Ajuda

SorioDev Desenvolvimento de Sistemas Personalizados
Manual de Ajuda
TRA-FROTA Controle de Frota
ndice de Ajuda
Primeiro Acesso e Noes Bsicas ...................... 002
Configurando o Sistema ................................ 005
Registrando o Sistema ................................. 006
Teas do Sistema ! Caracter"sticas .................... 00#
Segurana ! Cadastrando $surios ...................... 00%
Cadastrando cientes e fornecedores ................... 0&0
Controe de 'uncionrios .............................. 0&&
( Controe de 'uncionrios
Cai)a do 'uncionrio
Pagamento de Sarios
Controe de *sto+ue,-ateriais ......................... 0&.
'rota e suas /es0esas ................................. 0&%
-o1imentos ! 2ucros e sa"das de 1e"cuos .............. 02.
'inanceiro ............................................ 025
Consutas ............................................. 02#
*stat"sticas .......................................... 023
'erramentas ........................................... 040
2(5 de (0eraes
6nter0retador S72
6m0ortador de dados do sistema antigo
APD!C"
Configurando a a0ar8ncia do sistema9 ogoti0o e dados da
em0resa
Como o:ter a +uantia de ;- 0ercorrido 0or itro de
com:ust"1e
Primeiro Acesso e o#$es %&sicas
Aps a instalao do software deve ser criado um novo cone em sua rea de trabalho.
Ao abrir este cone voc ir se deparar inicialmente com uma tela de login (caso esteja no
servidor ou com uma tela de cone!o com o banco de dados (caso esteja em uma
estao. A tela de cone!o com o banco de dados s " e!ibida da primeira ve# em $ue o
sistema " aberto ou $uando ocorre algum erro de cone!o ao inici%lo. &ara mais
detalhes sobre a tela de cone!o com o banco de dados' consulte manual de ajuda no
site http())www.soriodev.com.br' na pgina do seu sistema. *oltando a tela de usurios'
para acesso ao sistema' o usurio administrador $ue vem cadastrado na instalao do
sistema "(
+,+-./0( ADM
,123A( ADM
+tili#e este login para primeiro acesso ao sistema ou caso no tenha alterado ainda. Aps
entrar no sistema' voc ver uma tela principal' parecida com esta(
2a tela acima e!istem 4 regi5es grifadas. A regio 6 (7 es$uerda possui uma lista com
bot5es $ue substituem os tradicionais 8menus9 dos sistemas comerciais padro e da
verso antiga do sistema. Ao clicar em um destes bot5es' ser e!ibida na segunda regio
(no centro uma segunda lista de bot5es com as fun5es do sistema. ,endo assim'
sempre $ue for mencionada a palavra 8menu9 neste manual' estar se referindo a estes
bot5es. 2a terceira regio' 7 direita' encontra%se a 8barra de alertas9. 1la estar sempre
visvel e representar pendncias e!istentes dentro do sistema. 1stas pendncias
referem%se a situa5es $ue re$uerem sua ateno' como uma conta vencendo' por
e!emplo. Ao clicar no boto onde " e!ibido o alerta' ser aberto o mdulo correspondente
e a lista de pendncias. &or fim' a $uarta regio' na rea inferior' representa apenas uma
barra de status $ue trs algumas informa5es relevantes. &rimeiramente' ela indica $ue a
tecla :66 " um atalho para a calculadora do ;indows. Assim $ue o programa for aberto
esta tecla se torna ativa e global' ou seja' mesmo $ue o programa esteja minimi#ado e
voc esteja momentaneamente trabalhando em outro programa' poder usar esta tecla
para chamar a calculadora. <ogo a seguir' so e!ibidos os endereos /& de rede e de
internet' au!iliando a cone!o em rede' j $ue' para instalar o programa nos terminais'
voc ir precisar indicar o endereo /& do servidor. &or fim' so e!ibidos tamb"m na barra
de status o usurio logado e algumas teclas de atalho' para personali#ar as cores (temas
do sistema' visuali#ar a tela sobre e a pgina de contato no site da ,orio=ev.
*oc deve ter percebido na imagem anterior $ue no menu 7 direita e!iste um boto
:A*0./>0,. ?ada mdulo $ue voc acessar no sistema usando seu login de usurio
ser memori#ado em sua 8conta9 internamente. >oda ve# $ue voc abrir o sistema ou
clicar em :A*0./>0, sero e!ibidos os mdulos $ue voc mais acessa naturalmente.
0u seja' o sistema ir se adaptar aos seus hbitos' oferecendo os mdulos $ue mais
utili#a de forma mais rpida. Aps um certo tempo de uso' sua tela ficar parecida com a
imagem a seguir(
+m ponto interessante a ressaltar " $ue na frente de cada boto e!iste um n@mero (no
menu 7 direita ou uma letra (no menu central. ,e voc pressionar o n@mero ou a letra
correspondente' poder 8clicar9 no boto sem usar o mouse' ou seja' estes n@meros e
letras so as teclas de atalho da$uele boto.
Con'i(urando o Sistema
A primeira e mais importante funo $ue voc dever acessar no sistema so suas
configura5es. *oc pode alter%las a $ual$uer momento e elas definiro a forma como o
sistema ir se comportar.
As configura5es do sistema podem ser acessadas no menu :1..AA12>A,' em
?02:/B+.ACD1,. 2este mdulo pode definir um logotipo para os relatrios' a mscara
para a placa dos veculos' se o sistema imprimir a 0., em meia folha' entre outras
op5es de personali#ao.
Re(istrando o Sistema
Al"m das configura5es do sistema' " interessante tamb"m registra%lo com as
informa5es de sua empresa. 1stas informa5es so eventualmente usadas nos demais
mdulos do sistema. &ara acessar o .1B/,>.0' v ao menu :1..AA12>A,' em
.1B/,>.0 =0 ,/,>1AA e altere os dados. *oc pode passar seus dados no sistema
mesmo estando usando uma verso demonstrao. 2o topo da tela de registro voc pode
indicar o nome da empresa e mais trs linhas para serem impressas nos cabealhos de
todos os relatrios. E na parte inferior' pode realmente indicar o cadastro das
informa5es da empresa. Atrav"s do boto .1B/,>.0 voc poder ativar sua licena
$uando fi#er a compra. 2este ponto' voc ser orientado por nosso suporte.
Telas do Sistema - Caracter)sticas
0 trabalho com o sistema " bastante simples' pois $uase todas as telas dele seguem um
laFout padro. &egaremos como e!emplo o controle de frota (voc pode acess%lo pelo
menu ?02>.0<1,' em ?02>.0<1 =1 :.0>A(
Guando voc abre a tela' mesmo aps ter vrios veculos cadastrados' o sistema ir
apenas e!ibir uma tela em branco com uma orientao para $ue voc faa uma pes$uisa.
