Trabajo presentado como requisito para optar al titulo de Tcnico Superior

Universitario en la Especialidad de Informtica

1. Resumen
2.
3. El problema
4. Marco terico
5. Metodologa
6. Desarrollo del proyecto de la investigacin
7. Conclusiones
8. Recomendaciones
9. Bibliografa
10. Anexos
RESUMEN
El desarrollo de una Institucin depende en gran medida de su nivel de gestin y de la
capacidad gerencial que presentan los departamentos que la conforman, como es el caso de
la Entidad Financiera BBVA Banco Provincial, cuyo proceso de envo y recepcin de
remesas que se lleva a cabo a travs del Departamento de Correspondencia, presenta
prdidas, equivocaciones y retrasos en su ejecucin diaria. Lo que motiv el diseo de un
Sistema Automatizado de Envo y Recepcin de Correspondencia Interna en el referido
Organismo, a fin de optimizar el proceso manual que actualmente se lleva a cabo. Donde se
tom como Metodologa de Investigacin para el desarrollo del mismo el Ciclo de Vida
tipo Cascada Pura, con un Nivel de Investigacin de Carcter Descriptiva y de Campo,
orientada a la utilizacin de una muestra de 30 sobres a la cual se le aplic una lista de
cotejo, as como tambin se efectuaron dos encuestas a una poblacin de 30 personas
divididas en dos grupos de 15 individuos, para dar un total de 60 elementos, que
permitieron dar soporte a la investigacin. Para el diseo del sistema se utiliza el software
Visual Basic donde sus datos se almacenan en una base de datos en Access.
Descriptores: [Cascada Pura, Investigacin Descriptiva, Access, Visual Basic].
INTRODUCCIN
Las aplicaciones de sistemas de informacin tienen su origen en casi todas las reas de una
empresa y estn relacionadas con todos los problemas de la organizacin.
Un principio fundamental en el desarrollo de los sistemas de informacin por las empresas,
es que las aplicaciones son una herramienta y no un instrumento que debe tenerse para
utilizar la tecnologa de la informacin; en consecuencia los sistemas de informacin deben
desarrollarse sobre la base de su propia capacidad para mejorar el desempeo de la
organizacin, sin embargo estas razones no significan nicamente prdidas y ganancias. La
marcha de una empresa incluye tambin beneficios para sus empleados, clientes y otras
personas con la que se tienen tratos.
En el transcurso de los aos, se han logrado avances en la automatizacin de procesos; los
cuales proporcionan ayudas en el cumplimiento de las funciones dentro de una
organizacin, sobre todo en esta poca en la cual se necesita ahorrar tiempo, as como
tambin, se requiere el control de los procesos.
El desarrollo de las nuevas tecnologas constituye uno de los factores claves para
comprender y aplicar las transacciones polticas, econmicas, sociales y culturales de la
ltima dcada.
Con este propsito se realiz este Proyecto, de manera tal que pueda solventar y mejorar los
procesos manuales que se llevan a cabo en el Departamento de Correspondencia del BBVA
Banco Provincial; el cual presenta retrasos, perdidas y equivocaciones a la hora del envi y
recepcin de las remesas.
Detectando como posibles fallas las humanas, ya que el personal que se encarga de cumplir
con las funciones en el departamento de correspondencia, llevan los procesos de forma
manual, escribiendo en algunos casos de forma engorrosa las direcciones de los envos, o
bien sea por falta de control al momento de ordenar por ubicacin los sobres que van hacer
entregados a los restantes departamentos que laboran en la institucin.
Motivado a esta situacin, se plante su mejora, lo cual se quiere demostrar mediante este
Proyecto, el que un sistema automatizado puede ayudar a obtener un mejor control de las
actividades que se llevan a cabo en una institucin y lograr as, una mejor calidad de los
procesos que se realicen mediante su utilizacin.
En el cuerpo de trabajo, se ha elaborado el planteamiento del problema, de tal manera que
identifica detalladamente la situacin a estudiar. En l se han expuesto los objetivos o
propsito de la investigacin, la justificacin del por qu la realizacin del proyecto y los
alcances y delimitaciones, en la cual se destaca la relevancia del tema y de la investigacin.
En la seccin Marco Terico, se hace referencia a los elementos tericos sobre las cuales se
soporta la investigacin; se desarrollaron los antecedentes de la investigacin, haciendo
referencia a los estudios previos y los trabajos de grado relacionados con el problema
planteado.
En el Marco Terico se ubicarn las bases que fundamentan la explicacin del tema que se
desarrolla; as como tambin la definicin de los trminos bsicos; los cuales permitirn la
interpretacin de la terminologa utilizada en el mismo.
En el Marco Metodolgico se seala la poblacin y muestra que se va a utilizar, as como
tambin la recoleccin, procesamiento y anlisis de los datos, los cuales muestran como
fueron sometidos los datos recolectados.
En el desarrollo del Proyecto de Investigacin; se podr observar, los anlisis efectuados a
los grficos de los datos recolectados, la carta estructurada, los diagramas de flujos y los
diagramas de flujo de datos.
Por ltimo, se tendrn las conclusiones y las recomendaciones del proyecto desarrollado.

CAPTULO I - EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del Problema.
El desarrollo de una Institucin depende del alto nivel de gestin y capacidad que presentan
los departamentos que lo conforman, ms an si hablamos de una institucin financiera
como lo es el BBVA Banco Provincial, cuya misin est orientada a captar la mayor
cantidad de carteras de clientes en el rea financiera donde juega papel importante la
comunicacin que se tenga entre sus dependencias y con el personal que labora dentro de
ella, esta comunicacin puede ser verbal o escrita. Es por ello que el problema a plantear
est enfocado hacia la comunicacin, en este caso la escrita, que se establece entre los
diferentes departamentos dentro del Banco, al presentar la correspondencia prdidas y
equivocaciones a la hora del envo y recepcin de la misma.
Encontrando como posibles fallas: las personas que se encargan de ese proceso dentro del
Departamento de Correspondencia, bien sea por escribir mal o engorroso las direcciones de
los envos, o por falta de control al momento de ordenar por ubicacin los sobres que van a
hacer entregados a los dems departamentos que laboran en la institucin.
Todo ese panorama afecta la eficiencia interna de la Institucin, al no poder entregar en el
tiempo oportuno y a la persona correspondiente las diferentes informaciones que se
procesan. Como consecuencia de lo mencionado el Departamento de Correspondencia se ve
afectado, debido a que todos los das las personas de las otras oficinas que conforman al
Banco llaman para reclamar por sobres perdidos o no entregados a tiempo.
Ante tal situacin planteada, como posible solucin est la de automatizar mediante un
Sistema de Control de Correspondencia el envo y la recepcin de las remesas. En el cual,
se logre solventar los inconvenientes que se presentan; como lo es el retraso en la entrega
de la correspondencia, el descontrol a la hora de ordenar por direcciones los sobres y
perdida de remesas.
Para mencionar como se est llevando a cabo, el procedimiento de envo y recepcin de
correspondencia actualmente en el Banco Provincial, es importante mencionar en primer
lugar los actores principales encargados, de que todo este proceso de correspondencia se
lleve a cabo, dentro de los cuales estn: las secretarias de cada departamento, los
mensajeros y el departamento de correspondencia, quienes hacen posible el mismo.
A la hora de enviar los sobres o remesas cada secretaria de oficina, departamento o
direccin coloca el documento a enviar en un sobre de manila marrn; en el cual se indica
en la superficie del mismo el nombre de la persona a quien va dirigido el sobre, as como
tambin se le puede anotar el cdigo del empleado, y si por algn motivo no tiene el
nombre de la persona, se le escribe el nombre de la oficina o unidad que se quiere enviar.
En la parte inferior se coloca el nombre y direccin de la oficina o unidad a la cual se va a
emitir, el mismo se le puede indicar por cdigo de departamento.
Despus que finaliza este procedimiento, la secretaria vaca manualmente en un formato,
una breve descripcin en el cual indica la fecha en que se enva, el nombre y direccin de la
persona u oficina a la cual se har llegar el sobre. Luego de realizar este proceso, la
secretaria tiene que esperar a que el mensajero llegue para entregarle los sobres.
En el momento en que el mensajero sale del departamento de correspondencia, se le
conceden los sobres que van ha ser entregados ese mismo da, as mismo se le entrega una
hoja con la relacin de cada sobre, la cual indica la ubicacin en donde tienen que ser
entregados los sobres.
El mensajero, pasa por cada puesto donde se encuentran las secretarias de cada
departamento, y le entrega la correspondencia que le indique la relacin antes mencionada,
ella tiene el deber de revisar cada una de las remesas que l le entregue, para verificar si en
verdad le corresponde a esa unidad. Si los sobres pertenecen, ella debe firmar y sellar la
relacin que lleva el mensajero como acuse de recibo.
Si se da el caso de que el sobre no coincida con la direccin escrita en la hoja, se le es
devuelto al mensajero; el cual se encargar de preguntar a cada una de las secretarias en el
trayecto de la entrega de las correspondencias, si por casualidad conoce a la persona o la
direccin que esta sealada en la remesa, para entregrselo a su respectivo dueo.
En el caso de que no consiga a la persona a quien va dirigida la remesa, se llevar el sobre
al Departamento de Correspondencia para devolverlo a la persona que ha emitido la
correspondencia, donde sta se encargue de revisar el nombre o direccin del sobre para
enviarlo correctamente.
Despus de haber recolectado los sobres de todos los departamentos, el mensajero se dirige
a la oficina de correspondencia en la cual va a entregar las remesas, dentro de los cuales se
destacan los equivocados y los recolectados en todo el da. Estos documentos van a hacer
recibidos por un analista de la unidad de correspondencia encargada de este proceso. l
anota en una hoja de Excel todo lo que el mensajero le ha entregado. Este analista lee sobre
por sobre para ubicar en su relacin la cantidad de correspondencia que han enviado todos
los departamentos u oficinas.
Todos los datos que el analista de la unidad ha tabulado, en el momento que el mensajero le
entreg los sobres, pasan a ser impresos para que cada sobre contenga su relacin, con la
direccin donde se van a entregar; luego estos son consignados al mensajero, para que ste
al momento de otorgar las remesas a las secretarias, firmen como acuse de recibo; y de esta
manera l lleve un mejor control de las correspondencias entregadas en el da.
Finalizado el proceso anterior, estos sobres pasan ha ser entregados a otro analista
encargado de ordenar uno por uno cada remesa; los cuales son colocados en unos estantes o
"palomeras" divididos por secciones, los mismos contienen el nombre de cada unidad y
oficina que conforman el Banco Provincial.
El analista, lee sobre por sobre y ubica a cada uno de ellos en la seccin correspondiente, a
la hora de que la valija salga, estos sobres pasan ha ser entregados a cada mensajero al da
siguiente, en el caso de la torre central.
Con respecto a las correspondencias que se entregan a nivel nacional, son embolsados y
sellados con sus respectivas hojas de control; para ser enviados mediante un transportista
esa misma tarde, y lleguen a su destino final; el tiempo estipulado para que sean entregados
los sobres es de un da, estimando que el sobre tiene que llegar a su receptor el da
siguiente. Este proceso se repite todos los das laborales, formando un ciclo, donde slo
actan los personajes antes mencionados.
Los inconvenientes se presentan, cuando pasan das y las secretarias llaman a las personas
que se les envan los sobres y estos no les han llegado, o tambin puede suceder, que ellas
son llamadas de otras dependencias para preguntarles si han enviado los documentos que se
necesitan, que en la mayora de los casos son solicitados con urgencia.
En este caso las secretarias llaman al Departamento de Correspondencia, buscando una
respuesta para saber que ha sucedido con estos sobres que fueron remitidos, claro est ellas
afirman que los enviaron, debido a que revisan los formularios que llenaron al momento de
emitir las respectivas remesas.
Muchas veces, el Departamento no les tiene respuestas para estos casos; comprendiendo su
posicin debido a que ellos no poseen un sistema que les permita confirmar si son
recibidos, por quines? y si son aceptados por las personas correctas.
Otro inconveniente que se presenta, es el retraso al entregar los sobres, debido a la gran
cantidad de sobres que se recolectan en el da. El personal del Departamento de
Correspondencia no le alcanza el tiempo para revisar sobre por sobre, y colocarlos en las
bandejas correspondientes para ser entregados el mismo da, dejando para el da siguiente la
continuacin del trabajo pendiente, provocando as demoras en las entregas.
Cabe destacar, que igualmente se pretende demostrar que a travs de un sistema se puede
generar excelentes resultados en el control y envo de correspondencia, al lograr solventar
los inconvenientes antes sealados, mediante la utilizacin de etiquetas enumeradas, cuya
informacin deber vaciar cada secretaria de departamento antes de ser remitidos los sobres
al Departamento de Correspondencia, en el cual reposara toda la informacin de las
direcciones de los sobres.
2. Objetivos de la Investigacin.
1.2.1 Objetivo General.
Implantar un sistema de Control de Correspondencia que facilite el proceso de envo y
recepcin de remesas, para as solventar y mejorar los procesos manuales que se llevan a
cabo en el Departamento de Correspondencia del BBVA Banco Provincial.
1.2.2 Objetivos Especficos.
Definir el proyecto que se quiere realizar.
Realizar un anlisis del contexto mediante un Informe de la situacin actual.
Definir los requerimientos de las entradas y salidas del sistema, realizando un informe del
sistema nuevo que se va ha realizar.
Realizar un diseo preliminar donde se especifique los mdulos del sistema en general.
Programar el sistema propuesto.
Realizar las pruebas y ajustes al sistemas a desarrollar.
