CASO PRCTICO

AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES

DE UNA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS
FARMACUTICOS.
Lo que se pretende con este caso prctico es hacer una evaluacin del cumplimiento de
polticas y procedimientos existentes, para demostrar la necesidad que el departamento
de Auditora Interna de la Empresa El Producto Farmacutico, ociedad Annima, realice
una Auditora Administrativa en la !ivisin de "peraciones, de#ido a las di$erencias en los
inventarios e incon$ormidad con sus clientes en el despacho de pedidos%
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:
Encontrar las causas desde el punto de vista de una Auditora Administrativa, por las que
se hace necesario que el departamento de Auditora Interna, realice en el &rea de
"peraciones que comprende los !epartamentos de' Facturacin, (rditos, )ode*a y
!istri#ucin, una evaluacin del cumplimiento de las polticas y procedimientos existentes,
que eviten la prdida de mercadera e incon$ormidad en el despacho de pedidos con los
clientes%
ENTREVISTA PRELIMINAR:
En esta $ase se recolect la in$ormacin necesaria para conocer los datos *enerales de la
entidad y aspectos esenciales que servirn de #ase para el tra#a+o a reali,ar en la
!ivisin de "peraciones, rea en la cual est en$ocado el pro#lema principal%
Datos generaes !e a "o#$a%&a E Pro!'"to Far#a"('t)"o* S. A.
La compa-a El Producto Farmacutico ociedad Annima, $ue constituida el ./ de mayo
de 0123, con un capital autori,ado y pa*ado de 4 0,5//%///%// dividido en 05,///
acciones ordinarias a 4 0//%// cada una%
Estr'"t'ra organ)+a")ona:
A"t),)!a! $r)n")$a: e dedica espec$icamente a la Importacin, exportacin, compra,
venta y distri#ucin de productos y mercadera en *eneral, incluyendo toda clase de
productos qumicos, medicinales, $armacuticos, alimenticios, de tocador y sus similares%
U-)"a").n geogr/0)"a: Est situada en la Avenida 6e$orma 7o% 1.89 en :xico !%F%
dispone de un amplio estacionamiento para sus vehculos de reparto y su u#icacin se
considera una ,ona estrat*icamente #ien de$inida%
Man'aes !e $o&t)"as* $ro"e!)#)entos 1 "ontroes e2)stentes' e solicitaron los
manuales a la ;erencia de "peraciones para su examen y anlisis respectivo, de acuerdo
las caractersticas de cada rea%
Ent)!a!es 0)s"a)+a!oras: La or*ani,acin cuenta con un departamento de Auditora
Interna, quien $iscali,a las actividades y operaciones internamente%
Datos generaes !e a D),)s).n !e O$era")ones
6eporta directamente a ;erencia ;eneral y est $ormada por una secretara y una
*erencia, quien es la mxima autoridad de la !ivisin, adems tiene una +e$atura para
cada departamento que la con$orma%
MEMORNDUM DEL CONSE3O DE ADMINISTRACI4N.
E Pro!'"to Far#a"('t)"o* S. A.
Conse5o !e A!#)n)stra").n
M(2)"o* D.F.
P< 7o%' :emo
=echo por' e*m
Fecha' ./>/.>/3
6evisado por'
Fecha'
Me#or/n!'#
:xico, !%F% $e#rero 2 de 5//3
A' Lic% ;eovanny :orales, ?e$e de Auditora Interna
!e' (onse+o de Administracin
6e$%' !i$erencias en inventarios e incon$ormidad de clientes en el despacho de
pedidos%
!e#ido a las di$erencias en los inventarios y las incon$ormidades de los clientes
en el despacho de pedidos que se han presentado @ltimamente, el (onse+o de
Administracin de la empresa, ha considerado que son causas $undamentales para
reali,ar una Auditora Administrativa en la !ivisin de "peraciones, que comprende los
departamentos de Facturacin, (rditos, )ode*a y !istri#ucin%
En consecuencia se le solicita lo antes posi#le, proceda a e$ectuarla y presentar a este
(onse+o su in$orme correspondiente%
Atentamente,
Lic% Actor :anuel :ontes
Presidente
(onse+o de Administracin
PLAN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA.