,endo assim' se voc possui algum veculo cadastrado e deseja encontr%lo' deve clicar
em &1,G+/,A.. &erceba $ue na frente dos bot5es tamb"m e!istem teclas de atalho (:H'
:I J' ou seja' voc pode acess%los sem o mouse. Aps clicar em P"S*+!SAR' ser
e!ibida uma nova tela' com vrio campos em branco. ?ada campo refere%se a uma
informao do cadastro do veculo. ,endo assim' voc pode preencher um ou mais
campos para fa#er um filtro $ue facilite a visuali#ao dos itens' principalmente se forem
muitos. 2o entrarei em detalhes neste ponto' pois a prpria tela " auto e!plicativa
(observe o rodap" da tela en$uanto voc se locomove de um campo para outro' pois nele
so e!ibidas dicas sobre o campo selecionado. Aps informar os dados $ue deseja (ou
no informar nada' se $uiser ver a lista inteira de veculos' cli$ue em P"S*+!SAR
novamente (no boto P"S*+!SAR dentro da tela' no rodap" 7 direita. :eito isto' os itens
correspondentes 7 pes$uisa vo aparecer. ,e a tela continuar em branco' significa $ue
no h nada a visuali#ar.
*oc poder adicionar registros pelo boto AD!C!OAR. Guando fa# isso' novamente'
uma nova tela ser aberta. 1la ser mais completa $ue a tela de pes$uisa' pois nela ir
constar todos os campos possveis de cadastro (o sistema no fa# pes$uisas usando
todos os campos do cadastro. Alguns campos devem aparecer grafados em marrom' em
uma tonalidade mais forte. 1stes so campos de preenchimento obrigatrio. Alguns
tamb"m podem aparecer 8acin#entados9' sendo estes campos apenas de visuali#ao' ou
seja' voc no pode alter%los. 2o geral' o sistema ir blo$uear o $ue for preciso e lhe
orientar se tentar salvar um registro sem preencher corretamente os campos. Aps digitar
tudo' cli$ue em SA,-AR ou em CAC",AR' se no $uiser gravar o$ue foi feito. Assim
como a tela de pes$uisa' na rea inferior e!istem informa5es relevantes sobre o campo
selecionado' para ajud%lo no preenchimento.
Al"m destas fun5es' voc pode alterar um registro selecionado usando o boto
A,T"RAR' ou e!clu%lo' usando o ".C,+!R. 2o entanto' o sistema possui algumas
travas $ue impedem a e!cluso de um registro $uando ele for relacionado a outro em
outro mdulo' por e!emplo' um cliente $ue j possui vendas registradas.
&ara emitir R",AT/R!OS' utili#e este boto e selecione o relatrio no menu. 0s H @ltimos
relatrios em cada mdulo representam as informa5es da lista da forma como esto
dispostas' ou seja' so as mesmas colunas com o mesmo espaamento proporcional.
*oc pode clicar com o boto direito sobre a lista de dados e em OC+,TAR0".!%!R
CO,+AS' para modificar tanto a lista de visuali#ao de dados $uanto os relatrios.
:inali#ando' algumas telas podem ter ainda um boto A12O e)ou um boto 3R4F!COS.
Guanto aos grficos no h segredo' algumas telas podem permitir a visuali#ao de
grficos com base em alguns dados da pes$uisa. E o boto ao fornece algumas
fun5es adicionais vinculadas ao cadastro ou consulta.
Se(uran#a Cadastrando de +su&rios
*oc pode limitar o nvel de acesso $ue cada pessoa possui ao sistema' criando contas
de usurio para isso. &ara criar o modificar contas de usurio' v ao menu COTRO,"S'
em COTRO," D" +S+4R!OS. 0 controle j conta inicialmente com uma conta de
administrador para permitir acesso completo ao sistema. 1sta conta no pode ser
removida' mas voc pode alterar o usurio)senha de acesso.
&ara criar um novo usurio' use o boto AD!C!OAR. 0 blo$ueio de acesso aos mdulos
ou fun5es " feito no campo P"RM!SS5"S. Al"m de ser possvel blo$uear acesso aos
mdulos' voc tamb"m pode blo$uear o acesso de algumas fun5es dentro do sistema'
relacionadas a todos os mdulos como' por e!emplo' blo$uear a e!cluso de informa5es
em $ual$uer mdulo (AD!C!OA, P"RM!T!R "SC,+S5"S.
Cadastrando clientes e 'ornecedores
0 controle de clientes e fornecedores pode ser acessado pelo menu COTRO,"S' em
COTRO," D" C,!"T"S0FOR"C"DOR"S. Ao acessar' ser e!ibida uma tela de
pes$uisa va#ia' igual a imagem abai!o(
?omo j foi e!plicado anteriormente no tpico 8>elas do ,istema9 o funcionamento deste
tipo de mdulo' irei apenas ressaltar as informa5es mais relevantes deste cadastro.
1!istem alguns campos em especial $ue definem o comportamento do cliente no sistema'
entre eles(
Cate(oria( permite classificar o cliente' sendo um campo opcionalK
Ti6o( indica se " cliente ou fornecedorK
Ativo( indica se o cliente est ou no ativo. +ma ve# $ue voc registre
$ual$uer tipo de movimento para o cliente dentro do sistema no ser mais
possvel remove%lo. ,endo assim' voc desmarca este campo para torn%lo oculto
no sistema.
Funcion&rios
O Controle de Funcion&rios
0 controle de funcionrios pode ser acessado no menu F+C!O4R!OS' em
COTRO," D" F+C!O4R!OS. ?aso tenha lido este manual at" este ponto' no
sentir dificuldades em us%lo' pois " igual aos demais cadastros $ue j vimos. >amb"m
no h muitas informa5es em especial' apenas alguns campos $ue valem ser
ressaltados(
Sal&rio( valor do salrio bruto do funcionrioK
Descontos( total de descontos no holerite do funcionrio (/2,,' /.&: ...K
Adiantamento( valor do adiantamento' caso o funcionrio recebaK
-ale Trans6orte( valor do vale transporte' caso o funcionrio receba.
Funcion&rios
Cai7a do Funcion&rio
Assim como o nome di#' o cai!a do funcionrio representa um flu!o de cai!a individual
para cada funcionrio. 0 objetivo deste mdulo " o controle de despesas e receitas
adicionais em folha de pagamento. &ara acessar o cai!a do funcionrio' v ao menu
F+C!O4R!OS' em CA!.A DO F+C!O4R!O. *oc deve lanar o movimento
indicando o funcionrio' motivo e o valor' $ue pode ser a cr"dito (caso ele represente um
cr"dito para o funcionrio' ou a d"bito' caso seja uma despesa.
Funcion&rios
Pa(amento de Sal&rios
0 mdulo de pagamento de salrios tem a finalidade de integrar todos os movimentos
financeiros dos funcionrios com os movimentos financeiros do sistema' ou seja' o flu!o
de cai!a. &ara acess%lo' v ao menu F+C!O4R!OS' em PA3AM"TO D"
SA,4R!OS. 0 mdulo abai!o ser aberto(
?omo voc pode perceber' o pagamento " feito funcionrio a funcionrio' selecionando
um perodo de tempo. Aps preencher os campos no alto da tela' voc deve utili#ar o
boto &1,G+/,A. para visuali#ar os movimentos. 2a frente de alguns movimentos h
um boto 8mais detalhes9 $ue permite visuali#ar a origem da$uele total mencionado.
+ma ve# definidos todos os totais da lista (as 8oras e7tras podem ser manualmente
preenchidas' voc deve utili#ar o boto &ABA. para lanar os movimentos no financeiro.
?omo forma de identificao dos lanamentos' ser utili#ado como ms de referncia o
AL,)A20 correspondente 7 data de incio $ue voc selecionou no alto da tela. ?om base
nesta data inicial tamb"m " possvel estornar (cancelar os movimentos previamente
lanados' al"m de ser possvel tamb"m consult%los.
