EL ARTE DE DELEGAR

1. Qu es delegar?
- Asignar autoridad y responsabilidad a otros (Al asignar una tarea o una
funcin a un colaborador de la organizacin, lo que se est transmitiendo es
la posibilidad de tener autoridad y responsabilidad sobre algunos de los
procesos que se est desarrollando. No es simplemente decir haz este
trabajo que yo no quiero hacer
- Involucrar a otros en los resultados de nuestra rea y/o organizacin.(Es
decir buscar dar participacin mucho ms notoria a las personas que
colaboran en la organizacin)
- Dar libertad a otros de decidir la manera de alcanzar los resultados que se
esperan.(No se busca que la persona repita la tarea que nosotros no
queremos hacer, es dar la responsabilidad de alcanzar el resultado y
permitirles la libertad de ser creativos de manifestar las capacidades que
tienen y que ellos puedan determinar la manera de como desean hacer
dichas funciones)
- Delegar significa soltar
2. Barreras que nos impiden delegar
a) Temor a obtener resultados de menor calidad, se cree que si uno
mismo no hace las cosas, las cosas no van a quedar bien hechas(si
tenemos esa perspectiva estamos limitando el desarrollo de la empresa,
porque se est invirtiendo tiempo en labores que pueden estar
realizando otras personas, adems estamos limitando la capacidad de
crecimiento de otros colaboradores)
b) Miedo a perder el control, se cree que si uno empieza a asignar las
funciones que realizaba a otras personas, tal vez ya no se tendr la
supervisin adecuada ya no voy a tener la certeza de cmo se estn
dando los procesos o como se est llegando al resultado final, lo peor
que uno puede pensar es que nuestro trabajo est peligrando.
c) Falta de tiempo para delegar, muchas personas pueden decir que ellos
saben ya que hacer, saben en qu momento pueden dedicar su tiempo
para realizar la labor, saben dnde estn los recursos que se necesitan,
por lo tanto no tengo el tiempo para empezar a entrenar a otra
persona, es decir no tengo el tiempo para indicarle que es lo que tiene
que hacer y como lo tiene que hacer, indicarle la razn por la cual se fue
elegido para que realice la funcin, NO se tiene el tiempo para hacer el
seguimiento y si al final del da las cosas no quedan como uno lo
esperaba NO se tiene el tiempo para poder realizar las correcciones.
d) Temor a parecer incompetente al momento de delegar funciones, se
puede ver de dos maneras.
- Si yo estoy delegando funciones, la gente puede pensar en la empresa
que lo estoy haciendo porque yo no conozco la manera de hacer esas
las cosas. Por lo tanto estoy mostrando a la gente que soy
incompetente por lo consiguiente es mejor que yo haga todo (si yo
asigno mis funciones a otros puede suceder que ms adelante la otra
persona pueda ocupar mi puesto y yo me quede sin trabajo.)
- Tal vez creemos que no tenemos las condiciones para explicarle a la
otra persona que es lo que tiene que hacer y tal vez en el momento de
explicarle lo que debe de hacer puedo ser visto como una persona
incompetente debido a que no soy claro al asignar las funciones y/o
responsabilidades.
3. Ventajas de la delegacin
a) Incrementar el tiempo personal disponible, por no apoyarme
adecuadamente con mis colaboradores puedo llevar trabajo de oficina a
mi casa para poder concluirlo, con esto estoy vulnerando el tiempo
personal y valioso que debo tener a otras reas de mi vida como son los
hijos, la esposa, nuestros padres, el poder salir a pasear y sobre todo
descansar o tal vez a mi desarrollo personal tanto profesional como
educacin.
b) Promover la comunicacin organizacional, si solo nos dedicamos a
nuestro puesto de trabajo a cumplir con nuestras funciones y
entregando los reportes que nos solicitan, la interaccin que tengamos
con otros colaboradores ser menor a si cumplimos otras funciones que
demanden mayor interaccin con otras reas ya que se tendr que
consultar o solicitar informacin a otros colaboradores.
c) Establecer e involucrar a los grupos y equipos de trabajo, que se
dedicaran a cumplir ciertas funciones, se establece a las personas
adecuadas para que trabajen en determinados proyectos y se involucra
a esos grupos y equipos de trabajo en los resultados y con eso se est
desarrollando el trabajo en equipo dentro de la organizacin.
d) Es un medio de motivacin a los colaboradores, cuando llamamos a
uno de nuestros colaboradores y le asignamos una funcin le estamos
mostrando que confiamos en l, que contamos con l, que conocemos
cules son sus habilidades y que queremos acompaarle en su
desarrollo profesional y personal, que sientan que tienen una
responsabilidad que debe aterrizar en un resultado.
e) Genera una cultura de responsabilidad organizacional, cada vez
existir mayor cantidad de colaboradores responsables de algo, no solo
de cumplir con tareas operacionales o con hacer lo que me dijeron y
entregar a la persona que me lo solicito, sino que cada vez ms gente
siente que si un resultado se logra al final de principio a fin el participo
en la obtencin de ese resultado.
