Mdulo VI

Expositor: Ing. Luis Espinoza Faras

Los Sistemas Integrados de
Gestin
Sesin VIII
1
Sesin VIII
2
ndice
1. Correspondencia entre las normas ISO 9001, ISO 14001 y
OHSAS 18001
2. Sistemas integrados de gestin: estructura y elementos de un
sistema integrado de gestin
3. Objetivos del sistema integrado de gestin
4. Etapas para la implementacin de un sistema integrado de
gestin
5. Manual del sistema integrado de gestin
i. Documentacin del Sistema Integrado de Gestin
ii. Objetivos y beneficios de la documentacin de un
Sistema Integrado de Gestin
iii. Tipos y ejemplos de documentacin
iv. Recomendaciones para la elaboracin de un
Manual de Sistema Integrado de Gestin
v. Ejemplo de un Manual de Sistema Integrado de
Gestin
3
a) Las normas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 han sido escritas
pensando en aumentar la compatibilidad entre las mismas
Ver prlogo en ambas normas
b) En el anexo A de la norma ISO 9001:2008 se incluye tabla que
muestra la correspondencia entre las normas ISO 9001:2008 e ISO
14001:2004
Sesin VIII
c) En el anexo A de la norma OHSAS 18002:2008 se incluye una
tabla que muestra la correspondencia entre las normas ISO
9001:2000, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007
1) Correspondencia entre las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001
4
c) Diferencias: Si bien las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS
18001 son compatibles entre si, podemos apreciar las diferencias
que se indican a continuacin:.
Manual de la calidad (4.2.2)
Identificacin y trazabilidad (7.5.3)
Propiedad del cliente (7.5.4)
Satisfaccin del cliente (8.2.1)
Nota: recordar que las norma ISO 14001 y OHSAS 18001, a
diferencia de la norma ISO 9001 no requiere procedimientos
documentados obligatorios. Sin embargo es recomendable
documentar los procedimientos que si solicitan.
Sesin VIII
5
Correspondencia entre las normas
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
-
Introduccin - Introduccin 0
0.1
0.2

0.3

0.4
Introduccin
Generalidades
Enfoque basado
en procesos
Relacin con la
Norma ISO 9004
Compatibilidad con
otros sistemas de
gestin
1 Objeto y campo de
aplicacin
1 Objeto y campo de
aplicacin
1

1.1
1.2
Objeto y campo de
aplicacin
Generalidades
Aplicacin
6
Correspondencia entre las normas
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
2 Publicaciones para
consulta
2 Normas para consulta 2 Normas para consulta
3 Trminos y definiciones 3 Trminos y definiciones 3 Trminos y
definiciones
4 Requisitos del sistema
de
gestin de la SST
(titulo solamente)
4 Requisitos del sistema de
gestin ambiental (titulo
solamente)
4 Requisitos del sistema
de
gestin de la calidad
(titulo solamente)
4.1 Requisitos generales 4.1 Requisitos generales 4.1
5.5


5.5.1
Requisitos generales
Responsabilidad,
autoridad y
comunicacin
Responsabilidad y
autoridad
7
Correspondencia entre las normas
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
4.2 Poltica de SST 4.2 Poltica Ambiental 5.1

5.3
8.5
Compromiso de la
direccin
Poltica de la calidad
Mejora continua
4.3 Planificacin
(ttulo solamente)
4.3 Planificacin
(ttulo solamente)
5.4 Planificacin
(ttulo solamente)
4.3.1 Identificacin de
peligros, evaluacin
de riesgos y
determinacin de
controles
4.3.1 Aspectos ambientales 5.2
7.2.1


7.2.2
Enfoque al cliente
Determinacin de los
requisitos relacionados
con el producto
Revisin de los
requisitos relacionados
con el producto
8
Correspondencia entre las normas
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
4.3.2 Requisitos legales y
otros
4.3.2 Requisitos legales y
otros
5.2
7.2.1
Enfoque al cliente
Determinacin de los
requisitos relacionados
con el producto
4.3.3 Objetivos y programas 4.3.3 Objetivos, metas y
programa
5.4.1
5.4.2


8.5.1
Objetivos de la calidad
Planificacin del
sistema de gestin de
la calidad
Mejora continua
4.4 Implementacin y
operacin
(ttulo solamente)
4.4 Implementacin y
operacin
(ttulo solamente)
7 Realizacin del
producto
(ttulo solamente)
9
Correspondencia entre las normas
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
4.4.1 Recursos, funciones,
responsabilidad y
autoridad
4.4.1 Recursos, funciones,
responsabilidad y
autoridad
5.1

5.5.1

5.5.2

6.1
6.3
Compromiso de la
direccin
Responsabilidad y
autoridad
Representante de la
direccin
Provisin de recursos
Infraestructura
4.4.2 Competencia,
formacin y toma de
conciencia
4.4.2 Competencia,
formacin y toma de
conciencia
6.2.1
6.2.2
(RR.HH) Generalidades
Competencia, toma de
conciencia y formacin
4.4.3 Comunicacin,
participacin y
consulta
4.4.3 Comunicacin 5.5.3
7.2.3
Comunicacin interna
Comunicacin con el
cliente
10
Correspondencia entre las normas
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
4.4.4 Documentacin 4.4.4 Documentacin 4.2.1 (Requisitos de la
documentacin)
Generalidades
4.4.5 Control de
documentos
4.4.5 Control de
documentos
4.2.3 Control de
documentos
4.4.6 Control operacional 4.4.6 Control operacional 7.1


7.2

7.2.1

7.2.2

7.3
Planificacin de la
realizacin del
producto
Procesos relacionados
con el cliente
Determinacin de los
requisitos del product.
Revisin de los
requisitos del product.
Diseo y desarrollo
11
Correspondencia entre las normas
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
7.3
7.5