1!emplo(
6. &ara fa#er o pagamento de janeiro)HMMN do funcionrio AA201<( selecione
o funcionrio na lista' indi$ue no perodo a data inicial de M6)M6)HMMN e a data final
de I6)M6)HMMN' cli$ue em P"S*+!SAR e depois em PA3AR. ?aso $ueira ver os
movimentos lanados' cli$ue em ?02,+<>A. logo em seguida.
H. &ara cancelar o lanamento de janeiro)HMMN do funcionrio AA201<(
selecione o funcionrio na lista' indi$ue a data inicial de M6)M6)HMMN e a data final
de I6)M6)HMMN' cli$ue em P"S*+!SAR e depois em "STORAR.
I. &ara consultar o lanamento de janeiro)HMMN do funcionrio AA201<(
selecione o funcionrio na lista' indi$ue a data inicial de M6)M6)HMMN e a data final
de I6)M6)HMMN' cli$ue em P"S*+!SAR e depois em COS+,TAR.
/ndependente da operao $ue deseja reali#ar (PA3AR' "STORAR ou COS+,TAR
voc sempre dever fa#er uma pes$uisa antes (P"S*+!SAR.
Controle de "sto9ue e Materiais
2este sistema voc pode indicar materiais $ue so usados na manuteno do veculo.
1stes materiais podem ser peas de reposio' leo' combustvel' entre outros. *oc
pode cadastrar o material no menu MAT"R!A!S' em COTRO," D" MAT"R!A!S. O um
dos cadastros mais simples do sistema' similar aos demais j vistos' mas apenas com um
campo nome' categoria e dois custos' o da @ltima compra e o m"dio. 0 custo m"dio "
usado $uando voc compra um produto $ue ainda tem algumas unidades em esto$ue e o
valor $ue est pagando " diferente do $ue os $ue esto em esto$ue. =urante o cadastro
do material indi$ue o mesmo valor em ambos os campos (C+STO :,T; COMPRA e
C+STO M<D!O. Ainda e!iste um campo A>/*0 $ue permite ocultar o material' caso
esteja em desuso.
+ma ve# cadastrados os materiais voc pode fa#er acertos de esto$ue no sistema. &ara
isso use o mdulo "STO*+" D" MAT"R!A!S. >amb"m no h segredo neste mdulo'
voc registra a data' material' motivo e $uantidade de entrada ou sada. 0 esto$ue de
materiais " usado apenas para acertos no sistema. ?aso voc compre o material ou
utili#e%o no veculo o registro " feito em outros mdulos' como descrito abai!o.
&ara registrar a compra das peas use o mdulo COMPRAS D" MAT"R!AS' do menu
MAT"R!A!S. 1ste cadastro " levemente diferente dos demais do sistema' pois ao
comprar materiais a $uantidade de itens $ue est ad$uirindo " varivel' voc pode
comprar apenas uma ou vrias peas ao mesmo tempo.
Ao adicionar uma compra voc deve selecionar a DATA' FOR"C"DOR e o
F+C!O4R!O de sua empresa $ue est comprando. >amb"m pode indicar a nota fiscal'
caso precise. 0 valor da compra no pode ser manualmente alterado' sendo $ue ele "
calculado automaticamente conforme adiciona materiais nela. &ara adicionar os materiais
comprados verifi$ue $ue e!istem I bot5es abai!o da lista de MAT"R!A!S COMPRADOS(
AD!C!OAR' A,T"RAR e R"MO-"R. O atrav"s destes bot5es $ue pode alterar a lista
dos materiais $ue comprou. Apenas para $ue se situe' no sistema anterior a verso I.M
voc teria $ue salvar a compra e adicionar os materiais comprados numa segunda tela
$ue iria se abrir. 2este novo o processo foi simplificado' basta adicionar diretamente na
compra e salvar no final.
Ao adicionar ou alterar um material na compra uma pe$uena tela ser aberta para $ue
selecione o material' a $uantidade e o valor.
O interessante notar $ue' assim como no cadastro do material' e!istem dos campos de
valor. 0 campo -A,OR em si " o preo $ue est pagando no produto nesta compra. 0
campo -A,OR M<D!O " onde o sistema fa# o clculo do custo real do produto $ue ficar
no esto$ue. *oc no precisar se preocupar com este campo' j $ue o prprio sistema
fa# o clculo' sendo $ue voc apenas deve pressionar 12>1. (ou >AP de forma $ue o
cursos chegue at" este campo para $ue o clculo seja feito.
*amos e!plicar como " o clculo com um e!emplo prtico( suponha $ue voc tenha HMM
litros de =/1,1< em esto$ue com um custo de Q 6'IM. /sso significa di#er $ue o valor do
esto$ue " Q HRM'MM. ,upondo $ue esteja comprando mais SMM litros a um custo unitrio de
Q 6'IS' somando mais Q 6.6M4'MM ao esto$ue. 0u seja' seu esto$ue novo deve ter o valor
de Q 6.6M4'MM T Q HRM'MM U Q 6.IR4'MM e voc ter 6MMM litros. 0bservando desta forma o
valor unitrio do =/1,1< no seu esto$ue ser Q 6.IR4'MM ) 6MMM< U Q 6'IR4' ou seja'
pouco mais de Q 6'IR. Ao consumir o material pelo veculo o sistema usar este custo do
seu cadastro para definir o valor da despesa. ,endo assim este $uase um centavo e meio
(Q M'M6R de diferena representaria uma diferena total de Q 6R'MM $uando todos os
6MMM< do combustvel fossem usados pelos veculos caso o sistema memori#asse como
novo custo o valor da compra' como era feito no sistema anterior.
:inali#ando esta seo sobre o esto$ue' voc pode registrar o consumo dos materiais
diretamente no mdulo de D"SP"SAS DO -"C+,O' do menu FROTA (para mais
detalhes consulte o tpico sobre FROTA " S+AS D"SP"SAS. 0 material indicado neste
mdulo fa# a bai!a do esto$ue na $uantidade indicada a cada despesa lanada'
independente se ela for ou no lanada no flu!o de cai!a.
Frota e suas Des6esas
2o menu FROTA voc pode cadastrar seus veculos e registrar todas as despesas
relacionadas a eles. 0 primeiro mdulo deste menu " o COTRO," D" FROTA' onde
cadastra seus veculosK
As informa5es primordiais deste cadastro so a placa' marca e modelo do veculo' pois
eles so usados para identificar o veculo no sistema. Al"m disso' voc pode ainda
classific%lo usando o campo CAT"3OR!A' ou ainda definir o tipo de veculo (Vnibus' van'
carro J no campo T!PO D" -"C+,O. >amb"m pode definir a lotao do veculo e "
e!tremamente recomendvel $ue indi$ue corretamente as WA disponveis. A =M atual
representa a @ltima $uilometragem do veculo registrada no sistema. 0bserve $ue cada
8movimento9 do veculo registrado no sistema pode incrementar este campo
automaticamente' ou seja' se registrar um abastecimento com =M 'inal maior $ue a =M
atual' ou $ual$uer outro movimento' o sistema ir incrementar a =M atual sempre $ue a
WA final do mdulo correspondente for maior.