Implementar el sistema previamente diseado.
1.3 Justificacin
El plantear como objetivo general el desarrollo de un Sistema de Control de
Correspondencia, para el BBVA Banco Provincial, obedece a la experiencia vivida en esa
Institucin, como Pasante de Aprendiz INCE. En donde se pudo apreciar todas las
dificultades que se presentan en las diversas oficinas, por no contar con un sistema de
correspondencia, que evite las prdidas, retrasos y equivocaciones en dichos procesos.
Adems en la actualidad, con los avances tecnolgicos en el rea de la informacin; no se
concibe que pequeas y sobre todo grandes empresas no tengan automatizado sino todos, la
gran mayora de sus procesos.
1.4 Alcance y delimitacin
Este proyecto se desarroll en la Unidad de Correspondencia; en la Sede Central del Centro
Financiero Provincial, BBVA Banco Provincial; ubicado en Caracas. En el mismo se
realizaron las investigaciones correspondientes, que permitirn recolectar los datos para la
elaboracin de dicho proyecto.
CAPTULO II - MARCO TERICO
2.1 Antecedentes de la investigacin
Autor: Jorge Ruiz Snchez.
Fecha de Publicacin: Febrero 2003.
Instituto: I.U.T.A.
Titulo: Control y Proceso de Correspondencia de SHELL Productos C.A.
El objetivo general de este trabajo de grado, fue el de controlar de forma automatizada la
correspondencia que se recibe y se entrega en el departamento de mensajera de Shell
Venezuela Productos, C.A., con el objetivo de brindar un entorno gil y sencillo para
catalogar almacenar y acceder a la informacin, a fin de mejorar y controlar el registro
actual, para el mejor desenvolvimiento de los empleados del departamento de
correspondencia.
Cuyos objetivos especficos fueron, el de implementar un sistema de informacin
automatizada que les permita a los administradores generar los reportes requeridos por los
usuarios. Brindar un entorno gil y sencillo para catalogar, almacenar y acceder a la
correspondencia. Controlar de forma ordenada la recepcin de documentos y el envo de
correspondencia interna y externa.
La vinculacin del presente trabajo de grado se debe a que ste exhibe algunos de los
puntos que se quiere desplegar en el mismo; como lo es el de implementar un sistema de
envi y recepcin de documentos, para mejorar la funciones del departamento de
correspondencia del BBVA Banco Provincial, .S.A.C.A, y tambin el del optimizar el
proceso manual que actualmente se lleva acabo en la institucin.
Autor: Hctor Fabio, Orjuelo Prez.
Fecha de Publicacin: ao 2003.
Instituto: Oficina de Sistema de Informtica Educativo.
Titulo: Sistema de Correspondencia y Control de Documentos.
Cuyos objetivos especficos fueron, el de Coordinar con la participacin de las dems
dependencias del Departamento, el diseo, direccin e implementacin del sistema general
de informacin administrativa del sector Pblico Integrado, entre otros, por los subsistemas
de organizacin Institucional de gestin de recursos materiales y fsicos y el desarrollo
administrativo, en coordinacin con los dems organigramas competentes en sistemas de
informacin. Administra el Centro de Computo del Departamento y el Sistema Informtico
del Mismo.
El vnculo de esta referencia con el proyecto a desplegar, se debe a que en ella, se llev a
cabo la realizacin de un sistema de control de correspondencia, en el cual se automatiz y
mejor el proceso del envo y recepcin de la correspondencia del departamento de esta
institucin. La cual se muestra como resea para el trabajo a desarrollar; ya que se pretende
llevar a cabo un sistema parecido al departamento de correspondencia del BBVA Banco
Provincial, .S.A.C.A.
Autor: Salinas Jonathan y Willians Prez.
Fecha de Publicacin: ao 2002.
Titulo: Sistema Automatizado para el control de Procesos Registrados
(SACAPRE).
Cuyos objetivos especficos fueron, el de desarrollar un sistema automatizado que permita
el control eficiente de los procesos registrados de la oficina subalterna del primer circuito
del Municipio Baruta del estado Miranda.
Cuyos objetivos especficos fueron, Determinar los procesos en la oficina subalterna del
primer circuito del Municipio Pblico. Determinar los seguimientos del registro Pblico.
Disear el sistema. Disear los mdulos de programacin lgico y fsico en un lenguaje
iconogrfico.
La vinculacin de esta investigacin con el trabajo a desarrollar, es que en el, se lleva a
cabo un proceso de automatizacin donde se desarrolla el control de informacin de un
departamento, tomndose como referencia para la realizacin de este proyecto; debido a
que en este trabajo se plantea mejorar el control del envi y recepcin de correspondencia
del departamento de correspondencia del BBVA Banco Provincial, .S.A.C.A.
2.2 Bases Tericas.
2.2.1 La Correspondencia
La palabra carta se deriva del latn charta y significa, papel escrito que se manda a una
persona para darle cuenta de algo. Se llama tambin epstola, misiva o comunicacin.
Tomando en cuenta la forma de su redaccin, la carta es realmente una conversacin por
escrito.
2.2.2 Diagrama de Flujo de Datos.
El diagrama de flujo de datos (DFD), es una herramienta que permite visualizar un sistema
como una red de procesos funcionales, conectados entre s por "conductos" y "tanques de
almacenamiento" de datos. Siendo ste, una de las herramientas comnmente usadas, sobre
todo por sistemas operacionales en los cuales las funciones del sistema son de gran
importancia y ms complejos que los datos que este maneja.
La tcnica de DFD, es una representacin grfica que permite al analista definir entradas,
procedimientos y salidas de la informacin de la organizacin en estudio, permitiendo as
comprender los procedimientos existentes con la finalidad de optimizarlos, reflejndoles en
el sistema propuesto.
Los elementos bsicos que aparecen en cualquier Diagrama de Flujo de Datos, son los
siguientes:
Entidad Externa.
Proceso.
Almacn de Datos.
Flujo de Datos.
Es importante saber que los DFD no slo se pueden utilizar para modelar sistemas de
informacin, si no tambin como manera de modelar organizaciones enteras, es decir, como
una herramienta para la planeacin estratgica y de negocios.
2.2.2.1 Simbologa
- Entidad Externa: Son generalmente clases lgicas de cosas o de personas, las cuales
representa la fuente o destino de las transacciones, con las que el sistema se comunica.
Tambin pueden ser una fuente o destino especfico. (*)
- Procesos: Indican aquellos lugares dentro del sistema en donde la informacin (flujos de
datos) que ingresa se procesa o transforma, es decir, son las funciones o procesos que
transforman entradas de datos en salidas de informacin. Su nombre deber ponerse
mediante una frase imperativa, que consistir idealmente de un nombre activo seguido por
una clusula objeto, cuanto mas simple mejor. (*)
- Flujo de Datos: Representa un transporte de paquetes de datos desde su origen hasta su
destino, es decir, que representa una estructura de datos en movimiento de una parte del
sistema a otro. Un flujo muestra las interfaces entre los elementos del DFD. Puede
imaginarse como una tubera por donde se envan paquetes de datos, pero deber tener una
descripcin de sus contenido la cual deber elegirse de forma que sea lo ms til posible a
los usuarios que revisen el DFD. La flecha indica la direccin del flujo. Puede estar
contenido fsicamente en una nota, una factura, una llamada telefnica, de programa a
programa, etc. Es decir, en cualquier medio por el cual los datos pasan de una entidad o
proceso a otra. (*)
- Almacn o Archivo: Representa un archivo lgico en donde se agregan o de donde se
extraen datos. Es una estructura de datos, pero esttica. Puede ser fsicamente un archivo de
tarjetas, una microficha, un archivo, o un archivo en cinta o disquette. Deber elegirse el
nombre que sea ms descriptivo para el usuario, que identifique los paquetes de datos que
contiene. (*)
Implica escritura, actualizacin, o borrado de datos. (*)
Implica lectura o recuperacin de informacin almacenada. (*)
(*)Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" del men superior
2.2.3 Modelo de Entidad/ Relacin.
Este modelo representa a la realidad a travs de un esquema grfico empleando las
terminologas de Entidades, que son objetos que existen y son los elementos principales
que se identifican en el problema a resolver con el diagramado y se distinguen de otros por
sus caractersticas particulares denominadas Atributos, el enlace que rige la unin de la
entidades esta representada por la Relacin del modelo.
2.2.3.1 Simbologa.
- Rectngulos: Que representan conjuntos de entidades. (*)
- Rombo: Que representan las relaciones. (*)
- Ligas: Son las que unen atributos a conjuntos de entidades y conjuntos de entidades a
conjuntos de relaciones. (*)
- Rectngulos Dobles: Son los que representan conjuntos de entidades dbiles. (*)
Ligas Dobles: Son las que indican la participacin total de una entidad en un
conjunto de relaciones. (*)
La Cardinalidad: Explica la forma exacta como se relacionan las entidades, la
siguiente tabla muestra las posibilidades de la cardinalidad y su representacin: (*)
(*)Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" del men superior
Cardinalidad Se lee Representacin
1:1 Uno a uno (*)
1:M Uno a muchos (*)
1:0 Uno a ninguno (*)
M:1 Muchos a uno (*)
M:M Muchos a muchos (*)
M:0 Muchos a ninguno (*)
(*)Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" del men superior
2.2.4 Base de Datos
De forma sencilla se puede indicar que una base de datos no es ms que un conjunto de
informacin relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.
El archivo por s mismo, no constituye una base de datos, sino ms bien la forma en que
est organizada la informacin es la que da origen a la base de datos. Las bases de datos
manuales, pueden ser difciles de gestionar y modificar.
Desde el punto de vista informtico, una base de datos es un sistema formado por un
conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un
conjunto de programas que manipulan ese conjunto de datos.
Desde el punto de vista ms formal, se puede definir una base de datos como un conjunto
de datos estructurados, fiables y homogneos, organizados independientemente en
mquina, accesibles a tiempo real, compartibles por usuarios concurrentes que tienen
necesidades de informaciones diferentes y no predecibles en el tiempo.
2.2.5 Microsoft Access
El manejador de Base de Datos a utilizar es Access. El cual sirve para crear bases de datos,
las cuales se utilizan para realizar tareas de administracin de datos como por ejemplo
almacenar, recuperar, y analizar los datos acerca de pedidos y clientes.
Es una base de datos visual. Como todas las modernas bases de datos que trabajan en el
entorno Windows, puede manejarse ejecutando unos cuantos clips de Mouse sobre la
pantalla.
Access contiene herramientas de diseo y programacin reservadas a los usuarios con
mayor experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; estn preparadas
para tareas muy comunes, que cualquiera puede realizar en un momento determinado -
ordenar libros, archivar documentacin, entre otras tareas.
2.2.6 Visual Basic 6.0
El lenguaje a utilizar para realizar el sistema propuesto, es el de Visual Basic 6.0; el cual es
un programa basado en objetos, aunque no orientado a objetos como C++ o Java. Las
ventajas que ofrece son una menor velocidad o eficiencia en las aplicaciones. Es un
lenguaje de programacin visual, tambin llamado lenguaje de 4 generacin. Esto quiere
decir que un gran nmero de tareas se realizan sin escribir cdigo, simplemente con
operaciones grficas realizadas con el ratn sobre la pantalla
Visual Basic 6.0 est orientado a la realizacin de programas para Windows, pudiendo
incorporar todos los elementos de este entorno informtico: ventanas, botones, cajas de
dilogo y de texto, botones de opcin y de seleccin, barras de desplazamiento, grficos,
mens, etc.
Prcticamente todos los elementos de interaccin con el usuario de los que dispone
Windows95/ 98/ NT pueden ser programados en Visual Basic 6.0 de un modo muy
sencillo. En ocasiones basta unas pocas operaciones con el ratn y la introduccin a travs
del teclado de algunas sentencias para disponer de aplicaciones con todas las caractersticas
de Windows 95/98/NT.
2.2.7 El ciclo de vida
Se aplica el trmino ciclo de vida en las ciencias naturales, especialmente en la biologa en
la que se refiere a las diferentes etapas que recorre un ser vivo durante su vida. Aunque
tambin se aplica este trmino en la geologa como puede ser el ciclo de vida del agua
(desde que es evaporada en el mar hasta que vuelve a l) o el ciclo de vida de las rocas
(gneas, sedimentarias y metamrficas).
Este trmino tambin se puede aplicar al mundo empresarial y ms concretamente al
marketing, que distingue el ciclo de vida de los productos (crecimiento, madurez y
senectud).
En la ingeniera informtica el trmino ciclo de vida viene citado intrnsicamente en la
definicin de la ingeniera del software que tiene como objeto el proceso de desarrollo de
aplicaciones informticas. Este proceso comprende la definicin de requisitos, la
especificacin funcional, la descripcin del diseo, la realizacin de los programas, los
mtodos de prueba, y el mantenimiento. Es decir, este proceso comprende el ciclo de vida.
- El Ciclo de Vida en el Software
Etapas generales del Ciclo de Vida
Para poder llevar a cabo la construccin de una aplicacin informtica, antes de plantearse
cmo se van a hacer las cosas, hay que trazar el problema en s y que es lo que se va a
hacer. Es decir, como en cualquier otra rama de la ingeniera se deben aplicar pasos para
resolver un problema:
Formular el problema.
Buscar y desarrollar soluciones.
Evaluar las distintas soluciones en funcin de los objetivos.
Refinar y verificar la solucin escogida.