7.5.1


7.5.2
7.5.5
Compras
Produccin y
prestacin del servicio
Control de la
produccin y la
prestacin del servicio
Validacin
Preservacin del
producto
4.4.7 Preparacin y
respuesta a
emergencias
4.4.7 Preparacin y
respuesta a
emergencias
8.3 Control del producto
no conforme
4.5 Verificacin (ttulo
solamente)
4.5 Verificacin (ttulo
solamente)
8 Medicin, anlisis y
mejora (ttulo
solamente)
12
Correspondencia entre las normas
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
4.5.1 Seguimiento y
medicin del
desempeo
4.5.1 Seguimiento y
medicin
7.6


8.1
8.2.3


8.2.4

8.4
Control de los equipos
de seguimiento y
medicin
Generalidades
Seguimiento y
medicin de los
procesos
Seguimiento y
medicin del producto
Anlisis de datos
4.5.2 Evaluacin del
cumplimiento legal
4.5.2 Evaluacin del
cumplimiento legal
8.2.3


8.2.4
Seguimiento y
medicin de los
procesos
Seguimiento y
medicin del producto
13
Correspondencia entre las normas
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
4.5.3 Investigacin de
incidentes, no
conformidad, accin
preventiva y
correctiva (ttulo
solamente)
--- ---- ---- ----
4.5.3.
1
Investigacin de
incidentes
--- ---- ---- ----
4.5.3.
2
No conformidad,
accin correctiva y
preventiva
4.5.3.
2
No conformidad,
accin correctiva y
preventiva
8.3

8.4
8.5.2
8.5.3
Control del producto
no conforme
Anlisis de datos
Accin correctiva
Accin preventiva
14
Correspondencia entre las normas
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001
4.5.4 Control de los
registros
4.5.4 Control de los
registros
4.2.4 Control de los registros
4.5.5 Auditoria interna 4.5.5 Auditoria interna 8.2.2 Auditoria interna
4.6 Revisin por la
direccin
4.6 Revisin por la
direccin
5.1

5.6
Compromiso de la
direccin
Revisin por la
direccin
15
a) Estructura y elementos del Sistema de Gestin de Calidad
i. El sistema de gestin de la calidad (requisitos)
ii. Responsabilidad de la direccin
o Poltica
o Planificacin
o Responsabilidades, autoridad y comunicacin
o Revisin por la direccin
iii. Gestin de los recursos
iv. Realizacin del producto
v. Medicin, anlisis y mejora
Sesin VIII
2) Sistemas integrados de gestin: estructura y elementos de un sistema
integrado de gestin

16
b) Estructura y elementos del Sistema de Gestin Ambiental
i. El sistema de gestin ambiental (requisitos)
ii. Poltica
iii. Planificacin
iv. Implementacin y operacin
v. Verificacin
vi. Revisin por la Direccin
c) Estructura y elementos del Sistema de Gestin de S&SO
i. El sistema de gestin de S&SO (requisitos)
ii. Poltica
iii. Planificacin
iv. Implementacin y operacin
v. Verificacin
vi. Revisin por la Direccin

Sesin VIII
17
e) Finalmente, los documentos que deberan existir en un Sistema
Integrado de Gestin (SIG) seran:
o Poltica del SIG
o Manual del SIG
o Objetivos y metas
o Enfoque de procesos (fichas de procesos, caracterizacin de
procesos, etc)
o Los procedimientos y registros respectivos:
o Requeridos por la norma
o Definidos por la organizacin
o Instructivos, planes documentados, cronogramas u otros
documentos que la organizacin establezca
Sesin VIII
18
Contribuye a la mejora continua del quehacer de una organizacin
Establecimiento de objetivos y seguimiento de los mismos
Contar con personal motivado
Demostrar el compromiso de la organizacin con las partes
interesadas
Demostrar la capacidad de la organizacin de alcanzar sus objetivos
Incremento de la eficacia y facilidad de operacin, mantenimiento y
control, haciendo un adecuado uso de los recursos y en un entorno
seguro
Minimizar costos
Mejorar la competitividad de la empresa
Posicionamiento
Ingresar a nuevos mercados
Sesin VIII
3) Objetivos del sistema integrado de gestin
19
a) Punto de partida: evaluacin inicial
b) Designacin del grupo de trabajo
c) Cronograma de trabajo:
i. Planificacin
ii. Implementacin y operacin
iii. Verificacin y acciones correctivas
iv. Anlisis y mejora
Sesin VIII
4) Etapas para la implementacin de un sistema integrado de gestin
20
a) Punto de partida: evaluacin inicial
o Usualmente realizada por consultores externos
o Se evala los debes de la norma
o Concluye con la elaboracin del plan de trabajo
o En algunos casos puede incluir un estimado del
monto de inversiones requeridas
b) Designacin del grupo de trabajo
o La organizacin designa el equipo responsable
o Compromiso de asignacin de recursos
Ambiente de trabajo
Disponibilidad del personal
Econmicos
Sesin VIII
21
c) Cronograma de trabajo
i. Planificacin
o Responsabilidad de la direccin
o Gestin de recursos del SIG
o Comunicacin
o Identificacin de aspectos / impactos, peligros / riesgos
significativos
o Requisitos legales y otros
o Documentacin
o Objetivos y metas
ii. Implementacin y operacin
o Capacitacin, sensibilizacin y comunicacin
o Realizacin del producto / Control operativo /Seguimiento
y medicin
o Simulacros
Sesin VIII
22
c) Cronograma de trabajo
iii. Verificacin y acciones correctivas
o Monitoreo y medicin
o No conformidades (correctivas/preventivas) e incidentes
o Producto no conforme
o Satisfaccin del cliente
o Quejas y reclamos
o Resultado de simulacros
o Auditoras
iv. Anlisis y mejora
o Poltica y objetivos
o Acciones correctivas / preventivas / incidentes
o Revisin por la direccin
v. Certificacin del SIG