=a mesma forma $ue o cadastro de clientes' uma ve# $ue registra movimentos
vinculados ao veculo no sistema no poder mais e!clu%lo. &or isso e!iste um campo
AT!-O' o $ual voc pode desmarcar $uando o veculo sair de circulao.
A forma como se registra as despesas do veculo sofreu uma alterao na verso I.M.
2esta nova verso' ao inv"s de e!istir um mdulo para cada tipo de despesa
(abastecimento' leo' manuteno J elas foram unificadas de forma a serem lanadas
em um @nico mdulo' o $ue facilita as consultas e relatrios. &ara isso foram removidos
os antigos mdulos e criados dois novos( TA%",AS D" C+STOS e D"SP"SAS DO
-"C+,O.
0 mdulo TA%",AS D" C+STOS permite criar uma tabela de despesas para seus
veculos. =e acordo com o tipo de veculo e suas caractersticas eles podem ter diferentes
tipos de despesas e " neste mdulo $ue deve descreve%las. ,e no registrar pelo menos
uma tabela de despesa para o veculo no conseguir lanar nenhuma despesa para ele'
mesmo abastecimentos. Ao salvar um veculo o sistema se oferece' atrav"s uma
mensagem' para criar uma tabela de custos com algumas despesas comuns' como
combustvel' leo' manuteno' /&*A' conserto J A mensagem $uestionando se $uer
cadastrar estas tabelas aparece apenas caso no haja nenhuma tabela cadastrada para o
veculo. A TA%",A D" C+STO " composta pelos seguintes campos(
OM"( indica o nome da despesa. 1!emplos( ABASTECIMENTO DIESEL,
TROCA DE LEO DO MOTOR, TROCA DE LEO DA DIREO, CONSERTO,
IPVA, LICENCIAMENTO, TROCA DE EXTINTOR, MANUTENO PERIDICA K
-"C+,O( indica a $ual veculo a tabela est vinculada. O importantssimo
destacar $ue voc deve cadastrar as tabelas veculo a veculo. &or e!emplo' se
voc possui 6M Vnibus a diesel ter $ue registrar a despesa 8ABASTECIMENTO
DIESEL9 6M ve#es' uma para cada VnibusK
MAT"R!A,( caso a despesa consuma algum material do seu cadastro voc
pode relacion%lo neste campo. &or e!emplo' se possui sua prpria bomba de
abastecimento pode cadastrar um material =/1,1< e vincular ele ao abastecimento
para $ue seja a feita a bai!a de esto$ue $uando lanar uma despesaK
+!DAD" MAT.( " um campo de pouca importXncia' usado apenas no
histrico do veculo para representao do consumo de combustvel. +tili#e este
campo principalmente no registro de despesas com abastecimento (8<9 para
BA,0</2A' A<?00< e =/1,1< ou AI para B-,K
T!PO( indica o tipo de despesa. O importante preencher corretamente este
campo pois ele " usado nas estatsticas principalmente para identificar $uais
despesas so combustveis' por e!emplo' para clculo de consumo por WAK
CAT"3OR!A( campo opcional para classificar a despesasK
-A,!DAD" >DATA?( caso esta despesa precise ser e!ecutada em um dia
especfico voc pode indicar a data neste campo para $ue o sistema oferea um
alerta $uando este dia chegarK
-A,!DAD" >=M?( a finalidade " a mesma do campo anterior' mas o aviso
$ue o sistema lhe dar " baseado na WA. 1ste campo pode ser usado para trocas
de leo e manuten5es' por e!emplo' $ue devem ser e!ecutadas a cada certa WA
percorrida. 2este caso voc indica neste campo $ual " o intervalo em WA para $ue
seja feito novamenteK
-A,!DAD" >D!AS?( a finalidade " a mesma dos dois campos anteriores. 2o
entanto' este campo instrui o sistema $ue o servio deve ser e!ecutado novamente
aps uma certa $uantidade de dias decorridos da @ltima ve# $ue foi e!ecutadoK
:,T!MO ,1TO; >DATA?( indica a data em $ue foi registrada pela @ltima ve#
esta despesa. 1ste campo " preenchido automaticamente e " usado para montar
os alertas caso esta despesa tenha uma validade em =/A,K
:,T!MO ,1TO; >=M? indica a WA em $ue foi registrada pela @ltima ve# esta
despesa. 1ste campo " preenchido automaticamente e " usado para montar os
alertas caso esta despesa tenha uma validade em WAK
=M AT+A, DO -"C+,O( campo apenas para consulta $ue captura a WA
atual do cadastro do veculo.
&ara facilitar a compreenso' veja abai!o uma tabela com e!emplos de despesas (valores
fictcios(
OM" -"C+,O T!PO -A,!D; DATA -A,!D; =M -A,!D; D!AS
APA,>1?/A12>0 =/1,1< AAA%MMMM M U APA,>1?/A12>0
APA,>1?/A12>0 =/1,1< PPP%6666 M U APA,>1?/A12>0
APA,>1?/A12>0 =/1,1< ???%HHHH M U APA,>1?/A12>0
APA,>1?/A12>0 =/1,1< ===%IIII M U APA,>1?/A12>0
APA,>1?/A12>0 =/1,1< 111%4444 M U APA,>1?/A12>0
>.0?A Y<10 A0>0. AAA%MMMM 6 U Y<10)AA2+>12. ZMMM
>.0?A Y<10 A0>0. PPP%6666 6 U Y<10)AA2+>12. ZMMM
>.0?A Y<10 A0>0. ???%HHHH 6 U Y<10)AA2+>12. ZMMM
>.0?A Y<10 A0>0. ===%IIII 6 U Y<10)AA2+>12. ZMMM
>.0?A Y<10 A0>0. 111%4444 6 U Y<10)AA2+>12. ZMMM
>.0?A Y<10 =/.1C[0 111%4444 6 U Y<10)AA2+>12. HMMMM IRM
/&*A AAA%MMMM H U /A&0,>0 HM)M4)6M
/&*A ???%HHHH H U /A&0,>0 HM)M4)6M
/&*A ===%IIII H U /A&0,>0 HM)M4)6M
/&*A 111%4444 H U /A&0,>0 HM)M4)6M
?02,1.>0 B1.A< AAA%MMMM I U 0+>.0
?02,1.>0 B1.A< PPP%6666 I U 0+>.0
?02,1.>0 B1.A< ???%HHHH I U 0+>.0
?02,1.>0 B1.A< ===%IIII I U 0+>.0
?02,1.>0 B1.A< 111%4444 I U 0+>.0
>.0?A 1\>/2>0. AAA%MMMM I U 0+>.0 ]HM
>.0?A 1\>/2>0. PPP%6666 I U 0+>.0 ]HM
>.0?A 1\>/2>0. ???%HHHH I U 0+>.0 ]HM
>.0?A 1\>/2>0. ===%IIII I U 0+>.0 ]HM
>.0?A 1\>/2>0. 111%4444 I U 0+>.0 ]HM
A</A12>AC[0 A0>0./,. AAA%MMMM I U 0+>.0
A</A12>AC[0 A0>0./,. PPP%6666 I U 0+>.0
A</A12>AC[0 A0>0./,. ???%HHHH I U 0+>.0
A</A12>AC[0 A0>0./,. ===%IIII I U 0+>.0
A</A12>AC[0 A0>0./,. 111%4444 I U 0+>.0
*amos analisar algumas caractersticas da tabela acima. &ossui Z veculos a diesel' veja
$ue registrei a despesa A%AST"C!M"TO D!"S", Z ve#es' uma para cada veculo.
