Sistemas de informacin

Cuando se piensa sobre el porqu del uso de computadoras en las empresas, la respuesta parece
bastante obvia, para registrar los eventos que se van sucediendo. Sin embargo existe un motivo an ms
importante y no tan obvio, y es que la informacin puede usarse para respaldar la toma de decisiones. Sin
importar el tamao de una empresa u organiacin, la conduccin exitosa de la misma estar dramticamente
influenciada por la precisin de sus registros y la adopcin de decisiones acertadas.
!os enlaces de comunicacin y las bases de datos permiten el acceso a recursos de informacin que estn ms
all de la inmediate f"sica, sobrepasando las limitaciones geogrficas. !as computadoras permiten la utiliacin
de masas de informacin las cuales, no eran concebibles #asta #ace algunos aos. $ero no slo basta la
disponibilidad de la cantidad de informacin, se trata de contar con informacin de calidad. !os sistemas de
informacin basados en computadoras no slo son capaces de suministrarnos informacin de calidad y
oportuna, sino que tambin pueden respaldar la toma de decisiones.
Sistemas organiacionales % Conceptos.
&n un sentido amplio, un sistema es un grupo de componentes interrelacionados traba'ando 'untos con un
ob'etivo comn. (s", por e'emplo, los #abitantes de un pa"s viven inmersos en un sistema econmico en el que
se llevan a cabo actividades de intercambio de bienes y servicios, con la finalidad de obtener algn beneficio de
tales intercambios. Cualquier organiacin puede ser concebida como un sistema. )na compa"a, por e'emplo,
posee componentes *mercadotecnia, manufactura, ventas, investigacin, distribucin, contabilidad y personal+
los cuales traba'an 'untos para obtener utilidades que beneficien tanto a sus empleados, como a sus
accionistas.

)n sistema de manufactura
Cada uno de estos componentes, es a su ve un sistema en si mismo. ,odo sistema organiacional cuenta con
una entidad abstracta denominada sistema de informacin. &ste sistema es el medio que permite a los datos,
fluir entre los diferentes departamentos o personas que integran la organiacin.
Caracter"sticas de los sistemas-
. !a finalidad de un sistema es la ran de su existencia. &l sistema digestivo por e'emplo, permite a los
seres vivos procesar los alimentos y convertirlos en nutrientes que proporcionan energ"a, para que sean
empleados por los dems sistemas que los componen.
. !os sistemas interaccionan con su medio ambiente, estos son los ob'etos que estn fuera de sus
fronteras. Se llaman sistemas abiertos aquellos sistemas que interactan con su medio ambiente
*recibiendo entradas y generando salidas+. &n contraposicin aquellos que no interactan con su
medio ambiente se denominan sistemas cerrados. !os sistemas cerrados tienen slo un valor
conceptual terico/ en realidad todos los sistemas son sistemas abiertos.
!os sistemas tienen tres componentes interactivos funcionales- la entrada, el proceso y la salida. !a entrada
involucra la captacin y acopio de elementos que se deben insertar al sistema para ser procesados. )n e'emplo
de entrada para un sistema de manufactura es la materia prima, la energ"a y esfuero #umano provistos para
asegurar la produccin. &l procesamiento incluye los procesos de transformacin para convertir las entradas en
salidas *e'emplo los procesos de fabricacin+. !a salida, son los elementos procesados en su estado final,
resultantes de la actividad transformadora, como los bienes manufacturados por una fbrica.
Sistemas organiacionales.
!as organiaciones estn formadas por muc#os sistemas, cada uno con sus propias caracter"sticas, que a su
ve son similares en sistemas del mismo tipo. $or e'emplo, todos los sistemas manufactureros tienen
seme'anas. Su fin comn es la produccin de bienes que satisfagan la demanda del mercado. $ara lograr su
ob'etivo, los sistemas interactan con su medio ambiente para conseguir la materia prima e implementos, los
obreros y el conocimiento para elaborar sus productos.
( su ve los sistemas generan salidas resultantes de su actividad, como productos terminados, desec#os y
tecnolog"a para la produccin. &stos sistemas deben estar ba'o control, con la finalidad de mantener su
adecuado funcionamiento. !os gerentes y empleados, vigilan el nivel de desempeo y comparan con la
produccin planificada a fin de aplicar los cambios requeridos, si existiesen diferencias.
(l mismo tiempo los sistemas de fabricacin, son subsistemas de otras organiaciones de mayor tamao, que
contienen otros sistemas/ como por e'emplo, subsistemas para la obtencin de materia prima o de
mantenimiento de equipos. Como puede observarse, todos los sistemas comparten caracter"sticas generales.
0a'o esta perspectiva, cualquier sistema puede examinarse en este til y flexible marco de referencia, que
permite usar los conceptos de sistemas en cualquier organiacin en general, y especialmente en el diseo de
sistemas de informacin.