- Aplicacin del Ciclo de Vida al Software
El ciclo de vida de una aplicacin informtica se inicia con la definicin de los requisitos
hasta la finalizacin de su uso, y esto se puede dividir en las siguientes etapas generales:
Primera etapa: Definicin de requisitos: en esta etapa el problema principal se centra en la
formulacin correcta del problema en cuestin. Resulta imprescindible conocer el problema
en profundidad para poder construir la aplicacin; igualmente el desarrollo de aplicaciones
de informacin para la empresa ser imprescindible estudiar las necesidades de informacin
de la estructura empresarial en su conjunto.
Segunda etapa: Especificacin funcional: En esta etapa se trata de expresar la estructura de
la solucin, centrndonos en las necesidades del usuario, de tal forma que ste pueda
comprender de la forma ms correcta posible sus necesidades. En esta etapa se asegura de
haber entendido las necesidades del usuario.
Tercera etapa: Diseo: en esta etapa el ingeniero se basa en la tcnica existente, redacta los
documentos que tendrn como destinatario al programador. En la misma se ha de expresar
el problema y la solucin en trminos informticos para que el programador pueda realizar
su trabajo.
Cuarta etapa: Realizacin: en esta etapa se generan los programas que componen la
aplicacin.
Quinta etapa: Prueba: en esta etapa se comprueba que todos los componentes de la
aplicacin funcionan correctamente juntos.
Sexta etapa: Mantenimiento: A medida que se utiliza la aplicacin, se van descubriendo
funcionamientos defectuosos, ya que el cdigo libre de error al 100% es prcticamente
imposible de conseguir, o ausencia de funcionalidad que no haba sido descrita con
anterioridad. En el mantenimiento se suele volver a iniciar las etapas del ciclo de vida.
El ciclo de vida se apoya en la teora de subdividir un problema en problemas ms
pequeos como nos dice la teora del divide y vencers o la programacin estructurada.
- Planificacin del Ciclo de Vida
El modelo del ciclo de vida escogido es un factor principal para conseguir los objetivos
buscados, una mala eleccin del modelo de ciclo de vida puede hacer que se retrase el
trabajo enormemente o que se tenga una planificacin perfecta del trabajo.
Tipos de modelos:
Cascada pura
Codificar y corregir
Espiral
Cascadas modificadas
Prototipo evolutivo
Entrega por etapas
Diseo por planificacin
Entrega evolutiva
Diseo por herramientas
Para la realizacin de este proyecto se elige el modelo de Cascada Pura, debido a que este
permite desarrollar paso a paso y de manera ms organizada el propsito a realizar.
- Cascada Pura
Es el ms antiguo de todos los modelos de ciclo de vida y sirve de modelo para otros
modelos de ciclos de vida.
En un modelo en cascada un proyecto progresa a travs de una secuencia ordenada de pasos
que son:
Concepto del software.
Anlisis de requerimientos.
Diseo global.
Diseo detallado.
Codificacin y depuracin.
Prueba del sistema.
El modelo contiene una serie de etapas que no se solapan, y el proyecto se va revisando tras
cada una de las etapas. Para poder pasar a la siguiente etapa se tiene que haber conseguido
todos los objetivos de la etapa anterior, es un proceso secuencial.
Tiene una buena aplicacin cuando el problema es estable y cuando se trabaja con
metodologas tcnicas conocidas. Este modelo ser apropiado para la migracin de una
aplicacin o a una versin de mantenimiento bien definida.
Con este modelo se tiene un seguimiento de todas las fases del proyecto y del cumplimiento
de todos los objetivos marcados en cada etapa tanto de costos, fechas de entrega y lo ms
importante que pueden comprobar al final de cada etapa si el proyecto cumple todas las
necesidades del usuario.
A su vez esto es un problema, ya que si el usuario se da cuenta de que falta una tarea de la
empresa en el proyecto una vez pasada esta etapa, el trabajo que hay que realizar se retrasa
en fechas de entrega y el costo es mayor. Por lo tanto esto produce un fracaso en la
industria ya que es reacio a las modificaciones de ltima hora.
Por este motivo se puede modificar el modelo en cascada pudiendo pasar de una etapa a la
anterior, pero suele ser difcil ya que hay que rehacer la etapa anterior, este modelo es el
ciclo de vida del salmn. Por lo tanto este es un modelo poco apropiado para proyectos con
fecha de entrega corta, pero su rendimiento puede mejorar notablemente variando el
modelo de la cascada pura.
- Variaciones sobre el Ciclo de Vida en Cascada
El Ciclo de Vida en Cascada puede sufrir una serie de modificaciones para aumentar su
eficiencia.
Una de estas variaciones puede ser El Sashimi o Cascada con fases solapadas, en el que
para evitar algunos inconvenientes del modelo en cascada solapando sus etapas, pero este
enfoque genera nuevos problemas ya que debido al solapamiento los hitos resultan ms
ambiguos y esto hace ms difcil trazar el proceso correctamente.
Otra variacin sobre el Ciclo de Vida en Cascada sera el Ciclo de vida en cascada con
Subproyectos, en el que se permite la ejecucin de algunas de las tareas de la cascada en
paralelo, pero esta modificacin tiene el problema que la planificacin tiene que ser mucho
ms cuidadosa, aunque se gana velocidad.
2.3 Resea Histrica de la Empresa
Una de las instituciones lder del Sistema Financiero Venezolano, Banco Provincial fue
fundado el 15 de Octubre de 1953, con un capital inicial de Bs.15.000.000. En 1983, la
Entidad alcanza el liderazgo en el pas, manteniendo en sus cincuenta aos de historia, una
posicin preeminente en la mayora de los segmentos en los que se desempea.
En Noviembre de 1996, Provincial se convierte en el primer banco universal del pas,
ampliando su enfoque de negocios para incluir actividades propias de la banca
especializada.
En 1997, el Grupo Banco Bilbao Vizcaya, -hoy Banco Bilbao Vizcaya Argentaria (BBVA)-
, adquiere la mayora accionaria del Banco Provincial, como parte de su estrategia de
expansin en Amrica Latina, incrementando progresivamente su participacin hasta
55,14%. BBVA es una de las instituciones financieras internacionales de mayor prestigio,
solidez y rentabilidad en Espaa, con presencia en ms de 30 pases, una red de casi 7 mil
oficinas y alrededor de 85 mil empleados en todo el mundo. En Amrica Latina, el Grupo
opera en 10 pases, convirtindose, tras la adquisicin del Grupo Financiero Bancomer en
Mxico en el ao 2000, en la primera institucin financiera de la regin Euro-
Latinoamericana.
"Trabajamos por un futuro mejor para las Personas" es la nueva visin del Grupo,
presentada en 2003 como el punto de partida de un proceso de transformacin de nuestra
cultura corporativa. La misma se apoya en un conjunto de principios entre los que destacan
el cliente como centro del negocio, la creacin sostenida de valor al accionista, el equipo
como artfice de la generacin de valor y la responsabilidad social corporativa basada en la
transparencia y la equidad.
Mejoras tecnolgicas introducidas en aos recientes permiten hoy al Banco Provincial
ofrecer a ms de dos millones de clientes el acceso al Banco a cualquier hora, desde
cualquier lugar y de la manera ms conveniente, a travs de una de las redes de distribucin
ms extensa del pas (361 agencias u oficinas y casi 1.000 cajeros automticos), una
novedosa red de atencin telefnica y acceso a servicios de Home Banking va Internet que
atiende actualmente a ms de 80.000 usuarios activos.
2.4 Definicin de trminos bsicos
Analista:
Es aquel que debe asegurarse de entender los requerimientos del usuario.
Automatizado:
Es convertir ciertos procesos manuales, en procesos ms rpidos y eficientes mediante
implementos elctricos, como por las computadoras.
Datos:
Son los hechos que describen sucesos y entidades. Los datos son comunicados por varios
tipos de smbolos tales como las letras del alfabeto, nmeros, movimientos de labios,
puntos y rayas, seales con la mano, dibujos, etc. Estos smbolos se pueden ordenar y
reordenar de forma utilizable y se les denomina informacin.
Informacin
Es ms bien una coleccin de hechos significativos y pertinentes, para el organismo u
organizacin que los percibe. La definicin de informacin es la siguiente: Informacin es
un conjunto de datos significativos y pertinentes que describan sucesos o entidades.
Informtica:
Conjunto de conocimientos cientficos y de tcnicas que hacen posible el tratamiento
automtico de la informacin por medio de computadoras.
Valija:
Buzn de almacenamiento de los sobres.
CAPTULO III - MARCO METODOLGICO
3.1 Diseo de la investigacin
"El diseo de investigacin constituye el plan general del investigador para obtener
respuestas a sus interrogantes o comprobar la hiptesis de investigacin. El diseo de
investigacin desglosa las estrategias bsicas que el investigador adopta para generar
informacin exacta e interpretable". Carlos Mndez 1998
De acuerdo a los objetivos planteados en la investigacin sta se ubica dentro de un diseo
de campo. Este diseo de investigacin permite la recoleccin de los datos claramente de la
realidad, donde el investigador podr tomar en cuenta, que los datos no han sido
manipulados en ningn momento. Por tanto en este caso ser dentro del Departamento de
Correspondencia del BBVA Banco Provincial; donde acontecen los hechos en su ambiente
natural, para luego analizar y descifrar los resultados obtenidos. Sin que se haga
manipulacin alguna. Para la recoleccin de los datos se utilizar dos cuestionarios y una
lista de cotejo. Los resultados obtenidos sern representados en grficos.
3.2 Nivel de la investigacin
"Se refiere al grado de profundidad con que se aborda un objeto o fenmeno; donde se
propone conocer grupos homogneos de fenmenos, utilizando criterios sistemticos que
permite conocer de manifiesto su estructura y comportamiento" Carlos Mndez 1998.
Esta investigacin es de carcter descriptiva, segn Carlos Mndez 1998 "Este lo define el
estudio descriptivo, cuyo propsito es la delimitacin de los hechos que conforman el
problema de investigacin. Por esto es posible establecer las caractersticas demogrficas
de unidades investigadas identificar formas de conducta y actitudes de las personas que se
encuentran en el universo de investigacin; establecer comportamientos concretos; y el de
descubrir y comprobar la posible asociacin de las variables de investigacin." El proceso
ser presentado de manera amplia.
3.3 Poblacin y muestra
La poblacin y muestra se refiere al conjunto para el cual sern validas las conclusiones
que se obtengan: a los elementos o unidades (personas, cosas, entre otros). Cosas
involucradas en la investigacin. La muestra es un subconjunto representativo de un
universo o poblacin." Criterios para la elaboracin de un trabajo de grado IUTA, 2003
En este caso, la poblacin, en estudio que se va a valorar se encuentra, en el Departamento
de Correspondencia del BBVA Banco Provincial. Tomando en cuenta los propsitos de la
investigacin, se tomar de esta poblacin un total de (30) treinta personas y (30) treinta
sobres de correspondencia, que da un total de 60 elementos como muestra para el proyecto;
dentro de los cuales la poblacin de entes se desglosa en (15) quince individuos, que
conforman el Departamento de Correspondencia y (15) quince secretarias de la
organizacin.
Con esta poblacin se realizar la investigacin, para consecutivamente efectuar las
inferencias en el universo a estudiar.
3.4 Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos
"Es una tcnica que utiliza el investigador para tomar los datos y obtener toda la
informacin que se requiere dentro de las cuales estn.: la entrevista, el cuestionario, la
observacin directa y la observacin documental"
http://www.monografias.com/trabajos14/investigaeduc/investigaeduc.shtml# METODOL
En este punto se muestran 2 tcnicas de recoleccin de datos muy utilizadas, las cuales son:
la encuesta y la observacin.
3.4.1 La encuesta:
La encuesta permite tener el conocimiento de las motivaciones, las actividades y las
opiniones de los individuos con relacin a ser objetivos de investigacin. Carlos Mndez
(1998).
La recoleccin de la informacin mediante la encuesta se hace a travs de formularios, los
cuales tienen aplicaciones a aquellos problemas que se pueden investigar por mtodos de
observacin, anlisis de fuentes documentales y dems sistemas de conocimientos. Carlos
Mndez (1998).
Para la recoleccin de datos de este proyecto se utilizarn dos encuestas; una para las
secretarias de diferentes departamentos, con catorce (14) preguntas y otra para el personal
que conforma el Departamento de Correspondencia con diez (10) interrogaciones.
Mediante estas se podr obtener la informacin requerida, mediante las diferentes preguntas
abiertas y cerradas.
3.4.2 La observacin:
"Se puede afirmar que la observacin cientfica conoce la realidad, y permite definir
previamente que deben recogerse, por tener relacin directa con el problema de
investigacin. Su ventaja principal radica en que los hechos son percibidos directamente,
sin ninguna clase de intermediacin" Carlos Mndez (1998).
Para la recoleccin de datos de este proyecto, se utiliza una lista de cotejo que se aplicar a
30 sobres, dentro del Departamento de Correspondencia; mediante esta se podr obtener la
informacin requerida, a travs de 14 preguntas cerradas.
3.5 Tcnicas o herramientas de procesamiento y anlisis de datos
"Es el proceso de anlisis de los datos donde se sacarn conclusiones generales que apuntan
a aclarar el problema formulado en los inicios de la investigacin. En la cual
posteriormente se ejecutan una serie de actividades tendientes a la organizacin, a poner en
orden todo su conjunto" http://www.monografias .com/trabajos14/
investigaeduc/nvestigaeduc.shtml#METODOL.
Para la realizacin del procesamiento y anlisis de los datos recolectados en este proyecto,
se manejar la tabulacin e interpretaciones grficas para la muestra de los resultados
obtenidos.