Sesin VIII
23
a) El Manual del SIG es la gua por excelencia de la organizacin
b) No hay una estructura bsica definida por alguna norma que deba
contener un manual
c) La norma espaola UNE 66176 Gua para la integracin de
sistemas de gestin seala directivas para la integracin de los
sistemas de gestin ISO 9001 ISO 14001 y OHSAS 18001 en
una organizacin, mas no estructura de un manual integrado.
d) La practica comn es que para elaborar un manual se tengan en
cuenta las siguientes pautas:
i. Contenido
ii. Objetivo del manual
Sesin VIII
5) Manual del sistema integrado de gestin
24
i. Contenido
o Antecedentes de la empresa
o Misin y visin
o Declaracin de los principios y valores que promueve la
organizacin
o Alcance del SIG
o Elementos del SIG (ndice)
o Estructura / organigrama del SIG
ii. Objetivo del manual
o Describir el SIG
Referencia a los documentos del SIG
Enfoque en procesos
Inter-relaciones de los procesos


Sesin VIII
25
a) Documentos obligatorios documentados de ISO 9001:2008 (ver
4.2.1)
o Poltica de calidad y de objetivos de calidad
o Un manual de calidad
o Los procedimientos documentados y registros requeridos
o Los documentos (incluye registros) que la organizacin estime
necesarios
b) Documentos obligatorios de ISO 14001:2004 (ver 4.4.4)
o Poltica, objetivos y metas ambientales
o Descripcin del alcance del SGA
o Descripcin de los elementos principales del SGA, interaccin y
referencia a los documentos relacionados
o Los documentos requeridos por la esta norma
o Los documentos necesarios determinados por la organizacin

Sesin VIII
i) Documentacin del Sistema Integrado de Gestin
26
Qu es un procedimiento documentado?
ISO 9001:2008 en 4.2.1 (nota 1) lo define as:
NOTA 1 Cuando aparece el trmino procedimiento
documentado dentro de esta Norma Internacional, significa
que el procedimiento sea establecido, documentado,
implementado y mantenido. Un solo documento puede incluir
los requisitos para uno o ms procedimientos. Un requisito
relativo a un procedimiento documentado puede cubrirse con
ms de un documento.
27
c) Documentos obligatorios de OHSAS 18001:2008 (ver 4.4.4)
o Poltica y objetivos de S&SO
o Descripcin del alcance del sistema de gestin de S&SO
o Descripcin de los elementos principales del sistema de gestin
de S&SO, interaccin y referencia a los documentos
relacionados
o Los documentos requeridos por la esta norma
o Los documentos necesarios determinados por la organizacin

Sesin VIII
28
d) Procedimientos (establecidos, implementados y mantenidos)
requeridos por la norma ISO 14001:2004
i. Comunes a ISO 9001:2008
o Proc. control de documentos (ver 4.4.5)
o Proc. acciones correctivas y preventivas (ver 4.5.3)
o Proc. control de registros (ver 4.5.4)
o Proc. auditoras internas (ver 4.5.5)


Sesin VIII
29
d) Procedimientos (establecidos, implementados y mantenidos)
requeridos por la norma ISO 14001:2004
ii. Adicionales los requeridos por ISO 9001:2008
o Proc. Identificacin aspectos ambientales (ver 4.3.1.a)
o Proc. Identificacin de leyes y otros requisitos (ver 4.3.2)
o Proc. para que los trabajadores tomen conciencia de la
importancia del SGA (ver 4.4.2)
o Proc. Comunicacin interna y externa (ver 4.4.3)
o Proc. para aquellas situaciones en que su ausencia puede
llevar al desviaciones del SGA (ver 4.4.6.a)
o Proc. emergencias (ver 4.4.7)
o Proc. seguimiento y medicin (ver 4.5.1)
o Proc. evaluacin del cumplimiento legal (ver 4.5.2)


Nota: ISO 14001:2004 en 4.4.3 solicita se documente la decisin de
la empresa de comunicar o no sus aspectos ambientales
significativos
Sesin VIII
30
e) Procedimientos (establecidos, implementados y mantenidos)
requeridos por la norma OHSAS 18001:2007
i. Comunes a ISO 9001:2008
o Proc. control de documentos (ver 4.4.5)
o Proc. acciones correctivas, preventivas e incidentes (ver
4.5.3)
o Proc. control de registros (ver 4.5.4)
o Proc. auditoras internas (ver 4.5.5)


Sesin VIII
31
e) Procedimientos (establecidos, implementados y mantenidos)
requeridos por la norma OHSAS 18001:2007
ii. Adicionales a los requeridos por ISO 9001:2008
o Proc. Identificacin peligros y evaluacin de riesgos (ver
4.3.1)
o Proc. Identificacin de leyes y otros (ver 4.3.2)
o Proc. para que los trabajadores tomen conciencia de la
importancia del Sist. de gestin de S&SO (ver 4.4.2)
o Proc. Comunicacin, participacin y consulta (ver 4.4.3)
o Proc. para aquellas situaciones en que su ausencia puede
llevar al desviaciones de S&SO (ver 4.4.6.a)
o Proc. emergencias (ver 4.4.7)
o Proc. medicin del desempeo y monitoreo (ver 4.5.1)
o Proc. evaluacin del cumplimiento legal (ver 4.5.2)



Sesin VIII
32
Procedimientos que deberan documentarse
33
Procedimientos que deberan documentarse
34
Otros documentos
o Manual del SIG
o Poltica
o Objetivos y metas del SIG
o Fichas de procesos / caracterizacin de
procesos / determinacin de procesos
o Manual de organizacin y funciones (MOF)