12u es un sistema de informacin3
!os sistemas de informacin dentro de una organiacin, no son algo nuevo. 4esde muc#o antes de utiliar las
computadoras para su automatiacin, las organiaciones reun"an, almacenaban y actualiaban informacin en
el transcurso normal de su actuacin diaria. ,anto antes como a#ora, los sistemas de informacin consist"an en
procedimientos y reglas establecidas para entregar informacin a los miembros de la organiacin. Cada una de
estas personas, requiere informacin distinta en la realiacin de su traba'o, las reglas del sistema indican el
tipo, momento, formato y cual es la persona a quien se deber"a entregar una informacin espec"fica.
$ero un sistema manual de informacin puede llegar a ser ineficiente y frustrante, incluso en organiaciones
pequeas. )n sistema de informacin automatiado o basado en computadoras, es la integracin de #ard5are,
soft5are, personas, procedimientos y datos. ,odos estos elementos se con'ugan, traba'ando 'untos, para
proporcionar informacin bsica para la conduccin de la empresa. &sta informacin #ace posible que las
empresas lleven a cabo sus tareas con mayor calidad y facilidad.
!os sistemas de informacin computariados, adems de llevar un seguimiento de las transacciones y
operaciones diarias, propias del negocio, sirven de apoyo al flu'o de informacin interno de la organiacin. !a
finalidad de los sistemas de informacin organiacionales es, procesar entradas, mantener arc#ivos de datos
relacionados con la organiacin y producir informacin, reportes y otras salidas para los usuarios que las
necesitan. $uesto que los sistemas de informacin dan soporte a los dems sistemas de la organiacin, los
analistas de sistemas tienen que estudiar primero el sistema organiacional como un todo y as" entonces, poder
precisar cules son y cmo funcionan los sistemas de informacin de la organiacin.
Componentes de un sistema de informacin.
!os sistemas de informacin dependen de otros subsistemas componentes para poder llevar a cabo las
actividades de entrada, proceso, salida, almacenamiento y control que convierten recursos de datos en
productos de informacin. &stos subsistemas incluyen personas, #ard5are, soft5are, procedimientos y datos.
&n lo que sigue se detalla sobre cada uno de ellos.
$ersonas- )n sistema de cmputo involucra una variada gama de personas relacionadas con el mismo, puesto
que su construccin, mantenimiento y uso representan una labor con cierto grado de comple'idad. Se pueden
dividir en dos grandes grupos- !os usuarios finales y los especialistas o profesionales.
!os usuarios finales son aquellos que operan o interaccionan directamente con el sistema a travs de una
estacin de traba'o o incluso, quienes reciben reportes e informacin generada por el sistema.
&ntre los profesionales se encuentran- !os analistas de los sistemas de informacin, encargados de idear
soluciones cuando se requiere un nuevo sistema, actualiarlo, modificarlo o reconstruirlo/ los programadores,
que crean los programas de cmputo que forman parte de los sistemas de informacin/ los administradores del
sistema, encargados de mantener el sistema en buenas condiciones/ los capacitadores, que instruyen y
preparan a los usuarios para la utiliacin del sistema.
6ard5are- Consiste en los equipos, dispositivos y medios necesarios que constituyen la plataforma f"sica
mediante la cual, el sistema de informacin puede funcionar. Se incluyen aqu", por supuesto, los que permiten
las comunicaciones y los enlaces de red. &stos recursos son, por e'emplo, computadoras, monitores,
impresoras, disquetes o componentes de almacenamiento de informacin externos, disco ptico, papel de
impresin, cableado de red, y otros.
Soft5are o programas- Son el componente lgico, es decir, los programas, las rutinas e instrucciones que
conforman el sistema de informacin. Se les suele denominar aplicacin de sistema de informacin. &s as"
como los sistemas de informacin pueden tener aplicaciones particulares, por e'emplo, para el rea de ventas,
de contabilidad, de personal o de compras. !a aplicacin que conforma un sistema de informacin completo
contiene subcon'untos de programas que se encargan de apoyar las distintas actividades propias de la
organiacin.
Cuando se #abla de sistema de informacin, las personas suelen pensar que se refiere slo a la
aplicacin, al con'unto de programas que la constituye. &n general este es el uso convencional y aceptado, pero
realmente es slo una parte, un componente o subsistema como se #a explicado.
4atos- )nidades de informacin que son almacenadas y generadas en el transcurrir de la labor de la empresa.
!os datos son almacenados en las denominadas bases de datos o bases de conocimiento.

7mpacto de los sistemas de informacin.