3.5.1 La tabulacin
"Es un listado de datos que muestra toda la informacin recolectada, previamente
agrupadas y contabilizadas. Anticipadamente para llegar a este punto cada respuesta de los
tems debe de haber sido contada y organizada numricamente segn su
clase"http://www.monografias.com/trabajos14 /investigaedu
c/investigaeduc.shtml#METODOL..
CAPTULO IV. - DESARROLLO DEL PROYECTO DE LA INVESTIGACIN

4.1 Anlisis de resultados
Para ver los grficos seleccione la opcin "Descargar" del men superior
4.2 Aplicacin de Metodologa Utilizada.
4.2.1 Descripcin de la informacin
Objetivos del sistema actual
El objetivo principal del sistema actual, es el del registro y control de los sobres que se
reciben diariamente en el Departamento de correspondencia del BBVA Banco Provincial.
Actualmente toda la informacin se organiza en libros de Excel y en formatos adicionales,
los cuales se almacenan en archivos mviles diariamente.
4.2.2 Identificacin de los Subsistemas
Actualmente se determinan los siguientes subsistemas:
-La carga de informacin en el sobre.
-El envo del sobre por el mensajero.
-La recepcin de la correspondencia.
-El registro de los datos de las valijas equivocadas.
-El registro de los reclamos de los sobres extraviados.
4.2.3 Identificacin de las funciones
Para el envo de los sobres hay que seguir una serie de pasos, dentro de los cuales se
encuentran, el subsistema de la carga de informacin en el sobre, en el cual la secretaria
vaciar en la parte posterior del sobre los datos necesarios, para que el mensajero pueda
indicar que estn correctos y pueda retirar el sobre.
Al momento en que el mensajero se va a llevar los sobres, se produce el subsistema envo
del sobre hacia el Departamento de Correspondencia. La persona encargada de recibir los
sobres en el departamento genera el subsistema de la recepcin de las correspondencias,
donde se proceder a registrar los datos de los sobres, los cuales se almacenarn en los
libros de Excel. Luego se ordenan los sobres en las valijas que les correspondan, en ese
mismo instante se empezar a crear los acuses de recibos o informes por valijas.
Simultneamente se activa el subsistema de apartar los sobres con errores de datos, lo que
es lo mismo, los que fueron creados con errores por los usuarios.
Cuando se obtienen todos los sobres ordenados con sus acuses de recibos se procede a
colocar los sobres en sus estantes respectivos o Palomeras. Al final de la tarde se les
entregar a cada transportista la valija correspondiente a la zona que le correspondan, esto
es en el caso de las oficinas comerciales del Banco.
Al siguiente da se les entregar a los mensajeros sus valijas e informes o acuses de recibos
correspondientes, los cuales indican la cantidad de sobres que hay y donde se debe entregar.
En el transcurso del da, el departamento recibe quejas de los sobres que no han sido
entregados, los cuales se registran mediante el subsistema de registro de correspondencia de
sobres extraviados.
4.2.4 Identificacin de los usuarios
En el Departamento de Correspondencia laboran 20 personas, los cuales estn conformados
por 10 mensajeros, que se encargan de buscar y enviar los sobres; 9 analistas que se
encargan del registro, control y ubicacin de todas las correspondencias que llegan en el
da; y un jefe de departamento el cual vigila que todos los que trabajan all cumplan con su
labor.
4.2.5 Tecnologa utilizada por el sistema actual
El sistema actual no cuenta con ninguna tecnologa, para el control de las correspondencias,
solamente manejan varios formatos realizados en libros de Microsoft Excel, en los cuales se
registran todos los datos.
4.26 Problemas detectados
En el sistema actual se han detectado los siguientes inconvenientes:
Prdida de tiempo en los procesos de registro por duplicacin de datos, los cuales son
vaciados en un libro de Excel a otro.
Los sobres no son entregados ni en la hora, ni en los das que corresponden, debido a la
duplicidad de tiempo por no poseer un sistema automatizado.
Las secretarias y usuarios no pueden hacer consultas y seguimientos a los sobres, por no
poseer un sistema o archivo electrnico sino fsico.
Las respuestas por los sobres extraviados, no son satisfactorias por parte del Departamento
de Correspondencia, hacia los usuarios.
4.2.7 Requerimiento del sistema actual
Observando el sistema actual se puede apreciar que se tiene como requerimiento principal
un software que permita tener un control del registro y recepcin de correspondencia, el
cual ayude a gestionar y a manejar las funciones del Departamento de Correspondencia.
Para as prestar un mejor servicio hacia sus usuarios.
Para ello el sistema gestionar el envo y registro de los datos de los sobres, los cuales
contendrn la informacin necesaria para hacer llegar los sobres a los destinatarios.
Se requerir tambin un mdulo que registrar las incidencias que se pueden presentar,
dado el caso de que un sobre no sea entregado.
En el mismo se manejar un mdulo de reportes, el cual mostrar al usuario los sobres que
han creado y enviado en el da; para que as el pueda hacerle seguimiento a los mismos.
4.2.8 Interaccin Hombre Mquina
La interaccin del usuario con el sistema se har de forma sencilla, debido a que consta de
un men muy claro y explicito donde podr ubicar fcilmente las actividades que el
requiera hacer.
La limitante que tendr el sistema ser en su acceso, el cual constar con una pantalla
principal, donde se requerir de un logn y un password, los cuales sern administrados en
el sistema. Esto permitir tener un mejor control y seguridad en el acceso del mismo.
El tiempo de respuesta del sistema ser rpido, pero a medida que se vayan almacenando
ms datos; esto restar un poco de rapidez, pero no lo suficiente para que la respuesta fuese
como la de un sistema manual.
El sistema indicar mensajes, que informe a los usuarios si hay errores en el mismo o est
pasando algo irregular, por ejemplo al acceder al sistema, donde la contrasea o logn no
sean los correctos, mostrar un mensaje de error.
Para ver las tablas seleccione la opcin "Descargar" del men superior
Relacin
Modelo Entidad Relacin

Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" del men superior
4.2.10 Diseo de Entrada del Sistema
Pantallas de entrada de datos del sistema
Pantalla de acceso al sistema

Esta pantalla valida la entrada al sistema. La cual contiene un mensaje de error en el caso
de que no sea correcta la clave.
Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" del men superior
Men de Acceso al Usuario
El men del sistema principal del usuario, la cual muestra las opciones que tiene el usuario,
como registrar los sobres, recibir la correspondencia, entrar al submen de valijas y cerrar
la sesin.
Pantalla para el Registro de las Correspondencias
Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" del men superior
En esta pantalla, el usuario podr registrar los sobre, cuenta con la opcin de buscar en la
cual podr ubicar automticamente la direccin de la unidad donde va dirigido el sobre.
Pantalla para Recibir Correspondencia
Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" del men superior
En la pantalla de recibir correspondencia, se registra el sobre que es entregado por el
mensajero, solo se indicar el nmero de control de la correspondencia y este guardar los
datos de entrada del mismo, como la fecha en que es recibido y el usuario que lo recibe.
Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" del men superior
Submen del Mdulo de Valijas
En la pantalla del submen de valijas, el usuario tendr las opciones de consultar las
correspondencias, y de ver los sobres que contiene la valija del da.
Pantalla de Consultas de Valijas
Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" del men superior
En este mdulo, se puede consultar los sobres que el usuario desee, para as saber el status
solo con colocarle el nmero de control. El mismo emitir un reporte con los datos de las
correspondencias.
Men de acceso al Departamento de Correspondencia
Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" del men superior
En el men de acceso al Departamento de Correspondencia, se tiene las opciones de
consultar las valijas y el de ingresar a los usuarios que utilizaran este sistema.
Pantalla de ingresar usuario
Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" del men superior
La pantalla de ingresar usuario, permite tener un registro del usuario que utiliza el sistema,
como sus nombres y apellidos, la unidad a la que pertenece entre otros datos; a su vez el
mdulo permite modificar y eliminar los datos.
4.2.12 Diagrama de flujo
Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" del men superior
CAPTULO V
CONCLUSIONES
La realizacin de este Proyecto, permiti elaborar un Sistema Automatizado para controlar
el envo y recepcin interna de las remesas que se procesan en las instalaciones del Centro
Financiero Provincial y su red de Oficinas, fue desarrollado como una manera de darle
solucin a las fallas que se presentan al cumplir con esas funciones en forma manual, cuyo
planteamiento del problema se origin de la observacin directa de las tareas y actividades
que se cumplen en el Departamento de Correspondencia.
Como una manera de buscarle solucin a las fallas encontradas en forma precisa y
metodolgica, se plante el objetivo general y los objetivos especficos, los cuales se
cumplieron a cabalidad.
En el desarrollo del mismo, se tom como metodologa para la investigacin, el Ciclo de
Vida Estructural, tipo Cascada Pura, que permiti el desarrollo de las aplicaciones
informticas en forma estructurada, de donde se tomaron las Seis (6) etapas para llevar a
cabo el desarrollo del proyecto, enmarcadas en primer lugar en la definicin de requisitos,
en donde es imprescindible conocer el problema en profundidad para poder construir la
aplicacin.
En segundo lugar, se planteo la estructura de solucin, concentrando los esfuerzos en las
necesidades del usuario; en la tercera etapa, se logr redactar el informe en trminos
informticos, que permitieron su programacin; en la cuarta etapa, se realiz el programa a
ser aplicado; en la quinta etapa se realizaron las pruebas, a fin de verificar la aplicacin del
programa, y por ltimo, la etapa de mantenimiento, que se pondr en prctica en la medida
en que se utilice el sistema.
En las bases tericas se explic detalladamente el software tanto del manejador de la base
de datos, como el que se utiliz para el desarrollo del sistema. As como tambin, se
plasmaron conceptos bsicos para el entendimiento del lenguaje que se utiliza en la
realizacin del proyecto.
Para el diseo y el nivel de investigacin, se consider las apreciaciones del autor Carlos
Mndez; as mismo, para elaborar otros conceptos se tom como referencia bibliogrfica la
Gua de Criterios para la Elaboracin de Trabajo de Grado IUTA, ao 2003, as como
tambin las consultas en Internet.
Para la recoleccin de datos se aplic una lista de cotejo y dos encuestas, las cuales
arrojaron datos positivos para esta investigacin, al permitir ratificar el problema en
estudio; donde los datos fueron tabulados y se muestran a travs de los grficos
correspondientes.
Se realiz previo a la elaboracin del sistema propuesto, los diagramas de flujo de datos del
sistema actual y los diagramas de flujo de datos del sistema propuesto. As como tambin,
se diseo el diagrama de flujo de cada mdulo del sistema propuesto.
Para el diseo del sistema se realiz la carta estructurada, la relacin de la base de datos, lo
cual fue posteriormente documentado mediante el diccionario de datos.
Una vez, culminado todos los puntos propuestos para el desarrollo del proyecto, se llega a
la conclusin que fue factible lograr el mismo, al haberse elaborado el Sistema que
permitir el Control en el Envi y Recepcin de la Correspondencia del Banco BBVA
Banco Provincial, el cual puede ser susceptible de efectuarle ajustes, de acuerdo a los
nuevos requerimientos que se tengan en el proceso de puesta en marcha del sistema.
RECOMENDACIONES

Para mejorar este sistema se puede tomar en cuenta la siguiente acotacin:
Colocar un mdulo el cual le permita al usuario del Departamento de Correspondencia,
recibir los sobres mediante la insercin del nmero de control manualmente; para que as se
pueda tener un control de los sobres que llegan y se envan diariamente.
Adiestramiento a los usuarios que van a utilizar el sistema, para un mejor funcionamiento
del mismo.
Mantenimiento constante al sistema, como a la base de datos.
BIBLIOGRAFA
Balestrini, M (1998), "Como se elabora un proyecto de Investigacin" (Segunda
Edicin), Caracas- Venezuela, Consultores Asociados BL, Servicio Editorial.
http://www.econ.uba.ar/www/departamentos/sistemas/plan97/tecn_informac/-
cansler/cansler/DFD_teoria.htm
http://www.monografias.com/trabajos14/investigaeduc/investigaeduc.shtml #METODOL
http://html.rincondelvago.com/microsoft-access_5.html
http://perso.wanadoo.es/aniorte_nic/apunt_metod_investigac4_4.htm
Kendall & Kendall, E (1991) "Anlisis y Diseo de Sistemas", Mxico: Hall
Hispanoamericana S.A.
Sabino, C. (1997). "Proyecto de la Investigacin" (Segunda Edicin), Caracas-
Venezuela, Editorial Episteme
SENN A., James (1997). "Anlisis de diseo de sistemas de informacin" (segunda
edicin) Editorial McGraw Hill.

Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos20/sistema-automatizado-envio/sistema-
automatizado-envio.shtml#ixzz37g9FthnK





SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL

Reucher Correa Morocho
Moiss David Saavedra Arango
Juan Carlos Arvalo Casariego
racorream@yahoo.com

INTRODUCCIN
La tecnologa de informacin est transformado las actividades econmicas y cotidianas
como uno de los fenmenos sociolgicos ms importantes del siglo. Por esta razn, los
niveles de oportunidades de trabajo se incrementan de una manera acelerada en diferentes
reas del conocimiento. Indiscutiblemente, las computadoras han invadido ya todos y cada
uno de los campos de la actividad humana: ciencia, tecnologa, arte, educacin, recreacin,
administracin, economa y de acuerdo a la tendencia actual, nuestra civilizacin y las
venideras dependern cada vez ms de estos "cerebros" electrnicos.
Se ha venido acelerando la velocidad de cambio del medio de casi todas las organizaciones,
de all que stas necesiten ahora ms informacin como soporte a la toma de decisiones. Es
por eso que, el desarrollo de los sistemas de informacin viene jugando un papel importante
y cada vez ms preponderante para poder competir y subsistir en el medio.