Algumas empresas possuem bomba prpria' neste caso poderiam vincular a um material
cadastrado. 2estes empresas algumas ve#es o controle " feito por WA rodado' ou seja' a
cada ZMM WA fa# um abastecimento e enche o tan$ue. 2este caso poderia ser indicado
ZMM no campo -A,!DAD" >=M?; >odos os veculos tamb"m tem troca de leo do motor
mas apenas o """-@@@@ tem direo hidrulica e' por isso' tamb"m tem troca de leo da
direo. *eja $ue na troca de leo da direo inseri dois pra#os' um em WA e outro em
dias (no necessariamente e!istem estes H pra#os' inseria apenas como demonstrao.
*oc pode ter diferentes alertar para uma mesma despesa' por e!emplo' ela deve ser
e!ecutada a cada HMMMM WA rodados ou a cada H anos. 0 veculo %%%-AAA " muito
antigo e no paga /&*A' por isso este imposto foi registrado apenas para os outros 4. A
@ltima despesa lanada " A,!M"TA12O MOTOR!STA. 1mbora no faa parte dos
custos diretos de um veculo esta despesa " um custo indireto $ue pode ocorrer em uma
viagem.
+ma ve# criadas as tabelas de despesas voc poder realmente reali#ar o lanamento
dos custos dos veculos no mdulo D"SP"SAS DO -"C+,O do menu FROTA. &ara
lanar as despesas do veculo o mdulo disp5e dos seguintes campos(
DATA( $uando ocorreu a despesaK
-"C+,O( para $ual veculo ser lanada a despesaK
TA%",A( a tabela de custo $ue cadastrou anteriormente. Ao selecionar um
veculo e entrar neste campo o sistema far um filtro das despesas j cadastradas
para o veculoK
FOR"C"DOR( caso a despesa tenha ocorrido fora da empresa pode
indicar $ual " o fornecedorK
MAT"R!A,( caso a despesa tenha ocorrido dentro da empresa pode indicar
um material para bai!ar o esto$ue (por e!emplo' caso possua uma bomba de
combustvel para registrar o abastecimento ou caso tenha trocado uma pea do
veculoK
CAT"3OR!A( permite classificar a despesaK
=M AT"R!OR( representa a WA em $ue a despesa ocorreu pela @ltima
ve#. 1sta WA " capturada do campo :,T!MO ,1TO >=M? do controle de TA%",AS
D" C+STOSB
=M AT+A,( representa a WA do veculo $uando $ue a despesa ocorreuK
-A,!DAD" >DATA?( permite definir uma nova 8data de validade9' um novo
pra#o para a e!ecuo da despesa. &or e!emplo' caso saiba a data de lanamento
do /&*A e esteja fa#endo o pagamento dele pode indicar esta nova data para $ue o
sistema lhe avise $uando o dia chegarK
-A,!DAD" >=M?( representa o pra#o em WA para $ue esta despesa ocorra
novamente (e!.( pra#o para troca de leoK
-A,!DAD" >D!AS?( indica em $uantos dias a despesa)servio dever ser
reali#ado novamente. *ale lembrar $ue voc pode usar mais de um dos campos de
validade ao mesmo tempo (e!.( o servio deve ser e!ecutado aps 829 WA rodados
ou 829 diasK
*TD".( para consertos e manuten5es a $uantidade provavelmente sempre
ser 6' sendo $ue ser mais usada para trocas de leo ($uando tiver $ue bai!ar
esto$ue ou abastecimentos (e!.( $uantos litros foram abastecidosK
-A,OR +!T4R!OC D"SCOTO e ACR<SC!MO( valores referentes a uma
unidade do produto (e!.( valor do litro de combustvel. 0bs.( no sistema antigo
voc registrava apenas o valor total da nota' neste pode registrar o valor unitrioK
,A1AR F!AC"!RO( desmarcando este campo o sistema no fa# o
lanamento financeiro da despesa. 1ste procedimento " @til $uando a despesa
ocorre dentro da empresa (e!.( abastecimento em bomba da empresa ou troca de
uma pea do veculo.
Al"m das despesas acima e!iste um outro custo direto relativo ao veculo $ue foi mantido
de forma individual( o COTRO," D" P"+S. Atrav"s deste controle (menu FROTA
voc pode ane!ar pneus ao veculo e controlar a WA de cada pneu individualmente. O
possvel descrever detalhes do pneu e controlar sua recapagem usando a funo
R"CAP"AR' do boto A12O. >amb"m " possvel revender o pneu e definir sua validade
em WA para $ue o sistema lhe avise $uando o pra#o for atingido. 0s campos mais
importantes deste controle so(
DATA( $uando o pneu foi ad$uiridoK
D S<R!"( " usado para identificao em algumas estatsticas' como
histrico do veculoK
R"CAP"ADO( indica se foi recapeadoK
C/D!3O OR!3!A,( campo automtico' " preenchido $uando voc usa a
funo .1?A&1A.. 2este caso o sistema lana um novo registro do pneu'
duplicando ele no sistema e colocando o antigo em desusoK
-"C+,O( veculo ao $ual o pneu pertence. 1ste campo no "
necessariamente obrigatrio' j $ue voc pode ter comprado o pneu para dei!%lo
em esto$ue. ?aso seja um estepe voc deve indicar em $ual veculo ele est e
desmarcar o campo "M +SO para $ue no contabili#e WA rodadaK
C+STOE valor $ue pagou no pneu ou na recapagemK
=M !!C!A,( indica a WA $ue o veculo estava $uando o pneu foi colocado
neleK
=M AC+M+,ADA( indica $uantos WA o pneu rodou no veculoK
-A,!DAD" =M( indica a validade do pneu' em WAK
DATA R"-"DA( caso revenda o pneu este campo " importante pois "
usado nas estatsticasK
R"-"DA -A,OR( indica o valor pelo $ual revendeu o pneuK
R"-"DA MOT!-O( descreve por$ue revendeu o pneu e tamb"m " usado
nas estatsticas (apenas caso tenha sido revendidoK
"M +SO( indica se o pneu est em uso pelo veculo. Apenas $uando est
em +,0 " contabili#ada a WA $uando o veculo est em movimento.
,empre $ue for registrado no sistema uma sada de veculo ou uma despesa' caso a WA
final indicada nestes mdulos seja superior a WA atual do veculo no cadastro esta WA
atual ser automaticamente incrementada para indicar $ue o veculo est se
locomovendo. 1 sempre $ue a WA atual do veculo for incrementada em sue cadastro os
pneus $ue esto em uso por este veculo tamb"m tero a sua =M AC+M+,ADA
incrementada proporcionalmente' ou seja' todo o processo " automtico. Assim o sistema
poder gerar alertas para a troca de pneus.
Movimentos ,ucros e sa)das dos ve)culos
2o menu MO-!M"TOS apresenta dois mdulos $ue permitem contabili#ar lucros
obtidos com os veculos e o deslocamento destes veculos. 0s mdulos so
independentes e' por isso' voc no precisa necessariamente indicar o lucro do veculo
para incluir um deslocamento (sada.
0 registro dos deslocamentos dos veculos deve ser feito em SADAS D" -"C+,OS.
