Jos Glenio Medeiros de Barros (UNITAU) glenio@unitau.br Flvio Mendes Furtado (UNITAU) fm.furtado@terra.com.br Pedro Agostinho da Silva Neto (UNITAU) pedro.neto@acquire.com.br Valdemir Peixinho Vital (UNITAU) vpeixinhovital@uol.com.br
Resumo O concorrido ambiente empresarial da atualidade exige, cada vez mais, tcnicas e tecnologias que assegurem a sobrevivncia e o crescimento das organizaes. Sob este aspecto, a metodologia do Balanced Scorecard (BSC), desenvolvida na dcadaa de 90 pelos professores da Universidade de Harvard, Robert Kaplan e David Norton, vem se constituindo em valiosa contribuio para a melhoria da competitividade das empresas. Isto possvel na medida em que a metodologia traduz a viso e a estratgia da organizao em objetivos e medidas tangveis, possibilitando melhor avaliar ativos como a qualidade de produtos e servios, a motivao de funcionrios, a eficincia de processos, a satisfao de clientes, entre outros. Neste contexto, o presente artigo tem por objetivo analisar a contribuio do BSC para a melhoria da gesto e dos resultados de uma empresa do setor de servios localizada no municpio de So Jos dos Campos, estado de So Paulo. A partir de uma anlise comparativa entre os indicadores corporativos da empresa e os resultados de uma pesquisa de campo realizada na prpria organizao, procura-se avaliar a evoluo dos resultados advindos da implantao do BSC e a percepo dos executivos da empresa quanto aos benefcios de sua utilizao.
Abstract The present, competitive organizational environment demands technologies which might assure the survival and growth of the firms. Under this aspect, the Balanced Scorecard (BSC) metodology, created in the 90s by Harvard University professsors Robert Kaplan and David Norton, has become a valuable contribution to the improvement 31 de Julho a 02 de Agosto de 2008
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2 of firms competitiveness. This is possible because BSC translates the vision and strategy of the company into tangible objectives and measures, allowing a better assessment of assets such as product and service quality, employees motivation, process efficiency, customer satisfaction, and others. In this context, this article aims to analyse the contribution of BSC to the improvement of management and results of a service company in So Jos dos Campos, state of So Paulo. Starting from a comparison between corporative indicators and figures of an internal research made with the companys top executives, it intends to evaluate the results obtained with the implementation of BSC and the perception of the executives about its benefits.
Palavras-chaves: Balanced Scorecard, Mapas Estratgicos, Indicadores de Desempenho, Melhoria de Resultados
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1. INTRODUO
Nos ltimos anos, com o acirramento da concorrncia em mbito mundial, as empresas tm se deparado com dificuldades cada vez mais freqentes e desafiadoras. A logstica global, a rapidez com que surgem novas tecnologias, os avanos nas telecomunicaes, entre outros, contribuem para intensificar a velocidade das mudanas. Esse cenrio de extrema competio tem levado as organizaes, em geral, a buscarem mais eficincia na avaliao do desempenho empresarial, utilizando-se para isto mecanismos que permitam um diagnstico claro e suficientemente abrangente do ambiente interno da organizao e possibilitem transformar a estratgia em aes concretas que maximizem os resultados da empresa. Neste contexto, foi desenvolvido um estudo de caso em uma empresa denominada Acquire. A empresa possui capital nacional e pertence ao setor de servios, atuando h mais de oito anos no segmento de gerenciamento de compras. Com uma carteira de clientes composta de empresas nacionais e multinacionais, em sua maioria situadas no estado de So Paulo, a Acquire categorizada como pequena empresa, considerando o nmero de empregados. Localizada no Vale do Paraba Paulista, no municpio de So Jos dos Campos, est situada em uma regio de grande concentrao industrial e que representa uma das maiores rendas per capita do estado de So Paulo e do Brasil. Face ao rpido crescimento e diversificao de seus negcios nos ltimos anos, identificou-se a necessidade de otimizar o seu sistema de gesto interna a partir de indicadores de desempenho mais claros e alinhados com a sua estratgia de mercado. Por este motivo, a empresa avaliou, entre diversas alternativas, os mtodos e ferramentas mais adequados para o processo de reestruturao que se fazia necessrio para a adequao do sistema de gesto da organizao. Sendo assim, entre as opes analisadas, o Balanced Scorecard (BSC) foi escolhido como a soluo mais apropriada s caractersticas da empresa. Entretanto, mesmo aps a sua implantao, no eram conhecidos em sua totalidade os seus benefcios e contribuies efetivas para a gesto e os resultados da empresa. O presente trabalho se prope ento a analisar os efeitos da implantao do BSC na Acquire. Segundo Kaplan e Norton (2004), o BSC tem se mostrado uma metodologia extremamente til como sistema auxiliar de gesto, refletindo o equilbrio entre objetivos de