4. Pasos para Delegar con xito
a) Anlisis, evaluar cules son las razones por la cual se va a delegar
alguna funcin o tarea Voy a delegar porque necesito a alguien que
tenga mayor conocimiento o experiencia en determinada funcin? Voy
a delegar porque estoy contra el tiempo? Voy a delegar porque de esa
forma me estoy convirtiendo en lder? Voy a delegar porque de esa es
la manera adecuada de utilizar los recursos humanos que hay en la
empresa? Luego de saber porque se va a delegar o cuales son las
razones se pasa al siguiente paso.
Elegir las tareas, determinar las tareas que se van a delegar
identificando las funciones que se asignaran a las personas y los
resultados que se espera obtener.
b) Designacin, despus de saber las funciones que se van a entregar a las
personas, entonces se deben de ceder estas funciones, entregar las
tareas, para lo cual se debe pensar en quien es la persona adecuada,
sabes cuales son las competencias y habilidades que esa persona
requiere, es decir que es lo que necesito que el colaborador tenga.
Delegar, se procede a decir a la persona y hacerle saber que es la
persona encargada de una tarea o funcin, es importante la manera u
forma de como se hace, ya que no es lo mismo decirle en el comedor, o
llamando por telfono y decirle que es necesario que realice esto u lo
otro, lo correcto es dialogar frente a frente en un lugar adecuado (la
oficina) e indicarle que a partir de este momento tiene que cumplir con
determinada tarea e indicarle las razones por las cuales se le esta
asignando la tarea (Ejemplo tienes estas competencias, tienes estas
habilidades, confi en lo que puedes hacer, puedes contar conmigo) es
decir debe tener un formalismo para que la persona sienta que se le
est entregando una funcin por algn reconocimiento y no porque no
tenemos quien ms lo haga.
c) Instrucciones, luego de haber elegido a nuestro delegado se procede a
dar las instrucciones, proporcionando al colaborador toda la
informacin que necesita (decirle esto es lo que hay que hacer, esta es
la informacin que usted necesita, esta es la gente y los recursos con los
que usted puede contar, hasta incluso indicarle la manera como se
haca, es decir toda informacin que nosotros consideremos que
necesitaramos para desarrollar esa funcin de manera adecuada), no es
simplemente decir tienes esta funcin que realizar y ya ve tu como lo
haces.
Definir tareas, luego de dar las instrucciones definimos las tareas que
realizar indicndole los resultados que esperamos obtener de cada uno
de ellos.
d) Control, a pesar de que la persona a la que se deleg la funcin tiene
libertad de tomar las decisiones que le permitan cumplir de la mejor
manera las funcin que se le asigno, es necesario establecer desde el
inicio los mecanismos con los cuales se va a controlar, que es lo que se
va a controlar, te voy a controlar el resultado al final? O me vas a
entregar algunos reportes cada cierto tiempo? Es necesario establecer
la forma de controlar para no interferir con las funciones que se le est
delegando a la otra persona.
A partir de esa definicin de control lo que se est haciendo es una
Supervisin, se debe acompaar de una manera indirecta a la persona
para cerciorar que es lo que est pasando con esa persona y sus nuevas
funciones delegadas hasta que sintamos de que la persona tiene la
claridad de en qu momento y a quienes debes acudir cuando algo se le
puede escapar de su conocimiento o de su capacidad.
e) Evaluacin, constantemente se debe estar evaluando el desempeo
que tiene nuestro colaborador en su nueva funcin y tambin se debe
evaluar los resultados que se tiene, con la finalidad no de ver que es lo
que no se est haciendo adecuadamente sino ver y resaltar todo lo que
se est haciendo bien, reconocer todo el aporte que ha trado el
colaborador al realizar esas tareas.
Retroalimentacin, aprovechar estas evaluaciones como un mecanismo
de mejora continua en base a las experiencias que ha vivido y lecciones
que ha aprendido.
5. v