Al"m de servir para incrementar a WA atual do veculo' este mdulo possui como principal
finalidade possibilitar o controle de WA rodado por litro de combustvel. *oc deve
registrar as sadas e os abastecimentos para conseguir obter esta estatstica. Apesar de o
prprio abastecimento ter uma WA inicial e final' optamos por fa#er o registro desta forma
devido a variedade de empresas $ue podem usar este sistema. 2o caso de empresas $ue
fa#em vrias pe$uenas viagens dentro do prprio municpio' por e!emplo' o clculo
atrav"s deste m"todo d mais preciso caso $ueira obter uma estatstica de um perodo
curto de tempo. 0utra medida $ue pode ajudar na estatstica de WA por litro seria
abastecer o veculo de forma metdica. 1!emplo( sempre $ue o tan$ue chegar a HM^
enche' ou a cada IMM WA rodados enche o tan$ue. =esta forma voc teria uma
periodicidade de abastecimentos mais definida' o $ue facilitaria no clculo.
E o mdulo ,+CROS COM -"C+,OS tem como principal finalidade registrar o lucro
obtido com um veculo. 1ste mdulo foi criado para suprir uma deficincia $ue " comum
em sistemas cuja @nica finalidade " controlar a frota. 2este tipo de sistema geralmente
no se registram ordens de servio' conhecimentos de frete ou $ual$uer tipo de
transporte $ue gere lucro' mas sim apenas as despesas dos veculos. ?om o mdulo
<+?.0, ?0A *1_?+<0,' $ue foi inserido na verso H.M' voc pode indicar rendimentos
de veculos para conseguir obter o lucro do veculo. *oc no precisa necessariamente
registrar cada 0., ou fretamento neste mdulo' podendo at" totali#ar em um s
lanamento todos os movimentos de uma semana' $uin#ena ou ms.
0 uso dos dois mdulos acima de forma combinada substitui um controle de servios ou
de fretamentos' permitindo o registro dos deslocamentos de cada veculo e do lucro $ue
eles fornecem. 1ntenda%se por lucro o valor $ue recebeu de clientes' j para as despesas
ainda devem ser descontadas usando os mdulos de custos da frota.
Financeiro
0 mdulo :/2A2?1/.0 " o mais importante e utili#ado do sistema' sendo $ue nele so
lanados todos os movimentos derivados de lucros e despesas da frota.
0 primeiro e mais importante mdulo " o F,+.O D" CA!.A' locali#ado no menu
F!AC"!RO. 2este mdulo voc pode consultar todos os movimentos lanados no
sistema. &rimeiramente' vamos entender $uais campos pertencem a este mdulo e suas
finalidades(
DATA( representa a data em $ue o movimento foi lanadoK
VENCIMENTO( representa a data em $ue o movimento vencerK
PAGAMENTO( representa a data em $ue o movimento foi pagoK
CLIENTE/FORNECEDOR( indica se o movimento est ligado com algum
cliente ou fornecedorK
PLANO( representa a conta financeira onde ser creditado ou debitado o
valor. 1ntenda%se por conta' por e!emplo' uma conta corrente bancria' uma
poupana ou mesmo a conta ?A/\A. 0 campo COTA " digitvel' mas voc pode
perceber $ue ele " tamb"m um campo do tipo lista. Guando voc lana um
primeiro movimento na conta 8C0C %ACO DO %RAS!,9' por e!emplo' esta conta
ser inclusa na lista para $ue' num pr!imo lanamento' ela esteja disponvel
apenas para voc selecionar. ,endo assim' cabe uma ressalva importante( caso
possua vrias contas bancrias e' eventualmente' H ou mais contas em um mesmo
banco' procure identifica%las de forma a evitar falha de interpretao. &or e!emplo'
indi$ue o n@mero da conta (8C0C %; %RAS!, @FGH-F@. +ma ve# $ue a conta est
na lista' ela s poder ser removida caso voc remova ou altere todos os
movimentos lanados nesta conta' de forma $ue' no final' no haja mais nenhum
movimento lanado nelaK
CATEGORIA( este campo permite classificar o lanamento. 1!emplos(
A3+AC ,+IC T","FO"C A,+3+",C -"DAC COMPRAC D"P/S!TOC SA*+"C
MAT"R!A D" "SCR!T/R!OC D"SP"SAS 3"RA!S J 0 comportamento dele "
igual ao do campo &<A20 no $ue di# respeito 7 montagem da lista de categoriasK
FORMA DE PAGAMENTO( indica a forma do lanamento (D!J"!ROC
CJ"*+"C CART2O J e tamb"m " uma lista montada com base em lanamentos
anteriores' como as duas acimaK
DOCUMENTO( permite relacionar o n@mero de um documento vinculado ao
movimento (uma nota fiscal' n@mero de che$ue ou de boleto' por e!emploK
HISTRICO( permite detalhar melhor o movimento. *oc pode' por
e!emplo' indicar o ms de referncia ou alguma observao importanteK
TRANSF. CONTAS( permite indicar se o movimento representa uma
transferncia entre H contas 8cadastradas9 no flu!o de cai!a. /sso " necessrio para
a contabilidade de algumas estatsticas' principalmente a de .esultado do Ano' $ue
conta com um ponto de e$uilbrio calculado pelas receitas e despesas do flu!o de
cai!a. A presena dos movimentos de transferncia entre contas influenciaria
negativamente esta estatstica.
CRDITO/DBITO( caso o movimento represente um valor $ue voc est
recebendo ou ir receber' indi$ue este valor no campo CR<D!TO. E se for um
valor a pagar' indi$ue%o em D<%!TO. =ei!e o outro campo com valor #ero'
indicando o valor ou no d"bito ou no cr"dito apenasK
OBSERVAES( permite indicar $uais$uer observa5es adicionais $ue
deseje. 0 campo J!ST/R!CO deve ser usado para indicar informa5es mais
especficas da conta' j as O%S"R-A15"S' para indicar algum detalhe adicional
$ue no est diretamente relacionado' por e!emplo' um resultado de negociao'
juros aplicados' etc ...
2o flu!o de cai!a voc pode personali#ar bastante as pes$uisas' de forma a obter os mais
variados resultados. *amos ver alguns e!emplos(
quero o!"u#$%r %" o!$%" % ree&er( cli$ue em P"S*+!SAR e mar$ue a opo
S!M nos campos S/ CR<D!TOS e P"D"T"SK
quero o!"u#$%r %" o!$%" % '%(%r( cli$ue em P"S*+!SAR e mar$ue a opo
2O em S/ CR<D!TOS e S!M em P"D"T"SK
quero o!"u#$%r %" o!$%" % ree&er !o" 'r)*+,o" - .+%"( repita os passos do
primeiro item acima mas tamb"m seleciona a opo PR/.!MOS G D!AS no campo
-"C!M"TOK
quero o!"u#$%r $o.o" o" ,o/+,e!$o"0 o, e*e12o .e o!$%" % ree&er e %
'%(%r0 ou "e3%0 ") o" ,o/+,e!$o" 34 '%(o"/ree&+.o"( cli$ue em P"S*+!SAR e
mar$ue a opo 2O no campo P"D"T"S.