El Producto Farmacutico, % A%
Auditora Interna
Auditora Administrativa
en el &rea de "peraciones
Perodo' A-o 5//9
P< 7o%' Plan AA 0B5
=echo por' e*m
Fecha' 0C>/.>/3
6evisado por' #dm
Fecha' 0C>/.>/3
Pan !e A'!)tor&a A!#)n)strat),a
La unidad de anlisis ser la !ivisin de "peraciones de la Empresa El Producto
Farmacutico, ociedad Annima, la cual comprende cuatro departamentos%
De$arta#entos a e2a#)nar: Facturacin, (rditos, )ode*a y !istri#ucin%
Ca#$o !e a$)"a").n: !eterminar el cumplimiento de las polticas y procedimientos
existentes, implementados por la administracin%
O-5et),os: !eterminar las causas desde el punto de vista de una Auditora
Administrativa, por las que se hace necesario que el departamento de Auditora
Interna, realice en el rea de "peraciones, una evaluacin del cumplimiento de las
polticas y procedimientos existentes, de#ido a las di$erencias en los inventarios e
incon$ormidad con los clientes en el despacho de pedidos%
A"an"e: Evaluar las polticas y procedimientos existentes, en los di$erentes
departamentos anteriormente descritos%
Contro )nterno: e evaluar a travs de cuestionarios de Auditora
Administrativa los cuales estn adoptados a las caractersticas y cualidades de
cada uno de los departamentos a examinar%
Per&o!o a re,)sar: A-o 5//9
T("n)"as $ara re"a-ar )n0or#a").n: "#servacin, entrevista, consulta, inda*acin,
con$irmacin y recuento%
M(to!o a 't))+ar en a e,a'a").n: Los cuestionarios%
El Producto Farmacutico, % A%
Auditora Interna
Auditora Administrativa
en el &rea de "peraciones
Perodo' A-o 5//9
P< 7o%' Plan AA 5B5
=echo por' e*m
Fecha' 0C>/.>/3
6evisado por' #dm
Fecha' 0C>/.>/3
M)e#-ros !e e6')$o !e a'!)tor&a: Estar a car*o del Auditor Interno quien es
(ontador P@#lico y Auditor cole*iado y un asistente%
L'gar 1 0e"7a: La auditora se reali,ar en las instalaciones de El Producto
Farmacutico, ociedad Annima y la $echa de e+ecucin ser del 0C al ./ de
mar,o de 5//3%
Re"'rsos a 't))+ar: La administracin, proporcionar una computadora, dos
escritorios, papelera y @tiles y otros que sean necesarios%
Res$onsa-))!a! !e a a'!)tor&a: El Auditor Interno de la entidad estar a
car*o de la auditora y tendr la autoridad necesaria para e+ecutar el tra#a+o
pro*ramado%
(on el propsito de o#tener toda la cola#oracin necesaria por parte del
personal de las reas o#+eto del examen, se les ha in$ormado que se e$ectuar una
Auditora Administrativa en las $echas pro*ramadas%
8orar)o !e tra-a5o: El equipo de auditora tra#a+ar de lunes a viernes de 2'// a
08'// horas con una hora de almuer,o%
Fe"7a !e Ter#)na").n: El tra#a+o se $inali,ar el ./ de mar,o de 5//3%
Presenta").n !e )n0or#e: e presentar al (onse+o de Administracin de la
Empresa El Producto Farmacutico, ociedad Annima, con copia a ;erencia
;eneral, el da .0 de mar,o de 5//3 a las 03'// =oras en el auditorio de las
instalaciones de la entidad%
E9AMEN.
EVALUACI4N DE LAS POLTICAS : PROCEDIMIENTOS.
De$arta#ento !e 0a"t'ra").n.
El Producto Farmacutico, % A%
Auditora Interna
Auditora Administrativa
en el !epartamento de Facturacin
Perodo' A-o 5//9
P< 7o%' !F>Pro*%
=echo por' e*m
Fecha' 08>/.>/3
6evisado Por' #dm
Fecha' 02>/.>/3
Progra#a !e a'!)tor&a
7o% ")?E<IA" 6EFE6E7(IA
=E(="
P"6
FE(=A
Evaluar las polticas y
procedimientos ms importantes
en la $acturacin de los pedidos%
P6"(E!I:IE7<" A 6EALIDA6
0
5
.
6ealice un cuestionario de
Auditora Administrativa para
evaluar las polticas y
procedimientos%
eleccione un mes, ta#ule todas
las $acturas emitidas durante este
perodo y realice las cdulas
analticas necesarias para veri$icar
las polticas y procedimientos en la
$acturacin de los pedidos%
6ealice una conclusin de las
prue#as reali,adas al veri$icar las
polticas y procedimientos%
!F>(I 0B0
!F>AE6%0BC
!F>AE6%CBC
e*m
e*m
e*m
50B/.B5//3
50B/.B5//3
50B/.B5//3
E3EMPLO DE CUESTIONARIO: De$arta#ento !e Fa"t'ra").n.