35
Niveles de documentacin
Procedimientos, planes
Instructivos
Registros
Manual
36
Estandarizar mtodos y procedimientos
Establecimiento de objetivos y seguimiento de los mismos
Seguridad de realizar las diversas actividades que afectan el SIG
en forma controlada
Focaliza las actividades clave de los procesos
Tener evidencia de los controles realizados a los procesos
Detectar oportunidades de mejora (anlisis de tendencias)
Detectar posibles desviaciones a lo establecido (anlisis de datos)
Tomar decisiones efectivas basado en el anlisis de datos
Minimiza equivocaciones, malos entendidos
Constituyen los criterios de auditora


Sesin VIII
ii) Objetivos y beneficios de la documentacin de un Sistema Integrado de
Gestin
37
a) Documento: informacin y su medio de soporte. Ejemplo: Registro,
especificacin, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma.
NOTA El medio puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotografa o
muestra modelo o una combinacin de las mismas.
b) Especificacin: documento que establece requisitos
NOTA Una especificacin puede estar relacionada a actividades (p.e. procedimiento
documentado, especificacin de proceso y especificacin de ensayo), o a productos
(p.e. una especificacin de producto, una especificacin de funcionamiento y un plano).
c) Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente
implcita u obligatoria
d) Manual: documento que describe el sistema de gestin de una
organizacin
NOTA El formato y nivel de detalle de un manual de la calidad depender del tamao
y las necesidades de una organizacin
Sesin VIII
iiii) Tipos y ejemplos de documentacin
38
e) Plan de la calidad: documento que especifica qu procedimientos
y recursos asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y
cundo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato
especfico.
f) Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad
o un proceso
NOTA 1 Los procedimientos pueden estar documentados o no
NOTA 2 Cuando un procedimiento est documentado, se utiliza con frecuencia el
trmino procedimiento escrito o procedimiento documentado. El documento que
contiene un procedimiento puede denominarse "documento de procedimiento".
g) Registro: documento que proporciona resultados conseguidos o
evidencia de actividades efectuadas.
NOTA 1 - Los registros pueden utilizarse para documentar la trazabilidad y para
proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones
correctivas.
NOTA 2 Generalmente no necesita controlarse la revisin de los registros.





Sesin VIII
39
Ejemplo de plan de calidad
40
h) Proceso: actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos, y
que permite que los elementos de entrada se transformen en
resultados.
Frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente
el elemento de entrada del siguiente proceso
i) Actividad: acciones organizadas hechas con un determinado fin
(transforma entradas en salidas)





Sesin VIII
41
o Evitar incluir cualquier documento del SIG, slo hacer referencia a
los mismos.
o No incluir los objetivos del SIG pero si una referencia a los mismos.
o Enfoque de procesos:
Elementos de entrada
Elementos de salida
Secuencia de actividades
Disponibilidad de informacin y recursos
Indicadores
Interrelaciones con otros procesos
o No indicar en el manual lo ya descrito en un procedimiento
o Si bien no existe una estructura rgida a seguir, se puede usar el
enfoque PHVA (ISO 14001 OHSAS 18001)
Importante: un Manual del SIG debe ser lo mas breve posible
Sesin VIII
iv) Recomendaciones para la elaboracin de un Manual de Sistema
Integrado de Gestin
42
Antecedentes de la empresa
Punto Verde es una empresa dedicada a la fabricacin de jabones. Fundada
en el ao 1955, empez con la fabricacin de jabones a partir de la
saponificacin de grasas animales para el lavado de ropa hasta llegar
actualmente a la fabricacin de jabones de tocador elaborado con grasas
vegetales en su moderna planta ubicada en el distrito de Ventanilla, Calle Los
Gavilanes Lote 13, Mza F. Cuenta con 235 trabajadores distribuidos tanto en
la reas administrativas como operativas. Actualmente Punto Verde tiene
presencia en varios pases de sudamrica, consolidando su posicin de
liderazgo en el mercado interno.
Visin: Ofrecer soluciones para mejorar la calidad de vida de las persona
Misin: Elaborar productos para el aseo personal de calidad mundial
v) Ejemplo de un Manual de Sistema Integrado de Gestin
43
Valores
i. El respeto mutuo es la base de las relaciones entre todos los colaboradores.
ii. Respetamos la individualidad y la integridad de cada uno.
iii. Promovemos el trabajo en equipo como la mejor forma de relacionarnos.
iv. Desarrollamos un ambiente de trabajo que fomente la mxima sinergia entre
nuestros colaboradores para el logro de nuestras metas.
v. Brindamos oportunidades para su desarrollo profesional, as como programas de
capacitacin y de motivacin para la mejora de destrezas y para atraer y mantener
a los mejores.
vi. Proporcionamos condiciones laborales sanas y seguras.
vii. La pasin y el entusiasmo son atributos esenciales de nuestra gente.
viii. Nuestros colaboradores son protagonistas en los esfuerzos de la empresa a favor
de un desarrollo sostenible.

44
N
E
C
E
C
I
D
A
D

D
E
L

C
L
I
E
N
T
E

C
L
I
E
N
T
E

Procesos Estratgicos
Procesos Principales
Procesos de Apoyo
Planificacin del Sistema
Integrado de Gestin
Gestin de la Direccin




Produccin












Administracin
& Finanzas
Tecnologa de la
Informacin (TI)
Control de
Calidad
Mantenimiento Compras
Calidad,
Seguridad y
Medio
Ambiente
Saponificacin
Moldeado
Empaquetado