Se debe precisar que, Para responder a los retos planteados por la nueva situacin
econmica y tecnolgica mundial, se impulsa una dinmica tendiente a dar a conocer los
elementos necesarios para estar a la vanguardia en este campo. Para ello se pretende
desarrollar este escrito, que preste soporte a las diferentes reas que involucran las
necesidades de capacitacin de sectores que desean utilizar la informacin como
herramienta para encontrar nuevas y mejores oportunidades laborales.

Para ver el artculo completo en formato pdf comprimido zip pulse aqu

Correa Morocho, Saavedra Arango y Arvalo Casariego: "Sistemas de Informacin
Gerencial" en Contribuciones a la Economa, octubre 2009 en
http://www.eumed.net/ce/2009b/

I. Introduccin a los Sistemas de Informacin basados en Computador
1.1 Por que los sistemas de informacin son importantes
Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener los
datos que requieren para tomar decisiones.
La informacin formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y
estadsticas de rutina.
Estos informes son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte ms
visible de lo que se denomina Sistema de Informacin Gerencial (SIG).
La informacin informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas. La
experiencia personal, educacin, sentido comn, intuicin y conocimiento del medio social
y poltico, son parte de los medios informales de recolectar datos.
Considerando este supuesto, puntualizaremos el Por Qu son importantes los Sistemas de
Informacin:
Se ha convertido con el tiempo, en otra rea funcional de la empresa, tal como la
contabilidad, finanzas, mercadeo, o produccin.
Toda organizacin exitosa se ha concientizado de la importancia del manejo de las
tecnologas de informacin (TI) como elemento que brinda ventajas comparativas con
respecto a la competencia.
Un sistema de informacin necesita justificar su implementacin desde el punto de vista -
costo / beneficio -, partiendo de la concepcin del valor que se le otorgue a la informacin
dentro de una organizacin.
El xito de un SI no debe medirse solo por su eficiencia en trminos de minimizar costos.
El xito tambin debe medirse por la efectividad de la TI en respaldo de las estrategias
empresariales de una organizacin.
Facilitando procesos empresariales,
Intensificando estructuras y su cultura organizacional
Incrementando el valor comercial de la empresa en un entorno empresarial dinmico.
Los sistemas de informacin utilizan personas, datos, hardware, software, recursos y
tecnologas de redes de comunicaciones para reunir transformar y diseminar informacin en
una organizacin.
Desde el punto de vista de los costos, sin entrar a ser especfico se resumen en los
siguientes rubros:
Hardware (equipos necesarios para el procesamiento de la informacin)
Software (adquisicin o desarrollo de aplicaciones a la medida y programas genricos a
nivel comercial)
Personal (personas que intervienen en el sistema para procesar, controlar y administrar la
informacin)
Otros costos (generacin de informes, formatos, estandarizacin de procesos)
Dependiendo del tipo de sistema de informacin que se est tratando, las funciones
esenciales que respaldan su existencia se vern modificadas. En general, los sistemas de
informacin tienen como objetivo:
Respaldar las operaciones empresariales.
Respaldar la toma de decisiones gerenciales.
Respaldar la ventaja competitiva estratgica.
Contribuir a la automatizacin de actividades y procesos en las empresas.
Llevar la informacin de manera oportuna y adecuada a las instancias de la empresa que
as lo requieran.
Proporcionar un diagnstico de la empresa en un momento dado.
Dar elementos de juicio para realizar pronsticos para la empresa.
1.2. Los beneficios que se pueden obtener usando Sistemas de Informacin
Acceso rpido a la informacin.
Mayor motivacin en los mandos medios para anticipar los requerimientos de las
directivas.
Generacin de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difciles de detectar y
controlar con un sistema manual.
Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados en sistemas de
informacin que presentan elementos claros y sustentados.
Evitar prdida de tiempo recopilando informacin que ya est almacenada en bases de
datos que se pueden compartir.
Impulso a la creacin de grupos de trabajo e investigacin debido a la facilidad para
encontrar y manipular la informacin.
Soluciona el problema de falta de comunicacin entre las diferentes instancias. A nivel
directivo se hace ms efectiva la comunicacin.
Generacin de nuevas dinmicas, utilizando medios informticos como el correo
electrnico, multimedia, tele conferencia, acceso directo a bases de datos y redes nacionales
e internacionales.
1.3. El Impacto pasado y futuro de la TI sobre la empresa
1.4. Consideraciones ticas en el USO de las TI
1.5. xito y fracaso con las TI
Cinco razones principales para el xito Cinco razones principales para el fracaso
Involucramiento del usuario Falta de aporte por parte del usuario
Respaldo gerencial ejecutivo Requerimientos y especificaciones incompletas
Declaracin clara de requerimientos Requerimientos y especificaciones cambiantes
Expectativas realistas Incompetencia tecnolgica
II. PLANIFICACIN ESTRATGICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN
Los sistemas de informacin brindan grandes oportunidades para crear ventajas
competitivas, para cambiar la manera como una empresa compite, o para innovar los
procesos de una organizacin.
La realizacin de un Plan de Sistemas de Informacin dentro de cualquier organizacin,
tiene como finalidad asegurar la adecuacin entre los objetivos estratgicos de la misma y
la informacin necesaria para soportar dichos grandes objetivos. Esto hace que una
metodologa de planificacin de sistemas abarque a toda la organizacin y exige tener en
cuenta una serie de conceptos, en cuanto a planificacin de estrategias, que desbordan el
marco especfico de una metodologa de desarrollo de sistemas.
Una estrategia es un conjunto de decisiones que se toman con miras a lograr algo (un
objetivo). En el caso de una organizacin, una estrategia a largo plazo es lo que permite
lograr la visin de la organizacin en un futuro. Esta estrategia es el resultado de una serie
de decisiones sobre su alcance, competencias y manejo:
El Alcance del Negocio est asociado con decisiones que determinan dnde va a competir
la empresa, e implica contestar qu productos o servicios va a producir?, en qu nichos?,
para qu clientes? y en qu zonas geogrficas?.
Las Competencias Distintivas implican que la organizacin tome decisiones acerca de
cmo la empresa va a competir para entregar sus productos o servicios. Para ello, deben
responderse preguntas como Qu va a hacer que le compren a ella? Qu la distingue de
sus competidores? Qu puede hacerse que sea difcil de imitar por estos?.
El decidir sobre el Manejo del Negocio implica tomar decisiones acerca de la propiedad
de la empresa considerando, entre otros factores, la necesidad de establecer alianzas o
sociedades.
La manera de competir de una empresa involucra habilidades, activos y rutinas que la
distinguen de los competidores y que deben ser aprovechadas en la definicin de la
estrategia del negocio. Este concepto, al que tambin se ha denominado "Competencias
Centrales", constituye el conocimiento colectivo en la organizacin necesario para
coordinar habilidades, tecnologas y recursos en la produccin de bienes y servicios.
Una buena identificacin de cules sern las competencias centrales que habrn de
convertirse en las competencias distintivas de la estrategia, implica seleccionar aquellas
habilidades o prcticas que dan acceso potencial a una amplia variedad de mercados,
contribuyen en forma significativa al valor que perciben los clientes y son difciles de
imitar por los competidores.
Los elementos de la Infraestructura y Procesos Organizacionales de una empresa son tres:
La Estructura Administrativa de la empresa, en donde se especifican los roles y
responsabilidades de los integrantes de la organizacin, as como los mecanismos de
autoridad y toma de decisiones.
Los Procesos de la organizacin, que pueden concebirse como flujos de coordinacin para
satisfacer condiciones de compromiso entre las personas que integran a la empresa.
Las Habilidades que habrn de tener los recursos humanos encargados de realizar los
procesos organizacionales.
Estos tres componentes se encuentran ntimamente relacionados. Un ejemplo lo constituyen
aquellas organizaciones que han modificado su estructura administrativa de una estructura
meramente jerrquica dividida en unidades funcionales, a una de equipos de procesos
multifuncionales. Las personas que integran estos equipos tienen una amplitud mayor en el
alcance de sus tareas, por lo cual requieren la habilidad de trabajar de manera autnoma.
Uno de los objetivos de la adecuada aplicacin de tecnologa en la organizacin consiste en
obtener ventajas estratgicas que sean difciles de imitar; es decir, en lograr que la
infraestructura y los procesos organizacionales (cmo? y con qu?) apoyen la estrategia
(qu? dnde? por qu?) de la empresa. Estas ventajas estratgicas se traducirn en
ventajas competitivas hacia el exterior si ellas contribuyen a dar mayor valor a los
productos o servicios en relacin a la competencia. Usar tecnologa para obtener ventajas
estratgicas implica instrumentar estrategias que refuercen los factores crticos de xito
(con qu?) y las "competencias centrales" del negocio (cmo?).
2.1. Estrategia de Tecnologas de Informacin.
En forma similar a la Estrategia del Negocio, la Estrategia de Tecnologas de Informacin
es el resultado de una serie de decisiones sobre su alcance, competencias y manejo:
El Alcance de la Tecnologa est asociado con decisiones que determinan el tipo de
tecnologas que se utilizarn (e.g., tecnologas orientadas a objetos, arquitecturas
cliente/servidor, manejo de imgenes, robtica, multimedia, etc.).
Las Competencias Sistmicas identifican las caractersticas y fortalezas de las tecnologas
que sern crticas para la creacin/extensin de estrategias de negocios (conectividad,
accesibilidad, confiabilidad, desempeo).
Las decisiones de manejo de la Tecnologa permiten determinar el alcance de propiedad
sobre la tecnologa, as como posibilidades de alianzas o sociedades.
Un cuarto componente de la estrategia de TI, la Infraestructura y Procesos de Tecnologa,
tiene tres elementos interrelacionados:
La Arquitectura Tecnolgica de la empresa, en donde se especifican las prioridades y
polticas que permiten la integracin de aplicaciones tecnolgicas, as como los
mecanismos de autoridad y toma de decisiones con relacin a tecnologa.
Los Procesos relacionados con el desarrollo de aplicaciones tecnolgicas, con su
administracin y con la operacin de ellas.
Las Habilidades, es decir, las experiencias, competencias, compromisos, valores y normas
de la gente encargada de entregar productos y servicios de tecnologa.
En forma similar a la Infraestructura y Procesos de la Organizacin, este cuarto
componente se refiere a la manera como se instrumenta la Estrategia de TI en actividades,
equipos de trabajos, compromisos y dems elementos asociados con el trabajo en la
empresa. En este caso, los procesos son procesos asociados con las TI, como podra ser el
desarrollo de un nuevo sistema, la impresin de recibos telefnicos, la evaluacin de
nuevas soluciones informticas para la organizacin, o la operacin del centro de cmputo,
entre otros.
Es importante caracterizar a la alineacin de estrategias como el resultado de un ajuste
estratgico y de una integracin funcional simultneamente. El ajuste estratgico se obtiene
cuando se toman decisiones que posicionan adecuadamente a la empresa en el mercado (o a
las tecnologas en la Empresa). Un buen ajuste estratgico permite capitalizar la estructura,
procesos y habilidades de la gente en la implementacin de la estrategia organizacional (o
de tecnologa).
Por su parte, la integracin funcional representa la alineacin entre los elementos asociados
directamente con el negocio, y aqullos que tienen que ver con la tecnologa en s. La
integracin Funcional es importante porque para cambiar las estrategias de negocios
pueden aprovecharse las oportunidades de las tecnologas, y porque si las estrategias de
negocios cambian, esto tendr impacto en la estrategia tecnolgica.
El descubrir oportunidades para innovar los procesos de una empresa aprovechando las
ventajas que brindan las tecnologas de informacin, pone nfasis en la vinculacin entre
estrategias de tecnologa y de negocios (integracin funcional), utilizando a las TI como un
facilitador para transformar la infraestructura y procesos del negocio.
Una metodologa que puede seguirse para instrumentar esta perspectiva consiste de cinco
pasos:
Seleccin del proceso a innovar, en funcin de los fines del negocio (definidos en la
estrategia de la organizacin).
Identificacin de los facilitadores para el cambio, donde se considera a las TI y tambin a
otros elementos culturales o estructurales que podran ayudar a innovar el proceso.
Creacin de una visin del nuevo proceso, donde se definen objetivos y atributos para el
desempeo del proceso, y se hace un diseo del mismo.
Diseo de alternativas de implementacin, donde se define la manera como habr de
instrumentarse la visin generada en el paso anterior.
Implementacin del nuevo proceso, donde se instrumenta el nuevo proceso.
Lo interesante de esta metodologa es que los medios (TI entre otros) se consideran antes de
definir la visin del proceso (el cmo). De esta manera, se busca que la visin sea lo ms
innovadora posible.
El empleo de las tecnologas para la instrumentacin de nuevas estrategias de negocios
requiere conocer las fuerzas/debilidades de la infraestructura interna de tecnologa y
administrar el riesgo tecnolgico adecuadamente. A diferencia de la perspectiva anterior, la
innovacin se da fundamentalmente en los procesos tecnolgicos y no en los procesos
organizacionales.
Esta perspectiva podra aplicarse, por ejemplo, cuando el rea de TI cambia sus
mecanismos de entrega de productos informticos hacia las reas funcionales,
descentralizando actividades que anteriormente eran competencia nicamente del rea
central de TI. En este caso, los procesos de informtica se ven modificados para permitir la
instrumentacin de nuevas estrategias de negocio
La entrega de productos y servicios de tecnologa en la organizacin, y su mtodo de ajuste
asociado, es el que tiene que ver con la elaboracin y ejecucin de planes tecnolgicos. La
administracin estratgica se enfoca a decidir cmo responder a las necesidades de los
clientes, y el rol de la gerencia consiste en fijar prioridades y en balancear los resultados a
corto plazo con los de largo plazo.