!a implantacin y uso de un sistema de informacin dentro de una organiacin regularmente desencadena una
serie de consecuencias, de las cuales unas son positivas y otras no lo son. ( continuacin, algunas de las
venta'as de contar con un sistema de informacin y algunos puntos negativos que las organiaciones deben
enfrentar al implantar un sistema de informacin-
&ntre las venta'as de la utiliacin de un sistema de informacin computariado-
. Control ms efectivo de las actividades de la organiacin.
. 7ntegracin de las diferentes reas que conforman la organiacin.
. 7ntegracin de nuevas tecnolog"as y #erramientas de vanguardia.
. (yuda a incrementar la efectividad en la operacin de las empresas.
. $roporciona venta'as competitivas y valor agregado.
. 4isponibilidad de mayor y me'or informacin para los usuarios en tiempo real.
. &limina la barrera de la distancia traba'ando con un mismo sistema en puntos distantes.
. 4isminuye errores, tiempo y recursos superfluos. $ermite comparar resultados alcanados con los
ob'etivos programados, con fines de evaluacin y control.
&ntre las desventa'as se puede encontrar-
. &l tiempo que pueda tomar su implementacin.
.!a resistencia al cambio de los usuarios. $roblemas tcnicos, si no se #ace un estudio adecuado, como
fallas de #ard5are o de soft5are o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas
actividades de la organiacin.
Categor"as de los sistemas de informacin.
&n la medida en que ms funciones de las organiaciones se #an automatiado, los sistemas de informacin se
#an tornado aceleradamente ms especialiados, dando origen a distintos sistemas de informacin. &stos
sistemas individuales podr"an llegar a combinarse para convertirse en componentes o subsistemas del sistema
general de informacin propio de una organiacin. !os sistemas componen una pirmide, sirviendo de apoyo
esencialmente ms no es exclusivo, a uno de los niveles 'errquicos conformados por el personal de la
empresa. &n esencia, se tiene en las organiaciones, tres tipos de sistemas de informacin especialiados.

Categor"as de los sistemas de informacin organiacionales.
8. Sistema de procesamiento de transacciones- *9egistra las operaciones diarias+. &stos sistemas
permiten a la organiacin me'orar y mantener un seguimiento o registro de sus operaciones o
transacciones rutinarias, cuyos datos son almacenadas en una base de datos. &s por esta ran que
tambin se les llama sistemas de procesamiento de datos. !os datos de las operaciones son integrados a
la base de datos, en la cual se registran las transacciones de la organiacin. !a base de datos as"
conformada puede servir de apoyo a los otros tipos de sistemas de informacin. )n sistema comn de
procesamiento de transacciones en todas las empresas es el relacionado con el rea de contabilidad.
&ntre las actividades que automatia se encuentra el procesamiento de rdenes de venta, control de
cuentas por cobrar, inventario, cuentas por pagar y nmina.
:. Sistema de informacin gerencial o administrativa- *$roduce reportes estructurados+. &s un tipo de
sistema de informacin que arro'a reportes estandariados en forma breve y estructurada. (poya la gestin
del personal de rango medio. Se diferencian de los sistemas de procesamiento de transacciones en que
los primeros asisten o mantienen a la base de datos, en tanto que el sistema de informacin gerencial
realmente #ace uso de la base de datos. $uede requerir de administracin de la base de datos que integre
las bases de datos de los diferentes departamentos. &l personal de nivel medio requiere en general de
informacin resumida originada en distintas unidades funcionales. &s capa de producir reportes
predeterminados, con un formato previo ya determinado que presenta siempre el mismo tipo de contenido.
&xisten tres categor"as comunes de reportes en toda organiacin. !os reportes peridicos, que se
producen a intervalos de tiempo regulares, por e'emplo, los reportes de ventas mensuales. !os reportes de
excepcin, que indican acontecimientos inusuales, por e'emplo, un reporte que muestre que la venta de
cierto art"culo se encuentre muy por encima de los pronsticos. !os reportes a solicitud, que son realiados
por peticin expresa, por e'emplo, cantidad de empleados, de sexo femenino, en un rango determinado de
edad/ es un reporte que no se requiere con periodicidad, sino en una situacin ocasional, como la
evaluacin para la contratacin de un seguro mdico para los empleados.
;. Sistema de apoyo e'ecutivo o soporte de decisiones- *(poyo al anlisis de situaciones imprevistas+.
Se diferencia de los anteriores, en que es una #erramienta flexible de anlisis que produce reportes sin
formato fi'o. &stos sistemas permiten a los gerentes obtener respuestas a problemas inesperados y
relativamente excepcionales. &xisten algunas decisiones que no son de naturalea recurrente y que deben
enfrentarse muy ocasionalmente o incluso una sola ve. )na decisin se considera no estructurada
cuando no se cuenta con procedimientos claros, preestablecidos para adoptarla y no es posible identificar
anticipadamente todos los factores a considerar en la decisin. )n factor clave en el uso de estos sistemas
es la flexibilidad de definir la informacin necesaria. 7ncluso ocurre que conforme se adquiere informacin,
el gerente requiera ms informacin, dando un nuevo giro a sus requerimientos iniciales. Como se
percibe, en estos casos, no es posible disear previamente ni el formato, ni el contenido de los
reportes del sistema.