Gestin Comercial










Vistitas al Cliente
Atencin de pedidos
Servicio Post Venta
Rev.00/ 16-03-2012







Almacenamiento y despacho








45
1. Introduccin
1.1. Requisitos Generales
1.2. Alcance del SIG
2. Poltica
3. Planificacin
3.1. Requisitos del cliente y del producto
3.2. Aspectos ambientales y peligros ocupacionales
3.3. Requisitos legales y otros
3.4. Objetivos y metas
3.5. Programas de gestin
4. Implementacin y operacin
4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad
4.2. Competencia, formacin y toma de conciencia
Indice
46
1. Introduccin
2. Poltica
3. Planificacin
4. Implementacin y operacin
4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad
4.2. Competencia, formacin y toma de conciencia
4.3. Comunicacin, participacin y consulta
4.4. Documentacin del SIG
4.5. Control de documentos
4.6. Control Operacional
4.7. Compras
4.8. Planes de emergencia y respuesta a emergencias
5. Verificacin y accin correctiva
5.1. Monitoreo y medicin
5.2. Producto no conforme, accin correctiva y preventiva, incidentes
5.3. Registros
5.4. Auditoria del SIG
6. Revisin por la Direccin
47
Objetivo
El objetivo del presente documento es describir la estructura del SIG de Punto
Verde SAC establecido y mantenido sobre la base de los requisitos de las
normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.
El presente manual y la documentacin a la que hace referencia pretende
ayudar a mantener la continuidad del sistema durante circunstancias
cambiantes.
Nro. Descripcin
1 Introduccin
1.1 Requisitos Generales. Se cuenta con un mapa de proceso, siendo cada
rea funcional responsable de realizar la caracterizacin de sus
procesos. Los procesos de Servicios Generales (vigilancia, comedor,
limpieza, jardines) estn a cargo de RR.HH.
48
Nro
.
Descripcin
1.2 Alcance del SIG
Aplica a los procesos de comercializacin, produccin y distribucin de
jabones, en su planta ubicada en Av. Trapiche, Mza. A Lote 7.
Se excluye del alcance el numeral 7.3 de ISO 9001: Diseo y Desarrollo.
2 Poltica
La poltica del SIG (ver documento Poltica de calidad, SSO y MA) ha
sido aprobado por el Gerente de la empresa y es revisada continuamente
a travs de las disposiciones descritas en el punto 6 del presente Manual.
As mismo sirve de marco para el establecimiento de objetivos y metas
(ver el punto 3.4 del presente Manual).
3 Planificacin
3.1 Requisitos del cliente y del producto
Se cuenta con el documento Procedimiento de Ventas, en el cual se establecen
los mecanismo previstos para determinar los requisitos del cliente (explcitos e
implcitos) as como los que debe cumplir el producto.
3.2 Aspectos ambientales y peligros ocupacionales
Se identifican los aspectos / impactos y peligros / riesgos segn lo establecido en
el Procedimiento para la identificacin y valoracin de aspectos / impactos y
peligros / riesgos, generndose la matriz Matriz de aspectos / impactos y
peligros / riesgos. Aquellos que resulten significativos sern tomados en cuentas
en el establecimiento de objetivos y metas (ver numeral 3.4)
3.3 Requisitos legales y otros
Los requisitos legales y de pblicos interesados son identificados, actualizados y
evaluados de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Ventas y
Procedimiento de Identificacin y Evaluacin de Requisitos Legales y otros.
Las leyes identificadas, as como los responsables y mecanismos de
cumplimiento se indican en la Matriz de Requisitos Legales y Otros Requisitos
3.4 Objetivos y metas
El Comit SIG propondr los objetivos y metas, siendo aprobados por los
Gerentes / Jefes de rea respectivos (ver documento Objetivos y Metas
de Punto Verde SAC). Con este fin se consideran:
Los compromisos de la poltica
Las oportunidades de mejora
Los aspectos y peligros significativos
Las opciones tecnolgicas
Los requerimientos financieros, operacionales y comerciales
La opinin de los pblicos interesados
3.5 Programas de Gestin
Los Gerentes / Jefes de rea el/los programa(s) de gestin necesarios
para el cumplimiento de los objetivos que le apliquen (ver Objetivos y
Metas de Punto Verde SAC). As mismo llevan a cabo la revisin de los
programas de gestin a fin de asegurar se alcancen los objetivos y metas
en los plazos previstos adems de evaluarla necesidad de llevar a cabo
modificaciones en los mismos.
4 Implementacin y operacin
4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad
La Gerencia General designa al Representante de la Direccin (RED),
quien es responsable de proveer los recursos necesarios para establecer,
implementar y mantener el SIG (ver MOF del RED).
Las funciones, responsabilidades y lnea de autoridad estn definidos en
los MOF y organigrama del SIG y son comunicados de acuerdo al
procedimiento de Comunicacin interna y externa.
4.2 Competencia, formacin y toma de conciencia
Las necesidades de competencia estn definidas en los MOF. Cuando se
detecte una brecha entre el MOF y el personal que ocupa el puesto, la
Gerencia de RR.HH. deber implementar las acciones pertinentes.
Anualmente, la Gerencia de RR.HH. Presenta a la Gerencia General el
Programa Anual de Capacitacin para su aprobacin.
4.3 Comunicacin, participacin y consulta
Los mecanismos de comunicacin entre la lnea de mando, trabajadores y
dems pblicos interesados se describen en el procedimiento
Comunicacin Interna y Externa, manteniendo informado al personal de
sus responsabilidades, de sus aspectos y peligros significativos y dems
temas de inters aplicables.
Para la identificacin de aspectos / impactos y peligros / riesgos as
como la definicin de los controles operacionales respectivos se har
con la participacin del personal que realiza la labor (ver Procedimiento
para la identificacin y valoracin de aspectos / impactos y peligros /
riesgos).
4.4 Documentacin del SIG
El sistema de gestin de Punto Verde SAC se encuentra documentado
en el presente Manual y dems documentos a los que hace referencia en
ste, siendo controlados segn lo establecido en el punto 4.5.
4.5 Control de Documentos
Se realiza de acuerdo al Procedimiento de Control de Documentos y
Registros.
4.6 Control Operacional
Los mecanismos de control se definen de acuerdo al Procedimiento de
identificacin y valoracin de aspectos / impactos y peligros / riesgos.
Estos mecanismo de control podrn ser controles operacionales y
programas de gestin.
Para el control de la produccin se cuenta con el Plan de calidad de
operaciones en donde se establece las variables crticas a controlar, las
responsabilidades, equipos de medicin a usar y registros a generarse.
4.7 Compras
Todo aquel producto o servicio que afecte al SIG es adquirido /
controlado de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para la
seleccin, evaluacin y re-evaluacin de proveedores
4.8 Preparacin y respuesta ante emergencias
Las situaciones de emergencia ambientales y de SSO que puedan
presentarse se identifican de acuerdo al Procedimiento de identificacin
y valoracin de
Aspectos / impactos y peligros / riesgos. Para prevenir y minimizar los
efectos derivados de las emergencias se ha establecido el documento
Plan e Emergencia
5 Verificacin y accin correctiva
5.1 Seguimiento y medicin
La medicin de los objetivos y metas, la eficacia del control operacional
as como el seguimiento de accidentes e incidentes es realizado de
acuerdo a lo sealado en el Procedimiento de seguimiento y medicin.
5.2 Producto no conforme, accin correctiva y preventiva
Se tienen establecidos los procedimientos Producto no conforme,
Acciones correctivas y preventivas e Investigacin de Incidentes, en
los cuales se establecen los pasos a seguir, registros geneados as
como los responsables respectivos.
5.3 Registros
El control de los registros se lleva a cabo de acuerdo al Procedimiento para el
control de los Documentos y Registros. Este procedimiento establece los
requisitos de legibilidad, identificacin, recuperacin, almacenamiento, proteccin,
tiempo de retencin y disposicin de los registros del SIG.
5.4 Auditora del SIG
Punto Verde SAC lleva a cabo auditoras peridicas al SIG en base a la
importancia de sus procesos y actividades as como al resultado de auditoras
previas. Dichas auditoras se llevan a cabo segn lo establecido en el
Procedimiento de auditoras internas.
6 Revisin por la Direccin
Por lo menos una vez al ao la Direccin lleva a cabo la revisin del SIG para
asegurar su continua adecuacin y eficacia. En estas revisiones se analiza los
resultados de auditoras internas, cambios de los procesos, resultados de los
objetivos / metas / programas de gestin, as como el resultado de las acciones
correctivas / preventivas / incidentes a fin de poder tomar decisiones para el
mejoramiento del desempeo del SIG
Sesin VIII
56
Procedimiento para la identificacin y valoracin de aspectos/impactos
y peligros/riesgos - Control operacional
1. La Gerencia de Operaciones conjuntamente con los representantes de cada proceso
identifican los Aspectos ambientales y Peligros en SSO usando los siguientes formatos
Entradas y salidas del proceso
Identificacin y valoracin de aspectos e impactos ambientales)
2. La Identificacin de aspectos ambientales y peligros en SSO se realizara cuando se
produzca alguna de las siguientes variantes:
Cambio en los procesos
Cambios en mtodos de trabajo
Cambio en la legislacin aplicable u otros requisitos.
En caso no ocurran las variantes enunciadas la Identificacin y Valoracin ser revisado
anualmente por la Gerencia de Operaciones y representantes de cada proceso
3. La identificacin y Valoracin de los Aspectos / Impactos y Peligros / Riesgos de toda la
empresa se consigna en la Matriz de Identificacin y Valoracin de Aspectos / Impactos
Ambientales y Peligros / Riesgos en SSO que incluye:
Sesin VIII
57
Sesin
Los procesos y Sub-procesos de la Organizacin
Los Aspectos e Impactos Ambientales relacionados en condiciones
Normales (N) Anormales (A) Emergencia (E)
Los peligros y riesgos se identifican en condiciones:
Rutinarias(R) No Rutinarias (NR) Emergencia(E)