?omo pode ver' e!istem vrias op5es de pes$uisa $ue permitem at" mesmo transformar
o flu!o de cai!a em um controle de contas a receber ou a pagar. 2o entanto' como o
controle de contas a receber e a pagar gerou d@vidas em vers5es anteriores de sistemas
como este' foram inclusos ao controle financeiro dois mdulos adicionais' ambos
acessveis no menu F!AC"!RO( CONTAS A RECEBER e CONTAS A PAGAR. 0s H
mdulos so vers5es resumidas do prprio :lu!o de ?ai!a e j tra#em os resultados de
pes$uisas filtrados. 0 ?ontas a .eceber e!ibe apenas cr"ditos e o contas a &agar'
apenas d"bitos. 1les tamb"m permitem' al"m de consultar' adicionar novos movimentos'
de forma mais resumida e com menos campos.
Ainda no menu F!AC"!RO voc tem disponvel o mdulo de "STATST!CAS
F!AC"!RAS $ue tra# o saldo por conta' forma de pagamento' categoria e data de um
determinado perodo ou geral. &or e!emplo' se $uiser saber o saldo atual de suas contas
dei!e selecionado 86 ` ,A<=0 =A, ?02>A,9' dei!e o perodo em branco e cli$ue em
&1,G+/,A..
Consultas
?omo foi visto nos tpicos anteriores' geralmente os mdulos de controle representam
cadastro e consulta ao mesmo tempo. &or e!emplo' em ?ontrole de ?lientes e
:ornecedores voc pode no apenas cadastrar cliente' mas tamb"m consult%los.
1ntretanto tamb"m e!istem algumas consultas $ue obt"m dados de opera5es reali#adas
no sistema e no de mdulos de controle propriamente dito. 1stas consultas podem ser
acessadas no menu ?02,+<>A,. ,o elas(
HISTRICO DO VE5CULO( muito utili#ada' esta consulta permite emitir um e!trato
contendo todos os movimentos financeiros relacionados a um veculo selecionado
em um perodo definido. A consulta " apresentada sobre a forma de relatrio e
e!ibe as receitas e as despesas do veculo' calculando o lucro no final. 1la tamb"m
calcula a WA rodada e o consumo de combustvel por WA. O possvel e!ibir a
consulta em dois formatos de relatrio' um contendo apenas os totais e outro $ue
relaciona alguns detalhes' como a lista de movimentos para cada despesa)receita
(lista de lucro' abastecimentos' despesas ...K
CONSULTA DE ROTA ON6LINE( permite consultar rotas via internet usando o
Boogle Aaps (re$uer internet e!plorer instaladoK
Al"m das consultas acima' o menu COS+,TAS lhe d acesso ao mdulo de
"STATST!CAS $ue em vers5es anteriores dos sistemas era disponibili#ado em um menu
prprio. 2o pr!imo tpico veremos mais detalhes sobre este mdulo.
"stat)sticas
0 mdulo de "STATST!CAS pode ser acessado no menu COS+,TAS. 1mbora ele
tenha sido separado em um mdulo' na verdade " composto por vrios submdulos' um
para cada estatstica disponvel. Ao acess%lo voc ver uma tela parecida com esta(
2esta tela' as estatsticas so agrupadas em categorias' disponveis nas guias superiores
(&1./Y=/?A,' 0+>.A,. Ao clicar em uma destas guias voc pode ver na lista abai!o a
lista de bot5es $ue d acesso as diferentes estatsticas do sistema. Algumas estatsticas
do sistema(
RESULTADO DO ANO( disponvel na guia P"R!/D!CAS' esta estatstica lhe
fornece vrios totali#adores ms a ms' de forma a tornar possvel a comparao
de resultados mensais' do total do ano e da m"dia mensal. Aps clicar nesta
estatstica' uma pe$uena tela se abrir e nela voc deve indicar o ano para ver a
estatstica sobre a forma de um relatrio' $ue poder se impresso
(preferencialmente no primeiro fim do @ltimo dia do ano ou primeiro do ano
seguinte.
"-O,+12O M"SA,( a evoluo mensal permite consultar a evoluo de suas
contas ms a ms' ou seja' o saldo total da soma das contas no fim de cada ms'
apresentando tamb"m um percentual de evoluo. &or e!emplo' voc possui em
Eaneiro)HMMN Q H.MMM'MM em dinheiro e Q I.MMM'MM em uma conta corrente' ou seja'
tem Q Z.MMM'MM. 1m :evereiro)HMMN voc obt"m um lucro de Q 4.MMM'MM com
vendas 7 vista e gasta mais Q 6.ZMM'MM com suas despesas fi!as (gua' lu#'
telefone J. 2o final do ms voc ter o saldo do ms anterior (Q Z.MMM'MM T saldo
do ms atual (Q 4.MMM'MM % Q 6.ZMM'MM U Q H.ZMM'MM' ou seja' o saldo de suas
contas subir para Q ].ZMM'MM' um aumento de ZM^ no saldo das contas.
RESULTADO DO PER5ODO( permite verificar totali#adores de um perodo de
tempo definido por uma data inicial e uma final.
PREVIS7O FINANCEIRA( na guia O+TRAS voc encontra esta estatstica' cuja
finalidade " lhe di#er se' com base no saldo atual de suas contas e no $ue voc
tem para receber e para pagar' possuir saldo para cobrir suas dvidas. Aesmo
sendo uma previso' o objetivo desta consulta " muito simples e ela se baseia
apenas em resultados' ou seja' em movimentos j reali#ados. 1la no considera'
por e!emplo' o provvel volume de vendas no perodo envolvido. &rever o volume
de vendas " algo arriscado' j $ue muitos fatores e!ternos ao sistema influenciam
nisso. &or isso' a previso em si tem a finalidade de apenas inform%lo se' baseado
no $ue voc j possui' ter cai!a para cobrir suas despesas futuras.
CURVA ABC( situada na guia O+TRAS' " uma das principais estatsticas
administrativas do sistema. A C+R-A A%C procura ordenar as informa5es de
forma a colocar no topo da lista as mais representativas. &artindo deste princpio' a
consulta permite agrupar informa5es de veculos' clientes e fornecedores. *amos
e!emplificar( vamos supor $ue selecione -"C+,O em TOTA,!IA12O e ,+CRO
em -A,OR A CA,C+,AR. 2este e!emplo o sistema e!ibir a descrio do veculo
na primeira coluna (depois $ue clicar em P"S*+!SAR. 2a segunda (-A,OR ser
e!ibido o lucro total $ue o veculo apresentou. 0s veculos sero e!ibidos em
ordem decrescente pelo valor desta coluna' ou seja' o $ue mais deu lucro ser o
primeiro. A partir da terceira " $ue realmente comea a haver a anlise dos dados.