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4 curto e de longo prazo, entre medidas financeiras e no-financeiras, entre indicadores de tendncias e ocorrncias e ainda entre perspectivas interna e externa de desempenho. A partir de uma viso balanceada da organizao, o BSC permite descrever a estratgia de uma forma clara, utilizando quatro perspectivas ou categorias, conforme ilustrado na Figura 1: (i) aprendizado e crescimento, (ii) avaliao financeira, (iii) processos internos do negcio e (iv) clientes. Estes fatores formam um conjunto interdependente que apresenta relaes de causa e efeito e permite o acompanhamento do desempenho da organizao, monitorando sua evoluo e a criao de valor que so necessrios ao desenvolvimento e crescimento da empresa. Desde sua criao, na dcada de 90, esta metodologia tem sido utilizada por milhares de organizaes dos setores pblico e privado ao redor do mundo, tendo sido escolhida pela revista Harvard Business Review como uma das prticas de gesto mais importantes e revolucionrias dos ltimos 75 anos. Neste contexto, a empresa Acquire decidiu adotar o BSC como meio de maximizar os resultados da empresa, alinhando este instrumento de gesto ao seu planejamento estratgico. Sendo assim, o trabalho desenvolvido e divulgado neste artigo, objetivou analisar a contribuio que a implantao do BSC trouxe para a empresa, verificando inclusive, por meio de pesquisa de campo, se os resultado obtidos com a aplicao do mtodo refletem as expectativas e metas dos executivos da empresa.
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5 Figura 1 As quatro perspectivas do BSC, baseado em Kaplan e Norton (1997)
2. O BALANCED SCORECARD (BSC)
O BSC, mtodo concebido por Robert Kaplan e David Norton (docentes da Universidade de Harvard) e divulgado em artigo publicado para a Harvard Business School no ano de 1992, auxilia as organizaes a planejar e entender sua estratgia de forma balanceada, no se limitando somente definio de objetivos e metas estratgicas nicas e exclusivamente financeiras (KAPLAN e NORTON, 1997). Outro elemento importante, segundo Prieto (2006) que o mtodo possibilita um raciocnio estratgico, levando-se em considerao questes de curto, mdio e longo prazo. Isto possvel por meio de sua concepo, fundamentada nas quatro perspectivas - Financeira, Clientes, Processos Internos e Aprendizado e Crescimento - e que levam as empresas a pensar em como uma estratgia pode ser implementada por meio de uma viso encadeada de causa-efeito entre diferentes objetivos estratgicos em diferentes vises e perspectivas, envolvendo todos os stakeholders (acionistas, funcionrios, comunidade, clientes). O BSC e um outro instrumento derivado do trabalho de Kaplan e Norton chamado Mapa Estratgico (Figura 2), ficaram ento conhecidos pela capacidade de mensurar a cadeia de criao de valor em empresas de capital intelectual intensivo, tais como: bancos, empresas de tecnologia, centros de pesquisa em sade etc. Este enfoque difere dos atuais
Financeiro Para ter sucesso financeiramente, como ns devemos aparecer para nossos investidores ? Clientes Para alcanar nossa viso, como devemos ser vistos pelos clientes ? VISO E ESTRATGIA Processos Internos Para satisfazer os clientes, em quais processos devemos nos sobressair ? Aprendizado e Crescimento Para alcanar nossa viso, como sustentar a habilidade de mudar e progredir ?
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6 controles contbeis e financeiros que atendem primariamente a rea industrial, onde o investimento medido, em grande parte, pela compra de ativos tangveis, isto , uma mquina a mais representa mais produo e, conseqentemente, mais gerao de riqueza (KAPLAN e NORTON, 2004). Outro aspecto fundamental do BSC a sua capacidade de ligar o planejamento estratgico execuo, que uma das maiores causas do insucesso na implantao dos planos estratgicos das empresas, j apontadas em diversas pesquisas realizadas sobre este tema. Todos os contedos estratgicos so desdobrados, segundo Kaplan e Norton (2000), dentro das vrias perspectivas, em objetivos e fatores crticos de sucesso. Estes, por sua vez, desencadeiam uma srie de aes e projetos que so medidos e acompanhados por um sistema de medio formado por diversos indicadores estratgicos.