Un error comn de los responsables de la funcin informtica es tener planes de sistemas
demasiado amplios que pretenden cubrir todas las necesidades del negocio, desde aqullas
verdaderamente importantes, hasta aqullas que son deseables pero no fundamentales; y
como resultado, los esfuerzos se diseminan y no se obtienen los objetivos planteados en un
principio.
Para ponderar entre s los distintos proyectos informticos, deben tomarse en cuenta los
beneficios econmicos, los beneficios intangibles, los beneficios tecnolgicos, y la manera
como un determinado proyecto apoya los objetivos de la organizacin.
En resumen, los pasos para la planificacin estratgica de los sistemas de informacin son:
Identificar metas, objetivos y estrategias.
Examinar tendencias tecnolgicas y cmo pueden estas utilizarse para crear nuevas
oportunidades y ventajas competitivas.
Determinar los factores claves de xito para la organizacin e identificarlos dentro del
organigrama de la empresa.
Realizar entrevistas a los ejecutivos claves para determinar: problemas, oportunidades y
necesidades de informacin.
Desarrollar un Modelo del Negocio, o sea la descripcin breve de cada una de las
actividades de los procesos clave de la empresa.
Identificar los "requerimientos de informacin" de cada una de las actividades de los
procesos del Modelo. Al terminar este esfuerzo quedar claro qu informacin es generada
por cada actividad y qu informacin requiere para generarla. De esta forma se obtiene la
relacin existente entre los procesos. Los "requerimientos de informacin" no son datos
sino una expresin coloquial en el lenguaje de los conocedores del proceso, por ejemplo
Pronstico de demanda, Disponibilidad de Servicios, Regulaciones, Costo operacional, etc.
Crear una "Arquitectura de Datos",o sea identificar las "entidades de datos" del negocio,
sus atributos, sus relaciones y su dominio. A esto se llama tambin "Modelo de Datos" y a
las relaciones entre las entidades "Modelo Entidad-Relacin". Estos modelos se logran en
sesiones de "modelaje de datos" en que un facilitador busca la colaboracin de los expertos
de cada aspecto del negocio para construir el modelo.
Establecer la Arquitectura de Aplicaciones que agrupa requerimientos similares de
procesamiento de datos de los procesos en unidades de sistemas (tericos) y las Bases de
Datos (tambin tericas) para satisfacer los requerimientos de informacin de la empresa.
En la siguiente figura se presenta, un bosquejo posible para un plan de sistemas de
informacin.
2.2. CONCLUSIONES.
La realizacin de un Plan de Sistemas de Informacin dentro de cualquier organizacin,
tiene como finalidad asegurar la adecuacin entre los objetivos estratgicos de la misma y
la informacin necesaria para soportar dichos grandes objetivos.
El descubrir oportunidades para innovar los procesos de una empresa aprovechando las
ventajas que brindan las tecnologas de informacin, pone nfasis en la vinculacin entre
estrategias de tecnologa y de negocios (integracin funcional), utilizando a las TI como un
facilitador para transformar la infraestructura y procesos del negocio.
El empleo de las tecnologas de la informacin para la instrumentacin de nuevas
estrategias de negocios requiere conocer las fuerzas/debilidades de la infraestructura interna
de tecnologa y administrar el riesgo tecnolgico adecuadamente.
III. LOS SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL
3.1. Definicin
Los sistemas de informacin gerencial son una coleccin de sistemas de informacin que
interactan entre s y que proporcionan informacin tanto para las necesidades de las
operaciones como de la administracin
En teora, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de
Informacin Gerencial (SIG), pero en la prctica es poco probable que exista un SIG
complejo sin las capacidades de procesamiento de las computadoras.
Es un conjunto de informacin extensa y coordinada de subsistemas racionalmente
integrados que transforman los datos en informacin en una variedad de formas para
mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y caractersticas de los administradores.
3.2. Actividades Principales de los SIG
1.-Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de clculos, combinan
elementos de los datos, etc.
2.- Proporcionan informacin en manuales, electromecnicos y computarizados
3.- Sistema de Informacin de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Informacin
para Administradores, Sistema de Informacin de Informes Financieros Externos.
3.3. Planeacin y Control.
Todas las funciones gerenciales; Planeacin, Organizacin, Direccin y Control son
necesarias para un buen desempeo organizacional. Para apoyar estas funciones, en
especial la Planeacin y el Control son necesarios los Sistemas de Informacin Gerencial
Por tanto el valor de la informacin proporcionada por el sistema, debe cumplir con los
siguientes cuatro supuestos bsicos:
Calidad, oportunidad , cantidad y relevancia
Calidad:
Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la
realidad planteada.
Oportunidad:
Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben
aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviacin respecto de los objetivos
planificados con anterioridad.
Cantidad:
Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no
disponen de informacin suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por
informacin irrelevante e intil, pues esta puede llevar a una inaccin o decisiones
desacertadas.
Relevancia:
La informacin que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y
responsabilidades.
3.4. Desarrollo de un S. I. G.
Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un sistema de
informacin gerencial que produzca informacin integrada y completa
Sin embargo, aun cuando la organizacin no se haya impuesto el compromiso de
desarrollar esta tarea, se puede realizar una funcin importante para mejorar el sistema y
cubrir sus necesidades.
Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse
cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos y la
puntualidad de las fechas de informe.
Actualmente la Alta Gerencia est destinada a ampliar los horizontes de planificacin y a la
toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento
de la competencia en el medio empresarial, (incremento en el nmero de competidores), y a
la disminucin en la disponibilidad de los recursos.
Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez ms informacin para poder
realizar decisiones acertadas.
Es reconocido que la gerencia de informacin es la base fundamental de una gerencia
estratgica adecuada. La introduccin de la tecnologa de computadores ha conllevado a
que los diversos sistemas de informacin se conviertan en elementos de importancia en la
organizacin.
Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la informacin se refiere; los
computadores estn en capacidad de convertirse en una ventaja estratgica para las
organizaciones ms diversas
Por ello debe drsele a la tecnologa de cmputos, la gran importancia y el suficiente
tiempo que merecen para ayudar en forma fructfera, la integracin efectiva del anlisis y la
intuicin; en vez de considerarlo simplemente como una forma o manera de reducir los
costos
3.5. Factores que determinan su desempeo.
Si se habla de una institucin que no tiene los recursos humanos con experiencia en
sistemas de informacin gerencial que desea organizar o mejorar su SIG, es buena idea
solicitar ayuda de personas u organizaciones que tengan dicha experiencia o de un
consultor.
Es muy probable que stas seguirn una serie de pasos para obtener una visin general del
sistema de informacin, la manera cmo funciona y qu se requiere para mejorarlo.
Los pasos para analizar los SIG:
1. Identificar a todos aquellos que estn utilizando o deberan utilizar los distintos tipos de
informacin (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)
2.- Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organizacin, departamento o punto
de prestacin de servicios.
3.- Identificar la informacin que se requiere para ayudar a las diferentes personas a
desempearse efectiva y eficientemente, y eliminar la informacin que se recolecta pero
que no se utiliza.
4.-Determinar cules de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar,
tabular, analizar y brindar la informacin, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y
cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y qu formularios y procedimientos
necesitan mejorarse.
5.-Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar
informacin que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario.
6.-Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y
ofrecer la informacin para que sean ms tiles a los diferentes trabajadores
7.-Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
8.-Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de
resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la
informacin.
9.-Optimizar un sistema de informacin gerencial: qu preguntar, qu observar, qu
verificar.
3.6. Estructura de un S. I. G.
As mismo se define SIG como:
Un sistema integrado usuario maquina, el cual implica que algunas tareas son mejor
realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la maquina, para
prever informacin que apoye las operaciones, la administracin y las funciones de toma de
decisiones en una empresa.
El sistema utiliza equipos de computacin y software, procedimientos, manuales, modelos
para el anlisis la planeacin el control y la toma de decisiones y adems una base de datos.
El sistema de informacin gerencial se puede informar como una estructura piramidal.
1.-La parte inferior de la pirmide esta comprendida por la informacin relacionada con el
procesamiento de las transacciones preguntas sobre su estado.
2.-El siguiente nivel comprende los recursos de informacin para apoyar las operaciones
diarias de control.
3.-El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de informacin para ayudar a la
planeacin tctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo.
4.-El nivel ms alto comprende los recursos de informacin necesarios para apoyar la
planeacin estratgica y la definicin de poltica de los niveles ms altos de la
administracin
IV. Uso de la tecnologa de la informacin para intervenir en el comercio electrnico
4.1 Fundamentos del Comercio Electrnico
Comercio de empresa a consumidor. En esta forma de E-commerce, las empresas deben
desarrollar mercados electrnicos atractivos para atraer y vender productos y servicios a los
consumidores. Ejemplo Web multimedia que proporcionen vitrinas virtuales y mall
virtuales, procesamiento de pedidos interactivos y sistemas de seguros de pagos
electrnicos.
Aplicaciones entre empresas. Comprende mercado empresariales electrnico como
enlaces directos de mercado entre empresas. Ejemplo cias ofrecen a la comunidad
empresarial una variedad de informacin de marketing sobre productos en la World Wide
Web, tambin se basan en el EDI a travs de internet o las extranets para intercambio
directo de documentos de transacciones comerciales de computador a computador con sus
clientes y proveedores empresariales.
Procesos empresariales internos. Todas las funciones empresariales y muchos procesos
empresariales se ven afectados por las actividades de comercio electrnico. Ejemplo,
empresas interconectadas en red estn orientadas hacia el cliente y el mercado. Ellas
continuamente supervisan y evalan informacin en lnea sobre sus clientes, proveedores y
competidores con base en sus sitios Web. Esta informacin esta disponible por medio de
intranets para todas las funciones empresariales, y se utiliza para planear el desarrollo de
productos, los programas de marketing , servicio al cliente y las estrategias competitivas de
una empresa.
4.2. Arquitectura Tecnolgica E-commerce
Internet, las intranets y extranets constituyen la infraestructura de red o la base del E-
commerce.
A los clientes debe suministrrseles un rango de servicios seguros de informacin,
marketing, procesamiento de transacciones y pagos.
Socios comerciales y empresariales dependen de internet y extranets para intercambiar
informacin y llevar a cabo transacciones seguras utilizando EDI y otros sistemas y bases
de datos financieros y de la cadena de suministros.
Empleados de la empresa dependen de una variedad de recursos de Internet e intranet
para comunicarse y colaborar en el respaldo de sus actividades de trabajo sobre E-
commerce.
Profesionales de SI y usuarios finales pueden utilizar una variedad de herramientas de
software para desarrollar y manejar el contenido y las operaciones de los sitios Web y otros
recursos de comercio electrnico de una empresa.
Servicios de tecnologa para el E-commerce Ejemplos
Servicios de aplicaciones De empresa a consumidor
Entre empresas
Procesos empresariales internos
Corretaje y administracin de datos Procesamiento interactivo pedidos
Sistemas seguros de pagos
Centros distribuidores para malls virtuales.
Servicios de interfaz Catlogos interactivos
Funciones de soporte de directorios
Agentes de software
Transmisin segura de mensajes Protocolo de transferencia segura de hipertexto
Correo electrnico codificado y EDI
Interfaces remotas de programacin
Infraestructura de red Internet, intranets y extranets
Redes cliente/ servidor y otras redes
4.3. Aplicaciones del E-commerce
Cmo ven las empresas el potencial de incluir el E-commerce en internet en sus
estrategias empresariales?
Para una empresa de televisin por cable, la red se ve como miles de canales que un tele
adicto puede navegar.
Para una empresa de software, la red se ve como una oportunidad de un paso inicial en el
camino que conduce al dominio del mercado a medida que los usuarios se estandarizan en
unos cuantos paquetes muy conocidos.
Para un gran conglomerado de medios de comunicacin, la red se ve como una
oportunidad para generar superventas y marcas dominantes.
Para un empresario la red se ve como una oportunidad sin precedentes para encontrar y
satisfacer las necesidades reales de los usuarios, para hablar directamente con los clientes y
para generar productos de informacin que les sirvan.
4.4. Comercio entre la empresa y el consumidor
Ventas al pormenor en la Web. El xito comprende tener en cuenta los sgtes factores:
Desempeo y servicio. Debe disearse en forma eficiente para la facilidad de acceso,
realizacin de compras y adquisicin, con suficiente capacidad de telecomunicaciones y de
potencia del servidor.
Personalizacin. La personalizacin de su experiencia de compra le estimula para que
vuelva a repetir la visita. Muchos sitios registran a sus clientes o hacen que completen un
perfil de sus intereses personales, de modo que cuando regresa es guiado a los sitios de su
inters.
Socializacin. Proporcionarle a los clientes en lnea, con intereses similares, un
sentimiento de pertenencia a un grupo nico de individuos que comparten la misma
opinin; ayuda a construir lealtad y valor para el cliente.
Apariencia y sensacin. Pueden ofrecer una vitrina virtual atractiva. Esto puede ir desde
el suministro de una experiencia de compra con audio y grficos llamativos hasta una
apariencia y sensacin mas tradicional, incluido un mall comercial virtual de sitios
relacionados.
Incentivos. Deben ofrecer a los compradores incentivos para comprar y regresar. Esto
implica cupones, descuentos, ofertas especiales y vales o bonos para otros servicios.