4. La valoracin de la significancia de los Impactos Ambientales y Riesgos Ocupacionales se
realiza en base a dos criterios: severidad y frecuencia, hacindose uso del cuadro a
continuacin:
Procedimiento para la identificacin y valoracin de aspectos/impactos
y peligros/riesgos - Control operacional
58
Procedimiento para la identificacin significativos ambientales y
control operacional
Sesin VIII
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Procedimiento para la identificacin significativos ambientales y
control operacional
Sesin VIII
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Procedimiento para la identificacin significativos ambientales y
control operacional
Sesin VIII
61
5. De acuerdo a la Matriz Valoracin vs. Severidad indicada en el punto 4, los impactos
ambientales se clasifican como se indica continuacin:c
Donde: NS: No Significativo S: Significativo
La empresa establecer un mecanismo de control para todo impacto ambiental que resulte
SIGNIFICATIVO. Para aquellos que resulten NO SIGNIFICATIVOS, la empresa se reserva el
derecho de establecer o no un mecanismo de control :
6. Los mecanismos de control pueden ser de dos tipos:
o Control Operativo.
o Programa de Gestin
Procedimiento para la identificacin significativos ambientales y
control operacional
Sesin VIII
62
7. Control Operativo y Programas de Gestin Ambiental y de SSO
Control Operativo se implementar para aquellos impactos y riesgos que solo se puedan
mantener bajo control pero no podrn eliminarse y/o minimizarse con el tiempo.
Programa de Gestin se establecer para aquellos impactos y riesgos que puedan
minimizarse y/o eliminarse con el tiempo. Son preparados por la Gerencia de Operaciones y
se componen de:
o Un objetivo y meta definido
o Tareas a realizar y asignacin de responsables
o Cronograma de implementacin
o Asignacin de recursos en algunos casos
o Uno o ms indicadores que permitan medir la mejora continua.
Adems, al establecer y revisar los objetivos, el Gerente de Operaciones debe considerar
los requisitos legales y los otros requisitos, sus opciones tecnolgicas y sus requerimientos
financieros, operacionales y comerciales, as como la opinin de las partes interesadas.
8. La Gerencia General es la encargada de la aprobacin del/los Programa(s) Ambiental(es) y
de SSO, pudiendo mandar a revisar o cambiar algunos programas de acuerdo a la
conveniencia de la empresa
Procedimiento para la identificacin significativos ambientales y
control operacional
Sesin VIII
63
Procedimiento para la identificacin y evaluacin legal
1. Identificacin de requisitos legales
El Gerente de Operaciones deber analizar la lista de todos los aspectos ambientales y
riesgos SSO identificados en la empresa e identificar los requisitos legales relacionados,
para lo cual contratar los servicios de un estudio de abogados especializado en temas
ambientales y de SSO.
2. Identificacin de otros requisitos
Ver procedimiento de Comunicacin externa e interna
3. Los nuevos requisitos identificados en 1 y 3 debern ser actualizados en la Tabla de
requisitos aplicables, por el Gerente de Operaciones.
4. La actualizacin de la Tabla de requisitos y otros aplicables se realizar revisando
diariamente las separatas de normas legales del diario El Peruano. En caso de ausencia
del GO, esta labor ser realizada por el Gerente General.
5. En el caso de incumplir un requisito legal o de pblicos interesados, los responsables del
SGI deben levantar una Solicitud de accin correctiva segn lo establecido en el
Procedimiento para el tratamiento de las acciones correctivas y preventivas.
Sesin VIII
64
6. Seguimiento al cumplimiento de requisitos aplicables
El seguimiento ser efectuado considerando los datos de la accin establecida, periodicidad,
frecuencia y responsables establecidos en la Tabla de requisitos legales aplicables.
7. Informacin acerca de los requisitos aplicables a cada labor
Cada vez que se actualicen los requisitos, el Gerente de Operaciones deber comunicar los
cambios y/o actualizaciones a las reas involucradas.
El Gerente de Operaciones deber monitorear permanente el cumplimiento de los requisitos
legales establecidos en la Tabla de requisitos legales aplicables.
8. Evaluacin del cumplimiento legal
En el programa de auditoras internas se incluir la evaluacin del cumplimiento legal