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Figura 2 Exemplo de Mapa Estratgico para a empresa Acquire, elaborado pelos autores
A partir do descrito anteriormente pode-se ento resumir o planejamento estratgico orientado pelo BSC em dois grandes passos (KAPLAN e NORTON, 2004): 1) Entender o cenrio interno e externo que afeta a estratgia da organizao e ento montar uma proposta de criao de valor aos clientes que por fim sero aqueles que geraro receitas para a empresa. Trata-se aqui das duas primeiras perspectivas do BSC apresentadas na Figura 1 e descritas nos itens (i) e (ii). 2) Em funo do pretendido e do planejado, a empresa trabalhar em aes orientadas para a melhoria e inovao de seus processos, produtos, pessoas, tecnologia etc, fazendo com que sua mquina produtiva consiga fornecer os resultados ideais aos clientes. Trata-se aqui das outras duas perspectivas do BSC descritas nos itens (iii) e (iv).
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8 Trazendo o BSC para o propsito deste artigo, pode-se ento conceitu-lo como um mtodo que desenha e acompanha a estratgia de uma organizao por meio de um conjunto balanceado de indicadores estratgicos quantitativos encadeados por uma relao de causa- efeito favorecendo a criao de valor, ou seja, incluindo a utilizao de medio, indicadores, nmeros, fatos e estatsticas (VASQUES, 2006). Em outras palavras: as aes estratgicas e energias so orientadas para executar mudanas no estado de coisas, isto , nos processos e pessoas de uma organizao, conforme exemplo ilustrado na Figura 2.
3. METODOLOGIA APLICADA
A proposta metodolgica contempla duas abordagens distintas. A primeira faz uso de indicadores corporativos da Acquire para evidenciar possveis ganhos ou melhorias obtidas com a implantao da metodologia do BSC. Sob este aspecto foram definidos indicadores que pudessem retratar de maneira inequvoca a influncia do BSC sobre os negcios da empresa. Os dados que subsidiaram os indicadores foram fornecidos pela empresa em estudo abrangendo um perodo total de 18 meses; sendo 6 meses anteriores aplicao do BSC (dezembro de 2005 a maio de 2006), mais 6 meses durante o processo de implantao (junho de 2006 a novembro de 2006) e 6 meses aps a implantao (dezembro de 2006 a maio de 2007). Em funo da sua relevncia para os resultados da organizao, foram definidos 12 (doze) indicadores constantes da seo de Resultados e Discusso. Na segunda abordagem busca-se verificar os resultados alcanados com o BSC por meio de uma pesquisa de campo realizada com os executivos da organizao. Para isto, foi desenvolvido um instrumento de coleta de dados na forma de um questionrio em funo do seu baixo poder de induo subjetiva. Neste questionrio foi elaborado um conjunto de perguntas aplicveis sem a interferncia direta de um entrevistador. Para sua validao, anteriormente ao processo de aplicao ao universo da pesquisa, foram realizados testes em executivos da prpria organizao. Isto foi feito visando adequar o referido questionrio linguagem e inteligibilidade dos respondentes. O questionrio, aps ajustes, foi enviado, por e-mail, a todos os executivos da empresa juntamente com uma carta de sensibilizao explicando os objetivos e benefcios do estudo. Todo o processo contou com
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9 as facilidades de se ter um dos autores do presente trabalho como membro colaborador da empresa. Estabeleceu-se um prazo adequado para o retorno das informaes de maneira que o respondente dispusesse de tempo suficiente para a leitura e compreenso das questes e, conseqentemente, a elaborao e retorno das respostas. No que tange definio da amostra, para a pesquisa de campo, estabeleceu-se como objetivo o recenseamento de todos os executivos da empresa, considerando o fcil acesso e por se tratar de apenas 6 (seis) indivduos. O questionrio utilizado para a pesquisa de campo foi do tipo autodirigido com 9 questes de natureza aberta. Os dados obtidos com os questionrios aplicados foram tabulados utilizando-se para isto o Software Microsoft Excel. Estes passaram por tratamento estatstico, organizando-se os resultados em termos de freqncias de respostas similares dos respondentes e outras informaes que possibilitaram a anlise em conjunto com os resultados do estudo por meio dos indicadores corporativos. Sob este aspecto buscou-se uma anlise conjunta entre as duas fontes de informaes com o objetivo de se proceder a uma avaliao comparativa. Alm disto, as anlises possveis para cada uma das abordagens da pesquisa tambm permitiram uma viso abrangente sobre os resultados da aplicao do BSC na organizao. As informaes recenseadas, referentes aos contedos quantitativos e qualitativos obtidos, constituram uma base de dados informatizada por meio da qual foi possvel a construo de grficos e tabelas passveis de anlise e interpretao, conforme resultados apresentados a seguir.