Seguridad y confiabilidad. Debe sentirse seguro de que su tarjeta de crdito, informacin
personal y detalles de transacciones estn a salvo de uso no autorizado. Hacer que sus
pedidos se despachen segn lo solicitado y en el marco del tiempo estipulado, constituye
medidas de confiabilidad.
4.3. Comercio entre empresas
El e-commerce entre empresas es el lado mayorista del proceso comercial.
Administracin de la cadena de suministros. Se enfoca en tres objetivos empresariales:
Llevar el producto correcto al lugar apropiado y al menor costo.
Mantener el inventario lo mas bajo posible y, sin embargo, ofrecer un servicio superior al
cliente.
Reducir los tiempos del ciclo. La administracin de la cadena de suministros busca
simplificar y acelerar las operaciones que se relacionan con la manera como se procesan los
pedidos de los clientes a travs del sistema y que finalmente se despachan as como la
manera como se adquieren las materias primas y se entregan para los procesos de
manufactura
4.4. Componentes de la Adm. de la cadena de suministro
Manejo de proveedores. Utiliza el e-commerce para ayudar a reducir la cantidad de
proveedores y hacerlos que se conviertan en socios en la realizacin de negocios en una
relacin ganar/ganar.
Manejo de inventarios. Acorta el ciclo de pedidos-envos-facturacin con procesos de e-
commerce, y mantiene los niveles de inventarios a un mnimo.
Manejo de distribucin. Utiliza el intercambio electrnico de datos para movilizar
documentos relacionados con el envi.
Manejo del canal. Uso del e-mail, sistemas de tablero de boletines para diseminar con
rapidez informacin a los socios comerciales sobre condiciones operacionales cambiantes.
Manejo de pagos. Usa la transferencia electrnica de fondos para enlazar la empresa y los
proveedores y distribuidores de sistemas, de manera que los pagos pueden enviarse y
recibirse electrnicamente.
Manejo financiero. Utiliza sistemas de e-commerce para permitir que las cias globales
manejen su dinero en varias cuentas en divisas.
Manejo de la fuerza de ventas. Usa mtodos de automatizacin de la fuerza de ventas
para mejorar la comunicacin y el flujo de informacin entre ventas, servicio al cliente y
produccin.
4.5. Comercio entre empresas
Ventas al por mayor en la Web. Se basan en diferentes TI, las que se implementan en
internet, la Web y las intranets y extranets corporativas.
Intercambio electrnico de datos. Comprende el intercambio de documentos de
transacciones empresariales a travs de redes computacionales entre socios comerciales.
Pagos electrnicos y seguridad
Transferencia electrnica de fondos. (EFT). Constituyen una forma importante de
sistemas de e-commerce en las industrias bancaria y de ventas al por menor. Los sistemas
EFT utilizan una variedad de TI para capturar y procesar transferencias de dinero y crdito
entre bancos y empresas y sus clientes. Por ejemplo las redes bancarias respaldan
terminales de cajeros y las maquinas de cajeros automticos en lugares de todo el mundo.
Pagos electrnicos seguros en internet. Se utilizan varias medidas de seguridad como:
encriptar y codificar datos entre el cliente y el comerciante y entre el cliente y la empresa
que autoriza la transaccin con T.C., tomar informacin delicada fuera de lnea.
4.6. Beneficios empresariales del EDI
Beneficios empresariales Razones
Beneficios directos:
Reduccin en los costos de transacciones
Mejoramiento en el flujo de caja
Reduccin en los niveles de inventario
Mayor calidad en la informacin
Eliminacin del papeleo; ahorros en m.o.
Procesamiento en intercambio mas rpido de informacin
Ciclos de pedidos mas cortos, reduccin en costos de colocacin.
Incremento en la puntualidad, exactitud y accesibilidad de la informacin.
Beneficios indirectos (oportunidades)
Incremento en la eficiencia operacional
Mejor servicio al cliente
Mejores relaciones con los socios comerciales
Incremento en la capacidad para competir
Mejoramiento en las operaciones internas debido a la reduccin de tiempo y costos.
Reduccin en los tiempos de entrega, informacin oportuna.
Mejoramiento en la confianza a travs de un incremento en la informacin compartida.
Incremento en la capacidad para llegar a nuevos mercados y suministrar mejor servicio a un
menor costo.
TIPOS de EFT
Pagos financieros bancarios
Pagos a gran en escala o mayoristas (ejemplo, transferencia entre bancos).
Pagos en pequea escala o minorista ( ejemplo, maquinas de cajero automtico).
Banca domestica (ejemplo, pago de facturas).
Pagos minoristas
Tarjetas de crdito.
Tarjetas de crdito/ debito de marcas privadas
Tarjetas de cuentas de crdito.
Pagos de comercio electrnico en lnea
Sistemas de pagos basados en seales
Efectivo electrnico
Cheques electrnicos
Tarjetas inteligentes o tarjetas debito
Sistemas basados en tarjeta de crdito
Tarjetas de crditos encriptadas
Nmeros de autorizacin de terceros
IV. CASUSTICAS
BANCO DE AMERICA
INTRODUCCION
El Banco de Amrica es actualmente una de las Empresas de Servicios Financieros lder en
el Mundo, por este hecho, esta comprometido con sus clientes para que los servicios
bancarios que ofrece estn al alcance de cada uno de ellos.
Estos servicios deben funcionar en forma perfecta, todo esto debe realizarse a travs de un
sistema de procesos de informacin de ltima generacin y contando con gente hbil,
ingeniosa y principalmente capacitada para hacer frente a este reto.
Lo realmente importante es el cliente y hacia quien va dirigido estas innovaciones, Los
clientes pueden ser personas individuales , pequeas, medianas grandes Empresas
comerciales, corporaciones, etc, dentro y fuera de los estados Unidos, toda esta tecnologa
debe permitirle a los clientes realizar transacciones Bancarias e invertir su dinero de la
manera,lugar y momento que quieran accediendo a una Red eficiente, conectndose a sus
ms de 4,000 oficinas y 13,000 cajeros y todas las oficinas internacional que atienden a
clientes de numerosos pases y con una pagina web que permite el acceso a ms de cuatro
millones de personas.
- Lo primordial del Banco de Amrica son las finanzas y los negocios por lo tanto es
imperativo que todos los clientes tengan acceso a los servicios y productos que el Banco
brinda. Por lo anteriormente expuesto el Banco de Amrica esta realizando el gran cambio
de la siguiente manera:
- Esta formando una infraestructura basada ya en la que posee donde la tecnologa de la
Informacin respaldan sus operaciones comerciales y las de sus clientes.
- Emplea un sistema de colaboracin comercial financiera donde el uso de herramientas de
Groupware, para respaldar las comunicaciones, coordinacin y colaboracin entre los
miembros de equipo y grupos de trabajo conectados en red para actualizar e implementar el
sistema de informacin a cada momento, verificando continuamente su funcionamiento.
- La alta direccin del Banco de Amrica es conciente que los cambios estratgicos que
lleva a cabo sera imposible sin Internet, Extranet e Intranet y otras redes globales de
computacin y de telecomunicacin que constituyen el sistema nervioso de las empresas
comerciales y financieras de hoy.
El Banco de Amrica actualmente es el innovador, en el envi de dinero a travs del cajero
automtico siendo Mxico su primer cliente, es decir los inmigrantes de ese pas pueden
enviar dinero a sus familiares a menor costo y con una gran facilidad.
Gracias a la tecnologa de la informacin el Banco de Amrica ha logrado que sus clientes
tengan el mejor servicio financiero del mundo facilitando sus operaciones, bajando sus
costos y teniendo acceso a una gran gama de operaciones y productos que el banco ofrece.
BANK OF AMERICA GENERALIDADES Y SU POLITICA FISCAL Y LEGAL
El banco de Amrica se funda en una idea importante: La gente es su mejor cuando ella se
est esforzando exceder las realizaciones del pasado. Nuestra compaa tiene una comisin
de muchos aos a redefinir funcionamiento de negocio de la mundo-clase y estndares de la
consistencia, de la exactitud y de la eficacia operacionales. Hemos insistido de largo en la
mejora continua y la intensidad sostenida que las impulsiones l, nunca prometiendo
colocar para una prueba patrn de la industria o nuestro propio funcionamiento histrico.
Tenemos dicho nuestra meta no somos nada brevemente de hacer los world?s la mayora de
la compaa admirada. Esta impulsin a sobresalir se puede resumir en dos palabras:
Mayores niveles. sta es nuestra meta en todo que lo hacemos.
Si usted comparte nuestra comisin a mayores niveles, el banco de Amrica proporciona
oportunidades incomparables.
El banco de Amrica es una organizacin de servicios financieros global con $679 mil
millones en activos. Ofrecemos a clientes la red ms grande y ms conveniente de la
entrega de centros y de ATMs de las actividades bancarias al telfono y al acceso del
Internet. Tambin proporcionamos soluciones financieras adaptadas a las corporaciones
principales, a los inversionistas institucionales y a los clientes del gobierno que hacen
negocio alrededor del mundo. La compaa crea las relaciones financieras que ofrecen una
amplia gama de servicios financieros, de productos tradicionales de las actividades
bancarias a las inversiones y capital-levantando dentro de los mercados de seguridades.
Banco de la accin de Amrica (ticker: BAC) se enumera en la York nueva y la bolsa de
accin pacfica. La accin ordinaria de Corporation?s tambin se enumera en la bolsa de
accin de Londres y ciertas partes se enumeran en la bolsa de accin de Tokio.
El banco de Amrica y de sus afiliados recluta y emplea a candidatos cualificados sin
consideracin alguna hacia la raza, la religin, el color, el sexo, la orientacin sexual, la
edad, el origen nacional, la ascendencia, la ciudadana, el estado del veterano o de la
inhabilidad, o cualquier factor prohibido por la ley, y mientras que tal afirma en la poltica
y la prctica de apoyar y de promover el concepto de la posibilidad de empleo igual y de la
accin afirmativa, de acuerdo con todo el federal aplicable, estado, y leyes municipales.
Los candidatos deben poseer la derecha de trabajar en los Estados Unidos, pues no es la
prctica del banco de Amrica patrocinar a individuos para las visas del trabajo.
El banco de Amrica lanza ' la colocacin de marca de fbrica de mayores niveles.
El banco de Amrica ha lanzado nuevas mayores niveles de colocacin de marca de
fbrica, que los acoplamientos el la compaa ms all, presente y futuro con de una
expresin clara de su identidad y valores.
Mayores niveles son el tema de una campaa publicitaria del nuevo dlar $100 millones
que comenz a ventilar nacionalmente esta semana. El ads, apuntado al banco de la
hipoteca de Amrica y de los productos de la comprobacin, es la primera expresin
externa de la plataforma de la marca de fbrica que extender a travs de los productos de
la compaa, de los canales y del excedente de los negocios el ao que viene.
"mayores niveles incorporan la comisin de la compaa continuamente a levantar la barra
para el funcionamiento a los productos y a los servicios que ofrecemos a clientes; las
oportunidades y las ventajas profesionales del lugar de trabajo proporcionamos a asociados;
nuestra direccin e inversin en nuestras comunidades; y la fuerza y la consistencia de las
vueltas financieras que producimos para nuestros accionistas, "dijo Ken Lewis, presidente y
cuadro superior, banco de Amrica.
"la fuerza de mayores niveles de las palabras ' sea nueva, pero la idea y la comisin detrs
de ellos no son," dijo Catherine P. Bessant, principal oficial de la comercializacin, banco
de Amrica. "esto es simplemente una nueva manera de expresar lo que sabemos ya para
ser verdades sobre nosotros mismos y nuestra compaa -- y capturar el alcohol y la pasin
para la excelencia nuestros asociados demuestran cada da para nuestros clientes."
Lanzar la colocacin de marca de fbrica va la campaa publicitaria de los productos de
consumo fue pensada especficamente para demostrar mayores niveles a los consumidores
a travs de sus ventajas de producto de la comprobacin y de la hipoteca, en comparacin
con un lanzamiento general de la campaa de la marca de fbrica.
"nuestros productos de la hipoteca con el 80% menos papeleo y productos de la
comprobacin con un complemento completo de los ' suplementos libres son exactamente
lo que estn buscando los consumidores cuando elega un abastecedor de servicios
financieros," dijo Bessant. "nuestra misin no es ' declara ' pero entregar mayores niveles a
nuestros clientes en todos los niveles de nuestro negocio, apenas como casi hemos estado
haciendo a travs de nuestra historia 200-year."
La campaa de anuncio apoyar las prioridades dominantes del negocio de la compaa
para 2003: ventas cada vez mayor de las primeras hipotecas a $80 mil millones y de la
adquisicin de ms de un milln nuevas cuentas de comprobacin netas. La campaa
coincide con el perodo crtico de las ventas a partir del resorte con el verano en que la
hipoteca y las ventas de la comprobacin estn en su pico.
El ads funcionar con agosto de 2003 e incluir elementos generales de los puntos, del
peridico, del compartimiento y del hacia fuera-de-hogar del mercado TV tales como
carteleras e Internet.
Las versiones del ads apuntaron a las audiencias multicultural tales como hispnico,
americano africano, y los varios mercados asiticos quieren principio ms adelante en el
resorte.
La fiscala de Nueva York ha abierto investigacin al Bank of America por las prcticas
utilizadas en su actividad de intermediacin en los fondos de inversin. El fiscal Eliot
Spitzer acusa al banco de haber concedido un crdito por unos 300 millones de dlares para
financiar las actividades de la gestora de hedge fund fondos de alto riesgo- Canary
Capital Partner a cambio de que Canary invierta 16.800 millones dlares en cuatro de sus
fondos del banco.