&ste tipo de sistema debe brindar flexibilidad para que el usuario *gerente o directivo+ pueda solicitar
informes definiendo el contenido y la manera de presentar la informacin. &l criterio de los directivos 'uega
un papel importante en la toma de decisiones en problemas no estructurados. !os sistemas que dan
soporte, se limitan a respaldar, pero no reemplaan el criterio del directivo.
<tros sistemas de informacin.
Sistemas de automatiacin para oficinas- !os empleados de una empresa utilian diversas aplicaciones, como
procesadores de texto, #o'as de clculo y programas de comunicaciones para encarar tareas diarias y rutinarias
de una oficina- env"o de cartas, memorandos, relacin de productos o servicios. !os sistemas automatiados de
una oficina pueden constituirse a partir de aplicaciones comerciales bsicas que pueden ser adquiridas en el
mercado, en lugar de desarrollar #asta las ms m"nimas soluciones.
Sistemas expertos- &stos sistemas automatian el proceso de toma de decisiones en un rea espec"fica, como
diagnsticos mdicos, mecnicos o revisin de #istorias de crdito para aprobacin de solicitudes de prstamo.
!os sistemas expertos tienen la capacidad de analiar datos y luego suministrar una recomendacin que indica
el curso de accin. $or e'emplo, un sistema de diagnstico mecnico experto, puede proporcionar el diagnstico
ms probable basndose en condiciones que presenta una maquinaria. !a creacin de un sistema experto
requiere de una abundante coleccin de destrea y experticia #umana en un campo espec"fico que es recogido
en una base de datos de tipo especial altamente detallada que se denomina base de conocimientos. )na piea
de soft5are llamada mecanismo de inferencia, examina los datos disponibles, relacionados con la base de
conocimientos y selecciona la respuesta ms apropiada.
Sistema de traba'o en grupo *=roup5are+- &xisten situaciones en que para la resolucin de problemas
complicados es necesario conformar equipos que se encarguen del asunto. )n sistema de apoyo de decisiones
grupales permite el traba'o colectivo. &sto se consigue utiliando computadoras con soft5are interactivo, que
usa diversas tecnolog"as de telecomunicacin, y permite la intercomunicacin inmediata entre usuarios
ubicados incluso en sitios le'anos. &stos sistemas pueden integrar programas que les permitan tener acceso a
otros sistemas de informacin propios de la empresa para obtener informacin inmediata y especifica de, por
e'emplo, produccin, finanas, ventas, y otros.
>isin de los sistemas de informacin.
!os sistemas de informacin computariados forman #oy d"a parte imprescindible de la mayor"a de las
organiaciones. Contar con fuentes de informacin confiables, veraces y oportunas que ofrecan un criterio
para la toma de decisiones acertadas en beneficio de la organiacin es algo que todo gerente an#ela. !os
sistemas de informacin son los encargados de que el flu'o de informacin en la organiacin sea adecuado,
ofrecen la posibilidad de contar con informacin de calidad, que genera un me'or desenvolvimiento de todos los
dems componentes de la organiacin.
=racias a los nuevos adelantos tecnolgicos los beneficios que aportan los sistemas de informacin se #an
extendido ms all de los l"mites de las instalaciones de la organiacin. &s factible que los sistemas de
informacin del futuro mediante la incorporacin de las me'oras tecnolgicas de #ard5are y soft5are, ofrecan
una mayor capacidad y abundancia de an me'ores opciones adicionales. &s claro que #oy se conforma una
sociedad de la informacin que incorpora grandes avances tecnolgicos en las telecomunicaciones y en la
informtica/ velocidad, disponibilidad y conectividad, 'uegan un papel de vital importancia en las organiaciones
actuales, que sin exclusin estn obligadas a operar transmitiendo y recibiendo informacin, interna y externa
para realiar sus actividades diarias. &s evidente que la capacidad gerencial se #a visto enriquecida con los
cambios introducidos por el uso de tales innovaciones.
!a gran mayor"a de las organiaciones estn conscientes que los me'ores resultados se obtienen adaptndose
a las nuevas condiciones del entorno, un entorno que se #a ido #aciendo cada ve ms cambiante, exigente y
turbulento. !os desaf"os organiacionales estn influenciados por la innovacin, la rapide, servicio de calidad y
me'ora continua. !a informacin sobre su actuacin y desempeo le permiten evaluarse y reconocer sus
fortaleas y debilidades para tomar los correctivos adecuados evitando navegar a la deriva logrando mayor
acierto en la toma de decisiones.