4. RESULTADOS E DISCUSSO
Considerando os indicadores aplicados, que retrataram as fases de implantao e operao da empresa Acquire com e sem o BSC, em um total de 18 meses, conforme j mencionado, observou-se que o faturamento apresentou um ritmo crescente e mais acentuado no perodo em que a Acquire implantou o BSC. Os resultados operacionais, mesmo estando abaixo da meta de 100% estabelecida para perodo de medio, cresceram cerca de 68%, em termos percentuais, conforme ilustrado na Figura 3.
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Figura 3 Faturamento da Acquire
Este resultado fez com que as margens de contribuio tivessem um expressivo incremento, a partir de fevereiro de 2007, conforme pode ser observado pela Figura 4.
Figura 4 Margem de Contribuio da Acquire
Contudo, neste caso, no h como correlacionar este bom resultado exclusivamente ao uso da metodologia do BSC, uma vez que diversas variveis comerciais interferiram no processo, desde a entrada de novos clientes at a alterao do escopo de contratos pr- existentes de prestao de servio. No obstante, os executivos consultados foram unnimes em apontar o BSC como o instrumento que favoreceu a melhoria de gesto e possibilitou o cumprimento da maior parte dos planos estratgicos da empresa para a obteno destes resultados operacionais. Em termos financeiros, a criao de um medidor de margem de contribuio do negcio - no utilizado sem o BSC - mostra um avano no processo de tomada de deciso e anlise crtica da operao, trazendo subsdios para uma melhor gesto dos negcios da empresa e evidenciando a aplicao do planejamento estratgico. Sob o aspecto operacional, a
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11 reduo de divergncias entre pedidos de compras e materiais recebidos (Figura 5) para valores pouco abaixo de 0,04% (meta menor que 1%), representou uma reduo consistente.
Figura 5 - Divergncias entre pedidos de compras e materiais adquiridos
Ao mesmo tempo a qualidade das negociaes junto aos fornecedores (saving) se manteve em uma tendncia positiva crescente, acima da meta mnima de 5% e sem grandes variaes (Figura 6).
Figura 6 Economia (saving) sobre compras realizadas
Analisando a produtividade baseada em linhas de transaes percentuais, casos com contrato, que reduzem os custos operacionais diretos, se mantiveram constantes (Figura 7), enquanto pedidos de compra sem contrato (Figura 8), onde o negociador obrigado a realizar todas as etapas do processo de compras e, conseqentemente, h um custo mais elevado,
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Figura 7 - Linhas transacionadas com contrato
Figura 8 - Linhas transacionadas sem contrato
Essa situao indica que o nvel de servio ficou praticamente estvel nestes meses, sem apresentar melhorias visveis com base nas leituras dos dados. Contudo, durante o levantamento das informaes documentais, houve a informao de que a disponibilidade de mo-de-obra foi reduzida em 15% ao longo de 2006, o que, por conseqncia, sugere que a distribuio do volume realizado por comprador aumentou, com reao direta em aumento da eficincia operacional e reduo de custos. Atrelada a essa situao de melhor aproveitamento da mo-de-obra e elucidando o impacto de como o processo de implementao de uma mudana de gesto pode consumir tempo e recursos da organizao durante as fases de treinamento, planejamento, reorganizao das diretrizes e mesmo, quando necessrio, mudana dos procedimentos operacionais, a medio do backlog (atraso do processo de compra), conforme Figura 9, mostra que a empresa passou por um acmulo nos servios, com uma pequena queda de agilidade no processo de localizao dos materiais a serem adquiridos. A curva de tendncia projeta valores futuros acima da meta de 2%, caso no haja a estabilizao na execuo.
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Figura 9 - Backlog
Todavia, mesmo com esse acmulo acima se pde observar que o nvel de atendimento final junto aos clientes no foi afetado. Ao contrrio, o ndice de satisfao (Figura 10) cresceu de maneira muito positiva de 78,2% para 84,7% (meta maior que 80%), enquanto as reclamaes formais de clientes (Figura 11) giraram em torno de 0,01%, contra, at 0,08% no primeiro semestre de 2006.
