) como se muestra en la siguiente pantalla

Y que se corresponden con las pestaas en el formulario de rdenes de Compra (OC), como lo
muestra la siguiente imagen



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En letras Negritas esta el nombre del otro bloque llamado MainTab, que nos indica que ese es
el bloque a Editar para nuestro caso. Aqu, buscaremos el campo Almacn dentro del rbol de
opciones, NOTA: la bsqueda es muy sencilla ya que los nombres en el rbol se corresponden
con los nombres en el formulario, como se muestra en la siguiente pantalla

Desplegando el asistente para configurar la seguridad de nivel de registro
Ir a la siguiente ruta: CHB/Administracin del sistema/Pgina de rea/Configurar/Roles de
Seguridad
Nos posicionamos en el nombre del rol (GteLeon) al que se le configurar la seguridad de nivel
de registro y damos clic con el botn izquierdo del mouse en la funcin, Seguridad de Nivel de
registro para que se despliegue la ventana que contiene el asistente, como se muestra en la
siguiente pantalla








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Una vez ah, damos clic en la opcin Nuevo para desplegar el asistente



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Iremos dando clic en el botn de siguiente para ir paso a paso en la configuracin de la
seguridad
Seleccionamos el rol del gerente de la sucursal de Len

Dar clic en el botn siguiente, al tratar de continuar al siguiente paso, el sistema se tomar
unos cuantos minutos porque hace una bsqueda de las tablas del sistema, terminada la
bsqueda, debemos de seleccionar la opcin: Mostrar todas las tablas como se muestra la
siguiente imagen. Por default el asistente solo muestra las tablas principales por lo que al dar
clic en el botn de radio y seleccionar Mostrar todas las tablas, el asistente desplegara todas y
podremos hacer una bsqueda con la certeza de que encontraremos la tabla o tablas que
requerimos o que se requieren





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Tendremos que realizar una bsqueda por ciclo de proceso para encontrar la tabla principal
que contiene el campo Almacn que est dentro del formulario rdenes de Compra (OC) a
nivel de las Lneas de la orden
Aqu, es necesario aclarar, que el asistente no nos ayuda mucho para poder encontrar la Tabla
o Tablas que necesitamos agregar para configurar la seguridad a nivel de registro, Por ejemplo,
si queremos buscar la tabla principal dentro de los ciclos de proceso de Adquisicin I y
Adquisicin II porque nos suena lgico y relacionamos su nombre porque se corresponde con
el Mdulo de Adquisicin y Abastecimiento, nos vamos a encontrar con que esa tabla no se
encuentra ah






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Entonces cmo poder encontrar ayuda para localizarla?
Regresemos a la ventana donde se mostr que al seleccionar la opcin Personalizar
encontramos la informacin dentro de un rbol con estructura de directorios parecida a la del
explorador de directorios de Windows
Dentro de los paneles de la derecha, existe otro Panel llamado Configuration Keys el cual nos
puede dar una idea del ciclo de proceso donde se encuentra la Tabla InventDim, como
muestra la pantalla o imagen siguiente







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Nos da una referencia de que esa tabla se encuentra en el ciclo de proceso Comercio y
Contabilidad general, para nuestro caso requerimos buscar esa tabla dentro del proceso
Comercio, ya que requerimos las dimensiones de almacenamiento y NO requerimos
informacin de tablas contables; vayamos pues al asistente y busquemos dentro de dicho ciclo
la tabla Principal (hasta el momento, no se sabe cual es)
Expandimos dicho ciclo Comercio como se muestra en la imagen siguiente

Ahora busquemos la tabla principal cmo?
Aqu tambin nos encontraremos con que no es muy sencillo realizar la bsqueda, pero
intentemos de nuevo encontrar ayuda, vayamos una vez ms al formulario Personalizar y
tratemos de ver si nos ofrece la ayuda necesaria

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Si nos damos cuenta, el campo Almacn se encuentra en la rama llamada, Lneas de la orden
de compra dentro del rbol, aqu, es necesario explicar antes que a nivel de tabla, hay que
conocer dentro de cual tabla Principal se encuentra el campo almacn, ya que, dentro de los
formularios de MD AX 12 suelen encontrarse Vistas, que, no son otra cosa que objetos del
AOT y de la Base de Datos MS SQL Server que se conforman de varias tablas anidadas o unidas
por Uniones o Joins que permiten que varios campos de varias tablas se puedan conjuntar
dentro de un solo Formulario, como se tratara de explicar con las siguiente imgenes

