Elaborar resolucin de la aplicacin de las TRD en la organizacin.

RESOLUCIN
2897

(29 de abril de 2014)


Por medio de la cual se adoptan las Tablas de Retencin Documental aprobadas
mediante Resolucin 2897 del 29 de abril del 2014

EL SUPERINTENDENTE DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA, en uso de
sus atribuciones legales y

CONSIDERANDO

Que por medio de la Resolucin 2813 del 13 de octubre 2013, La
Superintendencia De Vigilancia Y Seguridad Privada aprob las Tablas de
Retencin Documental.
Que la Ley 594 de 2000 establece en su artculo 24 la obligatoriedad para las
entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin
documental.
Que el acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nacin determina que el
servidor pblico ser responsable de la adecuada conservacin, organizacin, uso
y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus
funciones.
Que el acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nacin en el artculo uno
cuarta etapa exige la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental.
Que el acuerdo 042 de 2002 establece los criterios para la organizacin de los
archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen
funciones pblicas.
RESUELVE

ARTCULO PRIMERO: Adoptar las Tablas de Retencin aprobada mediante
resolucin 2897 del 29 de abril del 2014.
ARTCULO SEGUNDO: Suministrar a travs del rea de Gestin de Documentos,
la capacitacin requerida para la aplicacin de las Tablas de Retencin
Documental en cada una de las reas acadmicas y administrativas de La
Superintendencia De Vigilancia Y Seguridad Privada.
ARTCULO TERCERO: Implementar estrategias que fortalezcan la salvaguarda de
los archivos, a la vez que se garantiza el acceso a la documentacin oficial como
un bien de uso pblico.
ARTCULO CUARTO: Requerir el Formato nico de Inventario Documental a
productores y asistentes documentales al momento de ser vinculados, trasladados
o desvinculados de un cargo, para garantizar la continuidad de la gestin pblica.

Comunquese y cmplase.

Dada en Bogot el 29 de abril de 2014.


Fernando Lozano Forero
Superintendente De Vigilancia Y Seguridad Privada



Entregar resolucin de creacin de Comit interno de archivo.





Resolucin No. 031
(Noviembre 8 de 2013)


POR LA CUAL SE CREA EL COMIT DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DE
LA SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA

EL SUPERINTENDENTE DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA EN
EJERCICIO DE LAS FACULTADES CONSTITUCIONALES Y LEGALES, EN
ESPECIAL LAS QUE CONFIERE EL ARTICULO 315 NUMERAL 1 DE LA
CONSTITUCIN POLTICA DE COLOMBIA, EL ARTICULO 29 y 30 DE LA LEY
1551 DE 2012, Y,

CONSIDERANDO
Que el Decreto No. 2578 de fecha 13 de Diciembre del 2012 por la cual se
reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional
de Archivos, se deroga del Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras
disposiciones relativas a la administracin de los archivos del Estado. Que
le confiere el numeral 11 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, el
artculo 3 y el artculo 5 de la Ley 594 de 2000 crea el Archivo General de
la Nacin Jorge Palacios Preciado de Colombia, como el ente rector de la
poltica archivstica a nivel nacional.

Que la Ley 80 de 1989 establece que es funcin del Archivo General de la
Nacin Jorge Palacios Preciado promover la organizacin y fortalecimiento
de los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la
organizacin administrativa, territorial y por servicios, para garantizar la
eficacia de la gestin del Estado y la conservacin del patrimonio
documental.

Que el artculo 5 de la Ley 594 de 2000 define el Sistema Nacional de
Archivos como el conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s,
que posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los procesos
archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de informacin, la
salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la
informacin y a los documentos.


Que el literal C del artculo 4 del Decreto 2578 de 2012 estipula que las
instancias asesoras en materia de aplicacin de la poltica archivstica en
las Entidades Territoriales sern los Comits Internos de Archivo.

Que los artculos 14, 15 y 16 del Decreto 2578 de 2012, reglamentan la
creacin, conformacin y las funciones de los Comits de Desarrollo
Administrativos.