Segn Spitzer los inversores de los fondos de los EEUU pierden millones de millones de
dlares cada ao por este tipo de abusos por parte de las gestoras. Como consecuencia el
Bank of Amrica de acuerdo a sus investigaciones internas devolver a los clientes el
dinero que perdieron.
ACTIVIDADES FINANCIERAS RECIENTES DEL BANK OF AMERICA
Banco militar -- una tradicin 80-year de servir a los que sirven nuestro pas. Con los
servicios comprensivos alcanzando a personal militar por todo el mundo, usted nunca
necesitar cambiar los bancos otra vez. 1
Para quin est.
Personal militar activo o jubilado
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Mantenga Su Cuenta
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Civiles de DoD
Caractersticas y ventajas.
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centros de las actividades bancarias del banco militar encendido o acerque a las
instalaciones militares dentro de los Estados Unidos.
Banco Militar En lnea. 2 Haga sus actividades bancarias a travs del Internet! Este
servicio libre permite que usted reciba y pagar sus cuentas en lnea, opinin sus cheques
pagados 3 repase sus equilibrios militares de cuenta bancaria, fondos de la transferencia y
mucho ms.
El Centro De las Actividades bancarias Del Estudiante. Su recurso en lnea para los
productos y los servicios del estudiante. Lo que su necesidad financiera, banco de Amrica
es lista ayudar.
Para quin est
Para los estudiantes que estn buscando prstamos, cuentas de comprobacin, tarjetas de
crdito, usos en lnea y otros productos y servicios de las actividades bancarias.
Para los padres de estudiantes, del jardn de la infancia a travs de la universidad.
Para los administradores financieros de la ayuda que desean ayudar a estudiantes y a
padres a navegar el proceso financiero de la ayuda.
Qu ofrecemos
En el banco de Amrica, tenemos sobre la paga de los estudiantes de la experiencia de 30
aos que ayuda para su educacin universitaria
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compra o un uso de prstamo no aumentar sus ocasiones de ganar.
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prstamo federal.
Becas. Registro para una bsqueda libre de la beca.
Prstamos del estudiante. Aprenda alrededor y solicite en lnea prstamos federales y
privados. Usted puede terminar su uso de prstamo federal de Stafford enteramente en lnea
con eSignature . Solicite en lnea a MS prstamo, un maximalista mdico o prstamos
privados y reciba una decisin del crdito dentro de minutos.
Comprobacin del estudiante. Aprenda ms sobre la comprobacin barata para saber si
hay estudiantes.
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pague ningn honorario anual.
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permite que los padres proporcionen apenas la cantidad derecha de dinero por sus
adolescencias para pasar.
Los ahorros futuros de la universidad del erudito 529 planean este programa cualificado
de la cuota del estado, bajo seccin 529 del cdigo de la renta pblica, proporcionan a
familias una manera tax-advantaged de ahorrar para la universidad.
DICIEMBRE 2002
EDS y Bank of America firman un contrato por 4.500millones de euros. Bajo este acuerdo
de outsourcing EDS ayudar a la entidad financiera a transformar la
infraestructura de su red de voz y datos mediante plataformas y soluciones de
comunicaciones seguras con plataformas operativas ms robustas y flexibles, as como
soluciones integrales de comunicaciones seguras. Adems, y como parte del acuerdo
aproximadamente 1000 de los empleados de Bank of America de los EEUU pasarn a
formar parte de la plantilla de EDS.
Con la nueva estrategia en febrero Bank of America traslad los servicios de comunicacin
en lnea a EDS, estableciendo una fuente nica para gestionar eficientemente servicios de
voz y datos mediante el diseo y la implementacin de soluciones relacionados con redes.
Igualmente EDS se encarga de optimizar la red de fibra ptica del banco y de ofrecerle
servicios de operaciones de soporte.
ENERO 2003
En el cuarto trimestre ascendi su beneficio de 27% en el cuarto trimestre, por las mayores
comisiones por hipotecas y crditos al consumidor. El beneficio se coloc en los 2.610
millones de dlares, 1,69 dlares por accin, desde los 2060 millones, 1,28dlarers por
accin del ao anterior. Los resultados son superiores a los previstos por el mercado, que
esperaban 1,63 dlares, segn un consenso de Thomson First Call.
FEBRERO 2003
Anunci que en el primer trimestre recort 225 empleos en el rea de tecnologa y
administracin de 22.000 personas y 134.000 personas en 30 pases con el propsito de
recortar costos y hacer frente a las difciles condiciones econmicas.
MARZO 2003
En el primer trimestre creci sus beneficios en 11%, gracias a la buena evolucin del
negocio del crdito hipotecario y prstamos al consumo, por la cada de los tipos de inters
al nivel ms bajo en cerca de 40 aos es decir gan entre enero y marzo 2.420 millones de
dlares o 1,59 dlares por accin frente a unas previsiones de los expertos de 1,48 dlares
por ttulo, segn Thomson First Call.
JULIO 2003
En el segundo trimestre del ao a obtenido un beneficio neto de 2.740millones de dlares
respecto al mismo periodo del ao anterior y un beneficio por accin de 1.80 dlares. El
beneficio neto de la primera mitad del ao ascendido por tanto a 5.160 millones de dlares,
con un incremento de 17%, apoyado especialmente en el negocio de clientes particulares.
As, el negocio de hipotecas se ha multiplicado por cuatro en el segundo trimestre, hasta los
559 millones de dlares.
ANLISIS DE ACTIVIDAD BANK OF AMRICA
Un antiguo oficial del Ejrcito de los Estados Unidos, llego al Bank of Amrica, como
vicepresidente senior de Administracin de Proyectos en el negocio de servicio de pagos.
El Noto un proceso informal y mucha improvisacin en la Administracin de proyectos lo
cual actualmente lo podemos observar en muchas empresas que no aplican la tecnologa
particularmente la de informaciones.
Higgins puso en practica una estrategia de cinco aspectos importantes, contra la
mediocridad, haciendo mucho nfasis en la disciplina, la estructura de la organizacin, las
herramientas, la capacitacin y el liderazgo.
Aplicando esta estrategia llego a reducir tiempos de ciclos de proyectos entre 15% y 25 % y
recorto gastos de personal en 10% anual al tiempo que se asuman proyectos de gran
envergadura.
Higgins se le Encomendado el trabajo de reducir a un mas el ciclo de desarrollo para lo cual
innovo, enseando a las personas a convertir los procesos empresariales en procesos
lgicos.
Debido a estos mtodos innovadores a Higgins se le promovi a vicepresidente seor de
administracin de proyectos para los servicios nacionales de apoyo al cliente asignndole
un equipo de 140 Gerentes de proyectos y un presupuesto de desarrollo de US $ 100
millones.
Hggins descubri que la mayora de los 130 proyectos tenan problemas, adems su equipo
aunque era talentoso, careca del enfoque, las habilidades y las herramientas para lograr
para que las cosas se hicieran con resultados positivos el kit de la metodologa de Higgins
esta en la capacitacin y las herramientas.
Su Curriculum Esencial para los proyectos de SI del Bank of Amrica comprende las
comunicaciones, las reuniones de trabajo, como identificar, rastrear y resolver los
problemas, como dividir las tareas del proyecto en una lista lgica de cosas para utilizar el
Microsoft proyecto y como hacer un seguimiento a los aspectos financieros mejorando
estratgicamente las Informaciones.
Con la Innovacin de Higgins logro la capacidad de convertir a los gerentes de lnea en
dueo de los proyectos en Diciembre de 1993 a Higgins se le promovi a gerente nacional
de servicios monetarios y un trabajo de lnea donde diriga a un equipo de 2,300 empleados
responsable de todo el efectivo en el Bank of America.
RENTA PROMEDIO
Como se puede ver en el cuadro la renta neta anual ha sido fluctuante desde el ao de 1998.
RESUMEN EJECUTIVO
En 1,993, Higgins, un antiguo oficial del ejrcito de los Estados Unidos, lleg al Bank of
Amrica, procedente del antiguo Shawmut Bank con sede en Boston, como vicepresidente
senior de administracin de proyecto en el negocio de servicios de pagos (procesamiento de
cheques). All encontr que la improvisacin y el proceso informal de la administracin de
proyectos era una situacin que hoy es tpica de muchas corporaciones.
Higgins llev a cabo un asalto de cinco bifurcaciones contra la mediocridad, haciendo
nfasis en la disciplina, la estructura, las herramientas, la capacitacin y el liderazgo.
Aplicando dicho mtodo lleg a reducir los tiempos de ciclo de los proyectos entre 15% y
25% y recort los gastos de personal en 10% anual, al tiempo que se asuman proyectos
ms grandes y ms complejos.
Tratando de innovar, a Higgins se le encomend la tarea de reducir an ms el ciclo de
desarrollo, para lo cual introdujo una nueva disciplina en la tarea de definir los
requerimientos del proyecto, enseando a las personas a convertir los procesos
empresariales en procesos lgicos.
Debido a estos mtodos, a Higgins se le promovi a vicepresidente senior de
administracin de proyectos para los servicios nacionales de apoyo al cliente y se le asign
un equipo de 140 gerentes de proyectos y un presupuesto de desarrollo de US$ 100
millones para respaldar cinco lneas nacionales de negocios, as mismo se le pidi que
desarrollara un programa de capacitacin para gerentes de proyectos de SI en toda la
empresa.
En su nuevo papel Higgins descubri que la mayora de los 130 proyectos tericamente
activos, entre los negocios que l respaldaba, tena dificultades. Su equipo, aunque
talentoso, careca del enfoque, las habilidades y las herramientas para lograr que se hicieran
las cosas. El kit de la metodologa de Higgins est en las herramientas y la capacitacin. Su
currculo esencial para los proyectos de SI del Bank of Amrica comprende comunicacin;
manejo efectivo de las reuniones; actas de las reuniones; cmo identificar, rastrear y
resolver problemas y cmo utilizar un sistema de seguimiento de problemas; cmo dividir
las tareas del proyecto en una lista lgica de cosas para hacer y utilizar Microsoft Project
para documentarla; y como hacer un seguimiento de los aspectos financieros de un
proyecto y utilizar las plantillas y hojas de clculo basadas en Excel de Microsoft como una
tarjeta de informe.
El logro crucial de la innovacin de Higgins ha sido la capacidad de convertir a los gerentes
de lnea en dueos de los proyectos, exigiendo el involucramiento de la lnea en los
proyectos. En Diciembre de ese ao a Higgins se le promovi a gerente nacional de
servicios monetarios, y un trabajo de lnea donde dirigir a un equipo de 2,300 personas
responsables de todo el efectivo en el Bank of Amrica.
PREGUNTAS DEL CASO
1. ADMINISTRACIN Y DESARROLLO DE SI EN EL BANK OF AMERICA
a. Qu estaba mal en cuanto a la administracin de proyectos y desarrollo de SI en el Bank
of Amrica cuando ingres Chris Higgins?
b. Aprueba los mtodos que utilizo Higgins para mejorar la administracin de proyectos del
desarrollo del S.I en el Banco de Amrica.
c. Que cosas habra Ud hecho en forma diferente ?.
2. ESTRUCTURA, DISCIPLINA, HERRAMIENTAS, ENTRENAMIENTO Y
LIDERAZGO
De que manera hizo mejoramientos Chris Higgins en cada una de las siguientes reas para
el proceso de administracin de proyectos y de desarrollo de SI en el BANK of AMERICA
a. Estructura de los procesos de administracin de proyectos y de desarrollo de SI
b. Disciplina en la administracin de proyectos y el desarrollo de SI.
c. Herramientas de TI para la administracin de proyectos de SI.
d. Entrenamiento en la administracin de proyectos de SI.
e. Administracin de proyectos de SI
3. EL FUTURO EN LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS DE SI
a. Est Ud. de acuerdo con la decisin final de Higgins de descentralizar la administracin
de proyectos de SI trasladando a los gerentes de proyectos a las Unidades de negocio.
Fundamente su respuesta.
b. Que sugerencias de mejoramiento tiene Ud. para la administracin de proyectos y el
desarrollo de SI en las cinco reas que se describen en la pregunta 2. Explique las razones
de los mejoramientos que sugiera.
Observacin
ESTE LIBRO RECOGE EL PENSAMIENTO DE DISTINTOS ESPECIALISTAS E
INVESTIGADORES, Y QUE SE HACE EN CONCORDANCIA CON LO DISPUESTO
POR LA LEGISLACIN VIGENTE SOBRE DERECHOS DEL AUTOR:
V. BIBLIOGRAFA.
1. Davis, Gordon M y Olson, Margrethe H; "Sistemas de Informacin Gerencial"; Editorial
McGraw-Hill; 2 Edicin, 1994.
2. Gil Pechuan, Ignacio; "Sistemas y Tecnologas de la Informacin para la Gestin";
Editorial McGraw-Hill; 1993.
3. Jensen, A.J. y A.P. Sage (2000): A Systems Management Approach for Improvement of
Organizational Performance Measurement Systems.
Information Knowledge Systems Management. 2(1): 33-61.
4. Kiernan, M.J., 2000. Los once mandamientos de la gerencia del siglo XXI. Prentice Hall.
5. Lopz Galindo, M., 1999. El cambio y la cultura organizacional en el diseo de un
sistema de informacin de gestin y su reflejo en un cuadro de manera integral. Gestin y
Estrategia. No.15. enero-junio.
http://www.azc.uam.mx/publicaciones/gestion/num15/doc11.htm
6. Merino, C., 2003. El papel de la gestin de la informacin en la estrategia organizativa.
Madrid. Vigilancia Tecnolgica No.17, junio-julio
7. Scott, George M; "Principios de Sistemas de Informacin"; Editorial McGraw-Hill;
1995.