El Producto Farmacutico, % A%
Auditora Interna
Auditora Administrativa
en el !epartamento de Facturacin
Perodo' A-o 5//9
P< 7o%' !F>(I 0B0
=echo por' e*m
Fecha' 5/>/.>/3
6evisado Por' #dm
Fecha' 50>/.>/3
C'est)onar)o !e A'!)tor&a A!#)n)strat),a
Po&t)"as 1 $ro"e!)#)entos
7o% P6E;E7<A I 7" ")E6AA(I"7E
0
Fe tienen incorporados los
descuentos y #oni$icaciones en el
sistema electrnico de datosG
H
7o se tienen
incorporados%
5
Fe $acturan las promociones
existentesG
H
En oportunidades no se
$acturan por olvido de la
persona responsa#le%
.
FLos descuentos y #oni$icaciones
se $acturan automticamenteG
H
e $acturan
manualmente, lo cual da
lu*ar a equivocacin%
9
F(uando se otor*an precios
especiales en productos, stos
estn autori,adosG
H
3
F=an existido cam#ios en las
polticasG
H
C
Fe tienen numerados y
archivados todos los pedidos
$acturadosG
H
e tienen $acturas que
no cuentan con su
pedido correspondiente%
8
Fe $acturan todos los productos
solicitados por los clientes%
H
2
Fe tienen re*istrados todos los
clientes en el sistema electrnico
de datosG
H
?e$e !epartamento Auditora Interna
E3EMPLO DE CEDULA: De$arta#ento !e Fa"t'ra").n.
El Producto Farmacutico, % A%
Auditora Interna
Auditora Administrativa
en el !epartamento de Facturacin
Perodo' A-o 5//9
P< 7o% !F>AE6 CBC
=echo por' e*m
Fecha' 50>/.>/3
6evisado por' #dm
Fecha'55>/.>/3
C(!'a ana&t)"a !e ,er)0)"a").n !e $o&t)"as 1 $ro"e!)#)entos
(liente
FA(<E6A P"LI<I(A I P6"(E!I:IE7<" E7 LA FA(<E6A(IJ7 !E PE!I!"%
7o% Fecha Aalor
!escuentos
$acturados
)oni$icaciones
$acturadas
Precios
especiales
Pedido Productos
$acturados Autori,ado Archivado
Farmacia 6eyes
Farmacia Dulma
Farmacia !avid
Farmacia "scar
Farmacia Alma
1C./
1C.0
1C.5
1C..
1C.9
.0B8B/9
.0B8B/9
.0B8B/9
.0B8B/9
.0B8B/9
4 5.,///
4 9C,///
4 09,1//
4 12,///
4 5C,///
7BA
7BA
7BA
7BA
7BA
7BA
7BA
7BA
7BA
7BA
7BA
7BA
K e cumple K 7o se cumple
CONCLUSI4N: !e con$ormidad a las prue#as reali,adas a las $acturas anteriormente detalladas para veri$icar el cumplimiento de
las polticas y procedimientos esta#lecidos por la ;erencia de "peraciones en el departamento de Facturacin, concluimos que stas son
satis$actorias%
INFORME.
In0or#e !e A'!)tor&a A!#)n)strat),a
:xico, !%F% a ./ de mar,o de 5//3
Licenciado
V&"tor Man'e Montes
(onse+o de Administracin
Presente
L)"en")a!o Montes:
En atencin a su memorndum de $echa 2 de $e#rero del presente a-o, hemos procedido
a e$ectuar una Auditora Administrativa en la !ivisin de "peraciones que comprende los
departamentos de Facturacin, (rditos, )ode*a y !istri#ucin de la Empresa LEl
Producto Farmacutico, ociedad Annima%M
El o#+etivo consisti #sicamente en evaluar las polticas y procedimientos que se tienen
implementados actualmente en las di$erentes reas anteriormente descritas% El perodo
revisado comprende el a-o 5//9%
Al reali,ar la investi*acin y evaluar la actuacin de los cuatro departamentos que
pertenecen a la !ivisin de "peraciones, se utili,aron los procedimientos de Auditora
Administrativa y estndares disponi#les que $ueron necesarios y adecuados a las
circunstancias% !e manera espec$ica, se aplic un cuestionario de Auditora
Administrativa para evaluar la e$iciencia administrativa de las polticas y procedimientos%
)asados en los resultados o#tenidos, sur*ieron al*unas de$iciencias y recomendaciones
que las mani$estamos ms adelanteN en mi opinin, las polticas y procedimientos
examinados en la !ivisin de "peraciones no han sido administrados con e$iciencia
ra,ona#le hasta el .0 de diciem#re del 5//9, +u,*ando esto a la lu, de los resultados y
#a+o las circunstancias en que oper la !ivisin de "peraciones%
(ualquier aclaracin o ampliacin so#re el contenido del presente in$orme *ustosamente
la atenderemos%
Atentamente,
Lic% ;eovanny :orales
?e$e de Auditora Interna%
DEPARTAMENTO DE FACTURACI4N.