Que es deber de la administracin pblica mantener la informacin
permanentemente actualizada y a disposicin de los ciudadanos, as como
la salvaguarda del patrimonio documental de la nacin, garantizando la
participacin ciudadana por el manejo adecuado y transparente del
patrimonio pblico del Estado.





DECRETA:
ARTCULO 1. El Comit de Desarrollo Administrativo, tiene como funcin es
asesorar a la alta direccin de la entidad en materia archivstica y de gestin
documental, definir las polticas, los programas de trabajo y los planes relativos a
la funcin archivstica institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y
dems normas reglamentarias.
PARAGRAFO. En las entidades del orden nacional las funciones del Comit
Interno de Archivos sern cumplidas por el Comit de Desarrollo Administrativo
establecido en el Decreto 2482 de Diciembre 3 del 2012.
ARTICULO 2. Crear la Conformacin del Comit de Desarrollo Administrativo de la
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada, de la siguiente forma:
1. El Secretario General.
2. Grupo gestin documental
3. El Jefe de la Oficina Asesora Jurdica.
4. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin.
5. El Jefe Responsable del rea de Informtica y Sistemas.
6. Grupo de mecci y calidad
7. El Jefe de Control Interno.
Podrn asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares
que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comit (funcionario de
otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos
entre otros).
ARTICULO 3. El Comit de Desarrollo Administrativo tendr las siguientes
funciones:
1. Asesorar a la alta direccin de la entidad en la aplicacin de la normatividad
archivstica.
2. Aprobar la poltica de gestin de documentos e informacin de la entidad.
3. Aprobar las tablas de retencin documental y las tablas de valoracin
documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de
Archivos para su convalidacin y al Archivo General de la Nacin Jorge Palacios
Preciado para su registro.
4. Responder por el registro de las tablas de retencin documental o tablas de
valoracin documental en el Registro nico de Series Documentales que para el
efecto cree el Archivo General de la Nacin.
5. Llevar a cabo estudios tcnicos tendientes a modernizar la funcin archivstica
de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologas
de la informacin en la gestin de documentos electrnicos de conformidad con lo
establecido en el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de IQ Contencioso
Administrativo.
6. Aprobar el programa de gestin de documentos fsicos y electrnicos
presentado por el rea de archivo de la respectiva Entidad.
7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los
documentos contra diferentes riesgos.
8. Revisar e interpretar la normatividad archivstica que expida el Archivo General
de la Nacin Jorge Palacios Preciado y los Archivos Generales Territoriales y
adoptar las decisiones que permitan su implementacin al interior de la respectiva
entidad, respetando siempre los principios archivsticos.
9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicacin de las tecnologas de la informacin
en la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la funcin archivstica interna y
la gestin documental.
10. Aprobar el programa de gestin documental de la entidad.
11. Aprobar las formas, formatos y formularios fsicos y electrnicos que requiera
la entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos.
12. Acompaar la implementacin del Gobierno en Lnea de la entidad en lo
referente a al impacto de ste sobre la gestin documental y de informacin.
13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de
Archivo propuestas relacionadas con el mejoramiento de la funcin archivstica.
14. Apoyar el diseo de los procesos de la entidad y promover ajustes que faciliten
la gestin de documentos e informacin, tanto en formato fsico como electrnico.
15. Aprobar la implementacin de normas tcnicas nacionales e internacionales
que contribuyan a mejorar la gestin documental de la entidad.
16. Consignar sus decisiones en Actas que debern servir de respaldo de las
deliberaciones y determinaciones tomadas.
17. Hacer seguimiento a la implementacin a las tablas de retencin documental,
tablas de valoracin, as como el Modelo Integrado de Planeacin y Gestin en los
aspectos relativos a la gestin documental.
PARAGRAFO: Las entidades pblicas debern acogerse a los lineamientos y
polticas del Ministerio de Tecnologas de la Informacin y en las comunicaciones
en lo concerniente con el uso de tecnologas, gobierno en lnea, la iniciativa cero
papel, y dems aspectos de competencia de este Ministerio.
ARTICULO 4. El presente Decreto rige a partir de su publicacin y deroga todas
las disposiciones que le sean contrarias.

Firmado en Bogot D.C a los 8 das del mes de Noviembre de 2013.




FERNANDO LOZANO FORERO
Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada