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Lic. Csar Augusto Meja
CARTAS A LA GERENCIA
Introduccin
Para enfrentar la competencia en el rea de
servicios en plena globalizacin y con una
visin progresista, las cartas a la gerencia
constituyen una herramienta importante para
la administracin de la empresa, siempre que
auditoria externa y sus integrantes tomen en
cuenta y apliquen sus conocimientos,
desarrollando un cambio de actitud en funcin
de evaluar, analizar y conocer de las empresas
sus recursos, operaciones, resultados, gastos,
presupuesto y su eficiencia administrativa,
ventas, mercadeo, produccin y otras reas
relacionadas con las actividades que realizan.
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Continuacin
En relacin con las cartas a la gerencia, es
importante distinguir entre el mnimo
bsico requerido y el alcance de las mismas,
normalmente deseable, para lograr los
objetivos de servicio, los deberes en
relacin con el trabajo bsico; como mnimo
se requiere comunicar las debilidades
sustanciales identificados en el control
interno a la gerencia.
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Continuacin
El Consejo de Administracin y Gerencia deben
ser informados inmediatamente de cualquier
debilidad sustancial en el control interno y de
otros aspectos relacionados de los cuales nos
enteramos, que proporciona una evaluacin de
la seriedad de la situacin y la solucin
recomendada si fuera apropiado. Las
debilidades sustanciales de control interno y
de aspectos relacionados deben ser
comunicados por escrito a la gerencia.
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Documentacin de las Debilidades
Sustanciales
Los papeles de trabajo deben documentar
adecuadamente las tcnicas de auditoria empleadas
para compensar las debilidades sustanciales. La
carta no debe referirse a una medida correctiva que
la gerencia ha implantado para corregir una
debilidad sustancial en el control a menos que
estemos satisfechos de que la medida correctiva
est diseada adecuadamente y que se est
aplicando segn lo prescrito. Por lo general, se debe
tratar de proporcionar una carta a la gerencia
bastante ms extensa que el mnimo, an cuando
no constituye un informe sobre el control interno.
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Contenido

Normalmente es apropiado ampliar la carta
a la gerencia, la cual tiene un alcance
amplio y procurar dar una visin
constructiva, realista y de servicio al cliente,
desde la perspectiva de auditores
independientes, sobre temas como:
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Continuacin
Control interno
Sistemas y procedimientos (tecnologa de
informacin)
Principios contables y requisitos legales
Informacin financiera
Evaluacin de presupuestos
Conocimiento del mercado y la
competencia
Formas en que podemos ayudar
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Continuacin
Tambin puede incluir observaciones y
recomendaciones en reas diferentes del
sistema contable que pueden ser de valor
significativo para el cliente, tales como:
Organizacin y eficiencia (reestructuracin de
la empresa)
Asuntos fiscales, cuando apliquen
Uso de recursos, niveles de asignacin de
personal
Necesidades de inversin
Estos comentarios pueden asistir al Consejo de Administracin y
a la Gerencia a desempear sus responsabilidades respectivas.
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Continuacin
Las cartas a la gerencia deben ser
consistentes con la imagen de auditoria
independiente, de ser competentes en una
amplia gama de actividades y de tomar una
visin realista y comercial si se juzga
apropiado. El alcance, la profundidad y
calidad de los comentarios pueden constituir
una consideracin importante en la decisin
de la gerencia de nombrar o retener
auditores.
Por lo tanto se exhorta a emitir cartas a la gerencia en todas las
auditorias en las cuales pueden proporcionarse comentarios
importantes a la gerencia.
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Fuentes de informacin
Todos los miembros del equipo de
trabajo, incluso especialistas, deben estar
conscientes de la oportunidad
proporcionada por la carta a la gerencia y
estar sobre los asuntos que podran
incluirse. Deben documentar cada punto
para inclusin a medida que se enteran
de ellos. Es difcil redactar comentarios
para la carta, semanas o meses despus
de complementarse la auditoria de un
rea particular.
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Continuacin
Las cartas previas (de revisiones
anteriores) tambin constituyen una
fuente para los comentarios. Se debe
averiguar qu medidas fueron
tomadas con respecto a comentarios
y recomendaciones previas.
Normalmente debemos referirnos en
la carta actual a condiciones no
cambiadas que tienen importancia
continua.
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Continuacin
Sin embargo, si en cada carta se incluyen
asuntos considerados insignificantes por la
gerencia, esto puede debilitar el impacto de
la carta; si nosotros consideramos que dichos
puntos son importantes pero la gerencia no.
Acciones como reaccin a cartas anteriores
deben ser consideradas en la evaluacin de la
conciencia de control y en la actitud general
del cliente hacia los controles y los
procedimientos operativos y contables.
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Desarrollo de los comentarios
Al desarrollarse comentarios, es importante
concentrarse sobre las causas bsicas de los
problemas en vez de simplemente informar
los problemas y los resultados.
Por ejemplo, cuando se descubren muchos
errores en el proceso contable, se debe
tratar de determinar si stos son atribuibles
a asuntos tales como falta de supervisin,
falta de entrenamiento, o personal con
insuficiente capacitacin.
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Continuacin
Adems de los comentarios que surgen
del trabajo de auditoria (nuestra
comprensin del negocio, evaluacin
de sistemas y controles internos,
seguimiento de comentarios previos) y
de los papeles de trabajo de auditoria,
los comentarios pueden ser
desarrollados por:
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Continuacin
Una actitud constructivamente crtica hacia la
evaluacin de los controles internos. Normalmente
recomendaremos la implantacin de controles
internos adicionales; pero tambin se puede
considerar si los sistemas parecen ser demasiado
complejos; si los controles internos y procedimientos
en vigor funcionan fcil y eficazmente, o si hay
evidencia de que son inadecuados o que sern
inadecuados (o se deteriorarn) si ocurre el nivel
proyectado de crecimiento.
Tambin podemos considerar:
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Continuacin
Porqu se realiza control interno o
procedimientos, y si es esencial?
Recuerde que la gerencia puede tener
razones sanas para aplicar
procedimientos y controles internos que
pueden parecer no esenciales
Existira un control interno adecuado
para los propsitos de la auditoria o de la
gerencia si se eliminara el
procedimiento?

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Continuacin

Se realiza con demasiada poca
frecuencia el control interno o
procedimiento para ser eficaz?

Podra realizarse ms eficiente o
eficazmente al mismo costo?

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Continuacin
Pueden hacerse preguntas opcionales que
van ms all del alcance de la auditoria pero
no tienen un objetivo de servicio. Las
respuestas a estas preguntas deben
obtenerse a lo largo de la auditoria, en vez
de a travs de un cuestionario formal.
Puede ser apropiado mantener las
respuestas separadas de los papeles de
trabajo principales de la auditoria, junto con
cualquier otro material de servicio al cliente.

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Participacin de todos los miembros
del equipo
Participar en el trabajo sobre un rea especfica
Revisar la carta a la gerencia antes de completarse
para aadir comentarios tiles
Asuntos suscitados por especialistas en impuestos
y otros
Resultados de las tcnicas de revisin analtica
que identifican reas problemticas
Avisos econmicos y de la industria que
identifican factores cambiantes a las cuales debe
reaccionar el cliente (reformas tributarias, impuestos
extraordinarios, reformas laborales)

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ESTRUCTURA DE LA
CARTA A LA GERENCIA
Estructura
Las cartas a la gerencia deben comunicar a
la Administracin de tal manera que les
persuada a aceptar las recomendaciones.
Se debe conocer al lector y adaptar la
carta, y en consecuencia, es posible que la
carta sea leda por una persona que carece
de experiencia de contabilidad o auditoria y,
por lo tanto, debe ser entendible por
personas sin tales antecedentes tcnicos.
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Continuacin
La comunicacin puede mejorarse haciendo
lo siguiente:
Estructurar debidamente la carta (los
comentarios ms importantes deben
destacarse). Si hay muchos comentarios o
los comentarios individuales son largos,
puede ser apropiado resumirlos, incluyendo
en anexos los detalles o los asuntos menos
importantes que complementan el
contenido de la carta.
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Continuacin

Evitar trminos tcnicos
Exactos y precisos
El impacto de una carta puede ser destruido
totalmente si un solo punto de informacin
resulta inexacto
Constructivos
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Contenido
Como regla general, la carta debe contener los siguientes
componentes:
Destinatario
Introduccin, que debe presentar
claramente el propsito de la carta, por
ejemplo: Recientemente hemos concluido
nuestra auditoria de para el ao
terminado y el propsito de esta carta es
exponer algunos puntos que surgieron
durante nuestro trabajo de auditoria.
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Continuacin


Indicar que en el cuerpo de la carta, se
presentan los comentarios y las
recomendaciones importantes respaldadas
por detalles presentados en grficas u otros
anexos.
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Continuacin
Lmites de nuestro trabajo, la carta debe
indicar que la auditoria fue basada en
pruebas, que un sistema adecuado de
control interno es la responsabilidad de la
gerencia, y que una auditoria no
necesariamente descubrir todas las
debilidades sustanciales de control interno,
errores o fraudes resultantes, si existieran.
Estas declaraciones deben ubicarse en un
lugar conveniente dentro de la carta.
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Continuacin
Por ejemplo: Debe reconocerse que nuestros
procedimientos de auditoria fueron diseados
principalmente para permitirnos formar una
opinin sobre los estados financieros y por lo
tanto pueden no detectar todas las debilidades
que pueden existir en los sistemas y
procedimientos, sin embargo, procuramos usar
el conocimiento de la organizacin de la
compaa que fue obtenido durante nuestro
trabajo para hacer comentarios y sugerencias
que esperamos les sern tiles.
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Continuacin

Conclusin, que podra incluir una
invitacin para discutir la carta y una oferta
de asistencia adicional. Tambin podra
resumir los puntos de accin y el
seguimiento convenido por el cliente y el
equipo de trabajo e incluir una expresin de
reconocimiento por la cooperacin del
cliente.
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Reportando los hallazgos
Condicin: es la deficiencia sealada por los auditores
Criterio: es la normativa aplicable, ya sea contable, de
control interno o de leyes y regulaciones
Causa: constituye las razones que han dado origen a la
deficiencia
Efecto: impacto cuantitativo y/o cualitativo ocasionado
por la deficiencia sealada
Comentarios de la administracin: que sean
objetivo
Recomendacin del auditor: prctica y adaptada
a las circunstancias y que agreguen valor
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Continuacin
Condiciones reportables: Son asuntos que llaman la
atencin del auditor y que en su opinin se deben
informar, ya sea deficiencias de CI que podran afectar
negativamente la capacidad de la entidad para
registrar, procesar, resumir y reportar informacin
financiera uniforme.
El informe debe indicar que es exclusivamente para
conocimiento y uso del consejo o autoridades de la
empresa. Incluir la definicin de condiciones
reportables, las restricciones para el uso del informe.
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Revisin del borrador
Antes de emitir una carta a la gerencia final,
se debe estar seguro de que los asuntos
incluidos:
Estn basados en los hechos
Puede ser implantados de manera prctica
Son beneficiosos para la compaa (y se
tomaron en cuenta las consideraciones de
costo beneficio)
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Continuacin
Para asegurar que las recomendaciones son
realistas y prcticas, es importante:
Discutir cada recomendacin en su forma
de borrador con la persona que
probablemente tenga que implantarla
Obtener la reaccin de la gerencia al
borrador de la carta antes de emitir la
versin final. Si lo permite el tiempo, se
debe tomar en cuenta la reaccin y
registrarla en la carta
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Discusin de las cartas a la gerencia
Aparte de nuestra opinin de auditoria y
cualquier memorndum de discusin que
podemos proporcionar, las cartas a la gerencia
a menudo constituyen la nica comunicacin
formal con los directores y ejecutivos
importantes, con respecto de los hallazgos de
auditoria. Una vez finalizada la carta, pero
antes de su emisin, el auditor (acompaado
por especialistas si fuera apropiado) debe
tratar de organizar una reunin con la Junta
Directiva o el Comit de Auditoria y con la alta
gerencia, para discutir los puntos ms
importantes en la carta para:
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Continuacin
Aumentar la conciencia y comprensin de la
gerencia acerca de los puntos presentados
Mejorar la probabilidad de que la gerencia
acepte las recomendaciones y acte sobre
stas
Aumentar la familiaridad de la gerencia con
el trabajo de auditoria
Dar una oportunidad a la gerencia de
discutir otros asuntos
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EL SER HUMANO NO TIENE
PRECIO. TIENE VALOR; Y
ELLO LO ESTABLECE EL
CONOCIMIENTO Y LA
EXPERIENCIA.
Fuente: Seminario Cmo desarrollar una auditoria de estados financieros con base a NIAS. IGCPA