Procedimiento para la identificacin y evaluacin legal
Sesin VIII
65
1. Incendio de Magnitud pequea
El trabajador que lo detecte podr usar el extintor apropiado para combatirlo solo si est
capacitado para usarlo, caso contrario solicitar apoyo de un trabajador que si haya sido
capacitado en el uso del extintor.
2. Incendio de mayor proporcin
El colaborador que detecte el incendio llamar inmediatamente a los bomberos (nmero 116)
y dar inicio a la evacuacin segn la voz de alarma prevista en 3
La Brigada contra Incendios slo podr brindar apoyo limitado en caso de ser necesario,
este apoyo no debe poner en riesgo su salud o bienestar
3. Voz de alarma
En caso de un incendio y/o movimiento telrico:
a) El trabajador que detecte la necesidad de evacuacin activar la alarma contra
incendio desde el panel de control del piso en que se halle.
b) Todos debern ser reunidos en la zona Segura (frente a la puerta de ingreso de la
empresa).
c) Los responsables de evacuacin por piso (ver 7) sern los que comuniquen a los
trabajadores y visitas presentes en el piso correspondiente la existencia de necesidad
de evacuacin y proceder a evacuarlos.
Procedimiento para control de incendios y evacuacin
Sesin VIII
66
4. Funciones de los Responsables de Evacuacin:
Una vez se haya avisado a los trabajadores de acuerdo al sistema de alarma sealado en 3,
los responsables de evacuacin realizarn lo siguiente:
a) Conducir en forma ordenada a todo el personal del piso hacia la zona de evacuacin,
incluyendo visitas y/o terceros.
b) Una vez ubicados en la zona evacuacin, verificar que todo el personal haya evacuado
las diferentes reas, anotando a los faltantes.
c) Despus que todos se hayan reunido en la zona de evacuacin, se deber esperar las
indicaciones del RED para dar por finalizado el mismo (en caso de simulacro) y
retornar a los puestos de trabajo. De estar ausente, cualquier responsable de
evacuacin podr dar por finalizado el evento.
d) En caso de un evento real, esperar las indicaciones de las acciones a seguir del RED o
responsable de evacuacin segn lo sealado lneas arriba.
e) Presentar la relacin de faltantes que no evacuaron su rea de trabajo as como el
motivo al coordinador del evento (Gerente de Operaciones).
Procedimiento para control de incendios y evacuacin
Sesin VIII
67
5. Los responsables de evacuacin que posean los medios de comunicacin interna (RPC,
Nextel) debern llevarlos en todo momento, de no tenerlos prestarse uno de algn trabajador
de su zona de reunin para evacuacin, ello a fin de poder recibir las instrucciones del
coordinador del evento
6. En caso de tratarse de un simulacro, el jefe de la brigada contra incendio deber llenar el
acta de simulacro.
7. El Gerente de Operaciones define los responsables de evacuacin por piso:
1 piso Titular : Miguel Coz
Suplente : Javier Leiva
2 piso Titular : Rommel Rosales
Suplente : Gustavo Barrantes
3 piso Titular : Luis Trujillo
Suplente : David Huamn
4 piso Titular : Jos Chamochumbi
Suplente : Francisco Puertas
Procedimiento para control de incendios y evacuacin
Sesin VIII
68
Procedimiento para toma de conciencia de la importancia del SGI
Procedimiento de comunicacin interna y externa