2a terceira coluna " apresentado o percentual $ue a$uele veculo representa no
total de lucro obtido por todos os veculos juntos. 2a $uarta coluna ocorre um
agrupamento do total apresentado na segunda coluna do registro atual com a do
registro anterior. &or e!emplo' o primeiro veculo rendeu K L;MMMCMM e o segundo
rendeu K A;MMMCMM. 2a primeira linha' a do primeiro veculo' o valor desta $uarta
coluna ser K L;MMMCMM. E na segunda linha' o total ser de K N;MMMCMM. ,e o
terceiro veculo da lista tiver rendido K FMMCMM' esta $uarta coluna ter o valor de Q
N;FMMCMM' ou seja' ela " acumulativa' somando os lucros dos veculos anteriores
com a do atual. /sto serve de referncia para a $uinta coluna' $ue representa o
total $ue este ac@mulo representa no total de lucro. *amos tomar como e!emplo as
vendas acima (-"C+,O A O L;MMMCMM 0 -"C+,O % O A;MMMCMM 0 -"C+,O C O
FMMCMM. *amos supor $ue meu lucro total foi de 6M.MMM'MM. ,endo assim' o
-"C+,O A re6resenta LMP do meu lucro (coluna I. O -"C+,O % re6resenta
AMP do meu lucro (coluna I e os -"C+,OS AQ% juntos re6resentam NMP do
meu lucro (coluna Z. 0s -"C+,OS AQ%QC re6resentam NFP do meu lucro
(coluna Z. O desta forma $ue voc analisa estas informa5es. A @ltima coluna
representa o ^ unitrio' ou seja' se sua lista tem 6M veculos' o valor desta coluna
sempre ser 6M^. ,e sua lista tem HM veculos' o valor desta coluna ser Z^
(6MM)HM. ,e sua lista de veculos tem 6MMM itens' esta coluna ser M'6M^. =esta
forma " possvel fa#er a @ltima comparao. Ainda usando o e!emplo acima'
vamos supor $ue minha lista tem HM itens' ou seja' o percentual unitrio " Z^. ,e
todos veculos rendessem o mesmo lucro' cada um representaria Z^ do meu lucro
total. 2o entanto' o primeiro representa HM^ e o segundo representa 6M^' ,endo
assim' estes veculos esto acima da m"dia.
Ferramentas
,O3 de O6era#$es
As opera5es reali#adas nos mdulo de controle do retaguarda e nos mdulos de
consulta so registradas no sistema e podem ser posteriormente consultadas atrav"s do
menu :1..AA12>A,' em <0B =1 0&1.ACD1,. 1ste " um mdulo administrativo $ue
permite consultar $uais opera5es foram reali#adas' em $uais mdulos' $uando e por
$uem. 0u seja' " um mdulo $ue fa# parte da rea de segurana do sistema' @til para
identificar possveis acessos ou altera5es indevidas em alguma informao. O
interessante tamb"m limpar este mdulo periodicamente para $ue ele no acumule
muitos registros antigos. &ara isso' use o boto 81\?<+/. T RM =/A,9 ou o boto
81\?<+/. T IM =/A,9.
Ferramentas
!nter6retador S*,
2o menu F"RRAM"TAS voc pode encontrar um interpretador ,G<. 2este tutorial
estou descrevendo%o para ensinar voc a fa#er o contrrio do $ue tutorais geralmente
ensinam( para $ue voc 2[0 0 +>/</a1.
0 interpretador " um recurso $ue permite no s manipular os dados dentro do seu banco
de dados de forma livre' mas tamb"m a estrutura. A e!ecuo de um comando errado
podem comprometer totalmente seu banco de dados. 1ste " um recurso $ue s pode ser
usado com a instruo da ,orio=ev' sendo uma ferramenta @til do nosso suporte.
Ferramentas
!m6ortar dados do sistema anti(o
>amb"m no menu F"RRAM"TAS voc pode acessar o mdulo de importao de dados
$ue permite capturar todos os registros lanados no >.A%:.0>A 6.H.4.I para a nova
verso H.M.M.M. O importante di#er $ue o importador limpa o banco de dados do >.A%
:.0>A H.M.M.M antes de importar os dados' mas no altera nenhuma informao no
banco de dados do programa antigo. 1ste importador " um mdulo temporrio de dever
se removido entre R a 6H meses aps o lanamento da verso H.M.M.M.
APD!C"
Con'i(urando a A6arRncia do SistemaC ,o(oti6o e Dados
da "m6resa
O possvel personali#ar o sistema de muitas formas. A primeira e mais visvel " o estilo
visual do sistema. &ara isso' $uando estiver na tela principal' onde aparecem os menus'
pressione FL (h uma indicao desta tecla de atalho no canto inferior es$uerdo. ,er
e!ibida uma tela na $ual pode aplicar diversos efeitos e cores em todo o sistema.
0utra personali#ao aplicvel ao sistema di# respeito ao cabealho dos relatrios. *oc
pode definir o logotipo de sua empresa' indo ao menu F"RRAM"TAS' em
COF!3+RA15"S. 2o rodap" da tela h o ,O3OT!PO DOS R",AT/R!OS' $ue deve
preferencialmente possuir um tamanho retangular. 2o entanto' esta nova verso do
sistema " capa# de ajustar o logotipo automaticamente' al"m de salv%lo em banco de
dados para $ue voc no precise abri%lo em todos os computadores na rede.
Al"m do logotipo' voc pode incluir dados da sua empresa no cabealho dos relatrios.
&ara isso' v ao menu F"RRAM"TAS' em R"3!STRO DO S!ST"MA e cli$ue em
A,T"RAR. 2o topo da tela so indicadas $uais informa5es vo no relatrio. Aps definir
as informa5es' cli$ue em SA,-AR.
?om todas estas personali#a5es o sistema pode ficar com a cara de sua empresa'
incluindo cores' logotipo e dados da empresa.
Como oSter a 9uantia de =M 6ercorrido 6or litro de
comSust)vel
1sta " a informao mais buscada em um controle de frota pois permite saber o $uanto
de combustvel o veculo est consumindo. Antes de obter esta estatstica " necessrio o
registro de dois tipos de informa5es no sistema( abastecimentos (menu FROTA' em
D"SP"SAS DO -"C+,O e as sadas (menu MO-!M"TOS' em SADAS D"
-"C+,OS. 2os abastecimentos " contabili#ado o $uanto o veculo abasteceu e nas
sadas o $uanto ele andou. ?om estas duas informa5es lanadas' v ao menu
COS+,TAS' em J!ST/R!CO DO -"C+,O. ,elecione um veculo e um perodo e
cli$ue em pes$uisar. 2a parte inferior do relatrio aparecer a informao $ue precisa(
consumo de combustvel. 1la aparece indicando o nome da despesa $ue representa o
abastecimento e' entre parnteses' $uantos litros foram abastecidos. 2a coluna da
totali#ao do valor aparecer $uantos WA o veculo percorreu por litro abastecido.
Guanto maior " o perodo pes$uisado' maior ser a preciso do clculo' ,e voc
pes$uisar apenas de um dia' por e!emplo' conseguir um clculo relativamente preciso
apenas se o veculo anda bastante' o suficiente para precisar reabastecer todos os dias.
&ara facilitar a preciso do clculo " recomendvel $ue adote uma poltica para os
abastecimentos. &or e!emplo' abastea o veculo a cada ZMM WA ou $uando o tan$ue
alcanar HM^ e' $uando abastecer' encha o tan$ue. =esta forma voc ter uma maior
periodicidade nos abastecimentos e conseguir interpretar melhor a consulta. &or
e!emplo' se o veculo abastecer em m"dia a cada I dias' faa uma pes$uisa dos @ltimos
N dias e ter I abastecimentos includos no clculo. E se voc encher o tan$ue um dia e
aps I dias colocar apenas o suficiente para rodar por um dia durante um certo tempo e
depois encher de novo' o tempo entre os abastecimentos ser muito varivel e voc
precisar pes$uisar um perodo maior para obter a mesma preciso.

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