DEFICIENCIA:
Los ")entes !e,'e,en os $ro!'"tos $or no 0a"t'rarse os !es"'entos.
Los clientes devuelven los productos por no $acturarse las promociones existentes, en
nuestra revisin encontramos que se tienen productos con descuentos y no se aplican,
por reali,arse manualmente en el sistema electrnico de datos, e+emplo'
Re"o#en!a").n:
Oue la ;erencia ;eneral le d instrucciones a ;erencia de in$ormtica de incorporar
estos descuentos en el sistema electrnico de datos, para que la aplicacin de estos
descuentos se realice automticamente y de esta $orma evitar la anulacin de ms ventas
si*ni$icativas%
Fa"t'ras e#)t)!as 6'e no t)enen s' $e!)!o a'tor)+a!o.
Las $acturas emitidas de#en tener su pedido autori,ado correspondiente% in em#ar*o, en
nuestro examen encontramos $acturas que no tienen su pedido respectivo, e+emplo'
Re"o#en!a").n:
Oue el ?e$e del !epartamento supervise las actividades constantemente y le d
instrucciones a su personal para que las $acturas emitidas ten*an su pedido autori,ado
de#idamente numerado, con el o#+eto de evitar $acturaciones que no estn autori,adas%
(liente Factura 7@mero Fecha Aalor
Farmacia &r#ol
Farmacia :ares
Farmacia Aalds
Farmacia Loyola
Farmacia !aniel
Farmacia Aura
132C
1C//
1C0/
1C09
1C03
1C5.
/0B8B/9
0/B8B/9
01B8B/9
5/B8B/9
50B8B/9
58B8B/9
4 53,///
4 95,///
4 C2,///
4 59,C//
4 9.,///
4 20,0//
<otal ventas anuales 4 52.,8//
(liente Factura n@mero Fecha Aalor
Farmacia ?ulia
Farmacia ?uan
Farmacia ;lve,
Farmacia Paris
Farmacia ?es@s
131.
1318
1C/9
1C01
1C5C
/CB8B/9
/2B8B/9
0.B8B/9
5.B8B/9
./B8B/9
4 .0,///
4 30,///
4 3C,///
4 .C,///
4 8C,///
<otal $acturacin no autori,ada 4 53/,///
CONCLUSIONES.
1. La Auditora Administrativa es el examen inte*ral o parcial de una or*ani,acin,
con el propsito de precisar su nivel de desempe-o y oportunidades de me+ora%
2. A travs de una Auditora Administrativa se conoce el *rado de cumplimiento y
e$iciencia de las polticas y procedimientos en el &rea de "peraciones de una
Empresa !istri#uidora de Productos $armacuticos%
3. La Auditora Interna +ue*a un papel importante en la empresa anali,ada El
Producto Farmacutico, % A%, a travs de los in$ormes que rinde, se o#tiene
activos, in$ormacin $inanciera con$ia#le y oportuna, se res*uardan los se
promueve la e$iciencia operativa y se conoce el *rado de cumplimiento de las
polticas y procedimientos de la empresa%
4. e con$irma la hiptesis $ormulada en el plan de investi*acin, la cual indica#a que
las causas desde el punto de vista de una Auditora Administrativa, por las que se
hace necesario que el departamento de Auditora Interna, realice en el &rea de
"peraciones de la E#$resa E Pro!'"to Far#a"('t)"o* S. A., son' $alta de
capacidad y ne*li*encia para reconocer, anali,ar y dar soluciones a pro#lemas de
importancia, $alta de capacidad para supervisar al personal en $orma adecuada, la
inexistencia de dele*acin de autoridad y responsa#ilidad, por los +e$es de los
departamentos que con$orman la !ivisin de "peraciones y la inexistencia de
manuales de polticas y procedimientos actuali,ados%
5. e concluye que, las polticas y procedimientos examinados en la !ivisin de
"peraciones de la Empresa El Producto Farmacutico, %A%, no han sido
administrados con e$iciencia ra,ona#le al .0 de diciem#re de 5//9%
SE;UIMIENTO.
Aeri$icar que los departamentos auditados lleven a ca#o las recomendaciones que se le
dieron en el in$orme $inal, aplicndolas de manera correcta para que se corri+an los errores
que se detectaron en la empresa%
L)nea#)entos generaes
1. Anali,ar la implantacin de las propuestas su*eridas en los departamentos
auditados%
2. Aeri$icar que se lleven a ca#o en $orma e$ica, y correcta cada uno de los procesos
anali,ados con el $in de tener un adecuado control de rea%
3. !ar asesora durante el proceso de se*uimiento a las reas involucradas%
4. Anali,ar y comparar los resultados de la auditoria administrativa con los resultados
o#tenidos la de se*uimiento%