1. Comunicacin interna
a) Todo nuevo colaborador deber recibir una induccin sobre el SGI dentro de los 7 das
tiles de haber ingresado, la cual ser dada por el Jefe del rea respectiva.
b) Para el caso de proveedores de servicios dentro de nuestras instalaciones, cuando
aplique la induccin ser previa al inicio del servicio y ser dada por el Gerente de
Operaciones o la persona que ste designe.
c) Evidencia de lo anterior ser el formato Lista de asistencia a capacitacin
d) Documentacin del SGI: la distribucin de todo documento nuevo y/o modificado
relacionado al SGI se har de acuerdo a lo indicado en el Procedimiento de Control de
Documentos. La capacitacin y/o difusin a las personas involucradas, estar a cargo
del Responsable del rea o el representante del rea que efectu la modificacin y/o
elaboracin del documento.
e) Las responsabilidades: estn contenidas en los perfiles del puesto, los cuales sern
comunicados por RRHH a todo personal de la empresa (nuevo o actual). Cada vez que
se modifique un perfil del puesto, este deber ser comunicado por RRHH a las
personas afectadas.
Sesin VIII
69
Procedimiento para toma de conciencia de la importancia del SGI
Procedimiento de comunicacin interna y externa

f) Requisitos Legales, y Auditorias del SGI sern comunicadas por el RED a la
Gerencia General y/o dems partes interesadas, cada vez que se realicen y/o
aparezca un nuevo requisito legal.
g) La difusin de la Poltica del SIG, Impactos Ambientales, Riesgos SSO, Objetivos
y Metas, Requisitos Legales y controles operacionales: sern comunicadas por el
RED a travs del manual de Medio Ambiente impreso o en formato electrnico adems
de incluir toda esta informacin en un programa de Induccin para personal nuevo y de
re-induccin para personal antiguo. El RED deber comunicar al personal los impactos
ambientales del rea respectiva as como los mecanismos de control establecidos.
Nota: es responsabilidad del Gerente / Jefe de rea hacer el seguimiento para el
cumplimiento de los controles operaciones
f) La comunicacin interna deber contar con las evidencias respectivas de su ejecucin:
registros de induccin, correos electrnicos, entre otros.
Sesin VIII
70
Procedimiento para toma de conciencia de la importancia del SGI
Procedimiento de comunicacin interna y externa

2. Comunicacin externa
a) Clientes: para la poltica del SIG el RED ha establecido mecanismos de comunicacin
tales como publicacin de la poltica a la entrada de la empresa y en las diferentes
reas de la empresa.
b) Proveedores: El departamento de compras ser encargado de comunicar a los
proveedores la Poltica del SIG.
c) En el caso de proveedores que realicen trabajos en los interiores de la empresa, las
personas de la parte operativa pasaran por una induccin con el fin de mantener el
cumplimiento de las normas proteccin al medio ambiente y de SSO establecidas que
sern complementadas con las inspecciones inopinadas peridicas.
d) Quejas y reclamos: Vigilancia ser el rea encargada de conducir a / los vecino / s
que presenten algn malestar por el desempeo de las actividades de la empresa al
RED, quien evaluar las alternativas de solucin a la misma (en caso de proceder) y
las implementara. De ser necesario, solicitar el VB de la Gerencia General para
proceder a implementar las acciones pertinentes
Sesin VIII
71
e) Cualquier otro pblico interesado podr comunicar su requerimiento al RED. Este
requerimiento seguir un proceso similar al descrito en el prrafo anterior.
f) Gobierno: Se dispone de mecanismos tales como diario oficial (El Peruano), correo
directo, fax y/o e-mail para enterarse de los nuevos dispositivos legales (gobierno o
autoridad local) que aplican a sus actividades. Para el caso de nuevos requisitos /
dispositivos legales, el RED deber comunicar a la Gerencia General la naturaleza de
la misma y la forma de cumplirla, quien la autoriza o no. Todo esto se realizara de
acuerdo al procedimiento Identificacin y Seguimiento del Cumplimiento de Requisitos
Legales.
g) Todas estas comunicaciones debern contar con las evidencias de su ejecucin:
registros, correos electrnicos, entre otros.
Con respecto a la difusin de Impactos Ambientales la organizacin ha definido no
comunicarlas a menos que lo exija alguna autoridad competente apoyada en un requisito legal
especificando las razones, luego la Gerencia General decidir si se dan a conocer los Impactos
Ambientales.
Procedimiento para toma de conciencia de la importancia del SGA
Procedimiento de comunicacin interna y externa

Sesin VIII
72
1. Se realizara el seguimiento a las siguientes variables:
o Indicadores del SGI: gerencias responsables
o Monitoreos ambientales (ruido, polvo, gases,, efluentes): RED
De encontrarse desviaciones a los establecido, el/los responsables debern realizar un
anlisis de causas y plantear y ejecutar las acciones correctivas del caso
Nota 1: para los monitoreos deber contarse con los certificados de calibracin de los
equipos usados en las mediciones
Nota 2: Cada Gerencia deber designar los responsables de la medicin de los indicadores
(en forma mensual y acumulada), debiendo entregar un reporte mensual a la Gerencia
General, indicando las acciones tomadas en caso se encuentren fuera de control)
2. Para el seguimiento de los mecanismos de mejora continua:
o Acciones correctivas y preventivas: RED
o Revisiones por la Direccin: RED
o Resultado de auditorias: RED
El responsable deber verificar el cumplimiento de las acciones previstas en cada una de
ellas
Procedimiento para el seguimiento y medicin

Sesin VIII
73
Matriz legal

Sesin VIII
74
IMPORTANTE

Para la realizacin del presente taller IV
los alumnos deben traer a clase las
normas ISO 9001 - ISO 14001
OHSAS 18001
75
Ing. Luis Espinoza Faras
luisespinozafarias@gmail.com
GRACIAS!