Boas prticas em planilhas 20

dicas importantes
Depois de realizar vrias pesquisas sobre o assunto e adicionar minha prprias experincias, criei a lista a seguir para
orientar os meus desenvolvimentos.
Espero que tambm seja til para vocs.
01. Escreva e diagrame seu projeto antes de comear o desenvolvimento
O tempo que voc passa investindo na compreenso e anlise do projeto antes da
elaborao compensado no ganho de velocidade na hora da execuo e na reduo
da quantidade de retrabalhos
02. Crie prottipos para a entrada de dados (inputs) e os resultados finais (outputs)
Para o usurio o mais importante saber como os dados sero introduzidos e de que
forma os resultados sero apresentados. Quando essas etapas esto validadas
previamente, fica muito mais simples criar o fluxo lgico que leva de uma outra.
03. Estruture sua planilha, pensando que ela sofrer mudanas do futuro
Uma planilha no difere em seu ciclo de vida de uma programa de computador.
muito pouco provvel que ela no sofra revises e adequaes. Pense nisso quando,
por exemplo, fizer referncia a um intervalo numa frmula. Como ser possvel
entender que novas linhas foram inseridas?
04. Crie uma separao visual entre os inputs, a lgica de transformao e os outputs
Trabalhe com diferentes regies de uma planilha, ou individualize planilhas ou
arquivos para cada uma das funes. Isso evitar confuses na hora da utilizao e
facilitar o trabalho de construo e reviso.
05. Procure utilizar formataes diferentes para as clulas que contm dados e para aquelas que contm frmulas
Ao bater os olhos na planilha deve ficar muito claro onde os dados devem ser
inseridos. Da mesma forma no devem restar dvidas se o nmero que estamos
observando um parmetro ou o resultado de uma frmula. Use e abuse de estilos e
formataes condicionais, mas sempre cuidando para no enfeitar demais o pavo.
Simplicidade e beleza caminham lado a lado.
06. Mantenha desbloqueadas apenas as clulas que devem receber os inputs.
Se um clula tem uma frmula por que esta frmula importante para a obteno
de resultados intermedirios ou finais, portanto no pode ser alterada sem prejudicar
o funcionamento da planilha. Tendo isso em mente, reduza os riscos de erros, evitando
que sejam alteradas bloqueando essas clulas. claro que usurios experientes podem
facilmente quebrar as senhas da planilha, mas por que facilitar?
07. Utilize a validao de clulas para restringir os dados que podem ser inseridos
Fazendo isso, voc tambm evita que erros sejam gerados e propagados. Se apenas
valores inteiros podem ser inseridos, informe o usurio e, mesmo assim, garanta que
outros tipos de valores no possam ser introduzidos.
08. Tente estabelecer um fluxo de construo e leitura do documento da esquerda para a direita e de cima para baixo
Ns ocidentais fazemos a leitura de um texto neste sentido. instintivo que tentemos
compreender o fluxo de informaes desta forma. Se a planilha estiver estruturada
deste modo, com certeza ser considerada de mais fcil entendimento.
09. Se o projeto for muito complexo, fragmente-o em mdulos e/ou etapas
No tente construir uma frmula quilomtrica de uma s vez. Crie uma parte por vez
em diferentes colunas, acompanhando os resultados intermedirios. Quando tiver
certeza que funciona adequadamente, condense tudo no menor nmero possvel de
etapas. O mesmo raciocnio deve ser utilizado para macros e planilhas: primeiro
pense analiticamente, depois use o raciocnio sinttico
10. Crie diagramas para visualizar o fluxo de informaes e a dependncia entre as variveis
Visualizar a forma como as informaes interagem, facilita bastante a compreenso e
a elaborao do fluxo de desenvolvimento. Pode ser um diagrama bem simplificado,
mas que esclarea como as informaes devem fluir

11. Utilize nomes para constantes e intervalos de clulas
Nomes evitam os problemas relacionados ao uso de referncias relativas e facilitam
bastante a interpretao de frmulas. Afinal o que mais fcil de interpretar?
=$C$3*(1-$I$2) ou =PrecodeEtiqueta*(1-Desconto)?
12. Crie uma memria de clculo das frmulas utilizadas na planilha: que valores so utilizados e o significado dos
clculos.

13. Capture os erros em suas frmulas evitando que sejam exibidas mensagens como #DIV/0! e #N/D
Utilize funes como SE, SEERRO ou ERROS que determinam o que fazer em caso de
um erro. Ao invs de =VendasNE/(VendasTotais), faa
=SEERRO(VendasNE/(VendasTotais;Vendas no totalizadas). Atravs dessa
abordagem ficar mais fcil identificar o que realmente ocorreu de errado.
14. Utilize a auditoria de frmulas para verificar a sua consistncia

15. Documente as suas revises com observaes e atravs dos recursos do prprio Excel
Insira comentrios nas clulas, descreva ao lado das clulas o valor que a ser
preenchido ou retornado, utilize a opo de exibio de mensagens da validao de
clulas. Atravs das ferramentas de Reviso guarde o histrico das modificaes
realizadas

16. Separe uma planilha do seu arquivo para gerar a documentao sobre o projeto

17. Utilize as propriedades do documento para inserir informaes bsicas

18. Ative as funcionalidades de auto salvamento e criao de backup
Esses pequenos cuidados vo garantir que o usurio no perca os dados digitados
depois de horas de uso durante as quais tenha esquecido de salvar e houve uma falha
na rede. Ou ainda, que o arquivo tenha sido danificado e dias de trabalho fiquem
comprometidos.
19. Conte com o auxlio de um revisor e/ou de um usurio para testar o funcionamento
Por mais atento e disciplinado que voc seja, ficar frustrado ao verificar que alguns
erros bobos chegaram at a verso final. Ns nos acostumamos com a paisagem.
Olhamos para a mesma frmula tantas e tantas vezes que depois de um tempo no
conseguimos enxergar nossos prprios erros. Por isso importante contar com ajuda
externa. Pode ser um amigo que entenda do projeto (e de Excel) ou o usurio que voc
convida para fazer um teste de uma verso beta.
20. Tenha sempre em foco o que for mais prtico para o usurio
No se deslumbre com o prprio trabalho. Para a grande maioria dos usurios no
interessa a tcnica inovadora que voc usou para chegar ao resultado, mas se a
planilha fcil ou difcil de ser utilizada. Entenda os requisitos desejados, mas h
sempre 3 essenciais: Qualidade da informao (resultado confivel e interface
amigvel), Segurana da informao (apenas as pessoas certas tero acesso e sem
risco de perda de informaes) e Velocidade da informao (depois de inseridos os
dados ou pressionado um boto, os resultados devem estar disponveis o mais rpido
possvel).