Figura 10 - Satisfao dos Clientes
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Figura 11 - Reclamao de Clientes
Do ponto de vista estratgico, a definio e foco nas aes que mais pudessem agregar valor ao negcio da empresa mostrou uma atitude mais eficiente da empresa na conduo dos projetos (Figura 12), exps uma necessidade de ateno com a premissa de capacitar as pessoas por meio da intensificao de investimentos em treinamento (Figura 13) para que estas pudessem acompanhar o crescimento e a evoluo dos negcios. Ao mesmo tempo ocorreu o reflexo desta iniciativa na reduo nos desligamentos voluntrios de funcionrios (turnover), Figura 14.
Figura 12 Projetos Implementados
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Figura 13 Horas de Treinamento
Figura 14 Demisses voluntrias (turnover)
J os resultados do questionrio aplicado junto aos 6 executivos da Acquire para a obteno da percepo dos fatores relacionados com o BSC em termos prticos, chamaram a ateno em funo da aprovao unnime da metodologia: 100% dos respondentes consideraram o BSC uma ferramenta eficiente e que contribuiu para a melhoria da gesto da empresa em diversos aspectos. Os principais fatores identificados pelos executivos que motivaram a busca pelo BSC foram a melhoria na gesto, da qualidade, dos servios prestados, dos resultados da empresa, aumento da produtividade e reduo de custos.
Os respondentes acreditam que o BSC contribuiu diretamente para o aumento de receitas, melhoria na satisfao dos clientes, ampliao do market share e aumento das margens de lucro, com destaque para a otimizao da rea de TI, melhor conhecimento da estratgia da empresa, mais investimento em treinamento e atingimento dos resultados operacionais esperados, que so diretamente ligados ao programa de participao nos lucros e resultados (Figura 15).
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16 Os altos ndices percentuais obtidos a partir das respostas dos executivos da Acquire evidenciam a satisfao dos mesmos cm os resultados alcanados aps a implantao da metodologia do BSC na organizao.
Figura 15 Tabulao dos questionrios com a percepo dos executivos da Acquire
5. CONCLUSES
Com base nas respostas obtidas de executivos da Acquire, empresa prestadora de servios na rea de gerenciamento de compras, utilizando-se um questionrio como instrumento de coleta de dados, verificou-se a percepo da aplicabilidade do BSC junto direo da empresa. Conforme j descrito, os fatores predominantes que motivaram a aplicao da metodologia do BSC foram: a melhoria na gesto, o aumento da produtividade, a reduo de custos e a melhoria da qualidade dos servios prestados buscando-se, em geral, a melhoria nos resultados da empresa. Os resultados observados pelos indicadores da empresa
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17 evidenciaram melhoria no desempenho operacional, que teve uma evoluo constante e mais acentuada aps a realizao do trabalho de redefinio das estratgias da empresa com a aplicao do BSC, o que refora a percepo dos executivos recenseados. Segundo as informaes contidas nos questionrios, na viso dos executivos da empresa, o BSC contribuiu diretamente para a obteno dos seguintes resultados: aumento de receitas, melhoria na satisfao dos clientes, ampliao do market share e aumento das margens de lucro, favorecendo o entendimento dos efeitos de um indicador sobre o outro. Informaes estratgicas que at ento eram pouco consideradas assumiram papel crucial na anlise dos resultados da empresa. Isto , novos medidores tiveram de ser institudos, representando um grande amadurecimento da viso econmico-financeira do negcio. Os impactos mais imediatos, a partir dos resultados significativos obtidos com o BSC foram: a otimizao da estrutura de TI, o melhor conhecimento da estratgia da empresa por seus executivos, mais investimento em treinamento e atingimento dos resultados operacionais esperados. De maneira geral, medies relativas produtividade, satisfao de clientes, reduo de divergncias, alm do faturamento em si, demonstram uma tendncia positiva para o negcio da empresa. No obstante, ficou evidente a importncia do capital humano, como base para o crescimento da organizao, ganhando destaque o aumento do investimento em treinamento e a reduo do turnover, que exemplificaram bem as mudanas ocorridas na realidade da empresa. Desta forma, pode-se concluir que o BSC foi um instrumento de mudana e melhoria para a empresa Acquire, corroborado por 100% dos executivos da empresa, que esto satisfeitos com os resultados obtidos por meio da metodologia aplicada no planejamento estratgico. Porm no h como vincular todos os bons resultados obtidos apenas a um fator, ficando, portanto, o BSC como integrante certo deste contexto, no qual cada resultado apresenta interferncias de diversas variveis que podem adicionar ou subtrair em termos de sucesso. Fica, contudo, evidenciada a clara importncia desta metodologia para o norteamento e para a organizao da estratgia.
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REFERNCIAS
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