Vayamos nuevamente dentro del formulario Personalizar, ah se encuentra una rama del rbol
que se llama Lneas de la orden de compra que se corresponde perfectamente con la parte
llamada lneas de la Orden de compra que se encuentran en el formulario de las rdenes de
compra (OC), como se puede ver en las siguientes imgenes


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Opcin Personalizar del formulario rdenes de compra (OC), que contiene el nombre Lneas
de la Orden de Compra

Que se corresponde con el nombre Lneas de la orden de compra del Formulario de las
rdenes de compra (OC)

Sabiendo que, como ya se haba mencionado en prrafos anteriores, los nombres de los
formularios se corresponden con los nombres dentro de la opcin de Personalizar de cada uno
de ellos, se mostrara a continuacin el nombre de la tabla Principal o Padre que contiene a las
dems tablas utilizadas en el formulario rdenes de Compra (OC)
Dentro de la opcin Personalizar y posicionndose en la etiqueta Lneas de la orden de
compra se encuentra otra etiqueta con el nombre LineSpec, la cual contiene los campos que
conforman a la rama Lneas de la orden de compra dentro del formulario de las rdenes de
compra (OC), las etiquetas de los campos de la tabla que estn a nivel de la raz LineSpec y que
no tienen un signo de +, son campos de la tabla Principal o Padre y los que tiene un signo de +,
son campos que forman parte de otra tabla o tablas, por lo tanto, nosotros debemos saber el
nombre de la tabla principal para poder buscarla dentro del asistente de configuracin de la
Seguridad a nivel de registro, como se muestra en la siguiente pantalla dentro del panel
derecho llamado Nombre del sistema



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Para nuestro caso, la tabla principal se llama: PurchLine, con este dato vayamos al asistente y
busquemos dentro del ciclo Comercio la tabla PurchLine


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Bsqueda de la tabla

Seleccionamos la tabla colocando una palomita en la casilla que est del lado izquierdo del
nombre de la tabla para poder agregarla y configurarla, finalmente dar clic en el botn con la
etiqueta Siguiente; aparece la siguiente ventana que finaliza el asistente al darle clic en el
botn con la etiqueta Finalizar




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Con esto, ahora podemos proceder a configurar la consulta que nos permitir filtrar por el
campo No de Dimensin y con esto restringir al Rol del Gerente de la sucursal de Len a que
vea solo las lneas de la Orden de compra de su Almacn
En la ventana principal de la seguridad de nivel de registro, podemos ver que se agrega la tabla
PurchLine cuyo nombre dentro del formulario de rdenes de Compra (OC) se llama, Lneas de
la orden de compra. Para configurar la consulta se da clic en el botn con la etiqueta Consulta

Esta accin nos lleva a la siguiente ventana



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Aqu, configuraremos el campo llamado No de Dimensin, que es un arreglo que hace MD AX
12 para conformar en una sola Dimensin o arreglo, tanto al Almacn como al Sitio que se
utilizan al crear una Orden de compra y que al efectuar alguna transaccin este arreglo crea un
numero de referencia en la tabla fsica, lo que permite tener ms coherencia en el manejo de
la informacin en la Base de datos.
Para configurar el No de dimensin se pueden editar cualquiera de las dos lneas que se
encuentran en esta ventana, para este ejemplo ser la primera lnea, despus, se edita el
campo Criterios y se hace la bsqueda por el campo Almacn oprimiendo a la misma vez la
combinacin de teclas Ctrl + K, la bsqueda se hace entre asteriscos *T044* y nos arroja que el
No de Dimensin para el Almacn/Sitio de la sucursal de Len, que es, CHB-000261



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Se da clic en el botn de Aceptar y finaliza la creacin de esa consulta.
NOTA. Cada una de las configuraciones de Seguridad de nivel de registro y sus consultas
requeridas para los roles de Gerente de tienda, har necesario llevar a cabo el mismo
procedimiento
Ejemplo 2.
Tabla: Almacn. Nombre dentro del AOT, InventLocation
Funcionalidad. Configurar para cada sucursal o tienda los almacenes a los que tendr acceso
para transaccionar rdenes de Compra. Para este caso, los almacenes sern, C241-CED que se
corresponde con el almacn del CEDIS y el propio almacn de su tienda









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